INTRODUCCIN A LA HERRAMIENTA MICROSOFT PROJECT

ADMINISTRACIN DE TAREAS
Microsoft Project es un programa o software para la Gestin de Proyectos. Es una herramienta de Administracin de Proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. Tringulo del Proyecto: En Microsoft Project los tres factores que conforman cada proyecto son: Tiempo: El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo. Costo: El presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. Alcance: Los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos. Este tro de tiempo, costo y alcance forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto. La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el proyecto. Iniciando Microsoft Project: Vamos a ingresar dando clic en el men inicio, seleccionar programas, despus seleccionar Microsoft Office y despus seleccionar Microsoft Project. (puede ser que en todos los equipos no funcione estos pasos, pero lo importante es que lo busque por programas).

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Al iniciar Microsoft Project aparece la siguiente ventana:

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Se ha dividido la ventana en 4 zonas: 1. Barras de Herramientas y mens. 2. Ingreso de tareas. 3. Diagrama de Gantt 4. Vistas

1. Menus

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Archivo: es una opcin estndar de Microsoft Office y como tal se trabaja, ms adelante se mostrar cmo utilizar la opcin de Abrir y Guardar Como, que son tiles en la Importacin/Exportacin de Archivos (desde y hacia Excel o cualquier otro objeto de Microsoft Office). Archivo Nuevo Abrir Cerrar Guardar Publicar Guardar Como Guardar rea de trabajo Guardar para uso compartido Configurar pagina Vista preliminary Imprimir Enviar a Destinatario de correo (como archivo adjunto) Destinatario de correo (como nota de programacin Destinatario de lista de distribucin Carpeta de Exchange Propiedades Trabajar sin conexin Edicin: Las primeras opciones se comportan como el Excel (hasta eliminar tarea), de ah en adelante ya comienza a aparecer las opciones propias del Project para la administracin de las tareas Edicin No se puede deshacer No se puede rehacer Cortar celda Copiar Celda Pegar Pegado especial Pegar como hipervnculo Rellenar Hacia abajo Hacia la derecha Hacia arriba Hacia la izquierda Borrar Todo Formato Leonor Garca Tamayo - Project 2007 Pgina 4

Contenido Notas Hipervnculo Tarea completa Eliminar tarea Vincular tareas Desvincular tareas Dividir tarea Buscar Remplazar Ir a Vnculos Objetos Compartir Ver: es el menu que permite revisar las diferentes tablas y vistas de Project, es importante aprender a diferenciarlas, porque facilita la administracin de los proyectos. Tambin permite personalizar las barras de herramientas y vistas y configurar la ayuda en lnea que suministra la herramienta. Ver Calendario Diagrama Gantt Diagrama de red Gantt de seguimiento Uso de tareas Grafico de recursos Hoja de recursos Uso de recursos Mas vistas Tabla entrada Costo Entrada Hipervnculo Programacin Resumen Seguimiento Trabajo Uso Variacin Mas tablas Barra de Estndar herramientas Formato Administracin de recursos Colaborar Dibujo Formularios personalizados Seguimiento Visual Basic Leonor Garca Tamayo - Project 2007 Pgina 5

Web Anlisis Anlisis Pert Comparar versiones de un proyecto Diagramas de Red Personalizar Activar gua de proyectos Barra de vistas Ocultar cambiar resalto Encabezado pie de pagina Zoom Insertar : Permite programar tareas repetitivas, insertar proyectos, columnas y objetos. Insertar Nueva Tarea Nuevo Recurso de Active Directory Libreta de Direcciones Project Server Tarea repetitiva Proyecto Columna Salto de pagina Dibujo Objeto Hipervnculo Formato: permite configurar la escala temporal de las consultas en la regleta de los calendarios del Gannt, contigurar tamaos y tipos de letra, detalles de las lineas de consulta de los datos. Formato Fuente Barra Escala temporal Cuadricula Asistente para diagramas de Gantt Estilos de Texto Estilos de Barra Detalles Diseo Disear ahora Dibujo

Traer al frente Enviar al fondo Propiedades Pgina 6

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Herramientas: Es el Men ms utilizado, permite configurar las opciones estndar del Project, configurar los calendarios, compartir recursos, crear la lnea base y hacer seguimientos a los proyectos Herramientas Ortografa Opciones de autocorreccin Administracin de documentos Vnculos entre proyectos Importar tareas de Outlook Cambiar calendario laboral Asignar recursos Crear equipo desde la empresa Sustituir recursos Cache de proyectos Configuracin cache locales Limpiar cache Ver estado Compartir recursos Compartir recursos Actualizar fondo de recursos Renovar fondo de recursos Redistribuir recursos Seguimiento Actualizar tareas Actualizar proyecto Sincronizar con datos reales protegidos Linea de progreso Establecer Lnea de base Borrar lnea de base Macro Macros Grabar nueva macro Seguridad Editor de Visual Basic Organizador Personalizar Barra de herramientas Campos Formularios Opciones Cuentas de Microsoft Office Project Server Abrir la informacin Leonor Garca Tamayo - Project 2007 Pgina 7

global de la empresa Abrir el fondo de recursos de la empresa Importar proyecto a la empresa Importar recursos a la empresa Opciones de empresa Proyecto: Con este men, se pueden configurar los grupos de tareas, definir los filtros, y asignar calendario y fecha de inicio al proyecto. Nos muestra de una manera resumida el estado actual del proyecto. Proyecto Ordenar Por fecha de comienzo Por fecha de fin Por prioridad Por costo Por identificar Ordenado por Filtro para todas las Hitos tareas Intervalos de fechas Intervalo de tareas Que utilizan el recurso Tareas completas Tareas con duraciones estimadas Tareas criticas Tareas de resumen Tareas incompletas Todas las tareas Mas filtros Autofiltro Agrupar por Sin agrupar Critica Duracin Duracin y luego prioridad Hitos Prioridad Prioridad manteniendo la estructura de esquema Tareas completas e Leonor Garca Tamayo - Project 2007 Pgina 8

Esquema

incompletas Tipo de delimitacin Mas grupos Personalizar agrupar por Aplicar sangra Anular sangra Mostrar subtareas Ocultar subtareas Ocultar asignaciones Mostrar

Todas las subtareas Nivel de esquema 2 Nivel de esquema 3 Nivel de esquema 4 Nivel de esquema 5 Nivel de esquema 6 Nivel de esquema 7 Nivel de esquema 8 Nivel de esquema 9

EDT

Ocultar smbolos de esquemas Definir cdigo Cambiar numeracin

Informacin de la tarea Notas de tarea Controladores de tarea Informacin del proyecto Informe: Menu para definer los informes del proyecto Informe Informes visuales Copiar imagen Informes Colaborar: Esta opcion es para trabajarla en versiones de Project Server. Colaborar Solicitar informe de progreso Actualizar progreso del proyecto Centro de proyecto Leonor Garca Tamayo - Project 2007 Pgina 9

Ventana

Centro de recursos Anlisis de datos Riesgos Problemas Informes de estado Documentos Administrar resultados Administrar dependencias en los resultados Opciones de colaboracin Nueva ventana Organizar todo Ocultar Mostrar Dividir Project 1 Ayuda de Microsoft Microsoft en lnea Diagnostico Activar producto Opciones de comentario de cliente Directiva de privacidad Acerca de Microsoft Project

2. Ingreso de Tareas
En esta zona se declaran todas y cada una de las tareas a realizar en el proyecto:

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Indicadores: Columna que contiene todos los posibles indicadores utilizados en cada una de las tareas, indicadores tales como calendario asignado, tareas que se repiten, comentario para las tareas, indicadores de alerta para indicar que una tarea puede tener sobre asignaciones y algunos otros, de los que hablaremos en el caso en que se presenten. Nombre de Tarea: en estas casilla se digitan las actividades o tareas que componen el proyecto. Duracin: En este espacio se debe colocar la duracin de la tarea, en tiempo, en (horas h, minutos min, Das d, Semanas sem, Meses me) Comienzo: Este campo al igual que el siguiente se llenan automticamente, ha medida que se ingresan las duraciones de las tareas, de acuerdo al calendario fijado, las tareas se van programando automticamente. Final: como el campo anterior tambin se llena automticamente de acuerdo a la duracin de la tarea, al calendario y la programacin que se haga de dicha tarea. Predecesoras: las predecesoras son las tareas que se realizan o se ejecutan antes de, es decir, en esta columna se colocar el nmero correspondiente a cada tarea y el orden en que se va ha ejecutar dicha tarea. Nombre de los Recursos: En esta columna van aparecer los recursos asignados a la realizacin de una tarea determinada, los mismos que
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sern visibles en el diagrama de gantt al final de una tarea determinada.

3. Diagrama Gannt
En esta zona se ve el diagrama de gantt, este se va construyendo a medida que se van declarando las tareas y sus respectivas duraciones, lgicamente las barras mas grande denotan una mayor cantidad de tiempo.

4. Vistas
Esta seccin tambin la pueden ver en el men Ver

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1. Calendario: permitir ver las fechas de programacin de una tarea determinada. 2. Diagrama de gantt: Mejor conocido como HOJA DE TAREAS. Es en esta ventana donde iremos a declarar todas y cada una de las tareas que se realizaran en el proyecto. 3. Diagrama de Red: a medida que se introducen las actividades se ir generando el diagrama de red, el que representar la ruta critica, te acuerdas del diagrama de red que tu realizaste? Pues bien la aplicacin tambin lo genera, el hecho de que t lo realizaras es para que sepas de donde salen las cosas. 4. Gantt de Seguimiento: Permite ver que porcentaje de una tarea se ha ejecutado o desarrollado. 5. Uso de Tareas: Permite ver el tiempo destinado asignado a la ejecucin o realizacin de una tarea. 6. Grafico de Recursos: Permite ver grficamente la asignacin o sobre asignacin de los recursos, adems de las fechas de programacin y el porcentaje asignado de cada recurso en la realizacin de una tarea. Hay mas vistas es importante revisar que hace cada una de ellas.

Vamos a ir al Men de Herramientas y seleccionamos opciones, aparece la siguiente ventana:

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En esta ventana seleccionamos la opcin calendario. En esta parte en Hora predeterminada de Entrada coloquemos: 08:00 y en Hora predeterminada de salida: 18:00. Aqu tambin aparece la jornada laboral, semana laboral y das por mes. Por el momento estos datos no necesitamos cambiarlos. Pueden revisar las dems opciones para familiarizarse, despus dar clic en aceptar. Pasos a seguir para hacer mi primer proyecto en Microsoft Project: Cuando inicie primero configure la fecha de comienzo del proyecto. Esto lo puede realizar por el Men proyecto, y selecciona Informacin del proyecto. Debe aparecer la siguiente Ventana:

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En la siguiente ventana podemos configurar la fecha de comienzo del proyecto, que calendario vamos a utilizar, y desde que fecha queremos que empiece la programacin. En el campo Fecha de Hoy el sistema coloca automticamente la fecha que tenga el computador y en el campo fecha de fin, la coloca a medida que se vaya programando la va ajustando. Configurar el Calendario Laboral: para configurar el calendario laboral, vamos al Men herramientas y seleccionamos la opcin calendario laboral. aparece la siguiente ventana:

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Lo primero que debemos de hacer es verificar que los das sbados y domingos estn configurados como no laborables, en la pestaa de Semanas laborable.

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Despus seleccionamos los das desde el lunes, hasta el viernes. Para seleccionar se debe dar clic en la opcin de das laborables especficos. En la parte derecha en Desde: 08:00 y Hasta: 12:00 y en la segunda fila Desde: 14:00 y hasta: 18:00. Para colocar un da como festivo se selecciona con la pestaa de excepciones. Ingresar las actividades en la pantalla que aparece cuando seleccionamos el Men Ver y Diagramas de Gantt. Hacer este ejercicio de prueba:

Como hacerlo: Primero nos ubicamos en la fila 1. En la columna de Nombre de Tarea escribimos A, y en la columna duracin escribimos 2d. Al hacer el ejercicio el calcula automticamente las fecha comienzo y fin. Para la primera actividad debe seleccionar la misma de fecha de comienzo del proyecto. Vamos a ingresar en la segunda fila la Actividad B y en duracin ingresamos 1d. Esta actividad de acuerdo a la tabla propuesta tiene una actividad predecesora que es la A, por lo tanto en la columna predecesora colocamos es el nmero de la fila donde se encuentra la actividad A que es 1. Despus de ingresar esta actividad podemos ver al lado derecho el diagrama de gantt que el hace automticamente. Realicen el ejercicio completo a ver como les va. en la pgina siguiente vemos como queda.....

De acuerdo al ingreso de las actividades el ejercicio debe quedar as:

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SOLUCIN AL EJERCICIO En la imagen de la parte izquierda aparece como debe quedar el ingreso de actividades con la duracin y las predecesoras.

Tareas y Subtareas:
Una Subtarea en Microsoft Project es una tarea que tiene una tarea principal, la cual ayuda a cumplir el objetivo de la tarea principal. Si una tarea principal tiene varias subtareas el conjunto de las subtareas deben ayudar a cumplir con el objetivo de la subtarea. Normalmente en Project los tiempos se asignan a las Tareas, en este caso donde hay subtareas, se les debe asignar es a las subtareas, el sistema automticamente le agrega los tiempos a la Tarea principal. Por ejemplo si yo tengo una Actividad como pintar una pared yo podra subdividirla en las siguientes: Pintar una Pared Seleccionar color y pintura Comprar Pintura y brochas Lijar la Pared Pintar (Tarea Principal) (Subtarea) (Subtarea) (Subtarea) (Subtarea)

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Proceso para ingresar tareas con subtareas en Project:

1. Ingresar la tarea principal y las subtareas, en ese orden, lo que quiere decir que la tarea principal debe estar en la parte superior de sus subtareas. 2. Seleccionar las tareas que van a depender de la tarea principal, la forma de seleccionarlas es dando un clic sobre el numero de la fila que indica la primera subtarea y arrastrando suavemente hasta la ltima subtarea, despus puede dar clic con el botn auxiliar del Mouse y despus seleccionar Aplicar Sangra. Automticamente el coloca la Primera Actividad como la principal y las otras como subtareas. En la actividad principal coloca lago as: 3. Colocar los tiempos de las subtareas, que el automticamente coloca el tiempo de la tarea principal. 4. Si va a colocar predecesoras puede hacerlo con las subtareas o con la tarea principal, dependiendo el ejercicio.

Tareas Repetitivas: Una tarea repetitiva es una tarea que en el tiempo de

una manera peridica se vuelve a realizar por n veces. Por ejemplo una reunin de una empresa que se hace el ltimo viernes de cada mes. Nosotros podemos en Project insertar tareas repetitivas. Procedimiento: 1. Ubicarnos por donde ingresamos las actividades o tareas. 2. En el men insertar hay una opcin que dice tarea repetitiva y despus aparece la siguiente ventana:

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Hagan el siguiente ejercicio de prueba: Nombre de la tarea: Reunin de accionistas. Duracin: 1 Da. Patrn de repeticin: Semanalmente, y al lado derecho seleccionar: Todas las Semanas el viernes. Comienzo: Seleccione el 1 de enero del ao vigente Terminar: 30 de junio del ao vigente Calendario: Standard Revisar despus de configurado el diagrama de gantt. Tareas Repetitivas: Ejemplo Diagrama resultante de una tarea repetitiva.

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Generacin de vistas: Microsoft Project, permite mostrar diferentes estados de las tareas y del diagrama de Gantt, utilizando las vistas que el tiene provistas para ello. Primero nos ubicamos en la pantalla donde ingresamos las actividades y tareas, y por donde se muestra el Diagrama de Gantt. Despus en el men Ver seleccionamos la opcin Mas Vistas, como lo muestra la siguiente imagen:

Tambin podemos hacer otras vistas utilizando los filtros que tiene la herramienta. Para acceder a ellos nos ubicamos por el men Proyecto y seleccionamos la Opcin filtro para: como lo muestra la siguiente imagen:

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Por este mismo men y opcin podemos utilizar la opcin Autofiltro, donde los encabezados de los campos aparecen con el botn para el Autofiltro:

Por ltimo los invito a revisar todas las vistas y filtros para familiarizarse con la aplicacin. Propiedades de las Tareas: Podemos ver las propiedades o la informacin de cada tarea, dando botn Auxiliar del Mouse sobre cada una de ellas, o doble clic sobre la tarea. Despus aparece la siguiente ventana:

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Esta ventana tiene en la parte superior 5 pestaas donde se da informacin de como esta configurada la tarea o actividad. Por ejemplo: usted puede colocar una nota para la tarea, dando clic en la pestaa nota y colocando el texto deseado. Para ampliar ms ustedes deben descargar los manuales que se encuentran en la parte de documentos. Cmo programa Microsoft Project: Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones. Lo que es ms importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la siguiente frmula: Duracin = trabajo / esfuerzo de recurso

Donde:
Duracin:

es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea est realizada.

Trabajo:

es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una tarea.

Esfuerzo:

de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignacin. Por ejemplo:
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 Si

tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 das * 8 horas).
El El La

esfuerzo total de los recursos es 24 horas al da (3 pintores * 8 horas). trabajo total en la tarea es 48 horas (2 das * 8 horas * 3 pintores). duracin es 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).

La comprensin de esta frmula es importante para saber en qu forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programacin del proyecto. Seguimiento y Cierre: Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la informacin de programacin, se genera el plan. Se podr ver un modelo completo del proyecto, con su fecha de finalizacin y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son: Revisar la ruta critica para detectar posibles problemas. Una ruta crtica es una serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea de la ruta crtica, puede retrasarse la fecha de finalizacin del proyecto.

Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma peridica durante su ejecucin, se deber evaluar y ajustar el plan del proyecto considerando el alcance, los recursos y la programacin.

Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A cambio, mostrar el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan personalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft Project Central o mediante correo electrnico. Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisa para comprobar el efecto de los cambios. Est el proyecto por encima del presupuesto?

Est programado que algn miembro del equipo trabaje horas extra? Va a finalizar tarde el proyecto? Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejores prcticas.

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Vincular Tareas

Dependencias de comienzo a comienzo

El trabajo de la tarea 2 no puede comenzar hasta que comience la tarea 1, las tareas tienen una dependencia de comienzo a comienzo (CC).
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Dependencias de fin a comienzo

Si el trabajo de la tarea 2 slo puede comenzar cuando haya finalizado todo el trabajo de la tarea 1, las tareas tienen una dependencia de fin a comienzo (FC)

Dependencias de fin a fin

Cuando la fecha de fin de la tarea 1 determina la fecha de fin de la tarea 2, las tareas tienen una dependencia de fin a fin (FF) .

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Dependencias de comienzo a fin

Si la fecha de comienzo de la tarea 1 determina la fecha de fin de la tarea 2, las tareas tienen una dependencia de comienzo a fin (CF) . Esta es la manera en que se crea una programacin just-in-time.

Crear tiempo de posposicin y tiempo de adelanto

En Project, puede crear un retraso entre el fin de una tarea y el comienzo de otra. O puede hacer que una tarea se superponga con otra.

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Crear tiempo de posposicin y tiempo de adelanto

Tiempo de posposicin

El tiempo de posposicin es un retraso entre tareas dependientes. El tiempo de posposicin se puede indicar directamente en la columna Predecesoras de la tarea sucesora en la parte de diagrama de la vista
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Diagrama de Gantt, en la columna Predecesoras de la tarea 2, podra escribir 1CC3.

Tiempo de adelanto

El tiempo de adelanto es la superposicin entre tareas dependientes El tiempo de adelanto se indica como un valor negativo en el campo Posposicin en la ficha Predecesoras del cuadro de dilogo Informacin de la tarea .

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Adelantar Atrasar Tareas

ADMINISTRACIN DE RECURSOS
Gestin y Programacin de Recursos:
Los Recursos son las personas, lugares y elementos necesarios para realizar una tarea. Si no asigna recursos a las tareas, ser ms difcil controlar la terminacin de las mismas y habr menos flexibilidad en la planificacin. Los Recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las tareas de un proyecto. Project se enfoca en los siguientes aspectos de los recursos: Disponibilidad: Determina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecucin de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer. Costos: Hacen referencia al importe que ser necesario para pagar a esos recursos.
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Tipos de Recursos:
Project trabaja con tres tipos de recursos: Recursos de Trabajo Recursos Materiales Recursos Costo Los de trabajo, son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyecto. A continuacin encontrar ejemplos de recursos de trabajo: Recurso de Trabajo Persona individual identificada por nombre Persona individual identificada por funcin o ttulo de trabajo Grupos de personas con un objetivo en comn Equipamiento Ejemplo Juan Perea Lder de proyecto Ilustradores Computadoras e impresoras

Tipos de Recursos:
El Recurso Material consiste en los suministros y otros elementos consumibles utilizados para realizar las tareas de un proyecto. Son los artculos de consumo que sern agotados durante el progreso del proyecto. En un proyecto de construccin por ejemplo, se consideran como recursos materiales los clavos, las tablas, el cemento, etc. Aunque Project no es un sistema completo de inventario, puede mantenerle informado del consumo de los recursos materiales.

Recurso Material Cemento Papel Arena Hierro

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Los Recursos Costo: Permite incluir costos a una tarea sin necesidad de que estn relacionados con el trabajo que se realiza en la misma.

Ingreso de los Recursos en Microsoft Project:

Para ingresar los recursos necesarios para un proyecto en Microsoft Project, podemos hacerlo ingresando por la Hoja de Recursos. En el Men ver, aparece una opcin Hoja de Recursos, desde aqu podemos ingresar, y aparece la siguiente ventana:

Campos ms importantes de la Hoja de Recursos: Nombre de los Recursos: En este campo colocamos el nombre del recurso, puede ser el nombre de una persona, el cargo de una persona, una mquina, una herramienta, papel, etc.

Tipo: En este campo hay tres opciones, Trabajo, Material y costo. Capacidad Mxima: Porcentaje mximo o nmero de unidades que tiene un recurso para ser programado en cualquier tarea. El valor de capacidad mxima indica la capacidad ms alta para trabajar que tiene un recurso. El valor predeterminado es 100 por ciento.(Se habilita solo para recursos de tipo Trabajo). Tasa Estndar: Tasa base que se asigna a los recursos [como personas, equipamiento o material] y que Project utiliza para calcular los costos totales de los recursos. Costo/Uso: Tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o adems de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el
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recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula slo una vez.
Acumular: Este campo le permite seleccionar entre tres opciones: Al comienzo, Al final, Prorrateo. Tiene que ver como el va acumulando los costos del recurso dentro del proyecto. Calendario Base: Aqu permite seleccionar un calendario para el recurso. Lo que indica que dentro de un proyecto podemos tener varios calendarios.

Asignacin de Recursos:
Se asignan recursos a las tareas para clarificar la responsabilidad de realizacin de las mismas. La asignacin de recursos tambin ayuda a determinar cunto tardar en realizarse una tarea, y si se lleva a cabo un seguimiento de los costos, cunto costar la tarea. Un recurso puede ser una nica persona, como el recurso Lus Ramrez, o puede ser un grupo, por ejemplo, Albailes. Puede ser un elemento de equipamiento como una gra o un PC. O puede ser el material consumido durante la realizacin de la tarea. Se conoce como Sobreasignacin al resultado de asignar a un recurso ms tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible. Microsoft Project determina los recursos que estn sobreasignados tomando como base los valores de trabajo y duracin de las tareas asignadas, el nmero mximo de unidades disponibles para el recurso y el calendario utilizado por el recurso. La Disponibilidad es la indicacin de cundo y por cunto tiempo puede programarse un recurso para un trabajo asignado. La disponibilidad del recurso viene determinada por:

Los calendarios del proyecto y de recursos. Las fechas de comienzo y fin de recursos para el proyecto. El nivel al que el recurso est disponible para trabajar (medido en unidades, y grabado en la columna Unidades en Disponibilidad de recursos en la ficha General del cuadro de dilogo Informacin del recurso), por ejemplo, al 50%, 100% o 300%, o a tiempo completo.

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Tambin se puede controlar la disponibilidad de los recursos introduciendo diferentes valores de Unidades e intervalos de fecha en la ficha General del cuadro de dilogo Informacin del recurso. A su vez las Unidades son el nmero de unidades o cantidad de un recurso asignado a una tarea. Por ejemplo, en una tarea de albailera, se podran asignar dos unidades, es decir, dos albailes. Si slo dispone de un albail, podra asignar el 50% de unidades (la mitad del tiempo de un fontanero) a la tarea. La capacidad mxima es el nmero mximo de unidades disponibles para el recurso. Por ejemplo, si tiene tres albailes trabajando en un proyecto, la capacidad mxima es 300%, es decir, tres albailes trabajando a tiempo completo. Asignar un nico recurso de trabajo, tiempo completo si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignacin como tiempo completo o esfuerzo 100% en la tarea. ste es el valor predeterminado para todas las asignaciones de recursos. Asignar un nico recurso de trabajo tiempo parcial si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignacin como tiempo parcial en esta tarea. Aunque el recurso sea de tiempo completo, puede haber tareas que slo requieran un esfuerzo a tiempo parcial. Si el recurso es un recurso a tiempo parcial, puede indicar este hecho en el calendario o en la disponibilidad de unidades de este recurso. Asignar un grupo de varios recursos de trabajo si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignacin para el grupo de recursos. Si prefiere realizar un seguimiento de las unidades por grupos de recursos, asigne unidades superiores al 100%. Asignar la tasa de consumo para un recurso material si est asignando un recurso material. Utilice el campo Unidades para indicar la cantidad de material que se va a utilizar para esta asignacin; por ejemplo, 40 toneladas.

Asignacin de Recursos a las tareas:

En la ventana de la lista de tareas vamos a ubicarnos en la tarea que deseamos asignarle recursos, en la columna Nombre de los Recursos, despus damos clic en el botn Asignar Recursos como lo muestra la imagen:

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Despus de dar clic en dicho botn debe aparecer la siguiente ventana para asignar los recursos.

Ventana de asignacin de Recursos:

En la ventana hay un ejemplo de asignacin de un recurso material con 1,5 unidades, Un recurso de trabajo con 100% de unidades y otro recurso de trabajo con 50% de unidades.

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Programacin de Recursos:
A medida que avanza la planificacin de una programacin de un proyecto, se realizan ajustes para reflejar el alcance del proyecto, las asignaciones, etc. Se podrn realizar:

Cambiar la configuracin del tipo de tarea para controlar como afectan los recursos a las asignaciones de tareas. Aplicar un perfil de trabajo predeterminado para cambiar la distribucin de los valores del trabajo. Personalizar el perfil de trabajo de una asignacin de recursos.

Uso de la programacin condicionada por el esfuerzo: El trabajo total de una tarea esta determinado por la duracin esperada de una tarea y por la asignacin inicial de los recursos. Por ejemplo: La tarea Z tiene una duracin esperada de un da (8 horas); si la asignacin inicial de los recursos es de dos unidades del recurso A, el trabajo total de la tarea ser de 16 horas. A medida que se aaden suprimen recursos tras la asignacin inicial, el trabajo total es redistribuido entre los diferentes recursos. Microsoft Project por defecto, todas las tareas estn condicionadas por el esfuerzo.

La configuracin del tipo de tarea tambin influye en cmo se programan las tareas; se pueden definir 3 tipos de tareas:
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Unidades Fijas Duracin Fija Trabajo Fijo Usando uno de estos tres tipos de tareas, se puede controlar cualquier variable de la ecuacin estndar. Trabajo = Duracin X Unidades

Calendarios para los Recursos:

En un proyecto podemos tener varios calendarios, un calendario general para el proyecto, un calendario para una tarea o un calendario para los recursos. Vamos a mirar cmo crear un nuevo calendario que sirva para un recurso de trabajo en especial. Supongamos que en un proyecto hay un calendario base de trabajo de 8 horas diarias, y queremos hacer dos calendarios un calendario para trabajar de 8 a 12 y otro calendario para trabajar de las 14 a 18. Primero deben ingresar al Men Herramientas y seleccionar la opcin cambiar calendario laboral. Aparece la siguiente ventana:

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Ya en esta ventana damos clic en el crear calendario: Cuando damos clic aparece la siguiente ventana:

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En esta ventana, en la parte de Nombre podemos colocar un nombre para el nuevo calendario como ejemplo colocamos Maana. En la parte inferior aparece seleccionado Hacer una copia del calendario Estndar. Despus dar clic en Aceptar automticamente regresa a la ventana de calendario pero ya en la parte superior dice Maana.

Cambio de calendario de los Recursos:

Para realizar el cambio de calendario lo podemos hacer ingresando a la vista Hoja de Recursos. Seleccione el recurso al cual desea cambiarle el calendario, despus ubquese en la columna Calendario base y seleccione el calendario; ya debe de aparecer en la lista el calendario que se llama Maana y tarde si los han creado. (Ver imagen)

De la misma forma podemos asignar un calendario a una tarea. Vamos a ver como se hace. Cambio de calendario en las Tareas: Tambin Microsoft Project permite que a las tareas podamos asignarles calendarios diferentes. Por ejemplo si se desea que cierta tarea solamente se pueda ejecutar en el horario de 8-12. Para cambiar el calendario ingresamos a la Informacin de la tarea, y en la pestaa General en calendario seleccionamos el calendario creado Maana, deben de haberlo creado o sino no aparece. ( Ver imagen).

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Trabajo de los Recursos:

Si queremos ver el trabajo realizado de los recursos en cada una de las tareas podemos ingresar a la vista Uso de Recursos, para llegar a ella, podemos ingresar por el men Ver y seleccionamos la opcin Uso de Recursos. Como ejemplo aparece algo as:

En la parte izquierda muestra los recursos y en que tareas aporta al trabajo. En la parte derecha aparece el calendario da a da y qu cantidad de trabajo aporta ese da a una tarea especfica.
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Tambin podemos ver el trabajo realizado de cada por recurso por la Vista Uso de Tareas. Vista Uso de Tareas: En esta vista tambin podemos ver el trabajo realizado por los recursos en cada una de las tareas:

Tambin pueden ver el trabajo, ubicndose en la vista Hoja de recursos, despus en el Men ver, en la opcin Tabla: seleccionar Uso.

ADMINISTRACIN DE COSTOS

Estimacin de Costos en un proyecto:

La estimacin de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto. Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos. Para obtener unas estimaciones realistas de costos, puede revisar los datos histricos que va a utilizar como base para la introduccin de informacin de costos en Microsoft Project. MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de trabajo como materiales. Las tasas pueden ser de tipo estndar, de horas extras o tasas por uso. La tasa de horas extra no est disponible para los recursos materiales. Para los recursos de trabajo, los tres tipos de tasa estn disponibles.
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A continuacin, puede revisar y ajustar sus costos para crear un presupuesto exacto. El mtodo de estimacin de costos ms conveniente para su proyecto depende del alcance del mismo, del nivel de precisin necesario y de las prcticas de su organizacin. Pasos a seguir: Establecer tasas de pago y tarifas para recursos: Si desea introducir tasas y tarifas por uso para recursos como, por ejemplo, personas y equipo, para que Microsoft Project calcule los costos totales correspondientes a los recursos, las tareas asignadas y la totalidad del proyecto.
Establecer costos fijos de tareas: Si introduce una cantidad

establecida para el uso o adquisicin de recursos como, por ejemplo, equipo, Microsoft Project puede incorporar este costo fijo al costo total de las tareas de resumen y del proyecto completo.

Establecer costos de material: Si piensa utilizar recursos consumibles, por ejemplo suministros. Microsoft Project puede calcular los costos totales de estos recursos materiales a partir de las tasas de pagos y las cantidades que se han introducido. desea aplicar tasas de recursos introducidas en tablas de tasas diferentes.

Cambiar las tablas de tasas en una asignacin de recursos: Si

Establecer tasas de pago y tarifas para recursos

Microsoft Project calcula los costos correspondientes a los recursos basndose en las tasas de trabajo normal y de horas extra, o en los costos por uso que se han introducido, o bien se puede introducir un costo de asignacin nico. Introducir tasas de recursos: Si desea que Microsoft Project calcule los costos totales de los recursos basndose en las tasas que se introduzcan para cada recurso. Conviene observar que Microsoft Project puede calcular costos totales en cuanto se asignan a tareas recursos basados en tasas y recursos con costos por uso.

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Introducir un costo por uso: Si desea introducir las tarifas que los recursos pueden cargar por asignacin de tarea. Para revisar por donde podemos configurar los costos vamos a dar clic en siguiente: Configuracin de tasas de costos: Para configurar los costos de los recursos podemos ingresar por la hoja de recursos, dando clic en vistas y en hoja de recursos. Debe aparecer la siguiente ventana:

Tasa Estndar: Valor a pagar por la cantidad de trabajo en una asignacin programada en las horas laborables. Esta tasa puede ser por hora, por semana, por mes, etc (Verificar) Tasa Hora Extra: Valor a pagar por la cantidad de trabajo en una asignacin programada fuera de las horas laborables normales del recurso asignado y que se cargan en la tasa de horas extra. El trabajo de horas extra indica la cantidad de trabajo de la asignacin que se ha especificado como trabajo de horas extra. Como en la tasa estndar este valor tambin puede ser por hora, por semana, por mes, etc. Costo/Uso: Tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o adems de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula slo una vez.) Acumular: En este campo podemos configurar como deseamos que se carguen los costos del recurso en el proyecto. Se pueden contraer costos al principio [Comienzo] o al final [Fin] de una tarea, o bien prorratearlos [Prorrateo] durante la tarea.

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Ejemplos con asignacin de costos:

Los costos actuales; acumulados de las tareas, recursos y asignaciones de un plan de proyecto. A medida que realiza ajustes en un plan de proyecto como la asignacin o eliminacin de recursos.

Los costos previstos o de lnea de base; los costos de tarea, recurso o asignacin original programada almacenados como parte de un plan previsto Los costos reales: los que han sido contrados por las tareas, recursos o asignaciones costos restantes: Diferencia entre los costos actuales o programados y los reales de las tareas, recursos o asignaciones.

Los

Los tipos de costos con los que puede contar durante el proyecto son: Puede que necesite individual por tarea, valores de costo de completo. Las formas comparar estos costos o examinarlos de forma recurso o asignacin. Tambin puede examinar los las tareas de resumen o de un plan de proyecto ms comunes de visualizar estos costos son:

Visualizar los costos

actuales, previstos, reales y restantes del proyecto completo en el cuadro de dilogo Estadsticas del proyecto.

Asignar Horas Extras a los Recursos

En la hoja de Recursos TABLA DE ENTRADA ingresamos los costos de las horas extras en la columna Tasa Horas Extras.

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Ingresamos a la HOJA DE USO DE TAREAS TABLA DE ENTRADA, donde Observamos las horas asignadas en forma UNIFORME

INGRESAR COLOMNA HORAS EXTRAS (HORAS EXTRAS) Insertamos la columna con el campo TRABAJO DE HORAS EXTRA

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Presionamos el botn Mostrar y el campo se anexa a la columna Mostrar Estos campos

Y finalmente presionamos el botn Aceptar, donde aparece la fila Trab.Ext. INGRESAR 10 HORAS EXTRA EN EL r2 de la tarea c

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Observe que la fila trab y la fila trab ext. Se modifican cambiando la duracin por dia.

Para ver los costos de las horas extras de las tareas, debemos ingresar a la: VISTA USO DE TAREAS TABLA COSTOS
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Insertamos las columna de costo de horas extra.

Para ver las estadsticas podemos dar clic en el men proyecto, informacin del proyecto y por ltimo estadsticas.

Para que podamos ver los datos de los costos como lo muestran las estadsticas, de costo previsto, costo real y costo restante debemos hacer lo siguiente: 1. Guardar la lnea de base: Men herramientas, seguimiento y guardar lnea de base. La lnea de base es como un registro donde queda la configuracin inicial programada.

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2. Actualizar el proyecto a la fecha: para saber como van los costos hasta el da indicado. La actualizacin la puede hacer por el men herramientas, actualizar proyecto. Visualizar la informacin de costo a nivel de asignacin, tarea o recurso en las vistas de uso de la tabla costo.

Que debemos hacer para visualizar la tabla de costos:

Por el men vistas, primero ubicarnos en el diagrama de gantt. Despus por el men vistas, ubicamos la opcin Tabla, y

seleccionamos Costo.

Esta tabla nos permite tambin ver los costos por actividad o tarea.

Introduccin de Costos Fijos

En muchos proyectos, los costos financieros se derivan de los recursos materiales y de trabajo. Normalmente se establecen las tasas de costo por horas, semanas o meses para los recursos. Adems de los costos de recurso asociados a una tarea, podra tener un costo fijo. Esto se denomina a una cantidad monetaria presupuestada para una tarea. Estos costos, son los mismos, independientemente del tiempo o esfuerzo que los recursos empleen en la finalizacin de la tarea. Algunos ejemplos pueden ser:
Gastos de montaje de alguna pieza de equipo Gastos relacionados a la renta o uso de equipo de cmputo.

Pasos para configurar los costos fijos de las tareas en un proyecto:

Ubicarnos en el diagrama de Gantt.

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 Por el men vistas ubicamos la opcin tabla y seleccionamos costo.

Aparece la siguiente ventana:

Seleccionamos la tarea a la cual le queremos asignar el costo fijo y en la celda correspondiente colocamos el valor del costo fijo, como lo muestra la tabla anterior, donde a las tareas a1 se le asigno un costo fijo de $250.000. Tasas de Costos: En el transcurso de los proyectos las tasas de costos de los recursos pueden variar. Por ejemplo un recurso inicia con una tasa estndar y despus de cierta fecha el valor de la tasa estndar cambia. Como lo podemos hacer:
Ubicarnos en la hoja de recursos, Dar doble clic sobre un recurso y en la ventana que aparece

seleccionar Costo, aparece la siguiente ventana:

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En esta ventana como ejemplo se ha seleccionado el recurso r2 como ejemplo: En el campo fecha efectiva se coloca la fecha que el recurso inicia con el nuevo valor en la tasa estndar.
En el campo Tasa estndar se coloca el nuevo valor. Inicialmente

tena un valor de $15.000 y se coloco $20.000. y as con los dems campos, tasa horas extra y costo por uso. Que quiere decir, que este recurso hasta el da 14-9-2006 su valor de la hora es de $15.000 y a partir del 15-9-2006 su valor de hora pasa a $20.000. De la misma manera podemos tambin colocar otras fechas efectivas con otros valores.

Introduccin a la Programacin con Recursos

A medida que avanza la planificacin se realizan ajustes para reflejar: el alcance del proyecto las asignaciones del proyecto otra nueva informacin Los cambios en los recursos afectan a la Programacin del Proyecto Cuando se modifica una asignacin: Se recalcula la programacin inmediatamente Es Importante considerar: o Mtodo de Programacin o Configuracin del tipo de tarea

Tipos de Programacin
Programacin Condicionada por el Esfuerzo:
Es la que usa Project por defecto

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Alarga o Reduce la Duracin de una tarea para adaptarla a cambios en los recursos No cambia el trabajo (esfuerzo) total de la Tarea Ejemplo: Una tarea puede necesitar 32 horas de trabajo para su finalizacin, pero puede tener programada una duracin de 2 das. Para completar la tarea en 2 das, se deben asignar dos recursos, que tienen que trabajar 8 horas diarias cada uno. Si se quitase un recurso de la tarea, la duracin se alargara a 4 das, mientras que el esfuerzo necesario para completarla (32 horas) no variara. Slo es aplicable a recursos que se agregan o se quitan en una tarea.

La configuracin del tipo de tarea influye en cmo se programan las tareas:

Modificacin de una Tarea de Unidades Fijas

Unidades Fijas Condicionada Esfuerzo Aadir una unidad del mismo recurso (A) Aadir una unidad de un recurso distinto (B) Unidades Fijas NO condicionada Esfuerzo Aadir una unidad del mismo recurso (A) Aadir una unidad de un recurso distinto (B) Leonor Garca Tamayo Duracin 1 Semana 1 Semana Duracin 1 Semana 2 Semanas Unidades 200% Recurso A 100% Recurso A 100% Recurso B Unidades 200% Recurso A 100% Recurso A 100% Recurso B Trabajo 40 horas cada uno 80 horas en total 40 horas 40 horas 80 horas en total Trabajo 40 horas cada uno 80 horas en total 80 horas 80 horas 160 horas en total Pgina 54

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Aadir un recurso adicional a una tarea de Unidades Fijas

Las unidades se incrementan a 200%, la duracin disminuye a 1 Semana Trabajo 80 horas

Modificacin de una Tarea de Duracin Fija

Unidades Fijas Condicionada Esfuerzo Aadir una unidad del mismo recurso (A) Aadir una unidad de un recurso distinto (B) Unidades Fijas NO condicionada Leonor Garca Tamayo Duracin 2 Semanas 2 Semanas Duracin Unidades 200% Recurso A 50% Recurso A 50% Recurso B Unidades Trabajo 80 horas cada uno 160 horas en total 40 horas 40 horas 80 horas en total Trabajo

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Esfuerzo Aadir una unidad 2 Semanas del mismo recurso (A) Aadir una unidad 2 Semanas de un recurso distinto (B)

200% Recurso A 100% Recurso A 100% Recurso B

80 horas cada uno 160 horas en total 80 horas 80 horas 160 horas en total

Aadir un recurso adicional a una tarea de Duracin Fijas

Las unidades cambian a 50% La duracin sigue siendo de 1 Semana Trabajo 20 horas a cada unidad

Modificacin de una Tarea de Trabajo Fijo

Se modifican la duracin y unidades recursos Tiene que estar condicionada por el esfuerzo Unidades Fijas Leonor Garca Tamayo Duracin - Project 2007 Unidades Trabajo Pgina 56

Condicionada Esfuerzo Aadir una unidad 1 Semana del mismo recurso (A) Aadir una unidad 1 Semana de un recurso distinto (B)

200% Recurso A 100% Recurso A 100% Recurso B

40 horas cada uno 80 horas en total 40 horas 40 horas 80 horas en total

Aadir un recurso adicional a una tarea de Trabajo Fijo

Las unidades son del 100% La duracin disminuye 1 semana Trabajo 40 horas a cada unidad (80 total)

Perfiles de Trabajo

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Creacin (Predefinido): Cuando se asigna un recurso a una tarea el trabajo total de la tarea se distribuye (por omisin) uniformemente a lo largo de la tarea Perfil Uniforme (horas de trabajo uniformes vs duracin tarea) El nmero de horas de trabajo se distribuye en forma uniforme a lo largo de la duracin de la tarea Creciente (pocas horas principio y se incrementa gradual hasta 100%) El nmero de horas es bajo al comienzo pero se incrementa gradualmente hasta un 100% hasta el final de la tarea Decreciente (100% principio y se decrementa gradual) El nmero de horas por periodo es 100% al principio y disminuye gradualmente hasta el final Dos Picos (nmero de horas sube 2 veces al 100%) El nmero de horas por periodo de tiempo se incrementa 2 veces al 100% a lo largo de la duracin de la tarea. Pico inicial (nmero de horas sube al 100% en el primer cuarto de la duracin) El nmero de horas por periodo se incrementa al 100% en el primer cuarto de la duracin de la tarea Pico Final (nmero de horas sube al 100% en el ltimo cuarto de la duracin) El nmero de horas por periodo se incrementa al 100% en el ltimo cuarto de la duracin de la tarea. Campana: El nmero de horas por periodo de tiempo se incrementa al 100% hacia la mitad de la tarea. Los porcentajes de trabajo iniciales y finales son bajos. Campana achatada: El nmero de horas por periodo de tiempo se incrementa al 100% hacia la mitad de la duracin de la tarea. La diferencia con la campana es que los porcentajes iniciales y finales son ms altos.

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Programacin de un Proyecto
Programacin de un Proyecto a partir de la fecha de fin: La mayora de programaciones de proyectos a partir de fecha inicio proyecto

Usos:
Hay ocasiones en las que es necesario programar respecto fecha fin: Ejemplo: Terminar un proyecto para una fecha concreta Encontrar las fechas ms tardas para realizar las tareas (an sabiendo la fecha de comienzo) Al programar desde fecha fin se calcula la fecha de comienzo de un proyecto para que pueda comenzar a tiempo Proyecto Informacin del Proyecto- Programar a Partir de Fecha Fin

Conflictos en Recursos:
Se producen cuando un recurso est programado para realizar ms trabajo del que puede llevar a cabo en el periodo laborable disponible Se identifican en Rojo

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Forma de resolverlos:
Automtico (Project) Ajustes automtico Retrasar o Dividir Asignaciones de recursos o tareas Manual Usando tcnicas de programacin en Project Ejemplo SobreAsignacin:

Carga de Trabajo
Visualizacin de las cargas de trabajo de recursos y asignaciones de tareas:

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Ayuda a identificar hasta qu punto hay SobreAsignacin

Vistas
Vista Asignacin de Recursos: Vista Uso de Recursos

Vista Gantt de Redistribucin

Ir a la SobreAsignacin siguiente:

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No todas las sobreasignaciones se pueden resolver: Las inferiores a una hora por da o un da a la semana podran quedarse sin resolver Estrategias: Redistribucin Automtica de los Recursos: Se retrasan o se dividen las tareas Redistribucin Manual de Sobreasignaciones de recursos: Cuando la redistribucin no resuelve los conflictos como se desea Redistribucin Automtica: Las asignaciones seleccionadas se distribuyen teniendo en cuenta: Capacidad de trabajo, unidades de asignacin, calendario del recurso, duracin y delimitaciones de las tareas

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Cuadro Dilogo Redistribuir Recursos:

Clculo Redistribucin Automtica (ante cambios planificacin) Manual (slo cuando se pulsa Redistribuir Ahora) mbito Redistribucin Todo el Proyecto (predeterminado) Tareas en un rango de fechas determinado Leonor Garca Tamayo - Project 2007 Pgina 63

Resolucin sobreasignaciones Orden de redistribucin Slo Identificador Comprueba tareas en orden ascendente de su Id Estndar (Pred) Comprueba tareas orden dependencias con predecesoras, demora disponible, fechas, prioridades, delimitaciones Prioridad, estndar 1 prioridad, luego igual estndar Margen de demora permisible Slo aquellas tareas que no afectan a la fecha fin del proyecto Asignaciones y divisin de tareas Ejemplo: Herramientas-Redistribuir Recursos (Por Defecto) Redistribuir Ahora

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Revisin de los cambios automticos de redistribucin:

Anterior Redistribucin:

Posterior Redistribucin:

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Resolucin Manual de Sobreasignaciones: Automtica. A veces: No resuelve todos los conflictos de recursos Ajustes no deseados Sugerencias Redistribucin Manual: Incrementar la capacidad mxima del recurso Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignacin Aadir horas extras Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas Suprimir el recurso si no es importante para la tarea Sustituir el recurso sobreasignado por un recurso infrautilizado Ajustar el calendario para ampliar los das y horas laborables del proyecto o recurso Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso

Incremento de la capacidad mxima de un recurso:

Cambio del Trabajo en una asignacin de Tarea: Slo debe hacerse tras analizar el trabajo necesario para realizar la tarea Leonor Garca Tamayo - Project 2007 Pgina 66

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Programacin de las delimitaciones de Tareas

Pueden aparecer situaciones en las que es necesario comenzar o terminar tareas en una fecha exacta o aproximada Cuando se impone una limitacin en fecha comienzo o fin se pierde flexibilidad ante cambios programacin En Project todas las tareas son programadas para ocurrir tan pronto como sea posible en base a la fecha de comienzo del proyecto Project controla delimitaciones y avisa ante Restriccin de Fechas de Comienzo y Fin Tarea generacin de conflictos

Delimitacin Restriccin comienzo o fin tarea Tipos de Delimitacin: Flexible: No est ligada a una fecha especfica Inflexible: Ligada a una fecha especfica Su tipo depende de que el proyecto est programado a partir de la fecha de comienzo o de fin Informacin de la Tarea: Avanzado: Tipo Delimitacin: Fecha

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Aplicacin de Delimitaciones Flexibles:

Delimitacin Lo Antes Posible (LAP) Descripcin La tarea comienza lo antes posible, basndose en otras delimitaciones y dependencias Lo Ms Tarde Posible La tarea comienza lo (LMTP) ms tarde posible, basndose en otras delimitaciones y dependencias No Finalizar Antes Del La tarea termina en la (NFAD) fecha introducida o en una posterior No Comenzar Antes La tarea comienza en la Del (NCAD) fecha introducida o en una posterior No Finalizar Despus La tarea termina en la Del (NFDD) fecha introducida o en una Leonor Garca Tamayo - Project 2007 Es Flexible para Todos los Proyectos

Todos los Proyectos

Proyectos Programados a partir de una fecha de comienzo Proyectos Programados a partir de una fecha de comienzo Proyectos Programados a partir de una fecha de fin Pgina 69

No Comenzar Del (NCDD)

anterior Despus La tarea comienza en la Proyectos Programados fecha a partir de una fecha de introducida o en una fin anterior

Aplicacin de Delimitaciones Inflexibles:

Delimitacin No Finalizar Antes Del (NFAD) No Comenzar Antes Del (NCAD) No Finalizar Despus Del (NFDD) No Comenzar Despus Del (NCDD) Debe Finalizar el Leonor Garca Tamayo Descripcion La tarea termina en la fecha introducida o en una posterior La tarea comienza en la fecha introducida o en una posterior La tarea termina en la fecha introducida o en una anterior La tarea comienza en la fecha introducida o en una anterior La tarea finaliza en la Es Inflexible para Proyectos Programados a partir de una fecha de fin Proyectos Programados a partir de una fecha de fin Proyectos Programados a partir de una fecha de comienzo Proyectos Programados a partir de una fecha de comienzo Todos los Proyectos Pgina 70

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(DFE) Debe Comenzar el (DCE)

ficha introducida La tarea comienza en la Todos los Proyectos fecha introducida

Programacin de delimitaciones que crean conflictos:

Cuando se produce un conflicto Asistente Planeacin

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Lnea Base
Definicin de una Lnea de Base Una lnea de base es el conjunto original de estimaciones de fechas de comienzo y fin, duraciones, trabajo y costo que guarda despus de concluir y perfeccionar el plan del proyecto, antes de que ste comience. Cuando se guarda una lnea de base, Microsoft Project copia la informacin de los campos Comienzo y Fin en los campos Comienzo previsto y Fin previsto. Una lnea de base es fundamental para llevar a cabo un seguimiento del progreso. Si crea una lnea de base, controla el progreso viendo las variaciones entre las estimaciones de la lnea de base y los datos programados. Una lnea de base no es un archivo independiente. Se pueden modificar los datos de la lnea de base para ajustar los cambios realizados en el proyecto como combinar, agregar o eliminar tareas. Tambin se pueden eliminar todos los datos de una lnea de base, borrando sta, si, por ejemplo, el proyecto ha concluido y se desea utilizar el plan como plantilla de futuros proyectos. Lo ideal es crearla despus de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto. Leonor Garca Tamayo - Project 2007 Pgina 72

 Dado que la lnea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el progreso del proyecto real, debe incluir las mejores estimaciones de duracin de las tareas, de las fechas de comienzo y fin, de los costos y de otras variables del proyecto que desee controlar. Si la informacin de la lnea de base difiere de los datos actuales, significar que el plan original no es preciso.

Definicin de una lnea Base: Herramientas Seguimiento Guardar Lnea Base Proyecto Completo

Informacin Guardada en Lnea Base:

Tareas Fechas de comienzo y fin Duraciones Trabajo Costos Tareas divididas Trabajo de fase temporal Costos de fase temporal Recursos Trabajo , Costos, Trabajo de fase temporal , Costos de fase temporal Asignacin Fechas de comienzo y fin, Trabajo, Costos, Trabajo de fase temporal Costos de fase temporal Cuando se actualiza el progreso real del proyecto, Project recalcula automticamente las tareas que no han comenzado y se reprograma el resto del proyecto con base en los datos actuales

Control de un Proyecto
Hay 3 tipos de fechas para cada tarea: Prevista: fechas planificadas inicialmente (lnea base) Real: tareas que estn en progreso o han terminado

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Actual: Tareas que aun no han comenzado o estn en progreso. Cuando el proyecto est en planificacin, solo existen las fechas actuales, cuando se establece la lnea base, las fechas actuales se convierten en fechas previstas y en la medida en que se van realizando las tareas, las fechas actuales y reales van coincidiendo Existen 5 tipos reales de progresos que se pueden introducir: 1. 2. 3. 4. 5. Fechas reales de comienzo y Fin Porcentaje completado Duracin real y duracin restante Trabajo real y trabajo restante Costo real y costos restantes

Si una tarea finaliza en un tiempo menor al programado es necesario introducir 0 en la duracin restante. Si la duracin real es superior a la programada y continua su curso, se debe introducir un valor en la duracin restante para no considerarla finalizada antes de tiempo Eso mismo aplica en los valores reales de trabajo y costo Hay varias formas de actualizar los datos reales del proyecto: 1. Actualizar tareas Herramientas: Seguimiento: Actualizar tareas

2. Informacin de la tarea Doble clic en la tarea:

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3. Ver: Tabla : Seguimiento

4. Herramientas: Seguimiento

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5. Actualizacin Resto del Proyecto Las tareas que no tienen lugar segn lo previsto, deben ser actualizadas antes que el resto de la programacin y las dems (segn lo previsto) se actualizan: Herramientas:Seguimiento:Actualizar Proyecto

Por porcentaje completado Solo al 0% o al 100%: solo se actualizan las completadas al 100%

Plan Provisional

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 Un plan provisional es un conjunto de datos actuales que se guardan despus de comenzar el proyecto y se comparan con la lnea de base para evaluar el progreso. Un plan provisional slo guarda dos datos: la fecha de comienzo y la ficha de fin de la tarea actual. Se pueden guardar hasta 10 planes provisionales.

Creacin de Planes Adicionales

Un plan provisional se guarda en ciertas fases de un proyecto 1. Herramientas-Seguimiento-Guardar lnea de base. 2. Guardar plan provisional. 3. Copiar - click en el nombre del plan provisional actual. 4. En el cuadro En, click en un nombre para el siguiente plan provisional o especifique un nuevo nombre. 5. Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programacin que desee. Despus de guardar un plan provisional, se pueden ver las fechas de comienzo y fin del plan insertando sus campos en una vista de hoja de tareas. Por ejemplo, si ha guardado tres planes provisionales, puede ver las fechas guardadas en el tercer plan insertando los campos Comienzo3 y Fin3 en la vista Hoja de tareas.

Presentacin de las Delimitaciones del Proyecto

Formas de mostrar delimitaciones Indicadores de Delimitacin Fechas de Delimitacin (Hoja Tareas Tabla Fechas Delimitacin)

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Cierre del Proyecto

Se hace para realizar un informe econmico, como resumen del proyecto: Ver: Tabla: Mas tablas: Costo: Copiar (costo total, costo previsto, variacin, costo real) Nombre: Tabla para informe presupuestario Informe: Informes: Personalizados: Seleccionar Informe Presupuestario : copiar Nombre: Informe Presupuestario Modificado Campo tabla: Incluir la tabla creada anteriormente: Tabla para informe presupuestario Aceptar Vista Previa

Valor Ganado

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Es el mtodo para realizar un anlisis del avance o rendimiento fsico y econmico de un proyecto, mediante valores porcentajes, e ndices.

Valores Generales
CPTP : Costo presupuestado del trabajo programado CPTR: Costo presupuestado del trabajo realizado CRTP: Costo real del trabajo realizado Valores de Programacin VP: Variacin de programacin del valor acumulado %VP: Porcentaje de variacin de programacin IRP: ndice de rendimiento de la programacin

Valores Acumulados
VC: Variacin de costo del valor acumulado %VC: Porcentaje de variacin del costo IRC: ndice de rendimiento del costo Valores de Costos Estimados Previstos CP: Costo previsto CEF: Costo estimado al finalizar VAF: Diferencia entre el costo previsto y costo previsto por completar IRPC : ndice de rendimiento por completar

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Valores Generales
Con estos valores se calculan las variaciones de programacin, de costo, los ndices de rendimiento econmico y de avance o retraso de la programacin. CPTP: El valor planificado es el costo previsto (costo programado) a la fecha de evaluacin del proyecto. CRTR: Es el costo real realizado hasta la fecha de evaluacin. CPTR: El valor acumulado es el costo proporcional del trabajo realizado por el costo previsto total

Valores de Programacin
VP: La variacin de programacin del valor acumulado es el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) menos el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP) VP= CPTR-CPTP Es decir el valor acumulado menos el valor planificado a la fecha indicada, si es negativo el proyecto esta atrasado %VP: Es el porcentaje de la variacin de programacin del valor acumulado entre el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP) %VP=(VP/CPTP)*100

IRP: El ndice del rendimiento de la programacin es la divisin entre el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) y el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP) IRP=(CPTR/CPTP)

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Valores Acumulados
VC: La variacin del costo del valor acumulado es el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) menos el costo real del trabajo realizado VC=CPTR-CRTR Es decir, el valor acumulado menos el valor real a la fecha indicada, si es negativo se esta gastando mas de lo presupuestado %VC: Es el porcentaje de variacin de valor de costo entre el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) %VC= (VC/CPTR)*100 %VC=((CPTR-CRTR)/CPTR)*100 IRC: El ndice de rendimiento de costo es la proporcin entre el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) y el costo real del trabajo realizado (CRTR) IRC=(CPTR/CRTR)

Valores de costos Estimados Previstos

CEF: es la suma del costo real del trabajo realizado mas la diferencia del costo previsto y el costo presupuestado del trabajo realizado entre el ndice del rendimiento del costo CEF=CRTR+(CRTR+(Costo previsto CPTR)/IRC) VAF: La variacin en finalizacin es la diferencia entre el costo previsto y costo previsto para completar (CEF) VAF=CP-CEF

IRPC: El ndice de rendimiento por completar es la relacin entre la diferencia del costo previsto final y el valor acumulado y la diferencia entre el costo previsto final y el costo real del trabajo realizado (CRTR) IRPC=(CPF-CPTR)/(CPF-CRTR)
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Exportar Valores a Excel

Archivo: Guardar como Nombre del archivo Tipo: Libro de Microsoft Excel Aceptar Aparece Asistente de Exportacin Siguiente: Datos Seleccionados: Utilizar una equivalencia existente: Comparar con lnea base: siguiente: siguiente: Guardar equivalencia

Personalizacin de Tablas e Informes

Ver: Tablas: Mas Tablas: Resumen: Copiar Ver: Mas vistas: Nueva

nica: Combina una pantalla, tabla, grupo y filtro para crear la pantalla Combinada: combina dos vistas individuales en una ventana dividida en secciones, una vista en la seccin superior y otra en la seccin inferior

Personalizar Informes
Informes: Informes Personalizados: Flujo de Caja: Copiar Nombre: Informe de Caja Trimestral Detalles: Quitar tareas resumen Marcar: Mostrar valores en 0 Ordenar: costo Primer criterio descendente Vista Previa

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CREACION DE INFORMES
Project incorpora informes utilizados para imprimir informacin del proyecto en formatos distintos para ofrecer informacin que no se muestra en una tabla vista predefinida. Podemos crear los informes a partir de cero, podemos modificar un informe existente, podemos crear un informe nuevo basndose en un filtro de informe con ciertos parmetros. Podemos crear nuevos informes a partir de cuatro plantillas de informe:
Plantilla de Tarea. Plantilla de Recurso. Plantilla de Calendario Mensual. Plantilla General.

Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresin de los datos de Project. A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar en pantalla o imprimir, los informes estn diseados para ser impresos. Los datos no son introducidos directamente en un informe. Project incluye varios informes de tareas y recursos predefinidos. Para generar un informe, Men Informe, donde seleccionaremos, la opcin <<Informes>>, donde aparece la siguiente ventana:

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Esta ventana tiene la opcin para poder generar varios tipos de informes como:
Generales

Relacionados con las Actividades

Relacionados con los Costos

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 Relacionados con las Asignaciones

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 Cargas de Trabajo

Personalizados

Como ejemplo vamos a dar clic en la opcin generales y vamos a mirar que tipos de informes podemos generar: En esta ventana tambin podamos dar clic en el botn del lado derecho llamado Modificar y para algunos informes permite modificar lo que deseamos que salga en el informe. Lo invite a que haga el ejercicio con alguno de ellos. Como ejemplo vamos a dar clic en la opcin resumen del proyecto: OPCIONES MEN INFORMES - GENERALES PROYECTO: Aparece finalmente el informe solicitado: RESUMEN DEL

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INFORMES VISUALES

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Usted puede utilizar uno de los que Microsoft Project trae definidos o crear su propio informe. Tambin puede definir el nivel de los datos que desea trabajar de acuerdo al informe que quiera generar. Selecciona las variables que desea utilizar:

Click Ver:

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Seleccionar los campos que desea graficar o analizar.

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Ya tiene una grafica dinmica de Excel, que usted podr configurar como mejor se ajuste a las necesidades y estndares. Recuerde que los datos con los que va a trabajar siempre son acumulados a la fecha del ultimo seguimiento de su proyecto.

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