T a re a s

El estudio del contenido de esta unidad contribuir a que usted adquiera las competencias para definir la estructura de las tareas, as como la duracin, relacin, importancia, etc. en MS Project 2007.

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2.1 Agregar tareas al proyecto

Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en el men Ver, luego haga clic en la opcin Diagrama de Gantt.

Teniendo esta vista abierta escriba el nombre de las tareas en el campo Nombre pulse enter para continuar con la siguiente tarea que desee ingresar. El programa le mostrar una duracin de 1da?; con el fin de recordarle que debe ingresar el periodo de duracin de la actividad. El signo de interrogacin? significa que la duracin de las actividades es estimada.

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2.2 Definir la duracin de las tareas

Al momento en que escriba una tarea, Project le asignar una duracin estimada de 1 da?, simplemente para tener algo que mostrar en el diagrama de Gantt. Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de un signo de interrogacin se consideran como duraciones estimadas. Las duraciones pueden ser escritas en: Minutos (m o min) Horas (h o hr) Das (d o d) Semanas (S o sem) Meses (me o ms)

Para escribir la duracin de las tareas, debe realizar lo siguiente: Muestre el diagrama de Gantt en caso no lo tuviera en pantalla.

En el campo duracin de cada tarea, escriba el perodo estimado que se demorar para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogacin para indicar que es la duracin estimada); presione enter despus de cada insercin que realice.

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Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se calcularn automticamente, segn las fechas que se definieron en la informacin del proyecto; mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas ser la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica, independiente de los das laborales, se puede escribir una duracin transcurrida; ste tipo de tareas es utilizado generalmente en actividades que despus de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las programaciones del proyecto . Por ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc.; las duraciones transcurridas se programan 24 horas al da, 7 das a la semana, hasta que finalicen. Para especificar una duracin transcurrida se debe escribir una t despus de la unidad de duracin; por ejemplo: 3dt para tres das transcurridos. Para las duraciones normales es necesario especificar a parte del calendario diario del proyecto, las condiciones con las que va a trabajar el programa, as en el momento en que se omita alguna informacin el pueda trabajar con esta. Los pasos para establecer las condiciones de tiempo especficas de cada proyecto son los siguientes: Haga clic en el men Herramientas, luego seleccione Opciones

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En la pestaa Calendario, escriba las condiciones del proyecto, luego haga clic en el botn Predeterminar y por ltimo haga clic en Aceptar.

2.3 Establecer dependencia de tareas

Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones: Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora. Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora. Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible.

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Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos: Muestre el Diagrama de Gantt, en caso no estuviera en pantalla, es importante mencionar que la dependencia de tareas puede generarse en cualquiera de las hojas de tareas, pero en el diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vnculos.

En la tabla de este grfico por defecto aparece la opcin de tareas Predecesoras. Para definir estas relaciones existen tres mtodos: uno de ellos es escribir directamente la identificacin numrica de la actividad predecesora en la sucesora.

La segunda opcin es resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego hacer clic en el men Edicin y seleccionar la opcin Vincular Tareas.

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La tercera opcin es resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego hacer clic en el botn Vincular tareas de la barra de herramientas.

Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se sealan todas y se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numricas de las actividades predecesoras separadas por comas. Es importante mencionar que cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto ste se expresa como un valor negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un perodo de tiempo especfico (-4d). Para escribir esta programacin directamente sobre la hoja del diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vnculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 4FC 2, est indicando que la predecesora de la tarea 5 es la tarea 4 con dos das de adelanto.

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Haciendo doble clic sobre el vnculo de las tareas (flecha que relaciona una tarea con otra en el diagrama de Gantt) aparecer el cuadro de dilogo de la informacin de dependencias; en este cuadro se puede cambiar automticamente las relaciones entre actividades.

2.4 Organizacin de las tareas en un esquema

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tarea, en la planificacin previa antes de iniciar el proyecto, por lo tanto el programa est preparado para organizar las tareas con una estructura jerrquica desde la perspectiva ms amplia a la ms detallada. Las tareas se dividen en dos tipos: Tarea de Resumen: son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los captulos en los que se compone el proyecto. Por ejemplo: preliminares, concretos, etc. Subtareas: son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos, a su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas.

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Por ejemplo: Excavacin de 0 2 m, instalacin de mesn de acero inoxidable.

2.4.1 Convertir una tarea en una subtarea

Seale la tarea que vaya a modificar y convertirla en una subtarea de otra.

Ahora en el men Proyecto haga clic en la opcin Esquema. y luego clic en la opcin Aplicar sangra.

O bien, podra hacer clic sobre el botn Aplicar sangra en la barra de herramientas.

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Se aplicar sangra a la tarea sealada, la tarea superior se convertir en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en negrita y se muestran en el rea del grfico como una barra negra; para aplicar y quitar sangras ya deben estar escritas todos los captulos (tareas resumen de actividades).

Para anular la sangra simplemente seleccione la tarea que desee, repita cualquiera de los procedimientos anteriores pero al final haga clic en Anular sangra.

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Al generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos que permiten mostrar y ocultar las subtareas.

2.5 Creacin de hitos en un esquema

Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto. Para crear hitos hay dos formas, la ms fcil es escribir el hito como una tarea, por ejemplo: construccin primer piso completo y ponerle una duracin de cero (0); sin embargo el hito no tiene duracin cero. As que la otra forma es convertir una tarea un hito, es de la siguiente forma: Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el cuadro de dilogo Informacin de la tarea con dicha informacin.

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Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la tarea, en la pestaa Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un hito, que se encuentra en el extremo inferior izquierdo del cuadro de dilogo.

Los hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin permanecern en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones. Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas, es decir, cuando se le haya aplicado sangra; aunque se seale como hito no aparecer en la pantalla con la convencin de hito.

2.6 Divisin de tareas

Una de las ventajas de la divisin de tareas es que los recursos trabajan cuando tienen tiempo de hacerlo. Igualmente, cuando se est creando un proyecto con repeticin de tareas en diferentes periodos, no se tiene que programar varias veces la actividad, sino dividir la tarea en los tiempos que se realizar cada una de sus fases. Para dividir una tarea, debe realizar lo siguiente: Abra el diagrama de Gantt seleccione la tarea que desea dividir

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En la barra de herramientas seleccione el men Edicin luego haga clic en la opcin Dividir Tareas

En el diagrama de la vista, coloque haga clic en el bloque de la tarea a vivir y en la fecha que desea que ocurra la divisin.

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Para quitar la divisin de una tarea, arrastre una parte de la barra de la tarea ubicada en el diagrama de Gantt hasta que toque otra parte de la barra.