PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 1 de 15

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

VERSIN No
1 2

DESCRIPCIN U ORIGEN DEL CAMBIO

Se elabora la primera versin del procedimiento control de documentos Se unifican las actividades de los procedimientos control de documentos y control de registros, Se adopta en los documentos de referencia la Norma ISO 9001:2008 e ISO 9000:2005, se cambia la letra de verdana a arial, se incluye el indicador relacionado con la actualizacin de las listas maestras de documentos y de registros y se modifican los formatos.

APROB
Secretario General Secretario General

FECHA
23-052008 01-092009

Elaborado por: Diana Carvajal Martnez Fecha:01-09-2009

Revisado por: Aprobado por: Jairo Snchez Quintero Camilo Noguera Abello Fecha:09-09-2009 Fecha: 24-09-2009

DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 2 de 15

1. OBJETIVO
Establecer las actividades necesarias en el control de los documentos y registros del Sistema de Gestin de Calidad, para asegurar la adecuacin, identificacin, disponibilidad y conservacin de la informacin en la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta.

2. ALCANCE
Todos los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se deben controlar como lo indica ste procedimiento. Este Procedimiento es de aplicacin a los siguientes tipos de Documentos del Sistema de Gestin de la Calidad: Manual de Calidad Descripcin de Procesos Procedimientos documentados Documentos especficos (instructivos, planes de calidad, normas, reglamentos, videos, fotografas).

A los siguientes documentos internos no Aplica la Norma Fundamental de Elaboracion de Documentos (NF-0) pero S su Control: Citaciones y actas. Acuerdos de Consejos, circulares, y resoluciones. Respuestas de carcter legal. Certificaciones, constancias. Convenios. Informes de gestin, estadistico trimestral y entes gubernamentales. Evaluaciones de proveedores, del desempeo, del plan de mejoramiento, plan de accin, plan indicativo, mapa de riesgos. Las investigaciones disciplinarias y las administrativo-laborales. Los documentos que tienen que ver con la gestin financiera como autorizaciones, cheques, comprobantes de egreso e ingreso, compromisos contractuales, conciliaciones bancarias, consignaciones, estados financieros, extractos bancarios, facturas, ordenes de pago, recibos de caja y vales. Planes: de accin, compras, mapa de riesgos, estrtegico, indicativo, de desarrollo. proyectos de inversin. Respuestas a derechos de peticin. DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 3 de 15

3. DEFINICIONES
A continuacin se incluyen algunas definiciones y abreviaturas relacionadas con el control de documentos: APROBACIN: Confirmacin de que lo consignado en los documentos corresponde con los procesos de Gestin que se realizan dentro de la organizacin y que se encuentran en vigencia a partir de ese momento. ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa donde se aseguran los documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la Universidad, y que una vez finalizado su trmite siguen siendo vigentes y objeto de consulta para las propias oficinas. ARCHIVO DE OFICINA O GESTION. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin final. (Pargrafo del art. 20 del Reglamento General de archivos del Archivo General de la Nacin) CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. COPIA CONTROLADA: Copia del documento original con registro de asignacin a un proceso, por lo tanto, no se debe reproducir sin autorizacin, y siempre que cambia la versin debe ser actualizada. COPIA NO CONTROLADA: Copia del documento original entregado con fines de informacin, motivo por el cual no se actualiza a la persona que lo posea por cambios de versin. DIAGRAMA DE FLUJO: Es una representacin grfica de la secuencia de los pasos para describir cmo funciona un proceso para produci r un fin deseable. DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 4 de 15

Este fin deseable puede ser un servicio, un producto o una mezcla de los anteriores. DISPOSICIN: Accin por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de archivo establecido para los registros de calidad; por ejemplo: destruccin, envo a archivo histrico, microfilmacin, entre otros. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte (escrito, medios magnticos, Videos, Fotografas, etc.) DOCUMENTO ANULADO: Documento que sale de circulacin sin ser remplazado. DOCUMENTO EXTERNO: son aquellos que provienen desde fuera de la Universidad y son utilizados por los procesos. Como ejemplo: normas externas o reglamentacin legal. DOCUMENTO EXTERNO: Informacin y su medio de soporte generada por cualquier funcin, entidad o persona ajena a la organizacin. DOCUMENTO OBSOLETO: Informacin y su medio de soporte que se encuentra reemplazada por una versin actualizada. FORMATO: Es un documento preestablecido impreso o digital, donde se registra informacin relacionada con una actividad o proceso y que facilita la recoleccin de informacin clave. GESTIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin. GUA: Documento que establece recomendaciones o sugerencias IDENTIFICACIN: Accin que permite reconocer los registros de calidad y relacionarlos con el producto o la actividad involucrada o el procedimiento del sistema de gestin de calidad. INFORMACIN: Datos que poseen significado

DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 5 de 15

INSTRUCTIVO: Documento que describe en detalle el qu y el cmo de una actividad o proceso especfico. Por su extensin o referencia repetida en uno o varios documentos se debe definir en un documento separado. Los instructivos pueden ser: - De formatos: Describe cmo debe diligenciarse un formato y da pautas para el anlisis. De trabajo: Describe la forma de realizar una tarea u operacin de manera sencilla y clara. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Es la relacin ordenada de los documentos que forman parte del SGC. Sirve para conocer el inventario y la ltima versin aprobada de los documentos. NORMALIZACIN: Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrn o criterio dado. PROCEDIMIENTO: Segn el numeral 3.4.5 de la Norma ISO 9000:2005 es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. La nota 1 del mismo numeral indica que los procedimientos pueden estar documentados o no. Tambin se entiende por procedimiento el documento que describe con alto grado de detalle el modo de realizar las actividades principales del Sistema de Calidad. PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Procedimiento que se formalmente en un medio reproducible fsico (papel) o magntico (CD). establece

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PROTECCIN: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros. RECOLECCIN: Accin de recopilar los registros desde los sitios donde se originan, para su posterior clasificacin y almacenamiento. REGISTROS: Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades realizadas. Pueden ser formatos diligenciados, cartas, memorandos, actas, contratos, listas de chequeo diligenciadas y otros. Los registros obtenidos pueden conducir a determinar el nivel o status de los indicadores de procesos, planes y procedimientos. Los registros pueden utilizarse para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 6 de 15

preventivas y acciones correctivas. Como proporcionan evidencia no pueden ser modificados. REVISIN: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se hace y a la vez asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin para alcanzar los objetivos establecidos. SERIE DOCUMENTAL: conjunto de tipos documentales de estructura y contenidos homogneos, emanados de una misma oficina como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. SGC: Sistema de Gestin de Calidad TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL: Es una herramienta que permite la organizacin de los documentos y la conformacin de las series documentales. VERSIN: Seala el nmero de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera versin corresponde al nmero uno (1).

4. RESPONSABLES
Lideres de procesos Coordinador (a) de calidad

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NTC-ISO 9000:2005 NTC-ISO 9001:2008 GTC- ISO / TR 10013, Directrices para la documentacin del SGC. Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos (regulacin de la funcin archivstica del Estado). Decreto 2527 de 1950, que autoriza el procedimiento de microfilm en archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados. Norma Fundamental para la elaboracin de documentos Tabla de Retencin Documental.

6. ACTIVIDADES
A continuacin se presentan las actividades definidas para el control de los documentos y registros del Sistema de Gestin de Calidad. DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 7 de 15

6.1.

ACTIVIDADES DE CONTROL DE DOCUMENTOS

El proceso de controlar un documento, incluye actividades definidas para garantizar la adecuacin, revisin, aprobacin, actualizacin, legibilidad y prevencin de obsolescencia en la documentacin del SGC de la Universidad Sergio Arboleda.

6.1.1 Elaboracin de documentos

Todos los documentos correspondientes al Sistema de Gestin de Calidad, son identificados y elaborados por los dueos de procesos describiendo acciones y actividades reales y no ideales de acuerdo con los requisitos establecidos en la Norma Fundamental para la elaboracin de documentos (NF 0). En la elaboracin de la documentacin debe participar el personal involucrado, con el fin de obtener consenso y aplicabilidad en las disposiciones incluidas en dicha documentacin.

6.1.2 Aprobacin de documentos

Todo documento correspondiente al Sistema de Gestin de Calidad, debe ser revisado y posteriormente aprobado por el Secretario General de la Seccional, antes de su distribucin. Una vez aprobado el documento debe ser incluido en la Lista Maestra de Documentos GC-F-AC-01.

6.1.3 Distribucin de los documentos

Una vez aprobado el documento, se distribuye a todas las personas implicadas en el proceso para su divulgacin y cumplimiento. Existe una copia de todos los documentos del Sistema de Calidad, que el Coordinador de Calidad mantendr actualizada en un archivo. Dicha copia se encuentra archivada y a disposicin de todo el personal de la organizacin que la requiera. Para llevar un adecuado control de la distribucin de los documentos se utiliza la Lista de Distribucin de Documentos GC-F-AC-02, archivndolos por tipo de documentos segn su naturaleza. DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 8 de 15

Los tipos de documentos tales como procedimientos e instructivos tienen condicin de Copia Controlada para uso interno, mientras que el manual de calidad, plan de calidad y manual de funciones son clasificados como Copia No Controlada para uso interno. No se deben tomar fotocopias ni duplicar los documentos del SGC sin la autorizacin del responsable del proceso. Los documentos deben estar disponibles para la consulta, conocimiento y aplicacin de las personas responsables del proceso y de procesos relacionados. No est permitida la distribucin de documentacin ni datos externamente sin autorizacin de la alta direccin. La distribucin de un documento modificado se realiza a los responsables del proceso o procedimiento correspondiente, se recogen las copias de la versin anterior dejando una copia con el sello de documento obsoleto y destruyendo las dems copias.

6.1.4 Modificacin de documentos

Cuando se requiera efectuar cambios en algn documento del SGC se aplican las siguientes consideraciones: Solicitud escrita por parte de la persona o personas que intervienen en el proceso exponiendo las razones por las cuales el documento debe ser modificado ante la Coordinacin del SGC quien estima la conveniencia de la modificacin. Debe diligenciarse el formato GC-F-AC-03 denominado solicitud y aprobacin de creacin, modificacin o anulacin de documentos. Si es conveniente la modificacin, se procede a crear la nueva versin del documento sometindose al mismo proceso de elaboracin, revisin y aprobacin que el documento original. Se actualiza la Lista Maestra de Documentos indicando la nueva versin. Se realiza la divulgacin de la modificacin a los que intervienen en el proceso, luego se deja fuera de circulacin el documento anterior (original y copias) y se reemplaza por el documento modificado.

6.1.5 Revisiones peridicas

DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 9 de 15

Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad son revisados peridicamente y actualizados cada vez que sea necesario con el fin de asegurar su continua efectividad segn la Norma ISO 9001 y comprobar si los procedimientos continan siendo aplicables o deberan ser modificados.

6.1.6 Documentos anulados

Cuando deje de existir la necesidad que origin la elaboracin de un documento, ste podr ser anulado del Sistema de Calidad y puede ser solicitado por cualquier persona. Estas solicitudes deben ser dirigidas al responsable del respectivo proceso. El manejo de los documentos anulados es igual al de los obsoletos tal como se describe en el apartado 6.1.7 de este documento.

6.1.7 Documentos obsoletos

El responsable de Calidad, en el momento de distribuir una nueva edicin, se encargar de retirar y destruir las copias obsoletas identificndolas como tal para evitar posibles errores y prevenir su uso no intencionado. As mismo, guardar a modo de historial el original del documento obsoleto identificndolo con el sello respectivo. Los documentos obsoletos son archivados por el responsable de Calidad con la identificacin de Copia Obsoleta.

6.1.8 Documentacin externa del SGC

Aquella documentacin que es emitida y/o recibida por la Universidad, tal como: Organismos no gubernamentales internacional Entidades del Gobierno Otros organismos del Estado Proveedores Otras personas naturales o jurdicas de competencia local, nacional o

En cada proceso se identifican los documentos externos que pueden incidir o afectar la calidad de los procesos y servicios de la institucin. Igualmente, identifica el(los) responsable(s) del(los) proceso(s) que puede(n) verse afectado(s) DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 10 de 15

y evala el impacto potencial del documento en la prestacin de los servicios, comunicando su percepcin, para que se tomen las acciones o medidas correspondientes. Del seguimiento de los documentos externos claves para el SGC se llevan registros en la Lista Maestra de Documentos Externos (GC-F- AC31). De la recepcin y distribucin de la documentacin externa tambin se llevan registros en el formato registro de correspondencia enviada.

6.1.9 Documentos de referencia

Los documentos de referencia son aquellos que sirven como base, soporte o que guardan relacin directa con un proceso, procedimiento o documento del Sistema de gestin de la Calidad. De los documentos de referencia se llevan registros.

6.2. ACTIVIDADES DE CONTROL DE REGISTROS

Las siguientes actividades se definen para garantizar la conservacin de los registros del SGC de la Universidad Sergio Arboleda.

6.2.1.

Elaboracin e identificacin de registros

Todos los registros correspondientes al Sistema de Gestin de la Calidad, se identifican, elaboran, aprueban, modifican y anulan de acuerdo con lo previsto por la Norma Fundamental para la elaboracin de documentos y el procedimiento de control de documentos. Cada formato de registro que haga parte del Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad cuenta con: Logotipo de la Universidad Titulo del Registro Cdigo del Registro Fecha de diligenciamiento o registro del formato Firma de quien lo elabora Firma de quien lo revisa Firma de quien lo aprueba, para darle carcter oficial o formal. En nota de pie de pagina fecha de aprobacin del formato

Los registros son emitidos por la persona que realiza la actividad objeto de registro, quien responde por la legibilidad y preservacin, as como por mantener DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 11 de 15

la actualizacin de su informacin. Los registros han de ser perfectamente claros y estar siempre disponibles para su presentacin cuando sea requerido. Todos los registros que hacen parte de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad se encuentran relacionados en el Formato Lista Maestra de Registros. Puesto que los registros son un tipo de documento de caractersticas especiales dado que no se pueden modificar, se clasifican principalmente como: Correspondencia de entrada y de salida (incluye faxes y correos electrnicos) Notas Internas (incluye oficios) Actas de reunin Formatos diligenciados Formularios Informes Bases de Datos

De otra parte, cualquiera de los anteriores tipos de registros pueden ser elaborados y presentados por los responsables de procesos mediante uno o la combinacin de los dos siguientes medios, segn se requiera: Registros de medio magntico, que son elaborados y mantenidos en computador y cuya responsabilidad recae principalmente en las personas que los diligencian, pero tambin en los responsables del proceso de gestin tecnolgica e informtica, por ser ste su principal medio de archivo. Registros fsicos, editados en cualquier medio como papel, fotografas u otro, y cuya responsabilidad recae en las personas que los diligencian y archivan.

Los registros impresos que requieran de un formulario o formato estn bajo la responsabilidad de los dueos de procesos correspondientes tanto en la elaboracin del formato como en la recoleccin de la informacin. Independientemente de cual sea la clasificacin o la presentacin de los registros, su identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin final aplica por igual y se deben seguir los criterios que aqu se estipulan. DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 12 de 15

6.2.2. Archivo de registros

Los distintos registros resultantes de las actividades son mantenidos en archivo por los responsables designados, de acuerdo con lo indicado en el Formato de Control de Registros La responsabilidad de archivar los registros conlleva la del mantenimiento y cuidado de los archivos, por lo tanto, cada proceso tiene registros asociados los cuales son almacenados en un flder asignado para ello, debidamente marcado. Solo debe estar dentro de cada flder, lo registros del ao cursante y del ao anterior para evitar la saturacin de los mismos. El responsable de archivar cada tipo de registro establece las condiciones que minimicen el riesgo de prdida o deterioro por accidentes, condiciones ambientales, entre otros, por lo tanto se cuenta con archivadores o estantes apropiados para garantizar la integridad fsica y la conservacin de la informacin consignada en los registros. Cualquier archivo, ya sea en papel o magntico, lleva externamente una indicacin relativa al tipo de registro que contiene. Los colaboradores de la Universidad tienen acceso a los archivos de registros para su consulta, previa autorizacin del dueo del proceso, pero la retirada temporal de un registro concreto de su archivo correspondiente debe ser autorizada de forma escrita por el dueo del proceso o en su defecto por el responsable del archivo de los documentos del proceso. Existen en la Universidad dos tipos de archivo: 1. Archivo Activo. Cada dependencia maneja un archivo activo en el cual mantiene los registros y otros documentos que se requieren para adelantar las labores cotidianas. El tiempo de retencin de los registros y otros documentos que se mantienen en estos archivos es lo que se lleve corrido del ao que transcurra ms la vigencia del ao inmediatamente anterior. Los registros fsicos deben ser almacenados en carpetas, folderes o A-Z, debidamente identificados, al interior de ellas stos deben seguir un orden cronolgico por fecha y adicionalmente deben ser foliados en forma consecutiva. DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 13 de 15

Si por cualquier motivo, los registros no pueden ser almacenados en estricto orden cronolgico, primar la foliacin de los mismos. Los registros de medio magntico deben ser almacenados en CD, debidamente identificados, al interior de ellos los registros deben seguir tambin un orden cronolgico. 2. Archivo Central. Una vez los tiempos de retencin de los archivos activos van expirando, las personas encargadas de los mismos deben remitir los registros al archivo central. Esta entrega de informacin se realiza mediante nota interna a la secretara general en donde se relaciona la totalidad de los registros que se transfieren con el registro de Tabla de Retencin Documental. La organizacin de los registros fsicos y de medio magntico en el Archivo Central, en esencia, es la misma que se maneja en los archivos activos, lo cual facilita la consecucin de registros segn se requiera.

6.2.3. Almacenamiento de registros:

Las carpetas, folderes, A-Z, CD, o cualquier otro medio de almacenamiento de los registros fsicos o magnticos se identifican mediante el nombre de la dependencia, su cdigo, el ao al que pertenecen y los grandes temas en que se pueden agrupar los registros. La correspondencia que entra y sale de la Universidad, se debe radicar obligatoriamente. De todos los registros magnticos debe existir copia de respaldo o backup, cuya responsabilidad es de las personas que trabajen en la Universidad y que utilizan cada computador, o del grupo de soporte informtico cuando se trata de los servidores.

6.2.4. Tiempo de conservacin

Los registros se conservan en el archivo central durante al menos tres aos a partir de la fecha de recepcin, salvo que un acuerdo contractual o los requisitos legales exijan un periodo mayor.

DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 14 de 15

Una vez transcurrido el perodo de conservacin, de acuerdo con lo registrado en la Tabla de Retencin Documental, los registros recibirn el tratamiento que all se establezca.

7. RECURSOS
Papelera en general.

8. ENTRADAS, SALIDAS Y RELACIN CON OTROS PROCESOS

Este documento es la base para el control de la documentacin de todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad.

9. REGISTROS
Cdigo Formato GC-FAC- 01 Nombre Lista Maestra de Documentos Internos Lista de distribucin de Documentos Solicitud y aprobacin de creacin, modificacin o anulacin de documentos Lista de Documentos de referencia Directorio de responsables de procesos Tabla de Retencin Documental Lista Maestra de Registros Responsable de diligenciarlo Coordinador de calidad Lugar de archivo Coordinaci n de calidad Coordinaci n de calidad Coordinaci n de calidad Clasificacin Fsico Tiempo de archivo Indefinido Disposicin Archivo activo

GC-FAC- 02 GC-FAC-03

Coordinador de calidad Coordinador de calidad

Fsico

Indefinido

Archivo activo Archivo activo

Fsico

1 ao

GC-FAC-04 GC-FAC- 05 GC-FAC-06 GC-FAC-07

Coordinador de calidad Coordinador de calidad Coordinador archivo central Coordinador de calidad

Coordinaci n de calidad Coordinaci n de calidad Archivo central Coordinaci n de calidad

Fsico

Indefinido

Archivo activo Archivo activo No aplica

Fsico

Indefinido

Fsica

Segn normas Indefinido

fsica

Archivo activo

DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Cdigo: GC-PD-AC-01 Fecha: 24-09-2009 Versin: 2 Pgina: 15 de 15

10.

INDICADORES
Nombre indicador Objetivo Responsable Formula Fuente de informacin lista maestra de documentos internos (GC-FAC-01) Frecuencia de medicin semestral

1. Actualizacin de las listas maestras de documentos y registros

Identificar el grado en que se asegura la identificacin y actualizacin de los documentos del SGC.

Coordinador de calidad

No aplica

11) NUMERAL (ES) DE LA NORMA ISO 9001:2008: 4.2.3 y 4.2.4 12) ANEXOS
Lista Maestra de Documentos Internos Lista de distribucin de Documentos Solicitud y aprobacin de creacin, modificacin o anulacin de documentos Lista de Documentos de referencia Directorio de responsables de procesos Tabla de Retencin Documental Lista Maestra de Registros

DOCUMENTO NO CONTROLADO PARA USO INTERNO