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Rapport de stage
A l’instar de la plupart des autres services documentaires, les ressources humaines affectées à
la bibliothèque de l’École Nationale Vétérinaire ont fortement diminué ces dernières années.
En effet, en 2000, la responsable de la bibliothèque (Ingénieur d’Études) est partie en retraite,
mais son poste a été affecté auprès d’un autre service. C’est donc son adjointe (Assistant
Ingénieur) qui s’est vue confier la direction de la bibliothèque et ce, sans évolution de
carrière. C’est sur son poste que j’ai été affecté suite à son départ lié à un concours. Par
ailleurs, un poste de Technicien et un poste d’Adjoint Technique n’ont pas été remplacés,
notamment suite au départ volontaire de personnel vers d’autres services de l’École en 2004.
Afin de tenter de compenser ces 3 pertes de postes, 2 Contrat d’Accompagnement dans
l’Emploi (CAE) à mi temps ont été recrutées pour une durée d’1 an en décembre 2006. En
juillet 2008, un technicien de bibliothèque devrait partir en retraite. Le remplacement de son
poste serait justifié.
J’ai donc rencontré la Directrice des Ressources Humaines afin de discuter de ce
remplacement et le justifier, fiches de postes à l’appui (cf annexe A). Je vais également
essayer de m’appuyer sur un bon rapport d’activités du service afin de demander ce
remplacement. L’évolution de carrière des agents a également été évoquée au cours de cet
entretien car certains dossiers disposent des conditions requises pour être promus.
Le personnel actuellement affecté à la bibliothèque est donc constitué de :
• Assistant Ingénieur : Responsable de la bibliothèque
• Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi (CAE) à mi temps : Accueil, recherches,
thèses, gestion administrative, catalogage
• Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi (CAE) à mi temps : Accueil, recherches,
thèses, catalogage
• Technicien : parc informatique
• Adjoint technique : périodiques
• Technicien à mi temps : Recherches bibliographiques et formations des étudiants
• 2 moniteurs étudiants (5 heures par semaine) : Accueil, prêts et retour de prêts.
Le personnel ne maîtrisant pas de manière optimale tous les modules du logiciel Alexandrie
que nous utilisons à la bibliothèque, 4 sessions de formations à distance d'une demi journée
ont été suivies, ce qui nous a permis de solutionner de nombreux problèmes courants, mais
aussi de mieux administrer notre base. Par ailleurs, un plan de formation d’un mois a été mis
en place avec l’ANPE et l’Association nationale pour la Formation Professionnelle des
Adultes (AFPA) pour les CAE.
Par ailleurs, une redéfinition des responsabilités respectives a été proposée avec succès afin
d’éviter la lassitude sur certaines tâches, proposer de nouveaux services susceptibles
d’enthousiasmer le personnel, et mobiliser d’avantage une partie du personnel, comme les
moniteurs qui seront désormais chargés d’effectuer de la saisie dans notre catalogue ou de la
mise en ligne de thèses sur CD lorsque leur travail à l’accueil ne les sollicite pas outre mesure
(cf annexe A). A l’occasion du recrutement des prochains moniteurs, un travail de catalogage
simplifié leur sera systématiquement demandé. Le service a souffert de nombreuses
discontinuités, le personnel ayant beaucoup changé ces dernières années sans que les
documents soient toujours transmis. Afin de faciliter la continuité du service, chaque
responsable d’une activité est chargé d’en rédiger la procédure complète. Enfin, des réunions
de service ont permis et permettront d’améliorer la communication et la collaboration au sein
de l’équipe.
Le service pourra difficilement supporter la perte de nouveaux postes, après l’hémorragie
subie ces dernières années. Je compte m’appuyer sur un rapport d’activité traduisant une
nouvelle dynamique afin de revendiquer le remplacement d’un départ prochain à la retraite.
Afin d’anticiper sur la rédaction de ce rapport d’activités du service qui me sera demandé en
fin d’année, j’ai commencé à constituer un tableau de bord à partir d’indicateurs
bibliométriques. Pour ce faire, j’ai utilisé le module bibliométrie du logiciel documentaire
Alexandrie que nous utilisons à la bibliothèque, obtenu un accès aux outils de l’éditeur
Elsevier qui est notre principal fournisseur de périodique électroniques (portail
ScienceDirect), et mis en place un compte Google Analytics afin de suivre le nombre de
connexions sur notre site web, leur provenance institutionnelle et géographique, les mots clés
utilisés dans Google afin de parvenir jusqu’au site.
3- Site web
Ayant des connaissances de programmation en X-HTML, JavaScript et PHP, j’ai mis à jour le
site web et j’y ai ajouté les pages suivantes :
• Liste exhaustive et à jour des périodiques électroniques auxquels nous avons accès
• Formulaire permettant de générer un devis afin de faciliter et automatiser le
traitement des demandes.
• Outil dynamique en PHP permettant de savoir quelles ressources documentaires
utiliser en fonction de la situation du lecteur.
Concernant ce dernier outil, il faut préciser que, sur le site web de la bibliothèque, ne figurait
pas de liens importants (catalogue intranet de la bibliothèque, accès à la base CAB…) et ceux
qui étaient signalés étaient souvent superflus (yahoo, bulletin des bibliothèques de France...)
en trop grand nombre, éparpillés sur de trop nombreuses pages difficiles à différencier ("fonds
documentaires", "bases de données", "autres catalogues", "liens", "revues en ligne") et parfois
noyés dans des textes d'explications très détaillées.
Il fallait donc en simplifier la présentation à l'aide d'une page unique consacrée à la recherche
documentaire et sur laquelle il est possible d'afficher de manière dynamique les ressources
documentaires en fonction des situations et des besoins de chacun. (cf Annexe B et
http://www.envt.fr/Documentation/page63.php)
5- Gestion financière
Après avoir comparé nos tarifs avec ceux appliqués par les autres bibliothèques ENV, j’ai
proposé au Conseil d’Administration de l’École d’actualiser, de simplifier et d’harmoniser
nos tarifs. Cela devrait nous permettre, en particulier, de ne plus avoir à évaluer les frais de
port à chaque demande en affichant des tarifs avec frais de port inclus, à l’instar de ce qui est
pratiqué ailleurs. Ce faisant, il sera possible de mettre en place un traitement automatisé et
centralisé des demandes via un formulaire en ligne sur notre site web qui génèrera
automatiquement des devis correspondant aux prestations demandées. Nous diminuerons ainsi
le temps que nous passons à correspondre avec nos usagers afin de répondre à leurs demandes
et afin de mesurer les frais de port. Ce formulaire est actuellement en cours de construction. Il
n'est pas indexable par les moteurs de recherche et n'est lié à aucune page web. Toutefois, il
est possible d'en avoir un aperçu sur : http://www.envt.fr/Documentation/page64.php
La bibliothèque dispose d’un photocopieur régulièrement en panne pour les étudiants et d’un
autre plus performant pour les services de l’École. En collaboration avec le service des
marchés, nous devrions faire l’acquisition d’un matériel compatible avec les cartes Moneo, ce
qui nous permettra de nous débarrasser de la régie de recettes liée à la vente des cartes de
photocopies.
Après un entretien avec le responsable du service informatique de l’école, un inventaire
complet du parc informatique a été fourni. Il s’avère que le parc informatique est vieillissant
et sera renouvelé très prochainement.
6- Politique d'acquisition
Afin de stimuler les suggestions d’acquisitions des enseignants et des chercheurs et de
moderniser un fonds qui a vieilli faute d’un renouvellement suffisant, une veille éditoriale à
partir de bases de données, catalogues d’éditeurs, catalogue de bibliothèques a été mise en
place. Les années précédentes, le budget avait été consacré au mobilier. L'actualisation de nos
collections documentaires sera une priorité dans les années à venir.
Les abonnements via le consortium Couperin au portail ScienceDirect des revues de l’éditeur
Elsevier devraient se poursuivre.
Afin de pérenniser le don à la bibliothèque d’ouvrages et de revues reçus par l’Association
responsable de l’édition de la Revue de Médecine Vétérinaire en contrepartie des analyses
d’ouvrages qu’elle publie et des exemplaires de revue qu’elle diffuse, j’ai proposé qu’une
convention soit signée entre l’École et cette association (cf annexe C).
Le fonds est vieillissant, il manque des étagères pour le libre accès, les ordinateurs de
consultation sont anciens. Il serait nécessaire d’y consacrer une part croissante de notre
budget.
7- Diffusion
Constatant la diminution des effectifs de la bibliothèque, seules les monitrices effectuaient
une permanence à l’accueil à hauteur de 10 h par semaine. Le reste du temps, les lecteurs
devaient sonner afin de faire appel à un documentaliste pour emprunter, demander un
renseignement ou demander un document ne se trouvant pas en libre accès mais dans notre
réserve de 7 étages.
Afin d’améliorer le service et de sécuriser le fonds, j’ai proposé un accueil en permanence. Le
service public, comme la présence des agents sont planifiés avec l’aide de l’outil en ligne
Google Calendar. Lors des permanences à l'accueil, et lorsque les étudiants sollicitent peu
notre attention, les agents peuvent notamment poursuivre le signalement de notre fonds
documentaire dans le catalogue informatique et poursuivre la mise sur le serveur des thèses
actuellement sur CD.
Le service PEB qui avait été supprimé, faute de ressources humaines suffisantes les années
qui ont précédé ma nomination, sera restauré lorsque, comme nous l’avons abordé
précédemment, nous aurons rendus caduques les tâches suivantes :
• Vente des cartes de photocopies et régie de recette
• Diffusion des thèses sur CD Rom
• Alimentation d’une base MySQL pour les thèses en cours et d’une base MySQL pour
les thèses soutenues.
8- Informatisation du fonds
J’ai constaté progressivement que les fonds antérieurs aux années 1980 n’avaient pas été
signalés dans le catalogue informatisé. Après avoir effectué des mesures, il s’avère que seule
60 % de la collection de monographies conservée à la bibliothèque apparaissait dans le
catalogue. Les collections de périodiques et de thèses n’ont pas encore fait l’objet d’une
pareille évaluation. Ces fonds non encore signalés sont désormais progressivement
catalogués, en particulier lorsque le personnel est affecté à l’accueil. Par ailleurs, dans la
mesure où chaque école dispose des thèses de 3 autres de manière exhaustives, nous avons pu
récemment demander à pouvoir importer les notices bibliographiques saisies ailleurs et
bénéficier ainsi de leur effort de catalogage.
Par ailleurs une réserve de fonds anciens est en déshérence dans les sous-sols d’un bâtiment et
de nombreux fonds ont également été constitués au sein des laboratoires de recherche. Ces
collections conservées à l'extérieur du bâtiment de la bibliothèque, seront catalogués
prochainement, lorsque nous disposerons d’un ordinateur portable qui nous permettra de nous
déployer.
Les fonds patrimoniaux doivent, en effet, être signalés afin de les protéger, de les valoriser et
de favoriser la transmission du patrimoine de l'école aux nouvelles générations, mais aussi
afin de permettre une éventuelle participation à des activités culturelles (collaborations
possibles avec le nouveau Muséum de Toulouse). Une bonne partie de nos ouvrages ne sont
conservés dans aucune bibliothèque de France d’après le SUDOC et le CCFR. Mais, par
ailleurs, le signalement des collections documentaires hors bibliothèque (sous-sols des
cliniques, Laboratoires) dans le catalogue permettrait d'éviter certaines acquisitions doublons
et de favoriser l'accès aux ressources. Mais, elle sera difficile à mener car les chercheurs ont
tendance à considérer comme leur propriété personnelle des ouvrages acquis avec les
ressources de l’établissement. L’appui de la Direction et la collaboration de personnes relais
dans ces laboratoires seront donc nécessaires. Cela devrait également permettre de
désenclaver la bibliothèque qui est encore très isolée des laboratoires.
La mise sur serveur de nos thèses actuellement sur supports CD permet d’en faciliter la
diffusion, mais aussi d'éviter de perdre des informations, la durée de conservation d'un CD
Rom étant limitée. Suite à un entretien avec le responsable du service informatique, une
réplique synchronisée de notre serveur pourrait être mise en place, afin de permettre un accès
internet à nos thèses électroniques comme à notre catalogue informatisé.
Le dépôt des articles des chercheurs (avec leur accord) sur des serveurs d'archives ouvertes
(Centre pour la Communication Scientifique Directe, http://hal.archives-ouvertes.fr)
permettrait que les publications ENVT soient d'avantage diffusées et donc d'avantage citées
(accès libre et légal). Néanmoins, je sais par expérience, qu’il sera difficile de convaincre les
chercheurs.
La mise en ligne sur le site de la bibliothèque d'une bibliographie annuelle des publications
des chercheurs de l'école (sous forme de base MySQL) pourrait servir de vitrine, mais aussi
d'un moyen susceptible de favoriser l'émulation. Une autre solution pourrait être d’ajouter un
champ affiliation dans notre catalogue, et de cataloguer toutes les publications pour lesquelles
un chercheur de l'École a contribué. Malheureusement, Alexandrie n'est pas Open URL c'est à
dire qu'il ne permet pas d'être interrogé dynamiquement en mettant les termes d'une équation
de recherche au sein d'un lien hypertexte. Il sera donc impossible d'interroger à partir du site
web, les publications de chercheurs ENVT. Malheureusement, la solution d'une base MySQL
semble donc plus appropriée.
Bilan, conclusion, perspectives
J’ai accepté cette affectation car je n’avais jamais eu l’occasion de manager une équipe de
documentalistes, ni de conduire un projet de catalogue collectif. Je pense que cette expérience
sera enrichissante pour la poursuite de ma carrière. Ayant rarement eu l’occasion de travailler
en équipe et ayant souvent eu à exercer de nombreuses missions simultanément, j’ai eu
quelques difficultés, dans un premier temps, à trouver ma place et à occuper mon poste sans
déborder sur des tâches concrètes ou techniques relevant de mes collègues. Mais mes
collègues m’ont réservé un très bon accueil et se consacrer à la modernisation d’un service est
un travail passionnant et valorisant lorsqu’on obtient les résultats recherchés. J’espère
parvenir à obtenir un bon bilan et, en m’appuyant sur cette dynamique, à améliorer les
conditions de travail de mes collègues.
Ce stage m’aura permis de valoriser certaines compétences acquises dans le cadre de la
Licence. Je souhaite à présent poursuivre l’approfondissement de mes connaissances et
développer de nouveaux services comme, par exemple :
• Mise en place d’un système d’échanges de doubles avec une base simplifiée MySQL.
• Proposition d'un service de veille personnalisée pour les chercheurs sur leur
thématiques de recherche.
• Catalogage des fonds situés dans les laboratoires
• Organisation d'événements culturels relatifs à l'histoire de l'école, par exemple.
• Mécénats pour la numérisation des thèses anciennes.
• Base MySQL des publications produites par l'école.
• Base de vidéos de chirurgie vétérinaire.
• Valorisation des publications des chercheurs avec une participation aux archives
ouvertes du CCSD
Glossaire
Management
Administration et bibliothèques / Yves Desrichard ; préface de Jean- Louis Pastor. - [3e
édition]. - Paris : Éditions du Cercle de la librairie, DL 2006. - 1 vol. (400 p.) : couv. ill. ; 24
cm. - (Collection Bibliothèques, ISSN 0184-0886). - 2-7654-0934-X (br.) : 42 EUR. - 978-
2-7654-0934-2
Conduire une politique documentaire / par Bertrand Calenge. - Paris : Éd. du Cercle de la
librairie, DL 1999. - 1 vol. (386 p.) : tabl. ; 24 cm. - (Bibliothèques, ISSN ISSN 0184-0886).
- 2- 7654-0717-7 (br.) : 41 EUR
Informatisation du fonds
Unimarc : manuel de catalogage / Marie-Renée Cazabon ; préfaces de Marcelle Beaudiquez et
Philippe-Corentin Le Pape. - 3 e éd. - Paris : Édition du Cercle de la Librairie, DL 2005. -
1 vol. (440 p.) : ill. ; 24 cm. - (Collection Bibliothèques, ISSN 0184-0886). - 2-7654-
0897-1 (br.) : 44 EUR
Site web
Patique de MySQL et PHP / Philippe Rigaux. - 3e édition. - Paris : O'Reilly, DL 2005. - 1 vol.
(XIII-610 p.) : ill., couv. ill. ; 24 cm. - 2-84177-338-8 (br.) : 35 EUR
Annexe A - Responsabilités respectives
NB : A chaque mission est lié le nom d'un agent de l'équipe documentation. Nous n'avons pas
laissé ici cette information par soucis de confidentialité.
2- Gestion financière
2.1- Commandes (avec saisie dans Alexandrie) et suivi du budget général de la
bibliothèque :
2.1.1- Livres, périodiques et ressources en ligne
2.1.2- Fournitures, mobilier, matériel informatique, gestion du stock
2.1.3- Adhésions
2.1.4- Photocopieur (location, relevés du compteur, recharge des cartes)
2.2- Facturation des prestations offertes par le service et bilan des recettes :
2.2.1- Cartes de photocopies (avec régie des recettes) et photocopies envoyées
par courrier.
2.2.2- Suivi de la réciprocité des échanges gratuits de photocopies entre les
bibliothèques des Ecoles Vétérinaires.
2.2.3- Prêts de thèses et de livres par courrier
3- Informatique
3.1- Administration du serveur Alexandrie
3.2- Administration du parc informatique de la bibliothèque
3.3- Installation des logiciels, solutions aux problèmes informatiques
3.4- Formation du personnel
3.5- Inventaire et réforme du matériel informatique
4- Politique d'acquisition
4.1- Veille éditoriale
4.2- Périodiques
4.2.1- Gestion des accès aux ressources papier et électroniques commandées
4.2.2- Echanges avec la revue de l’Ecole
4.2.3- Bulletinage
4.2.4- Réclamation des numéros de périodiques non reçus
4.3- Demandes et gestion des dons d’ouvrages pour analyse dans la revue
4.4- Rassemblement et intégration des ouvrages extérieurs et de dons dans la collection.
4.5- Echanges de doubles entre écoles : mise en place d’un système d’échanges avec
une base simplifiée MySQL
4.6- Réclamation aux étudiants des thèses sur Cd Rom
4.7- Echanges des thèses avec les autres écoles
4.8- Echanges du CD rom des thèses de l’année avec des thèses ou des revues d’autres
écoles et institutions
5- Diffusion
5.1- Service public :Accueil et orientation des lecteurs, recherches documentaires,
enregistrement et suivi des prêts, inscription des lecteurs, vente des cartes de
photocopie.
5.2- Signalétique
5.3- PEB, Envois de PDF, Photocopies, livres (prêts), thèses (ventes) vers l’extérieur
5.4- Demandes de PEB auprès d’autres bibliothèques via SUPEB ou INIST
5.5- Recherches documentaires spécialisées
5.6- Gestion des sujets de thèses en cours
5.7- Veille sur Internet : liste de signets sur site web
5.8- Mise en place d’une veille personnalisée pour les chercheurs
Proposition de Convention
relative à la documentation scientifique reçue par
la Bibliothèque de l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse
dans le cadre de l’édition de la Revue de Médecine Vétérinaire
Entre,
L’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse, Établissement public à caractère scientifique,
culturel et professionnel, domiciliée au 23, chemin des Capelles, 31076 Toulouse,
représentée par son Directeur,
Et
La Revue de Médecine Vétérinaire, association régie par la loi du 1er juillet 1901,
domiciliée à l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse, 23, chemin des Capelles, 31076
Toulouse, représentée par son Président,
Article 1 : Objet.
La Revue de Médecine Vétérinaire a engagé depuis sa fondation une politique de dons et
d’échanges en faveur de la bibliothèque de l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse, située
à la même adresse, soit au 23, Chemin des Capelles. En échange de cette publication et par les
analyses qui y sont publiées, l’association responsable de la Revue de Médecine Vétérinaire
acquiert un certain nombre de revues et d’ouvrages qui font tous l’objet d’un don définitif à la
bibliothèque de l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse.
La présente convention détermine les conditions de ce don :
Article 2 : Inventaire.
Le nombre et les titres de périodiques reçus en échange de la Revue de Médecine Vétérinaire
sont définis par l’association responsable de son édition. Un inventaire informatisé des
périodiques et des ouvrages légués par l’association est assuré par la Bibliothèque de l’Ecole
Nationale Vétérinaire de Toulouse.