Guía Excel 2010

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INTRODUCCIN A MS EXCEL 2010 (I)
Conocer la nueva interfaz de Microsoft Excel 2010 Conocer el manejo de los libros y sus hojas Conocer los tipos de datos manejados por el Microsoft Excel, as como los pasos para el in reso de los mismos !dentificar los tipos de errores
1. INTRODUCCIN
Excel es un pro rama del tipo "oja de C#lculo $ue permite realizar operaciones con n%meros or anizados en una cuadrcula& Es %til para realizar desde simples sumas hasta c#lculos de pr'stamos hipotecarios
2. ENTORNO
(os elementos bsicos de Excel 2010 , son) la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos& *eremos c+mo se llaman, d+nde est#n y para $u' sirven& ,ambi'n c+mo obtener ayuda& *amos a ver las dos formas b#sicas de iniciar Excel 2010
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a- .esde el bot+n Inicio situado, normalmente, en la es$uina inferior iz$uierda de la pantalla& Coloca el cursor y haz clic sobre el bot+n Inicio se desplie a un men%/ al colocar el cursor sobre Todos los $ro!r"m"s% aparece otra lista con los pro ramas $ue hay instalados en tu ordenador/ coloca el puntero del rat+n sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar# el pro rama&
b- Desde el icono de Excel del
escritorio&
0ara cerr"r Excel 2010, puedes utilizar cual$uiera de las si uientes operaciones) a- "acer clic en el bot+n cerrar , este bot+n se encuentra situado en
la parte superior derecha de la ventana de Excel& b- ,ambi'n puedes pulsar la combinaci+n de teclas 1(,234, con esta combinaci+n de teclas cerrar#s la ventana $ue ten as activa en ese momento& c- "acer clic sobre el men% 1rchivo y ele ir la opci+n 5alir&
&. '( (NT(''( INICI('
1l iniciar Excel aparece una $"nt"ll" inici"l como 'sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos& (a pantalla $ue se muestra a continuaci+n puede no coincidir exactamente con la $ue ves en tu ordenador, ya $ue cada usuario puede decidir $u' elementos $uiere $ue se vean en cada momento, esto se llama personalizaci+n&
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). '( *IC+( (RC+I,O
"aciendo clic en la pesta6a 1rchivo $ue se encuentra en la parte superior iz$uierda de la pantalla podr#s desple ar un men% desde donde podr#s ver las acciones $ue puedes realizar sobre el documento, incluyendo 7uardar, !mprimir o crear uno 8uevo& 1 este men% tambi'n puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones& Contiene dos tipos b#sicos de elementos) 1& (os $ue muestran un panel justo a la derecha con m#s opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel& Como !nformaci+n o !mprimir& 1l situar el cursor sobre las opciones de este tipo observar#s $ue tienen un efecto verde oscuro& El color permanecer# al hacer clic para $ue sepas $u' panel est# activo&
2& (os $ue abren un cuadro de di#lo o& Como 1brir, o 7uardar como& 1l situar el cursor sobre las opciones de este tipo observar#s $ue tienen un efecto verde claro& El color s+lo permanece mientras el cursor est# encima, ya $ue al hacer clic, el propio cuadro de di#lo o abierto muestra el nombre de la acci+n en su barra de ttulo& 0ara cerrar la ficha 1rchivo y volver al documento pulsamos E5C o hacemos clic en otra pesta6a&
-. '(. /(RR(.
o (a barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el $ue se est# trabajando en ese momento& Cuando creamos un libro nuevo se le asi na el nombre provisional Libro1, hasta $ue lo uardemos y le demos el nombre $ue $ueramos& En el extremo de la derecha est#n los botones para minimi0"r % m"ximi0"r 1 cerr"r .
o (a barra de acceso r#pido
(a barra de acceso r#pido contiene las operaciones m#s habituales de Excel como 23"rd"r , Des4"cer o Re4"cer &
Esta barra puede personalizarse para a6adir todos los botones $ue $uieras& 0ara ello haz clic en una opci+n y aparecer# marcada& .e i ual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminar# de la barra&
5.
'( CINT( DE O CIONE.
(a cinta de opciones es uno de los elementos m#s importantes de Excel, ya $ue contiene todas las opciones del pro rama or anizadas en pesta6as& 1l pulsar sobre una pesta6a, accedemos a la ficha& (as fichas principales son !nicio, !nsertar, .ise6o de p# ina, 3+rmulas, .atos, 9evisar y *ista& En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles& 0ero adem#s, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual) las fichas de herramientas& 0or ejemplo, mientras ten amos seleccionado un r#fico, dispondremos de la ficha "erramientas de r#ficos, $ue nos ofrecer# botones especializados para realizar modificaciones en los r#ficos& 0ulsando la tecla 1(, entraremos en el modo de acceso por teclado& .e esta forma aparecer#n pe$ue6os recuadros junto a las pesta6as y opciones indicando la tecla :o conjunto de teclas- $ue deber#s pulsar para acceder a esa opci+n sin la necesidad del rat+n&
(as opciones no disponibles en el momento actual se muestran con n%meros semitransparentes& 0ara salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla 1(,&
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5i haces doble clic sobre cual$uiera de las pesta6as, la barra se ocultar#, para disponer de m#s espacio de trabajo& (as opciones volver#n a mostrarse en el momento en el $ue vuelvas a hacer clic en cual$uier pesta6a& ,ambi'n puedes mostrar u ocultar las cintas desde el bot+n con forma de flecha, $ue encontrar#s en la zona derecha superior
6. OTRO. CONTRO'E.
&
'" b"rr" de f7rm3l"s
8os muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados& Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar# li eramente, pero esto lo estudiaremos m#s adelante& '" b"rr" de eti83et"s
0ermite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo& '"s b"rr"s de des$l"0"miento
0ermiten movernos a lo lar o y ancho de la hoja de forma r#pida y sencilla, simplemente hay $ue desplazar la barra arrastr#ndola con el rat+n, o hacer clic en los tri#n ulos& '" b"rr" de est"do
!ndica en $u' estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el
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marcador o pulsando los botones 2 y ;& ,ambi'n dispone de tres botones para cambiar r#pidamente de vista :forma en $ue se visualiza el libro-&
9. '( (:UD(
,enemos varios m'todos para obtener 1yuda con Excel& o <n m'todo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interro ante) o =tro m'todo consiste en utilizar la tecla 31 del teclado& 1parecer# la ventana de ayuda desde la cual tendremos $ue buscar la ayuda necesaria&
#. DE. '(;(R.E .O/RE '( +O<(
,an solo una pe$ue6a parte de la hoja es visible en la ventana de documento& 8uestra hoja, la mayora de las veces, ocupar# mayor n%mero de celdas $ue las visibles en el #rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento r#pidamente& Cuando no est# abierto nin %n men%, las teclas activas para poder desplazarse a trav's de la hoja son) MO,IMIENTO Celda 1bajo Celda 1rriba Celda .erecha Celda !z$uierda 0antalla 1bajo 0antalla 1rriba Celda 11 0rimera celda de la columna activa Bltima celda de la columna activa 0rimera celda de la fila activa
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TEC'(DO 3(EC"1 1>1?= 3(EC"1 199!>1 3(EC"1 .E9EC"1 3(EC"1 !@A<!E9.1 1*017 9E017 C,9(2!8!C!= 3!8 3(EC"1 199!>1 3!8 3(EC"1 1>1?= 3!8 3(EC"1 !@A<!E9.1 o !8!C!=
Bltima celda de la fila activa
3!8 3(EC"1 .E9EC"1
=tra forma r#pida de moverse por la hoja cuando se conoce con se uridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la iz$uierda de la barra de f+rmulas)
0or ejemplo, para ir a la celda .31C deber#s escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla !8,9=& 1un$ue siempre puedes utilizar el rat+n, movi'ndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la $ue $uieres ir, y hacer clic sobre 'sta&
10. MO,IMIENTO ENTRE 'I/RO.
.entro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de c#lculo& 0or defecto aparecen D hojas de c#lculo aun$ue el n%mero podra cambiarse& En este apartado trataremos los distintos m'todos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo& Empezaremos por utilizar la barra de eti$uetas&
=bservar#s como en nuestro caso tenemos D hojas de c#lculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la $ue estamos situados para trabajar, la "oja1& "aciendo clic sobre cual$uier pesta6a cambiar# de hoja, es decir, si haces clic sobre la pesta6a "ojaD pasar#s a trabajar con dicha hoja& 5i el n%mero de hojas no caben en la barra de eti$uetas, tendremos $ue hacer uso de los botones de la iz$uierda de dicha barra para visualizarlas)
; ; ; ;
0ara visualizar a partir de la "oja1& 0ara visualizar la hoja anterior a las $ue estamos visualizando& 0ara visualizar la hoja si uiente a las $ue estamos visualizando& 0ara visualizar las %ltimas hojas&
<na vez visualizada la hoja a la $ue $ueremos acceder, bastar# con hacer clic sobre la eti$ueta de 'sta& 5i todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendr#n nin %n efecto& ,ambi'n se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser) MO,IMIENTO "oja 5i uiente "oja 1nterior
11. D(TO. EN CE'D(.
TEC'(DO C,9(21*017 C,9(29E017
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introd3cir textos% n=meros o f7rm3l"s& En todos los casos, los pasos a se uir ser#n los si uientes) ; 5ituar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos $ue desees introducir& ; 1parecer#n en dos lu ares) en la celda activa y en la /"rr" de *7rm3l"s, como puedes observar en el dibujo si uiente)
0ara introducir el valor en la celda puedes utilizar cual$uiera de los tres m'todos $ue te explicamos a continuaci+n)
; INTRO) 5e valida el valor introducido en la celda y adem#s la celda activa pasa a ser la $ue se encuentra justo por debajo& ; TEC'(. DE MO,IMIENTO) 5e valida el valor introducido en la celda y adem#s la celda activa cambiar# dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos 3(EC"1 .E9EC"1 ser# la celda conti ua hacia la derecha& ; CU(DRO DE (CE T(CIN ) Es el bot+n pero la celda activa se uir# siendo la misma& 5i antes de introducir la informaci+n cambias de opini+n y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, s+lo hay $ue pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el bot+n C"ncel"r $ue tena& 5i hemos introducido mal una f+rmula posiblemente nos aparezca un recuadro d#ndonos informaci+n sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo $ue nos dice y aceptar la correcci+n o no& =tras veces la f+rmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer# al o raro en la celda, comprobar la f+rmula en la barra de f+rmulas para encontrar el error& En ocasiones, es posible $ue nos interese introd3cir >"ri"s l?ne"s dentro de 3n" mism" celd" , pero al pulsar !8,9= para realizar el salto de lnea lo $ue ocurre es $ue se valida el valor y pasamos a la celda inferior& 0ara $ue esto no ocurra deberemos pulsar 1(,2!8,9=& de la b"rr" de f7rm3l"s& 1s no se introducen los datos y la celda se uir# con el valor de la barra de f+rmulas,
al hacer clic sobre 'l se valida el valor para introducirlo en la celda
5e puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo $ue se est' escribiendo o m#s tarde, despu's de la introducci+n al presionar 32& 5i a%n no se ha validado la introducci+n de datos y se comete al %n error, se puede modificar utilizando la tecla 9etroceso del teclado para borrar el car#cter situado a la iz$uierda del cursor, haciendo retroceder 'ste una posici+n& 8o se puede utilizar la tecla 3(EC"1 !@A<!E9.1 por$ue e$uivale a validar la entrada de datos&
5i ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, 5eleccionaremos la celda adecuada, despu's activaremos la >arra de 3+rmulas pulsando la tecla 32 o iremos directamente a la barra de f+rmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar& (a /"rr" de Est"do cambiar# de 'isto a Modific"r& En la /"rr" de *7rm3l"s aparecer# el punto de inserci+n o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informaci+n& .espu's de teclear la modificaci+n pulsaremos !8,9= o haremos clic sobre el bot+n Introd3cir &
5i despu's de haber modificado la informaci+n se cambia de opini+n y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, s+lo hay $ue pulsar la tecla E5C del teclado o hacer clic sobre el bot+n C"ncel"r informaci+n $ue ya tena& 5i se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre 'sta&
12. TI O. DE D(TO.
de
la barra de f+rmulas& 1s no se introducen los datos y la celda muestra la
En una "oja de c#lculo, los distintos ,!0=5 .E .1,=5 $ue podemos introducir son) ; ,('ORE. CON.T(NTE. , es decir, un dato $ue se introduce directamente en una celda& 0uede ser un n%mero, una fecha u hora, o un texto& 5i deseas una explicaci+n m#s detallada sobre los valores constantes visita nuestro b#sico sobre los tipos de datos& ; *RMU'(. , es decir, una secuencia formada por) valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores& Es una t'cnica b#sica para el an#lisis de datos& 5e pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de c#lculo como 2, ;, E, F, 5en, Cos, etc& En una f+rmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones& (a f+rmula se escribe en la barra de f+rmulas y debe empezar siempre por el si no @&
1&. ERRORE. EN D(TO.
Cuando introducimos una f+rmula en una celda puede ocurrir $ue se produzca un error& .ependiendo del tipo de error puede $ue Excel nos avise o no& El cuadro nos da una posible propuesta $ue podemos aceptar haciendo clic sobre el bot+n 5 o rechazar utilizando el bot+n 8o& .ependiendo del error, mostrar# un mensaje u otro& ,ambi'n podemos detectar un error sin $ue nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la es$uina superior iz$uierda tal como esto) & 1l hacer clic sobre el smbolo aparecer# un cuadro como $ue nos permitir# saber m#s sobre el error&
.ependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar# un cuadro u otro con opciones para dar soluci+n al error, si no sabemos $u' hacer, disponemos de la opci+n 1yuda sobre este error& 5i lo $ue $ueremos es comprobar la f+rmula para saber si hay $ue modificarla o no, podramos utilizar la opci+n Modificar en la barra de f+rmulas& 5i la f+rmula es correcta, se utilizar# la opci+n =mitir error para $ue desaparezca el smbolo de la es$uina de la celda&
1& Encienda la computadora) C0< y monitor, si existe al %n desperfecto o faltante en el e$uipo comunicarlo inmediatamente& 2& 1l aparecer la solicitud de contrase6a ele ir el lo in alumno y di itar como clave alumno& D& 9ealice las actividades de la pr#ctica indicadas por el docente 4& 1l concluir la pr#ctica, avise a su profesor y lue o sal a del GindoHs realizando los pasos recomendados& 3inalmente apa ue su e$uipo :C0< y pantalla-
1& ICu#ntas filas y columnas tiene una hoja de ExcelJ 2& IC+mo se seleccionan varias columnasJ D& IC+mo se selecciona una hojaJ
4& IC+mo se enera una listaJ
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INTRODUCCIN A MS EXCEL 2010 (II)
Manejo de (ibros de trabajo) crear, uardar, abrir Conocer los pasos para la selecci+n de celdas, filas y columnas Conocer sobre la inserci+n, modificaci+n y eliminaci+n de celdas, filas y columnas Copiar y pe ar datos de celdas
1. 2U(RD(R UN DOCUMENTO Existen dos formas de uardar un libro de trabajo) o 23"rd"r como& Cuando se uarda un archivo por primera vez, o se uarda una copia de uno existente& o 23"rd"r& Cuando uardamos los cambios $ue haya podido sufrir un archivo, sobrescribi'ndolo& "r" "lm"cen"r el "rc4i>o "si!nndole 3n nombreA "az clic el men% (rc4i>o y eli e la opci+n 23"rd"r como... 1parecer# el cuadro de di#lo o 23"rd"r como
5i el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer# en el recuadro 8ombre de archivo su anti uo nombre, si pulsas el bot+n 7uardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando& 0or el contrario si $uieres crear otro nuevo documento con las modificaciones $ue has realizado, sin cambiar el documento ori inal tendr#s $ue se uir estos pasos) ; 5elecciona la carpeta d+nde vas a rabar tu trabajo& 0ara ello
deber#s utilizar el explorador $ue se incluye en la ventana& ; En el recuadro 8ombre de archivo, escribe el nombre $ue $uieres ponerle a tu archivo& ; K por %ltimo haz clic sobre el bot+n 7uardar& "r" !3"rd"r los c"mbios re"li0"dos sobre 3n "rc4i>oA 5elecciona la opci+n 23"rd"r del men% (rc4i>o& = bien, haz clic sobre el bot+n 23"rd"r combinaci+n de teclas C,9( 2 7& 5i tratamos de uardar un archivo $ue a%n no ha sido uardado nunca, de la
/"rr" de (cceso R$ido& ,ambi'n puedes utilizar la
aparecer# el cuadro de di#lo o 23"rd"r como... $ue nos permitir# darle nombre y ele ir la ruta donde lo vamos a uardar& <na vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr# salir de 'l para no estar utilizando memoria in%tilmente& (a operaci+n de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento& 5e puede cerrar un documento de varias formas&
1&
<na de ellas consiste en utilizar el men% (rc4i>o
5elecciona el men% (rc4i>o y eli e la opci+n Cerr"r& En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificaci+n no almacenada, Excel nos avisar# de ello mostr#ndonos un cuadro de di#lo o $ue nos dar# a esco er entre tres opciones) ; C"ncel"r) El archivo no se cierra& ; 23"rd"r) 5e uardan los cambios y lue o se cierra el archivo& 5i a%n no se haba uardado aparecer# el cuadro 23"rd"r como para asi narle un nombre y ubicaci+n& ; No !3"rd"r) 5e cierra el archivo sin uardar los cambios realizados desde la %ltima vez $ue uardamos& >& =tra forma consiste en utilizar el bot7n Cerr"r de la barra de
men%, $ue est# justo debajo del bot+n $ue cierra Excel& 5i lo $ue cierras es la aplicaci+n, ya sea desde el men% el bot+n Cerr"r o desde
, se cerrar#n todos los libros $ue ten as abiertos,
en caso de $ue est's trabajando con m#s de uno& El funcionamiento ser# el mismo, si al %n libro no ha uardado los cambios se mostrar# el mismo cuadro de di#lo o para pre untarnos si $ueremos uardarlos 2. CRE(R 'I/RO. Cuando entramos en Excel autom#ticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supon amos $ue ya estamos trabajando con un documento y $ueremos crear otro libro nuevo& Lsta operaci+n se denomina N3e>o& 0ara empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deber#s se uir los si uientes pasos) ; 5elecciona el men% (rc4i>o y eli e la opci+n N3e>o&
= bien utilizar la combinaci+n de teclas C,9(2<&
5e mostrar#, a la derecha del men%, un conjunto de opciones, lo habitual ser# seleccionar (ibro en blanco en la lista de opciones y a continuaci+n hacer clic en Crear, en el panel situado m#s a la derecha& &. (/RIR UN 'I/RO DE TR(/(<O 5i $ueremos recuperar al %n libro de trabajo ya uardado, la operaci+n se denomina 1brir& 0ara abrir un archivo ya existente selecciona la opci+n 1brir del men% 1rchivo& Explora tus carpetas hasta encontrar el libro $ue te interesa, selecci+nalo con un clic y despu's pulsa el bot+n (brir& 5i en la carpeta donde se encuentra el archivo $ue buscas hay muchos otros archivos, puedes optar por escribir el 8ombre de archivo en el recuadro& 1 medida $ue vayas escribiendo, se mostrar# un pe$ue6o listado de los archivos $ue coincidan con los caracteres introducidos& 5implemente haz clic sobre 'l& ). .E'ECCION( CE'D(. 1ntes de realizar cual$uier modificaci+n a una celda o a un ran o de celdas con Excel 2010, tendremos $ue seleccionar a$uellas celdas sobre las $ue $ueremos $ue se realice la operaci+n& 1 la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del rat+n para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operaci+n& (a forma del puntero del rat+n a la hora de
seleccionar celdas consiste en una cruz ruesa blanca, tal como se ve a
continuaci+n) ; ;
&
5elecci+n de una celda) 5+lo tienes $ue hacer clic sobre ella& 5elecci+n de un ran o de celdas)
0ara seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el bot+n iz$uierdo del rat+n en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el bot+n del rat+n mientras se arrastra hasta la %ltima celda a seleccionar, despu's soltarlo& ,ambi'n puedes indicar un ran o a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda M a la celda K& "az clic sobre una celda, mant'n pulsada la tecla >lo$ May%s :5hift- y lue o pulsa la otra& ; 5elecci+n de una columna) "acer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar& ; 5elecci+n de una fila) "acer clic en el identificativo iz$uierdo de la fila&
5elecci+n de una 4oB" enter")
"acer clic sobre el bot+n superior iz$uierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna 1 y el de la fila 1 o pulsar la combinaci+n de teclas Ctrl 2 E& Muchas veces puede $ue se nos olvide seleccionar al una celda o $ue $ueramos seleccion"r celd"s NO conti!3"s, para ello se ha de realizar la nueva selecci+n m"nteniendo $3ls"d" la tecla C,9(&
Este tipo de selecci+n se puede aplicar con celdas, columnas o filas& 0or ejemplo podemos seleccionar una fila y a6adir una nueva fila a la selecci+n haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla C,9(& -. CO I(R : E2(R (a operaci+n de copiar duplica una celda o ran o de celdas a otra posici+n& Cuando utilizamos el portapapeles entran en jue o 2 operaciones Copiar y 0e ar& (a operaci+n de Copiar duplicar# las celdas seleccionadas al portapapeles de GindoHs y 0e ar copia la informaci+n del portapapeles a donde nos encontramos situados& 0ara copiar unas celdas a otra posici+n, tenemos $ue hacerlo en dos tiempos) ; En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar) 5elecciona las celdas a copiar y pulsa C,9( 2 C& ,ambi'n selecci+nalas y haz clic en el bot+n Copiar de la barra !nicio& =bservar#s como aparece una lnea punteada $ue la informaci+n $ue se ha copiado en el portapapeles& 1dem#s, en la versi+n Excel 2010 se ha incluido una pe$ue6a flecha $ue permite seleccionar la forma en $ue $ueremos copiar los datos& 5i ele imos Copiar como ima en, aparecer# un pe$ue6o cuadro $ue nos permite convertir los datos seleccionados en una %nica ima en& ; En un se undo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja) 5it%ate sobre la celda donde $uieras insertar los datos copiados en el portapapeles& K haz clic en la opci+n 0e ar de la barra !nicio, o bien pulsa la combinaci+n de teclas C,9( 2 *& Excel 2010 extiende el #rea de pe ado para ajustarlo al tama6o y la forma del #rea copiada& (a celda seleccionada ser# la es$uina superior iz$uierda
del #rea pe ada& En caso de $ue lo $ue $uieras sea sustituir el contenido de unas celdas por la informaci+n copiada, selecci+nalas antes de pe ar la informaci+n y se sobrescribir#n& 0ara $uitar la lnea de marca alrededor del #rea copiada, pulsar la tecla E5C del teclado& Mientras ten as la lnea de marca puedes volver a pe ar el ran o en otras celdas sin necesidad de volver a copiar& 5. ORT( ( E'E. Con el 0ortapapeles podremos pe ar hasta 24 objetos almacenados en 'l con sucesivas copias& 0uedes acceder al 0ortapapeles haciendo clic en la pe$ue6a flecha $ue aparece en la parte superior derecha de la secci+n 0ortapapeles de la pesta6a !nicio& En nuestro caso puedes observar $ue hay 4 elementos, aun$ue indica $ue hay 1N de 24 objetos en el portapapeles& 0ara pe ar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pe ar& 0ara pe ar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el bot+n& K si lo $ue $ueremos es vaciar el 0ortapapeles, hacer clic sobre el bot+n& 5i no nos interesa ver la >arra del 0ortapapeles, hacer clic sobre su bot+n cerrar del panel o volver a pulsar el bot+n con el $ue lo mostramos&
1& Encienda la computadora) C0< y monitor, si existe al %n desperfecto o faltante en el e$uipo comunicarlo inmediatamente& 2& 1l aparecer la solicitud de contrase6a ele ir el lo in alumno y di itar como clave alumno& D& 9ealice las actividades de la pr#ctica indicadas por el docente& 4& 1l concluir la pr#ctica, avise a su profesor y lue o sal a del GindoHs realizando los pasos recomendados& 3inalmente apa ue su e$uipo :C0< y pantalla-
1& IC+mo se seleccionan varias columnasJ 2& IC+mo se elimina una filaJ D& IC+mo se inserta una nueva hojaJ 4& IC+mo se modifica el ancho de una columnaJ C& IC+mo se oculta una filaJ O& IC+mo se asi nan un nombre a un ran o de celdasJ P& IAu' pasos se necesitan para eliminar el formato de un ran o de celdasJ
Microsoft Excel 2010 !in" 2&0
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FORMATO
DE
LIBROS
Conocer los pasos para modificar la presentaci+n de los datos en un libro de Excel&
1. *ORM(TO. DE *UENTE Excel nos permite c"mbi"r l" "$"rienci" de los d"tos de una hoja de c#lculo cambiando la fuente, el tama6o, estilo y color de los datos de una celda& 0ara cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de c#lculo, podemos utilizar los cuadros de di#lo o o la banda de opciones, previamente debes seleccionar el ran o de celdas al cual se $uiere modificar el aspecto) En la pesta6a Inicio haz clic en la flecha $ue se encuentra al pie de la secci+n *3ente& 5e abrir# el cuadro de di#lo o *orm"to de celd"s, y m#s concretamente la pesta6a *3ente. <na vez ele idos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el bot+n (ce$t"r&
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro ,ist" $re>i" un modelo de c+mo $uedar# nuestra selecci+n en la celda& Esto es muy %til a la hora de ele ir el formato $ue m#s se adapte a lo $ue $ueremos& 1 continuaci+n pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha *3ente& ; *3enteA 5on los tipos de letra disponibles& "ay $ue ele ir una de la lista& 5i ele imos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica $ue la fuente ele ida es ,rue ,ype, es decir, $ue se usar# la misma fuente en la pantalla $ue la impresora, y $ue adem#s es una fuente escalable :podemos escribir un tama6o de fuente aun$ue no aparezca en la lista de tama6os disponibles-& ; EstiloA 5e ele ir# de la lista un estilo de escritura& 8o todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente& (os estilos posibles son) 8ormal, Cursiva, Ne!rit", Negrita Cursiva& ; T"m"CoA .ependiendo del tipo de fuente ele ido, se ele ir# un tama6o u otro& 5e puede ele ir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro& ; .3br"1"doA =bserva como la opci+n activa es Nin!3no, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir# una lista desple able donde tendr#s $ue ele ir un tipo de subrayado& ; ColorA 0or defecto el color activo es (3tomtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr#s ele ir un color para la letra&
; EfectosA ,enemos disponibles tres efectos distintos) T"c4"do, .3$er?ndice y .3b?ndice& 0ara activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificaci+n $ue se encuentra a la iz$uierda& ; *3ente norm"lA 5i esta opci+n se activa, se devuelven todas las opciones de fuente $ue Excel 2010 tiene por defecto& En la Cint" de o$ciones disponemos de unos botones $ue nos permiten modificar al unas de las opciones vistas anteriormente y de forma m#s r#pida& 5i seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicar#n a 'l, y si no se aplicar#n al nuevo texto $ue escribas& 0uedes encontrar los botones para) ; Ele ir el ti$o de f3ente y el t"m"Co del texto& 0ara cambiar el tama6o tambi'n puedes utilizar los botones respectivamente& ; Cambiar los estilos) ; 1ctiva o desactiva la Ne!rit"& 1nteriormente se representaba con una /& ; 1ctiva o desactiva la C3rsi>"& 1nteriormente se representaba con una I& ; 1ctiva o desactiva el .3br"1"do simple& & ,
$ue aumentan o disminuyen el tama6o un nivel por cada clic,
0uedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto& ; Colore"r l" celd" :bote de pintura- o el texto :(-& respectivamente& 1l hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrir# la paleta de colores para esco er uno&
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2. *ORM(TO DE CE'D(. 5e puede asi nar form"to " l"s entr"d"s de l"s celd"s " fin de $ue los datos 83eden "line"dos 3 orient"dos de una forma determinada& 0ara cambiar la alineaci+n de los datos de nuestra hoja de c#lculo, se uir los si uientes pasos) 5eleccionar el ran o de celdas al cual $ueremos modificar la alineaci+n& "az clic en la flecha $ue se encuentra al pie de la secci+n (line"ci7n&
1parecer# la ficha de la ima en&
Ele ir las opciones deseadas y pulsar el bot+n (ce$t"r&

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(as opciones de la ficha son) (line"ci7n del texto +ori0ont"l 1linea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas& 1l hacer clic sobre la flecha de la derecha podr#s ele ir entre una de las si uientes opciones)
; 2ENER(') Es la opci+n de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los n%meros a la derecha y los textos a la iz$uierda& ; I;DUIERD( E."n!r?"F) 1linea el contenido de las celdas
seleccionadas a la iz$uierda de 'stas independientemente del tipo de dato& =bserva como a la derecha aparece un recuadro ."n!r?"A $ue por defecto est# a 0, pero cada vez $ue se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un car#cter m#s a la derecha, para $ue el contenido de la celda no est' pe ado al borde iz$uierdo de la celda& ; CENTR(R ) Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de 'stas& ; DEREC+( E."n!r?"F) 1linea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de 'stas, independientemente del tipo de dato& =bserva como a la derecha aparece un recuadro de ."n!r?"A $ue por defecto est# a 0, pero cada vez $ue se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un car#cter m#s a la iz$uierda, para $ue el contenido de la celda no est' pe ado al borde derecho de la celda&
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; RE''EN(R ) Esta opci+n no es realmente una alineaci+n sino $ue $ue repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda& Es decir, si en una celda tenemos escrito G y ele imos la opci+n Rellen"r, en la celda aparecer# EEEEEEEEEEEE hasta completar la anchura de la celda& ; <U.TI*IC(R ) Con esta opci+n el contenido de las celdas
seleccionadas se alinear# tanto por la derecha como por la iz$uierda& ; CENTR(R EN '( .E'ECCIN) Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la si uiente celda en la selecci+n $ue contiene datos& ; DI.TRI/UIDO E."n!r?"F) El contenido se alinea a iz$uierda y derecha, y adem#s trata de ocupar todo el espacio de la lnea vertical, separando las palabras tanto como sea necesario& (line"ci7n del texto ,ertic"l 1linea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas& Esta opci+n s+lo tendr# sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tama6o inicial& 1l hacer clic sobre la flecha de la derecha podr#s ele ir entre una de las si uientes opciones) ; .U ERIOR) 1linea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de 'stas& ; CENTR(R ) Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas& ; IN*ERIOR) 1linea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de 'stas&
; <U.TI*IC(R ) 1linea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior& ; DI.TRI/UIDO) .istribuye el texto en la celda, de forma $ue no se solape con las colindantes& 5i es necesario ampla el tama6o de la celda& Otr"s O$ciones ; Orient"ci7nA 0ermite cambiar el #n ulo del contenido de las celdas para $ue se muestre en horizontal :opci+n por defecto-, de arriba a abajo o en cual$uier #n ulo desde Q0R en sentido opuesto a las a ujas de un reloj a Q0R en sentido de las a ujas de un reloj& Excel 2010 ajusta autom#ticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientaci+n vertical, a no ser $ue se fije explcitamente la altura de 'sta& ; (B3st"r textoA 0or defecto si introducimos un texto en una celda y 'ste no cabe, utiliza las celdas conti uas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opci+n el contenido de la celda se tendr# $ue visualizar exclusivamente en 'sta, para ello incrementar# la altura de la fila y el contenido se visualizar# en varias filas dentro de la celda& ; Red3cir 4"st" "B3st"rA 5i activamos esta opci+n, el tama6o de la fuente de la celda se reducir# hasta $ue su contenido pueda mostrarse en la celda& ; Combin"r celd"sA 1l activar esta opci+n, las celdas seleccionadas se unir#n en una sola& ; Direcci7n del textoA 0ermite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda& 5e utiliza para len uajes $ue tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo #rabe, hebreo, etc&
En la Cint" de o$ciones disponemos de unos botones $ue nos permitir#n modificar al unas de las opciones vistas anteriormente de forma m#s r#pida, como) (os botones de alineaci+n vertical :superior, medio e inferior-& 5i nos situamos en una celda con texto se marcar# la $ue est' siendo utilizada& (os botones de alineaci+n horizontal :iz$uierda, centrado y derecha-& (a opci+n para ajustar el texto en la celda $ue ampla la celda si el texto no cabe& El bot+n Combin"r 1 centr"r 3nir tod"s l"s celd"s seleccion"d"s para $ue formen una sola celda y a continuaci+n nos centrar# los datos& 0ulsando en la pe$ue6a flecha de la derecha se puede acceder a otras opciones de combinaci+n& &. *ORM(TO DE /ORDE. : .OM/RE(DO Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas&
0ara cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de c#lculo a6adiendo bordes, se uir los si uientes pasos) o 5eleccionar el ran o de celdas al cual $ueremos modificar el aspecto& o 5eleccionar la pesta6a !nicio& o "acer clic sobre la flecha $ue se encuentra bajo la secci+n 3uente& o En el cuadro de di#lo o $ue se abrir# hacer clic sobre la pesta6a >ordes& o 1parecer# el cuadro de di#lo o de la derecha& o Ele ir las opciones deseadas del recuadro& o <na vez ele idos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el bot+n 1ceptar& 1l ele ir cual$uier opci+n, aparecer# en el recuadro >orde un modelo de c+mo $uedar# nuestra selecci+n en la celda& 1 continuaci+n pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro& ; reest"blecidosA 5e ele ir# una de estas opciones)
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; ;
Nin!3noA 0ara $uitar cual$uier borde de las celdas seleccionadas& ContornoA 0ara crear un borde %nicamente alrededor de las celdas seleccionadas&
InteriorA 0ara crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selecci+n&
/orde Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve nin uno de los botones preestablecidos& .ependiendo del borde a poner o $uitar :superior, inferior, iz$uierdo,&&&- hacer clic sobre los botones correspondientes, primero habr# $ue ele ir Estilo y Color y a continuaci+n hacer clic sobre el borde a colocar& ; EstiloA 5e ele ir# de la lista un estilo de lnea& ; ColorA 0or defecto el color activo es 1utom#tico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr# ele ir un color para los bordes& En la Cinta de opciones disponemos de un bot+n $ue nos permitir# modificar los bordes de forma m#s r#pida) 5i se hace clic sobre el bot+n se dibujar# un borde tal como viene representado en 'ste& En caso de $uerer otro tipo de borde, ele irlo desde la flecha derecha del bot+n& 0ara abrir la ventana con las opciones $ue hemos visto, ele ir M#s bordes&
Rellenos Excel nos permite tambi'n sombrear las celdas de una hoja de c#lculo para remarcarlas de las dem#s& 0ara ello, se uir los si uientes pasos)
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5eleccionar el ran o de celdas al cual $ueremos modificar el aspecto& o 5eleccionar la pesta6a !nicio& o "acer clic sobre la flecha $ue se encuentra bajo la secci+n 3uente& o "acer clic sobre la pesta6a 9elleno& o 1parecer# la ficha de la derecha& o Ele ir las opciones deseadas del recuadro& o <na vez ele idos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el bot+n 1ceptar& 1l ele ir cual$uier opci+n, aparecer# en el recuadro Muestra un modelo de c+mo $uedar# nuestra selecci+n en la celda& 1 continuaci+n pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro& ; Color de fondo) 5e ele ir# de la lista un color de fondo o se pulsar# el bot+n 5in Color& ; Color de trama) 5e ele ir# de la lista desple able un estilo de trama, as como el color de la trama&
En la Cinta de opciones disponemos de un bot+n $ue nos permitir# modificar el relleno de forma m#s r#pida) 5i se hace clic sobre el bot+n se sombrear# la celda del color indicado en 'ste, en nuestro caso, en amarillo& En caso de $uerer otro color de sombreado, ele irlo desde la flecha derecha del bot+n& 1$u no podr#s a6adir trama a la celda, para ello tendr#s $ue utilizar el cuadro de di#lo o 3ormato de celdas& ). E.TI'O. REDE*INIDO. 5i no $uieres perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la mejor opci+n son los estilos predefinidos& En la ficha Inicio, dentro de la secci+n Estilos encontrar#s los botones D"r form"to como t"bl" y Estilos de celda& ; .i >"s " d"r form"to " l"s celd"s , deber#s seleccionarlas y pulsar el bot+n Estilos de celd"& *er#s muchas opciones entre las $ue ele ir& 1l hacer clic sobre una de ellas, el estilo se aplicar# autom#ticamente& <no de los estilos predefinidos es Norm"l, de forma $ue si $uieres $ue una celda formateada, ya sea con un estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato normal, s+lo tendr#s $ue ele ir esta opci+n& ; 5i vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla, selecci+nalas y pulsa D"r form"to como t"bl"& (a forma de proceder es similar a la anterior, la %nica diferencia es $ue aparecer# un pe$ue6o cuadro de di#lo o para $ue selecciones las celdas $ue $uieres $ue formen parte de la nueva tabla y elijas si 'sta contendr# encabezados& <na vez finalices el formateo, lo $ue habr#s creado ser# una tabla, por lo $ue aparecer# la pesta6a +err"mient"s de t"bl"&
-. CO I(R *ORM(TO 5i $ueremos $ue una celda ten a el mismo formato $ue otra, lo m#s r#pido muchas veces es copiar el formato& (a forma de hacerlo es) o 0rimero, seleccionar la celda con el formato $ue $ueremos copiar& o (ue o, en la pesta6a Inicio, seleccionar la herramienta Co$i"r form"to & Est# situada en la cate ora ort"$"$eles, junto a las opciones para copiar, cortar y pe ar& o =bservar#s $ue al pasar el cursor por la hoja de c#lculo, el cursor tiene el si uiente aspecto aplicar el formato& K ya est#& .e esta sencilla forma nos ahorraremos el trabajo de tener $ue volver a establecer todos y cada uno de los par#metros de formato a mano) color, fuente, relleno, bordes, etc& 5. *ORM(TO DE' CONTENIDO DE '(. CE'D(. Excel nos permite modific"r l" >is3"li0"ci7n de los n=meros en l" celd"& 0ara ello, se uir los si uientes pasos) o 5eleccionar el ran o de celdas al cual $ueremos modificar el aspecto de los n%meros& o 5eleccionar la pesta6a Inicio y hacer clic sobre la flecha $ue se encuentra bajo la secci+n 8%mero& 5e abrir# el cuadro de di#lo o *orm"to de celd"s, situado en la pesta6a N=mero& & o 5eleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al $ue $ueremos
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Ele ir la opci+n deseada del recuadro C"te!or?"A "acer clic sobre el bot+n (ce$t"r& 1l ele ir cual$uier opci+n, aparecer# en el recuadro M3estr" un modelo de c+mo $uedar# nuestra selecci+n en la celda& ; 2ener"lA *isualiza en la celda exactamente el valor introducido& Es el formato $ue utiliza Excel por defecto& Este formato admite enteros, decimales, n%meros en forma exponencial si la cifra no entra por completo en la celda& ; N=meroA Contiene una serie de opciones $ue permiten especificar el n%mero de decimales, tambi'n permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los n%meros ne ativos& ; Moned"A Es parecido a la cate ora 8%mero, permite especificar el n%mero de decimales, se puede esco er el smbolo monetario como podra ser S y la forma de visualizar los n%meros ne ativos& ; Cont"bilid"dA .ifiere del formato moneda en $ue alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna&
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; *ec4"A Contiene n%meros $ue representan fechas y horas como valores de fecha& 0uede esco erse entre diferentes formatos de fecha& ; +or"A Contiene n%meros $ue representan valores de horas& 0uede esco erse entre diferentes formatos de hora& ; orcent"BeA *isualiza los n%meros como porcentajes& 5e multiplica el valor de la celda por 100 y se le asi na el smbolo T, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1C2N como 1CT, y con 2 decimales lo mostrara como 1C,2NT& ; *r"cci7nA 0ermite esco er entre nueve formatos de fracci+n& ; Cient?fic"A Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante& 0odemos esco er el n%mero de decimales& ; TextoA (as celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre al %n n%mero en la celda& ; Es$eci"lA Contiene al unos formatos especiales, como puedan ser el c+di o postal, el n%mero de tel'fono, etc& 0ara modificar el formato de una o varias celdas, podemos ele ir entre las distintas formas $ue nos proporciona Excel, estas son las diferentes formas $ue podemos utilizar) Utili0"ndo l" $est"C" Inicio. Ka hemos visto $ue en la pesta6a !nicio, tenemos varios iconos para asi nar de forma r#pida un determinado formato a los n%meros incluidos en las celdas& (os formatos incluidos en la barra son los m#s comunes&
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Utili0"ndo l"s tecl"s de "cceso r$ido ,ambi'n podemos esco er un formato utilizando las teclas de acceso r#pido $ue exponemos en la si uiente tabla) Tecl"s de "cceso r$ido C,9(2M1KB52U C,9(2M1KB52T C,9(2M1KB52V C,9(2M1KB52W C,9(2M1KB52X C,9(2M1KB52Y Efecto 1plicar el formato Moneda con dos decimales :los n%meros ne ativos aparecen en rojo-& 1plicar el formato 0orcentaje sin decimales& 1plicar el decimales& formato num'rico Exponencial con dos
1plicar el formato 3echa con el da, mes y a6o& 1plicar el formato "ora con la hora y minutos e indicar a&m& o p&m& 1plicar el formato 8%mero con dos decimales, separador de miles y si no menos :;- para los valores ne ativos&
Esta forma me permite aplicar tambi'n en un s+lo paso un formato, incluye formatos $ue no tenemos en la barra 3ormato, pero es tal vez m#s complicada de utilizar ya $ue re$uiere $ue memoricemos las combinaciones de teclas& Utili0"ndo el c3"dro de dilo!o *orm"to de celd"s Esta %ltima forma es menos r#pida ya $ue re$uiere de varios pasos :abrir el cuadro de di#lo o, ele ir la pesta6a adecuada y lue o el formato deseado-, pero permite utilizar muchos m#s formatos y sobre todo nos permite ver todo el amplio abanico de formatos $ue nos ofrece Excel, adem#s de permitir $ue definamos nuestro propio formato personalizado& 0ara abrir el cuadro de di#lo o 3ormato de celdas podemos ele ir entre) ; "acer clic en la flecha $ue aparece al pie de la secci+n 8%mero :en la ima en m#s arriba-&
; "acer clic con el bot+n derecho sobre la celda y esco iendo del men% contextual la opci+n 3ormato de celdas& ; 0resionar la combinaci+n de teclas Ctrl 2 1& ; 1l realizar cual$uiera de estas operaciones nos aparece el cuadro de di#lo o como el $ue vemos en la ima en donde podemos esco er entre los diversos formatos num'ricos&
1& Encienda la computadora) C0< y monitor, si existe al %n desperfecto o faltante en el e$uipo comunicarlo inmediatamente& 2& D& 1l aparecer la solicitud de contrase6a ele ir el lo in alumno y di itar como clave alumno& 9ealice las actividades de la pr#ctica indicadas por el docente& realizando los pasos recomendados& 3inalmente apa ue su e$uipo :C0< y pantalla4& 1l concluir la pr#ctica, avise a su profesor y lue o sal a del GindoHs
1& IC+mo se cambia el formato del valor 10 para $ue se muestre con tres decimalesJ 2& IC+mo se aplica un relleno a una celdaJ D& IC+mo se aplica una inclinaci+n al texto de una celdaJ 4& IC+mo se centra un texto entre columnasJ C& IC+mo se aplica un autoformatoJ O& IC+mo se colocan varias lneas en una celdaJ
FORMATO
DE
LIBROS II
28
<tilizar formatos avanzados en sus cuadros de datos como es formato condicional !nsertar im# enes y objetos a sus hojas de c#lculo& Conocer usar saltos de lnea en una celda& Conocer sobre la protecci+n de una hoja y libro&
1.
*ORM(TO CONDICION(' El formato condicional sirve para $ue dependiendo del valor de la celda, Excel apli$ue un formato especial o no sobre esa celda& El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores $ue cumplan una determinada condici+n, para resaltar las celdas se %n el valor contenido en ella&
C+mo aplicar un formato condicional a una celda) ; 5eleccionamos la celda a la $ue vamos a aplicar un formato condicional& ; 1ccedemos al men% 3ormato condicional de la pesta6a !nicio& 1$u tenemos varias opciones, como resaltar al unas celdas dependiendo de su relaci+n con otras, o resaltar a$uellas celdas $ue ten an un valor mayor o menor $ue otro& <tiliza las opciones >arras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas& 8osotros nos fijaremos en la opci+n 8ueva re la $ue permite crear una re la personalizada para aplicar un formato concreto a a$uellas celdas $ue cumplan determinadas condiciones& 8os aparece un cuadro de di#lo o 8ueva re la de formato como el $ue vemos en la ima en&
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En este cuadro seleccionaremos un tipo de re la& 8ormalmente $uerremos $ue se apli$ue el formato %nicamente a las celdas $ue conten an un valor, aun$ue puedes esco er otro diferente& En el marco Editar una descripci+n de re la deberemos indicar las condiciones $ue debe cumplir la celda y de $u' forma se marcar#& .e esta forma si nos basamos en el *alor de la celda podemos esco er entre varias opciones como pueden ser un valor entre un ran o mnimo y m#ximo, un valor mayor $ue, un valor menor $ue y condiciones de ese estilo& (os valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas $ue conten an el valor a comparar& 5i pulsamos sobre el bot+n 3ormato entramos en un cuadro de di#lo o donde podemos esco er el formato con el $ue se mostrar# la celda cuando la condici+n se cumpla& El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc&
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1l pulsar sobre 1ceptar se crear# la re la y cada celda $ue cumpla las condiciones se marcar#& 5i el valor incluido en la celda no cumple nin una de las condiciones, no se le aplicar# nin %n formato especial& 2. IN.ERT(R IMH2ENE. <na vez ten amos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo ilustraciones& Excel permite insertar)
; !m# enes desde archivo, ; !m# enes predise6adas, pertenecientes a una Excel, ; 3ormas, es decir, lneas, rect#n ulos, elipses, etc, para dise6ar nuestros propios dibujos, ; 5mart1rt, varias plantillas para crear or ani ramas, ; Gord1rt, r+tulos disponibles de una personalizar con diversas opciones& 5obre las im# enes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tama6o, variar la intensidad, etc& 0ara ello disponemos de varias barras de herramientas& Insert"r im!enes $rediseC"d"s 0ara insertar una ima en predise6ada del cat#lo o de =ffice o de nuestra propia colecci+n debemos se uir los si uientes pasos)
alera $ue tiene
alera $ue se pueden
; "acer clic sobre el bot+n
de la pesta6a !nsertar& 1parecer#
el panel !m# enes predise6adas a la derecha de la ventana de Excel
; (as ilustraciones de la alera est#n eti$uetadas bajo conceptos& .e forma $ue, por ejemplo, la ima en de la torre Eiffel est# relacionada con los conceptos ar$uitectura, edificios, Europa, 3rancia, 0ars, etc& En el recuadro >uscar) podemos escribir el concepto $ue buscamos& 5i se trata de una de las palabras clave relacionadas a una ima en, se mostrar#& En (os resultados deben ser) podemos especificar $u' tipo de archivos multimedia estamos buscando :im# enes, foto rafas, sonido, etc5i tienes conexi+n a internet y marcas la casilla para !ncluir contenido de =ffice&com, permitir#s $ue se bus$uen m#s recursos en la Heb& Cuando ya ten amos todos los par#metros de la b%s$ueda definidos pulsamos sobre el bot+n >uscar y nos aparecer# una lista con una vista previa con los archivos localizados&
5i no encuentras nada con las palabra clave $ue has introducido, puedes pulsar el bot+n >uscar sin escribir nin %n concepto& .e esa forma se mostrar# la lista completa& 0ara a6adir la ilustraci+n a la hoja de c#lculo, simplemente haremos clic sobre ella& Insert"r Im!enes desde (rc4i>o ,ambi'n podemos insertar im# enes no clasificadas como predise6adas, como pueden ser im# enes foto r#ficas creadas por nosotros o descar adas desde internet& 0ara insertar cual$uier archivo de ima en debemos hacer clic en el bot+n 1parecer# el cuadro de di#lo o !nsertar ima en para esco er la ima en desde el disco duro& El aspecto del cuadro puede variar en funci+n del sistema operativo $ue utilices& <na vez seleccionado el archivo $ue $ueremos importar pulsaremos el bot+n !nsertar y la ima en se copiar# en nuestra hoja de c#lculo& &. M(NI U'(R IMH2ENE. .e forma eneral para manipular cual$uier objeto :ima en, dibujo,
Gord1rt&&&- insertado en nuestra hoja de c#lculo, deberemos se uir los mismos pasos) 0ara mo>er 3n obBeto tenemos $ue seleccionarlo haciendo clic sobre 'l, una vez seleccionado aparecer# enmarcado en unos puntos, los controladores de tama6o& 5i posicionamos el puntero del rat+n sobre el objeto, cambiar# de aspecto a una flecha parecida esta posici+n deseada& , s+lo tienes
$ue arrastrar la ima en sin soltar el bot+n del rat+n hasta lle ar a la
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0ara modific"r s3 t"m"Co, situar el cursor en las es$uinas del objeto y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conse uir el nuevo tama6o& 0ara cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas para ese objeto y $ue iremos viendo a lo lar o del tema& 0ara manipular una ima en deberemos seleccionarla haciendo clic en ella& En ese momento aparecer# el men% +err"mient"s de im"!en, con la pesta6a *orm"to& <tilizando esa barra, podremos realizar modificaciones como) 0ermite cambiar el aspecto de la ima en, ti6'ndola con un determinado color o utilizando efectos artsticos como el Enfo83e, el Text3ri0"dor o el efecto *otoco$i"& 0ermite cambiar la ima en existente por otra almacenada en disco& En Excel 2010, el brillo y el contraste se ajustan desde el mismo bot+n) Correcciones& 0ermite hacer volver a la ima en a su estado ori inal, antes de $ue le hubi'semos aplicado nin %n cambio& "ace $ue la ima en se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel& 5i ejecutas esta opci+n es posible $ue no puedas volver al estado ori inal& 1dem#s la ima en puede perder resoluci+n& 0uedes recortar la ima en utilizando esta herramienta, simplemente selecciona el #rea :rectan ular- de la ima en $ue $uieras mantener, el resto de deshechar#&
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0ermite voltear horizontal o verticalmente la ima en& 0ermite ele ir entre los diferentes bordes para la ima en& Estilos de im"!en& 0ermite aplicar un estilo r#pido a la ima en para hacerla m#s atractiva& 0uedes aplicar
diferentes estilos :muchos de ellos en D dimensionesa tu ima en utilizando este men% de confi uraci+n&
).
IN.ERT(R *ORM(. : DI/U<O. Excel 2010 dispone de herramientas $ue nos permiten re"li0"r n3estros $ro$ios dib3Bos& K si te usta realizar tus propios dibujos tambi'n dispones de rectas,
curvas ajustables y dibujo a mano alzada para $ue tu ima inaci+n se pon a a trabajar& 1l hacer clic en el men% *orm"s aparecer# el listado de todas las formas disponibles en el pro rama& 5elecciona al una y dib%jala, para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el rat+n arr#stralo hasta ocupar toda la zona $ue $uieres $ue tome la forma& Modific"r dib3Bos (os r#ficos y autoformas, admiten multitud de
modificaciones como
Microsoft Excel 2010
iros y cambios de tama6o y
proporciones& 0ara modificar un r#fico lo primero $ue hay

!in" 2--
$ue hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre 'l y aparecer#n unos puntos de control a su alrededor& 0ara modificar el tama6o, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conse uir el nuevo tama6o& 0ara mantener la proporci+n mantener pulsada la tecla M1KB5C<(15 mientras se arrastra desde una de las es$uinas& 1l unos r#ficos tambi'n tienen un rombo amarillo $ue sirve para distorsionar o cambiar la forma del r#fico& En este caso un trian ulo is+sceles se ha convertido en escaleno& 0ara irar el r#fico, seleccionarlo y hacer clic sobre el crculo verde $ue vemos en la parte superior central de la ima en, y mover el rat+n para hacer para acabar el proceso presionar el rat+n& ,ambi'n se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, a6adir efectos de sombra y D.& Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pesta6a 3ormato& Con estos iconos de 3ormato se pueden realizar muchas de las acciones $ue ya vimos para las im# enes, adem#s opciones especficas, como modificar la forma o los puntos $ue trazan su fi ura& En esta ima en se ha aplicado color verde de radado de fondo, color azul del contorno, rosor de D ptos& y tipo de contorno discontinuo& irar el objeto, dejamos de
(C"dir Texto " 3n dib3Bo 5e puede a6adir texto a un dibujo mediante el bot+n C3"dro de texto de la pesta6a *orm"to, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la $ue $ueremos insertar el texto, y a continuaci+n insertar el texto& =tra forma m#s c+moda de a6adir texto en el interior de un haciendo clic en el r#fico es
r#fico con el bot+n derecho del rat+n, para $ue
aparezca el men% contextual, ele ir la opci+n Modific"r texto y autom#ticamente nos crear# el cuadro de texto ajust#ndolo al espacio disponible en el r#fico& -. .M(RT(RT 5i lo $ue $ueremos es crear un dia rama de procesos u or ani rama no ser# necesario $ue lo creemos a partir de formas& 0odra ser muy tedioso ir dibujando cada uno de sus elementos& 0ara esa funci+n existe la opci+n .m"rt(rt , $ue encontraremos en la pesta6a Insert"r&
1l hacer clic en ella, se abre una ventana $ue nos permite ele ir el tipo de dia rama $ue $ueremos& "ay muchos tipos entre los $ue podremos ele ir) listas, procesos, ciclos, jerar$uas, pir#mides, etc& "ay $ue seleccionar uno y pulsar (ce$t"r& .e esta forma se insertar# en la hoja de c#lculo y apreciaremos al unos cambios en el entorno de trabajo& Mientras el dia rama est' seleccionado, veremos en la zona superior una nueva barra de "erramientas de 5mart1rt, $ue incluye dos pesta6as) una para el DiseCo y otra para el *orm"to&
En la pesta6a DiseCo, la opci+n m#s utilizada es la de (!re!"r form", $ue nos permite ir a6adiendo elementos al dia rama en la posici+n $ue necesitemos& (a posici+n ser# relativa al elemento $ue ten amos seleccionado& =tra opci+n muy utilizada es De derec4" " i083ierd", $ue cambia de lado el elemento seleccionado& ,odo lo dicho hasta ahora sobre 5mart1rt concierne a la or anizaci+n y formato de sus elementos& 0ero un dia rama no tiene sentido si sus elementos no contienen un texto& Cuando creamos un dia rama con 5mart1rt y se inserta en la hoja de c#lculo, se incluye adem#s un pe$ue6o recuadro con el es$uema $ue si ue el mismo& 0odremos modificar el texto de los elementos desde ah, o bien directamente desde el interior de los elementos& 5i borras todo el texto de uno de los elementos desde el panel iz$uierdo, 'ste se eliminar# del dia rama& .el mismo modo si pulsas la tecla !ntro desde un elemento, se crear# uno nuevo al mismo nivel& 0uedes convertirlo en hijo pulsando la tecla ,abulaci+n, y en padre pulsando 9etroceso&
5.
IN.ERT(R UN .('TO DE 'INE ( DENTRO DE UN( CE'D( ; 0ulse en la barra de f+rmulas :o en la celda, si est# modificando-, en la posici+n donde desee insertar el salto de lnea& ; 0resione la combinaci+n de teclas 1(,2E8,E9
6.
(UTO*ORM(TO 0ermite aplicar formatos pre;elaborados de manera r#pida para mejorar la apariencia de nuestras hojas de c#lculo& 0ara ello si a los si uientes pasos) ; "a a clic en una celda $ue pertenezca a la tabla a dar formato y en la ficha !nicio, rupo Estilo, opci+n .ar formato como tabla& ; 1 continuaci+n se mostrar#n las opciones disponibles de
autoformato& ; 5eleccione uno de los dise6os y presione el bot+n 1ceptar& 9. E.T(/'ECER ROTECCION ( +O<(. : 'I/RO rote!er 3n" +oB" 1l unas veces necesitaremos evitar $ue los datos sean modificados, para ello se re$uiere se uir los si uientes pasos) ; !r a la ficha 9evisar, 7rupo Cambios, 0rote er hoja ; 5e debe seleccionar a$uello $ue se permitir# realizar al usuario& ; 5e debe in resar una contrase6a con la verificaci+n correspondiente y las celdas prote idas no ser#n editables& ,ambi'n se puede prote er una hoja, al hacer clic derecho sobre la hoja y utilizando la opci+n 0rote er hoja& Cuando nos ubicamos en una hoja prote ida, en la ficha 9evisar, rupo Cambios, aparecer# .esprote er hoja y se in resa la contrase6a respectiva, teniendo nuevamente acceso para la edici+n de la hoja& rote!er 3n" 4oB" de form" $"rci"l
Microsoft Excel 2010 !in" 2-#
5i necesitamos $ue solo al unas celdas se encuentren prote idas en una hoja, se debe se uir los si uientes pasos) ; 5eleccionar las celdas $ue desea dejar desprote idas& ; 5obre la selecci+n, hacer clic derecho y usar la opci+n 3ormato de celdas, lue o acceder a la ficha 0rote er& ; .esactivar la casilla de >lo$ueada& ; 0resionar el bot+n 1ceptar& ; (ue o de esto, puede realizar los pasos anteriormente descritos para prote er una hoja, solo $ue ahora al unas celdas ser#n editables& rote!er 3n 'ibro 1l unas veces necesitaremos evitar $ue el libro sea modificado, para ello se re$uiere se uir los si uientes pasos) ; !r a la ficha 9evisar, rupo Cambios, 0rote er libro y utilizamos la
opci+n 9estrin ir edici+n, 0rote er estructuras y ventanas& ; 5e debe in resar una contrase6a junto con la verificaci+n solicitada& (as hojas si no estuviesen prote idas ser#n editables, pero no se puede eliminar una hoja aun$ue no est' prote ida&
1& Encienda la computadora) C0< y monitor, si existe al %n desperfecto o faltante en el e$uipo comunicarlo inmediatamente& 2& D& 1l aparecer la solicitud de contrase6a ele ir el lo in alumno y di itar como clave alumno& 9ealice las actividades de la pr#ctica indicadas por el docente&
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Microsoft Excel 2010
4&
1l concluir la pr#ctica, avise a su profesor y lue o sal a del GindoHs realizando los pasos recomendados& 3inalmente apa ue su e$uipo :C0< y pantalla-
1& IC+mo se inserta un salto de lnea en una celdaJ 2& IC+mo se prote e una hojaJ D& IAu' pasos son necesario si desea prote er solo al unas celdas de una hojaJ 4& IAu' cambios no se pueden realizar cuando se tiene prote ido un libroJ
29
CONSTRUCCIN
DE
FRMULAS
Conocer los principios b#sicos para la edici+n de f+rmulas Conocer sobre el uso de comentarios en las celdas&
1.
INTRODUCCIN <na f+rmula es una ecuaci+n $ue realiza c#lculos con los datos de una hoja& Es una secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores, $ue valores existentes& <na f+rmula se in resa como si estuviese in resando cual$uier dato en la celda& En Excel, la f+rmula comienza por un si no i ual :Z-, tambi'n se puede utilizar el si no m#s :2- se uido del c#lculo $ue realiza& eneran un valor nuevo a partir de los
2.
O ER(DORE. DE CH'CU'O DE '(. *RMU'(. O$er"dores (ritmJticos Ejecutan operaciones b#sicas como suma, resta, multiplicaci+n, etc produciendo resultados num'ricos&
O$er"dor 2 :si no m#s; :si no menosE :asteriscoF :barra oblicuaT :si no de porcentajeV :acento circunflejoO$er"dores de Com$"r"ci7n
.i!nific"do 5uma 9esta Multiplicaci+n .ivisi+n 0orcentaje Exponente
EBem$lo C 2 10 1P [ 2 4EP C0 F 10 1NT 2VD
Comparan dos valores y eneran un valor l+ ico :*E9.1.E9= o 31(5=como resultado de la comparaci+n& O$er"dor Z :i ual\ :mayor $ue] :menor $ue\Z :mayor e i ual $ue]Z :menor e i ual $ue]\ :distinto- .istinto de .i!nific"do ! ual a Mayor $ue Menor $ue Mayor e ! ual $ue Menor e ! ual $ue EBem$lo 11 Z >1 11 \ >1 11 ] >1 11 \Z >1 11 ]Z >1 11 ]\ >1
O$er"dor de Texto KLM Combina uno o m#s valores de texto para enerar una porci+n de texto O$er"dor ^ :y comercial.i!nific"do Conecta o concatena dos valores para enerar una valor de texto continuo& EBem$lo _!nstituto ` ^ _de ` ^ _!nform#tica` 7enerar# !nstituto de !nform#tica
&.
RECEDENCI( DE O ER(DORE. 5i se combinan varios operadores en una %nica f+rmula, Excel ejecutar# los c#lculos en el orden $ue se indica en la si uiente tabla& 5i la f+rmula contiene operadores con el mismo precedente :por ejemplo, si la f+rmula contiene un operador de multiplicaci+n y otro de divisi+n- Excel evaluar# los operadores de iz$uierda a derecha& 0ara cambiar el orden de evaluaci+n, escriba entre par'ntesis la parte de la f+rmula $ue se calcular# en primer lu ar& O$er"dor A :dos puntos-, :coma-, :un espacio[ T V EyF 2y[ ^ Z ] \ ] Z \Z ]\ Descri$ci7n =peradores de referencia 8e aci+n :como en [ 20orcentaje Exponente Multiplicaci+n y .ivisi+n 5uma y 9esta Concatena dos cadenas de texto Comparaci+n
). MO,ER : CO I(R UN( *RMU'( 5i $uisi'ramos mover una f+rmula, las referencias de celdas no cambiar#n, mientras $ue si copiamos una f+rmula, las referencias relativas de celdas cambiar#n, veamos un ejemplo)
1l copiar la f+rmula las referencias de las celdas cambian, usted verificar# $ue en el caso presentado se ha realizado una copia hacia las filas por
debajo de celda donde se in res+ la f+rmula ori inal& =bserve $ue las referencias han cambiado en la declaraci+n del n%mero de fila& 8ota) 5i desea mostrar las f+rmulas en las celdas debe presionar el >ot+n de Microsoft =ffice, =pciones de Excel, 1vanzadas& Mostrar opciones para esta hoja y activar la casilla de verificaci+n Mostrar f+rmulas en celdas en lu ar de los resultados calculados& -. RE*ERENCI(. DE CE'D(. Conjunto de coordenadas $ue ocupa una celda en una hoja de c#lculo& 0or ejemplo, la referencia de celda $ue aparece en la intersecci+n de la columna 1 y la fila 1 es 11& Referenci"s Rel"ti>"s Cuando se crea una f+rmula, normalmente la referencia de la celda o de un ran o se basa en la posici+n relativa respecto a la celda $ue contiene la f+rmula& <na referencia de celda, como 11, indica a Excel c+mo buscar otra celda a partir de la celda $ue contiene la f+rmula con dicha referencia& 5i copiamos una f+rmula $ue utiliza referencias relativas, la f+rmula cambiar# dependiendo de donde vamos a copiarla Referenci"s (bsol3t"s Especifica la direcci+n exacta de una celda, independientemente de la posici+n de la celda $ue contiene la f+rmula& <na referencia absoluta tiene la forma U1U1& 5i copiamos una f+rmula con referencias absolutas, la f+rmula no cambiar#& Referenci"s Mixt"s
En al unos casos la referencia se podr# dar mixta, es decir $ue parte de la referencia de la columna o fila sea absoluta y la otra parte sea relativa& 5i copiamos una f+rmula con referencias mixtas, la f+rmula cambiar# la columna o la fila $ue no tiene el si no U delante dependiendo de donde vamos a copiarla y no variar# la columna o fila $ue si ten a el si no U delante& *eamos un ejemplo)
En este caso, se desea calcular la proyecci+n de ventas para los meses de 3ebrero, Marzo y 1bril& Como se observa la tasa de variaci+n est# dada en una tabla adicional llamada E5,!M1C!=8 0=9 ME5 y all se muestran los porcentajes a considerar para c#lculo del mes correspondiente, teniendo en cuenta $ue el porcentaje mostrado es con respecto al mes anterior& 5e plantea $ue los porcentajes mostrados est#n calculados con respecto a Enero, por tanto, en la celda .D, se debe escribir la si uiente f+rmula) ZCD2CDECU11
En las si uientes columnas donde se encuentran los meses podemos ver los cambios efectuados para cada mes :referencia relativa-, mientras $ue la fila no deber# cambiar :referencia mixta-
5.
COMENT(RIO. Insert"r Un Coment"rio <n comentario es una anotaci+n $ue se puede dejar en las celdas, a manera de indicaci+n $ue s+lo aparece cuando nos asomamos a la celda $ue tiene un comentario, esta celda suele mostrar una marca roja en la es$uina superior derecha&
Cre"r Un Coment"rio ; 5eleccione la celda o celdas a las $ue va a insertar el comentario& ; 0ulse 5"!3,232 o in rese a la ficha 9evisar, rupo Comentarios y elija la opci+n 8uevo Comentario o active el men% contextual y seleccione la opci+n !nsertar Comentario&
Modific"r 3n Coment"rio ; <bicarse en la celda $ue tiene el comentario a modificar& ; 0ulse 5"!3,232 y modifi$ue& ,ambi'n puede ir a la ficha 9evisar, rupo Comentarios y ele ir la opci+n Modificar comentario o utilizar el men% contextual con la opci+n Modificar comentario& Elimin"r 3n coment"rio ; <bicarse en la celda $ue tiene el comentario a eliminar ; 1ctive el men% contextual, elija la opci+n Eliminar comentario o en la ficha 9evisar, rupo Comentarios ele ir la opci+n Eliminar&
,is3"li0"r Coment"rio ; 5i necesita ir de comentario en comentario debe ir a la ficha 9evisar, rupo Comentarios y ele ir la opci+n 1nterior o la opci+n 5i uiente ; 5i necesita $ue se muestren u oculten los comentarios, debe ubicarse en la celda $ue tiene un comentario, activar el men% contextual, ele ir la opci+n Mostrar u ocultar comentarios o en la ficha 9evisar, rupo Comentarios y hacer clic en la opci+n Mostrar u ocultar comentarios& ; 5i necesita observar todos los comentarios de las hojas, debe ir a la ficha 9evisar, rupo Comentarios, Mostrar todos los comentarios&
; En ocasiones insertar# un comentario y este se ve siempre, a veces o inclusive ni si$uiera se ve la marca, esto se controla si uiendo los si uientes pasos) ; 0resionar el >ot+n de Microsoft =ffice, =pciones de Excel, 1vanzadas, Mostrar, en 0ara las celdas con comentarios mostrar, encontrar# las opciones) o 5in comentarios ni indicadores& o 5+lo indicadores y comentarios al activar& o Comentarios e indicadores&
1& Comente sobre el orden de evaluaci+n de los operadores en una f+rmula& .ar un ejemplo& 2& IAu' se modifica en una f+rmula cuando se copia a las columnas adyacentesJ D& IAu' es una referencia absolutaJ C& IC+mo se inserta un comentarioJ
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FRMULAS
FUNCIONES I
Conocer sobre la estructura y edici+n de funciones& Conocer sobre el uso de funciones de Excel&
1.
INTRODUCCIN (as funciones son f+rmulas predefinidas $ue ejecutan c#lculos simples o complejos utilizando valores especficos, llamados ar umentos, $ue van en un orden determinado o estructurado& (os ar umentos pueden ser valores constantes, o extrados de la hoja o resultados de otras f+rmulas o funciones& (as funciones se utilizan para simplificar y reducir las f+rmulas en una hoja de c#lculo, especialmente las $ue ejecutan c#lculos prolon ados o complejos&
2.
E.TRUCTUR( DE UN( *UNCIN Cuando se empieza a estructurar una funci+n comienza con el si no ! ual : Z -, y acompa6ado por el nombre de la funci+n, un par'ntesis de apertura, los ar umentos o expresiones de la funci+n van separados por coma : , - o tambi'n puede ser por punto y coma : / - y el respectivo par'ntesis de cierre&
Nombre de l" f3nci7nA 0ara poder obtener una lista de funciones disponibles, tenemos $ue hacer clic en una celda y presionar la combinaci+n de teclas 5"!3,23D (r!3mentosA *alores $ue utiliza una funci+n para ejecutar los c#lculos u operaciones& El tipo de ar umento $ue utiliza una funci+n es especfico para esa funci+n& (os ar umentos m#s com%nmente utilizados son) valores num'ricos, valores de texto, referencias de celda, ran os de celdas, nombres, r+tulos, valores l+ icos tales como verdadero o falso y funciones anidadas& (os ar umentos pueden ser valores constantes :n%mero o texto-, f+rmulas o funciones& &. E.CRI/IR *RMU'(. Cuando cree una f+rmula $ue conten a una funci+n, el cuadro de di#lo o 0e ar 3unci+n le ayudar# a introducir las funciones de la hoja de c#lculo& 1 medida $ue se introduzca una funci+n en la f+rmula, el cuadro de di#lo o 0e ar 3unci+n ir# mostrando el nombre de la funci+n, cada uno de sus ar umentos, una descripci+n de la funci+n y de cada ar umento, el resultado actual de la funci+n y el resultado actual de toda la f+rmula& Insert"r f3nciones con el "sistente ; 5ituarse en la celda donde desee introducir la funci+n& ; !r a la ficha 3+rmulas, rupo >iblioteca de funciones, !nsertar 3unci+n
; ,ambi'n puede presionar el bot+n !nsertar funci+n ubicado al lado iz$uierdo de la >arra de f+rmulas o pulse las teclas 5"!3,23D& 1parecer# el si uiente cuadro de di#lo o)
; 5eleccione una cate ora de la funci+n, esto har# $ue en el cuadro de lista de la derecha s+lo se muestren las funciones de la cate ora ele ida, y por lo tanto se reducir# la lista& ; 5eleccione la funci+n a utilizar, en la parte inferior se muestra los distintos ar umentos y una breve descripci+n de la funci+n& ,ambi'n hay un bot+n 1yuda sobre esta funci+n para obtener una descripci+n detallada de dicha funci+n& ; 0resione el bot+n 1ceptar&
(ue o de aceptar se mostrar# una ventana para desarrollar la funci+n ele ida ui#ndonos en los pasos& Es necesario apreciar al unas diferencias $ue presenta esta versi+n&
).
*UNCIONE. /H.IC(. @.UM(E"r!3mento1N "r!3mento2N OF 0ermite realizar la suma de los ar umentos dados& @ ROMEDIOEr"n!oF =btiene el promedio o media aritm'tica de los valores de un ran o de celdas& @M(PEr"n!oF .evuelve el valor m#ximo de un conjunto de valores& @MINEr"n!oF .evuelve el valor mnimo de un conjunto de valores&
-.
*UNCIONE. (R( CONTEO. @CONT(REr"n!oF Cuenta las celdas de un ran o especfico, considera s+lo las celdas $ue conten an n%meros& @CONT(R(Er"n!oF Cuenta las celdas de un ran o especfico, considera tambi'n los valores nulos, de error y de textos& @CONT(R./'(NCOEr"n!oF
Cuenta el n%mero de celdas en blanco dentro de un ran o& @CONT(R..IEr"n!oN criterioF Cuenta las celdas, dentro de un ran o, $ue no est#n en blanco y cumplen con el criterio especificado& @CONT(R..I.CON<UNTOEr"n!oQcriterio1%criterio1....F Cuenta el n%mero de celdas $ue cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios&
5.
*UNCIONE. M(TEMHTIC(. Este tipo de cate oras a rupan a funciones tri onom'tricas como seno, coseno, lo aritmo, etc& *eamos al unas) @(/.En=meroF .evuelve el valor absoluto de un n%mero, es decir un n%mero sin su si no& Ejemplo) *3nciones Z1>5:2Z1>5:;2@('E(TORIOE F .evuelve un n%mero aleatorio entre 0 y 1& Este valor se actualizar# autom#ticamente cuando se produzca un c#lculo& Ejemplo) Res3lt"do Es i ual a 2 Es i ual a 2
*3nciones Z1(E1,=9!=:ZE8,E9=:1(E1,=9!=:-E1 0Microsoft Excel 2010
Descri$ci7n 7enera un n%mero entre 0 y 1 7enera un n%mero entre 0 y 10
Res3lt"do 0&DN4440OD D
!in" 26-
@ENTEROEn=meroF Esta funci+n redondea un n%mero hasta el entero inferior m#s pr+ximo&
Ejemplo) *3nciones ZE8,E9=:N,QZE8,E9=:N,2ZE8,E9=:;N,QRes3lt"do Es i ual a N Es i ual a N Es i ual a ;Q
@ OTENCI(En=meroN$otenci"F Eleva un n%mero a la potencia especificada& Ejemplo) Z0=,E8C!1:D/2- ser# Q 0ara poder elevar un n%mero, tambi'n se puede utilizar el acento circunflejo :V-& Ejemplo) ZDV2 @ RODUCTOEn=mero1Nn=mero2NOF Multiplica todos los valores, n%meros $ue fi uran como ar umento y devuelve el producto& @R(I;En=meroF .evuelve la raz cuadrada de un n%mero& Ejemplos) Z9az:4Q- es i ual a P Z9az:;DO- es i ual a Wa8<MY
@REDONDE(REn=meroNdecim"lesF 0ermite redondear el n%mero a la cantidad de decimales especificada& Ejemplo)
*3nciones Z9E.=8.E19:2,2O4D/DZ9E.=8.E19:2C,CO/0Z9E.=8.E19:D0,O/2-
Res3lt"do 2,2O4 2O D0,O
@TRUNC(REn=meroNdecim"lesF 0ermite truncar el n%mero a la cantidad de decimales especificada& Ejemplo) *3nciones Z,9<8C19:2,2O4D/DZ,9<8C19:2C,CO/0Z,9<8C19:D0,O/2Res3lt"do 2,2O4 2C D0,O
@.UM(R..IEr"n!oN criterioN r"n!oQs3m"F 5uma las celdas en el ran o $ue coinciden con el ar umento criterio& Ejemplo) 5upon amos $ue el ran o 11)1D, contiene los si uientes valores de propiedad para D casas) 10000, 20000 y D0000, respectivamente& El ran o >1)>D contiene comisiones de venta de 100, 200 y D00 entonces) Z5<M19&5!:11)1D, _\1C000`, >1)>D- es i ual a C00 Z5<M1&C<1.91.=5:ar umento1/ ar umento2/ bEleva cada ar umento in resado y procede a la sumatoria de los mismos&
6.
*UNCIONE. E.T(DI.TIC(. @MOD(Er"n!oF .evuelve el valor $ue se repite con m#s frecuencia en una matriz o ran o de datos& @MEDI(N(Er"n!oF .evuelve el n%mero $ue se encuentra en medio de un conjunto de n%meros, es decir, la mitad de los n%meros es mayor $ue la mediana y la otra mitad es menor& @*RECUENCI(Ed"tosN!r3$osF Calcula la frecuencia de repetici+n de los datos en un ran o& @ RONO.TICOExNconocidoQ1NconocidoQxF Calcula o pronostica un valor futuro a trav's de los valores existentes
9.
*UNCIONE. '2IC(. @.IE$r3eb"Ql7!ic"N siQesQ>erd"deroN siQesQf"lsoF .evuelve un valor si el ar umento pruebacl+ ica es *erdadero y otro valor si dicho ar umento es 3also& Ejemplo) Z5!:11Z`3`/ _Es mujer`/ _Es hombre`-
1& Encienda la computadora) C0< y monitor, si existe al %n desperfecto o faltante en el e$uipo comunicarlo inmediatamente& 2& D& 4& 1l aparecer la solicitud de contrase6a ele ir el lo in alumno y di itar como clave alumno& 9ealice las actividades de la pr#ctica indicadas por el docente& 1l concluir la pr#ctica, avise a su profesor y lue o sal a del GindoHs realizando los pasos recomendados& 3inalmente apa ue su e$uipo :C0< y pantalla-
1&
IAu' funciones permite calcular el valor m#s alto de una serie de datosJ
2& D& 4& C&
IC+mo se enera un valor al azarJ IC+mo se calcula la media aritm'tica de una serie de datosJ IC+mo calculara un promedio ponderadoJ ICu#ndo sera %til el uso de la funci+n 5! anidado y $u' limitaciones tieneJ
31
FRMULAS Y FUNCIONES II
Conocer sobre el uso de funciones en Excel&
1.
*3nciones De Textos ,odas estas funciones permiten manipular textos o porciones de textos dentro de una celda) @M(:U.CEtextoF Convierte el texto en may%scula& Ejemplo) ZM1K<5C:_total_- se obtendr# ,=,1( @MINU.CEtextoF Convierte el texto en min%sculas& Ejemplo) ZM!8<5C:_,=,1(E5_- se obtendr# totales @NOM RO IOEtextoF Cambia a may%scula la primera letra del ar umento texto y cual$uiera de las otras letras de texto $ue se encuentren despu's de un car#cter $ue no sea una letra& Convierte todas las dem#s letras a min%sculas&
Ejemplo) Z8=M09=0!=:_este es un ,d,<(=_- se obtendr# Este Es <n ,tulo @I;DUIERD(EtextoNn3mQc"r"cteresF Extrae caracteres del extremo iz$uierdo de un texto :las primeras-& Ejemplo) Z!@A<!E9.1:_Curso Excel_/C- se obtendr# Curso @I;DUIERD(/EtextoN Rn=mQb1tesSF !@A<!E9.1> devuelve el primer car#cter o caracteres de una cadena de texto, en funci+n del n%mero de bytes $ue se especifi$ue& !@A<!E9.1> cuenta cada car#cter de doble byte como 2 si se ha habilitado la edici+n de un idioma $ue admita .>C5 y posteriormente se establece como idioma predeterminado& .e lo contrario, la funci+n contar# cada car#cter como 1& Entre los idiomas $ue admiten .>C5 se incluyen japon's, chino :simplificado-, chino :tradicional- y coreano& @DEREC+(EtextoNn3mQc"r"cteresF Extrae caracteres del extremo derecho de un texto :las %ltimas-& Ejemplo) Z.E9EC"1:_Curso Excel_/C- se obtendr# Excel @DEREC+(/EtextoNRn=mQb1tesSF .E9EC"1>devuelve el %ltimo car#cter o caracteres de una cadena de texto, se %n el n%mero de bytes especificado& @+(''(REtextoQb3sc"doNdentroQdeQtextoNn3mQinici"lF >usca un valor de texto dentro de otro :no reconoce may%sculas y min%sculas-& Ejemplo) ZE8C=8,919:_e_/ _Esto es un ejemplo_/1- se obtendr# O
ZE8C=8,919:_E_/ _Esto es un ejemplo_/1- se obtendr# 1 @'(R2OEtextoF .evuelve la lon itud de una cadena de texto :n%mero de caracteres incluyendo los espacios en blanco-& Ejemplo) Z(197=:_Curso de Gord_- se obtendr# 1D @EPTR(EEtextoN$osici7nQinici"lNn3mQc"r"cteresF Extrae un n%mero de caracteres del texto a partir de una posici+n& Ejemplo) ZEM,91E:_Mi curso de Excel_/4/C- se obtendr# curso @CONC(TEN(REtexto1Ntexto2NOF Concatena o une ar umentos de texto, une hasta 2CC cadenas de texto en una sola& (os elementos $ue se unir#n pueden ser texto, n%meros, referencias de celda o una combinaci+n de estos elementos& Ejemplo) ZC=8C1,E819:_*1(=9 _/_ ,=,1(_- se obtendr# *1(=9,=,1( ZC=8C1,E819:_*1(=9 _/_/_/_ ,=,1(_- se obtendr# *1(=9,=,1( @.U.TITUIREtextoNtextoQori!in"lNtextoQn3e>oF 5ustituye un texto por otro, sin especificar posici+n inicial& Ejemplo) Z5<5,!,<!9:_?avier (azo_/ _?avier_/ _Marco 1ntonio_5e obtendr# Marco 1ntonio(azo @RECORT(REtextoF Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal $ue se deja entre palabras& Ejemplo)
Z9EC=9,19:e 7anancias primer trimestre eElimina los espacios iniciales y finales del texto de la f+rmula :7anancias primer trimestre@REEM '(;(REtextoQori!in"lNn=mQinici"lNn=mQdeQc"r"cteresNtextoQ n3e>oF 9eemplaza parte de una cadena de texto, en funci+n del n%mero de caracteres$ue especifi$ue, con una cadena de texto diferente& Ejemplo) Z9EEM0(1@19:e!85,!,<,= .E !83=9M1,!C1e,O,C,eEeComo resultado tendr#s !85,!E.E !83=9M1,!C1 @RE ETIREtextoNn=mQdeQ>ecesF 9epite el texto un n%mero determinado de veces&Ejemplo) Z9E0E,!9:eE;e/DComo resultado tendr#s E;E;E; 2. *3nciones De *ec4" : +or" @DI(.&50Efec4"Qinici"lNfec4"Qfin"lNmJtodoF Calcula el n%mero de das entre dos fechas bas#ndose en un a6o de DO0 das :doce meses de D0 das- $ue se utiliza en al unos c#lculos contables& .onde) *ec4"Qinici"l 1 fec4"Qfin"l% son las dos fechas entre las $ue se desea calcular el n%mero de das& MJtodo% es un valor l+ ico $ue especifica si se utilizar# el m'todo de c#lculo europeo o americano& *('.O 3 omitido U. EN(.DF. 5i la fecha inicial es el D1 del mes, se convierte en el D0 del mismo mes& 5i la fecha final es el D1 del mes y la fecha inicial es anterior al D0, la fecha final se convierte en el 1 del mes
si uiente, de lo contrario la fecha final se convierte en el D0 del mismo mes& ,ERD(DERO MJtodo e3ro$eo& (as fechas iniciales o finales $ue corresponden alD1 del mes se convierten en el D0 del mismo mes& Ejemplo) Z.!15DO0:eD0;1;0Ne/ e1;2;0Ne- es i ual a 1 5i la celda .10 contiene la fecha D0;1;0N, la celda .11 contiene la fecha 1;2;0N y entonces) Z.!15DO0:.10/ .11- es i ual a 1 1$u se detalla ampliamente m#s ejercicios)
@+O:EF .evuelve el n%mero de serie de la fecha actual& @DI(En3mQserieF .evuelve el da del mes correspondiente a numcserie& El n%mero se expresa como un n%mero entero comprendido entre 1 y D1& Ejemplo) Z.!1:_4;ene`- devuelve 4 @(TOEn3mQserieF .evuelve el a6o correspondiente a numcdecserie& Ejemplo) Z1f=:_2C;dic;11`- devuelve 2011
@ME.En3mQserieF .evuelve el mes correspondiente a numcdecserie& Ejemplo) ZME5:_2C;dic;11`- devuelve 12 @*EC+(E"CoN mesN di"F .evuelve la fecha correspondiente& Ejemplo) Z3EC"1:2011/ 10/ D0- devuelve D0F10F2011 @+OR(En=mQdeQserieF .evuelve la hora de un valor de hora& Ejemplo) Z"=91:_1P)1C)2C`- devuelve 1P @MINUTOEn=mQdeQserieF .evuelve los minutos de un valor de hora& Ejemplo) ZM!8<,=:_1P)1C)2C`- devuelve 1C @.E2UNDOEn=mQdeQserieF .evuelve los se undos de un valor de hora& Ejemplo) Z5E7<8.=:_1P)1C)2C`- devuelve 2C &. *3nciones De /=s83ed" Estas funciones permiten localizar datos de una tabla o lista definida& @/U.C(R+E>"lorQb3sc"doNm"tri0QdeQcom$"r"ci7nN indic"dorQfil"sNorden"doF
>usca un valor en la fila superior de una tabla y devuelve el valor ubicado en la columna especificada ,"lorQb3sc"doA *alor $ue se busca en la primera fila& M"tri0Qde com$"r"ci7nA Conjunto de informaci+n donde se buscan los datos& Indic"dorQfil"sA 8%mero de fila de matrizcdeccomparaci+n desde el cual se deber# devolver el valor& Orden"do) 5i desea $ue el elemento buscado coincida exacta o aproximadamente&
En la celda >2, se in resa un valor $ue debe corresponder a un c+di o existente en el re istro de la empresa& En la celda >D se colocar# la f+rmula) Z><5C19":>2/>O)EN/2.onde se busca el valor de la celda C2 en el ran o CO)3N, ubicando la coincidencia con la primera fila del ran o& (ue o devuelve el valor ubicado en la columna donde existe coincidencia y en la se unda fila del ran o, por ese motivo el valor del tercer par#metro es 2&
<n detalle importante de la funci+n Z><5C19*: - es $ue si la lista o ran o donde hay $ue buscar est# desordenado, tendremos $ue a6adir la palabra 31(5= o 0 :Cero-, al final de la f+rmula& 0or ejemplo) Z><5C19":>21/>O)EN/2/31(5=En nuestro caso no es necesario, pues est# alfab'ticamente ordenado& Cuando se declara como %ltimo par#metro 31(5=, aun estando ordenada alfab'ticamente la lista, dar# un mensaje de error W8F1 si in resa un c+di o inexistente& @/U.C(R,E>"lorQb3sc"doN indic"dorQcol3mn"sN orden"doF >usca un valor especfico en la columna extrema iz$uierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla& ,"lorQb3sc"do% es el valor $ue se busca en la primera columna de la matriz, puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto& M"tri0QdeQcom$"r"ci7n% es el conjunto de informaci+n donde se buscan los datos&<tilice una referencia a un ran o o un nombre de ran o& Indic"dorQcol3mn"s% coincidente& Orden"do% es un valor l+ ico $ue indica si desea $ue la funci+n ><5C19* bus$ue un valor i ual o aproximado al valor especificado es el n%mero de columna de matrizcdeccomparaci+n desde la cual debe devolverse el valor m"tri0QdeQcom$"r"ci7nN
En la celda C2, se in resa un valor $ue debe corresponder a un c+di o existente en el re istro de la empresa& En la celda CD colocaremos la f+rmula) Z><5C19*:C2/>P).14/2Esta hoja va a permitir hacer una consulta a un listado& (a f+rmula mirar# lo $ue hay en la celda C2, y lo buscar# en el ran o >P).14& <na vez $ue lo encuentre, :lo encontrar# en la primera columna-, mostrar# lo $ue hay 2 columnas a su derecha :cont#ndose ella-, es decir, la descripci+n del producto& =bserve detenidamente los tres ar umentos $ue nos pide la funci+n Z><5C19*, primero la celda donde estar# lo $ue intentamos buscar :el c+di o-, lue o el ran o donde ha de buscarlo, y por %ltimo el n%mero de columna $ue $ueremos mostrar& 1hora, escribiremos la f+rmula para la celda C4& >#sicamente es i ual a la anterior, pero ahora el n%mero de columna ser# el D, es decir, mostrar# el precio) Z><5C19*:C2/>P).14/D-
5+lo faltar# comprobar las dos f+rmulas escribiendo cual$uier c+di o de la lista de artculos en la celda C2& <n detalle importante de la funci+n Z><5C19*: - es $ue si la lista o ran o donde hay $ue buscar est# desordenada, tendremos $ue a6adir la palabra 31(5= o 0& :Cero-, al final de la f+rmula& =bserve este ejemplo) Z><5C19*:C1/1P)C1C/2/31(5=En nuestro caso no hace falta, pues la lista est# alfab'ticamente ordenada& 5in embar o, en el uso cotidiano tal vez resulte mejor declarar como %ltimo par#metro 31(5=, aun estando ordenada alfab'ticamente la lista, pues nos dar# un mensaje de error W8F1 si in resa un c+di o inexistente&
1& Encienda la computadora) C0< y monitor, si existe al %n desperfecto o faltante en el e$uipo comunicarlo inmediatamente& 2& 1l aparecer la solicitud de contrase6a ele ir el lo in alumno y di itar como clave alumno& D& 9ealice las actividades de la pr#ctica indicadas por el docente 4& 1l concluir la pr#ctica, avise a su profesor y lue o sal a del GindoHs realizando los pasos recomendados& 3inalmente apa ue su e$uipo :C0< y pantalla-
1& IAu' funciones permite extraer caracteres por la iz$uierda y por la derechaJ
2& IC+mo se concatena el contenido de dos celdas en una celdaJ D& IC+mo se calcula la edad de una personaJ 4& IAu' pasa si la primera columna de la matriz de comparaci+n est# desordenadaJ C& IAu' sucede si in resa un c+di o no existente cuando usa la funci+n ><5C19*J
Microsoft Excel 2010 !in" 2#0
32
FRMULAS Y FUNCIONES III
Conocer los mensajes de error en Excel& <tilizar funciones anidadas Conocer estilos adicionales de referencias
1. Mens"Bes De Error UVDI,W0X 5e ha intentado dividir un n%mero entre cero o celda en blanco& UYNOM/REZ 5e ha introducido un nombre de ran o inexistente& ,ambi'n puede ser $ue no se haya encerrado una cadena de caracteres entre comillas dobles& 3inalmente se da si usted desea utilizar un nombre de ran o no declarado previamente& UV,('ORX 5e ha introducido una f+rmula matem#tica $ue hace referencia a un dato de tipo texto& UVRE*X 5e ha borrado un ran o de celdas cuyas referencias est#n incluidas en una f+rmula&
UNW( 8o hay informaci+n disponible para el c#lculo $ue se $uiere realizar& UVNUMX 5e ha introducido un ar umento incorrecto en una funci+n de la hoja de c#lculo& UVNU'OX 5e ha incluido un espacio entre dos ran os dentro de una f+rmula para indicar una intersecci+n, pero los ran os no tienen celdas comunes& UUUUUUUUUU 1parece en una celda cuando el ancho de la columna es insuficiente para mostrar el valor almacenado, debe modificar el ancho de su columna& Es importante, recordar $ue al unas funciones a pesar de utilizar valores no v#lidos no muestran mensajes de error por$ue obvian esos valores no v#lidos& 0or ejemplo, se desea hallar la sumatoria de los valores desde la celda >D hasta la celda >P&
(a f+rmula utilizada sera) Z5<M1:>D)>P-
=bserve $ue en la celda >O, existe un texto, sin embar o la f+rmula se eval%a y muestra un resultado& 2. Estilo (dicion"l De Referenci" 5i necesita hacer referencia en su frmula a todas las celdas de una o varias filas, debe utilizar la forma) N[MERO DE *I'( INICI('AN[MERO DE *I'( *IN('. Ejemplos) 5i $uiere sumar todas las celdas de la fila N, sera) @.UM(E9A9F 5i $uiere sumar todas las celdas de la fila 10 y 11, sera) @.UM(E10A11F 5i necesita hacer referencia en su frmula a todas las celdas de una o varias columnas, debe utilizar la forma nombre de columna inicial:nombre de columna final& Ejemplos) 5i $uiere sumar todas las celdas de la columna ., sera @.UM(EDADF 5i $uiere sumar todas las celdas de la columna E y 3, sera @.UM(EEA*F 1l unas veces, los datos $ue hayamos in resado en un libro de Excel, estar#n ubicados en diferentes hojas, se emplea la forma) \NOM/RE DE +O<(]XR(N2O. 1sumiremos $ue tenemos un libro de Excel, donde existen varias hojas, nos encontramos en la hoja C=8,1>!(!.1. y se re$uiere calcular el mayor de los costos de producci+n ubicados en una hoja denominada C=5,=5c09=. desde la celda 3C hasta la celda 320&
Microsoft Excel 2010 !in" 2#&
@ M(PECO.TO.Q RODX*-A*20F Esta expresi+n tiene la forma) @*UNCIONENOM/RE DE +O<(XR(N2OF En la f+rmula anterior, se tiene el nombre de la hoja de c#lculo C=5,=5c09=. y lue o, un si no de exclamaci+n precede a la referencia de ran o& 8o se utilizaron las comillas simples por$ue no hay espacios en blanco en el nombre de la hoja& 5i utiliza las comillas simples y el nombre de la hoja no incluye espacios en blanco, Excel se encar ar# de removerlas autom#ticamente de la f+rmula& 1 continuaci+n otros casos $ue se presentan cuando trabajemos con f+rmulas) 5i se necesita hacer referencia a una hoja de otro libro y ese libro se encuentra en la carpeta actual, se utiliza la forma) \RNOM/RE DE 'I/RO.xlsxSNOM/RE DE +O<(]XR(N2O ,enemos dos libros, 09E5<0<E5,=&xlsx donde se tiene la hoja E5,!M1.= E8E9= y otro libro E?EC<C!=8&M(5M donde se tiene la hoja 9E1( E8E9=& En la hoja E5,!M1.= E8E9= se encuentra el total en la celda "N0 mientras $ue en E?EC<C!=8 E8E9= se tiene el total en la celda "100& 5e desea calcular la diferencia entre el presupuesto y la ejecuci+n& 5i nos ubicamos en la celda "N2 de la hoja E5,!M1.= E8E9=, la posible f+rmula a utilizar sera) @]RE.TIM(DO ENERO]X+90 ^ ]RE<ECUCION.P'.PSRE(' ENERO]X+100 =bserve $ue en la primera parte de la f+rmula no se indica el nombre del libro por$ue nos encontramos en el libro 09E5<0<E5,=&
Microsoft Excel 2010 !in" 2#)
5i el libro se encuentra en una carpeta diferente a a$uella donde se encuentra rabado el libro donde estamos trabajando, entonces utilizaremos la forma)
\NOM/RE
DE
UNID(DA_C(R ET(_.U/C(R ET(_RNOM/RE
DE
'I/RO.P'.PSNOM/RE DE +O<(]XR(N2O. El 8=M>9E .E <8!.1. se refiere a la letra $ue identifica a la unidad de almacenamiento, es decir C, . u otra en su computadora& 5i necesita hacer referencia a una computadora diferente a la actual, por ejemplo, en una red local, donde ten a los privile ios de acceso, se utiliza la forma) \__.ER,IDOR_C(R ET(_RNOM/RE +O<(]XR(N2O 5i necesita hacer referencia a una ubicacin en Internet se utiliza) \DIRECCION `E/WC(R ET(WR'I/RO.xlsxS+O<(]XR(N2O 9ecuerde $ue las comillas simples son necesarias cuando existiesen espacios en blanco en el nombre de la hoja, del libro o de la carpeta& &. *3nciones (nid"d"s En al unos casos, puede $ue deba utilizar una funci+n como uno de los ar umentos :valores $ue utiliza una funci+n para llevar a cabo operaciones o c#lculos- de otra funci+n& 9ecuerde $ue las funciones anidadas pueden utilizar diferentes funciones, por ejemplo) E<EM 'O 1
Microsoft Excel 2010 !in" 2#-
DE
'I/RO.xlsxSNOM/RE
DE
En la celda >N deseamos calcular el promedio, considerando s+lo la menor y la mayor de las notas mostradas
En la celda >N, se in resara una f+rmula como) Z09=ME.!=:M!8:>D)>P-/M1M:>D)>P-E<EM 'O 2 En el caso de la funci+n 5! tenemos) @.IEcondici7n l7!ic"N "cci7n si l" condici7n es >erd"der"N "cci7n si l" condici7n es f"ls"F ,enemos dos alternativas se %n sea el resultado de la condici+n l+ ica& 5in embar o, existen problemas en donde se necesitan evaluar m#s de una condici+n l+ ica por$ue hay m#s de dos alternativas& 0or ejemplo, ten amos el caso de una persona $ue invierte en la >olsa de *alores
Criterios) o 5i el porcentaje de variaci+n del precio es exactamente de CT o m#s, su decisi+n ser# *E8.E9& o 5i el porcentaje de variaci+n del precio es menor a CT y hasta exactamente i ual ; CT, su decisi+n ser# M18,E8E9 o 5i el porcentaje de variaci+n del precio es menor a ;CT, su decisi+n ser# C=M0919 5e debe tener en cuenta $ue las decisiones del inversionista son aplicables s+lo para este ejercicio& 1nalizando este caso, tendremos tres posibles respuestas, entonces necesitamos m#s de una condici+n l+ ica o comparaci+n& En este caso tenemos un caso del tipo) Z5!:condici+n l+ ica 1/ acci+n si es verdadera/ 5!:condici+n l+ ica 2/ acci+n si es verdadera/ acci+n si es falsa-Z5!:0=9CE8,1?E .E *19!1C!g8 .E( 09EC!=\ZCT/_*E8.E9`/ 5!:0=9CE8,1?E .E *19!1C!g8 .E( 09EC!=\Z; CT/`M18,E8E9`/`C=M0919`-Z5!::CC;.C-F.C\Z0,0C/ e*E8.E9e/ 5!::CC;.C-F.C\Z;0,0C/
eM18,E8E9e/ eC=M0919e-Microsoft Excel 2010 !in" 2#6
Considerar $ue para el caso, este planteamiento resuelve el problema, se debe tener cuidado por$ue en otros casos la soluci+n depender# de las condiciones del nuevo problema y no ser# necesariamente de esta forma&
1& IAu' mensajes se presentan cuando hay al %n error en una f+rmulaJ 2& IC+mo sera su f+rmula si $uiere sumar todos los valores de las columnas C, 3, 7J D& IC+mo es posible hacer referencia a un ran o en otro libroJ 4& IAu' es el anidamiento de funcionesJ
33
IMPRESIN
Conocer sobre la impresi+n de los datos in resados en un libro&
1.
Introd3cci7n Es frecuente $ue se desee obtener una copia impresa de la informaci+n contenida en las hojas de c#lculo, para ello es necesario definir el ran o de celdas a !mprimir& 1dem#s se podr# modificar las caractersticas de su hoja :tama6o, orientaci+n, m#r enes, etc&- antes de !mprimir el trabajo&
2.
Definir El Hre" De Im$resi7n a- 5eleccionar el ran o de celdas $ue desea imprimir& b- !r a la ficha Diseo de pgina, impresin& rupo Configurar pgina, rea de
Microsoft Excel 2010 !in" 2##
c- Ele ir Establecer rea de impresin& d- Existe la opci+n denominada Borrar rea de impresin $ue se utiliza cuando desee eliminar una definici+n de #rea de impresi+n existente& &. ,er Hre" De Im$resi7n 0ara ver el #rea de !mpresi+n podemos utilizar la *ista 0revia de salto de p# ina, para ello accedemos al bot+n ubicado en la parte inferior derecha o en la ficha Vista, Vista pre ia de salto de pgina&
5i en la fi ura anterior se arrastra el lmite :lnea de color azul-, ubicando el puntero de mouse sobre ella y manteniendo presionado el bot+n iz$uierdo, estar# modificando su #rea de impresi+n& ). Confi!3r"ci7n De !in" 5e puede controlar la apariencia o dise6o de las hojas de c#lculo impresas cambiando las opciones del cuadro de di#lo o Configurar pgina& (as hojas de c#lculo podr#n ser impresas en orientaci+n vertical u horizontal, tambi'n se podr# utilizar distintos tama6os de papel, cambiar los m#r enes superior, inferior, iz$uierdo o derecho, etc& o !r a la ficha Diseo de pgina!
Microsoft Excel 2010 !in" &00
o "acer clic en "rgenes# "rgenes personali$ados
". Confi!3r"r !in" 0ermite modificar la orientaci+n del papel, escala y tama6o $ue se utilizar#) !r a la ficha Diseo de pgina y hacer clic en el !nicializador del cuadro de di#lo o del rupo %justar rea de impresin
Entonces se mostrar# un cuadro de di#lo o)
=rientaci+n, permite ele ir entre vertical y horizontal& Escala, aumenta o reduce el tama6o de la hoja de c#lculo de acuerdo al porcentaje $ue se defina& 0or defecto la escala es de 100T, si desea $ue el contenido de la hoja de c#lculo sal a impreso en forma condensada utilice un porcentaje menor& o ,ama6o del papel, permite establecer el tama6o de papel $ue puede ser carta, oficio, 14, etc&
o Calidad de impresi+n, indica la resoluci+n $ue se le va a especificar para la calidad de impresi+n del libro activo& o 0rimer n%mero de p# ina, introduzca 1utom#tico para empezar la numeraci+n de las p# inas con el n%mero _1` o el n%mero donde se desea $ue inicie la numeraci+n& o !mprimir, enviar# el trabajo de impresi+n hacia la impresora& o *ista preliminar, nos permitir# observar una vista previa de la p# ina a imprimir& o =pciones, permite confi urar opciones especficas para la impresora seleccionada como predeterminada& b. Confi!3r"r Mr!enes o !r a la ficha Diseo de pgina&
o "acer
clic
en
rupo
Configurar
pginas,
"rgenes,
"rgenes personali$ados 0ermite especificar los m#r enes superior, inferior, iz$uierdo y derecho de la hoja de c#lculo, as como establecer la distancia entre el Encabezado y la parte superior de la p# ina o entre el 0ie y la parte inferior de la p# ina& ,ambi'n se puede centrar los datos de la hoja de c#lculo en la p# ina impresa, activando las casillas de verificaci+n "orizontalmente y *erticalmente en la secci+n Centrar en la p# ina&
Microsoft Excel 2010 !in" &0&
c. Confi!3r"r Enc"be0"do : ie De !in"
5e puede utilizar los encabezados y pies de p# ina predefinidos de Excel o los personalizados presionando los botones de 0ersonalizar encabezado o 0ersonalizar pie de p# ina para
Microsoft Excel 2010 !in" &0)
construir nuevos modelos, combinando el texto deseado con la inserci+n de c+di os de fecha, hora, n%mero de p# ina, etc& Confi urar encabezado)
Confi urar pie de p# ina)
d. Confi!3r"r +oB" o 0ermite controlar $u' parte de la hoja de c#lculo ha de imprimirse, especificando el #rea de impresi+n, las impresiones o no de las lneas de divisi+n de la hoja, ttulos de las filas y columnas :1, >, C etc& y 1, 2, D etc-& o 0ara incluir los encabezados de las filas y columnas, active la casilla de verificaci+n ,tulos de filas y columnas&
Microsoft Excel 2010 !in" &0-
o 0ara hacer $ue se repitan en cada p# ina los r+tulos de columna, pulse en 9epetir filas en extremo superior e introduzca las filas $ue contienen los r+tulos& o 0ara $ue se impriman las lneas de divisi+n de las celdas, active la casilla de verificaci+n (neas de divisi+n& o =rden de las p# inas, permite indicar cu#l ser# el orden de enumeraci+n e impresi+n de las p# inas&
-. ."ltos De !in" Excel insertar# saltos de p# ina autom#ticos cuando una hoja sea m#s rande $ue la p# ina del papel ele ido para imprimir&
,ambi'n pueden establecerse saltos de p# ina en forma manual)
5e lo ra forzando los lu ares en los $ue se debe realizar el cambio de p# ina&
1l introducir un salto de p# ina, se mostrar# una lnea punteada para indicar el lu ar en el $ue se producir# el corte& 5e inserta un salto de p# ina situ#ndose en la celda $ue se desea aparezca en la si uiente p# ina y seleccionando en la ficha .ise6o de p# ina, rupo Confi urar p# ina, 5altos y lue o hacer clic en !nsertar salto de p# ina& 5i se selecciona una fila, o la celda activa es la primera de la fila, antes de insertar el salto de p# ina, el cambio de hoja ser# justo en esa fila, es decir un salto de p# ina vertical en la hoja actual&
5i selecciona la primera celda de una columna, s+lo se insertar# un salto de p# ina horizontal& 5i la celda activa es la primera de una fila dentro del #rea de impresi+n, antes de insertar el salto de p# ina, el cambio de hoja ser# justo en esa fila, es decir un salto de p# ina vertical& 5i la celda activa es diferente a la primera celda de una fila y columna, Excel insertar# el salto tanto para la fila en la $ue se est# posicionado como para la columna, es decir tanto vertical como horizontal& En caso necesite retirar al %n salto previamente colocado, deber# ubicarse en la posici+n donde fue insertado e ir a la ficha .ise6o de p# ina, rupo Confi urar p# ina, 5altos y lue o hacer clic en Auitar salto de p# ina& 5. ,ist" relimin"r 0resionar la 3icha 1rchivo, ele ir !mprimir, autom#ticamente se muestra la *ista preliminar)
(a opci+n !mprimir permitir# imprimir la hoja y si deseas hacer ajustes debes hacer clic en Confi urar p# ina y te mostrara la si uiente ventana)
Microsoft Excel 2010 !in" &0#
= de lo contrario si $uieres confi urar la impresora o propiedades de la impresora haz clic en 0ropiedades de !mpresora y te mostrara la si uiente ventana)
1$u encontraras tambi'n) o En $ue impresora& o Aue hojas desear imprimir& o 1s como ele ir, una selecci+n previa, las hojas activas o todo el libro& o .el mismo modo eli es la cantidad de copias y si deseas $ue est'n intercaladas& En caso es necesario cambiar las propiedades de la impresora hacer clic en el bot+n 0ropiedades& 5i tu impresora est# en una red puedes >uscar la impresora&
1& IC+mo define un #rea de impresi+nJ 2& IC+mo confi ura la p# ina a imprimirJ D& ICu#l es el uso de los saltos de p# inaJ 4& IC+mo puede imprimir un ran o de celdas sin $ue est'n definidos en un #rea de impresi+nJ
34
CREACIN
Y EDICIN DE
GRFICOS
Conocer los pasos para la creaci+n y edici+n de r#ficos&
1. Introd3cci7n <n r#fico es una representaci+n r#fica de un conjunto de datos de la hoja de c#lculo, ayudan a comprender mejor los resultados $ue las tablas num'ricas& 5e encuentran r#ficos de lneas :en bolsa y aplicaciones financieras-, de barras :en atlas y aplicaciones demo r#ficas- o de pastel :habituales a la hora de mostrar porcentajes-& (a hoja de c#lculo y los r#ficos creados a partir de ella est#n vinculados din#micamente, es decir, las modificaciones efectuadas en la informaci+n contenida en la hoja se representan autom#tica e inmediatamente en los r#ficos correspondientes& (os r#ficos se utilizan para facilitar a los usuarios la visualizaci+n,
comparaci+n de los datos& 2. Estr3ct3r" De Un 2rfico o .erie de d"tos <n rupo de datos relacionados entre s $ue deseamos mostrar r#fico puede contener una o m#s series de datos& r#ficamente& <n
Estos valores se pueden representar en columnas, puntos de lneas o

sectores de un crculo y suelen corresponderse con las filas en la hoja de c#lculo& o C"te!or?"s 9eflejan los elementos de una serie de datos& 5uelen corresponderse con las columnas de la tabla y se muestran en forma de eti$uetas o r+tulos bajo el eje horizontal& 5on utilizados para dar orden u or anizar los valores de las series de datos& o EBe de >"lores o de orden"d"s El eje vertical o EBe de c"te!or?"s o de "bscis"s El eje horizontal& o M"rc"s de di>isi7n 5e mento $ue cruza el eje y marca la escala. o Hre" de tr"0"do hrea delimitada por los ejes y en la $ue se representa el los datos& o '?ne"s de di>isi7n 5on las lneas $ue parten de las marcas de divisi+n y se extienden a trav's del r#fico produciendo una retcula& 5on opcionales& o 'e1end" Cuadro explicativo del si nificado de las series& r#fico& Contiene las lneas, columnas o cual$uier representaci+n de otro tipo de
o T?t3los del !rfico% de orden"d"s 1 de "bscis"s ,exto de encabezamiento de los r#ficos y de los ejes de ese r#fico &. Criterios "r" .eleccion"r Un Ti$o De 2rfico 5i se desea realizar comparaciones o representaciones de valores o series de datos tendramos $ue utilizar un r#fico de Columna& (as variantes de este tipo de r#fico son >arras, Cilndrico, C+nico y 0iramidal& 0ara mostrar comportamientos, conductas y tendencias de una serie de datos en un mismo periodo podramos utilizar un r#fico de (neas, una de las variantes es el tipo hrea& <n r#fico Circular nos sirve para mostrar distribuciones o proporciones de un valor de un conjunto de valores, tambi'n podramos utilizar r#ficos de 1nillos& ). Insert"r 2rficos (os pasos a se uir para insertar un r#fico son los si uientes) a& 5eleccionar el ran o de celdas a representar en el r#fico&
b& !r a la ficha !nsertar, rupo 7r#ficos y esco er entre las opciones el tipo de r#fico a utilizar& 1l hacer clic sobre un tipo, se mostrar#n los subtipos&
c& El r#fico se insertar# como un objeto en la hoja actual&
-. Modific"r 2rficos 5eleccionar el r#fico, con ello se activar#n las fichas .ise6o, 0resentaci+n y 3ormato& En la ficha .ise6o, se encontrar#)
En el
rupo ,ipo, al hacer clic en Cambiar tipo de
r#fico
aparece una ventana para utilizar otro tipo de reemplazo de a$uel usado ori inalmente&
r#fico en
(a opci+n 7uardar como plantilla, sirve para uardar en una plantilla, los cambios $ue se realicen en el formato y dise6o al r#fico, de tal manera $ue se pueda utilizar en otra oportunidad& En el rupo .atos encontramos)
Cambiar entre filas y columnas, permite cambiar la disposici+n de los datos entre los ejes del r#fico& 5eleccionar datos, mostrar# las opciones r#fico, muestra el ran o $ue incluye los datos
9an o de datos del
utilizados para crear el r#fico&
Cambiar filaFcolumna, para intercambiar los datos entre filas y columnas& Entr"d"s de le1end" E.eriesF% muestra las series actualmente definidas& (os botones 1 re ar, Editar y Auitar permiten a6adir nuevas series de datos, modificar la definici+n actual de los ran os de las series y $uitar una serie de datos& 0ara editar una leyenda, hacer clic por ejemplo en mujeres, y lue o en editar&
,e mostrar#)
1hora eli e la celda donde est# el nombre y la serie& o Eti83et"s del eBe 4ori0ont"l Ec"te!or?"F muestra lo $ue se colocar# como leyenda de un eje& El bot+n Editar permite modificar la definici+n de la serie utilizada para las eti$uetas& 7rupo .ise6os de r#ficos, permite utilizar al %n dise6o existente
con modificaciones de la disposici+n de los elementos del r#fico&
7rupo Estilos de .ise6o, se dispone de un conjunto de botones $ue aplican cambios en el estilo del r#fico&
7rupo <bicaci+n, Mover r#fico, permite modificar la ubicaci+n entre un objeto insertado en una hoja existente usando la opci+n =bjeto en, si desea ubicar el r#fico en una hoja de r#fico, debe usar la opci+n "oja nueva, escribiendo el nombre $ue se asi nar# a esa hoja&
En l" fic4" resent"ci7n% se encuentra)
7rupo 5elecci+n actual, donde hay una lista desple able donde se eli e el elemento del r#fico, es decir, #rea de trazado, #rea de r#fico, ejes, leyenda y las series de datos, sobre el cual deseamos aplicar un formato mediante la opci+n 1plicar formato a la selecci+n, si deseamos aplicar un relleno, color de borde, estilo de borde, sombra o un efecto D.&
7rupo !nsertar incluye las opciones !ma en, 3ormas y Cuadro de texto&
7rupo Eti$uetas, tiene las opciones) ,tulo del r#fico, 9+tulos del eje, (eyenda, Eti$uetas de datos, ,ablas de datos&
7rupo Ejes, tiene las opciones Ejes y (neas de cuadrcula&
7rupo 3ondo, tiene) hrea de trazado, Cuadro 7r#fico, 0lano inferior del r#fico, 7iro D. si el r#fico es de tipo D.&
En caso utilice un determinado tipo de r#fico, se tendr# disponible en el 7rupo 1n#lisis las opciones de (neas, >arras ascendentes o descendentes y >arras de error&
En el 7rupo 0ropiedades, se puede cambiar el nombre del objeto r#fico&
En l" fic4" *orm"to% se presentan) 7rupo 5elecci+n actual, con las opciones $ue se encontraban en la anterior ficha&
7rupo Estilos de forma, con opciones para mejorar la apariencia del r#fico, adem#s est#n las opciones de 9elleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas&
7rupo Estilos de Gord1rt, con una alera de efectos de Gord1rt, as como las opciones 9elleno de texto, Contorno de texto y Efectos de texto&
7rupo =r anizar, con las opciones ,raer al frente, Enviar al fondo, 0anel de selecci+n, 1linear, 1 rupar, 7irar&
7rupo ,ama6o, con opciones para ajustar tanto el ancho como el alto del r#fico&
1& Encienda la computadora) C0< y monitor, si existe al %n desperfecto o faltante en el e$uipo comunicarlo inmediatamente& 2& 1l aparecer la solicitud de contrase6a ele ir el lo in alumno y di itar como clave alumno& D& 9ealice las actividades de la pr#ctica indicadas por el docente 4& 1l concluir la pr#ctica, avise a su profesor y lue o sal a del GindoHs M0 realizando los pasos recomendados& 3inalmente apa ue su e$uipo :C0< y pantalla-
1& IC+mo se inserta un r#ficoJ 2& IC+mo modificara la escala de un ejeJ D& IC+mo se confi ura las lneas de divisi+n de un r#ficoJ 4& IAu' opciones se dispone para ubicar un r#ficoJ C& IC+mo se modifica el #rea de trazadoJ
35
OPCIONES AVANZADAS I
Conocer el uso de formularios en Excel& 9ealizar el ordenamiento de los datos& Establecer el filtrado de los datos&
1.
Introd3cci7n <na base de datos contiene informaci+n dispuesta en forma de tabla& Cada conjunto de informaci+n relacionada con un mismo sujeto u objeto constituye un re istro& Cada parcela de informaci+n dentro de un re istro constituye lo $ue se llama un campo& 1s, en la tabla los campos corresponden a las columnas, en tanto $ue los re istros est#n representados por las filas& (os nombres de los campos seran los r+tulos de las columnas&
2. *orm3l"rios "r" Tr"b"B"r Con /"se De D"tos 0ermite mostrar la informaci+n de la tabla en un formulario de manera personalizada re istro por re istro, de tal manera $ue podamos a6adir, modificar y eliminar re istros& 0ara poder usar esta opci+n, debemos) o "acer clic en el interior de la tabla de datos& o 5eleccionar la opci+n 3ormularios $ue aparecer# en la >arra de acceso r#pido&
o 0ara habilitar esta opci+n, se debe ele ir la ficha 1rchivo& =pciones de Excel, 0ersonalizar& o En Comandos disponibles en, seleccionar la opci+n Comandos $ue no est#n en la cinta de opciones, de la lista $ue se muestra en la parte inferior se selecciona 3ormulario& o 5e debe crear una n3e>" fic4" haciendo clic la palabra 8<E*1 ficha :0ersonalizada-, lue o hacer clic en el bot+n cambiar nombre y escribir& o 5e debe ele ir la palabra 8<E*= 7rupo :0ersonalizada- cambiar nombre y escribir& o .ebiendo esta ele ido el icono formulario hacer clic en a re ar y lue o 1ceptar&
o "acer clic en la ficha $ue creaste as como el rupo& o Ele ir los datos escritos previamente y lue o hacer clic en el icono 3ormulario y aparecer# la ventana de edici+n&
8ota) En la parte superior aparece 5<E(.=5 por$ue es el nombre $ue se ha colocado a la hoja con los datos utilizados& .onde) o 8uevo, permite a re ar re istros despu's de la %ltima fila $ue se tiene en la tabla de datos& o Eliminar, sirve para eliminar re istros 9estaurar, permite deshacer los cambios realizados en el re istro actual& o >uscar anterior, muestra el re istro anterior o >uscar si uiente, muestra el re istro si uiente o Criterios, permiten buscar re istros $ue cumplan cierto criterio o condici+n& o Cerrar, sirve para cerrar la ventana 3ormulario
&. Orden"r 3n" b"se de d"tos (a informaci+n de la tabla puede mostrarse ordenada en funci+n a cual$uier columna, es decir, en base a cual$uier campo& 5i a los si uientes pasos) o !r a la ficha .atos, =rdenar
o En =rdenar por, elija el criterio para proceder a la ordenaci+n& En =rdenar se %n establece si se ordenar# por los valores u otra caracterstica y en Criterio de ordenaci+n, se especifica c+mo se ordenar#n los datos y las opciones $ue se muestran dependen del tipo de datos&
El bot+n =pciones permite distin uir entre may%sculas y min%sculas, as como determinar si se ordena de arriba hacia abajo o de iz$uierda a derecha&
0ara ordenar por m#s de un criterio, se utiliza el bot+n 1 re ar nivel, para a6adir otros criterios adicionales& ). ($lic"r filtros $"r" seleccion"r re!istros Cuando tenemos una base de datos una de las operaciones m#s comunes $ue realizamos es hacer una consulta, para buscar re istros $ue coincidan con un valor o criterio, esto podemos realizarlo utilizando la opci+n 1utofiltro, el cual filtra los re istros de la base de datos de manera $ue solo se visualicen los $ue cumplan una determinada condici+n& 0ara aplicar 3iltros a una base de datos, debemos) o "acer clic en el interior de la tabla de datos o !r a la ficha datos, rupo Modificar, =rdenar y filtrar, finalmente ele ir la opci+n o 3iltro
*amos a hacer un filtrado para $ue muestre los re istros $ue ten an E en el campo C!<.1.&
5i desea borr"r el filtro ir a la dicha datos rupo ordenar y filtrar y lue o hacer clic en borrar& 5i seleccionamos 3iltros de texto nos mostrar# una ventana con las opciones)
5i hacemos clic en la opci+n 3iltro personalizado aparecer# una ventana como)
5. *iltros (>"n0"dos Cuando vayamos a definir un criterio en una celda, no debemos utilizar el r+tulo de la columna sino filtros avanzados& 5i a los si uientes pasos) o Escriba los criterios en celdas o "a a clic en el interior de la tabla de datos o !r a la ficha Datos, rupo &rdenar ' filtrar, % an$adas se mostrar# la si uiente ventana)
.onde) o 1cci+n, sirve para ele ir donde filtrar los datos o 9an o de la lista, es el #rea donde est# la tabla de datos o 9an o de criterios, #rea donde se escribi+ la condici+n o condiciones& o Copiar a, se selecciona la celda a partir de donde se mostrar# el resultado
Microsoft Excel 2010 !in" &&0
o 5+lo re istros %nicos, s+lo muestre una vez un re istro $ue cumpla con las condiciones, a pesar $ue est' repetido en la tabla&
1& IAu' pasos se necesitan para el uso de formulariosJ 2& IC+mo se ordenan los datos de una tabla de ExcelJ D& IC+mo se ordena se %n una lista personalizadaJ 4& IC+mo se filtran los datosJ
OPCIONES AVANZADAS II
36
Conocer sobre herramientas $ue permitan la consolidaci+n y an#lisis de los datos& 1prender sobre la publicaci+n Geb& 9ealizar la creaci+n y uso de una macro&
1. .3btot"les (o m#s com%n $ue se hace en una base de datos para realizar c#lculos es hallar los 5ubtotales, para ello es necesario $ue previamente la tabla se ordene en base al campo por el cual $uiere parciales& enerar los resultados
0rocedemos a ordenar la tabla, en este caso se ordenar# por *endedor, dado $ue se desea conocer el subtotal del monto de ventas por vendedor& o "a a clic en el interior de la tabla de datos o "a a clic en la ficha Datos, rupo Es(uema y )ubtotal&
En el cuadro *ara cada cambio en, se especifica la columna $ue contiene los elementos por $uienes se desea realizar el subtotal de los valores& 5eleccione el tipo de funci+n a utilizar para realizar el subtotal de los valores& 1ctive una o m#s casillas en 1 re ar subtotal a para especificar las columnas $ue contienen los valores de los $ue se desea obtener el subtotal& 2. T"bl"s Dinmic"s 5e utiliza para resumir randes vol%menes de datos, podr# irar sus filas y columnas para ver diferentes res%menes de datos, tambi'n podr# filtrar los datos mostrando diferentes p# inas& .ebe ser muy importante la cantidad de informaci+n a manejar para $ue el uso de la tabla din#mica se justifi$ue& 0ara crear tablas din#mica debemos)
Microsoft Excel 2010 !in" &&&
o !r a la ficha Insertar, dinmica
rupo +ablas, +abla dinmica, opci+n +abla
o %l presionar el botn %ceptar aparece una nue a muestra:
ista como se
o .ebemos hacer clic dentro de la zona como se muestra, de tal forma $ue se habilite sobre el lado derecho, las opciones para la definici+n de la tabla din#mica)
Microsoft Excel 2010 !in" &&)
o (ue o aparece la informaci+n resumida en base a los campos del paso anterior, de la si uiente manera:
&.
3blic"ci7n En !in"s `eb 5i desea $ue los usuarios $uieran manipular datos desde la Geb entonces se pueden crear p# inas Geb a partir de una hoja de c#lculo o todo el libro uardando los datos con funcionalidad& (os pasos para publicar en la p# ina Geb, son los si uientes) o 0resionar la ficha archivo, 7uardar y enviar, uardar en la Heb, 5e mostrar# la si uiente ventana)
Microsoft Excel 2010 !in" &&-
o Ele ir elementos a publicar :"oja, ,odo el libro- y presionar el bot+n publicar& 1parecer# el cuadro de di#lo o si uiente)
). M"cros 5i realiza frecuentemente una tarea en Excel, se puede automatizar mediante una Macro& <na macro consiste en una serie de comandos y
funciones $ue se almacenan en m+dulos de *isual >asic y $ue puede ejecutarse siempre $ue sea necesario realizar la tarea& 1l ejecuta una serie de comandos& ". 2r"b"r 3n M"cro 1ntes de rabar una macro debemos planear los pasos y los comandos $ue se desea $ue ejecute la macro& o 1hora vamos a ver un ejemplo sobre c+mo crear una macro $ue modifi$ue el @oom al C0T o En la ficha vista, rupo macros y hacemos clic en 7rabar macro, aparecer# la si uiente ventana) rabar una macro, Excel almacena informaci+n sobre cada paso dado cuando se
o Escribir un nombre para la macro y si desea especifica una tecla de m'todo abreviado& o 0resionar el bot+n 1ceptar& o 9ealizar la operaci+n $ue desea re istrar en la macro& o 9ecuerde $ue todo lo $ue ha a se rabar# en la Macro $ue ha creado& o 1hora realizaremos paso a paso la tarea a automatizar&
<na vez terminada vamos a la ficha vista, rupo macro y hacemos clic en el bot+n .etener rabaci+n& 0ara ejecutar la macro, debemos) 0ulsar la combinaci+n de teclas asi nada a su macro) C,9( 2 (etra asi nada o en la ficha vista, rupo macro, ver Macros, ele ir el macro y hacer clic en ejecutar&
1& 2& D& 4&
IAu' pasos se realizar para calcular subtotalesJ ICu#ndo es %til el uso de una tabla din#micaJ IC+mo se publica en una p# ina GebJ IC+mo se crea una macroJ
Microsoft Excel 2010 !in" &&#

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25

INTRODUCCIN A MS EXCEL 2010 (I)

b- Desde el icono de Excel del

&. '( (NT(''( INICI('

Microsoft Excel 2010 !in" 210

). '( *IC+( (RC+I,O

Microsoft Excel 2010 !in" 211

o (a barra de acceso r#pido

Microsoft Excel 2010 !in" 212

'( CINT( DE O CIONE.

Microsoft Excel 2010 !in" 21&

'" b"rr" de f7rm3l"s

Bltima celda de la fila activa

3!8 3(EC"1 .E9EC"1

TEC'(DO C,9(21*017 C,9(29E017

Microsoft Excel 2010 !in" 216

al hacer clic sobre 'l se valida el valor para introducirlo en la celda

Microsoft Excel 2010 !in" 219

la barra de f+rmulas& 1s no se introducen los datos y la celda muestra la

Microsoft Excel 2010 !in" 21#

Microsoft Excel 2010 !in" 220

4& IC+mo se enera una listaJ

Microsoft Excel 2010 !in" 222

INTRODUCCIN A MS EXCEL 2010 (II)

/"rr" de (cceso R$ido& ,ambi'n puedes utilizar la

<na de ellas consiste en utilizar el men% (rc4i>o

Microsoft Excel 2010 !in" 22)

, se cerrar#n todos los libros $ue ten as abiertos,

= bien utilizar la combinaci+n de teclas C,9(2<&

Microsoft Excel 2010 !in" 225

seleccionar celdas consiste en una cruz ruesa blanca, tal como se ve a

5elecci+n de una 4oB" enter")

Microsoft Excel 2010 !in" 22#

Microsoft Excel 2010 !in" 2&0

Microsoft Excel 2010 !in" 2&2

$ue aumentan o disminuyen el tama6o un nivel por cada clic,

1parecer# la ficha de la ima en&

Ele ir las opciones deseadas y pulsar el bot+n (ce$t"r&

Microsoft Excel 2010 !in" 2&-

Microsoft Excel 2010 !in" 2&5

Microsoft Excel 2010 !in" 2&9

Microsoft Excel 2010 !in" 2&#

Microsoft Excel 2010 !in" 2)&

Microsoft Excel 2010 !in" 2)-

Microsoft Excel 2010 !in" 2)5

Microsoft Excel 2010 !in" 2)6

Microsoft Excel 2010 !in" 2)9

Microsoft Excel 2010 !in" 2)#

alera $ue tiene

alera $ue se pueden

; "acer clic sobre el bot+n

de la pesta6a !nsertar& 1parecer#

el panel !m# enes predise6adas a la derecha de la ventana de Excel

Microsoft Excel 2010 !in" 2-2

Microsoft Excel 2010 !in" 2-&

iros y cambios de tama6o y

proporciones& 0ara modificar un r#fico lo primero $ue hay

Microsoft Excel 2010 !in" 2-5

r#fico con el bot+n derecho del rat+n, para $ue

Microsoft Excel 2010 !in" 2-6

Microsoft Excel 2010 !in" 2-9

Microsoft Excel 2010 !in" 2-#

Microsoft Excel 2010

Microsoft Excel 2010 !in" 251