NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Cunoaterea termenelor de pstrare a documentelor i-a preocupat din motive diferite att pe arhiviti pentru preluarea, administrarea i protejarea celor ce fac parte din FAN, ct i pe creatorii de arhive pentru eliminarea legal a documentelor i decongestionarea depozitelor. Desfurarea activitii arhivistice pe baze tiinifice a impus ntocmirea unor instrumente de lucru corespunztoare, ntre care nomenclatorul dosarelor i indicatorul termenelor de pstrare, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare. O arhiv fr nomenclator este considerat un conglomerat eterogen de documente. nc din primii ani de la nfiinarea Arhivelor Statului au existat preocupri pentru ntocmirea acestor instrumente de lucru. Astfel, jurnalele, regulamentele, circularele, instruciunile elaborate att de Arhivele Statului, ct i de marile instituii, cuprindeau i ndrumri pentru repartizarea corect a documentelor la dosare, cci acestea urmau s fie predate spre pstrare la Arhivele Statului. Instruciunile difuzate de Vornicia Dinluntru i Vistierie din anii 1831-1833, ctre judee privind organizarea cancelariilor, ca urmare a aplicrii Regulamentului Organic, se refereau i la nregistrarea actelor, circulaia i rezolvarea lor, precum i la constituirea dosarelor, ordonarea pe probleme a actelor intrate. n circulara Vorniciei ctre crmuitorii judeelor se meniona: orice raport s se refere la o singur problem spre a se putea altura la dosarul problemei respective. n listele Vorniciei erau trecute titlurile dosarelor constituite n cancelarie, deci erau stabilite probleme precise de repartizare a documentelor n dosare. n Regulamentul pentru organizarea serviciului Arhivelor din 4 martie 1869, la articolul 13 se meniona rmn concentrate n aceast seciune (istoric i a secretariatului) corespondena general a serviciului relativ la personal, material, local, mobilier, comunicaiunile cu publicul, conservarea depozitelor extraordinare precum i etaloanele prototipe ale msurilor i greutilor, tipurile monedelor naionale, actele de natur excepional. ndrumrile date i msurile luate cu grij pentru repartizarea corect a documentelor n dosare, modul de pstrare n cancelarii i n depozite, conduceau la concluzia c au existat preocupri pentru stabilirea de probleme pe dosare. Toate acestea au servit la ntocmirea nomenclatorului de mai trziu1. Pentru prima dat n legislaia arhivistic, Arhivele Statului au elaborat n 1953 proiectul Instruciunilor generale pentru organizarea i funcionarea arhivelor ministerelor,
1

Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare -instrumente de baz n activitatea arhivistic, n Revista Arhivelor, nr. 1/1979, p. 17.

instituiilor centrale i locale, organizaiilor obteti i cooperatiste, ntreprinderilor, gospodriilor agricole de stat i gospodriilor colective, care la articolul 5 preciza: fiecare instituie, organizaie i ntreprindere trebuie s aib nomenclatorul materialelor sale documentare, n care s fie artate toate categoriile de materiale ce se creeaz n activitatea sa2. Se stabilea obligativitatea tuturor unitilor creatoare de arhiv de a ntocmi nomenclatoarele proprii, n care s fie cuprinse toate categoriile de acte create n activitatea lor, iar n anex se ddea model de formular. Prin Instruciunile generale nr. 6720 din 27 noiembrie 1957, la articolul 10 se preciza c materialele documentare curente ale instituiilor i organizaiilor se grupeaz pe pri structurale i nluntrul lor pe probleme sau pe corespondeni cu ajutorul nomenclatorului, ce trebuie ntocmit de fiecare instituie sau organizaie sau de forul tutelar pentru instituiile sau organizaiile cu activitate de aceeai natur. n nomenclator vor figura toate categoriile de materiale documentare ce se creeaz n activitatea instituiei sau organizaiei respective. Conform articolului 11, nomenclatorul se ntocmea pentru fiecare instituie sau organizaie sau pe direcii generale, n raport cu volumul lucrrilor curente. El servea registraturii generale pentru repartizarea hrtiilor la prile structurale competente s le rezolve i la constituirea dosarelor. Dei teoretic problema constituirii corecte a arhivei a fost reglementat din anul 1951, neajunsurile de tot felul prin care treceau creatorii i deintorii de documente, situaia grea a arhivelor afectate de rzboi, au fcut ca legislaia arhivistic s aib, n bun parte un caracter formal. Dup aplicarea Decretului 472/1971 s-a nregistrat o mbuntire n ceea ce privea situaia arhivelor. i n acest decret se regseau cele dou instrumente de lucru, cu precizarea c organele centrale ntocmesc inidcatorul termenelor de pstrare pentru documentele proprii i ale unitilor pe care le ndum i controleaz, care se confirm de Direcia General a Arhivelor Statului. Fiecare organizaie ntocmete nomenclatorul dosarelor. n viziunea legiuitorului, nentocmirea celor dou instrumente constituia contravenie i se pedepsea conform legii. Legea Arhivelor Naionale 16/1996 prevede n art. 8 c anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii.
2

Laureniu Mera, Arhiva curent la creatori. Privire istoric(1925-1996), n Revista de Arhivistic, nr. 12/1997, p. 84.

Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut urmeaz s fie repartizat la un dosar dinainte stabilit. Cu alte cuvinte, repartizarea dosarelor pe probleme ce urmeaz a se constitui n cursul unui an se face pe baza unui tabel denumit nomenclator. Literatura de specialitate acord nomenclatorului un loc important, stabilindu-i mai multe definiii, toate ns pornind de la instruciunile Arhivelor Statului. Astfel, acesta are menirea de a pune ordine n constituirea dosarelor, de a orienta ntreaga organizare ulterioar a muncii de arhiv (inventariere, selecionare, folosire, fiare tematic, microfilmare, pstrare). O arhiv fr nomenclator este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii3. De aceea, nomenclatorul poate fi definit ca un tabel sistematic n care sunt desfurate pe structura schemei de organizare a instituiei, unitile arhivistice concepute pe probleme i termene de pstrare4, sau o list sistematic a grupelor de documente care se presupune c se vor alctui pe anul n curs5 sau instrument de lucru prin care materialele documentare curente ale instituiilor sau organizaiilor sunt grupate pe pri structurale ale organizaiei sau instituiei, iar nuntrul prilor structurale pe probleme6, iar alii l-au definit ca un clasificator de tip structural, un tabel sistematic al denumirilor sau titlurilor de dosare care ajut compartimentele de munc la gruparea corect a actelor7. n ultim analiz, nomenclatorul este vehiculul care concentreaz i face cunoscute regulile de pstrare8. nainte de ntocmirea nomenclatorului, pentru ca acesta s fie corespunztor i util n alctuirea corect a dosarelor, trebuie s corespund mai multor cerine. n primul rnd trebuie s cuprind n mod obligatoriu, ntregul volum de acte, att al celor create n diversele compartimente, ct i al celor primite din afar. De asemenea, toate titlurile, adic rezumatele sau denumirile trecute n nomenclator trebuie s fie formulate corespunztor cu criteriile de alctuire a dosarelor. Prin formularea denumirilor, este de dorit ca nomenclatorul s ajung la un asemenea nivel calitativ care s-l apropie ct mai mult de inventarul documentelor predate de compartimente. Un alt criteriu de care trebuie s se in seama este cel al selecionrii i

Coman Voica, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n Revista Arhivelor, nr. 4/1984, p. 414. 4 Ibidem, p. 415. 5 Vasile Nicula, Dosarul-unitate de baz n constituirea arhivei curente, n Revista Arhivelor, nr. 4/1973, p. 673. 6 Virgil Tatomir, ntocmirea nomenclatorului de dosare i a indicatorului cu termene de pstrare n arhiva Ministerului Agriculturii, n Revista Arhivelor, nr. 1/1968, p. 72. 7 Teodor Neca, Precizri privind ntocmirea i folosirea nomenclatorului i indicatorului n arhivele curente , n Revista Arhivelor, nr. 1/1975, p. 61. 8 Carol Couture, Nomenclatoarele. Aspecte teoretice, n Revista Arhivelor, nr. 1-2/1998, p. 27.

gruprii documentelor dup termenele de pstrare. Denumirile dosarelor pot fi cuprinse n nomenclator n cadrul fiecrui compartiment de activitate, ntr-o anumit ordine, n funcie de importana actelor ce compun dosarele, n ordine logic dup coninutul documentelor sau innd seama de criteriile constituirii dosarelor. Pentru ntocmirea nomenclatorului arhivistic trebuie, n primul rnd s se implice conducerea unitii care s solicite printr-o not intern propuneri de la toate compartimentele, ntocmindu-se liste pentru toate categoriile de documente grupate n dosare i pentru registre. Aceast not este semnat de factorul de conducere i persoana care a ntocmit-o i nregistrat n registrul de intrare- ieire al corespondenei. n not se precizeaz baza legal referitoare la necesitatea ntocmirii nomenclatorului i se solicit ntocmirea listelor cu toate documentele i termenul de pstrare aferent acestora. Propunerile compartimentelor trebuie s fie temeinic analizate, astfel nct nicio categorie s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni vor duce ulterior, n timpul clasrii documentelor, la ncercri de asimilare prin analogie care n final duc la pierderea individualitii documentelor, la imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor. Rezumatul coninutului unitii arhivistice trebuie s fie formulat clar, inndu-se seama de termenul de pstrare. Fiele se ordoneaz pe compartimente conform schemei de organizare, iar n cadrul acestora n funcie de importana documentelor create, legtura ntre probleme, coresponden i se transcriu n nomenclator. La stabilirea termenelor de pstrare trebuie avute n vedere i prevederile Codului Civil, Codului Penal, Legii contenciosului administrativ, Legii contabilitii 82/1991 etc. ca i nevoia practic de documentare. La nceput n nomenclator se nscriu de obicei, dosarele care cuprind diferite acte normative, directive i ndrumri primite din partea organelor superioare, apoi urmeaz dosarele cu documentaia principal a instituiei. Dac rezumatul dosarelor reflect criteriul pe materii i probleme, atunci ele trebuie s fie grupate dup coninut n aa fel nct documentele privind o anume problem s se afle n acelai loc. Denumirile dosarelor care reflect criteriile pe corespondeni sau geografic se aeaz n nomenclator alfabetic dup iniialele sau numerele corespondenilor i dup denumirile geografice.9 n nomenclatoare este preferabil s fie incluse toate categoriilor de documente importante, care prezint interes pentru arhive. Chiar se poate relua o dorin mai veche (dorit de muli, dar nefinaliz de

Teodor Neca, Precizri privind ntocmirea..., p. 62.

nimeni), aceea de a de ntocmi la nivel naional o list cu documentele pe care le considerm c fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei10. n prima rubric se trec denumirile exacte ale direciilor(n cazul n care creatorul are o schem de direcie general), numerotate cu cifre romane (I, II, III, ...). n rubrica a doua se trec compartimentele din cadrul acestora(serviciile sau birourile) i se numeroteaz cu litere majuscule(A, B, C,...). n rubrica a treia se trece rezumatul unitii arhivistice, fr prescurtri, numerotate cu cifre arabe. Numerotarea ncepe cu numrul 1 la fiecare compartiment, tocmai pentru ca eventualele completri sau omisiuni fcute ulterior s se poat face uor, fr s afecteze ntregul instrument de lucru. Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului.11 n cazul n care organizaia nu are direcii, indicativul va fi format numai din litera majuscul i cifra arab sau doar din cifra arab cnd organizaia nu are compartimente. Indicativul se trece n registrul de intrare-ieire, pe documentul nregistrat, pe fiecare dosar sau biblioraft n care urmeaz a se repartiza documentele, pe coperta dosarului constitui, n inventar. n cazul n care la creatorul de arhiv se nfiineaz noi compartimente, nomenclatorul se va completa cu denumirea lor i cu grupurile de documente create de acestea. n acelai fel se va proceda i cnd unul din compartimente i dezvolt activitatea: n nomenclatorul acestui compartiment se vor trece n continuare noile grupe de documente create. n formularele din anii 1955 i 1957 rubricile se aseamn, folosindu-se terminologia adecvat perioadei. n formularul din 1971, s-a adugat rubrica termenul de pstrare. Aceast rubric pentru fiecare dosar sau registru stabilit prin indicatorul de termene de pstrare a apropiat foarte mult aceste dou instrumente de lucru, ajutnd compartimentele de a ntocmi inventarele pe termene de pstrare cu mult uurin12. Conform prevederilor art. 11 al. 9 din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, stabilirea termenului de pstrare se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente i n mod deosebit de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele. Pentu evaluarea documentelor din punct de vedere teoretic se face raportarea ntre valoarea primar i cea secundar a acestora13. n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se scrie litera majuscul P, iar pentru cele care se pstreaz temporar, se scrie cifra arab
10

Costic Ioan Grnea, Nomenclatorul documentelor de arhiv instrument de baz n constituirea unei arhive corecte, n Revista Arhivelor, seria a III-a, vol. II, nr. 1-2/1996, p. 65. 11 Norme tehnice pentru nregistrarea, gruparea n dosare, selecionarea i pstrarea documentelor scrise i tiprite, a sigiliilor i tampilelor de ctre organizaiile socialiste i celelalte organizaii , n Revista Arhivelor, nr. 3/1973, p. 518-519. 12 Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare..., p. 18-20. 13 Carol Couture, Nomenclatoarele..., p. 22-24.

care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5,10,50,etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe nu poate fi stabilit cu certitudine n momentul ntocmirii nomenclatorului sau dac exist motive s se presupun c n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea valoare tiinific, pe lng termenul de pstrare se menioneaz CS (Comisia de selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisie cu mai mare atenie i dup caz pot fi reinute permanent, poate fi prelungit termenul de pstrare sau pot fi propuse pentru eliminare. Rubrica a cincea este destinat observaiilor. La nregistrarea documentelor, indicativul unitii arhivistice va figura n registrul de intrare-ieire al corespondenei (n rubrica destinat acestuia), ca i pe fiecare document n parte, fcndu-se n acest fel corelaia dintre regsitru i acte. De asemenea, indicativul dup nomenclator se va regsi pe fiecare unitate arhivistic sau biblioraft n care urmeaz a se repartiza documentele, pe coperta fiecrei uniti arhivistice constituite definitiv, ca i n inventar. Nomenclatorul trebuie aprobat de conducerea organizaiei prin decizie i se aplic de la 1 ianuarie al anului n curs. Acelai nomenclator se poate aplica i n anii urmtori n cazul n care n organizarea organizaiei sau a compartimentelor nu intervin modificri. Cnd apar modificri, nomenclatorul va fi adaptat conform noii scheme i activitilor ce urmeaz s se desfoare. Conform Legii 16/1996 dup ntocmirea nomenclatorului acesta se supune aprobrii conducerii creatorului de documente i confirmrii Arhivelor Naionale sau Direciilor Judeene a Arhivelor Naionale (dup caz). Aici exist o inadverten. n modelul anex nr.1 la lege se vorbete de confirmarea Arhivelor Naionale, iar n articolul nr.8, aliniatul 2 din lege se arat c nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Naionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Chiar cu aceast inadverten, important este c aceste nomenclatoare nu pot fi puse n practic fr acordul Arhivelor Naionale, inidferent c scopul se numete aprobare sau confirmare. Pentru confirmare, nomenclatorul este trimis n dublu exemplar cu adres. Aprobarea sau confirmarea nomenclatoarelor trebuie s se fac cu sim de rspundere tiut fiind faptul c de reprezentanii Arhivelor Naionale depinde n cea mai maire msur pstrarea informaiilor ce vor constitui izvoare istorice, pentru scrierea unor istorii reale, adevrate. La Arhivele Naionale, ntreaga documentaie se nregistreaz, se pune rezoluia de ctre conducerea instituiei i se repartizeaz spre rezolvare persoanei care are n aria sa de competen instituia respectiv. Persoana responsabil de la Arhivele Naionale analizeaz nomenclatorul, ntocmete un referat n care propune argumentat confirmarea sau respingerea acestuia i susine lucrarea n cadrul Comisiei de Selecionare.

Un exemplar al nomenclatorului arhivistic, nsoit de adresa de confirmare se nainteaz instituiei creatoare. Dup confirmarea nomenclatorului, se emite de ctre conducerea instituiei ordinul de aprobare al acestuia i se transmit extrase la toate compartimentele n vederea aplicrii acestuia. Pentru anumii creatori de documente se pot face nomenclatoare pe domenii de activitate. Cu privire la relaia dintre nomenclator i inventar, se cuvine menionat c la aceeai poziie din nomenclator se pot crea mai multe uniti arhivistice dup numrul documentelor care se creeaz la problema respectiv. Aceste uniti vor avea acelai indicativ dup nomenclator, dar n inventar vor primi numere fiecare n parte, vor fi nominalizate i se va meniona numrul volumului. n timp ce n nomenclator sunt definite generic categoriile de documente referitoare la o anumit problem i sunt enunate n mod general, n inventar se nominalizeaz n detaliu aciunile, obiectivele, msurile. Aplicarea corect a nomenclatoarelor asigur arhivei nou create o constituire a dosarelor pe probleme i termene de pstrare, ofer condiii bune de selecionare a documentelor permanente i de eliminare a celor nefolositoare. n felul acesta, se mpiedic orice posibilitate de includere a unor documente importante n dosare nesemnificative i se exclude pericolul drii lor la retopit. Conducerile unitilor creatoare de documente au datoria moral i obligaia legal de a urmri modul cum se plaic legislaia arhivistic, tiut fiind faptul c distrugerea din neglijen a documentelor, n cele mai dese cazuri, exclude posibilitatea reconstituirii lor. i dac primii arhiviti ai statului considerau documentele de arhiv ca sanctuarul drepturilor compatrioilor (Gheorghe Asachi) i o avere public care slujete de temei legiuirilor i istoriei rii (Vasile Alecsandri), cu att mai mult astzi c nd statul, prin Legea Arhivelor Naionale, le asigur protecie special, toi factorii cu atribuii au obligaia s contribuie la constituirea unor arhive care s ilustreze generaiilor viitoare, momentele de istorie pe care le trim. Existena specialitilor n comisiile de selecionare este i ea hotratoare, att la ntocmirea indicatoarelor i nomenclatoarelor cat, mai ales, la selecionarea arhivelor. Practica arat c aprecierea arbitrar a documentelor de ctre nespecialiti duce fie la propunerea de a se pstra toate documentele, indiferent de problemele la care se refer i n cte exemplare s-ar afla, fie la tendina de a se distruge toate documentele sub motivul c nu mai sunt utile. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente, de aceea, pentru selecionarea documentelor este necesar s fie consultat un cerc cat mai larg de specialiti care s argumenteze propunerile de pstrare sau eliminare a documentelor.