HGO287/2009 ID intern unic: 331294

Fia actului juridic

Republica Moldova GUVERNUL HOTRRE Nr. 287 din 13.04.2009 pentru aprobarea Regulamentului privind modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale Publicat : 21.04.2009 n Monitorul Oficial Nr. 78-79 art Nr : 338

n conformitate cu alin.(3) art.7 din Legea nr. 1453-XV din 8 noiembrie 2002 cu privire la notariat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2002, nr.154-157, art. 1209) cu modificrile i completrile ulterioare, Guvernul HOTRTE: 1. Se aprob Regulamentul privind modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale (se anexeaz). 2. n termen de un an de la intrarea n vigoare a prezentei Hotrri, notarii snt obligai s ordoneze arhiva activitii notariale, conform cerinelor stabilite. 3. Cerinele privind pstrarea arhivei activitii notariale, stabilite la capitolul V din Regulamentul sus-menionat vor intra n vigoare ncepnd cu 1 ianuarie 2012.
PRIM-MINISTRU Ministrul justiiei Zinaida GRECEANI Contrasemneaz: Vitalie Prlog

Nr. 287. Chiinu, 13 aprilie 2009.

Aprobat prin Hotrrea Guvernului nr.287 din 13 aprilie 2009 REGULAMENTUL privind modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale I. Dispoziii generale 1. Regulamentul privind modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale (n continuare Regulament) stabilete modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale.

2. Arhiva activitii notariale se constituie din totalitatea registrelor notariale, actelor notariale, documentelor n temeiul crora au fost ndeplinite acestea, precum i a altor acte ce in de organizarea activitii notariale. 3. Actele notariale definitivate n lucrrile de secretariat se pstreaz la notarul care le-a ndeplinit, pn la ncetarea activitii sale. 4. Arhiva activitii notariale se pstreaz n sediul notarului sau n ncperi special amenajate pentru arhiv, dotate cu mijloace adecvate de pstrare, pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragerea documentelor. 5. Odat cu ncetarea sau suspendarea activitii notarului, pstrarea proviz orie a documentelor, pn la transmiterea acestora n arhiva de stat, se va asigura, n baza ordinului ministrului justiiei, de ctre unul din notarii care i desfoar activitatea n acelai teritoriu, cu acordul prealabil al acestuia i n conformitate cu termenele stabilite de Regulamentul Fondului arhivistic de stat, aprobat prin Hotrrea Guvernului nr.352 din 27 mai 1992. 6. Actele i registrele notariale cu termen permanent de pstrare se transmit n arhivele de stat raionale (municipale) dup expirarea a 75 de ani. 7. Ministerul Justiiei va ine evidena actelor de transmitere-primire a arhivei activitii notariale, transmis pentru pstrare provizorie. II. Pregtirea i predarea la arhiv a actelor i registrelor notariale 8. Actele notariale, documentele, n temeiul crora acestea au fost ndeplinite, i registrele notariale definitivate se ordoneaz, se perfecteaz i se depun de ctre notar n arhiva proprie, n modul stabilit de prezentul Regulament. Perfectarea dosarelor include un complex de lucrri: completarea datelor pe prima copert a dosarelor, ndosarierea, numerotarea filelor i certificarea dosarelor. 9. Actele i registrele notariale se ordoneaz la finele anului de gestiune n conformitate cu Nomenclatorul-tip al dosarelor notariale (n continuare Nomenclatorul-tip) (anexa nr.1 la prezentul Regulament). 10. n baza Nomenclatorului-tip, fiecare notar elaboreaz Nomenclatorul concret al dosarelor (n continuare Nomenclator concret), pe care l coordoneaz cu Serviciul raional (municipal) de arhiv (anexa nr.2 la prezentul Regulament). La ntocmirea Nomenclatorului concret, din Nomenclatorul-tip se includ doar dosarele care se constituie n activitatea profesional a notarului respectiv. Nomenclatorul concret cuprinde i alte compartimente, n cazul n care actele ndeplinite de notar nu snt prevzute n Nomenclatorul-tip. Dac pe parcursul anului apare necesitatea de noi compartimente sau dosare, atunci Nomenclatorul concret, precum i compartimentele pe care acesta le cuprinde se completeaz cu denumirile lor. n acest scop, n fiecare compartiment al nomenclatorului se las o rezerv de numere (rnduri). Termenele de pstrare a actelor i registrelor notariale indicate n Nomenclatorul-tip nu pot fi modificate. Nomenclatorul concret se ntocmete n dou exemplare i, dup coordonare cu Serviciul de arhiv raional (municipal), se aprob de ctre notar. Un exemplar al Nomenclatorului concret se pstreaz la Serviciul raional (municipal) de arhiv, iar al doilea la notar. Nomenclatorul concret aprobat se pune n aplicare ncepnd cu 1 ianuarie a fiecrui an. 11. Nomenclatorul concret este valabil pe parcursul a mai multor ani i este supus reaprobrii numai n cazul n care intervin schimbri n componena documentelor. Dac asemenea modificri nu au intervenit, Nomenclatorul concret, la sfritul fiecrui an, dup concretizare i redactilografiere, se reaprob de ctre notar. 12. La sfritul anului de gestiune, Nomenclatorul concret se ncheie cu o nscriere de totalizare privind numrul separat al dosarelor cu termen permanent de pstrare, cu termen lung de pstrare (de la 15 pn la 75 ani), cu termen temporar de pstrare (pn la 10 ani inclusiv) i dosarele transmisibile. Exemplarul Nomenclatorului concret aprobat i coordonat cu serviciul de

arhiv respectiv este un document cu termen permanent de pstrare. 13. Registrele notariale, actele notariale i documentele n baza crora au fost ndeplinite acestea, vor fi sistematizate n dosare, conform Nomenclatorului concret aprobat. La ndosariere vor fi respectate urmtoarele cerine de baz: 1) coninutul documentelor din care se constituie dosarul trebuie s corespund titlului dosarului, conform Nomenclatorului-tip; 2) documentele cu termen permanent, lung i temporar de pstrare se depun n dosare separate; 3) n dosare se includ documentele acumulate pe parcursul unui an calendaristic, cu excepia dosarelor transmisibile; 4) gruparea documentelor n dosare se efectueaz n ordine cronologic, alfabetic sau n ordinea nregistrrii documentelor. Aceste principii pot s varieze sau pot fi mbinate. 14. n procesul de sistematizare a documentelor n dosare se verific corectitudinea ntocmirii actelor, aplicarea semnturilor i sigiliului, data ntocmirii actului notarial. Nu se includ n dosare documentele, care nu au tangen cu actele notariale ndeplinite, maculatoarele i proiectele (variantele de lucru) ale documentelor. 15. n dosar se stocheaz un exemplar al originalului actului notarial ntocmit, depus spre pstrare n arhiva notarului, iar dac Nomenclatorul-tip prevede, i documentele n baza crora acesta a fost ndeplinit. 16. Fiecare dosar va conine nu mai mult de 250 file (o grosime de 30-40 mm). n cazul n care volumul documentului este mai mare, dosarul se divizeaz n volume separate. Documentele fiecrui volum reprezint o continuare a volumului precedent. 17. Pe parcursul anului se va efectua gruparea n dosarele succesorale ale tuturor documentelor n baza crora au fost eliberate certificatele de motenitor (declaraii, certificate, cereri, alte acte legate de deschiderea procedurii succesorale i eliberarea certificatului de motenitor). n dosarele succesorale se cos toate documentele care se refer la procedura succesoral. Dac procedura succesoral nu este finisat n anul curent, dosarul succesoral se transmite n anul urmtor cu acelai numr i nu se renregistreaz. 18. La finele anului, dosarele succesorale definitivate n lucrrile de secretariat se perfecteaz. La sistematizarea dosarelor succesorale finisate, pe coperta dosarelor se aplic indicele conform Nomenclatorului-tip. Din dosarele succesorale (att cele definitivate, ct i cele aflate n lucru) se extrag certificatele de motenitor eliberate asupra bunurilor imobile i mobile, care se grupeaz n dosare separate dup numele de familie al decedatului, n ordine alfabetic sau cronologic, i se pstreaz conform termenelor stabilite n Nomenclatorul-tip. n dosarele succesorale nefinisate poate fi pstrat o copie a certificatelor de motenitor extrase. Documentele, n baza crora au fost eliberate certificatele de motenitor asupra bunurilor imobile i mobile (actele ce stabilesc dreptul de proprietate asupra bunurilor imobile, declaraii, cereri, certificate i alte acte necesare pentru eliberarea certificatului de motenitor) din dosarele succesorale definitivate n lucrrile de secretariat, se grupeaz n dosare separate dup numele de familie al decedatului n ordine alfabetic sau cronologic, i se pstreaz conform termenelor stabilite n Nomenclatorul-tip. La sfritul dosarului, pe o fil anexat, se face urmtoarea inscripie: n prezentul dosar snt numerotate i cusute ____ file. Se indic prenumele, numele i semntura notarului. Numrul filelor se indic cu cifre i, n paranteze, cu litere. Fiecare dosar nu va depi n grosime 30-40 mm. 19. Drile de seam despre activitatea profesional se pstreaz n dosarele acelui an, pentru perioada cruia au fost ntocmite, indiferent de data ntocmirii acestora. 20. La finele fiecrui an calendaristic, notarii vor ntocmi inventarele dosarelor cu termen permanent i lung de pstrare.

Inventarele se ntocmesc separat pentru: 1) dosare cu termen permanent de pstrare (anexa nr. 3 la prezentul Regulament); 2) dosare cu termen lung de pstrare (anexa nr. 4 la prezentul Regulament). Pentru dosarele cu termen temporar de pstrare (pn la 10 ani inclusiv) nu se ntocmesc inventare i nu snt supuse perfectrii n mape. La expirarea termenului de pstrare a acestor dosare se ntocmete un proces-verbal de nimicire. 21. Dosarele cu termen permanent i lung de pstrare se ndosariaz n coperte tari. Filele din dosar se numeroteaz cu creion cu grif de culoare neagr. Fiecare volum al dosarului se numeroteaz separat. Numrul filei se aplic n colul din dreapta sus. n cazul n care pe file a fost deja aplicat numerotarea, care nu coincide cu cea nou, numerotarea precedent se taie cu o linie, iar numrul nou se aplic alturi. 22. Inscripiile pe copertele dosarelor cu termen permanent i cu termen lung de pstrare vor fi scrise clar, cite, cu litere de tipar, cu cerneal neagr rezistent la lumin sau cu tu. 23. Pe coperta fiecrui dosar se indic, conform anexei nr. 5 la prezentul Regulament: 1) prenumele, numele notarului; 2) sediul biroului; 3) indicele dosarului, conform Nomenclatorului-tip; 4) titlul dosarului; 5) data nceperii i ncheierii dosarului; 6) numrul de file; 7) termenul de pstrare. 24. Inventarele cu termen permanent de pstrare se aprob, iar cele cu termen lung de pstrare se coordoneaz de ctre Comisia Central de Expertiz i Control (C.C.E.C.) a Serviciului de Stat de Arhiv al Republicii Moldova cel mult n doi ani dup definitivarea dosarelor n lucrrile de secretariat curente. Inventarele dosarelor, cu termen permanent i lung de pstrare, procesul-verbal de nimicire al dosarelor termenul de pstrare al crora a expirat, dup verificare, semnare i certificare se prezint pentru aprobare i coordonare instituiilor arhivistice respective. Inventarele vor fi nsoite de istoricul fondului i foaia de titlu. 25. La ntocmirea inventarelor dosarelor se respect urmtoarele cerine: 1) n inventar se includ numai dosarele ordonate i definitivate n lucrrile de secretariat; 2) titlurile dosarelor se plaseaz n inventar, n ordinea includerii lor, conform Nomenclatorului-tip; 3) fiecare dosar este inclus n inventar sub un numr separat. Dac dosarul este compus din mai multe volume, fiecare volum se numeroteaz separat; 4) dac n inventar snt incluse cteva volume ale aceluiai dosar, se nscrie deplin doar ti tlul primului volum, pe celelalte se indic cuvntul idem i numrul volumului respectiv. Celelalte date se completeaz deplin; 5) dosarele transmisibile se includ n inventar n anul ncheierii lor; 6) rubrica Meniuni din inventar se completeaz cu date despre starea fizic a dosarului, documente, date referitoare la primirea sau transmiterea acestora la pstrare etc. 26. Compartimentele anuale ale inventarelor se ntocmesc conform modelului stabilit. n inventarul nr.1 este inventarul care include toate documentele cu termen permanent de pstrare, incluse n Nomenclatorul concret. Inventarul nr.1 se ntocmete n patru exemplare, dou dintre care, dup aprobare, rmn la notar, iar celelalte dou se transmit instituiei arhivistice respective. n inventarul nr.2 se includ toate documentele cu termen lung de pstrare (15-75 ani). Inventarul nr.2 se ntocmete n trei exemplare, dintre care, dou rmn la notar, iar unul este transmis instituiei arhivistice respective. 27. Documentele incluse n inventarul nr.2, precum i dosarele cu termen de pstrare de pn

la 10 ani, dup expirarea termenelor lor de pstrare, se includ n procesul-verbal de nimicire a dosarelor (anexa nr.6 la prezentul Regulament) i se nimicesc, dup coordonarea acestora cu instituiile arhivistice de stat raionale (municipale). 28. Documentele i dosarele cu termen expirat se distrug prin mrunire, astfel nct s se exclud citirea textului, apoi se transmit ntreprinderilor de prelucrare a maculaturii n baza facturii de predare-primire sau se supun nimicirii prin ardere. Nimicirea documentelor se confirm prin actul de nimicire n care se indic data nimicirii, prenumele, numele notarului; prenumele, numele i funcia martorilor, n prezena crora a avut loc distrugerea; metoda nimicirii; meniunea privind distrugerea actelor conform procesului-verbal de nimicire. n calitate de martori pot fi atrai angajai ai biroului notarului sau alte persoane, la discreia notarului. 29. Procesul-verbal de nimicire a dosarelor se ntocmete n dou exemplare. Un exemplar se pstreaz permanent la notar, iar cellalt se transmite instituiei arhivistice respective. III. Modul de transmitere a arhivei n caz de suspendare sau ncetare a activitii notarului 30. Dup comunicarea ordinului de suspendare sau ncetare a activitii sale, notarul este obligat, n termen de o lun, s transmit arhiva activitii notariale spre pstrare unui notar din acelai teritoriu de activitate, indicat n ordinul ministrului justiiei. 31. Arhiva activitii notariale ce urmeaz a fi transmis se va ordona de ctre notarul care pred dosarele n condiiile prezentului Regulament. 32. Ministerul Justiiei: va ridica arhiva activitii notariale a notarului cruia i-a fost suspendat sau ncetat activitatea i care, din motive obiective, nu are posibilitatea s o transmit personal spre pstrare; n termen de pn la o lun, va desemna o comisie special care va proceda la sigilarea, inventarierea i transmiterea arhivei notariale. n componena comisiei pot fi inclui 1-2 angajai ai notarului menionat. Dup inventariere, arhiva activitii notariale se transmite spre pstrare unui notar din acelai teritoriu de activitate. n cazul ncetrii activitii n legtur cu decesul notarului, obligaia de ordonare a arhivei revine notarului care preia arhiva. 33. La preluarea/transmiterea arhivei activitii notariale se va verifica fiecare dosar n parte: corespunderea cu inventarul, numerotarea filelor i certificarea dosarelor. Preluarea/transmiterea arhivei se consemneaz n actul de preluare-predare, semnat de notarul care transmite sau, dup caz, comisia i notarul care preia arhiva la pstrare. Un exemplar al actului va fi transmis Ministerului Justiiei. 34. Dup reluarea activitii notariale suspendate, arhiva activitii notariale transmis spre pstrare provizorie, se restituie integral notarului respectiv n termen de 10 zile. Transmiterea arhivei se consemneaz printr-un act de preluare-predare semnat de notarul care transmite i notarul care preia arhiva. Un exemplar al actului se expediaz Ministerului Justiiei. IV. Evidena arhivei activitii notariale 35. Documentele depuse n arhiv formeaz o gestiune pentru care notarul poart responsabilitate n conformitate cu legislaia n vigoare. Notarul este obligat s in evidena tuturor documentelor intrate i ieite din arhiv. Pentru gestionarea arhivei activitii notariale se va duce evidena documentelor i a inventarelor depuse i ieite din arhiv n registrul de eviden curent (anexa nr.7 la prezentul Regulament). 36. Documentele din arhiv vor putea fi scoase de la evidena arhivei n baza unuia din urmtoarele acte: 1) proces-verbal de nimicire; 2) proces-verbal de predare-preluare; 3) proces-verbal de constatare a deteriorrii complete a documentelor sau a pierderii acestora, aprobat de instituiile arhivistice de stat respective.

V. Cerine privind pstrarea arhivei activitii notariale 37. Documentele de arhiv se pstreaz de notari n depozite de arhiv, amenajate n acest scop, cu asigurarea condiiilor necesare pentru pstrarea corespunztoare a documentelor i pentru protecia lor fa de aciunea agenilor de deteriorare, cum ar fi praf, lumin solar, solicitri la uzura mecanic, variaii de temperatur i umiditate, temperaturi excesive, surse de infecie sau ntreinere a agenilor biologici, pericol de foc, inundaii sau infiltraii de ap. 38. Depozitul de arhiv va fi dotat cu dulapuri sau rafturi din metal acoperite cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. 39. Pentru protejarea documentelor mpotriva degradrii, unitile arhivistice se leag n coperte de carton, iar cele permanente se introduc n cutii de carton. 40. n depozitele de arhiv pentru documentele scrise trebuie s se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse ntre 12-19 grade Celsius i umiditii relative de 50-55%. Pentru msurarea i urmrirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre i higrometre). 41. n depozitele de arhiv se vor asigura curenia i ordinea interioar, pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice de roztoare, insecte, muc egai. n cazul semnalrii pericolului de degradare a documentelor se iau msuri de nlturare a acestuia. 42. nlturarea agenilor duntori se face prin desprfuire, curare mecanic, dezinsecie i deratizare. Desprfuirea documentelor se face cu perii moi, iar absorbia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecia, dezinsecia i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de cte ori este nevoie, dar nu mai puin de o dat pe an. 43. Este interzis pstrarea n ncperile de arhiv a altor materiale ce nu in de arhiv. 44. Reparaiile interioare, zugrvelile i lucrrile de ntreinere a depozitului de arhiv se fac ori de cte ori este nevoie, asigurndu-se n permanen igiena ncperilor i funcionarea normal a instalaiilor electrice i sanitare. Se vor lua msuri de protecie a documentelor atunci cnd se fac astfel de lucrri. 45. Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, nclzitoarelor de orice fel, fumatului n incinta depozitului, precum i utilizarea comutatoarelor, ntreruptoarelor sau a altor instalaii electrice defectate. Se pot folosi lmpi portative speciale cu bec incandescent i globuri de protecie, care s nu provoace incendiu. Lmpile din tavan vor fi prevzute cu tubu ri fluorescente. n cazul becurilor se monteaz globuri de protecie, iar distana ntre ele i documente s fie cel puin 0,35-0,40 m. 46. ncperea de arhiv i celelalte ncperi din vecintatea acesteia va fi prevzut cu stingtoare portabile, cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte, asigurndu-se toate celelalte condiii necesare proteciei antiincendiare, conform legislaiei n vigoare. 47. ncperile de arhiv vor fi prevzute cu mijloace de alarmare i semnalizare antiinc endiu, iar dup caz i cu instalaiile de stingere automat a incendiilor. 48. Controlul asupra modului de organizare i pstrare a arhivei activitii notariale, asigurrii integritii documentelor i registrelor se realizeaz de ctre Ministerul Justiiei, Serviciul de Stat de Arhiv al Republicii Moldova i instituiile arhivistice de stat respective. Anexa nr. 1 la Regulamentul privind modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale anexa nr.1 Anexa nr. 2 la Regulamentul privind modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale anexa nr.2

Anexa nr.3 la Regulamentul privind modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale anexa nr.3 Anexa nr. 4 la Regulamentul privind modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale anexa nr.4 Anexa nr. 5 la Regulamentul privind modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale anexa nr.5 Anexa nr. 6 la Regulamentul privind modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale anexa nr.6 Anexa nr.7 la Regulamentul privind modul de eviden, pregtire, pstrare i predare la arhiv a actelor notariale anexa nr.7