PROCEDIMIENTO PARA

VENTA DE MAQUINARIA

CDIGO: DMQ-PR-01
PGINA: 1 de 6
VERSIN: 0

PROCEDIMIENTO PARA
VENTA DE MAQUINARIA

ELABORADO POR:
HELENA FLOR

REVISADO POR:
CARLOS RAMREZ

APROBADO POR:
PATRICIO CRUZ

FECHA: 02 - Ago - 2010

FECHA:

FECHA:

PROCEDIMIENTO PARA
VENTA DE MAQUINARIA

CDIGO: DMQ-PR-01
PGINA: 2 de 6
VERSIN: 0

1. OBJETIVO
Establecer la metodologa para la venta de maquinaria cumpliendo las condiciones
exigidas por el cliente.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para las ventas de accesorios y maquinaria en stock o para
importacin.
3. REFERENCIAS

Hoja Tcnica para Instalacin y Funcionamiento de Maquinaria (DST-PR-01-F9)

4. DEFINICIONES

Maquinaria: Equipo motorizado que realiza una accin para cumplir un fin.
(Fuente: ECUAEX).
Accesorio: Piezas de un equipo que completan su uso. (Fuente: ECUAEX).
Repuesto: Pieza destinada a sustituir, en caso de ser necesario, a otra igual de
una maquinaria. (Fuente: ECUAEX).

5. POLTICAS

Cambios a las cotizaciones BASE son autorizadas por la Gerencia General.

No se realiza la entrega de accesorio o maquinaria sin la cancelacin del pago total
o anticipo acordado y su respectiva factura
El Jefe de Departamento Maquinaria no puede ofrecer condiciones de venta
diferentes a las establecidas por la Gerencia General.

6. RESPONSABLES
Verificacin de cumplimiento:
Cumplimiento:

Gerente General
Jefe Departamento Maquinaria
Bodeguero
Gerente General

7. DESARROLLO
7.1.

COTIZACIN DE MAQUINARIA Y ACCESORIOS EN STOCK O CON PRECIO

BASE
Actividad
Identifica el cliente y sus necesidades y en funcin de esta informacin
revisa las cantidades existentes en el programa informtico NECTILUS.
Confirma las cantidades y precios de lo solicitado.
Elabora la Cotizacin considerando la Lista de Precios Referencial

Responsable (s)
Jefe Departamento
Maquinaria
Bodeguero
Jefe Departamento

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PGINA: 3 de 6
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(DMQ-PR-01-F1) (entregada por Gerencia General).

NOTA 1: La lista de precios es actualizada trimestralmente o en caso de
nuevo equipo o accesorio para importacin.
NOTA 2: En caso de que la cotizacin tenga caractersticas especiales no
establecidas previamente por Gerencia, se debe dirigir a Gerente General y
pedir autorizacin para definir las condiciones en la cotizacin base.
NOTA 3: La Cotizacin contiene al menos:
Plazo de entrega
Condiciones de la entrega
Forma de Pago
Moneda de Pago
Validez de la Oferta
Datos de ECUAEX: direccin / telfono / correo
electrnico / pgina web
o Datos del cliente: nombre empresa / atencin a
o Marca o sello distintivo de proveedor
o Caractersticas tcnicas de maquinaria o accesorios
o
o
o
o
o
o

Maquinaria

NOTA 4: Se puede utilizar formato de cliente o de proveedor (segn se

requiera)
Enva la Cotizacin a cliente con copia (va correo electrnico) a Gerente
General y Asistente de Gerencia General
En correo electrnico se indica:

Nombre del cliente

Telfono
Direccin (si es factible de recopilacin)
Nombre del Proyecto (si es factible de recopilacin)

Jefe Departamento
Maquinaria

7.1.2. COTIZACIN DE MAQUINARIA Y ACCESORIOS DE IMPORTACIN

a) Importacin con precio establecido
Actividad
Identifica el cliente y sus necesidades.
Elabora la Cotizacin considerando la Lista de Precios Referencial
(DMQ-PR-01-F1) (entregada por Gerencia General).
NOTA 1: La Cotizacin puede ser generada a travs del programa
informtico NECTILUS o de cotizaciones base establecidas por Gerencia
General.
NOTA 2: La lista de precios es actualizada trimestralmente o en caso de
nuevo equipo o accesorio para importacin.
NOTA 3: En caso de que la cotizacin tenga caractersticas especiales no
establecidas previamente por Gerencia, se debe dirigir a Gerente General y
pedir autorizacin para definir las condiciones en la cotizacin base.

Responsable (s)
Jefe Departamento
Maquinaria
Jefe Departamento
Maquinaria

PROCEDIMIENTO PARA
VENTA DE MAQUINARIA

CDIGO: DMQ-PR-01
PGINA: 4 de 6
VERSIN: 0

NOTA 4: La Cotizacin contiene al menos:

Plazo de entrega
Condiciones de la entrega
Forma de Pago
Moneda de Pago
Validez de la Oferta
Datos de ECUAEX: direccin / telfono / correo
electrnico / pgina web
o Datos del cliente: nombre empresa / atencin a
o Marca o sello distintivo de proveedor
o Caractersticas tcnicas de maquinaria o accesorios
NOTA 5: Se puede utilizar formato de cliente o de proveedor (segn se
requiera)
Enva la Cotizacin a cliente con copia (va correo electrnico) a Gerente
General y Asistente de Gerencia General. En correo electrnico se indica:
o
o
o
o
o
o

Nombre del cliente

Telfono
Direccin (si es factible de recopilacin)
Nombre del Proyecto (si es factible de recopilacin)

Jefe Departamento
Maquinaria

b) Importacin sin precio establecido

Actividad
Recibe el requerimiento del cliente y en base a sus necesidades solicita la
Cotizacin a Gerencia General.
Se comunica con el proveedor internacional y solicita la cotizacin
correspondiente (considerando, al menos: caractersticas tcnicas, tipo de
precio PVP o Distribuidor, % de Comisin si aplica).
Entrega las cotizaciones de los proveedores al Asistente de Importaciones
(Maquinaria) para que realice una Liquidacin Provisional en donde se
indican los precios de costo de los tems puestos en bodega.
Entrega la Liquidacin Provisional (recibida del proveedor) al Gerente
General.

Responsable (s)
Jefe Departamento
Maquinaria
Gerente General o
contacto
interno
asignado
Gerente General
Supervisor
Importaciones
Logstica

de
y

Calcula el precio de venta y entrega la cotizacin al Jefe Departamento

Maquinaria para su entrega a cliente.
NOTA 1: En caso que ECUAEX sea el importador, el Gerente General
carga los costos de la importacin a la cotizacin indicando el precio de los
tems puestos en Quito.

Gerente General

NOTA 2: Existen proveedores (dependiendo del monto y proveedor) a los

que el Jefe Departamento Maquinaria solicita las cotizaciones para que
stas sean entregadas directamente por los proveedores al cliente. En este
caso, se solicita al proveedor que las enve con copia a Gerencia General,
Jefe Departamento Maquinaria y Asistente de Gerencia General.
Entrega de cotizacin a cliente.
NOTA: En caso de que el cliente requiera crdito directo y segn consulta
con Gerencia General, entrega al cliente la Solicitud de Crdito (DMQ-PR01-F2).
En caso de la entrega de solicitud de crdito al cliente:

Jefe Departamento
Maquinaria
Jefe Departamento

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CDIGO: DMQ-PR-01
PGINA: 5 de 6
VERSIN: 0

Enva la solicitud presentada a Coordinador Financiero para su calificacin y

posterior decisin con Gerencia General.

Maquinaria

7.1.2. CIERRE DE VENTA DE MAQUINARIA Y ACCESORIOS

Actividad
En el caso de concretar la venta con el cliente, notifica de esta venta y sus
condiciones a Asistente de Gerencia General para su comunicacin a
Gerencia General, Contabilidad, y Bodega a travs de correo electrnico.
NOTA: En caso de venta de bombas de mortero y previo a la emisin de la
factura se debe obtener del cliente la firma en la Informacin Indispensable
para conocimiento y aceptacin del cliente (DMQ-PR-01-F4). En dicha hoja
tcnica el cliente certifica haber recibido todas las especificaciones tcnicas
y detalles inherentes a la mquina que est adquiriendo.
La forma DMQ-PR-01-F4 deber ser entregada a Asistente de Gerencia,
con copia a Jefatura de Servicio Tcnico.
Gestiona el pago con el cliente y coordina la entrega fsica y tcnica del
equipo al cliente con el Departamento Tcnico y/o con Gerencia General.

7.2.

Jefe Departamento
Maquinaria

Jefe Departamento
Maquinaria

CAMBIOS EN COTIZACIONES PRESENTADAS

Actividad
En el caso que una cotizacin sea enviada y el cliente requiera algn
cambio que no est dentro de la Lista de Precios Referencial (DMQ-PR01-F1) (plazo, condiciones de pago, tiempos de entrega, lugar de entrega),
pide autorizacin a la Gerencia General para volver a enviar una nueva
cotizacin al cliente.

7.3.

Responsable (s)

Responsable (s)
Jefe Departamento
Maquinaria

REPORTE MENSUAL DE VENTAS

Actividad
Mensualmente, entrega el Reporte de Ventas - Maquinaria (DMQ-PR-01F3) al Jefe Administrativo-Financiero.

8. REGISTROS
Cotizacin
Lista de Precios Referencial
Solicitud de Crdito
Liquidacin Provisional
Reporte de Ventas Maquinaria
Hoja Tcnica para Instalacin y
Funcionamiento de Maquinaria
9. ANEXOS
No Aplica
10. CONTROL DE CAMBIOS

Responsable (s)
Jefe Departamento
Maquinaria

(formato libre o del programa informtico )

(DMQ-PR-01-F1)
(DMQ-PR-01-F2)
(formato de proveedor)
(DMQ-PR-01-F3)
(DMQ-PR-01-F4)

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VENTA DE MAQUINARIA

Versin No.

Descripcin del cambio:

CDIGO: DMQ-PR-01
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Pgina:

Fecha: