GESTION DE

ALCANCE Y
CALIDAD

Gerenciando
Proyectos
TEXTO 1
PROJETC MANAGEMENT INSTITUTE, A GUIDE TO THE PROJECT
MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK GUIDE) Fourth Edition
Administración de Proyectos
Project Management Body of Knowledge® Guide - 4th Edition

Published: 2008
ISBN13:9781933890517
PMI Product ID: 00101095501

TEXTO 2
PMI, A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE
(PMBOK GUIDE) ,THIRD EDITION
(PMBOK GUIDE)

ISBN 13: 978-1-930699-45-8

ISBN 10: 1-930699-45-X
MAP Osman Amaya
TEXTO 3
NOKES Y GREENWOOD, LA GUIA DEFINITIVA DE LA GESTION DE
PROYECTOS, PRENTICE HALL, MADRID, ESPAÑA 2007
Administración de Proyectos
ISBN-13: 978-84-8322321-5
ISBN-10: 84-8322-321-X

TEXTO 4
YAMAL CHAMOUN, ADMINISTRACION PROFESIONAL DE PROYECTOS,
McGRAW-HILL, MEXICO DF, MEXICO 2006
ISBN: 970-10-4833-4

TEXTO 5
LLEDO, PABLO. CLAVES PARA EL ÉXITO DE LOS PROYECTOS: Como
Gestionar proyectos en Condiciones de Riesgo, 1era Edición, Buenos Aires,
Argentina, 2004
ISBN: 987-43-7242-7
MAP Osman Amaya
 GERENCIAMIENTO
TEMASDE LOS
PROYECTOS

•Historia
•Que es un Proyecto y sus características
•Importancia de los proyectos
•Éxito y Fracaso de los proyectos
•Situación Actual

MAP Osman Amaya

4
 HISTORIA

•La APP en su forma moderna, dio inicio en los años 60 s

•Las empresas y otras organizaciones comenzaron a observar las

ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos.

•Nuevas perspectiva para que las diferentes áreas y departamentos se

comuniquen y colaboren entre sí

•Integrar el trabajo de diferentes departamentos, profesiones y en

algunos casos, industrias completas.

MAP Osman Amaya

5
 HISTORIA
Triangulo de los Proyecto

Es la interrelación de los tres elementos base en los proyectos

Alcance
ALCANCE
TIEMPO
COSTO

Tiempo Costo

Concepto Harold Kerzner en su obra de referencia, Project Management: A Systems Approach to

Planning, Scheduling, and Controlling.

MAP Osman Amaya

6
 ¿QUE
Que esPROYECTO
ES UN un Proyecto?
Es un Conjunto de esfuerzos temporales dirigidos a generar u
producto o servicio único
Yamal Chamoun

Es un desafío Temporal que se enfrenta para crear un único producto

o servicio
Pablo Lledó

PMI
Es un esfuerzo TEMPORAL que se lleva a cabo para crear , servicio o
resultado UNICO.

TEMPORAL
UNICO
MAP Osman Amaya
7
 GERENCIAMIENTO DE LOS PROYCTOS
¿QUE ES LA APP?
La administración profesional de proyectos es el proceso de planear,
organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo
concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo.
PMBook

La aplicación de conocimientos , habilidades , herramientas y técnicas a

las actividades de un Proyecto , con el fin de satisfacer, cumplir y superar
las necesidades y expectativas de los involucrados. YC

MAP Osman Amaya

8
 Hoy en día el futuro de muchas empresas depende del éxito de sus
proyectos IMPORTANCIA DE LA APP
•Desarrollar un nuevo producto o servicio.
•Efectuar un cambio de estructura, de personal o de estilo en una
organización.
•Desarrollar un nuevo vehículo de transporte.
•Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de información.
•Administrar una campaña electoral.
•Implementar un nuevo proceso en un negocio.
•Lanzamiento de campaña promocional
•Diseño de nuevo producto.

MAP Osman Amaya

9
 IMPORTANCIA DE LA APP
1-Disminuye el tiempo de los proyectos (20 a 30%)

2- Reduce costos 15% a un 20 %

3- Permite a la Gerencia una dirección de lo que se busca en cada

proyecto.

4- Facilitan la orientación al resultado final.

5- Cumplir los requisitos del cliente.

6-Enfocar la atención a las tareas de mayor prioridad.

7-Elimina duplicidad en esfuerzos , actividades y tareas.

8-Aprovechar al máximo los recursos de las empresa.

MAP Osman Amaya

10
 PORQUE GESTIONAR
PROYECTOS

•Asegurar que se satisfagan los requisitos del cliente.

•Evitar reinventar la rueda.
•Enfocar la atención a las tareas primordiales.
•Eliminar la duplicidad de esfuerzos.
•Mantener el proyecto bajo control.
•Aprovechar al máximo los recursos escasos disponibles.

MAP Osman Amaya

11
 DEFINICION DEL EXITO
1- Periodo Tradicional ( 1960-1985)

•Se mide el éxito en función al aspecto técnico

•Buena calidad al finalizar proyecto
•Habilidades mas técnicas enfocadas a la experiencia
•Estilo de Liderazgo autoritario

2- Periodo del Renacimiento (1985-1993)

•Éxito en función de cumplir calidad técnica y desempeño
•Concluir el proyecto a Tiempo
•No sobrepasar el presupuesto
•Liderazgo participativo
•Manejo efectivo del recurso humano

MAP Osman Amaya

12
 DEFINICION DEL EXITO
3- Periodo Moderno

•Aceptación y Satisfacción del Cliente.

•Cumplir con Tiempo, Costo y Calidad.
•Conocimiento del negocio.
•Administración de los riesgos.
•Liderazgo integrador .
•Comunicación.
•Negociación.
•Solución de problemas.

MAP Osman Amaya

13
 RAZONES DE FRACASOS DE
LOS PROYECTOS

1- PLANIFICACION INADECUADA

2- PROBLEMAS CON EL RECURSO HUMANO

3- CONTROLES INAPROPIADOS

4- FACTORES EXTERNOS

MAP Osman Amaya

14
 PLANIFICACION INADECUADA

No participan en la planificación los responsables

de implementar las tareas

No se Incluyen todos los recursos necesarios para cumplir con los

objetivos y con el ALCANCE.

Objetivos o ALCANCES irreales .

NO aplicaron la restricción triple.

MAP Osman Amaya

15
 PROBLEMAS CON EL RECURSO
HUMANO

1- El rol del Administrador del proyectos no esta bien definido . Falla

autoridad

2- Falta comunicación y coordinación para trabajar en equipo.

3- Rotación excesiva de personal en las actividades planificadas

MAP Osman Amaya

16
 CONTROLES INAPROPIADOS

1-No realizar informes de avance periódico

2- El administrador del proyecto pierde la visión de conjunto al

controlar detalles minuciosos

3- No comparar el estado del proyecto con el Plan Original . Análisis

de Valor Agregado.

MAP Osman Amaya

17
 FACTORES EXTERNOS
RIESGOS

1- Riesgo Programáticos
Originado por factores fuera del control del administrador.

2- Riesgo de Soporte
Asociados al mantenimiento de sistema o procesos en desarrollo

Se controla a través de la Gestión de Riesgo

EL RIESGO NO SE PUEDE ELIMINAR PERO SI ADMINISTRAR

MAP Osman Amaya
18
 OTRAS CAUSAS DE FRACASOS

RESITENCIA AL CAMBIO

Aquí No hay problemas

De acuerdo con el problema no con la solución
Temor a lo desconocido
Seguridad de que no me va gustar

LOCURA CORPORATIVA
Repetir los mismos errores y esperar que los
resultados sean mejores.

MAP Osman Amaya

19
 COMO EVITAR EL FRACASO

1- Pareto: un 20% de los factores críticos del

Proyecto proporciona el 80 % del valor .
Enfocarse al 20% critico primordialmente

2- La gestión adecuada para la administración

del proyecto.

3- Metodología o apropiado Experiencia y el Conocimiento

apropiado

MAP Osman Amaya

20
 DE QUE DEPENDE EL ÉXITO EN
LOS PROYECTOS

1- Conformidad con el Alcance del Proyecto

2- Funcionalidad y Operatividad del Proyecto
3- Satisfacción del CLIENTE

Satisfacción = Percepción – Expectativas

En los proyectos debemos

•Gestionar Percepciones
•Educar y Ajustar a las expectativas
•Fijar expectativas realistas

MAP Osman Amaya

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 LAS FASES TRADICIONALES DE UN
PROYECTO

•Entusiasmo ( Optimismo General)

•Desorientación Inicial
•Desorden Incontrolado
•Alarmas y caos el tiempo no es Aliado
•Buscar culpables
•Sálvese quien pueda
•Castigo a inocentes
•Recuperar optimismo perdido
•Terminar a como de lugar
•Condecoración y premios a los no Participantes

MAP Osman Amaya

22
 CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO
• Para facilitar la gestión de los proyectos los responsables de la
administración del proyectos ó la organización dividen el proyecto
en fases. Estas fases son 5 y se conocen como El ciclo de vida de
un Proyecto .
 Ciclos de Vida de un Proyecto
• Las fase que comprende Las diferentes etapas se empalman e
interactúan en la línea del tiempo en el que se realizará el proyecto.
 CARACTERISTICA DEL CVP
Procesos
FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4
INICIO PLANEACION IMPLEMENTACION CIERRE
Y CONTROL
•Justificación •Plan de Recursos •Organización •Aceptación
•Definición •Comunicación del cliente
•Estudiar •Alcance •Liderazgo del Proyecto •Desactivación
alternativas •Tiempo •Motivación •Reducción
•selección •Costos •Toma de Decisiones progresiva de
•Estimación •Resolver equipos
•Desarrollar •Personal problemas •Evaluación
presupuesto •Materiales •Monitoreo final
preliminar •Equipos •Acción correctiva •Lecciones
•Aprobación •Fondos aprendidas
•Plan General
•Riesgos
 CARACTERISTICAS DE CVP
Herramientas
FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4
INICIO PLANEACION IMPLEMENTACION CIERRE
Y CONTROL
•Mapas •Plan de Proyecto •Administración de •Reporte final
mentales •Declaración de concursos y •Cierre
•Charter del Alcance cotizaciones administrativo
Proyecto •WBS –EDT •Matriz de Evaluación •Cierre
•Diagrama alternativas contratos
Organizacional •Control del programa
•Matriz roles •Reporte semanal –
•Matriz Común. Mensual
•Reportes •Control presupuesto
periódicos •Valor ganado
•Ruta critica •Control de cambios
•Estimado costos •Lecciones aprendidas
•Mapa de riesgos
SECUENCIA DEL CVP
CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y DEL
Ciclos de PROYECTO
Vida de un Proyecto
 INTERESADOS DEL PROYECTO
Ciclos de Vida de un Proyecto

Son personas y organizaciones que participan de forma activa

en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como
resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión.
También pueden influir sobre los objetivos y resultados del
proyecto.
INFLUENCIAS DE LA ORGANIZACION
Ciclos de Vida de un Proyecto

•Sistemas de la Organización.
•Cultura y Estilo de la Organización
•Estructura de la Organización.
 SISTEMAS DE LA ORGANIZACION
Ciclos de Vida de un
Las organizaciones basadas en proyectos son aquellas
Proyecto
cuyas operaciones se componen principalmente de proyectos.

• Organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente

de la ejecución de proyectos para otros en virtud de un
contrato, como las empresas de arquitectura, las empresas
de ingeniería, los consultores, los contratistas de construcción y
los contratistas del gobierno.
• Organizaciones que han adoptado la dirección por proyectos
Ejemplo sus sistemas financieros con frecuencia están
especialmente diseñados para contabilizar, hacer seguimiento e
informar sobre múltiples proyectos simultáneos.

Las organizaciones no basadas en proyectos frecuentemente

pueden carecer de sistemas de gestión diseñados para respaldar
las necesidades de los proyectos de forma eficiente y efectiva
 CULTURA DE LA ORGANIZACION
Ciclos de Vida de un Proyecto

La mayoría de las organizaciones han desarrollado culturas únicas y

descriptibles. Estas culturas se ven reflejadas en numerosos factores, entre los
que se incluyen:
• Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas
• Políticas y procedimientos .
• Percepción de las relaciones de autoridad.
• Ética laboral y horario laboral .
 ESTRUCTURA FUNCIONAL
Ciclos de Vida de un Proyecto
 ESTRUCTURA ORIENTADA A
Ciclos de PROYECTOS
Vida de un Proyecto
 ORGANIZACIÓN DEBIL
Ciclos de Vida de un Proyecto
 ORGANIZACIÓN EQUILIBRIO
Ciclos de Vida de un Proyecto
ORGANIZACIÓN FUERTE
ORGANIZACIÓN COMBINADA
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION
Ciclos de Vida de un Proyecto
 AREA DE CONOCIMIENTO
44 procesos de dirección de proyectos en los cinco Grupos de Procesos de
Dirección de Proyectos y las nueve Áreas de Conocimiento de la Dirección de
Proyectos.
DIRECCION PROYECTOS PMI
INICIO DE LOS PROYECTOS
 PROCESO DE INICIO
INSUMOS
•Disparadores del proyecto
•Plan Estratégico
Inicio •Criterios de Selección
•Información Histórica
Disparadores HERRAMIENTAS Y TECNICAS
•Método de Selección de
Selección Proyectos
•Juicio de Expertos
Definición RESULTADOS
•Declaración de inicio del
Reflexión proyecto ( CHARTER)
•Asignación del Gerente del
Proyectos
CHARTER
 DISPARADORES DE LOS
PROYECTOS
MERCADO

PETICION DE CLIENTES

NECESIDADES DE NEGOCIO

REQUERIMIENTOS LEGALES

TECNOLOGIA
SELECCIÓN DE PROYECTOS
VISION

MISION

ESTRATEGIA
PROYECTO A PROYECTO B PROYECTO C
 SELECCIÓN DE PROYECTOS
•Proyectos en competencia.
•Costo/Beneficio.
•Rentabilidad.
•Asunción de Riesgo.
•Extensión de competencias.
•Recursos para el proyecto.
•Imagen.
 DEFINICION

¿Cómo?
¿ Que?
¿A dónde?

•Determinar supuestos de riesgos, obstáculos

•Describir el problema
•Establecer Objetivos
•Identificar criterios de éxito
•Gestión de Riesgo
 DEFINICION

Formulación de Necesidades

•Pedir a las personas que experimentan la necesidad que la

definan lo mas claramente posible.

•Formular una batería de preguntas acerca de la necesidad .

•Realizar la investigación necesaria a ser posible por cuenta

propia para comprender mejor la necesidad.
 DEFINICION

Especificaciones / Requerimientos
Son importantes debido :

•Son la encarnación tangible de las necesidades del cliente.

•Son las que definen la obligaciones que el equipo tiene para

con el cliente.

•Fijan los limites de tiempo para la entrega de los productos o

servicios al cliente.
 DEFINICION
Distorsión de las necesidades de los Clientes

•No escuchar al cliente.

•Paternalismo . Papá sabe mejor lo que hace.

•No conocer las necesidades del cliente o

expectativas
 DEFINICION

•Requerimientos incorrectos.
•Requerimientos imprecisos y ambiguos.
•Requerimientos cambiantes.
 REFLEXION
UNA IDEA DE CÓMO MEJORAR
LA SITUACION ACTUAL

Aprovechar una Solucionar un

Oportunidad problema
 REFLEXION

Estado Estado
Actual PROYECTO Futuro

¿Qué hay de • Alternativas ¿Qué será

malo con la • Riesgos mejor?
situación actual ? • Presunciones
• Restricciones de ¿ Cuales son
Motivación para el los criterios de
cambio • Tiempo éxito?
• Costo
• Recursos Costes y
El impacto de no • Alcance beneficios
hacer nada
Nivel de
Incertidumbre
 CHARTER
•Formaliza el inicio del proyecto. CHARTER

•Asigna al gerente y le otorga

responsabilidad de autoridad.

•Documenta las expectativas del cliente.

•Revisa experiencias.
Iniciativa Informal ( Viabilidad)
•Dice QUE vamos a hacer.

Disparadores de Proyectos
 CHARTER
•Justificación y / o propósito del proyecto
•Descripción del producto o servicios que generar el
proyecto
•Entregables finales
•Involucrados claves y sus expectativas
•Restricciones y supuestos
•Información Histórica relevantes
•Riesgos y limites del proyecto
•Nombre y firma del Gerente del Proyecto
•Autorización y firma del patrocinador
 PLANIFICACION
INSUMOS
•Declaración de Inicio
•Requerimientos clientes
Planificación •Restricciones y supuestos

HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Organización •Análisis de características del
producto
•Brainstorming
Declaración •Análisis Costos Beneficio
Alcance •Juicio de Expertos

EDT RESULTADOS
•Definición de Alcance
•Plan de Gestión de Alcance
Plan de
Gestión
 ORGANIZACION
CLIENTE
Director Contratante / Propietario
del
Proyecto
Patrocinador
A cargo de la dirección del proyectos en la
empresa

Gerente del Proyecto

Encargado del proyecto

Ejecutores
del
Equipo Proyecto
Organización , Staff, Proveedores
 ROLES
CLIENTE
Contratante / Propietario

El cliente es quien paga la factura

Decide productos, presupuesto y criterios

Habitualmente la situación es mas compleja , y por CLIENTE

debemos entender a quien decide algunas características, quien
va a usar el producto , quien lo financia

Tres tipo de Clientes

Con autoridad final sobre el producto.
Se debe consultar sobre los requerimientos.
Le gusta estar informado.
 ROLES
Patrocinador
A cargo de la dirección del proyectos en la
empresa

El patrocinar es:
Responsable final del proyecto.
El que tienen el poder sobre la inversión.
El que tiene autoridad formal sobre el proyecto.

•Se apoya en una Comisión de Seguimiento.

•Asegura la disponibilidad de recursos y el mantenimiento del
compromiso con la realización del proyecto.

•Asegura que existe justificación coste/beneficio al inicio y que se

mantiene a lo largo del proyecto.

•Supervisa que se tomen los pasos necesarios para conseguir los

beneficios del proyecto.
 ROLES
Gerente del Proyecto
Encargado del proyecto

•Papel estelar en el Proyecto.

•Responsable de la definición detallada del proyectos, de su

planificación , monitoreo y control.

•Responsable de la consecución de los objetivos con las

especificaciones , plazo y costes deseados.
 ROLES
Equipo
Organización , Staff, Proveedores

•Grupo multifuncional que posee las habilidades precisas

para la realización del proyecto.

•Incluye personal interno y externo , con una composición y

dedicación que podrá ir variando a lo largo de la vida del
proyecto.
 DECLARACION DE
ALCANCE
Detalle básico CHARTER

Sub
Entregables DECLARACION
DE ALCANCE

Máximo Detalle
EDT
Actividades Duración, Costos
 EDT

•Identificar Actividades
•Estimar duraciones
•Determinar recursos necesarios
•Construir y analizar la red
•Definir y documentar paquetes de trabajo
•Deben estar en la identificación las personas encargadas de
realizarlas
EJEMPLO
PLAN DE GESTION
CONTROL
INSUMOS
•EDT
•Información de Resultados
•Requerimientos de cambio
•Plan de Gestión de Alcance

HERRAMIENTAS Y TECNICAS
•Medición de Resultados
•Planeación adicional

RESULTADOS
•Cambios en el Alcance
•Acciones correctivas
•Lecciones Aprendidas
 CONTROL
• Seguimiento ( Verdad Fundamental)

Habrá variaciones entre los planes y los hechos

La pregunta crucial del seguimiento es: Las variaciones que se
producen ¿Son aceptables?
- Definir lo que se considera aceptable
- Se pueden cubrir variaciones aceptables mediantes reserva de
tiempo, recurso o costos.
 CONTROL
• Sistema de Seguimiento

• Proporcionar información detallada y completa a tiempo.

• No representa un incremento excesivo de trabajo.
• Es aceptado por el equipo de proyecto y la alta dirección.
• Proporcionar avisos con antelación para poder reaccionar.
• Fácilmente comprensible por todos lo que necesitan usarlo.
 CIERRE
• Obtener OK del Cliente
• Instalación de Productos
• Completar documentación
• Evaluar y aprender
• Emitir informe final
 CIERRE
• Formas de Finalización
Por extinción
• El proyecto ha terminado con éxito.
• El proyecto no ha podido terminar y ha sido cancelado.
• El proyecto ha sido asesinado
– Asesinato político
– Proyecticidio accidental

Por Integración
• El proyecto exitoso se institucionaliza y sus componentes pasan a
formar parte la estructura estable de la organización.
 CIERRE
• Preparar el informe de cierre
del Proyecto
• Resumen ejecutivo : ámbito, riesgos,
cambios, calendario, costos, lecciones aprendidas
• Memoria de ejecución del proyecto
( Aspecto técnico, organizativos , equipo, gestión)
• Incorporar anexos con los informes de variaciones
• Distribución y Archivo
 GESTION DE PROYECTOS
TRADICIONAL MODERNA
• Improvisación • Estrategias y procesos
• Unipersonal • Equipos comprometidos
• Comunicación Informal • Comunicación efectiva
• Cierre-Memoria • Lecciones aprendidas
• Duplicación • Distribución efectiva
• Riesgo alto • Administración del riesgo
• Fuera de presupuesto • Eficiencia y control
• Fuera de plazo • Plazos predecibles
• Alto desgaste • Calidad de Vida