CONCEPTOS BASICOS DE CONTABILIDAD

1. LA CONTABILIDAD QU ES Y PARA QU SIRVE? Cuando se crea una empresa o negocio es necesario conocer como se elaboran las cuentas y como se registran las operaciones contables, no slo para cumplir con la normativa legal, que establece que hay que llevar una adecuada contabilidad sino para poder determinar la situacin patrimonial y la rentabilidad de la misma; es decir, hasta qu punto nos interesa continuar o no con esa actividad econmica. Podramos definir la Contabilidad como la tcnica que se encarga de registrar las operaciones de las empresas con el objetivo de reflejar una imagen de su patrimonio, situacin financiera y resultados econmicos (prdidas o ganancias). 1.2. CONCEPTOS DE CONTABILIDAD Es un elemento del sistema de informacin de un ente, que nos proporciona conocimiento sobre el patrimonio y el desarrollo del mismo, determinando las decisiones de la administracin de la empresa. La contabilidad procesa la informacin relacionada con el patrimonio de cada institucin (bienes, derechos y obligaciones), y prepara toda informacin relacionada con los estados contables. La contabilidad es una ciencia que estudia el patrimonio y las variaciones que en el se producen. Es una disciplina tcnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composicin y evolucin del patrimonio de un ente, los bienes de la propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce informacin para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados, para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa dicha medicin en informes y comunica los resultados a los que toman decisiones. Por esta razn se le conoce como el lenguaje de los negocios. La Contabilidad es una ciencia econmica que trata de identificar, medir y registrar todos los hechos u operaciones que afectan a la empresa con el fin de disponer en todo momento de una informacin exacta y actualizada sobre la situacin econmica de la empresa en cada momento.

2.- CONCEPTO DE PATRIMONIO En el punto anterior indicbamos que la funcin ms importante de la contabilidad es mostrar la situacin patrimonial de la empresa as como su rentabilidad, a continuacin vamos a definir dichos conceptos, el patrimonio y la rentabilidad o resultados 2.1. El patrimonio: visin contable En un sentido econmico, la riqueza es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que permiten a una unidad econmica satisfacer sus necesidades y/o realizar una actividad productiva. En el lenguaje contable a esa riqueza se le llama patrimonio, y puede definirse como el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que posee una unidad econmica en una fecha determinada, y que constituye precisamente el objeto material de estudio de la contabilidad Vamos a explicar qu significa cada uno. Bienes: cosas que le pertenecen. Edificios, Mobiliario, Bancos... Derechos: cosas con derecho a cobrar: Clientes, Efectos a cobrar... Obligaciones: cantidades pendientes de pago: Proveedores, Letras... Las agrupaciones de elementos patrimoniales dan lugar a las llamadas Masas Patrimoniales. Los distintos elementos que forman el patrimonio de la empresa son:
ACTIVO PASIVO PATRIMONIO NETO Formado por aquellos elementos que representan el valor de los fondos y aportaciones del empresario as como los beneficios an no distribuidos.

Elementos patrimoniales que Elementos que representan los Bienes y los significan una Derechos de la empresa. obligacin para la Ejemplos de ACTIVO son: empresa como:

Edificios, Mobiliario, Clientes, Letras por pagar, El Patrimonio Neto se sub-divide en Bancos, Caja, Vehculos, Deudas con Capital aportado y Resultados Efectos comerciales a cobrar, proveedores, etc. obtenidos. etc.

LAS MASAS PATRIMONIALES 1) Concepto Las masas patrimoniales son los componentes mas grandes del patrimonio empresarial, que a su vez son agrupaciones de elementos patrimoniales, siempre que tengan la misma funcionalidad econmica o financiera, es decir, que sean homogneas. 2) Masas patrimoniales: Activo, Pasivo y Patrimonio Neto En una primera aproximacin y teniendo como referencia el balance general mostrado lneas arriba podemos distinguir tres grandes masas patrimoniales ya conocidas:

3 A) Activo Agrupa aquellos elementos patrimoniales que representan bienes y derechos propiedad de la empresa. Por tanto, el activo est constituido por todos los elementos patrimoniales en los que la empresa ha invertido los recursos financieros puestos a su disposicin. Representa la materializacin, o el empleo de los recursos financieros B) Pasivo o pasivo exigible Recoge aquellos elementos que significan para la empresa deudas u obligaciones pendientes de pago. Se le conoce tambin como las fuentes de financiacin ajenas, al representar recursos financieros ajenos a ella. Refleja la financiacin de la empresa; de donde ha salido todo lo que tiene la empresa C) Patrimonio Neto o pasivo no exigible Est formado por aquellos elementos que recogen el valor de los fondos que el empresario ha aportado a la unidad econmica, as como los beneficios o resultados generados por la empresa que no son distribuidos, sino que permanecen en el seno de la misma. Al patrimonio neto se le conoce tambin como las fuentes de financiacin propia o recursos propios. LOS ELEMENTOS PATRIMONIALES Son todos los elementos que forman o pueden formar parte del patrimonio de una empresa. Sern la individualizacin de cada bien, derecho u obligacin, de todas las partes del patrimonio neto que tiene la empresa. Estos elementos patrimoniales se reflejan a travs de descuentos en la contabilidad (por convenio), es decir, cada elemento tendr una cuenta que representara en los registros contables, lo que es y lo que significa ese elemento. El patrimonio de la empresa, sea individual o social, est formado por: 1. Bienes, entendiendo como tales todos aquellos factores productivos, ya sean materiales (edificios, mquinas, muebles, mercaderas, etc.), o inmateriales (derechos de traspaso, patentes, fondo de comercio, etc.) que la empresa utiliza para intentar el logro de sus objetivos, unas veces para servirse de ellos (bienes de uso), y otras para sus intercambios en el mercado (bienes de cambio) 2. Derechos, constituidos por aquellas situaciones jurdicas en las que la empresa se encuentra en situacin de recibir, es decir, de sujeto acreedor frente a terceros, como pueden ser los crditos frente a clientes, las participaciones en otras empresas, los depsitos a su favor en entidades de crdito, etc. 3. Obligaciones, o situaciones jurdicas inversas a las anteriores, en las que la empresa es deudora de otras unidades econmicas por compromisos derivados de contratos, o de su condicin de contribuyente: dbitos a proveedores o suministradores, prstamos obtenidos, tributos a satisfacer, etc.

3. EL BALANCE GENERAL COMO EXPRESIN DEL PATRIMONIO El balance general es el documento que expone la situacin econmico-financiera de la empresa en un momento dado, indicando las masas y los elementos patrimoniales que integran el patrimonio, debidamente valorados en unidades econmicas. El balance general tiene dos secciones que se equilibran. En el lado izquierdo se lista el activo, que representa los recursos de la empresa (todo cuanto posee y controla, desde el efectivo hasta los edificios). En el lado derecho se lista el pasivo y patrimonio neto, que representan las fuentes de los recursos empleados para adquirir el activo. Podemos concebir estas dos secciones como derechos sobre los recursos.

Para dar un ejemplo de Balance General, supongamos que Juan Prez, empleado de una empresa de fabricacin de bicicletas, es despedido y funda su propio taller de reparaciones de bicicletas. Ha odo hablar de los problemas de los nuevos negocios de la falta de dinero en efectivo, y por eso hace una inversin con todos sus ahorros ms su liquidacin de beneficios laborales por un monto de 25,000. Despus, a nombre de su negocio (que ha constituido como El Rayo EIRL) obtiene un prstamo bancario de 10,000 para financiarse. As, el negocio dispone de un activo de 35,000, totalmente en efectivo en Caja. A continuacin tenemos el Balance General inicial del negocio al 30 de Noviembre de 200X:

Los elementos de este balance general muestran la situacin financiera de la nueva empresa El Rayo EIRL al 30 de Noviembre de 200X . Su activo ( 35,000 u.m.) en ese momento se anota a la izquierda. Se equilibra en la derecha con una

5 cantidad igual de Pasivo y Patrimonio Neto (10,000 u.m. de Pasivo que se debe al Banco, mas 25,000 u.m. pagados por Juan Prez). El Balance General siempre esta actualizado porque muestra la situacin financiera en un momento determinado. Adems los lados izquierdo y derecho invariablemente se mantienen en balance (de ah el nombre de Balance General). 4. LA ECUACIN CONTABLE o PATRIMONIAL

Los elementos del Balance General constituyen la ecuacin del Balance General o Ecuacin Patrimonial: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto y cuya significacin es la siguiente: la empresa se financia con recursos aportados por terceros (pasivo) y por los propietarios de la misma (patrimonio neto), recursos que invierte en los bienes y derechos (activo) necesarios para el desarrollo de su actividad. Tal como podemos apreciar la ecuacin fundamental esta representada en el Balance General.

La contabilidad para operaciones de negocios En trminos contables, una operacin o transaccin es cualquier evento que tanto afecta a la posicin financiera de la entidad como puede ser registrada confiablemente. Son muchos los eventos que pueden afectar a una empresa, incluyendo (1)elecciones, (2) auges y recesiones econmicas, (3) compras y ventas de mercaderas, (4) pago de electricidad, (5) cobranzas a los clientes y as

6 sucesivamente. Sin embargo, en el proceso contable solamente se registra eventos con efectos que pueden ser medidos confiablemente como operaciones. Cules de los cinco eventos antes mencionados se pueden registrar en el sistema contable?. La respuesta es (3), (4) y (5), ya que sus importes monetarios pueden medirse confiablemente. Los efectos monetarios que las elecciones y los periodos de crisis o auge econmico tienen sobre la empresa no pueden medirse con confiabilidad. Por tanto e la contabilidad no se pueden registrar los periodos econmicos o las elecciones importantes, an cuando stas pudieran afectar a la empresa ms que los eventos (3), (4) y (5). Para ilustrar la contabilizacin de las operaciones de negocios, supongamos que Jos Romero se ha recibido recientemente de Contador Pblico y abre su Estudio Contable Jos Romero y Asociados Consideremos 11 eventos y analicemos cada uno de ellos en trminos de su efecto sobre la ecuacin contable en el Estudio Contable Jos Romero y Asociados. El anlisis de la operacin es la esencia de la contabilidad . OPERACIN 1. Jos Romero invierte $ 50,000 de sus fondos para iniciar el negocio. Especficamente deposita en una cuenta corriente en el banco a nombre de Estudio Contable Jos Romero y Asociados EIRL. El efecto de esta operacin sobre la ecuacin contable de la entidad Estudio Contable Jos Romero y Asociados EIRL es:
ACTIVO No. Op 1 Cuenta por cobrar = PASIVO Cuenta por pagar + PATRIMONIO NETO Tipo de operacin

Caja + 50,000

Suministros

Terreno

Capital + 50,000

Resultado Inversin del propietario

50,000

50,000

El importe del lado izquierdo de la ecuacin debe ser igual al importe del lado derecho de cada operacin. La primera operacin aumenta tanto al Activo (en este caso a Caja) como al Patrimonio Neto (en este caso a Capital de la empresa). La operacin no involucra los pasivos de la empresa, debido a que no crea obligaciones a pagar por parte del Estudio Contable a una parte ajena. OPERACIN 2. El Estudio Contable compra un terreno para construir una oficina a futuro, pagando en efectivo $ 40,000. El efecto de esta operacin sobre la ecuacin contable es:

ACTIVO No. Op 1 2 Caja + 50,000 - 40,000 10,000 50,000 + 40,000 40,000 Cuenta por cobrar Suministros Terreno

PASIVO Cuenta por pagar

PATRIMONIO NETO Capital + 50,000 Resultado

Tipo de operacin

Inversin del propietario

50,000 = 50,000

Saldo

La compra al contado del terreno aumenta el Activo, en Terreno, y disminuye otro en Caja con el mismo importe. Despus de la operacin se puede notar que el Estudio Contable tiene en Caja dinero en efectivo por $ 10,000, un terreno de $ 40,000 no hay pasivos y posee un Patrimonio Neto de $ 50,000. Observamos que las sumas de los saldos a ambos lados de la ecuacin son iguales. Esta igualdad debe existir siempre.

OPERACIN 3. El Estudio Contable compra papeles y otros artculos de oficina, acordando pagar los $ 500 en 30 das. Esta operacin aumenta tanto los activos como los pasivos de la empresa. Su efecto sobre la ecuacin contable es:

ACTIVO No. Op Caja 10,000 3 10,000 50,500 + 500 500 40,000 Cuenta por cobrar Suministros Terreno 40,000

PASIVO Cuenta por pagar

PATRIMONIO NETO Capital 50,000 Resultado

Tipo de operacin

Saldo

+ 500 500 = 50,000 50,500 Saldo

El activo afectado es Suministros, y el Pasivo Facturas por Pagar. El trmino por pagar significa un pasivo, ya que el Estudio Contable est obligado a pagar los $ 500 en el futuro. OPERACIN 4. El Estudio Contable obtiene ingresos al proporcionar servicios contables profesionales a sus clientes. Suponga que obtiene $ 5,500 y cobra este importe en efectivo. El efecto en la ecuacin contable es un aumento en el Activo, especficamente en Caja y un aumento en el Patrimonio Neto en Resultados, de la manera siguiente:

ACTIVO No. Op Caja 10,000 4 + 5,500 15,500 56,000 500 40,000 Cuenta por cobrar Suministros 500 Terreno 40,000

PASIVO Cuenta por pagar 500

PATRIMONIO NETO Capital 50,000 + 5,500 Resultado

Tipo de operacin

Saldo Ingreso x Servicio Saldo

500 =

50,000 56,000

5,500

Esta operacin de ingresos causa que el negocio crezca, como se ha mostrado, por el aumento en los totales de activos y pasivo mas el patrimonio neto. Una empresa que vende bienes a sus clientes es una empresa comercial. A sus ingresos se le conoce como Ingresos por ventas. En contraste el Estudio Contable realiza o presta servicios a sus clientes, a sus ingresos se les denomina Ingresos por Prestacin de Servicios. OPERACIN 5. El Estudio Contable presta servicios para un cliente, el cual no paga de inmediato. A cambio de sus servicios contables, el Estudio Contable recibe el compromiso del cliente de pagarle el importe de $ 3,000 dentro de un mes. Este compromiso es un activo para el Estudio Contable, es una Cuenta por Cobrar, ya que se espera cobrar el efectivo en el futuro. En contabilidad se dice que el Estudio Contable realiza este servicio al crdito. Cuando el Estudio Contable realiza servicios para un cliente, el negocio obtiene ingresos no tomando en cuenta si recibe el efectivo de inmediato o espera cobrarlo mas tarde. Estos $ 3,000 de ingresos por servicios, es tan real para el Estudio Contable como lo son los $ 5,500 que cobr de inmediato por servicios en la operacin anterior. El Estudio Contable registra incrementos en el Activo en Cuentas por Cobrar y en el Patrimonio Neto en Resultados de la siguiente manera:

ACTIVO No. Op Caja 15,500 5 15,500 + 3,000 3,000 59,000 500 40,000 Cuenta por cobrar Suministros 500 Terreno 40,000

PASIVO Cuenta por pagar 500

PATRIMONIO NETO Capital 50,000 Resultado 5,500 + 3,000

Tipo de operacin

Saldo Ingreso x Servicio Saldo

500 =

50,000 59,000

8,500

Una vez mas, esta operacin de ingresos hace que el negocio crezca. OPERACIN 6. Durante el mes, el Estudio Contable paga $ 2,700 de gastos en efectivo: alquiler de la oficina $ 1,100; sueldo del empleado $ 1,200 (por un

9 asistente de medio tiempo); y otros servicios por $ 400. El efecto sobre la ecuacin contable es:

ACTIVO No. Op Caja 15,500 6 - 1,100 - 1,200 - 400 12,800 3,000 56,300 500 40,000 Cuenta por cobrar 3,000 Suministros 500 Terreno 40,000

PASIVO Cuenta por pagar 500

PATRIMONIO NETO Capital 50,000 Resultado 8,500 -1,100 - 1,200 - 400

Tipo de operacin

Saldo Gasto x Alquiler Gasto por Sueldo Gasto x Servicios Saldo

500 =

50,000 56,300

5,800

Ya que los gastos tienen el efecto opuesto de los ingresos, causan que el negocio decrezca, como se muestra por los importes menores del total de activos y del pasivo ms el patrimonio neto. Los empresarios, operan sus negocios con el objetivo de tener ms ingresos que gastos. Al exceso del total de ingresos sobre el total de gastos, se le conoce como utilidad neta o ganancia neta. Si el total de gastos excede sobre el total de ingresos, al resultado se le conoce como prdida neta. OPERACIN 7. El Estudio Contable paga $ 400 a la tienda donde ha comprado $ 500 de artculos de oficina en la operacin 3. En contabilidad, se dice que l amortiza la compra al crdito con $ 400. El efecto sobre la ecuacin contable es una disminucin en el Activo en Caja y un decremento en el Pasivo en Cuentas por Pagar de la siguiente manera:

ACTIVO No. Op Caja 12,800 7 - 400 12,400 3,000 55,900 500 40,000 Cuenta por cobrar 3,000 Suministros 500 Terreno 40,000

PASIVO Cuenta por pagar 500 - 400 100

PATRIMONIO NETO Capital 50,000 Resultado 5,800

Tipo de operacin

Saldo

50,000 55,900

5,800

Saldo

El pago en efectivo de la Cuenta por Pagar no tiene efecto sobre el Activo suministros, porque dicho pago no aumenta ni disminuye los artculos de oficina de la empresa OERACION 8. Jos Romero remodela su casa a un costo de $ 30,000 pagando al contado de sus fondos personales. Este evento no es una operacin del Estudio Contable Jos Romero y Asociados. Por lo que no tiene efecto en la situacin

10 financiera del Estudio Contable por tanto no se registra en la contabilidad de la empresa. OPERACIN 9. En la operacin 5, el Estudio Contable prest sus servicios al crdito a un cliente. El Estudio Contable cobra ahora $ 1,000 a dicho cliente. El Estudio Contable contabilizar un aumento en el Activo en Caja. Debera registrar tambin un aumento en el Patrimonio Neto en Resultados por Ingreso por Servicios? No, porque ya registr el ingreso cuando lo obtuvo en la operacin 5. La operacin cobro en efectivo de Cuentas por Cobrar significa registrar un incremento en el Activo en Caja y un decremento en el Activo en Cuentas por Cobrar. El efecto sobre la ecuacin contable es:

ACTIVO No. Op Caja 12,400 9 + 1,000 13,400 Cuenta por cobrar 3,000 - 1,000 2,000 55,900 500 40,000 Suministros 500 Terreno 40,000

PASIVO Cuenta por pagar 100

PATRIMONIO NETO Capital 50,000 Resultado 5,800

Tipo de operacin

Saldo

100 =

50,000 55,900

5,800

Saldo

El total de Activos no se ha alterado del total de la operacin anterior. Porqu? Porque el Estudio Contable simplemente intercambio un activo por otro. El total de pasivos ms el patrimonio neto tambin permanecen sin alteraciones.

OPERACIN 10. Una persona cierra el trato con el Estudio Contable para la venta de una parte del terreno propiedad de la empresa a un precio de $ 22,000, el cual es igual a lo que esa parte del terreno le cost al Estudio Contable. El Estudio Contable vende una parte del terreno y recibe $ 22,000 en efectivo, y el efecto sobre la ecuacin contable es:

ACTIVO No. Op Caja 13,400 10 + 22,000 35,400 2,000 55,900 500 Cuenta por cobrar 2,000 Suministros 500 Terreno 40,000 - 22,000 18,000

PASIVO Cuenta por pagar 100

PATRIMONIO NETO Capital 50,000 Resultado 5,800

Tipo de operacin

Saldo

100 =

50,000 55,900

5,800

Saldo

OPERACIN 11. Jos Romero retira $ 2,100 en efectivo de la empresa para su uso personal. El efecto sobre la ecuacin contable es:

11

ACTIVO No. Op Caja 35,400 11 - 2,100 33,300 2,000 53,800 500 18,000 Cuenta por cobrar 2,000 Suministros 500 Terreno 18,000

PASIVO Cuenta por pagar 100

PATRIMONIO NETO Capital 50,000 - 2,100 Resultado 5,800

Tipo de operacin

Saldo

100 =

47,900 53,800

5,800

Saldo

El retiro de Jos Romero de $ 2,100 en efectivo disminuye el Activo en Caja y tambin el patrimonio Neto en Capital. Disminuye este retiro el valor total del negocio? La respuesta es si, ya que el efectivo retirado no est disponible para el uso del negocio. El retiro no representa un gasto del negocio ya que el efectivo se usa para asuntos personales no relacionados con el mismo. Se registra esta disminucin en el patrimonio neto en Capital como retiros del propietario. LOS ESTADOS FINANCIEROS El Balance General y Estado de Resultados Una vez que se completa el anlisis de las operaciones Cul es el siguiente paso en el proceso contable? Cmo presenta una empresa los resultados del anlisis? Una vez que se completa el registro de las operaciones se genera los Estados Financieros que son reportes formales de la informacin financiera acerca de la entidad. A partir de la ltima ecuacin vamos a mostrar dos estados contables: el balance General y el Estado de Resultado. Estos dos estados contables, considerados bsicos, brindan informacin necesaria para la toma de decisiones dentro de la organizacin y fuera de ella. Habamos indicado que la contabilidad persigue dos objetivos: primero, determinar la situacin econmica y financiera de la empresa en un momento dado; segundo, determinar el resultado de la gestin econmica de la empresa en un lapso de tiempo determinado Para alcanzar el primer objetivo, ya tenemos la ecuacin contable o patrimonial (esttica) y que est representada en el Balance General : Activo = Pasivo + Patrimonio Neto

Entonces mostramos los totales de los componentes de la ecuacin as:

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BALANCE GENERAL Al 30 de Setiembre de 200X En Nuevos Soles

ACTIVO Caja Cuentas por cobrar Suministros Terrenos 33,300 2,000 500 18,000 PASIVO Cuentas por pagar TOTAL PASIVO PATRIMONIO NETO Capital Resultados del Ejercicio TOTAL PATRIMONIO NETO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO NETO

100 100 47,900 5,800 53,700 53,800

TOTAL ACTIVO

53,800

Este Estado Patrimonial muestra el Activo, Pasivo y Patrimonio Neto de una organizacin, en un momento determinado 5, EL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS: LA MEDICION DEL RESULTADO Para alcanzar el segundo objetivo debemos tener en cuenta lo siguiente: En la definicin de las masas patrimoniales se analizan los componentes del patrimonio neto, ah se indica que esta compuesto por el valor de los fondos que el empresario a aportado al que contablemente se denomina capital y la renta o beneficios generados por la empresa que no son distribuidos al que tambin contablemente se denomina resultado, entonces tenemos que: Patrimonio Neto = Capital + Resultados Con lo cual nuestra ecuacin contable o patrimonial luego del reemplazo respectivo quedara as: Activo = Pasivo + Capital + Resultados A su vez agregamos los siguientes conceptos: CONCEPTO DE RESULTADO El resultado: visin contable En un sentido econmico, la renta es el conjunto de bienes y servicios generados por una unidad econmica durante un perodo de tiempo. Pero adems de esta actividad generadora, hay otra receptora de bienes y servicios que son utilizados en el proceso productivo En el lenguaje contable a la renta se le llama resultado (beneficio o prdida), y representa la variacin producida en el patrimonio como consecuencia de la actividad de la empresa. Por tanto, el valor de bienes y servicios generados menos aqullos que han sido consumidos mide la renta o resultado obtenido. Entonces resumiendo podemos indicar Resultados: La Diferencia entre las ganancias o ingresos menos las prdidas o gastos

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Ganancias o Ingresos: El aumento del patrimonio neto originado en las operaciones econmicas principalmente de los incrementos del activo recibido, a cambio de la entrega de bienes o servicios a los clientes. Prdidas o Gastos: La disminucin del patrimonio neto originado en las operaciones comerciales principalmente debido al hecho de que a los clientes se le entregan bienes o servicios Entonces tenemos que: Resultados = Ganancias Prdidas O Resultados = Ingresos Gastos Esta ecuacin (dinmica) esta representada en el Estado de Ganancias y Prdidas o Estado de Resultados Entonces para generar el Estado de Resultados del Estudio Contable Jos Romero y Asociados vamos a mostrar en un solo cuadro todos los efectos de las operaciones en la ecuacin patrimonial.
ACTIVO No. Op 1 2 3 4 5 6 - 1,100 - 1,200 - 400 - 400 + 1,000 + 22,000 - 2,100 33,300 2,000 53,800 500 18,000 = 100 - 1,000 - 22,000 - 2,100 47,900 53,800 5,800 Saldo - 400 No incide negocio + 5,500 + 3,000 Caja + 50,000 - 40,000 + 500 + 40,000 + 500 + 5,500 + 3,000 -1,100 - 1,200 - 400 Ingreso x Servicio Ingreso x Servicio Gasto x Alquiler Gasto por Sueldo Gasto x Servicios Cuenta por cobrar Suministros Terreno = PASIVO Cuenta por pagar + PATRIMONIO NETO Capital + 50,000 Resultado Inversin propietario del Tipo de operacin

7 8 9 10 11

Entonces para preparar el Estado de Resultados utilizamos el detalle de la cuenta Resultados del Patrimonio Neto, y quedara as:

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ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

Por el periodo terminado al 30 09 200X En nuevos soles

INGRESOS Ingresos por Servicios TOTAL INGRESOS Menos: GASTOS Alquiler Sueldos Otros Servicios RESULTADO DEL EJERCICIO

8,500 8,500

(1,100) (1,200) (400) 5,800

Este Estado de Resultados muestra las causas de las variaciones del Patrimonio Neto, es decir, los ingresos y los gastos, la una organizacin durante un periodo determinado. Si observamos ambos estados (el Balance General y el Estado de Ganancias y Prdidas) podemos ver que el nico punto de contacto entre ambos es el Resultado del Ejercicio ( $ 5,800), es decir, como se ha incrementado el patrimonio Neto (o disminuido si fuera una prdida).

7. LOS INSTRUMENTOS DEL PROCESO CONTABLE 7.1. LA CUENTA La cuenta es un instrumento de representacin y medida de un elemento del patrimonio o de los resultados, que capta la situacin inicial de ste y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo en el mismo. As, cada cuenta ofrece una visin del elemento que representa, con independencia de los dems elementos que componen el patrimonio o el resultado empresarial. Una cuenta es un instrumento utilizado en Contabilidad para representar y medir cada uno de los elementos patrimoniales. La cuenta de un determinado elemento patrimonial refleja la situacin y evolucin de ese elemento patrimonial a lo largo de la vida de la empresa. 7.3. ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS La cuenta, grficamente representada, es como un libro abierto y esquemticamente se representa por una T (t mayscula), una de las partes se destina a recoger los aumentos de valor y la otra las disminuciones. En el centro de la parte superior se escribe el nombre del elemento al que se refiere. Arriba, tambin, en la parte izquierda se pone DEBE (D) y en la parte derecha HABER (H).

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La cuenta se divide en dos partes (izquierda y derecha) para poder diferenciar lo que corresponde a un incremento de lo que corresponde a una disminucin del elemento patrimonial que la cuenta representa.

Saldo de la cuenta = Debe - Haber Tipos de saldo: Suma debe > suma Haber Saldo Deudor Suma Debe < suma HaberSaldo Acreedor Suma Debe = suma HaberSaldo nulo Cuenta saldada 7.5 REGLAS DE CARGOS Y ABONOS Para determinar las reglas de los cargos y abonos vamos a utilizar el esquema de la ecuacin patrimonial ms analtica, es decir aquella que nos muestre todos los componentes tanto de la ecuacin esttica como de la dinmica, entonces recordamos: Para determinar la situacin econmica y financiera de la empresa en un momento dado, tenemos la ecuacin contable o patrimonial (esttica) y que est representada en el Balance General: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto Para determinar el resultado de la gestin econmica de la empresa en un lapso de tiempo determinado debemos tener en cuenta lo siguiente: En la definicin de las masas patrimoniales se analizan los componentes del patrimonio neto, ah se indica que esta compuesto por el valor de los fondos que el empresario a aportado al que contablemente se denomina capital y la renta o beneficios generados por la empresa que no son distribuidos al que tambin contablemente se denomina resultado, entonces tenemos que:

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Patrimonio Neto = Capital + Resultados Con lo cual nuestra ecuacin contable o patrimonial luego del reemplazo respectivo quedara as: Activo = Pasivo + Capital + Resultados

A su vez indicamos que: Los Resultados son la Diferencia entre los ingresos menos los gastos Entonces tenemos que: Resultados = Ingresos Gastos

Esta ecuacin (dinmica) esta representada en el Estado de Ganancias y Prdidas o Estado de Resultados Con lo cual nuestra ecuacin contable o patrimonial luego del reemplazo respectivo queda as:
Activo = Pasivo + Capital + Ingresos - Gastos

Nuestra ecuacin contable o patrimonial luego de la transposicin del trmino negativo al primer miembro quedara as:

Activo + Gastos = Pasivo + Capital + Ingresos

La ecuacin patrimonial es fundamental para el razonamiento contable ya que es la expresin sinttica y simplificada del patrimonio. Por lo tanto tiene una importancia vital para determinar los movimientos en las cuentas y el registro contable de las transacciones.

Si ubicamos la ecuacin patrimonial dentro de la estructura de la cuenta (letra t mayscula) quedara de la siguiente manera:
DEBE HABER

Activo + Gastos Pasivo + Capital + Ingresos

17 Acomodando los elementos con signo positivo:

DEBE HABER

+ Activo + Gastos

+ Pasivo + Capital + Ingresos

Esta representacin de la cuenta conteniendo las clases de cuentas con signo positivo nos permite mostrar que: - las cuentas de Activo y Gastos aumentan por el debe y su saldo siempre debe ser deudor - Las cuentas de Pasivo, Capital e Ingresos aumentan por el haber y su saldo siempre debe ser acreedor Pero, tambin debemos representar las disminuciones de las cuentas, por lo cual teniendo presente que la estructura de la cuenta controla los aumentos por un lado y las disminuciones por el otro, solamente debemos pasar los rubros al otro lado con lo cual tendramos:
DEBE HABER

+ Activo + Gastos - Pasivo - Capital - Ingresos

+ Pasivo + Capital + Ingresos - Activo - Gastos

Lo cual nos permite mostrar que: - Las cuentas de Pasivo, Capital e Ingresos disminuyen por el debe - Las cuentas de Activo y gastos Disminuyen por el Haber

7.6 FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS: LA TEORA DE LA PARTIDA DOBLE La teora de la partida doble (significa doble anotacin); es decir, registrar simultneamente los dos aspectos o partes contrapuestas de un hecho contable. En cualquier operacin o transaccin que se realice se van a ver alterados dos o ms elementos patrimoniales de la empresa, como mnimo habr de hacerse un cargo y un abono y la suma de las cantidades abonadas ha de ser igual a la suma de las cantidades cargadas. Entonces, la contabilidad se basa en el sistema por partida doble que consiste en la aplicacin de la teora de la partida doble, lo cual significa que registramos los efectos dobles de una operacin de

18 negocios. Cada operacin afecta por lo menos a dos cuentas. Por ejemplo, la inversin en efectivo de $ 25,000 realizada por Juan Prez en su empresa El Rayo EIRL increment tanto la cuenta de Caja como la cuenta de Capital del negocio. Quedara incompleto registrar nicamente el incremento en Caja de la entidad sin registrar el incremento en su Capital. Consideremos una compra de mercaderas al contado. Cules son los efectos dobles de esta operacin?. La compra (1) disminuye Caja y (2) aumenta las Mercaderas. Una compra de mercaderas al crdito (1) aumenta las Mercaderas y (2) aumenta las Facturas por Pagar a Proveedores. Un pago a en efectivo al Proveedor (1)Disminuye Caja y (2) Disminuye las Facturas por Pagar a Proveedores. Todas las operaciones tienen al menos dos efectos en la entidad. Ya hemos dicho que los elementos patrimoniales sufren modificaciones a lo largo de la vida de la empresa: no siempre vamos a tener el mismo dinero en caja ni dispondremos de iguales mercaderas. Para aplicar fcilmente la teora de la partida doble nos sirve el esquema de los aumentos y disminuciones de los rubros del patrimonio indicado anteriormente en el punto de reglas de cargos y abonos.
DEBE HABER

+ Activo + Gastos - Pasivo - Capital - Ingresos

+ Pasivo + Capital + Ingresos - Activo - Gastos

7.2. CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS Teniendo en cuenta los componentes de la ecuacin patrimonial esttica y la ecuacin de resultados dinmica, las clases de cuentas o tipos de cuentas que hay son: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto Resultados = Ingresos Gastos

Cuentas de Inventario o Balance - Cuentas de Activo - Cuentas de Pasivo - Cuentas de Patrimonio Neto Cuentas de Resultados o Ganancias y Prdidas - Cuentas de Gastos - Cuentas de Ingresos

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CUENTAS DE INVENTARIO O BALANCE. Son aquellas que permiten reflejar el estado patrimonial de la empresa, sus saldos figuran en el Balance General. CUENTAS DE ACTIVO. Son las que permiten representar y medir elementos patrimoniales de activo es decir los bienes y derechos. Ejemplo:
CUENTA 101 102 103 104 105 106 108 109 121 122 123 129 141 142 143 144 161 162 163 164 168 169 192 196 201 211 221 231 241 251 261 281 291 311 314 315 316 317 318 319 331 332 NOMENCLATURA CAJA FONDO FIJO REMESAS EN TRANSITO CUENTA CORRIENTE EN BANCO CERTIFICADOS BANCARIOS DEPOSITOS A PLAZO OTROS DEPOSITOS FONDOS SUJETOS A RESTRICCION FACTURAS POR COBRAR A CLIENTES ANTICIPOS RECIBIDOS DE CLIENTES LETRAS POR COBRAR A CLIENTES COBRANZA DUDOSA DE CLIENTES PRESTAMOS AL PERSONAL PRESTAMOS A ACCIONISTAS PRESTAMOS A DIRECTORES ACCIONISTAS, SUSC PENDIEN CANC PRESTAMOS A TERCEROS RECLAMACIONES A TERCEROS INTERESES POR COBRAR A TERCEROS DEPOSITOS EN GARANTIA OTRAS CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS COBRANZA DUDOSA DE TERCEROS PROVISION COB DUDOSA DE CLIENTES PROVISION DE COB DUDOSA DE TERCEROS MERCADERIAS PRODUCTOS TERMINADOS SUB PRODUCTOS, DESECHOS Y DESPERDICIOS PRODUCTOS EN PROCESO MATERIAS PRIMAS ENVASES Y EMBALAJES SUMINISTROS DIVERSOS EXISTENCIAS POR RECIBIR PROVISION DESVALORIZACION DE EXISTENCIAS ACCIONES OTROS TITULOS REPRES. DE DERECH PATRIMON CEDULAS HIPOTECARIAS BONOS DEL TESORO BONOS DIVERSOS OTROS TITULOS REPRES DE ACREENCIAS PROVISION PARA FLUCTUACION DE VALORES TERRENOS EDIFICIOS Y OTRAS CONSTRUCCIONES

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333 334 335 336 337 338 339 341 342 343 344 345 346 347 348 381 382 383 384 385 389 39302 39303 39304 39305 39306 394 MAQUINARIA, EQUIPO Y OTRAS UNIDADES UNIDADES DE TRANSPORTE MUEBLES Y ENSERES EQUIPOS DIVERSOS UNIDADES DE REEMPLAZO UNIDADES POR RECIBIR TRABAJOS EN CURSO CONCESIONES Y DERECHOS PATENTES Y MARCAS GASTOS DE INVESTIGACION GASTOS DE EXPLORACION Y DESARROLLO GASTOS DE ESTUDIOS Y PROYECTOS GASTOS PROMOCION Y PRE-OPERATIVOS GASTOS DE EMISION DE ACCIONES Y OBLIGACI OTROS INTANGIBLES INTERESES POR DEVENGAR SEGUROS PAGADOS POR ADELANTADO ALQUILERES PAGADOS POR ADELANTADO. ENTREGAS A RENDIR CUENTA ADELANTO DE REMUNERACIONES OTRAS CARGAS DIFERIDAS DEPRECIACION EDIFICIOS DEPRECIACION MAQUINARIA EQUIP. OTROS DEPRECIACION UNIDADES DE TRANSPORTE DEPRECIACION MUEBLES Y ENSERES DEPRECIACION EQUIPOS DIVERSOS AMORTIZACION DE INTANGIBLES

CUENTAS DE PASIVO. Son las que permiten representar y medir elementos patrimoniales de pasivo es decir las obligaciones. Ejemplo:
CUENTA 4011 4012 4014 4015 4017 4019 4021 4022 4029 4031 4032 4034 4035 4051 411 412 413 414 421 NOMENCLATURA IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS IMPUESTO SELECTIVO AL CONSUMO CANONES DERECHOS ADUANEROS IMPUESTO A LA RENTA OTROS TRIBUTOS CERTIFICADO DE REINT TRIBUT-CERTEX CERTIFICADO DE DEVOLUC DE CRED FISCAL OTROS CERTIFICADOS TRIBUTARIOS ESSALUD SISTEMA NACIONAL DE PENSIONES SENATI SENCICO IMPUESTOS MUNICIPALES REMUNERACIONES POR PAGAR VACACIONES POR PAGAR PARTICIPACIONES POR PAGAR REMUNERACIONES Y PARTIC. DIRECTORIO FACTURAS POR PAGAR A PROVEEDORES

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422 423 451 461 462 463 465 466 467 468 469 471 472 473 481 482 483 484 485 491 492 493 ANTICIPOS OTORGADOS A PROVEEDORES LETRAS POR PAGAR A PROVEEDORES DIVIDENDOS POR PAGAR PRESTAMOS DE TERCEROS RECLAMACIONES DE TERCEROS PRESTAMOS DE ACCIONISTAS BONOS U OBLIGACIONES INTERESES POR PAGAR A TERCEROS DEPOSITOS EN GARANTIA COMUNIDADES LABORALES OTRAS CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS COMPENSACION POR TIEMPO DE SERV.. ADELANTOS POR TIEMPO DE SERVIC JUBILACION GARANTIA SOBRE VENTAS PROVISION PERDIDAS VENTAS A FUTUR. PROVISION PERDIDAS POR LITIGIO PROVISION PARA AUTOSEGURO PROVISION INVEST. CIENT. Y TECNOL. VENTAS DIFERIDAS COSTOS DIFERIDOS INTERESES DIFERIDOS

CUENTAS DE PATRIMONIO NETO. Son las que permiten representar y medir elementos patrimoniales de patrimonio neto, es decir los aportes de los propietarios y los resultados obtenidos por la empresa. Ejemplo:
CUENTA 501 502 509 561 562 563 573 581 582 583 584 585 589 591 592 594 NOMENCLATURA CAPITAL SOCIAL POR APORTES CAPITAL PERSONAL CUENTA PERSONAL DEL PROPIETAR DONACIONES PRIMAS DE EMISION OTROS APORTES DE ACCIONISTAS VALORIZACION ADICIONAL RESERVA PARA REINVERSIONES RESERVA LEGAL RESERVAS CONTRACTUALES RESERVAS ESTATUARIAS RESERVAS FACULTATIVAS OTRAS RESERVAS UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS PERDIDAS ACUMULADAS RESULTADO DEL EJERCICIO

CUENTAS DE GESTION O RESULTADOS Son aquellas en las que se anotan los Gastos y los Ingresos del ao. Estas Cuentas sirven para conocer el resultado de la Gestin de la

22 empresa, por ello se llaman Cuentas de Gestin. Sus saldos no aparecen en el Balance General sino en el Estado de Ganancias y Prdidas. CUENTAS DE GASTOS O PERDIDAS. Son las que permiten representar y medir todo lo que la empresa gasta en comprar las existencias que necesita para funcionar y en realizar los Gastos que se derivan de su funcionamiento (Sueldos, alquileres, etc...). Ejemplo:
CUENTA 621 622 624 625 626 627 628 629 630 631 632 633 634 635 636 637 638 639 643 644 646 647 649 651 652 653 654 659 661 662 663 664 665 668 669 671 672 673 674 675 676 678 679 NOMENCLATURA SUELDOS SALARIOS REMUNERACIONES EN ESPECIE OTRAS REMUNERACIONES VACACIONES SEGURIDAD Y PREVIS.SOCIAL REMUNERACIONES AL DIRECTORIO OTRAS CARGAS DEL PERSONAL TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO CORREOS Y TELECOMUNICACIONES HONORARIOS, COMISIONES Y CORRE PRODUCCION ENCARGADA TERCEROS MANTENIMIENTO Y REPARACION ALQUILERES ELECTRICIDAD Y AGUA PUBLIC. PUBLICACIONES Y RR.PP. SERVICIOS DE PERSONAL OTROS SERVICIOS CANONES DERECHOS ADUANER POR VENTAS TRIBUTOS A GOBIERNOS LOCALES COTIZAC. CON CARACTER DE TRIB. OTROS TRIBUTOS SEGUROS REGALIAS SUSCRIPCION Y COTIZACIONES DONACIONES OTRAS CARGAS DIVERSAS DE GESTION COSTO NETO ENAJEN. VALORES COSTO NETO ENAJEN. INM. MAQ Y EQUIPO COSTO NETO ENAJEN. INTANGIBLES IMPUESTOS ATRAZADOS Y/O ADICIONALES CARGAS DIVERSAS DE EJERCICIOS ANTERIORES GASTOS EXTRAORDINARIOS OTRAS CARGAS EXCEPCIONALES INTERESES Y GASTOS DE PRESTAMO INTERESES Y GASTOS DE SOBREGIRO INTERESES RELATIVOS A BONOS EMITIDOS INTERESES Y GASTOS DOCUM. DESCONTAD DESCUENTO CONCEDID. POR PRONTO PAG PERDIDA DIFERENCIA DE CAMBIO GASTOS COMPRA DE VALORES OTRAS CARGAS FINANCIERAS

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681 682 683 684 685 686 689 691 692 693 DEPRECIACION INM., MAQ Y EQUIPO AMORTIZACION DE INTANGIBLES FLUCTUACION DE VALORES CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA DESVALORIZACIN DE EXISTENCIAS COMPENSACION POR TIEMPO DE SERVIC OTRAS PROVISIONES DEL EJERCICIO COSTO DE VENTAS DE MERCADERIAS COSTO DE VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS COSTO DE VTAS. SUBPRODUCTOS, DESECHOS Y

CUENTAS DE INGRESOS O GANANCIAS. Son las que permiten representar y medir todo lo que la empresa obtiene por la venta de sus productos o servicios y por otros conceptos de su actividad. Ejemplo:
CUENTA 701 702 703 707 709 731 741 751 752 753 754 755 756 758 759 761 762 763 764 765 766 768 769 771 772 773 774 775 776 777 779 781 NOMENCLATURA VENTA DE MERCADERIAS VENTA DE PRODUCTOS TERMINADOS VENTA DE SUBPRODUCTOS, DESECHOS Y DESPER PRESTACION DE SERVICIOS DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS DESCUENTOS REB. Y BONIF. OBTENIDAS DESCUENTOS REB. Y BONIF. CONCEDIDAS EXPLOTACION SERV EN BENEF PERS COMISIONES Y CORRETAJES REGALIAS ALQUILERES DE TERRENOS ALQUILERES DIVERSOS RECUPERACION DE IMPUESTOS SUBSIDIOS RECIBIDOS OTROS INGRESOS DIVERSOS ENAJENACION DE VALORES ENAJENACION DE INMUEB, MAQUI Y EQUIPO ENAJENACION DE INTANGIBLES RECUPERACION CASTIGOS CUENT INCOBRAB DEVOLUCION DE PROV DE EJERC ANTER DEVOLUCION DE IMPUESTOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS OTROS INGRESOS EXCEPCIONALES INTERESES SOBRE PRESTAMOS OTORGADOS INTERESES CUENTAS x COBRAR MERCANTILES INTERESES PERCIB BONOS, TITULOS SIMIL INTERESES SOBRE DEPOSITOS DESCUENTOS OBTEN. POR PRONTO PAGO GANANCIA POR DIFERENCIA DE CAMBIO DIVIDENDOS PERCIBIDOS OTROS INGRESOS FINANCIEROS CARGAS CUBIERTAS POR PROVISIONES

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8 LOS HECHOS CONTABLES Se denominan hechos contables a los actos o transacciones que teniendo consecuencias de contenido econmico, afectan al patrimonio de la unidad econmica de forma directa y concreta. Sin embargo, conviene precisar que no todos los hechos econmicos que realiza la empresa afectan a su patrimonio, por lo que no son captados por la contabilidad. La transaccin es un evento que repercute en la situacin financiera de una entidad y puede registrarse confiablemente en trminos monetarios. 9 EL PROCESO CONTABLE Como todo proceso, el contable tiene tres fases:

ENTRADA DATOS

PROCESO

SALIDA

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Aplicando al Proceso Contable (Proceso Automatizado por lotes)

Hechos econmicos o transacciones FASE RACIONAL USO CRITERIO CONTABLE A CARGO DEL USUARIO PARA IDENTIFICAR LAS VARIACIONES PATRIMONIALES

ENTRADA DATOS

Registro de Hechos Contables

PROCESO

Libro Diario

Libro Mayor

FASE MECANICA. TOTALMENTE AUTOMATIZADO LO REALIZA EL SISTEMA INFORMATICO (CAJA NEGRA)

Balance de Comprobacin

SALIDA

Estados Contables

FASE RACIONAL USO CRITERIO CONTABLE A CARGO DEL USUARIO PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA INFORMACION

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PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE Y OBTENCIN DE INFORMACIN A CARGO DEL USUARIO Para el registro contable de las transacciones en el sistema as como para la obtencin de informacin vamos a seguir los siguientes procedimientos:

Identificar la Operacin, determinando si da origen a registracin o no

Determinar las Variaciones que se producen en el Patrimonio con motivo de la operacin a registrar.

Seleccionar las cuentas que deben de utilizarse para el registro contable.

Registrar la descripcin de la operacin y el importe monetario de la transaccin.

Verificar el efecto del registro en la ecuacin contable y/o Estados Financieros.