Maarch/fr/Man/User/Premiers pas

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Sommaire [masquer]

1 Premiers pas sous Maarch Entreprise

1.1 Concepts et dfinitions

o o

1.1.1 Entit 1.1.2 Groupe 1.1.3 Collection 1.1.4 Document / courrier et catgories 1.1.5 Corbeille lectronique 1.1.6 Plan de classement 1.1.7 Oprateur de numrisation 1.1.8 Id ou identifiant 1.1.9 Indexation

1.2 Page de connexion 1.3 Page d'accueil

o o

1.3.1 Les raccourcis 1.3.2 Les corbeilles

1.4 Le menu principal 1.5 Les corbeilles

1.5.1 Principe 1.5.2 Utilisation

1.6 Gestion du profil utilisateur (espace personnel)

Premiers pas sous Maarch Entreprise

Concepts et dfinitions
Entit

Une entit est une structure compose d'attributs, reprsentant un composant identifiable d'un domaine fonctionnel et potentiellement en relation avec les autres entits du domaine. (ie: service courrier dans une socit). En dautres termes lentit correspond lappartenance de lutilisateur dans un service de lentreprise. Par exemple, le service Courrier ou la Direction Financire etc

Groupe
Cest un ensemble dutilisateur. Le groupe auquel appartient lutilisateur peut tre assimil son rle et ses responsabilits dans lentreprise. Exemple Employ , oprateur de numrisation , personne habilit etc Cest ce niveau que se dfinissent les accs aux fonctionnalits de la GED. Exemple dune organisation dentreprise. Chaque utilisateur appartient au moins une entit (entit primaire) et des rles lui sont affects.

Collection
Ensemble de documents lectroniques stocks physiquement dans un mme endroit.

Document / courrier et catgories

lment central d'une GED, le document lectronique est la fusion d'un fichier informatique et d'un ensemble de donnes textuelles qui le dfinit. On parle aussi de

courrier dans l'ide qu'un document part d'un metteur et transite vers un destinataire dont le contenu est le document indexer.

Il existe plusieurs catgories de document dans Maarch Entreprise:

Les courriers arrivs

Ces courriers viennent de l'extrieur vers l'intrieur de l'organisation

Les courriers dparts

Ces courriers vont de l'intrieur vers l'extrieur de l'organisation

Les courriers internes

Ces courriers transitent l'intrieur de l'organisation

Les documents de sous-dossier

Il s'agit de document n'ayant pas de notion d'expditeur ou de destinataire.

Corbeille lectronique
Structure qui regroupe des documents lis par un tat ( traiter, valider, ...). La corbeille lectronique est lquivalent de la corbeille papier ou bannette prsente dans toute entreprise qui rceptionne, expdie et transmet en interne des documents papier. Chaque utilisateur possde une liste de corbeilles.

Plan de classement
Un plan de classement est la reprsentation sous forme de hirarchie de l'organisation des documents. Il sagit du rfrentiel utilis pour raliser des classements physiques (papier ou autres). Dans un usage lectronique, le plan de classement constitue donc la reprsentation de l'organisation des documents dans le systme. Dans Maarch Entreprise, il convient de modeler l'existant dans un systme de classement prdfini. On parle alors de dossier et sous-dossier, de chemise, souschemise et document Ci-dessous un exemple gnraliste de plan de classement :

Au sommet se trouve la collection. Celle-ci contient des dossiers, de types divers, qui

peuvent contenir d'autres dossiers (on parle alors de sous-dossier). Ensuite dans ces dossiers, sont dfinies des chemises, elle mmes segmentes en sous-chemises. Enfin les documents sont placs dans ces sous-chemises.

Oprateur de numrisation
Personne en charge de numriser les documents et de les transfrer si ncessaire l'entit responsable de ce type de document.

Id ou identifiant
Identifiant numrique unique d'un lment qui permet de le diffrentier des lments de mme type (document, dossier, utilisateur).

Indexation
L'indexation d'un document consiste en la dtermination de mots (ou termes) significatifs pour crer un index afin d'optimiser la recherche de ce document. Cette action est une fonction centrale et des plus structurantes dans la GED. En effet, cest au moment de lindexation que le document est rang dans le systme. Lindexation peut tre :

Manuelle : au travers dun formulaire de saisie les utilisateurs sont incits alimenter des index.

Le contributeur doit saisir de l'information dans ce formulaire.

Automatique : il existe plusieurs mthodes pour indexer automatiquement un document.

La rcupration dinformation qui peut tre pertinente en tant quindex : nom du fichier, date de cration et de modification, la taille du fichier. Extraction de donnes structures telles que les proprits dun document MS office ou PDF par exemple. Linduction dindex : grce des outils de reconnaissance (OCR), on retrouve dans un document les chanes de caractres prsentes dans un rfrentiel qui permettent de lindexer.

Page de connexion

Ouvrez votre navigateur web.

Dans la barre d'url, saisissez l'url de l'application Maarch Entreprise

Vous remarquez le https dans l'url : il est impratif d'utiliser une connexion scurise avec le serveur. Ainsi vrifiez la prsence d'un cadenas ou autre image dans le navigateur indiquant clairement que la page est en mode scuris.

Munissez-vous des identifiants qui vous ont t fournis.

Une fois la page de connexion affiche, veuillez saisir votre identifiant et votre mot de passe dans les champs correspondants.

Cliquez sur le bouton [Envoyer].

Si les identifiants et mots de passe saisis sont corrects, vous accdez votre page d'accueil.

Page d'accueil

Les raccourcis
Des raccourcis sont prsents sur la page d'accueil pour accder le plus rapidement possible aux fonctions les plus utilises. Dans le cas prsent, les raccourcis redirigent vers la page de recherche de document et vers la page de gestion de votre profil. Ces raccourcis existent ou nexistent pas selon les autorisations daccs lies aux groupes auxquels vous appartenez.

Les corbeilles
Dans le module [corbeille] de la page d'accueil vous trouvez la liste des corbeilles qui vous sont propres. Cliquez sur l'un des liens pour accder la corbeille Un lien [Mes corbeilles] est disponible dans le menu principal pour accder l'ensemble des corbeilles.

Le menu principal

[Mes corbeilles] : Redirige vers les corbeilles. [Rechercher un dossier] : Accder la page de recherche avance dun dossier [Rechercher un document] : Accder la page de recherche avance de document.

[Consultation de dossiers sous-dossiers] : Rechercher un dossier dans son ensemble (dossier et sous-dossier(s) attach(s)

[Mon profil] : Page de gestion de vos informations personnelles et pour grer vos absences.

[Dconnexion] : Dconnexion Maarch Entreprise.

Les corbeilles
Principe
Maarch Entreprise implmente un systme dit de corbeille lectronique. Ce systme est comparable une bannette ou corbeille papier o l'on pourra placer soit vous soit une personne autorise des courriers ou divers documents. La particularit premire de ce systme est qu'il permet une gestion des flux de traitement. Ainsi il est possible de rediriger des documents vers une autre entit ou un autre utilisateur en particulier.

Utilisation

Pour accder vos corbeilles, vous pouvez

soit passer par le lien [Mes corbeilles] dans le menu principal soit passer par un des liens sur la page d'accueil pour arriver directement dans une corbeille.

Une fois dans une corbeille, une liste de courriers et/ou documents est affiche. Cliquez sur l'une d'elle pour pouvoir traiter et accder aux informations de l'lment en question. Exemple : Page d'accueil d'un utilisateur

A noter le (1) qui signifie qu'il y a un nouveau document dans la corbeille. Aprs avoir cliqu sur [Mes corbeilles traiter], vous arrivez sur la page de la corbeille en question.

En haut de la page "Mes corbeilles" une liste droulante de toutes vos corbeilles vous permet de naviguer entre celles-ci. En cliquant sur une ligne de document (ensemble du cadre bleu par exemple) vous accdez la fiche de saisie remplie par l'oprateur de numrisation, vous pouvez maintenant la traiter.

Les actions possibles sont listes sur la gauche de lcran. Remarque / astuce En cliquant sur le libell gauche, vous accdez au menu droulant.

Affaire :

Il est possible de rattacher un document une affaire lorsque celui-ci na pas t class pralablement ou na pas dquivalent dans le systme.

Liste de diffusion, copie

Permet de mettre en copie un service ou un destinataire en particulier. Grce la liste de diffusion vous pouvez slectionner un ou plusieurs destinataires de ce courrier en copie .

Dans lexemple ci-dessous, ce sont tous les utilisateurs du service du courrier qui recevront en copie ce courrier dans leur corbeille courrier en copie

Rattachement un dossier

Permet de rattacher un dossier ou sous-dossier si cela na pas t ralis lors de lenregistrement du document.

Historique

Permet de visualiser l'historique dans le traitement du document.

Notes(x)

x = le nombre de notes sur le document Permet dajouter une note. Assimilable un post-it lectronique pos sur le

document

Rponses (x)

x : nombre de rponses sur le document Cest une fonctionnalit essentielle de la gestion de courrier Maarch Entreprise. Permet dattacher une rponse au courrier. Ainsi le courrier entrant, les rponses

successives qui auront t faites sont conserves avec lhistorique pour un suivi

optimal des changes.

Traitement du courrier : mise jour du statut

Pour traiter le document choisissez une action dans la liste droulante en bas de la

page.

Enregistrer les modifications signifie que le document est mis jour mais reste dans la corbeille de traitement pour une action ultrieure. Clturer signifie mettre au fin au traitement du courrier. Le courrier est vid de la corbeille de traitement. Redirection signifie que vous ntes pas destinataire de ce courrier ou bien que la rponse que vous avez faite doit tre traite par une tierce personne (envoi dune rponse en AR par exemple)

Gestion du profil utilisateur (espace personnel)

Dans le menu principal, cliquez sur [Mon profil] pour accder la page suivante :

Vous pouvez modifier vos informations personnelles et, si besoin, grer vos absences.

1 Partage et accs aux documents

1.1 Consultation de dossiers et de sous-dossiers rattachs

1.1.1 Page de recherche 1.1.2 Rsultat de la recherche

1.2 Fiche document

1.2.1 Dfinition 1.2.2 Mtadonnes, indexation et type de document 1.2.3 Navigation dans la fiche dtaille dun document 1.2.4 Proprits dtailles 1.2.5 Liste de diffusion 1.2.6 Traitement 1.2.7 Historique 1.2.8 Notes 1.2.9 Affaire

1.3 Recherche de dossier (isolement de dossier)

1.3.1 Page de recherche 1.3.2 Rsultat de la recherche

1.4 Recherche globale de document

1.4.1 Maarch Quick Search

1.4.1.1 Comment installer Maarch Quick Search ?

1.4.2 Page de recherche 1.4.3 Recherche plein texte 1.4.4 Rsultat de la recherche

Partage et accs aux documents

Consultation de dossiers et de sous-dossiers rattachs
Cette fonctionnalit permet de visualiser sous forme arborescente un dossier et lensemble des sous dossier qui lui sont rattachs. Cette vue donne une vision densemble dun dossier. [Menu] > [Consultation de dossier et de sous-dossier]

Page de recherche

Vous pouvez utiliser lautocompltion pour vous guider dans la recherche en tapant les 3 premires lettres du dossier dans la fentre de saisie. Le systme vous propose alors une liste de dossiers commenant par ces 3 premires lettres (autocompltion). Cliquer ensuite sur le bouton [Rechercher].

Rsultat de la recherche

A partir de cette vue arborescente, vous pouvez directement cliquer sur le document afin de le visualiser son contenu ou le contenu de sa fiche dtaille.

Le bouton [Voir la fiche du document] permet dtre redirig sur la fiche dtaille du document.

Fiche document
Dfinition
Un document dans Maarch Entreprise est la concatnation d'un fichier physique (PDF, JPG, ) et d'informations relatives celui-ci. Les documents de Maarch Entreprise sont dfinis par des proprits. Certaines des proprits peuvent varier en fonction du type de document. La modification, ajout et suppression de document est disponible ou non, en fonction du groupe d'utilisateurs auquel vous appartenez et du type de document.

Mtadonnes, indexation et type de document

Lindexation est une fonction centrale des outils de GED, qui consiste en premier lieu attacher des mtadonnes aux documents. Types de documents Chaque type de document peut tre qualifi par un ensemble de mtadonnes (ou index). Chaque document est donc dot de mtadonnes

propres. Chaque document peut tre associ des rgles de gestion sappuyant sur ces mtadonnes. Notons quil peut tre intressant dindexer plusieurs fichiers avec un seul jeu de mtadonnes.

Navigation dans la fiche dtaille dun document

Lorsque vous accdez une fiche d'un document vous retrouverez en haut de la page l'en-tte suivante :

(1) Id du document (2) Collection de documents concerne En dessous de cet entte se trouve les onglets de navigation de la fiche.

Cliquez sur l'un des onglets pour afficher d'autres informations relatives au document.

Proprits dtailles

Cette fentre prsente toutes les informations relatives un document. Des informations complmentaires peuvent apparatre en fonction du type de document. Les proprits du fichier dfinissent l'oprateur qui a enregistr le document dans Maarch Entreprise, la taille du fichier, le format et l'empreinte permettant de contrler l'intgrit du document.

Liste de diffusion

La liste de diffusion correspond l'ensemble des utilisateurs qui ont reu le document pour traitement dans leur corbeille.

Traitement
Informations concernant le traitement du document. Par exemple s'il s'agit d'un courrier, un accus de rception ou un courrier de rponse a pu tre envoy.

Historique
Liste de toutes les actions effectues sur ce document.

Notes
Possibilit d'ajouter et de lire des notes crites par les utilisateurs (post-it lectronique)

Affaire
Le document peut-tre li une affaire en cours (Ex : rachat de la socit XXX, procs de YYY).

Recherche de dossier (isolement de dossier)

Cette fonctionnalit permet disoler un dossier indpendamment des autres auxquels il pourrait tre rattach.

Page de recherche

Les critres de recherche disponibles sont :

Le type de dossier Le numro Un intervalle de temps dans lequel le dossier a t cr Un nom de dossier ou sous-dossier

Des critres complmentaires peuvent tre disponibles selon le type de dossier slectionn.

Rsultat de la recherche

Cliquez sur le bouton [bulle i] pour accder la fiche du dossier.

Recherche globale de document

Maarch Quick Search
Effectuer vos recherches dans Maarch est dsormais encore plus simple, grce la recherche globale, totalement intgre la barre de recherche de votre navigateur web !

Comment installer Maarch Quick Search ?

Pour installer dans votre navigateur Web le moteur de recherche globale Maarch Maarch Quick Search , il vous suffit d'installer ou de mettre jour Maarch Entreprise 1.3. Pour procder linstallation ?

il faut dabord lancer votre application Maarch et ensuite cliquer sur la liste des moteurs de recherche de votre navigateur Web. Linstallation du moteur de recherche Maarch recherche globale vous sera automatiquement propose :

Une fois install, vous pouvez faire votre recherche en tapant les mots recherchs directement dans cette zone :

Bas sur la recherche globale, ce moteur de recherche vous permet de retrouver trs facilement et rapidement tout document intgr Maarch. La recherche seffectue sur les mtadonnes renseignes :

lobjet le titre la description le numro de GED

Mais aussi recherche Plein texte sur le contenu des documents verss.

Page de recherche

La liste droulante [Mes recherches] permet de charger des recherches qui peuvent tre rcurrentes et ainsi viter de remplir chaque fois le formulaire de recherche. Le bouton [Effacer les critres] rinitialise le formulaire de recherche. Une fois les critres de recherches renseigns, cliquez sur le bouton [Recherche].

Recherche plein texte

Ce mode permet de consulter toute la base documentaire GED et dextraire les documents contenant la chaine de caractre recherche (= contenu / par opposition avec index). La qualit de la recherche plein texte est intimement lie la qualit de la numrisation. Ainsi, les documents numriss en mode image sont retrouvs uniquement sur la base des index associs. Les documents numriss en mode texte sont, quant eux, identifiables sur la base des index associs mais galement par leur contenu. Citons que les modes de numrisation sont lis exclusivement au logiciel de numrisation ou au traitement ventuel de limage aprs numrisation.

Rsultat de la recherche

Dans cette fentre, chaque ligne correspond un document, deux boutons sont votre disposition :

[la bulle i] pour accder la fiche dtaille du document [la flche] pour afficher le fichier li au document

En bas de la page, vous trouvez un bouton [Enregistrer ma recherche] pour pouvoir rutiliser les critres de recherche que vous avez utilis auparavant.

1 Enregistrement dun document

1.1 Enregistrement de document

1.1.1 Page dindexation 1.1.2 Erreur dindexation

Enregistrement dun document

Cette action utilisateur est la plus structurante dans la GED. En effet, cest au moment du versement dans la GED que le document est rang dans le systme. Sil est parfois contre-productif dobliger saisir 15 mtadonnes (ou index) pour un do-cument courant, certaines utilisations peuvent au contraire ncessiter des jeux de mta-donnes importants. Les index associs au document doivent permettre :

une indexation pertinente, qui reflte prcisment les documents dcrits et que les utilisateurs sont incits alimenter couvrir lensemble des informations utiles lexploitation. La recherche bien entendu, mais galement les processus et traitement appliqus aux documents tels que les alertes, la traabilit, laffichage

Enregistrement de document
Vous pouvez accder la page d'enregistrement

soit en utilisant le raccourci prsent sur la page d'accueil, soit en utilisant le bouton [Enregistrer un document] dans le menu principal.

Page dindexation

Les champs obligatoires saisir sont marqus dun astrisque * rouge

Choisissez le fichier

La premire action consiste charger le document enregistrer dans le systme.

Attacher en rponse un courrier existant

Permet dattacher un courrier un courrier existant. La saisie du formulaire se rduit alors la slection du document (recherche par index via le formulaire de recherche avance dun document). Tous les index (ou mtadonnes) du document slectionn sont immdiatement appliqus au document en cours de chargement.

Par la suite, les champs du formulaire varient en fonction de la catgorie du document (courrier dpart, courrier arrive, courrier interner, document de sousdossier) et du type de document.

Catgories :

Les courriers arrivs : Ces courriers viennent de l'extrieur vers l'intrieur de l'organisation Les courriers dparts : Ces courriers vont de l'intrieur vers l'extrieur de l'organisation Les courriers internes : Ces courriers transitent l'intrieur de l'organisation Les documents de sous-dossier : Il s'agit de document n'ayant pas de notion d'expditeur ou de destinataire.

Type de courrier :

Renvoi au plan de classement des documents. Certains champs/index jugs pertinents pour le rangement dun type de courrier sont renseigner en mode facultatif ou obligatoire avec contrle de saisie.

Priorit :

Dfinit la priorit pour le traitement ultrieur du courrier (informatif)

Date du courrier :

Renseignement de la date du courrier. Utilisation dun calendrier pour le contrle de saisie.

Type de destinataire ou type dexpditeur :

Interne : le destinataire ou lexpditeur est interne lorganisation. Utiliser lautocompltion en tapant les 3 premires lettres du nom ou prnom.

Externe : utiliser galement lauto-compltion en tapant les 3 premire lettres du nom du contact.

Si le contact nexiste pas, il faudra lui crer une fiche contact pralablement en cliquant sur licne [crayon] La fentre suivante souvre alors la droite de lcran. Seul le nom du contact est un champ obligatoire. Cliquez ensuite sur [Valider] pour revenir au formulaire dindexation.

Nature

Nature du courrier au sens large : courrier, fax, mail, lettre AR, Fedex etc

Objet

Lobjet du courrier Recommandation importante Pour tous les traitements ultrieurs dun courrier (visualisation, validation, rponse etc), le champ objet du courrier est celui qui est mis en avant dans les diffrents crans. Ainsi, il est vivement recommand de saisir une synthse du courrier en mentionnant les lments qui semblent importants tels que le sujet, le dossier auquel il appartient etc.

Service traitant (quivalent lentit traitante)

Laffectation dun service traitant pour tout nouveau courrier enregistr une fonction double :

Dans le cas dun courrier entrant ou sortant, les utilisateurs appartenant au service traitant (ou entit) recevront en tant que destinataire principal ou en copie le courrier dans leurs corbeilles lectroniques respectives. En fonction du paramtrage du systme, la liste de diffusion sera automatiquement rcupre ou devra tre renseigne manuellement.

Les restrictions daccs au document dans la GED sont exclusivement bases sur lentit laquelle est rattach le document. Information importante Laffectation du service traitant est une opration trs importante. Elle conditionne le traitement ultrieur et les restrictions ventuelles daccs au document dans le systme.

Bote

La boite reprsente le conditionnement physique dans laquelle va tre rang le document aprs enregistrement. Les botes disponibles dans le menu droulant sont les botes qui sont considrs comme ouvertes . Les botes dites fermes ne sont plus disponibles dans le menu droulant car elles sont considres comme cltures et par consquent ranges dans les archives, sur le lieu de stockage dfinitif. Un module spcifique de gestion des archives physique permet d'organiser vos documents papier et de les classer dans les botes d'archives, puis de ranger ces boites sur leur site de stockage dfinitif. Vous savez o vos documents sont rangs et pouvez ainsi rpondre aux demandes de restitution des archives papier. Dans les tapes de numrisation, vous pouvez indiquer dans quelle boite d'archive est vers l'original papier, et faire ainsi le lien lectronique-physique.

Date limite de traitement

Elle est calcule automatiquement en fonction du type de document que lon est en train denregistrer. Lorsque la date limite de traitement dun courrier est expire, un signal est affich dans la corbeille de traitement de lutilisateur par la mise en relief (de couleur rouge) de la date

limite.

Dossier

Utiliser lautocompltion pour slectionner le dossier dans lequel va tre rang le document (taper les 3 premires

lettres)

Sous-dossier

Si le type de courrier doit tre rang dans un sous-dossier du plan de classement, saisissez le sous-dossier laide de lautocompltion

Une fois les champs renseigns, vous devez choisir une action effectuer dans la liste droulante en bas du formulaire et cliquez sur [Valider].

Erreur dindexation
Un message derreur apparat en haut de la fentre si :

lintgralit des champs obligatoires du formulaire ne sont pas renseigns Il y a incompatibilit entre le type de document et le dossier / sous-dossier dans lequel le document va tre vers (se rfrer au plan de classement) Etc...

Exemple : Une fois le document cr, la fiche dtaille est affiche.

1 Gestion des dossiers

1.1 Fiche dossier

o o

1.1.1 Dfinition

1.2 Cration de dossier 1.3 Cration de sous-dossier

Gestion des dossiers

Fiche dossier
Dfinition
Un dossier est un regroupement de documents. Il est dfinit par les informations suivantes :

Son numro Son nom Le type de dossier Le statut

Des informations complmentaires peuvent tre dfinies selon le type de dossier. Les proprits du dossier contiennent l'oprateur qui a cr le dossier, les dates de cration et modification. Une vue sur l'historique est aussi disponible en cliquant sur l'onglet [Historique dossier]. L'onglet [Pices archives] prsente l'ensemble des documents accessibles dans le dossier.

Cration de dossier
Pour accder la page de cration des dossiers, ouvrez le menu principal et cliquez sur [Cration de dossier].

Choisissez le type de dossier, puis saisissez le numro (Identifiant) et son nom. Enfin cliquez sur [Valider] pour crer le dossier, vous tes alors renvoy vers la fiche dtaille du dossier nouvellement cr.

Cration de sous-dossier
Un sous-dossier est rattach un dossier principal. Il nexiste pas de limite en termes de nombre de sous-dossiers rattachs un mme dossier principal. La notion de sous-dossiers est pertinente lorsquil existe plusieurs dclinaisons dun ensemble, rattach un dossier. Par exemple:

Un sous-dossier sous-traitant rattach un chantier (il existe plusieurs soustraitants) Un sous-dossier contrat dassurance rattach un dossier client (le client dtient plusieurs contrats dassurance de type diffrents)

Etc.. La procdure de cration dun sous-dossier est identique la procdure de cration de dossier.

Aprs avoir slectionn le type de dossier voulu, slectionner le dossier pre auquel vous dsirez associer le sous-dossier. Enfin cliquez sur [Valider] pour crer le dossier, vous tes alors renvoy vers la fiche dtaille du dossier nouvellement cre.

Faq MAARCH

1 CAS n1 - "Je ne trouve pas mon document enregistr dans ma corbeille de destination"

o o

1.1 Vrifier la clause de la corbeille en question 1.2 Vrifier l'action d'enregistrement de votre groupe

2 CAS n2 - "Lorsque je clique sur "valider" quand j'enregistre un document, rien ne se passe (aucun message d'erreur)"

CAS n1 - "Je ne trouve pas mon document enregistr dans ma corbeille de destination"
Il se peut que vous enregistrez un document et vous constater la chose suivante :

Le courrier napparat pas! Plusieurs chose vrifier :

Vrifier la clause de la corbeille en question

Vrifier l'action d'enregistrement de votre groupe

Lorsque vous cliquez sur: Il se peut que l'action par dfaut n'a pas le statut voulu. Il faut regarde si l'action par dfaut de la corbeille d'indexation est bien associ au statut

voulu :

Il y a 2 actions d'indexation dans Maarch (pour la collection courrier). "enregistrer un document" : celui-ci part directement dans la corbeille de traitement du destinataire. "indexation" : ce document va d'abord transiter dans une phase de validation en rsumer l'un prend le statut "NEW" et l'autre le statut "VAL"

CAS n2 - "Lorsque je clique sur "valider" quand j'enregistre un document, rien ne se passe (aucun message d'erreur)"
Dans la plupart des cas, il s'agit d'un problme d'criture du pdf dans le docserver. Il suffit de mettre les droits en criture sur les dossiers docservers.

Maarch/fr/Man/Admin/Notifications
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1 Principe Gnral 2 Configuration

2.1 Types d'vnements

2.1.1 Actions 2.1.2 vnements

2.2 Type de diffusion

3 Administration

3.1 Paramtrage des notifications

3.1.1 Identifiant de notification 3.1.2 Description 3.1.3 vnement notifier 3.1.4 Mode de notification 3.1.5 Modle de corps de message 3.1.6 Modle d'URL 3.1.7 Type de diffusion 3.1.8 Joindre le document

3.2 Paramtrage des modles de documents

4 Excution

o o o o o

4.1 Interception des vnements 4.2 Configuration de l'envoi 4.3 Gnration des notifications 4.4 Envoi des notifications par e-mail 4.5 Accs au flux RSS

5 Notifications de traitement Courrier

o o

5.1 Calcul des alertes courrier 5.2 Configuration et administration

5.2.1 Configuration 5.2.2 Paramtrage

5.3 Gnration et envoi des notifications

Principe Gnral
Ce module permet d'envoyer des notifications par e-mail aux utilisateurs de l'application sur la base de tout vnement trac, tel que l'ajout d'un nouveau courrier, la validation d'un document, la modification d'un paramtrage, l'ajout d'une note de traitement, etc. La configuration permet de choisir quels vnements doivent tre notifis parmi toutes les actions et les vnements systme; l'application se charge de les intercepter pour crer une file d'attente de messages qui seront envoys au moment souhait par un traitement d'arrire-plan. Le contenu des messages utilise les modles de documents Maarch et un nouveau systme de fusion avec n'importe quelle donne de l'application. Enfin, l'envoi des notification est assur par des procdures d'arrire-plan (batch) qui doivent tre planifies par l'administrateur systme.

Configuration
Types d'vnements
Les vnements que l'on peut notifier sont de deux types:

les actions paramtres dans l'application: indexation, validation, rservation d'archive... les vnements systme historis: connexion, modification de paramtrage, consultation...

Actions
Toutes les actions configures dans l'application sont automatiquement disponibles pour le paramtrage des notifications.

vnements
Les vnements systme que l'administrateur souhaite pouvoir notifier doivent par contre tre renseigns dans le fichier de configuration modules/notifications/xml/event_type.xml. On fournit un identifiant et une description (qui peut tre traduite en utilisant un nom de constante dfinie dans l'un des fichiers de langage).

L'identifiant est celui utilis par l'application dans l'historique pour identifier l'vnement, soit la colonne event_id de la table history. Les identifiants peuvent aussi tre trouvs dans le fichier xml de configuration de l'apps, dans le bloc <HISTORY>.
<event_type> <id>templateup</id> <label>Alerte courrier 1</label> </event_type> <event_type> <id>usersup</id> <label>_USER_MODIFICATION</label> </event_type>

On peut aussi utiliser une wildcard '%' dans le nom de l'identifiant afin d'intercepter un ensemble d'vnements qui portent sur une mme partie de l'application. Par exemple, 'users%' interceptera tous les vnements dont l'identifiant commence par 'users', soit pour l'administration des utilisateurs :

usersadd :l'ajout d'un utilisateur usersup : la modification usersdel : la suppression usersban : la dsactivation usersval : l'activation

Type de diffusion
Cette configuration dfinit le mode de slection des utilisateurs destinataires des notifications. L'application fournit 5 types de diffusion qui couvrent tous les besoins identifis ce jour. On peut notifier :

les utilisateurs qui appartiennent une entit organisationnelle les utilisateurs qui appartiennent un groupe les utilisateurs directement slectionns dans le paramtrage les destinataires principaux des courriers les destinataires en copie des courriers

Les types de diffusion sont renseigns dans le fichier de configuration modules/notifications/xml/diffusion_type.xml. On fournit un identifiant, une

description et le chemin vers le script qui permet de grer le paramtrage et la slection des destinataires lors de l'envoi.

Administration
Paramtrage des notifications

Le paramtrage des notifications se compose des lments suivants :

Identifiant de notification
L'administrateur saisit un identifiant alphanumrique (A-Z/0-9 ou underscore, pas d'espace ni de caractres spciaux). Il sera utilis pour identifier la notification excuter par le traitement par lot.

Description
La description est utilise

pour l'objet du message lectronique de notification pour le titre des articles du flux RSS

vnement notifier
Choisir un vnement notifier parmi les actions paramtres et les vnements systme configurs (voir plus haut)

Mode de notification
Le mode de notification peut tre :

Courriel : les vnements survenus depuis le dernier lancement du traitement par lots sont regroups dans un courrier lectronique envoy aux utilisateurs RSS : chaque vnement est envoy dans le flux RSS destination des utilisateurs

Modle de corps de message

Pour les notifications par e-mail, choisir un modle de document Maarch existant. Seuls les modles au format HTML sont autoriss, car le document ainsi cr par fusion avec les informations des vnements deviendra le corps du message.

Modle d'URL
Pour le fil RSS, entrer l'URL insrer en lien dans l'article. Il est possible d'utiliser l'identifiant de l'objet ou du document impact par l'vnement en insrant l'instruction '$id' dans l'URL. Par exemple, pour afficher la page de dtail d'un document lorsque la notification porte sur la diffusion d'un courrier, l'URL sera http://serveur/maarch_entreprise/apps/maarch_entreprise/index.php?page=details& dir=indexing_searching&id=$id

Type de diffusion
Choisir un type de diffusion parmi les types configurs. Certains types demandent un paramtrage complmentaire propre la diffusion. Par exemple, le type de diffusion "Destinataire principal", qui envoei au destinataire d'un document, ne demande aucun paramtrage complmentaire. Par contre, la diffusion une entit demande de slectionner les entits des utilisateurs destinataires.

Joindre le document
Cette configuration dfinit quels utilisateurs doivent recevoir les documents en pice jointe des notifications par e-mail, lorsque l'vnement est li un ou plusieurs documents archivs. Ainsi, pour une diffusion vers le destinataire ou la liste de copie d'un document par exemple, il est possible de dfinir que le document ne sera joint au message que pour les utilisateurs membres d'un groupe ou d'une entit. Attention : ce dernier paramtre ne fonctionne que pour les vnements lis un document, tels que l'indexation, la validation, la consultation, l'ajout de note, etc, et uniquement pour les notifications par e-mail.

Paramtrage des modles de documents

Les modles de documents sont utiliss pour composer le corps du message de notification. En plus du texte simple et de la mise en forme, vous pouvez insrer des instructions de fusion avec les donnes relatives aux vnements notifis, aux documents, etc. Voir la documentation utilisateur du module Templates

Excution
Interception des vnements
A partir du moment o une notification a t paramtre dans l'administration, l'application commence intercepter les vnements correspondants pour les ajouter la file d'attente des notifications envoyer. Il deviennent donc disponibles pour l'envoi effectif des notifications.

Configuration de l'envoi
L'envoi des notifications est configur dans le fichier /batch/config/config.xml. La configuration comporte 4 parties principales :
<CONFIG> : Chemins, URL et nom de l'application <COLLECTION> : collection pour les notifications sur date d'chance (voir plus bas)

<CONFIG_BASE> : Connexion la base de donnes <MAILER> : Utilitaire d'envoi d'e-mail, adresse de l'metteur, compte SMTP, etc.

Gnration des notifications

Un premier traitement prend en compte les vnements intercepts par l'application afin de prparer les messages destination des utilisateurs. La procdure est nomme process_event_stack.php Elle reoit en arguments:

-c ou --config : le chemin du fichier de configuration -n ou --notif : l'identifiant de la notification traiter

Par exemple :
chemin_vers_php/php /www/htdocs/maarch_entreprise/modules/notifications/batch/process_event_sta ck.php -c /www/htdocs/maarch_entreprise/modules/notifications/batch/config/config.xml -n MY_NOTIF

La procdure effectue les oprations suivantes :

liste les vnements intercepts qui correspondent au type paramtr pour la notification slectionne le ou les destinataires selon le type de diffusion pour les notifications par e-mail :

regroupe les vnements pour chaque utilisateur fusionne les donnes correspondantes avec le modle de document. ajoute le message lectronique la file d'attente des e-mails de notification envoyer

pour les notifications par flux RSS

cre l'URL de l'article partir de l'URL paramtre (variable $id remplace par l'id mentionn dans l'vnement) ajoute l'article RSS la liste des articles de notification aggrger

Envoi des notifications par e-mail

Le second traitement prend en compte les notifications envoyer qui ont t gnres par le premier traitement. Il envoie les e-mails aux utilisateurs. La procdure est nomme process_email_stack.php Elle reoit en argument :

-c ou --config : le chemin du fichier de configuration

Par exemple :
chemin_vers_php/php /www/htdocs/maarch_entreprise/modules/notifications/batch/process_email_sta ck.php -c /www/htdocs/maarch_entreprise/modules/notifications/batch/config/config.xml

Accs au flux RSS

Les utilisateurs qui souhaitent consulter le flux RSS de notification qui leur est destin doivent utiliser un agrgateur de flux RSS:

Outlook Les marque-pages dynamiques d'un navigateur web (Mozilla) Google Reader (Attention : ncessite que l'application Maarch soit accessible depuis internet) Tout autre logiciel lecteur de flux disponible sur PC, tablette tactile, smartphone, etc. (si l'application est accessible sur le rseau pour le systme)

L'adresse du flux est : http://serveur/maarch_entreprise/apps/maarch_entreprise/index.php?display=true& page=rss_feeds&user=id_utilisateur

Notifications de traitement Courrier

Cette fonction reprend en l'amliorant le systme d'alertes existant pour l'application de gestion de courrier de Maarch Entreprise : Il s'agit de notifier les utilisateurs

responsables du traitement d'un courrier en tenant compte des dlais indiqus dans le paramtrage du type de document.

Calcul des alertes courrier

L'arrive date d'chance de niveau 1 ou 2 d'un document ne constitue par un vnement notifiable directement par l'application, car elle ne correspond aucun vnement visible par le systme. Il faut donc planifier l'excution d'une procdure d'arrire-plan pour se brancher sur le systme de notifications. La procdure est nomme process_letterbox_alerts.php Elle reoit en argument :

-c ou --config : le chemin du fichier de configuration

Par exemple :
chemin_vers_php/php /www/htdocs/maarch_entreprise/modules/notifications/batch/process_letterbox _alerts.php -c /www/htdocs/maarch_entreprise/modules/notifications/batch/config/config.xml

La procdure effectue les oprations suivantes :

vrifie les dates de traitement de niveau 1 et 2 de chaque document par rapport la date du jour si l'un et/ou l'autre des dates limites est atteinte, ajoute un vnement dans la file d'attente des vnements notifier.

Les vnements ainsi crs sont identifis par un id spcifique, qui n'est ni celui d'une action, ni un id d'vnement systme qui peut tre trouv dans l'historique : alert1 = Arrive date limite de traitement du type de document moins n jours alert2 = Arrive date limite de traitement du type de document plus m jours

Configuration et administration
Configuration
Il faut ajouter les deux types d'vnements au fichier de configuration /xml/event_type.xml
<event_type> <id>alert1</id>

<label>Alerte courrier 1 avant date limite</label> </event_type> <event_type> <id>alert2</id> <label>Relance courrier 2 aprs date limite</label> </event_type>

Paramtrage
Le paramtrage des notifications pour ces vnements pourrait donc tre le suivant :

identifiant : NOTIF_MLB1 ou NOTIF_MLB2 type d'vnement : alert1 ou alert2 type de diffusion : le destinataire et/ou la liste des utilisateurs en copie modle de document : notification de courrier type de contenu : Dtail des courriers

Gnration et envoi des notifications

Une fois le premier traitement planifi, par exemple toutes les heures, afin de gnrer les vnements, il suffit donc d'excuter les procdures standards dcrite ciavant pour la gnration des notifications et leur envoi : Par exemple pour le traitement des vnements :
chemin_vers_php/php /www/htdocs/maarch_entreprise/modules/notifications/batch/process_event_sta ck.php -c /www/htdocs/maarch_entreprise/modules/notifications/batch/config/config.xml -n N