PUCP-PMBOK PLAN DE MEJORAS DEL PROCESO

8.1.3.4
HOJA 1

Instrucciones Generales: El Plan de Mejoras del Proceso es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cmo redactar este documento est contenido en el acpite 8.1 del PMBOK Guide. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Catlica del Per para evaluar la planificacin de la calidad de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la informacin que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. Componente Grupo Nombre del Proyecto Gerente del Proyecto JUAN CARLOS GARCIA SANCHEZ Procesos identificados El proceso de Aprobar Valorizacin es el proceso selecciona para Mejora Continua que se encarga de revisar, verificar, aprobar las certificaciones o valorizaciones del Contratista y comunicarlas tanto a este como al cliente. Este proceso se realiza de forma mensual durante la Fase de Construccin de la Obra. D lecciones aprendidas de otros tres proyectos y el registro de incidencias se ha encontrado como punto crtico el Proceso de Valorizacin, el mismo que ha sido actualizado como parte del Proceso de Mejora continua. Los incidentes en mencin registraron quejas por la demora en la aprobacin de la certificacin del Contratista que incluso puede ser escalado al cliente. De la revisin de los procedimientos internos se han encontrado dos proceso a Eliminar y otros dos procesos a Fusionar en un solo, los mismos que son identificados y presentados en el grafico que describe el diagrama de flujo del proceso. Estos procesos son: Descripcin

CONSTRUCCION DEL HOTEL MIRAMAR

tem 1

Proceso Comunicacin al Contratista

Descripcin Se comunica al Contratista la fecha en la que se espera contar con su valorizacin

Accin Eliminar

Justificacin Se incluir y actualizarn los hitos de entrega de cada valorizacin en cada reunin mensual en obra No aporta valor, es que se duplica el esfuerzo en realizar Reporte de aprobacin por definicin este proceso requiere generar la Certificacin Se decidi fusionar ambos y dado que las fechas estarn programadas los involucrados debern estar disponibles y se identific estas actividades como las que causaban las mayores demoras. Se actualizarn los procedimientos.

Definicin 2 Generar Certificacin Se genera la certificacin (Valorizacin) aprobada del Contratista para posteriormente elevarla al cliente. Consiste en recolectar firmas a los inspectores y al Jefe de Supervisin Consiste en que el Gerente de Proyecto tendr que firmar para elevar el documento al cliente Eliminar

Recoleccin de Firmas en Campo Recoleccin de firmas en Oficina

Fusionar con el tem 4 Fusionar con tem 3

Los objetivos del Rendimientos son: Objetivos de Rendimiento Mtricas Reducir los tiempos de elaboracin de los entregables de estos procesos, estandarizando procedimientos y mtodos que se constituyan en un estndar para proyectos de este tipo. Prevenir problemas de comunicacin con el cliente u otros Stakeholders.

Las mtricas empleadas han sido: Horas-Hombres (H-H) y estadsticas de cantidad de incidentes, quejas o comunicaciones recibidas referentes al proceso en mencin. Se recomienda seguir el Diagrama Nro. 1 (Ver anexo A) donde se muestra el Flujo mejorado para este proceso para la identificacin y actualizacin de los procedimientos segn se muestra en dicha diagrama. Estos debern pasar a formar parte de los Activos de los Procesos de la Organizacin. La finalidad del Proceso es aprobar las Valorizaciones del contratista, aprobando el pago por los servicios realizados y verificando el alcance logra a la fecha Valorizada. El inicio del Proceso mejorado se da con la Recepcin de la Valorizacin mensual del contratista y finaliza con la comunicacin y envo del Reporte de Aprobacin al Cliente. Como datos para Verificar este proceso se requiere de la revisin de las Autorizaciones de Trabajo, Reportes Diarios, informes de Inspeccin, contar con Copia del contrato del Contratista y sus planes de EH&S y Calidad.

Configuracin

Lmites

Las entradas, las salidas, los responsables (rinden cuenta) y los interesados involucrados en este proceso son:

tem 1

Proceso Aprobar Valorizacin

Entrada Documento: planilla de Valorizacin del Contratista

Salida Reporte de Aprobacin. Formatos de Revisin completados

Responsable Jefe de supervisin Jefe de Proyecto

Stakeholders Cliente Contratista

OBS.

Se debe informar al equipo de proyecto de los objetivos de los procesos de mejora continua. Se espera involucrar a los contratistas y al cliente, empleando estrategias para el intercambio de ideas y buscar influir en ellos a travs de la venta de la idea de Agilizar las interfaces entre ellos. Tambin se debe seguir y documentar los incidentes de los siguientes procesos, si es que estos presentas retrasos con vista a enriquecer las lecciones aprendidas en los siguientes proyectos y establecer bases para su mejora continua: Revisin y Aprobacin de Expediente Tcnico Seleccin de Contratista