LISTAS DESPLEGABLES Y FILTRAR REGISTROS

OBJETIVO: Mostrar solo en pantalla solo aquellos registros que coinciden con criterios o condiciones de pantalla. 1. Ingresar a Excel, transcribir la siguiente lista de datos (grbelo como PERS09.xls)

2. Culminado cierre Excel y abra Access, donde crear la Base de Datos RELAC09.accdb 3. Importar el libro PERS09 hacia Access; grbelo como tabla PERSONAL.

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4. Una vez importado, clic en la tabla PERSONAL, luego clic en Vista Diseo 5. Veamos su capacidad de diseo; clic en cada campo y modifique el tamao y formato de cada campo. AGREGANDO UN CAMPO CON LISTA DESPLEGABLE. 6. Clic debajo del campo NRO, y escribimos DISTRITO. 7. Debajo, en el rea de Propiedades de Campo, como tamao de campo asignamos 25 y luego clic en la ficha bsqueda. 8. En esta ficha, en la fila Mostrar Control, seleccionar Cuadro de Lista 9. En la 2 fila (Tipo de origen de la fila), seleccionar Lista de Valores. 10. En la fila 3 Origen de la Fila, escribir los 16 distritos de la provincia, separados por una coma (,) y orden alfabtico: Asia, Calango, Cerro Azul, Chilca,Etc. 11. Una vez ingresado todos los distritos, clic en el botn grabar y luego cerrar la vista diseo. 12. Una vez mostrada la ventana de Base de Datos, doble clic en la tabla PERSONAL. 13. Se muestra la tabla; seleccionamos el ltimo campo (Distrito) y luego clic en el botn de Lista desplegable; apreciar que se muestran todos los distritos ingresados en la ficha bsqueda. 14. Ahora deber seleccionar un distrito para cada registro hasta completar los 25 registros. (*) Recuerde que puede activar una lista desplegable (en cualquier aplicacin) con las teclas [ALT] + [ ], y digitar la primera letra del elemento a elegir y luego presionar [Enter] 15. Una vez terminado de ingresar distritos para cada registro, grabe.

Asia Calango Cerro azul Chilca Coayllo Imperial Lunahuana Nvo.Imperial

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FILTRANDO REGISTROS a) Antes deber conocer los principales botones que nos permitirn filtrar registros.

1 2 3

5 6 7

b) Abra la tabla Personal y acerque el puntero del mouse sobre cada uno de los botones y anote el nombre que aparece sobre cada una de ellas. (1) ____________________________ (2) ____________________________ (3) ____________________________ (4) ____________________________ (5) ____________________________ (6) ____________________________

* (7) ____________________________
(8)_____________________________

* El botn (7), puede tener 2 estados. Muy parecido al que se muestra en la barra de estado. c) Para ordenar en forma ascendente o descendente un campo, basta con hacer un clic en cualquier lugar del campo a ordenar y clic uno de los botones de ordenamiento. Vamos, intente ordenar por los campos, Nombre, Sexo, Bsico, Zona, Distrito, Etc. (*) Por lo general los datos de tipo texto se ordenan en forma ascendente y los datos de tipo fecha o numrico, se ordenan en forma descendente. d) Bien, ahora veamos seleccionando datos. Se desea saber Cuntas mujeres estn registradas en la lista? e) En el campo Sexo, un clic en cualquier dato que contenga la letra F. Clic en el botn Seleccin; clic en Igual a F f) En la barra de estado, Access nos indica que se ha filtrado 14 registros (mujeres). g) Ahora de las 14 cuantas viven en la Zona A; entonces en el campo zona hacemos clic en un dato que contenga A y luego clic en el botn Seleccin. h) Como resultado Access, nos indica que hay 7 mujeres que viven en la zona A. i) En el campo Bsico, clic en el dato 1000 y luego clic en Seleccin. j) Es decir; 2 mujeres que ganan 1000 del sector A. -3-

k) Ahora para mostrar todos los registros, clic en el botn Quitar Filtro ...(nuevamente se muestran los pocos 25 registros de la lista). l) Clic en el botn Filtro Avanzadas y luego clic en el botn x Borrar todos los filtros y luego clic en Filtros por Formulario m) En el recuadro mostrado, en el campo Sexo, seleccionar F, en el campo Bsico seleccionar 1000 y finalmente en el campo Zona, seleccionar A.

n) Para filtrar los registros clic en el botn Aplicar Filtro. Como resultado deber mostrarse 2 registros; es decir; 2 mujeres que ganan 1000 del sector A. o) Clic en el botn Quitar Filtro p) Ahora se desea saber que trabajador (hombre) gana ms de 1200 y que nacieron antes de 1980. q) Clic en Filtro Avanzadas y luego clic en el botn x Borrar todos los filtros y luego clic en Filtro por Formulario. r) Rellene los campos segn el recuadro:

s) Como resultado deber mostrarse 4 registros. t) Veamos el siguiente criterio de filtrado:

u) Al aplicar el filtro deber mostrarse 6 registros, los cuales el campo nombre contiene solo datos de 5 caracteres y su bsico es entre 1000 y 1200. v) Ahora aplique el siguiente criterio y describa el resultado (debe mostrarse 2 Registros) w) Agregue 5 registros a la tabla PERSONAL.

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