Lectura Bsica II Organizacin Empresarial Siglo XXI Los Organigramas

1. Introduccin Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a reglas el nmero, orden, armona y dependencia de sus partes. Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerrquico que especifique la funcin que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el cual indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como tambin los canales de comunicacin y super isin que acoplan las di ersas partes de un componente organizacional. Por tal razn, se especificaran en el presente trabajo, di ersos tpicos que estn referidos al organigrama y su funcin en la organizacin de una empresa, lo que permitir conocer la correcta elaboracin del mismo, para posteriores ocasiones. 2. Los Organigramas !l organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrati as para anlisis tericos y la accin practica. "obre su concepto, e#isten diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. !stas definiciones, arrancan de las concepciones de $enri %ayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente& '(na carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de super isin y la autoridad relati a de cada empleado encargado de su funcin respecti a.'

)tro autor e#pone su concepto de esta forma& '!l organigrama constituye la e#presin, bajo forma de documento de la estructura de una organizacin, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las di ersas partes componente.'

*l analizar estas definiciones obser amos que cada una de ellas conser a la esencia del mismo, y nicamente se diferencian en su forma y en su especificacin. (n autor considera que los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos re elan& 'La di isin de funciones, los ni eles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados,

trabajadores, entre otros+ y las relaciones que e#isten entre los di ersos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma.'

"egn el concepto de organigrama, este muestra& (n elemento ,figurasLa estructura de la organizacin Los aspectos ms importantes de la organizacin Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia Las comunicaciones y sus as Las as de super isin Los ni eles y los estratos jerrquicos Los ni eles de autoridad y su relati idad dentro de la organizacin Las unidades de categora especial.

!l organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, e aluacin de la estructura, reorganizacin, e aluacin de cargos, entre otros. Finalidad del Organigrama (n organigrama posee di ersas funciones y finalidades. (n autor e#pone lo siguiente& .epresenta las diferentes unidades que constituyen la compa/a con sus respecti os ni eles jerrquicos. .efleja los di ersos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. 0uestra una representacin de la di isin de trabajo, indicando& Los cargos e#istentes en la compa/a. 1omo estos cargos se agrupan en unidades administrati as. 1omo la autoridad se le asigna a los mismos.

Funciones del Organigrama Para la ciencia de la administracin& "ir e de asistencia y orientacin de todas las unidades administrati as de la empresa al reflejar la estructura organizati a y sus caractersticas grficas y actualizaciones.

Para el rea de organizacin y sistema& "ir e para reflejar la estructura as como elar por su permanente re isin y actualizacin ,en las empresas peque/as y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin-, la cual se da a conocer a toda la compa/a a tra s de los manuales de organizacin.

Para el rea de administracin de personal& !l analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.

2e forma general sir e para& 2escubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. 1omunicar la estructura organizati a. .eflejar los cambios organizati os.

Venta as del Organigrama !l uso de los organigramas ofrece sobresalen las siguientes& arias entajas precisas entre las que

)bliga a sus autores aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple ista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compa/a, mejor de lo que podra 3acerse por medio de una larga descripcin. 0uestra quin depende de quin. 4ndica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compa/a, sus puntos fuertes y dbiles. "ir e como 3istoria de los cambios, instrumentos de ense/anza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compa/a. "on apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen. 4ndica a los administradores y al personal nue o la forma como se integran a la organizacin.

!es"enta as del Organigrama

5o obstante las mltiples entajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son& !llos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muc3as relaciones informales significati as y las relaciones de informacin. 5o se/alan el grado de autoridad disponible a distintos ni eles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. *dems si se dibujaran las distintas lneas indicati as de relaciones informales y de canales de informacin, el organigrama se 3ara tan complejo que perdera su utilidad. 1on frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad. *lgunos administradores descuidan actualizarlos, ol idando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se uel an obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

#ontenido del Organigrama (n organigrama puede contener di ersos datos, pero segn el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos& 6tulos de descripcin condensada de las acti idades. !sto incluye generalmente el nombre de la compa/a y la acti idad que se defina. 5ombre del funcionario que formul las cartas. %ec3a de formulacin. *probacin ,del presidente, icepresidente ejecuti o, consejo de organizacin, etc.-. Leyenda ,e#plicacin de lneas y smbolos especiales-

$. S%m&olos ' re(erencias de ma'or uso en un organigrama Lneas llenas sin interrupciones& son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la a jerrquica.

Las lneas llenas erticales indican autoridad sobre. Las 3orizontales se/alan especializacin y correlacin.

1uando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

1uando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo.

Lneas de puntos o discontinuas& son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales.

%igura 7eomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

"e puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se aya a resaltar.

Las lneas con zigzagueos al final y una flec3a indican continuacin de la estructura.

Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades se/aladas con el mismo nmero.

). #lases de organigramas "egn la forma como muestran la estructura son& *nalticos& suministran informacin detallada. "e destinan al uso de los directores, e#pertos y personal del estado mayor. 7enerales& este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. "e les denominan generales por ser los ms comunes. "uplementarios& se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analtica o ms detallada. "on complemento de los analticos. "egn la forma y disposicin geomtrica de los organigramas, estos pueden ser& 8erticales ,tipo clsico-& representa con toda facilidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una graduacin jerrquica descendente.

$orizontales ,2e izquierda a derec3a-& "on una modalidad del organigrama ertical, porque representan las estructuras con una distribucin de izquierda a derec3a. !n este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas

)rganigrama !scalar& !ste tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se colocan los nombres. 1uando una lnea sale en sentido ertical de una lnea 3orizontal, muestra la autoridad de esta ultima.

)rganigrama circular o concntrico& Los ni eles jerrquicos se muestran mediante crculos concntricos en una distribucin de adentro 3acia a afuera. !ste tipo de organigrama es recomendado por la prctica de las relaciones 3umanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigramas erticales.

*. La +erar,u%a La jerarqua cuando se indi idualiza podra definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, as el indi iduo que desempe/a como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este indi iduo en su cargo tambin condicionar su mayor o menor jerarqua dentro de una empresa. La jerarqua cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida como jerarqua estructural de la organizacin. !ste tipo de jerarqua no solamente depende de las funciones que debido a ella e#isten sino tambin del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la posicin, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un presidente en su desempe/o, este cargo posee intrnsicamente determinadas y complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de autoridad. "egn el criterio de dos autores, se pueden definir cuatro tipos de jerarquas en las organizaciones& La jerarqua dada por el cargo. La jerarqua del rango. La jerarqua dada por la capacidad. La jerarqua dada por la remuneracin. La jerarqua dada por el cargo&

!ste tipo de jerarqua es la que constituye los diferentes ni eles estructurales de la organizacin, se e#pone por medio de organigramas y se describe en los manuales de organizacin. "e encarga de la clasificacin de las distintas posiciones de la estructura de la organizacin, tomando como base las acti idades laborales y deberes in3erentes a un cargo o posicin determinada. !sta modalidad jerrquica fa orece la clasificacin de personas en grupos, series y clases, segn sea la naturaleza, caractersticas, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condicin de que guarden entre ellas ciertas similitudes. La jerarqua del rango& !ste tipo de jerarqua no se establece sobre el fundamento de las acti idades ni se liga a labores determinadas. "e basa en las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que 3ay que llenar. !s utilizada en las

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organizaciones militares para establecer los distintos grados por los que se an a regir.

La jerarqua dada por la capacidad& !ste tipo de jerarqua es limitati a y acorde con cada indi iduo. Las personas estn pre iamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades, independientemente de su condicin de clase en la sociedad, es decir, el indi iduo asciende en la organizacin de acuerdo a su capacidad.

La jerarqua dada por la remuneracin& !ste tipo de jerarqua est determinada por la complejidad del trabajo ,a mayor complejidad mayor salario-, la antig9edad en la empresa o porque se es empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del indi iduo. La jerarqua de un empleado en una empresa se basa en el grado de especializacin que posea pero su alta ubicacin dentro de la organizacin tambin depende de la naturaleza del negocio, por ejemplo, en muc3as empresas enezolanas el gerente de planta es un ejecuti o muy importante,

"u status llega a ser mayor que un gerente de finanzas. !n cualquier compa/a fundamentalmente operati a, por ejemplo, la e#plotacin petrolera en un campo donde generalmente e#isten dinmicas y poderosas relaciones representati as, el responsable por la funcin de personal es un ejecuti o de alta ni el e influencia llegando a tener el cargo de icepresidente. -. Estructuras organizacionales !#plicacin del organigrama del departamento de cocina de un 3otel, el departamento de cocina tiene como funcin preparar platos y especialidades culinarias para ser ser idas en el restaurante y satisfacer las e#igencias de los clientes. )rganigrama

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)rganigrama )rganigrama del 0!.1)"(.

)rganigrama funcional de la corte suprema de justicia

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.. #onclusin !l organigrama es un instrumento metodolgico de la ciencia administrati a. !ste tiene una irtud dual, por una parte trae entajas, debido a que permite obser ar la estructura interna de una organizacin+ y por otra parte trae des entajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad. !l organigrama es el resultado de la creacin de la estructura de una organizacin la cual 3ay que representar. !stos muestran los ni eles jerrquicos e#istentes en una empresa u organizacin. !n cuanto a los tipos de organigramas, los erticales con los que se utilizan con mas frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos. !ntre la entaja ms resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nue o la forma como se integra la organizacin. *s como e#isten mltiples factores positi os, tambin se detallan las des entajas, considerndose muy desfa orable de aspecto que con frecuencia indican la organizacin como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores ol idan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organizacin lo cual 3ace que un organigrama sea obsoleto, tomando en cuenta su relacin con

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la jerarqua que constituye un principio bsico de la organizacin y tambin lo es de la direccin. !ocumento de recopilacin ' adaptacin /01. 2erc' 1ui a E. 0signatura 0signatura !ise3o de la Organizacin de la Empresa 4#S45 6 271)

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