Microsoft Outlook 2010 with Business Contact Manager Product Guide

Outlook 2010 with Business Contact Manager: Una visin general........................................................ 3 Outlook 2010 with Business Contact Manager: At-a-Glance ...................................................................... 4 Get more done with a new user interface.................................................................................................................. 4 Work together more effectively ..................................................................................................................................... 5 Customize to fit your business needs .......................................................................................................................... 5 Pursue your most promising leads with automatic lead scoring ..................................................................... 6 Drive opportunities from inception to closed-won ............................................................................................... 6 Create and execute call lists from within Outlook .................................................................................................. 6 Market effectively with personalized communications ........................................................................................ 6 Manage Projects from within Outlook ........................................................................................................................ 7 Outlook 2010 with Business Contact Manager: A Closer Look ................................................................... 8 Four workspaces tailored to your needs...................................................................................................................... 8 Enhanced Ribbon .................................................................................................................................................................. 9 Customizable Dashboard ................................................................................................................................................ 10 New Microsoft Office Backstage View ....................................................................................................................... 10 Link and Track Communications .................................................................................................................................. 11

View and Edit Business Contacts Anywhere You Can Access Outlook Contacts ...................................... 12 Share Customer Information with Coworkers Who Need It ............................................................................. 13 Stay Connected When You Are Out of the Office ................................................................................................. 13 Customize Business Contact, Account, Opportunity and Business Project Forms ................................... 14 Create Custom Record Types ........................................................................................................................................ 15 Use sales stages to drive toward successful close! ............................................................................................... 16 Customize sales stages to fit your business ............................................................................................................ 17 Maximize profit by targeting your best customers and your top products ............................................... 18 Conclusion .........................................................................................................................................................27 Where to Find It ...............................................................................................................................................28 Version Comparison ........................................................................................................................................31 Outlook 2010 with Business Contact Manager FAQ ...................................................................................32 Feature Availability / Disclosure ....................................................................................................................34

Las pequeas empresas se enfrentan a muchos de los mismos retos que las grandes empresas lo hacen, pero con muchos menos recursos. La competencia es feroz, el tiempo es siempre escasos, y los limitados presupuestos a menudo limitan las capacidades de marketing. Uno de los aspectos ms difciles de la gestin de una empresa es el desarrollo y posterior mantenimiento de una base de clientes - . Las empresas tienen que ser capaces de responder a las consultas de los clientes, gestionar las interacciones con clientes y seguimiento de oportunidades de ventas. Necesitan una solucin de gestin de contactos eficaz y fcil de usar. Aunque existen soluciones disponibles innumerables gestin de relaciones con clientes (CRM), la mayora estn diseados para que las empresas ms grandes y pueden requerir importantes inversiones en software y capacitacin de los empleados. Adems, estas soluciones no pueden trabajar bien con otras aplicaciones que se encuentran tpicamente en las empresas ms pequeas. Para ser eficaces, las pequeas empresas necesitan una solucin de gestin de contactos que tiene un precio atractivo, pueden trabajar bien con las aplicaciones existentes, y es fcil de aprender. Microsoft Outlook 2010 con Business Contact Manager es la solucin. Mediante la combinacin de caractersticas de administracin de contactos slidos con Microsoft Outlook 2010, que ayuda a las pequeas empresas para centralizar fcilmente su informacin de contacto y los clientes utilizando la interfaz de usuario familiar de Outlook . Outlook 2010 con Business Contact Manager ayuda a las empresas a crear y ejecutar campaas de marketing eficaces automatizados, gestionar contactos y oportunidades en todo el proceso de ventas, proporcionan el servicio, y el seguimiento despus de la venta. Tambin proporciona herramientas para la centralizacin de la informacin del proyecto y el seguimiento de las tareas relacionadas con el proyecto. Este documento contiene dos secciones principales. El primero ofrece una visin general de un vistazo de los principales beneficios y caractersticas importantes en Outlook 2010 con Business Contact Manager. La segunda seccin ofrece un vistazo ms de cerca cmo se utilizan algunas de las caractersticas de Outlook 2010 con Business Contact Manager.

Outlook 2010 con Business Contact Manager consolida y simplifica la gestin de contactos y la informacin del cliente con un mximo al da la informacin sobre todas las personas y organizaciones que hacen negocios con su empresa.

Haga ms con una nueva interfaz de usuario

Outlook 2010 con Business Contact Manager ofrece una nueva interfaz de usuario de rol centrado basado en reas de trabajo. Tanto si trabaja principalmente en ventas, marketing, gestin de proyectos, o la gestin de contactos en general, hay un espacio de trabajo y poderosas herramientas que le ayudarn a hacer su trabajo con mayor eficacia. Cada una de las cuatro reas de trabajo - Ventas, Marketing, Gestin de Proyectos y Gestin de contactos - se pueden adaptar a sus necesidades. La parte superior de cada rea de trabajo contiene los gadgets, pequeos grficos, configurables por el usuario o las listas que muestran las mtricas de negocio clave, como la canalizacin o proyectos de ventas. Por debajo de los gadgets son tabletas, cada uno con una lista de registros que se pueden filtrar, ordenar y agrupar para satisfacer sus necesidades. Incluso el panel de lectura se puede personalizar para satisfacer sus necesidades de informacin. El aumento de la cinta, que ahora se encuentra a lo largo de Outlook 2010 y Business Contact Manager, hace que sea fcil de encontrar y acceder a los comandos que necesita para hacer su trabajo. Outlook 2010 con Business Contact Manager ofrece un panel personalizable. Complete el tablero de instrumentos con los gadgets para mostrar informacin y mtricas que importan a su negocio. Configuracin de Outlook 2010 con Business Contact Manager utilizando la nueva vista Microsoft Office Backstage . A partir de aqu, puede importar los datos, personalizar, compartir y realizar copias de seguridad de su informacin importante del cliente.

Trabaje de forma ms eficaz

Seguimiento de toda la informacin relativa a las personas que hacen negocios con su organizacin, la comparten con sus colegas, y llvela con usted. La informacin est a la mano cuando y donde usted lo necesite. Acceder a la informacin relacionada con cada negocio mensajes contacto de correo electrnico, llamadas telefnicas, citas, tareas, notas y documentos-desde dentro de Outlook 2010. Outlook 2010 con Business Contact Manager vincula automticamente los e-mails recibidos o enviados a sus clientes. Esto asegura que todo el mundo tiene la informacin ms actualizada. Con la nueva funcin de sincronizacin, puede ver y editar sus contactos profesionales en cualquier lugar se puede acceder a los contactos de Outlook. Uso de las funciones multiusuario, puede proporcionar acceso a la red protegida con contrasea para compartir informacin de los clientes con los compaeros de trabajo. Actualizar registros cuando se encuentre fuera de la oficina. Aadir nuevos registros o actualizar los ya existentes en su computadora porttil, y luego sincronizar todos los cambios-y los cambios realizados por otros, cuando regrese.

Personalizar para satisfacer sus necesidades de negocio.

La personalizacin se ha mejorado enormemente en Outlook 2010 con Business Contact Manager. Ahora puede crear formularios avanzados y personalizados, e incluso crear nuevos tipos de registro para su negocio. Personalizar Contacto de negocios, cuentas, oportunidades, y de proyectos de negocios formularios utilizando un sencillo diseador de formularios visual. Retire los campos existentes, crear nuevos campos, y cambiar el diseo del formulario para adaptarse a sus necesidades.

 Crear tipos de registro personalizados, como mecnico, Vendedor, o la prctica mdica, para reflejar las funciones de las personas y de los tipos de organizaciones que son importantes para su negocio.

Outlook 2010 con Business Contact Manager ofrece nuevas herramientas para ayudarle a seguir con eficacia sobre los contactos y oportunidades y realizar un seguimiento de actividades a lo largo de su proceso de ventas.

Perseguir a sus clientes potenciales ms prometedores con puntuacin plomo automtico

El nuevo tipo de registro de cliente potencial tiene puntuacin plomo automtico, lo que ayuda a un vendedor perseguir las pistas ms prometedoras primero. Lo que es ms, un negocio o un vendedor puede disear los criterios para el marcador, por ejemplo, las referencias pueden ser puntuaron ms alto que conduce desde una lista comprada.

Conduzca oportunidades desde el inicio hasta cerrado-won

Para el vendedor, las oportunidades son todo. Cada uno representa una posible venta, y el vendedor efectivo sabe que es fundamental hacer un seguimiento de todas las oportunidades. Outlook 2010 con Business Contact Manager hace tan fcil.

Etapas de ventas ayudan a las oportunidades de la pista vendedor desde el inicio hasta cierre exitoso. Los usuarios pueden definir las etapas de ventas y las actividades de ventas dentro de ellos, y recibir recordatorios opcionales en Outlook 2010 para asegurarse de seguir adelante. Propietarios de pequeas empresas pueden monitorear las ventas futuras con el canal de ventas y los gadgets embudo de ventas e informes.

Maximizar el beneficio por la orientacin de sus mejores clientes y los productos ms vendidos. Utilice el Top Clientes y Productos Top aparatos e informes para mostrar que 6

compr la mayora, y qu productos son los ms rentables. Informes de exportacin a Microsoft Excel 2010, con formato y frmulas intacto, para su posterior anlisis.

Con Outlook 2010 con Business Contact Manager, puede crear y distribuir las comunicaciones de marketing personalizadas y seguimiento de los resultados con facilidad.

Crear y ejecutar listas de llamadas desde Outlook

Mantenerse en contacto con los clientes existentes o potenciales es fundamental para el xito de cualquier negocio. Con las listas de llamadas, puede elegir fcilmente los destinatarios, escribir o importar un script de llamada, y luego un seguimiento de los resultados de cada llamada telefnica.

Mercado eficazmente con comunicaciones personalizadas

Crear listas de distribucin de correo directo mediante el filtrado de datos de prospectos y clientes, a continuacin, utilizar la combinacin de correspondencia con Microsoft Publisher 2010 o Microsoft Word 2010 para crear e-mail personalizado o materiales de marketing impresos.

La actividad de comercializacin de la pista de los clientes. Cada comunicacin de marketing que usted enva se incluye automticamente en el historial de comunicacin del destinatario.

Medir el xito de cada actividad de marketing con el seguimiento de la actividad de marketing y los gadgets y los informes asociados. Determinar el xito de cada actividad para maximizar la eficacia de los futuros esfuerzos de marketing.

Gestionar proyectos desde Outlook

Usted ha cerrado con xito la venta, y ahora tiene que cumplir o exceder el las expectativas del cliente. Cmo va a asegurarse de que nada pasa desapercibido? Que todo est programado? Que los recursos estn alineados? Las funciones de gestin de proyectos de Outlook 2010 con Business Contact Manager ayudan con todas estas actividades. Definir proyectos y sus tareas y luego asignarlos a sus compaeros de trabajo. Si has compartido Outlook 2010 con Business Contact Manager con sus compaeros de trabajo, a continuacin, toda la informacin del proyecto est disponible instantneamente a todo el mundo que lo necesite. Supervisar todas las actividades del proyecto con los gadgets y los informes del proyecto. Ambos aparatos y los informes de Gantt (lnea de tiempo) ahora incluyen grficos de modo que usted puede ver de un vistazo lo que hay que hacer. Outlook 2010 con Business Contact Manager ayuda a controlar los correos electrnicos correspondientes al vincular automticamente mensajes de correo electrnico para el registro de proyectos. Si los proyectos tienden a ser muy similares entre s, puede ser tedioso para definir las mismas tareas del proyecto cada vez que los necesite. Outlook 2010 con Business Contact Manager puede ayudar con plantillas de proyecto. Definir un proyecto y sus tareas una vez, y luego volver a utilizarlo tantas veces como quieras.

Sus datos de los clientes pueden ser almacenados en diferentes lugares, utilizando diferentes tecnologas, a partir de archivos en papel y las notas a los mensajes de correo electrnico, documentos, hojas de clculo y bases de datos. El uso de diferentes formatos puede conducir a la duplicacin y la informacin que est mal o fuera de fecha. Y la sincronizacin entre los compaeros de trabajo o archivos de datos puede ser confuso, lento y proclive errores. Outlook 2010 con tiendas de Business Contact Manager toda la informacin del cliente en un solo lugar, 8

proporcionando fcil acceso a cualquier persona que lo necesite. Lo que es ms, toda la informacin del cliente es accesible a travs de Outlook 2010, un programa familiar que usted probablemente ya sabe bien y utiliza todos los das para el correo electrnico y calendario.

Hacer las cosas con una nueva interfaz de usuario

Con su nueva interfaz de usuario simplificada, Outlook 2010 con Business Contact Manager es fcil de aprender y usar. El Centro de bienvenida muestra informacin til y vdeos para que pueda empezar rpidamente sobre la gestin de los contactos y la informacin de los clientes. Y con la nueva cinta de opciones y la vista Backstage, tendrs todos los comandos que necesita para trabajar ms rpido y de manera ms eficaz a su alcance.

Cuatro espacios de trabajo adaptados a sus necesidades

La nueva versin de Outlook 2010 con Business Contact Manager organiza los datos en cuatro reas de trabajo: Gestin rolebased Contacto, Ventas, Marketing, y Gestin de Proyectos. Cada rea de trabajo muestra las listas de registros y un panel de lecturas adaptables detalles Mostrando del registro seleccionado. Dentro de cada ficha, seleccione las columnas, aplicar filtros para mostrar slo los registros que necesita, y el grupo de ninguna forma que tenga sentido para usted. Por ejemplo, si desea ver los contactos de negocio en el estado de Washington, aadir una nueva pestaa y aplicar un filtro.

Figure 1 The Contact Management Workspace. Each Workspace contains Ribbon commands optimized for the role, as well as customizable gadgets, lists of records and reading panes.

Cinta mejorada
En Outlook 2010 con Business Contact Manager, cada rea de trabajo tiene una cinta de opciones personalizada. Mientras que algunos de los comandos son comunes, otros son especficos de la funcin asociada al rea de trabajo. Por ejemplo, el espacio de trabajo de ventas tiene nueva pista y nueva oportunidad, as como los grupos Communicate, editar y aadir Historia Item.

Figure 2 - The Sales workspace contains Ribbon commands, gadgets and tabs optimized for the sales role. 10

Panel de Control Personalizable

Con el nuevo tablero de instrumentos, un pequeo empresario o gerente de ventas pueden seguir de cerca las actividades de todo su equipo. l o ella pueden decidir qu gadgets para mostrar y seleccionar las opciones de cada gadget para mostrar los datos pertinentes. Por ejemplo, si la informacin de ventas es crtica, seleccione el embudo de ventas y los gadgets flujo de ventas. Si hay muchos proyectos para realizar un seguimiento, utilice los aparatos de Proyecto de Negocios y Proyectos de tareas.

Figure 3 Use the dashboard and its gadgets to keep track of key performance indicators. The dashboard can contain up to four columns of gadgets.

New Microsoft Office Backstage View

La vista Microsoft Office Backstage es una nueva caracterstica de Microsoft Office 2010 que est diseado para ayudarle a realizar tareas comunes y comandos de acceso ms rpido y fcil que nunca. La vista Backstage reemplaza el men Archivo tradicional que se encuentra en las 11

versiones anteriores de las aplicaciones de Microsoft Office. Para utilizar la vista Backstage en Outlook 2010 con Business Contact Manager, vaya hasta el borde superior izquierdo de la cinta de opciones y haga clic en la pestaa Archivo. A continuacin, seleccione Business Contact Manager para importar o exportar, copia de seguridad o restaurar su base de datos, o para personalizar Outlook 2010 con Business Contact Manager.

Figure 4 - The Backstage view with Business Contact Manager selected. Manage Databases is highlighted because this user is using the Sample Database. Along the right side are resources that you can access for additional help with Outlook 2010 with Business Contact Manager.

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Trabaje de forma ms eficaz

Link y Track Comunicaciones

Suponga que usted es un vendedor que ha enviado muestras y materiales de ventas a un cliente potencial. Lamentablemente, usted est fuera de la oficina cuando el cliente llama con preguntas. Uno de sus colegas tiene un mensaje que el cliente llama. Cuando regresa al da siguiente, se llama al cliente, sin saber realmente lo que necesitan. Outlook 2010 con Business Contact Manager puede ayudar a enfrentar este desafo comn con su Enlace y Seguimiento de funcin. Su colega puede abrir el registro del cliente mientras que toma la llamada del cliente, y luego ver de inmediato que ya ha enviado los materiales de ventas. El colega puede entonces preguntar si el cliente tiene alguna pregunta o necesita informacin adicional. En lugar de dejar que un mensaje telefnico crptica, su colega tuvo un rpido acceso a la informacin pertinente y fue capaz de ayudar a mover la venta mucho ms cerca de una conclusin exitosa. Con Link y Track, los usuarios tambin pueden asociar automticamente todos los mensajes de correos electrnicos entrantes y salientes con el Contacto de negocios o de registros de cuentas que tienen la misma direccin de correo electrnico. Este mecanismo simple y eficaz ayuda a eliminar la necesidad de reglas de buzn, para la creacin de carpetas de correo para cada contacto, o por tener que mover los mensajes de correo electrnico en estas carpetas. Outlook 2010 con Business Contact Manager se encarga del seguimiento de su comunicacin por correo electrnico para usted.

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Figure 5 - The History page shows all the communication history items associated with each Account and Business Contact. Adems del seguimiento de mensajes de correo electrnico, puede utilizar Outlook 2010 con Business Contact Manager para asociar registros telefnicos y documentos. Ya sea que est trabajando en Word, Excel o Microsoft PowerPoint 2010, puede vincular el documento a un contacto de negocios o cuenta usando la vista Backstage del documento actual.

Ver y editar contactos profesionales en cualquier lugar se puede acceder a los contactos de Outlook
Utilizando la nueva funcin de sincronizacin de Outlook 2010 con Business Contact Manager, puede acceder a sus contactos de negocios desde cualquier lugar puede acceder a la carpeta Contactos de Outlook. Outlook 2010 con Business Contact Manager copia automticamente todos sus contactos profesionales en la carpeta Contactos de Outlook y, a continuacin, realiza un seguimiento de y sincroniza los cambios realizados en los contactos. Por lo tanto, si tiene 14

acceso a los contactos de Outlook con un dispositivo mvil de Microsoft Outlook Web App, Microsoft SharePoint , Windows Live o, ahora tambin tendr acceso a sus contactos de negocios.

Compartir Informacin del Cliente con los compaeros de trabajo que lo necesitan
Otras personas de su organizacin pueden necesitar acceso a su informacin de los clientes a hacer sus propios trabajos. Si esa informacin se almacena en un documento u hoja de clculo en su disco duro, la obtencin de informacin a otra persona puede ser difcil, y mantener varias copias al da puede ser una pesadilla. Afortunadamente, si usted tiene una red, Outlook 2010 con Business Contact Manager hace que sea fcil de compartir la informacin del cliente con cualquier persona que lo necesite. Con Outlook 2010 con el intercambio de datos de Business Contact Manager, todos los empleados estn trabajando con una sola copia de la informacin del cliente que est al da. En la vista Backstage, acceder a un sencillo asistente compartido que le permite dar acceso protegido por contrasea a los colegas autorizados. Las personas que no tienen la autorizacin no podrn acceder a los datos.

Mantngase conectado cuando est fuera de la oficina

Muchos empresarios no van a ninguna parte sin sus porttiles. Para los vendedores, comercializadores, y otros que necesitan la informacin de contacto para realizar sus trabajos, es fundamental tener siempre esa informacin a la mano independientemente de su ubicacin en un hotel, en un avin, o en el sitio de un cliente. Al mismo tiempo, nadie quiere que su valiosa informacin de contactos para estar fuera de sincrona con los cambios y las actualizaciones realizadas por los dems en la oficina, o colegas que tambin vayan a viajar. Afortunadamente, Outlook 2010 con Business Contact Manager incluye la funcin de conexin. Mientras que usted est en la oficina, Outlook 2010 con Business Contact Manager realiza una copia local, en su ordenador porttil, de la base de datos completa de Business Contact Manager, y luego lo mantiene hasta la fecha con los cambios realizados por usted o cualquier 15

otro usuario de la base de datos compartida todo el tiempo que permanecen en lnea. Al salir de la oficina, Outlook 2010 con Business Contact Manager cambia automticamente a la copia local, para que pueda seguir trabajando como si todava ests en la oficina.

Personalizar para satisfacer sus necesidades de negocio

No hay dos pequeas empresas son las mismas. Mientras todos estn relacionados con el crecimiento, ingresos, gastos y ganancias, las pequeas empresas tienen diferente informacin que necesitan saber y hacer un seguimiento de cada contacto, y los diferentes tipos de personas y organizaciones con las que interactan. Outlook 2010 con Business Contact Manager puede ser fcilmente modificado para reflejar las necesidades de su negocio.

Personalizar Contacto de negocios, cuentas, oportunidades y formas de proyectos de negocios

Nuevo en esta versin, Outlook 2010 con Business Contact Manager ofrece amplias capacidades de personalizacin para el Contacto de negocios, cuenta, Oportunidad, y las formas de proyectos de negocios. Con una interfaz de hacer clic y arrastrar intuitiva, puede quitar los campos que no necesite, mueva los campos existentes donde quieras, y aadir nuevos campos. Crear nuevos campos de una variedad de tipos de cuadro de texto, la fecha, la lista desplegable, la relacin-y aadirlos a la forma donde quiera que tienen ms sentido para usted.

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Figure 6 - With the visual form designer, you can drag fields and groups right where you want them.

Crear tipos de encargo de Registros

Outlook 2010 con Business Contact Manager ofrece contactos de negocios y de ofertas (personas con las que usted hace negocios) y cuentas (organizaciones con las que trabaje). Pero lo que si su empresa trabaja con Clothiers, cuidadores, Contratistas, Organizaciones benficas, Cardilogos, o Clubes? Outlook 2010 con Business Contact Manager le permite crear sus propios tipos de registro y luego personalizarlos-del mismo modo que los registros de tipos integrados-para satisfacer sus necesidades de negocio.

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Efectivamente Administrar sus oportunidades de ventas con entrega automtica de puntuacin

Es posible que haya cientos o miles de clientes potenciales de una variedad de fuentes. Tal vez usted compr una lista de clientes potenciales, que se reunieron la informacin de contacto de un sitio Web, o que ha recopilado las tarjetas de visita de las personas interesadas en su producto. Tal vez usted tiene una lista de clientes potenciales que se encuentran en otro programa como Excel o Word. Una vez que usted consigue todos estos clientes potenciales en Outlook 2010 con Business Contact Manager, cmo se va a manejar? Est claro que quieren seguir las pistas ms prometedoras primero, y manejar las otras ms tardes. Con Outlook 2010 con Business Contact Manager, puede decidir qu es ms probable que te compren los plomos. Las referencias son por lo general un muy buen indicador. Quizs domicilios hacer ciertas pistas ms valiosas que otras, o si tiene detalles especficos sobre el plomo, tales como la renta o propiedad de la vivienda, lo que importa a su negocio. Sea cual sea la condicin, puede agregarlo como un criterio de puntuacin.

Figure 7 - Scoring criteria. Decide which criteria matter to your business, and then use those to let Business Contact Manager score all your leads. Adems de puntaje automtico, usted puede elegir de marcar manualmente una o ms pistas. Supongamos que uno de sus clientes potenciales te dije que es muy probable que compre, pero no cumple con sus otros criterios. En ese caso, puede utilizar la calificacin manual para asignar una puntuacin de ejecucin de cuatro estrellas, la agrupacin con otros cables del mismo valor.

Oportunidades de unidad desde su inicio hasta caso ganado

Para muchas pequeas empresas, el ciclo ventas puede tomar das, semanas o incluso ms tiempo. Durante este tiempo, es como construir credibilidad con el cliente potencial, la comprensin de sus necesidades, la realizacin de anlisis de la competencia, tal vez la fabricacin de muestras, o la redaccin de propuestas detalladas y cotizaciones de precios. Estas tareas pueden incluir el aporte de muchas personas diferentes, desde expertos en tecnologa de 18

fabricacin, la comercializacin, y la gente de finanzas. Es posible que tambin estar trabajando con los subcontratistas o proveedores para ayudar a tirar juntos el trato. Y mientras que cada empresa tendr diferentes actividades en su proceso de ventas, todos pueden ser complejas, y pueden ser costosos.

Utilice fases de ventas para impulsar hacia cierre exitoso!

Afortunadamente, Outlook 2010 con Business Contact Manager hace que sea fcil de seguir un proceso de ventas, lo que aumenta las posibilidades de que una venta tenga xito y que su inversin valdr la pena. De forma predeterminada, Outlook 2010 con Business Contact Manager incluye cinco fases de ventas: prospeccin, calificacin, anlisis de necesidades, cita propuesta / precio, y la negociacin / revisin. Cada etapa de ventas, por su parte, cuenta con las actividades de ventas. Puede asignar una duracin de cada actividad, y al completar cada tarea, Outlook establece automticamente un recordatorio para la prxima actividad. Esto mantiene a todos los involucrados con la venta en camino hacia el cierre exitoso.

Figure 8 - The activities associated with the Needs Analysis sales stage.

Embudos de ventas son una forma de visualizar el nmero de oportunidades o los ingresos potenciales en cada etapa de ventas. Dado que no todas las oportunidades en cada etapa pasarn a la siguiente etapa, usted querr asegurarse de que la parte superior del ejemplo de embudo para, prospeccin-tiene ms oportunidades que las etapas ms abajo en la tubera. En Outlook 2010 con Business Contact Manager, puede mostrar embudos de ventas, ya sea como nmero de oportunidades o como ingresos previstos y total.

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Figure 9 - Sales Funnel showing number of opportunities (left) and expected and total revenue (right).

Personalizar fases de ventas para adaptarse a su negocio

Por supuesto, no hay dos pequeas empresas seguirn el mismo proceso de venta. Outlook 2010 con Business Contact Manager permite que el gerente de ventas o el dueo de la pequea empresa fcil crear un proceso de ventas que trabaja para la empresa. Desde la vista Backstage, seleccione Personalizar, luego Modificar Etapas y actividades de venta.

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Figure 10 - Sales stages and their activities and durations.

Maximize profit by targeting your best customers and your top products
No importa la eficacia de su proceso de ventas, siempre habr algunos clientes que compran ms que otros. Del mismo modo, algunos productos sern ms rentable, no slo porque su margen bruto es mayor, pero debido a la cantidad de productos vendidos. Puede utilizar los aparatos y los informes en Outlook 2010 con Business Contact Manager para el seguimiento de sus clientes ms rentables y sus productos ms rentables. Cada aparato le permite seleccionar los ingresos o margen bruto, y haciendo doble clic o bien adminculo abre el informe correspondiente. Mira las Mejores Clientes gadget en la derecha de la figura 11. Supongamos que usted quiere saber ms detalles acerca de las compras de un cliente. Todo lo que necesitas hacer es hacer doble clic en el gadget para revelar detalles sobre las oportunidades de ganado cerrados con ese cliente.

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Figure 11 - Top Products and Top Customers gadgets.

Antes de las ventas, no hay marketing. Outlook 2010 con Business Contact Manager puede ayudar a encontrar nuevos clientes y mantenerse en contacto con los ya existentes. Despus de todo, el cliente ms rentable de adquirir es el que usted ya tiene. Por supuesto, hay otras razones para mantenerse en contacto: puede que tenga que enviar informacin acerca de las actualizaciones, documentacin o los prximos eventos, incluso si usted no planea realizar ventas. 22

Uno de los nuevos espacios de trabajo en Outlook 2010 con Business Contact Manager es el espacio de trabajo de marketing que proporciona fichas para los diferentes tipos de comunicaciones de marketing.

Figure 13 - Marketing workspace showing the Analysis tab.

Crear y ejecutar listas de llamadas desde Outlook

Supongamos que usted tiene que llamar a ms de uno o dos contactos de negocios y entregar esencialmente el mismo mensaje mientras se mantiene un registro de quin llam y lo que dijeron. La nueva funcin de lista de llamadas de Outlook 2010 con Business Contact Manager puede ayudar. Para crear una nueva lista de llamadas, primero seleccione los contactos profesionales o cuentas que desea contactar. Podra, por ejemplo, seleccionar a sus clientes potenciales ms altas calificaciones, o crear una ficha que muestra slo las cuentas vencidas. A continuacin, la importacin o escribe en una escritura llamada. Esto podra ser un guion exacto de lo que va a 23

decir, o slo las notas del material que necesita para cubrir. Una vez que una lista de llamadas se ha creado, usted puede llamar a la siguiente persona en la lista cada vez que tenga unos minutos libres, utilizando la secuencia de comandos que te gue. Registre la duracin de cada llamada haciendo clic en el botn Inicio de contador de tiempo, ya medida que los ingresos de llamadas, tomar notas directamente en el guion.

Figure 14 Call list used to encourage customers to pay overdue invoices.

Despus de cada llamada, un registro de llamadas que contiene la secuencia de comandos, todas las notas que ha aadido, y la duracin de la llamada se une a la historia de la comunicacin de cada persona contactada.

Mercado eficazmente con comunicaciones personalizadas

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Muchas pequeas empresas utilizan el correo electrnico o correo tradicional ms que el telfono para sus comunicaciones de marketing. Para ellos, Office 2010 y Outlook 2010 con Business Contact Manager ofrece las herramientas para elegir fcilmente los destinatarios, crear materiales, y seguimiento de los resultados. Puede especificar quin debe recibir una comunicacin de marketing, ya sea mediante la creacin de una ficha que muestra todos los destinatarios, o seleccionndolas en una pestaa existente. A continuacin, haga clic en el tipo de actividad que necesita (lista de llamadas, correo electrnico masivo o correo directo Impresin), modificar la lista de destinatarios, y, finalmente, elegir un documento existente para enviar o crear uno nuevo. Si usted elige la combinacin de correspondencia, Outlook 2010 con Business Contact Manager se abrir Word o Publisher, que le guiar a travs del proceso de combinacin de correspondencia.

Figure 15 - This Mass E-mail activity will be part of the Summer 2010 Campaign.

Recorrido de las Actividades de Marketing

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Para hacer su comercializacin ms rentable, aprovechar las funciones de seguimiento de la actividad de comercializacin en Outlook 2010 con Business Contact Manager. Cada correo electrnico enviado, si es o no es parte de una actividad de marketing-puede asociarse automticamente con el registro de un receptor por lo que aparece en su historia de la comunicacin, lo que facilita el seguimiento de las respuestas a sus correos. Adems, cada vez que cree una nueva pista o una oportunidad, usted puede registrar su fuente como la actividad de marketing que llev a la cabeza. Por ltimo, los gadgets de marketing e informes en Outlook 2010 con Business Contact Manager proporcionan una comparacin grfica de los resultados de las actividades de marketing y campaas. El resultado es que a mejorar y perfeccionar cada actividad sucesiva para el mximo impacto.

La gestin de proyectos puede llevar mucho tiempo y propenso a errores cuando los empleados no tienen acceso a la informacin que necesitan. Outlook 2010 con Business Contact Manager se toma la molestia de hacer juegos malabares las tareas asociadas a proyectos, trabajos y clientes, proporcionando un nico lugar para almacenar todas las tareas y la informacin. Las nuevas capacidades de racionalizar las actividades y comunicaciones relacionadas con los proyectos, y que sea ms fcil hacer un seguimiento de las tareas del proyecto.

Definir proyectos y sus tareas

La funcin de Proyectos Empresariales facilita su acceso a la informacin del proyecto para que pueda trabajar de manera ms eficiente. As como usted puede vincular mensajes de correo electrnico, notas, citas y tareas a los contactos de negocios individuales, tambin puede vincularlos a proyectos especficos. La informacin es fcilmente disponible, cundo y cmo lo necesite. Y, usted puede compartir fcilmente con otros en la empresa. Outlook 2010 con Business Contact Manager incluye aparatos y los informes que le dan una visin general de todos los proyectos activos, vencidos o prximos. Los aparatos y los informes muestran la informacin del proyecto, tales como la fecha de inicio, fecha de finalizacin, y el estado de finalizacin en un formato grfico. Gadgets pueden ser colocados en el Administrador de proyectos del rea de trabajo, o cualquier otra rea de trabajo, por lo que tiene acceso inmediato a la informacin que necesita. 26

Figure 16 - Project Management workspace.

Enlazar automticamente los mensajes de correo electrnico a Proyectos Empresariales

La posibilidad de vincular automticamente los mensajes de correo electrnico a los contactos profesionales y las cuentas tambin se extiende a proyectos empresariales, con una diferencia importante: debido a Proyectos Empresariales no tienen direcciones de correo electrnico, es necesario especificar el asunto de los mensajes de correo electrnico que usted quieres vincular. Seleccione el mensaje de correo electrnico desea vincular y, a continuacin, haga clic en Enlace y Seguimiento en la cinta de opciones. Ahora haga clic en la pestaa de asunto del correo electrnico y, a continuacin, seleccione el proyecto (s) de negocios a la que desea vincular este y todos los mensajes posteriores con el objeto especificado. Outlook 2010 con Business Contact Manager pasa por alto automticamente los cambios de menor importancia a la materia como Re: y Fwd: para que todos los mensajes relacionados con el Proyecto de negocios estn bien ligados. 27

Figure 17 - Business Project Link and Track dialog box.

Creacin y administracin de plantillas de proyecto

Muchas empresas realizan el mismo tipo de proyectos una y otra vez, con tareas y duraciones que son el mismo cada vez. Antes de Outlook 2010 con Business Contact Manager, usted habra tenido que crear todas las tareas cada vez que los necesita. Ahora, con la nueva caracterstica de plantillas de proyecto, puede crear plantillas que se pueden utilizar varias veces para crear proyectos empresariales. Cada plantilla de proyecto puede incluir un conjunto de tareas, la duracin estimada para cada tarea, y la secuencia en que las tareas se deben realizar. Cuando usted necesita para crear un nuevo proyecto empresarial, slo tiene que utilizar una plantilla guardada para crear automticamente un proyecto empresarial con todas sus tareas de proyecto.

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Figure 18 - Use Project Templates to quickly create Business Projects.

Outlook 2010 con Business Contact Manager ofrece a las pequeas empresas una solucin fcil de usar y sofisticado de gestin de relaciones con clientes. Con Outlook 2010 con Business Contact Manager, puede crear nuevos tipos de registro y personalizarlos para satisfacer las necesidades de su organizacin, seguir las pistas ms prometedoras en primer lugar, las oportunidades de ventas de la pista y ejecutar proyectos y ejecutar las actividades de marketing. Y todo esto ocurre dentro de Outlook, el programa que los usuarios de Microsoft Office en todo el mundo confan cada da para su agenda y correo electrnico.

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Caractersticas y Nuevo! Beneficios reas de trabajo

Dnde encontrar
Utilice cuatro reas de trabajo especficas de roles para organizar sus datos empresariales: Administracin de contactos, Ventas, Marketing y Gestin de Proyectos. En el panel de navegacin, haga clic en el botn Business Contact Manager. Seleccione el espacio de trabajo que mejor se adapte a su funcin.

Mejorado!

Personalizacin de un formulario completo

Personalizar completamente Contacto de negocios, cuentas, oportunidades y formas de Proyecto. Abra cualquier registro. En el lado derecho de la cinta de opciones, seleccione Diseo de formulario.

Nuevo!

Panel de lectura Personalizable

Elija la informacin importante para su negocio. Obtenga detalles acerca de cada registro, o incluso editar el registro, sin necesidad de abrir el formulario. Desde cualquier ficha, haga clic en Seleccionar secciones. Tambin puede reorganizar las secciones en el panel de lectura arrastrando.

Nuevo!

Crear completamente nuevo registros que reflejan negocios

Ya no se limita a los contactos profesionales y Cuentas, ahora puede crear registros que reflejan su negocio. Crear proveedores, pacientes, cardilogos, la mecnica o sus gerentes de las tiendas - lo que usted necesita para ejecutar su negocio. En la vista Backstage, haga clic en la pestaa Business Contact Manager. Haga clic en Personalizar. Tipos Elija Personalizar registro.

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Caractersticas y Nuevo! Beneficios Datos de negocio de muestra

Dnde encontrar
Datos de negocio de muestra le permite disfrutar de Business Contact Manager sin tener que importar o crear sus propios datos. Explora gadgets, espacios de trabajo, informes y personalizacin sin temor a que sus datos de negocio se vern afectados. En la vista Backstage, haga clic en la pestaa Business Contact Manager. Haga clic en Administrar bases de datos y, a continuacin, cambiar a Ejemplo de negocios. Si usted ya est usando la muestra de negocios, el elemento de men ser etiquetado Cambiar a mi negocio.

Nuevo!

Plantillas de proyecto

Crear un proyecto complejo slo una vez. A partir de entonces, usar plantillas de proyecto para crear nuevos proyectos del mismo tipo. En la cinta de opciones del espacio de trabajo de Gestin de Proyectos, seleccione Administrar plantillas de proyecto.

Nuevo!

Panel de Control

Obtenga una visin general de todos los datos de su empresa. Decida qu indicadores son importantes para su negocio y, a continuacin, supervisar directamente en Outlook. Haga clic en el botn de Business Contact Manager, y luego la carpeta Business Contact Manager.

Nuevo!

Centro de Bienvenida

Obtener una visin general de Business Contact Manager. Identificar las caractersticas importantes para usted y aprender a usarlos. Haga clic en el botn Business Contact Manager y, a continuacin, seleccione Centro de Bienvenida.

Nuevo!

Puntuacin que Maximice su eficiencia mediante la aplicacin de los ms Prometedor lleva primero. 31

En el lado izquierdo de la cinta de opciones del espacio de trabajo de ventas, haga clic en Nuevo plomo. La seccin de

puntuacin de plomo est en el lado derecho de la forma. Haga clic en el botn Criterios de Calificacin para configurar marcador para su negocio.

Caractersticas y Mejorado! Beneficios Informes y grficos

Dnde encontrar
Analice su empresa con ms de 70 informes que brindan informacin drill-down en los registros de apoyo. Y la mayora de los informes tienen ahora los grficos para ver las tendencias de inmediato. Haga doble clic en cualquiera de los dispositivos de grfico, seleccione el icono de informe desde el gadget, o seleccione un informe de la cinta de Informes.

Nuevo!

Grficos de lnea de tiempo del proyecto

Ver el estado de cada proyecto y sus tareas con grficos simples Gantt. Haga clic en el rea de trabajo de Gestin de Proyectos. Si no est presente, agregue los gadgets de Gestin de Proyectos de la cinta Gadgets.

Mejorado!

Etapas y actividades de venta

Definir las etapas y actividades de ventas dentro de cada etapa para crear un proceso de ventas que trabaja para su pequea empresa. Recordatorios automticos que mantienen en la cima de sus oportunidades ms rentables. Cerca del extremo izquierdo de la cinta de opciones del espacio de trabajo de ventas, haga clic en Nueva oportunidad. Etapas de venta se muestran en el lado derecho de la forma. En la cinta de la forma, haga clic en fases de ventas para configurar las fases de ventas para su negocio.

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Nuevo!

Pestaas personalizables

Crear pestaas que muestran exactamente los registros y campos que usted necesita. Los registros se pueden filtrar, ordenar y agrupar. Para crear una ficha, haga clic en el botn Nueva pestaa junto a las fichas existentes. Haga clic derecho en cualquier columna, a continuacin, seleccione Agregar columnas para elegir columnas relevantes para su negocio. Encuentra campos de Business Contact Manager, incluidos los campos personalizados que haya agregado, bajo los campos definidos por el usuario de la carpeta.

1. Qu es Outlook 2010 con Business Contact Manager y qu hace? Outlook 2010 con Business Contact Manager combina las caractersticas de administracin de contactos slidos con Microsoft Outlook 2010 para ayudar a las pequeas empresas centralizar fcilmente su informacin de contacto y los clientes utilizando la interfaz de usuario familiar de Outlook. Outlook 2010 con Business Contact Manager ayuda a las empresas a crear y ejecutar campaas de marketing eficaces automatizados, gestionar contactos y oportunidades en todo el proceso de ventas, proporcionan el servicio, y el seguimiento despus de la venta. Tambin proporciona herramientas para la centralizacin de la informacin del proyecto y el seguimiento de las tareas relacionadas con el proyecto. 2. Qu caractersticas de Office 2010 no Outlook 2010 con Business Contact Manager adoptar? Cinta: La cinta de opciones, nuevo en Outlook 2010 con Business Contact Manager, te ayuda a buscar el derecho de los comandos de forma rpida para que pueda centrarse en los resultados. 33

Microsoft Office Backstage: La nueva vista Microsoft Office Backstage reemplaza el men Archivo tradicional para ayudarle a llegar a las tareas que usted necesita y completar su trabajo de manera ms eficiente. 3. Dnde puedo encontrar informacin sobre el uso de la cinta de opciones? Puede encontrar informacin sobre la cinta de opciones, vaya a ayudar desde dentro de Business Contact Manager para Outlook. 4. No s nada acerca de Outlook 2010 con Business Contact Manager. Hay recursos y entrenamientos disponibles en Microsoft? Microsoft ofrece un amplio conjunto de recursos para Outlook 2010 con los usuarios de Business Contact Manager y los usuarios potenciales en http://office.microsoft.com. Esto incluye videos y tiles artculos de procedimientos. Qu pasa si tengo preguntas o necesito consejos mientras estoy trabajando en Outlook 2010 con Business Contact Manager? Existen recursos gratuitos disponibles? Se puede acceder a numerosos recursos gratuitos, de auto-ayuda en Office.com. Los recursos van desde cmo - a la formacin y demos para obtener respuestas de sus colegas y expertos independientes, tales como el Microsoft Most Valuable Professionals - en las comunidades de Microsoft Office. El Centro de Bienvenida en Outlook 2010 con Business Contact Manager es otra buena manera de familiarizarse con el producto. Incluye vdeos introductorios y material de aprendizaje til. Se puede acceder a Centro de Bienvenida en Outlook 2010 con Business Contact Manager, vaya a Business Contact panel de navegacin Manager. 5. En qu idiomas es Outlook 2010 con Business Contact Manager disponible en? Business Contact Manager para 2010 estar disponible en todos los idiomas siguientes: , , chino , croata , checo, dans , holands, Ingls , Japons finlands, francs , alemn , griego, hebreo , hindi , hngaro , italiano , blgaro brasileos, kazajo , coreano, letn, lituano , noruego, polaco , portugus, ruso , espaol , sueco, tailands , turco y ucraniano. 34

6. Quin es Outlook 2010 con Business Contact Manager Diseado para? Outlook 2010 con Business Contact Manager est diseado para las pequeas empresas y pequeos grupos dentro de las organizaciones ms grandes.

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