Organigramas

1. 2. 3. 4. 5. ". $. %. '. 1). 11. Objetivo Antecedentes Definicin de organigramas Requisitos que deben reunir los organigramas A licaciones ! limitaciones del organigrama #entajas de los organigramas Desventajas de los organigramas &lases de organigramas Organigramas or su (orma *u+a ara la elaboracin de Organigramas &uestionario ara resolver

Objetivo
Es conocer la importancia de los organigramas y conocer la tecnica y herramientas para su elaboracion.

Antecedentes
El organigrama es una representacion grafica que expresa en terminos concretos y accesibles la estructura, jerarquia e interrelacion de las distintas areas que componen una empresa u organizacin, resulta muy comveniente que todos los que las componen conozcan cual es su definicion de este sencillom pero valioso recurso. Los organigramas, tambien conocidos como carta o graficas de organizacin, son representaciones graficas de la estructura firmal de una organizacin, que deben ser muy claros, por ello se recomienda que no contengan un numero excesivo de cuadros y puestos.

Definicin de organigramas
El organigrama es una representacion grafica de la estructura organizacional de una institucion, donde se refleja en forma esquematica las unidades que las componen, su relacion organica, sus niveles jerarquicos y canales formales de comunicacin y asesoria . !efinicion de organigramas seg"n# Enrique $. %ran&lin, El organigrama es la representacion grafica de la estructura organica de una institucion o de una de sus areas, en la que se muestrab relaciones que guardan entre si el organo que la componen .

'ac& %leitman, El organigrama es la representacion grafica de la estructura organica que refleja, en forma esquematica, la posicion de las areas que integran la empresa, los niveles jerarquicos, las lineas de autoridady de asesoria . (gustin )eyes *once, Los sistemas de organizacin se representan en forma iintuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos tambien como +artas o ,raficas de -rganizacin . .oontz / -0 !onnell, 1oda estructura organizacional, inclusa una deficiente, se puede representar en forma grafica puesto que un diagrama simplemente se2ala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las lineas principales de autoridad . Los organigramas son la representacion grafica de la estuctura de una organizacin, es donde se pone manifiesto la relacion formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canalesde supervision y la autoridad relativa de cada carg. 3on considerados instrumentos auxiliares del administrador, a traves de los cuales se fija la posicion, la accion y la rasponsabilidad de cada servicio.

Requisitos que deben reunir los organigramas

4. *recision o Exactitud# En los organigramas, los organos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos,destacando sus niveles jerarquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos. !ebe reflejar verazmente la estructura de la organizacin que representa. 5. 6igencia o )ealidad#!ebe representar la estructura jerarquica existente en la empresa, en el momento de prepararlo y no la del instante de la creacion de la empresa .Es importante que reflejen la situacion presente y por ello sean constantemente actualizados. 7. 8niformidad#*ara facilitar la interpretacion de un organigrama, referido a cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente el empleo de las lineas y figuras utilizadas en el dise2o. 9. +omprensibilidad# La representacion grafica debe ser facil de leer. :. 3encillez#La representacion debe estar integrada unicamente por los elementos indispensables para facilitar la informacion que pretende dar.

Aplicaciones y limitaciones del organigrama

8n organigrama es el instrumento que proporciona la representacion grafica de los aspectos fundamentales de una organizacin y permite entender un esquema general, asi como el grado de diferencia e integracion funcional de los elementos que lo componen. (*L;+(+;-<E3 !E L-3 -),(<;,)(=(3 En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organizacin, sus relaciones, las caracteristicas de la dependencia o entidad y sus funciones basicas, en otras.!e donde se infiere que los organigramas tienen las siguientes aplicaciones# *ara la ciencia de la administracion# 3irve de asistencia y orientacion de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caracteristicasgraficas y actualizaciones. *ara el area de organizacin y sistema# 3irve para reflejar la estructura asi como velar por su permanente revision y actualizacion la cual se da a conocer toda la compa2>a a traves de los manuales de organizacin. *ara el area de administracion del personal# El analisis de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcion y analisis de cargos,los planes de administracion de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacion , seguimiento y actualizacion de todos los sistemas de personal. !e forma general sirve para# !escubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin , comunicar la estructura organizativa y reflejar los cambios organizativos.

Ventajas de los organigramas

El uso de los organigramas ofrese varias ventajas presisas entre las que sobresalen la siguientes#

+onocimiento profundo de la estructura de dicha entidad .*or cuanto la toma de datos para su elaboracion obliga a una investigacion meticulosa . -bliga a sus autores a aclarar sus ideas. *uede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compa2>a, y sus puntos fuertes o debiles 3irve como historia de los cambios, instrumentos de ense2anza y medio de informacion al publico acerca de las relaciones de trabajo de la compa2>a. 3on apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen. ;ndica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a las organizaciones. *osibilidad de reviciones de los puestos de trabajo. Estudio de anomalias existentes seg"n los principios generales de organizacin. *osibilidad de trazar un ploan de correccion de esas anomalias en una vision de conjunto de toda organizacin empresarial.

Desventajas de los organigramas

<o obstante las multiples ventajas que ofrese el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son# Ellosmuestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacion. <o se2ala el grado de autoridad dispone a distintos niveles, aunque seria posible construirloson lineas de diferentes intencidades para indicar diferentes grados de autoridad esta en realidad ni se puede someter a esta forma de medicion. +on frecuencia indican la organizacin tal como deberia ser o como era, mas bien como es en realidad. (lgunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinamica y permiten que los organogramas se vuelvan obsoletos. *uede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status. L;=;1(+;-<E3 !E L-3 -),(<;,)(=(3 3i bien es cierto que uno de los elementos mas importantes de la organizacin lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y grupos se producen, el internar la representacion grafica de dichas relaciones , dinamicas y subjetivas, forzaria a que los organigramas se tornaran complejos, de aqu> que una de las limitaciones de estos es que expresan unicamente las relaciones formales entre los organos que integran las dependencias o entidades. 1ampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las relaciones de comunicacin que existe entre los diversos organos que componen la dependencia. (l plasmar tan solola estructura formal de la dependencia pueden los organigramas presentar informacion incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente se2alar que, si lo que se requiere realizar es un analisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de informacion en instrumentos complementarios.

Clases de organigramas
*-) 38 <(18)(LE?( -rganigramas =icroadministrativos# +orresponden a una sola organizacin, pero puede referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la onforman. -rganigramas =acroadministrativos# ;nvolucran a mas de una organizacin. -rganigramas =esoadministrativos# +omplementan a todo un sector administrativo o a dos o mas organizaciones de un mismo sector. *-) 38 (=$;1-# -rganigramas ,enerales# +ontienen informacion representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerarquico, dependiendo de su magnitud y caracteristicas, por lo tanto,presentan toda la organizacin y sus interrrelaciones@ se llaman tambien carta maestra.

-rganigramas Especificos# =uestran en forma particular la estructura de una unidad administrativao area de la organizacin, por lo tanto, representa la organizacin de un departamento o seccion de una empresa.

-rganigramas %uncionales# ;ncluyen en el diagrama de organizacin, ademAs de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones, representan los contenidos de cada unidad.

-rganigramas de personal# 3on los que en las unidades representadas se indican su dominacin ,el rango Bdiferentes cargosC y el nombre de la persona que la dirige

-rganigramas ;ntegrales# Es la representacin grafica de todas las unidades administrativas de una organizacin as> como sus relaciones de jerarqu>a o dependencia.

".4 ,or su fin ".4.1 Organigramas -nformativos. 3on los que pretenden proporcionar una visin general de la estructura de la empresa, por lo cual, solo comprenden las grandes unidades que la integran.

(igura. Organi/acin 0ineo (uncional ".4.2 Organigrama de An1lisis. !eben comprender la totalidad de la estructura incluyendo las menores unidades que la integran y reflejando todas las relaciones existentes.

%igura# -rganigrama de (nAlisis y ,rado de complejidad de los -rganigramas ".5 ,or su forma ".5.1 Organigrama &l1sico ".5.2 Organigrama #ertical ".5.3 Organigrama 2ori/ontal

".5.4 Organigrama 3i4to ".5.5 Organigrama Radial ".5." Organigrama &ircular ".5.$ Organigrama de 5loque

Organigramas por su Forma

$.1 Organigrama &l1sico. El mAs com"n de todos los organigramas y el que representa caracter>sticas mAs importantes de la estructura organizacional. El organigrama +lAsico facilita la codificacin de los rganos o las actividades de la organizacin

(igura. Organigrama &l1sico (uncional $.2 Organigrama #ertical. En este organigrama cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por l>neas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad@ de cada cuadro del segundo nivel se sacan l>neas a los puestos que dependen de Dl y as> sucesivamente. Este organigrama es muy usado, por lo mismo, fAcilmente comprendido, aparte indica de forma objetiva las jerarqu>as del personal@ considerando esto como las ventajas de este organigrama. Ea al mirar la desventaja@ se produce el llamado efecto de triangulacin porque, despuDs de dos niveles es muy dif>cil indicar los puestos inferiores para lo que se requerir>a hacerse organigramas muy alargados.

%igura# -rganigrama 6ertical

$.3 Organigrama 2ori/ontal. )epresenta los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma solo que comenzando el nivel mAximo jerArquico a la izquierda y haciDndose los demAs niveles sucesivamente hacia la derecha.

%igura# -rganigrama Forizontal $.4 Organigrama 3i4to. En este tipo de organigramas usted puede mezclar tres tipos de organigramas B6ertical, ForizontalC en uno solo, cada empresa, cada organizacin utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tiene bajo su administracin y con ello buscan la optimizacin del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayor>a de los documentos con los cuales se labora son de tipo tama2o carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organizacin.

%igura# -rganigrama =ixto $.5 Organigramas 6ectorial o Radial. +onsta de c>rculos concDntricos que representan los diversos niveles jerArquicos, la autoridad mAxima se localiza en el centro del organigrama y el nivel jerArquico disminuye a medida que se acerca a la periferia. El organigrama sectorial o radial permite representar la estructura organizacional de manera compacta. <o obstante presenta ciertas limitaciones tDcnicas pues dificulta la representacin de rganos auxiliares muy variados. El organigrama radial tambiDn es llamado organigrama sectorial y se elabora mediante c>rculos concDntricos, cada uno de los cuales representa un nivel jerArquico. La autoridad mAxima se localiza en el centro del organigrama, disminuyendo el nivel jerArquico a medida que se aproxime a la periferia.

%igura# -rganigrama )adial $." Organigrama &ircular. %ormado por un cuadro central, que corresponde a la autoridad mAxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan c>rculos concDntricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacin. En cada uno de esos c>rculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con l>neas continuas o punteadas que representan los canales de comunicacin, autoridad y responsabilidad existentes entre los rganos Bo cargosC.

%igura# !iagramacin de un -rganigrama +ircular

%igura# -rganizacin )adial $.$ Organigrama de 5loque. son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor n"mero de unidades en espacios mAs reducidos. *or su cobertura, permiten que aparezcan unidades en los "ltimos niveles jerArquicos.

%igura# -rganigrama de $loque

Gu a para la elaboracin de Organigramas

%.1 &ontenido del Organigrama.7 8n organigrama bAsicamente debe contener tres cuerpos con los siguientes contenidos. aC 8+tulo de resentacin. esto incluye el nombre de la compa2>a, la actividad que se defina y el modelo del organigrama que se presenta, de manera opcional se puede poner las in>ciales del que elabora, la fecha de formulacin y la instancia que esta aprobando. bC 9l gr1fico u organigrama: donde se expresa la estructura de la organizacin junto a sus niveles y relaciones funcionales. cC 0e!enda: donde se da la explicacin de l>neas, s>mbolos especiales u otras caracter>sticas que se quiere resaltar.

%.2 0as figuras geom;tricas. Las figuras geomDtricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que componente la estructura de organizacin dibujada en la grAfica. 3e debe representar, ademAs la relacin especial con organismos exgenos a dicha organizacin. Las figuras sirven, ademAs, para expresar grAficamente algunas particularidades relativas a las unidades representadas. Las dimensiones dadas a las diferentes figuras en un organigrama no tienen, en principio, ning"n significado especial. Es, pues, mAs correcto representar todas las unidades de trabajo utilizando figuras de la misma dimensin. 3e recomienda utilizar las figuras con valor genDrico para representar unidades semejantes. !e ese modo, el diagrama representa un plano fiel a la realidad, no resulta repetitivo y estDticamente luce mejor. En la preparacin del diagrama se recomienda, ademAs, abstenerse de utilizar una figura geomDtrica para representar aquel componente de trabajo que realiza una labor con carActer esporAdico. Ese es el caso, por ejemplo, de grupos de trabajo como comitDs o juntas Binternas en la institucinC a las cuales se les asigna funciones particulares a desarrollarse en forma no recurrente. En Dstas las personas desempe2an en adicin a la labor diaria y permanente, actividades esporAdicas. La unidad regular de trabajo opera ininterrumpidamente. En las figuras geomDtricas se utiliza un solo color, se escriben sin abreviaturas, solo con may"sculas, los tama2os disminuyen con los niveles. Las figuras mAs utilizadas para dise2ar el diagrama de organizacin son. aC Rect1ngulo. Es la figura geomDtrica que mejor desempe2o tiene en el organigrama por su representacin y por la disponibilidad de poner los nombres. La proporcin de la figura deberA ser de 5 a 7 o de 4 a 7.

3e debe considerar# )ectAngulo formado por l>nea continua )ectAngulo formado por l>nea entrecortada.

b< &+rculo. +>rculo formado por l>nea continua +>rculo formado por l>nea entrecortada.

1 ACCIONISTAS

JUNTA 2 REVISORA

JUNTA 3 REVISORA

ADMINISTRADOR

SUB ADMINISTRADOR AUDITORA

El c>rculo el>ptico por lo general representa un organismo subsidiario de otro. -rganismo subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdiccin de otro organismo, pero tiene personalidad jur>dica propia. 3e entiende que estA en una jerarqu>a menor que el organismo que lo cre. 3us decisiones y plan de trabajo responden a los intereses que tiene el organismo mayor. 3e puede crear por ley, orden administrativa o por la 'unta de !irectores del organismo matriz. 3u funcin es ayudar al organismo matriz a cumplir con su misin, ya que lleva a cabo una labor especializada y espec>fica. Es una situacin que puede darse en las corporaciones o agencias que tienen tesoro propio. cC &uadrado ! otras figuras geom;tricas con l+nea continua o discontinua. Es una figura que se estA utilizando mAs frecuentemente para reflejar estructuras de organizacin grandes. *or necesidades de dise2o el cuadrado acomoda mas adecuadamente las unidades de trabajo regulares en el diagrama.

ORGANISMO

3e puede utilizar tambiDn para representar organismos, unidades, proyectos, servicios, etc., con situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se haya representado con alguna otra figura, s>mbolo o signo en particular. 3e puede utilizar para representar, entre otras. 8nidades creadas formalmente, pero no establecidas. La existencia de componentes o proyectos o programas que se dejan sin desarrollar, cuando Dstos quieren destacarse. *royectos, servicios u organismos que aunque no forman parte integrante de la entidad, mantienen con ella alguna relacin especial no permanente. *royectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no son creados con carActer permanente. d< 9jem los de figuras geom;tricas convencionales de ma!or uso en un organigrama. La figura geomDtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma

En la figura geomDtrica se puede destacar una unidad para llamar la atencin. *ara ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado para cada unidad que se vaya a resaltar.

Los c>rculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un n"mero en su interior, indica un comitD en el que participan todas las unidades se2aladas con el mismo n"mero.

3e pueden usas diversas formas de ordenamiento y presentacin de las figuras, siempre y cuando la equivalencia de las mismas no sea alterada y es solo para los rganos espec>ficos.

!ebe existir simetr>a en la distribucin espacial del organigrama

%igura# -rganigrama 6ertical %.3 0as l+neas. Las l>neas que unen los componentes orgAnicos en el diagrama indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre Dstos, o lo que es lo mismo, entre una figura geomDtrica y otra. Los organigramas mAs frecuentes suelen presentar una sola clase de l>nea pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representarA un tipo especial de relaciones. Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las l>neas# aC 9l unto de origen ! de terminacin de la l+nea. El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge la relacin especial que existe. El punto de terminacin indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad o el componente con el cual se tiene la relacin especial. !ado que el v>nculo jerArquico supone una relacin de contenido biGdireccional, no es necesario que las l>neas que lo representan terminen en flechas. En el diagrama ramificado en vertical, que es el organigrama com"nmente utilizado en el ,obierno, la autoridad fluye de la parte alta de Dste hacia abajo Bhacia la baseC y la responsabilidad se manifiesta en sentido ascendente, pero no es necesario expresar su doble orientacin. Es importante que en el diagrama se refleje claramente esta l>nea de mando, con respecto a cada unidad de trabajo. Es importante, ademAs, que la relacin principal de autoridad y responsabilidad se dibuje de modo que todas las unidades de trabajo que dependan de un determinado jefe o supervisor queden ligadas a Dste por una sola l>nea, adecuadamente ramificada como se ejemplifica a continuacin.

Es conveniente no cruzar dos l>neas que no tienen relacin. (l representar la relacin entre dos o mAs unidades se debe evitar interrumpir la l>nea que une otras unidades. <o obstante, si fuere necesario cruzar una l>nea para ilustrar dicha relacin, estA deberA hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la interrupcin de la l>nea continua. 1oda vez que sea necesario dicha interrupcin se deberA identificar con una flecha o asterisco. La relacin a ilustrarse deberA explicarse con nota al calce. bC 9l ti o de l+nea. La l>nea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. +ada uno de los tipos de nexos especiales representados debe aparecer explicado en la leyenda.

0+nea contin=a. 3e utiliza para ilustrar la relacin jerArquica normal de autoridad, responsabilidad y subordinacin que existe entre los componentes o unidades de trabajo de un mismo organismo o entre el organismo en cuestin y otro exgeno. Las unidades que son partes integrantes de la organizacin se entrelazan con l>neas continuas. El v>nculo principal de autoridad o la autoridad de l>nea debe, en lo posible representarse mediante un trazo visiblemente mAs grueso que el que se utiliza para el dise2o de las figuras geomDtricas, tal como se expresa a continuacin#

0+nea discontinua. 3e utiliza para representar varios tipos de relaciones especiales entre componentes de una institucin, es decir, para representar las relaciones que no suponen subordinacin, ni a"n funcional. 3u uso debe indicar al pie del organigrama el significado que se dar>a a cada una de ellas. !ebe tenerse presente, ademAs, que las l>neas discontin"as deben utilizarse de modo restrictivo o reservarse, en lo posible, para los diagramas anal>ticos. Entre estas l>neas encontramos# L>nea formada por peque2os trazos BGGGGC L>nea formada por puntos BH.C. )epresenta la relacin formal de coordinacin y la de control tDcnico. L>nea formada por peque2os trazos y puntos BI.I.I.C. representa la relacin bien especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo adscrito serA presidido por el ejecutivo del otro organismo. Otras l+neas. En los diagramas pueden dibujarse otros tipos de l>neas. +omo las que mencionamos mAs adelante. Las mismas se utilizan para representar algunas relaciones especiales o para indicar que la estructura de organizacin tiene otras unidades o componentes los cuales no aparecen recogidos en el organigrama. Estas situaciones se pueden poner de manifiesto con. L>neas contin"as y flechas

 L>neas discontinuas y flechas L>neas discontinuas

+C 9jem los de l+neas convencionales de ma!or uso en un organigrama Las l>neas llenas sin interrupcin nos indican autoridad formal, relacin de l>nea o mando, comunicacin y la v>a jerArquica.

Las l>neas llenas verticales indican autoridad sobre las inferiores y las llevas horizontales se2alan especializacin y correlacin.

+uando la l>nea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

+uando la l>nea llena se coloca a los lados de la figura geomDtrica indica relacin de apoyo.

L>neas de puntos o discontinuas# son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales.

Las l>neas con zigzagueos al final y una flecha en el remate son continuacin de la estructura. 1ambiDn tienen el mismo significado una flecha sola Bsin zigzagueosC en el remate. 3e usa para indicar a las unidades desconcentradas denotando autonom>a y responsabilidad absoluta.

%.4 0os nombres. Es importante la presentacin clara, breve y correcta del nombre de la organizacin y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas. +onsideraciones que deben tenerse presente#

aC El nombre del organismo debe ser el que aparece en la ley o estatuto que lo crea. bC Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que estAn correctamente identificadas. Las unidades deberAn designarse con nombres que clara e inconfundiblemente indiquen el quehacer de la unidad. cC El nombre de la unidad debe siempre describir, en forma breve, la funcin o funciones que se realiza en la misma para as> facilitar la comunicacin y el uso de la grAfica. La nomenclatura debe reflejar la funcin principal que se realiza en la unidad, no el puesto a nivel personal, excepto en el caso del alto nivel gerencial del organismo y en alguna otra situacin muy especial.

Cuestionario para resolver

&uestionario. El desarrollo del cuestionario deberA ser las notas, apuntes en clases y lecturas de bibliograf>a. aC !efina que son los organigramas bC +uAles son las ventajas, desventajas y aplicaciones de los organigramas cC +uAles son las clases de los organigramas, de un ejemplo de cada uno. dC +uAles son los organigramas verticales y horizontales, explique sus ventajas y desventajas, de un ejemplo de cada uno. eC !esarrolle un ejemplo prActico donde presente toda la gu>a para la elaboracin de organigramas.