POLTICA DE USO DE E-MAILS CORPORATIVOS IDEBRASIL

VERSO 1.4, modificada em 04/03/2013, s 10:00h

1. APRESENTAO A Coordenao de Comunicao, no zelo para com a qualidade de uso das ferramentas de comunicao do IDEBRASIL, e diante do entendimento que tal zelo deve ser compartilhado por todos e todas, institui a presente Poltica de Uso de e-mails no IDEBRASIL, regida pelas normas e definies abaixo: 2. DOS TERMOS a) E-mail: (ou correio eletrnico) um mtodo que permite compor, enviar e receber mensagens atravs de sistemas eletrnicos de comunicao. b) Domnio: chave que identifica uma entidade na rede mundial de computadores. Atualmente o IDEBRASIL possui quatro: (idebrasil.net) ; (idebrasil.com.br) ; (idebrasilcursos.com.br) e (www.idebrasil.com.py). c) Remetente: aquele que emite/ envia a mensagem d) Destinatrio: aquele que foi definido intencionalmente ou acidentalmente pelo remetente para receber a mensagem. e) Endereo de grupo: e-mail genrico que recebe e distribui as mensagens para uma lista de destinatrios. Exemplo: todos@idebrasil.com.br; comercial@idebrasil.com.br; marketing@idebrasil.com.br; logistica@idebrasil.com.br; comunicacao@idebrasil.com.br. f) E-mail corporativo: qualquer endereo em cuja composio haja os domnios idebrasil.com.br, idebrasil.com.py ou idebrasil.net. 3. DA FINALIDADE Contribuir para a eficcia da ferramenta, no que se refere s mensagens trocadas entre os indivduos e grupos de trabalho, seja entre o pblico interno ou com o pblico externo. 4. DA METODOLOGIA A poltica aqui apresentada usar dos mtodos abaixo listados: a) Avaliao de e-mails na Intranet (pelos destinatrios de e-mails); b) Feedback para os geradores de e-mails indesejados; c) Follow-up e correes em nvel administrativo; d) Orientaes de rodap, que devem constar em cada mensagem originada por um detentor de conta nos domnios do IDEBRASIL. 5. DA DINMICA DE FUNCIONAMENTO DE AVALIAO INTERNA Cada detentor de uma conta de e-mail corporativo, ao receber uma mensagem que considere inadequada pelos motivos a seguir [...] a) Traz informaes das quais no preciso ou que no solicitei b) Fui copiado num dilogo indevidamente c) Vai contra minha f ou meus princpios (morais, polticos, etc.) d) Contm palavras inadequadas dentro de um relacionamento profissional e) Foi usado um tom rspido/ no cordial f) O assunto no diz respeito ao meu setor g) O remetente usou linguagem confusa e por isso no consegui compreender a mensagem h) Outro motivo (justificvel e que conflite com os valores do IDEBRASIL). [...] poder acessar a pgina de avaliao disponvel na Intranet (em www.idebrasil.net) e registrar o fato gerador da insatisfao (a mensagem em si). Neste pgina ele registrar:

- Seu nome; - Seu cargo; - O nome do remetente do e-mail; - O ttulo da mensagem; - Dia e horrio do envio; - O motivo (entre os 07 listados acima, ou outro declarado); - A frequncia com a qual recebe tal tipo de mensagem daquele remetente; - O contedo do e-mail que gerou a insatisfao. Os e-mails enviados para grupos (todos@idebrasil.com.br) tero seu remetente notificado caso a mensagem receba os percentuais de avaliaes negativas abaixo: a) Traz informaes das quais no preciso ou que no solicitei: pelo menos 25% b) Fui copiado num dilogo indevidamente: pelo menos 10% c) Vai contra minha f ou meus princpios (morais, polticos, etc.): pelo menos 10% d) Contm palavras inadequadas dentro de um relacionamento profissional: qualquer percentual, e mediante anlise do caso pela coordenao das partes e) Foi usado um tom rspido/ no cordial: qualquer percentual, e mediante anlise do caso pela coordenao das partes f) O assunto no diz respeito ao meu setor: pelo menos 20% g) O remetente usou linguagem confusa e por isso no consegui compreender a mensagem: pelo menos 20% h) Outro motivo (justificvel e que conflite com os valores do IDEBRASIL). Os e-mails trocados entre indivduos (1 para 1) podero tambm ser avaliados. Porm, neste caso aquele que registra a insatisfao deve estar ciente de que o caso poder ser levado ao seu superior imediato, pra que ele prprio possa dar tal feedback a quem estiver usando a ferramenta ou a linguagem de forma imprpria, considerando os valores e princpios do IDEBRASIL. 6. DOS MECANISMOS DE CORREO NO CASO DE MENSAGEM "UM PARA UM" (REMETENTE ENVIA PARA APENAS UM DESTINATRIO) NO MBITO INTERNO: Nestes casos, eles sero analisados e sero propostas aes de mitigao e correo juntamente com o superior imediato ou superiores imediatos dos profissionais envolvidos, observando-se o disposto nas consideraes finais (item 9). 7. DOS MECANISMOS DE CORREO NO CASO DE MENSAGENS "UM PARA VRIOS" OU " UM PARA TODOS" NO MBITO INTERNO: 7.1) TRAZ INFORMAES DAS QUAIS NO PRECISO OU QUE NO SOLICITEI 25% de avaliaes negativas: 01 advertncia por e-mail Reincidncia: 01 advertncia por e-mail + notificao de remoo do e-mail do grupo 2 reincidncia: remoo do e-mail do grupo (no poder mais enviar mensagens coletivas) 7.2) FUI COPIADO NUM DILOGO INDEVIDAMENTE: Pelo menos10% de avaliaes negativas: 01 advertncia por e-mail Reincidncia: 01 advertncia por e-mail + notificao de remoo do e-mail do grupo 2 reincidncia: remoo do e-mail do grupo (no poder mais enviar mensagens coletivas) 7.3) VAI CONTRA MINHA F OU MEUS PRINCPIOS (MORAIS, POLTICOS, ETC.)

Pelo menos10% de avaliaes negativas: 01 advertncia por e-mail Reincidncia: 01 advertncia por e-mail + notificao de remoo do e-mail do grupo 2 reincidncia: remoo do e-mail do grupo (no poder mais enviar mensagens coletivas) 7.4) CONTM PALAVRAS INADEQUADAS DENTRO DE UM RELACIONAMENTO PROFISSIONAL (PARA QUALQUER PERCENTUAL, E MEDIANTE ANLISE DO CASO PELA COORDENAO DAS PARTES): Ao corretiva a critrio do superior imediato 7.5) FOI USADO UM TOM RSPIDO/ NO CORDIAL (PARA QUALQUER PERCENTUAL, E MEDIANTE ANLISE DO CASO PELA COORDENAO DAS PARTES): Ao corretiva a critrio do superior imediato 7.6) O ASSUNTO NO DIZ RESPEITO AO MEU SETOR (ESTO IMUNES OS COORDENADORES DE CLULAS) Pelo menos 20% de avaliaes negativas: 01 advertncia por e-mail Reincidncia: 01 advertncia por e-mail + notificao de remoo do e-mail do grupo 2 reincidncia: remoo do e-mail do grupo (no poder mais enviar mensagens coletivas) 7.7) O REMETENTE USOU LINGUAGEM CONFUSA E POR ISSO NO CONSEGUI COMPREENDER A MENSAGEM Pelo menos 20% de avaliaes negativas: estudo do caso por parte da coordenao de comunicao, para diagnosticar e propor ao de amenizao/ correo junto ao emissor. 7.8) OUTROS MOTIVOS Caso o motivo alegado no seja nenhum dos listados acima, a situao ser tratada em mbito de coordenao, assim como a ao corretiva cabvel. 8) DAS MANIFESTAO DE DISCORDNCIAS NO MBITO INTERNO Caso o avaliado no concorde com a negativa (que a mensagem em momento algum gerou qualquer tipo de prejuzo a processos, pessoas, grupos, valores e princpios) dever manifestar-se por e-mail, enviando sua mensagem para: emails@idebrasil.net. 9) DA COMUNICAO COM O PBLICO EXTERNO O contedo e a tnica das mensagens enviadas para pessoas, grupos e instituies com os quais o IDEBRASIL mantm relacionamento devem ser pautados pelos princpios e valores que regem a ao do IDEBRASIL, norteados pela sua VISO e MISSO, [promoo do "desenvolvimento com Harmonia e Liberdade", "compartilhando conhecimentos de gesto com os empreendedores nas MPE's, de forma prtica, objetiva, simplificada, na linguagem deles, possibilitando condies de sustentabilidade, atuando junto s instituies (Estado, Escolas, Universidades, Grandes Empresas e Associaes) na conscientizao e apoio s MPE's.] O colaborador ou prestador de servios do IDEBRASIL dever, na sua comunicao com o pblico externo: a) Zelar primariamente pela boa reputao do IDEBRASIL; b) No se manifestar ou gerar opinio nem posicionamento que no sejam especficos da sua atuao (no nvel do seu cargo); c) No promover produtos e servios de terceiros (a no ser nos casos em que estes terceiros tenham relacionamento de apoio/ patrocnio ou parceria com o IDEBRASIL); d) No se manifestar sobre temas polticos ou partidrios, religiosos, ou outros que caracterizem segregamento de grupos por questes tnicas, sociais, de credo e de gnero; e) Utilizar na composio das suas mensagens elementos que o relacionem com o IDEBRASIL, destes primariamente o modelo de assinatura que contm logotipo do IDEBRASIL + nome + cargo + dados de contato oficiais + sugesto de visita ao site institucional, alm de observaes sobre reproduo e compartilhamento

de contedos protegidos por leis de propriedade intelectual e de autoria. O colaborador dever utilizar dos formatos de assinaturas reconhecidos pelo IDEBRASIL, disponibilizados na INTRANET; f) No compartilhar contedos relacionados a normas e procedimentos, bem como pertencentes aos produtos do IDEBRASIL, protegidos por Leis de Direito Autorais, se no o for autorizado pelo seu Coordenador, de forma registrada (impressa e assinada); g) No compartilhar contedos que se configurem em ameaas para a integridade de programas e sistemas (vrus, malwares, trojans, etc); h) No enviar, sob forma de anexos, contedos cujo tamanho de ocupao em disco ultrapasse 10 (dez) megabytes, devendo utilizar de outros meios para compactao do contedo ou disponibilizao em outros canais (FTP; discos virtuais, etc). Contedos relacionados a produtos registrados IDEBRASIL no devem ser hospedados em servidores de terceiros. 10) DAS CONSIDERAES FINAIS A coordenao de comunicao, no zelo para com a preservao da harmonia entre pessoas e equipes poder, ao seu critrio, manter em sigilo a identificao das pessoas que registraram sua insatisfao atravs dos mecanismos de avaliao e controle no mbito interno, incluindo o formulrio disponvel na Intranet em www.idebrasil.net/avaliacao_email. Vila Velha (ES) 08 de agosto de 2012.

Marcelo Bozi Coordenao de Comunicao