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LA CONTABILIDAD Y LA EMPRESA
Hecho econmico y empresa Rol y fases de la contabilidad La contabilidad como sistema Documentos de respaldo y comprobantes internos
HECHO ECONOMICO Y EMPRESA Se define a la actividad econmica como toda accin del hombre encaminada a la satisfaccin de necesidades materiales o intelectuales. En ella participan cumpliendo diferentes roles, los elementos humanos y materiales conjugados en los que se denominan unidades econmicas y cuyo esfuerzo se traduce en la obtencin de un conjunto de bienes y servicios destinados a servir de medio de satisfaccin de dichas necesidades presentes y futuras. Los recursos econmicos son todos aquellos bienes y Sus comentarios respecto de este derechos que posee la empresa cuya finalidad es participar MATERIAL DE ESTUDIO, pueden directa o indirectamente en la obtencin de un resultado. enviarlos al e-mail: jgarces@laaraucana.cl Esta participacin puede ser obtenida a travs de un proceso de transformacin, elaboracin o comercializacin de dichos bienes (mercaderas), o bien a travs de su utilizacin como agentes de carcter activo (maquinarias, edificios, instalaciones, vehculos, etc). Por otro lado los recursos financieros estn constituidos por todos aquellos recursos (activos de fcil disponibilidad como medio de pago para los compromisos de la empresa, dineros en efectivo o cuentas corrientes, etc) o que tienden a transformarse en efectivo con relativa facilidad (cuentas por cobrar, letras y cheques por cobrar, etc.). Los recursos as descritos van experimentando diversas variaciones, como consecuencia de los innumerables hechos econmicos que experimenta la empresa durante su vida jurdica. Variaciones (aumentos o disminuciones) que capta la contabilidad y los transforma en registros contables susceptibles de ser analizados e interpretados. Si tomamos en cuenta los antecedentes hasta ahora conocidos y tratamos de establecer una primera aproximacin al concepto de contabilidad podramos decir que es aquella tcnica auxiliar de la administracin que ha travs de la captacin, registro y sntesis sistematizada de todos los fenmenos susceptibles de ser medidos y cuantificados en trminos monetarios, que ocurren en el interior de una entidad econmica especfica, permite a los usuarios tomar decisiones econmicas y financieras adecuadas, para el logro eficiente de sus objetivos. Al referirnos al rea de las finanzas, diremos que para el logro de sus objetivos la empresa cuenta con recursos de carcter econmico y recursos de ndole financiero. Los Hechos Contables La actividad que exige la gestin de una empresa, da lugar a una variacin continua de los elementos patrimoniales que posee. Estos acontecimientos que afectan, o pueden afectar significativamente al patrimonio de la empresa, de forma directa y concreta, se denominan hechos contables. Con relacin a la informacin suministrada a partir de los hechos contables, esta deber cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: Administrativo: Ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende informacin histrica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la empresa. Financiero: Proporcionar informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica. El concepto de Contabilidad se puede abarcar en una serie de aspectos fundamentales:
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1.- Conjunto de conocimientos rigurosamente elaborados a travs de los cauces de la metodologa cientfica ms avanzada. 2.- Conjunto de conocimientos que tiende a la proyeccin prctica (metodologa de aplicacin de los principios cientficos): Mtodo de la Partida Doble. 3.- Tanto el conjunto de conocimientos cientficos como las tcnicas de aplicacin de los mismos, tienen que ver, fundamentalmente, con la elaboracin de la informacin econmica. 4.- Esta informacin econmica no se elabora para quedar oculta, sino para ser comunicada a diferentes destinatarios (propietarios o socios de la empresa, la Administracin Pblica del Estado, entidades financieras, etc.) 5.- El campo del conocimiento contable abarca tambin aquellas tcnicas que persiguen la verificacin de la informacin (auditora de estados financieros), llevada a cabo por profesionales independientes de la empresa. 6.- La Contabilidad incluye dentro de sus conocimientos y tcnicas, el anlisis e interpretacin de la informacin que elabora. Un banco, por ejemplo, no solo lee la documentacin contable que le proporciona el solicitante de un crdito, sino que la interpreta para ver si ste va a ser capaz de devolverlo llegado el vencimiento. De acuerdo con todo lo anteriormente indicado, podemos formular la siguiente definicin para la CONTABILIDAD DE EMPRESAS:
Es el conjunto de conocimientos y funciones que tienen por objeto la elaboracin, comunicacin, anlisis e interpretacin de la informacin relevante acerca de la situacin y evolucin de la realidad econmica y financiera de la empresa, expresada en su mayor parte en unidades monetarias, con el fin de que, tanto las terceras personas interesadas como los directivos de la empresa puedan adoptar decisiones. (Definicin a partir de los conceptos analizados)
La Contabilidad de Empresas se circunscribe en definitiva a la informacin relevante acerca de la situacin y evolucin de la realidad econmica y financiera de la empresa. Puede considerarse, por otro lado, como un subsistema del sistema integrado de informacin para la gestin, es decir, un sistema que conecta todo tipo de informaciones que se producen en la empresa, tales como estadsticas, leyes sociales, facturacin, remuneraciones, etc. con la Contabilidad, en un tratamiento conjunto. En este aspecto, los avances logrados en los ltimos aos son espectaculares gracias a los medios informticos y teleinformticos hoy en da existentes. Objeto y fin de la contabilidad. Anlisis que llevaremos desde el punto de vista econmico, desde este punto de vista podemos decir que toda unidad econmica nace vinculada a ella, un conjunto de elementos econmicos y sus correspondientes fuentes de financiacin lo que, en definitiva, me define la estructura econmica y estructura financiera de una empresa, elementos, todos ellos, que agrupados, de acuerdo con sus caracteres de homogeneidad, generarn unos grupos de bienes y servicios denominadas masas estructurales (disponible, realizable, fijo). La Contabilidad realiza el estudio de todos ellos, en definitiva, de la realidad econmica, tanto desde un punto de vista dinmico y esttico y como un punto de vista cualitativo y cuantitativo, pero el estudio de
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la realidad econmica no es algo exclusivo de la Contabilidad, existen otras ciencias que tambin se ocupan de esa realidad econmica ( Economa de la Empresa, Teora Econmica,...) Esto hace que cuando hablamos del objeto de una ciencia tengamos que distinguir entre objeto material y comn y objeto formal. El primero de ello es aquel de lo que se ocupa una ciencia y que puede ser comn a otras ciencias mientras que el objeto formal es aquel que lo distingue de otras ciencias. Bajo este punto de vista diremos que el objeto material o comn de la Contabilidad ser la realidad econmica y el objeto formal el conocimiento cuantitativo y cualitativo de su realidad. Fines de la contabilidad. La Contabilidad sabemos que se ocupa de la captacin, interpretacin y representacin de la situacin dinmica de la empresa, poniendo de relieve, en definitiva, la forma en que se desarrolla los movimientos estructurales, pero adems tambin la Contabilidad nos muestra como se ha generado el resultado y su discriminacin, adems la Contabilidad nos va a facilitar tambin la obtencin de conclusiones a efectos de la fijacin de normas futuras. Como consecuencia podemos decir que la Contabilidad tiene un fin genrico, nico, que es la determinacin de la situacin de la unidad econmica y su evolucin en el tiempo, ahora bien este fin genrico puede ser llevado bajo distintos aspectos, es decir, desde un punto de vista econmico, financiero, administrativo, jurdico, fiscal,... Cada uno de estos ltimos fines seran fines especfico de la Contabilidad, pero desde un enfoque ms moderno, es decir, enfoque formal se considera a la Contabilidad como ciencia de informacin cuyo fin genrico va a ser, precisamente, la captacin de esa informacin, su procesamiento y por ltimo la emisin de esta.
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Fases de la contabilidad 1.- La actividad contable implica la elaboracin de informacin para ser utilizada por los diferentes usuarios. Proceso el cual determina una serie de tareas a realizar, como son: La identificacin de los hechos contables. La valoracin o medida en unidades monetarias de las consecuencias de los diferentes acontecimientos econmicos El registro de los acontecimientos que afectan econmicamente a la empresa, es decir, traducir al lenguaje contable los diferentes acontecimientos que se han identificado, que afectan a la empresa econmicamente y que se encuentran debidamente cuantificados en unidades monetarias.
2.- La comunicacin de la informacin contable, la cual no est al alcance de los destinatarios de ella, motivo por el cual se hace necesario que las empresas consigan la comunicacin, la cual exige dos tareas: Preparacin de estados contables: Donde se ordenan en forma sinttica los hechos econmicos que se registran a diario Transmisin de los estados contables: Utilizando para ello distintos cauces, balances, estados de resultados, estados de flujo de efectivo, y otros de carcter especial como serian informes especiales a la gerencia.
3.- El anlisis e interpretacin de la informacin contable que ser realizado por los destinatarios valindose de los conocimientos y las tcnicas existentes al efecto. Los usuarios de la informacin contable, a la vista de los que resulte de su anlisis e interpretacin, adoptarn las decisiones que estimen pertinentes y oportunas.
El sujeto de la contabilidad La empresa, es una organizacin de medios productivos, que goza de autonoma para el establecimiento y ejecucin de planes econmicos, encaminados a la produccin de bienes y servicios; lo que determina distintos tipos de empresas segn el elemento diferenciados que se tome como referencia:
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Por su tamao: Hay empresas grandes medianas y pequeas. Existen diversos criterios para determinar el tamao de la empresa; nmero de trabajadores, volumen de ventas, nivel de inversin, etc. Por la actividad que desarrollan: Existen empresas agrcolas, comerciales industriales, de servicio, etc. Por el mbito de actuacin: Hay empresas locales, regionales, nacionales, multinacionales, ltimamente relacionado con lo anterior, las empresas grandes suelen ser multinacionales y viceversa. Por la forma jurdica del titular: Hay empresas individuales y sociedades. Por los integrantes: Hay empresas pblicas y empresas privadas.
La empresa es el sujeto de la contabilidad por lo que conviene diferenciar al menos dos formas jurdicas de titularidad de la empresa: Las empresas individuales y las empresas constituidas como sociedades. Las empresas individuales: Son unidades econmicas, cuyo propietario es un persona natural (fsica), con nombres y apellidos. Se trata de la forma ms sencilla de titularidad de la empresa. Las empresas sociedades: Cuyo titular es una sociedad mercantil, Consiste en una asociacin de personas que crean un fondo patrimonial comn, para explotar una o varias actividades comerciales, industriales o de servicio, con la independencia de quienes la constituyen, y que se limitan a repartir los beneficios que se obtengan. Tienen personalidad jurdica propia. Cada sociedad mercantil tiene un nombre que las distinguen de las personas naturales, y se inscriben en el llamado Registro de Comercio.
Funcin y objetivos de la contabilidad En las tres ltimas dcadas, mas rpidamente que antes, la Economa y la Administracin han venido desarrollndose a travs de nuevas teoras y aplicaciones prcticas en la bsqueda de solucin a la diversidad de problemas socioeconmicos de los hombres en la sociedad. Estrechamente relacionada a ellas, la contabilidad tambin ha experimentado un significativo avance, particularmente en la medicin y registro de los hechos econmicos para proveer de informacin a sus mltiples usuarios. Antes, la contabilidad se orientaba hacia el clculo de resultados y a servir la base para la determinacin de impuestos. Hoy, en cambio, se la considera un sistema de informacin al servicio de la Administracin; es decir, una herramienta de uso y consulta diaria para apoyar el proceso de toma de decisiones, amplindose de este modo su inicial propsito: clculo de utilidades o prdida y determinacin de los impuestos. En este contexto de innovaciones, cobra significativa importancia el concepto de informacin en Contabilidad, el cual se ha venido arraigando en esta disciplina, desde fines de los aos 50, siendo el elemento motivador en la comentada transformacin del objetivo inicial de la Contabilidad, sobre el cual iremos profundizando en los captulos siguientes. Comenzaremos ahora precisamente la relacin que existe entre economa y Contabilidad y entre Administracin y Contabilidad. Y , ms adelante, se
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evidenciarn otras, como la relacin de la Contabilidad con las Matemticas y Estadstica, con el derecho u otras disciplinas.
Nocin bsica de Economa La Economa es la ciencia que se ocupa del estudio de los problemas que debe enfrentar el hombre para satisfacer sus necesidades mltiples y crecientes, con recursos que son relativamente escasos y limitados. Las necesidades aqu referidas son las que requieren bienes y servicios econmicos para ser satisfechas, los cuales no siempre estn disponibles libremente en la naturaleza. Para conseguirlos se precisa del esfuerzo humano y de este esfuerzo resulta el hecho econmico, accin que puede ser realizada individual o colectivamente. Hay otras necesidades vitales que para ser satisfechas se emplean satisfactores que estn disponibles en la naturaleza para uso o consumo, no se les ha asignado un precio y no exige mayores esfuerzos para obtenerlos. En alguna medida son recursos mas abundantes e ilimitados que los de tipo econmico. Por ejemplo, la necesidad primaria de luz y calor se satisface con la luz y el calor natural del sol, la necesidad de oxgeno se satisface aspirando aire. Mientras el hombre se autoabasteci, es decir, produjo para su propio sustento, todo el proceso econmico estuvo centrado en l o circunscrito tan slo a su grupo familiar. A medida que la comunidad fue creciendo, amplindose el crculo de relaciones entre familias, pueblos y pases, la actividad econmica fue poco a poco diferenciando etapas, hasta llegar a lo que hoy reconocemos como etapas de produccin, de circulacin, de distribucin y de consumo de los bienes y servicios. El desarrollo de la humanidad ha exigido e impulsado el desarrollo de la economa. Los mltiples avances e innovaciones en el modo de vida de las personas, de convivencia de la humanidad, han dejado atrs a las economas autrquicas donde prevaleci el autoabastecimiento, dando paso a las economas interdependientes caracterizadas por los beneficios recprocos del intercambio de bienes, servicios y hasta de culturas. En la actualidad, la actividad econmica, en sus diversas etapas, es cumplida por las organizaciones que combinan la naturaleza, el trabajo, la tecnologa y el capital para la obtencin de los bienes y servicios que satisfagan, al menos parcialmente, las necesidades humanas. Estas organizaciones son las denominadas unidades econmicas o empresas, cuyo objetivo puede o no estar orientado por el nimo de lucro, y para cuyo logro utilizan los factores productivos antes sealados para producir bienes y servicios. Nocin bsica de Administracin La Administracin, por su parte, es la ciencia que norma, regula y orienta a la empresa en su creacin, crecimiento, desarrollo y logro de objetivos a travs de un proceso que involucra las fases de : planeacin, organizacin, direccin, ejecucin y control, sin excluir las acciones de coordinacin. En una pequea empresa, todo este proceso est centrado, generalmente, en un nico propietario, quien, conociendo la naturaleza de las actividades y el volumen reducido de operaciones, est en condiciones aunque no siempre- de decidir sobre la vida de la empresa crece, la administracin de la misma se torna ms compleja por lo que el o los dueos ya no pueden actuar por s solos como administradores: se produce una divisin casi natural del trabajo en donde la informacin y el control se
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constituyen en requisitos insustituibles para los encargados de la direccin y ejecucin de los proyectos empresariales. La Contabilidad: relacin con la Economa y la Administracin La contabilidad, por su parte, si se la identifica por su funcin y objetivo, diremos que es una disciplina que mide, registra e informa de los hechos econmicos ocurridos en la unidad econmica que hemos denominado empresa. Qu mide y registra la Contabilidad? Hechos econmicos es la respuesta. He ah la relacin entre Contabilidad y Economa. Esta relacin se encuentra vinculada a la accin de medicin y registro de hechos de carcter econmico y que constituyen la funcin que cumple la Contabilidad. Para qu la contabilidad mide y registra estos hechos econmicos? Para proveer de informacin y posibilitar el control a quienes deben tomar decisiones acerca de la empresa; es decir, a los administradores de ella y a usuarios externos interesados en la marcha de la empresa. He ah la relacin entre contabilidad y Administracin. Una decisin razonada requiere de informacin. Esta es considerada la materia prima en el proceso de toma de decisiones. La relacin est, entonces, vinculada al objetivo principal de la Contabilidad: proveer de informacin acerca de los hechos econmicos, para que los directivos formulen sus decisiones de gestin (acciones diarias) y de planeacin (acciones peridicas de proyeccin).
En resumen, es posible sintetizar la relacin de la Economa con la contabilidad a travs de la funcin de esta ltima; es decir, la medicin y registro de los hechos econmicos. Y la relacin de la Administracin con la Contabilidad se da a travs del objetivo principal de sta; esto es, proveer de informacin acerca de los hechos econmicos registrados, como se aprecia en el esquema siguiente: Funciones y objetivos de la contabilidad Funcin de la Contabilidad MEDIR Y REGISTRAR Hechos Econmicos Relacin con la Economa Objetivo de la contabilidad INFORMACION Y CONTROL De los Hechos Econmicos para apoyar las decisiones de los administradores Relacin con la Administracin
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