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UNIDAD 1

LA CONTABILIDAD Y LA EMPRESA

Hecho econmico y empresa Rol y fases de la contabilidad La contabilidad como sistema Documentos de respaldo y comprobantes internos

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PROCESOS CONTABLES I Unidad I: La contabilidad y la empresa


Profesor Jaime Garcs A, Versin 2008

HECHO ECONOMICO Y EMPRESA Se define a la actividad econmica como toda accin del hombre encaminada a la satisfaccin de necesidades materiales o intelectuales. En ella participan cumpliendo diferentes roles, los elementos humanos y materiales conjugados en los que se denominan unidades econmicas y cuyo esfuerzo se traduce en la obtencin de un conjunto de bienes y servicios destinados a servir de medio de satisfaccin de dichas necesidades presentes y futuras. Los recursos econmicos son todos aquellos bienes y Sus comentarios respecto de este derechos que posee la empresa cuya finalidad es participar MATERIAL DE ESTUDIO, pueden directa o indirectamente en la obtencin de un resultado. enviarlos al e-mail: jgarces@laaraucana.cl Esta participacin puede ser obtenida a travs de un proceso de transformacin, elaboracin o comercializacin de dichos bienes (mercaderas), o bien a travs de su utilizacin como agentes de carcter activo (maquinarias, edificios, instalaciones, vehculos, etc). Por otro lado los recursos financieros estn constituidos por todos aquellos recursos (activos de fcil disponibilidad como medio de pago para los compromisos de la empresa, dineros en efectivo o cuentas corrientes, etc) o que tienden a transformarse en efectivo con relativa facilidad (cuentas por cobrar, letras y cheques por cobrar, etc.). Los recursos as descritos van experimentando diversas variaciones, como consecuencia de los innumerables hechos econmicos que experimenta la empresa durante su vida jurdica. Variaciones (aumentos o disminuciones) que capta la contabilidad y los transforma en registros contables susceptibles de ser analizados e interpretados. Si tomamos en cuenta los antecedentes hasta ahora conocidos y tratamos de establecer una primera aproximacin al concepto de contabilidad podramos decir que es aquella tcnica auxiliar de la administracin que ha travs de la captacin, registro y sntesis sistematizada de todos los fenmenos susceptibles de ser medidos y cuantificados en trminos monetarios, que ocurren en el interior de una entidad econmica especfica, permite a los usuarios tomar decisiones econmicas y financieras adecuadas, para el logro eficiente de sus objetivos. Al referirnos al rea de las finanzas, diremos que para el logro de sus objetivos la empresa cuenta con recursos de carcter econmico y recursos de ndole financiero. Los Hechos Contables La actividad que exige la gestin de una empresa, da lugar a una variacin continua de los elementos patrimoniales que posee. Estos acontecimientos que afectan, o pueden afectar significativamente al patrimonio de la empresa, de forma directa y concreta, se denominan hechos contables. Con relacin a la informacin suministrada a partir de los hechos contables, esta deber cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: Administrativo: Ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende informacin histrica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la empresa. Financiero: Proporcionar informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica. El concepto de Contabilidad se puede abarcar en una serie de aspectos fundamentales:

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1.- Conjunto de conocimientos rigurosamente elaborados a travs de los cauces de la metodologa cientfica ms avanzada. 2.- Conjunto de conocimientos que tiende a la proyeccin prctica (metodologa de aplicacin de los principios cientficos): Mtodo de la Partida Doble. 3.- Tanto el conjunto de conocimientos cientficos como las tcnicas de aplicacin de los mismos, tienen que ver, fundamentalmente, con la elaboracin de la informacin econmica. 4.- Esta informacin econmica no se elabora para quedar oculta, sino para ser comunicada a diferentes destinatarios (propietarios o socios de la empresa, la Administracin Pblica del Estado, entidades financieras, etc.) 5.- El campo del conocimiento contable abarca tambin aquellas tcnicas que persiguen la verificacin de la informacin (auditora de estados financieros), llevada a cabo por profesionales independientes de la empresa. 6.- La Contabilidad incluye dentro de sus conocimientos y tcnicas, el anlisis e interpretacin de la informacin que elabora. Un banco, por ejemplo, no solo lee la documentacin contable que le proporciona el solicitante de un crdito, sino que la interpreta para ver si ste va a ser capaz de devolverlo llegado el vencimiento. De acuerdo con todo lo anteriormente indicado, podemos formular la siguiente definicin para la CONTABILIDAD DE EMPRESAS:
Es el conjunto de conocimientos y funciones que tienen por objeto la elaboracin, comunicacin, anlisis e interpretacin de la informacin relevante acerca de la situacin y evolucin de la realidad econmica y financiera de la empresa, expresada en su mayor parte en unidades monetarias, con el fin de que, tanto las terceras personas interesadas como los directivos de la empresa puedan adoptar decisiones. (Definicin a partir de los conceptos analizados)

La Contabilidad de Empresas se circunscribe en definitiva a la informacin relevante acerca de la situacin y evolucin de la realidad econmica y financiera de la empresa. Puede considerarse, por otro lado, como un subsistema del sistema integrado de informacin para la gestin, es decir, un sistema que conecta todo tipo de informaciones que se producen en la empresa, tales como estadsticas, leyes sociales, facturacin, remuneraciones, etc. con la Contabilidad, en un tratamiento conjunto. En este aspecto, los avances logrados en los ltimos aos son espectaculares gracias a los medios informticos y teleinformticos hoy en da existentes. Objeto y fin de la contabilidad. Anlisis que llevaremos desde el punto de vista econmico, desde este punto de vista podemos decir que toda unidad econmica nace vinculada a ella, un conjunto de elementos econmicos y sus correspondientes fuentes de financiacin lo que, en definitiva, me define la estructura econmica y estructura financiera de una empresa, elementos, todos ellos, que agrupados, de acuerdo con sus caracteres de homogeneidad, generarn unos grupos de bienes y servicios denominadas masas estructurales (disponible, realizable, fijo). La Contabilidad realiza el estudio de todos ellos, en definitiva, de la realidad econmica, tanto desde un punto de vista dinmico y esttico y como un punto de vista cualitativo y cuantitativo, pero el estudio de
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la realidad econmica no es algo exclusivo de la Contabilidad, existen otras ciencias que tambin se ocupan de esa realidad econmica ( Economa de la Empresa, Teora Econmica,...) Esto hace que cuando hablamos del objeto de una ciencia tengamos que distinguir entre objeto material y comn y objeto formal. El primero de ello es aquel de lo que se ocupa una ciencia y que puede ser comn a otras ciencias mientras que el objeto formal es aquel que lo distingue de otras ciencias. Bajo este punto de vista diremos que el objeto material o comn de la Contabilidad ser la realidad econmica y el objeto formal el conocimiento cuantitativo y cualitativo de su realidad. Fines de la contabilidad. La Contabilidad sabemos que se ocupa de la captacin, interpretacin y representacin de la situacin dinmica de la empresa, poniendo de relieve, en definitiva, la forma en que se desarrolla los movimientos estructurales, pero adems tambin la Contabilidad nos muestra como se ha generado el resultado y su discriminacin, adems la Contabilidad nos va a facilitar tambin la obtencin de conclusiones a efectos de la fijacin de normas futuras. Como consecuencia podemos decir que la Contabilidad tiene un fin genrico, nico, que es la determinacin de la situacin de la unidad econmica y su evolucin en el tiempo, ahora bien este fin genrico puede ser llevado bajo distintos aspectos, es decir, desde un punto de vista econmico, financiero, administrativo, jurdico, fiscal,... Cada uno de estos ltimos fines seran fines especfico de la Contabilidad, pero desde un enfoque ms moderno, es decir, enfoque formal se considera a la Contabilidad como ciencia de informacin cuyo fin genrico va a ser, precisamente, la captacin de esa informacin, su procesamiento y por ltimo la emisin de esta.

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ROL Y FASES DE LA CONTABILIDAD


Rol de la contabilidad El rol fundamental de contabilidad dice relacin con proporcionar informacin a: dueos, accionistas, bancos y gerentes, con relacin a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas posedas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar informacin razonada, con base en registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o pblico. Para ello deber realizar: Registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y razonada.

Fases de la contabilidad 1.- La actividad contable implica la elaboracin de informacin para ser utilizada por los diferentes usuarios. Proceso el cual determina una serie de tareas a realizar, como son: La identificacin de los hechos contables. La valoracin o medida en unidades monetarias de las consecuencias de los diferentes acontecimientos econmicos El registro de los acontecimientos que afectan econmicamente a la empresa, es decir, traducir al lenguaje contable los diferentes acontecimientos que se han identificado, que afectan a la empresa econmicamente y que se encuentran debidamente cuantificados en unidades monetarias.

2.- La comunicacin de la informacin contable, la cual no est al alcance de los destinatarios de ella, motivo por el cual se hace necesario que las empresas consigan la comunicacin, la cual exige dos tareas: Preparacin de estados contables: Donde se ordenan en forma sinttica los hechos econmicos que se registran a diario Transmisin de los estados contables: Utilizando para ello distintos cauces, balances, estados de resultados, estados de flujo de efectivo, y otros de carcter especial como serian informes especiales a la gerencia.

3.- El anlisis e interpretacin de la informacin contable que ser realizado por los destinatarios valindose de los conocimientos y las tcnicas existentes al efecto. Los usuarios de la informacin contable, a la vista de los que resulte de su anlisis e interpretacin, adoptarn las decisiones que estimen pertinentes y oportunas.

El sujeto de la contabilidad La empresa, es una organizacin de medios productivos, que goza de autonoma para el establecimiento y ejecucin de planes econmicos, encaminados a la produccin de bienes y servicios; lo que determina distintos tipos de empresas segn el elemento diferenciados que se tome como referencia:
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Por su tamao: Hay empresas grandes medianas y pequeas. Existen diversos criterios para determinar el tamao de la empresa; nmero de trabajadores, volumen de ventas, nivel de inversin, etc. Por la actividad que desarrollan: Existen empresas agrcolas, comerciales industriales, de servicio, etc. Por el mbito de actuacin: Hay empresas locales, regionales, nacionales, multinacionales, ltimamente relacionado con lo anterior, las empresas grandes suelen ser multinacionales y viceversa. Por la forma jurdica del titular: Hay empresas individuales y sociedades. Por los integrantes: Hay empresas pblicas y empresas privadas.

La empresa es el sujeto de la contabilidad por lo que conviene diferenciar al menos dos formas jurdicas de titularidad de la empresa: Las empresas individuales y las empresas constituidas como sociedades. Las empresas individuales: Son unidades econmicas, cuyo propietario es un persona natural (fsica), con nombres y apellidos. Se trata de la forma ms sencilla de titularidad de la empresa. Las empresas sociedades: Cuyo titular es una sociedad mercantil, Consiste en una asociacin de personas que crean un fondo patrimonial comn, para explotar una o varias actividades comerciales, industriales o de servicio, con la independencia de quienes la constituyen, y que se limitan a repartir los beneficios que se obtengan. Tienen personalidad jurdica propia. Cada sociedad mercantil tiene un nombre que las distinguen de las personas naturales, y se inscriben en el llamado Registro de Comercio.

Funcin y objetivos de la contabilidad En las tres ltimas dcadas, mas rpidamente que antes, la Economa y la Administracin han venido desarrollndose a travs de nuevas teoras y aplicaciones prcticas en la bsqueda de solucin a la diversidad de problemas socioeconmicos de los hombres en la sociedad. Estrechamente relacionada a ellas, la contabilidad tambin ha experimentado un significativo avance, particularmente en la medicin y registro de los hechos econmicos para proveer de informacin a sus mltiples usuarios. Antes, la contabilidad se orientaba hacia el clculo de resultados y a servir la base para la determinacin de impuestos. Hoy, en cambio, se la considera un sistema de informacin al servicio de la Administracin; es decir, una herramienta de uso y consulta diaria para apoyar el proceso de toma de decisiones, amplindose de este modo su inicial propsito: clculo de utilidades o prdida y determinacin de los impuestos. En este contexto de innovaciones, cobra significativa importancia el concepto de informacin en Contabilidad, el cual se ha venido arraigando en esta disciplina, desde fines de los aos 50, siendo el elemento motivador en la comentada transformacin del objetivo inicial de la Contabilidad, sobre el cual iremos profundizando en los captulos siguientes. Comenzaremos ahora precisamente la relacin que existe entre economa y Contabilidad y entre Administracin y Contabilidad. Y , ms adelante, se

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evidenciarn otras, como la relacin de la Contabilidad con las Matemticas y Estadstica, con el derecho u otras disciplinas.

Nocin bsica de Economa La Economa es la ciencia que se ocupa del estudio de los problemas que debe enfrentar el hombre para satisfacer sus necesidades mltiples y crecientes, con recursos que son relativamente escasos y limitados. Las necesidades aqu referidas son las que requieren bienes y servicios econmicos para ser satisfechas, los cuales no siempre estn disponibles libremente en la naturaleza. Para conseguirlos se precisa del esfuerzo humano y de este esfuerzo resulta el hecho econmico, accin que puede ser realizada individual o colectivamente. Hay otras necesidades vitales que para ser satisfechas se emplean satisfactores que estn disponibles en la naturaleza para uso o consumo, no se les ha asignado un precio y no exige mayores esfuerzos para obtenerlos. En alguna medida son recursos mas abundantes e ilimitados que los de tipo econmico. Por ejemplo, la necesidad primaria de luz y calor se satisface con la luz y el calor natural del sol, la necesidad de oxgeno se satisface aspirando aire. Mientras el hombre se autoabasteci, es decir, produjo para su propio sustento, todo el proceso econmico estuvo centrado en l o circunscrito tan slo a su grupo familiar. A medida que la comunidad fue creciendo, amplindose el crculo de relaciones entre familias, pueblos y pases, la actividad econmica fue poco a poco diferenciando etapas, hasta llegar a lo que hoy reconocemos como etapas de produccin, de circulacin, de distribucin y de consumo de los bienes y servicios. El desarrollo de la humanidad ha exigido e impulsado el desarrollo de la economa. Los mltiples avances e innovaciones en el modo de vida de las personas, de convivencia de la humanidad, han dejado atrs a las economas autrquicas donde prevaleci el autoabastecimiento, dando paso a las economas interdependientes caracterizadas por los beneficios recprocos del intercambio de bienes, servicios y hasta de culturas. En la actualidad, la actividad econmica, en sus diversas etapas, es cumplida por las organizaciones que combinan la naturaleza, el trabajo, la tecnologa y el capital para la obtencin de los bienes y servicios que satisfagan, al menos parcialmente, las necesidades humanas. Estas organizaciones son las denominadas unidades econmicas o empresas, cuyo objetivo puede o no estar orientado por el nimo de lucro, y para cuyo logro utilizan los factores productivos antes sealados para producir bienes y servicios. Nocin bsica de Administracin La Administracin, por su parte, es la ciencia que norma, regula y orienta a la empresa en su creacin, crecimiento, desarrollo y logro de objetivos a travs de un proceso que involucra las fases de : planeacin, organizacin, direccin, ejecucin y control, sin excluir las acciones de coordinacin. En una pequea empresa, todo este proceso est centrado, generalmente, en un nico propietario, quien, conociendo la naturaleza de las actividades y el volumen reducido de operaciones, est en condiciones aunque no siempre- de decidir sobre la vida de la empresa crece, la administracin de la misma se torna ms compleja por lo que el o los dueos ya no pueden actuar por s solos como administradores: se produce una divisin casi natural del trabajo en donde la informacin y el control se
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constituyen en requisitos insustituibles para los encargados de la direccin y ejecucin de los proyectos empresariales. La Contabilidad: relacin con la Economa y la Administracin La contabilidad, por su parte, si se la identifica por su funcin y objetivo, diremos que es una disciplina que mide, registra e informa de los hechos econmicos ocurridos en la unidad econmica que hemos denominado empresa. Qu mide y registra la Contabilidad? Hechos econmicos es la respuesta. He ah la relacin entre Contabilidad y Economa. Esta relacin se encuentra vinculada a la accin de medicin y registro de hechos de carcter econmico y que constituyen la funcin que cumple la Contabilidad. Para qu la contabilidad mide y registra estos hechos econmicos? Para proveer de informacin y posibilitar el control a quienes deben tomar decisiones acerca de la empresa; es decir, a los administradores de ella y a usuarios externos interesados en la marcha de la empresa. He ah la relacin entre contabilidad y Administracin. Una decisin razonada requiere de informacin. Esta es considerada la materia prima en el proceso de toma de decisiones. La relacin est, entonces, vinculada al objetivo principal de la Contabilidad: proveer de informacin acerca de los hechos econmicos, para que los directivos formulen sus decisiones de gestin (acciones diarias) y de planeacin (acciones peridicas de proyeccin).

En resumen, es posible sintetizar la relacin de la Economa con la contabilidad a travs de la funcin de esta ltima; es decir, la medicin y registro de los hechos econmicos. Y la relacin de la Administracin con la Contabilidad se da a travs del objetivo principal de sta; esto es, proveer de informacin acerca de los hechos econmicos registrados, como se aprecia en el esquema siguiente: Funciones y objetivos de la contabilidad Funcin de la Contabilidad MEDIR Y REGISTRAR Hechos Econmicos Relacin con la Economa Objetivo de la contabilidad INFORMACION Y CONTROL De los Hechos Econmicos para apoyar las decisiones de los administradores Relacin con la Administracin

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LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA


La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada. De modo que, el presente apunte contiene una visin introductoria en torno a la resea histrica de la contabilidad, su definicin, objetivos, importancia, tenedura de libros, diferencia entre ste y la contabilidad y principios y procedimientos contables. En lneas generales se espera que, como estudiantes de Contabilidad, se efecte un primer contacto con los conocimientos bsicos que se requieren para el desempeo efectivo en la misma. La Contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Importancia de la contabilidad La Contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal. La contabilidad tiene dos roles fundamentales:

El primero de estos, est determinado por la medicin del resultado econmico de la gestin de la empresa, este resultado se utiliza para la toma de decisiones de administradores, inversionistas, etc, y adems para determinar la cuanta de los impuestos que gravan una serie de hechos econmicos como el impuesto a la renta. Al respecto conviene tener presente que, en resguardo del inters fiscal , la ley impone ciertos criterios que hacen variar el resultado contable. En todo caso, se debern aplicar fielmente los principios contables generalmente aceptados sin perjuicio de hacer posteriormente los ajustes para determinar las bases imponibles, partiendo de la utilidad contable para llegar a la utilidad tributaria.

El segundo de estos constituye una resea de los hechos econmicos derivados de la relacin de la empresa con otras entidades o personas. Algunos de estos hechos o relaciones estn gravados con impuestos, como por ejemplo el impuesto a las ventas y servicios, impuesto nico a los trabajadores, etc., que la empresa debe recaudar por cuenta del Estado e ingresarlos posteriormente en arcas fiscales, a travs de los registros contables, por consiguiente, el Servicio de Impuestos Internos, encargado de la fiscalizacin, controla el cumplimiento tributario de la empresa y de terceros. La contabilidad como un sistema de informacion

La contabilidad juega un importante papel en nuestro sistema econmico y social. Las decisiones tomadas por los individuos, las empresas, el gobierno y otras entidades son esenciales para la distribucin y el uso eficiente de los escasos recursos del pas. Para tomar estas decisiones dichos grupos deben contar con informacin confiable provista por los sistemas contables. El objetivo de la contabilidad, por lo tanto, es el
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de registrar, resumir, informar e interpretar los datos econmicos para que sean utilizados por los diversos grupos que conforman al sistema econmico y social. La contabilidad a menudo es conocida como el idioma de los negocios. Este idioma puede ser visto como un sistema de informacin, que provee informacin esencial acerca de las actividades financieras de una entidad para que diversos individuos o grupos emitan juicios y decisiones informadas. Como tal, la contabilidad financiera est compuesta principalmente de datos financieros acerca de las transacciones comerciales expresadas en trminos monetarios. El registro de los datos puede hacerse de diversas formas tales como: escritura manual con lpices, impresin con dispositivos mecnicos y digitales, impresiones magnticas sobre cintas o discos. El slo registro de la transaccin es insuficiente para emitir juicios y decisiones informadas. Los datos registrados deben ordenarse y resumirse para luego ser presentados en informes relevantes. La utilidad de los informes es a menudo mejorada por anlisis porcentuales y de tendencia. Usuarios del sistema contable La Contabilidad provee las tcnicas para reunir hechos econmicos y un idioma para comunicar estos datos a diferentes individuos e instituciones. Los inversionistas de una organizacin necesitan informacin acerca de su situacin financiera y sus proyecciones futuras. Los bancos y los proveedores pueden evaluar los riesgos de otorgar crdito a la organizacin. Las entidades gubernamentales pueden utilizar la informacin con propsitos impositivos y de regulacin (pensemos, por ejemplo en las superintendencias de Bancos e Instituciones Financieras, de Valores y Seguros, de AFP, en el Servicio de Impuestos Internos, etc.)

Campos de especializacin de la contabilidad Como en muchas otras reas de la actividad humana, la contabilidad ha originado diversas categoras de especializacin. Los campos ms importantes son descritos brevemente a continuacin: Contabilidad Financiera: Est relacionada con el registro de las transacciones de una empresa o alguna otra unidad econmica adems de la preparacin peridica de informes relacionados. Una importancia relevante tienen para los contadores las reglas contables, denominadas Principios Contables Generalmente Aceptados. Auditora: Es un rea que involucra la revisin independiente de los registros contables. Debe distinguirse adems entre la auditora interna y la externa. Contabilidad de costos: Como se indic anteriormente, la contabilidad de costos est relacionada con informacin que debe ser utilizada slo por la administracin de la empresa, pues se trata de informacin estratgica. Esto la diferencia de la contabilidad financiera. Sistemas contables: Es el rea que se relaciona con la implementacin y diseo de procedimientos para la acumulacin y emisin de datos financieros. Los sistemas contables deben contar con adecuados controles para resguardar los activos y proveer un flujo de informacin eficiente y til a la gerencia. Para esto es esencial familiarizarse con distintos tipos de equipamiento para procesar datos (informtica.)

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DOCUMENTACION DE RESPALDO Y COMPROBANTES INTERNOS


Concepto de libros contables Un libro contable es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales. En la prctica, nos referimos a aquellos que cumplen los requisitos establecidos en el Cdigo de comercio. A estos libros de contabilidad se les da el nombre genrico de registros contables en razn a que no se trata slo del modelo convencional del libro, sino que sin perder su condicin, pueden ser llevados en hojas sueltas, tarjetas individuales, listados computacionales, medios magnticos de registro. El artculo 25 y posteriores del Cdigo de Comercio obliga a todo empresario a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad empresarial, pudiendo delegar en otras personas la realizacin de sta, lo que no quita que la responsabilidad la asuma l, salvo en supuestos particulares.

Los libros de contabilidad se pueden clasificar en libros contables principales y auxiliares: Principales: Estos libros en nuestro pas son exigidos legalmente y estn contenidos en el artculo 25 del cdigo de comercio (ver anexo 2 de este material): Libro Diario Libro Mayor Libro de Balances Libro copiados de cartas.

El libro copiador de cartas se ha sustituido en la prctica, Sus comentarios respecto de este por los archivos de correspondencia y documentacin MATERIAL DE ESTUDIO, pueden mercantil que contienen las transacciones realizadas por las enviarlos al e-mail: jgarces@laaraucana.cl empresas. Adems cabe tener presente que la mayora de los hechos econmicos de las empresas exige hoy en da la utilizacin de un documento mercantil autorizado por el servicio de impuestos internos dndole as la calidad legal a la operacin. Auxiliares: Son exigidos por diversas disposiciones legales y los podemos subdividir en auxiliares del diario y del mayor., ejemplo Libro Auxiliar de Remuneraciones Libro Auxiliar de Compra Libro Auxiliar de Venta Etc. Otros de estos libros son de uso discrecional por las empresas, los que se emplean de acuerdo con sus necesidades de informacin y caractersticas del sistema de contabilidad empleado. Entre ellos pueden estar el libro caja, libro banco u otros.

Los libros auxiliares del mayor por su parte, estn parcialmente prescritos como obligatorios, su empleo depende mas bien de las necesidades de informacin y control, tipo de sistema contable y niveles de desagregacin de las cuentas principales del mayor. Los libros han de llevarse en forma escrita, pudiendo utilizar procedimientos mecanizados, debiendo estar valoradas todas las partidas en moneda de curso vigente.
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Registros y/o Libros, Timbrados por el SII Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventario y Balances Libro Americano Libro de Caja Libro de Compra y Venta Libro de Impuestos retenidos Libro de Honorarios Libro de Remuneraciones Registo y Control de Letras de Cambio Pagare y demas documentpos Registro de Existenxcias Registro de la Renta Liquida Imponible de Primera Categora y de utilidades acumuladas FUT Libro de Control de Documentos Otros

Sin Timbraje SII Cuentas Corrientes de Clientes Cuentas Corrientes de Proveedores Libro de Vencimiento Libro de Asistencia Libro de Correspondencia Libro de Actas Otros

El Cdigo de Comercio dispone que todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y perdidas, estas deben demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las perdidas sufridas. El libro de Inventario, constituye otro documento mas de lo que integran o constituyen la contabilidad, y en el se insertan los inventarios que forme el comerciante, bien el ordinario como el extraordinario. El inventario es una estimacin econmica de todos los bienes que tenga el comerciante al comenzar su giro y al fin de cada ao. Finalmente en el Libro Mayor se abrirn las cuentas con cada persona y objeto por debe y haber y en ellas se asentaran, en orden cronolgico, las partidas correspondientes, con referencia libro diario y en su caso, a los libros y documentos auxiliares de este. Cuando ello convenga a la mejor ordenacin de la contabilidad del comerciante, el Libro Mayor podr reemplazarse por un sistema de hojas separables, en las cuales se llevaran las cuentas respectivas. As podemos precisar que el Libro Mayor no necesita la previa habilitacin exigida para los otros libros de contabilidad, y adems su razn radica fundamentalmente, en que permite el fcil manejo del libro diario ya que viene a ser, si as se pudiese decir, un reflejo esquematizado del diario.

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Extracto cdigo de comercio referido a la contabilidad

De la contabilidad mercantil Art. 25. Todo comerciante est obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia: 1 El libro diario; 2 El libro mayor o de cuentas corrientes; 3 El libro de balances; 4 El libro copiador de cartas. Art. 26. Los libros debern ser llevados en lengua castellana. Art. 27. En el libro diario se asentarn por orden cronolgico y da por da las operaciones mercantiles que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carcter y circunstancias de cada una de ellas. Art. 28. Llevndose libro de caja y de facturas, podr omitirse en el diario el asiento detallado, tanto de las cantidades que entraren, como de las compras, ventas y remesas de mercaderas que el comerciante hiciere. Art. 29. Al abrir su giro, todo comerciante har en el libro de balances una enunciacin estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus crditos activos y pasivos. Al fin de cada ao formar en este mismo libro un balance general de todos sus negocios, bajo las responsabilidades que se establecen en el Libro IV de este Cdigo. Art. 30. Los comerciantes por menor llevarn un libro encuadernado, forrado y foliado, y en l asentarn diariamente las compras y ventas que hagan tanto al fiado como al contado. En este mismo libro formarn al fin de cada ao un balance general de todas las operaciones de su giro. Se considera comerciante por menor al que vende directa y habitualmente al consumidor. Art. 31. Se prohbe a los comerciantes: 1 Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas; 2 Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos; 3 Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas en los mismos asientos; 4 Borrar los asientos o parte de ellos; 5 Arrancar hojas, alterar la encuadernacin y foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Art. 32. Los errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se salvarn en otro nuevo en la fecha en que se notare la falta. Art. 33. El comerciante que oculte alguno de sus libros, sindole ordenada la exhibicin, ser juzgado por los asientos de los libros de su colitigante que estuvieren arreglados, sin admitrsele prueba en contrario. Art. 34. Los libros que adolezcan de los vicios enunciados en el artculo 31 no tendrn valor en juicio a favor del comerciante a quien pertenezcan, y las diferencias que le ocurran con otro comerciante por hechos mercantiles, sern decididas por los libros de ste, si estuvieren arreglados a las disposiciones de este Cdigo y no se rindiere prueba en contrario. Art. 35. Los libros de comercio llevados en conformidad a lo dispuesto en el artculo 31, hacen fe en las causas mercantiles que los comerciantes agiten entre s.

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PROCESOS CONTABLES I 14 Unidad I: La contabilidad y la empresa


Profesor Jaime Garcs A, Versin 2008

Art. 36. Si los libros de ambas partes estuvieren en desacuerdo, los tribunales decidirn las cuestiones que ocurran segn el mrito que suministren las dems pruebas que se hayan rendido. Art. 37. Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su contendor, y ste se niega a exhibirlos sin motivo bastante en concepto de los juzgados de comercio, podrn los mismos juzgados deferir el juramento supletorio a la parte que ha exigido la exhibicin. Art. 38. Los libros hacen fe contra el comerciante que los lleva, y no se le admitir prueba que tienda a destruir lo que resultare de sus asientos. Art. 39. La fe de los libros es indivisible, y el litigante que aceptare en lo favorable los asientos de los libros de su contendor, estar obligado a pasar por todas las enunciaciones adversas que ellos contengan. Art. 40. Los libros auxiliares no hacen prueba en juicio independientemente de los que exige el artculo 25; pero si el dueo de stos los hubiere perdido sin su culpa, harn prueba aquellos libros con tal que hayan sido llevados en regla. Art. 41. Se prohbe hacer pesquisas de oficio para inquirir si los comerciantes tienen o no libros, o si estn o no arreglados a las prescripciones de este Cdigo. Art. 42. Los tribunales no pueden ordenar de oficio, ni a instancia de parte, la manifestacin y reconocimiento general de los libros, salvo en los casos de sucesin universal, comunidad de bienes, liquidacin de las sociedades legales o convencionales y quiebras. Art. 43. La exhibicin parcial de los libros de alguno de los litigantes podr ser ordenada a solicitud de parte o de oficio. Verificada la exhibicin, el reconocimiento y compulsa sern ejecutados en el lugar donde los libros se llevan y a presencia del dueo o de la persona que l comisione, y se limitarn a los asientos que tengan una relacin necesaria con la cuestin que se agitare, y a la inspeccin precisa para establecer que los libros han sido llevados con la regularidad requerida. Slo los jueces de comercio son competentes para verificar el reconocimiento de los libros. Art. 44. Los comerciantes debern conservar los libros de su giro hasta que termine de todo punto la liquidacin de sus negocios. La misma obligacin pesa sobre sus herederos. De la correspondencia Art. 45. Los comerciantes debern dejar copia ntegra y a la letra de todas las cartas que escribieren sobre negocios de su giro en el libro destinado a este objeto. Art. 46. Las cartas se pondrn en el libro copiador unas en pos de otras, sin dejarse blancos, y guardndose el orden de sus fechas. Art. 47. Los juzgados de comercio pueden decretar de oficio, o a instancia de parte, la exhibicin de las cartas originales que tengan relacin con el asunto litigioso, y ordenar que se compulsen de los libros respectivos las de igual clase que se hayan dirigido los litigantes. En uno y otro caso se designarn previa y determinadamente las cartas que deban exhibirse o copiarse.

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