UFMG esclarece sobre Ponto Eletrnico

Adotado pela UFMG a partir desta segunda-feira, dia 8, o sistema de apurao de frequncia por meio eletrnico tema deste encarte do BOLETIM produzido em forma de perguntas e respostas. Como ser feito o registro da presena do servidor que estiver viajando? Como as horas extras sero computadas? O servidor poder trabalhar aos finais de semana e feriados para atingir sua jornada semanal ou mensal? Essas e outras dezenas de questes que traduzem as dvidas mais comuns dos servidores so respondidas pela Pr-reitoria de Recursos Humanos.

O que muda na rotina dos servidores com a implantao do ponto eletrnico?

Apenas o formato de registro do horrio de trabalho, que era feito em papel por meio de folha. A mudana obedece ao decreto governamental 1.867, de 1996, segundo o qual o registro deve ser feito por meio eletrnico. Ele define tambm algumas excees, como o magistrio superior e ocupantes de cargos de direo (de CD3 para cima), que esto isentos. Nada muda em relao carga horria, que se mantm em 8 horas dirias e 40 horas semanais, na maioria dos cargos algumas carreiras tm horrios diferenciados.
Como ser registrada a presena do servidor em viagens de trabalho?

A Portaria 113 da UFMG, de 7 de novembro de 2012 traz o regulamento interno do registro do ponto eletrnico. Segundo ela, atividade externa deve ser registrada em Boletim de Servio Externo ( 2, artigo 9), em que deve ser informado o perodo e o servio realizado. O setor responsvel pelo sistema de ponto far o abono das ausncias do servidor no registro, com base nesse boletim.

O horrio de almoo livre dentro da jornada diria? possvel fazer mais de duas horas ou menos de uma hora quando isso for necessrio?

O servidor pode escolher o horrio em que vai sair para o almoo, desde que no haja prejuzo de funcionamento do setor ou rgo. Nesse caso, deve haver autorizao da chefia. Ele deve bater o ponto ao sair e ao voltar, com intervalo mnimo de uma hora. Se registrar o retorno com menos de uma hora, o sistema vai contar uma hora. Se eventualmente a pessoa ficar direto no setor e esquecer de registrar o intervalo de almoo, o sistema vai contar seis horas e parar. Para resolver a situao, a chefia retira uma hora de descanso, como manda a lei, e lana as horas efetivamente trabalhadas, como abono, justificando o esquecimento do servidor. Mesmo as categorias que cumprem jornada menor no podem ficar mais de seis horas sem bater o ponto. Isso previsto na legislao para proteger o trabalhador. O servidor que fizer um intervalo superior a uma hora deve compensar esse tempo at o ms subsequente.
Ser permitida a realizao de hora extra? Em caso positivo, quem poder autorizar?

A hora extra j tem um mecanismo de controle, que funciona da seguinte maneira: as diretorias das unidades mandam para a Pr-reitoria de Recursos Humanos (ProRH), no incio do ano ou do semestre, uma previso dos funcionrios que tm possibilidade de fazer hora extra. elaborada portaria autorizando que esse pessoal faa hora extra, e depois um ofcio confirmando a efetiva realizao. Quando a necessidade ocorre sem que tenha havido a previso, o pagamento no tem a mesma fluidez, ou seja, pode demorar um pouco mais. A legislao permite que o servidor faa no mximo duas horas extras por dia, 44 por ms e 90 no ano.

O Sistema Integrado de Administrao de Recursos Humanos (Siape) no paga mais do que esse quantitativo, seja dirio, mensal ou anual.
O pagamento das horas extras feito junto com o salrio? Ou haver algum outro tipo de compensao?

O registro das horas extras sai no contracheque, dentro dos limites citados acima. O ponto eletrnico pode at confirmar a realizao de hora extra, mas o sistema para essa modalidade de servio outro. Se o servidor trabalha a mais em um dia e depois compensa, no h hora extra, j que esse tipo de compensao est previsto. importante enfatizar que o registro eletrnico no introduz modificao alguma nos procedimentos a serem adotados com relao hora extra. Ela deve ser previamente autorizada, requer a publicao de portaria especfica e tem limites estabelecidos em lei.
Para carga horria inferior a 40 horas semanais, est previsto descanso de 15 minutos, obrigatrio segundo leis trabalhistas. Esse descanso ter que ser registrado no ponto eletrnico (entrada, sada, entrada, sada)?

No. O ponto eletrnico exige apenas o registro relativo ao horrio do almoo, que deve ser de, no mnimo, uma hora.
Se por necessidade do setor o servidor fizer seis horas a mais em um dia, como se d esse registro, considerando que a portaria define que ele pode ficar no mximo duas horas alm do seu expediente?

As horas trabalhadas a mais ficam marcadas no Registrador Eletrnico de Ponto (REP). O cmputo mximo de horas para um perodo de dez horas, em obedincia legislao. O tempo trabalhado que exceder essas dez horas poder ser usufrudo posteriormente pelo servidor, desde que acertado previamente com a chefia. Ou seja, cabe chefia validar essas horas a mais em um dia e a menos em outro, para compensar. Toda a legislao preserva o relacionamento do servidor com a chefia. Essa flexibilidade prevista, preservando sempre o interesse institucional e o das pessoas. O servidor que cumpre oito horas dirias, por exemplo, pode fazer dez em um dia e seis em outro, desde que haja acordo com a chefia. Tambm precisam ser observadas as questes de atendimento ao pblico, de interesse do setor e, at mesmo, do servidor. A flexibilidade fator crucial na portaria da UFMG que instituiu o ponto eletrnico. Importante ressaltar, tambm, que o servidor tem at o ms subsequente para fazer as devidos ajustes ou compensaes.
Ao realizar servio fora do seu setor, o servidor deve retornar ao local de trabalho para registrar a sada, gerando horrio excedente com esse deslocamento, ou pode encerrar o expediente no local em que se encontra? Isso vale tambm para o registro de entrada?

O Conselho de Diretores definiu que o servidor deve registrar o ponto no seu local de trabalho. Aqueles servidores cujo trabalho tenha uma caracterstica de mobilidade podero marcar seu ponto em diferentes rgos da Universidade. O sistema tambm pode ser configurado para determinado grupo de servidores, por perodo especfico, com permisso para registro em unidade especfica, que no seja seu local de trabalho. Em ambientes em que esse tipo de mobilidade se faz necessrio, o diretor deve solicitar ProRH a configurao do sistema. Exemplo:

um servidor do setor de manuteno, lotado no Departamento de Manuteno e Operao da Infraestrutura (Demai), que esteja realizando servios na Escola de Educao Fsica, no precisaria voltar ao seu setor para fechar o expediente. No caso de uma atividade cumprida eventualmente fora da UFMG, o registro deve ser feito no Boletim de Servio Externo que, com autorizao da chefia, ser lanado no final do ms para abonar aquele dia de trabalho.
J existe esse Boletim de Servio Externo?

A Universidade est providenciando a confeco desse boletim e de outros materiais, como a folha de ponto que eventualmente ser usada no caso de defeitos da mquina. O ideal utilizar modelos padronizados.
Os boletins de ocorrncia para atividades externas devem ser preenchidos necessariamente no mesmo dia?

O ideal que o boletim seja registrado antes, com previsibilidade. Mas tambm pode ser processado no dia, ou posteriormente, at o final do ms, pelo prprio servidor ou pela chefia. importante fazer o boletim logo aps o fato ter ocorrido, enquanto est na memria das pessoas. Trata-se de um instrumento dinmico, pois a ideia que o ponto eletrnico venha para melhorar a rotina e no coibir o bom andamento de um setor.
Em cada setor haver um servidor responsvel por esses documentos?

Sim. Todo setor tem uma seo de pessoal ou equivalente. Seus servidores, designados pelo diretor, tero senha de acesso ao sistema e sero responsveis por esses procedimentos. Em ltima instncia, o responsvel pelo ponto o diretor, que tem a prerrogativa de avalizar e at de no aceitar um boletim de ocorrncia. O boletim um documento que respalda o diretor, no caso de algum questionamento, j que ele vai abonar aquela ocorrncia.
Sero disponibilizados formulrios para justificativas de ausncias, atrasos, sadas antecipadas e outras ocorrncias relacionadas ao controle de frequncia? Como, quando e por quem?

A folha de ponto manual e os formulrios sero padronizados, mas no se trata de uma camisa de fora. Algumas unidades querem criar os prprios formulrios, para comandos internos especficos, o que ser possvel.
Qual ser a dinmica desses procedimentos?

medida que os fatos forem ocorrendo, o gestor vai lanando os dados no sistema e abonando, para evitar atropelos no final do prazo, que de cinco dias teis aps o final de cada ms.
Quem ser o servidor responsvel por avisar o setor de suporte que a mquina est em manuteno e providenciar o registro manual?

Praticamente todas as mquinas esto prximas a portarias. Caso haja problemas sem que ningum perceba, como um pico de energia eltrica, que cause dificuldade

na hora de registrar o ponto, a ideia que a pessoa mais prxima quase sempre o porteiro seja avisado e entre em contato com a seo de pessoal local. Se ela no conseguir resolver o problema, vai chamar o administrador de rede, que far contato com o Departamento de Logstica e Operaes (DLO), rgo da Pr-reitoria de Administrao (PRA) que acionar a empresa responsvel. Nesse intervalo, prevalece o registro manual de frequncia.
A apurao do ponto ser automtica, ou seja, os dados sero enviados diretamente ao Departamento de Administrao de Pessoal (DAP), ou ocorrer processamento interno antes do encaminhamento dos dados para aquele rgo?

Hoje, as sees de pessoal usam o sistema interno Administrao Pessoal/Ocorrncias APO-02 para lanar as faltas, a partir da apurao das folhas de frequncia. Posteriormente, elas so registradas, no Siape, pelo Departamento de Administrao de Pessoal (DAP). O que muda agora apenas a interface: em vez de verificar cada folha de presena, a seo de pessoal j ter um relatrio gerado pela mquina do ponto. Esse relatrio estar no sistema, e seu acesso ser feito pela pessoa responsvel mediante senha. Esses lanamentos devem ser feitos no mximo at o quinto dia til aps o final de cada ms.

Ser possvel trabalhar aos sbados, feriados e domingos para compensao de carga horria semanal ou mensal? Em caso positivo, quais as providncias ou procedimentos para que isso possa acontecer?

No h alteraes com relao ao que j ocorria antes, mas sempre de comum acordo com a chefia. O servidor pode cumprir sua carga horria pela manh, tarde, noite, de madrugada, sbado, domingo, feriado, desde que a chefia autorize. O relgio de ponto estar disposio por 24 horas, e o servidor deve cumprir sua jornada mensal. Trabalho em horrios excepcionais deve ser previamente autorizado pela chefia e homologado pelo diretor.
Como ficaro os rodzios normalmente previstos para os feriados e recessos de final de ano?

Uma vez definido pelo reitor, o dia de rodzio ou de dispensa vai ser abonado pela chefia. J o rodzio de final de ano diferente: todo ano publicado um instrumento legal do governo federal que prev a compensao desse perodo ao longo dos meses que o antecedem. Assim, para ter direito semana de recesso, o servidor dever ter trabalhado e registrado no relgio do ponto o tempo equivalente nos dias anteriores.
O sistema de controle a ser implantado dar acesso online aos profissionais para acompanhamento de sua frequncia durante o ms?

Estamos procurando fazer uma interface desse sistema com o MinhaUFMG. Cada servidor visualizar os prprios dados de frequncia, enquanto os servidores da seo de pessoal tero acesso aos dados de todas as pessoas lotadas naquele rgo.
Os funcionrios terceirizados tambm tero controle de ponto?

Sim. O cronograma de implantao est sendo definido pela UFMG.

O artigo 9 da portaria 113 prev homologao de relatrio mensal de frequncia dos funcionrios pela diretoria. Qual a data limite para que essa homologao seja feita?

Cinco dias teis aps o ltimo dia til do ms.

Como ficam as horas de trabalho acumuladas em banco de horas antes da implantao do ponto (frias cumpridas parcialmente, horas extras etc.)? Essas horas podero ser gozadas e justificadas sem o risco de corte de ponto?

Casos dessa natureza tero que ser justificados, mas no deveriam existir. Frias no gozadas no so previstas em lei. Muitos diretores e chefes reclamam que assumem um cargo e encontram servidores nessa situao. Isso um problema, mas no por causa do ponto eletrnico, e sim porque acontecia antes. O ideal resolver esse tipo de situao mediante negociao com a chefia. A expresso banco de horas proibida pela legislao. O que pode ocorrer a compensao de um ms para o ms seguinte, seja para cumprir horas que no foram trabalhadas ou para descontar horas trabalhadas a mais.
H tolerncia para atrasos eventuais ou chegadas antecipadas sem a necessidade de justificativa assinada pela chefia ou direo?

O servidor tem seu horrio, que pode variar, sempre em comum acordo com a chefia. Um servidor que faz atendimento ao pblico, por exemplo, no pode atrasar uma hora simplesmente porque sabe que pode sair uma hora depois. A chefia quem decide se o horrio pode ser mudado, de acordo com a tarefa a ser executada.
Ao longo da semana, o servidor pode mudar seus horrios de trabalho?

Sempre com o aval da chefia.

Como proceder em caso de mal-estar como, por exemplo, uma gripe forte ou febre, para os quais no se julgue necessrio procurar um mdico? O servidor deve obrigatoriamente ir ao mdico e solicitar atestado?

Como ocorre atualmente, cabe chefia abonar, se considerar razovvel. Apenas haver mais formalismo na concesso dos abonos. Mas todos os direitos previstos em lei sero lanados na frequncia, sem problema.
Qual a jornada mxima diria?

de duas horas alm da jornada normal de cada servidor. Poder ser cumprida a carga horria semanal ou mensal de forma concentrada? Exemplo: carga horria semanal de 40 horas cumprida integralmente em trs ou quatro dias de trabalho. Isto no est previsto na legislao e, portanto, tambm no contemplado na Portaria 113/2013. Todo o funcionamento excepcional deve ser previamente autorizado pela chefia e homologado pelo diretor.
No caso de funcionrios que tenham filhos na Umei/UFMG, ser possvel tratamento diferenciado no registro de ponto, uma vez que a creche tem horrios rgidos de entrada e sada das crianas?

Basta que o servidor combine com a chefia horrios de sada e retorno que atendam s suas necessidades e tambm s do setor, como j ocorre atualmente.
A UFMG pretende fazer avaliaes permanentes para ajustes e mudanas do sistema de registro eletrnico de ponto?

Sim. Mensalmente sero avaliados os problemas, sobretudo nessa fase inicial. A Universidade tem uma diversidade de cargos, funes e horrios de trabalho. O processo precisa ser avaliado, para eventuais ajustes.
Em alguns setores, problemas de espao fsico e de equipamentos so resolvidos com funcionamento em turnos, permitindo o compartilhamento de salas, mesas e equipamentos. Isto ser possvel com a implantao do ponto eletrnico?

Desde que cada servidor cumpra a jornada prevista em seu contrato de trabalho e em acordo com a chefia.
Em setores que funcionam em dois ou mais prdios, as equipes devem registrar presena em um s local?

O ponto deve ser registrado no setor de trabalho em que o servidor estiver lotado.

Que tipo de situao mdica justifica falta parcial em um dia de trabalho?

H uma legislao que trata dos tipos de tratamento mdico que justificam ausncia aqui na UFMG, pode ser consultado a respeito o Servio de Ateno Sade do Trabalhador (Sast). O chamado Atestado de Comparecimento, assinado pelo mdico, nem sempre suficiente para cobrir todo o tempo que o servidor gastou no deslocamento at o consultrio mdico. Mas a chefia deve ter o bom senso de incluir o perodo de deslocamento ao abonar as horas de ausncia, desde que seja um tempo razovel. Nada muda em relao aos procedimentos que deveriam estar sendo adotados na vigncia do registro manual de frequncia.