ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO PAPILOSCOPISTA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 00 Demonstrativa Salve, concurseiros!!!

!! Tudo bem com vocs? Espero que estejam muito animados e com bastante pique para os estudos, pois chegou a oportunidade de mudar de vida! Aos que no me conhecem, me apresento: sou Mayko Gomes, professor de Arquivologia aqui do Ponto dos Concursos. Sou bacharel em Arquivologia pela Universidade de Braslia - UnB, e fui aprovado em alguns concursos, entre os quais o do BNDES, da Secretaria de Administrao do DF e TJDFT. Aos que j me conhecem, e a todos, saibam que uma enorme satisfao estar aqui mais uma vez contribuindo para que alcancem o sucesso que perseguem. Estou aqui agora para ajud-los, dessa vez, com o to aguardado concurso da Polcia Federal! Como j sabem, foram publicadas 600 vagas, sendo 500 para o cargo de Agente de Polcia e 100 para o cargo de Papiloscopista. Vamos tratar neste curso do conhecimento para o cargo de Papiloscopista, mais especificamente a parte de Arquivologia que foi pedida no edital. Para tanto, o nosso curso ser dividido da seguinte forma, de modo que abranja todo o contedo: Aula 01 02 Contedo
Arquivstica: princpios e conceitos; Acondicionamento e Armazenamento de documentos de arquivo. Gesto da informao e de documentos:
Protocolo: recebimento, registro, distribuio, tramitao e expedio de documentos; Classificao de documentos de arquivo; Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo; Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

Data A ser definida A ser definida A ser definida

Tipologias documentais e suportes fsicos:

03

Microfilmagem; Automao;

Preservao e conservao de documentos de arquivo.

Como podem ver pela proposta, todo o contedo ser tratado em trs aulas. O contedo no complexo nem extenso, ento garanto a vocs que no tero muitas dificuldades e dvidas. Mas caso tenham, podem contar com meu auxlio sempre, entrando em contato no frum do curso e atravs do email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Para esta primeira aula vamos resolver e comentar algumas provas anteriores da banca escolhida, o Cespe/UnB. Ento, sem mais demoras, vamos comear os trabalhos! Mais uma vez sejam todos muito bem vindos, e boa sorte nesta empreitada! Mayko Gomes Maro/2012

Prof. Mayko Gomes

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO PAPILOSCOPISTA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios Resolvidos (EBC/2011 Cespe/UnB) A correspondncia contendo informao sigilosa deve ser encaminhada ao destinatrio sem que se tenha conhecimento de seu teor. Resoluo O item est correto. Veremos em nosso curso que as correspondncias e documentos com contedos de carter sigilosos merecem tratamento, leitura e manuseio diferenciados. Todos os documentos e correspondncias nesta situao somente podem ter seu contedo consultado pelos destinatrios especficos, ou por pessoas legalmente autorizadas. (Correios/2011 Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quando os documentos so mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o princpio arquivstico da ordem original. Resoluo O item est incorreto. Um dos assuntos que abordaremos no curso so os Princpios da Arquivologia, j em nossa primeira aula. O princpio que determina que os documentos devam ser mantidos no local onde foram produzidos o da Territorialidade. O princpio da ordem original afirma que os documentos devam ser organizados obedecendo estrita ordem de sua entrada no arquivo, de forma a refletir todas as atividades da instituio e provar sobre as mesmas. (EBC/2011 Cespe/UnB) Nos acervos arquivsticos, as unidades de acondicionamento devem ser armazenadas em mobilirio adequado, como mapotecas e estantes de madeira e de metal. Resoluo O item est incorreto. Para o devido armazenamento, as recomendaes pedem para evitar mveis em madeira. A madeira, alm de ser sensvel umidade, favorece o aparecimento de microorganismos, como os fungos, que deterioram os documentos. O recomendvel que as estantes e prateleiras devem ser de metal, e pintadas com tinta especial, que evitam a ferrugem, pois esta tambm prejudicial aos documentos. (TRT-21/2010 Cespe/UnB) A automao dos arquivos deve levar em conta, por um lado, o direito de pleno acesso aos documentos pblicos e, por outro, o carter sigiloso daqueles cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, ou viole a intimidade, a honra e a imagem das pessoas. Resoluo
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO PAPILOSCOPISTA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O item est correto. Um dos objetivos da automao tornar o documento o mais acessvel possvel, para o maior nmero de pessoas possvel. Alm disso, deve buscar maior controle sobre a sua localizao e movimentao para evitar perdas, extravios ou danos, e garantir a responsabilizao dos usurios. Contudo, o processo deve considerar que alguns documentos no podem ser acessados indiscriminadamente, por serem sigilosos, ou conterem informao estratgica. Assim, o processo de automao deve incluir ferramentas ou recursos que regulem a forma de acesso a esses documentos para evitar a sua divulgao no autorizada. (MPU/2010 Cespe/UnB) O documento arquivstico digital a informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivstico. Resoluo O item est incorreto. Com os avanos tecnolgicos, atualmente temos como documentos de arquivos os produzidos em cdigos binrios. Esses documentos so do gnero eletrnico, informtico ou digital. No caso deste item, a banca quer saber do candidato se o mesmo conhece o texto da norma que define o documento digital. Conforme a Resoluo n 20 do CONARQ, artigo 1, pargrafo 2, temos o seguinte: Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Podem perceber que a diferena entre o texto da norma e a afirmao do item pequena, mas suficiente para torn-lo incorreto. (MPU/2010 Cespe/UnB) O setor de protocolo tambm responsvel pelo recebimento, pela movimentao e expedio dos documentos. Resoluo O item est correto. Veremos em nosso curso que o protocolo o responsvel pro controlar todo o trmite, isto , todo o percurso que o documento realiza dentro da instituio para cumprir suas finalidades administrativas. Este deve receber o documento, distribu-lo aos destinatrios internos, registrar as mudanas de localidade que sofrer (de um departamento a outro, de uma pessoa a outra, etc.), e expedir os documentos, ou seja, envi-los por correios, malotes, malas diretas ou qualquer outro meio de remessa, quando este documento tiver como destino local ou pessoa externa instituio. (MPU/2010 Cespe/UnB) A tramitao uma atividade desenvolvida pelos setores de trabalho responsveis pela demanda contida nos documentos, no sendo uma atividade de protocolo. Resoluo
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO PAPILOSCOPISTA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O item est incorreto. Vimos pela questo anterior que o protocolo responsvel por controlar todo o trmite de documentos no ambiente interno da instituio. Todos os documentos, antes de tramitar internamente, devem ser remetidos ao protocolo para que este registre o novo local e novo destinatrio do documento. possvel que o documento no precise ser remetido fisicamente ao protocolo para este registro se a instituio dispuser de uma ferramenta de controle automatizada. Mesmo assim, toda a sua movimentao deve sofrer algum tipo de controle, e ser monitorada pelo setor de protocolo. (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados a partir de um plano de classificao nos arquivos correntes, desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio. Resoluo O item est correto. Veremos j em nossa primeira aula que os arquivos so divididos em fases: corrente, intermedirio e permanente. Os arquivos correntes so os que guardam documentos que so freqentemente consultados. Os arquivos intermedirios so aqueles que guardam documentos que no so freqentemente consultados, e aguardam eliminao ou guarda definitiva; sua principal funo desafogar o fluxo de documentos no arquivo corrente. O arquivo permanente aquele que guarda documentos de valor histrico ou cultural, que serviro de base para a pesquisa cientfica. Pelo esclarecido, sabendo que o arquivo intermedirio deve auxiliar o arquivo corrente, no deve haver mudanas em sua forma de organizao e classificao. Estas devem seguir o que j estava determinado e em uso pelo arquivo corrente. (ANEEL/2010 Cespe/UnB) O filme cpia extrado do filme original deve ser mantido, para sua preservao e conservao, no mesmo local do filme original. Resoluo O item est incorreto. Veremos em nossa aula sobre a microfilmagem que a Lei determina a extrao de filme cpia de todos os processos de microfilmagem, para fins de segurana. A mesma Lei determina ainda que o filme cpia deva ser guardado em local diferente do filme original. Podemos at deduzir isto pela finalidade do filme cpia: garantir a segurana da informao. Isto uma medida de segurana contra imprevistos que podem danificar o microfilme, como incndios, inundaes, acidentes de manuseio ou aes antrpicas com inteno de destruir a informao. (Correios/2011 Cespe/UnB) Aps a microfilmagem de documentos de arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente de terem valor primrio ou secundrio.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO PAPILOSCOPISTA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo O item est incorreto. Veremos no curso que as bancas, especialmente o Cespe/UnB, sempre tentam induzir os candidatos ao erro com questes desse tipo, quando o assunto microfilmagem. Muito comuns itens e questes afirmando que os documentos, depois de microfilmados, podem ser eliminados. Mas o que vai determinar se um documento pode ser eliminado ou no ser o processo de avaliao, do qual resulta a Tabela de Temporalidade, tambm objeto de estudo do nosso curso. Esta tabela determina o prazo de guarda de todos os documentos de uma instituio, assim como sua destinao: se eliminao ou guarda permanente. Assim, sabemos que a eliminao de documentos no depende da microfilmagem, e sim da Tabela de Temporalidade. Portanto muito cuidado com itens que trazem essa afirmativa. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A continuidade do texto em outra pgina indicada pelo smbolo a seguir.

Resoluo O item est incorreto. A questo acima trata da microfilmagem. Veremos em nosso curso que nos microfilmes devem ser utilizados, conforme a Resoluo n 10 do CONARQ, alguns sinais, ou sinalticas conforme cada situao em se apresenta o processo. A sinaltica acima deve ser utilizada para indicar que o documento original est ilegvel. Veremos sobre a microfilmagem e as sinalticas na ltima aula de nosso curso. (STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao entendida como identificao do assunto no documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas. Resoluo O item est incorreto. Segundo o anexo Resoluo n 14 do CONARQ, tambm objeto de estudo de nosso curso, determina que a classificao deve ser realizada por servidores treinados,.... Portanto no somente o arquivista responsvel por realizar a atividade de classificao, mas todos os servidores que sejam treinados para tal, ou que trabalhem diretamente com o arquivo. Normalmente esta atividade realizada por quem trabalha no protocolo, pois o documento recebe uma classificao no exato momento em que entra na instituio. As rotinas para a classificao de documentos ser estudada em nosso curso, na segunda aula.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO PAPILOSCOPISTA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (TRT-16/2005 Cespe/UnB) Iconogrficos so documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de imagens, com dimenses e rotaes variveis, contendo registros de imagens no estticas. Resoluo O item est incorreto. Vamos estudar sobre os gneros dos documentos, e veremos que pertencem ao gnero iconogrfico os documentos que apresentam a informao em forma de imagens estticas (gravuras, fotografias, desenhos, etc). Os documentos que apresentam a informao como imagens no estticas, ou seja, dinmicas, so classificados como gnero filmogrfico. H ainda de se ter o cuidado de no classificar nesses gneros os documentos informticos, eletrnicos ou digitais: por mais que esses documentos apresentem uma imagem esttica ou dinmica, o fato de serem reproduzidas em computador, ou equipamento para este fim, so classificados como digitais. Os documentos iconogrficos so os que apresentam a imagem esttica em qualquer suporte que no precise de equipamentos para leitura (papel, madeira, pedra, metal, etc); e os documentos filmogrficos so aqueles que apresentam a informao em forma de imagens dinmicas e em suporte flmicos. Os filmes em DVD, por exemplo, so considerados digitais, pois precisam de equipamento eletrnico e esto em cdigos binrios. (EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de organizao dos documentos, aplica-se o princpio da pertinncia. Resoluo O item est incorreto. Um dos assuntos mais importantes em Arquivologia que vamos estudar, os princpios Arquivsticos orientam todas as atividades dos profissionais da rea. Veremos que quando se preserva a forma ou ordem original de acumulao dos documentos, estamos seguindo o princpio da Organicidade. O princpio da Pertinncia afirma que os documentos devem ser ordenados de acordo com o assunto de que tratam independente de quem os tenha produzido. Na verdade este princpio vai de encontro ao objetivo de todo arquivo, que refletir o seu produtor. Ao classificar todos os documentos de acordo com o assunto, desprezando quem o produziu, estamos descaracterizando o conjunto de documentos. Assim, apesar de estar em desuso e constar do Dicionrio de Terminologia Arquivstica, este princpio no mais aceito pela Arquivstica, e serve apenas para aparecer em provas de concurso mesmo. Portanto, muito cuidado com ele. (ANEEL/2010 Cespe/UnB) (texto para as prximas questes) Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepo terica e os desdobramentos prticos da gesto ou a administrao de documentos estabelecidos aps a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trataProf. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO PAPILOSCOPISTA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES se de um conceito emergente, alvo de controvrsias e ainda restrito, como experincia, a poucos pases. Jos Maria Jardim. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptaes). Tendo como referncia inicial o texto acima e a respeito da gesto de documentos, julgue os itens que se seguem.

A gesto de documentos surgiu com o objetivo de resolver os problemas de preservao dos documentos de valor primrio dos arquivos permanentes das organizaes pblicas e privadas. Resoluo O item est incorreto. De fato a Gesto de Documentos e suas prticas surgiu como soluo para preservao e controle do fluxo de documentos, que aumentou de acordo com a evoluo administrativa dos ltimos anos. Contudo, a Gesto de Documentos somente aplicada nos arquivos correntes e intermedirios, onde os documentos ainda possuem valor primrio, ou seja, possuem utilidade administrativa. Quando os documentos passam para o arquivo permanente passam a ter outra utilidade, que servir pesquisa cientfica, histrica ou cultural. Assim, quando no arquivo permanente, os documentos so consultados para fins diversos (no administrativos), com pouca freqncia e com fluxo de entrada e sada mnimo. Portanto no se justifica a Gesto de Documentos no arquivo permanente. Os documentos que formam os arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organizao e so caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo, tcnico ou legal. Resoluo O item est correto Veremos em nosso curso que os arquivos correntes podem ser subclassificados em dois outros tipos: os setoriais e os gerais ou centrais. Os arquivos setoriais so os descentralizados, que esto localizados o mais prximo possvel de quem os produziu. Os arquivos gerais ou centrais so os centralizados, que esto localizados em apenas um ambiente e concentram a guarda de todos os documentos produzidos pela instituio. Quanto aos valores, todos os documentos de arquivo apresentam algum dos informados no item, ou at outros. A implantao de um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos torna desnecessria a manuteno das atividades tpicas de um protocolo.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO PAPILOSCOPISTA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo O item est incorreto. O protocolo responsvel por controlar todo o trmite de documentos no ambiente interno da instituio, conforme j sabemos. A existncia de uma ferramenta ou sistema informatizado no diminui em nada a importncia do protocolo. Ao contrrio, essas ferramentas e sistemas servem apenas para viabilizar as suas atividades de controle. As aes desenvolvidas com a utilizao de ferramentas e sistemas ainda objetivam o controle do fluxo do documento, e, portanto, so atividades de protocolo. O volume geral atual dos conjuntos documentais e seu ndice de acumulao anual tm pequena ou quase nenhuma influncia na deciso de eliminao ou preservao permanente dos documentos de arquivo. Resoluo O item est incorreto. Os fatores mencionados no item tm grande influncia na deciso por eliminar ou preservar os documentos. Desde a Revoluo Tecnolgica o mundo inteiro vive um perodo de produo de informao como jamais ocorreu antes. Tanto a quantidade quanto a velocidade em que so produzidas interferem na deciso de manter ou eliminar um documento. Por exemplo: um documento pode ter uma informao importante para a instituio ou para a sociedade. Ento, a princpio deveria ser mantido. Contudo, podem existir milhares de documentos que tratam do mesmo assunto, e at de forma mais clara, e detalhada, o que diminui a utilidade de manter o primeiro documento. Ainda, a acumulao de documentos pode comprometer os recursos de uma instituio, como espao, ferramentas, profissionais... E tudo isso interfere na deciso de manter um documento. Portanto, esses fatores so fundamentais para a deciso de manter ou no o documento preservado.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO PAPILOSCOPISTA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Pois bem, queridos alunos, ficamos por aqui nesta aula demonstrativa. O objetivo de responder a algumas questes da banca foi apenas mostrar a vocs o quanto esta disciplina pode ser fcil de ser estudada. Todas as questes tiradas foram para cargos de nvel superior, para aumentar o nvel de dificuldade. Apesar disso, espero que tenham percebido a importncia de estud-la, ainda mais para um concurso como este, onde as vagas sero disputadas ponto-a-ponto. O domnio de todas as disciplinas ser fundamental para garantir a sua vaga! O nosso curso ser de teoria e exerccios, com resoluo comentada de questes da banca, e lista de exerccios com gabaritos comentados ao final da aula. As aulas tero intervalos mdios de 07 a 10 dias para publicao, e estaremos disponveis para soluo de dvidas no frum do curso e tambm no seguinte email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Saibam que uma enorme satisfao contribuir para que alcancem o seu objetivo neste concurso, e que me esforarei ao mximo para atender s suas necessidades! Ns, do Ponto, estamos sempre disponveis e prontos para ajud-los no que nos for possvel. Contem sempre conosco! Sendo assim, mais uma vez sejam todos muito bem vindos, recebam meus desejos de sorte nesta empreitada e vamos comear a estudar! Forte abrao a todos, e at nossa prxima aula!

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO PAPILOSCOPISTA TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios Resolvidos na Aula

(EBC/2011 Cespe/UnB) A correspondncia contendo informao sigilosa deve ser encaminhada ao destinatrio sem que se tenha conhecimento de seu teor. (Correios/2011 Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quando os documentos so mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o princpio arquivstico da ordem original. (EBC/2011 Cespe/UnB) Nos acervos arquivsticos, as unidades de acondicionamento devem ser armazenadas em mobilirio adequado, como mapotecas e estantes de madeira e de metal. (TRT-21/2010 Cespe/UnB) A automao dos arquivos deve levar em conta, por um lado, o direito de pleno acesso aos documentos pblicos e, por outro, o carter sigiloso daqueles cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, ou viole a intimidade, a honra e a imagem das pessoas. (MPU/2010 Cespe/UnB) O documento arquivstico digital a informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivstico. (MPU/2010 Cespe/UnB) O setor de protocolo tambm responsvel pelo recebimento, pela movimentao e expedio dos documentos. (MPU/2010 Cespe/UnB) A tramitao uma atividade desenvolvida pelos setores de trabalho responsveis pela demanda contida nos documentos, no sendo uma atividade de protocolo. (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados a partir de um plano de classificao nos arquivos correntes, desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio. (ANEEL/2010 Cespe/UnB) O filme cpia extrado do filme original deve ser mantido, para sua preservao e conservao, no mesmo local do filme original. (Correios/2011 Cespe/UnB) Aps a microfilmagem de documentos de arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente de terem valor primrio ou secundrio. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A continuidade do texto em outra pgina indicada pelo smbolo a seguir.

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(STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao entendida como identificao do assunto no documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas. (TRT-16/2005 Cespe/UnB) Iconogrficos so documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de imagens, com dimenses e rotaes variveis, contendo registros de imagens no estticas. (EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de organizao dos documentos, aplica-se o princpio da pertinncia. (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos surgiu com o objetivo de resolver os problemas de preservao dos documentos de valor primrio dos arquivos permanentes das organizaes pblicas e privadas. (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os documentos que formam os arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organizao e so caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo, tcnico ou legal. (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A implantao de um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos torna desnecessria a manuteno das atividades tpicas de um protocolo. (ANEEL/2010 Cespe/UnB) O volume geral atual dos conjuntos documentais e seu ndice de acumulao anual tm pequena ou quase nenhuma influncia na deciso de eliminao ou preservao permanente dos documentos de arquivo.

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