Aula 04 - Extra

ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 04 Extra Ol a todos!
s! Tudo bem? Esto 100% nos estudos? Melhor que estejam, pois o grande dia est cada vez mais prximo! E, como prometi a vocs, estou trazendo este reforo para os estudos. At a nossa segunda aula deste curso, o edital ainda no havia sido publicado. Felizmente as diferenas entre o contedo do edital e do curso no foram grandes. Ento nesta aula vamos retomar o contedo da aula 02, para adequ-la ao nosso edital. Alm disso, estou corrigindo algumas pequenas falhas no texto ocasionadas pela utilizao de uma nova ferramenta, infelizmente no to eficiente. O nosso contedo estudado ser o seguinte: Protocolos; Classificao de documentos de arquivo; Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo; Tabela de Temporalidade de documentos de arquivo.
E, alm disso, como acredito que esto muito bem preparados, vamos ter um brevssimo resumo do contedo, e uma bateria de exerccios abrangendo questes de todo o curso! Ah, e detalhe: para mostrarem que so muito bons, dessa vez o gabarito NO SER COMENTADO! Quero que se sintam o mais prximo possvel do ambiente de prova. Como sempre, estarei disponvel no e-mail e no frum do curso para ajud-los: mayko@pontodosconcursos.com.br. Contm sempre com meu apoio! Ento vamos comear, pois o caminho longo e o tempo curto!
Prof. Mayko Gomes Julho/2012
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gesto de Documentos Vamos recorda o funcionamento da Teoria das Trs Idades, pois fundamental o sem entendimento. A Teoria das Trs Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de Evoluo dos Arquivos (lembrem-se dessas expresses) afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, que so a corrente, a intermediria e a permanente. Todos os documentos, quando so criados ou recebidos por uma instituio, podem possuir dois valores distintos: o valor primrio, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram criao do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao. Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primrio; se no fosse assim, no seria sequer criado. Esse valor temporrio, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder esse valor. Mas ao contrrio, nem todo documento possui valor secundrio. Este valor depende de muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para sempre (o valor). Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo intermedirio, que aquele que guarda documentos no utilizados frequentemente, e que aguardam destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possua o valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservado permanentemente. Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos, diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um grfico: Corrente Intermedirio Permanente
Descarte
Transferncia Recolhimento Descarte
Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao arquivo permanente, ele no pode ser descartado.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de competncia do rgo. Resoluo O item est incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de valor permanente (valor secundrio) JAMAIS, EM HIPTESE ALGUMA, devem ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido. Dica de prova: Notem tambm que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio sempre se chama transferncia, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere. (Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de destinao. Resoluo O item est incorreto. A passagem de documentos para o arquivo intermedirio denomina-se transferncia.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos documentos ao arquivo permanente. Resoluo O item est incorreto. A conduo permanente denomina-se recolhimento. dos documentos ao arquivo
Dica de prova: Notem ainda que no h obrigao de o documento passar pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos em que o documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo permanente ou intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas, mas pode ser pedido, ento no custa saber.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Para ilustrar a explicao sobre valores de documentos e Teoria das Trs Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples. O primeiro o Termo de Posse da atual Presidenta da Repblica. O documento tem sempre valor primrio, valor imediato e ligado ao objetivo da instituio: dar posse Presidenta. Quando o documento cumpriu sua finalidade, ele perdeu seu valor primrio. No entanto, ele ainda possui o valor secundrio, que permanente. Esse valor est ligado a outras finalidades, como por exemplo, servir de fonte para pesquisas histricas ou culturais. O segundo documento uma requisio de transporte para um funcionrio se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A referida requisio possui valor primrio, ligado ao objetivo de sua criao: possibilitar o deslocamento do funcionrio. Quando cumprido esse objetivo, perder seu valor primrio. Mas esse documento no possui valor secundrio, no serve para pesquisa histrica ou cultural, nem parte importante da histria da instituio ou da sociedade. Portanto ele pode at ser transferido para fins de prestao de contas, mas no ser recolhido por falta de valor secundrio: ser descartado. Lgico, os documentos tm seu valor atribudo pela Tabela de Temporalidade, mas mesmo sem ela possvel determinar quais documentos tero valor secundrio. So documentos relativos criao de entidades (leis, estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas, projetos de alteraes, regimentos), e outros que se relacionem a fatos importantes em sua histria. (Detran-PA/2006 Cespe/UnB) De modo geral, podem ser eliminados os documentos que comprovem o modo de organizao e funcionamento da instituio ao longo de sua existncia. Resoluo O item est incorreto. Documentos que comprovam a histria, origem e evoluo das instituies devem ser preservados permanentemente. A Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nos arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos tm finalidades meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histrica, por exemplo. A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Reparem que a Gesto
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES de Documentos PRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAO no arquivo intermedirio, pois quando o documento sofre sua destinao (eliminao ou guarda permanente), a Gesto de Documentos j cumpriu seu objetivo. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda permanente. Resoluo O item est correto. exatamente o que preceitua o texto da Lei 8.159/91, transcrito acima. A sua aplicao somente aos arquivos corrente e intermedirio se justifica pelos seus objetivos: nesses arquivos que os documentos so mais utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse excesso em seu uso acarreta problemas como o acmulo desordenado de documentos (massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a responsabilizao dos usurios. Ainda, como objetivos secundrios, procura reduzir os espaos ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperao da informao quando necessrio. A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo, a utilizao e a destinao. Produo: onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade do documento, etc. (STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e participar da seleo de recursos humanos para rea arquivstica. Resoluo O item est correto. Na fase de produo aprendemos que so realizadas atividades que viabilizem a criao do documento, como a elaborao de normas, padres, estudos formulrios, ferramentas, etc. Inclui tambm a definio de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitao, seus conhecimentos e aptides.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Utilizao: a onde os documentos so utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o caminho necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades so de busca e localizao (protocolo), de anlise da importncia do documento (avaliao), de consulta e emprstimo, entre outras. (AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos. Resoluo O item est correto. A fase de utilizao abriga as atividades de controle sobre o acesso, uso e guarda dos documentos, assim como sua localizao e recuperao. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontramse nesta fase. Destinao: onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o recolhimento para o arquivo permanente. (ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do acesso documentao. Resoluo O item est incorreto. As atividades acima tm a funo de subsidiar a criao dos documentos. Portanto esto inseridos na fase de produo. A fase de destinao engloba atividades que do o devido fim ao documento de acordo com sua importncia. So elas: a avaliao, a elaborao de Tabela de Temporalidade, a determinao de listas e editais de eliminao, de modos e mtodos de eliminao de documentos, a possibilidade de doao dos documentos, etc.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Protocolo O protocolo o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o trmite, isto , a movimentao interna do documento no ambiente interno da instituio. O protocolo um conjunto de atividades que est inserido na fase de utilizao da Gesto de Documentos. Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar: O nmero atribudo ao documento quando capturado pelo sistema da instituio. Neste caso chamamos de protocolo o nmero de registro que o documento recebe. Este nmero ser a identificao do documento dentro da instituio. muito utilizado em processos.
Documento com n de protocolo
Protocolo para recebimento e envio de documentos
O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentaes internas do documento. Neste caso o protocolo o caderno onde so feitas as anotaes sobre a movimentao do documento. O espao destinado para anotaes como o nmero do documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatrio.
A unidade ou setor responsvel pela distribuio e movimentao de documentos dentro da instituio. O protocolo a porta de entrada e sada de documentos da instituio. Todos os documentos so recebidos, registrados e distribudos aos destinatrios. O mesmo Setor de Protocolo: ocorre com as movimentaes internas: responsvel pelo recebimento, distribuio e antes de seguir de um setor a outro, o envio de documentos. documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo tambm antes de ser enviado a outra instituio ou pessoa. As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a expedio como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma banca considera a expedio como atividade de protocolo, ela a menciona nas questes. Caso no considere, no mencionar tal atividade.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES So atividades de recebimento e classificao: Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatrios; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao. As atividades de registro e movimentao so as que tratam da distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio. As atividades de expedio tratam da sada de documentos e correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio. Dica de prova: As atividades de protocolo esto associadas s funes de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes guardam documentos que esto em uso freqente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e permanente. Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e controle de documentos dentro da instituio. Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc. Ento importante ter em mente que protocolo a atividade de controle! O nome do setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade. (EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de antecedentes. Resoluo O item est correto. Segundo os procedimentos descritos, as correspondncias ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificao dos documentos quanto natureza do assunto) devem ser abertas, lidas e enviadas a seus destinatrios atravs do registro e movimentao.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo intermedirio para a realizao dessa atividade. Resoluo O item est incorreto. Sabemos de nossa primeira aula que geral (ou central) e setorial so duas classificaes que podem ser atribudas ao arquivo corrente, de acordo com a extenso de sua atuao. At a o item est correto. Contudo, vimos que o protocolo vinculado somente ao arquivo corrente, e no ao intermedirio e permanente.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite documental. Resoluo O item est incorreto. Mais uma questo da prova dos Correios, tentando induzir ao mesmo erro. O protocolo uma das atividades da Gesto de Documentos, e sabemos que a Gesto de Documentos s vai at o arquivo intermedirio. Ainda, mesmo o protocolo est limitado e estritamente vinculado s atividades do arquivo corrente. Alm disso, os documentos do arquivo permanente no esto em trmite, pois no tem utilidade administrativa (sem valor primrio). Portanto no h nenhuma ligao entre protocolo e arquivo permanente.
(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar na organizao. Resoluo O item est correto. Os metadados so os dados do documento, como nmero, assunto, destinatrio, procedncia, data do recebimento ou produo, etc. A fase de registro consiste em inserir essas informaes no sistema de controle de documentos, para facilitar sua localizao e recuperao, alm de controlar seu trmite.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Classificao de Documentos de Arquivo No confundam a Classificao dos Documentos de Arquivo, estudada na aula 01, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora so as atividades de Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um cdigo que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituio. Alm disso, a atividade de Classificao, assim como o protocolo, uma das atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de utilizao. A classificao do documento feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu. (STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao entendida como identificao do assunto no documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas. Resoluo O item est incorreto. A classificao do documento realizada por qualquer profissional que esteja atuando no protocolo. no momento de sua entrada ali que o mesmo recebe o cdigo de classificao. A Classificao de Documentos o ato de atribuir um cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele trate. O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e estabelecido pela Comisso Permanente de Avaliao. Esta comisso deve ser formada por profissionais das diversas reas do conhecimento e de atuao da instituio. Quando se tratar de documento ou correspondncia de carter ostensivo, a classificao deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a correspondncia ou documento, tomar conhecimento de seu contedo e de seu destinatrio, proceder classificao e encaminhar os documentos ao destinatrio. Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuio de classificar os documentos do arquivista, como na questo acima, o que no verdade: responsabilidade do setor de protocolo. O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a serem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados e ordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano. Portanto, este deve ser o mais abrangente possvel, sempre abarcando todos os assuntos que interessam instituio. Ainda, este deve ser flexvel, capaz de atender as necessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos para
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES assuntos e situaes que so desconhecidos das instituies, mas podem ocorrer. Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comisso constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir dois critrios: o estrutural, ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituio; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituio. Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o critrio de classificao funcional, por ser mais flexvel. Caso uma instituio tenha optado por utilizar o critrio estrutural, ter que fazer mudanas no plano toda vez que se criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo. Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma instituio, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de sua criao. Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiro classifica os documentos de acordo com as funes da instituio que os produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto de que tratam, independente da rea de atuao da instituio.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo com a funo da instituio. Esta funo dividida em subfunes, atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para o especfico.
Reparem que os assuntos so subdivididos do geral para o particular. (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo. 12 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo O item est incorreto. Vimos que a opo pelo critrio estrutural pressupe o agrupamento pela estrutura da organizao, ou pelo assunto. Dica de prova: Por fora da Resoluo CONARQ n 14, todas as entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar o Cdigo de Classificao para documentos da atividade meio, institudo para eles, e ainda elaborar um cdigo para documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio. Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (rgos e entidades pblicas federais, estaduais, municipais, do DF e algumas instituies privadas que integram o sistema) devem adotar, para os documentos relativos atividade meio, o Cdigo elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada instituio dessas tem autonomia para elaborar o prprio, contanto que siga o mesmo padro daquela adotada para os documentos da atividade meio. o caso da Polcia Federal. A classificao deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir algumas operaes e rotinas. As operaes so: ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos. CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. E as rotinas de classificao so as seguintes: 1. Receber o documento para classificao; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo (estudo); 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento (codificao); 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios. Lembrando que estas diretrizes so estabelecidas pelo documento anexo Resoluo CONARQ n 14. Portanto importante conhecer um pouco mais o seu contedo: mesmo que no tenha sido pedido no edital, pode ajudar a todos a responder muitos itens sobre o assunto. (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados a partir de um plano de classificao nos arquivos correntes, desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo O item est correto. Os documentos, nos dois arquivos, tm a mesma funo: servir administrao. A classificao pode ser alterada quando o documento recolhido ao arquivo permanente, pois agora sua funo outra: servir de fonte de pesquisa. Desde que respeitado o princpio da Provenincia, da Organicidade e da Ordem Original (aula 01), nada impede a reclassificao, ou arranjo do conjunto documental. A Resoluo n 14 do CONARQ estabelece que a classificao dos documentos seguir o mtodo decimal. Assim, o sistema dividido em dez classes, sendo nove especficas e uma para generalidades. Ento temos, segundo a resoluo: Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900
As classes 000 e 900 j foram destinadas aos documentos da atividade meio, cabendo a cada rgo e entidade desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com suas atividades fim. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que adotarem o cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica federal. Resoluo O item est incorreto. A parte que nos interessa est certa, pois as entidades devem desenvolver as demais classes de acordo com suas atividades fim. Contudo, o item est incorreto por que afirma que esse desenvolvimento deve ser aprovado pela instituio arquivstica federal, no caso o Arquivo Nacional, quando na verdade deve ser aprovado pela instituio arquivstica na respectiva esfera de competncia (federal, estadual, do DF ou municipal, conforme for o caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classes para a Polcia Federal deve sim ser aprovado pelo Arquivo Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classes para a Polcia Civil de um determinado estado fica sujeito aprovao do arquivo pblico deste estado.
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Arquivamento e Ordenao de Documentos de Arquivo O arquivamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa ao acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo. Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a vertical. Arquivamento Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os outros, deitados, dentro do mobilirio (pilha). indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes dimenses, pois evitam marcas e dobras nos mesmos. Arquivamento Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos outros dentro do mobilirio (fileira). indicado para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposio dos documentos. Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os mtodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ou no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos. Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e geogrfico. Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos. Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para agregar o mtodo alfanumrico. Este mtodo se caracteriza pela necessidade parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, pr ecisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas no para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada de forma direta. Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamento so divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto). Pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros cinco mtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:
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MTODOS BSICOS
MTODO ALFABTICO O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o mais pedido em provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrio seguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com esse mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras. Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo baixo, de fcil implantao e assimilao. Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do arquivamento. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas para recuperao da informao/documento. A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no exemplo, arquivar os documentos para os nomes Alfredo Del Frete e Carlos De Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES nome e preferencialmente em CAIXA ALTA. Vamos arquivar utilizando os dois critrios:
Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas as regras de alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que vocs as tenham decorado. Vamos a elas: Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica considera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA Dica de prova: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL. Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hfen no se separam. Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no se separam. Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos Pedro Carlos So Domingos ----------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S. Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma NO SO considerados parte integrante do ltimo nome. Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO considerados na ordenao alfabtica. Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo Alencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, Alencar Camila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na ordenao analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO. Dica de prova: A exceo a esta regra se d quando no h outro elemento para fazer a ordenao alfabtica. Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO. Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles devem ficar entre parnteses aps o nome completo. Ex: Ministro Guido Mntega ------------------ MNTEGA, Guido (Ministro) Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel) Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so considerados pelo ltimo sobrenome. Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John Jill Valentine --------------------------------- VALENTINE, Jill Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome quando comeadas com letra maiscula.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo ---------------------------- DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta July OBrien ----------------------------------- OBRIEN, July Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que indica a famlia do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes) so registrados exatamente como se apresentam. Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED Deng Yutang ----------------------- DENG YUTANG Omar Saad ------------------------- OMAR SAAD Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes devem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao. Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE Fundao So Martinho ------------------ FUNDAO SO MARTINHO O Globo ----------------------------------- GLOBO (O) The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The) El Pas ------------------------------------ PAS (El) Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parnteses. Ex: 3 Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3) XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona) Essas regras no so absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor atender as necessidades do usurio. No caso de pessoas fsicas ou jurdicas, registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva. Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL)
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES MTODO GEOGRFICO Esse mtodo considera como elemento principal para recuperao da informao o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poder optar por usar o termo arquivstico PROCEDNCIA, que significa tambm o local; portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, no se preocupem. Vantagens: ordenao alfabtica, fcil de usar. Desvantagens: uso de duas classificaes, o que pode gerar confuses. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas para busca e recuperao. Existem trs formas de ordenao. Vamos a elas. Forma 1: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenao por estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes devem vir primeiro, e as cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabtica. Ex: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge Acre Capixaba SANTANA, Joo Acre Porto Acre ARAGO, Vilas Boas Bahia Salvador SANGALO, Ivete Bahia gua Fria AMADEO, Srgio So Paulo Campinas DOLORES, Maria Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em ordem alfabtica, depois suas cidades, priorizando as capitais. Rio Branco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das demais pelo mesmo motivo. Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecer a ordem dos nomes, comeando pelo sobrenome e depois pelo prenome. Ex: Bahia Salvador GIL, Gilberto Bahia Salvador GIL, Preta Bahia Salvador VELOSO, Caetano Forma 2: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenao por cidades. Nesta forma de ordenao, no h necessidade de priorizar as capitais. Ex: Areal Rondnia VALENTIN, Mrcio Diadema So Paulo CAVALCANTI, Roberto Ilhus Bahia SILVA, Joo So Paulo So Paulo ALEXANDRINO, Marcelo Forma 3: Pas Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabtica dos pases. Nesta forma tambm obrigatria a prevalncia da capital sobre as demais cidades.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ex: Brasil Rio de Janeiro GLOBO (O) Portugal Lisboa FERREIRA, Manoel Portugal Coimbra VAZ, Joaquim
MTODO NUMRICO Considera como elemento principal o nmero para busca e recuperao da informao/documento. Vantagens: diminui os erros de arquivamento. Desvantagens: exige pesquisa em ndices ou tabelas, o que diminui a agilidade na busca e recuperao da informao. Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas para recuperao da informao (tabela ou ndice). Est dividido em trs formas: numrico simples, numrico cronolgico e dgito terminal. Vamos a eles. Numrico Simples: no requer qualquer planejamento inicial, bastando arquivar os documentos em ordem numrica. Deve-se apenas cuidar de elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo nmero. O documento receber um nmero da pasta + um nmero sequencial (ou tambm nmero de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilizao de pastas que venham a vagar (ficar sem uso). Ex: 1026 518 (o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o seqencial dentro da pasta) Numrico Cronolgico: considera a data como principal elemento de busca e recuperao. Aqui se numera o documento, e no a pasta. mais utilizado em sistemas de protocolos. Os documentos so ordenados em seqncia cronolgica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro que venha a ser desocupado somente se houver coincidncia de data. Ex: 01-02-2001/027 (o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. O formato pode variar, sendo a data colocada depois do seqencial ou de forma reduzida, por exemplo) Numrico Dgito-Terminal: considera o nmero do prprio documento como elemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem um nmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, como j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura. O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n 256.741 (mtodo numrico simples). O nmero de arquivamento ser: 25-67-41 41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta 67 grupo secundrio, indicando a guia 25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia (posio). Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm for repetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento. Ex: O GP 95 SE REPETE, ENTO CONSIDERAMOS QUE O GT GS GP GS 85 MENOR DO QUE O GS 92, E POR ISSO VEM 25 85 95 PRIMEIRO. 86 92 95 APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES, 06 07 98 DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE O MAIOR E POR ESSA RAZO EST POSTERIOR AOS DEMAIS.
MTODO IDEOGRFICO Este mtodo tambm requer uma ateno especial do concursando. No to freqente em provas quanto o mtodo alfabtico, mas possui muitas subdivises, o que facilita sua confuso e induo ao erro por falta de ateno. Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas usado principalmente em arquivos especializados. Desvantagens: muitas subdivises Sistema: Como possui muitas subdivises, pode pertencer aos dois sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas est sendo utilizada. O mtodo ideogrfico est dividido em duas classes, quais sejam a alfabtica e a numrica. A numrica, por sua vez, est dividida em duas subclasses, quais sejam: o dicionrio e a enciclopdica; e a classe numrica est dividida em trs subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a unitermo. Vamos observar o esquema:
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Mtodo alfabtico dicionrio: nesse mtodo, os documentos so colocados em rgida ordem alfabtica CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado. Essa a principal diferena entre este e mtodo alfabtico: aquele considera o correspondente como principal elemento de ordenao, enquanto este considera o assunto. Ex: Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio Arquivo Permanente Compras Distribuio Estoque Informtica Livros Manuais Manuteno de Computadores Protocolo Publicaes Os temas esto divididos em ordem alfabtica por assunto. Esses assuntos so colocados na guia que separa os documentos. Mtodo alfabtico enciclopdico: esse mtodo similar ao alfabtico, com a diferena de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O ESPECFICO! Nesse caso, no basta classificar os assuntos em ordem alfabtica, mas tambm haver uma subclassificao. Ex: ARQUIVO CORRENTE Protocolos ARQUIVO INTERMEDIRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE Compras Distribuio INFORMTICA Manuteno de computadores PUBLICAES Livros Manuais
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Vocs devem ter uma ateno especial a esse mtodo, pois pode ser difcil realizar essa atividade. A idia escolher uma classe que seja comum a outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuio, que se referem a materiais, so comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a classe comum s outras. Mtodo numrico duplex: esse mtodo uma variao do enciclopdico. No apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um ndice numrico antes das classificaes. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada de classes. Ex: 1. ARQUIVO CORRENTE 1-1. Protocolos 2. ARQUIVO INTERMEDIRIO 3. ARQUIVO PERMANENTE 4. ESTOQUE 4-1. Compras 4-2. Distribuio 5. INFORMTICA 5-1. Manuteno de computadores 6. PUBLICAES 6-1. Livros 6-2. Manuais Vocs devem se atentar para o acrscimo da notao numrica. Os nmeros com traos indicam que o assunto se trata de uma subclasse, pertencendo a uma classe maior. Mtodo numrico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil Dewey foi um bibliotecrio dos Estados Unidos que viveu no sculo XIX. conhecido nas cincias da documentao e informao por dividir o saber humano em nove classes principais e uma dcima, que de conhecimento geral. Essas classes so divididas em subclasses, que por sua vez so divididas em grupos, subgrupos, etc. A classe principal composta por trs algarismos e se separa das subclasses por um ponto. Quanto parte decimal (subdiviso), ela pode ou no existir. Ex: Classes 0 Geral 1 Departamento Pessoal 2 - Arquivo Com as divises das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria: 100 DEPARTAMENTO PESSOAL 110 Admisso 111 Exame mdico 112 Documentos
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 112.1 Documentos recebidos 112.2 Documentos pendentes 113 Assinatura do contrato 120 Frias 130 Demisso 200 ARQUIVO => Subdiviso da classe 2 Esse mtodo apresenta grandes desvantagens, como a limitao de apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades das instituies, o que pode gerar muito trabalho. Vocs tambm devem saber que esse o mtodo adotado em TODA A ADMINISTRAO PBLICA A NVEL FEDERAL, por fora da Resoluo n 14 do Conselho Nacional de Arquivo CONARQ. Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como indexao coordenada, esse mtodo tem como base a analogia, e usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temos uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que se refere.
So Paulo
0 15
2 24
4 55
5 18
6 26
7 32 7
8 26 14 8 47
9 05 23 9
RAMOS, Edson, Carvalho
0 07 0
1 55
2 25 48 2 95
4 17
Admisso
5 33
6 95
1 58
4 12
6 06
7 01
9 15 82
Dica de prova: Vocs no devem se aprofundar muito no estudo desse mtodo, pois muito difcil de ser cobrado em prova. Mas, caso aparea, a dica muito simples: basta observar quais os nmeros se repetem nas fichas. Eles sero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relao com outros assuntos. Dica de prova: Vocs tambm devem ter em mente que, devido ao tamanho do nome, os mtodos ideogrficos costumam vir com seus nomes mais simples (dicionrio, enciclopdico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o mtodo duplex consiste em... Assim, cuidado para no confundir com outros
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES mtodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o mtodo unitermo pertence ao numrico, quando na verdade pertence ao ideogrfico. Podemos perceber que o mtodo de arquivamento agrupa os assuntos do geral para o especfico. O mtodo que se baseia nesse critrio o enciclopdico, indicado na alternativa de letra A.
MTODO ALFANUMRICO O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo alfabtico com a rapidez do mtodo numrico. Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo numrico pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Quanto sua aplicao e funcionamento, no h com o que se preocupar, pois as bancas no costumam pedir nada que v alm das informaes acima. Basta que o candidato saiba que um mtodo que combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.
MTODOS PADRONIZADOS
Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao do concursando, pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles; Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES ordenao alfabtica. Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as cores devem ser atribudas em relao segunda letra do nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias. Ex: MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq: A D e abreviaes = ouro ou laranja E H e abreviaes = rosa ou amarelo I N e abreviaes = verde O Q e abreviaes = azul R Z e abreviaes = palha ou violeta
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES No precisam decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores no serem definitivas (so cambiveis de acordo com as convenincias da instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que trate desse assunto. Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo alfabtico, apenas acrescentando cores. Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores para evitar o acmulo de pastas com sobrenomes iguais. muito utilizado em empresas que possuem vrios fornecedores e clientes. Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhana sonora entre eles. Ex: FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos. Como se pode observar, os nomes possuem semelhana sonora (rima). Por isso ficam arquivados prximos. Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao do assunto por combinao de letras e nmeros. Aqui, as letras so consideradas smbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem o objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao da informao. Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo automtico. Funciona da mesma forma, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores. Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodos padronizados que no so comuns em provas de concursos. O mtodo automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica, somente em empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns pases da Europa. Os mtodos mnemnico e rneo eram usados com freqncia, mas ficaram obsoletos com os avanos tecnolgicos. Ento para concursos de nvel mdio, A NO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NO APARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO MTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que o concursando saiba seu nome, sua definio (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para no confundi-los com os mtodos bsicos.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos. Resoluo O item est incorreto. Vimos que o tipo horizontal adequando para arquivos permanentes, pois ali no h freqncia em consulta a documentos, e para documentos em grandes dimenses, pois ajuda na sua preservao.
(FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema numrico. Resoluo O item est incorreto. O mtodo alfabtico no considera de forma alguma nenhum sistema numrico para sua ordenao. Ainda, o mtodo que considera o assunto o ideogrfico. O alfabtico considera apenas o nome do correspondente.
(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao. Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio. Resoluo O item est correto. A ordenao dos nomes est de acordo com o que ditam as regras de alfabetao.
(STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra nomes de pessoas. Resoluo O item est incorreto. Algumas regras se aplicam a nomes de instituies e nomes de eventos.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Na adoo do mtodo de arquivamento geogrfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federao, na seqncia so ordenadas as capitais seguidas dos demais municpios. Resoluo O item est correto. Nas formas 01 e 03 h a necessidade de priorizar as capitais para a ordenao dos documentos.
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo Na fase de destinao de documentos realizada a mais complexa das atividades: a Avaliao de Documentos. Essa atividade tambm realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A comisso deve ser formada por arquivistas, profissionais da rea de contabilidade, direito, administrao, por representantes da direo e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituio. Ela deve ser convocada quando da elaborao da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificao, assim como quando for necessrio programar mudanas nessas ferramentas. Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao so resultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de Avaliao. Ento, por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta da Gesto de Documentos resultante da atividade de avaliao documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinao final (se sero eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, necessrio que vocs observem mais uma vez o esquema grfico da Teoria das Trs Idades, apresentado no incio da aula. Voltando Resoluo CONARQ n 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da atividade meio j est definida, cabendo aos rgos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim. Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Observem que a Tabela traz o assunto, o cdigo de classificao, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermedirio, e sua destinao final. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificao ajuda a definir a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperao. Resoluo O item est correto. A partir da classificao, podemos ter noes da disposio fsica dos mobilirios no arquivo para melhor organizar os documentos.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaborao da tabela de temporalidade deve fundamentar - se nas funes e atividades desempenhadas por determinado rgo. Resoluo O item est incorreto. O que deve basear-se nas funes e atividades, como vimos, o Plano de Classificao de Documentos.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio. Resoluo O item est incorreto. O instrumento que determina os prazos a Tabela de Temporalidade de Documentos.
(MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Resoluo O item est correto. A Tabela de Temporalidade determina todos os prazos em relao aos documentos, e tambm sua destinao.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (STM/2011 Cespe/UnB) O ano a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. Resoluo O item est correto. Pela observao do exemplo da figura acima, que uma parte da tabela elaborada pelo CONARQ, todos os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermedirio so expressos em anos. Mesmo com a ocorrncia, em alguns casos, do termo enquanto vigora, o tempo ainda considerado em anos. A utilizao desse termo s explica pela incapacidade de se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poder permanecer no arquivo corrente. Ento, caso algum documento deixe de ter freqncia em seu uso na metade do perodo de ano, ele ainda ser corrente at que se feche o ciclo do ano. O prazo de guarda dos documentos comea a contar da data da sua produo. No arquivo corrente, que onde o documento criado, o prazo de guarda comea a contar de sua produo, mesmo que ainda no tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermedirio, o prazo de guarda comea a contar do momento da sua transferncia. Dica de prova: No se esqueam que a Tabela no define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram devero ser mantidos indefinidamente, pelo mximo de tempo possvel. Alm disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da Avaliao de Documentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a Gesto de Documentos pra no arquivo intermedirio. (STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, so precedidos das unidades de classificao. Resoluo O item est correto. Vimos que os elementos da tabela so: o assunto, o cdigo de classificao, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermedirio, e sua destinao final.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resumo em Tpicos Arquivologia (ou Arquivstica): Cincia ou disciplina que estuda os arquivos. Arquivo: 1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funes; 2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante, etc); 3 - Edifcio, ou parte dele (sala, andar) destinado guarda de documentos; 4 - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, diviso de arquivo, etc). Lembrete: O significado depende do contexto Documento: INFORMAO + SUPOTE Documento de Arquivo:
rgos de Documentao:
rgo Arquivo Biblioteca Centro Doc. / Inf. Museu Aquisio de documento Acumulao Compra, Troca, Doao Agrupamento Compra, Troca, Doao, Emprstimo Principal Caracterstica Limitado n de vias ou cpias Inmeros exemplares Qualquer documento, de qualquer fonte Tridimensionais Objetivo Provar e Testemunhar Instruir e Educar Informar Educar e Entreter Pblico Produtor/Acumulador Estudante/Cidado Pesquisador/Cidado Cidado
Classificao dos Arquivos:

Entidade Mantenedora Natureza dos Documentos Extenso de Atuao Estgios de Evoluo
Pblicos, Privados Pblicos, Comerciais, Institucionais, Pessoais ou Familiares (Leite Paes) Especiais ou Especializados (Tcnicos)
Setoriais ou Centrais (Gerais) Somente os arquivos correntes Corrente, Intermedirio ou Permanente
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Classificao dos Documentos:
Gnero Espcie / Tipologia Forma Formato Natureza do Assunto
Textuais (Escritos), Iconogrficos, Sonoros, Filmogrficos, Informticos (Digitais, Eletrnicos), Cartogrficos, Microgrficos, Audiovisuais Aspecto Formal Espcie acrescida de Funo Estgio de Preparao do Documento Configurao Fsica do Suporte Dec. 4.553/02 (Ultrassecreto, Secreto, Confidencial, Reservado) Sigiloso Lei. 12.527/11 (Ultrassecreto, Secreto, Reservado)
Ostensivo (Ordinrio)
Princpios Arquivsticos:
Provenincia (Respeito aos Fundos) Organicidade Ordem Original (Natural) Unicidade Indivisibilidade (Integridade Arquivstica) Cumulatividade Territorialidade Teoria das Trs Idades Pertinncia (Temtico) Pertinncia Funcional (Provenincia Funcional) Pertinncia Territorial Provenincia Territorial
Os documentos de um produtor no podem se misturar aos de outro produtor. Os documentos devem estar organizados de modo a refletir a estrutura e atividades do produtor. Os documentos devem manter a ordem que lhes foi atribuda pelo produtor. Os documentos so nicos em seu contexto e no seu conjunto, mesmo que existam cpias ou vias. O conjunto no pode sofrer alteraes indevidas, acrscimos, retiradas e mudanas no autorizadas. Os documentos so acumulados de forma natural e orgnica pelo produtor. Os documentos tm jurisdio, domiclio legal no local onde foram produzidos. Os documentos passam por trs fases durante seu ciclo de vida: corrente, intermedirio e permanente. Os documentos devem ser reclassificados por assunto (est em desuso). Os documentos devem ser passados de uma autoridade a outra para a continuidade administrativa. Os documentos devem ser mantidos no local de que trata seu contedo Os documentos devem ser mantidos no local onde foram produzidos.
Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua preservao. Tratase de coloc-lo em uma embalagem (pasta ou caixa). Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita, o seu arquivamento. a colocao do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele, ou o depsito.
Teoria das Trs Idades: Fases do arquivo que um documento pode percorrer durante sua existncia.
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Gesto de Documentos: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Atividades realizadas em trs fases: produo, utilizao e destinao. Protocolo: Protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. atividade da fase de utilizao e pode significar: O nmero de registro de um documento; O caderno de registro de sua movimentao; O setor responsvel pelo recebimento, distribuio e expedio. Classificao de Documentos: Atividade da Gesto de Documentos, na fase de utilizao, que trata de atribuir um cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele trate. O cdigo de classificao ser elaborado pela Comisso Permanente de Avaliao, e atribudo ao documento no momento de sua entrada no protocolo (salvo se for documento sigiloso). Arquivamento e Ordenao: O arquivamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa ao acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo. Arquivamento Horizontal: documentos dispostos uns sobre os outros. Arquivamento Vertical: documentos dispostos uns atrs dos outros. Sistemas de Arquivamento: direto, indireto, semidireto Mtodos de Arquivamento: bsicos (alfabtico, geogrfico, numrico, ideogrfico e alfanumrico) e padronizado (variadex, mnemnico, soundex, rneo e automtico).
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Lembrete: Ateno para as regras de alfabetao e formas de ordenao de cada mtodo Tabela de Temporalidade: Ferramenta resultante dos trabalhos de avaliao de documentos da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Determina o prazo de guarda dos documentos, e anos, e sua destinao, que pode ser eliminao ou guarda permanente.
Microfilmagem: Tcnica de copiar imagens dos documentos para regulamentada e com o principal objetivo de economizar espao. microfichas,
Outros objetivos para o emprego da tcnica: segurana, substituio, complemento e preservao. Lembrete: Os documentos microfilmados tm o mesmo valor legal dos originais. Os documentos originais microfilmados podem ser eliminados, desde que no estejam em trmite E no tenham valor permanente. obrigatria a extrao de filme cpia, que deve ser guardado em local diferente do original, por motivo de segurana. Estgios duplicao. do processo: preparo, microfilmagem, processamento e
Os microfilmes devem possuir sinalticas da ISO 9878/1990 para esclarecimento de sua situao. Automao: a aplicao de ferramentas e inovaes tecnolgicas s rotinas, procedimentos e materiais de arquivo. Vantagens: facilita e agiliza os processos, e permite maior controle sobre os documentos. Desvantagens: rpida obsolescncia, alto custo. GED: Gerenciamento Eletrnico de Documentos, ou Gesto Eletrnica de Documentos. Workflow: seqncia ordenada de tarefas em uma atividade.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Requisitos funcionais: registro e captura, classificao, tramitao, avaliao e destinao, recuperao da informao, acesso e segurana, armazenamento e preservao. Requisitos no funcionais: utilizao de padres abertos, independncia de fornecedor, integrao com sistemas legados, conformidade com a legislao e os padres de interoperabilidade do governo, atendimento a usurios internos e externos, facilidade de utilizao e desempenho. Metadados: so definidos, segundo a Resoluo, como informaes estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Conservao, Preservao e Restaurao: Conservao Limpeza. corretiva: Restaurao, Alisamento, Desinfestao e
Conservao preventiva: Tcnicas de Preservao. Tcnicas de Restaurao: banho de gelatina, tecido, silking, laminao, laminao manual, encapsulao, reintegrao ou reenfibragem, velaura, reintegrao cromtica, planificao, montagem e costura. Noes de Preservao: Cuidados a serem tomados para evitar os danos aos documentos, assim como aumentar sua durabilidade. Os cuidados so relativos sua utilizao, ao material empregado, ao ambiente de armazenagem, aos processos, aos produtos, aos elementos biolgicos, qumicos e fsicos.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios E agora chegou o momento de analisar suas habilidades. Conforme prometido, segue uma bateria de exerccios sobre todo o contedo estudado no curso, de muitos concursos anteriores e SEM COMENTRIOS! Vamos testar nossos conhecimentos, e caso tenham dvidas em alguma questo, podem me procurar. 01 - (MPS/2010 Cespe/UnB) Documento toda informao registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da humanidade nas diferentes pocas nos diversos lugares. 02 - (MPS/2010 Cespe/UnB) Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos. 03 - (MS/2011 Cespe/UnB) O termo suporte utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contm informaes registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so:papiro, pergaminho , filme de acetato, fita magntica, disco magntico, disco tico, entre outros. 04 - (TRE-GO/2009 Cespe/UnB) Entende-se por documento de arquivo qualquer documento produzido ou recebido por pessoa fsica ou jurdica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e preservado como prova de tais atividades. 05 - (TRE-MA/2009 Cespe/UnB) Os documentos de arquivo so provas de transaes realizadas nas organizaes. 06 - (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os documentos de arquivo se originam no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio. 07 - (TRE-GO/2009 Cespe/UnB) Entende-se por documento de arquivo a informao textual gerada oficialmente no decurso de ao administrativa ou judicial de rgo pblico, fixada ou no em suporte. 08 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo momento, considera-se o valor para a histria e a cultura de uma sociedade. 09 - (DFTrans/2008 Cespe/UnB) Ata de reunio, relatrio de atividades e projeto de trabalho so exemplos de categorias documentais. 10 - (MPE-RR/2008 Cespe/UnB) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho, no so considerados parte
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES integrante do ltimo sobrenome, mas so considerados na ordenao alfabtica. 11 - (ME/2008 Cespe/UnB) Considere os seguintes nomes: Antnio Silva Jos Sousa B. dos Santos Roberto Teixeira Neto Carlos Monte Alegre Ministro Paulo de Tarso Antnia Heredia Herrera III Congresso Nacional de Arquivologia Aplicando-se corretamente as regras de alfabetao, a ordenao alfabtica dos nomes acima ficaria na forma apresentada a seguir Congresso Nacional de Arquivologia (III) Heredia Herrera, Antnia Monte Alegre, Carlos Santos, B. dos Silva, Antnio Sousa, Jos Tarso, Paulo de (Ministro) Teixeira Neto, Roberto. 12 - (ANATEL/2009 Cespe/UnB) Nome, local, nmero, data, e assunto so os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos documentos de arquivo. 13 - (ANATEL/2010 Cespe/UnB) A anlise cuidadosa do gnero e da natureza dos documentos que chegam a um rgo pblico ou que dele saem suficiente para se determinar a escolha dos mtodos principal e auxiliares de arquivamento a serem adotados na organizao da documentao corrente. 14 - (FUB/2008 Cespe/UnB) A codificao de um arquivo refere-se colocao de smbolos, que podem ser letras, nmeros ou cores, de acordo com a classificao e o mtodo de arquivamento adotados. 15 - (TRT-10/2004 Cespe/UnB) Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da insero freqente de novos documentos, indicado o uso de hastes plsticas. 16 - (MTE/2008 Cespe/UnB) O MTE tem total autonomia para lidar com seus arquivos, pois, no Brasil, no existe ainda uma poltica nacional que oriente os rgos e entidades da administrao pblica federal com relao a arquivos.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 17 - (Ibram/2009 Cespe/UnB) A gesto documental e a proteo a documentos de arquivo so deveres do poder pblico definidos na legislao brasileira porque tais documentos, alm de teis como instrumento de apoio administrao, so elementos de prova e informao, valiosos para a cultura e o desenvolvimento cientfico. 18 - (FUB/2009 Cespe/UnB) O mtodo alfabtico faz parte de sistemas indiretos de arquivamento e necessita de ndice para a localizao dos documentos. 19 - (PF/2009 Cespe/UnB) O protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes. 20 - (TST/2008 Cespe/UnB) Documentos correntes devem passar obrigatoriamente pelo arquivo intermedirio antes de serem recolhidos ao arquivo permanente. 21 - (MDS/2006 Cespe/UnB) Denomina-se transferncia a operao pela qual um conjunto de documentos passa de um arquivo para outro, nas diferentes fases de seu ciclo vital. 22 - (MEC/2005 Cespe/UnB) Como resultado da aplicao da Tabela de Temporalidade, nas instituies pblicas e privadas, a arquivstica apresenta a racionalizao dos processos de transferncia e de recolhimento dos documentos. 23 - (TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Cumprindo o ciclo vital, os documentos so transferidos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente. 24 - (Docas-PA/2006 Cespe/UnB) No arquivo permanente so guardados os documentos que perderam seu valor do ponto de vista administrativo, mas mantm valor histrico ou cultural. 25 - (INSS/2008 Cespe/UnB) Na microfilmagem de substituio, os documentos originais podem ser eliminados aps a reproduo, incluindo-se aqueles de valor permanente. 26 - (INSS/2008 Cespe/UnB) A baixa velocidade de recuperao, o acesso individual e a perda de resoluo devido a cpias sucessivas constituem desvantagens da microfilmagem. 27 - (INSS/2008 Cespe/UnB) A microfilmagem indicada para documentos com prazos de guarda entre um e trs anos. 28 - (TRT-17/2009 Cespe/UnB) A degradao do suporte e a obsolescncia tecnolgica no comprometem a preservao dos documentos
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES digitais. Os metadados garantem, por seus requisitos, a autenticidade, a integridade e a acessibilidade desses documentos digitais. 29 - (TJDFT/2008 Cespe/UnB) Os microfilmes originais e os filmescpia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos por, no mnimo, dois anos aps o fato gerador. 30 - (TJDFT/2008 Cespe/UnB) As cpias em papel de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero de ser autenticadas pela autoridade competente detentora do filme original. 31 - (TJDFT/2008 Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada srie de documentos microfilmados dever ter os seguintes elementos: grau de reduo e equipamento utilizado. 32 - (TSE/2007 Cespe/UnB) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. 33 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Com o objetivo de minimizar o rudo no ambiente, indicado que o piso dos espaos onde so preservados os documentos seja revestido com carpete. 34 - (STM/2004 Cespe/UnB) As embalagens devem ser de tamanho maior que os documentos em suporte papel a fim de se evitar dobras e rasgos. 35 - (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja a procedncia, correta a seguinte ordenao. MINAS GERAIS: Belo Horizonte / Ouro Preto / Uberlndia PARAN: Curitiba / Londrina / Paranagu 36 - (MPE-RR/2008 Cespe/UnB) Em um arquivo que contenha uma pasta para cada uma das cidades do estado de Roraima, se o mtodo adotado para a classificao das pastas for o alfabtico, deve-se observar a ordem alfabtica por cidades, havendo destaque especial para Boa Vista, por ser a capital do estado, cuja pasta ser a primeira. 37 - (TJDFT/2008 Cespe/UnB) Com base nas regras de alfabetao, os nomes a seguir esto corretamente apresentados. Arajo, Jos C. Da Silva (Desembargador) Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundao Getlio Vargas Lao Xing Xiang
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Vale Verde, Ricardo Pereira do 38 - (TST/2008 Cespe/UnB) A sequncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Alencastro, Marcelo Pereira d Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antnio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo So Tiago, Vicente de Paula de 39 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) possvel encontrar vrios esquemas padronizados de classificao por assunto em um arquivo, entre eles o esquema dgito-cronolgico. 40 - (INSS/2008 Cespe/UnB) O filme com os documentos microfilmados deve conter, obrigatoriamente, a imagem de abertura e, opcionalmente, o termo de encerramento. 41 - (MPE-RR/2008 Cespe/UnB) As fotografias em um arquivo so classificadas, quanto ao gnero, em documentos iconogrficos. 42 - (TRE-AL/2004 Cespe/UnB) Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. 43 - (MI/2006 Cespe/UnB) A configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas conhecida como espcie documental. 44 - (SGA-DF/2004 Cespe/UnB) Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por todos os tipos de entidades privadas so considerados documentos pblicos. 45 - (Censipam/2006 Cespe/UnB) So considerados arquivos pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos ao longo de suas funes e atividades administrativas, legislativas e judicirias por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, por agentes do poder pblico, empresas pblicas, sociedades de economia mista e por organizaes sociais. 46 - (MS/2008 Cespe/UnB) Qualquer pessoa fsica ou jurdica, isto , um indivduo, uma famlia, um organismo pblico ou privado cria, produz ou gera um arquivo. 47 - (FUB/2009 Cespe/UnB) Arquivar no significa somente guardar documentos para fins legais ou histricos, mas tambm para pesquisa e busca
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES de informao racionalizada que auxilia na tomada de decises que levam eficincia administrativa. 48 - (Crea-DF/2003 Cespe/UnB) Arquivos de documentos iconogrficos so considerados especializados. 49 - (Crea-DF/2003 Cespe/UnB) Arquivos de documentos audiovisuais so considerados especializados. 50 - (INSS/2008 Cespe/UnB) No processo de microfilmagem, o filme original e o filme cpia devem ser armazenados em locais distintos. 51 - (TJDFT/2008 Cespe/UnB) O documento eletrnico uma entidade material que necessita de um contexto administrativo para ser compreendido. 52 - (TJDFT/2008 Cespe/UnB) A informtica separa a informao do suporte reconhecvel, tornando difcil, dessa forma, a aplicao do princpio de respeito aos fundos e a organicidade na ordenao interna dos fundos. 53 - (TJDFT/2008 Cespe/UnB) O documento eletrnico tem como vantagem a densidade mxima da informao em um suporte muito pequeno, no qual a mensagem ter de passar por reconstruo legvel por mquina para ser entendida. 54 - (MS/2008 Cespe/UnB) O arquivo setorial aquele estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. 55 - (ANCINE/2006 Cespe/UnB) Considerando-se as regras de alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, est incorreta a sequencia a seguir. Junqueira, Antnio Carlos Negra, Marco Antnio Serra Neto, Carlos Jos de Arajo Souza, Jos Paulo de Em determinado arquivo corrente optou-se pelo mtodo bsico alfabtico. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas tm o sobrenome igual, Joo Villa-Lobos e Otvio Villa-Lobos. Havia tambm trs pessoas com sobrenome Santos, Jos dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Cmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam tambm situaes de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antnio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baos Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue. Observandos as regras do mtodo de arquivamento alfabtico e a situao hipottica apresentada, julgue os itens que se seguem.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 56 - (TRT-16/2005 Cespe/UnB) Os autores espanhis devero se arquivados do seguinte modo: Molinero, Pacco Baos e Oviedo, Francisco Carbalhal. 57 - (TRT-16/2005 Cespe/UnB) Entre as pessoas com sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Assim, na hiptese apresentada, o correto seria arquivar Lobos, Joo Villa antes de Lobos, Otvio Villa. 58 - (TRT-16/2005 Cespe/UnB) No arquivo, primeiro vir Juvenal de Almeida e depois Marcelo da Cmara, pois os artigos e preposies como o de e o da no so considerados no momento de classificar o artigo pelo mtodo alfabtico. 59 - (TRT-16/2005 Cespe/UnB) No que concerne classificao dos orientais, Li Yutang vem antes de Yoshi Matsue. 60 - (TRT-16/2005 Cespe/UnB) Nos locais em que aparecem trs pessoas com sobrenomes Santos, a classificao ser na seguinte ordem: primeiro Santos, J., pois a inicial abreviada ter preferncia s demais, independentemente de qual seja o nome abreviado; em segundo, Santos, Jonas dos; e o terceiro ser Santos, Jos dos. 61 - (TRT-16/2005 Cespe/UnB) Na situao descrita, deve-se classificar Filho, Pedro Carvalho antes de Neto, Antnio Almeida. 62 - (FUB/2008 Cespe/UnB) Considere que uma empresa organiza seus documentos em pastas, separando-os por assunto em ordem alfabtica. Neste caso, os documentos relativos a frias devem se localizar aps dos documentos relativos a dirias e antes daqueles que tratam de transferncias. 63 - (FUB/2008 Cespe/UnB) Considere que uma empresa organiza seus documentos em pastas, separando-os por assunto em ordem alfabtica. Caso seja acrescentada, em determinado momento, uma pasta relativa a nomeaes, essa pasta dever ser colocada no ltimo item do arquivo, at que nela sejam inseridos todos os documentos relacionados ao assunto. 64 - (ANTAQ/2005 Cespe/UnB) No mtodo alfabtico dicionrio, os temas obedecem a uma rigorosa ordem alfabtica e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um ttulo genrico. 65 - (Sead-Cehap-PB/2009 Cespe/UnB) O mtodo decimal um mtodo numrico ideogrfico. 66 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 67 - (MS/2010 Cespe/UnB) Para os documentos considerados de guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira de preservar o original, sem elimin-lo. 68 - (ANA/2006 Cespe/UnB) Mesmo aps a microfilmagem, nenhum documento original pode ser eliminado, sob pena de perda do valor probatrio da informao. 69 - (MS/2010 Cespe/UnB) A microfilmagem justifica-se pelo uso mltiplo e simultneo que ela permite, transformando o acesso em uma atividade rpida. 70 - (Cohab-Baur/2004 Cespe/UnB) Arquivo a acumulao no ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados pro uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro. 71 - (TRE-PA/2005 Cespe/UnB) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado o uso de cola plstica comum. 72 - (Ibram/2009 Cespe/UnB) Os documentos sofrem um processo natural de deteriorao, causado por reaes qumicas. Fatores como ndices muito elevados de temperatura ou umidade relativa do ar, variaes bruscas de temperatura ou umidade, presena de poeiras e gases poluentes, exposies a raios ultravioleta e a falta de ventilao aceleram esses processos e favorecem o desenvolvimento de microrganismos e as infestaes de insetos, que prejudicam ainda mais o acervo documental. 73 - (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) As principais operaes de conservao dos documentos so: desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao. 74 - (MS/2008 Cespe/UnB) A ao antrpica no interfere na degradao dos arquivos. 75 - (Funag/2005 Cespe/UnB) As principais causas de deteriorao dos materiais arquivsticos so: os agentes fsicos (luz, umidade, temperatura); os agentes fsicos-mecnicos (ausncia de proteo, manuseio incorreto, desastres); os agentes qumicos (materiais instveis, poeira, poluentes atmosfricos); e os agentes biolgicos (microrganismos, insetos, roedores). 76 - (MMA/2009 Cespe/UnB) Uma das principais finalidades da gesto de documentos a proteo dos documentos de valor permanente para a organizao e a sociedade. 77 - (MTE/2008 Cespe/UnB) O programa de gesto de documentos, quando implantado em um ministrio, por exemplo, permite o
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES desenvolvimento de uma srie de atividades arquivsticas, exceto a de avaliao, que so prprias de arquivo permanente. 78 - (MMA/2009 Cespe/UnB) Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes da atividade de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 79 - (MMA/2009 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. 80 - (Ibram/2009 Cespe/UnB) Os documentos de natureza ostensiva recebidos pelo protocolo no podem ser abertos, analisados e classificados e devem ser encaminhados ao seus destinatrio. 81 - (Ibram/2009 Cespe/UnB) Os documentos de natureza ostensiva recebidos pelo protocolo no podem ser abertos, analisados e classificados e devem ser encaminhados ao seus destinatrio. 82 - (STM/2011 Cespe/UnB) A classificao arquivstica uma sequncia de operaes que visa organizar os documentos de um arquivo ou de uma coleo segundo um plano de classificao. 83 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo. 84 - (MS/2010 Cespe/UnB) A adoo de um ou mais critrios de classificao para uma srie documental permite agilizar a consulta aos documentos, evitando que seja necessrio consultar dezenas de documentos com a finalidade de localizar um especfico; os critrios mais utilizados so o temtico, o alfabtico, o cronolgico e o numrico. 85 - (STJ/2008 Cespe/UnB) Quando entra no rgo/instituio, o documento deve ser registrado, o que significa identific-lo em um formulrio prprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espcie, o destino, o nmero e a data do documento, entre outros elementos. 86 - (STJ/2008 Cespe/UnB) A organizao e a classificao dos documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo documental. 87 - (Ibram/2009 Cespe/UnB) Os documentos pblicos destinados eliminao, aps cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminao de documentos, devem ser incinerados. 88 - (DFTrans/2008 Cespe/UnB) Os documentos de guarda temporria devem ser mantidos por cinco anos.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 89 - (Funag/2005 Cespe/UnB) Um dos critrios adotados pela comisso responsvel pela avaliao dos documentos nos rgos pblicos descartar os conjuntos documentais que tenham sido produzidos h mais de 50 anos. 90 - (CLDF/2006 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade o resultado do processo de avaliao e contm a determinao de prazos para transferncia, recolhimento, e eliminao de documentos. Para que uma Tabela de Temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente. 91 - (Docas-PA/2006 Cespe/UnB) Para evitar que o arquivo tenha problema de espao, causado por excesso de documentos, o assistente administrativo deve fazer, periodicamente, a eliminao dos documentos que ele considerar desnecessrios, principalmente daqueles que no so mais utilizados h muito tempo. Por questes de segurana, os documentos no podem ser simplesmente jogados no lixo; por isso, o assistente deve destrulos com uma mquina trituradora antes de jog-los fora. 92 - (TRE-MA/2009 Cespe/UnB) Os arquivos correntes so transferidos, aps o final de sua utilizao, aos arquivos permanentes, onde aguardam a destinao final. 93 - (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos no arquivo intermedirio deve ser feito aps o encerramento do valor histrico desses documentos. 94 - (TRT-17/2009 Cespe/UnB) Os documentos podem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo permanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo intermedirio. 95 - (TRE-GO/2009 Cespe/UnB) As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional. 96 - (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos. 97 - (FUB/2008 Cespe/UnB) A opo pelo arquivamento em pastas deve-se ao fato de que o material armazenado enquadrado como arquivo descartvel.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito
01 11 21 31 41 51 61 71 81 91
C C E C C E E E E E
02 12 22 32 42 52 62 72 82 92
C C C E C E C C C E
03 13 23 33 43 53 63 73 83 93
C E E E C C E C E E
04 14 24 34 44 54 64 74 84 94
C C C C E C E E E C
05 15 25 35 45 55 65 75 85 95
C C C C C C C C C E
06 16 26 36 46 56 66 76 86 96
C E C E C E C C E E
07 17 27 37 47 57 67 77 87 97
E C E C C E C E E E
08 18 28 38 48 58 68 78 88
C 09 - E E 19 - C E 29 - E C 39 - E E 49 - E C 59 - C E 69 - E C 79 - E E 89 - E
10 20 30 40 50 60 70 80 90
E E C E C C E E C
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ento isso, carssimos alunos. Chegamos ao fim tendo estudado tudo conforme nos foi pedido em edital. E por falar em edital, tomamos um grande susto ontem, com essa notcia da suspenso do nosso concurso pelo Supremo Tribunal Federal. Mesmo assim, peo que continuem na luta, pois no vai demorar at que essa suspenso acabe. Continuem firmes, e peam ajuda sempre que precisarem! Ento, esclarecendo a todos, nesta aula tivemos a reformulao da aula 02, que foi adequada ao edital e sofreu correo nas falhas; tivemos um resumo em tpicos, para que se lembrem dos principais pontos do curso, e essa bateria de exerccios, que abrangeu questes sobre todos os assuntos do curso. A bateria de exerccios desta aula, bem extensa, veio sem comentrios no gabarito, pois mais importante do que saber se est certo ou errado, saber por que est certo ou errado! Espero que tenham entendido isso. Eu tentei desafi-los, mas pelo nvel dos e-mails e mensagens que recebo sempre, acredito que me venceram! Vocs esto muito bem entendidos no assunto. Mesmo que tenham alguma dificuldade nas questes acima, podem acreditar: esto bem preparados! Ento peo que continuem estudando e apliquem essa dedicao tambm para as outras disciplinas! Aproveito para apresentar minhas humildes desculpas a todos! Estive bem atarefado essas ltimas semanas, e por isso demorei em responder suas mensagens. Vou me empenhar ao mximo para que isso no se repita. Mas no pensem que os abandonei: podem continuar a enviar suas perguntas, pois responderei a todas! Lembro mais uma vez a todos que podem contar com meu apoio! Espero receber as dvidas de todos vocs. Estarei disponvel no frum do curso e no e-mail: mayko@pontodosconcursos.com.br. Forte abrao a todos, e paz de Deus!!! Bons estudos e at a prxima!
Prof. Mayko Gomes Julho/2012
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios Resolvidos na Aula
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de competncia do rgo. (Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de destinao. (ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos documentos ao arquivo permanente. (Detran-PA/2006 Cespe/UnB) De modo geral, podem ser eliminados os documentos que comprovem o modo de organizao e funcionamento da instituio ao longo de sua existncia. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda permanente. (STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e participar da seleo de recursos humanos para rea arquivstica. (AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos. (ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do acesso documentao. (EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de antecedentes. (Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo intermedirio para a realizao dessa atividade.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite documental. (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar na organizao. (STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao entendida como identificao do assunto no documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas. (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo. (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados a partir de um plano de classificao nos arquivos correntes, desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que adotarem o cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica federal. (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos. (FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema numrico. (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao. Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio. (STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra nomes de pessoas. (TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Na adoo do mtodo de arquivamento geogrfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federao, na seqncia so ordenadas as capitais seguidas dos demais municpios.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificao ajuda a definir a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperao. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaborao da tabela de temporalidade deve fundamentar - se nas funes e atividades desempenhadas por determinado rgo. (ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio. (MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. (STM/2011 Cespe/UnB) O ano a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. (STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, so precedidos das unidades de classificao.
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