Analiza sistemului de management al ASTRA Asigurari

Pentru exercitarea funciilor manageriale la nivelul fiecrei firme se proiecteaz sistemul su de management, pe baza respectrii cerinelor impuse deun set de principii, norme, reguli. Sistemul de management al firmei poate fi definit ca ansamblul elementelor cu caracter organizatoric, decizional, informaional i motivaional prin care se realizeaz procesul de management, scopul urmrit fiind asigurarea avantajului competitivi a unui nivel de performan ct mai ridicat. La proiectarea i realizarea practic a sistemului de management trebuie cunoscute i evaluate o serie de elemente specifice funcionrii unei firme: Profilul activitii; dimensiunile firmei; dimensiunea i structura resurselor umane,materiale, financiare; dispersia teritorial; capitalul uman; poziia firmei pe piaa local, naional i internaional.

Indiferent de aspectele particulare ale funcionrii unei firme, sistemul de management este format din urmtoarele componente: - subsistemul organizatoric; - subsistemul decizional (conduc); - subsistemul informaional; - subsistemul metodelor i tehnicilor de management; - alte elemente de management

Analiza subsistemului decizional

Decizia constituie un element esenial al managementului fiind instrumentul su specific de exprimare cel mai important. Nivelul calitativ al conducerii unei uniti se manifest cel mai bine prin deciziile elaborate i aplicate. n literatura de specialitate exist o mulime de definiii pentru decizie. Pentru management, prezint interes cu prioritate decizia managerial care poate fi definit ca acea decizie care are urmri nemijlocite asupra deciziilor, aciunilor i comportamentelor a cel puin unei alte persoane. Principalele elemente care deosebesc decizia managerial de cotidiana decizie personal sunt:

 Decizia managerial, care implic ntotdeauna cel puin dou persoane: managerul, cel care decide i una sau mai multe persoane, executani sau cadre de conducere ce particip la aplicarea sau concretizarea deciziei. De aici rezult o prim surs de complexitate i dificultate superioar a deciziei manageriale n comparaie cu decizia personal. Decizia managerial are influene directe la nivelul grupului, neafectnd numai starea, comportamentul, aciunile i rezultatele unui singur individ. n conceperea i realizarea deciziei este necesar s se aib n vedere caracteristicile privind postul, interesele, pregtirea, motivarea, potenialul membrilor grupului respectiv. ntotdeauna decizia managerial determin efecte directe i propagate economice, umane, tehnice, educaionale, etc. cel puin la nivelul unui compartiment al firmei. Deciziile strategice au consecine la nivelul societii comerciale sau regiei autonome n ansamblul su.

Preedintele consiliului de supraveghere al ASTRA Asigurri, domnul Iulius Alin Buca , i exercit atribuiile, competenele i responsabilitile conform legislaiei romneti n vigoare, iar managerii individuali, situai pe diferite niveluri ierarhice, au precizate sarcini, competene i responsabiliti care le permit s intervin decizional n funcie de situaia existent. Acesta este principala autoritate n cadrul companiei, conducnd, coordonnd i verificnd desfurarea n bune condiii a tuturor activitilor din cadrul firmei. Decizii luate la nivelul companiei: Reducerea costurilor i pierderilor companiei prin organizarea i optimizarea fluxului proceselor, informaiilor documentelor Reducerea i prevenirea apariiei neconformitilor legate de calitatea serviciilor oferite mbuntirea continu a calitii produselor/ serviciilor furnizate mbuntirea relaiei cu prile interesate (organismele de reglementare, clieni, furnizori) mbuntirea managementului societii prin stabilirea clar a responsabilitilor Eficientizarea comunicrii interne

Societatea ASTRA SA s-a meninut n topul firmelor de asigurri i datorit importanei acordate de ctre conducerea companiei conceptului de calitate. Ca dovad, la nceputul anului 2010 s-a hotrt extinderea sistemului de management al calitii prin implementarea a nc dou noi sisteme de management, respectiv sistemul de management al mediului i sistemul de management al santii i securitii n munc. Astfel s-a adoptat o abordare sistematic a tratrii aspectelor de mediu identificate n societate rezultate din desfurarea activitilor, proceselor i a consumului de resurse naturale i de energie. Sistemul de management de mediu permite att controlul impactului acestor procese, produse i servicii asupra mediului nconjurtor, dar i diminuarea consumurilor. n completarea acestor dou sisteme de calitate i de mediu a fost implementat i sistemul de management al santii i securitii n munc n vederea unei mai bune

controlri i gestionri a riscurilor profesionale (accidente, incidente i boli profesionale) i a imbunatirii considerabile a performanelor profesionale. n luna septembrie a anului 2010 s-a desfurat un nou audit al organismului de certificare SIMTEX OC care a constatat c: Sistemul de management al calitii implementat i certificat n societate, funcioneaz n mod corespunztor cerintelor standardului SR EN ISO 9001:2008; Sistemele de management al mediului i al sntii i securitii n munc au fost implementate i ndeplinesc cerinele standardelor SR EN ISO 14001:2005 i respectiv SR OHSAS 18001:2008. n aceste condiii, SIMTEX-OC a hotart CERTIFICAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT n societatea ASTRA ASIGURARI SA, aceasta devenind primul deintor al unui sistem de management integrat certificat pe piaa asiguratorilor din Romnia. Analiznd subsistemul decizional ca o component a managementului organizaiei, acesta cuprinde att deciziile microeconomice, ct i mecanismele de adoptare ale acestora. Analiza acestui subsistem relev faptul c deciziile sunt dense, ele referindu-se la toate funciile managementului i la toate funciunile organizaiei.

Analiza subsistemului organizatoric

ORGANIZAREA FIRMEI Structura organizatoric a societii i numrul de posturi, normativul de constituire a compartimentelor funcionale, precum i orice modificri ale acestora se aprob de Consiliul de Administraie. ASTRA are o structurorganizatoric de tip geografic-functional. Responsabilitile fiecrui ef de agenie vizeaz planificarea, dezvoltarea i conducerea afacerii n concordan cu politicile i obiectivele strategice ale firmei. Aceast structur organizatorica permite adaptarea strategiei la necesitile fiecarei zone geografice, iar responsabilitatea profitului/pierderilor se deleg ctre fiecare agenie n parte. Activitatea ASTRA S.A se desfoar, din punct de vedere al structuriiorganizatorice, prin intermediul Administratiei Centrale i al unei reele teritoriale naionale. ntre compartimentele din cadrul Adiminstraiei Centrale, sucursal i agenie exist relaii funcionale i de colaborare. n desfasurarea activitii sale, sucursala este condus de ctre un director i un director adjunct, acesta din urm avnd n subordine inspectorii de asigurri, agenii de asigurri, colaboratorii i brokerii. Directorul de asigurri supervizeaz activitatea de contractare i vnzare a polielor de asigurri efectuate de inspectorii de asigurri,agenii de asigurri, colaboratori i brokeri. Un rol important n activitatea operativ l ocup inspectorul de asigurri care execut activitatea de contractare a asigurrilor, urmrete ncasarea primelor, evidena contractelor de asigurare i promovarea produselor societii. n categoria asigurrilor pe care le administreaz

inspectorul de asigurri, n cadrul sucursalei ASTRA CRAIOVA, sunt incluse asigurrile de raspundere civil, asigurrile facultative, de bunuri i persoane. Pe linia relaiilor ierarhice, acesta este subordonat efului serviciului de asigurri, aflndu-se n relaii de colaborare cu ceilali angajai din cadrul sucursalei i cu angajaii Direciilor de specialitate din administraia central. Totodat, acesta reprezint sucursala n relaiile cu clienii i terii pe domeniul specific n baza mandatului aprobat de conducerea sucursalei . Directorul de daune are ca atribuii organizarea constatrilor producerii evenimentelor asigurate, nregistrnd nstiinrile facute de asigurai n ceea ce privete producerea evenimentelor asigurate i ntocmete dosarele de daune. Acestea sunt naintate Centralei ASTRA Bucureti. Direcia Economic i IT se ocup cu nregistrarea cronologic sisistematic a documetelor justificative n care sunt consemnate operaiunile de daune i pli, cheltuielile administrative. Totodat, n cadrul acestei direcii sunt soluionate eventualele probleme ce ar putea s apar la programele informatice utilizate n cadrul sucursalei. n cadrul unitii este angajat o persoan pe post operator calculator care se ocup de operarea tuturor contractelor de asigurare n programul de asigurri, Insis. n perioadele foarte aglomerate decembrie ianuarie i mai iunie cnd numrul contractelor RCA (Raspundere Civil Auto) ncheiate este mare; dac se consider necesar se apeleaz la diverse persoane, angajate pe baz de contract prestri servicii n baza Codului Civil.

Analiza sistemului informational

Existena uman este ncadrat n sisteme sociale. Activitatea tehnologic i de cercetare stiinific a omului a condus la realizarea sistemelor fizice i tehnice complexe. O serie de discipline fundamentale au cercetat, explorat i explicat sisteme; stiinele politice au studiat sistemele micrilor de mase, economia politic a identificat o serie de conexiuni de baz n cadrul sistemelor industriale, psihologia a descris interaciunea sistemelor cu oamenii, medicina s-a axat pe sistemele biologice. n cadrul acestei aplicaii se dorete informatizarea unei societi de asigurri. Persoanele asigurate pot fi persoane fizice sau persoane juridice caracterizate printr-un numr unic (cod numeric personal), nume, adres i telefon. Asigurrile pot fi obligatorii, cum sunt asigurrile pe automobile(RCA) care se pot ncheia pe tot anul sau pe jumtate de an, i facultative, cum ar fi: pe imobile( case, apartamente, sediile societilor comerciale, etc), pe proprieti, pe producia agricol( legislativul poart dezbateri ca aceast asigurare s fie obligatorie), utilaje, asigurri pe via, etc. Poliele de asigurare sunt ncheiate de agenii de asigurri care sunt persoane autorizate de societatea de asigurri. Polia intr n vigoare peste trei zile de la data ncheierii. n urma eliberrii poliei se emite i o factur cu contravaloarea asigurrii, factur care este caracterizat printr-un numar i o serie, data la care a fost emis, obiectul asigurrii i prima de asigurare. Plata se poate face fie cu bani lichizi, fie cu cecuri, ordine de plat sau bilete la ordine. Documentul de plat conine : numrul documentului, data la care a fost ntocmit i suma pltit. n cazul despgubirilor, la plata lor se ntocmete un proces verbal care este

caracterizat printr-un numr, data ncheierii, se menioneaz cauza ce a generat despgubirea i procentul de despgubire. Toate cele de mai sus necesit o informatizare avansat. Tehnologia de proiectare este bazat pe programarea obiect i necesit un anumit nivel de siguran i va permite accesul Directorului societii de asigurri i ntregului personal autorizat de acesta s citeasc, s scrie sau s tearg informaii. Pentru crearea unei baze de date care poate fi utilizat de un singur utilizator sau de mai muli se poate folosi din pachetul Microsoft Office i anume Microsoft Access. Prin intermediul Access-ului interogarea bazei se poate face n dou moduri: utiliznd interfaa QBE sau utiliznd limbajul SQL. De altfel, Access permite automatizarea unor activiti prin programare n limbajul VBA( Visual Baisic) sau apelnd la generatorul de macrocomenzi. Acesta ofer uurina i securitatea n realizarea de importuri i exporturi de date ctre aplicaii ale pachetului Microsoft Office. Interfaa pe care o creeaz ntre utilizator i aplicaie este uor de folosit i face ca utilizatorul s se adapteze cu uurin. n cadrul acestei aplicaii se va ine cont de prevederile legale ce au ca obiect asigurrile obligatorii i a celor facultative. Aplicaia va ine cont de toate legile aflate n vigoare i de valorile ce vor fi impozate de ctre stat regsite n bugetul asigurrilor sociale.

Analiza metodelor i tehnicilor de management

Metode de conducere aplicabile n societile de asigurare

Aplicarea Metodei pilotajului, n conducerea unei societi de asigurare Pilotajul reprezint un ansamblu de activiti desfurate de conducerea societii de asigurare, pentru realizarea misiunii stabilite. Pornind de le oportunitatea c pilotajul trebuie s asigure obinerea unor performane superioare fa de cele nregistrate, proiectarea i aplicarea lui, se va realiza pe baza unei viziuni strategice corespunztoare de conducere i organizare a ntregului personal angajat i a celui colaborator, cu accent deosebit pe asigurarea unui echilibru ntre procesul de schimbare impus, de modificrile din mediu nconjurtor i procesul de conservare i valorificare a valorilor manageriale existente. 1. Proiectarea unui sistem de pilotaj, ntr-o societate de asigurri, impune respectarea urmtoarelor principii de baz: -descentralizarea reflexiei strategice pe vocaii profesionale i efectuarea decupajului strategic n cadrul fiecrei vocaii, prin realizarea unor arbori de decizie, pe fiecare tip de decizie stabilit; -adoptarea unei structuri strategice, structurat pe vocaia profesional (asigurri generale i asigurri de via), pe structura organizatoric a activitii (central, subuniti teritoriale); domenii de activitate: vnzri, daune, investiii, personal, financiar contabil.

Deoarece fiecare societate de asigurare si are structura strategic proprie, aplicarea pilotajului va avea n vedere adoptarea acelei structuri, care s rspund cel mai bine particularitilor organizatorice i funcionale a societii, s poat fi adoptat usor i s rspund cel mai bine obiectivelor stabilite de sistemul de pilotaj. 1. Etapele proiectrii unui sistem de Pilotaj ntr-o societate de asigurare: a) elaborarea structurii strategice pe baza segmentrii strategice a activitilor; b) adoptarea unui cadru metodologic global, determinat de constrngerile cu caracter general, (nucleul dur al sistemului de pilotaj) i caracteristicile variabile ale societii de asigurri luate n studiu (planificarea plurianual; elaborarea BVC; controlul; procedurile de urgen; formarea i motivarea personalului i sistemul de informare). c) analiza modului cum au fost realizate opiunile strategice adoptate n cadrul reflexiei strategice efectuate anterior i previzionarea lor pentru perioada urmtoare, respectiv: -Elaborarea structurii strategice, va cuprinde: organizarea i desfsurarea procesului de reflexie strategic, n care se va preciza: orizontul de timp n care se desf.oar, gradul i nivelul de informare, periodicitatea raportrilor i volumul datelor pe fiecare informaie. -Planificarea activitii, va cuprinde planificarea perioadei, planificrile anuale, elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli i va avea ca obiectiv transpunerea strategiei ntrun sistem de indicatori cantitativi i calitativi, la nivelul societii i la nivelul sucursalelor. -Proiectarea modului de efectuarea a controlului, va cuprinde controlul anterior i controlul posterior, aceste controale vor fi trecute n cadrul metodologic global al sistemului de pilotaj. -Formarea i motivarea personalului, are rol hotrtor i va cuprinde obligatoriu msuri de formare i perfecionare a personalului, modaliti concrete i fondurile ce vor fi alocate. -Adoptarea unui mod eficient de informare, va cuprinde programe i modaliti eficiente i eficace de informare cu date din cadrul sau dinafara societii, cu referire la activitatea de asigurare. 2. Aplicarea sistemului de pilotaj, impune cunoasterea factorilor care contribuie la aplicarea lui, respectiv: stabilirea obiectivelor strategice i a politicilor de realizare a acestora. - Obiective strategice ntr-o societate de asigurri cuprind: ocuparea unei poziii superioar celei actuale, realizarea unui profit mai mare dect la data introducerii pilotajului. -Politicile de realizare a obiectivelor strategice, se vor stabili pe fiecare an i la nivelul fiecrei sucursale i vor cuprinde aciuni ce se vor ntreprinde la nivelul conduceri pe ansamblu societii de asigurare (centrala) i a conducerii sucursalelor, axate pe: cresterea forei de vnzri, extinderea reelei de vnzri, mbuntirea portofoliului de produse, folosirea avantajelor i oportunitilor legislative i n final nregistrare a unui profit superior celui din perioada de baz.

-Obiective specifice departamentelor, pentru realizarea obiectivelor stabilite prin sistemul de pilotaj, fac referiri concrete pe fiecare departament, respectiv: departamentul economic, departamentul organizare planificare, departamentul de investiii i plasamente, alte departamente sau direcii, existente n structura organizatoric a societii.

Atribuiile conducerii societii de asigurare, n proiectarea i aplicarea sistemului de pilotaj Conducerea executiv, are obligaia de a efectua diagnosticul intern i extern al societii, iar pe baza lui, nucleul dur al societii de asigurare stabileste: obiectivele i strategiile la nivelul societii i la nivelul sucursalelor; planificarea plurianual; ntocmirea bugetului de venituri i cheltuieli; ntocmirea unui program de control; pregtirea i stimularea personalului; organizarea activitii de culegere a informaiilor din mediul nconjurtor. Atribuiile directorilor de sucursale n proiectarea i implementarea sistemului de pilotaj, se refer la prezentarea atributelor care caracterizeaz sucursala (gradul de turbulen al mediului nconjurtor; situaia la zi a activitii sucursalei; sisteme de pilotaj al altor societi din zon). La nivel de fiecare sucursal, se va ntocmi i urmri matricea impacturilor sistemului de pilotaj, iar directorul sucursalei va informa conducerea societii, dac se impun modificri. Convingerea personalului societii de asigurare, cu privire la necesitatea adoptrii unui sistem de pilotaj performant, este o cerin cu rol important, avnd n vedere c n societile de asigurri, omul, salariatul, reprezint factorul hotrtor n realizarea activitilor i obiectivelor societii. Avantajele sunt determinate de: elimin riscul de mpotrivire a unor salariai la introducerea pilotajului ; asigur cunoaterea din timp a noului sistem de pilotaj, ca atare se poate trece la aplicarea n practic; participnd la elaborarea sistemului de pilotaj, salariaii cunosc avantajele ce le aduce, deci particip contient la aplicarea lui.