Proyecto:

PROGRAMA INTEGRAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LAS COMPETENCIAS Y CAPACIDADES PROFESIONALES DE LOS SERVIDORES PBLICOS DEL CONTROL FISCAL MEDIANTE LA FORMACIN, LA ASISTENCIA TCNICA Y OTRAS ACTIVIDADES DE DESARROLLO

Gua Metodolgica: METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN, EVALUACIN, CUANTIFICACIN Y CERTIFICACIN DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

Documento elaborado por: Auditora Delegada para la Vigilancia de la Gestin Fiscal Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Tcnico Con el apoyo tcnico de: Doctor GUILLERMO ERNESTO TUTA ALARCN

JAIME RAL ARDILA BARRERA Auditor General de la Repblica Direccin del Proyecto: FREDY CSPEDES VILLA Director Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Tcnico

Bogot D.C., Diciembre de 2010!

PROCEDIMIENTO DE REPORTE, VALIDACIN Y CERTIFICACIN DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL PRESENTADOS POR LAS CONTRALORAS A LA AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA.1
I. A MANERA DE INTRODUCCIN Y ANTECEDENTES Desde hace cerca de diez aos, -ante la presencia de nuevos modelos de organizacin del trabajo y de la medicin de los resultados del mismo-, se ha reactivado el debate en Colombia frente al tema de la medicin de la gestin y los resultados del control fiscal realizado por las contraloras territoriales y la Contralora General de la Repblica. En ese debate se han abierto espacio aquellas ideas que incluyen en dicha medicin no solamente la efectividad del proceso de responsabilidad fiscal y del resarcimiento por el dao producido al patrimonio pblico- sino otras variables de medicin de efectos e impactos que involucran a todos los dems procesos misionales de los organismos de control fiscal. En efecto, tradicionalmente se les midi a las contraloras por el nmero de procesos de responsabilidad fiscal abiertos, cantidad de procesos terminados, procesos con fallo de responsabilidad fiscal, procesos archivados, fallos sin responsabilidad, recaudos efectuados y otros varios tipos de resultados, que siempre devinieron poco efectivos frente a la gravedad y volumen de los daos producidos. En los estudios ms recientes que ha realizado la Auditora General de la Repblica al respecto, se ha sealado lo siguiente:
Se han identificado una serie de deficiencias que impiden la eficiencia y eficacia del control fiscal territorial. Entre ellas se encuentra que gran parte de los procesos que se adelantan no culminan con decisiones de responsabilidad fiscal. Igualmente es alarmante el nmero de prescripciones que en el ao 2009 ascendi a 712 procesos por cuanta de $221.592 millones. El total de expedientes prescritos durante los ltimos cinco aos es de 3.732 por cuanta de $2,9 billones. Por su parte, las caducidades

Documento elaborado con el apoyo tcnico del doctor Ernesto Tuta Alarcn, consultor externo, en desarrollo del contrato de prestacin de servicios 039 de 2010.

fueron 157 en el ao 2009 por cuanta de $16.112 millones. Durante los ltimos cinco aos se caducaron 2 624 procesos por cuanta de $522.394 millones .

Pero es que el modelo de control fiscal aplicado en nuestro pas entr en crisis, no solamente por ese bajsimo nivel de efectividad de los procesos fiscales, sino tambin por la falta de oportunidad, escasa eficiencia, baja eficacia y muy precaria efectividad de todas las actividades misionales de los organismos que tienen a su cargo esa funcin pblica. En desarrollo de sus propsitos de contribuir al mejoramiento del control fiscal en Colombia, la Auditora General de la Repblica ha propiciado distintas foros y actividades, como el realizado el 12 de mayo de 2010, en el cual se identificaron los principales problemas y las posibles soluciones a los mismos, que van desde reformas constitucionales y legales, hasta mecanismos de reforma y decisiones propias de las mismas autoridades de control. Respecto del proceso de responsabilidad fiscal, el Auditor General solicit la inclusin en el proyecto de ley que adoptar el nuevo Estatuto Anticorrupcin y el Gobierno accedi a incluir varios artculos que crean y reglamentan el procedimiento verbal con el objeto de dar celeridad a los procesos cuya cuanta sea inferior a ciento cincuenta (150) salarios mnimos mensuales vigentes, cuando se determine que estn dados todos los elementos para proferir imputacin y si existe flagrancia en la generacin del dao. El objeto fundamental de esta medida es reducir los trminos y eliminar trmites innecesarios en estos eventos. Adicionalmente, se consagra un proceso verbal de nica instancia cuando, la cuanta del presunto dao sea inferior a la suma de quince (15) salarios mnimos. As mismo, se facilitan los mecanismos de notificacin en todos los procesos. Vale decir, que la Auditora General viene adoptando o impulsando medidas para corregir las disfuncionalidades evidenciadas en los procesos de responsabilidad fiscal, lo que indudablemente mejorar los indicadores de resultado de las contraloras. La medicin de resultados e impactos del control fiscal en los dems procesos misionales Respecto de la forma de medicin del trabajo de las contraloras, independientemente de los resultados del proceso de responsabilidad fiscal, lo que se ha evidenciado en recientes estudios es la necesidad de imprimirle mayor nfasis al control fiscal posterior inmediato y al control fiscal preventivo3, en desarrollo de las actividades misionales micro, macro y participacin ciudadana del control fiscal. Y con fundamento en esos controles, oportunos y efectivos, generar los indicadores de producto y de resultado
Foro-Panel Reformar el Control Fiscal Territorial: Necesidad Inaplazable para optimizar las finanzas pblicas. 12 de Mayo de 2010. Revista Auditemas 23. 3 Control Fiscal Territorial. Validacin de un modelo de mejoramiento de la gestin y resultados de las contraloras territoriales en Colombia. Ernesto Tuta Alarcn, et all, Editorial Universidad del Rosario, 2010.
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esperados, y una metodologa para su clculo. Con relacin a este tema, las siguientes fueron algunas de las conclusiones del foro mencionado en prrafos anteriores:
1.12. Elaborar o ajustar metodologas para medir los efectos e impactos del control fiscal en los vigilados, que cuantifiquen los mejoramientos (Beneficios del control fiscal) logrados en la administracin de los recursos y prestacin de servicios al ciudadano, gracias a la labor misional de las contraloras en sus procesos macro, micro y participacin ciudadana. El Auditor Gmez Lee y el comentarista Ernesto Tuta Alarcn recomendaron medir a los auditores gubernamentales no solamente por el nmero de actuaciones de control realizadas, sino -en especial- por los efectos de esas actuaciones en los organismos vigilados que conduzcan al mejoramiento de su gestin y de los servicios a la poblacin objetivo de sus programas y proyectos. 1.13. Elaborar metodologa para certificar los beneficios reportados por las contraloras a la Auditora 4 General.

El objeto del presente documento es presentar una propuesta para identificar, validar y certificar los beneficios del control fiscal, reportados por las 63 contraloras del pas a la Auditora General de la Repblica. II. CONCEPTUALIZACIN DEL TEMA DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL La Contralora General de la Repblica define as los propsitos del reporte de Beneficios:
El reporte de beneficios del control fiscal, es una forma de medir el impacto del proceso auditor que desarrolla la Contralora General de la Repblica (CGR) dentro de la administracin del Estado. La CGR deber cuantificar el valor agregado generado por el ejercicio del control fiscal y al mismo tiempo informar a la comunidad cuales son los beneficios que la CGR, genera como resultado de su gestin (los beneficios se encuentran publicados en la pgina web de la CGR). 5

La Contralora General de la Repblica elabor y ha venido ajustando peridicamente un procedimiento para medir los beneficios en trminos de ahorros y recuperaciones logrados por los organismos vigilados como consecuencia de los pronunciamientos del rgano fiscalizador. Sus dos ltimas versiones se encuentran insertas en la Gua de Auditora Gubernamental Colombiana Audite 3.0 y Audite 4.0, esta ltima disponible en la pgina web de la CGR. 6 Esta metodologa, desde el ao 2003 se adapt y adopt en varias contraloras, entre ellas en las de Bogot, Cali, Manizales, Caldas. Y, recientemente, en desarrollo del proyecto de Fortalecimiento del Control Fiscal Territorial Modelo de Contralora Tipo de la Universidad del Rosario con el apoyo de la Agencia de Cooperacin Tcnica
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Revista Sindresis de la Auditora General de la Repblica, nmero 13, pginas 118 a 123, Octubre de 2010. Audite, versin 4.0, disponible en www.contraloriagen.gov.co 6 Por favor, ver Anexo 1, en donde se evidencian los distintos procedimientos o metodologas existentes

Alemana, se volvi a ese procedimiento y se adapt para y con el apoyo de las contraloras de Valledupar y Norte de Santander. Segn la versin 4.0 del Audite, a partir del proceso auditor y de las acciones emprendidas por el Sujeto de Control en los planes de mejoramiento, el Equipo Auditor deber identificar los beneficios teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Que los beneficios surjan a partir de los hallazgos formulados por la CGR en los informes de cada auditora terminada, las mesas de trabajo de las auditoras en curso o del seguimiento de los planes de mejoramiento. Que exista nexo de causalidad entre el hallazgo y la accin planteada por el Sujeto de Control. Que el Equipo Auditor reconozca la importancia y utilidad de la observacin y la accin tomada por el Sujeto de Control. Que la accin de mejora se encuentre aceptada y ejecutada por el Sujeto de Control. Que sea cuantificable. Que sea real. Slo si el beneficio se genera por una accin que elimina la causa de un hallazgo con connotacin fiscal, este deber ser reportado a la Contralora Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva y su consolidacin como beneficio estar sujeto al fallo de la investigacin. Algunos de los hallazgos que pueden generar beneficios son: Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales y financieros Prdida de ingresos potenciales Mayores costos Incumplimiento de disposiciones generales Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron planeados) Gastos indebidos Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos Control inadecuado de recursos o actividades Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las actividades

Es preciso decir, que la esencia, la columna vertebral y los principios bsicos del procedimiento elaborado y aplicado por la Contralora General de la Repblica se mantienen en todas las versiones y adaptaciones adelantadas por los otros organismos de control, con algunas variaciones, entre las que se destacan las propuestas del modelo de Contralora Tipo, que se resumen a continuacin:

La conceptualizacin de beneficios desde el modelo de Contralora Tipo7 Todas las versiones existentes de metodologas o procedimientos para identificar, reportar, cuantificar, validar, aprobar y publicar los beneficios del control fiscal, parten de aquellos beneficios propiciados en los sujetos vigilados, gracias a las actuaciones del control fiscal en su proceso auditor. Mientras tanto, el procedimiento que propone el modelo de Contralora Tipo, inserto en el libro citado Control Fiscal Territorial. Validacin de un modelo de mejoramiento de la gestin y los resultados de las contraloras territoriales, orienta la actividad en este aspecto de los resultados del control fiscal hacia la identificacin, validacin y evidencia plena de los efectos e impactos propiciados por todos los procesos misionales, no solamente de la labor de auditora. Y es que el control fiscal hoy tiende cada vez ms a poner sus nfasis en observar y evaluar al sujeto de control macro, es decir, la gestin fiscal global en la entidad territorial, que tambin es objeto de mejoramiento. Pero a su vez, tambin se ha ampliado la experiencia del control social a los recursos pblicos, la participacin ciudadana en el control a los gobernantes, que igualmente tiene como propsito el mejoramiento de la funcin pblica. Significa que todos los procesos misionales de las contraloras deben medirse, no solamente en trminos de la gestin realizada sino, principalmente, por los resultados y efectos de la labor integral del control fiscal micro y macro, responsabilidad fiscal, participacin ciudadana. Control a polticas pblicas y medicin de sus beneficios a la sociedad El concepto de gestin fiscal incorpora la planeacin como un elemento propio de esa gestin. Las polticas pblicas para atender las problemticas sociales como pobreza, salud, educacin, saneamiento bsico, infraestructura, empleo, medio ambiente, desde su formulacin y presupuestacin, hasta su ejecucin, evaluacin e impactos finales forman parte del concepto de gestin fiscal. Involucran recursos pblicos en los planes de desarrollo y presupuestos y, por tanto, deben ser examinadas por las contraloras, como tambin son objeto de control fiscal los resultados e impactos de las polticas de ingresos relacionadas con la tributacin en la entidad territorial, el endeudamiento, las transferencias recibidas. Significa que la gestin y resultados del control fiscal macro deben ser objeto de medicin, especialmente en lo que se refiere a los mejoramientos o cambios positivos que propicien los pronunciamientos del Contralor en la gestin de alcaldes y gobernadores, en sus prioridades y decisiones; en el conocimiento y puesta en marcha de mejores prcticas y formas eficientes de gestin pblica en departamentos, municipios, regiones y tambin en el control poltico, porque fortalece el debate tcnico en temas como la evaluacin de los planes, programas y proyectos en sus aspectos sociales, econmicos, ambientales, sanitarios y sus respectivos

Texto elaborado a partir de la conferencia de Ernesto Tuta Alarcn en el foro del 12 de mayo de 2010.

impactos, as como el mejoramiento de las fuentes de informacin, entre muchos otros efectos positivos de la evaluacin macro del control fiscal. Construccin participativa de la medicin de impactos del control Medir los beneficios del control fiscal es tal vez ms complicado que medir las metas y aciertos de los vigilados. Las contraloras prestan el servicio pblico de control a los recursos pblicos; sus productos consisten en informes, pronunciamientos, advertencias, hallazgos, fallos con o sin responsabilidad fiscal. Y tambin rinden cuentas de su gestin. Pero hasta hoy, las contraloras no rinden cuenta ni se les mide por los efectos que de esa gestin espera la sociedad. Cuantificar los beneficios o impactos positivos, entendidos como los mejoramientos logrados, no solamente vistos como ahorros y recuperaciones de dinero, alcanzados por una determinada poblacin objetivo del control fiscal y gracias a los distintos pronunciamientos de ste, requiere de un esfuerzo conceptual propio, de un ejercicio acadmico y de una elaboracin participativa de los mismos organismos de control fiscal. Dice la teora que, los proyectos exitosos son aquellos que satisfacen necesidades de determinada poblacin objetivo, en trminos de calidad, oportunidad, cantidad, costo, cronograma y pertinencia de sus productos. Si trasladamos ese postulado a las contraloras, cuando vayamos a abordar cualquier actividad misional del control fiscal, entonces tendremos que prepararla de tal forma que desde la misma planeacin la enfoquemos como un proyecto que va a resultar exitoso. Para ello, tendramos que enfocar el objetivo de nuestras actuaciones a las necesidades que tiene la sociedad frente al control fiscal para cada caso en particular. La sociedad espera que el control fiscal sea econmico, eficiente, eficaz, equitativo, pero sobre todo oportuno y efectivo; que los efectos de sus actuaciones y pronunciamientos propicien impactos positivos en los vigilados. La planeacin del mejoramiento de la realidad que se vigila Dice la metodologa de Contralora Tipo, que para propiciar impactos positivos desde los procesos misionales del control fiscal se deben tener en cuenta los siguientes pasos: Primero, la contribucin al mejoramiento de los vigilados se planifica desde el plan estratgico del control fiscal. Segundo, todos los procesos misionales, micro, macro, responsabilidad fiscal y participacin ciudadana ejecutan su labor a partir de unas lneas de base sobre las cuales se construyen los mejoramientos esperados al interior de cada proceso y hacia afuera, en los sujetos vigilados, como propsito de cada actuacin de control fiscal.

Tercero, los resultados de las actuaciones de los procesos misionales son objeto de evaluacin y medicin para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas propios y de los efectos e impactos producidos en los vigilados. Cuarto, sobre la base de las evaluaciones y mediciones, ajustar a tiempo el rumbo en cada proceso de control y pronunciarse frente a los resultados de los vigilados. Desde la planeacin estratgica del control fiscal se debe disponer de una visin transformadora de largo plazo para incidir en el mejoramiento de la gestin pblica que se vigila, as como de informacin suficiente para crear las lneas de base sobre las cuales construir las proyecciones de los mejoramientos, beneficios e impactos positivos esperados de la labor fiscalizadora en la entidad territorial. Y una vez evaluados los avances de las polticas, programas y proyectos propiciar la elaboracin, por parte de la administracin territorial correspondiente, de planes de mejoramiento que conduzcan a adoptar medidas preventivas y correctivas sobre actividades y procesos en curso, que deben responder a los compromisos misionales de los sujetos de control macro y micro sobre su poblacin objetivo. La metodologa de Contralora Tipo hace nfasis en la necesidad de propiciar planes de mejoramiento macro de cada municipio o de cada departamento, segn sea el caso, por ejemplo para el mediano y largo plazo en temas ambientales o de transparencia o de indicadores de pobreza o de desempeo fiscal, que incluyan acciones correctivas y preventivas frente a las disfuncionalidades evidenciadas por el organismo de control fiscal en aquellas actividades, propsitos y metas que son del resorte misional y estratgicas que se han propuesto los gobernantes, para mejorar y atender las necesidades de la ciudadana, a travs de sus planes de desarrollo o indicativos. Los planes de mejoramiento no se deben limitar a acciones preventivas o correctivas en temas estrictamente administrativos y de control interno sino, especialmente, de los compromisos misionales de los vigilados, en armona con los propsitos del control de resultados que se realiza para establecer en qu medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administracin en un perodo determinado (artculo 13 Ley 42 de 1993). En consecuencia, para el logro de los propsitos de mejoramiento es preciso: (i) Disponer de lneas de base sobre las cuales se van a proyectar las propuestas de mejoramiento en la entidad territorial. (ii) Proyectar los mejoramientos que se propone impulsar la Contralora en el nivel macro del control a partir de la evaluacin de las polticas, programas y dems elementos agregados de la gestin global en municipios y departamentos. (iii) Proyectar los mejoramientos esperados en el nivel micro del control fiscal a partir de la aplicacin del control fiscal posterior inmediato y del control preventivo, segn sea el caso a las actividades, operaciones y procesos ejecutados en los municipios y comunicar los correspondientes pronunciamientos y/o advertencias a la administracin de tal manera que se suscriban y apliquen tambin de manera

inmediata y oportuna las acciones de mejoramiento pertinentes. La metodologa propone tambin construir en todas las contraloras captulos dentro del PGA para el control fiscal inmediato y los equipos especializados para su operacionalizacin. Algunos variables e indicadores para medir el mejoramiento Los productos finales e intermedios del control fiscal (hallazgos, advertencias, pronunciamientos, informes, fallos) son instrumentos para contribuir al mejoramiento de la gestin de los vigilados y, por ello, desde la comunicacin de cualquiera de los mismos se procura generar acciones de mejoramiento de manera oportuna. La metodologa incluye la formulacin participativa de:
(i) Indicadores de ahorros de recursos pblicos para redireccionarlos - con sus consecuentes impactos econmicos y sociales- por ejemplo, hacia el aumento en oferta y calidad de servicios esenciales en el municipio. Indicadores de recuperaciones, no solo de dineros, sino tambin de otras expresiones de los recursos pblicos como cuencas hidrogrficas, rondas de ros, bienes de uso pblico, usos del suelo. Indicadores de cambio -de una apropiacin indebida- a una apropiacin y destino legal de los recursos, como es el caso de los dineros con destino a la conservacin y proteccin del patrimonio cultural, o a la atencin a desplazados, entre otros. Indicadores que midan el efecto social en generacin de confianza y legitimidad al evitar, por ejemplo-, el pago de cobros indebidos gracias a las acciones del control fiscal, con cobros de predial amparados en actualizaciones catastrales irregulares o de valorizaciones inconsistentes o de pagos no debidos por tarifas de servicios pblicos.

(ii)

(iii)

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Pero es ms: las contraloras deben propender por el mejoramiento global, macro, de la gestin de los departamentos y municipios, en los aspectos administrativos, fiscales y de los servicios a cargo de las entidades territoriales vigiladas. En tal sentido, tambin deben construirse participativamente:
(v) Indicadores que midan: el impacto de la adopcin o de ajustes a una poltica pblica en la jurisdiccin de la contralora territorial, derivada de las actuaciones y pronunciamientos de sta. O de ajustes a programas y proyectos contenidos en el plan de desarrollo, a favor de la poblacin objetivo de los mismos. Reubicaciones por riesgos, mejoramiento de la movilidad y otros beneficios derivados de la actuacin de la Contralora y poblacin beneficiada de todos los anteriores. Indicadores de mejoramiento del ranking de desempeo municipal, de la situacin fiscal de cada municipio o departamento, que publica Planeacin Nacional. De los indicadores de Transparencia Municipal y Departamental (por ejemplo, incidir en el mejoramiento del rango de muy alto a mediano o bajo nivel de riesgo de corrupcin); y de avances en los Objetivos de Desarrollo del Milenio (por ejemplo disminucin de los indicadores de pobreza y pobreza extrema). Todo lo anterior, insistimos como producto de las actuaciones del control fiscal macro de las contraloras y su incidencia en el corto, mediano y largo plazo.

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Todos los anteriores indicadores se debern tener en cuenta en las metodologas o procedimientos para identificar, reportar y cuantificar los beneficios del control fiscal.8

III. PROCEDIMIENTOS PARA IDENTIFICAR, CUANTIFICAR, VALIDAR Y REPORTAR BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL Y SU CERTIFICACIN POR PARTE DE LA AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA Sea lo primero aclarar que, -cuando hablamos de beneficios del control fiscal, entendidos como la cuantificacin de los mejoramientos propiciados en sus vigilados por los organismos habilitados constitucionalmente para ejercer la vigilancia fiscal, -es preciso identificar previamente dos niveles de la evaluacin y de los resultados, a saber: Un primer nivel, que se refiere a la certificacin9 que debe expedir la Auditora General de la Repblica sobre los beneficios reportados por cada uno de sus sujetos de control, las contraloras, logrados gracias a su labor de control en las distintas entidades pblicas que vigilan. (Procedimiento I. Certificacin de los beneficios producidos por las actuaciones de las contraloras). La informacin para la certificacin debe provenir de la cuenta rendida anualmente por cada contralora a la AGR. Al respecto, este procedimiento incluye el formato de reporte que deben diligenciar las contraloras en su rendicin de cuentas, a travs del SIREL. (Formato BCF 01). Un segundo nivel, que se refiere a los beneficios obtenidos por la funcin de control que ejerce la Auditora General sobre las 63 contraloras del pas. (Procedimiento II. Reporte de beneficios propiciados por las actuaciones de la Auditora General en las contraloras). La informacin para determinar estos beneficios proviene de los sistemas de seguimiento a las actuaciones de control de la AGR a las contraloras, como los planes de mejoramiento, monitoreo a las advertencias u otros pronunciamientos similares de control preventivo, y a los distintos informes, hallazgos y pronunciamientos comunicados a los sujetos de control y a los compromisos de las contraloras con su organismo de vigilancia y control. El presente documento se refiere nicamente al Procedimiento de reporte de beneficios por parte de las contraloras a la Auditora General y el respectivo proceso de certificacin por parte de sta.
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Hasta aqu, parte de la conceptualizacin de beneficios, segn la metodologa de Contralora Tipo. Decreto 272 de 2000, artculo 17 numeral 7 Certificar la gestin y los resultados de las entidades sometidas a su vigilancia.

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PROCEDIMIENTOS Y REPORTES DE BENEFICIOS DE LAS CONTRALORAS

Existen varios mtodos y formas en que, -al respecto de la identificacin, cuantificacin, aprobacin, registro y publicacin- tienen las contraloras General de la Repblica y algunas territoriales, sobre los cambios positivos o beneficios en la gestin y resultados de sus vigilados, propiciados por los distintos pronunciamientos del control fiscal. El tema de los Beneficios del Control Fiscal est incluido en el libro 6 Ejecucin de Actividades Posteriores a la Auditora de la Gua de Auditora Gubernamental con Enfoque Integral - AUDITE 4.0, adoptada mediante Resolucin 6099 del 2 de diciembre de 2009, expedida por el Contralor General de la Repblica. En el Artculo Tercero de la citada Resolucin se determina que la Gua de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral - Audite 4.0, adoptada por la presente resolucin es de obligatoria aplicacin por parte de los funcionarios de la Contralora General de la Repblica en el ejercicio de los procesos de auditora, a partir del Plan General de Auditora PGA 2010 A su vez el Artculo Octavo estableci que, Con el propsito de mantener un modelo de sostenibilidad dinmico y a fin de que la herramienta evolucione en tiempo real, las modificaciones y actualizaciones del Audite 4.0 se entienden adoptadas y oficializadas mediante la expedici6n del "Boletn de Actualizacin" y su publicacin en el Portal lnstitucional y la Intranet de la Contralora General de la Repblica. Cabe sealar que, por ser este un procedimiento interno de obligatorio cumplimiento en la Contralora General de la Repblica, segn lo ordena el artculo tercero de la Resolucin 6099 de 2009 arriba citado, se convierte en Deber ser para la CGR y en Criterio de Auditora para la Auditora General de la Repblica, que deber ser incluido y tratado como referente normativo en los respectivos planes y programas de auditora sobre ese particular. La Contralora de Bogot, a su vez, desde el ao 2001 inici la aplicacin de la cuantificacin de beneficios del control fiscal, adaptando y adoptando el procedimiento de la Contralora General. La ltima versin fue aprobada mediante la resolucin 29 de 200910, que se convierte tambin en criterio de auditora, para la Auditora General de la Repblica. Por otra parte, de la verificacin realizada aleatoriamente a algunas pginas web de las contraloras territoriales y los informes de gestin all publicados, no se pudo evidenciar la existencia de tales procedimientos, por ejemplo, en las contraloras departamentales de Antioquia, Boyac y Cundinamarca, que son los organismos de control fiscal departamental ms grandes, puesto que cada una tiene ms de cien municipios bajo su vigilancia. Es decir, estaran desaprovechando una herramienta que les permitira mostrar
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Disponible en www.contraloriabogota.gov.co/Normatividad/2009/RR 029 Proceso Micro/

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los resultados medibles del control fiscal y los efectos e impactos de sus actuaciones. No obstante esta apreciacin, no significa que tales contraloras no dispongan de un procedimiento al respecto. En efecto, para la rendicin de la cuenta que present el Auditor General el da 17 de agosto, doce (12) contraloras remitieron informacin sobre Beneficios del Control Fiscal, a saber: Boyac, Valle del Cauca, Villavicencio, Meta, Atlntico, Cauca, Magdalena, Huila, Popayn, Casanare, Sucre, y Soacha. As mismo, se pudo evidenciar que, contraloras como las de Manizales, Caldas y Cali utilizan los procedimientos adaptados de la gua Audite 3.0, mientras que las contraloras de Norte de Santander y Valledupar, que sirven como piloto en este aspecto dentro del modelo de Contralora Tipo que auspiciaron la Universidad del Rosario y la Agencia de Cooperacin Tcnica Alemana GTZ, han elaborado sus propias metodologas, a partir de las existentes en la General y en la de Bogot, pero ampliando la conceptualizacin de beneficios y extendiendo su origen ms all del proceso auditor, a los procesos macro y de participacin ciudadana. Respecto de esta ltima Metodologa, con fecha agosto 3 de 2010 el Director del Proyecto de Fortalecimiento del Control Fiscal Territorial Modelo Contralora Tipo- remiti al seor Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestin Fiscal la referida Metodologa, con la autorizacin respectiva para su utilizacin, sealando que para los fines pretendidos por la AGR, a partir de la citacin de la fuente de la metodologa, se pueden hacer todos los cambios, ajustes y mejoras que se estimen pertinentes.

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METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN, EVALUACIN CERTIFICACIN DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL11
JUSTIFICACIN

El articulo 17, numeral 7 del Decreto Nacional 272 de 2000 estableci como una de las funciones del Auditor General de la Repblica, Certificar la gestin y los resultados de las entidades sometidas a su vigilancia. Al respecto, los artculos 12 y 13 de la ley 42 de 1993, definen de la siguiente manera los sistemas de control de gestin y de resultados:
Artculo 12. El control de gestin es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administracin de los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo y la

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Elaborada a partir de todas las metodologas existentes y de los criterios propios de la Auditora General

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identificacin de la distribucin del excedente que stas producen, as como de los beneficiarios de su actividad. Artculo 13. El control de resultados es el examen que se realiza para establecer en qu medida los sujetos de vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administracin, en un perodo determinado.

Como parte de dicho examen de gestin y resultados, se ha establecido la metodologa para determinar los beneficios del control fiscal:
El reporte de beneficios del control fiscal, es una forma de medir el impacto del proceso auditor que desarrolla la Contralora General de la Repblica (CGR) dentro de la administracin del Estado. La CGR deber cuantificar el valor agregado generado por el ejercicio del control fiscal y al mismo tiempo informar a la comunidad cuales son los beneficios que la CGR, genera como resultado de su gestin. 12

La sociedad espera que el control fiscal sea eficiente, eficaz, oportuno y efectivo, que genere efectos y propicie impactos positivos en los sujetos vigilados. De tal manera que el objetivo principal del control fiscal es contribuir al mejoramiento de la gestin fiscal que se vigila y el consecuente mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos a quienes va dirigida la gestin de la administracin y el control a la misma. Los distintos productos y pronunciamientos del control fiscal son instrumentos para contribuir al mejoramiento de los vigilados. Desde la planeacin estratgica del control sobre las actividades, operaciones o procesos ejecutados por los vigilados, se procuran y proyectan acciones que propicien la mejora de la gestin pblica. Igual ocurre con la funcin de advertencia y dems informes y pronunciamientos. A las Contraloras las reconocen los ciudadanos fundamentalmente por los resultados de su gestin, por la efectividad de su trabajo. La presente metodologa establece los procedimientos de reporte de los beneficios de la gestin misional de las contraloras General de la Repblica, departamentales, distritales y municipales a la Auditora General de la Repblica y de evaluacin y certificacin de dichos beneficios por parte de sta ltima. 1. OBJETIVO: Establecer las actividades, criterios y mtodos para reportar, evaluar y certificar los beneficios del control fiscal y sus impactos econmicos y sociales, resultado de los procesos micro, macro y participacin ciudadana de las contraloras, por parte de la Auditora General de la Repblica. 2. ALCANCE:
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Audite, versin 4.0, disponible en www.contraloriagen.gov.co

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Inicia con el reporte de beneficios de cualquier actuacin de Control Fiscal y termina con la expedicin de la Certificacin y la publicacin del boletn de beneficios de control fiscal en Colombia, en la pgina WEB de la Auditora General y otros medios de informacin. 3. BASE LEGAL: Constitucin Poltica de Colombia Ley 42 de 1993 por la cual se organiza el Sistema de Control Fiscal, Financiero y los organismos que lo ejercen., artculos 12, 13, Decreto Nacional 272 de 2000, artculo 17, numeral 7 Resoluciones de las contraloras, por las cuales se adoptan procedimientos para identificar, reportar, cuantificar, aprobar y publicar beneficios del control fiscal

4. DEFINICIONES: BENEFICIO: Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la comunidad generado por una actuacin de la Contralora, que puede derivarse del proceso auditor, de los estudios macroeconmicos comunicados, o de advertencias, pronunciamientos o acciones del control fiscal participativo. Estos beneficios consisten en ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos alcanzados por un sujeto de control. Sus efectos se traducen en el mejoramiento de la gestin pblica, en aras de mejorar la calidad de vida de la comunidad. Por regla general esos impactos o cambios positivos deben ser medibles o cuantificables. Sin embargo, cuando la medicin no sea posible, se deber documentar, describir y demostrar claramente el beneficio social, mejoramiento o impacto obtenido, indicando el nmero aproximado de poblacin beneficiada. Cuando el beneficio se derive de la funcin de Advertencia, debe estar sustentado en un estudio previo, en el cual se identifiquen y sealen claramente los riesgos que hubieren podido afectar el patrimonio pblico y, una vez aceptados por parte del sujeto de control los argumentos de la advertencia, comprobar la realizacin de las acciones preventivas o correctivas correspondientes y sus resultados, en trminos de beneficios. En cada caso, deber describirse y demostrarse plenamente la forma en que el riesgo patrimonial fue prevenido. O el ahorro, la recuperacin, la compensacin o la mitigacin efectivamente se produjeron; o las mejoras en la gestin pblica y prestacin del

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servicio del sujeto resultaron reales y cuantificables. Todo lo anterior, con sus correspondientes soportes. Existen otro tipo de actuaciones del control fiscal que benefician e impactan positivamente a los ciudadanos cuando, por ejemplo, se impiden cobros indebidos por parte de la administracin. En este caso, la contralora contribuye a generar en el ciudadano confianza frente al control fiscal e igualmente confianza y legitimidad frente a las instituciones vigiladas. Los beneficios se clasifican en: BENEFICIOS DIRECTOS: Recuperaciones y ahorros de recursos, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos plenamente soportados, evidentes, cuantificables y/o cualificables. BENEFICIOS INDIRECTOS: Son acciones que no generan ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos por s mismas, pero indirectamente, apoyan actividades que s lo hacen. Ejemplos: a. Pronunciamientos o actuaciones de control que traen como consecuencia la generacin de una poltica pblica inexistente o ajustes a las que estn vigentes, en beneficio de determinada poblacin objetivo. b. Pronunciamientos o actuaciones del control fiscal que generen un mejoramiento en el apoyo tcnico al control poltico. c. Ajustes a los planes, programas o proyectos y/o presupuestos de la entidad territorial o cualquiera de sus entidades en beneficio de determinada poblacin objetivo. d. Supresin de cobros ilegales a los contribuyentes. e. Ajustes contables (Incremento de activos, de patrimonio; disminucin en pasivos, entre otros). f. Pronunciamientos efectivos frente a alianzas estratgicas. Cuantificables slo con base en el aumento de valor de las empresas y la mejora del servicio en cobertura y calidad g. Programas de capacitacin o actualizacin que mejoren la gestin pblica. h. Mejoramiento en procesos de planeacin, medicin y control de actividades. BENEFICIO AMBIENTAL: Mejora de las condiciones que una accin puede generar en los recursos naturales y el medio ambiente, que surge como consecuencia de la observacin o actuacin de la Contralora. ACCIN CORRECTIVA: Actividad(es) efectivamente realizada(s) por el sujeto de control que subsana(n), o corrige(n) las causas del hallazgo, advertencia, pronunciamiento u observacin efectuada por la Contralora, en alguna de sus actuaciones macro, micro o participacin ciudadana.

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ACCIN PREVENTIVA: Accin adoptada por el sujeto de control, que efectivamente elimina las causas de hallazgos fiscales potenciales para prevenir su ocurrencia, como resultado de advertencias u otros pronunciamientos de control, por parte de la Contralora. ADVERTENCIA: Pronunciamiento de carcter preventivo, comunicado al sujeto de control por parte de la Contralora, cuando est en riesgo el patrimonio pblico. AHORRO: Erogacin dejada de hacer o pagar por parte del Sujeto de Control, al atender una advertencia o notificacin de hallazgo por parte del organismo de control fiscal. Ejemplos: Supresin o modificacin de actividades, procesos o dependencias. Estos beneficios pueden ser medidos calculando los recursos ahorrados. Modificacin de las condiciones de algunos compromisos u obligaciones onerosas o inequitativas para la Entidad hacindolas menos gravosas.

COMPENSACION: Accin correctiva adelantada por un sujeto de control o un particular ante un hallazgo, advertencia u otro tipo de pronunciamiento de la Contralora, que genere como resultado el resarcimiento por el dao causado al patrimonio ambiental. Consiste en igualar en opuesto sentido el efecto negativo causado. MITIGACION: Accin correctiva adelantada por un sujeto de control o un particular ante un hallazgo, advertencia u otro tipo de pronunciamiento de la Contralora, que genere como resultado la mitigacin o disminucin de los efectos negativos del dao causado al patrimonio ambiental. IMPACTO: Cambio (positivo o negativo), generado - a partir de una lnea de base - por una poltica, programa o proyecto, sobre la poblacin a la cual va dirigida la accin. IMPACTO DEL CONTROL FISCAL SOCIAL: Mejora que, gracias al ejercicio del control fiscal participativo y como resultado de una intervencin de la administracin, experimenta una comunidad respecto a una situacin problemtica deficitaria precedente. LNEA DE BASE: Es el valor del indicador del problema social identificado que se va a solucionar o a mitigar con la intervencin del sujeto de control a travs de sus planes, programas y proyectos. Las contraloras evalan la consistencia de las lneas de base para medir su propia contribucin al mejoramiento de la gestin pblica desde su labor de control fiscal.

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RECUPERACION: Valor derivado de acciones correctivas realizadas por un sujeto de control en cuanto a la recuperacin de activos o eliminacin de pasivos inexistentes, reincorporacin de bienes o derechos por devolucin, reintegro, cancelacin, supresin o reduccin de obligaciones. Lo anterior, se traduce en el aumento patrimonial sin erogacin de fondos, e incluye las recuperaciones de cuencas, acequias y humedales, rondas, espacio pblico, usos del suelo, poblacin beneficiada de todos los anteriores, gracias a los pronunciamientos del organismo de control. En aquellos casos en los que no sea posible la cuantificacin de los beneficios, por lo menos debern explicarse en cuadro anexo las evidencias fcticas de los mismos y el nmero aproximado de poblacin beneficiada. Incluye adems, la identificacin de derechos que las entidades no ejercen, tales como la acreditacin de la propiedad de muebles o inmuebles, aplicacin de multas, cobro de intereses moratorios, recuperacin coactiva de cartera, entre otros. El beneficio de este tipo de hallazgos inicialmente puede equipararse al valor de los bienes incorporados o el dinero proveniente de los derechos ejercidos.

CONTROL MACRO Estudia el comportamiento de la economa en su conjunto. Evala, en el nivel agregado del municipio, distrito, departamento o Nacin -segn el caso- el comportamiento de las finanzas, el grado de cumplimiento de las polticas, planes, programas, proyectos y los objetivos globales para la correspondiente entidad territorial o a nivel nacional, expresados por el respectivo gobierno. A nivel nacional, determina el resultado fiscal de la Nacin y analiza la consistencia de la poltica fiscal con las dems polticas macroeconmicas. El control fiscal macro evala tambin el impacto de las polticas econmicas sobre el crecimiento econmico, la distribucin del ingreso, el bienestar general y la posicin fiscal del sector pblico. CONTROL MICRO Es el control fiscal realizado individualmente a las entidades pblicas y particulares que manejan recursos pblicos, mediante los distintos sistemas y procedimientos de la auditora gubernamental con enfoque integral. 5. CRITERIOS PARA CERTIFICAR BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL Para calificar y certificar la existencia de beneficios derivados de las actuaciones del control fiscal de las contraloras, la Auditora General de la Repblica tendr en cuenta los siguientes criterios orientadores:

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Que exista un procedimiento formal para identificar, validar, cuantificar, aprobar y reportar beneficios del control fiscal, que se constituya en deber ser o condicin de cada contralora y en criterio de auditora para la Auditora General de la Repblica. Que exista una relacin directa entre la observacin de la contralora, la accin de mejora realizada por el sujeto de control y el beneficio. Que se trate de acciones derivadas del control fiscal micro, macro o participativo, debidamente evidenciadas y soportadas, de la siguiente manera: a. Que correspondan a acciones correctivas y/o preventivas como producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o advertencias efectuadas por la Contralora, implementadas y debidamente soportadas y cuantificadas por el sujeto de control. b. Cuando el beneficio se derive de la funcin de Advertencia, debe estar sustentado en un estudio previo, en el cual se hayan identificado y sealado claramente los riesgos que hubieren podido afectar el patrimonio pblico y, -una vez aceptados por parte del sujeto de control los argumentos de la advertencia-, comprobar la realizacin de las acciones preventivas o correctivas correspondientes y sus resultados, en trminos de beneficios. c. En cada caso particular, deber describirse y demostrarse plenamente la efectividad de las acciones correctivas o preventivas; la forma en que el riesgo patrimonial fue prevenido. O el ahorro, la recuperacin, la compensacin o la mitigacin efectivamente se produjeron; o las mejoras en la gestin pblica y prestacin del servicio del sujeto resultaron reales y cuantificables. O los ajustes a las polticas, planes, programas o proyectos beneficiaron a determinada poblacin. Todo lo anterior, con sus correspondientes soportes. Que correspondan al seguimiento de las acciones establecidas en los planes de mejoramiento micro o macro, segn el caso, para lo cual se definir como beneficio el resultado de aquellas acciones correctivas o preventivas que efectivamente hayan superado en la prctica las causas que originaron el hallazgo, advertencia, pronunciamiento u observacin de la contralora. Que el Comit Tcnico o Directivo o quien haga sus veces en la respectiva contralora, evale que la accin tomada por el sujeto de control corresponda a la observacin comunicada y valore el clculo del beneficio econmico respectivo. Que sea cuantificable. De no ser posible la cuantificacin, deber explicarse claramente y describirse brevemente en qu consiste el beneficio, demostrar su efecto e impacto social u organizacional positivo y la poblacin beneficiada.

6. REPORTE DE BENEFICIOS El Formato BCF 01 RESUMEN AGREGADO DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL, que har parte del reporte de la cuenta anual de cada contralora en el SIREL, deber estar acompaado de la relacin detallada de los beneficios, que consigne como mnimo, la siguiente informacin: 1. Nombre del sujeto de control en el que se determina el beneficio.

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2. Descripcin clara del hecho o situacin irregular detectada, que dio origen al beneficio, incluyendo fecha de ocurrencia. 3. El tipo de documento en el que se comunic el hecho o situacin irregular detectada, a saber: Informe de Auditora (IA), Control de Advertencia (CA), Comunicacin de Hallazgo (CH), Plan de Mejoramiento (PM), Indagacin Preliminar (IP), Pronunciamiento (P), Informe Ambiental (IAM), Informe de Deuda Publica (IDP), Informe de control macro (ICM), Otro (sealar) y la fecha en que la Contralora lo dio a conocer al sujeto de control. 4. Accin Correctiva o Preventiva adoptada, es decir, la solucin dada por el sujeto de control para subsanar la causa que gener la observacin de la Contralora y la fecha en que se materializ realmente la accin. 5. Valor del ahorro, recuperacin, compensacin o mitigacin, de acuerdo con los conceptos dados en el numeral 4 de este procedimiento. 6. Evidencia del beneficio: en orden cronolgico se debern relacionar las evidencias acreditadas o soportes, que permitan verificar la accin adelantada por el sujeto de control. Ejemplo: oficios, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso, de ingreso, contratos, actas, entre otros. 7. Nmero y fecha de la mesa de trabajo en que el (los) funcionario (s) comisionado (s) ratifica(n) el beneficio. Para el caso de dependencias que no utilizan el mecanismo de mesas de trabajo, se levanta acta donde se realiza el estudio preliminar en conjunto con el directivo responsable correspondiente. 8. Nmero de acta y la fecha del Comit o de la instancia superior que aprueba finalmente el beneficio, previo a su reporte a la Auditora General. 7. SOPORTES: Documentos idneos, que evidencian de manera objetiva: Hechos o situaciones irregulares detectadas y comunicadas por la Contralora. La relacin de causalidad entre el pronunciamiento de la Contralora, la accin emprendida por el sujeto de control y el correspondiente beneficio obtenido.

Se consideran soportes los oficios de los sujetos de control, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso, de ingreso, contratos, registros flmicos, fotogrficos, entrevistas, encuestas, correspondencias, actas de visita de inspeccin fsica, peritajes tcnicos, pruebas de laboratorios, fallos judiciales, sentencias, entre otros. Se debe sealar claramente la referencia de los papeles de trabajo que permitan su oportuna y fcil localizacin. 8. REGISTROS: Oficio Rendicin de cuenta Acta de Mesa de Trabajo de AGR Acta de Validacin Certificacin expedida por la AGR Boletn de Beneficios de Control Fiscal publicado en la Web de la AGR

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9. FORMATOS DE REPORTE: Anexo 1: Resumen Agregado de Beneficios del Control fiscal - Formato BCF O1 Anexo 2: Listado desagregado de Beneficios del Control Fiscal Formato BCF O2

RESUMEN AGREGADO DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE VIGENCIA FISCAL 2010

Formato BCF 01

BENEFICIOS PROVENIENTES DE LAS ACTUACIONES DE: 1. PROCESO MACRO 2. PROCESO MICRO 3. PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDANA (CONTROL SOCIAL FISCAL) TOTAL BENEFICIOS ANUALES (ejemplo) TOTAL PRESUPUESTO ANUAL DE LA CONTRALORA (ejemplo) RELACIN PRESUPUESTO/ BENEFICIOS ANUALES Formato: BCF 01

VALOR BENEFICIOS $ $ $

$ 3.784.250.000 $1.600.000.000 2.3

Los reportes 1, 2 y 3 debern estar acompaados por una relacin (Formato BCF 02) que detalle cada beneficio, indicando: origen del beneficio (advertencia, hallazgo, pronunciamiento, otro); breve descripcin del hecho que gener el pronunciamiento de la Contralora; accin correctiva o preventiva, debidamente soportada; cuantificacin del beneficio. De no ser posible su cuantificacin, deber describirse brevemente en qu consiste el beneficio, demostrar su efecto e impacto positivo y la poblacin beneficiada. En el ejemplo del formato anterior, la relacin final costo /beneficio en el 2009 fue de 2.3, lo que significa que por cada peso que el departamento (o municipio) invirti en la Contralora, sta le produjo beneficios por 2.3 veces ms de lo invertido en ella.

LISTADO DESAGREGADO DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

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CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE

CUENTA ANUAL VIGENCIA 2010

N de Orden

ORIGEN DEL BENEFICIO Y ENTIDAD

DESCRIPCIN

ACCIN CORRECTIVA O PREVENTIVA

CUANTA CERTIFICADA

OBSERVACIONES

1 2 3 4 5 6 7 Formato BCF 02

10. PROCEDIMIENTOS EN LA AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA Con la informacin reportada en la cuenta, correspondiente a los beneficios del control fiscal, la Auditora General de la Repblica aplica sus procedimientos internos, a partir de las directrices del Plan General de Auditoras, el Manual del Proceso Auditor y dems disposiciones sobre el particular. A continuacin, una descripcin general del Procedimiento de Evaluacin y Certificacin de Beneficios, desde la recepcin de la cuenta, su revisin inicial, la elaboracin y aprobacin del memorando de planeacin, la inclusin del examen de beneficios como una lnea de auditora, las pruebas de campo, los informes preliminar y definitivo, la evaluacin, aprobacin y certificacin de beneficios de las contralora, la consolidacin de un informe evaluativo de todo el pas y su publicacin. De igual manera, el procedimiento incluye un proyecto de programa de auditora a los beneficios reportados, as como el formato denominado CERTIFICACIN DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL, con su respectivo anexo que contiene el detalle de los beneficios aprobados.

DESCRIPCIN DEL CONTRALORAS N RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

GENERAL:

CERTIFICACIN

DE

BENEFICIOS

DE

ACTIVIDAD Elaboran participativamente el PGA, con sus respectivos cronogramas y lineamientos, segn directrices de Manual del Proceso Auditor MPA, numeral 4 y el procedimiento establecido. El Comit de Coordinacin Institucional

REGISTRO

OBSERVACIONES Y DOCUMENTOS El PGA incluir lineamientos para la evaluacin y certificacin de beneficios

Alta Direccin de la Auditora General, incluidas Gerencias Seccionales

PAD Aprobado

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RESPONSABLE

ACTIVIDAD aprueba el PGA. Segn el numeral 5.1 RECEPCIN DE LA CUENTA Y REVISIN DE LA CUENTA, del MPA, el Gerente y/o Director, distribuyen los grupos de revisin y asignan un coordinador para cada cuenta. Realizan mesa de trabajo para coordinar y ejecutar la revisin de la rendicin de la cuenta, que contiene el reporte de beneficios. Revisan la conformacin en lo relativo al reporte de beneficios y realizan los cruces de informacin y los requerimientos a que haya lugar. Elaboran y aprueban informe de revisin de cuentas

REGISTRO

OBSERVACIONES Y DOCUMENTOS

Gerente Seccional , 14 Director Control Fiscal Auditores, Coordinador de la auditora

13

Acta de mesa de trabajo, Papeles de trabajo Informe de revisin de cuenta

En la revisin de cuentas debern comprobar el reporte de beneficios, segn resolucin de rendicin de cuentas y la existencia de los listados que detallan y soportan el reporte

Elaboran Memorando de Planeacin, segn procedimientos establecidos, Profesionales equipo de que incluyen la lnea de Auditora auditora para el exmen, validacin y precertificacin de los beneficios reportados

Cumplen las actividades Gerente Seccional , 16 Director Control Fiscal indicadas en el numeral 5.2.5

15

El Memorando de Planeacin incluye el examen de los beneficios, propsito, alcance, objetivos, estrategia, recursos y Memorando de presupuesto de Planeacin tiempo para las diferentes etapas de dicha evaluacin y para preparar la precertificacin de beneficios Memorando de El Gerente respectivo Planeacin y/o el Director de

Segn el artculo 13, numeral 14 del Decreto 272 de 2000, los objetivos de las gerencias seccionales son dirigir, orientar, coordinar lo relacionado con el trabajo tcnico y administrativo de los funcionarios o grupos a su cargo, para el eficiente y eficaz desarrollo de las funciones de vigilancia de la gestin fiscal encomendada. As mismo, el artculo 32 del citado Decreto los faculta para todo lo relacionado con la direccin, coordinacin y ejecucin de la revisin de cuentas y dems tareas correlacionadas. 14 Segn precisas funciones, definidas en el artculo 24 del Decreto 272 de 2000. 15 Segn el artculo 13, numeral 14 del Decreto 272 de 2000, los objetivos de las gerencias seccionales son dirigir, orientar, coordinar lo relacionado con el trabajo tcnico y administrativo de los funcionarios o grupos a su cargo, para el eficiente y eficaz desarrollo de las funciones de vigilancia de la gestin fiscal encomendada. As mismo, el

13

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RESPONSABLE Auditores, Coordinador de la auditora

ACTIVIDAD Procedimiento, del Manual del Proceso Auditor, relativo a elaboracin, aprobacin, y dems actividades de la Etapa de Planeacin de la Auditora. Aprueban el Memorando de Planeacin, lo cargan al mdulo PGA del SIA Misional y envan oficio de la instalacin de la auditora Dan cumplimiento al numeral

REGISTRO Aprobado Oficio de Instalacin

OBSERVACIONES Y DOCUMENTOS Control Fiscal en cada caso comprobarn la inclusin del tema de beneficios, teniendo en cuenta las disposiciones del presente procedimiento.

Gerente Seccional y/o Director de Control Realizan las actividades de 5 Fiscal, Coordinador y Profesionales del equipo auditora en la respectiva Contralora, solicitan la de auditora informacin necesaria que soporte los reportes y aplican la auditora para evaluar beneficios, Comprueban en la fuente de la respectiva Contralora: El hecho o situacin irregular comunicada por la Contralora a su sujeto de control La accin correctiva o preventiva adoptada por el Sujeto de Control El clculo de la cuantificacin realizada Tipo de beneficio y/o impacto logrado

5.3 ETAPA DE EJECUCIN O TRABAJO DE CAMPO del MPA y al Procedimiento establecido en el subnumeral 5.3.2.

Papeles de trabajo

Los reglamentos internos de la contralora al respecto, constituyen criterios de auditora para la Auditora General y el Deber ser para la contralora

6 Profesionales del equipo de Auditora

Papeles de trabajo

Elaboran papeles de trabajo y preparan informe de validacin de beneficios para mesa de trabajo del equipo de Auditora. Coordinador y equipo de Exponen los resultados de las Acta de mesa Auditora en mesa de comprobaciones y la de trabajo trabajo consistencia de los reportes, con los requisitos y criterios

Los auditores dedicarn especial inters a los resultados obtenidos en el diligenciamiento de los soportes de la advertencia fiscal, cuando de all se deriven beneficios, con el objeto de registrar y publicar los resultados e impactos del control preventivo. De igual manera, los provenientes del ejercicio del control fiscal social o de participacin ciudadana

artculo 32 del citado Decreto los faculta para todo lo relacionado con la direccin, coordinacin y ejecucin de la revisin de cuentas y dems tareas correlacionadas. 16 Segn precisas funciones, definidas en el artculo 24 del Decreto 272 de 2000.

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RESPONSABLE

ACTIVIDAD para determinar beneficios.

REGISTRO

OBSERVACIONES Y DOCUMENTOS

Inician ETAPA DE INFORME Gerente Seccional AUDITORA del numeral 5.4 8 Director de Control Fiscal MPA y cumplen procedimientos Equipo de Auditora establecidos.

DE

del los all

Elabora y consolida el informe preliminar, en el que se incluyen 9 Profesional de Auditora los resultados de la lnea de auditora a los beneficios reportados Validan el informe preliminar, que incluye resultados sobre Mesa de trabajo Gerente beneficios evaluados, Seccional y/o Director 10 determinan su consistencia y Control Fiscal aprueban su comunicacin a la Equipo de Auditora Contralora respectiva, para la contradiccin. Una vez superada la etapa de la audiencia de contradiccin, Gerente Seccional y/o estudian los informes definitivos 11 Director de Control Fiscal que contienen el anlisis de en Mesa de trabajo con beneficios y aprueban la coordinadores elaboracin de las certificaciones respectivas. Diligencia el respectivo formato de certificacin -por cada contralora- del reporte de beneficios del control fiscal. Lo 12 Coordinador remite al Gerente Seccional y/o Director Control Fiscal, segn el caso, para que lo suscriba. Estudia, aprueba y suscribe el Gerente Seccional y/o formato de Certificado de 13 Director Control Fiscal Beneficios del control fiscal. Compila un informe sobre los certificados de Beneficios autorizados en la Seccional o en Gerente Seccional y/o 14 el nivel central, segn el caso y Director de Control Fiscal lo remite a la Auditoria Delegada para la Vigilancia de la Gestin Fiscal. Recibe, verifica y certifica por cada contralora, los beneficios aprobados. 15 Auditor Delegado Consolida un informe de todo el pas para el Auditor General, con anlisis evaluativo.

Acta de Mesa de Trabajo

Acta de Mesa de Trabajo

Formato de Certificacin Diligenciado y memorando de remisin Certificado de Beneficios del control fiscal Informe Consolidado y Memorando remisorio

Informe consolidado de todas las seccionales

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RESPONSABLE

ACTIVIDAD Ordena publicacin del Boletn Consolidado de beneficios con anlisis evaluativo, en la pgina web y el SIREL Gestiona publicacin de beneficios del control fiscal en diversos medios de comunicacin

REGISTRO

OBSERVACIONES Y DOCUMENTOS

16

Oficina de Prensa

Publicaciones

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CERTIFICACIN DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL El suscrito Auditor Delegado para la Vigilancia de la gestin fiscal, en cumplimiento de lo establecido en el artculo 17, numeral 7 del Decreto Nacional 272 de 2010,

CONSIDERANDO: 1. Que la Contralora Departamental de xxxx report dentro de la cuenta anual correspondiente a la vigencia fiscal de 2010 la suma de $3.784. 250.000 (Tres mil setecientos ochenta y cuatro millones doscientos cincuenta mil pesos) como beneficios del control fiscal, segn sus propios clculos y estudios valorativos. 2. Que la Auditora General de la Repblica, en su funcin de control fiscal y evaluativa, examin el reporte, sus soportes y dems documentos que obran en la respectiva carpeta de cada caso evaluado.

3. Que, como resultado del examen practicado,

CERTIFICA 1. Que la Contralora Departamental de xxxx para la vigencia fiscal de 2009 efectivamente logr y demostr beneficios del control fiscal en sus sujetos vigilados en cuanta de $3.000.000.000 (Tres mil millones de pesos), segn el detalle contenido en el cuadro adjunto a esta Certificacin. 2. Que del examen practicado no se evidenciaron suficientes soportes

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argumentativos y documentales para certificar la suma de $784.250.000

___________________________________________________________ AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIN FISCAL

___________________________________________________ GERENTE SECCIONAL O DIRECTOR DE CONTROL FISCAL

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ANEXO A LA CERTIFICACIN DE BENEFICIOS CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE CALDAS CUENTA ANUAL VIGENCIA 2009

N de Orden

ORIGEN DEL BENEFICIO Y ENTIDAD

DESCRIPCIN

ACCIN CORRECTIVA O PREVENTIVA

CUANTA CERTIFICADA

OBSERVACIONES*

* En la columna observaciones se describe la razn y el valor de la no aprobacin de determinados beneficios reportados

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PROGRAMA DE AUDITORA A LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA ENTIDAD AUDITADA: : CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE xxxx PGA VIGENCIA: 2010

AUDITOR : GERENTE SECCIONAL: COORDINADOR: LINEA AUDITORA: FECHA DE ELABORACIN: FECHA DE REVISIN:

PPPPPPPPPPPPPPPPPPPP RRRRRRRRRRRRRRRRRRRR SSSSSSSSSSSSSSSSSSS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL. DICIEMBRE de 2010 DICIEMBRE DE 2010

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA RESPONSO NSABLE PROCEDIMI ENTO

No.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

REF. P/T

T. E.

T. R.

Verifique la existencia de un procedimiento debidamente formalizado para la identificacin, validacin, cuantificacin, aprobacin, registro y reporte de Beneficios del control fiscal. Examine el reporte de Beneficios en la cuenta, segn disposiciones al respecto.

ETA ETA

31

3 4 5

Prepare los papeles de trabajo y la visita para confirmar el reporte y sus soportes. Solicite las carpetas con los documentos soportes de los Beneficios reportados. Analice la informacin correspondiente a cada caso reportado, y confrntela con las disposiciones internas sobre identificacin, validacin, cuantificacin, aprobacin y registro de Beneficios. Realice seguimiento a los hechos reportados por la contralora como generadores de beneficios de control fiscal, resultantes de auditorias, planes de mejoramiento, advertencias, audiencias pblicas y pronunciamientos. Cercirese de la existencia, consistencia y veracidad de tales pronunciamientos. Compruebe la realizacin efectiva de la accin correctiva o preventiva; que se haya superado la causa que gener el pronunciamiento de la Contralora, la fecha y los soportes que lo demuestran. Referencie estos hechos en los papales de trabajo Revise la consistencia del clculo de la cuantificacin realizada Evale y compruebe el beneficio y/o impacto logrado .

Constate que los beneficios efectivamente hayan surgido a partir de los hallazgos formulados por la contralora, o por los pronunciamientos macro, o advertencias, informes, quejas, pronunciamientos o denuncias ciudadanas. O por seguimiento de los planes de mejoramiento. Lo anterior, para generar lneas de base en la Auditora General sobre los resultados de mayor impacto del control fiscal Establezca que: Cuando el beneficio se derive de la funcin de Advertencia, est sustentado en un estudio previo, en el cual se hayan identificado y sealado claramente los riesgos que hubieren podido afectar el patrimonio pblico y, -una vez aceptados por parte del sujeto de control los argumentos de la advertencia-, comprobar la realizacin de las acciones preventivas o correctivas correspondientes y sus resultados, en trminos de beneficios.

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9 Compruebe: Que exista nexo de causalidad entre el hallazgo o pronunciamiento de la Contralora, la accin correctiva o preventiva realizada por el Sujeto de Control y el beneficio obtenido. Que el Equipo Auditor de la Contralora o la instancia correspondiente haya reconocido la importancia y utilidad de la observacin y la accin adoptada por el Sujeto de Control. Que la accin de mejora se encuentre aceptada y ejecutada por el Sujeto de Control. Que sea cuantificable. Que sea real. . Verifique que, cuando el beneficio no haya sido cuantificado, est debidamente respaldado por los soportes y evidencias que demuestren un efectivo beneficio social y la poblacin beneficiada Diligencie los formatos de pre certificacin

10

REF. P/T = Referenciacin de los papeles de trabajo que utilizan en el desarrollo de cada procedimiento T. E. = Tiempo Estimado por el Auditor para el desarrollo de los procedimientos (horas, das, semanas) T. R. = Tiempo Real que utiliz el auditor en el desarrollo de cada procedimiento (horas, das, semanas) FIRMAS

_______________________ AUDITOR

___________________________ COORDINADOR

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