El sistema de Costeo ABC EL SISTEMA DE COSTEO ABC Marvin Solano Morales San Jos, Costa Rica INTRODUCCI N

El mundo, la sociedad, las organizaciones, los individuos y el entorno tienden a cambiar rpidamente, es por ello que todas las cosas que rodean estos sistemas tienen que acoplarse al ritmo de substitucin de las normas que rigen el nuevo orden social , el productivo y empresarial. La asignacin de costos a los diferentes objetivos de costo, especialmente al objetivo final que son los productos terminados, es sin lugar a dudas el problema ms importante a resolver de cualquier sistema de costos. Adems, es un problema ineludible pues la organizacin necesita tener informacin confiable, oportuna y lo ms exacta posible sobre el costo de sus productos, para una correcta toma de decisiones. El modelo de clculo de los costos para las empresas es de suma importancia, ya que estos son los que determinan la viabilidad del negocio, los que determinan mayoritariamente el grado de productividad y eficacia en la utilizacin de los recursos, por eso un modelo de costos no puede basarse solamente en asignar los costos sobre un factor determinado, que para el orden empresarial puede ser insignificante o poco representativo de lo que en realidad simboliza. A continuacin se presentar una explicacin clara del fundamento y los componentes del sistema de costos !asado en las actividades Activity based costing!.

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El sistema de Costeo ABC

ANTECEDENTES DE LOS COSTOS ABC

#icen $%onson y &aplan que los Sistemas de costos Basados en Actividades "ABC# no %an supuesto nada ms, que la vuelta a los or'genes de la (ontabilidad de (ostos. Esta aseveracin se fundamenta en que la (ontabilidad de (ostos naci cient'ficamente, pareja a la revolucin )ndustrial y como consecuencia de que la produccin empez a desarrollarse dentro de un mismo recinto y bajo la supervisin directa del empresario$ La necesidad del empresario de conocer el desempe*o en las distintas tareas que realizaba para fabricar los productos, %izo que, en sus comienzos, la (ontabilidad de (ostos estuviese dirigida principalmente a conocer las actividades que se desarrollaban en la organizacin. La complejidad cada vez mayor de los procesos productivos y la falta de medios t+cnicos e informticos fueron los factores que provocaron que la (ontabilidad de (ostos se preocupase cada vez menos de las actividades como n,cleo del clculo de costos y ms de las diferentes partes de la organizacin al frente de los cuales fueron apareciendo responsables de la gestin. $ustificndose as' el auge tradicional de los costos por #epartamentos.

%&U' ES ABC(
El A-( siglas en ingl+s de .Activity -ased (osting. o .(osteo -asado en Actividades.! se desarroll como %erramienta prctica para resolver un problema que se le presenta a la mayor'a de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la funcin de valoracin de inventarios para satisfacer las normas de .objetividad, verificabilidad y materialidad.!, para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. /in embargo, estos sistemas tradicionales tienen muc%os defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestin interna.

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El sistema de Costeo ABC #os defectos especialmente importantes son0 1. La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel razonable de exactitud. 2. La incapacidad de proporcionar retro3informacin ,til para la

administracin de la empresa a los efectos del control de las operaciones. 4or consiguiente, los gerentes de empresas que venden una variedad de productos toman decisiones importantes sobre determinacin de precios, composicin de productos y tecnolog'a de procesos basndose en una informacin de costos inexacta e inadecuada. Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso del .costeo. en el producto. Los costos se remiten al producto porque se presupone que cada elemento del producto consume los recursos en proporcin al volumen producido. 4or lo tanto, los atributos de volumen del producto, tales como el n,mero de %oras de mano de obra directa, %oras mquina, cantidad invertida en materiales, se utilizan como .direccionadores. para asignar costos indirectos. Estos direccionadores de volumen, sin embargo, no tienen en cuenta la diversidad de productos en forma de tama*o o complejidad. 5ampoco %ay una relacin directa entre volumen de produccin y consumo de costos. En contraste con esto, el modelo de costeo A-( es un modelo que se basa en la agrupacin en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. (entra sus esfuerzos en el razonamiento de gerencial en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a trav+s de su consumo con el costo de los productos. Lo ms importante es conocer la generacin de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no a*adan valor.

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El sistema de Costeo ABC Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultanea, para as' obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la produccin y el valor que agregan a cada proceso. Los )rocesos se definen como .5oda la organizacin racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energ'a y procedimientos para conseguir el resultado final.. En los estudios que se %acen sobre el A-( se separan o se describen las actividades y los procesos, a continuacin se relacionan las ms comunes0 Actividades

6omologar productos 7egociar precios (lasificar proveedores 8ecepcionar materiales 4lanificar la produccin Expedir pedidos 9acturar (obrar #ise*ar nuevos productos, etc.

*rocesos

(ompras :entas 9inanzas 4ersonal

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El sistema de Costeo ABC

4laneacin )nvestigacin y desarrollo, etc.

Las actividades y los procesos para ser operativos desde del punto de vista de eficiencia, necesitan ser %omog+neos para medirlos en funciones operativas de los productos. Identi+icaci,n de actividades En el proceso de identificacin dentro del modelo A-( se debe en primer lugar ubicar las actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para que en el momento que se inicien operaciones, la organizacin tenga la capacidad de responder con eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. #espu+s que se %ayan especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores de costos y la relacin de transformacin de los factores para medir con ello la productividad de los inputs y para transmitir racionalmente el costo de los inputs sobre el costo de los outputs. ;n estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus costos asociados, podr ofrecer a las directivas de la organizacin una visin de los puntos cr'ticos de la cadena de valor, as' como la informacin relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el proceso creador de valor. Al conocer los factores causales que accionan las actividades, es fcil aplicar los inductores de eficiencia que son aquellos factores que influyen decisivamente en el perfeccionamiento de alg,n atributo de eficiencia de la actividad cuyo afinamiento contribuir a completar la armon'a de la combinacin productiva. Estos inductores suelen enfocarse %acia la mejora de la calidad o caracter'sticas de los procesos y productos, a conseguir reducir los plazos, a mejorar el camino cr'tico de las actividades centrales y a reducir costos. 4or ,ltimo es necesario establecer un sistema de indicadores de control que muestren continuamente como va el funcionamiento de las actividades y procesos y el progreso de los inductores de eficiencia. Este control consiste en la comparacin

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El sistema de Costeo ABC de el estado real de la accin frente al objetivo propuesto, estableciendo los correctores adecuados para llevarlos a la cadena de valor propuesta. La teor'a econmica convencional y los sistemas de contabilidad de gestin tratan los costos como una variable solamente si cambian con las fluctuaciones de produccin a corto plazo. La teor'a de A-( sostiene que muc%as importantes categor'as de costos no var'an con los cambios de produccin a corto plazo, sino con cambios durante varios a*os! en el dise*o, composicin y variedad de los productos y clientes de la empresa. Estos costos de complejidad deben identificarse y asignarse a los productos. El A-( es un valioso sistema que dirige los costos de una organizacin a los productos y servicios. Estas organizaciones utilizan el A-( como un m+todo para mejorar las operaciones por la administracin de los inductores de las actividades que generan el costo, para apoyar mejores decisiones sobre l'neas de productos, segmentos de mercado y relaciones con los clientes, simular el impacto del mejoramiento de los procesos Administracin de (alidad 5otal! utilizando la intermisin financiera y no financiera del A-( como un sistema de medicin.

Alcance /uministra una apreciacin global del proceso de dise*o e implantacin de un sistema A-(. /i la organizacin es grande o peque*a, de manufactura o de servicios, el bosquejo principal puede utilizarse para desarrollar un efectivo sistema de costos. Esto asume estar familiarizado con los conceptos bsicos del A-(. ;na comprensin de las responsabilidades y papeles de los administradores contables en el proyecto A-(, ayuda a convencer la organizacin de la necesidad de revisar el sistema, para que suministre una mayor comprensin de los costos del producto o servicio, de los procesos del negocio y las actividades como un medio ms comprensible para la toma de decisiones comerciales.

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El sistema de Costeo ABC

-UNDAMENTOS DEL M'TODO ABC El m+todo A-( Activity -ased (osting! analiza las actividades de los

departamentos indirectos de soporte! dentro de la organizacin para calcular el costo de los productos terminados. < analiza las actividades porque reconoce dos verdades simples pero evidentes0 1. 7o son los productos sino las actividades las que causan los costos. 2. /on los productos los que consumen las actividades El m+todo A-( consiste en asignar los gastos indirectos de fabricacin a los productos siguiendo los pasos descritos a continuacin0 1. )dentificando y analizando por separado las distintas actividades de apoyo que proveen los departamentos indirectos 2. Asignando a cada actividad los costos que les corresponden creando as) agrupaciones de costo %omog+neas en el sentido de que el comportamiento de todos los costos de cada agrupacin es explicado por la misma actividad. =. <a que todas las actividades %an sido identificadas y sus respectivos costos agrupados, entonces se deben encontrar las .medidas de actividad. que mejor expliquen el origen y variacin de los gastos indirectos de fabricacin.

MEDIDAS DE ACTI.IDAD /on medidas competitivas que sirven como conexin entre las actividades y sus gastos indirectos de fabricacin respectivos y que pueden relacionar tambi+n con el producto terminado. (ada .medida de actividad. debe estar definida en unidades de actividad perfectamente identificables.

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El sistema de Costeo ABC Las medidas de actividad son conocidas como .(>/5 #8):E8/., t+rmino cuya traduccin en castellano aproximada ser'a la de .origen del costo. porque son precisamente los .cost drivers. los que causan que los gastos indirectos de fabricacin var'en? es decir, mientras ms unidades de actividad del .cost driver. espec'fico identificado para una actividad dada se consuman, entonces mayores sern los costos indirectos asociados con esa actividad. (omo ejemplo de cost drivers se pueden mencionar. 7,mero de proveedores a. 7,mero de rdenes de produccin %ec%as b. 7,mero de entregas de material efectuadas. #e esta manera, se les asigna un costo mayor a aquellos productos que %ayan demandado ms recursos organizacionales, y dejarn de existir distorciones en el costo de los productos causados por los efectos de promediacin de un sistema tradicional de asignacin de costos que falla en estudiar las verdaderas causas del comportamiento de los gastos indirectos de fabricacin y que, por ello, los prorratea utilizando bases de asignacin arbitrarias como las %oras de mano de obra directa. El sistema tradicional no identific, ni estudi, ni analiz las causas de fondo del origen y variaciones de los gastos indirectos de fabricacin. El m+todo A-( sostiene que cada rengln de los gastos indirectos de fabricacin est ligado a un tipo de actividad espec'fica y es explicado por lo tanto por una .@edida de Actividad. diferente. dic%o de otro modo, lo que explica el comportamiento de los costos de los departamentos indirectos considerados la mayor'a de ellos como fijos seg,n el pensamiento contable tradicional!, son las distintas transacciones o actividades que consumen de ellos los productos terminados en su elaboracin.

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El sistema de Costeo ABC OBJETI.O DEL METODO ABC Es %acer conciente a la Alta Aerencia y en general a toda la organizacin del papel tan importante que juegan los departamentos indirectos dentro del proceso productivo y de cmo los gastos indirectos de fabricacin incurridos en dic%os departamentos contribuyen al +xito de toda empresa.

El )a)el de los administradores conta!les Los sistemas A-( no pueden implementarse exitosamente sin apoyo total de los administradores contables que tienen los antecedentes adecuados para enfocar el sistema A-( desde sus comienzos. /u visin contribuye a la identificacin de las unidades de anlisis apropiadas producto, procesos, etc.! y las probables causas de falla del sistema de costos. En el proyecto A-( los administradores contables tienen la informacin para juzgar el nivel de detalle que el sistema deber estudiar y el mejor entendimiento del flujo de los costos a trav+s de la organizacin y la capacidad de detallar el flujo necesario de informacin para apoyar el sistema cuando es implementado. Los administradores contables deben llevar el proyecto A-( %ac'a su exitosa implementacin a trav+s de su entusiasmo, conocimiento t+cnico, comprensin conceptual, creatividad, innovacin, persistencia, %abilidad para superar la realidad y desalojar los obstculos. Recolecci,n de la in+ormaci,n La informacin requerida para un proyecto A-( es de dos tipos0 1. (onceptual y 2. Estad'stica La informacin conceptual es necesaria para desarrollar el plan global del dise*o, la informacin estad'stica es necesaria para simular el flujo del costo a trav+s del modelo, sirve adems como dato real para validar la informacin conceptual.

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El sistema de Costeo ABC El objetivo de la recoleccin es acumular la informacin necesaria para0 1. )dentificar las actividades realizadas en la organizacin para asignar el costo y visualizar el proceso! 2. )dentificar los elementos del costo para visualizar la asignacin del costo! y medir el desempe*o para visualizar el proceso! =. #eterminar la relacin entre las actividades y los elementos del costo para visualizar la asignacin del costo! )dentificar y medir los inductores del costo que determinan la carga del trabajo para visualizar el proceso! y %acen que el costo fluya a las actividades y que a su vez fluya a otras actividades o a los productos y servicios de la organizacin para visualizar la asignacin del costo! -/entes de in+ormaci,n del sistema ABC 36ay tres fuentes primarias de informacin necesarias para el desarrollo de un sistema A-( las personas, el balance y el sistema computacional de la organizacin. 3Las personas qui+nes desempe*an el trabajo son la principal fuente de informacin. 4roveen datos acerca de las actividades de la organizacin, el consumo de los recursos y las mediciones de desempe*o utilizadas. 3El balance provee la informacin acerca de los elementos del costo de la organizacin y las salidas realizadas. Los sistemas de la organizacin debern contener la informacin acerca de los objetos de costos y los inductores del costo. 4or ejemplo, el n,mero de facturas canceladas un potencial inductor del costo! deber'a obtenerse a trav+s del pago de cuentas del sistema.

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El sistema de Costeo ABC .enta0as del ABC 1. ;na de las ventajas ms importantes derivadas de un sistema de gestin por actividades es que no afecta directamente la estructura organizativa de tipo funcional ya que el A-( gestiona las actividades y +stas se ordenan %orizontalmente a trav+s de la organizacin. Es precisamente +sta la ventaja de que los cambios en la organizacin no quedan reflejados en el sistema. 2. Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organizacin y por otra parte es una %erramienta de gestin que permite %acer proyecciones de tipo financiero ya que simplemente debe informar del incremento o disminucin en los niveles de actividad. =. La perspectiva del A-( nos proporciona informacin sobre las causas que generan la actividad y el anlisis de cmo se realizan las tareas. ;n conocimiento exacto del origen del costo nos permite atacarlo desde sus ra'ces. B. 7os permite tener una visin real de forma %orizontal! de lo que sucede en la empresa. /in una visin %orizontal sin conocer la participacin de otros departamentos en el proceso que se ejecuta! perdemos realmente la visin de la necesidad de nuestro trabajo para el cliente al que debemos justificar el precio que facturamos. C. Este nuevo sistema de gestin nos permitir conocer medidas de tipo no financiero muy ,tiles para la toma de decisiones. D. ;na vez implementado este sistema el A-( nos proporcionar una cantidad de informacin que reducir los costos de estudios especiales que algunos departamentos %acen soportar o complementar al sistema de costos tradicional. As' pues el efecto es doble, por una parte incrementa el nivel de informacin y por otra parte reduce los costos del propio departamento de costos E. Lo dif'cil de un sistema es que sea sencillo y transparente y el A-( lo es por que se basa en %ec%os reales y es totalmente subjetivo de tal manera que no """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""

El sistema de Costeo ABC puede ser manipulado de ninguna manera dado que esta basado en las actividades

Desventa0as del ABC 1. 6ay una aceptacin clara por parte de todos los expertos de que el A-( consume una parte importante de recursos en las fases de dise*o e implementacin. 2. >tro de los aspectos a tener en cuenta que pueden %acer dificultosa la implantacin del A-( es la determinacin del per'metro de actuacin y nivel de detalle en la definicin de la actividad. =. ;n tercer aspecto es que si se nos puede %acer dificultosa la definicin de las actividades, en dnde realmente vamos a tener un mayor n,mero de problemas es en la definicin de los .inductores. o factores que desencadenan la actividad. 4ara determinar los inductores deberemos utilizar el m+todo de ca/sa 1 e+ecto con el objeto de analizar las causas inmediatas %asta obtener la verdadera causa que desencadenan el c,mulo de actividades. B. 4or ,ltimo es cierto que cualquier cambio en un sistema siempre va acompa*ado en las primeras fases de un proceso de adaptacin y para evitar que el nuevo sistema implantado se %aga complejo en el uso y no suponga un proceso traumtico, se debe educar a los usuarios que mantienen la informacin y a las personas que usan la misma para la toma de decisiones. %C/2ndo se de!e im)lantar /n sistema de 3esti,n de costes )or actividades( 1. (uando el porcentaje de costos indirectos sobre el total de costos de la compa*'a tenga un peso significativo, si bien es cierto que no tendr'a sentido su implantacin si la compa*'a fabricase un slo producto para un cliente ,nico. 2. ;n segundo caso de aplicacin del A-( es en compa*'as donde est+n sometidas a fuertes presiones de precios en el mercado y deseen conocer """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""

El sistema de Costeo ABC exactamente la composicin del costo de los productos ya que los sistemas tradicionales de gestin suelen incorporar los costos indirectos de fabricacin en funcin de vol,menes de unidades producidas o vendidas y por lo tanto algunos de los productos pueden estar subvencionando el costo de otros y en definitiva se pueden estar definiendo precios incorrectamente. =. ;n tercer caso en donde se pudiese aconsejar la implantacin del A-( es en compa*'as que posean una alta gama de productos con procesos de fabricacin diferentes y en donde es muy dif'cil conocer la parte proporcional de gastos indirectos afectada a cada producto. 4or ,ltimo incluso se podr'a llegar a plantear la recomendacin de implantacin del A-( en compa*'as con altos niveles de gastos estructurales y sometidas a grandes cambios estrat+gicos 3organizativos. LA RELE.ANCIA DE LOS 4ASTOS INDIRECTOS Los costos directos %an disminuido su participacin dramticamente dentro del costo total de los productos, mientras que %an aumentado por otra parte los gastos indirectos de fabricacin. Lo anterior tiene una repercusin inmediata en los sistemas de costos0 la mano de obra directa ya no explica el comportamiento de los gastos indirectos de fabricacin y deja de ser por tanto una base vlida de prorrateo de los mismos. (omo muestra de ello basta por a%ora mencionar que en fbricas altamente automatizadas, las tasas de prorrateo basadas en las %oras de mano de obra directa exceden el 1FF o 2FF G, llegando a ser de %asta del 1FFFG, lo que por si slo demuestra que la relacin causa-efecto entre la mano de obra directa y los gastos indirectos de fabricacin %a dejado de existir. La poca relacin causa-efecto entre la mano de obra directa y los gastos indirectos de fabricacin las %oras de mano de obra directa siguen siendo una base de prorrateo muy frecuente en las empresas. #ic%a base supone que aquellos productos que consumen ms %oras de mano de obra directa en su produccin consumen igualmente ms recursos indirectos y, por tanto, deben absorber una porcin mayor del costo de los mismos. """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""

El sistema de Costeo ABC El razonamiento anterior es vlido en un medio ambiente productivo 1FFG mano de obra intensiva, pero cuando ese no es el caso y %ay productos cuyo proceso productivo %a sido tecnificado, el seguir utilizando las %oras de mano de obra directa como base de prorrateo introduce distorsiones en el costeo de los productos, es decir, la tasa de prorrateo es inflada por los costos tecnolgicos. Esta tasa se aplica a todos los productos, %ayan usado +stos o no la nueva tecnolog'a de produccin automatizada. El resultado es que a los productos que son mano de obra intensiva, les son asignados incorrectamente parte de los costos originados por la automatizacin, porque no fueron beneficiados de la misma, mientras que por otro lado, los productos tecnolgicos intensivos absorben menos gastos indirectos de fabricacin de lo que les corresponde. (on un sistema de asignacin de gastos indirectos de fabricacin tal los productos beneficiados por la automatizacin son subsidiados por aquellos de mano de obra intensiva. (on base en el razonamiento anterior, se concluye que actualmente se cuenta con un sistema de asignacin de gastos indirectos de fabricacin que no identifica ni ataca las diversas causas que explican el comportamiento de los distintos gastos indirectos de fabricacin y que, por tanto, no pueden asignarlos apropiadamente.

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El sistema de Costeo ABC CONCLUSI N

En conclusin la tradicional contabilidad de costos mide lo que cuesta %acer una tarea, mientras que la contabilidad basada en la actividad, registra adems el costo de no hacer, como el costo de per'odo de indisponibilidad de mquina, de espera de una %erramienta, de inventario, de reprocesado, etc.. Estos costos de no %acer frecuentemente igualan y a veces exceden a los costos de %acer. 4or todas estas razones el sistema A-( puede considerarse el ms apropiado para nuestro trabajo. este sistema proporciona la posibilidad de pasar de un presupuesto esttico a uno dinmico.

la mayor'a de los sistemas alternativos no ofrecen la estructura adecuada para captar la informacin relevante del costo de calidad (ontrol Estad'stico de 4rocesos, retrabajo, desmotivacin, retrasos! el A-( permite obtener informacin estrat+gica adicional a trav+s del rastreo de productos. con el A-( se ponen de manifiesto los efectos de las fallas de calidad permitiendo a la empresa enfocar la reduccin de estos costos ocultos. El A-( permite mejorar la percepcin en la causa de los costos.

#efinido el sistema de costeo0 A-(, se analizaron las actividades y sus correspondientes generadores de costos.

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