105 CUESTIONES A PLANTEAR EN UNA AUDITORIA DE MANTENIMIENTO Cuando la direccin de una empresa o el responsable del departamento se plantea si la gestin

que se hace del mantenimiento es el adecuado, la respuesta puede ser SI, NO o REGULAR. Claro est que cualquiera de las tres respuestas es insatisfactoria, porque entre cada una de ellas hay muchos puntos intermedios de respuesta, y porque no informa sobre qu cosas tendramos que cambiar para que la gestin del departamento pudiramos considerarla excelente. La mejor solucin suele ser realizar una Auditora de Mantenimiento, comparando nuestro departamento con un departamento modlico, ideal, y determinar qu cosas nos separan de ese modelo. Podemos contratar esta Auditora a una empresa externa, y tener la opinin de alguien externo a la empresa, pero tambin es posible prepararla desde dentro. Qu significan calidad y excelencia en mantenimiento La Calidad en la fabricacin de tornillos tiene un significado sencillo de entender. Significa fabricar tornillos que alcancen las especificaciones marcadas a un coste que permita obtener el beneficio deseado a la empresa que los produce. Cuando hablamos de Calidad en el servicio que presta un restaurante nos referimos a la satisfaccin que provoca en el cliente el conjunto de alimentos y servicios disfrutados (decoracin, amabilidad, etc) en relacin al dinero pagado, o dicho de otra forma, al cumplimiento de las expectativas del cliente en lo que recibe en relacin a lo que tiene que abonar por ello. Cuando hablamos de Calidad o de Excelencia en mantenimiento, es conveniente definir con exactitud a que nos estamos refiriendo. Por Calidad en Mantenimiento debemos entender lo siguiente: MAXIMA DISPONIBILIDAD AL MNIMO COSTE Si desmenuzamos este ambicioso objetivo en pequeas metas menores, nos encontramos que Mxima Disponibilidad al Mnimo Coste significa, entre otras cosas: -Que dispongamos de mano de obra en la cantidad suficiente y con el nivel de organizacin necesario. -Que la mano de obra est suficientemente cualificada para acometer las tareas que sea necesario llevar a cabo -Que el rendimiento de dicha mano de obra sea lo ms alto posible -Que dispongamos de los tiles y herramientas ms adecuadas para los equipos que hay que atender -Que los materiales que se empleen en mantenimiento cumplan los requisitos necesarios -Que el dinero gastado en materiales y repuestos sea el ms bajo posible -Que se disponga de los mtodos de trabajo ms adecuados para acometer las tareas de mantenimiento -Que las reparaciones que se efecten sean fiables, es decir, no vuelvan a producirse en un largo periodo de tiempo -Que las paradas que se produzcan en los equipos como consecuencia de averas o intervenciones programadas no afecten al Plan de Produccin, y por tanto, no afecten a nuestros clientes (externos o internos) -Que dispongamos de informacin til y fiable sobre la evolucin del mantenimiento que nos permita tomar decisiones. La Auditora de Mantenimiento Realizar una Auditora de Mantenimiento no es otra cosa que comprobar CMO se gestiona cada uno de los 10 puntos indicados anteriormente. El objetivo que se persigue al realizar una Auditora no es juzgar al responsable de mantenimiento, no es cuestionar su forma de trabajo, no es crucificarle: es saber en qu situacin se encuentra un departamento de mantenimiento en un momento determinado, identificar puntos de mejora y determinar qu acciones son necesarias para mejorar los resultados. Claro est que hay que diferenciar entre Auditoras Tcnicas y Auditoras de Gestin. Las primeras tratan de determinar el estado de una instalacin. Las segundas, objeto de este artculo, tratan de determinar el grado de excelencia de un departamento de mantenimiento y de su forma de gestionar. El cuestionario que se propone consta de 105 preguntas, y curiosamente es vlido para aplicarlo en empresas de muy diversa ndole, aunque a veces sern necesarias pequeas modificaciones para adaptarlo mejor a la realidad de la empresa auditada. Cada una de las preguntas tiene 4 posibles valores: 3 si la respuesta a la cuestin planteada es muy favorable, 2 si la situacin es mejorable, aunque aceptable; 1 si la situacin es desfavorable y se hace necesario un cambio; y 0 si la respuesta es tan desalentadora como para considerar la situacin de ese punto un autntico desastre. Calculando a continuacin el nmero de puntos obtenido y dividiendo entre 315 (el mximo posible) puede obtenerse un valor numrico, que expresado en % podramos llamar ndice de Conformidad.

Todos aquellos puntos que alcanzan como resultado un 0 o un 1 deben incluirse en un PLAN DE ACCIN, y transcurrido cierto tiempo, deben realizarse una nueva auditora comprobando especialmente aquellos puntos que haban obtenido un resultado desfavorable. Al cabo de unos meses la situacin de un departamento ruinoso, desalentado, con unos resultados catastrficos puede pasar milagrosamente a ser un departamento modlico. Y todo ello, sin grandes cambios espectaculares, sin grandes reingenieras de proceso, sin llegar a la conclusin de que es mejor destruirlo todo y construir las instalaciones de nuevo, y sin necesidad de pensar que la culpa la tiene otro. Claro, el punto ms importante de una Auditora de Mantenimiento es ese PLAN DE ACCIN, en el que se identifican los problemas que se detectan en la gestin del mantenimiento de una empresa, y como se propone solucionarlos. Hay muchas formas de mejorar. La realizacin de una Auditora de Mantenimiento no es un ungento mgico, no es el producto de un consultor charlatn vendedor de humo. Es tan solo una forma ms de identificar problemas y proponer soluciones. La gestin perfecta, la excelencia en mantenimiento Es posible definir cmo debera ser un sistema perfecto de gestin? Desde luego es posible tratar de marcar unas directrices de lo que debera ser una gestin ideal o excelente, lo que podramos definir como una gestin de clase mundial. Una vez definida, no tendremos ms que comparar esa gestin ideal con la que se lleva a cabo en una planta concreta, y determinar as si cada uno de los pequeos aspectos en que puede dividirse la gestin de la planta est gestionado de la mejor forma posible. Todos aquellos puntos que se aparten de esa gestin excelente sern puntos de mejora. El esquema que proponemos para definir esa gestin ideal o de clase mundial y para comparar posteriormente esa gestin ideal del mantenimiento con la que se realiza en una planta concreta, es el siguiente: A. Determinar los objetivos claves que se deben alcanzarse B. Determinar los factores que afectan al cumplimiento de esos objetivos C. Fijar un estndar de excelencia: cmo debera ser la gestin ideal de cada uno de esos factores D. Comprobar la situacin de cada uno de esos factores, elaborando y contestando un cuestionario que nos permita detectar dnde la gestin es acertada y dnde no lo es. Comencemos, pues, por tratar de resumir los objetivos que veamos al principio en cinco objetivos clave de un departamento de mantenimiento, de acuerdo a lo que veamos en el apartado anterior: -El mantenimiento que se realice debe asegurar una vida til para toda la central y para cada uno de sus elementos lo ms larga posible -La disponibilidad de la planta debe alcanzar al menos el valor determinado como objetivo -La capacidad de produccin debe alcanzar al menos el valor determinado como objetivo -El consumo de materias primas y otros recursos no debe superar un mximo determinado Todo lo anterior (vida til, disponibilidad, capacidad y consumo de materias primas) debe alcanzarse al coste ms bajo posible. Veamos ahora los factores que influyen en la consecucin de esos objetivos, y establezcamos la situacin ideal para cada uno de ellos. Estudiando el personal del departamento de mantenimiento En lo referente al personal, los factores relevantes que influyen en la consecucin de los objetivos anteriormente expuestos son la organizacin, la formacin, la polivalencia y el rendimiento y el clima laboral. En cuanto a la organizacin, el organigrama del rea de mantenimiento debe garantizar el mnimo tiempo de respuesta desde que se detecta un problema hasta que se interviene en l, y desde ese momento hasta la resolucin total del problema; que no se depende en exceso de personas concretas (nivel de imprescindibilidad); que existe personal para realizar el mantenimiento programado incluso ante una carga inesperada de mantenimiento correctivo; y que la cantidad de horas extraordinarias generadas no superar el mximo legal permitido. En cuanto a formacin, igual que en el caso del rea de operaciones, debe exigirse al personal que tenga una formacin previa a la incorporacin adecuada; que recibe una formacin inicial que le permite desarrollar su trabajo con total garanta; y que recibe una formacin continua para mejorar sus conocimientos tanto del rea de mantenimiento como de otras reas.

En cuanto a la polivalencia, un mantenimiento ideal es aquel en el que su personal es totalmente polivalente, tanto en lo referente a las diferentes especialidades del rea de mantenimiento (mecnica, electricidad, instrumentacin, etc) como en lo referente a otras reas (operacin, control qumico, seguridad, etc) En cuanto al rendimiento, el rea de mantenimiento est gestionado de forma excelente si se dedica el mnimo tiempo posible a tareas improductivas, definiendo como tales todas aquellas que no suponen la intervencin directa en un equipo. El hecho de que sean consideradas tareas improductivas no quiere decir que no sean necesarias; nicamente quiere decir que es posible optimizar la cantidad de tiempo que se les dedica. Las tareas improductivas ms habituales son los traslados internos en la planta, el tiempo de diagnstico, la preparacin de materiales y herramientas, los tiempos muertos por razones burocrticas (permisos, etc), retrasos en la entrada, tiempos adicionales de descanso, etc. El rendimiento tambin est relacionado con la proporcin entre el tiempo empleado realmente en la realizacin de una orden de trabajo y el tiempo terico que debera tardarse en realizarla. Un mantenimiento excelente tiene unos altos valores de rendimiento del personal Por ltimo, un departamento con un clima laboral agradable consigue que cada uno de sus empleados aporte lo mejor de s mismo. El nmero de preguntas que se proponen, un total de 28, casi la cuarta parte de la auditoria, ya expresa por s solo la importancia que tiene el personal en un departamento de mantenimiento: 1. El organigrama de mantenimiento garantiza la presencia de personal de mantenimiento preparado cuando se necesite, de la forma ms rpida posible? 2. Hay personal que pueda considerarse imprescindible cuya ausencia afecta a la actividad normal del rea de mantenimiento? 3. El organigrama garantiza que habr personal disponible para realizar mantenimiento el mantenimiento programado, incluso en el caso de un aumento del mantenimiento correctivo? 4. El nmero de horas extraordinarias que se genera en el rea de mantenimiento es habitualmente superior al mximo legal autorizado? 5. La cualificacin previa que se exige al personal del rea de mantenimiento es la adecuada? 6. Se realiza una formacin inicial efectiva cuando se incorpora un nuevo trabajador al rea de mantenimiento? 7. Hay un plan de formacin para el personal de mantenimiento? 8. Este plan de formacin hace que los conocimientos en el mantenimiento de la central mejoren? 9. El plan de formacin hace que los conocimientos en otras reas de la central (operaciones, seguridad, medioambiente, administracin, etc) mejoren? 10. El personal de mantenimiento mecnico puede realizar tareas elctricas o de instrumentacin sencillas? 11. El personal de mantenimiento mecnico puede realizar tareas elctricas o de instrumentacin especializadas? 12. El personal de mantenimiento elctrico puede realizar tareas mecnicas sencillas? 13. El personal de mantenimiento elctrico puede realizar tareas mecnicas especializadas? 14. El personal de mantenimiento est capacitado para trabajar en otras reas (operaciones, seguridad, control qumico, etc)? 15. Se respeta el horario de entrada y salida? 16. Se respeta la duracin de los descansos? 17. La media de tiempos muertos no productivos es la adecuada? 18. Los tiempos de intervencin se ajustan a la duracin terica estimable en que podran realizarse los trabajos? 19. El personal de mantenimiento se siente reconocido en su trabajo? 20. El personal de mantenimiento siente que la empresa se preocupa de sus necesidades para poder realizar un buen trabajo? 21. El personal de mantenimiento considera que tiene proyeccin profesional dentro de la empresa? 22. El personal de mantenimiento se siente satisfecho con su horario? 23. El personal de mantenimiento se considera bien retribuido? 24. El personal de mantenimiento est comprometido con los objetivos de la empresa? 25. El personal de mantenimiento tiene un buen concepto de sus mandos? 26. El personal de mantenimiento considera que el ambiente del rea de operaciones es agradable? 27. El nivel de absentismo entre el personal de mantenimiento es bajo? 28. El nivel de rotacin entre el personal de mantenimiento es bajo? Anlisis de los medios tcnicos empleados por Mantenimiento

En lo referente a los medios tcnicos, los factores que condicionan un buen mantenimiento estn relacionados con los sistemas de comunicacin, el transporte y los medios de elevacin, las herramientas y el taller. Los sistemas de comunicacin deben permitir una buena comunicacin interna entre el personal del rea de mantenimiento, entre mantenimiento y otras reas, y entre mantenimiento y el exterior (proveedores, contratistas). Los medios de transporte de personas deben garantizar que los tiempos muertos para los desplazamientos internos son los ms bajos posibles. En cuanto al transporte de materiales, debe contarse con los medios suficientes para elevarlos y trasladarlos, lo que incluye puentes gra, polipastos, diferenciales, carretillas elevadoras, furgonetas, etc. Sobre las herramientas disponibles, debe asegurarse que se cuenta con todo lo necesario en las diferentes subreas del mantenimiento (herramientas para trabajos mecnicos, elctricos, de instrumentacin, trabajos de taller, para mantenimiento predictivo, etc). El taller de mantenimiento debe estar limpio y ordenado, y estar situado en el sitio ms adecuado Las cuestiones que se pueden plantear relativas a los medios tcnicos pueden ser las siguientes: 29. Mantenimiento dispone de los medios de comunicacin interna que se necesitan? 30. Mantenimiento dispone de los medios de comunicacin con el exterior que se necesitan? 31. Se dispone de los medios de transporte que se necesitan? 32. Se dispone de los medios de elevacin que se necesitan (carretillas elevadoras, carretillas manuales, polipastos, puentes gra, diferenciales, etc) 33. Las herramientas mecnicas se corresponden con lo que se necesita? 34. Las herramientas elctricas se corresponden con lo que se necesita? 35. Las herramientas para el mantenimiento de la instrumentacin se corresponden con lo que se necesita? 36. Las herramientas para el mantenimiento predictivo se corresponden con lo que se necesita? 37. Las herramientas de taller se corresponden con lo que se necesita? 38. Los equipos de medida estn calibrados? 39. Existe un inventario de herramientas? 40. Se comprueba peridicamente el inventario de herramientas? 41. El taller est situado en el lugar apropiado? 42. Est limpio y ordenado su interior? El mantenimiento preventivo y el Plan de Mantenimiento En lo referente al Plan de Mantenimiento, los factores que afectan a los objetivos claves son la elaboracin, el contenido del Plan y su realizacin efectiva. Una planta industrial debe haber elaborado un plan de mantenimiento que incluya todas las reas y equipos significativos de la planta, y que incluya una programacin detallada de cada una de las tareas que en l se contemplan. Esa programacin, adems, debe cumplirse. El contenido de este plan debe respetar las instrucciones de los fabricantes de los diversos equipos, y adems, debe estar orientado a evitar los fallos potenciales de la planta y sus consecuencias. Por ltimo, debe realizarse efectivamente lo que en este plan se dice (un plan de mantenimiento puede ser maravilloso, pero absolutamente ineficaz si no se lleva a cabo). Los cuestiones relativas al Plan de Mantenimiento pueden ser las siguientes: 43. Existe un plan de mantenimiento que afecte a todas las reas y equipos significativos de la planta? 44. Hay una programacin de las tareas que incluye el plan de mantenimiento (est claro quien y cuando se realiza cada tarea)? 45. La programacin de las tareas de mantenimiento se cumple? 46. El Plan de mantenimiento respeta las instrucciones de los fabricantes? 47. Se han analizado los fallos crticos de la planta? 48. El Plan est orientado a evitar esos fallos crticos de la planta y/o a reducir sus consecuencias? 49. El plan de mantenimiento se realiza? La organizacin del mantenimiento correctivo En lo referente a la organizacin del mantenimiento correctivo los factores que debemos estudiar son la proporcin entre mantenimiento programado y correctivo, el nmero de averas repetitivas, el sistema de asignacin de prioridades, el nmero de averas que deben solucionarse de forma urgente, la rapidez en la resolucin de averas, el nmero de averas pendiente y la realizacin de anlisis de fallos. En un departamento de mantenimiento ideal, la proporcin entre el mantenimiento programado y el correctivo es tal que la carga de trabajo correctiva no programada

no supone ms del 30% de las horas/hombre dedicadas a mantenimiento. El nmero de averas repetitivas debe ser inferior al 5% del total de rdenes de trabajo correctivas que se generan mensualmente, o dicho de otro modo, las reparaciones que se realizan deben ser fiables. Desde que se comunica una avera hasta la resolucin total de sta, la media del tiempo empleado debe ser inferior a 20 das. Debe estar establecido un sistema para la asignacin de prioridades, de manera que se garantice que se van a atender en primer lugar aquellas incidencias que tengan mayor repercusin en los resultados de la planta. Adems, el nmero de averas que tengan el mayor nivel de prioridad (averas urgentes) debe ser bajo, menor del 5% del total de rdenes de trabajo correctivas. En una planta con una gestin excelente en el rea de mantenimiento el nmero de averas pendiente es bajo, y est perfectamente justificada la razn por la que todas las averas pendientes no pueden repararse inmediatamente (plazo de entrega de un material, es necesaria la parada de la planta, se va a realizar junto con otras, etc). Al menos de aquellas averas que han podido afectar a la disponibilidad, potencia o consumo de la planta se ha realizado un anlisis y se han adoptado medidas para que no vuelvan a producirse. Las cuestiones que se pueden plantear para comprobar la excelencia de la organizacin del mantenimiento correctivo son las siguientes: 50. La proporcin entre horas/hombre dedicadas a mantenimiento programado y mantenimiento correctivo no programado es la adecuada? 51. El nmero de averas repetitivas es bajo? 52. El tiempo medio de resolucin de una avera es bajo? 53. Hay un sistema claro de asignacin de prioridades? 54. Este sistema se utiliza correctamente? 55. El nmero de averas con el mximo nivel de prioridad (o averas urgentes) es bajo? 56. El nmero de averas pendientes de reparacin es bajo? 57. La razn por la que las averas pendientes estn pendientes est justificada? 58. Se realiza un anlisis de los fallos que afectan a los resultados de la planta? 59. Las conclusiones de estos anlisis se llevan a la prctica? Los procedimientos de mantenimiento En lo referente a los procedimientos de mantenimiento, es necesario que todas las tareas habituales estn detalladas en procedimientos. Esos procedimientos deben ser claros, y describir paso a paso todo lo que hay que ir haciendo antes, durante y despus de la tarea. Adems, estos procedimientos deben ser seguidos, esto es, cuando se realiza una tarea debe seguirse el procedimiento aprobado. Por ltimo, los procedimientos deben ser revisados y actualizados, buscando mejorarlos. Las cuestiones que pueden plantearse en referencia a los procedimientos de mantenimiento y su uso pueden ser las siguientes: 60. Todas las tareas habituales de mantenimiento estn recogidas en procedimientos? 61. Los procedimientos son claros y perfectamente entendibles? 62. Los procedimientos contienen toda la informacin que se necesita para realizar cada tarea? 63. El personal de mantenimiento recibe formacin en estos procedimientos, especialmente cuando se producen cambios? 64. El proceso de implantacin de un nuevo procedimiento es el adecuado? 65. Cundo el personal de mantenimiento realiza una tarea utiliza el procedimiento aprobado? 66. Los procedimientos de mantenimiento se actualizan peridicamente? Anlisis del sistema de informacin En lo referente a la gestin de la informacin que se genera en mantenimiento, los factores que afectan a los objetivos clave son: uso y tratamiento de las rdenes de trabajo, el sistema de informacin empleado y el uso que se hace de l y los informes que genera mantenimiento. En cuanto al uso y tratamiento de rdenes de trabajo, el formato de orden debe ser adecuado: fcil de cumplimentar, sin apartados superfluos o intiles, y que contengan todos los datos valiosos para su posterior anlisis. Posteriormente, estas rdenes deben ser introducidas en el sistema de informacin (que no tiene por qu ser

necesariamente un software de mantenimiento, puede ser una sencilla libreta o una hoja de clculo) para poder disponer de la informacin generada en cada orden y para su anlisis. En cuanto al sistema de informacin, debe suponer una baja carga burocrtica y debe aportar informacin til para la toma de decisiones. Los informes que genera mantenimiento deben ser sencillos, claros y aportar informacin, no datos. Las cuestiones que pueden plantearse sobre la informacin generada en mantenimiento pueden ser las siguientes: 67. Todos los trabajos que se realizan se reflejan en una orden de trabajo? 68. El formato de esta orden de trabajo es adecuado? 69. Los operarios cumplimentan correctamente estas rdenes? 70. Las rdenes de trabajo se introducen en el sistema informtico? 71. El sistema informtico de mantenimiento resulta adecuado? 72. El sistema informtico supone una carga burocrtica importante? 73. El sistema informtico aporta informacin til? 74. El sistema informtico aporta informacin fiable? 75. Los mandos de mantenimiento consultan habitualmente la informacin contenida en el sistema? 76. Los operarios de mantenimiento consultan habitualmente la informacin contenida en el sistema? 77. Se emite un informe peridico que analiza la evolucin del departamento de mantenimiento? 78. El informe aporta informacin til para la toma de decisiones? Analizando el stock de repuesto En lo referente a repuestos y materiales, los factores a analizar son la lista de repuesto que se mantiene en stock, el criterio de seleccin de esta lista, el inventario, el orden y la limpieza del almacn, su ubicacin, el almacenamiento y la conservacin de las piezas y las comprobaciones que se realizan para sabe si alcanzan la calidad adecuada. Un departamento ideal debe haber estudiado los repuestos que es necesario mantener en stock para conseguir y haber elaborado una lista con el repuesto que se considera necesario que mantener en stock. Los criterios para elaborar esa lista deben ser vlidos y coherentes. Debe comprobarse peridicamente que lo contenido en esa lista realmente est en el almacn. La lista, adems, puede y debe variar con el tiempo, para adaptarse a los resultados que se van obteniendo. El almacn debe estar perfectamente ordenado y limpio, y debe ser fcil localizar cualquier pieza incluso si el personal habitual del almacn no est presente. Las condiciones de almacenamiento deben ser las correctas para cada pieza. Debe comprobarse que las piezas que hay en el almacn alcanzan las especificaciones, mediante controles efectuados al recibirlos. Las cuestiones que pueden plantearse sobre el repuesto pueden ser las siguientes: 79. Se ha elaborado una lista de repuesto mnimo que debe permanecer en stock? 80. Los criterios empleados para elaborar esa lista son vlidos? 81. Se comprueba peridicamente que se dispone de ese stock? 82. La lista de stock mnimo se actualiza y mejora peridicamente? 83. Se realizan peridicamente inventarios de repuesto? 84. Los movimientos del almacn se registran en el sistema informtico? 85. Coincide lo que se cree que se tiene (segn los inventarios y el sistema informtico) con lo que se tiene realmente? 86. El almacn est limpio y ordenado? 87. El almacn est situado en el lugar adecuado? 88. Es fcil localizar cualquier pieza? 89. Las condiciones de almacenamiento son correctas? 90. Se realizan comprobaciones del material cuando se recibe? El anlisis de los resultados de mantenimiento En lo referente a los resultados conseguidos, los factores ms importantes son la disponibilidad, el tiempo medio entre fallos, el nmero de emergencias, el tiempo medio de reparacin, el nmero de averas repetitivas, el gasto en repuestos y el nmero de horas/hombre invertido en mantenimiento. En un mantenimiento ideal todos estos parmetros alcanzan un valor ptimo, y adems, la evolucin en un periodo significativo (un ao, por ejemplo), es positiva.

Las cuestiones que pueden plantearse son las siguientes: 91. La disponibilidad media de los equipos significativos es la adecuada? 92. La disponibilidad media de la planta es la adecuada? 93. La evolucin de la disponibilidad es positiva (est aumentado la disponibilidad)? 94. El tiempo medio entre fallos en equipos significativos es el adecuado? 95. La evolucin del tiempo medio entre fallos en equipos significativos es positiva? 96. El nmero de O.T. de emergencia es bajo? 97. El nmero de O.T. de emergencia est descendiendo? 98. El tiempo medio de reparacin en equipos significativos es bajo? 99. El tiempo medio de reparacin en equipos significativos est descendiendo? 100. El nmero de averas repetitivas es bajo? 101. El nmero de averas repetitivas est descendiendo? 102. El nmero de horas/hombre invertidas en mantenimiento es el adecuado? 103. El nmero de horas/hombre invertidas en mantenimiento est descendiendo? 104. El gasto en repuestos es el adecuado? 105. El gasto en repuestos est descendiendo? Documentacin a preparar previamente Antes de realizar una Auditora de Mantenimiento, es necesario preparar una serie de documentos, cuyo anlisis constituir una parte del trabajo del encargado de realizarla. No obstante, el trabajo ms importante del auditor es el que hace en campo, en los equipos, en los almacenes y con el personal de mantenimiento. Una diferencia muy importante entre las auditorias que se proponen en este artculo para comprobar la calidad del servicio de mantenimiento y las auditoras internas realizadas para obtener o mantener la acreditacin ISO 9000 es que la parte ms importante de estas ltimas es la revisin de la documentacin, mientras que en la Auditoria propuesta la parte ms importante es la evaluacin de cada una de las cuestiones en campo. El informe final Decamos que el objetivo principal de una Auditora de Gestin de Mantenimiento es identificar todos aquellos puntos susceptibles de optimizacin y proponer cambios organizativos y de gestin que supongan una mejora del sistema de mantenimiento. Por tanto, el informe de la Auditora debe describir la situacin en que se encuentra cada uno de los aspectos analizados, haciendo especial mencin a aquellos puntos en los que se detectan divergencias sobre el modelo de excelencia descrito anteriormente. Adems, debe proponer los cambios necesarios para acercarse a ese modelo, indicando incluso plazos y responsables para llevar a cabo estos cambios. El ndice que podra tener ese informe final podra ser el siguiente: 1.Objeto 2.Alcance de la Auditora 3.Documentacin de referencia 4.Datos generales de la planta o instalacin 4.1.Caractersticas generales (productos, capacidad de produccin, accionistas) 4.2.Grado de automatizacin 4.3.Antigedad de las instalaciones 4.4.Ubicacin geogrfica. Problemas derivados de esa ubicacin 4.5.Jornada de trabajo 5.Anlisis de la situacin actual 5.1.Mano de Obra directa 5.1.1.Cantidad 5.1.2.Cualificacin 5.1.3.Organizacin 5.1.4.Rendimiento 5.2.Mano de Obra indirecta 5.2.1.Cantidad

5.2.2.Organizacin 5.2.3.Cualificacin 5.3.Materiales 5.3.1.Repuesto mnimo 5.3.2.Almacenes (situacin, inventario, etc.) 5.3.3.Compras 5.4.Medios tcnicos 5.4.1.Talleres de mantenimiento 5.4.2.Herramientas 5.4.3.Plan de calibracin 5.4.4.Sistema informtico 5.5.Mtodos de trabajo 5.5.1.Anlisis de equipos 5.5.2.Plan de mantenimiento 5.5.3.Plan de Formacin 5.5.4.Procedimientos 5.6.Resultados obtenidos en mantenimiento 5.6.1.Disponibilidad de equipos 5.6.2.Anlisis de indicadores 5.6.3.Costes. Anlisis de partidas 5.6.4.Estado de las instalaciones 5.7.Seguridad 5.7.1.Plan de seguridad 5.7.2.Utilizacin de Equipos de Proteccin Individual 5.7.3.Resultados en seguridad 5.7.4.Impresiones sobre la seguridad de la planta 5.8.Tratamiento del impacto medioambiental 5.8.1.Plan medioambiental 5.8.2.Mentalizacin del personal sobre el impacto medioambiental 5.8.3.Tratamiento de residuos 5.8.4.Otros impactos y su tratamiento 5.9.INDICE DE CONFORMIDAD OBTENIDO 6.Resumen de los problemas detectados 7.Plan de Accin. Propuestas de mejora 8.Calendario de realizacin y responsables 9.Cuestionario de la auditora La parte ms importante del informe corresponde a los apartados 6, 7 y 8, donde se identifican problemas y se proponen soluciones. Es la parte del informe que leer con mayor atencin la Direccin de la empresa, y ser la base del trabajo de los responsables de mantenimiento durante el periodo posterior a la Auditora. El informe debe identificar como problemas detectados todos aquellos aspectos cuya valoracin sea 0 o 1. Estos sern los puntos que se deben tratar detalladamente en el apartado correspondiente al Anlisis de la situacin actual. Es importante que el Plan de Accin contemple, adems de las recomendaciones o propuestas, un responsable para su realizacin y una fecha mxima en la que deber llevarse a cabo cada una de las acciones propuestas. La ausencia de este apartado destinado a definir plazos y responsabilidades har que las acciones se diluyan y que no haya un compromiso claro para implantar esas mejoras.

Frecuencia recomendable para la realizacin de Auditoras

Realizar una Auditora de Mantenimiento puede ser una actividad puntual, realizada una sola vez a lo largo de la vida de la empresa. Pero obviamente, tiene mucho ms inters y sus resultados en la mejora de la planta son ms rpidos y evidentes si la realizacin de Auditoras se convierte en una actividad rutinaria, de carcter peridico. Ciertamente, la periodicidad depender del tipo de empresa y de la situacin de partida. Cuanto ms grande sea la empresa, o cuanto peor sea la situacin de partida, ms recomendable resulta aumentar la frecuencia . De todas formas, si se adopta como herramienta de mejora la realacin de Auditoras, ser conveniente realizar un programa de en el que se reflejen las fechas de realizacin. Al principio es recomendable que la frecuencia sea mayor, y a partir de la 3 o la 4, en que las posibilidades de optimizacin son menores, puede rebajarse enormemente la frecuencia. Como frecuencias de referencia, pueden tomarse las siguientes: Las 3 primeras, a intervalos de 3-4 meses -A partir de la 4, anuales Valores de Referencia del ndice de Conformidad Con el cuestionario anterior, pueden establecerse los siguientes valores de referencia: < 40% de ndice de conformidadSistema muy deficiente 40-60% de ndice de conformidadAceptable pero mejorable 60-75% de ndice de conformidadBuen sistema de mantenimiento 75-85% de ndice de conformidadEl sistema de Mantenimiento es muy bueno > 85% de ndice de conformidadEl sistema de Mantenimiento puede considerarse excelente Conclusiones Si alguien ha llegado leyendo hasta este punto, quizs tenga la sensacin de que es complicadsimo y que aplicarlo no va a aportar nada til a su departamento. Que sern necesarios muchos recursos para llevarlo a cabo y que los resultados que se obtengan no van a compensar ese esfuerzo. Completar este cuestionario puede suponer no ms de 1 da de trabajo de una persona ajena a la planta, que aporte una visin que no est salpicada por el da, y que no tenga ningn inters especial en ser especialmente crtico o especialmente benevolente. Con tan solo un par de das de trabajo, y quizs otro para redactar el informe y proponer un Plan de Accin, es posible detectar montones de puntos de mejora en la gestin de mantenimiento, que sin duda se traducirn en la obtencin de unos mejores resultados, a veces incluso espectaculares. Por qu no probar?