Matriz de atividade individual* Mdulo: 2 Atividade: 5.2.1 Ttulo: Gesto de Projetos Aplicada a Pe uenas e M!

dias "#presas Aluno: $uiz Antonio de %ouza &arias 'isciplina: Gesto de Projetos Tur#a: GPT"A'(T))**()*1+ GPT"A' ,ntrodu-o

A gesto de projetos vem ganhando significativa importncia entre as empresas, principalmente com elevado nvel de qualidade e competitividade. Adotar e praticar a gesto de projetos no uma tarefa fcil, principalmente em pequenas e mdias empresas P !, que normalmente tem cultura familiar e rotinas enrai"adas. uitas das ve"es seus processos internos no esto #em definidos. As tarefas so e$ecutadas segundo metodologias e processos criados e mantidos pelos donos dos empreendimentos e estes algumas ve"es no possuem o conhecimento e o perfil necessrio % aplica&o de prticas eficientes de 'esto. (corre que assim como gerenciar #em um neg)cio se fa" necessrio para a so#reviv*ncia e manuten&o de suas atividades, a #usca por melhores prticas e a concorr*ncia de mercado o#rigam a estes pequenos e mdios empreendedores a #uscarem recursos para tornarem suas atividades pr)speras e competitivas. ( 'erenciamento de Projetos mostra+se como ferramenta essencial a o#ten&o de resultados nestes empreendimentos e pode ser aplicado em projetos de vrios tipos e tamanhos. ( uso destas prticas define com clare"a os o#jetivos e resultados que se espera alcan&ar e aumenta significativamente a pro#a#ilidade da P ! atingir seus o#jetivos. ,eja implantar um novo processo de gesto, a implanta&o de um novo soft-are !.P, a amplia&o da empresa/ seja na rea de produ&o ou administrativa, a 'esto de projetos trar para uma P !, su#sdios de suporte e apoio operacional para atingir os o#jetivos necessrios. 0ogicamente que uma P ! no possui os recursos nem sempre necessrios ou dimensionados para uma implanta&o de um grande projeto. 1am#m neste aspecto a 'esto de Projetos permitir que seus gestores monitorados e assessorados por um 2onsultor de 'esto de Projetos, organi"arem e adequar segundo sua condi&o financeira os recursos necessrios para o#ten&o dos resultados esperados.
Modos e #eios de i#planta-o Uma PME simples em sua estrutura, pessoas e processos. Para o Gestor de Projetos de uma PME ele deve ser capaz de definir e alinhar de forma objetiva e resumida os recursos necessrios para desenvolvimento de um Projeto em uma PME. Os empreendedores de uma PME est o ! busca de resultados efetivos, bai"os custos de opera# o e rpido crescimento de seu ne$%cio. Mas PMEs t&m al$umas particularidades 'ue dificultam o uso da $est o de projeto da maneira tradicional em seus () processos do PM*O+. Por e"emplo, como fazer a $est o do projeto considerando 'ue, - .s metodolo$ias e"istentes demandam muito tempo de trabalho em documentos e processos internos - Estas metodolo$ias tradicionais necessitam de conhecimento tcnico especializado, 'ue na maior parte das vezes n o est dispon/vel nas PMEs - .s PMEs n o t&m condi#0es de manter especialistas em $est o de projetos em suas e'uipes devido ao alto custo disto - 1e n o consi$o $erenciar projetos, como criar e manter uma estrat$ia de minha empresa2

3esta forma o Processo de Planejamento deve ser simples, porm amplo em todas as reas de atividades da PME. 3eve envolver a alta dire# o e demais setores da empresa dos 1ta4eholders 5 as partes interessadas a todas as pessoas afetadas pelo projeto 5 Patrocinador 6sponsor7, cliente, e'uipe interna, e'uipe e"terna, comunidade, $rupos de press o... 1endo assim definimos os Modos e Meios de 8mplementa# o em duas etapas, a saber, 8. 9ria# o de uma metodolo$ia baseada no PM*O+. O PM8 6Project Mana$ement 8nstitute7 coloca ! disposi# o dos interessados a sua obra, PM*O+ 6Project Mana$ement *od: of +no;led$e7, 'ue contempla uma consolida# o de boas e melhores prticas. O mesmo descreve processos e ferramentas relacionadas ! filosofia de $erenciamento de projetos. <o entanto, como 'ual'uer frame;or4 de processos, o P*MO+ diz o 'ue deve ser feito, porm n o diz como deve ser feito. Este aspecto fica a car$o de uma metodolo$ia 'ue deve ser desenvolvida de acordo com a realidade de cada or$aniza# o. Para elabora# o de uma metodolo$ia 'ue d& suporte ! e"ecu# o dos processos, su$ere, =. Mapear todos os processos, a partir do PM*O+, 'ue se aplicar o ao conte"to da or$aniza# o> ). 3esenhar os flu"o$ramas de todos os processos e sub5processos identificados> ?. 3efinir de forma clara e ine'u/voca todos os papis e responsabilidades envolvidos nos processos> (. Especificar, para cada processo, as suas entradas, atividades, responsabilidades, ferramentas e sa/das> @. 9riar modelos 6AtemplatesB7 para todos os documentos 'ue compor o a metodolo$ia> C. 3ocumentar de forma ine'u/voca todas as tcnicas e demais procedimentos necessrios ! e"ecu# o dos processos> D. Estabelecer um reposit%rio 6ferramenta7 para armazenamento da metodolo$ia> E. Estabelecer normas de $erenciamento do conhecimento e"presso na metodolo$ia, permitindo, dentre outras coisas, o controle das atualiza#0es sempre 'ue elas ocorrerem> F. 3efinir indicadores 'ue permitam a medi# o da 'ualidade dos processos e dos produtos> =G. 9riar um reposit%rio para armazenar o resultado das e"ecu#0es do processo com a metodolo$ia> ==. 9riar um reposit%rio para armazenamento e pes'uisa das melhores prticas e dos melhores produtos produzidos com a metodolo$ia>

=). 3efinir ferramentas da Hecnolo$ia da 8nforma# o 'ue dar o suporte ! e"ecu# o dos processos com a metodolo$ia. 88. 8mplanta# o de uma nova cultura . implanta# o de uma nova cultura em um ambiente or$anizacional ocorre, em $eral, dentro de um campo de for#as, pois como disse <icolau Ma'uiavel 6=@=? 3.97, I<ada mais dif/cil do 'ue a introdu# o de uma nova ordem. O inovador tem como inimi$os todos a'ueles 'ue se sa/ram bem nas condi#0es anti$as, e seus defensores s o a'ueles 'ue podem se sair bem em novas condi#0esI. Para mudar uma or$aniza# o, preciso entender essas for#as e canaliz5las para 'ue deem espa#o !s mudan#as, em vez de se oporem a elas. John +otter 6=FFD7, em seu livro Kiderando Mudan#as, su$ere oito etapas para um processo de mudan#a bem sucedido, 'uais sejam, =. .riar u# sentido de ur/0ncia L ajuda as pessoas a perceberem a necessidade de mudan#a e a importMncia de a$ir de imediato. ). Tra1al2o de e uipe L cria# o de um $rupo forte orientando a mudan#a, com capacidade de lideran#a, defini# o e manuten# o de foco, linhas de a# o, credibilidade, capacidade de comunica# o, autoridade e boa capacidade anal/tica. ?. 'esenvolver a viso e a estrat!/ia da #udan-a L definir dire# o, apresentar os $anhos da mudan#a, esclarecer como o futuro ser diferente do passado e esclarecer como as mudan#as e seus $anhos se tornar o realidade. (. .o#unicar para #el2orar a co#preenso L disseminar a vis o e a estrat$ia. @. Motivar e capacitar 3 ueles ue uere# participar L remover todas as barreiras poss/veis para a'ueles 'ue 'uerem ajudar a tornar a vis o uma realidade e afastar os 'ue est o contra o processo. C. 41ter pe uenas vitrias L produzir al$uns sucessos com a maior brevidade poss/vel, ainda 'ue n o sejam consolidados, mas 'ue permitam dar credibilidade ao processo da mudan#a. D. 5o desistir L ser e"i$ente e mais rpido ap%s os primeiros sucessos. 1er implacvel com a institui# o da mudan#a passo a passo, obstculo a obstculo, at a vis o se tornar uma realidade. E. .riar u#a nova cultura L .sse$urar a aplica# o das novas formas de comportamento, e certificar 'ue se conse$uiu, at se confundirem com a pr%pria cultura da or$aniza# o. .s a#0es estrat$icas s o fundamentais para o sucesso do processo de Mudan#a. Eis al$umas delas,

=. .o#unica-o

"duca-o L

importante

para

nivelamento

de

e"pectativas, para comunica# o clara dos resultados esperados, para esclarecimento do processo. . educa# o especialmente importante 'uando h necessidade de conhecimento tcnico especializado, porm n o se limita a isso. Presta5se a e"plicar conceitos, padr0es, procedimentos e outros elementos envolvidos. ). Participa-o L visa, sobretudo, envolver as pessoas a participar do processo. .dicionalmente, tem o prop%sito de coletar impress0es, sentimentos, for#as favorveis ou desfavorveis. Hais informa#0es s o Nteis para refinar a estrat$ia. ?. 5e/ocia-o L visa estabelecer consenso por meio do dilo$o e do estabelecimento de uma rela# o $anha5$anha entre os envolvidos. (. .oer-o L implica no uso do poder para solucionar conflitos. Usada principalmente 'uando e"i$ida uma resposta rpida para a 'uest o. Essa estrat$ia pode $erar efeitos colaterais, como sentimentos ne$ativos indesejveis. @. Apoio da alta dire-o L indispensvel, sobretudo para mudan#as 'ue envolvam diferentes departamentos da or$aniza# o.

%i#ula-o de #odelo 6 modus operandi 9om base nos recursos apresentados pelo PM*oo4 criamos os operadores necessrios para in/cio do projeto conforme se$ue, =. 9rie um termo de .bertura L Este documento formaliza o Projeto, bem como oficializa seu in/cio, autorizando e definindo os poderes do Gerente de Projetos, concedidas e estabelecidas pelo Patrocinador, Escrit%rio de Projetos ou de pessoa com n/vel hierr'uico compat/vel com o or#amento do projeto. ). 8dentifi'ue os 1ta4ehoders L Este processo identifica todas as pessoas ou or$aniza#0es 'ue podem ser afetadas pelo projeto, e"emplos de sta4eholders, Patrocinador, 9lientes, Usurios Gerentes funcionais, 3iretoria, *ancos Gerentes de projeto, popula# o E'uipe do projeto ?. Oa#a uma reuni o de abertura +ic4Off Meetin$ Peuni o de .bertura 9omunica# o Oficial com os principais 1ta4eholders Objetivo Justificativa Produtos do Projeto Gerente e Patrocinador do Projeto E.P .lto </vel 9rono$rama Preliminar Piscos (. 9olete os Pe'uisitos 3efinir e documentar as fun#0es e funcionalidades do projeto Muito importante, pois a base para muitos outros processos Entradas, L Hermo de .bertura

L Pe$istro dos 1ta4eholders .l$umas Oerramentas e Hcnicas L Entrevistas L 3inMmicas de Grupos L *rainstormin$ L Hcnicas 3elphi L Mapas Mentais L Questionrios L Prot%tipos L Observa#0es 9lientes n o sabem o 'ue 'uerem 8dentifi'ue suas necessidades Pe'uisitos Ouncionais L Ponto de Rista do 9liente L E", Esta# o de Hratamento para @G mil litros Pe'uisitos Hcnicos L Ponto de vista da e'uipe do Projeto L E", Hipo de material utilizado para tratamento L E", Profundidade dos tan'ues 5. 'e7ina o "scopo 3escri# o detalhada do Projeto 3escri# o detalhada do Produto do Projeto Escopo do PPO3UHO, L 9aracter/sticas do produto ou servi#o 'ue a e'uipe est construindo Escopo do PPOJEHO, L Hodo o trabalho 'ue precisa ser feito para produzir o produto Oerramentas e Hcnicas L Opini o especializada L .nlise do Produto L 8dentifica# o das alternativas L Envolver e'uipe 3eclara# o de Escopo do Projeto L Escopo do Projeto L Escopo do Produto L 9ritrios de .ceita# o L Entre$as mensurveis L E"clus0es do projeto L Pestri#0es do Projeto 8. .riar "AP Estrutura .nal/tica do Projeto ou Sor4 *rea4do;n 1tructure 6;bs7 T a subdivis o das entre$as do Hrabalho AGeralmenteB de forma Grfica e Risual 3ecomposi# o at o n/vel mais bai"o Pacote de Hrabalho Pe$ra EU(G 6horas7 Pe$ra EUEG 6horas7 9. &azer .rono/ra#a 3efinir as atividades L .tividades para completar cada pacote de trabalho V 1e'Wenciar as atividades V Estimar dura# o das atividades V Utilizar soft;are de projetos L Ms Project

L Openproj 5 3otproject :. &azer 4r-a#ento Uni o dos dados financeiros do projeto Parte 9r/tica em Projetos 8ntimamente li$ada com E.P . precis o dos custos do projeto proporcional aos dados dispon/veis na declara# o de escopo, E.P e .tividades do projeto < o prever pacotes de trabalho no escopo $era automaticamente atrasos e aumento de custo ;. 'esenvolva u#a Matriz de <esponsa1ilidades =<A.,> 'esenvolver " uipe do Projeto o Xabilidades interpessoais o Hreinamento o <e$ocia# o de conflitos o Peconhecimento e recompensas o 1iner$ia 6 = Y = Z Y 'ue )7 Planeje sua co#unica-o o 9alendrio de Peuni0es o Pe$ras, atas, pautas de reuni0es o Email o Helefonemas .oncluso O Gerenciamento de Projetos em uma PME poss/vel, porm seu sucesso est atrelado ao total apoio e envolvimento de todos os envolvidos nas diversas atividades do projeto. 1ua amplitude e efici&ncia s o comparadas ao e"emplo de constru# o de uma piscina no 'uintal de uma casa. O resultado a ser alcan#ado ir depender e"clusivamente dos recursos e ferramentas utilizados para o sucesso deste projeto. 1e for usada uma p ou retroescavadeira, se ser uma piscina de fibra ou de alvenaria. 1e o prazo para e"ecu# o da obra antecede em temo suficiente ao in/cio do ver o. .s melhores prticas na Gest o de Projetos do PM*oo4, prover os recursos necessrios para 'ue um projeto em uma PME atinja os objetivos desejados por seus $estores permitindo assim 'ue serem diferenciadas em suas $est0es. <e7er0ncias 1i1lio/r?7icas 1ite, http,UU;;;.bmaiscompet.com.brUar'uivosUGerenciamento[Projetos[PME.pdf 1ite, http,UUcoach5ale"andre.blo$spot.com.brU)G==UG)Uimplantacao5da5filosofia5 de.html 1ite, http,UUbrasil.pmi.or$U

\Esta matriz serve para a apresenta# o de trabalhos a serem desenvolvidos se$undo ambas as linhas de racioc/nio, l%$ico5ar$umentativa ou l%$ico5matemtica.