REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA LOS ANDES

SABANA DE MENDOZA, EDO. TRUJILLO.

INFORME DE PASANTAS

Marzo, 2014

Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior Instituto Universitario de Tecnologa Los Andes Sabana de Mendoza, Edo. Trujillo.

Informe de Pasantas (realizadas en la Alcalda del Municipio Sucre en el Departamento de Hacienda Municipal) para optar por el Titulo de T.S.U en Administracin Mencin Industrial

Autor: Emmanuel Gonzlez Matheus. C.I: V- 22.624.782 Tutor Acadmico: Prof. Franco Rondn Tutor Empresarial: Lcda. Leidy Urbina. Semestre: VI Carrera: Administracin Mencin: Industrial Marzo, 2014

INTRODUCCIN

La pasanta realizada ofrece al estudiante una perspectiva real y clara de lo que ser su desempeo como TSU en Administracin, complementando as su formacin profesional. Del mismo modo, permite que el pasante adquiera confianza y seguridad en s mismo y en los conocimientos suministrados en el Instituto Universitario de Tecnologa Los Andes (IUTLA). Las labores de pasanta en la Alcalda del Municipio Sucre

especficamente en el departamento de Hacienda Municipal consistieron en el desarrollo de actividades relacionadas con el control de ingresos y egresos de la alcalda en general, por este departamento transita todo lo concerniente a la administracin financiera de la alcalda desde la compra de productos hasta el pago de las nominas de empleados y obreros; este departamento tiene una serie de procedimientos que deben seguirse a la hora de realizar cualquier movimiento financiero ya sea autorizaciones de pago, rdenes de pago, rdenes de compra entre otras.

Este informe muestra en el Captulo I identificacin de la organizacin en la cual se habla de la empresa, su historia, misin, visin; el Capitulo II se refiere a todo lo relacionado en materia de pasantas, se estableen los objetivos general y especficos del pasante, sus limitaciones y actividades desarrolladas durante la pasanta; el Captulo III muestra la conclusin y recomendaciones seguidamente se le agregan las bibliografas y anexos.

CAPITULO I

Identificacin de la Organizacin Nombre de la Empresa: Alcalda del Municipio Sucre. Ubicacin: Avenida Bolvar, Sabana de Mendoza Municipio Sucre Estado Trujillo. Razn Social: Administracin Pblica. Resea Histrica El Municipio Sucre es uno de los veinte que forman parte del Estado Trujillo en Los Andes de Venezuela. Localizado al oeste del Estado, en plena carretera Panamericana y en contacto con la depresin del Lago de Maracaibo. Posee una superficie de 214 km2 lo cual representa el 2.8 % de todo el Estado. Asentada al pie del Cerro EL Palmichero en una planicie flanqueada por la Serrana del Toro y la Quebrada Pedro Felipe, es una sabana semiinclinada y circundada por coloridas sementeras. El municipio Sucre est dividido en cuatro parroquias que son: Sabana de Mendoza (capital), Junn, Valmore Rodrguez y El Paraso. En el ao 1989, a raz de la descentralizacin de los poderes, se eligen los Gobernadores y Alcaldes, donde el Municipio Sucre por votacin popular elige como su primer Alcalde al Prof. Hugo Suarez y se Conforma el Concejo Municipal constituido por siete Concejales y un Sindico Municipal por un periodo de cuatro aos. Desde la fundacin de la Alcalda han sido electos popularmente cinco alcaldes: Prof. Hugo Suarez, Prof. Cesar Matheus, Dr. Manuel Montero, Prof. Eduvijes Torres y en la actualidad el Sr. Luis Parrillo electo el 8 de Diciembre de 2013. sta Alcalda cuenta con la

Contralora Municipal y La Cmara Municipal, la misma est conformada por siete Concejales electos por representacin popular de una nueva tendencia poltica. Actividad e importancia en el Contexto Econmico Social. En el contexto econmico social el Municipio Sucre tiene gran importancia en parte gracias a su ubicacin geogrfica ya que es atravesada por la carretera panamericana permitiendo as la conexin directa con municipios aledaos, tambin es importante destacar la gran fluidez econmica, pues dentro del mismo existen cinco entidades bancarias y abundantes comercios que abastecen las necesidades no solo de los habitantes del municipio sucrense sino tambin el de los pueblos vecinos que a su vez carecen de estos servicios y por ende se ven obligados a acudir a Sabana de Mendoza, incrementando as el desarrollo econmico. La Alcalda del Municipio Sucre es la gerente del control y direccin de los recursos proporcionados por los impuestos recaudados de estos comercios que hacen vida activa dentro de la misma. Vale la pena destacar que en dicha alcalda existe un departamento de Bienestar Social cuya finalidad es brindar ayuda a las personas de bajos recursos econmicos y mejorar as su calidad de vida. Misin Garantizar el Bienestar Social del colectivo sucrense, proporcionando soluciones a las necesidades que existan o surjan en las diferentes parroquias que conforman el marco territorial del Municipio, diseado para ello programas y proyectos econmicos, sociales, culturales, educativos y de cualquier otra ndole; contando con un recurso humano capacitado, comprometido con la Institucin y la Comunidad, siguiendo los lineamientos y parmetros emanados del Gobierno Nacional y Regional; velando por la

debida canalizacin de los procesos Administrativos y Legales, y esforzndose en suministrar servicios Pblicos de manera oportuna y eficiente, fomentando el desarrollo de actividades productivas, poniendo de las potencialidades y riquezas que posee su ubicacin Geogrfica. Visin Ser la Institucin encargada de promover, fortalecer e incrementar el Desarrollo del aparato productivo del Municipio Sucre a travs de Programas y Proyectos dirigidos a mejorar la calidad y condiciones de vida de los Sucrenses, comunidades organizadas y dems instituciones y

organizaciones pblicas o privadas que hagan vida activa dentro de un mbito territorial del mismo. Valores Equidad. Igualdad. Solidaridad. Honestidad. Transparencia. Responsabilidad Social, Amor y Preocupacin por los dems.

Funciones 1. Cumplir y hacer cumplir la Constitucin, la ley, los derechos del Gobierno, las ordenanzas, y los acuerdos de Concejo.

2. Conservar el orden pblico en el municipio, de conformidad con la ley y las instrucciones y rdenes que reciba el Presidente de la Repblica y del respectivo Gobernador.

3. Dirigir la accin administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestacin de los servicios a su cargo; Presentarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia.

4. Suprimir o fusionar entidades y dependencias municipales, de conformidad con los acuerdos respectivos.

5. Presentar oportunamente al concejo los proyectos de acuerdo sobre planes y programas de desarrollo econmico y social, obras pblicas, presupuesto anual de renta y gastos y los dems que estime convenientes para la buena marcha del municipio.

6. Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiera aprobado el Concejo y objetar los que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurdico.

7. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias.

8. Colaborar con el concejo para un buen desempeo de sus funciones, presentarle, informes sobre su administracin y convocarlo a sesiones extraordinarios.

9. Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversin y el presupuesto.

Poltica de La Alcalda del Municipio Sucre Fomentar el desarrollo econmico-social del Municipio Sucre.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA BASICA

Anlisis de la Estructura Organizativa Bsica. Alcalde

Presidente del ayuntamiento de cada municipio, y, en su grado jerrquico, delegado del gobierno en el orden administrativo elegido por el poder popular por un periodo de cuatro aos con derecho a reeleccin; en el municipio Sucre es presidido por el seor Luis Parrillo.

Unidad de Publicidad

Se encarga de realizar la publicidad y contratar desde el anunciante lo imprescindible, que suele ser la produccin grfica o audiovisual para darla a conocer al pueblo sucrense.

Contralora

Est constituida por un conjunto de actividades tendientes a lograr los objetivos de custodiar e invertir los valores y recursos del municipio, a mantener los sistemas de informacin adecuados para el control de activos y operaciones de la Alcalda.

Secretaria del C.L.P.P Es la encargada de todo lo concerniente al Consejo Local de planificacin pblica, algunas de sus funciones son: 1.- Recopilar, procesar y prioridad las propuestas de las comunidades organizadas. 2.- Impulsar, coadyuvar, orientar y prestar dentro del Plan Municipal de Desarrollo las polticas de inversin del presupuesto municipal, contempladas en el Artculo 178 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Todo ello de conformidad con los lineamientos del Plan de la Nacin, los planes y polticas de Consejo Federal de Gobiernos (CFG) y del

Consejo de Planificacin y Coordinacin de Polticas Pblicas (CPCPP), con las propuestas de las comunidades organizativas. 3.- Presentar propuestas y orientar el Plan Municipal de Desarrollo, hacia la atencin de necesidades y capacidades de la poblacin del desarrollo equilibrio del territorio y del patrimonio municipal. 4.- Instar y facilitar la cooperacin, equilibrio de los sectores pblicos y privados para la instrumentacin, en el municipio, de los planes suscritos. 5.- Controlar y vigilar la ejecucin del Plan Municipal de Desarrollo. 6.- Formular y promover ante el CPCPP o el Consejo Federal de Gobiernos 8CFG, los programas de inversin del municipio. 7.- Impulsar la celebracin de acuerdos de cooperacin entre municipio y los sectores privados, tendientes a orientar sus esfuerzos el logro de los objetivos del desarrollo de la entidad local. 8.- Impulsar y planificar las trasferencias de competencia y recursos que el municipio realice hacia la comunidad organizada, de conformidad con lo previsto en el Artculo 184 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. 9.- Impulsar la coordinacin con otros CLPP para coadyuvar en la definicin, instrumentacin y evaluacin de planes para el desarrollo de

mancomunidades, solicitando, en su caso, la intervencin de los poderes nacionales y de los estados para tales efectos. 10.- Atender cualquier informacin atinente a su competencia que le solicite el gobierno nacional, estadal o municipal sobre la situacin socioeconmica y sociocultural del municipio.

Unidad de Relaciones Institucionales Este departamento se refiere al enlace interinstitucional de las organizaciones pblicas del municipio, su funcin principal es la de intervenir para que todas las instituciones pblicas trabajen mancomunadamente con el nico fin de satisfacer las necesidades del colectivo. Cmara Municipal Representa el Poder Legislativo de los Municipios autnomos. Los integrantes del Concejo Municipal se llaman Concejales y cuando estn reunidos en sesiones vlidas se denomina Cmara Municipal sus funciones son:

Supervisan la gestin del alcalde. Recibir anualmente el Informe de gestin del alcalde. Declarar faltas graves del alcalde por omisin en sus deberes. Regulan y controlan las actividades de los otros entes municipales. *Nombra al Contralor Municipal.

Aprueba el presupuesto municipal. Aprueba cambios de nombre del municipio. Autoriza concesiones de servicios pblicos. Aprueba planes de desarrollo municipal y urbanstico. Autoriza las ausencias del alcalde.

Direccin de Hacienda Municipal Comprende el conjunto de bienes, ingresos y obligaciones del

Municipio Hacienda Pblica, Como Persona Jurdica, se denomina Fisco nacional. Esta coordina y efecta las actividades de la alcalda en materia Administrativa, Fiscal y Financiera, as como dirigir y supervisar el registro

fiscal y financiero a travs de los programa de Inversin y Funcionamiento, de conformidad con los Reglamentos, Normas y Leyes vigentes.

Funcin y Actividades

Planifica, coordina y controla las funciones

de ejecutivo

Municipal Administra los recursos del situado constitucional y velar por que se utilicen conforme a la ley.

Controla los sistemas Financieros Contables.

Programa, controla y supervisa las compras y los suministros que requieren las oficinas y las dependencias del organismo.

Reportar peridicamente al Alcalde realizadas en la direccin.

sobre las actividades

Controla y verificar que todos los documentos recibidos y/o enviados por la direccin contengan sus respectivos soportes.

Verifica el control de la inscripcin y evaluacin

de las

personas naturales o jurdicas interesadas en contratar con la Alcalda.

Mantener actualizado el sistema de registro de contratista y

proveedores del Municipio.

Efectuar de manera permanente, conforme a los datos suministrados por los contratistas, la sistematizacin,

organizacin y consolidacin de los datos enviados pos estos ltimos; Conforme a lo que determine el reglamento y expedir la certificacin de la inscripcin en el sistema, actuando como centro de informacin.

Controla el manejo de los bienes muebles e inmuebles de la Alcalda.

Programa, coordina y controla la informacin del inventario de bienes muebles e inmuebles que encuentren dentro del edificio Municipal y dems dependencias de la alcalda.

Mantener y establecer un registro contable permanente de los bienes patrimoniales en su respectiva contabilidad, sirviendo de base para la actualizacin de los registros.

Informar al Departamento de Contabilidad la existencia y valor de los bienes muebles que integran los respectivos patrimonios.

Departamento de Presupuesto y Contabilidad: Coordina, Supervisa e integra la informacin generada en el proceso Fiscal- Administrativo, con el fin de mantener informado al Director de

Hacienda Municipal para la toma de decisin asertiva en conformidad con lo establecido en la Ley o Normas Vigentes.

El Departamento de Presupuesto y Contabilidad se rige por el Clasificador Presupuestario emitido por la ONAPRE para la correcta imputacin de las diferentes partidas utilizadas en esta Institucin, as como tambin por la ley Orgnica del Poder Pblico Municipal y la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, el departamento de Presupuesto y Contabilidad es una de las columnas vertebrales de la gestin municipal y tiene la responsabilidad de gerenciar los recursos disponibles de la Alcalda. Se controla el seguimiento de la ejecucin de los programas, proyectos actividades centrales y comunes, se realizan oportunamente las modificaciones o correcciones que resultan necesarias, mediante traspasos de partidas, crditos adicionales y rectificaciones presupuestarias. Este departamento est bajo la responsabilidad de Hacienda

Municipal, el cual coordina, elabora y evala la ejecucin presupuestaria de los ingresos y egresos municipales, as como tambin todas las

actividades y funciones contables en conjunto con tesorera municipal. Cabe destacar que todas las operaciones son realizadas en forma manual.

Funciones y Actividades Dirigir, Organizar y Planificar el rea de Presupuesto y Contabilidad estructurando tanto los recursos humanos como la distribucin del trabajo. Preparar el proyecto anual de presupuesto de ingresos y gastos, en conjunto con la Direccin de Hacienda.

 Registrar los resmenes de las cuentas del tesoro enviado por la Tesorera Municipal con el fin de consolidar las mismas. Elaborar un registro actualizado de los fondos de avances. Elaborar y registrar las cuentas en los libros mayores y

principales. Estudiar y analizar las necesidades de financiamiento y proponer la obtencin de crdito pblico cuando se considere necesario, ante los organismos nacionales. Registrar y controlar las operaciones financieras elaborando balances y dems informes con la oportunidad requerida. Ejercer control administrativo y contable de presupuesto y de la deuda pblica de la Alcalda. Llevar la contabilidad de la Alcalda en forma actualizada y presentar oportunamente los estados financieros correspondientes. Coordinar la elaboracin de los proyectos de crditos adicionales y traspasos. Siempre que se vaya a ejecutar un gasto, es funcin del jefe de presupuesto verificar si hay disponibilidad econmica para ello. Revisar las nominas de empleados de la Alcalda antes que sea pagada. Verificar que las rdenes de pago tengan la imputacin presupuestal correcta. Presentar informe ante la Directora de Hacienda para hacer observaciones y sugerencias sobre la marcha de las actividades contables. Verificar los comprobantes de ingreso y rdenes de pago.

 Planificar, coordinar, controlar y ejecutar anualmente un inventario general de los bienes activos del patrimonio de la Alcalda, comprobando sus costos, existencia fsica y su localizacin.

Tesorera Municipal Su funcin es dirigir los recursos financieros de la hacienda municipal hacia el logro y cumplimiento de los objetivos de la Alcalda del Municipio Sucre implementando los procesos administrativos necesarios encaminados a proporcionar un servicio adecuado al servicio del pueblo; as como la correcta aplicacin de las partidas presupuestarias vigente para cada ejercicio. Departamento de Compra El departamento de compra es una dependencia de la gerencia administrativa de la alcalda y esta se encarga de realizar las contrataciones y adquisiciones de los materiales segn las necesidades a satisfacer. Renta y licores Este se encarga de la supervisin y control de los establecimientos que expiden venta de licores, as como de garantizar que cumplan con sus requisitos de ley de igual manera con la cancelacin de tributos establecidos por la venta de dicho producto dentro de los lmites del Municipio Sucre. Archivo Este coordina y gestiona las labores de procesamiento tcnico de los documentos recibidos teniendo dentro de sus funciones la de facilitar cuando se solicite el acceso a la informacin contenida en los documentos archivados.

Departamento Donde Desarrollo las Pasantas DIRECCIN DE HACIENDA. Unidad de Presupuesto y Contabilidad Fiscal. Objetivo e importancia del Departamento Su objetivo principal es Garantizar la ptima gestin de los recursos financieros y el registro ordenado, sistemtico y claro de las operaciones del gasto pblico Es de gran importancia, ya que es un Departamento Fundamental para lograr una Administracin Solvente, eficiente con credibilidad y elevada

capacidad de dar respuesta a las necesidades de los Sucrenses bajo las instrucciones de la mxima autoridad. Nombre del Tutor Acadmico Profesor Francisco Rondn Nombre del Tutor Empresarial Licenciada Leidy Urbina

CAPITULO II

MATERIAL DE PASANTAS OBJETIVOS Objetivo General Aplicar los conocimientos tericos adquiridos durante el periodo acadmico y llevarlo a lo prctico en el campo laboral con el fin de obtener el mejor desenvolvimiento en el mismo, para asumir las posibles

responsabilidades que se esperan como futuro profesional.

Objetivos Especficos Diagnosticar las necesidades del pasante en el campo laboral para as reforzar sus conocimientos y detectar las debilidades dentro del mismo.

Planificar las estrategias a utilizar durante el periodo de pasantas con el fin de colectar toda la informacin necesaria y lograr un mayor aprendizaje en el desarrollo de las mismas.

Ejecutar las

instrucciones dadas por el tutor empresarial para lograr la

efectividad de las actividades realizadas durante el periodo de pasantas para as no ser un retraso en las mismas si no un aporte til a la organizacin Evaluar los resultados alcanzados durante el periodo de pasantas en la Alcalda del Municipio Sucre Sabana de Mendoza Estado Trujillo. Limitaciones Durante el desarrollo de las pasantas existieron ciertas limitaciones como: Falta de equipos de computacin, ya que solo exista uno y su uso es limitado para el jefe del departamento y por ende fue ms difcil el acceso a la informacin para el desarrollo de las tareas internas del departamento. El departamento carece de documentacin histrica de la institucin y as mismo de un organigrama el cual fue necesario la creacin del mismo con la ayuda del jefe del departamento. Actividades Desarrolladas Anlisis de las Actividades Desarrolladas Semana 1

CAPITULO III Conclusin y Recomendaciones Conclusin El proceso de pasantas llevado a cabo en la Alcalda del Municipio Sucre, especficamente en el Departamento de Hacienda Pblica, permite aplicar y obtener conocimientos terico-prcticos en el rea de Administracin Pblica, adems se fomentan las relaciones humanas, producto del contacto directo y de compartir de manera cotidiana con el personal del departamento; as como tambin con el pblico en general (Pueblo) que acuden a las oficinas de la institucin a pedir ayudas econmicas y sociales con el fin de cubrir sus necesidades. Por lo tanto se considera que los objetivos planteados se cumplen gracias a la colaboracin brindada por el Tutor Empresarial, Acadmico y personal que labora en el Departamento de Hacienda Pblica Municipal, por sus consejos en el trabajo, ayudando a afianzar la formacin en el rea administrativa durante el periodo de pasantas.

Constitucionalmente,

los

ingresos

de

los

municipios

derivan

principalmente de: las tasas por el uso de sus bienes o servicios; las tasas administrativas por licencias o autorizaciones; los impuestos sobre actividades econmicas de industria, comercio y servicios; los impuestos sobre inmuebles urbanos, vehculos, espectculos pblicos, juegos y apuestas lcitas, as como propaganda y publicidad comercial, multas; todos estos ingresos van destinados a la hacienda pblica que se encarga de destinarlos a compromisos adquiridos por la Alcalda como lo son pago de nominas, compra de materiales de limpieza y oficina, colaboraciones, entre otras. Ya para finalizar se puede resumir que el pasante cumpli a cabalidad con las recomendaciones brindadas por sus tutores, permitiendo as lograr un mayor conocimiento alcanzado gracias a la practica en el campo laboral en el Departamento de Hacienda de la Alcalda del Municipio Sucre logrando con esto el objetivo general planteado que era aplicar los conocimientos tericos adquiridos durante el periodo acadmico y llevarlo a lo prctico en el campo laboral con el fin de obtener el mejor desenvolvimiento en el mismo, para asumir las posibles responsabilidades que se esperan como futuro profesional.

RECOMENDACIONES

Las recomendaciones ms relevantes que se pueden dar luego de haber culminado con el periodo de pasantas son las siguientes: A la institucin acadmica (IUTLA) dotar al pasante con material fsico mas explicito de lo que se desea plantear para el informe final de pasantas y as de esta manera auto aclarar las dudas concernientes a dicho informe.

A la organizacin en este caso Alcalda del Municipio Sucre crear un departamento donde repose toda la informacin concerniente a dicha alcalda con el fin de resguardar y facilitar las mismas al pblico en general que desee solicitarlo ya que este fue una gran limitacin a la hora de desarrollar este informe .

Al departamento dotar al asistente del mismo de un equipo de computacin para la realizacin e impresin de planillas utilizadas diariamente en el desarrollo de las actividades y lograr mayor eficacia y eficiencia en las tareas asignadas por el jefe del departamento as mismo dotar al departamento con una fotocopiadora para mayor facilidad a la hora de reproducir dichas planillas.