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V UNIDAD: INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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Definicin
Es un documento que muestra la situacin administrativa o contable de la empresa, expresa los comentarios ms relevantes que se presentaron en la revisin practicada como: La calidad, alcance y desarrollo del informe, indicar el excelente contenido del resultado, esta presentacin deber ser oportuna para que se tomen medidas y las supervisarn auditores, supervisores o jefes de reas, para dar un buen seguimiento a las recomendaciones ec as por el auditor! El informe de auditor"a operacional # administrativa es el documento mediante el cual, se conocen los resultados de las revisiones que efect$an los auditores de una dependencia o entidad! %onstituye el producto terminado de la auditor"a operacional # administrativa, pues es la forma de dar a conocer a la empresa, todos los ec os o circunstancias importantes observadas en la revisin, as" como tambi&n exponerles las sugerencias de carcter general que permitan mejorar el desempe'o de las mismas! En conclusin el informe es el documento en el que se expresan todos los puntos que estn afectando el desarrollo de la empresa, as" como tambi&n muestra sus avances a trav&s de las operaciones efectivas de la misma, muestra a su ve( las sugerencias para el cambio y desarrollo de la empresa, por lo que el informe debe ser claro y conciso para que cause impacto en los interesados del mismo!

Objetivo y funcin del informe.

)nali(ar las condiciones en que se emiti un informe desde el punto de vista del %ontador *$blico, precisando la naturale(a y alcance de dic o informe buscando la forma de proteger los intereses de los usuarios del informe es el objetivo del mismo! Los objetivos principales que se buscan al elaborar un informe de auditor"a operacional # administrativa son: +nformar: ,ignifica dar a conocer a las personas indicadas dentro de la entidad, los resultados importantes del trabajo! -.oma de conciencia/! *ersuadir: Es demostrar que los resultados son vlidos y tienen ra(n de ser! -)ceptacin/! 0btener resultados: %onsiste en presentar recomendaciones para cambios positivos -accin/! El informe cumple muc as funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administracin! 1ic as funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditor"a y en la determinacin de como redactar el documento se'alado, y que son entre otras: 1! %onclusiones basadas en la auditoria! El informe sirve para reunir la evidencia obtenida durante la auditor"a operacional 2 administrativa, con la presentacin de alla(gos y conclusiones3 representa el resultado final del trabajo de auditor"a! 4! 5eportar condiciones! El informe reporta a la organi(acin un resumen de las principales reas que requieren mejoras3 esto es, el informe puede ser visto como una erramienta de que se vale la administracin para conocer sus operaciones y para evaluar su ejecucin! El informe se'ala que reas estn bien y cules pueden ser susceptibles de optimi(ar!

Propsito.
Es informar en forma clara, pero concisa, &l 6por qu&7 8 6cmo7 de la auditoria! Este cumple muc as funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administracin! Las siguientes funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoria y en la determinacin de cmo redactar el

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documento se'alado! El informe sirve para presentar la evidencia obtenida durante la revisin, con la presentacin de alla(gos y conclusiones3 representa el resultado final del trabajo de auditor"a! 5eportar condiciones Este reporta a la organi(acin un resumen de las principales reas que requieren mejoras3 El informe puede ser visto como una erramienta de que se vale la administracin para reconocer sus operaciones y evaluar su ejecucin! El informe se'ala que reas estn bien y cules pueden ser susceptibles de optimi(ar! 9arco de referencia de la accin administrativa Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administracin! %on base en las condiciones reportadas y en la identificacin de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones!

Contenido de los informes de Auditora Administrativa

)ntes de iniciar la redaccin de un +nforme, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en &l! )l redactar el informe se deben utili(ar expresiones cortas y apoyndose en esquemas! El orden ms conveniente de las ideas expresadas, ser determinado por la importancia de ellas! ,e deben utili(ar t"tulos para el desarrollo de los puntos importantes! Esta titulacin debe referirse, en forma breve, al contenido del apartado! ,e debe cuidar la conjugacin de los verbos usados en la redaccin, que sea la ms adecuada, de tal manera que refleje el sentido de la expresin! )clarar puntos de vista del auditor Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en desacuerdo! :na clara posicin del auditado y los comentarios del auditor ayudarn a puntuali(ar los criterios de la administracin y proporcionarn bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias!

Caracteristicas
El informe de auditor"a operacional # administrativa debe contener como m"nimo las siguientes caracter"sticas: 0portuno ,on emitidos sin retraso indebido, permiten la pronta y efectiva toma de acciones! :n informe es oportuno cuando se entrega en el momento indicado, en el tiempo preciso en que se a de tomar una decisin para la cual la informacin que se est plasmando a de ser $til o necesaria en ese momento! %ompetente ,e refiere a presentar la informacin de manera que los resultados sean co erentes con los objetivos de la auditor"a! Es decir que la informacin que estamos presentando debe cubrir con todos y cada uno de los objetivos que se fijaron al inicio de la auditoria operacional # administrativa, as" como tambi&n es importante que en el proceso de la auditoria y redaccin del informe no se divague en informacin que no sea de inter&s o este fuera de lugar dentro de la revisin que se pretendi desde su origen! 0bjetivo ,on aquellos que contienen informacin verdadera, imparcial y sin distorsiones! Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio! En este punto es importante que el auditor mantenga

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su independencia profesional para reali(ar un informe en el que se plasmara $nicamente lo que sucede sin que se desviara la informacin o trate de encubrirse alguna accin por tratar de cubrir inter&s ajeno a el mejoramiento de la entidad! %laro ,on aquellos que se entienden con facilidad y son lgicos! La claridad se puede mejorar evitando un lenguaje t&cnico innecesario y proporcionando la suficiente informacin adicional de respaldo! Esta caracter"stica es sumamente importante ya que el informe se distribuye para gente que seguramente no tiene conocimientos del rea contable, por lo que debe cuidarse el vocabulario a emplearse y la manera de redactar el informe evitando as" malos entendidos o distracciones al lector por falta de comprensin al tener una mala redaccin! %onciso ;an al grano, se evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos completos en el menor n$mero de palabras posible! Es necesario que un informe adems de ser claro sea muy explicito, la redaccin debe dirigirse directamente al asunto u observacin a tratar, sin que se extienda o divague con situaciones que no van conforme al asunto que se est tratando! ,encillo ,e debe emplear un vocabulario sencillo para que el informe adquiera una mayor fuer(a de veracidad y persuasin, con un seguido aumento de eficacia y atraccin! Esta caracter"stica se relaciona con los puntos anteriores, ya que adems de utili(ar un lenguaje claro y entendible se debe dar el toque profesional y personal para resaltar aquello de mayor importancia! %onstructivos %omo resultado de su tono y contenido, ayudan tanto a los auditados como a la organi(acin y promueven el mejoramiento en donde es requerido! Es importante que la redaccin del informe se realice de tal manera que lo que se plasme en este, sirva a la entidad a trav&s de lo que se trasmite a las personas que se encuentran dentro de ella, y que son capaces de cambiar o tienen la autoridad necesaria para decidir la mejor opcin! Es decir el informe debe utili(arse para mejora de la entidad! +ntegridad ,e debe incluir todos los ec os importantes observados, y proporcionar informacin completa sobre las situaciones encontradas, las conclusiones y recomendaciones! Es importante, que de cada observacin ec a o tema a tratar se cuente con todo el respaldo necesario y la conviccin de lo que se est diciendo es lo correcto o bien, los cambios que se proponen son los que deben acerse! 5elevancia ,e refiere a incluir solo los ec os de importancia que repercutan en la operacin del rea auditada! En esta caracter"stica es necesaria la experiencia del auditor para que determine la importancia de cada observacin ec a o a tratar con los directivos, ya que incluso en determinado momento se pueda comentar con las personas indicadas antes de presentar el informe a criterio del propio auditor, adems de que no debe desviarse del objetivo de la auditoria, al reflejar situaciones que nada tienen que ver con el tema de estudio expuesto! )decuacin La adecuacin se define como una actitud de lgica armon"a con el lector, y en base a qui&n leer el informe, es como se debe redactar el mismo, ello le permite comprender fcilmente lo que se pretende acer saber!

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%omo ya se a comentado la redaccin del informe debe tener lgica de lo que se est tratando, se recomienda iniciar con puntos ms complejos y terminar con aquellos ms sencillos que no representan mayor problema! %onviccin Es acer que las evidencias gu"en al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor! Esta caracter"stica es al igual que todas de importancia para el resultado de la presentacin del informe, ya que deben ponerse en practica los conocimientos del auditor y muc as de las veces de su experiencia profesional para convencer a los representantes de la entidad que los resultados del trabajo, son los que se estn plasmando en el informe, y ya que esto no ser fcil a lograr los errores detectados ser un buen logro! )dems de que el principal convencido de todo lo que se a plasmado debe ser todo el personal que participo en el trabajo de auditoria al contar estos con la experiencia y el conocimiento de todo el trabajo reali(ado! :tilidad Es aportar elementos que contribuyan a una mejor administracin, utili(acin y optimi(acin de los recursos de la empresa! Esta caracter"stica puede resultar repetitiva, mas sin embargo es importante recalcar que todo aquello que se plasme en el informe y que se aga en el proceso de auditor"a deber servir y<o ser funcional para cumplir con los objetivos de la empresa, logrando que esta cre(ca, ya que de lo contrario no le funcionara a la entidad y ser un trabajo sin resultados que al contrario de ayudarla a crecer ar cada ve( mas d&bil a la entidad! 0riginalidad ,e debe ser espontneo al escribir, debido a que estamos acostumbrados a los formulismos y frases rutinarias, por ello debemos intentar algo diferente en nuestro informe! El informe debe acerlo suyo el auditor, para lo cual deber poner muc o cuidado en la redaccin del mismo para que cada prrafo y cada palabra que este plasmada en dic o documento se identifique en cierto modo con el estilo del auditor, tratando de acer algo diferente que de primera impresin sea atractivo para el o los lectores, sin que llegue el punto en que el informe resulte aburrido y por lo tanto se pierda la importancia en el! %ortes"a ,e refiere al tacto para indicar las aseveraciones en el informe! Es com$n que conforme al resultado de la auditor"a alg$n elemento de la entidad resulte afectado, y se le apliquen calificativos como: inefica(, desperdicio, descuido, omisin, etc! Esto no quiere decir que no se mencionen, sin embargo debe acerse con muc o tacto, ya que de lo contrario las personas podr"an sentirse agredidas u ofendidas y esto podr"a acer que el trabajo reali(ado se venga abajo!

Estructura
En cuanto al contenido del informe, es de aceptacin generali(ada que, a diferencia de los informes de auditor"a contable, asta la fec a el informe de la auditor"a operacional 2 administrativa no a desarrollado un formato $nico con carcter universal! ,in embargo, el contenido del informe debe estar "ntimamente relacionado con el propsito de la auditor"a operacional 2 administrativa, que siempre ser el mejoramiento de la administracin de una organi(acin, por tanto, su evaluacin se circunscribe al proceso administrativo, y el informe debe seguir este enfoque! +ndependientemente de la portada y el "ndice, esenciales en todo trabajo, las partes que en general debe contener el informe son:

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+ntroduccin En la introduccin, debern mencionarse aspectos como el propsito de la auditor"a operacional 2 administrativa, que siempre ser el mejoramiento de la administracin3 el objetivo, que siempre ser la administracin o proceso administrativo, y los elementos o reas especificas sobre las que se llev a cabo la auditor"a, las cuales pueden ser muy variadas y de complejidad diversa, pudiendo ir desde un elemento de planeacin, como un procedimiento3 un elemento de organi(acin, como la descripcin de un puesto3 un elemento de direccin, como la comunicacin de las rdenes3 un elemento de control, como la medicin de alg$n resultado3 asta la evaluacin del sistema administrativo global de la empresa, as" como la mencin de la salvaguarda de la responsabilidad del auditor3 ya que esta se limita a expresar una opinin sobre las observaciones encontradas en los procesos y funciones de las reas auditadas! .ambi&n pueden mencionarse, en forma general y si el trabajo lo amerita, la metodolog"a y erramientas empleadas, los problemas de "ndole operativa encontrados durante el trabajo de auditor"a! 5esultados y recomendaciones del diagnstico administrativo ,i por la amplitud de la auditor"a, &sta amerit un diagnstico administrativo previo, entonces el informe deber contener dic os resultados! Estos resultados ablarn en t&rminos generales sobre las deficiencias y<o aciertos encontrados en la administracin general del departamento, divisin o empresa! :na ve( planteado esto, se arn las recomendaciones pertinentes al respecto, tambi&n en t&rminos generales! Ejemplo de los asuntos tratados en este informe ser"an los siguientes: 1! Las deficiencias y<o aciertos encontrados en la planeacin! 4! Las deficiencias y<o aciertos encontrados en la organi(acin! =! Las deficiencias y<o aciertos encontrados en la direccin! 4! Las deficiencias y<o aciertos encontrados en el control! 5esultados y recomendaciones de la investigacin 1el estudio profundo de la administracin del rea investigada, sea &sta un simple m&todo o todo el sistema administrativo de la empresa, se presentan los resultados y recomendaciones espec"ficas para corregir las desviaciones y<o deficiencias encontradas en ellas! Ejemplos de algunos aspectos referidos a las recomendaciones ser"an: 1! Los pasos que deben seguirse en un nuevo procedimiento! 4! La nueva t&cnica que va a usarse en un m&todo de trabajo! =! La orientacin que deben tener ciertas pol"ticas! 4! La relacin de autoridad que debe darse entre dos departamentos! >! Las nuevas funciones que debe desempe'ar una sucursal! ?! El sistema de incentivos que se implementar entre los empleados! @! El tipo de lidera(go que se recomienda para la gerencia de piso! .odos estos asuntos quedan circunscritos en alguna fase del proceso administrativo, que siempre ser el marco referencial! )nexos Los anexos son muy importantes porque vienen a apoyar la informacin vertida en los temas anteriores! Este apoyo se da en forma de explicaciones ampliadas, grficas representativas, descripciones detalladas, tipos de instrumentos empleados, listado de personas participantes, glosario de t&rminos, entre otros! Ao se considera

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necesario ni prudente anexar los instrumentos espec"ficos que fueron utili(ados, ya que estos son propiedad intelectual del auditor! El auditor debe cuidar y evaluar todos sus papeles de trabajo, de &stos depender parte del &xito en su examen practicado! Los anexos son copias fieles de aquellos documentos que, por muy sencillo que pare(can, nos darn muc a informacin y apoyo al dictaminar o informar sobre ec os relevantes o desviaciones encontradas! ,e requiere anexar lo ms indispensable y valedero posible, a continuacin se presenta lo que podr"a ser un anexo: 1! %opia del )cta %onstitutiva! 4! %opia de 5egistro ante el +nstituto 9exicano del ,eguro ,ocial, ,ecretar"a de Bacienda y %r&dito *$blico! )nte las %maras, apoyos por parte de 1ependencias Estatales, 9unicipales, *articulares o del Cobierno Dederal! =! %artas de )ctividades de la Cerencia y Eefatura! 4! 9anuales, *rogramas y *lanes! >! ,eguimiento de puntos u observaciones de revisiones o auditor"as anteriores! ?! %umplimientos de *rincipios de %ontabilidad y )dministracin! @! 5egistros y clculos de operaciones por pago de +mpuestos Dederales, Estatales y 9unicipales!

Preparacin del informe de auditoria

En virtud de que la fase final del proceso de auditor"a operacional # administrativa es la accin tomada por el personal de la organi(acin para incrementar la eficiencia y rentabilidad de las operaciones, una forma por medio de la cual se toman acciones es con base en el soporte, desarrollo y ejecucin de buenos informes! La actividad de informar consiste en una combinacin de conocimientos t&cnicos y abilidad para comunicar estos resultados a la gente de qui&n se debe asegurar su aceptacin y soporte activo! La importancia de esta parte del trabajo del auditor en t&rminos de los potenciales de servicio que puede aportar, crea la necesidad de un especial inter&s y participacin por parte del auditor general! Esto significa que el funcionamiento referido debe involucrarse activamente! Esto significa tambi&n que los diferentes niveles del grado de auditor"a deben tener siempre en mente las necesidades que estn asociadas con el informe final de auditor"a! ) este respecto se deber considerar este problema par su tratamiento en los programas de entrenamiento! 8 as", los informes escritos se convierten en la principal erramienta del auditor para dar servicio a la administracin! 8, al mismo tiempo, cuando el informe circula posteriormente, es su carta de presentacin, se ace referencia a &l, y da origen a implementaciones! :sualmente es el principal factor que finca la reputacin del departamento de auditor"a! *or todo lo anterior, es obvio que los informes deban ser preparados con especial cuidado! Es obvio tambi&n que la influencia del departamento crece paralelamente con la calidad de sus informes! 1! Dormato del informe: Esto asegura que la informacin que se requiera ser obtenida al inicio de la auditoria3 esto ser una gu"a inmejorable para los auditores en el buen desempe'o de su comisin! Los alla(gos sern desarrollados, completados e insertados en las propias secciones del informe, conjuntamente con los comentarios del auditado! 4! 1elegacin de la redaccin: ,e debe dar oportunidad de que sean los mismo auditores quienes redacten los alla(gos resultantes de su intervencin3 esto les dar mayor oportunidad de obtener experiencia, misma que es de alta importancia para su desarrollo! =! ,upervisin: El supervisor debe estar involucrado en el proceso de redaccin desde el inicio de la auditoria3 deber estar atento a las tendencias para asegurarse de la solide( de los alla(gos! El supervisor debe revisar

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tambi&n los papeles de trabajo y determinar si los auditores los estn preparando de acuerdo a los lineamientos establecidos! 1iscusin con el auditado: La discusin de los alla(gos con el personal de la organi(acin conlleva un beneficio adicional: ayuda a llegar a acuerdos respecto a la implementacin de acciones correctivas! :na ve( que se a terminado la auditor"a operacional # administrativa y ya se tiene una visin completa de lo que se a examinado, llegamos a la etapa de formular nuestro informe, el cual se convierte as", en una gu"a para mejorar la administracin de una empresa! El informe mostrar la actual situacin administrativa de un negocio y las posibilidades de lograr superarla, ya que presentar todos aquellos ec os relevantes que tienen efecto en las prcticas administrativas! *or otra parte, el propio informe de la auditor"a operacional # administrativa mostrar a quienes lo lean, la calidad, el alcance y el desarrollo del trabajo de quienes ejecutaron dic a auditor"a! Esto mismo exige que el informe revista, un claro y completo contenido de lo que se informa y oportuna presentacin, para que la administracin de la empresa tome las medidas inmediatas que en el mismo se sugieran, claro est que bajo la supervisin de los propios auditores! *ara comprender mejor la importancia del informe de la auditor"a operacional 2 administrativa, sobre todo a nivel de empresas, ay que acer una comparacin con los tradicionales informes de la auditor"a contable financieros! Estos muestran principalmente la situacin financiera a una fec a determinada y los resultados financieros alcan(ados en determinado per"odo, mientas que el informe de la auditor"a operacional administrativa presenta, como ya emos asentado anteriormente, la situacin administrativa que se tenga tambi&n a una fec a determinada, pero esta situacin es desde luego muc o ms amplia que la primera, ya que nos est informando del comportamiento de la empresa en forma integral! El informe sobre la auditor"a operacional # administrativa es el producto terminado del trabajo reali(ado y frecuentemente es lo $nico que conocen los altos funcionarios de la empresa auditada! ,u contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa, con los controles y procedimientos establecidos y con el desempe'o de sus funcionarios, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen reali(ado! Este enfoque permitir que la solucin dada a dic os problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia y productividad de la empresa! *ara que la auditor"a operacional # administrativa sea $til a la empresa, el informe debe ser gil y orientado acia la accin! )dems, siempre que sea posible, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios, esto con el fin de lograr un mayor impacto! *or las caracter"sticas que el tipo de auditor"a operacional 2 administrativa opera, el informe debe tener la naturale(a equivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los alla(gos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operativa, el efecto y las consecuencias de los problemas detectados! %ongruentemente con lo anterior, debe precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se presente una opinin fundamentada tipo dictamen de estados financieros, sobre el grado de eficiencia existente en la empresa! ) diferencia de la )uditor"a 0peracional, el resultado final de la )uditor"a )dministrativa, implica necesariamente proporcionar sugerencias espec"ficas, el dise'o de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalacin de ellos, y posteriores visitas de supervisin3 todo ello con el propsito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados! 4! 9arco de referencia de la accin administrativa: Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administracin! %on base en las condiciones

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reportadas y en la identificacin de las causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones! El informe tambi&n tiene propsitos de referencias, tanto para la revisin de otras reas de la organi(acin como para dar seguimiento, y poder determinar el grado de acciones correctivas adoptadas! >! )clarar puntos de vista del auditado: Es normal que el auditado trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en desacuerdo! :na clara posicin del auditado y los comentarios del auditor ayudaran a puntuali(ar los criterios de la administracin y proporcionaran bases para llegar a las decisiones que requieran circunstancia! ?! 5educir el volumen de detalle a incluir en su reporte del alla(go, reduciendo consecuentemente el tama'o del informe final! ) continuacin se les muestra un ejemplo de un informe de auditor"a administrativa %on base en el cuestionario de Estudio Ceneral, obtenemos y evaluamos: DATOS DE A E!P"ESA DATOS GENERALES !# $ODE%A& S.A. C+50 %09E5%+)L CO!E"C#A #'AC#O( DE A"T#C) OS $AS#COS 109+%+L+0 *AC#E(DA !ATO""A + ,-& EC*E%A"A. %")PO ECO(O!#CO/0#(A(C#E"O A PE"TE(ECE !) T#2A O"ES& S.A. DE%B) 1E %0A,.+.:%+FA 34 DE OCT)$"E DE ,556 1).0, %09E5%+)LE, SITUACIN DE LA ENTIDAD E!P"ESA S7 #DA E( E !E"CADO ):1+.05+), )A.E5+05E, 8 T#!A "EA #'ADA E 39 DE !A"'O DE 3--9 PO" E0"A#( EC*)%A . ASOC#ADOS %09*E.+105E, CO!E"C#A !E:#CA(A& S.A. & ;A T/!A"T& S.A& SO"#A(A& S.A. DE C.2.& C*ED"A)#& S.A. #STA DE P"OD)CTOS D#2E"SOS P"OD)CTOS DE P"#!E"A (ECES#DAD& A"T#C) OS PA"A E *O%A"& E ECT"O(#CA& 0A"!AC#A& ETC. %L+EA.E, P)$ #CO E( %E(E"A . ic. Oscar !erln !. D#"ECTO" %E(E"A !# $ODE%A S.A

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%omo resultado de la auditor"a que llevamos a cabo al =1 de diciembre de 4GGH, de 9+ I01EC), ,!)! 1E %!;! a continuacin presentamos a su consideracin, las observaciones y recomendaciones que en nuestra opinin es conveniente adoptar, para mejorar el registro de las operaciones! Es importante para toda empresa el darse cuenta de las reas de oportunidad a las que se enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso determinado a trav&s de la revisin del proceso administrativo, es decir, de verificar como se comporta la empresa en cada una de las fases que componen dic o proceso! Lo cual se i(o a partir de aplicaciones de cuestionarios a empleados y gerentes, entrevistas, consultas de documentos de la empresa o simplemente a trav&s de la observacin! ) continuacin se enunciarn cada una de las fases, resaltando los alla(gos que determinan las reas de oportunidad de la empresa! P A(EAC#7( Balla(gos J Estrategias 2Las estrategias no estn por escrito! J *ol"ticas 2Ao se conocen en su totalidad! J *rocedimientos 2%onocimiento parcial de los procedimientos! %ausas J Estrategias 2La tradicin de cmo se an ec o las actividades, eventos, entre otras, a permitido que no est&n por escrito, es decir, se acen porque as" se an venido reali(ando! 2Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones inmediatas requiere de soluciones que no estn estipuladas! J *ol"ticas 2La generalidad de &stas a contribuido a que no se den a conocer de manera formal a las coordinaciones y departamentos! J *rocedimientos 2El n$mero de actividades son diversas y variadas, por lo que el establecimiento de procedimientos para cada una de ellas no se a reali(ado, adems que la experiencia de saber como se acen las cosas tampoco a permitido que se estable(can por escrito! 5ecomendaciones J Estrategias 2,e recomienda que para la elaboracin de estrategias, en juntas por seccin o por departamentos se formulen para que sean evaluadas por el consejo directivo de la empresa, y una ve( aprobadas sean del conocimiento de todos los empleados, en la junta general de inicio de operaciones! J *ol"ticas 2*ara acer del conocimiento de las pol"ticas a los empleados, se propone que se elabore un folleto o tr"ptico en el cual est&n expl"citas! J *rocedimientos 2*or medio de la formacin de comisiones entre el personal de la empresa, se formulen, actualicen y se den a conocer los diversos procedimientos, sobre todo de aquellos se reali(an peridicamente! O"%A(#'AC#7(

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Balla(gos J 0rganigrama 2Las l"neas de autoridad estn bien definidas! J 1escripcin de puestos 2Ao se proporciona al momento de ingresar a la empresa! J +nstructivos especiales 2Ao existen para todas las actividades que se desarrollan! %ausas J 0rganigrama 2El organigrama se encuentra en revisin! J 1escripcin de puestos 2El empleado no recibe una capacitacin en cuanto a las funciones que debe desempe'ar en su puesto! J +nstructivos especiales 2La forma de darlos a conocer a sido de manera parcial, ya que no se ace desde que el empleado ingresa a la empresa! 2Ao estn por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de la empresa! 5ecomendaciones J 0rganigrama 2,e propone que el consejo directivo de la institucin presente propuestas de posibles organigramas, y a partir de &stas consensuar el que mejor se adecue a las necesidades de la institucin! J 1escripcin de puestos 2Es importante darlas a conocer al empleado al momento de la induccin, por medio de un manual, un folleto o un video, de tal forma que se le informe lo espec"fico del puesto al que fue contratado! J +nstructivos especiales 2 %ada coordinacin o departamento nombrar comisiones -formada por gerentes y empleados/ para la organi(acin de los diversos eventos o actividades que se reali(an a lo largo del ciclo operativo, con la finalidad de establecer por escrito el procedimiento de cmo se llev a cabo el evento que se les asign, desde el dise'o, el desarrollo y la evaluacin de &ste! D#"ECC#7( Balla(gos J %omunicacin 2Es deficiente la intercomunicacin entre las coordinaciones y departamentos! J 9otivacin 2,on pocos los est"mulos proporcionados, y cuando se otorgan, se dan slo en ciertos departamentos o coordinaciones! 2La variedad de est"mulos necesita diversificarse! 2El empleado no conoce cules son los est"mulos o motivaciones que a recibido, est recibiendo o podr"a recibir! J Lidera(go 2,e dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los empleados! %ausas J %omunicacin 2Los intereses de cada seccin son diferentes, ya que cada una de estas est incorporado de diversa manera 2Iarreras f"sicas, como la distancia entre una seccin departamental y otra!

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J 9otivacin 2El plan de est"mulos o motivaciones no es manejado como tal! 2El empleado no considera como est"mulos los proporcionados por la institucin, ya sean cursos o capacitaciones, otorgamiento de responsabilidades, entre otros! 2La empresa no comunica lo anteriormente mencionado como est"mulo o motivacin! J Lidera(go 2Lo relevante para el ciclo financiero se planea con meses de anticipacin, por lo que la flexibilidad para aportar nuevas ideas a lo planeado se dificulta ya que son ideas tomadas a nivel mundial! 5ecomendaciones J %omunicacin 2La informacin debe de ser por escrito, en formatos previamente dise'ados y acerse llegar a todas las coordinaciones y departamentos, bajo previa autori(acin del director general de la empresa! J 9otivacin 2Elaborar un plan de est"mulos y motivaciones, especificando los tipos, para los empleados de la empresa, el cual debe darse a conocer al inicio de cada a'o! 2Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los empleados! J Lidera(go 2Establecer en coordinaciones y departamentos espacios de dilogo cada bimestre para la exposicin de ideas que beneficien a la empresa! ,er responsabilidad del coordinador o jefe de departamentos presentar las propuestas al consejo directivo y una ve( evaluada la propuesta acer del conocimiento de la resolucin al interesado-a/ o grupo de interesados-as/! CO(T"O Balla(gos J Dijacin de estndares 2La elaboracin o el conocimiento de &stos no an sido claros! J ,upervisin 2,e reali(a de manera informal! J 9edicin del desempe'o 2Ao se reali(a en todos los niveles! %ausas J Dijacin de estndares 2La empresa a priori(ado otros aspectos dejando a un lado &ste! J ,upervisin 2Ao se documenta o evidencia completamente, debido a la periodicidad con la que se reali(a! J 9edicin del desempe'o 2,e reali(a slo en los niveles que se cree pueden tener repercusiones directas con el &xito de la empresa a sabiendas que &sta recae en la mejora continua de la misma! 5ecomendaciones J Dijacin de estndares 2%ada coordinacin o departamento se dar a la tarea de dar a conocer los estndares bajo los que se rige la empresa al inicio de cada a'o! 2)l finali(ar cada a'o se evaluarn asta que punto fueron alcan(ados y se reelaborarn adecundose a las necesidad de la empresa, espec"ficamente de cada coordinacin o departamento! J ,upervisin

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21ebe ejercerse en todos los niveles o categor"as del personal que intervenga en el trabajo ya que permite tener el control de las actividades que se reali(an, por medio de formatos previamente elaborados por el consejo directivo, los cuales servirn de evidencia! J 9edicin del desempe'o 2%ada fin de a'o se reali(ar una evaluacin del desempe'o a cada uno de los coordinadores y responsables de departamento por parte de la direccin general de la institucin! 1ando por escrito los resultados de &sta! CO(C )S#7( La auditor"a reali(ada en las instalaciones de K9i Iodega, ,!)!, determin que la empresa cuenta con un proceso administrativo A0 del todo satisfactorio en su generalidad, en las fases del proceso administrativo ya que se tiene &ste definido en orden y por escrito, aunque no todo, as" como cada uno de los elementos que los integran, tales como: objetivos, misin, visin, reglas, procedimientos, estndares, manual de organi(acin, manual de induccin, m&todos de control, por mencionar algunos! ,in embargo, algunos elementos requieren de revisin y actuali(acin para que contribuyan a la calidad de la empresa! El trabajo reali(ado permiti determinar las reas de oportunidad en cada una de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas que acen que la empresa, aunque se dirija acia la mejora continua, existan elementos que la dificulten o la obstaculicen! El contacto que se tuvo con la empresa fue a trav&s de visitas continuas para fomentar el dilogo y la confian(a entre el personal de &sta y el equipo investigador! *or medio de la comunicacin con ellos, se verific la informacin proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener ms elementos de comparacin entre uno y otro empleado y as" presentar datos lo ms acercados a la realidad posible! El contenido que se desarrolla en este informe se encuentra respaldado con una investigacin a trav&s de los cuestionarios, como se mencion anteriormente, de planeacin, organi(acin, direccin, integracin y control que fueron aplicados a la empresa, con los cuales se evalu el proceso administrativo de la misma, as" mismo se dio a conocer los resultados! .odo esto se i(o con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de alternativas de solucin, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la institucin! ttp:<<jalfaroman!Lordpress!com<auditoria2administrativa<

Auditoria Administrativa

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Lic. Jeyling Alfaro