TUTORIAL ORGANIZACIN DE CARPETAS DEL PROYECTO

DESCARGA DE LA CARPETA
Para descargar la carpeta que servir como modelo para organizar todas las evidencias, deben ir al aula virtual, al curso de capacitacin de formadores 2014 y luego a Documentos generales y formatos, y buscar el enlace que dice: Directorio de evidencias 2014

Luego guardar la carpeta en el directorio de One Drive Para la empresa. (En algunas computadoras la carpeta se llama One Drive en Fundacin Universitaria Catlica del Norte).

Luego de que se haya descargado por completo se debe descomprimir la carpeta. En este ejemplo usamos winrar, pero en caso de que tengas otra aplicacin para descomprimir archivos debes usar la opcin adecuada que se habilite en el men desplegable.

Cuando se descomprime por completo, queda la carpeta lista para ser usada para almacenar nuestras evidencias

Vamos a entrar a la carpeta y lo primero que vamos a encontrar es la carpeta Nombre de formador. Esta carpeta le cambiamos el nombre por el nombre tuyo. En el caso del ejemplo usaremos Mauricio Rivero (DE EJEMPLO).

Luego al entrar a la carpeta con nuestro nombre debemos tenemos la carpeta Grupo 1. Aqu vamos a copiar y a pegar esta carpeta, tantas veces como grupos tengamos. En este caso de ejemplo, vamos a tener 4 grupos; si ustedes tienen ms grupos pues duplican ms veces.

Recordemos que los grupos estn conformados por docentes de distintas sedes. Ya cuando entramos en alguna de las carpetas de grupos (en el ejemplo Grupo 1) encontraremos unas subcarpetas para cada sub grupo. Estas subcarpetas es el mximo nmero de sub grupos que CPE acepta, si tienes menos sub grupos pues borras las carpetas que no necesites, y adicionalmente, si hemos entrado en la carpeta de Grupo 1, pues los subgrupos son 1A, 1B, 1C, y as sucesivamente, si entramos en la carpeta Grupo 2, las subcarpetas se deben renombrar a subgrupo 2A, 2B, 2C, y as sucesivamente. Esto se hace para el resto de grupos y subgrupos. NOTA ACLARATORIA: Si yo tengo un grupo con 7 sedes, puedo hacer dos sub grupos uno con 3 sedes y otro con 4, los sub grupos se generan de acuerdo a la distribucin de pequeos grupos de trabajo para los proyectos de aula. El mnimo de docentes por subgrupo es de 4

Reiteramos, si solo tienes 3 sub grupos, deberas eliminar el resto de carpetas que no se necesiten, en este caso, la D, E, y F. Ahora entramos en la carpeta sub grupo A y veremos una carpeta de RADICADO. Esta carpeta se debe duplicar tantas veces sea como sedes conformen esos sub grupos, en este caso de ejemplo estipularemos que el sub grupo A, est compuesto de 3 sedes con radicados 2345, 6532 y 7538.

Ahora siguiendo el ejemplo entraremos en la carpeta del radicado 2345 y luego veremos el directorio completo de los niveles de formacin. La idea aqu es que todos sus documentos escaneados se organicen de acuerdo a esta estructura, van a navegar carpeta por carpeta, nivel por nivel, taller por taller y donde exista una carpeta lista de asistencia, ah dentro se guarda la lista de asistencia escaneada; donde se encuentre el rbol genealgico o receta (en el caso del taller de comunidad) se guardan los productos o archivos de este taller. Hay algunos casos como el del Nivel 3 Taller 4 que es el de portafolio en donde encontrarn un archivo de Excel (hay varios en varios talleres), la idea es que ustedes lo abran y lo diligencien para que quede la informacin correspondiente a este archivo.

Todo esto lo harn para todos los grupos y sub grupos y al finalizar (como ya deberan estar trabajando en la carpeta de One Drive Para la empresa) deben compartir la carpeta con el correo de revisin. A continuacin explicaremos el proceso. Este procedimiento lo puedes hacer cuando hayas organizado tus carpetas al inicio, junto con todos tus grupos, sub grupos y radicados de sedes, a medida que vas guardando evidencias se irn actualizando para la persona que compartas. Para compartir la carpeta, debes haber sincronizado la misma (osea debes estar conectado a internet, y que este la cuenta de One Drive activa) Eso lo ves, en los iconos de la bandeja de tareas.

Luego vamos a ir a la web (por medio de internet explorer 11) y entramos al correo institucional. Ya dentro del correo vamos a la opcin One Drive.

Ya luego que estemos dentro de One Drive vamos a ubicar nuestra carpeta, miremos que al lado aparece un icono con puntos suspensivos () hacemos clic aqu para desplegar el men de opciones.

Luego en el men de opciones hacemos clic en Compartir.

Luego nos aparece un panel donde podemos enviar la invitacin, en el cuadro de nombres o direcciones de correo electrnico escribiremos la direccin de correo: revisin.cemis.r8@ucn.edu.co Podemos colocar un mensaje opcional donde avisemos quienes somos y de que municipio o municipios estamos compartiendo la carpeta.

Al final solo le damos el botn compartir y listo! One Drive en la web nos muestra un mensaje de confirmacin de la operacin

La notificacin le llegar al encargado(a) de revisar las evidencias digitales para que acepte la invitacin y ya podamos desde la coordinacin ver todas las evidencias guardadas por ustedes en la estructura anteriormente definida.