Selecia si implementarea

produselor ERP
Curs 4-5
Selecia i implementarea produselor
ERP
1. Decizia adoptrii ERP
2. Motivaia adoptrii ERP
3. Structura unui proiect de implementare ERP
1. Obiectivele proiectului
2. Etapele implementrii ERP
2
Decizia adoptrii ERP
Condiii eseniale pentru reuita implementrii i
utilizarea n condiii de maxim eficien a unui
sistem ERP:
alegerea celei mai potrivite soluii;
educarea personalului;
planificarea resurselor;
3
Decizia adoptrii ERP
Decizia de implementare trebuie s fie fundamentat pe
analiza comparativ a mai multor variante de aplicaii n
ceea ce privete:
obligativitatea respectrii cadrului legal al fiecrei ri,
alinierea la legislaia i normele europene;
posibilitatea operrii n moned naional, lucrul facil
cu alte valute;
prelucrri n timp real;
structura modular care s permit implementarea
etapizat i extinderea ulterioar a ariei funcionale
acoperite;
4
Decizia adoptrii ERP
independena de platforma hardware;
caracteristicile funcionale;
asigurarea unui grad ridicat de securitate i integritate
pentru date;
flexibilitatea n creterea numrului de utilizatori;
avantajele directe;
posibilitatea justificrii clare a investiiei;
minimizarea riscurilor;
5
Motivaia adoptrii ERP
Principalele motive ale adoptrii ERP sunt:
modernizarea sistemului informaional;
creterea utilizabilitii i flexibilitii;
integrarea datelor i sistemelor;
reproiectarea proceselor economice;
reducerea cheltuielilor de ntreinere;
minimizarea riscurilor;
deschiderea ctre Web i aplicaiile Internet.
6
Motivaia adoptrii ERP
Principalele situaii care conduc la decizia
adoptrii unui ERP:
probleme operaionale grave i nemulumiri n privina
funcionrii sistemului existent;
dificulti datorate unui mediu de prelucrare a datelor
fragmentat;
dezavantaje economice majore fa de concuren;
7
Structura unui proiect ERP-Obiective
durata proiectului ntocmirea planului de implementare
trebuie s aib n vedere o estimare ct mai realist a
timpilor de realizare;
funcionalitatea sistemului ERP cu ct numrul
modulelor de implementat este mai mare, cu att aria
funcional a proiectului este mai extins;
resursele includ toate elementele necesare ducerii
proiectului la bun sfrit: oameni, echipamente, aplicaii i
programe, sprijin tehnic, consultan etc. Resursa critic:
banii;
8
Structura unui proiect ERP-Obiective
riscurile succesul este msurat prin indicatori precum:
rata de recuperare a investiiei, timpul alocat proiectului,
dar i acceptarea sistemului de ctre utilizatori;
complexitatea determinat de aspecte precum
dimensiunea companiei, rspndirea ei geografic i
specificul mediului de afaceri;
beneficiile msura n care organizaia va profita de
funcionalitatea aplicaiilor implementate;
9
Structura unui proiect ERP-Obiective
Corelaii ntre obiectivele proiectului ERP
10
Valori mari pentru Resurse Riscuri Complexitate Durata Funcionalitate
influeneaz celelalte obiective
Beneficii + N N N +
Resurse N + N +
Riscuri + + +
Complexitate - +
Durat +
Funcionalitate

Structura unui proiect ERP - Etape
1. Analiza preliminar;
2. Analiza detaliat;
3. Pregtirea sistemului;
4. Migrarea datelor;
5. Instruirea utilizatorilor;
6. Start: Pilot i Go Live;
7. Predarea sistemului;
8. Evaluarea sistemului.
11
Structura unui proiect ERP - Etape
1. Analiza preliminar cuprinde urmtoarele
activiti:
1.1 Stabilirea echipelor de proiect;
1.2 edina de demarare a proiectului de
implementare;
1.3 ntocmirea planului proiectului de
implementare;
12
Structura unui proiect ERP - Etape
1.1 Stabilirea echipelor de proiect:
I. Echipa din partea implementatorului
II. Echipa de proiect din partea beneficiarului
13
Structura unui proiect ERP - Etape
I. Echipa din partea implementatorului
Manager de cont (Account Manager);
Manager de proiect (Project Manager);
Consultani implementare (Business Consultants);
Consultant tehnic (Technical Consultant);
Consultant training;
Programator.
14
Structura unui proiect ERP - Etape
Manager de cont (Account Manager)
trebuie s se asigure c implementarea ndeplinete
obiectivele stabilite mpreun cu beneficiarul la
achiziia ERP-ului;
este persoana principal de contact cu beneficiarul n
toate problemele contractuale i comerciale;
poate participa la edinele de status ale proiectului,
dac prezena sa este necesar i a fost aprobat.
15
Structura unui proiect ERP - Etape
Managerul de proiect are urmtoarele sarcini:
s asigure o comunicare eficient ntre membrii echipei;
s urmreasc gradul de ndeplinire a obiectivelor fiecrei
faze a proiectului i s decid revizuirile necesare continurii
proiectului;
s se asigure c bugetul general i cel defalcat pe activiti
sunt n concordan cu devizul estimativ propus iniial;
s implice toi membri echipei n revizuirea prioritilor,
termenelor sau bugetului proiectului;
s informeze toi membri echipei despre progresele din
zonele situate n afara propriei lor activiti;
16
Structura unui proiect ERP - Etape
Consultantul principal. Responsabilitile consultantului
principal vor include:
pregtirea echipei de proiect;
intervievarea personalului-cheie;
interpretarea rezultatelor interviurilor i convertirea lor n
necesiti funcionale;
specificaii legate de interfee i de migrarea datelor;
proiectarea ERP-ului;
pregtirea procedurilor de utilizare;
ajut la planificarea diferitelor etape de implementare.
17
Structura unui proiect ERP - Etape
Consultantul de aplicaie. n mod uzual, responsabilitile
consultanilor de aplicaie sunt:
configurare ERP;
generare de rapoarte i interogri;
oferirea de asisten ctre utilizatorii finali;
rezolvarea problemelor ridicate n faza testrii de acceptare;
asisten pentru activitile premergtoare operrii live a
ERP-ului;
persoan de legtur ntre utilizatorii cheie i echipa de
programare, n vederea adaptrii produsului la nevoile
clientului.
18
Structura unui proiect ERP - Etape
Consultantul de training. Responsabilitile acestuia vor
include:
evaluarea necesitilor de training ale utilizatorilor finali;
pregtirea materialelor de training;
susinerea cursurilor;
conceperea i susinerea cursurilor de tip Training pentru
instructori;
evaluarea succesului training-urilor.
19
Structura unui proiect ERP - Etape
Consultantul tehnic va fi implicat n definirea strategiei
operaionale, mpreun cu personalul IT al clientului. Pe
tot parcursul proiectului, consultantul tehnic poate oferi
asisten pentru:
pregtirea mediului tehnic al implementrii;
instalarea softului;
training;
documentarea procedurilor;
20
Structura unui proiect ERP - Etape
II. Echipa de proiect din partea beneficiarului
Manager de proiect;
Sponsor de proiect;
Utilizatori cheie (key users);
21
Structura unui proiect ERP - Etape
Managerul de proiect. Responsabilitile specifice vor
include:
examinarea i autorizarea eventualelor sesizri de
modificare;
arbitrarea situaiilor de zi cu zi care implic mai multe
funcii/activiti;
asigurarea disponibilitii permanente a echipei de proiect
pentru realizarea responsabilitilor care le revin;
trimiterea de propuneri ctre sponsorul de proiect n legtur
cu facturile care trebuie pltite ctre implementator;
crearea i ntreinerea unei biblioteci de proceduri i rapoarte
definite n cursul implementrii;
meninerea/actualizarea procedurilor de utilizare.
22
Structura unui proiect ERP - Etape
Sponsorul de proiect are urmtoarele sarcini:
va oferi mediul pentru discutarea i rezolvarea
problemelor majore aprute n timpul implementrii;
va aproba politicile relevante pentru proiect;
va aproba deviaiile semnificative de la sfera i
termenele proiectului;
va arbitra situaiile care implic mai multe
funcii/activiti;
va aproba facturile pentru plat.
23
Structura unui proiect ERP - Etape
Utilizator cheie financiar/contabil
va deine cunotine solide n legtur cu aplicaiile
financiare folosite n prezent;
va asista echipa de proiect n cursul fazelor de proiectare i
de configurare a sistemului;
va fi implicat n raportrile legale folosind facilitile ERP-
ului.
24
Structura unui proiect ERP - Etape
Reprezentantul IT
este n mod normal managerul de IT;
trebuie s se asigure de faptul c implementarea este
compatibil cu strategia IT;
trebuie s asigure procurarea i disponibilitatea resurselor IT,
hardware i de reea, necesare implementrii i funcionrii
ERP-ului.
25
Structura unui proiect ERP - Etape
1.2 edina de demarare a proiectului de implementare
constituirea comitetului de supervizare, prin implicarea activ
a reprezentanilor cheie din partea clientului i a firmei
implementatoare;
analiza preliminar pe baza unui chestionar de pre-analiz
care va conine probleme ce trebuie abordate n cadrul analizei
pentru obinerea informaiilor necesare;
pe baza chestionarelor de pre-analiz , sistemul ERP va fi
modelat n funcie de specificul activitii clientului i se va
elabora documentul Cerine utilizatori.
26
Structura unui proiect ERP - Etape
1.3 ntocmirea planului proiectului de implementare
se stabilesc obiective specifice, realiste i definite n timp;
elaborarea unei variante grafice (tip calendar) a timpilor alocai
etapelor stabilite n cadrul proiectelor ajut la contientizarea
mai bun de ctre membri echipei a termenelor stabilite;
planul de proiect trebuie s ndeplineasc toate cerinele
stabilite n faza anterioar i s stabileasc ritmul ntregului
proiect;
planul de proiect se ntocmete de ctre managerul de proiect i
este supus aprobrii efului de proiect de la client.
27
Structura unui proiect ERP - Etape
2. Analiza detaliat cuprinde urmtoarele activiti
principale:
2.1 Analiza detaliat a proceselor din activitatea
clientului;
2.2 Definirea modului de lucru cu sistemul;
28
Structura unui proiect ERP - Etape
2.1 Analiza detaliat a proceselor din activitatea clientului:
se realizeaz pe baza documentului de pre-analiz;
echipa clientului va pune la dispoziie documentele cerute;
se va desfura analiza n detaliu a proceselor economice
identificate n cadrul analizei preliminare.
29
Structura unui proiect ERP - Etape
2.2 Definirea modului de lucru cu sistemul
procesele economice identificate, paii procesului tehnologic i
legturile inter-departamentale sunt analizate pentru a dezvolta
o metod de lucru logic i omogen;
la sfritul fazei de stabilire a modului de lucru cu sistemul se
revizuiesc problemele nerezolvate i se analizeaz eventuala
necesitate de personalizare a sistemului;
se emite documentul Arie de acoperire client ce cuprinde
specificaiile tehnice privind adaptarea aplicaiei;
30
Structura unui proiect ERP - Etape
Gantt-ul va conine activitile din tabelul de mai jos:
31
Activitate: Analiz cerine utilizatori
Subactiviti incluse: Intervievare utilizatori
Analiza documenta?iei existente
Audit aplicaii existente
Documentaii emise Minute ale ntlnirilor (rezumate discuii)
Document de analiz cerin?e utilizatori
Arie de acoperire a cerinelor utilizatorilor
Metodologie de acceptan Prin acceptarea documenta?iilor emise n urma activitilor
de analiz
Activitate: Personalizarea aplicaiei
Subactiviti incluse: Personalizare nomenclatoare
Personalizare documente
Personalizare rapoarte standard
Definire rapoarte speciale
Documentaii emise Specificaii tehnice privind adaptarea aplicaiei
Documenta?ii de lucru specifice personalizrilor
Metodologie de acceptan Cantitativ prin recepia Aplicaiei i calitativ prin reluarea
testelor funcionale (etapa testare funcional)

Structura unui proiect ERP - Etape
3. Pregtirea tehnic a sistemului
3.1 Instalarea sistemului pe server i staii de lucru;
3.2 Instalarea legturii la distan;
32
Structura unui proiect ERP - Etape
3.1 Instalarea sistemului pe server i staii de lucru:
consultantul tehnic verific structura hardware i software astfel
nct s corespund cu recomandrile fcute n cadrul analizei
preliminare;
instalarea serverului de aplicaie, a noilor SO, a clienilor i
testarea funcionalitii acestora.
3.2 Instalarea legturii la distan:
n urma analizei situaiei existente la client se va propune o
variant de legtur la distan (prin modem sau prin provider
de Internet).
33
Structura unui proiect ERP - Etape
Gantt-ul va conine activitile din tabelul de mai jos:
34
Activitatea: Instalarea aplicaiei
Subactiviti incluse: Instalarea server-ului de aplicaie
Instalarea clienilor
Testarea clienilor
Documentaii emise Raport de activitate instalare aplicaie
Plan de testare a instalrii aplicaiei
Raport de activitate rulare teste instalare
Metodologie de acceptan Prin rularea testelor agreate

Structura unui proiect ERP - Etape
4. Migrarea datelor
4.1 Verificarea fiierelor de migrare
4.2 Migrarea datelor
35
Structura unui proiect ERP - Etape
4.1 Verificarea fiierelor de migrare
implementatorul va pune la dispoziia clienilor formatul
fiierelor pentru migrarea datelor precum i informaiile pe care
trebuie s le conin acestea;
completarea fiierelor de migrare cade n sarcina clientului;
verificarea fiierelor este sarcina echipei implementatorului;
4.2 Migrarea datelor
fiierele de migrare sunt completate cu datele din aplicaia
veche, sunt verificate, iar datele sunt efectiv migrate n
structurile de date interne ale noului sistem;
echipa clientului emite Planul de testare a datelor migrate,
36
Structura unui proiect ERP - Etape
Gantt-ul va conine activitile din tabelul de mai jos:
37
Activitate: Migrarea datelor
Subactiviti incluse: Pregtirea datelor pentru migrare
Migrarea de date necesare startrii
utilizrii aplicaiei
Migrarea de date necesare
personalizrilor fcute
Documentaii emise: Raport de activitate - date migrate
Plan de testare a datelor migrate
Metodologie de acceptan: Prin rularea testelor agreate
Structura unui proiect ERP - Etape
5 Instruirea utilizatorilor
5.1 ntocmirea programului de instruire
5.2 Instruirea utilizatorilor
38
Structura unui proiect ERP - Etape
4.1 ntocmirea programului de instruire
managerii de proiect programeaz cursurile i persoanele
participante pe fiecare curs n parte;
managerii de proiect identific utilizatorii cheie pentru
fiecare modul n parte.
39
Structura unui proiect ERP - Etape
5.2 Instruirea utilizatorilor
instruirea personalului se va face de ctre traineri specialiti;
instruirea se face pe module i const n prezentarea tuturor
funcionalitilor existente n sistem cu insistare pe cele care se
vor folosi de ctre client.
instruirea poate fi etapizat n funcie de pregtirea informatic
i rolul fiecrui utilizator n organizaie:
key-users - persoane calificate care trebuie s aib o imagine de
ansamblu asupra ntregii aplicaii sau asupra unor procese
principale;
end-users - utilizatori care desfoar activiti specifice,
punctuale;
administrator de sistem - trebuie instruit la nivel de gestionare a
bazelor de date;
40
Structura unui proiect ERP - Etape
Gantt-ul va conine activitile din tabelul de mai jos:
41
Activitate: Instruire utilizatori
Subactiviti
incluse:
Instruire utilizatori cheie
Instruire utilizatori finali prezentarea modular a
aplicaiei
Instruire utilizatori finali pe baza rolurilor specifice
Documentaii
emise:
Plan de training
Raport de activitate instruire utilizatori
Prezen utilizatori
Metodologie de
acceptan:
Implicit, prin recunoaterea efortului depus
Structura unui proiect ERP - Etape
6 Start: pilot i go live
6.1 Testarea funcional a aplicaiei
6.2 Start productiv
6.3 Asistena post implementare
42
Structura unui proiect ERP - Etape
6.1 Testarea funcional a aplicaiei
prima verificare a datelor se face de ctre echipa
implementatorului;
a doua verificare se face de ctre client la instalarea
sistemului;
validarea de ctre client a modului n care s-au importat
datele este momentul n care trecerea ctre starul productiv
poate avea loc.
43
Structura unui proiect ERP - Etape
6.2 Start productiv.
presupune utilizarea sistemului de ctre client pentru gestionarea
independent a procesele i activitilor zilnice;
implementarea modului de lucru cu sistemul se face odat cu
instalarea versiunii de lucru a sistemului;
consultanii sunt la dispoziia utilizatorilor pe parcursul derulrii
etapei de start productiv pentru a-i ajut n utilizarea productiv a
acestuia;
exist cteva opiuni pentru validarea sistemului:
derulare complet paralel;
o comparaie a noului sistem cu cel vechi pe o perioad de timp
specificat;
verificarea tuturor tranzaciilor cu documentele primare
aferente unei anumite perioade.
44
Structura unui proiect ERP - Etape
6.3 Asistena post implementare
Consultanii acord asisten clientului n rezolvarea
problemelor semnalate dup nceperea startului productiv;
Gantt-ul va conine activitile din tabelul de mai jos:
45
Activitate: Testarea funcional a aplicaiei
Subactiviti incluse: Rularea testelor privind funcionalitile aplicaiei
Documentaii emise: Plan de testare funcionaliti aplicaie
Raport de activitate-testare funcionaliti aplicaie
Rezultatele testrii funcionale a aplicaiei
Metodologie de acceptan: Prin rularea testelor agreate

Structura unui proiect ERP - Etape
Gantt-ul va conine activitile din tabelul de mai jos:
46
Activitate: Asisten tehnic
Subactiviti
incluse:
Asisten utilizatori n operarea datelor n aplicaie
(att n etapa de lucru n paralel ct i n etapa go
live)
Asisten utilizatori n verificarea i corectarea
datelor operate
Documentaii
emise:
Raport de activitate asisten tehnic
Metodologie de
acceptan:
Implicit, prin recunoaterea efortului depus
Structura unui proiect ERP - Etape
7 Predarea sistemului
7.1 Constatarea utilizrii productive a sistemului
7.2 Predarea sistemului
47
Structura unui proiect ERP - Etape
7.1 Constatarea utilizrii productive a sistemului
dup nchiderea primelor dou luni de lucru cu sistemul,
eful de proiect constat utilizarea productiv a sistemului
cu majoritatea modulelor achiziionate;
ncepnd cu luna urmtoare semnrii actului constatator de
utilizare productiv, clientul trece pe contractul de service;
cnd consultanii au predat sistemul clientului, echipa de
asisten tehnic preia responsabilitatea asistenei
clientului.
48
Structura unui proiect ERP - Etape
7.2 Predarea sistemului
aceast etap are loc n momentul n care se utilizeaz
productiv toate modulele achiziionate n proporie de
aproximativ 90%;
acesta este momentul n care procesul de implementare
este n totalitate finalizat, clientul gestionnd singur
procesele cu ajutorul sistemului.
49
Structura unui proiect ERP - Etape
8 Evaluarea implementrii (la 6 luni dup predare)
scopul este de a identifica gradul de mulumire a clienilor;
n aceast perioad va derula o procedur de control
calitativ care s verifice dac implementarea a fost
realizat cu respectarea procedurilor standard;
se verific nivelul de satisfacie a clientului fa de sistem
cu ajutorul unor chestionare de satisfacie;
50