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Sumrio
Sumrio1
Apresentao...........................................................................................................................................................2
Objetivo 3
Composio Bsica.................................................................................................................................................4
Plano de Classificao de Documentos por Assunto da ANEEL................................................................................7
000 - Planejamento e Gesto Administrativa...................................................................................................7
010 - Organizao e Funcionamento...............................................................................................................7
020 - Pessoal.....................................................................................................................................................8
030 - Material e Servios...................................................................................................................................9
040 - Patrimnio .............................................................................................................................................10
050 - Oramento e finanas ...........................................................................................................................11
060- Documentao e informao ..................................................................................................................12
070- Comunicao..........................................................................................................................................13
200 - Regulao Econmica do Mercado e Estmulo Competio.............................................................13
300 - Relaes com o Mercado e Ouvidoria..................................................................................................14
400 - Gesto dos Potenciais Hidrulicos........................................................................................................15
500 Outorga de Concesses e Autorizaes..............................................................................................15
600 - Fiscalizao da Gerao, Servios de Eletricidade e Econmico-Financeira.......................................17
700 - Regulao Tcnica e Padres de Servio............................................................................................18
900 - Assuntos diversos...................................................................................................................................19
Composio Detalhada..........................................................................................................................................20
COMUNICAES.................................................................................................................................................31
Aplicao do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo...........................................................................44
Operaes para classificao e arquivamento de documentos de arquivo................................................................44
Rotinas correspondentes s operaes de classificao..........................................................................................44
Glossrio................................................................................................................................................................45
Apresentao
Como Agncia do Governo Federal, a ANEEL gera e recebe um valioso patrimnio
documental pblico, onde so registrados dados e informaes essenciais ao governo e aos cidados aos
quais serve. Esses documentos so funcamentais para as atividades de planejamento, implementao de
polticas e diretrizes, coordenao e controle das funes e processos de gesto desenvolvidos pela ANEEL.
So documentos de arquivos que registram dados e infomaes sobre as aes, definies, regulaes e
fiscalizaes relativas s atividades de produo, transmisso, distribuio e comercializao de energia
eltrica, bem como informaes sobre o aproveitamento energtico dos cursos de gua conforme a poltica
nacional de recursos hdricos.
Tendo por enfoque assegurar a eficincia e a qualidade de seus processos organizacionais, a
ANEEL define sua poltica de gesto de documentos no sentido de prover as diversas unidades
organizacionais da ANEEL de procedimentos, recursos e mtodos de gesto de documentos, abrangendo a
gerao, recebimento, tramitao, arquivamento corrente, arquivamento intermedirio, avaliao, guarda
permanente e eliminao.
O Plano de Classificao de Documentos por Assuntos da Agncia Nacional de Energia
Eltrica ANEEL aqui proposto se compatibiliza com o modelo organizacional e de gesto da autarquia como
um todo, de modo que sua implantao e utilizao contribuam efetivamente para o aumento da qualidade e
da eficincia de seus processos, servios e produtos.
Objetivo
O presente Cdigo de Classificao de Documentos por Assuntos da Agncia Nacional de
Energia Eltrica ANEEL, tem por objetivo facilitar o gerenciamento e a recuperao das informaes
produzidas e acumuladas pela mesma ao longo do desenvolvimento de suas atividades.
Os assuntos levantados foram divididos em trs grandes blocos, sendo o primeiro voltado para
as atividades amplas de gesto, o segundo para as atividades-meio e o terceiro para as atividades-fim da
Agncia.
Para a tarefa de definio dos assuntos pertinentes a cada um dos referidos blocos, o principal
instrumento de trabalho utilizado consistiu na base de dados oriunda da coleta de informaes realizada junto
a cada setor da Agncia, quando foram levantados os tipos documentais atualmente existentes e os
assuntos tratados pelos mesmos.
No que se refere especificamente aos assuntos relacionados s atividades-meio, adotou-se
tambm como instrumento base de trabalho, o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a
Administrao Pblica: Atividades meio, desenvolvido pelo Arquivo Nacional, pela Secretaria da
Administrao Federal e pelo Ministrio do Planejamento e Oramento e posteriormente aprovado pelo
Conselho Nacional de Arquivos CONARQ.
Composio Bsica
Definies e Conceitos
O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo um instrumento de trabalho utilizado
nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no
exerccio de suas funes e atividades.
A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um
mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a
avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos.
A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados,
constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
Mecanismos de Elaborao
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
ADMINISTRAO GERAL
ATIVIDADES ESPECFICAS
ASSUNTOS DIVERSOS
000
ADMINISTRAO GERAL
010
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
012
COMUNICAO SOCIAL
012.1
RELAES COM A IMPRENSA
012.11
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
020 - Pessoal
021 022 -
023 -
024 -
034 -
040 - Patrimnio
041 -
042 -
Bens imveis
041.01 - Fornecimento e manuteno de servios bsicos
041.011 - gua e esgoto
041.012 - Gs
041.013 - Luz e fora
041.02 - Comisso interna de conservao de energia (CICE)
041.1- Aquisio
041.2 - Alienao
041.3 Desapropriao, tombamento.
041.4 - Obras
041.41 - Reforma. Recuperao. Restaurao
041.42 - Construo
041.5 - Servios de manuteno
041.51 - Manuteno de elevadores
041.52 - Manuteno de ar condicionado
041.53 Manuteno de subestaes e geradores
041.54 - Limpeza. Imunizao. Desinfestao
Veculos
042.1 - Aquisio
042.11 - Compra
042.12 - Aluguel
10
074 -
075 -
Servio postal
071.1 - Servio de entrega expressa
071.11 Nacional (SEDEX)
071.12 Internacional (EMS)
Servio telefnico
074.1 - Instalao. Transferncia. Conservao. Reparo
074.2 - Listas telefnicas internas
074.3 - Controle de ligaes
074.31 - Ligaes pela central
074.32 - Ligaes pelas linhas diretas
074.33 - Ligaes de telefones celulares
Servio de transmisso de dados, voz e imagem
300.621 Eventos
300.622 Cadastro pblico
300.623 Pesquisa
300.63 Imprensa
300.631 Notas imprensa
300.632 Clipping
300.633 Eventos jornalsticos
400 - Gesto dos Potenciais Hidrulicos
400.1 Instrues e atos normativos
400.2 Contratos, Convnios, Projetos, Programas, Acordos
400.21 Agncias descentralizadas
400.22 Empresas prestadoras de servio
400.23 - Empresas de auditoria e fundaes
400.24 Instituies pblicas especializadas
400.25 Instituies governamentais, no governamentais e acadmicas
400.3 - Estudos de inventrio
400.31 - Registro
400.32 Anlise
400.33 Aprovao/divulgao
400.4 - Estudos de viabilidade
400.41 - Registro
400.42 Anlise
400.421 Programa Indicativo de Licitaes
400.43 Aprovao/divulgao
400.5 - Projeto bsico
400.51 - Registro
400.52 - Anlise
400.53 Aprovao/divulgao
400.6 - Gesto de dados hidrolgicos
400.61 Operao da rede hidrometeorolgica
400.62 - Consolidao de dados
400.63 Regionalizao de vazes
400.64 Estudos hidrogrficos
400.641 Modelos hidrolgicos
400.642 - Balano hdrico
400.643 Diagnstico de bacias hidrolgicas
400.65 Impacto ambiental
400.66 Energia alternativa
400.7 Acompanhamento de projetos
500 Outorga de Concesses e Autorizaes
500.1 Instrues e atos normativos
500.2 Contratos, convnios, projetos, programas, acordos
500.21 Agncias descentralizadas
500.22 Empresas prestadoras de servio
500.23 - Empresas de Auditoria e fundaes
500.24 Instituies pblicas especializadas
500.25 Instituies governamentais, no governamentais e acadmicas
500.3 Concesso
15
500.31 Licitao
500.311 Viabilizao
500.312 Concorrncia
Editais
Adendos
- Pr-qualificao/habilitao
- Sesso Pblica
Aviso
Recurso
Resultado
Impugnao
Representao
500.313 Leilo
Editais
Adendos
- Pr-qualificao/habilitao
- Sesso Pblica
Aviso
Recurso
Resultado
Impugnao
Representao
500.32 - Contratao
500.321 - Gesto (acompanhamento)
500.322 Prorrogao
500.323 Extino
500.324 Retificao
500.33 Outorga
500.331 Gerao
500.332 Transmisso
500.333 Distribuio
500.34 Reagrupamento (somente para Distribuio)
500.35 Renovao
500.351 Gerao
500.352 Transmisso
500.353 Distribuio
500.36 Prorrogao
500.361 Gerao
500.362 Transmisso
500.363 Distribuio
500.4 Privatizao
500.41 Gerao
500.42 Transmisso
500.43 Distribuio
500.44 Anuncia
500.5 - Declarao de utilidade pblica
500.51 Desapropriao
500.52 - Servido administrativa
500.6 Autorizaes
500.61 Gerao
500.611 Novos empreendimentos
16
500.612 Ampliaes
500.613 Repotenciao
500.614 Transferncia de proprietrios
500.615 Extino (revogao)
500.616 Regularizao
500.617 Comercializao
500.62 Transmisso
500.63 Distribuio
500.64 Uso privativo de instalao
500.65 Subestao
500.66 Comercializao
500.67 Importao
500.68 Exportao
500.7 Permisso
500.71 Outorga
500.72 Contratao
500.721 Gerao
500.722 Transmisso
500.723 Distribuio
500.8 Registro
500.81 - Gerao
500.811 Novos empreendimentos
500.812 Ampliaes
500.813 Repotenciao
500.814 Transferncia de proprietrios
500.815 Extino (revogao)
500.816 Regularizao
500.817 Comercializao
500.82 Transmisso
500.83 Distribuio
500.9 Homologao
500.91 Contratos de compartilhamento de infra-estrutura
600 - Fiscalizao da Gerao, Servios de Eletricidade e Econmico-Financeira
600.1 Instrues e atos normativos
600.2 Contratos, convnios, projetos, programas, acordos
600.21 Agncias descentralizadas
600.22 Empresas prestadoras de servio
600.23 - Empresas de auditoria e fundaes
600.24 Instituies pblicas especializadas
600.25 Instituies governamentais, no governamentais e acadmicas
600.3 Cadastro
600.31 Centrais geradoras
600.32 Concessionrias, Permissionrias e autorizadas
600.4 - Monitoramento econmico-financeiro
600.41 Acompanhamento atravs de publicaes
600.42 Sistemas informatizados/banco de dados
600.43 Balancete Mensal Padronizado (BMP)
600.44 Relatrio de Informaes Trimestrais (RIT)
600.45 - Prestao Anual de Contas (PAC)
600.5 Fiscalizao
17
600.51 Planejamento
600.52 Comunicao da fiscalizao
600.53 Visitas de Inspeo
600.54 Resultado da fiscalizao
600.55 Manifestao da empresa e resposta da ANEEL
600.56 Processo punitivo
600.57 - Documentos complementares
600.58 Interrupo de energia
600.6 - Regulao Contbil e Financeira
600.61 Plano de contas do servio pblico de energia eltrica
600.62 Elaborao de manuais e ofcios para divulgao entre agentes
600.63 Atendimento s demandas dos Agentes
700 - Regulao Tcnica e Padres de Servio
700.1 Instrues e atos normativos
700.2 Contratos, convnios, projetos, programas, acordos
700.21 Agncias descentralizadas
700.22 Empresas prestadoras de servio
700.23 - Empresas de auditoria e fundaes
700.24 Instituies pblicas especializadas
700.25 Instituies governamentais, no governamentais e acadmicas
700.3 Regulao dos servios de gerao
700.31 Energia assegurada
700.311 Sazonalizao mensal de energia
700.32 Anlise das condies de atendimento ao mercado
700.321 Risco de dficit
700.322 Acompanhamento de hidraulicidade
700.323 Acompanhamento da atividades desenvolvidas pela NOS
700.33 Comercializao
700.331 Contratos bilaterais(curto prazo, longo prazo)
700.332 Contratos multilaterais (curto prazo, longo prazo)
700.333 Compra e venda
700.334 Acompanhamento das atividades desenvolvidas pelo MAE
700.4 Regulao dos servios de transmisso
700.41 - Padronizao dos servios de transmisso
700.411 Procedimentos de rede
700.42 - Garantia do atendimento
700.421 - Expanso do sistema
700.422 Horrio de Vero
700.423 Obras emergenciais
700.43 Regulao do livre acesso
700.44 Reconhecimento de receita
700.45 - Regulao e Gesto da qualidade
700.451 - Consolidao dos dados
700.452 - Anlise dos ndices de qualidade e da continuidade dos servios
700.46 Tarifas de uso da transmisso
700.47 Novo modelo do Setor Eltrico Brasileiro
700.471 Livre acesso
700.472 Contrato de conexo (CCT)
700.473 Contrato de uso do sistema de transmisso (CUST)
700.474 Contrato de prestao dos servios de transmisso (CPST)
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Composio Detalhada
RELAES INSTITUCIONAIS
001 - Relaes Institucionais
Refere-se aos processos de comunicao com os segmentos da sociedade, representados pelos rgos dos
Poderes Executivo e Legislativo, no mbito federal, estadual e municipal, em universidades e organismos
nacionais e internacionais, mediante articulao institucional, inclusive para estabelecimento e
acompanhamento de convnios de cooperao tcnica e de descentralizao de atividades.
001.1 Poder Legislativo
Refere-se comunicao e ao relacionamento da Agncia com rgos do Poder Legislativo, visando
articulao institucional, inclusive para estabelecimento e acompanhamento de convnios de cooperao
tcnica e de descentralizao de atividades.
001.2 - rgos governamentais
Refere-se comunicao e ao relacionamento da Agncia com rgos dos demais poderes, visando
articulao institucional, inclusive para estabelecimento e acompanhamento de convnios de cooperao
tcnica e de descentralizao de atividades.
001.3 - rgos no governamentais
Refere-se comunicao e ao relacionamento da Agncia com rgos no governamentais, visando
articulao institucional, inclusive para estabelecimento e acompanhamento de convnios de cooperao
tcnica e de descentralizao de atividades.
001.4 - Instituies estrangeiras
Refere-se comunicao e ao relacionamento da Agncia com instituies estrangeiras, visando
articulao institucional, inclusive para estabelecimento e acompanhamento de convnios de cooperao
tcnica e de descentralizao de atividades.
001.5 - Instituies privadas
Refere-se comunicao e ao relacionamento da Agncia com instituies privadas, visando articulao
institucional, inclusive para estabelecimento e acompanhamento de convnios de cooperao tcnica e de
descentralizao de atividades.
001.6 - Instituies acadmicas
Refere-se comunicao e ao relacionamento da Agncia com instituies acadmicas, visando
articulao institucional, inclusive para estabelecimento e acompanhamento de convnios de cooperao
tcnica e de descentralizao de atividades.
001.7 - Instituies do Setor Eltrico
Refere-se comunicao e ao relacionamento da Agncia com os agentes do setor eltrico visando a
articulao institucional, inclusive para estabelecimento e acompanhamento de convnios de cooperao
tcnica e de descentralizao de atividades.
001.8 - Descentralizao
Envolve a realizao de convnios entre a ANEEL e as Agncias Estaduais, no sentido de descentralizar as
atividades de fiscalizao e regulao.
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PLANEJAMENTO DA GESTO
002 - Planejamento da Gesto
Refere-se ao controle da gesto e da qualidade dos processos internos, bem como documentos referentes
funo de secretaria do Comit de Planejamento Estratgico da ANEEL.
002.1 - Planejamento estratgico
Refere-se ao desenvolvimento de planos e metas institucionais, como tambm metas de regulao da
eficincia e da qualidade do servio de energia eltrica.
002.2 Planejamento oramentrio
Envolve o estabelecimento de diretrizes oramentrias, visando a captao, aplicao e controle dos recursos
da agncia.
002.3 Avaliao da gesto
Refere-se aos atos de controle e acompanhamento da gesto.
DEFESA JUDICIAL
005 Defesa Judicial
Envolve assuntos de natureza jurdica de interesse da agncia. Classificam-se tambm os documentos
referentes aos processos de contestao judicial, assim como os relacionados com o assessoramento jurdico
prestado s Unidades Organizacionais.
005.1 Contencioso
Refere-se aos processos de contestao judicial. Envolve citaes, intimaes, contestaes, audincias e
peties, mandado de segurana, medida cautelar, ao popular, ao direta de inconstitucionalidade, ao
civil pblica e decises judiciais.
005.2 Consultivo
Relacionado com o assessoramento jurdico prestado pela Procuradoria Geral em matrias de interesse da
Agncia. Envolve contratos, convnios, concesso, fiscalizao, declarao de utilidade pblica e recursos.
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
010 Organizao e funcionamento
Refere-se constituio legal e registro da instituio nos rgos competentes. Classificam-se documentos
relativos ao funcionamento e organizao administrativa da agncia. Incluem-se certides, alvars,
atestados, estatutos, organograma, regimento interno, ofcios, memorandos, notas tcnicas, pareceres,
relatrios, controles, fichas tcnicas, legislao, normas, procedimentos, estudos e outros ao assunto em
questo.
010.1 Registro nos rgos competentes
Refere-se aos registros da Agncia em rgos que lhe conferem a existncia legal perante o Poder Pblico e
sociedade.
010.2 Regimentos, estatutos, organograma, histrico do rgo e antecessores
Refere-se organizao e estrutura administrativas da Agncia.
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065.3 Digitalizao
Processo de reproduo que envolve a converso de documentos para uma forma digital, de modo a poder
ser processada por um computador e tornada disponvel em meio eletrnico.
066 Conservao de documentos
Refere-se s atividades necessrias conservao de material de arquivstico, bibliogrfico e museolgico,
visando desinfestao de documentos.
066.1 Armazenamento. Depsitos
Refere-se ao ato ou efeito de guardar documentos em reas utilizadas para este fim. Envolve diretamente as
atividades de depsito e guarda dos acervos correntes, intermedirios e permanentes da Agncia.
066.2 Restaurao de documentos
Refere-se ao reparo de danos em documentos em fase de deteriorao, por meio de tratamento tcnico
adequado.
067 Informtica
Refere-se ao conjunto de conhecimentos e tcnicas ligadas ao tratamento racional e automtico de
informao (armazenamento, anlise, organizao e transmisso), o qual se encontra associado utilizao
de computadores e respectivos programas.
067.1 Sistemas de informao
Envolve a elaborao de planos e projetos relacionados ao sistema de gesto do conhecimento e ao sistema
de informao da Agncia e do Setor Eltrico.
067.2 Desenvolvimento de programas e sistemas
Envolve o processo de desenvolvimento e execuo de sistemas de gesto do conhecimento e de informao
da Agncia e do Setor Eltrico.
067.3 Assistncia tcnica
Refere-se ao servio de suporte tcnico ao usurio de programas e equipamentos de informtica. Envolve as
atividades de help desk e manuteno de equipamentos.
067.4 Administrao de software e hardware
Refere-se gesto dos recursos de informtica da Agncia. Envolve diretamente o controle de uso e
distribuio de software e hardware, bem como os levantamentos gerais e/ou especficos da necessidade de
adequao e aquisio de equipamentos.
067.5 Administrao de banco de dados
Refere-se gesto de aplicativos ou programas desenvolvidos para o registro, armazenamento e
disponibilizao de dados ou informaes. Estes bancos, corporativos ou no, so necessrios para a
realizao de atividades especficas e integram os sistemas de informao da Agncia.
067.6 Administrao da rede de computadores
Envolve a manuteno, o controle dos pontos, dos usurios e atendimento de servios e toda a parte de
aperfeioamento da rede.
067.7 Administrao de redes corporativas
Refere-se ao desenvolvimento, manuteno, divulgao e disponibilizao de produtos e servios nas redes
corporativas da Agncia, abrangendo a intranet, internet, extranet e outros.
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COMUNICAES
070- Comunicaes
Refere-se instalao, manuteno, operao e uso dos recursos de telecomunicaes e de tecnologias da
informao. Incluem-se ainda todas as atividades relacionadas como os servios postais, como o servio de
entrega expressa e a expedio de correspondncia.
071 Servio postal
071.1 Servio de entrega expressa
074 - Servio telefnico
Refere-se ao controle e manuteno dos servios e das instalaes telefnicas.
074.1 Instalao. Transferncia. Conservao. Reparo
074.2 Listas telefnicas internas
Envolve a elaborao, divulgao e a distribuio de listas telefnicas que contm a relao de ramais
utilizados pela Agncia. Quanto divulgao, considera-se a disponibilizao da lista atravs da rede interna
(intranet).
074.3 Controle de ligaes
Envolve o controle e acompanhamento de ligaes efetuadas atravs centrais telefnicas ou linhas diretas,
como tambm ligaes de/para celulares. Este controle abrange ainda a cobrana dos valores
correspondentes s ligaes particulares.
075 -
31
33
Relaciona-se com a execuo de atividades relacionadas aos processos de aprovao de estudos e determinao de
aproveitamento timo e de gesto dos potenciais de energia hidrulica. Envolve ainda a avaliao da disponibilidade
hdrica nacional, precipuamente para subsidiar o aproveitamento de energia hidrulica.
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400.51 Registro
400.52 Anlise
400.53 Aprovao/divulgao
o ato de aprovao, autorizado pela ANEEL, ao empreendedor de um projeto bsico de aproveitamento
hidreltrico, para o incio da construo da obra.
400.6 Gesto de dados hidrolgicos
Trata da avaliao da disponibilidade hdrica nacional, precipuamente para subsidiar o aproveitamento de
energia hidrulica. Envolve a operao da rede hidrometeorolgica, a consolidao de dados, a
regionalizao de vazes, os estudos hidrogrficos, o impacto ambiental.
400.61 Operao da rede hidrometeorolgica
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700.53 Cooperativas
700.54 Tarifa de uso de distribuio
Valores cobrados em funo do uso dos sistemas de distribuio de energia eltrica.
700.55 Relacionamento com Agncias Estaduais
700.56 Procedimentos de distribuio
700.57 - Sistema de distribuio
700.571 - Expanso
700.572 - Acesso
700.58 Compartilhamento de infra-estrutura
700.6 - Regulao dos servios de comercializao
Refere-se as atividades relacionadas ao processo de regulamentao, normatizao e padronizao
referentes atividade de comercializao de energia eltrica e ao atendimento do consumidor.
700.61 Condies gerais de fornecimento
Refere-se regulamentao das atividades de fornecimento e de iluminao pblica. Abrange a definio de
critrios para o fornecimento de energia eltrica aos consumidores de baixa renda.
700.62 Qualidade do atendimento ao consumidor
700.63 Participao financeira
700.64 Eficincia energtica
Em um sistema energtico corresponde relao entre a energia til produzida e o insumo de energia.
700.65 Consumidor livre
Consumidor que est legalmente autorizado a escolher seu fornecedor de energia eltrica.
700.66 Plano de ao das agencias estaduais
700.67 Racionamento
700.68 ndice de qualidade de atendimento ao consumidor
ASSUNTOS DIVERSOS
900 - Assuntos diversos
910 - Solenidades, comemoraes, homenagens, eventos, cerimonial, discursos, palestras, locues
920 - Congresso, conferncia, seminrio, simpsio, encontro, convenes, mesa redonda
930 - Feiras, sales, exposies, mostras, concursos, festas
940 - Visitas e visitantes
990 - Assuntos transitrios
991 - Cartas de apresentao e recomendao
992 - Comunicados e informes
42
43
44
Glossrio
1 - ACERVO
Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo.
2 - ACESSO
1. Possibilidade de consulta a documentos. 2. Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os
documentos e a promover sua utilizao mediante a preparao e a publicao de instrumentos de pesquisa,
a organizao de servio educativo, de referncia e divulgao.
3 - ACONDICIONAMENTO
Ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada sua preservao e manuseio.
4 - ACUMULAO
Reunio de documentos produzidos e recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa.
5 - ADMINISTRAO DE ARQUIVOS
Direo, superviso e coordenao das atividades de arquivo.
6 - ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS
Ver GESTO DE DOCUMENTOS
7 - AMOSTRAGEM
Tcnica de seleo de documentos representativos de um conjunto.
8 - ANEXAO
Juntada em carter definitivo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo.
9 - ANEXO
Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de contedo, em carter definitivo.
10 - APENSAO
Juntada em carter temporrio, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando
cada processo a sua identidade e independncia.
11 - APENSO
Documento juntado a processo sem contudo passar a integr-lo.
12 - ARMAZENAMENTO
Ato ou efeito de guardar documentos em reas utilizadas para este fim.
Ver tambm ACONDICIONAMENTO
13 - ARQUIVAMENTO
1. Seqncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos. 2. Ao pela qual uma autoridade
determina a guarda de um documento cessada a sua tramitao
Ver tambm ARRANJO
MTODO DE ARQUIVAMENTO
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14 - ARQUIVO
1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa fsica ou
jurdica, pblica ou privada, ao longo de suas atividades. 2. Instituio ou servio que tem por finalidade a
custdia, o processamento tcnico, a conservao e utilizao de arquivos.
15 - ARQUIVO ADMINISTRATIVO
1. Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma
instituio; expresso usada em oposio a arquivo tcnico. 2. Unidade administrativa ou servio
encarregado do arquivo administrativo.
16 - ARQUIVO CENTRAL
Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de uma
administrao, podendo ou no assumir a centralizao do armazenamento. Tambm chamado arquivo geral.
Ver tambm ARQUIVO SETORIAL.
17 - ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor primrio objeto de consultas freqentes
pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. 2. Unidade administrativa ou servio
encarregado do arquivo corrente.
18 - ARQUIVO ESTADUAL
Arquivo pblico mantido pela administrao pblica estadual.
19 - ARQUIVO GERAL
Ver ARQUIVO CENTRAL.
20 - ARQUIVO HISTRICO
Ver ARQUIVO PERMANENTE
21 - ARQUIVO INTERMEDIRIO
1. Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente que aguarda
destinao. 2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo intermedirio. 3. Depsito
especialmente construdo para armazenamento de arquivos intermedirios.
22 - ARQUIVO MUNICIPAL
Arquivo pblico mantido pela administrao pblica municipal.
23 - ARQUIVO NACIONAL
Arquivo pblico mantido pela administrao central ou federal de um pas.
24 - ARQUIVO PARTICULAR
Ver ARQUIVO PRIVADO.
25 - ARQUIVO PERMANENTE
1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. 2. Unidade
administrativa ou servio encarregado do arquivo permanente tambm chamado de arquivo histrico.
26 - ARQUIVO PRIVADO
Arquivo acumulado por pessoa fsica ou jurdica de direito privado.
27 - ARQUIVO PBLICO
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1. Arquivo acumulado por instituio pblica no exerccio de suas funes, independente de seu mbito de
ao e do sistema de governo do pas. 2. Arquivo integrante da administrao pblica.
28 - ARQUIVO REGIONAL
Arquivo encarregado de arquivos de uma determinada regio.
29 - ARQUIVO SETORIAL
1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou servio de uma administrao. 2. Unidade
administrativa ou servio encarregado do arquivo setorial, existindo um arquivo central, estar a ele
tecnicamente subordinado.
30 - ARQUIVO TCNICO
1. Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-fim de uma
instituio; expresso usada em oposio a arquivo administrativo. 2. Unidade administrativa ou servio
encarregado do arquivo tcnico.
31 - ARRANJO
Seqncia de operaes que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa
organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, utilizando-se diferentes mtodos.
32 - ATIVIDADE-FIM
Expresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma instituio.
Ver tambm ARQUIVO TCNICO
ATIVIDADE-MEIO.
33 - ATIVIDADE-MEIO
Expresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-fim de uma instituio.
Ver tambm ARQUIVO ADMINISTRATIVO.
34 - AVALIAO
Processo de anlise e seleo de documentos de arquivo, que estabelece sua destinao de acordo com os
valores que lhes so atribudos.
Ver tambm COMISSO DE AVALIAO.
35 - CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo at sua eliminao ou
guarda permanente.
Ver tambm TEORIA DAS TRS IDADES
36 - CLASSE
Cada diviso que compe um sistema de classificao.
37 - CLASSIFICAO
1. Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um Plano de Classificao ou
Quadro de Arranjo. 2. Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria
de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o cdigo para a sua recuperao. 3. Ato pelo qual
se atribui a documentos, ou s informaes neles contidas, graus de restrio de acesso. Tambm chamada
classificao de segurana.
38 - CLASSIFICAO DECIMAL
Ver MTODO DECIMAL.
47
39 - CDIGO
Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros que mediante uma conveno, representam dados.
Ver tambm NOTAO.
40 - CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Sistema de cdigo derivado de um Plano de Classificao.
41 - COMISSO DE AVALIAO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo.
42 - CONSERVAO
Ato ou efeito de promover a preservao e a restaurao de documentos.
43 - CONSULTA
Busca direta ou indireta de informaes.
44 - DATA DE ACESSO
Perodo a partir do qual, terminado o prazo de restrio de acesso, o documento est liberado para consulta.
45 - DATAS-LIMITE
Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e trmino do perodo abrangido por
um conjunto de documentos.
46 - DESCARTE
Excluso de documentos do acervo de um arquivo, aps avaliao, com a finalidade de encaminh-los a
uma instituio ou pessoa.
Ver tambm ELIMINAO
47 - DESCRIO
Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo das unidades de
arquivamento representam-nas nos instrumentos de pesquisa.
48 - DESTINAO
Deciso, a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou
eliminao
Ver tambm: TABELA DE TEMPORALIDADE
49 - DOCUMENTAO
1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou servio de coleta, organizao, processamento tcnico e disseminao
de informaes e documentos
50 - DOCUMENTO....................................................................................................................................................
Unidade de registro de informaes qualquer que seja o suporte utilizado.
Ver tambm ITEM DOCUMENTAL.
51 - DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder pblico ou de instituies de direito privado que produz efeitos de ordem
jurdica na comprovao de um fato.
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52 - DOCUMENTO PBLICO
1. Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo pblico. 2. Do ponto de vista da propriedade,
documento de propriedade do poder pblico. 3. Do ponto de vista da produo, documento emanado do
poder pblico.
53 - DOSSI
Unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si por assunto.
54 - ELIMINAO
Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente.
55 - ESPCIE DOCUMENTAL
Diviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de
estruturao da informao, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio.
56 - FICHRIO
1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios pr-estabelecidos, utilizado para fins de controle e
recuperao de documentos e informaes. 2. Mvel utilizado para guarda de fichas.
57 - FUNDO
Conjunto de documentos de uma mesma provenincia; termo que eqivale a arquivo.
Tambm referido como ncleo.
58 - FUNDO ABERTO
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em funo do gerador do arquivo continuar
em atividade. Tambm referido como ncleo aberto.
59 - FUNDO FECHADO
Fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo no se encontrar mais em atividade, no receber
acrscimos de documentos de data posterior a sua existncia. Tambm referido como ncleo fechado.
60 - GNERO DOCUMENTAL
Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o
suporte e a forma de registro da informao, como documentao audiovisual, documentao cartogrfica,
documentao iconogrfica, documentao informtica, documentao microgrfica, documentao textual.
61 - GESTO DE DOCUMENTOS
Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e
prticas arquivsticas, visando a racionalizao e eficincia dos arquivos. Tambm referida como
administrao de documentos.
62 - GUIA DE RECOLHIMENTO
Instrumento de controle de entrada de documentos nos arquivos permanentes.
63 - GUIA DE TRANSFERNCIA
Instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos intermedirios.
64 - IDENTIFICAO
Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos com vistas ao seu
controle fsico e/ou intelectual.
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65 - ITEM DOCUMENTAL
Unidade documental materialmente indivisvel. Tambm referido como pea.
Ver tambm DOCUMENTO.
66 - JUNTADA
Ato ou efeito de apensao ou anexao de um processo a outro. Termo tambm aplicado juno de
documentos a um processo.
67 - LISTA DE ELIMINAO
Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada.
Ver tambm. TERMO DE ELIMINAO
68 - LISTA DE RECOLHIMENTO
Ver GUIA DE RECOLHIMENTO
69 - LISTA DE TRANSFERNCIA
Ver RELAO DE TRANSFERNCIA
70 - LISTAGEM DE ELIMINAO
Ver LISTA DE ELIMINAO
71 - MTODO DE ARQUIVAMENTO
Seqncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo ou coleo, uns em
relao aos outros, e a identificao de cada unidade.
72 - MTODO DECIMAL
Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio de distribuio dos documentos em dez grandes
classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.
73 - NOTAO
Cdigo de identificao das unidades de arquivamento, constitudo de nmeros, letras e/ou sinais, que
permite sua ordenao ou localizao.
74 - NCLEO
Ver FUNDO
75 - ORDENAO
Ato ou efeito de dispor documentos ou informaes segundo um determinado mtodo.
76 - PEA
Ver ITEM DOCUMENTAL
77 - PERODO DE RETENO
Perodo de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos
correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermedirio, ou em um arquivo intermedirio, antes
de serem recolhidos ao arquivo permanente.
78 - PLANO DE CLASSIFICAO
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Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo por ela
produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento
especficos. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.
Ver tambm CDIGO DE CLASSIFICAO
79 - PRAZO DE ELIMINAO
Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminao de documentos no considerados de valor
permanente.
80 - PRAZO DE GUARDA
Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm referido
como prazo de reteno.
Ver tambm PERODO DE RETENO
81 - PRAZO DE RETENO
Ver PRAZO DE GUARDA
82 - PRESERVAO
Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou
tratamento.
83 - PRINCPIO DA PROVENINCIA
Princpio bsico da Arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma instituio ou pessoa no
devem ser misturados aos de outros geradores.
84 - PRINCPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS
Ver PRINCPIO DA PROVENINCIA
85 - PROJEO
Salincia colocada, ou existente, na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao
registro de informaes, permitindo rpida visualizao.
86 - PROTOCOLO
Servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, tramitao e expedio de
documentos.
Ver tambm ARQUIVO CORRENTE
87 - RECOLHIMENTO
1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdio arquivstica. 2.
Operao pela qual um conjunto de documentos passa da custdia do arquivo interme-dirio para o arquivo
permanente.
Ver tambm RELAO DE RECOLHIMENTO
88 - RECUPERAO DA INFORMAO
Ato ou efeito de identificar ou localizar a informao desejada.
89 - RELAO DE RECOLHIMENTO
Ver GUIA DE RECOLHIMENTO
90 - RELAO DE TRANSFERNCIA
Ver GUIA DE TRANSFERNCIA
51
91 - SELEO
Eleio, durante a avaliao de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos passveis de
eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos.
92 - SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a
organizao e conservao de documentos ou arquivos, bem como acesso gil s informaes neles
contidas.
93 - SISTEMA DE ARQUIVOS
Conjunto de arquivos que independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecuo de objetivos comuns
94 - SUPORTE
Material sobre o qual as informaes so registradas.
95 - TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferncia,
recolhimento ou eliminao de documentos.
96 - TEORIA DAS TRS IDADES
Teoria segundo a qual os arquivos so correntes, intermedirios ou permanentes de acordo com a
freqncia de uso por seus geradores e a identificao de seus valores primrio e secundrio.
Ver tambm CICLO VITAL DE DOCUMENTOS
97 - TERMO DE ELIMINAO
Instrumento que rene informaes sucintas sobre os documento que, aps terem cumprido o prazo de
guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram eliminados.
Ver tambm LISTA DE ELIMINAO.
98 - TIPO DOCUMENTAL
Diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns em termos de
frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias,
cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos -leis, decretos legislativos, fotografias temticas, retratos,
daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
99 - TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Ver TIPO DOCUMENTAL
100 -TRANSFERNCIA
Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio
101 - TRIAGEM
Ver SELEO
102 - UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de armazenamento, notao e
arranjo.
103 - VALOR ADMINISTRATIVO
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Valor que um documento possui para a administrao produtora do arquivo, na medida em que informa ou
aprova seus atos presentes ou futuros.
Ver tambm VALOR PRIMRIO
104 - VALOR FISCAL
Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras ou fiscais.
105 - VALOR HISTRICO
Ver VALOR PERMANENTE
106 - VALOR INFORMATIVO
Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independente de seu valor probatrio.
107 - VALOR LEGAL
Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Ver tambm
VALOR PROBATRIO
108 - VALOR PERMANENTE
Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo.
Ver tambm VALOR SECUNDRIO
109 - VALOR PRIMRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levandose em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
110 - VALOR PROBATRIO
Valor intrnseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.
111 - VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para
outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram
originalmente produzidos.
FONTE: Arquivo Nacional
Dicionrio de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.
RJ. 1992
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