Sunteți pe pagina 1din 52

www.elsa.

ro
office@elsa.ro





Cartea Deciziilor


n vigoare dup ntrunirea Consiliului Naional XXXIII Bile Herculane
Aprilie 2014
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

2

















Cartea Deciziilor
ELSA Romnia

n vigoare dup ntrunirea Consiliului Naional XXXIII Bile Herculane, Aprilie 2014






Secretar General ELSA Romnia 2013 2014
Marian MNESCU









www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

3
TITLUL I
Preedinte

I. Planificare
Biroul Naional are obligaia de a redacta Planul Anual de Aciune al ELSA Romnia pentru perioada 1
august 31 iulie anul urmtor, precum i obligaia de a anuna acest Plan de Aciune pe lista de discuii
elsa-rom-info.

II. Regulament de Obinere de Fonduri

Articolul 1.
Firme locale sunt cele care au filiale ntr-o singur localitate din ar unde exist un Grup Local ELSA
Romnia.
Firme naionale sunt cele care au filiale n cel puin dou dintre localitile unde funcioneaz un Grup
Local ELSA Romnia.
Firme internaionale sunt cele care au filiale n cel puin dou ri.

Articolul 2.
Grupurile Locale pot colabora cu firmele locale din localitile n care i desfoar activitatea sau din acele
localiti n care nu exist un Grup Local ELSA Romnia.
Un Grup Local poate colabora cu o firm local aflat ntr-o localitate n care exist un alt Grup Local
ELSA Romnia doar cu acordul acestuia din urm. Acordul se va solicita n scris. Grupul Local cruia i s-a
solicitat acordul are la dispoziie o sptmn de la data solicitrii pentru a-i comunica n scris poziia fa
de aceasta. Dac ntr-o saptmn Grupul Local nu i precizeaz poziia, se prezum acordul acestuia.
Grupul Local poate respinge o asemenea solicitare din urmtoarele motive:
- exist o colaborare cu firma respectiv i iniierea unei noi colaborri ar pune-o n pericol pe cea existent;
- Grupul Local intenioneaz n urmtoarea lun, conform strategiei de obinere de fonduri, inierea unei
colaborri cu acea firm.

Articolul 3
Grupurile Locale pot colabora cu firme naionale doar cu acordul Biroului Naional ELSA Romnia.
Acordul Biroului Naional se va solicita n scris.
Biroul Naional are la dispoziie o sptmn de la data solicitrii pentru a-i comunica n scris poziia fa
de aceasta. Dac ntr-o sptmn Biroul Naional nu i precizeaz poziia, se prezum acordul acestuia.
Biroul Naional poate respinge o asemenea solicitare din urmtoarele motive:
- colaborarea cu firma respectiv ar aduce prejudicii imaginii ELSA Romnia;
- Biroul Naional colaboreaz cu firma respectiv i iniierea unei noi colaborri ar pune-o n pericol pe cea
existent;
- Biroul Naional intenioneaz n urmtoarea lun iniierea unei colaborri cu acea firm, conform
strategiei de obinere de fonduri;
- un alt Grup Local colaboreaz cu firma respectiv i iniierea unei noi colaborri ar pune-o n pericol pe
cea existent;
- un alt Grup Local a primit n decursul ultimelor 30 de zile acordul Biroului Naional n vederea
colaborrii cu acea firm;
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

4
- interesele firmei cu care se intenioneaz colaborarea pot veni n conflict cu cele ale unei alte firme cu care
exist deja o colaborare la nivel local sau naional.
Grupul Local cruia i-a fost respins o asemenea solicitare are drept de recurs mpotriva hotrrii Birolui
Naional, n faa Consiliului Naional ntrunit n cadrul urmtoarei ntruniri a Consiliului Naional.

Articolul 4
Colaborarea cu firmele internaionale este de competena Biroului Naional. Acesta poate s dea acordul
Grupurilor Locale n a negocia i ncheia acte juridice n nume propriu cu firme internaionale conform
prevederilor articolului 3.

Articolul 5
n cazul n care un Grup Local colaboreaz cu o firm local dintr-o localitate n care exist un alt Grup
Local ELSA Romnia fr acordul acestuia din urma, cu o firma naional fr acordul Biroului Naional
sau cu o firm internaional, va fi sancionat dup cum urmeaz:
- Grupul Local va fi somat sa se abin de la orice colaborare viitoare cu firma n cauz;
- Grupul Local va plti ctre Biroul Naional 15% din sumele atrase n urma colaborrii;
- Grupul Local nu va avea drept de vot la urmtoarele ntruniri ale Consiliului Naional pn n momentul
ncetrii colaborrii cu firma n cauz.
n cazul n care Biroul Naional colaboreaz cu o firm local dintr-o localitate n care exist un Grup
Local ELSA Romnia, fr acordul Grupului Local, Biroul Naional va fi sancionat cu plata a 20% din
sumele atrase n urma colaborrii ctre partea prejudiciat. n cazul neachitrii prejudiciului de ctre Biroul
Naional, Grupul Local nu mai e obligat s plteasc cotizaiile n cuantumul datorat ctre ELSA Romnia.

Articolul 6
Prezentul regulament se aplic doar colaborrilor ncepute dup intrarea sa n vigoare.

III. Strategia de Obinere de Fonduri
Fiecare Grup Local ELSA Romnia va face public strategia proprie de obinere de fonduri pentru
perioada mandatului n curs pn la data de 15 octombrie.

IV. Regulament pentru Relaii Instituionale

Articolul 1
Prezentul regulament privete relaiile Biroului Naional i ale Grupurilor Locale ELSA Romnia cu
instituii publice sau private, guvernamentale sau non-guvernamentale, altele dect societile cu caracter
comercial.
Prin instituie naional se nelege orice instituie a crei activitate vizeaz cel puin dou judee ale rii.

Articolul 2
ELSA Romnia precum i Grupurile Locale se vor abine de la colaborri cu instituii de natur politic sau
sindical.

Articolul 3
Grupurile Locale vor comunica Biroului Naional intenia lor de a colabora cu instituii naionale cu cel
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

5
puin o1 sptmn nainte. La aceeai dat, Grupurile Locale vor comunica numele instituiei, precum i
o descriere a naturii, structurii i a activitilor specifice ale acesteia. Grupurile Locale vor furniza Biroului
Naional informaii suplimentare, dac acestea le sunt cerute.

Articolul 4
Biroul Naional va comunica Grupurilor Locale intenia sa de a colabora cu instituii naionale cu cel puin
3 sptmni nainte. La aceeai dat, Biroul Naional va comunica numele instituiei, precum i o descriere
a naturii, structurii i a activitilor specifice ale acesteia. Biroul Naional va furniza Grupurilor Locale
informaii suplimentare, dac acestea i sunt cerute.

Articolul 5
Prezentul regulament se aplic doar colaborrilor ncepute dup intrarea sa n vigoare.

V. Tranziia

Articolul 1
Procesul de tranziie se va realiza pe o perioad de 3-7 zile, locaia i perioada fiind anunate cu cel puin
dou saptamni nainte pe elsa-rom-info.
Procesul de tranziie ntre Biroul Local n funcie i cel nou ales presupune:
- predarea de documente i materiale specifice fiecrui post trebuie consemnat n proces-verbal;
- edine comune:
a) participarea obligatorie a noilor alei la edine de departament corespunztor funciei ce urmeaz a fi
deinut n Biroul Local, precum i la edine de consiliu din Grupul Local respectiv;
b) ntre cele dou Birouri Locale;
- trainingurile: Managementul proiectelor, Managementul conflictelor, Teambuilding, Leadership i
Comunicare.

Articolul 2
Prevederile articolului precedent se aplic att Biroului Local ct i Biroului Naional.















www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

6
TITLUL II

Secretar General

I. Arhiva ELSA Romnia
Fiecare Vicepreedinte/Director din fiecare Grup Local are obligaia de a prezenta ctre Vicepreedintele
sau Directorul din Biroul Naional un raport n urma fiecrui proiect desfurat. Aceste rapoarte vor fi
centralizate de ctre Secretarul General ELSA Romnia, care va stabili i forma tip a raportului. Rapoartele
se vor pstra i n arhiva Grupurilor Locale.

II. Comunicarea activitilor
Orice activitate a Biroului Naional sau orice activitate a unui Grup Local, concretizat ntr-un proiect
naional sau internaional, trebuie prezentat de ctre Secretarul General ELSA Romnia, respectiv
Secretarul General al Grupului Local organizator, pe lista de discuii elsa-rom-info cu o sptmn nainte
de debutul acesteia. De asemenea, dup ncheierea activitii, n termen de apte zile, Biroul Naional i
Grupurile Locale vor trimite un raport asupra activitii organizate, pe aceeai list de discuii.
Nendeplinirea acestor atribuii se sancioneaz cu avertisment pentru Secretarul General n cauz.
n ceea ce privete activitatea general a unui Grup Local, aceasta se va prezenta sumar, n mod periodic, de
ctre Secretarul General al respectivului Grup Local, pe lista de discuii elsa-rom-info.

III. Listele internaionale de discuie
Grupurile Locale, prin intermediul membrilor Birourilor Locale, vor informa Biroul Naional asupra
persoanelor ce sunt subscrise la listele de discuie ELSA Internaional.
n cazul unor poziii exprimate pe aceste liste de discuii electronice ce sunt de natur a aduce orice fel de
prejudicii ELSA Romnia, Biroul Naional i menine dreptul de a cere Biroului Internaional ce
administreaz listele respective desubscrierea membrilor ELSA Romnia ce au cauzat prejudiciul.
Resubscrierea membrilor sancionai anterior, la oricare dintre listele de discutie a ELSA Internaional, este
posibil doar cu acordul Grupului Local din care provin i mai apoi a Biroului Naional.

IV. Participarea membrilor ELSA la evenimentele internaionale
n cazul n care, membrul unui Grup Local ELSA Romnia aplic pentru un eveniment internaional
ELSA, trebuie s trimit simultan aplicaia sa Comitetului de Organizare al evenimentului, Biroului Local
al Grupului din care face parte i Biroului Naional. Rolul acestora din urm se limiteaz la verificarea
veridicitii informaiilor cuprinse n aplicaie.
Membrul unui Grup Local ELSA Romnia va informa Biroul Naional rspunsul la cererile de participare
la respectivele evenimente. Informarea se va face prin intermediul adresei oficiale office@elsa.ro
Membrii ELSA Romnia acceptai la evenimente internaionale fr informarea prealabil a Biroul
Naional vor fi supui unei sanciuni n cadrul Grupului Local din care fac parte, la sesizarea Biroului
Naional.
n cazul evenimentelor pentru care selecia participanilor este fcut de ctre Biroul Naional ELSA
Romnia, este necesar ca aplicantul sa ndeplineasc n mod cumulativ urmtoarele dou condiii:
- s fi participat la cel puin un proiect ELSA;
- s se exprime fluent n limba oficial a evenimentului la care va participa.
Membrii ELSA Romnia pot cere asistena Biroului Naional n participarea la evenimentele
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

7
internaionale. Acesta este obligat s depun toate eforturile pentru a acorda ajutorul cerut. n urma
participrii la un eveniment internaional, eful de delegaie, respectiv persoanele participante, vor trimite
Biroului Naional ELSA Romnia, n termen de maxim 10 zile de la ncheierea evenimentului, un raport al
acestuia.








































www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

8
TITLUL III
Trezorerie

I. Cotizaiile
Cuantumul cotizaei n fiecare Grup Local este de minim 4 lei (RON) / lun pentru oricare membru
individual activ sau observator , iar perioada total pentru care aceast cotizaie se ncaseaz este de 9
luni / an calendaristic.
n situaia n care un membru individual achit cotizaia pe 9 luni, o singur dat, poate beneficia de o
reducere. Cuantumul i data pn la care se acord aceast reducere va fi stabilit de fiecare Birou Local n
parte.

II. ncasarea cotizailor
Cotizaiile se ncaseaz de ctre Vicepreedinii, respective Directorii de departamente, sau membrii delegai
n acest scop, n cadrul Consiliilor Locale predndu-se Trezorierului, care va remite documentele
justificative n termen de maxim 5 zile.

III. Cotizaia de membru (Membership Fee)
Fiecare Grup Local membru ELSA Romnia este obligat s plteasc cota ce i revine din cotizaia ELSA
Romnia ctre ELSA Internaional. Plata ctre ELSA Romnia se va face prin virament bancar sau n
numerar, dup notificarea fiecrui Trezorier al Grupului Local, n prealabil, de ctre Trezorierul ELSA
Romnia.
Cotizaiile se ncaseaz de ctre Vicepreedinii i Directorii de departamente n cadrul edinelor
departamentale i Consiliilor Locale i se predau Trezorierului care va emite documentele justificative n
termen de maxim 5 zile.

IV Taxa de Hosting
Grupurile Locale membre ELSA Romnia care beneficiaz de serviciul de Hosting ELSA Romnia sunt
obligate s plteasc cota ce le revine din cuantumul stabilit n contractul ncheiat de ctre ELSA Romnia
i cealalt parte, n scopul utilizrii, administrrii i meninerii platformei ELSA Romnia. Fiecare Grup
Local are obligaia de a notifica n scris Biroul Naional pn la data de 31 decembrie a anului curent cu
referire la opiunea de a beneficia sau nu de serviciul de Hosting ELSA Romnia. Plata se va face prin
virament bancar sau n numerar n termen de maxim 30 de zile calendaristice de la nceputul anului, dup
notificarea Trezorierului ELSA Romnia de ctre fiecare Trezorier al Grupului Local.

V. Taxa ELSA Romnia
Fiecare Grup Local activ are obligaia s plteasc o tax de 15 lei / lun ctre ELSA Romnia.
Aceast taxa va fi depozitat ntr-un fond de urgen. Fondul va putea fi accesat doar n urma exprimrii
voturilor Grupurilor Locale, de ctre Preedinii acestora pe lista de discuii elsa-rom-info.
Plata taxei se face de ctre Grupurile Locale Trezorierului ELSA Romnia n cadrul ntrunirile Consiliului
Naional n dou trane egale.


www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

9
TITLUL IV
Activiti Academice

I. Proiecte AA

(1) Principalele proiecte Activiti Academice sunt Concursurile de Procese Simulate, Concursurile de
Eseuri, Dezbaterile Legale, Lawyers at Work, Legal Research Group. Proiectele secundare Activiti
Academice sunt Caravana Juridic, Vizitele la Tribunal i Penitenciar, Legal Pursuit, Contract Negociation
Competition i Legal Explorations.
(2) Orice activitate prin care se dorete oferirea de aplicaii practice studenilor sau prin care acetia au
posibilitatea de a aplica cunotinele dobndite, va fi considerat eveniment Activiti Academice.
(3) Un proiect este Internaional cnd participanii sunt din cel putin dou Grupuri Naionale, Naional
cnd participanii sunt din cel puin patru Grupuri Locale, Regional cnd participanii sunt din cel puin 2
Grupuri Locale, iar Local cand participanii aparin unui Grup Local.

II. Informarea cu privire la evenimentele AA

(1) Vicepreedinii Activiti Academice din Grupurile Locale ELSA Romnia au obligaia ca lunar s se
informeze despre evenimentele din calendarul activitilor naionale i internaionale, evenimentele
specifice Activitilor Academice, organizate de grupuri ELSA sau de alii pentru luna urmtoare i s le
fac cunoscute n rndul studenilor n drept din centrul universitar respectiv. Vicepreedintele Activiti
Academice ELSA Romnia are obligaia sa ntocmeasc lunar calendarul de evenimente, iar
Vicepreedintele Activiti Academice Grupurile Locale are obligaia s aduc evenimentele respective la
cunotiina studenilor n drept din Grupurile Locale i s informeze Vicepreedintele Activiti Academice
ELSA Romnia nainte de realizarea unui eveniment.

III. Promovarea evenimentelor AA

(1) Vicepreedinii Activiti Academice vor promova evenimentele din cadrul departamentului pe listele
de discuii locale i naionale, n cadrul facultii i pe paginile web, n colaborare cu Vicepreedinii
Marketing. Orice eveniment local sau naional va fi anunat pe listele de discuii att nainte ct i dup
desfurarea lui, de ctre Vicepreedintele Activiti Academice de la nivel local sau de ctre coordonatorul
proiectului.
(2) Pentru orice eveniment se va ntocmi AA Specification Form & Evaluation Form, ce va fi trimis
Vicepreedintelui Activiti Academice ELSA Romnia.

IV. Manual de instruire Activiti Academice

(1) Desfurarea evenimentelor se va face innd cont de prevederile Manualului Activiti Academice i
Moot Court Competitions. Manual AA are urmtoarea forma: 1. Introducere, 2. Arii de Activitate, 3.
Abrevieri ELSA, 4. Introducere n zona Activiti Academice, 5. IFP, 6. Drepturile Omului, 7. eluri
Strategice, 8. Lista AA, 9. ntlniri Interne, 10. Organizarea unui Proiect AA, 11. EDF, 12. Coordonatorul
(HOC), 13. Evenimente Internaionale, 14. Event Specification Form, 15. Responsabiliti ELSA
Internaional, 16. Standardele de calitate a evenimentelor, 17. Managementul Resurselor Umane n cadrul
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

10
Activiti Academice, 18. Comunicarea n Activiti Academice.

V. Concurs de eseuri

(1) Se recomand organizarea n fiecare Grup Local ELSA Romnia a unui Concurs de eseuri. Grupul
organizator este liber s aleag temele i perioada de organizare i totodat s stabileasc regulamentul, dar
trebuie s se asigure c temele sunt relevante juridic i n concordan cu scopul asociaiei.
(2) Eseurile ctigtoare pot participa la Concursul Naional de eseuri ELSA Romnia, care este coordonat
de Vicepreedintele Activiti Academice ELSA Romnia.
(3) Rundele naionale de eseuri sunt recomandate a se organiza n perioada Martie Mai din anul urmtor
nceperii mandatului.

VI. Moot Court Competitions

(1) Concursul de procese simulate reprezint pilonul de baz al departamentului Activiti Academice.
Fiecare Grup Local trebuie s organizeze un Concurs de Procese Simulate avnd tematica Drept Civil,
Drept Penal i Drepturile Omului, pentru a sprijini realizarea Rundelor Naionale de Procese Simulate
avnd temele mai sus menionate.
(2) Ctigtorii etapelor locale ale Concursurilor de Procese Simulate, particip la etapa naional a
Concursului de Procese Simulate ELSA, reprezentnd Grupul Local n care au ieit nvingtori
corespunztor Concursului de Procese Simulate organizat.
(3) Modul de organizare a Rundelor Naionale de Procese Simulate, se stabilete de ctre Grupul Local
Organizator, dup consultarea cu Vicepreedintele Activiti Academice ELSA Romnia, n lipsa
Directorului Moot Court Competitions ELSA Romnia. n sprijinul Rundelor Naionale de Procese
Simulate, Grupurile Locale vor respecta Regulamentul NMCC publicat de ctre Biroul Naional.
(4) Modul de alegere a Rundelor Naionale de Procese Simulate, este prevzut de Regulamentul de
Ordine Interioar a ELSA Romnia. n cazul n care nu exist aplicaie sau este invalidat, selecia se va
realiza prin edin reunit a Vicepreedintilor Activiti Academice, n termen de o lun de la ntrunirea
Consiliului Naional de Primvar.

VII. Dezbaterile

(1) Se recomand organizarea dezbaterilor i a cluburi de dezbateri n Grupurile Locale.

VIII. Baza de date AA

(1) Vicepreedintele Activiti Academice ELSA Romnia va administra i actualiza baza de date Activiti
Academice ELSA Romnia, cu ajutorul informaiilor pe care le va primi din Grupurile Locale. El poate
solicita informaii Vicepreedinilor Grupurilor Locale ori de cte ori consider necesar.
(2) Toate proiectele din cadrul departamentului Activiti Academice se vor realiza i se vor pstra n form
scris i electronic.



www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

11
TITLUL V
Seminare i Conferine

1. Evenimentele S&C sunt seminare, conferine, prelegeri, discuii n plen, coli de drept, vizite de studiu
i vizite instituionale.
1.1. Seminarul este un eveniment care se desfoar pe o perioad de 2 pn la 7 zile i const n mai multe
prelegeri pe o tem juridic, avnd structura unei plenare.
1.2. Conferina este un eveniment care se desfoar pe o perioad de 3 pn la 7 zile i are un coninut
mult mai tiinific dect seminarul, pe parcursul crora au loc i ateliere de lucru. Finalitatea discuiilor din
cadrul atelierelor va fi expus sub forma unei plenare. Este recomandat s se sublinieze obiectivele atinse i
cum va fi valorificat contribuia tiinific dup eveniment.
1.3. Prelegerea este un discurs privind o ramura specific de drept, inut de un specialist n domeniu i
avnd structura unei plenare.
1.4. Discuia n plen este un eveniment n cadrul cruia doi sau mai muli specialiti dezbat o tem juridic
specific n faa unui public.
1.5. colile de drept sunt evenimente anuale ce se desfoar pe o perioada de 7 pn la 14 zile i conin cel
puin 20 de ore de program academice. Se recomand ca colile de drept s fie organizate n colaborare cu
un partener academic sau instituional. Programul academic include prelegeri din partea unor specialiti, i
urmate de ateliere de lucru unde se vor aprofunda temele expuse n cadrul prelegerilor.
1.6. Vizitele de studiu reprezint un schimb academic, cultural i social ntre grupurile ELSA organizate la nivel
internaional sau naional. Acestea pot fi unilaterale cnd un grup viziteaz un alt grup, bilaterale cnd dou
grupuri se viziteaz reciproc sau multilaterale cnd mai multe grupuri viziteaz un grup.

Vizitele de studiu trebuie s conin program social, program academic la care s ia parte cel puin 5
participani. Vizitele de studiu vor fi realizate cu implicarea membrilor departamentului STEP in
organizarea evenimentului pe partea de receptie si program social. Cnd vizita de studiu este multilateral,
numrul total de participani trebuie s fie de cel puin 5. Programul academic trebuie s se ntind pe
parcursul a cel puin 3 ore.
Prile participante ale Vizitei de Studiu vor trebui s ncheie un acord scris. Acest acord trebuie s conin
prile incluse, data de desfurare, perioada returului n cazul vizitelor de studiu bilaterale sau
multilaterale. n cazul nerespectrii acestor clauze cu rea-credin, Grupul Local prejudiciat poate solicita
Consiliului Naional neacordarea dreptului de vot n cadrul urmtoarei ntruniri a Consiliului Naional al
celeilalte pri. De asemenea, acesta trebuie s conin i responsabilitile fiecrei pri i sanciunile
suferite de prile participante, n cazul nerespectrii acestora.
n cazul n care nu se ncheie un acord, Grupul Local ELSA care organizeaz poate solicita o tax de
asigurare ce nu va fi returnat n urmtoarele cazuri:
- retragerea Grupului Local participant dup o dat fixat ca termen limit;
- daune semnificative aduse localurilor n care se va desfura activitatea.
Orice Grup Local ELSA va fi informat prealabil n privina condiiilor de nereturnare a taxei de asigurare.
1.7. Vizitele instituionale sunt evenimente care au ca scop principal vizita n sine la organizaiile naionale
i sau internaionale, guvernamentale sau non-guvernamentale, la instituiie administraiei publice sau
private i la universiti.
Dac vizita instituional este internaional, grupul organizator trebuie s informeze i s cear acordul
Biroului Internaional ELSA, prin intermediul responsabilului cu departamentul Seminare i Conferine
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

12
din cadrul Biroului Naional ELSA Romnia.
2. Un eveniment S&C poate fi internaional, naional sau local.
2.1. Un eveniment S&C este internaional atunci cnd implic participani dintr-o alt ar, cu condiia ca
acesta s fi fost promovat pe canalele de comunicare cu cel puin 6 luni nainte de desfurarea
evenimentului.
2.2. Un eveniment S&C este naional atunci cnd implic participani din dou sau mai multe orae din
aceeai ar, cu condiia ca acesta s fi fost promovat pe canalele de comunicare cu cel puin 1 lun nainte
de desfurarea evenimentului.
2.3. Un eveniment S&C este local atunci cnd implic participani din acelai ora.
3. International Focus Programme (IFP)
Responsabilul cu departamentul Seminare i Conferine trebuie s ia n considerare pe ntreaga perioad a
mandatului tema IFP in vigoare.
Organizarea activitiilor n aria IFP trebuie s fie sprijinit i ncurajat de Biroul Naional i
implementat de Birourile Locale, lund n considerare prevederile IFP Handbook.
4.Promovarea evenimentelor S&C
Vicepreedintii Seminare i Conferine vor promova evenimentele S&C pe listele de discuii naionale i
internaionale i pe paginile web, n colaborare cu Vicepreedintii Marketing.
Orice eveniment local sau naional va fi anunat pe listele de discuii, att nainte ct i dup desfurarea
lui, de ctre Vicepreedintele S&C de la nivel local, sau de ctre coordonatorul proiectului.
5. Participarea la evenimente S&C
5.1. Persoana care a fost acceptat la un eveniment S&C naional sau internaional care implic deplasarea,
are obligaia ca n momentul confirmrii participrii la respectivul eveniment s plteasc un avans, a crui
valoare va fi stabilit de Vicepreedintele Seminare i Conferine al Grupului Local cu aprobarea Biroului
Local, respectiv de Vicepreedintele Seminare i Conferine ELSA Romnia cu aprobarea Biroului
Naional.
Acest avans reprezint o parte din cheltuielile necesare participrii.
5.2. n cazul renunrii nemotivate:
a) suma nu va fi restituit; ea va intra in fondurile Grupului Local, respectiv ale Grupului Naional pentru
a fi folosit in interesul ELSA Romnia;
b) se interzice participarea la orice eveniment S&C pe o perioad de 3 luni dac sanciunea a fost
determinat de neparticiparea la un eveniment naional, respectiv 6 luni dac sanciunea a fost determinat
de neparticiparea la un eveniment internaional.
Sanciunile se aplic cumulativ.
5.3. Obiectivitatea motivelor care au condus la renunare sunt lsate la aprecierea Vicepreedintelui
Seminare i Conferine de la nivel local, respectiv naional, cu acordul Biroului corespondent.
5.4. Cu titlu de recomandare, Vicepreedintele Seminare i Conferine al Grupului Local, respectiv al
ELSA Romnia, se va ocupa de realizarea unei evidene cu membrii sancionai.
Vicepreedintele Seminare i Conferine ELSA Romnia verific aceste liste periodic i naintea acceptrii
oricrei aplicaii.
6. Evenimentele S&C trebuie raportate ctre Biroul Internaional prin intermediul formularului Event
Specification Form (ESF) cu cel puin 10 zile nainte de desfurarea acestora. ESF trebuie s conin:
titlul, data sau cel puin luna, limba, termenul limit de aplicaie i date de contact.
7. Arhiva S&C ELSA Romnia
n vederea crerii arhivei S&C ELSA Romnia (n forma fizic) se propune multiplicarea materialelor
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

13
existente n Grupurile Locale i crearea unei arhive electronice cu proiecte S&C.
8. n vederea organizrii evenimentelor S&C, se va ine cont de prevederile SC Handbook i HR
Handbook n vigoare.



TITLUL VI

STEP

I. Departamentul STEP

Articolul 1
Departamentul STEP se ocup cu gsirea unor locuri de practic, pltite sau nepltite, la nivel local,
naional i internaional pe o perioad determinat de timp. Locurile de practic din cadrul
Postuniversitaria sunt pentru toi studenii la drept. Locurile de practic din cadrul STEP sunt numai
pentru membrii ELSA. Selecia se face n mod diferit pentru locurile de practic din cadrul
Postuniversitaria sau STEP.
Toate stagiile de practic cu o durat mai mare sau egal cu 2 sptmni, ce presupun Job Hunting,
Student Hunting i eliberarea unei adeverine, oferite studenilor de la n drept din Romnia, se vor
organiza doar prin intermediul programului naional Postuniversitaria.

Articolul 2
Departamentul STEP nu se ocup cu gsirea de locuri de munc.

Articolul 3
Vicepreedinii STEP ai Grupurilor Locale au obligaia s transmit Vicepreedintelui STEP ELSA
Romnia fiele de evaluare ale proiectelor departamentale n termen de dou sptmni de la finalizarea
acestora. n cazul n care ntrunirea Consiliului Naional ELSA Romnia are loc nainte de mplinirea
acestui termen, fiele de evaluare vor fi trimise cel mai trziu cu 48 de ore nainte de nceputul plenarei de
deschidere.
Nerespectarea acestui termen va fi sancionat cu neluarea n considerare a respectivului proiect n
momentul verificrii ndeplinirii condiiilor de vot.

II. Programul Naional Postuniversitaria

Articolul 1
Stagiile de pregtire din cadrul programului naional Postuniversitaria din centrul universitar respectiv se
pot desfura oricnd n cursul celor dou semestre i chiar n perioada de vacan i pot avea o durat
cuprins ntre 2 i 6 saptamni.

Articolul 2
Toate stagiile de practic din cadrul programului Postuniversitaria trebuie s respecte standardele de
calitate stabilite de Consiliul Naional i anexate la prezenta Carte a Deciziilor.
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

14

Articolul 3
Fiecare student poate efectua n cadrul Programului Naional Postuniversitaria un singur stagiu de
pregtire pe semestru. Se pot face excepii de la aceast regul dac rmn locuri vacante.


Articolul 4
Fiecare student care dorete s efectueze un stagiu de pregtire n cadrul Postuniversitaria va completa
formularul Postuniversitaria tip, pentru care va plti o tax stabilit de Grupul Local. Sanciunea pentru
nefolosirea formularului unic este avertismentul urmat de suspendarea i apoi demiterea Vicepreedintelui
STEP.

Articolul 5
Grupul Local are posibilitatea de a aduga o a treia pagin la formularul unic, coninnd criterii specifice
lui. De asemenea exist opiunea trecerii numelui cabinetelor/firmelor care particip n cadrul programului
Postuniversitaria la seciunea Informaii despre cabinet/firm/instituii.

Articolul 6
Selecia participanilor la Programul Naional Postuniversitaria se va realiza n fiecare Grup Local, pe baza
unui interviu i a Formularului Postuniversitaria, de ctre o comisie stabilit de Grupul Local.

III. Receptie.Colaborare STEP - S&C
Articolul 1
Departamentul STEP ia parte la organizarea evenimentului Study Visit al departamentului Seminare &
Conferine realizat de acelai Grup Local. Acest lucru presupune ca membrii departamentului s se implice
att n recepia, ct i n desfurarea programului social.
Articolul 2
Scopul colaborrii departamentului STEP cu departamentul Seminare & Conferine const n pregtirea
membrilor pentru organizarea recepiei i a programului social din cadrul proiectului STEP.

IV. Student Trainee Exchange Programme

Articolul 1
Toate Grupurile Locale au obligaia de a desfura programul STEP pe toat durata anului. Vicepreedinii
STEP ai Grupurilor Locale vor forma o echip care s se ocupe cu preponderen de reactualizarea bazei de
date, promovarea STEP Newsletter i contactul cu potenialii angajatori.

Articolul 2
Grupul Local are obligaia de a promova n permanen programul STEP printre membrii si i de a-i
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

15
informa pe acetia n legtur cu drepturile i obligaiile unui aplicant STEP (anexate la prezenta Carte a
Deciziilor).

Articolul 3
n desfurarea programului STEP, Grupurile Locale trebuie s respecte condiiile referitoare la stagiul
STEP, condiiile referitoare la firme / cabinete / instituii / organizaii i STEP Information Flow, anexate
la prezenta Carte a Deciziilor.

Articolul 4
Responsabilitile Grupurilor Locale, att pentru situaia n care trimit un student la un stagiu de practic
STEP ct i pentru aceea n care primesc un student strin la un astfel de stagiu, sunt anexate la prezenta
Carte a Deciziilor.

Articolul 5
Fiecare Grup Local trebuie s aib un pachet de recepie STEP i s respecte programul de recepie STEP
anexat la prezenta Carte a Deciziilor.

Articolul 6
Fiecare Grup Local va avea un grup de susintori STEP, personaliti care s recomande i eventual s
sprijine desfurarea programului STEP n Romnia. Se va asigura existena unui astfel de grup de
sustintori i la nivel naional de ctre Vicepreedintele STEP ELSA Romnia.

Articolul 7
Nerespectarea oricruia din articolele de mai sus este sancionabil cu avertisment urmat de suspendarea i
apoi demiterea Vicepreedintelui STEP.

V. Seminarul Perspective

Articolul 1
Perspectivele reprezint seminarul organizat n fiecare Grup Local ELSA Romnia de ctre departamentul
STEP.

Articolul 2
Fiecare Grup Local ELSA Romnia va alege tema acestui seminar.

VI. Evaluarea

Articolul 1
Grupul Local pune la dispoziia tuturor participanilor n cadrul programelor STEP (studeni, angajatori,
lectori) chestionarele date de ctre Biroul Naional, asigur completarea lor i le strnge la sfritul
proiectului.

Articolul 2
Vicepreedintele STEP trebuie s predea la fiecare ntrunire a Consiliului Naional Grilele de Evaluare a
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

16
tuturor programelor STEP, precum i Starea Reelei STEP pentru Grupul su Local.

VII. Rspundere

Articolul 1
(1) n cazul n care un student, membru ELSA Romnia, aplic i este acceptat pentru un stagiu de
practic oferit de un alt Grup Local ELSA Internaional i semneaz Traineeship Confirmation Form,
trebuie s plteasc o sum de 200 lei drept garanie ctre Grupul Local n schimbul creia va primi o
dovad a plii. Att Traineeship Confirmation Form, ct i dovada de plat vor fi trimise ctre
Vicepreedintele STEP ELSA Romnia.
(2) Taxa va fi restituit, de ctre Grupul Local din care face parte n ultimele trei zile anterioare plecrii
participantului n STEP.
(3) Daca refuz n mod nejustificat s se prezinte la angajator, garania nu i va mai fi returnat acestuia de
ctre Grupul Local.
(4) Cu titlu de exemplu pot reprezenta motive ntemeiate de a refuza s se prezinte la angajator
urmtoarele:
a. Participantul sufer de o afeciune medical ce i face imposibil plecarea;
b. Participantul se confrunt cu probleme serioase n cadrul familiei sale;
c. Condiiile n care urma s se desfoare stagiul de practic s-au schimbat n mod semnificativ;

VIII. Diverse

Articolul 1
La nceputul mandatului, sau nainte de nceperea acestuia, ns dup alegerea noilor membri ai Biroului
Naional i ai Birourilor Locale, se va realiza ntlnirea STEP ELSA Romnia, n cadrul creia se vor
discuta programele legate de activitatea i stagiile departamentului pentru perioada noului mandat.
ntlnirea este convocat de Vicepreedintele STEP ELSA Romnia cu cel puin o lun nainte de
nceperea ei.

Articolul 2
Se nfiineaz o baz de date STEP (n format fizic i electronic) care va cuprinde urmtoarele direcii
principale: membri STEP, participani la Postuniversitaria, participani la STEP, instituii i cabinete
particulare care au oferit sau ofer locuri de practic n cadrul Postuniversitaria, SIS, STEP.
Baza de date STEP este ntocmit de ctre Vicepreedinte sau un membru STEP. Ea trebuie s fie
accesibil tuturor membrilor Grupului Local. Vicepreedintele STEP din Grupul Local trimite de dou ori
pe an, cu ocazia ntrunirii Consiliului Naional ELSA Romnia, Vicepreedintelui STEP ELSA Romnia
actualizrile care s-au efectuat n baza de date.







www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

17



















TITLUL VII
Marketing

I. Conferine de pres
Se recomand organizarea a cel puin dou conferine de pres pe semestru.

II. Reguli de uniformitate

1. Materiale de marketing ELSA

Articolul 1
Fiecare Grup Local va produce materiale de marketing care s reflecte o imagine pozitiv i profesionist
adecvat viziunii i scopului ELSA.

Articolul 2
Modelul de material pentru marketing produs va fi ales n cooperare cu persoana sub autoritatea creia cad
atribuiile de marketing respective.

Articolul 3
Urmnd regulile de uniformitate, logo-ul ELSA va aprea pe toate materialele de marketing.
Vicepreedintele Marketing al Grupului Local respectiv aprob aceste materale pentru publicarea lor.

Articolul 4
Toi membrii vor respecta i preui imaginea ELSA. Pentru a asigura acest lucru, toi membrii vor respecta
regulile de uniformitate deoarece numai atunci ELSA va avea o imagine puternic i recunoscut de
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

18
publicul larg.

Articolul 5
Toate materialele de promovare trebuie s fie aprobate de ctre Vicepreedintele Marketing al Grupului
Local.

Articolul 6
Materialele care nu respect regulile de uniformitate pot fi cenzurate de ctre Vicepreedintele Grupului
Local, acestea urmnd a fi modificate pentru a fi conforme cu respectivele reguli.

2. Sigla ELSA

Articolul 1
Sigla ELSA va fi folosit doar n scopul care va beneficia asociaiei. Nu va fi folosit ntr-un fel care poate
aduce prejudicii imaginii ELSA sau n orice alt mod care poate duna acesteia.

Articolul 2
Sigla ELSA nu va fi folosit dect n dou variante: varianta cu design sau varianta cu design i subtitlu.
Varianta cu design nu va fi folosit dect dac are dimensiuni reduse sau cnd alte prevederi indic sau
recomand folosirea ei n acest mod.


1= Design
2 = Subtitlu



Toate Grupurile Locale ELSA vor folosi doar sigla ELSA, conform exemplului anterior, cu excepia siglelor
folosite special pentru anumite proiecte din aria de activitate ELSA.

www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

19
Articolul 3
n niciun caz proporiile nu pot fi schimbate. Dimensiunile pot suferi modificri.

Articolul 4
Sigla este format din dou pri: design i subtitlul. Numai atunci cnd designul i subtitlul apar
mpreun n proporiile i culorile corecte se poate considera ca fiind sigla ELSA. Doar dac nu se aplic
excepia de la articolul 6.

Articolul 5
Subtitlul care nsoete sigla trebuie s fie centrat perfect i s apar numai n limba englez.

Articolul 6.
Pentru situaii excepionale, sigla poate aprea fr subtitlu atunci cnd dimensiunile ei sunt mai mici dect
45% dect dimensiunea descris la articolul 2, caz n care nu va fi folosit n combinaie cu alt subtitlu sau
nume.

Articolul 7
Excepia descris la articolul 6 nu se aplic n cazul crilor de vizit, anteturilor, plicurilor i pe pagina de
pornire a unui site.
Articolul 8
Numele Grupului Naional sau cel al Grupului Local se vor scrie ntotdeauna cu majuscule, cu fontul
Adobe Garamond Pro, normal, i trebuie s fie perfect centrat i n aceeai culoare precum sigla.

Articolul 9
Versiunea scris a siglei este: ELSA.
Cnd este folosit mpreun cu numele Grupului Local, va fi scris precum ntr-unul din urmtoarele
exemple:
ELSA Romnia, ELSA Oradea

Articolul 10
Culoarea siglei trebuie s fie: PMS Reflex Blue (echivalentul HKS 42), CMYK1009500, negru CMYK
0.0.0.100 sau gri CMYK 0.0.0.60. Sigla poate fi folosit i n culori inversate. Asta nseamn c versiunea
alb (CMYK0.0.0.0) a siglei poate fi folosit atunci cnd aceasta este amplasat pe un fundal ntunecat.

Articolul 11
Sigla nu va fi folosit n relaie cu niciun simbol naional sau de stat, care ar putea aduce atingere imaginii
ELSA.

Articolul 12
Este interzis animarea siglei.

3.Pachetele de abloane

Articolul 1
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

20
Pachetul de abloane cuprinde exemple ale materialelor de marketing, cu respectarea regulilor din Identity
Handbook ELSA Internaional n vigoare la data conceperii lor.

Articolul 2
Scopul acestui pachet este de a uniformiza imaginea ELSA Romnia, pentru ca toate grupurile locale s
desfoare ntr-un mod ct mai facil activitatea pe acest departament, n complet concordan cu Identity
Handbook ELSA Internaional.

Articolul 3
ntruct acest pachet conine modele pentru toate materialele de marketing standard, este necesar ca toate
materialele unui grup local s aib ca baz abloanele ilustrate n pachetul de abloane, prevzute n ROI,
pentru fiecare arie de activitate.
Este recomandat folosirea pachetului de abloane i respectarea Identity Handbook ELSA Internaional la
realizarea tuturor celorlalte evenimente ELSA.

Articolul 4
Pachetul de abloane se schimb doar n cazul n care Identity Handbook ELSA Internaional sufer
modificri.

Articolul 5
Se va deroga de la regulile acestui pachet doar n cazuri excepionale, precum evenimente internaionale.

III. Tipurile de contracte
Se recomand ca toate tipurile de contracte folosite de Grupurile Locale ELSA Romnia s aib o form
unic.

IV. Mapa ELSA Romnia
Mapele de prezentare ELSA Romnia i ELSA Grup Local vor avea o structur unitar la nivel naional.

V. Implementarea pachetelor de ofert
Grupurile Locale vor mpri firmele care le sponsorizeaz n patru categorii: partener, sponsor principal,
sponsor de proiect, sponsor.

VI. Arhivarea pe casete audio-video a activitilor importante
Fiecare Grup Local va nregistra pe casete audio/video activitile importante pe care le desfoar (procese
simulate, Conferine importante). De asemenea, se vor nregistra pe casete audio-video sau casete audio
apariiile la posturile TV sau de radio a Grupurilor Locale.
Se vor arhiva i articolele din presa scris cu privire la activitatea Grupului Local.

VII.Legitimaiile ELSA Romnia

Articolul 1
Legitimaiile se vor emite sub supravegherea Vicepreedintelui Marketing ELSA Romnia, la nivel
naional, n toate grupurile locale de maxim dou ori pe an, dup fiecare sesiune de recrutri.
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

21
Formatul legimaiilor va fi cel din Pachetul de abloane.

Articolul 2
Seria i numrul fiecrei legitimaii va fi atribuit fiecrei legitimaii de ctre Secretarul General ELSA
Romnia. Fiecare grup local va avea o serie proprie, dupa urmtorul model: ERGLAAAA. ER este
particula de indentificare a grupului naional . GL este compus din dou cifre, specifice fiecrui GL,
atribuite n ordine alfabetic, dup cum urmeaz:
00 - ELSA Romnia
01 - ELSA Arad
02 - ELSA Braov
03 - ELSA Bucureti
04 - ELSA Cluj-Napoca
05 - ELSA Constana
06 - ELSA Craiova
07 - ELSA Galai
08 - ELSA Iai
09 - ELSA Oradea
10 - ELSA Sibiu
11 - ELSA Timioara
AAAA reprezint anul n care s-au emis legitimaiile. n cazul n care ntr-un an s-au emis dou serii de
legitimaii, anul va rmne acelai, ns numrul celei de-a doua serii va fi atribuit n continuarea primei
serii. Numrul legitimaiei va fi adugat la sfrsitul seriei dupa modelul: ERGLAAAANNN. NNN va fi
compus din 4 cifre si se va acorda fiecrei legitimaii n ordine cresctoare (000->999).

Articolul 3
Dintre datele specificate n articolul 46 ROI ER, recomandm ca pe acestea s apar numele, prenumele,
seria, numrul legitimaiei i numele grupului local.

Articolul 4
Bazele de date astfel adunate vor fi pstrate de Secretarul General, n format nemodificabil, pdf.

Articolul 5
Bazele de date emise succesiv se completeaz reciproc.

Articolul 6
Grupul Local poate emite legitimaii sub supravegherea Vicepreedintelui Marketing ELSA Romnia, cu
seria i numrul emis de Secretarul General ELSA Romnia.

VIII. Recrutri on-line
Se recomand implementarea unui sistem de recrutri online, ca metod alternativ, care s funcioneze pe
tot parcursul anului, urmnd ca n perioada de recrutri cei care au completat formularul online s fie
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

22
invitai la prezentarea ELSA.

IX. Arhiva electronic
(1) Avnd n vedere necesitatea existenei unei continuiti n desfurarea activitilor i proiectelor ELSA,
a unei mai bune centralizri a datelor, fiecare coordonator de proiect va trimite Vicepreedintelui Marketing
toate materialele specifice departamentului folosite n cadrul proiectului.
(2) Vicepreedinii Marketing de la nivel local vor stoca online materialele de Marketing realizate i utilizate
n mandatul lor. Stocarea se va face utiliznd contul Google Drive asociat cu adresa oficial de email (de
tipul vpmkt@arad.elsa.ro) i se va realiza n mod periodic (fie dup fiecare eveniment ncheiat, fie lunar).
(3) Alineatul 2 al prezentului articol se aplic n mod corespunztor Vicepreedintelui Marketing ELSA
Romnia.
(4) Vicepreedinii Marketing de la nivel local vor trimite lunar materialele realizate n cadrul
departamentelor pe care le coordoneaz Vicepreedintelui Marketing ELSA Romnia, pentru arhiva
naional.
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

23
X. Realizarea materialelor de marketing ELSA
Articolul 1
(1) Informaiile necesare realizrii materialelor destinate promovrii i/sau desfurrii unui eveniment
trebuie s fie trimise Departamentului Marketing de ctre Departamentul organizator al evenimentului
respectiv dup cum urmeaz:
a) eveniment local - cel trziu cu o sptmn naintea de nceperea promovrii;
b) eveniment naional - cel trziu cu 2 sptmni naintea de nceperea promovrii;
c) eveniment internaional - cel trziu cu 4 sptmni nainte de nceperea promovrii;
(2) Promovarea unui eveniment se ncepe dup cum urmeaz:
a) eveniment local - cu cel puin 7 zile lucrtoare naintea de data desfurrii evenimentului;
b) eveniment naional - cu cel puin 2 luni nainte de data desfurrii evenimentului;
c) eveniment internaional - cu cel puin 6 luni nainte de data desfurrii evenimentului;
(3) n lipsa unor detalii de tip text ( e.g. numele invitailor, dat, or i/sau locul desfurrii, numele
participanilor), se vor stabili iniial detaliile strict vizuale (implicnd imagini) necesare realizrii n prima faz
a materialelor de promovare. Detaliile omise iniial trebuie trimise cu cel puin 2 zile nainte de nceperea
promovrii.

Articol 2
Realizarea materialelor de marketing se desfoar n urmtoarele faze:
a) Stabilirea tipului de material ce trebuie realizat
b) Repartizarea sarcinii de realizare unui membru Marketing ce deine pregtirea necesar n acest scop (sau
asigurarea instructajului i a supravecgherii necesare atunci cnd pregtirea lipsete sau este insuficient)
c) Stabilirea termenului n care se va realiza materialul (a se avea n vedere art. 1 al prezenei seciuni)
d) Trimiterea materialului Vicepreedintelui Marketing pentru verificri
e) Realizarea modificrilor indicate de Vicepreedintele Marketing (dac este cazul)
f) Realizarea materialului n form fizic (prin listare, plasticare, imprimare etc.)

www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

24
Articol 3
(1) Obligaiei departamentului Marketing de a depune toate diligentele pentru realizarea corect i n timp
util a materialelor destinate promovrii i/sau desfurrii evenimentelor i corespunde obligaia corelativ a
membrilor Biroului Local de a respecta i de a asigura respectarea termenelor prevzute n art. 1.
(2) Nerespectarea termenelor prevzute de art. 1 alin. 1 al prezenei seciuni exonereaz departamentul
Marketing n cauza i Vicepreedintele Marketing aferent de rspundere n cazul: nerealizrii n timp util a
materialelor, realizrii defectuoase a materialelor, promovarea necorespunztoare a evenimentului implicat.
(4) n cazul n care ntr-un Grup Local exist un Director PR sau o persoan cu atribuii specifice
Directorului PR, elementele de text care trebuie introduse n cadrul materialelor (e.g. descriere eveniment,
invitaie speakeri) sau care constituie o metod de promovare de sine stttoare (e.g. comunicat de pres) vor
fi trimise persoanei indicate anterior. Ulterior verificrii textului respectiv privind corectitudinea de redactare
i exprimare, Directorul PR (su persoana cu atribuii specifice Directorului PR) va trimite textul
departamentului Marketing pentru a fi inserat n cadrul materialelor de promovare. Termenul de trimitere a
textului verificat i aprobat este de 2 zile lucrtoare de la primirea acestuia.
(5) Dac apar modificri n desfurarea unui eveniment dup nceperea promovrii, care presupun
modificarea materialelor realizate deja pentru acel eveniment, departamentul Marketing va efectua
modificrile necesare n cel mai scurt timp posibil.

Articol 4
(1) Documentele utilizate de un Grup Local sau de Biroul Naional intra n categoria materialelor de
Marketing, acestea coninnd elemente vizuale i constituind elemente de imagine ale unui Grup Local,
respectiv ale ELSA Romnia (exemple de astfel de documente: formular de feedback eveniment, program de
desfurare a unui eveniment, scrisoare de invitaie, adeverina de voluntariat, delegaie, contract de
sponsorizare, contract de voluntariat).
(2) Toate documentele utilizate de un Grup Local sau de Biroul Naional trebuie realizate pe un suport
furnizat i aprobat de departamentul Marketing al Grupului Local n cauz, respectiv de Vicepreedintele
Marketing ELSA Romnia. Editarea documentului nu trebuie s afecteze elementele vizuale predefinite (e.g.
font, header, footer).
(3) Documentele se vor list n format PDF, pentru prevenirea oricror neconcordante ce pot aprea n
procesul de listare (lipsa fontului potrivit, lipsa diacriticelor etc.).


www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

25
Articolul 6
(1) Demersurile necesare pentru realizarea n form fizic a materialelor de Marketing (prin listare, plasticare,
imprimare etc.) se efectueaz de ctre departamentul Marketing sau sub supravegherea acestuia.
(2) Nerespectarea alin. 1 al prezentului articol atrage exonerarea de rspundere a departamentului Marketing
pentru orice rezultat defectuos cauzat de procedee necorespunztoare de listare, plasticare, imprimare.

XI. Platforma ELSA Romnia Online
Articolul 1
(1) Platforma ELSA Romnia Online cuprinde domeniul www.elsa.ro, mpreuna cu toate subdomeniile
aferente i website-urile asociate acestora.
(2) Administrarea general a platformei ELSA Romnia Online se realizeaz de ctre Vicepreedintele
Marketing ELSA Romnia. n situaia existenei unui Director IT ELSA Romnia, administrarea general a
platformei ELSA Romnia Online se realizeaz de ctre Directorul IT ELSA Romnia, n colaborare cu
Vicepreedintele Marketing ELSA Romnia.

Articolul 2
Datele de acces ale panoului de control al serviciului de hosting i al panoului de control al site-ului
www.elsa.ro vor fi cunoscute doar de Vicepreedintele Marketing ELSA Romnia i de Directorul IT ELSA
Romnia (dac acesta exista). Datele de acces ale panourilor de control pentru site-urile Grupurilor Locale
vor fi puse la dispoziia Vicepreedinilor Marketing la nivel local, dup caz. Orice modificare a acestor date
de acces va fi adus de ndat la cunotina Vicepreedintelui Marketing ELSA Romnia i a Directorului IT
ELSA Romnia (dac acesta exista), printr-un mesaj pe adresele oficiale de email corespunztoare
(vpmkt@elsa.ro, respectiv it@elsa.ro).

Articolul 3
(1) Fiecare Grup Local va desemna una sau mai multe persoane responsabile cu administrarea siteului
propriu (sau a site-urilor proprii, dac sunt mai multe), denumit/denumii n continuare
administrator/administratori IT.
(2) Membrii Biroului Local au obligaia de a furniza n mod periodic administratorului/administratorilor IT
informaiile necesare desfurrii activitii specifice: articole i sigle ale sponsorilor/partenerilor, descrieri ale
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

26
evenimentelor, poze de la evenimente (fie n curs de organizare, fie desfurate deja), date i imagini ale
Biroului Local, precum i orice alte informaii relevante privind activitatea Grupului Local respectiv sau buna
funcionare a site-ului n cauz.

Articolul 4
Fiecare Grup Local are obligaia de a ntreine coninutul site-ului propriu, prin postarea periodic de articole
privind evenimentele n curs de organizare sau desfurate deja, prin respectarea obligaiilor de promovare a
partenerilor/sponsorilor, precum i prin furnizarea de informaii actualizate i veridice.

XII. Adresele oficiale de email
(1) Fiecare Grup Local beneficiaz de adrese oficiale de email pentru membrii Biroului Local. De asemenea,
exist posibilitatea adugrii de adrese oficiale pentru proceduri de tipul alegerilor, pentru Directori sau
pentru anumite evenimente (e.g. concurs de eseuri, MCC).
(2) n relaia cu sponsorii, partenerii, posibilii sponsori sau parteneri, instituii, alte Grupuri Locale, Biroul
Naional, precum i n cadrul comunicrii oficiale dintre membrii unui Birou Local se vor folosi doar
adresele oficiale de email.
(3) Vicepreedinii Marketing de la nivel local se vor asigura c fiecrei adres oficial de email i corespunde
o semntur cu datele utilizatorului adresei de email respective (e.g. semntura adresei de email asociat
Secretarului General va conine datele de contact ale persoanei ce ocup la momentul respectiv funcia de
Secretar General). Aceast prevedere se aplic n mod corespunztor Vicepreedintelui Marketing ELSA
Romnia privind adresele oficiale de email aferente. Se va lua ca model tipul de semntur utilizat de ctre
Biroul Naional.













www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

27

TITLUL VIII

Resurse Umane

Activitate
Activitatea departamentului Resurse Umane se desfoar pe direciile recrutare, instruire, motivare i
activiti conexe. Acestea din urm se determin n fiecare mandat de ctre Vicepreedinii Resurse Umane
cu raiunea de a asigura ndeplinirea scopului departamentului: asigurarea unei resurse umane de calitate
pentru asociaie.
Prin activitile sale, departamentul Resurse Umane nu va aduce atingere n vreun fel imaginii asociaiei i
nu va desfura activiti ce in de alte departamete dect n cazul n care este expres permis sau cerut.
Este interzis desfurarea de ctre acest departament a activitilor ce in de BEE, Financial Management
sau a proiectelor specifice departamentelor Key Area.

Elaborarea Strategiei
Strategia Resurse Umane ELSA Romnia va fi stabilit prin Planul Anual de Activitate, att la nivel
naional, ct i la nivel local de ctre Vicepreedini alturi de colegii de Birou Local i de departament.
Obiectivele strategice naionale reprezint standard de calitate la nivel local i vor fi stabilite n concordan
cu starea reelei. Este interzis sancionarea unui Vicepreedinte pentru nendeplinirea unui obiectiv
nerealizabil raportat la situaia Grupului su Local.
n fiecare semestru Vicepreedintele Resurse Umane ELSA Romnia va avea n vedere i comunicarea cu
Secretarul General ELSA Internaional i cu Directorii Human Resources din alte Grupuri Naionale
pentru a asigura mbuntirea strategiei acestei activiti pe ct posibil.

ntlnirea Departamental
Cel puin o dat pe an va fi organizat o ntlnire departamental Resurse Umane pentru planificarea
strategic a activitii, motivarea i instruirea membrilor i omologilor de la nivel local.

Comunicare
Comunicarea oficial n cadrul departamentului se realizeaz prin edine i rapoarte. Se va alege un
secretar de edin care va ine Procesul Verbal.
La nivel naional, edinele se vor ine cel puin de 2 ori pe semestru.
Rapoartele se ntocmesc pentru fiecare proiect n parte i se comunic responsabilului cu departamentul
Resurse Umane ELSA Romnia la cerere. Acestea se pstreaz n arhiva departamentului.

I. Recrutare

Sesiuni de recrutri
Se vor organiza dou sesiuni de recrutri ntr-un an universitar: prima n toamn, obligatorie, iar cea de-a
doua n primavar, facultativ.
a. Planificarea Resurselor Umane const n determinarea concret a numrului de recrui de care Grupul
Local are nevoie pentru a-i duce la bun sfrit activitatea departamental i realizarea proiectelor. Aceast
planificare este realizat de Vicepreedintele Resurse Umane din Grupul Local, n colaborare cu Biroul
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

28
Local.
b. Intocmirea fiei departamentale. Aceast fi conine o descriere a fiecrui departament n parte,
cerinele, cunotinele necesare i profilul candidatului ideal. Fia va fi trimis ctre Vicepreedintele
Resurse Umane ELSA Romnia, cu o sptmn naintea nceperii fiecrei sesiuni de recrutri.
c. Recrutarea noilor membri se face prin chestionar, interviu i perioad de prob.Vicepreedintele Resurse
Umane va alctui, coordona i instrui echipa de intervievatori.
d. n urma etapelor de selecie, Vicepreedintele Resurse Umane impreun cu echipa de intervievatori va
alctui o list cu candidaii admii i repini.
e. La sfritul recrutrilor, Vicepreedintele Resurse Umane va face o evaluare a sesiunii de recrutri, pe care
o va trimite Vicepreedintelui Resurse Umane ELSA Romnia. Aceast evaluare va cuprinde: numrul de
candidai admii, numrul de candidai respini n urma fiecrei etape de selecie, puncte tari, puncte slabe
i modul concret de desfurare a evalurii.

II. Instruire
1. Training-uri i Workshop-uri

Acestea se vor desfura n fiecare semestru n concordan cu nevoia de instruire n Grupul Local.

Evaluarea nevoii de instruire
Se realizeaz att activ de ctre toi membrii de Birou Local, ct i periodic prin chestionare, sondaje sau
alte asemenea instrumente menite s determine nivelul de instruire. Aceast evaluare va avea loc cel puin o
dat pe semestru. Temele de training/workshop vor fi alese pe baza rezultatelor i avnd n vedere
proiectele i activitile ce urmeaz a fi desfurate de ctre Grupul Local.

Realizarea instruirii
Se va face att prin caracterul informativ al edinelor departamentale, ct i prin instrumentele consacrate.
Evenimentele de instruire se vor ine de ctre trainerii ELSA Romnia. n cazul n care nu se poate apela la
acetia, instruirea se va realiza de ctre traineri din exteriorul asociaiei. n cazuri excepionale se poate apela
la profesioniti din domeniul vizat de tema activitii de instruire sau la membri ELSA cu experien.

2. ELSA Training Days
Este un proiect ce va conine cel puin 2 evenimente de instruire desfurate pe o perioad de cel puin o zi
fiecare. Se va desfura cel puin o dat pe semestru nainte de fiecare Conferin Naional.

3. ntlnirea Departamental ELSA Romnia (IDER)
ntlnirea departamental se organizeaz n fiecare an, dup tranziie i nainte de nceperea anului
universitar de ctre un grup local care i-a exprimat candidatura la ntrunirea Consiliului Naional, n
toamn. n cadrul acestei ntruniri vor avea loc ateliere pe fiecare funcie i o sesiune de instruire pe
Leadership i alte softskills.

4.Train The Trainers (TTT)
Se va organiza un Train the Trainers din doi n doi ani. Scopul acestui proiect este de a remprospta
National TrainersPool.

www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

29
5. National Trainers Pool (NTP)
NTP constituie echipa de traineri ELSA Romnia. Aceasta este alctuit din acei membri care au absolvit
programul de formare Train The Trainers i au primit acordul din partea echipei de evaluare TTT pentru a
dobndi aceast calitate.
Apelarea la trainerii NTP se va face de ctre Vicepreedinii Resurse Umane n urma consultrii cu
Vicepreedintele Resurse Umane ELSA Romnia.

III. Motivare

1. Seminarul Local de Motivare i Instruire
Este echivalentul programului Freshers Camp organizat la nivel internaional. Scopul su este de a
introduce recruii n cultura organizaional asociaiei, de a-i motiva, instrui i familiariza cu atmosfera din
ELSA. Se organizeaz la fiecare nceput de semestru dup recrutri i conine un program academic format
din training-ul pe acte interne i cel puin nc un eveniment de instruire i program social. Echipa de
organizare va fi constituit cel puin din coordonator de proiect, responsabil cu programul social,
responsabil cu programul academic, responsabil cu cazarea, responsabil cu transportul participanilor i
responsabil cu logistica.

2. Seminarul Local de Motivare
Similar cu SLMI-ul, acesta se desfoar n primvar n cazul n care Grupul Local nu a desfurat o
sesiune de recrutare. Scopul proiectului este de a menine nivelul de motivare al membrilor. Programul
academic este opional.

3. Evenimente de motivare
Ca i n cazul instruirii, nivelul de motivare va fi evaluat folosind chestionarul de feedback, sondaje sau alte
asemenea instrumente. Procesul de motivare este unul reactiv, iar evenimentele unitare motivaionale vor fi
stabilite de ctre departamentul Resurse Umane n concordan cu situaia din Grupul Local respectiv.

IV. Materiale

1. Manualul de Resurse Umane
Manualul de Resurse Umane este baza informaional a activitii departamentului. Coninutul acestuia va
cuprinde cel puin principiile domeniului de activitate, idei pe recrutare, instruire i motivare.
Manualul Resurse Umane poate fi modificat prin votul Vicepreedinilor Resurse Umane cu majoritate
simpl. nlocuirea manualului se face cu ntiinarea autorului ultimei versiuni. Toate aceste lucrri,
precum i toate versiunile lor se vor pstra n arhiva departamentului de ctre Vicepreedintele Resurse
Umane ELSA Romnia.

2. Fia membrului ELSA
Fiecare VP are obligaia de a ntocmi cate o fi pentru fiecare membru din departamentul su. Acest
document confidenial va conine informaii cu privire la activitatea membrului pe care l vizeaz.
Reactualizarea se va face dup fiecare eveniment la care membrul vizat de fi particip. Accesul la
informaiile din fia membrului se va face la cerere numai de ctre acesta. Responsabilii cu coordonarea
departamentelor au acces la toate informaiile din fiele membrilor si.
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

30
3. Alte documente
Rapoartele, procesele verbale, chestionarele, precum i alte documente vor fi pstrate n arhiva
departamental la nivel local sau naional. Transmiterea acestei arhive se realizeaz prin tranziie.


www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

31
Anexa 1
Ghidul pentru organizarea ntrunirii Consiliului Naional

I. Ce este ?

ntrunirea Consiliului Naional este ntrunirea statutar a reprezentanilor i membrilor Grupurilor Locale
ale ELSA Romnia i a Biroului Naional.

I. Cnd are loc ?

ntrunirea Consiliului Naional ordinar are loc de dou ori pe an: primvara (martie, aprilie, mai) i toamna
(octombrie, noiembrie, decembrie).
ntrunirea Consiliului Naional extraordinar are loc ori de cte ori este convocat, conform Regulamentului
de Ordine Interioar (art 5 i art 57).

III. Ct dureaz ?

Conform Regulamentului de Ordine Interioar ( ROI ), ntrunirea Consiliului Naional trebuie s dureze cel
puin 4 zile ( art 60 ). Realitatea a dovedit c n EL S Romnia perioada de 4 zile este cea mai larg acceptat.
Totui organizarea unor ntruniri ale Consiliului Naional de 5 sau chiar 6 zile ar fi de dorit pentru a putea
derula totalitatea activitilor pe care ntrunirea Consiliului Naional le presupune.

III. Cine organizeaz ?

ntrunirile Consiliului Naional sunt organizate de cte un Grup Local ELSA Romnia. n cazuri
excepionale organizarea poate fi ncredinat mai multor Grupuri Locale asociate n acest scop.
Biroul Naional ncurajeaz toate Grupurile Locale dar mai ales pe cele slab dezvoltate s se gndeasc la
organizarea ntrunirii Consiliului Naional. Organizarea ntrunirii Consiliului Naional poate fi un bun
prilej pentru fortificarea unei echipe i deci ntrirea Grupului Local organizator.
Grupurile Locale care s-au hotrt asupra organizrii ntrunirii Consiliului Naional i vor nainta
candidatura Comisiei Electorale sau n cazul n care aceasta nu s-a constituit, Biroului Naional. Agenda
ntrunirii Consiliului Naional trebuie astfel structurat nct Comitetele de Iniiativ s aib ansa de a-i
prezenta candidaturile. Grupurile Locale se vor exprima prin vot asupra candidaturilor. Procedura alegerii
Grupului Local ctigtor este aceeai cu procedura alegerii membrilor Biroului Naional. n cazul n care
toate candidaturile sunt respinse de ctre Consiliul Naional, Biroul Naional v decide cu majoritate simpl
asupra gazdei ntrunirii Consiliului Naional aflate n discuie.

Candidaturile se vor prezenta referitor la ntrunirea Consiliului Naional ce urmeaz s aib loc peste un an (
ex : la ntrunirea Consiliului Naional de primvar se voteaz gazda din primvara anului urmtor ). Grupul
Local gazd va prezenta la ntrunirea Consiliului Naional anterioar celei pe care o organizeaz un raport
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

32
asupra stadiului n care se afl organizarea. De asemenea, Biroul Naional v putea cere oricnd unui Grup
Local organizator a unei Conferine Naionale un raport asupra stadiului organizrii.
Grupul Local organizator va nainta Secretarului General ELSA Romnia, n termen de 20 de zile de la
terminarea Conferinei Naionale, un raport final de activitate.

III. Cine particip?

La ntrunirea Consiliului Naional ELSA Romnia particip reprezentanii Grupurilor Locale i Biroul
Naional. CO trebuie s se asigure c dispune de suficiente locuri pentru a putea gzdui ntreg Biroul
Naional i cel puin 20 participani din fiecare Grup Local. Cererile de peste 20 participani / Grup Local
vor fi rezolvate de CO n limita locurilor disponibile, n ordinea primirii cererilor. n situaia n care CO i
Grupurile Locale i dau acordul, se poate depi limita locurilor disponibile prin gsirea unei cazri
suplimentare.

La ntrunirea Consiliului Naional ELSA Romnia mai pot participa: membrii Biroului Internaional,
invitai speciali ai CO sau ai BN, membrii ELS Romnia, membrii ELSA din alte ri.
CO se va asigura c dispune de un numr suficient de locuri pentru a asigura participarea la CN ELSA
Romnia a celor mai sus menionai, n bune condiii.
n cazul unui numr limitat de locuri, ordinea prioritii participanilor din afara ELSA Romnia este cea sus
menionat.
Invitaii speciali particip la CN ELSA Romnia la invitaia CO, cu acordul Biroului Naional sau la
invitaia Biroului Naional.

IV. Cum se particip ?

Anunarea datei exacte, a taxei de participare i a ceea ce include aceasta, respectiv a proiectului programului
ntrunirii Consiliului Naional se face de CO cu cel puin patru sptmni nainte de data nceperii ntrunirii
Consiliului Naional.

Grupurile Locale vor alege un ef de delegaie, al crui nume va fi transmis CO cu cel puin 14 zile nainte de
nceperea ntrunirii Consiliului Naional. eful delegaiei unui Grup Local va trimite CO, cel trziu cu 14
zile nainte de nceperea ntrunirii Consiliului Naional, un formular ce va cuprinde urmtoarele date despre
fiecare participant la ntrunirea Consiliului Naional din partea Grupului Local respectiv :

numele i prenumele

funcia n cadrul Grupului Local

data i ora sosirii

data i ora plecrii
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

33

Cu cel puin 21 de zile nainte de nceperea ntrunirii Consiliului Naional, CO va anuna cuantumul taxei
de participare. Aceasta poate fi modificat cu cel mult +15%.
eful de delegaie se va angaja n scris fa de CO la plata taxei de participare corespunztoare delegaiei
Grupului Local pe care l reprezint. Angajamantul va fi trimis n acelai timp cu formularul.
Formularul odat trimis, nu poate suferi modificri n ceea ce privete numrul participanilor, data sosirii
sau plecrii acestora dect cu acordul CO. Retragerea unui membru al delegaiei dup trimiterea formularului
duce la netereturnarea avansului achitat. Sosirea cu ntrziere sau plecarea mai devreme de data anunat,
menine obligaia Grupului Local de a pli taxa de participare aferent, n cazul n care CO pretinde acest
lucru.
Nu se mai pot nscrie participani cu 7 zile nainte de nceperea ntrunirii.
Dac un Grup Local trimite CO formularul cu mai puin de 7 zile naintea nceperii ntrunirii Consiliului
Naional, taxa de participare pentru membrii delegaiei Grupului Local respectiv va crete cu 3% pentru
fiecare zi de ntrziere. CO i pstreaz dreptul de a renuna n totalitate la aplicarea acestor sanciuni, unitar
pentru toate Grupurile Locale participante.
CO va rezolva n limitele posibilitilor de care dispune participarea la CN a unei delegaii mai numeroase
dect cea anunat prin formular. CO nu i asuma nicio responsabilitate n acest sens.
n cazul participanilor din afara ELSA Romnia, CO va solicita de la acetia aceleai date ca de la orice
membru ELSA Romnia, mai puin funcia i Grupul Naional din care provine, acolo unde nu este cazul.
CO poate fixa plata integral sau parial a taxei de participare n funcie de numrul de zile petrecute de o
persoan la Conferina Naional.
Grupurile Locale participante la CN i Biroul Naional vor informa CO cu cel puin 21 de zile de la
nceperea CN - materialele necesare desfurrii optime a CN (retroproiector, acces la internet, programe
SOFT speciale, etc).

V. Cum se organizeaz o ntrunire a Consiliului Naional ?

Este imperativ necesar existena unui Comitet de Organizare (CO). CO este condus de un Lider al
Comitetului de Organizare, responsabil cu coordonarea membrlior acestuia.
Este de competena Liderului CO s stabileasc responsabiliti pentru membri CO. Este recomandabil s
existe persoane diferite cel puin pentru urmtoarele domenii :
logistica
fundrasing
marketing
program academic
relaia cu participanii

De asemenea, fiecare Grup Local va avea cte un ghid, membru al CO, responsabil cu informarea i
ndrumarea participanilor referitor la activitile conferinei.
Pentru invitaii din afara Romniei, va exista cel puin un ghid, bun vorbitor al limbii engleze.

www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

34
La sosire fiecare participant, dar cel puin fiecare ef de delegaie a Gupurilor Locale va primi un pachet ce va
cuprinde :

programul CN i programul atelierelor
descriere a localurilor apropiate locului de cazare n care se mnnc bine i ieftin (n cazul n
care masa nu este asigurat de organizatori)
hart a zonei n care se desfoar CN
lista cu numerele de telefon ale firmelor de taxi
altele ca : mapa, pix, pliante etc

Fiecare participant va primi un ecuson ce va cuprinde:

sigla ELSA Romnia sau a GL-ului organizator
numele i prenumele + Grupul Local
funcia
informaii despre sponsorii ELSA Romnia i ai ntrunirii Consiliului Naional dac acetia exist
informaii despre CN.

La sosire CO se vor asigura c participanii au la dispoziie un calculator, o imprimant i eventual un
retroproiector.
Pe uile camerelor n care sunt cazai participanii la CN ELSA Romnia se vor nscrie pe o foaie A4 : sigla
ELSA Romnia sau a GL-ului organizator, informaii despre CN, numele i prenumele celor cazai n
camera respectiv, Grupul Local de provenien sau insituia pe care o reprezint, informaii despre
sponsorii ELSA Romnia i ai ntrunirii Consiliului Naional dac acetia exist.

CO de organizare se va asigura de mediatizarea cel puin pe plan local a ntrunirii Consiliului Naional. n
acest sens se va organiza Conferina de Pres. CO se va consulta cu BN n ceea ce privete CN pentru a
asigura respectarea angajamentelor pe care ELSA Romnia i/sau CO le are fa de teri.
Accesul presei la Sedinteie Pienare se face cu acordul Biroului Naional i ai CO. Accesul presei la Atelierele
de lucru se va face cu acordul membrului Biroului Naional care conduce Atelierul respectiv i a CO. Accesui
presei la traininguri sau prezentri se face cu acordui trainerului sau a prezentatorului i a CO.

La final, n cadrul ultimei plenare sau nainte de aceasta, participanii vor primi un formular de evaluare
anonim pe care l vor completa i preda CO la plecare.
Organizatorii vor asigura un loc sigur pentru lsarea bagajelor n cazul n care participani sosesc cu cteva ore
naintea nceperii CN sau plecrii cu cteva ore dup terminarea acesteia.
n msura posibilitilor CO va asigura la plecare un pachet cu mncare pentru fiecare participant.
CO este pasibil de sanciuni n urmtoarele situaii :
n cazul unui raport interimar nesatisfctor, Consiliul Naional poate ridica Grupului Local
organizator (sau a Grupurilor Locale organizatoare) dreptul de a mai organiza ntrunirea Consiliului
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

35
Naional. CO are drept de apel n faa Biroului Naional n termen de 12 ore. Hotrrea Biroului
Naional este definitiv i irevocabil.
n cazul renunrii nejustificate la organizarea CN, Biroul Naional poate stabili urmtoarele
sanciuni:
interzicerea ca unul sau mai muli membri ai CO s mai fac parte din CO a vreunui eveniment
naional sau internaional pentru o perioad determinat
interzicerea ca Grupul Local respectiv s mai organizeze CN pe o perioad de pn la 2 ani.
Ulterior organizrii unei Conferine Naionale, n cazul unei proaste desfurri a acesteia datorat
modului de lucru a CO, Biroul Naional poate stabili sanciuni n urma sesizrii de ctre majoritatea
simpl a Grupurilor Locale. Sanciunile aplicabile n acest caz sunt identice cu cele de la punctul
anterior.

Programul ntrunirii Consiliului Naional v cuprinde : dou plenar, una de deschidere, respectiv una de
nchidere, ateliere de lucru departamentale, pauze de mas, program social.
Programul acesta este, desigur, unul orientativ, respectarea lui fiind totui recomandat. Structura final a
programului poate fi diferit de la caz la caz. Programul ntrunirii Consiliului Naional mai poate cuprinde
prezentri ale sponsorilor, traininguri, a!te prezentri sau excursii, n funcie de anqajamanetele luate de ELSA
Romnia i/sau cu fata de teri, de timpul i mijloacele materiale aflate la dispoziia CO.

Plenara de Deschidere va cuprinde:
numirea moderatorului plenarei
alegerea unui secretar de plenar
alegerea Comisiei Electorale
acordarea cartoanelor de vot Grupurilor Locale cu drept de vot
adresarea unor ntrebri ctre Biroul Naional
votarea ordinii de zi pentru urmtoarele plenare
prezentarea raportului de activitate a delegaiei ELSA Romnia la Internaional Council Meeting
prezentarea raportului interimar al gazdei urmtoarei ntruniri

Plenara de nchidere va cuprinde :
prezentarea activitilor din Atelierele de Lucru
discutarea i votarea propunerilor de decizii i hotrri
discutarea i votarea propunerilor de modificare a Statutului i ROI
prezentarea candidaturilor pentru gazda CN de peste un an
prezentarea candidaturilor pentru noul Birou Naional (dac este cazul)
alegerea gazdei CN de peste un an
alegerea noului Birou Naional(dac este cazul)
prezentarea unui plan de aciune a nouiui Birou Naional(dac este cazul)
evaluarea Conferinei Naionale

www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

36
n cadrul Plenarei de Deschidere Grupurile Locale vor primi drept de vot n baza prevederilor ROI i a
prezentrii scrisorilor de autorizare din partea Biroului Local al Grupului Local respectiv. Scrisoarea de
autorizare va cuprinde numele a trei persoane ce vor avea drept de vot n cadrul Plenarei n numele Grupului
Local respectiv. Scrisoarea de autorizare va fi semnat de 3 membri ai Biroului Local. Fiecare Grup Local va
primi din partea Secretarului General ELSA Romnia i carton de vot.

Pe parcursul plenarei, Grupurile Locale sau membri Biroului Naional pot adresa mesaje Consiliului
Naional.
Secretarul Plenarei poate fi orice membru al unui Grup Local, la propunerea unui Grup Local, cu aprobarea
Consiliului Naional. Secretarul plenarei este nsrcinat cu ntocmirea procesului verbal al Plenarei.Plenarele
necesit doi secretari de plenara.

Plenara va fi moderat de ctre :
a) Secretarul General ELSA Romnia sau
b) Preedintele ELSA Romnia sau
c) un alt participant la CN ELSA Romnia propus de BN
d) orice membru al unui Grup Local la propunerea unui Grup Local
Ordinea menionat este ordinea prioritilor la funcia de
moderator.
Secretarul de plenar i Moderatorul plenarei (n cazul c i d) sunt alei cu majoritatea simpl a tuturor
Grupurilor Locale ELSA Romnia, prin vot deschis. Dac dup un prim tur de scrutin niciun candidat nu
ntrunete majoritatea simpl, se va organiza un al doilea tur la care vor participa candidaii situai pe primele
dou locuri. Va fi declarat ales cel care ntrunete cel mai mare numr de voturi. n caz de paritate
Preedintele ELSA Romnia decide.
edinele din cadrul CN ELSA Romnia se desfoar n limba romn. n cazul n care la acestea particip
persoane din afara ELSA Romnia ce nu vorbesc limba romna, lucrrile se vor desfura n limba englez sau
ntr-o alt limb de circulaie internaional, n cazul n care aceasta nu afecteaz calitatea edinei respective
sau CO va asigura traducerea.

edina reunit a "Birourilor Naionale" este o edina reunit a Biroului Naional aflat n funcie cu Biroul
Naional proaspt ales. Aceast edin este condus de preedintele n funcie. n msura posibilitilor
"Petrecerea de mijloc" sau "Petrecerea de sfrit v fi de fapt un Bal al juritilor.

VI. Alte reguli privind organizarea CN ELSA Romnia
La fiecare ntrunire se va organiza un Bal al juritilor.
Se vor respecta deciziile ELSA Romnia n materie, aa cum sunt ele nscrise n Cartea Deciziilor ELSA
Romnia.



www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

37
Anexa 2.a.
Cerinte de receptie n cadrul programului de Schimb Intern de Studenti
Abrogat









































www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

38
Anexa 2.b.
Standardul unui stagiu de practic oferit prin programul Postuniversitaria


Faza I
n prima etap, se vor respecta urmtoarele standarde de calitate:
1. Activitatea prestat de student s aib legtur cu domeniul Dreptului sau s fie de natura juridic
2. Activitatea efectiv prestata s fie cea convenita ntre angajator i ELSA
3. Studentul s aib un supraveghetor/ndrumtor n activitatea sa din cadrul stagiului
4. Angajatorul s dea studentului o adeverin de practic n urma efecturii stagiului
5. n cazul n care a fost mulumit de rezultatele colaborrii cu ELSA, angajatorul s pun la dispoziia
ELSA o scrisoare de recomandare
6. Angajatorul s completeze chestionarul de evaluare pus la dispoziie de ELSA dup ncheierea stagiului

Faza II
Se recomanda introducerea acestor standarde la un an de la introducerea standardelor din Faza I:
1. Stagiile de practic s se desfoare n baza unui contract semnat ntre ELSA i angajator
2. Contractul s fie semnat pe o perioad minim un an i s prevad efectuarea a cel puin dou sesiuni de
stagii de practic
3. nainte de semnarea contractului s se fi efectuat cel puin o sesiune de practic n colaborare cu
angajatorul respectiv, iar rezultatele evalurii s demonstreze seriozitatea i dezirabilitatea continurii
colaborrii cu acel angajator.




















www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

39
Anexa 2.c.

Condiii referitoare la cabinete/firme/instituii/organizaii i la relaia cu acestea n cadrul STEP

1. Cabinetul/firma/instituia/organizaia trebuie s ofere o descriere detaliat a stagiului.
2. Orice cabinet/firma/instituie/organizaie care ofer un STEP prin ELSA va:
- primi aplicaiile studenilor
- organiza o ntlnire ntre ELSA i persoana din interiorul cabinetului/ firmei/instituiei/organizaiei
responsabil pentru student nainte de nceperea stagiului
- va completa Oraganization Evaluation Form i va avea o ntlnire cu reprezentantul ELSA pentru a da
feedback.
3. Doar cabinetul/firma/instituia/organizaia va selecta dintre aplicani studentul care va veni s efectueze
stagiul de practic.
4. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va primi constant informaii despre statutul STEP- ului n ELSA
Online.
5. Dup alegerea aplicantului, cabinetul/firma/instituia/organizaia va semna un Company Acceptance
Form care va fi trimis studentului.
6. Dac firma/cabinetul/instituia/organizaia anuleaz STEP-ul dup selectarea studentului, va trebui s l
despgubeasc pe acesta pentru cheltuielile cu drumul.
7. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va asigura locul de munc pe toat perioada stagiului.
8. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va pune la dispoziie condiii de munc, salariu, training i
ndrumri adecvate pentru a atinge obiectivele convenite .
9. Cabinetul/firma/instituia/organizaia se asigura c studentul presteaz munca specificata n Traineeship
Form, dac prile nu au convenit altfel.
10. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va da studentului feedback n timpul i dup ncheierea STEP-
ului pentru a-l ajuta pe acesta s nvee i s evolueze prin aceast experien.
11. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va da feedback prin completarea Organization Evaluation Form
pentru a ajuta ELSA s nvee i s i mbunteasc serviciile.
12. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va pune la dispoziia ELSA o scrisoare de recomandare sau
susinere n cazul n care sunt convini de beneficiile rezultate n urma cooperrii cu ELSA.













www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

40
Anexa 2.d
Condiii referitoare la stagiul STEP

1. Toate stagiile au o durat minim de 2 sptmni i maxim de 2 ani
2. Scopul unui STEP este s pun la dispoziia studentului:
- o experien n domeniul juridic
- cunotine practice ntr-un mediu strin pentru a-i completa educaia
- interaciunea cu un mediu social i cultural nou
- pregtirea pentru responsabilitile presupuse de statutul de viitor membru al societii juridice
- oportunitatea de a-i aplica aptitudinile i cunotinele n folosul societatii - dezvoltarea cunotinelor i
interesului n legtur cu problemele sociale i diferitele practici ale rii gazda
3. Stagiul trebuie s-i permit studentului s-i pun n aplicare cunotinele academice acumulate.
4. Scopul unui stagiu STEP NU este:
- s ofere posibilitatea de a ctiga bani
- s ofere o vacant
- s devin un loc stabil de munc sau o oportunitate de recrutare n alt ar.
Dac firma/cabinetul/instituia/organizaia se decide s extind stagiul sau s l transforme ntr-un job
permanent, ELSA nu va avea nici un rol n facilitarea acestei transformri
- s fie un mijloc pentru a prsi permanent teritoriul rii de proveniena. ELSA nu este de acord cu
prelungirea stagiilor dincolo de limita convenita
5. Stagiile n instituii politice nu vor fi acceptate.
6. Poziiile instituionale sunt stagii n corpuri ale unor organizaii internaionale guvernamentale sau non-
guvernamentale sau n administraia public. Poziiile instituionale pot fi nepltite.
7. Stagiul trebuie s se desfoare ntr-un mediu de lucru pozitiv i sigur. Orice violare a standardelor
proteciei muncii va fi tratat conform legilor rii gazda.
8. Fiecare STEP va fi pltit cu un salariu suficient pentru a permite studentului s i acopere cheltuielile de
baz (cazare, mas, transport, activitile de recepie de baz) pe toat perioada acestuia.
9. Prin excepie de la punctul 8, stagiul de practic STEP poate fi nepltit dac grupul naional sau grupul
local asigura stagiarului cazarea pe toat durata desfurrii acestuia i dac este posibil, o mas pe zi (prnz
sau cina) sau acoper costurile aferente acestora.












www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

41
Anexa 2.e.
Drepturi i obligaii ale aplicantului STEP

I. Drepturi
1. Studentul va fi asistat n completarea Student Application Form din ELSA Online de ctre Grupul
Local de proveniena. Este informat n legtur cu oportunitile disponibile i ajutat n alegerea unei
opiuni. De asemenea, va primi asistenta i n momentul n care aplica pentru un stagiu.
2. Grupul local de proveniena trebuie s i pun la dispoziie aplicantului toate informaiile pe care le are
n legtur cu cabinetul/firma/instituia/ organizaia care ofer stagiul. Studentul va primi aceste informaii
nsa, n principal, de la Grupul Local gazda.
3. Studentul va fi consiliat i va primi asistent n obinerea documentaiei i a actelor necesare (ex. viz,
permis de rezidena, asigurri, permis de munc etc).
4. Studentului acceptat la un stagiu de practic STEP i se pun la dispoziie de ctre Grupul Local gazda
toate informaiile n legtur cu viz, asigurri, permis de munc i toate celelalte astfel de cerine ale
legislaiei rii gazda.
5. Grupul Local gazda trebuie s ncerce s gseasc alt STEP de acelai tip pentru aplicant n cazul n care
stagiul este anulat dup acceptarea studentului. Aceast regul nu se aplic dac studentul nu avea
calificrile cerute de angajator. Dac Grupul Local nu poate nlocui stagiul, atunci l va despgubi pe
student pentru cheltuielile cu drumul.
6. Un stagiu de practic prin STEP trebuie s pun la dispoziia studentului:
- experiena n domeniul juridic
- cunotine practice ntr-un mediu strin pentru a-i completa educaia
- interaciunea cu un mediu social i cultural nou - pregtirea pentru responsabilitile presupuse de
statutul de viitor membru al societii juridice
- oportunitatea de a-i aplica aptitudinile i cunotinele n folosul societii
- dezvoltarea cunotinelor i interesului n legtur cu problemele sociale i diferitele practici ale rii
gazda.
7. Traineeship-ul trebuie s-i permit studentului s-i pun n aplicare cunotinele academic acumulate,
s se desfoare ntr-un mediu de lucru pozitiv i sigur. Orice violare a standardelor proteciei muncii va fi
tratat conform legilor rii gazda.
8. Fiecare STEP va fi pltit cu un salariu suficient pentru a permite studentului s i acopere cheltuielile
de baz (cazare, mas, transport, activitile de recepie de baz) pe toat perioada acestuia.
9. Un student poate renuna la un STEP dac este total diferit de ceea ce era trecut n Traineeship Form.
10. Pentru fiecare student care vine la un stagiu STEP, grupul local gazda trebuie s:
- l ia de la avion/tren/autobuz
- i pun la dispoziie informaii despre mediul local (transport public, servicii potale etc)
- l implice n Grupul Local i n activiti de recepie
- i pun la dispoziie un pachet de recepie care s includ informaii despre
compania/firma/instituia/organizaia cu care va lucra, informaii despre tara gazda i despre cum poate
contacta ELSA
- l asiste n obinerea de acces la internet pe durata stagiului
- discute ateptrile studentului nainte de nceperea STEP-ului
- i pun la dispoziie cazare i masa n funcie de dorine i posibiliti economice
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

42
- pun la dispoziia studentului un salariu care s i permit s i acopere cheltuielile de baz (cazare, mas,
transport, activitile de recepie de baz) sau s aib cazare i mas gratis pe durata practicii
- l duc n prima zi la munc i s discute ateptrile studentului i ale
companiei/firmei/instituiei/organizaiei
- l asiste n deschiderea unui cont n banc, dac e cazul
- i ofere informaii i opiuni pentru a se implica n comunitatea local
11. Studentului i se vor pune la dispoziie activiti de recepie adecvate pe toat durata stagiului, i se vor
facilita primii pai n implicarea n comunitate i n activitile legate de comunitate, se vor organiza
evenimente care s l implice n schimburi culturale, i se va oferi suport i acces la reeaua ELSA, va fi
implicat n grupul local gazda (mai ales cnd se organizeaz seri cu specific cultural, excursii sau alte
evenimente sociale).
12. Grupul Local Gazda ofer asisten i suport studentului dac are probleme cu
compania/firma/instituia/organizaia sau cu orice alt aspect al stagiului.
13. Att Grupul Local gazda ct i Grupul Local de proveniena trebuie s menin comunicarea cu
studentul pe perioada desfurrii STEP-ului.
14. Studentul va primi toate certificrile adecvate dup ncheierea stagiului de practic.
15. Cabinetul/firma /instituia/organizaia va da studentului feedback n timpul i dup ncheierea STEP-
ului pentru a-l ajuta pe acesta s nvee i s evolueze prin aceast experien.

II. Obligaii
1. Trebuie s fie student la drept sau tnr jurist, membru ELSA.
2. Trebuie s plteasc taxa prevzut n Titlul VI, Seciunea IV Articolul 8. din prezena Carte a
Deciziilor ELSA Romnia
3. Trebuie s poat face dovada calificrilor menionate n aplicaie n fata vicepreedintelui STEP al
grupului local sau naional, prin atestri scrise.
4. Aplicantul nu poate contacta cabinetul/firma /instituia/organizaia nainte de a fi selectat.
5. Trebuie s accepte stagiul pentru care a fost selectat. Confirmarea trebuie trimis n dou sptmni de
la primirea notificrii de la grupul local gazda.
6. Trebuie s informeze grupul local gazda dac nu mai poate participa la STEP-ul pentru care a fost
selectat.
7. Trebuie s aib asigurri medicale, de accident, de solvabilitate i de cltorie valabile. Toate costurile
rezultnd din lips acestora vor fi suportate de ctre student. De asemenea, trebuie s se asigure c are
toarte actele necesare (viz, permis de lucru etc). Cheltuielile de obinere a acestora incumba aplicantului.
8. Trebuie s-i asigure toate cheltuielile legate de transportul ctre ara gazda. De asemenea, trebuie s aib
suficieni bani pentru a-i acoperi cheltuielile n primele sptmni ale stagiului.
9. nainte de plecarea la un STEP, orice aplicant trebuie s aib urmtoarea pregtire:
- informaii despre ara gazda i teritoriul acesteia
- cunotine despre rolul su, ca reprezentant ELSA
- dac STEP-ul este pe un domeniu specific, cunotine din acel domeniu
10. Trebuie s in legtura cu grupul gazda i cu Grupul Local de proveniena i s lase reprezentantului
local ELSA datele de contact, pentru a se putea ine legtura cu el.
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

43
11. Trebuie s ofere Grupului Local gazda informaii n legtur cu oportuniti de viitoare stagii la
cabinetul/firma/instituia/organizaia la care lucreaz, pentru a oferi posibiliti similare i altor studeni, pe
viitor.
12. Trebuie s participe la activitile organizate de Grupul Local gazda i s satisfac cerinele de pregtire
stabilite, s aib un rol activ n implicarea sa n comunitatea local i s aib i alte activiti n afara
practicii.
13. Trebuie s fie pregtit s fac prezentri ale rii, culturii i civilizaiei sale angajatorilor, membrilor
ELSA din Grupul Local gazda i altor posibili interesai.
14. Trebuie s ofere ELSA o evaluare a stagiului, a experienei i s precizeze care ar putea fi mbunatirile
pe viitor.
15. Trebuie s se asigure c are un bilet de ntoarcere.
16. La ntoarcere, fiecare student trebuie s completeze Traineeship Evaluation Form i s scrie un raport
final care s includ cel puin informaiile indicate pe formularele de evaluare standard. Aceste rapoarte
trebuie date Grupului Local de proveniena i Grupului Local gazda.




























www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

44
Anexa 2.f.
Program de recepie STEP

Cu 3 luni nainte de sosirea studentului:
- Se stabilete o echip STEP, dac nu e deja stabilit
- Implicaii membrii STEP i membrii Biroului Local n aceast echip
- Revizuii pachetul de recepie
- Stabilii programul social i felul n care vei implica studentul strin n viaa de zi
- Stabilii cte o persoan de contact pentru fiecare student venit la un stagiu STEP

Cu 2 luni nainte de sosire
- Confirmai studentul acceptat i data de ncepere a stagiului
- Contactai toi aplicanii i anunai-i decizia angajatorului (inclusiv pe cei care nu a fost acceptai).
- Trimitei rezultatele pe list internaional STEP elsa-step@listserv.elsa.org
- Contactai Vicepreedintele STEP al Grupului Local de proveniena al aplicantului. Cerei-le s trimit
Official Acceptance Form semnat de aplicant.
- inei legtura cu studentul selectat
- inei legtura cu firma care ofer stagiul
- Sftuii firma s intre n contact cu studentul selectat pentru a-i da mai multe informaii n legtur cu
sarcinile pe care le va avea (mai ales dac va trebui s se pregteasc special n anumite domenii nainte de a
pleca din ar)
- Trimitei Pachetul de Recepie studentului
- Verificai dac studentul are nevoie de viz sau nu. Dac are nevoie de viz, va trebui s trimitei o
invitaie oficial din partea angajatorului, deci cerei aceast scrisoare, trimitei-o imediat studentului i
sprijinii-l ct putei n obinerea vizei.
- Verificai dac studentul are nevoie de permis de munc i/sau rezidenta. Dac e nevoie de aa ceva,
asistai studentul cu tot ceea ce are nevoie pentru a le obine, i trimitei-i documentele de care are nevoie
ct mai repede posibil.
- Asigurai-v c studentul i-a fcut o asigurare medical valabil (i dac sunt necesare i alte asigurri,
informai-l i verificai dac i-a fcut aceste asigurri)
- Aflai legile de impozitare i informai aplicantul n legtur cu acestea
- Gsii cazare pentru aplicant
- Asigurai-v c studentul este contient de responsabilitile pe care le are ca aplicant STEP, conform
Crii Deciziilor ELSA Internaional

Cu o lun nainte de sosire
- Planificai programul social mpreun cu studentul. ncercai s aflai ce i-ar face plcere, fr a scpa din
vedere c vine din alt ar i nu are de unde s tie care sunt posibilitile pe care i le putei oferi.
- Pregtii-v echipa de recepie (instruii-o i ncepei planificarea programului)
- Confirmai data exact a sosirii studentului
- Promovai evenimentele pe care le organizai pentru receptive
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

45

Cu dou sptmni nainte de sosire
- Asigurai-v c totul este pregtit (cazare, viz, permise, asigurri, echipa de recepie, angajatorul)

Ziua sosirii
- Ateptai studentul la aeroport/gara/staie
- Conducei-l la locul unde este cazat i spunei-i lucrurile importante pe care trebuie s le tie (nu
ns foarte multe, pentru c probabil este obosit dup cltorie)

Prima zi dup sosire
- Orientai-l n comunitate (ora, universitate, transport n comun, utiliti precum telefon, pot,
magazine)

Prima zi de munc
- Conducei studentul n prima zi la munc i aranjai o ntlnire cu cel ce l va ndruma la locul de munc
- Discutai ateptrile studentului i ale angajatorului i regulile de la locul de munc

Prima sptmn
- Petrecere de bun-venit (de preferat acas la Preedintele Grupului Local, pentru a implica ntregul Birou
Local n recepia studentului)
- Punei-l s semneze contractul de nchiriere (sau de cazare, de orice natur ar fi el)
- Asistai-l n deschiderea unui cont n banc
- Dac e cazul,conducei-l la autoritile la care trebuie s prezinte i rezolvai documentele pe care trebuie
s le semneze n ara

Pe parcursul stagiului
- Comunicai cu studentul
- Susinei-l i asistai-l cu orice are nevoie
- Stabilii ntlniri regulate (cu studentul Biroul Local i Echipa de Recepie), eventual n restaurante,
cafenele, baruri, sau acas la membri ELSA. Este i o bun metod de a implica membrii grupului local i
de a-i motiva.
- Nu uitai de programul social promovai evenimentele, consultai-v cu studentul, organizai ntlniri i
cu ali studeni venii la schimburi (de exemplu, prin Erasmus sau prin AIESEC), introducei-l n sistemul
legislativ romn (vizite la biblioteci, tribunale, cabinete importante, instituii i organizaii) i n cultura i
civilizaia noastr (excursii prin ora i n mprejurimi, n alte orae, la concerte, la teatru, la petreceri, n
baruri i cafenele, la evenimente sportive, la festivaluri dac sunt n perioada ct este studentul n ar)
- Promovai ELSA cu ajutorul studentului venit la STEP: o bun recepie este un mijloc foarte util de a
obine i alte stagii STEP i mai muli aplicani, putei s implicai i sponsorii ELSA, promovai prezena
sa n mass-media, luai interviuri i studentului, i angajatorului, invitai i non-membrii ELSA la aceste
activiti de recepie pentru a vedea c ELSA este ntr-adevr o asociaie internaional.

Dou sptmni nainte de plecare
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

46
- Pregtii plecarea studentului
- Confirmai data exact a plecrii i a sosirii n ara s

O sptmn nainte de plecare
- Asigurai-v c studentul are pltite toate taxele, impozitele i datoriile
- Cerei-i studentului s completeze Trainee Evaluation Form
- Dai formularul Vicepreedintelui STEP ELSA Romnia
- Rugai angajatorul s completeze Organization Evaluation Form i dati-i-l vicepreedintelui STEP
ELSA Romnia
- Schimbai adrese i vorbii cu studentul despre planurile sale de viitor
- Petrecere de La revedere

Ziua plecrii
- Conducei studentul la aeroport/gara/staie





























www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

47

Anexa 2.g.
Responsabiliti ale Grupului Local gazd

1. Asist compania/firma/instituia/organizaia n completarea Traineeship Form.
2. Se asigur c Traineeship Form-ul dat de companie/firma/ instituie/organizaie reprezint n mod real
obligaiile studentului.
3. Introduce detaliile STEP-ului n ELSA Online.
4. Se asigura c studentul va fi pltit cu un salariu suficient pe perioada stagiului.
5. Informeaz compania/firma/instituia/organizaia n legtur cu aplicaiile compatibile cu stagiul oferit.
6. Menine permanent legtura cu compania/firma/instituia/organizaia i i informeaz despre statutul
STEP-ului.
7. Grupul Local care primete Trainee Acceptance Form de la compania/ firma/instituia/organizaia
trebuie s informeze toi aplicanii despre rezultatul seleciei i s introduc informaia n ELSA ON-LINE
ct mai curnd posibil.
8. Se asigur c un formular Trainee Acceptance Form oficial este semnat de
companie/firma/instituie/organizaie i trimis la Grupul Local din care provine studentul.
9. Pune la dispoziia studentului acceptat toate informaiile n legtur cu viz, asigurri, permis de munc
i toate celelalte astfel de cerine ale legislaiei autohtone. Se asigura la ajungerea n ar a studentului ca
acesta are toat documentaia necesar.
10. Dac studentul renuna la stagiu pentru orice motiv, urmtorul aplicant ales va fi anunat imediat.
11. Grupurile locale nu vor stabili STEP-uri n alte ri fr consimmntul ELSA din acea ar.
12. Va ncerca s gseasc alt STEP de acelai tip pentru aplicant n cazul n care stagiul este anulat dup
acceptarea studentului. Aceast regul nu se aplic dac studentul nu avea calificrile cerute de angajator.
Dac grupul local nu poate nlocui STEP-ul, atunci l va despgubi pe aplicant pentru cheltuielile cu
drumul.
13. Se asigur c fiecare companie/firma/instituie/organizaie care ofer un STEP va:
- Primi toate aplicaiile trimise pentru stagiul pus la dispoziie
- Organiza o ntlnire ntre ELSA i persoana care va fi responsabil pentru student nainte de nceperea
stagiului
- Completa Organization Evaluation Form i va avea o ntlnire cu responsabilul ELSA pentru a oferi
feedback
14. Respect STEP Information Flow
15. Pentru fiecare student care vine la un STEP, Grupul Local gazda trebuie s:
- l ia de la avion /tren/autobuz
- i pun la dispoziie informaii despre mediul local (transport public, servicii potale etc)
- l implice n Grupul Local i n activiti de recepie
- i pun la dispoziie un pachet de recepie care s includ informaii despre
companie/firma/instituie/organizaie cu care va lucra, informaii despre ar i contact ELSA
- l asiste n obinerea de acces la internet pe durata stagiului
- Discute ateptrile studentului nainte de nceperea stagiului
- i pun la dispoziie cazare i masa n funcie de dorine i posibiliti economice
www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

48
- Pun la dispoziia studentului un salariu care s i permit s i acopere cheltuielile de baz (cazare, masa,
transport, activitile de recepie de baz) sau s aib cazare i mas gratis pe durata stagiului.
- l duc n prima zi la munc i s discute ateptrile studentului i ale companiei/
firmei/instituiei/organizaiei
- l asiste n deschiderea unui cont n banc, dac e cazul
- S i ofere informaii i opiuni pentru a se implica n comunitatea local
16. Pune la dispoziia studentului activiti de recepie adecvate i suport pe toat durata STEPului
17. Se asigur c stagiul maximizeaz potenialul de schimb cultural i implicare n comunitatea local.
18. Faciliteaz primii pai n implicarea n comunitate i n activitile legate de comunitate.
19. Organizeaz evenimente care implic studentul i comunitatea n schimburi culturale.
20. Ofer studentului suport i acces la reeaua ELSA, l implic n Grupul Local cnd se organizeaz seri
cu specific cultural, excursii sau alte evenimente sociale.
21. Ofer asisten i suport studentului dac are probleme cu compania/firma/instituia/organizaia sau
cu orice alt aspect al stagiului.
22. Evalueaz periodic STEP-ul cu studentul i compania/firma/instituia/ organizaia.
23. Asigur completarea i trimiterea formularelor i a rapoartelor cerute n timpul sau dup ncheierea
stagiului.
24. Pune la dispoziia studentului un Traineeship Evaluation Form i solicit completarea lui i trimiterea
n grupul local de proveniena.
25. Ofer studentului un Certificat STEP.






















www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

49
Anexa 2.h.
Responsabiliti ale Grupului Local de provenien al aplicantului

1. Asist aplicantul n completarea Student Application Form din ELSA Online.
2. Se asigur c informaiile completate de acesta sunt corecte i complete.
3. Asist aplicantul cnd acesta aplica pentru un STEP.
4. Grupul Local va aproba doar aplicaiile STEP care respecta criteriile minime de
acceptare (s aib completate prile obligatorii ale formularului i s existe documentaia care s ateste
calificrile declarate).
5. Informeaz i promoveaz fa de posibilul aplicant oportunitile disponibile i l ajuta n alegerea unei
opiuni.
6. Pune la dispoziia aplicantului selectat pentru un STEP toate informaiile pe care le are n legtur cu
cabinetul/firma/instituia/organizaia care ofer stagiul.
7. Sftuiete i ajuta aplicantul n obinerea documentaiei i a actelor necesare (ex. viz, permis de
rezidena, asigurri, permis de munc etc).
8. Se asigur c un formular Student Acceptance Form este semnat de aplicant i trimis grupului local
gazd n cel mult dou sptmni.
9. Se asigur c Grupul Local gazda e notificat n legtur cu dat la care ajunge studentul cu cel puin
dou sptmni nainte.
10. Se asigur c aplicanii dein documentaia necesar i documente oficiale valide pentru intrarea i
munca n ara gazda (viz, permis de munc, paaport valid, asigurri etc).
11. Se asigur c aplicanii care pleac la un STEP cunosc urmtoarele:
- informaii despre ara gazda
- rolul lor ca reprezentani ELSA
- dac STEP-ul este pe un domeniu specific, informaiile de la grupul local gazd pe tema respectiv
12. Menine comunicarea cu studentul pe perioada stagiului.
13. Se asigur de completarea i trimiterea formularelor i rapoartelor de evaluare cerute n timpul i dup
terminarea stagiului.
14. Va asigura evaluarea studentului, i anume:
- completarea Traineeship Evaluation Form i a raportului final care va include cel puin informaiile din
formularul standard
- predarea Traineeship Evaluation Form i a raportului ctre grupul local de proveniena i ctre grupul
local gazda.
- se asigur c toi aplicanii vor primi certificri adecvate n urma efecturii stagiilor.









www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

50
Anexa 3.1
Evenimente ce trebuie realizate pentru a putea aplica pentru statutul de observator

Un grup local de iniiativ trebuie s organizeze :
* 3 evenimente Lawyers at Work
* 1 eveniment Legal Research Group
* 3 Moot Court Competitions
* 3 Concursuri de Eseuri
* S participe la cel puin dou ntruniri ale Consiliului Naional
* S respecte prezentul Regulament de Ordine Interioar i Cartea Deciziilor ELSA Romnia
* S respecte formatul evenimentelor impus de ctre ELSA Romnia

































www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

51
Anexa 3.2
Evenimente ce trebuie realizate pentru a a putea aplica pentru statutul de membru activ

* 5 evenimente Lawyers at Work;
* 2 Evenimente Legal Research Group;
* 5 Moot Court Competitions;
* 4 Concursuri de Eseuri;
* S participe Activ n cadrul a dou ntruniri ale Consiliului Naional;
* S participe la toate edinele Activiti Academice ELSA Romnia;
* S respecte prezentul Regulament de Ordine Interioar i Cartea Deciziilor ELSA;
* S respecte formatul evenimetelor impus de ctre ELSA Romnia.

































www.elsa.ro
office@elsa.ro


ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia
CIF: 10832274 office@elsa.ro www.elsa.ro
Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

52
n vigoare cu modificrile aduse la:
a II-a Conferin Naional ELSA Romnia, Venus, 02.05.1998
a IV-a Conferin Naional ELSA Romnia,Cluj-Napoca, 9.05.1999
a VI-a Conferin Naional ELSA Romnia, Govora, 2.12.2000
a VII-a Conferin Naional ELSA Romnia, Iai, 28.04.2001
a VIII-a Conferin Naional ELSA Romnia, Sibiu, 16.11.2001
a IX-a Conferin Naional ELSA Romnia,Constana, 29.04.2002
a X-a Conferin Naional ELSA Romnia, Baile Felix,17.11.2002
a XI-a Conferin Naional ELSA Romnia, Moneasa, 15.04.2003
a XII-a Conferin Naional ELSA Romnia, Bucureti, 15.11.2003
a XIII-a Conferin Naional ELSA Romnia, Gilau, 02.04.2004
a XXI-a Conferin Naional ELSA Romnia, Poiana Znelor, 04.05.2008
a XXII-a Conferin Naional ELSA Romnia, Buzia, 30.11.2008
a XXIII-a Conferin NaionalELSA Romnia, Bile Olaneti, 9.04.2009
a XXIV-a Conferin Naional ELSA Romnia, Calimnesti, 29.11.2009
a XXV-a Conferin Naional ELSA Romnia, Duru, 02.05.2010
a XXVI-a Conferin Naional ELSA Romnia, BileFelix, 05.12.2010
a XXVII-a Conferin Naional ELSA Romnia, Bile 1 Mai, 08.05.2011
a XXVIII-a Conferin Naional ELSA Romnia, Sinaia, 27.11.2011
aXXX-a Conferin Naional ELSA Romnia, Bile Climneti, 28.11.2012
a XXXI-a Conferin Naional ELSA Romnia, Slnic Moldova, 28.04.2013
a XXXII-a ntrunire a Consiliului Naional ELSA Romnia, Predeal, 24.11.2013