2006 Derechos Reservados DIAN Modelo de gestin MUISCA

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Contenido



1. Requerimientos tecnolgicos para utilizar los servicios informticos de la ......... 3

2. Ingresar al portal de la DIAN............................................................................... 6

3. Habilitar su cuenta de usuario externo................................................................ 8

4. Activar un certificado digital emitido por la DIAN............................................... 12

5. Ingresar a los servicios informticos (mbito privado)....................................... 20

6. Cambiar su contrasea o actualizar preguntas de recuperacin de la contrasea
de su cuenta de usuario........................................................................................ 22

7. Recuperacin de contrasea............................................................................. 25






N
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a

Esta gua es una versin compilada de las cartillas
Induccin y Mecanismo Digital que se encuentran
publicadas en el portal de la DIAN.








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1. Requerimientos tecnolgicos para utilizar los servicios informticos de la
DIAN


Los requerimientos son los siguientes:


a. Computador

Cada computador debe cumplir con los siguientes requisitos:

Hardware: Memoria RAM de 512 MB (recomendada 1024 MB), procesador 2 Ghz
(recomendado doble ncleo)

Resolucin del monitor: Configuracin mnima: 800 x 600 (recomendada 1024 x 768)

Sistema operativo: Windows XP SP2 o Windows Vista.

Navegadores: Internet Explorer 7.0 y preferencia de idioma "Espaol (Colombia) [es-co]" o
FireFox 2.0 y preferencia de idioma "Espaol/Colombia [es-co]" o superior, configurados
con ventanas emergentes permitidas al dominio dian.gov.co.

Software Adicional: Acrobat Reader 8.0 o Superior, Flash 9.0 o superior y mquina virtual
J AVA 1.5.0_07 o superior.

b. Descarga de recursos

En la pgina de la DIAN, encontrar enlaces que le indicarn dnde obtener los recursos
solicitados para utilizar los servicios informticos disponibles.

Haga clic sobre la opcin Servicios y luego sobre la opcin Informticos electrnicos.









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c. Configuracin del Navegador

Verifique que su navegador est configurado como se describe a continuacin:


Configurar Idioma Espaol

Verifique el idioma con el cual est configurado el navegador (Ver cartilla Induccin a los
servicios informticos electrnicos de la DIAN).

Limpiar Cach

Convencionalmente, la mayora de los navegadores con el propsito de ofrecer una
visualizacin ms rpida guardan en el computador las pginas visitadas. As, la prxima
vez que usted visite ese sitio, se mostrarn dichas pginas en forma inmediata.

Por lo tanto, es recomendable que con frecuencia realice esta operacin para consultar
las ltimas actualizaciones publicadas.

La explicacin paso a paso se encuentra la cartilla Induccin a los servicios
informticos electrnicos de la DIAN.

Ventanas Emergentes (popup)

Habilite su navegador para que permita el despliegue de ventanas emergentes.

La explicacin paso a paso se encuentra la Cartilla Induccin a los servicios
informticos electrnicos de la DIAN.

Impresora

Para imprimir los formularios se recomienda una impresora lser con resolucin mnima
de 600 dpi, de ninguna manera se debe utilizar una impresora de matriz de puntos.

Insumos

Para la impresin de los formularios utilice papel de 75 gramos (papel de fotocopia).

Conectividad

Las Personas Naturales deben contar con una conexin de banda ancha con un mnimo
de 2000 Kbps.

Las Personas J urdicas deben disponer de una conexin de banda ancha a Internet,
preferiblemente dedicada, con un ISP que forme parte del NAP Colombia
(http://www.nap.com.co/html/integrantes.php); el promedio de utilizacin del canal no
debe sobrepasar el 70% de su capacidad.



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Aclaracin: La DIAN ha firmado convenios con varias empresas del sector de
Telecomunicaciones, con el propsito de establecer extranets y ofrecer mejores opciones
de conexin a sus servicios; las empresas con las cuales se tiene convenio son: ETB,
FLYCOM, Global Crossing , PEOPLE ON LINE y TELMEX.


Acceso de contingencia a los servicios

En caso de no contar con acceso a Internet o de presentarse problemas en la conexin al
ISP, se puede ingresar al portal de la DIAN conectndose a su servidor de acceso remoto
(RAS), empleando el usuario dian@dian.gov.co con password dian. El nmero telefnico
que permite acceder a este servidor es: 019479473770 (Costo del minuto: $30 ms IVA)


Obligados

Los obligados a presentar declaraciones electrnicamente, es decir, los poseedores de un
certificado digital emitido por la DIAN, deben adicionalmente cumplir los siguientes
requerimientos:

- Conectividad: Disponer de una conexin de banda ancha a Internet, preferiblemente
dedicada, con un ISP que forme parte del NAP Colombia; el promedio de utilizacin
del canal no debe sobrepasar el 70% de su capacidad.

- Memoria RAM mnima de 512 MB.

- Instalar la mquina virtual J AVA 1.5.0_07 o superior.

- nicamente podr utilizar los servicios en equipos con sistema operacional Windows
y navegadores Internet Explorer o FireFox.



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2. Ingresar al portal de la DIAN


Ingrese al portal de la DIAN colocando la siguiente direccin en su navegador:


http://www.dian.gov.co


Seleccione la opcin Servicios Informticos Electrnicos:


a. Haga clic sobre la opcin Verificar su sistema para firma.



El proceso de
verificacin toma
aproximadamente
un (1) minuto.



Una vez termine el proceso de verificacin, aparece la siguiente informacin:





Esta ventana le
indica si tiene la
versin requerida
del Flash Player, la
mquina virtual de
J ava y,
adicionalmente,
indica si su
navegador permite
las ventanas
emergentes.





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Si la verificacin anterior indica que no cumple con los requerimientos
solicitados o si transcurrido el tiempo de verificacin, la ventana de
terminacin no aparece, por favor aplique las recomendaciones de
esta gua e instale o actualice el software requerido (Ver en este
documento 1. Requerimientos Tecnolgicos para utilizar los servicios
informticos de la DIAN).



b. Una vez termine la verificacin y si esta indica que se cumplen todos los requisitos,
cierre todas las instancias de su navegador (si lo tiene abierto varias veces) y vuelva a
ingresar.

Este proceso lo debe realizar solamente una vez en cada computador que utilice para
hacer uso de los servicios informticos electrnicos de la DIAN.





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3. Habilitar su cuenta de usuario externo

Para acceder a los servicios informticos electrnicos en el mbito privado, es necesario
habilitar la cuenta, es decir, establecer una contrasea para lo cual debe realizar los
siguientes pasos:

1. Ingrese al portal de la DIAN y escoja la opcin Servicios Informticos Electrnicos:






2. Seleccione la opcin Habilitar cuenta:





Ingrese el tipo de documento de identidad y el nmero del documento y haga clic en el
botn Siguiente:







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La cuenta de acceso es un mecanismo de identificacin
personal, por lo tanto coloque su NIT y el respectivo dgito
de verificacin.


Si en el proceso de verificacin de identidad se detectan incongruencias, aparece un
mensaje con el reporte de error correspondiente, de lo contrario le despliega la siguiente
pgina de verificacin de datos.




En la casilla Nmero del formulario 10036 coloque el nmero que aparece en la casilla 4,
ejemplo: 100366000001033.

En la casilla Fecha de Transaccin coloque la fecha que aparece en la casilla 997, sin
incluir guiones o puntos. Escriba solamente los dgitos, ejemplo: 20051220150710.





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A continuacin haga clic sobre el botn Siguiente con lo cual podr establecer la
contrasea de su cuenta de usuario.







En las casillas Nueva Contrasea y Confirmacin coloque una contrasea personal
teniendo en cuenta las recomendaciones que se mencionan.

Guarde en un lugar privado su Cdigo usuario y contrasea, ya que en adelante le
permitirn ingresar a la DIAN para utilizar cualquiera de los servicios disponibles.

Haga clic sobre el botn Siguiente para continuar su configuracin:






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Defina las preguntas y respuestas que sern utilizadas cuando usted haya olvidado su
contrasea y desee recuperarla.





Igual que en el caso de su contrasea personal, guarde estas respuestas en un lugar
seguro.





Una vez habilitada su cuenta con xito, puede Iniciar sesin.



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4. Activar un certificado digital emitido por la DIAN

Para activar su mecanismo digital consistente en el certificado digital y la clave privada,
usted debe hacer lo siguiente:

1. Ingrese al portal de la DIAN y seleccione la opcin Servicios Informticos
Electrnicos

2. Habilite su cuenta de usuario / funcionario.

3. Para iniciar sesin, digite su identificacin, organizacin y contrasea.

Como el mecanismo digital es personal, el interesado debe escoger en la organizacin el
tem A Nombre Propio. A continuacin debe colocar su cdigo de usuario y contrasea y
hacer clic sobre el botn Ingresar. Una explicacin ms detallada de este paso, la
encuentra en el numeral 5. Ingresar a los servicios informticos (mbito privado).





Descargar Mecanismo digital

Como resultado de la gestin realizada por el funcionario, se ha colocado en su Bandeja
de Tareas en la DIAN una actividad que le permitir generar el mecanismo digital
consistente en un certificado digital.

Una vez ingrese, haga clic en el enlace Tareas que se encuentra en la parte inferior de la
pgina.





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De inmediato, se abre la Bandeja de Tareas con el listado de las tareas asignadas o
disponibles.





Seleccione la tarea relacionada con el mecanismo digital:









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De inmediato se despliega la ventana para activar el mecanismo de firma con certificado
digital:



Diligencie de la siguiente forma los datos solicitados:

No. del Formulario. Digite el Nmero del Formulario (casilla 4) que aparece en la copia
impresa del documento Mecanismo digital para servicios electrnicos DIAN - 10036 y a
continuacin, con el botn Consultar, podr obtener automticamente el respectivo
Nmero de Referencia.

Cdigo de Autorizacin. Coloque el Cdigo de Autorizacin que recibi por el correo
electrnico que figura en el RUT.




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El texto de correo es
el siguiente:







El cdigo que aparece resaltado corresponde al cdigo de autorizacin que debe escribir
en la casilla respectiva.














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Guardar certificado digital

Finalmente, haga clic sobre el botn Generar Certificado y de inmediato se despliega el
siguiente mensaje:



Para confirmar, haga clic sobre el botn SI y le aparecer la ventana para guardar en su
computador el Certificado Digital.

Haga clic sobre el botn que se encuentra a la derecha de la casilla Ubicacin, lo cual le
permite:

1. Escoger la carpeta donde quiere guardar su archivo con el certificado digital.
2. Colocarle un nombre personal a dicho archivo.








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Hecho lo anterior, haga clic sobre el botn Guardar para que los datos sean colocados en
la ventana de Descargar Certificado.




A continuacin complete los datos restantes.

Contrasea y confirmacin contrasea. Estas casillas le permiten escribir una contrasea
o clave personal, con la cual proteger el uso o utilizacin de su certificado digital.

Lo anterior significa que cada vez que usted utilice su certificado digital, los servicios
informticos le pedirn esta contrasea.

Antes de digitar su contrasea o clave personal, por favor tenga en cuenta lo siguiente:




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Su clave personal debe contener obligatoriamente un mnimo de ocho (8)
caracteres.
Por lo menos uno (1) debe ser una letra mayscula.
Por lo menos uno debe ser una letra minscula.
Por lo menos uno debe ser un dgito.
Opcionalmente, puede colocar caracteres imprimibles especiales como el guin,
subrayado, etc.
No debe utilizar su nombre total o parcialmente, ni su nmero de cdula y en lo
posible, no utilizar datos personales.
En caso que la contrasea no sea vlida de acuerdo con los criterios anteriores, el
sistema no la aceptar.

Ejemplos:

Contraseas no vlidas.

RATON. No es vlida porque tiene menos de ocho caracteres, no tiene minsculas y no
tiene dgitos
RatoN. No es vlida porque tiene menos de ocho caracteres y no tiene dgitos
RatoN5. No es vlida porque tiene menos de ocho (8) caracteres.

Contraseas vlidas.
Cualquier Cosa 1999
Cualquier COSA1999
CUALQUIER_cosa_1999
CuAlQuIeR-cOsA-1999


Recuerde que las contraseas son sensibles a maysculas y minsculas, es decir, la
palabra RATON y raton son completamente diferentes, al igual que cada una de sus
combinaciones.

Finalmente, haga clic sobre el botn Guardar Certificado con lo cual se desplegar un
mensaje similar al siguiente que le indica que el certificado ha sido guardado en su
computadora.














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A partir de este momento:

Usted podr utilizar su certificado digital para firmar y cumplir virtualmente sus
obligaciones ante la DIAN.
Si usted olvida o escribe en forma incorrecta su contrasea, no podr utilizar su
certificado digital
La contrasea as como el certificado digital son de su propiedad y estn bajo su
responsabilidad
Su certificado tendr una vigencia de tres (3) aos.







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5. Ingresar a los servicios informticos (mbito privado)

En este punto se explica en detalle cmo ingresar y salir correctamente de los servicios
informticos disponibles.


Cmo Ingresar

El proceso de autenticacin implica que la DIAN tiene un conocimiento previo sobre la
persona que ingresa al portal y del tipo de servicios disponibles para ella, es decir, usted
ya debe tener una cuenta creada y habilitada como se explic anteriormente.

Escoja la opcin Servicios Informticos Electrnicos y a continuacin Inicie sesin.














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Los datos solicitados son los siguientes, los cuales obtuvo durante el proceso de
habilitacin de su cuenta.

Organizacin: Permite establecer si la persona que ingresa al portal obra en
nombre propio o en representacin de otra.

Para seleccionar la Organizacin, tenga en cuenta lo siguiente:


Caso 1. Si ingresa a nombre de una organizacin, seleccione en el desplegable el
tem NIT y digite el NIT correspondiente.
Caso 2. Si ingresa a ttulo personal, escoja el tem A nombre propio.

Usuario: Seleccione en el desplegable el tipo de documento de identificacin y a
continuacin, digite el nmero respectivo. Estos datos deben ser los mismos con
los cuales habilit su cuenta de acceso.

Contrasea: Clave de acceso conocida nicamente por la persona y que se
comporta igual que las claves otorgadas por las corporaciones bancarias para el
manejo de sus tarjetas dbito.

Digitar Contrasea. Para colocar la contrasea haga clic sobre el botn
Contrasea el cual despliega el teclado virtual. Utilice el ratn para colocar la
contrasea y finalice haciendo clic sobre el botn Aceptar.

Una vez determinados los tres datos de la sesin (Usuario, contrasea y organizacin)
haga clic sobre el botn Ingresar con lo cual accede a los servicios informticos
electrnicos que la DIAN pone a su disposicin.


Cmo Salir

Para terminar y salir correctamente haga clic sobre la opcin Cerrar Sesin y a
continuacin, si lo desea, cierre el navegador. En la parte inferior de todas las pginas
aparece el siguiente men:









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6. Cambiar su contrasea o actualizar preguntas de recuperacin de la
contrasea de su cuenta de usuario

Si desea cambiar la contrasea asociada a su cuenta o cambiar las preguntas secretas de
recuperacin de su contrasea, entonces siga los siguientes pasos:

Ingrese al portal de la DIAN, seleccione la opcin Servicios informticos electrnicos y
luego ingrese sus datos de identificacin para Iniciar Sesin.








Una vez ingrese a los servicios informticos electrnicos de la DIAN, seleccione la opcin
Auto Gestin y haga clic en la opcin Cambiar Contrasea








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Se despliega la siguiente pgina:







Una vez haya digitado los datos anteriores, haga clic sobre el botn Cambiar
Contrasea.

A continuacin se mostrar el siguiente mensaje de aceptacin:





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Ahora bien, de la misma manera podr actualizar o cambiar las preguntas y respuestas de
la opcin Configuracin de Preguntas Secretas del men, que le permitirn al usuario
crear una nueva contrasea, en el evento que olvide o pierda la misma.

Haga clic sobre la opcin Configuracin preguntas secretas con la cual se despliegan
las preguntas:









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Cambie las respuestas que desea dar a cada pregunta y haga clic sobre el botn
Guardar. Aparece un mensaje que le informa que la operacin se ha realizado:







A partir de este momento, si usted olvida su contrasea, puede obtener una nueva
contrasea siguiendo los pasos que se describen a continuacin.


7. Recuperacin de contrasea

En caso de olvido de la contrasea asociada a la cuenta para acceder los servicios
informticos electrnicos, puede recuperarla de la siguiente forma.

Ingrese al portal de la DIAN, seleccione la opcin Servicios informticos electrnicos.






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Haga clic sobre la opcin Ha olvidado su contrasea? que se encuentra en la parte
inferior y de inmediato se despliega la siguiente pantalla:








Escoja el tipo de documento que lo identifica, digite el nmero respectivo y haga clic sobre
el botn Siguiente.




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Digite las respuestas correspondientes y podr obtener una nueva contrasea generada
automticamente.