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ALCALDA MAYOR
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PROYECTO
PLIEGO DE CONDICIONES
PROCESO DE CONCURSO DE MRITOS ABIERTO CON PROPUESTA TCNICA
SIMPLIFICADA No. 10 de 2013
OBJETO: Contratar el diseo, desarrollo, implementacin y puesta en funcionamiento del
software necesario para la administracin del acervo documental fsico y digital del
Archivo de Bogot permitiendo el acceso a la informacin por parte del ciudadano.
Bogot D.C.
La Secretara General informa que todos los documentos que expida durante el desarrollo
del presente proceso de seleccin sern publicados y podrn consultarse por cualquier
interesado en el Portal nico de Contratacin - SECOP cuya direccin electrnica es
www.colombiacompra.gov.co
Los interesados podrn hacer las observaciones que consideren pertinentes. Las
observaciones al pliego de condiciones y/o al trmite del proceso de seleccin se recibirn
a travs del correo electrnico: contratossgeneral@alcaldiabogota.gov.cO
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INTRODUCCiN
Este pliego de condiciones ha sido elaborado de acuerdo con los postulados sealados
por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 734 de 2012 y
dems normas complementarias; para tal efecto, se han elaborado los estudios y
documentos previos, con base en los requerimientos formulados por la Direccin Distrital
de Servicio al Ciudadano de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C.,
los cuales cumplen con los requisitos establecidos en la Ley y en sus decretos
reglamentarios.
En caso que usted necesite mayor informacin, aclaracin o explicacin acerca de uno o
ms de los puntos establecidos en el pliego de condiciones, deber dirigirse a la
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., Subdireccin de Contratacin,
carrera 8 No. 10-65, segundo piso del Edificio Bicentenario de la Alcalda Mayor de
Bogot, D.C., Tel. 381 3000, Extensiones 1530-1558.
Se solicita seguir la metodologa de elaboracin de la propuesta sealada en este
documento, con el objeto de obtener claridad y ofrecimientos de la misma ndole que
permitan una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta del proceso de
Concurso de Mritos.
Se recuerda a los proponentes que de acuerdo con la Ley 80 de 1993, el particular que
contrata con el Estado adquiere la calidad de colaborador del mismo en el logro de sus
fines y por lo tanto, cumple una funcin social que implica obligaciones, sin perjuicio de
los derechos que la misma Ley le otorga.
Igualmente, para efectos de la responsabilidad penal, se consideran particulares que
cumplen funciones pblicas en todo lo concerniente a la celebracin, ejecucin y
liquidacin del contrato, por lo tanto estn sujetos a la responsabilidad que en esta
materia seala la Ley a los servidores pblicos.
Las expresiones proponente u oferente usadas en el presente documento tienen el mismo
significado.
Se recomienda a los proponentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas,
tengan en cuenta lo siguiente:
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S[CRETARIAGCNERAl
1. Verificar que no se encuentren dentro de las causales de inhabldad eincompatibldad
oprohibiciones para contratar
2. Examinar rigurosamente el contenido del pliego de condiciones, los documentos que
hacen parte del mismo y las normas que regulan la contratacin administrativa con el
Estado.
3. Adelantar oportunamente los trmites tendientes a la obtencin de los documentos que
se deben allegar con las propuestas y verificar que contiene la informacin completa que
acredite el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley y en el presente pliego de
condiciones.
4. Examinar que las fechas de expedicin de los documentos que se presenten son las
exigidas por la entidad, los cuales debern entregarse en los plazos determinados en este
pliego de condiciones, de acuerdo con el cronograma del proceso de seleccin.
5. Suministrar toda la informacin requerida en el presente pliego de condiciones.
6. Diligenciar totalmente los anexos contenidos en este pliego de condiciones.
POR LO EXPUESTO, SE REITERA LA CONVENIENCIA DE LEER DETENIDAMENTE
EL PRESENTE DOCUMENTO YAJUSTARSE A LOS REQUERIMIENTOS Y TERMINO S
PREVISTOS.
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CAPITULO I
CONDICIONES GENERALES
1.1. FUNDAMENTOS DEL PROCESO DE CONCURSO DE MRITOS.
La seleccin de una empresa consultora para Contratar el diseo, desarrollo, implementacin
y puesta en funcionamiento del software necesario para la administracin del acervo documental
fsico y digital del Archivo de Bogot permitiendo el acceso a la informacin por parte del
ciudadano., se realizar de acuerdo con los requerimientos tcnicos descritos en el
presente pliego de condiciones y a travs del procedimiento de Concurso de Mritos
Abierto, en atencin al tipo de propuesta (PT.S.), al objeto del proceso de seleccin y
teniendo en cuenta que la metodologa para la ejecucin de la consultora, as como el
plan y cargas de trabajo estn descritas en el presente pliego de condiciones.
El presente proceso se adelantar aplicando la ponderacin de los siguientes factores:
Tcnico de la Oferta o del Proyecto, Dignificacin del Trabajo, y Proteccin a la Industria
Nacional; cuya valoracin se har de acuerdo con los puntajes y las frmulas sealadas
en este pliego de condiciones, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del
artculo 2, el numeral 4 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2007, el artculo 3.3.1.2. del
Decreto 734 de 2012. La propuesta econmica no se tendr en cuenta como factor de
escogencia dentro del presente proceso de seleccin.
1.2. OBJETO DEL PROCESO DE SELECCiN.
Contratar el diseo, desarrollo, implementacin y puesta en funcionamiento del software
necesario para la administracin del acervo documental fsico y digital del Archivo de Bogot
permitiendo el acceso a la informacin por parte del ciudadano.
1.3. ALCANCE DEL OBJETO:
El anterior objeto comprende
l. El diseo, desarrollo y puesta en funcionamiento del software (sistema de Informacin)
especializado en la gestin de archivos histricos que permita la gestin de manera
integral de todas las funcionalidades utilizadas en los archivos histricos que permita el
acceso a la informacin por parte del ciudadano.
2. La parametrizacin del sistema de informacin para su adaptacin a la estructura de los
fondos documentales de carcter histrico y colecciones del Archivo de Bogot.
3. Realizar un estudio completo que permita obtener como resultado el estado actual de las
diferentes bases de datos del Archivo de Bogot.
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-Plantear un esquema de datos nuevo a implementar en el sistema de informacin
adquirido segn los requerimientos de la Secretaria General de la Alcalda Mayor de
Bogot, D.C.
-Migracin de datos actualmente existentes en las aplicaciones: WINISIS (Base de
Datos ISIS), Access, Excel para poblar el esquema del sistema de informacin adquirido,
realizando pruebas de funcionamiento de los datos migrados.
-Realizar el plan de pruebas con el acompaamiento del rea funcional, con el fin de
Identificar los problemas que se presentan actualmente en el sistema de informacin con
el objetivo de darle solucin a los mismos.
-Los servicios profesionales necesarios para la instalacin, puesta en marcha y
produccin del sistema de informacin en el Archivo de Bogot.
-Los servicios de capacitacin a los diferentes perfiles de personal del Archivo de Bogot
y la Subdireccin de Informtica y Sistemas.
-Soporte tcnico para asistencia en la resolucin de incidencias e impartir capacitacin
adicional de inters del sistema de informacin, durante un ao a partir del recibo a
satisfaccin de la solucin adquirida.
1.4. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO.
El valor del contrato que resulte del presente proceso de Concurso de Mritos se pagar
con recursos del presupuesto de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot,
D.C., hasta por un valor total de NOVECIENTOS TREINTA Y OCHO MILLONES
NOVECIENTOS CUARENTA Y TRES MIL CIENTO CINCUENTA Y SIETE PESOS
($938.943.157,00) M/CTE, incluido el IVA., de conformidad con los Certificados de
Disponibilidad Presupuestal No. 1162 del 17 de octubre del 2013, por valor de
CUATROCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($450.000.000.00) M/CTE., con
cargo al rubro presupuestal 3-3-1-14-03-32-0766-242 "242- TIC para el desarrollo de un
gobierno digital, una ciudad inteligente y una sociedad del conocimiento y del
emprendimiento" y el No. 1164 del 17 de octubre del 2013, por valor de
CUATROCIENTOS OCHENTA Y OCHO MILLONES NOVECIENTOS CUARENTA Y TRES
MIL CIENTO CINCUENTA Y SIETE PESOS ($488.943.157.00) M/CTE., con cargo al
rubro presupuestal 3-3-1-14-03-31-7379-235 "235- Archivo de Bogot: por una memoria
diversa e incluyente"; expedidos por el responsable del presupuesto de la Secretara
General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.
El presupuesto oficial asignado es el siguiente:
Presupuesto Oficial Incluido NA
$938.943.157.00
Nota 1: Conforme con lo previsto en el Captulo IV, numeral 4.15. de este pliego de
condiciones, cuando el valor total de la oferta sea superior al presupuesto oficial asignado
en el numeral 1.4. del presente pliego de condiciones, la misma ser rechazada.
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Nota 2: Cuando el proponente no diligencia de forma completa el Anexo No. 2 Propuesta
Econmica del presente pliego de condiciones, estar incurso en la causal de rechazo
4.7.
Nota 3: Que de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 4.1.1. del Decreto No. 734 de
2012 sobre "la promocin al desarrollo de las Mypymes y de la industria nacional en la
contratacin pblica", no ser objeto de limitacin de la Convocatoria Pblica del
Concurso de Mritos No. 10 de 2013 exclusivamente a Mypes o Mipymes, tal y como lo
seala el artculo 4.1.3 del Decreto No. 734 de 2012, teniendo en cuenta que el
presupuesto oficial estimado es superior a setenta y cinco mil un dlar americano (US$
75.001) Y ciento veinticinco mil dlares americanos (US$ 125.000), segn lo sealado en
el aviso de convocatoria.
1.5. DESCRIPCiN DE LA NECESIDAD QUE LA SECRETARA GENERAL DE LA
ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C., PRETENDE SATISFACER CON LA PRESENTE
CONTRATACiN.
El Concejo de Bogot, D.C. mediante el Acuerdo 489 de 2012, adopt el Plan de
Desarrollo Econmico, Social, Ambiental y de Obras Pblicas 2012-2016 "BOGOr
HUMANA", en el cual estableci tres ejes estratgicos, siendo el tercero "Una Bogot en
Oefensa y Fortalecimiento de lo Pblico", el cual plantea la racionalizacin de la
administracin pblica, mejorando la prestacin de sus servicios para la toma de
decisiones y la satisfaccin de la demanda de trmites y atencin a la ciudadana. El eje
estratgico antes mencionado, fij entre sus propsitos la participacin, el control
ciudadano, la lucha contra la corrupcin, as como un fuerte compromiso de las entidades
distritales para garantizar el acceso a una informacin oportuna, clara y completa para la
ciudadana.
Acorde a lo anterior, la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot a travs de la
Direccin Archivo de Bogot, formul el proyecto de inversin 7379 "Archivo de Bogot:
por una memoria diversa e incluyente", su clasificacin se encuentra en el Captulo IV en
los artculos 33, 34 Y 43 del Plan con la siguiente estructura:
Eje: una Bogot que defiende y fortalece lo pblico
Programa: Fortalecimiento de la funcin administrativa y desarrollo institucional
Proyecto prioritario: Bogot Humana al servicio de la ciudadana.
El objetivo del proyecto obedece a una necesidad institucional para el mejoramiento de la
administracin documental y la organizacin de los archivos en el Distrito Capital, a travs
del Sistema de Archivos de la Administracin Distrital, as como la puesta al servicio de la
ciudadana de los fondos documentales y las colecciones con valor histrico, que sean
acopiados por la Direccin Archivo de Bogot y definir estrategias de divulgacin cultural,
apropiacin social, uso pedaggico e investigacin acadmica de la memoria de la
ciudad. Dentro de sus objetivos especficos, se contempla "Ampliar las unidades
documentales disponibles para la consulta de la comunidad, a travs de su procesamiento
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tcnico integral, y facilitar la apropiacin social de la memoria de la ciudad, mediante el
uso de tecnologas de informacin y la implementacin de programas de divulgacin".
La organizacin, administracin y puesta en servicio de la informacin surge como una
necesidad para las instituciones del sector pblico, toda vez que ella posibilita el
cumplimiento de los principios consagrados en la Carta Magna de 1991, particularmente,
en lo dispuesto en sus artculos 15y 74 Y se convierte en el soporte para la administracin
de las entidades del Estado, en el servicio al ciudadano, en la transparencia de la gestin
pblica y como garante para la preservacin del patrimonio documental de la Nacin y
requerimiento de garanta de los Derechos Fundamentales, particularmente, del Derecho
a la Informacin consagrado en el Artculo 20 de la Constitucin Poltica de Colombia.
La Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos", seala la importancia de los Archivos
Pblicos, estableciendo que los documentos que lo conforman son potencialmente parte
del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Igualmente, seala que los documentos
constituyen una funcin indispensable en la gestin administrativa, econmica, poltica y
cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las
obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de
informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades
y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. As mismo, atendiendo por dems a las
necesidades tecnolgicas actuales, se dispone en el artculo 19 de la norma relacionada,
que las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la
administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico,
electrnico, informtico, ptico o telemtico.
De conformidad con el literal h) artculo 7 del Decreto 267 de 2007, le corresponde a la
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot OC: "Formular la poltica de gestin
documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos, conservar, proteger y
difundir la memoria institucional e histrica del Distrito", y segn los literales a y e del
artculo 31 ibdem, le corresponde a la Direccin Archivo de Bogot las funciones de:
"Asistir a la Secretara General en la formulacin y coordinacin de las polticas de gestin
documental distrital, para orientar y coordinar el Sistema de Archivos de la Administracin
Distrital" y "Promover la formulacin y orientar la ejecucin de polticas sobre acopio,
adquisicin, organizacin, custodia y servicio de los fondos documentales histricos
producidos por las entidades distritales y otros de inters patrimonial para la ciudad".
El Archivo de Bogot al ser un centro de documentacin histrica, conserva en sus fondos
la memoria institucional del Distrito, promueve el acceso a los documentos a travs de
mecanismos de preparacin y organizacin tcnica, garantizando la salvaguarda de los
mismos y su disponibilidad como fuente de consulta para la visin retrospectiva de la Ad-
ministracin y el apoyo al desarrollo cultural, cientfico e investigativo de la ciudad. En este
marco, la Direccin Archivo de Bogot enfoca todos sus esfuerzos en el cumplimiento de
las funciones a ella impuestas, y cuenta con cerca de 2.080.000 registros de documenta-
cin textual, planos, fotografas, audiovisuales, material bibliogrfico y hemerogrfico, los
cuales, si bien son puestos al servicio de la ciudadana, su disposicin se limita tan slo a
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la consulta fsica, en la mayora de los casos de los documentos originales con valor hist-
rico y cultural para la ciudad, lo que conduce, de un lado, al riesgo de prematuro deterioro
y del otro, a su bajo nivel de consulta, que se limita a los investigadores, estudiantes, aca-
dmicos y en general ciudadanos que asisten personalmente a la Sala de Consulta del Ar-
chivo de Bogot. En los primeros seis meses del presente ao 2013, se han realizado
24.818 consultas por parte de 2625 ciudadanos.
Esta limitante ha sido reportada por la Direccin Archivo de Bogot a travs de la
formulacin del proyecto de inversin 7379, al igual que ha sido objeto de anlisis por
parte de la Contralora de Bogot (Informe de Auditora Gubernamental con Enfoque
Integral, Modalidad Regular, vigencia 2009 en el hallazgo administrativo 3.3.1.4.1).
Conscientes de la necesidad de avanzar en el servicio integral de los documentos que
constituyen y hacen parte del acervo documental de la ciudad, la Direccin Archivo de
Bogot inici la descripcin de sus fondos documentales, mediante dos herramientas: el
formato nico de inventario elaborado por el Archivo General de la Nacin, al que se le
hicieron algunos ajustes; y un modelo de datos definido por el Archivo de Bogot para la
descripcin del material grfico, cartogrfico y visual, que tuvo en cuenta el formato
utilizado por al Archivo Histrico de Antioquia y el formato del Archivo General de la
Nacin.
Para este ltimo caso, se desarroll una base de datos que permita la descripcin de una
unidad compuesta -denominada proyecto para el caso de los planos, y lbum para el
caso de las fotografas- y de cada uno los documentos ligados a dichas unidades -planos
o fotografas-o Durante el ao 2006 se desarroll una segunda base de datos aplicable al
material textual que permita la descripcin de las unidades documentales diferenciando
en la descripcin la unidad documental y la unidad de almacenamiento.
Desde el primer semestre del 2007, la Direccin Archivo de Bogot redefini las normas y
formatos de descripcin, tomndose como referente la Norma Internacional General de
Descripcin Archivstica -ISADG, el Manual de mtodo de descripcin AlOA
(Administracin Integral de los Documentos y los Archivos) del Archivo Municipal de
Barcelona, as como los modelos de datos desarrollados por el propio Archivo de Bogot.
Con estos elementos se desarrolla el Mdulo de Descripcin de Archivos- MIDAS
incorporando la descripcin a nivel de fondo/subfondo, seccin, serie/subserie, unidad
documental compuesta y unidad documental simple (planos, fotografas y documentos
textuales) y se inicia el proceso de migracin comparando las estructuras de los datos de
los mdulos de catalogacin con respecto a la estructura de MIDAS.
Esta herramienta informtica para el registro, almacenamiento y administracin de las
descripciones documentales, se encuentra en una instancia de produccin limitada a la
operacin funcional para la captura y almacenamiento de datos descriptivos. El software
carece de un mdulo de bsqueda y recuperacin que permita el establecimiento de
operaciones de consulta basada en criterios definidos por el usuario para acceder a los
registros descriptivos, adems no dispone de una integracin que permita asociar las
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imgenes digitalizadas a una unidad documental descrita, as como un mdulo de
generacin de reportes y estadsticas bsicas, razn por la cual se defini dejar el sistema
MIDAS para consulta y migrar todos sus contenidos a WINISIS.
En el ao 2003 el Archivo de Bogot recepcion la donacin del Centro de documentacin
del Instituto Distrital de Cultura y Turismo IDCT la cual se encontraba implementada en el
sistema WINISIS desde el 2001, hasta la fecha se continu con la descripcin en este
sistema. WINISIS fue desarrollado por la UNESCO, permite construir y administrar
bases de datos estructuradas no numricas, es decir, bases de datos constituidas
principalmente por textos. Aunque WINISIS trata con textos y palabras, y por lo tanto
ofrece muchas de las caractersticas encontradas comnmente en un procesador de
palabras, hace mucho ms que el simple proceso de textos. Esto se debe a que los
textos que procesa WINISIS estn estructurados en datos elementales que define el
usuario. Su objetivo principal fue la catalogacin del material bibliogrfico y
hemerogrfico, y en la actualidad se est describiendo material de Archivo realizando el
smil entre MARC e ISADG, con todas las restricciones que esto conlleva. Es as, que la
Direccin Archivo de Bogot en la actualidad carece de herramientas tcnicas y
tecnolgicas que permitan que los materiales digitalizados sean puestos al servicio de las
ciudadanas y ciudadanos para su conocimiento, divulgacin, consulta e investigacin
masiva.
Una mirada a la prctica internacional relacionada con el uso de las Tecnologas de
Informacin y Comunicaciones (TIC), evidencia la necesidad de establecer el uso de
estas herramientas para la puesta al servicio electrnico de documentos con valor
histrico para la humanidad; ejemplos como el del sistema integral de archivos estatales
de Espaa, que dispone en lnea ms de 17.000.000 de documentos; los archivo
britnicos; el proyecto NARA de los Estados Unidos, el Archivo General de la Nacin de
Colombia, que tiene en libre acceso ms de 4.500.000 de folios para consulta, entre otros
muchos, son ejemplos que muestran la imperiosa necesidad de avanzar en el desarrollo
electrnico de los Archivos en el Distrito Capital, para que estos sean cada vez ms
conocidos, ya no slo por los visitantes de la Sala de Consulta del Archivo de Bogot, sino
por los miles o millones de usuarios, que a travs de sus computadores deseen acceder a
travs de la Internet y entrar en relacin con la memoria de Bogot.
Las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (en adelante TIC), a las voces
del artculo 6 de la Ley 1341 de julio 30 de 2009, son el conjunto de recursos,
herramientas, equipos, programas informticos, aplicaciones, redes y medios, que
permiten compilar, procesar, almacenar, transmitir informacin como voz, datos, texto,
video e imgenes. Las TIC sirven al inters general y es deber del Estado promover su
acceso eficiente y en igualdad de oportunidades, a todos los habitantes del territorio
nacional. Desde esta premisa resulta imperioso reconocer el acceso y uso de las TIC, el
despliegue y uso eficiente de la infraestructura, el desarrollo de contenidos y aplicaciones,
la proteccin a los usuarios, la formacin de talento humano en estas tecnologas y su
carcter transversal, como pilares para consolidar las sociedades de la informacin y del
conocimiento.
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En concordancia con los principios y propsitos contemplados en la Ley 1341 de julio 30
de 2009, el Alcalde Mayor de Bogot D.C. mediante el Decreto 077 de 2012 por medio del
cual se modific la estructura organizacional de la Secretara General de la Alcalda Mayor
de Bogot D.C., cre la Oficina Alta Consejera Distrital de TIC como dependencia del
ms alto nivel, perteneciente al Despacho del Alcalde Mayor, encargada entre otras
funciones, de dirigir y liderar la formulacin, articulacin y seguimiento de las polticas,
lineamientos y directrices distritales en materia de TIC y asesorar en materia de
articulacin, coordinacin y supervisin para impulsar el fortalecimiento de las entidades
distritales mediante la aplicacin y uso de las TIC, como factor estratgico para el
desarrollo del gobierno en lnea, la prestacin de mejores servicios a la ciudadana, la
consolidacin de una ciudad digital e inteligente y la construccin de una sociedad del
conocimiento, ampliando y profundizando los procesos de participacin ciudadana y de
democratizacin de la informacin.
De otra parte y teniendo como fin el acceso y uso de las TIC, resulta pertinente anotar que
el Concejo de Bogot mediante el Acuerdo No. 489 de 2012 aprob el Plan de Desarrollo
Bogot Humana, que en su artculo 44 y por primera vez para Bogot registr el
Programa TIC para Gobierno Digital, Ciudad Inteligente y Sociedad del Conocimiento y
del Emprendimiento, para fortalecer el acceso universal, el uso y la apropiacin social de
las TIC, su aplicacin estratgica y coordinada en las entidades distritales destinada a
reducir la brecha digital e incrementar la eficacia de la gestin pblica, disponer de
informacin pertinente, veraz, oportuna y accesible, en los procesos de toma de
decisiones, prestar servicios a la ciudadana, rendir cuentas y realizar control social,
contribuyendo a la consolidacin de la ciudad incluyente e inteligente y al desarrollo
econmico, social y cultural de su poblacin. Los proyectos prioritarios de este programa
son:
Bogot: hacia un Gobierno Digital y una Ciudad Inteligente. Busca promover e
incorporar de manera estratgica y coordinada el uso intensivo de las TIC para
incrementar la aplicacin y uso de los medios digitales en la gestin de las entidades
distritales, con el fin de mejorar su eficacia y su capacidad de atencin y respuesta a las
necesidades y demandas ciudadanas, garantizando su participacin.
Bogot: las TIC, dinamizadoras del conocimiento y del emprendimiento.
Busca promover el uso y apropiacin de las TIC para brindar a la poblacin mayores
oportunidades de acceso al conocimiento y al esparcimiento, as como al desarrollo
econmico y social con emprendimiento, contribuyendo a superar la exclusin social y a
cerrar las brechas existentes entre las diversas ciudadanas. Crear el Centro de
Apropiacin Tecnolgica para reducir la brecha digital y la alfabetizacin tecnolgica en
Bogot. Avanzar en la formulacin de la poltica pblica para las TIC para implementar la
Biblioteca Distrital, la cual prestar el servicio de informacin en lnea con acceso a
volmenes y archivos digitales del Distrito Capital.
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Fortalecimiento de los medios comunitarios. Busca promover y fortalecer los
procesos comunitarios distritales o locales de comunicacin en la ciudad para impulsar la
equidad en el acceso a los espacios y medios de comunicacin y fomentar la circulacin
democrtica de opiniones e informaciones.
Promover la utilizacin del software libre en el Distrito Capital. Busca
implementar en las entidades distritales el uso de medios electrnicos para realizar
cobros, pagos y dems diligencias que deban realizar los ciudadanos.
Dentro del proyecto prioritario "Bogot: Las TIC, dinamizadoras del conocimiento y del
emprendimiento", se estableci por parte de la Alta Consejera Distrital de TIC, apoyar el
desarrollo del Sistema de Informacin para la Administracin documental histrica y
patrimonial de Bogot, custodiada y conservada por la Direccin Archivo de Bogot,
teniendo en cuenta la formulacin del proyecto que esta Direccin present ante la Alta
Consejera, como proyecto inscrito en el banco de proyectos, para que de esta forma, se
le asignaran recursos para su ejecucin.
La Alta Consejera Distrital de TIC conform un banco de proyectos en el cual las
entidades del distrito formulaban sus iniciativas que en materia TIC presentaran como
necesidad.
Dentro de este enfoque, la Alta Consejera, evala la transversalidad y el impacto que el
resultado del proyecto brinde a la ciudadana y a Bogot.
2. ANTECEDENTES
En una investigacin realizada en 2011 mediante la aplicacin del mtodo cientfico, la
Direccin Archivo de Bogot determin una lnea de base que establece un modelo de
puesta en servicio digital de archivos audiovisuales y textuales de valor histrico,
producindose un estudio que determina los requerimientos tcnicos, tecnolgicos y
administrativos para la puesta en servicio digital de documentos textuales y audiovisuales,
siguiendo parmetros de calidad y eficiencia de nivel internacional.
Esta investigacin aplicada se origina para satisfacer entre otras las siguientes
necesidades:
A . La necesidad de definir e implantar un desarrollo tecnolgico nuevo para la puesta en
servicio digital, como lo tiene por ejemplo el AGN, de un acervo cercano a los 700.000
documentos, que implica la incorporacin de tecnologas nuevas (hardware y software) de
las que se carece, su adaptacin al entorno especfico que son los procesos y
procedimientos especializados de acopio, conservacin, descripcin, catalogacin, guarda
y consulta en el Archivo de Bogot, dado que se trata de un acervo documental nico, que
no existe en ninguna otra parte del mundo y que no est estandarizado.
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B. La necesidad de desarrollar conocimiento aplicado que termina en la formulacin de un
producto nuevo para la descripcin y puesta en servicio de archivos audiovisuales en un
archivo histrico, que es en s mismo una actividad de creacin tecnolgica mediante un
proceso tcnico que aplica el saber de la comunicacin social, la archivstica, la historia y
la ingeniera industrial aplicadas, del cual no hay antecedente, incluido el Archivo General
de la Nacin, lo que constituye un desarrollo absolutamente innovador en la materia y del
que se careca. Entonces, es tambin a todas luces claro que esta actividad de creacin
de un producto nuevo que permite la valoracin y descripcin de archivos audiovisuales.
As mismo, esta investigacin en su conjunto estuvo orientada a: 1. Establecer los
primeros pasos para ponerse a la vanguardia en la puesta en servicio digital, evitando
quedarse rezagado de las nuevas tecnologas de archivo; transporte y consulta de
archivos textuales y audiovisuales en un entorno digital. 2. Avanzar en la consolidacin de
un modelo de puesta en servicio digital de la memoria textual y audiovisual, lo que le dar
mayor posicionamiento en la comunidad acadmica, en la ciudadana y el conjunto social,
como proveedor de conocimiento e informacin con perspectiva histrica. 3. Crear las
bases para que el Archivo de Bogot se integre de manera armnica a los esquemas y
polticas de Gobierno Electrnico, incluido el intercambio y almacenamiento de
informacin, y 4. Sentar las bases para crear un modelo de puesta en servicio digital que
facilitar al ciudadano la consulta electrnica de los documentos textuales y audiovisuales
que reposan en el Archivo de Bogot.
Los productos entregables del convenio especial de cooperacin por ciencia, tecnologa e
innovacin N 2215100-747-2009 fueron los siguientes:
1. Componente 1. Investigacin aplicada para el modelo de puesta en servicio digital
de documentos. En este componente se recibi un texto que consta de doscientos
noventa y un (291) pginas con los siguientes productos:
Comparacin y evaluacin de tres (3) modelos o funcionalidades de organizacin y
puesta en servicio de archivos digitales, agrupados por las diferentes reas requeridas
para la implantacin del Sistema de Archivos en el Archivo de Bogot, insumo necesario
para la elaboracin de las especificaciones tcnica y el estudio de mercado. Durante el
estudio de mercado el equipo de consultora constantemente realiz un proceso de
evaluacin de las funcionalidades, agrupadas por las diferentes reas requeridas para la
implantacin de un sistema de archivo histrico eficiente. Los tres (3) modelos o
funcionalidades evaluados fueron:
Informtica El Corte Ingls, S.A., producto ArchiDOC (Espaola)
EMC, producto Documentum (Estadounidense)
Baratz Servicios de Teledocumentacin, S.A., producto Albal (Espaola)
Adicionalmente, la Consultora evalu tres (3) modelos de organizacin y puesta en
servicio de archivos digitales:
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Experiencia 1. Archivo histrico de Navarra, Espaa.
Experiencia 2. Archivo histrico de Komintern, Mosc.
Experiencia 3. Archivo histrico de Mxico.
Dado que el software y hardware requeridos por el Archivo de Bogot debe cumplir con la
funcionalidad de ofrecer en lnea y en tiempo real la informacin puesta en servicio, la
consultora contempl la necesidad de evaluar los aspectos relacionados con los
siguientes portales (sitios) web:
Archivo General de la Nacin de Colombia
Gobierno Principado de Asturias, Espaa
Gobierno de Catalua, Espaa
En desarrollo del proyecto, se evaluaron experiencias de cinco naciones y al tiempo se
tuvieron en cuenta aspectos tales como: la tradicin archivstica histrica colombiana que
procede de Espaa, y el modelo del Archivo de Bogot que fue diseado e implementado
con base en los Archivos de Catalua, tomando como criterio fundamental, a tener en
cuenta, la barrera idiomtica.

El documento de investigacin, evaluacin e identificacin de los requerimientos tcnicos,

tecnolgicos y administrativos, y la formulacin del plan tcnico para la puesta en servicio
de documentos digitales en el Archivo Bogot, garantiza que el Archivo pueda cumplir su
misin como Archivo Histrico de la Ciudad, promueva la investigacin en un ambiente
tecnolgico propicio para estos fines, adicionalmente asegura un crecimiento sostenible y
escalable a las necesidades de los usuarios y de la ciudadana; ajustado a los modelos de
buenas prcticas y a las tendencias tecnolgicas de punta; para lo cual elaboraron los
siguientes informes que se reflejan en los entrega bies producto del Convenio as:
a) Documento de evaluacin de tres (3) modelos de organizacin y puesta en servicio
de archivos digitales, seleccionando tres (3) archivos histricos:
1. Experiencia 1. Archivo Histrico de Navarra, Espaa.
ii. Experiencia 2. Archivo Histrico de Komintern, Mosc.
iii. Experiencia 3. Archivo Histrico de Mxico.
De igual forma se construy un documento que contiene una metodologa para la
evaluacin y anlisis correspondiente a los siguientes portales (sitios) web:
iv. Archivo General de la Nacin Colombia,
v. Gobierno Principado de Asturias,
vi. Gobierno de Catalua.
b) Documento Mapeo de archivos fsicos y digitales para puesta en servicio e informe
que contiene:
El instructivo para la elaboracin del pre-mapeo de medios audiovisuales.
Pre diagnstico del material audiovisual para su transferencia y digitalizacin.
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e) Documento de evaluacin de los recursos tcnicos y tecnolgicos disponibles en el
archivo de Bogot para la digitalizacin de documentos donde se elabor el diagnstico
comparativo a nivel de hardware y software con los siguientes documentos/productos:
Procedimiento para medir las mtricas utilizadas en la evaluacin de un software
Metodologa para la evaluacin de hardware
d) Documento de Identificacin de los requerimientos tcnicos, tecnolgicos y
administrativos, y la formulacin del plan tcnico para la puesta en servicio de
documentos digitales en el Archivo Bogot, que contiene la comparacin y evaluacin de
tres (3) modelos o funcionalidades de organizacin y puesta en servicio de archivos
digitales, agrupados por las diferentes reas requeridas para la implantacin del Sistema
de Archivos en el Archivo de Bogot, insumo necesario para la elaboracin de las
especificaciones tcnica y el estudio de mercado.
Diseo tcnico, arquitectura y anlisis preliminar de solucin tecnolgica - modelo
tecnolgico.
Diseo, requerimientos tcnicos y plan tcnico de Tecnologas de la Informacin
del Archivo de Bogot evaluacin y comparacin des tres (3) modelos o funcionalidades 1.
Informtica El Corte Ingls, S.A., producto ArchiDOC (Espaola) 2. EMC, producto
Documentum (Estadounidense) Modelo 3. Baratz Servicios de Teledocumentacin, S.A.,
producto Albal (Espaola)
Estudio de mercado del software para archivos requerido para la Direccin Archivo
de Bogot
Invitaciones a cotizar
Metodologa para la documentacin de procesos: gestin de servicios, mapa de
interrelaciones entre procesos de acopio, descripcin, valoracin, conservacin de la
documentacin.
e) Documento de la consultora desarrollada por la firma Vanegas Beltrn Abogados
Asociados Ltda. para establecer el marco jurdico y las condiciones de uso, manejo y
puesta en servicio digital de los archivos textuales y audiovisuales que reposan en la
Direccin Archivo de Bogot. Consta de cincuenta y siete (57) pginas.
Durante todo el tiempo de desarrollo de la consultora y en la revisin de los productos de
la misma, se cont con el apoyo tcnico de un equipo conformado por los profesionales
especializados de la Direccin Archivo de Bogot, que tenan bajo su responsabilidad el
desarrollo de las actividades, de los procesos y procedimientos correspondientes al
macroproceso de la Subdireccin Tcnica de la Direccin Archivo de Bogot.
Adicionalmente, la Direccin Archivo de Bogot solicit a la Subdireccin de Informtica y
Sistemas de la Secretara General, el acompaamiento de sus profesionales, quienes
prestaron la asesora tcnica en lo relacionado con las especificaciones tcnicas
requeridas para la compatibilidad de la Infraestructura Tecnolgica y esquema de alta
disponibilidad de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, con el sistema de
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informacin (software) requerido, segn la formulacin del plan tcnico para el Archivo de
Bogot.
2. Componente 2. Investigacin aplicada para la construccin de un modelo de
puesta en servicio de documentos audiovisuales para el archivo de Bogot. En este
componente se recibi un documento que consta de cuatrocientas sesenta y un (461)
pginas con los siguientes productos:
a) Evaluacin de tres (3) modelos de organizacin y puesta en servicio de archivos
audiovisuales, seleccionados en experiencias desarrolladas en:
Informe de 3 experiencias de contexto de material audiovisual:
- Casa Editorial El Tiempo CEET,
- RCN Televisin
- Fundacin Patrimonio Flmico Colombiano FPFC
b) Mtodo y herramientas tcnicas adecuadas para la valoracin, descripcin,
catalogacin y actualizacin de archivos audiovisuales en el archivo de Bogot.
Principios y criterios de valoracin de los documentos de archivos audiovisuales
Modelo metodolgico e instrumentos tcnicos adecuados para la valoracin,
descripcin, catalogacin y actualizacin de archivos audiovisuales
Metodologa de valoracin de archivos audiovisuales
Metodologa para la seleccin del material audiovisual del archivo de Bogota
Metodologa de actualizacin de inventarios de archivos audiovisuales
e) Mapeo de archivos audiovisuales existentes en el archivo de Bogot.
Inventario de 467 unidades documentales seleccionadas
Metodologa de diagnstico de material audiovisual
Informe de diagnstico situacional de los archivos de medios audiovisuales en el
depsito 6-01 del Archivo de Bogot.
d) La consultora valid el modelo tcnico de preservacin y transferencia a un
formato de conservacin material custodiado por el Archivo de Bogot durante la
ejecucin de una prueba piloto, obteniendo la digitalizacin de quinientas (500) unidades
documentales audiovisuales, de estas seleccion una muestra de treinta y tres (33)
unidades documentales, sobre los cuales se realiz la validacin de los instrumentos de
valoracin, catalogacin y descripcin desarrollados sobre la muestra audiovisual
transferida, recibiendo como producto final.
Treinta y tres (33) fichas de catalogacin y descripcin audiovisual sobre la
herramienta descriptiva.
Treinta y tres (33) Fichas de Valoracin para documentos audiovisuales sobre la
herramienta descriptiva y
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Un informe final de la ejecucin del piloto: descripcin y valoracin de documentos
en medios audiovisuales.
e) Informe final del contrato de prestacin de servicios suscrito con la firma Futuro
Digital que consta de ocho (8) folios y del inventario digital de las 500 unidades
documentales audiovisuales.
De esta manera la investigacin efectuada se constituye en un primer paso para brindarle
al usuario una herramienta de acceso basada en un entorno web de comprensin
"natural", que le brindar al ciudadano el acceso de navegacin o consulta transversal a
los apuntadores temticos, cronolgicos u onomsticos, as como a los recursos
digitalizados de cientos de imgenes componentes del recurso informativo.
Se inici el proceso de las licitaciones 02 y 03 con el objeto de contratar el sistema de
informacin las cuales nicamente llegaron a la etapa de prepliegos, estas no fueron
finalizadas satisfactoriamente debido a la necesidad de constitucin de reservas
presupuestales que impactaran de manera importante al proyecto de inversin del
Archivo de Bogot; por esta razn, la alta gerencia determin que se realizara la
devolucin del presupuesto destinado para dicho fin a la Secretaria de Hacienda, lo cual
conllevo al hallazgo 3.3.2.1 presentado por la Contralora de Bogot, D.C., con ocasin de
la auditora gubernamental con enfoque integral modalidad regular vigencia 2011.
Se realiz un plan de mejoramiento correspondiente a este hallazgo con el fin de
establecer las estrategias que permitieran salvaguardar el patrimonio de la ciudad.
A partir de los documentos tcnicos previamente establecidos y teniendo en cuenta las
directivas con las condiciones establecidas por la Alta Consejera Distrital de TIC donde
todo sistema desarrollado o adquirido para la Secretara General de la Alcalda Mayor de
Bogot D.C. debe ser compatible con la infraestructura tecnolgica disponible y que la
Subdireccin de Informtica este en capacidad de soportar como lo son:
- Los servidores de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. se
encuentran en sistema operativo Linux.
- Los lenguajes de programacin que se soportan son J ava o PHP
- Las bases de datos de los sistemas de informacin se estn migrando progresivamente
a Postgres o Mysql.
La poltica distrital en materia de TIC, especialmente el artculo 44 del plan de desarrollo y
la directiva No. 011 de 2012 del Alcalde Mayor sobre "Promocin y Uso del Software Libre
en el Distrito capital"
La Direccin Archivo de Bogot estableci las especificaciones tcnicas en su totalidad,
que consisten en sus funcionalidades de manejo y operativas, y con el apoyo de la
Subdireccin de Informtica y Sistemas y la Alta Consejera Distrital de TIC, mediante la
realizacin de mesas de trabajo, se efectu acompaamiento en la concepcin y
estructuracin del proyecto, cada una de las dependencias desde su misionalidad. Se
realiz un sondeo de mercado con el fin de explorar todas las posibilidades para
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adquisicin o desarrollo en modalidad de Software libre, comercial, desarrollo a la medida
con el fin de tener todas las herramientas de juicio y de esta forma definir la orientacin de
la adquisicin del sistema de informacin. Una vez finalizada esta fase, se evidenciaron
las ventajas del desarrollo del software con cdigos abiertos razn por la cual se defini
que esta sera la modalidad de contratacin bajo el esquema de Concurso de Mritos
Abierto.
La definicin de los dems requisitos habilitantes, criterios de evaluacin, forma de pago y
otras consideraciones contractuales, fueron elaborados y sern revisados en mesas de
trabajo con la participacin de distintas dependencias de la Secretara General, como los
son la Direccin Archivo de Bogot, la Alta Consejera Distrital de TIC, las Subdirecciones
de Informtica y Sistemas, de Contratacin y Financiera, coordinados por la Direccin de
Gestin Corporativa y aprobados por el Comit de Contratacin de la entidad.
Desarrollada esta primera etapa del proyecto, que se constituy sin lugar a dudas en un
paso estratgico hacia el salto digital del Archivo de Bogot, es indispensable, con base
en ella, avanzar el diseo, desarrollo y puesta en funcionamiento del software necesario
para la administracin de la documentacin histrica fsica y digital del Archivo de Bogot
que permita el acceso a la informacin por parte del ciudadano.
1.6 IDIOMA
Las propuestas, comunicaciones, aclaraciones, modificaciones y todo lo referente al
desarrollo del presente proceso de seleccin, se harn en idioma castellano.
1.7 DOCUMENTOS
Forman parte integral del presente proceso de Concurso de Mritos:
Estudios y documentos previos
El pliego de condiciones.
El Certificados de Disponibilidad Presupuestal No. 1162 del 17 de octubre del 2013
No. 1164 del 17de octubre del 2013.
Las adendas y comunicaciones que expida la Secretara General en desarrollo del
presente proceso de seleccin.
Las propuestas con todos sus anexos.
Los informes de verificacin y evaluacin.
Los dems documentos que se alleguen y se expidan dentro del proceso.
El contrato.
1.8. ACCIONES ANTICORRUPCIN
En el evento que las veeduras ciudadanas, la SECRETARA GENERAL, los proponentes
o un ciudadano adviertan hechos constitutivos de corrupcin, los pondrn inmediatamente
conocimiento de las autoridades competentes, sin perjuicio de las acciones legales a que
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hubiere lugar, a travs de las
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www.presidencia.gov.co, y
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direcciones electrnicas de la Veedura Distrital:
de la Presidencia de la Repblica:
del Portal de Contratacin del Distrito Capital:
Igualmente podrn informar a la Veedura Distrital, a travs de los nmeros telefnicos 3
40 76 66 2 68 48 56 o a la Presidencia de la Repblica, Programa Lucha Contra la
Corrupcin.
1.9. DERECHOS Y DEBERES DEL PROPONENTE
1.9.1. Los establecidos en el artculo 5 de la Ley 80 de 1993.
1.9.2. La oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que
se rindan o adopten, para lo cual se han sealado en este pliego de condiciones, etapas
que permiten el conocimiento de dichas actuaciones y la posibilidad de expresar sus
observaciones.
El desarrollo del presente proceso de concurso de mritos es de carcter pblico,
respetando la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios.
Los proponentes debern indicar cules de los documentos aportados son de carcter
reservado e invocar la norma que ampara dicha reserva, para as dar cumplimiento a lo
establecido en el numeral 4 del artculo 24 de la Ley 80 de 1993. Si el proponente no hace
pronunciamiento expreso amparado en la Ley, se entender que toda la oferta es pblica.
1.9.3. El oferente que formule propuestas en las que se fijen condiciones econmicas y
de contratacin artificialmente bajas con el propsito de obtener la adjudicacin del
contrato, responder conforme a las leyes vigentes e igualmente responder por haber
ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber
suministrado informacin falsa o por sus acciones u omisiones en la actuacin
contractual.
1.9.4. Cuando sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad dentro del presente
proceso, se entender que el proponente renuncia a la participacin en el proceso de
seleccin y a los derechos surgidos del mismo, para lo cual, deber informar tal hecho
oportunamente. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de
un Consorcio o Unin Temporal ste ceder su participacin a un tercero, previa
autorizacin de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. As mismo,
deber tenerse en cuenta lo dispuesto en el artculo 1 de la Ley 1296 de 2009.
1.9.5. No incurrir en la conducta descrita en el artculo 16 de la Ley 1474 de 2011 sobre
"CORRUPCiN PRIVADA".
1.9.6 El proponente seleccionado dar aplicacin a lo dispuesto por la Directiva No. 1 de
2011 del Alcalde Mayor de Bogot, D.C., sobre la democratizacin de las oportunidades
econmicas en el Distrito Capital y promocin de estrategias para la participacin real y
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efectiva de las personas naturales vulnerables, marginadas y/o excluidas de la dinmica
productiva de la ciudad, si a ello hubiere lugar.
1.10. RGIMEN LEGAL
El procedimiento que rige para el presente proceso de Concurso de Mritos se regula
ntegramente por lo establecido para el efecto por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007,
el Decreto Reglamentario 734 de 2012 y sus normas concordantes.
El contrato que resulte en virtud de este proceso se regular por las normas contenidas
en la Ley 80 de 1993, el Cdigo de Comercio, el Cdigo Civil y dems disposiciones
concordantes.
Igualmente, aplica al presente proceso el conjunto de reglas previstas en este pliego de
condiciones, en las adendas, resoluciones y dems documentos que se expidan con
ocasin del mismo.
1.11. RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS EMPRESAS
La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., incluye el tema de la
responsabilidad social a ttulo informativo, con el fin de crear conciencia para el
mejoramiento de nuestra ciudad y nuestro pas para resaltar la importancia de que todos
los colombianos podamos tener inclusin en el mejoramiento de la calidad de vida, y las
oportunidades en una sociedad que tiene una gran cantidad de personas en lnea de
pobreza, y donde el sector empresarial es corresponsable con el gobierno distrital en el
mejoramiento de vida de los colombianos.
La Responsabilidad Social Empresarial se deriva de una visin integral de la sociedad y
del desarrollo, que busca que el crecimiento econmico y la productividad, se asocien a la
calidad de vida de la gente y por lo tanto el fin general de la economa, que debe ser
proporcionar bienestar a la sociedad, lo que implica un compromiso ms profundo de los
actores econmicos con sta.
Se enmarca dentro del buen ejercicio de la gestin empresarial, que atraviesa los
diferentes escenarios de actuacin de las empresas, como son: (i) Normativo: Hace
referencia al conjunto de leyes y normas generales que las diferentes instancias del
Estado dictan para regular el funcionamiento de las empresas, los mercados y la
competencia.(ii) Operacional: Se relaciona con los factores que permiten que las
empresas produzcan bienes de acuerdo a sus objetivos corporativos; (iii) Econmico:
Los recursos relacionados con la creacin de valor y rentabilidad, capital e inversiones,
costos, precios, tarifas y prcticas de mercado. (iv) Social: Tiene relacin con los
aspectos que vinculan el quehacer de la organizacin con el contexto social en el que
acta, de modo que le permita contribuir a la calidad de vida y el bienestar social. (v)
Laboral: En pro de mantener y mejorar el nivel de vida de los trabajadores, las empresas
que contraten con la Secretara General, deben velar por el cumplimiento de los principios
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y mandatos de que trata la Constitucin Poltica de Colombia, y las normas que regulan
las relaciones laborales, as como del cumplimiento de los pagos al Sistema Integral de
Seguridad Social en Salud y Pensiones. (vi) Ambiental: la identificacin del impacto
ambiental, proteccin del medio ambiente y desarrollo sostenible.
La responsabilidad Empresarial se fundamenta en el compromiso, la participacin y la
construccin de una cultura de autorregulacin.
Dentro del contexto anterior toda empresa tiene: (i) Una responsabilidad indelegable; (ii)
Alinea los procesos productivos y comerciales con un fin social; (iii) Promueve el
desarrollo humano sostenible; (iv) Protege los derechos humanos; (v) Se fundamenta en
la congruencia que incluye la coherencia con los principios y valores, consistencia con las
prcticas empresariales y consecuencia en la toma de decisiones.
1.12. TRABAJO DIGNO
En este sentido, el concepto Trabajo Digno y Decente se alinea con los objetivos y
propsitos fundacionales de la Organizacin Internacional del Trabajo (OIT), que procura
mayores oportunidades para que mujeres y hombres puedan tener empleos e ingresos
dignos, buena cobertura de la seguridad social, respeto a sus derechos fundamentales del
trabajo, como el derecho de asociacin y el dialogo social, entendido ste como la
interaccin constructiva de empleados (sindicatos), Estado y empresarios
(agremiaciones).
As mismo, el concepto Trabajo Decente se asienta en el reconocimiento de que el trabajo
es fuente de dignidad personal, estabilidad familiar, paz en la comunidad, democracia en
beneficio de todos y crecimiento econmico; y refleja las prioridades de la agenda social,
econmica y poltica de los pases y del sistema internacional, como un elemento
fundamental para alcanzar una sociedad justa, reducir la pobreza y obtener un desarrollo
equitativo, incluyente y sostenible para todos, aspectos estos que deben ser atendidos por
los contratistas de la Secretaria General.
Para ello, la Secretaria General ha impartido directrices para orientar la construccin de
un "Pacto Distrital por el Trabajo Decente" que facilite la materializacin de los derechos
laborales de quienes integran el equipo de Bogot Humana, as:
1. El contratista se compromete a vincular el personal requerido para la ejecucin del
contrato, sin intermediacin alguna.
2. El contratista velara por el respeto de los derechos constitucionales y laborales de los
trabajadores que utilice para la ejecucin del contrato, para lo cual, eliminar formas de
contratacin lesiva para los derechos laborales de los trabajadores.
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3. El contratista deber velar por el respeto de la legislacin laboral vigente e incentivar la
mejor oferta laboral y prestacional que garantice el acceso a mejores oportunidades de
trabajo.
4. El incumplimiento de las obligaciones contractuales incluidas, en estas las relacionadas
con el campo laboral, ocasionaran el inicio de procesos sancionatorios, conforme a la
normatividad vigente, esto es, la imposicin de multas o la declaratoria de incumplimiento
haciendo efectiva la clusula penal pecuniaria, si es del caso.
CAPTULO 11
INSTRUCCIONES PARA lOS PROPONENTES
2.1. CRONOGRAMA
X i 6 ,
:;,:!,:::::
:::
;.
:::lll!III
Publicacin aviso de convocatoria
21/10/13
Publicacin Proyecto de Pliegos
Acto Administrativo de apertura del proceso
Publicidad en el SECOP del pliego de condiciones
29/10/13
definitivo
Audiencia de Aclaracin de Pliegos y Riesgos de
01/11/13
la Contratacin
i Recepcin de Observaciones 2911 0/13 01111113
respuesta a las observaciones 06/11/13
Plazo para expedir adendas 07/11/13
Cierre del proceso 08/11/13
Plazo para adelantar la evaluacin preliminar por
parte de la Entidad. 12/11/13 14/11/13
Publicacin del informe de evaluacin preliminar 18111113
Plazo para formular observaciones a la
evaluacin preliminar y plazo para subsanar por 19/11/13 21/11/13
parte de los proponentes.
I Publicacin de las respuesta a las observaciones
I~el informe y del informe de verificacin y 25/11/13
evaluacin definitivo.
Nota: la fecha y hora de la Audiencia que dicide el proceso, se comunicar a travs
de la pgina del SECOP y Contratacin a la Vista.
2.2 CONSULTA DEL PLIEGO DE CONDICIONES.
El pliego de condiciones definitivo no tiene valor alguno y podr ser consultado a partir de
la fecha de apertura del Concurso de Mritos, en la Subdireccin de Contratacin de la
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., situada en la Carrera 8 No. 10-
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65, segundo piso del Edificio Bicentenario de laAlcalda Mayor de Bogot D.C., sede de la
Secretara General, y/o en la pgina Web www.colombiacompra.gov.co.
Las copias del pliego definitivo y dems documentos, se adquirirn de conformidad con lo
dispuesto en la Resolucin No. 340 del 5 de junio de 2002, expedida por la Secretara
General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.
2.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA PRESENTE SELECCiN.
Podrn participar en el presente proceso de concurso de mritos toda persona natural o
jurdica, nacional o extranjera, ya sea en forma individual o en Consorcio o Unin
Temporal, que dentro de su objeto social pueda desarrollar las actividades que la
Secretara General requiere contratar y que renan los requisitos que se enuncian en el
presente numeral:
2.3.1. Tener capacidad para contratar conforme a las normas legales (art. 6 de la Ley SO
de 1993, modificado por el artculo 221 del Decreto Ley 019 de 2012).
2.3.2. No encontrarse incurso en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad para
contratar, previstas en la Constitucin Poltica, los artculos Soy 9 de la Ley SOde 1993,
en el artculo 1S de la Ley 1150 de 2007, Ley 1296 de 2009, los artculos 1, 2 Y 90 de la
Ley 1474 de 2011, y dems normas pertinentes, ni encontrarse en conflicto de intereses
con la Secretara General. Dicha situacin se entender declarada por el proponente bajo
juramento con la firma de la propuesta o del contrato, segn el caso.
2.3.3. Cuando el proponente sea una persona jurdica nacional o extranjera, su duracin
no deber ser inferior al plazo de ejecucin del contrato y hasta su liquidacin, y un (1)
ao ms, contado a partir de la fecha de entrega de propuestas del presente proceso de
concurso de mritos.
2.3.4. El Representante Legal de la persona jurdica debe estar debidamente facultado o
autorizado mediante documento para presentar la oferta y celebrar contrato.
Cuando el proponente obre por conducto de un representante o apoderado, allegar con
su propuesta, copia del documento legalmente otorgado en el que conste tal circunstancia
y las facultades conferidas.
Cuando el representante legal de la persona jurdica tenga restricciones para contraer
obligaciones en nombre de la misma, deber adjuntar el documento de autorizacin
expresa del rgano social competente, en el cual conste que est facultado para
presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta presentada y valor
total adjudicado por parte de la Secretara General.
2.3.5. Las personas naturales o jurdicas extranjeras debern acreditar la constitucin de
un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la
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propuesta, celebrar y suscribir el contrato y para representarla administrativa, judicial y
extrajudicialmente.
Los documentos que acrediten su existencia y representacin legal y dems documentos
otorgados en el exterior, debern presentarse de conformidad con lo dispuesto en los
artculos 259 y 260 del Cdigo de Procedimiento Civil y el artculo 480 del Cdigo de
Comercio. Si se tratare de documentos expedidos por autoridades de pases miembros
del Convenio de La Haya de 1961, se requerir nicamente laApostille.
Las personas naturales o jurdicas extranjeras sin sucursal en Colombia, se sometern a
los mismos requisitos exigidos a las personas colombianas.
2.3.6. Estar debidamente inscritos y clasificados en el Registro nico de Proponentes de
la Cmara de Comercio, segn lo determinado en el Decreto 734 de 2012.
2.3.7. En el caso de los Consorcios o Uniones Temporales se deber acreditar los
siguientes requisitos:
2.3.7.1. Cumplir individualmente cada uno de los miembros del Consorcio o Unin
Temporal con todos y cada uno de los requisitos exigidos en los numerales 2.3.1 al
2.3.6. del presente pliego de condiciones.
2.3.7.2. Haber sido conformados antes de presentar la propuesta y que el trmino de su
duracin no sea inferior al plazo de ejecucin del contrato y hasta su liquidacin, y un (1)
ao ms, contado a partir de la fecha de entrega de propuestas. As mismo, cada uno de
sus integrantes deber tener una duracin no inferior al plazo de ejecucin del contrato y
hasta su liquidacin, y un (1) ao ms, contado a partir de la fecha de entrega de
propuestas del presente proceso de concurso de mritos.
2.3.7.3. En el documento de constitucin los proponentes indicarn si su participacin es
a ttulo de Consorcio o de Unin Temporal y las reglas bsicas que regulen las relaciones
y responsabilidad de sus integrantes. En el caso de Uniones Temporales se deber indicar
adems los trminos y extensin de su participacin en la propuesta yen su ejecucin.
Si en el documento de conformacin de la Unin Temporal, no se expresa el porcentaje de
participacin o la extensin de la responsabilidad de cada uno de los integrantes de la
Unin Temporal, se le dar el tratamiento de un Consorcio y si llegare el caso de
aplicacin de sanciones por parte de la Secretara General, esta las impondr por igual a
cada uno de los integrantes.
2.3.7.4. Los miembros del Consorcio o Unin Temporal debern designar mediante
documento autorizado con la firma de cada una de las partes, la persona que para todos
los efectos los representa y su suplente.
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2.3.7.5. Debe tenerse en cuenta que no podr haber cesin de la participacin entre los
integrantes que conforman el Consorcio o la Unin Temporal. Cuando se trate de cesin a
un tercero, se requerir previa autorizacin de la Secretara General de la Alcalda Mayor
de Bogot, D.C., en este evento el cesionario deber tener las mismas o mejores
calidades que el cedente.
Las calidades y dems requisitos exigidos a los proponentes en el pliego de condiciones,
debern acreditarse mediante los documentos expedidos por la entidad y/o autoridad que
fuere competente conforme a la Ley colombiana y a lo previsto en el pliego de
condiciones.
2.3.7.6. En el evento que el proponente favorecido sea un consorcio o una unin
temporal, el contratista previo a la suscripcin del contrato, deber allegar el formulario del
Registro nico Tributario, en el cual conste el NIT del consorcio o de la unin temporal, de
conformidad con lo ordenado en la ley tributaria.
2.4. La propuesta debe sujetarse a las condiciones, plazos y dems aspectos
contemplados en este pliego de condiciones. Su presentacin implica que el proponente
ha analizado a cabalidad los diferentes aspectos y requisitos de este documento y las
actividades que le corresponde desarrollar en el evento que sea seleccionado y que
acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en las normas vigentes y en
este documento.
2.4.1. Las propuestas debern estar escritas en medio rnecaruco e idioma castellano,
legajadas y foliadas tanto el original como las copias y deben sujetarse a cada uno de los
puntos del pliego de condiciones. Las propuestas (1- Tcnica y documentacin para la
acreditacin de requisitos habilitantes, y 2- Econmica) deben presentarse en dos (2)
sobres separados en original y dos (2) copias, de cada una, y en medio magntico, las
cuales contendrn la misma informacin y copia de los documentos que contenga el
original. La informacin y documentos deben ser relacionados en el mismo orden en que
aparecen en este documento debern entregarse las propuestas en la Subdireccin de
Contratacin de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., ubicada en la
carrera 8 No. 10-65, segundo piso del Edificio Bicentenario de la Alcalda Mayor de
Bogot D.C., en la fecha y hora sealada para el cierre del presente Concurso de Mritos.
Igualmente, se aceptarn las propuestas que se hayan radicado antes de la fecha y hora
sealada para el cierre del presente proceso de seleccin en la Subdireccin de Gestin
Documental de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C, ubicado en la
carrera 8 N 10- 65 del Edificio Livano de la sede de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.
No se aceptarn propuestas que por cualquier causa lleguen con posterioridad a la fecha
y hora sealada para el cierre del presente proceso de seleccin.
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No se tendrn en cuenta las modificaciones realizadas sobre el (los) documento(s) con
posterioridad a la fecha de entrega de propuestas y que se relacionen con requisitos
mnimos para participar y/o requisitos para la comparacin de las ofertas.
Nota: Cuando exista alguna discrepancia entre el original de la propuesta y las copias,
prevalecer el texto original. Igualmente en caso que existan diferencias entre el texto
impreso de la propuesta y el medio magntico de la misma se tomar en cuenta lo
sealado en el texto impreso.
2.4.2. No se aceptarn propuestas que por cualquier causa lleguen con posterioridad a la
fecha y hora sealada en el presente proceso de Concurso de Mritos para su entrega,
as como aquellas propuestas que sean enviadas a travs de correo, fax, correo
electrnico, Internet o cualquier otro medio telemtico, o radicadas en sitios diferentes al
sealado para su entrega.
2.4.3. La carta de presentacin de la propuesta (Anexo NO.1) deber llevar la firma
autgrafa del proponente, representante legal o del apoderado debidamente constituido o
del representante del Consorcio o Unin Temporal, cuando de estos se trate.
2.4.4. Cada uno de los integrantes del Consorcio o Unin Temporal deber presentar,
segn sea el caso, los documentos solicitados a los oferentes individuales, sin perjuicio
del documento de constitucin del Consorcio o Unin Temporal.
2.4.5. El proponente deber diligenciar los anexos del presente proceso de seleccin.
2.4.6. El proponente podr solicitar el retiro de su oferta mediante escrito dirigido a la
Subdireccin de Contratacin de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot
D.C., con antelacin no inferior a dos (2) das hbiles al vencimiento del plazo previsto
para el cierre del presente Concurso de Mritos. En tal caso, en la diligencia de entrega
de propuestas no se abrirn los sobres que contengan el original y las copias de la
propuesta retirada, de lo cual se dejar constancia en el acta de la citada diligencia.
2.4.7. Estarn a cargo del proponente, todos los costos asociados a la preparacin,
elaboracin y presentacin de la propuesta. Por lo tanto, la Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot, D.C. no reconocer ningn rembolso por este concepto.
2.4.8. Las modificaciones, aclaraciones, tachaduras, interlineados o enmiendas de las
propuestas, debern ser convalidadas con la firma al pie o margen de la misma, de quien
suscribe la carta de presentacin de la propuesta. Sin este requisito las modificaciones o
enmiendas no sern consideradas como vlidas.
2.4.9. La Secretara General no aceptar propuestas complementarias o modificatorias,
ni observaciones, ni solicitudes de aclaraciones, presentadas con posterioridad a la fecha
y hora de entrega de propuestas del presente proceso de seleccin.
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2.4.10. En caso de presentarse diferencias en los valores expresados en letras y en
nmeros, se tomar el valor expresado en letras.
2.4.11. En la propuesta debe indicarse los precios expresados en pesos colombianos, los
impuestos, tarifas y descuentos correspondientes y dems gastos directos e indirectos a
que hubiere lugar.
2.4.12. Las propuestas debern tener una validez mnima de noventa (90) das
calendario, contados a partir de la fecha de entrega de las propuestas o del vencimiento
de su prrroga, si la hubiere. Por solicitud de la Secretara General, el proponente
prorrogar el trmino de validez de su propuesta.
Nota 1: De acuerdo con lo previsto en el pargrafo 5del artculo 2.2.5. del Decreto 734 de
2012, La entidad no proporcionar informacin a terceros sobre el contenido de las
propuestas recibidas antes del cierre del proceso contractual. Para tal efecto, las
propuestas y todos los documentos que las acompaen deben entregarse en sobres
cerrados a la entidad y slo hasta cuando se venza el trmino para su entrega se pueden
abrir en acto pblico, de lo cual se dejar constancia en el acta de cierre para examinar de
manera general su contenido.
La entidad dejar constancia en el acta de cierre de las propuestas que no se entreguen
en las condiciones indicadas en el prrafo anterior, as como, si alguna de ellas hubiera
sido abierta con anterioridad al cierre. En este ltimo evento, la entidad deber declarar
desierto el proceso contractual.
Nota 2: De conformidad con lo previsto en el artculo 8.1.3. "De las personas inhabilitadas
por razn de la presentacin de otras ofertas" del Decreto 734 de 2012, para efectos de
establecer cuando el oferente es inhbil en virtud de los ordinales g} y hl del numeral 1
del artculo 8 de la Ley 80 de 1993, porque con anterioridad se present formalmente otra
propuesta por las personas a que hacen referencia dichos ordinales, se dejar constancia
escrita de la fecha y hora exactas de la presentacin de propuestas, indicando de manera
clara y precisa el nombre o razn social del proponente y el de la persona que en nombre
o por cuenta de este ha efectuado materialmente el acto de presentacin.
Si de acuerdo con los pliegos la propuesta hubiere sido enviada por correo, se entender
por fecha y hora de presentacin las que aparezcan en el sello o escrito puesto sobre la
oferta por el encargado de recibirla, en el momento de su llegada al sitio de entrega de las
mismas que se haya fijado en los pliegos.
2.5. COMUNICACiN INTERACTIVA.
La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., en cumplimiento de lo
sealado en el artculo 3 de la Ley 1150 de 2007, y la Ley 527 de 1999, y con el fin de
facilitar y agilizar la comunicacin interactiva con los proponentes durante el proceso de
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seleccin, ha puesto a disposicin
contratossgeneral@alcaldiabogota.gov.co.
la direccin electrnica
A travs de esta direccin, los proponentes podrn formular consultas, aclaraciones,
sugerencias, observaciones, etc. al pliego de condiciones. Igualmente, en esta direccin
electrnica se podrn realizar consultar los documentos y dems actuaciones que se
generen durante el presente proceso de seleccin.
2.6. ACLARACIONES YIO MODIFICACIONES AL PROCESO DE SELECCiN
Los interesados podrn solicitar las aclaraciones y las modificaciones que estimen
pertinentes durante el trmino establecido en el cronograma del proceso de seleccin,
mediante escrito dirigido a la Subdireccin de Contratacin de la Secretara General,
radicado a travs de la Subdireccin de Gestin Documental ubicada en la carrera 8#10-
65, primer piso del Edificio Livano, sede de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., o a travs
del fax: 3821266 o de la direccin electrnica
contratossgeneral@alcaldiabogota.gov.co y obtener por escrito respuesta a sus
inquietudes, la cual se publicar en la direccin electrnica sealada.
De igual forma, la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. en
cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 3, del artculo 3.3.4.1. del Decreto 734 de
2012, llevar a cabo la audiencia de aclaracin de pliegos de condiciones y de asignacin
de riesgos, en la fecha y hora establecidos en el cronograma del proceso de seleccin.
Se entiende que los proponentes que participan en el presente proceso, conocen los
plazos y trmites y dems condiciones establecidas en este pliego de condiciones.
Asimismo, se entiende que tienen conocimiento de los diferentes documentos que han
sido publicados durante el presente proceso de seleccin a travs de los diferentes
medios de comunicacin que utilice para el efecto la Secretara General de la Alcalda
Mayor de Bogot D.C.
Por lo anterior la entidad no ser responsable, por las posibles reclamaciones u omisiones
que en este sentido le formulen los proponentes.
Nota: La consulta y respuesta a las observaciones formuladas por los proponentes, no
producirn efecto suspensivo sobre el plazo de presentacin de las propuestas.
La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., expedir ADENDAS, en
aquellos casos en que se requiera modificar, aclarar y/o adicionar el pliego de condiciones
y/o prorrogar y/o modificar cualquiera de los plazos del presente proceso de seleccin. En
el caso en que se requiera de la expedicin de Adendas se seguir el procedimiento
establecido en el artculo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012.
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Las aclaraciones y/o adendas sern publicadas en la direccin electrnica
w . . . W W . Golombiacompra.gov. ca.
Las respuestas a las preguntas, aclaraciones y adendas suministradas por la
Subdireccin de Contratacin antes de la fecha prevista para la entrega de propuestas,
debern ser tenidas en cuenta por los proponentes para la presentacin de las propuestas
y harn parte integral de los documentos de la contratacin.
2.7. PLAZO PARA PRESENTAR PROPUESTAS.
En la fecha y hora sealada para el cierre del plazo del presente proceso de seleccin, en
acto pblico y en la Subdireccin de Contratacin de la Secretara General de la Alcalda
Mayor de Bogot, D.C., se proceder a la apertura de las propuestas presentadas, del
sobre que contiene la oferta tcnica con la documentacin para la acreditacin de
requisitos habilitantes. De igual forma, se dejarn cerrados los sobres recibidos con las
propuestas econmicas, pues nicamente se abrir el presentado por el proponente
ubicado en el primer lugar, en el orden de calificacin de la evaluacin de los factores de
escogencia (Tcnico de la Oferta o del Proyecto y Proteccin a la Industria Nacional), en
la fecha sealada en el cronograma del proceso de seleccin. De esta diligencia se
levantar un acta, se suscribir por los funcionarios competentes y por los proponentes
presentes, que as lo deseen.
En la diligencia de cierre tambin se abrirn las propuestas que se hayan radicado antes
de la fecha y hora sealada para el cierre del plazo del presente proceso de seleccin en
la subdireccin de Contratacin de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot
D.C., ubicada en la carrera 8 No. 10-65 edificio bicentenario piso 2 o en la Subdireccin
de Gestin Documental de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C.,
ubicada en la carrera 8 #10-65 primer piso del Edificio Livano de la sede de la Alcalda
Mayor de Bogot D.C.
Para efectos de verificar la hora sealada para la diligencia de cierre del plazo del
presente proceso de seleccin, se tendr en cuenta lo dispuesto en la Circular 013 de
2005, expedida por la Procuradura General de la Nacin, en lo relacionado con la hora
legal colombiana, sealada por la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo
con lo dispuesto en el Decreto 2153 de 1992.
2.8. PRRROGA DE LA FECHA DE CIERRE DEL CONCURSO DE MRITOS.
La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., podr prorrogar la fecha de
cierre del Concurso de Mritos, cuando as lo estime conveniente.
NOTA: La prrroga de la fecha de cierre del Concurso de Mritos se dar a conocer a los
interesados mediante oficio y/o a travs de la direccin electrnica
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2.9. CASOS DE EMPATE Y CRITERIOS DE DESEMPATE.
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 734 de 2012, en caso de presentarse empate
entre varias ofertas respecto del puntaje total obtenido en la evaluacin de las mismas, se
aplicarn como criterios de desempate las siguientes reglas sucesivas y excluyentes:
1. En caso de que se presente igualdad en el puntaje total de las ofertas evaluadas, se
desempatarn las mismas, adjudicando el contrato al proponente que haya obtenido el
mayor puntaje en el factor Tcnico de la Oferta dentro del presente proceso de
seleccin. Si despus de aplicar esta regla persiste el empate, se proceder as:
2. En caso de igualdad de condiciones, se preferir la oferta de bienes o servicios
nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.
3. Si se presenta empate o este persiste y entre los empatados se encuentren Mipymes,
se preferir a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o consorcio, o unin temporal,
conformada nicamente por Mipymes nacionales.
4. Si no hay lugar a la hiptesis prevista en el numeral anterior y entre los empatados se
encuentran consorcios o uniones temporales o promesas de sociedad en los que tenga
participacin al menos una Mipyme, este se preferir.
5. Si persiste el empate, se preferir al proponente singular que acredite tener vinculado
laboralmente por lo menos un mnimo del 10% de sus empleados en las condiciones de
discapacidad y el cumplimiento de los presupuestos contenidos en la Ley 361 de 1997,
debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona, que hayan sido
contratados con por lo menos un ao de anterioridad y que certifique adicionalmente que
mantendr dicho personal por un lapso igual al de la contratacin.
6. En caso que no proceda la hiptesis anterior, y entre los proponentes se encuentren
proponentes singulares o plurales conformados por consorcios o uniones temporales
conformados con al menos un integrante que acredite las circunstancias establecidas en
la Ley 361 de 1997 referidas en el numeral anterior, ser preferido frente a los dems.
7. Si luego de aplicar las reglas descritas en los numerales anteriores contina el
empate, se adjudicar el contrato al proponente del sector cooperativo (Artculo 147 de la
Ley 79 de 1988 y dems normatividad concordante).
8. Si el empate se mantiene, la adjudicacin se realizar por sorteo mediante el
mecanismo de balotas, as:
El sorteo por balotas se realizar en la audiencia de adjudicacin con la participacin de
los Representantes Legales de los oferentes, o sus delegados, escogiendo cada uno de
ellos una balota, con la finalidad de efectuar un primer sorteo, para establecer el orden en
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que cada uno de los mismos escoger la balota que permitir determinar a cul entre los
proponentes se le adjudicar el proceso de seleccin. El sorteo definitivo iniciar por la
balota con el nmero mayor y terminar con la de nmero menor, en serie descendente.
Una vez efectuado ese primer sorteo y determinado el orden en que cada proponente
escoger la balota que determinar el adjudicatario del proceso de seleccin, la
Secretara General proceder a efectuar el sorteo definitivo. El adjudicatario del presente
proceso de seleccin ser el proponente que saque la balota con el nmero mayor. Este
resultado es aceptado de antemano por los interesados involucrados en el empate sin
lugar a reclamacin alguna.
2.10. SUSCRIPCiN DEL CONTRATO.
El proponente seleccionado debe suscribir el contrato que resulte en la fecha indicada en
el cronograma del proceso de seleccin.
NOTA: En el evento en que el proponente favorecido sea un Consorcio o una Unin
Temporal, el contratista previo a la suscripcin del contrato, deber allegar el formulario
del Registro nico Tributario, en el cual conste el Nit. del Consorcio o de la Unin
Temporal, de conformidad con lo ordenado en la Ley Tributaria.
2.11. DISTRIBUCiN DE RIESGOS EN LA PRESENTE CONTRATACiN
De conformidad con lo establecido en el artculo 4 de la Ley 1150 de 2007, durante la
etapa de publicacin de los estudios previos y proyecto del pliego de condiciones los
interesados podrn formular observaciones sobre la estimacin, tipificacin, asignacin de
riesgos previsibles, con el fin de ser revisados por la Secretara General.
En consecuencia, se establece su distribucin definitiva en el presente pliego de
condiciones, tal y como se relacionan en el ANEXO 8 MATRIZ DE RIESGOS DE LA
CONTRATACiN.
Nota 1: En el evento en que se materialice el riesgo, el contratista asume el 100% de la
materializacin del riesgo a valores presentes.
Nota 2: La elaboracin de la matriz de riesgos se elabor con la metodologa de riesgos
para la contratacin estatal con que cuenta la entidad utilizando el mtodo
semicuantitativo.
2.12. PARTICIPACiN CIUDADANA.
De conformidad con lo establecido en el artculo 66 de la Ley 80 de 1993, se convoca a
las diferentes veeduras ciudadanas, asociaciones cvicas, comunitarias, de profesionales,
benficas o de utilidad comn, gremiales, universidades y centros especializados de
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investigacin, para que realicen control social al presente proceso de Concurso de
Mritos.
El pliego de condiciones definitivo podr ser consultado a partir de la fecha y hora
establecida para la apertura del presente proceso, en la Subdireccin de Contratacin de
la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, O.C., ubicada en la carrera 8 No.
10-65, segundo piso del Edificio Bicentenario de la Alcalda Mayor de Bogot, O.C., y/o
travs de la direccin electrnica: www.colombiacompra.gov.co.
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CAPITULO 111
REQUISITOS HABILlTANTES y CRITERIOS DE CALIFICACiN
La SECRETARA GENERAL, por medio del comit evaluador, conformado para tal efecto,
har los estudios del caso y el anlisis comparativo de las propuestas, teniendo en cuenta
para ello los criterios de seleccin objetiva establecidos en este pliego de condiciones.
El estudio jurdico, financiero, capacidad tcnica del proponente, organizacin del
proponente y experiencia probable del proponente, de verificacin de requisitos
habilitantes acreditados ante el Registro nico de Proponentes, como de aquellos
verificados directamente por la entidad, tienen por objeto determinar si se encuentra
habilitado o no el oferente dentro del presente proceso de seleccin.
El plazo de verificacin y evaluacin de las propuestas podr ser prorrogado por la
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., de acuerdo con las necesidades
de la entidad.
Los informes de verificacin y evaluacin de las propuestas permanecern a disposicin
de los proponentes en la Subdireccin de Contratacin o en la direccin electrnica
www.colombiacompra.gov.co, durante tres (3) das hbiles, para que los proponentes
presenten las observaciones que estimen pertinentes a los informes respectivos. En
ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrn completar, adicionar, modificar o
mejorar sus propuestas.
DE LOS REQUISITOS HABILlTANTES DEL REGISTRO NICO DE PROPONENTES
3.1. REGISTRO NICO DE PROPONENTES - RUP - ACREDITACiN DE REQUISITOS
HABI L1TANTES:
La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., de conformidad con lo esta-
blecido en los artculos 5y 6de la Ley 1150de 2007, ste ltimo modificado por el artculo
221 del Decreto 019 de 2012, realizar la verificacin de los siguientes requisitos habili-
tantes, en la clasificacin exigida en el presente documento, de acuerdo con el Registro
nico de Proponentes allegado con la oferta, expedido por la Cmara de Comercio, as:
a) Capacidad J urdica
b) Capacidad Financiera
e) Experiencia probable del proponente
d) Experiencia Acreditada
e) Capacidad de Organizacin
Para los efectos descritos anteriormente, el proponente deber allegar el Registro nico
de Proponentes (RUP), expedido por la Cmara de Comercio con fecha no mayor a treinta
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(30) das calendario anteriores a la fecha prevista para la entrega de propuestas del
presente proceso, con el fin de acreditar su inscripcin vigente en el Registro nico de
Proponentes de la Cmara de Comercio y deber estar inscrito en alguna de las
siguientes clasificaciones:
Para tal efecto, el interesado deber presentar el documento correspondiente expedido
por la Cmara de Comercio de su jurisdiccin, con fecha de expedicin no mayor a treinta
(30) das de anterioridad al cierre del presente proceso, en el cual conste su inscripcin y
clasificacin como proveedor en el Registro nico de Proponentes (RUP).
Inscripcin, calificacin y clasificacin:
En el presente proceso de seleccin, podrn participar independientemente o en
Consorcio o en Unin Temporal, las personas naturales o jurdicas, nacionales o
extranjeras, que a la fecha de presentacin de la propuesta se encuentren debidamente
inscritas, y clasificadas en el Registro nico de Proponentes de la Cmara de Comercio,
segn el Decreto 734 de 2012 y/o se encuentre renovada la misma en vigencia del
Decreto 1464 de 2010 Y vigente a la fecha del cierre del presente proceso, en cualquiera
de las actividades, especialidades y grupos que se relacionan a continuacin:
Actividad 2: Consultores
Especialidad: 10 Otros
Grupo: 02 Sistemas de informacin
Actividad 2: Consultores
Especialidad: 10 Otros
Grupo: 04 Gestin de Proyectos
As mismo, quien tenga actualizada la inscripcin o renovacin con base en los artculos
6.1.2.2, 6.1.2.4, 6.2.3.1, 6.2.3.2, 6.2.3.3 Y 6.4.6 del Decreto 734 de 2012, en cualquiera de
las Secciones, divisin , grupo y clase, que se sealan a continuacin, acorde con el
Sistema de Clasificacin Industrial Internacional Uniforme - CIIU Rey. 3.0, 3.1 y/o 4 A.C.,
publicado por el DANE as:
K
72
INFORMTICA Y ACTIVIDADES
CONEXAS
722 7220
CONSULTORES EN
PROGRAMAS DE
INFORMATICA y SUMINISTRO
DE PROGRAMAS DE
INFORMTICA
CONSULTORES EN PROGRAMAS
DE INFORMATICA y SUMINISTRO
DE PROGRAMAS DE
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J
620
62
6201
DESARROLL9 DE SISTE- Actividades de Actividades de desarrollo de
MAS INFORMATICOS (PLA- . sistemas informticos
NIFI~ACIN, ANLlSIS~ DI- desarrollo de sistemas (planificacin, anlisis,
SENO, PROGRAMACION., informticos diseo, programacin,
PRUEBA?), CONSULTORIA (planificacin, anlisis, pruebas)
INFORMATICA y ACTIVIDA- diseo programacin
DES RELACIONADAS ' b)'
prue as
6202
Actividades de consultora
informticay actividades de
instalaciones informticas
6209
Otras actividades de
tecnologias de informacin y
actividades de servicios
informticos
631
Procesamiento de
datos, alojamiento
(hosting) y actividades
relacionadas; portales
Web.
63
Actividades de
servicios de
informacin.
6311
Procesamiento de datos,
alojamiento (hosting) y
actividades relacionadas.
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, se debe presentar el Certificado del
Registro nico de Proponentes de cada uno de los miembros integrantes en los que
conste que cada uno est inscrito en cualquiera de las actividades anteriormente
sealadas.
En caso de prrroga del plazo del presente proceso, el certificado del Registro nico de
Proponentes, tendr validez con la primera fecha prevista para la entrega de propuestas.
No se tendrn en cuenta las modificaciones realizadas sobre el (los) documento (s) con
posterioridad a la fecha de entrega de propuestas y que se relacionen con requisitos
mnimos para participar y/o requisitos para la comparacin de las ofertas.
El proponente debe tener en cuenta lo siguiente:
a) El proponente, ya sea de manera individual o cada uno de los miembros de un Con-
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sorcio O Unin Temporal, al momento de presentarse al proceso deben tener la ins-
cripcin en el registro vigente.
b) El proponente que actualice o haga la renovacin del RUP debe tener en cuenta que
la informacin que se modifica o renueva, slo queda en firme cuando han transcurri-
do diez (10) das hbiles siguientes a la publicacin de la inscripcin, renovacin y/o
actualizacin o hasta tanto se decida el recurso de reposicin interpuesto, segn el
caso. No obstante, la informacin contenida en el RUP que ha sido objeto de modifica-
cin continuar vigente hasta que el acto de inscripcin correspondiente de la nueva
informacin quede en firme.
e) El proponente que se inscribe por primera vez debe tener en cuenta que su informa-
cin slo queda en firme cuando han transcurrido diez (10) das hbiles siguientes a la
publicacin de la inscripcin o hasta tanto se decida el recurso de reposicin inter-
puesto, segn el caso; por lo tanto, la Secretara General no podr verificar la infor-
macin contenida en el RUP que no se encuentre en firme hasta antes de la adjudica-
cin del Concurso de Mritos Abierto No. 03 de 2013.
d) Si el proponente
1
no solicita la renovacin del Registro nico de Proponentes dentro
del trmino establecido, cesarn sus efectos hasta tanto vuelva a inscribirse.
e) En caso de que el proponente o alguno de los miembros del Consorcio o de la Unin
Temporal no estn inscritos en la actividad, especialidad y grupo exigidos en este plie-
go a la fecha de cierre del presente proceso, su propuesta ser RECHAZADA.
NOTAS:
1) En el evento en que el proponente sea un consorcio o unin temporal, todos sus
miembros debern estar inscritos en por lo menos una de las clasificaciones exigidas.
2) En el caso de las personas naturales extranjeras con domicilio en el pas y las
personas jurdicas privadas extranjeras que tengan establecida sucursal en
Colombia, debern estar inscritas en el Registro nico de Proponentes para poder
participar en este proceso de seleccin.
3) Las personas naturales extranjeras sin domicilio en el pas y las personas jurdicas
privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, no requieren
inscripcin en el Registro nico de Proponentes. Sus condiciones, junto con las de los
proponentes que de acuerdo con la Ley 1150 de 2007 no requieren inscripcin, sern
verificadas por la Secretara General de laAlcalda Mayor de Bogot D.C., de conformidad
con lo sealado en el artculo 6.4.5 del Decreto 734 de 2012.
I Decr et o 734 de 2012. Ar t cu lo 6.1.2.4.
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Nota 1: De conformidad con lo consagrado en el artculo 6.1.2.2 del Decreto 734 de 2012,
la inscripcin del proponente debe encontrarse vigente y en firme para el momento de la
verificacin de este requisito.
Nota 2: De acuerdo con lo sealado en el inciso tercero del Articulo 6.1.2.6 - El
Certificado constituye plena prueba respecto de la informacin verificada
documentalmente y cuyo registro se encuentre en firme. La firmeza de la inscripcin se
adquiere pasados diez (10) das hbiles siguientes a la publicacin sin que se haya
presentado recurso de reposicin en contra de la informacin inscrita.
No obstante lo anterior, el inciso segundo del citado artculo, seala que cuando se
renueve o actualice el Registro nico de Proponentes, la informacin que ha sido objeto
de modificacin continuar vigente hasta que el acto de inscripcin correspondiente de la
nueva informacin quede en firme.
Nota 3: Cuando el proponente sea un Consorcio o Unin Temporal, para la verificacin de
cumplimiento de los requisitos exigidos por la Entidad en el RUP, todos los miembros
debern acreditar la inscripcin y clasificacin en el Registro nico de Proponentes
requeridos anteriormente.
Nota 4: Para la presentacin de los documentos que se enuncian como requisitos
habilitantes del pliego de condiciones, cada uno de los integrantes del Consorcio o de la
Unin Temporal debern acompaarlos y/o acreditados en forma individual, sin perjuicio
del documento de constitucin del Consorcio o Unin Temporal.
NOTA 5: La certificacin de inscripcin en el Registro nico de Proponentes de la Cmara
de Comercio, se debe presentar bajo los parmetros del Decreto 1464 de 2010, del
Decreto 19de 2012 y del Decreto 734 de 2012.
3.1.1. VERIFICACiN DE LA CAPACIDAD J URDICA EN EL REGISTRO NICO DE
PROPONENTES.
El proponente persona natural, (Nacional o Extranjera domiciliadas o con sucursal en
Colombia) deber acreditar su inscripcin vigente en el Registro nico de Proponentes,
mediante el certificado expedido por la Cmara de Comercio con fecha no superior a
treinta (30) das calendario anteriores a la fecha prevista para la entrega de propuestas
del presente proceso.
El proponente persona jurdica, (Nacional o Extranjera domiciliadas o con sucursal en
Colombia), deber acreditar su existencia, representacin legal, facultades del
representante y duracin de la sociedad, mediante el Registro nico de Proponentes
expedido por la Cmara de Comercio, con fecha no superior a treinta (30) das calendario
anteriores a la fecha prevista para la entrega de propuestas del presente proceso.
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En caso de prrroga del plazo del proceso de seleccin, el certificado del Registro nico
de Proponentes, tendr validez con la primera fecha prevista para la entrega de
propuestas.
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, se debe presentar el Certificado del
Registro nico de Proponentes de cada uno de los miembros integrantes.
No se tendrn en cuenta las modificaciones realizadas sobre el (los) documento (s) con
posterioridad a la fecha de entrega de propuestas y que se relacionen con requisitos
mnimos para participar y/o requisitos para la comparacin de las ofertas.
3.2. VERIFICACiN CAPACIDAD FINANCIERA ACREDITADA ANTE EL REGISTRO
NICO DE PROPONENTES.
Para efectos de la verificacin financiera el proponente debe acreditar mediante el
Registro nico de Proponentes la informacin financiera a 31 de diciembre de 2012, que
a continuacin se seala, de conformidad con lo establecido en los artculos 6.2.2.4,
6.1.3.4 Y 6.4.6. del Decreto 734 de 2012, para lo cual deber cumplir con los siguientes
indicadores:
CAPITAL REAL EN S.M.M.L.V.: Para efectos del presente proceso de Concurso de
Mritos, el proponente quedar habilitado cuando su Capital Real, sea igual o mayor a
710 SMMLV.
Capital Real entindase como el capital social efectivamente pagado ms las reservas
constituidas, ms las utilidades retenidas, ms las utilidades del ejercicio.
LIQUIDEZ = activo corriente / pasivo corriente: Para efectos del presente proceso de
Concurso de Mritos, el proponente quedar habilitado si su ndice de liquidez es igualo
superior a 1.0.
ENDEUDAMIENTO = pasivo total/activo total: Para efectos del presente proceso de
Concurso de Mritos el proponente quedar habilitado cuando acredite como mximo
60.00% de endeudamiento inclusive.
CAPITAL DE TRABAJO = activo corriente - pasivo corriente: Para efectos del presente
proceso de Concurso de Mritos, el proponente quedar habilitado cuando su Capital de
Trabajo sea igualo superior al 30% del Presupuesto Oficial Estimado en SMMLV, (533
SMMLV).
Para el caso de los Consorcios o Uniones Temporales la verificacin financiera se
realizar as:
23600
CAPITAL REAL EN S.M.M.L.V.: El
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ndice de Capital Real obtenido en SMMLV por cada uno de los miembros del Consorcio o
de la Unin Temporal, se sumarn y su resultado deber ser igual o superior a 710
SMMLV.
Capital Real entindase como el capital social efectivamente pagado ms las reservas
constituidas, ms las utilidades retenidas, ms las utilidades del ejercicio.
LIQUIDEZ = activo corriente / pasivo corriente: Se calcular con base en la suma
aritmtica de las partidas contables que certifique la Cmara de Comercio en el RUP de
cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unin Temporal. El resultado ser el
indicador de Liquidez de la Unin Temporal o Consorcio. Esta medicin deber ser igualo
superior a 1.0 para quedar como proponente Habilitado.
ENDEUDAMIENTO = pasivo total/activo total: Se calcular con base en la suma
aritmtica de las partidas contables que certifique la Cmara de Comercio en el RUP de
cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unin Temporal. El resultado obtenido
ser el ndice de endeudamiento de la Unin Temporal o Consorcio y para efectos de
quedar habilitado, el ndice de endeudamiento no deber superar el 60.00%.
CAPITAL DE TRABAJO = activo corriente - pasivo corriente: Se calcular con base en la
suma aritmtica de las partidas contables que certifique la Cmara de Comercio en el
RUP de cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unin Temporal y su resultado
deber ser igualo superior al 30% del Presupuesto Oficial Estimado del presente proceso
contractual en SMMLV (533 SMMLV).
NOTA 1: Para el caso de los Consorcios o Uniones Temporales la verificacin financiera
se realizar con base en la suma aritmtica de las partidas contables que certifique la
Cmara de Comercio en el RUP de cada uno de los miembros del consorcio o de la unin
temporal.
NOTA 2: Para que un proponente quede habilitado en el aspecto financiero, deber
cumplir con la totalidad de los indicadores requeridos anteriormente, en caso contrario
estar No habilitado.
NOTA 3: Los estados financieros en el Registro nico de Proponentes debern estar
actualizados a 31 de diciembre de 2012, so pena de quedar como NO HABILITADO.
3.3. VERIFICACiN CAPACIDAD TCNICA ACREDITADA ANTE EL REGISTRO
NICO DE PROPONENTES.
3.3.1. EXPERIENCIA PROBABLE DEL PROPONENTE.
La verificacin de la experiencia probable y acreditada del proponente lo habilita o no
para la evaluacin de su propuesta.
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P
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Teniendo en cuenta que la experiencia probable, es entendida como aquella del
proponente derivada del tiempo en que ha podido ejercer la actividad, la Secretara
requiere para efectos de la calificacin, que el proponente de acuerdo con el certificado de
inscripcin, calificacin y clasificacin expedido por la Cmara de Comercio, acredite que
cuenta con experiencia probable de mnimo cinco (5) aos como CONSULTOR inscritos
bajo las condiciones del Decreto 734 de 2012.
Si se trata de un Consorcio o una Unin Temporal, para efectos de la verificacin de la
experiencia probable, los miembros del Consorcio o Unin Temporal debern contar con
un mnimo de cinco (5) aos como CONSULTOR.
3.3.2. EXPERIENCIA ACREDITADA:
Entendindose por experiencia acreditada aquella "experiencia del proponente que se
relaciona directamente con el objeto contractual en un proceso de seleccin determinado,
la cual ser verificada documentalmente por las Cmaras de Comercio, con base en la
informacin aportada por el proponente en el momento de la inscripcin, actualizacin o
renovacin. Las entidades estatales solamente podrn verificar la experiencia acreditada
que no se encuentre certificada por el RUP y que se requiera de acuerdo al objeto a
contratar" (numeral 5del artculo 6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012).
Para la habilitacin del proponente en el presente Concurso de Mritos, deber
tenerse en cuenta los cuatro (4) mejores contratos desde la adquisicin de la
personera jurdica, relacionada con el objeto de la contratacin y cuyo valor
individual o la sumatoria de los mismos debern ser igualo superior a 1,776.26
S.M.M.L.V.
El proponente que haya ejecutado los contratos como miembro de un consorcio, unin
temporal, sociedad de objeto nico, empresa unipersonal o sociedades en general, la
Secretara General tomar para estos efectos, solo el porcentaje del valor del contrato
que l ejecut.
La verificacin del cumplimiento de los requisitos tcnicos, aplicable a la Consultora, no
tiene ponderacin alguna pero es requisito habilitante dentro del presente proceso de
seleccin; tiene por objeto determinar si los servicios ofrecidos cumplen con los
requerimientos mnimos exigidos en el presente documento.
3.3.2. VERIFICACiN DE LA CAPACIDAD DE ORGANIZACiN.
3.3.2.1. CAPACIDAD TCNICA (Decreto 1464 de 2010)
Para efectos de la verificacin de la capacidad tcnica del proponente, se debe acreditar
mediante el Registro nico de Proponentes, el siguiente talento humano mnimo para que
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el oferente quede habilitado en el presente proceso de seleccin, de conformidad con lo
establecido en los artculos 29 y 33 del Decreto 1464 de 2010, as:
Capacidad tcnica del consultor:
Nmero de personas
Mnimo 12
3.3.2.2. CAPACIDAD DE ORGANIZACiN TCNICA (Decreto 734 de 2012)
Se determinar teniendo en cuenta a los socios o asociados, personal profesional
universitario, personal administrativo, tecnlogo y operativo, vinculado mediante una
relacin contractual en la cual desarrollen actividades referentes estrictamente con la
consultora.
Para el caso de las personas naturales que desarrollen por s mismas las actividades en
que se inscriben podrn tenerse en cuenta a s mismas; en este caso el interesado
deber adjuntar certificacin donde indique tal situacin.
El soporte documental para acreditar esta informacin es la certificacin suscrita por el
representante legal de la persona jurdica o por el proponente, persona natural que se
entender formulada bajo la gravedad del juramento.
Los proponentes que se clasifiquen en ms de una actividad, determinarn el personal
que utilizan en cada actividad". De igual forma debern cumplir con el registro del
personal en la Capacidad de Organizacin Tcnica as:
Profesionales: 11
Tecnlogos: 1
Requisito que ser verificado con la informacin que consta en el Certificado de RUP.
Tratndose de estructuras plurales el mnimo se predicar de la sumatoria de personas
vinculadas por cada uno de sus integrantes.
En caso de no cumplir con la Capacidad de Organizacin Tcnica, el proponente ser NO
HBIL.
3.4. DE LOS REQUISITOS HABILlTANTES ADICIONALES DEL PROPONENTE
3.4.1. CARTA DE PRESENTACiN DE LA PROPUESTA.
La carta de presentacin de la propuesta deber ser diligenciada por el proponente en
forma completa y siguiendo el modelo que se presenta en este pliego de condiciones
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(Anexo No. 1), la cual debe venir firmada por el proponente o su representante legal o por
el apoderado debidamente facultado. En el evento que la propuesta sea presentada y
suscrita por un apoderado se deber adjuntar el poder que as lo faculte.
En caso de presentacin de la propuesta en Consorcio o Unin Temporal, la carta de
presentacin debe estar firmada por el representante del Consorcio o de la Unin
Temporal, designado conforme a lo establecido en el artculo 7 de la Ley 80 de 1993, y
deber allegar de igual forma la copia de la cdula de ciudadana del mismo.
3.4.2. GARANTA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA.
El proponente debe constituir una pliza de seriedad de la oferta expedida por una
compaa de seguros legalmente autorizada en Colombia o una garanta bancaria a favor
del DISTRITO CAPITAL - SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE
BOGOT, D.C., por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del
presupuesto oficial asignado, con una vigencia de noventa (90) das calendario, contados
a partir de la fecha de entrega de propuestas y sus prrrogas, si las hubiere.
La pliza a suscribir deber ser de aquellas existentes a favor de entidades estatales.
Nota: El objeto de la garanta deber indicar: "Garantizar la seriedad de la oferta
presentada en el proceso de Concurso de Mritos Abierto No. 10 de 2013,
correspondiente a contratar el diseo, desarrollo, implementacin y puesta en funcionamiento
del software necesario para la administracin del acervo documental fsico y digital del Archivo de
Bogot permitiendo el acceso a la informacin por parte del ciudadano.
Esta garanta la har efectiva la Secretara General en los casos sealados en el numeral
"5.1.4.1. Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento", del artculo 5.1.4 del
Decreto 734 del 2012, que dice:
"5.1.4.1 Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento:
La garanta de seriedad de la oferta cubrir los perjuicios derivados del incumplimiento del
ofrecimiento, en los siguientes eventos:
5. 1.4.1. 1 La no suscripcin del contrato sin justa causa por parte del proponente
seleccionado.
5.1.4.1.2 La no ampliacin de la vigencia de la garanta de seriedad de la oferta cuando el
trmino previsto en los pliegos para la adjudicacin del contrato se prorrogue o cuando el
trmino previsto para la suscripcin del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas
prrrogas no excedan un trmino de tres meses.
5.1.4.1.3 La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garanta de
cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del
contrato.
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5. 1.4.1.4 El retiro de la oferta despus de vencido el trmino fijado para la presentacin de
las propuestas.
5. 1.4.1.5 El haber manifestado ser Mipyme para limitar la convocatoria de un proceso
contractual sin cumplirlos requisitos establecidos en la normativa para tener esta condicin. "
La garanta debe ser tomada a nombre del proponente, tal como aparece en el documento
que acredita su existencia y representacin legal. Cuando la propuesta sea presentada por
un Consorcio o Unin Temporal, la garanta debe ser tomada a nombre de todos los
integrantes, tal como aparecen en el documento que acredita la existencia y representacin
legal o el Registro Mercantil de cada uno de ellos, as:
"El Consorcio o Unin Temporal (segn sea el caso), conformado por" ... ypor ."
3.4.3.CERTIFICADO DE EXISTENCIA REPRESENTACiN LEGAL O REGISTRO
MERCANTIL.
El proponente persona natural, deber acreditar su inscripcin vigente en el Registro
Mercantil, mediante el certificado de Registro Mercantil expedido por la Cmara de
Comercio con fecha no superior a treinta (30) das calendario anteriores a la fecha
prevista para la entrega de propuestas, en el que consten actividades o servicios que
correspondan al objeto del presente proceso de Concurso de Mritos.
El proponente persona jurdica, (Nacional o Extranjera), deber acreditar su existencia,
objeto social, representacin legal, facultades del representante y duracin de la
sociedad, mediante el Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido por la
Cmara de Comercio o la autoridad competente, con fecha no superior a treinta (30) das
calendario anteriores a la fecha prevista para la entrega de propuestas del presente
proceso, en el cual se indique que su objeto social contiene las actividades o servicios
que correspondan al objeto del presente proceso de Concurso de Mritos.
En caso de prrroga del plazo del proceso de Concurso de Mritos, el certificado de
Existencia y Representacin Legal o el Registro Mercantil, tendrn validez con la primera
fecha prevista para la entrega de propuestas.
Las personas jurdicas (nacionales y extranjeras) debern acreditar que su duracin no es
inferior al trmino de ejecucin del contrato y hasta su liquidacin, y un (1) ao ms,
contado a partir de la fecha de cierre del proceso de seleccin. En el caso de Consorcios
o Uniones Temporales, todos sus integrantes en forma individual debern cumplir con este
requisito.
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, se debe presentar el Certificado de
Existencia y Representacin Legal o el Certificado de Registro Mercantil de cada uno de
los integrantes.
Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el pas o de personas
jurdicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, debern
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acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la
propuesta, para la celebracin del contrato y para representarla judicial y
extrajudicialmente.
Todos los documentos otorgados en el exterior para acreditar lo dispuesto en este
numeral, debern presentarse legalizados en la forma prevista en los Artculos 259 y 260
del Cdigo de Procedimiento Civil y el Artculo 480 del Cdigo de Comercio. Si se tratare
de documentos expedidos por autoridades de pases miembros del Convenio de La Haya
de 1961, se requerir nicamente de laApostille.
3.4.4.AUTORIZACIN.
Si el representante legal del oferente o de algunos de los integrantes de un Consorcio o
Unin Temporal requiere de autorizacin de sus rganos de direccin para presentar
oferta y/o para suscribir el contrato en caso de ser adjudicado, deber anexar los
documentos que acrediten la existencia de dicha autorizacin, de conformidad con lo
establecido por los estatutos de constitucin de la respectiva persona jurdica. La
autorizacin debe tener una fecha anterior a la de la presentacin de la propuesta.
Si se trata de apoderado, el proponente deber anexar el poder respectivo en el cual
cuente con amplias facultades para presentar oferta y suscribir el contrato.
En el caso de las personas jurdicas extranjeras, los representantes legales con
limitaciones deben presentar el documento que conforme a la Ley de su pas de origen
sea idneo para presentar la propuesta y el cual debe ser allegado de acuerdo con lo
establecido en la Ley colombiana.
En caso de representacin conjunta, cada uno de los miembros del Consorcio o Unin
Temporal deber estar expresamente autorizado para conformar dicha asociacin.
3.4.5. DOCUMENTO QUE ACREDITE LA CONFORMACiN DEL CONSORCIO O
UNiN TEMPORAL.
En el evento que la propuesta sea presentada en Consorcio o Unin Temporal deber
adjuntar con su propuesta debidamente diligenciado, para cada caso en particular, el
documento de conformacin del Consorcio o la Unin Temporal, de conformidad con lo
establecido en el artculo T" de la Ley 80 de 1993.
En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, el representante legal de cada una
de las personas jurdicas que los integren, deber contar con autorizacin para presentar
oferta y suscribir el contrato hasta por el valor de la propuesta, teniendo en cuenta que la
responsabilidad de todos sus integrantes es solidaria, de acuerdo con lo dispuesto en el
artculo 7
0
de la Ley 80 de 1993 yen los artculos 1.568, 1.569 Y 1.571 del Cdigo Civil.
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De conformidad con lo previsto en el artculo 9de la Ley 80 de 1993 en ningn caso podr
haber cesin de la participacin entre quienes conforman el Consorcio o la Unin
Temporal.
3.4.6.CERTIFICACION DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA INTEGRAL DE
SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES.
El proponente debe adjuntar con su propuesta, una certificacin en la cual acredite el
pago de los aportes realizados durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de entrega
de propuestas del presente proceso de seleccin, a los Sistemas de Salud, Pensiones,
Riesgos Profesionales, Cajas de Compensacin Familiar, ICBF y SENA, de acuerdo con
lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002.
Dicha certificacin debe venir suscrita por el Revisor Fiscal de la sociedad, si el
proponente de acuerdo con la Ley lo requiere, o en caso contrario la certificacin debe
venir suscrita por el Representante Legal de la sociedad proponente.
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes cuando los
mismos sean personas jurdicas constituidas en Colombia, debern presentar en forma
individual dicha certificacin expedida por el Revisor Fiscal o por el respectivo
Representante Legal, segn corresponda.
De igual forma, debern allegar con la certificacin la copia de la cdula de ciudadana y
la tarjeta profesional de contador pblico del Revisor Fiscal.
3.4.7. CERTIFICACiN DE MIPYMES:
El proponente deber aportar una certificacin en la que acredite, que su empresa
cumple con los requisitos establecidos en el artculo 2 de la Ley 905 del 2 de agosto de
2004 y dems normas vigentes y aplicables sobre la materia, suscrita por el Revisor
Fiscal o Contador Pblico.
Dicho requisito no aplica para personas jurdicas extranjeras sin sucursal en Colombia.
3.4.8. EXPERIENCIA ESPECFICA DEL PROPONENTE.
El concursante deber acreditar experiencia en contratos de consultoras o de prestacin
de servicios, en los cuales haya ejecutado las siguientes actividades:
- Diseo e implementacin de sistemas de informacin para gestin documental.
- Diseo, desarrollo e implementacin de sistemas de informacin en ambiente o
tecnologa web.
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El proponente deber acreditar hasta tres (3) contratos u rdenes y entre esos tres,
certificar las actividades sealadas anteriormente. Los contratos u rdenes que se
presenten deben ser expedidos por la persona, funcionario o autoridad competente de las
respectivas entidades con las que hayan celebrado contratos u rdenes suscritos a partir
del 1 de enero de 2009. stos deben haberse ejecutado y entregado los productos
contratados a satisfaccin del contratante, a la fecha de cierre de este proceso de
seleccin. Asimismo, los valores de uno o la sumatoria de los tres (3) contratos debe
corresponder al 100% del presupuesto oficial asignado a este proceso de seleccin.
Las certificaciones debern contener como mnimo, la siguiente informacin:
- Nombre de la empresa contratante
- Nombre del Contratista
- Nmero del contrato u orden (si tiene)
- Objeto y/o obligaciones del contrato u orden
- Fecha de inicio y de terminacin (da, mes y ao)
- Certificacin de cumplimiento a satisfaccin expedida por el funcionario competente.
- Firma de quien expide la certificacin.
- Valor del contrato u orden.
- Valor de las adiciones del contrato u orden, si a ello hubiere lugar.
No se tendr en cuenta certificaciones de contratos a los que se les haya impuesto
sanciones o que tengan calificacin del servicio regular o mala.
En el evento que las certificaciones no contengan la informacin que permita su
verificacin, el concursante deber anexar a la propuesta copia del contrato o de los
documentos soportes que sean del caso, que permita tomar la informacin que falte en la
certificacin.
Cada certificacin de contrato, orden o cualquier otro documento que contenga la
informacin solicitada, se analizar por separado; en caso de que se presenten
certificaciones que incluyan contratos u rdenes adicionales al contrato u orden principal,
el valor adicional se sumar al valor del contrato u orden principal, quedando sta como
una sola certificacin.
Igualmente, el concursante podr acreditar la experiencia requerida con la presentacin
de actas de entrega, liquidacin, facturas y dems documentos que permitan a la entidad
verificar la informacin en las condiciones solicitadas en este numeral.
En el caso de sociedades que se escindan y dejen de existir como personas jurdicas, la
experiencia de la persona jurdica escindida podr acumularse a la del socio concursante
que participe en el presente proceso de seleccin. La acumulacin se har en proporcin
a la participacin que tuvo dicho socio en el capital de la sociedad escindida. Para tal
efecto, el concursante deber en la certificacin de experiencia indicar el porcentaje de su
participacin.
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Las certificaciones no podrn ser expedidas por el propio PROPONENTE, el Consorcio, o
la Unin Temporal de la cual form parte en la ejecucin del contrato.
Los documentos otorgados en el exterior debern presentarse traducidos al idioma
castellano y legalizado en la forma prevista por la normatividad vigente en la materia; de
lo contrario, la Secretara General entender que no existe el cumplimiento del requisito.
Para las certificaciones presentadas en moneda extranjera se calcular el valor conforme
a la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TRM) vigente a la fecha de suscripcin
del contrato u orden que se certifica.
La conversin del monto del contrato sealado en la certificacin a Salarios Mnimos
Mensuales Legales Vigentes (SMMLV), la efectuar la Secretara General de acuerdo con
la siguiente tabla:
PERIODO
SAL..ARIOMINIMO MENSUALL..EGAL..VIGENTE
.(SMMl.V
Enero 1 a Diciembre 31 de 2009 496.900,00
Enero 1 a Diciembre 31 de 2010 515.000.00
Enero 1 a Diciembre 31 de 2011 535.600.00
Enero 1 a Diciembre 31 de 2012 566.700.00
Enero 1a Diciembre 31 de 2013 589.500.00
En el evento que el concursante presente certificaciones de experiencia donde haya
participado en Consorcio o Unin Temporal, para efectos de la valoracin de este factor, se
tomarn las actividades, en proporcin al porcentaje de participacin del concursante en el
Consorcio o Unin Temporal del cual acredite la experiencia. En este caso, el concursante
deber en la certificacin de experiencia indicar el porcentaje de su participacin en el
respectivo Consorcio o Unin Temporal. No podr acumularse a la vez, la experiencia
acreditada de los socios y la de la persona jurdica cuando estos se asocien entre s para
presentar propuesta bajo alguna de las modalidades previstas en el artculo yo de la Ley 80
de 1993.
De conformidad con lo sealado en el artculo 2.2.7 del Decreto 734 de 2012, la experiencia
de los socios de una persona jurdica se podr acumular a la de sta, cuando ella no cuente
con ms de tres (3) aos de constituida. La acumulacin se har en proporcin a la
participacin de los socios en el capital de la persona jurdica. Para tal efecto, el
concursante deber en la certificacin de experiencia indicar el porcentaje correspondiente
a su participacin.
En el caso de sociedades que se escindan y dejen de existir como personas jurdicas, la
experiencia de la persona jurdica escindida podr trasladarse a la del socio proponente
que participe en el presente proceso de seleccin. La acumulacin se har en proporcin
a la participacin que tuvo dicho socio en el capital de la sociedad escindida. Para tal
efecto, el concursante deber en la certificacin de experiencia indicar el porcentaje
correspondiente a su participacin.
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En el caso de los consorcios o uniones temporales, la "experiencia especfica" ser la
sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tengan de manera proporcional a
su participacin en el mismo.
3.4.9. FORMACiN Y EXPERIENCIA MNIMA DEL PERSONAL
Se acredita con base en la formacin y experiencia profesional propuesta y estar
directamente relacionado con las actividades que se desarrollarn en la ejecucin del
contrato, permitiendo valorar la idoneidad del mismo.
De acuerdo con la naturaleza de la consultora y las actividades a realizar el proponente
deber ofrecer, como requisito habilitante, el siguiente personal mnimo, que cumpla con
el perfil descrito en cada caso:
47
DENOMINACION y
NUMERO DE CARGOS
REQUERIDOS
EXPERIENCIA MINIMA DEL
TALENTO HUMANO
FO""UAI"' IN MINIMA REQUERIDA
,;~.~~v~L TALENTO HUMANO
Un (1) Director del
Proyecto
100% de dedicacin
Experiencia certificada minima: De
cinco (5) aos, contados a partir de la
expedicin de la Matrcula Profesional.
Experiencia especfica: Tres (3) aos,
en cargos de coordinacin, o direccin
o gerencia de proyectos sobre
Consultora en sstemas de
informacin; o en cargos de
coordinacin, o direccin o gerencia
en entidades Pblicas o privadas.
Ttulo y Tarjeta Profesional en Ingeniera de
Sistemas.
Ttulo acadmico de posgrado: Para el
Director del Proyecto se aceptarn como
posgrado los titulas obtenidos en los
siguientes programas: Especializacin en
Gerencia de Proyectos de Ingeniera, y/o
Especializacin en Gerencia de Proyectos de
Telecomunicaciones, y/o Especializacin en
Gerencia de Proyectos en Construccin de
Software, y/o Especializacin en Gerencia de
Proyectos, y/o Especializacin en Formulacin
de Proyectos para la Gestin y/o el Desarrollo
Industrial y/o especializacin en Gestin de
Proyectos, que se encuentren inscritas dentro
del sistema nacional de informacin de
educacin superior SNIES, particularmente en
las reas de conocimiento "INGENIERIA, Y/O
ARQUITECTURA, Y/O URBANISMO Y/O
ECONOMIA, Y/O ADMINISTRACION, Y/O
CONTADU RIA".
Un (1) Expertos en Ar-
chivos
100% de dedicacin
Experiencia certificada rnrrnma: De
cinco (5) aos, contados a partir de la
terminacin y aprobacin del pnsum
acadmico.
Experiencia especfica: cinco (5) aos
especficos en archivos.
Ttulo profesional en archivstica
Ttulo acadmico de posgrado: Para el
Experto en Archivos se aceptarn como
posgrado los ttulos obtenidos en cualquier los
siguientes programas: Especializacin en
Archivstica, y/o Especializacin en redes de
informacin documental, y/o Especializacin
en proyectos de investigacin cientfica y
tecnolgica, y/o Especializacin en anlisis de
datos, y/o Especializacin en sistemas de
informacin v cerenca de documentos, v/o
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Especializacin en documentacin digital,
gestin del Conocimiento y de la informacin
que se encuentren inscritas dentro del sistema
nacional de informacin de educacin superior
SNIES, particularmente en las reas de
conocimiento "Ciencias Sociales y Humanas"
y/o Economa, Administracin, Contadura y
afines"
Ttulo acadmico de posgrado: De acuerdo
con lo establecido en el articulo 10de la Ley
30 de 1992 "Por la cual se organiza el servicio
pblico de la educacin superior", en cualquier
programa de: Especializacin en Desarrollo de
Bases de Datos, y/o Especializacin en
Tecnologas Avanzadas para el Desarrollo de
Software, y/o Especializacin en Desarrollo de
Software, y/o Especialista en Procesos de
Desarrollo de Software, y/o Especializacin en
Desarrollo de Soluciones Informticas, y/o
Especializacin en Diseo e Implementacin
de Software para Redes e Internet, y/o
Especializacin en Construccin de Software
para Redes, y/o Especializacin en
Arquitectura Empresarial de Software, y/o
Especializacin en Tecnologas Avanzadas
para el Desarrollo de Software, y/o
Especialista en Gestin de Software, y/o
Especializacin en Software para Redes de
Computadores, y/o Especializacin en
Ingeniera de Software, y/o Especializacin en
Construccin de Software, y/o Especializacin
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Un (1) Expertos en Bi-
bliotecas
100% de dedicacin
Un (1) Arquitecto de
software
100% de dedicacin
Dos (2) Analistas de
Experiencia certificada mnima: De
cinco (5) aos, contados a partir de la
terminacin y aprobacin del pnsum
acadmico
Experiencia especifica: Cinco (5) aos
especificos en bibliotecas.
Experiencia certificada mnima: De
cinco (5) aos, contados a partir de la
expedicin de la Matricula Profesional.
Experiencia especifica: Tres (3) aos
de experiencia en anlisis, diseo y
construccin de sistemas de
informacin en procesos de
implementacin de sistemas de
informacin en entidades del sector
pblico o privado.
Experiencia certificada mnima: De
cuatro (4) aos, contados a partir de la
expedicin de la Matrcula Profesional.
Ttulo profesional en Bibliotecologia
Ttulo acadmico de posgrado: Para el
Experto en Bibliotecas se aceptarn como
posgrado los ttulos obtenidos en cualquier los
siguientes programas: Especializacin en
Archivstica, y/o Especializacin en redes de
informacin documental, y/o Especializacin
en proyectos de investigacin cientifica y
tecnolgica, y/o Especializacin en anlisis de
datos, y/o Especializacin en sistemas de
informacin y gerencia de documentos, y/o
Especializacin en documentacin digital,
gestin del Conocimiento y de la informacin
que se encuentren inscritas dentro del sistema
nacional de informacin de educacin superior
SNIES, particularmente en las reas de
conocimiento "Ciencias Sociales y Humanas",
y/o Economa, Administracin, y/o Contadura"
Ttulo y Tarjeta Profesional en Ingeniera de
Sistemas (segn el COPNIA).
Ttulo y Tarjeta Profesional en Ingeniera
(segn el COPNIA).
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Sistemas
100% de dedicacin
Experiencia especifica: Dos (2) aos
en entidades del sector pblico o
privado en anlisis, diseo y
construccin de sistemas de
informacin.
Ttulo acadmico de posgrado: De acuerdo
con lo establecido en el artculo 10 de la Ley
30 de 1992 "Por la cual se organiza el servicio
pblico de la educacin superior", para los
analistas se aceptarn como posgrado los
ttulos obtenidos en cualquier programa de:
Especializacin en Desarrollo de Bases de
Datos, y/o Especializacin en Tecnologas
Avanzadas para el Desarrollo de Software, y/o
Especializacin en Desarrollo de Software, y/o
Especialista en Procesos de Desarrollo de
Software, y/o Especializacin en Desarrollo
de Soluciones Informticas, y/o
Especializacin en Diseo e Implementacin
de Software para Redes e Internet, y/o
Especializacin en Construccin de Software
para Redes, y/o Especializacin en
Arquitectura Empresarial de Software, y/o
Especializacin en Tecnologas Avanzadas
para el Desarrollo de Software, y/o
Especialista en Gestin de Software, y/o
Especializacin en Software para Redes de
Computadores, y/o Especializacin en
Ingeniera de Software, y/o Especializacin en
Construccin de Software, y/o Especializacin
en Diseo y Evaluacin de Software.
Tres (3)
Programadores o
desarrolladores de
software
100% de dedicacin
Experiencia certificada mnima: De
tres (3) aos, contados a partir de la
expedicin de la Matricula Profesional.
Experiencia especifica: Minimo dos
(2) aos en diseo y desarrollo de
sistemas de informacin en ambiente
web y con soporte para dispositivos
mviles, bajo la especificacin J EE,
lenguaje de programacin J AVA y
PHP utilizando un esquema de tres
capas.
Ttulo y Tarjeta Profesional en Ingeniera
de Sistemas.
Un (1) Administrador
de Base de Datos
100% de dedicacin
Experiencia certficada minima:
De tres (3) aos, contados a partir de
la expedicin de la Matricula
Profesional.
Experiencia especfica: Minimo tres
(3) aos en administracin de base de
datos en PostgreSQL y/o MySql.
Ttulo y Tarjeta Profesional en Ingeniera
de Sistemas.
Un (1) Analista de
calidad y prueba de
software
100% de dedicacin
Experiencia certificada minima: De
tres (3) aos, contados a partir de la
expedicin de la Matricula Profesional.
Experiencia especfica: Minimo dos
(2) aos en diseo y desarrollo de
aplcativos ambiente web bajo la
especificacin J EE, lenguaje de
Titulo y Tarjeta Profesional en Ingeniera
de Sistemas.
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programacin J AVA Y PHP utilizando
un esquema de tres capas, con
herramientas: J METER, GRINDER,
SOAPUI.
Un (1) Documentador Experiencia certificada mnima de un
Tcnico o estudiante de ingeniera o
afines con mnimo 6 semestres cursados
100% de dedicacin (1) ao en herramentas ofimticas.
v aprobados.
Nota aclaratoria 1: *Para la evaluacin de la idoneidad del Experto en archivstica, se en-
tender como ttulo profesional en archivstica, los siguientes:
Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa yArchivstica
Profesional en Ciencias de la Informacin y la documentacin, Bibliotecologa yAr-
chivstica.
Profesional en Ciencia de la Informacin - Bibliotecologa
Profesional en Archivstica
Los equivalentes en universidades extranjeras.
Para la evaluacin de la idoneidad del Experto en Bibliotecas, se entender como ttulo
profesional en Bibliotecologa, los siguientes
Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa yArchivstica
Profesional en Ciencias de la Informacin y la documentacin, Bibliotecologa yAr-
chivstica.
Profesional en Ciencia de la Informacin - Bibliotecologa
Los equivalentes en universidades extranjeras.
Nota aclaratoria 2: En todo caso el proveedor deber utilizar el personal adicional que
considere necesario para cumplir con el objeto y las obligaciones contractuales dentro del
plazo establecido.
Las obligaciones de cada uno de los cargos son:
Director del Proyecto:
Planear, coordinar, supervisar y asesorar tcnicamente la ejecucin y el
seguimiento al desarrollo del contrato.
Dar cuenta de su responsabilidad en el manejo de personal y financiero de
proyecto, es el responsable de que ste se ejecute de acuerdo a los plazos, costos
y estndares de calidad establecidos.
Presentar el enfoque tcnico dado a la metodologa estndar para el desarrollo e
implementacin de Sistemas de Informacin de la Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot D.C.
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SECRETARIA GENERAL
Programar y coordinar las reuniones de trabajo con los profesionales y tcnicos
del equipo, que se requiera para la ejecucin del contrato.
Asistir a las reuniones que se citen por parte de la Supervisin del contrato,
dependencias o funcionarios de la Secretara General de la Alcalda Mayor de
Bogot O.C. y dems personas necesarias para la ejecucin del contrato de
consultora.
Elaborar y presentar los informes parciales y finales de la ejecucin del contrato de
consultora en cuanto a las metas y productos requeridos por la Supervisin del
contrato para su posterior aprobacin.
Responder por la totalidad de las obligaciones a cargo del contratista consultor
seleccionado.
Experto en Archivos
Realizar un diagnstico y levantamiento de informacin en el Archivo de Bogot,
con la finalidad de generar un panorama de la situacin documental del Archivo de
Bogot.
Verificar que durante la ejecucin del contrato se cumplan con las normas tcnicas
y estndares aplicados a los Archivos, tanto a nivel nacional como internacional.
Revisar y analizar el procedimiento de descripcin en el Archivo de Bogot con el
fin de presentar las recomendaciones para optimizar el nivel de descripcin de los
fondos documentales.
Asistir desde su disciplina durante el desarrollo, el plan de pruebas, la implementa-
cin y la puesta en produccin del sistema de informacin con el fin de garantizar
que se cumpla con los requerimientos de un archivo histrico y dems funcionali-
dades.
Experto en Bibliotecas
Realizar un diagnstico y levantamiento de informacin del centro de documenta-
cin especializado en temas de Bogota del Archivo de Bogot.
Verificar que durante la ejecucin del contrato se cumplan con las normas tcnicas
y estndares aplicados para el anlisis, organizacin y diseminacin de las
colecciones bibliogrficas, hemegrogrficas, entre otros.
Revisar y analizar el procedimiento de catalogacin en el Archivo de Bogot con el
fin de presentar las recomendaciones para optimizar el nivel de catalogacin de
las colecciones bibliogrficas, hemegrograficas, entre otros.
Asistir desde su disciplina durante el desarrollo, el plan de pruebas, la implementa-
cin y la puesta en produccin del sistema de informacin con el fin de garantizar
que se cumpla con los requerimientos de aplicables al centro de documentacin
especializado en temas de Bogota del Archivo de Bogot
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SECRETARIA GENERAL
Arquitecto de Software
Definir los lineamientos de diseo, su arquitectura y dems cuestiones tcnicas del
proyecto, as como validar la arquitectura con los requerimientos de desarrollo del
proyecto.
Validar los diseos, guiar a los desarrolladores para que cumplan con las
expectativas de calidad, revisando cdigo, tomando mtricas, organizando y
promoviendo la documentacin y las buenas prcticas, asegurando que el
proyecto no se desve de la arquitectura previamente definida.
Crear documentos de modelos, componentes y especificaciones de interfaces.
Construir prototipos si son necesarios.
Asegurar que la visin de los usuarios sea mantenida y respetada durante el
desarrollo, as como disear las modificaciones solicitadas y participar en la
aceptacin de las mismas.
Asistir en la implementacin del sistema, programar el entrenamiento de los
usuarios y definir los procesos de mantenimiento.
Analista
Analizar los requerimientos del sistema con el propsito de plasmarlos en el
sistema de informacin a desarrollar.
Apoyar a los desarrolladores, al resto del equipo de trabajo y al Director del
Proyecto en el desarrollo del objeto del contrato de consultora, segn las tareas
que les sean asignadas.
Programador
l. Apoyar al resto del equipo de trabajo y al Director del Proyecto en el desarrollo del
objeto del contrato de consultora, segn las tareas que les sean asignadas.
2. Desarrollar el aplicativo que se entregar al final de la consultora.
Administrador de Base de Datos
Apoyar el diseo y la administracin de la base de datos del aplicativo a
desarrollar, segn las tareas que les sean asignadas.
Realizar el proceso de migracin a la nueva base de datos del sistema de
informacin desarrollado
Analista de Calidad y Prueba de Software
Definicin, aplicacin, ejecucin y seguimiento al plan de pruebas y apoyo a la
migracin de la aplicacin del ambiente de pruebas a produccin.
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secRETARIA GENERAL
Documentador
Apoyar y generar la documentacin requerida durante el desarrollo del aplicativo y
los solicitados en los entregables y la metodologa (manuales, diagramas de flujo,
diccionarios, etc.).
3.4.10. CONDICIONES TCNICAS DE LA PROPUESTA
Las Condiciones Tcnicas se encuentran en el Anexo No. 7del Pliego de Condiciones del
Concurso de Mritos No. 10de 2013.
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SECRETARIA GENERAL
SECCiN 2
DE LOS CRITERIOS DE CALIFICACiN
3.5. FACTORES DE EVALUACiN.
PUNTAJ E
MAXIMO
FA TOTAL
POR FAC-
TOR
4S0
Garantas de una estructura adminis-
trativa eficiente y comprometida con las
necesidades de la ciudadana y de la
Secretaria General de la Alcalda Ma-
yor de Bogot D.C., para fortalecer el
desarrollo misional y operativo de la
entidad, aumentar los niveles de efi-
ciencia y eficacia e incentivar las cola-
boraciones y trabajadores en el com-
promiso con la ciudad y el trabajo en
equipo
54
TECNICO
EXPERIENCIA ESPECIFICA ADICIONAL DEL PROPO-
NENTE
Calidad (Equipo de trabajo-Personal adicional ofrecido) 400
PROTECCION
A LA INDUS-
TRIA NACIO-
NAL
Proteccin a la Industria Nacional
Defensa y forta-
lecimiento de lo
pblico y Dignifi-
cacin del Tra-
bajo
so 900
PUNTAJ E TOTAL A
100 100
1000
3.5.1. CALIFICACiN FACTOR DE TECNICO DE LA PROPUESTA (PUNTAJ E 900)
La valoracin del criterio de experiencia del proponente podr llegar hasta un puntaje
mximo de 400 puntos, as:
La asignacin del puntaje total del concursante en el factor Tcnico de la Oferta, se
obtendr de la sumatoria de las calificaciones resultantes en los aspectos de Experiencia
del Proponente y de Talento Humano. El concursante deber diligenciar el Anexo No. 3
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SECRETARIA GENERAL
"CALIFICACiN FACTOR TCNICO DE LA OFERTA O DEL PROYECTO" de este pliego
de condiciones.
A. Puntuacin por experiencia adicional del proponente:
450)
(PUNTAJ E MXIMO
Para la evaluacin de este aspecto el proponente debe encontrarse habilitado en el
requisito "experiencia especfica del proponente" sealado en el numeral 3.4.8. del pliego
de condiciones.
Y para la evaluacin y asignacin del puntaje se tendrn en cuenta las certificaciones
adicionales a las presentadas para el cumplimiento del requisito habilitante. La calificacin
se otorgar teniendo en cuenta el valor de cada una de las certificaciones acreditadas y
cuyo objeto o actividad corresponda a mnimo las siguientes:
- Diseo e implementacin de sistemas de informacin para gestin documental.
- Diseo, desarrollo e implementacin de sistemas de informacin en ambiente o
tecnologa web.
La asignacin de puntaje ser as:
No. de Certificaciones Puntaje TOTAL
Adicionales
1 250
450
2 350
3 450
No se tendrn en cuenta como certificaciones adicionales, las presentadas para
acreditar la experiencia mnima del numeral 3.4.8.
Los contratos u rdenes adicionales que se presenten debern cumplir con los requisitos mnimos
sealados en el numeral 3.4.8. Experiencia Especfica del Proponente en cuanto su objeto, pero el
valor de cada una de ellas deber corresponder como mnimo al veinte por ciento (20%) del
presupuesto oficial asignado al presente Concurso de Mritos.
B. Puntuacin Experiencia e Idoneidad adicionales del Talento Humano Ofrecido
(Mximo 400 puntos)
La evaluacin del factor de calidad se har con base en la idoneidad y experiencia del
Talento Humano que se acredite para el cargo de Director del Proyecto, Analista de
Sistemas y un Experto en Archivos, de conformidad con las tablas de calificacin
indicadas a continuacin:
Idoneidad: conocimiento que se adquiere con el grado de escolaridad y se mide con los
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ttulos acadmicos que acredite cada miembro del grupo de talento humano a ser
evaluado.
Experiencia: Destreza y/o habilidades que se adquiere con la prctica y se mide con las
certificaciones laborales contractuales que acredite cada miembro del grupo de talento
humano a ser evaluado.
Experiencia Especfica del Talento Humano (mximo 250 puntos)
Para la evaluacin de este aspecto el proponente debe encontrarse habilitado en el requi-
sito "experiencia especfica del proponente" sealado en el numeral 3.4.9. del pliego de
condiciones, es decir cumplir con el requisito de aos de experiencia seelados en dicho
numeral del presente pliego de condiciones, y si el personal requerido acredita mayor ex-
periencia obtendr el siguiente puntaje:
Para el Director(a) de Proyecto:
superior a tres(3) aos e inferior o igual a cuatro (4) aos
Puntaje
10
superior a cuatro (4) aos e inferior o igual a cinco (5) aos 25
superior a cinco (5) aos 50
Para un (1) Analista de Sistemas:
superior a dos (2) aos e inferior o igual a tres (3) aos 50
superior a tres (3) aos e inferior o igual a cuatro (4) aos 75
superior a cuatro (4) aos 100
Para el Experto en Archivos:
superior a cinco (5) aos e inferior o igual a seis (6) aos
Puntaje
50
superior a seis (6) aos e inferior o igual a siete (7) aos 75
superior a siete (7) aos 100
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Formacin adicional del Talento Humano (mximo 150 puntos)
Director del Proyecto: Se evaluara la formacin acadmica adicional a la mnima exigida
con base en los ttulos obtenidos de especializacin, maestra y/o doctorados aportados.
TITULO
Especializacin Adicional
Maestra y/o Doctorado 50
Para un (1) Analista de Sistemas: Se evaluara la formacin acadmica adicional a la
mnima exigida con base en los ttulos de especializacin, maestra y/o doctorado
aportados.
TITULO PUNTAJE
Especializacin Adicional 25
Maestra y/o Doctorado 50
Para el Experto en Archivos: Se evaluara la formacin acadmica adicional a la mnima
exigida con base en los ttulos de maestra y/o doctorado y/o post doctorado aportados.
TITULO PUNTAJE
Especializacin Adicional 25
Maestra y/o Doctorado 50
Nota 1: Para la evaluacin de este aspecto, el proponente debe adjuntar: la hoja de vida,
los ttulos de idoneidad y las certificaciones de experiencia del equipo de trabajo.
Nota 2: Para el Clculo de la experiencia del talento humano en aos, se tendr en
cuenta el tiempo efectivo calendario trabajado y no se contabilizarn traslapos por
experiencia simultnea, es decir, en caso de traslapos se contabilizar una sola vez dicho
periodo.
Nota 3: Las certificaciones debern contener como mnimo, la siguiente informacin:
../ Nombre de la empresa contratante
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./ Nombre del Contratista
./ Nmero del contrato u orden (si tiene)
./ Objeto y/o obligaciones del contrato u orden
./ Fecha de suscripcin, de inicio y de terminacin (da, mes y ao)
./ Certificacin de cumplimiento a satisfaccin expedida por el funcionario
competente .
./ Firma de quien expide la certificacin .
./ Fecha de expedicin de la certificacin .
./ Valor del contrato u orden .
./ Valor de las adiciones del contrato u orden, si a ello hubiere lugar.
Si en los documentos que se aportan para acreditar la experiencia no se incluyen algunos
de los datos solicitados, la entidad lo solicitara por una sola vez y si el proponente no los
presenta, no se tendrn en cuenta para dicha calificacin.
Para efectos de contabilizar la experiencia del recurso humano, se tendr en cuenta, lo
siguiente:
Para los profesionales del rea de ingeniera y dems afines que requieren el registro de
la matrcula profesional en el COPNIA: Se contar a partir de la fecha de expedicin de la
matrcula profesional o del certificado de inscripcin profesional, tal y como se estipula en
el artculo 12 de la Ley 842 de 2003, declarado Exequible por la Corte Constitucional
mediante Sentencia C- 296/12.
Para los profesionales que no son ingenieros o que no requieren del registro de la
matrcula profesional en el COPNIA o que la norma especial determine que para el
ejercicio de la misma sea necesaria la expedicin de la tarjeta profesional: Se contar a
partir de la terminacin y aprobacin del pensum acadmico, de conformidad con lo
establecido en el Decreto 019 de 2012.
Para la evaluacin del Ttulo acadmico de postgrado, se tendr en cuenta lo establecido
en el artculo 10 de la Ley 30 de 1992 "Por la cual se organiza el servicio pblico de la
educacin superior", se aceptarn como postgrado los ttulos obtenidos en programas de:
especializacin y maestra.
Para la evaluacin, el oferente deber adjuntar la hoja de vida, las certificaciones de
experiencia del Director del Proyecto, un analista de sistemas y un desarrollador de
software y dems documentacin necesaria para acreditar su experiencia e idoneidad.
NOTAS GENERALES PARA LA EVALUACiN:
Nota 1: Las hojas de vida del personal propuesto solo podrn participar en una sola
propuesta, la hoja de vida que sea presentada en ms de una propuesta no ser tenida
en cuenta en ninguna de ellas, y en consecuencia se tendrn como NO HABILITADAS
las propuestas en que este dicha hoja de vida.
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Nota 2: Para la evaluacin el proponente debe adjuntar: la hoja de vida, los ttulos de
idoneidad y las certificaciones de experiencia requeridas.
Nota 3: Para el clculo de la experiencia en meses o aos se tendr en cuenta el tiempo
efectivo calendario prestado y cuando se acredite experiencia simultnea, es decir, en
caso de traslapo se contabilizar una sola vez dicho periodo.
Nota 4: Para efectos de la evaluacin, las fechas de inicio y terminacin de contratos que
aparecen en las certificaciones, sern vlidas con da, mes y ao; en caso de no contener
el da se contabilizar como del ltimo da del mes; si faltare el mes se contabilizar como
del ltimo mes del ao.
Nota 5: El concursante seleccionado deber presentar la Tarjeta Profesional de cada una
de las personas que integran el Talento Humano ofrecido para la suscripcin del contrato
que resulte de este proceso de seleccin, segn se exija en la normatividad aplicable a la
respectiva disciplina.
Nota 6: La Secretara General se reserva la facultad de solicitar informacin
complementaria a la acreditada por el concursante para la evaluacin de este factor.
Nota 7: Para efectos de la verificacin y evaluacin de la experiencia profesional de cada
uno de los integrantes del Talento Humano ofrecido, se dar aplicacin al artculo 229 del
Decreto ley 19de 2012, en el cual se seala:
"ARTCULO 229. EXPERIENCIA PROFESIONAL. Para el ejercicio de las diferentes
profesiones acreditadas por el Ministerio de Educacin Nacional, la experiencia
profesional se computar a partir de la terminacin y aprobacin del pensum
acadmico de educacin superior."
"Se exceptan de esta condicin las profesiones relacionadas con el sistema de
seguridad social en salud en las cuales la experiencia profesional se computar a partir
de la inscripcin o registro profesional."
A excepcin de aquellas que para el ejercicio de la profesin se requiera el registro de la
matricula profesional o la expedicin de la tarjeta profesional.
Nota 8: Para la asignacin del puntaje de experiencia, se tendr unicamente en cuenta la
experiencia ADICIONAL, es decir, que una vez est cumplido el requisito mnimo de_
experiencia exigido para habilitacin, los aos de experiencia especfica ya contabilizados
como habiltantes NO sern tenidos en cuenta para la asignacin de puntaje.
Ejemplo: Si el proponente requiere tres (3) aos de experiencia especifica para la
habilitacin y el profesional ofrecido tiene ms aos de experiencia especifica, se restaran
de la totalidad de aos, tres (3) aos para el cumplimiento del requisito habilitante, y se.
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asignar puntaje sobre los aos de experiencia especifica que le quedan como
excedente.
3.5.2. CALIFICACiN DEL ASPECTO DE DEFENSA Y FORTALECIMIENTO DE LO
PBLICO - DIGNIFICACiN DEL TRABAJ O (MXIMO 50 PUNTOS).
Se asignar el puntaje por este factor de conformidad con los criterios establecidos en la
tabla que a continuacin se presenta, para lo cual se asignar el mayor puntaje respecto
de la forma de vinculacin del personal requerido por la entidad, as:
POR LA FORMA DE VINCULACiN DE LOS EMPLEADOS oCONTRATISTAS (mxmo 50 puntos)
CARGOS Contrato PUNTOS
Laboral
2Analistas de Sistemas 10
3 Desarrolladores 10
1Analista de Calidad de Software 10
50
1Administrador de Base de datos 10
1 Documentador 10
3.5.3. PROTECCiN A LA INDUSTRIA NACIONAL: Puntaje mximo 100
Para efectos de la evaluacin del aspecto Proteccin a la Industria Nacional, de
conformidad con lo dispuesto en la Ley 816 de 2003, el proponente deber informar en la
carta de presentacin de la propuesta, y/o Anexo acerca de la nacionalidad del personal
que labora para el proponente.
/U U//III/C' /II/] _
I:11 11//
/

Si todo el personal contratado para la ejecucin del contrato de prestacin de

servicios es de nacionalidad colombiana, obtendr el puntaje sealado. Este
100Puntos aspecto se acreditar mediante la informacin que sobre la nacionalidad del
personal suministre el proponente o el representante legal del proponente en la
carta de presentacinv/o el anexo"Proteccina la industria nacional".
Si dentro del personal contratado para la ejecucin del contrato de prestacin de
servicios hay personal de nacionalidad colombiana y extranjera, obtendr el
75Puntos
puntaje sealado. Este aspecto se acreditar mediante la informacin que sobre la
nacionalidad del personal suministre el proponente o el representante legal del
proponente en la carta de presentacin y/o el anexo "Proteccin a la industria
nacional".
Si todo el personal contratado para la ejecucin del contrato de prestacin de
servicios es de nacionalidad extranjera, obtendr el puntaje sealado. Este
50Puntos aspecto se acreditar mediante la informacin que sobre la nacionalidad del
personal suministre el proponente o el representante legal del proponente en la
carta de presentaciny/o el anexo "Proteccina la industria nacional".
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CAPTULO IV
CAUSALES DE RECHAZO
Al presentarse cualquiera de las circunstancias que se sealan a continuacin, ello dar
lugar al rechazo:
4.1. Cuando existiere incumplimiento de cualquiera de los requisitos sealados en el
numeral 2.4. "REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA PRESENTE SELECCiN" de este
documento.
4.2. Cuando el proponente presente documentos con informacin inexacta o haya tratado de
interferir o influenciar indebidamente en la evaluacin de las propuestas o en la adjudicacin
del contrato.
4.3. Cuando se presenten varias ofertas por parte del mismo proponente (por s o por
interpuesta persona), o cuando el proponente tenga intereses en otra persona natural, o
jurdica que tambin se presente a este proceso de Concurso de Mritos, es decir cuando
se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan socios comunes,
excepto cuando se trate de sociedades annimas abiertas, de conformidad con lo,
dispuesto en el artculo 5 del Decreto 679 de 1994, lo cual se acreditara mediante
certificacin del Revisor Fiscal de la respectiva sociedad.
4.4. Cuando se presente una propuesta en lugar, fecha y hora diferentes a las sealadas
en el pliego de condiciones.
4.5. Cuando el proponente no anexe a la oferta los documentos que se solicitan en los
numerales 3.2., 3.3., Y 3.4.3. del presente pliego de condiciones o cuando la carta de
presentacin del numeral 3.2.
4.6. Cuando el proponente una vez requerido por la Entidad, no allegue los documentos, las
aclaraciones y/o explicaciones solicitadas por sta (artculo 22 del Decreto 734 de 2012);
cuando no cumpla con lo solicitado en dicho requerimiento; y cuando allegue la respuesta a
los requerimientos fuera del plazo que se le fije para ello (inciso 3 del artculo 10del Decreto
734 de 2012), impidiendo evaluar con precisin los trminos de la oferta.
4.7. Cuando el proponente no allegue o no diligencie en forma completa el anexo No. 2
"PROPUESTA ECONMICA.
4.8. Cuando existiere incumplimiento de los requisitos habilitantes acreditados mediante el
Registro nico de Proponentes - RUP y/o verificados directamente por parte de la entidad,
de conformidad con lo sealado en el captulo I1Idel presente pliego de condiciones.
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4.9. Cuando la propuesta se presente con condicionamientos para la adjudicacin del
presente proceso de seleccin.
4.10. Cuando el representante legal de cada uno de los miembros del Consorcio o Unin
Temporal no adjunte autorizacin para presentar propuesta y suscribir contrato.
4.11. Cuando se presenten propuestas en forma parcial.
4.12. Cuando no presente autorizacin del rgano social competente, en el evento de que
el representante legal de la persona jurdica requiera de la misma para presentar oferta y
suscribir contrato.
4.13. Cuando contengan defectos insubsanables, de acuerdo con lo previsto en el artculo
2.2.8. del Decreto 734 de 2012.
4.14. Cuando el proponente no presente la garanta de seriedad de forma simultnea con
la oferta, segn lo establecido en el ltimo inciso del artculo 5.1.7.1. Decreto 734 de
2012.
4.15. Cuando el valor total de la propuesta econmica supere el valor total del
presupuesto oficial sealado en el numeral 1.4 del presente pliego de condiciones y/o de
los Certificados de Disponibilidad Presupuestales.
4.16. Cuando el talento humano ofrecido no cumpla con los requisitos rrurumos
determinados en el Anexo No. 7 "CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS TCNICOS
MNIMOS".
4.17. Cuando la propuesta econmica del proponente (primer elegible) no sea consistente
con su propuesta tcnica.
4.18. Cuando se compruebe que el proponente se encuentre incurso en cualquier causal
de inhabilidad, incompatibilidad o en conflicto de intereses.
4.19. Cuando la informacin INSCRITA en el RUP no se encuentre en firme, o cuando la
misma haya perdido los efectos por la renovacin extempornea del mismo.
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CAPITULO V
PROPUESTA ECONMICA
Dando cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 3.3.4.5 del Decreto 734 de 2013, el
proponente debe presentar su oferta econmica, teniendo en cuenta los aspectos:
Las ofertas deben presentarse en moneda legal colombiana.
El valor de la propuesta debe incluir todos los costos que genere el cumplimiento del objeto
del contrato, entre otros:
1. La remuneracin del personal del consultor, la cual podr incluir, segn el caso,
sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viticos, etc.
2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones, si a ello hubiere
lugar.
3. Gastos generados por la adquisicin de herramientas o insumas necesarios para
la realizacin de la labor, si a ello hubiere lugar.
4. Gastos de administracin.
5. Utilidades del consultor.
6. Gastos contingentes.
El valor de la propuesta, debe incluir todos los costos directos e indirectos que genere la
prestacin de los servicios, del talento humano, de las prestaciones y los salarios del
personal que vincule para la ejecucin del contrato, de los aportes al Sistema de Seguridad
Social Integral y aportes parafiscales, cumpliendo con las normas laborales sobre la
materia, de los impuestos y dems gastos que origine el mismo. Por ningn motivo se
considerarn costos adicionales.
Cualquier error de clculo del proponente al momento de determinar el valor econmico
de la propuesta correr a su cargo. Si al verificar la consistencia econmica de la
propuesta se encuentra un error aritmtico la Secretara General de la Alcalda Mayor de
Bogot, D.C., proceder a su correccin y ste ser el valor que se tendr en cuenta para
la verificacin de su consistencia.
Por error aritmtico, se entiende aquel en que incurre el proponente cuando realiza una
indebida operacin matemtica, pero con la certeza de las cantidades, requerimientos y
valores.
Las correcciones efectuadas a las ofertas de los proponentes, segn el procedimiento
anterior, sern de forzosa aceptacin para stos. Si el proponente, en caso que se le
adjudique el contrato, rehsa aceptar dichas correcciones, se har efectiva la garanta de
seriedad de la propuesta.
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Si se presentan omisiones en la presentacin de la propuesta, la SECRETARA
GENERAL podr solicitar por escrito aclaracin a los proponentes, siempre bajo el criterio
de mantener la igualdad entre los mismos.
La SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT, D.C. podr solicitar
una mayor discriminacin de costos si lo estima necesario.
La oferta econmica deber presentarse siguiendo el modelo del Anexo No. 2 de este
pliego de condiciones y en sobre aparte debidamente sellado, como se indica en el
numeral 2.3.1. y subsiguientes de este documento, el cual ser abierto en la audiencia de
adjudicacin del proceso de seleccin, no debe utilizar centavos, por lo tanto el valor en
pesos de los servicios y el valor total de la propuesta econmica deben presentarse en
nmeros enteros, es decir el proponente deber aproximar al peso, ya sea por exceso, si
la suma es mayor o igual a 0.50 centavos, o por defecto, si la suma es menor a 0.50
centavos.
El valor total de la propuesta incluido el IVA, deber contemplar los descuentos por
concepto de carga tributaria que le aplica sobre cada pago durante la ejecucin del
contrato, en el marco de los impuestos nacionales y distritales tales: Retencin del IVA
(15% IVA), retencin en la fuente por honorarios segn sea el caso (10% u 11%),
retencin por ICA segn la tarifa que le corresponda a la actividad inscrita en el RIT
(mxima tarifa aplicar el 13,8 por mil), retencin por estampilla de proadulto mayor,
procultura y estampilla Universidad Distrital (0.5%, 0.5% Y 1%).
NOTA 1: Para efectos de la verificacin de la consistencia de la propuesta econmica se
tomarn los valores que se hayan registrado en el ANEXO No. 2 "Propuesta Econmica"
en su integridad incluyendo los descuentos, si a ello hubiere lugar.
En el evento en que el proponente no cotice el valor correspondiente al IVA deber indicar
claramente la norma que lo exime de dicha obligacin.
NOTA 2: El proponente deber desagregar en documento a parte, los costos de cada
concepto de la propuesta econmica, teniendo en cuenta la consistencia con los
requerimientos tcnicos.
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CAPITULO VI
ADJUDICACiN
La adjudicacin del contrato que resulte del presente proceso de seleccin, se har en
Audiencia Pblica, teniendo en cuenta la propuesta ms favorable para la entidad, previa
evaluacin y cotejo de cada una de las ofertas presentadas. Se entiende por propuesta
ms favorable aquella que presente la mejor calidad para desarrollar la consultora, por
haber cumplido con los requisitos habilitantes y haber obtenido el mayor puntaje al sumar
las calificaciones alcanzadas en la evaluacin de los siguientes factores: Tcnico de la
Oferta o del Proyecto, Dignificacin del Trabajo y Proteccin a la Industria Nacional.
La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., se reserva la facultad de
adjudicar este Concurso de Mritos hasta por el valor total del certificado de disponibilidad
presupuestal que respalda el presente proceso de seleccin, de acuerdo con el valor total
de la propuesta econmica del oferente seleccionado en el primer lugar en el orden de
elegibilidad.
Dando cumplimiento a lo estipulado en el artculo 3.3.4.6. del Decreto 734 de 2013, en /a
audiencia de adjudicacin y con la presencia del oferente ubicado en el primer lugar del
orden de elegibilidad, la entidad abrir el sobre que contiene su propuesta econmica, a
efectos de verificar la consistencia entre la misma con su propuesta tcnica, de acuerdo
con las siguientes reglas:
1. La Secretara General luego de haber informado a los asistentes el orden en la
evaluacin de las propuestas, le dar a conocer al proponente ubicado en el primer lugar,
el detalle de la estimacin de los servicios de consultora, que forma parte de los estudios
y documentos previos del presente proceso de seleccin.
2. Posteriormente, la entidad verificar la consistencia entre la propuesta econmica y la
propuesta tcnica del primer elegible, con base en el detalle de la estimacin de los
servicios de consultora.
3. Durante la verificacin de la consistencia de la propuesta econmica respecto de las
actividades descritas en la propuesta tcnica, la entidad podr solicitarle al primer elegible
que efecte las clarificaciones y los ajustes que considere necesarios. Como resultado de
estos ajustes no podrn modificarse los requerimientos tcnicos o las condiciones
mnimas exigidas en este pliego de condiciones.
4. Teniendo en cuenta las reglas establecidas en el numeral anterior, la entidad y el
primer elegible elaborarn un acta con los acuerdos alcanzados durante la verificacin de
su oferta econmica, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato.
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SECRETAR!AGENERAl
En todo caso, los oferentes debern presentar su propuesta econmica diligenciando
completamente el Anexo No. 2 del presente pliego de condiciones.
Nota 1: En caso que la Secretara General rechace la propuesta presentada por el
primer elegible, por cualquiera de las causales de rechazo previstas en el numeral 4.15. o
4.17. de este pliego de condiciones, proceder a abrir el sobre econmico del oferente
ubicado en el segundo lugar del orden de elegibilidad, con quien se repetir el
procedimiento indicado en este captulo y as sucesivamente hasta adjudicar el presente
proceso de seleccin.
Nota 2: Los precios sealados en la propuesta econmica debern ser desglosados por
actividad, de acuerdo con los conceptos indicados en el Anexo No. 2 de este pliego de
condiciones. El valor de todas las actividades y los productos descritos en la propuesta
tcnica, se consideran incluidos en el valor de la propuesta econmica presentada. Por
ningn motivo se considerarn costos adicionales.
DANIEL MARA MEDINA GONZALEZ
Subsecretario General (E)
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.
NOMBRE FI?A FECHA
Proyectado por: Miguel Leonardo Quinche Durn ~..--
Aprobado para firma por: (Subdirector(a)) (E) Fabian Camilo Rojas Barrera
/1/1
/'
Aprobado para firma por: (Directora de Gestin Tatiana Pieros Laverde r' l
C.)
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales. As
mismo, la informacin contenida en l, es precisa. correcta. veraz y completa, y por lo tanto, lo presentamos para firma de Subsecretario General
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CAPITULO VII
ANEXOS
ANEXO No.1
CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA
Bogot D.C,
Seores:
SECRETARA GENERAL DE LAALCALDA MAYOR DE BOGOT DC.,
Carrera 8 No. 10-65.
Bogot, D.C.
Referencia: Proceso de Concurso de Mritos No. 10 de 2013
El suscrito, obrando en representacin de o en nombre propio,
me permito presentar propuesta para el proceso de Concurso de Mritos de la referencia,
cuyo objeto es contratar el diseo, desarrollo, implementacin y puesta en funcionamiento del
software necesario para la administracin del acervo documental fsico y digital del Archivo de
Bogot permitiendo el acceso a la informacin por parte del ciudadano; de acuerdo con los
trminos y condiciones establecidos en el pliego de condiciones del proceso de seleccin
de la referencia y de conformidad con lo establecido en este documento.
Plazo de Ejecucin: .
Nmero de la pliza de seriedad de la propuesta: _
Valor asegurado: ($ ) Moneda Corriente.
Compaa Aseguradora: _
Recibo de Pago de Pliza (No. y fecha): _
Dejo constancia de lo siguiente:
A) Que declaro bajo la gravedad de juramento que se entiende prestado con la firma
de la presente carta, que no me encuentro incurso en causal alguna de inhabilidad o
incompatibilidad o prohibiciones para participar en procesos de Concurso de Mritos y/o
contratar consagradas en la Constitucin y la Ley.
B) Que manifiesto expresamente haber ledo y conocer el pliego de condiciones y en
consecuencia me someto a l.
C) Que acepto las consecuencias que se deriven del incumplimiento de los requisitos
a que se refiere el literal anterior.
D) Que declaro bajo la gravedad de juramento, que toda la informacin aportada y
contenida en mi propuesta es veraz y susceptible de comprobacin.
E) Que acuso recibo de las comunicaciones (si a ello hubiere lugar) de fecha __ y
ADENDAS (si a ello hubiere lugar) nmeros _, __ , _ y __ al pliego de
condiciones, expedidos por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot DC,
durante el perodo del proceso de Concurso de Mritos y manifiesto haberlos ledo y
conocerlos y por tanto me someto a ellos.
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SECRETARIA GENERAL
F) Que convenimos en mantener esta oferta por un perodo de noventa (90) das
calendario, contados a partir de la fecha entrega de propuestas del proceso de Concurso
de Mritos o del vencimiento de sus prrrogas si las hubiere; la oferta nos obliga y podr
ser favorecida en cualquier momento antes de que expire el perodo indicado.
G) Que en caso que me fuere adjudicado el presente proceso de Concurso de
Mritos, me comprometo a suscribir el contrato correspondiente, dentro del trmino
establecido para ello en el pliego de condiciones y al terminar el contrato me comprometo
a suscribir el acta de liquidacin dentro de los plazos contractuales previstos, as como a
ejecutar todas las obligaciones del contrato que celebre con la Secretara General.
H) Que esta oferta, una vez aceptada y notificada su adjudicacin, me obliga a su
cumplimiento hasta que se prepare el contrato y se firme formalmente.
1) Que conozco y acepto en un todo las leyes generales y especiales aplicables a
este proceso contractual.
J ) Que haremos los trmites necesarios para la suscripcin y ejecucin del contrato,
en los plazos establecidos en el pliego de condiciones.
K) En cumplimiento de lo sealado en la Ley declaro bajo la gravedad de juramento,
que la empresa o el Consorcio o la Unn Temporal que represento no se encuentra
relacionado en el Boletn de Responsables Fiscales que publica la Contralora General de
la Repblica. (En el evento que el proponente sea una persona natural, debe realizar esta
declaracin).
L) Declaro que me comprometo a cumplir la consultora Contratar el diseo, desarrollo,
implementacin y puesta en produccin de un sistema de informacin para la
administracin, registro, atencin, seguimiento, y control de las peticiones, quejas,
reclamos, solicitudes de informacin, y sugerencias que reciban las entidades del distrito
capital por los diferentes canales, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el
anexo tcnico del pliego de condiciones.
M) Declaro bajo la gravedad de juramento, que el talento humano contratado para la
ejecucin del contrato de prestacin de servicios es de nacionalidad
N) Que el original de la propuesta consta de ( ) folios, debidamente
numerados. No se aceptarn propuesta foliadas con nmeros y letras.
que mi propuesta se RESUME as:
NOMBRE completo DEL PROPONENTE: _
Cdula de ciudadana o Nit:
REPRESENTANTE LEGAL:
(En caso de Consorcio o Unin Temporal, se debe indicar el nombre y pas de origen
de cada una de las partes que lo conforman)
Plazo para ejecutar el Contrato: _
Validez de la propuesta: _
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V
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HU<?ANA
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ALCALDA MAYOR
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Adems adjunto los siguientes anexos exigidos debidamente diligenciados, e informo que
las comunicaciones relativas a este proceso de seleccin las recibir en la siguiente
direccin:
Indicar cuales:
Direccin:
Ciudad ________ Telfono(s): _
Atentamente,
Firma:
-----------------------
Nombre: _
C.C. : _
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ANEXO No. 2
PROPUESTA ECONMICA
El proponente deber presentar su propuesta econmica, cotizando todos los costos
directos e indirectos que genere la contratacin de la presente consultora, de acuerdo
con el requerimiento tcnico descrito y el objeto del presente Concurso de Mritos.
Por ningn motivo se considerarn costos adicionales.
aporte logstico
Personas/tiempo
Insumos necesarios para la prestacin de los servicios
Imprevistos
Utilidad
UBTOTAL
IVA (16%)
ALaR TOTAL DE LA PROPUESTA, INCLUIDO IVA
Nota 1: El valor cotizado deber incluir todos los costos directos e indirectos asociados a
la consultora, segn los requerimientos sealados en el presente pliego de condiciones.
Nota 2: Con relacin al tem 1 Personas/tiempo deber ajustarse a los requerimientos
tcnicos mnimos sealados en el anexo No. 7en horas/especialista.
NOTA 3: El proponente deber desagregar en documento a parte, los costos de cada
concepto de la propuesta econmica, teniendo en cuenta la consistencia con los
requerimientos tcnicos.
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ANEXO No. 3.
" CALIFICACiN FACTOR TCNICO
DE LA OFERTA"
(PUNTAJE MXIMO 900)
Puntuacin por experiencia adicional del proponente:
MXIMO 450)
(PUNTAJE
No. de Certificaciones Marque con una x lo ofrecido
Adicionales
4
5
6
Puntuacin Experiencia e Idoneidad del Talento Humano Ofrecido (Mximo 400
puntos)
Experiencia Especfica Adicional del Talento Humano (mximo 250 puntos)
Para el Director(a) de Proyecto:
Exp ncia Adicional Especifica
Marque con una x
ofrecido
superior a tres(3) aos e inferior o igual a cuatro (4) aos
superior a cuatro (4) aos e inferior o igual a cinco (5) aos
superior a cinco (5) aos
Para un (1) Analista de Sistemas:
Experi~ntiaAdici()nl Espe~i~igaJ m~ij6s.
Marquecg~una x
lo ofrecido
superior a dos(2) aos e inferior o igual a tres (3) aos
superior a tres (3) aos e inferior o igual a cuatro (4) aos
superior a cuatro (4) aos
}
Para el Experto en Archivos:
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t' DTA'
IJ l .....
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Marque con una x
lo ofrecido
superior a cinco (5) aos e inferior o igual a seis (6) aos
superior a seis (6) aos e inferior o igual a siete (7) aos
superior a siete (7) aos
Formacin Adicional del Talento Humano (mximo 150 puntos)
Director del Proyecto: Se evaluara la formacin acadmica adicional a la mnima exigida
con base en los ttulos obtenidos de especializacin, maestra y/o doctorados aportados.
Marque con una
lo ofrecido
Maestray/o Doctorado
Para un (1) Analista de Sistemas: Se evaluara la formacin acadmica adicional a la
mnima exigida con base en los ttulos de especializacin, maestra y/o doctorado
aportados.
Marque con una x
ofrecido
Especializacin Adicional
Maestra y/o Doctorado
Para el Experto en Archivos: Se evaluara la formacin acadmica adicional a la mnima
exigida con base en los ttulos de maestra y/o doctorado y/o post doctorado aportados.
Marque con una x
lo ofrecido
Maestray/o Doctorado
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FORMATO SOBRE LA FORMA DE VINCULACiN DE TRABAJADORES
POR LA FORMA DE VINCULACiN DE LOS EMPLEADOS O CONTRATISTAS (mximo 50puntos)
CARGOS Marque con una x los cargos vinculados
mediante contrato Laboral
Analistas de Sistemas
Desarrolladores
Analista de Calidad de Software
Administrador de bases de datos
Documentador
Firma del representante legal
Indicar el nombre o la razn social del proponente
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SECRETARIA GENERAL
ANEXO No. 4
PROTECCiN A LA INDUSTRIA NACIONAL
LEY 816 DE 2003
NOTA: SIRVASE DILIGENCIAR LA CASILLA DE NACIONALIDAD SEALANDO CON
UNA EQUIS "X" SI EL TALENTO HUMANO QUE OFRECE ES NACIONAL O
EXTRANJ ERO DE ACUERDO CON LA CONDICION ESTABLECIDA EN EL NUMERAL
3.5.3. "PROTECCION A LA INDUSTRIA NACIONAL". DEL PLIEGO DE CONDICIONES.
NACIONALIDAD CONDICION
Si todo el personal que labora para el proponente es de
nacionalidad colombiana, obtendr el puntaje sealado en
el numeral 3.5.3. Este aspecto se acreditar mediante la
informacin que sobre la nacionalidad del personal,
suministre el proponente o el Representante Legal en la Carta
de Presentacin de la propuesta.
Si dentro del personal que labora para el proponente hay de
nacionalidad colombiana y extranjera, obtendr el puntaje
sealado en el numeral 3.5.3. Este aspecto se acreditar
mediante la informacin que sobre la nacionalidad del
personal, suministre el proponente o el Representante Legal
en la Carta de Presentacin de la propuesta.
Si todo el personal que labora para el proponente es de
nacionalidad extranjera, obtendr el puntaje sealado en el
numeral 3.5.3. Este aspecto se acreditar mediante la
informacin que sobre la nacionalidad del personal,
suministre el proponente o el Representante Legal en la Carta
de Presentacin de la propuesta.
Firma del representante legal
Indicar el nombre o la razn social del proponente
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seCRETARIA GENERAL
ANEXO No. 5
COMPROMISO DE INTEGRIDAD
El suscrito identificado con la cdula
de ciudadana No. , actuando en
representacin de Proponente del
proceso de Concurso de Mritos No. 10 de 2013, orgullosos de nuestra condicin de
colombianos y de ciudadanas y ciudadanos bogotanos, de nuestras familias e hijos, de
nuestras realizaciones y logros personales, familiares y profesionales, y de nuestra
capacidad profesional y laboral. Orgullosos as mismo, de formar parte de empresas cuyo
talento humano ha realizado serios aportes al progreso y desarrollo de la ciudad y el pas,
y conscientes de que se han adelantado en el pas y en especial en la ciudad de Bogot
O.C., cambios culturales que promueven la probidad y el beneficio del inters general,
y RECONOCIENDO Y CONSIDERANDO:
Que la crtica situacin que en diversos mbitos de la vida nacional atraviesa Colombia en
la actualidad exige de sus ciudadanos, la adopcin de actitudes vigorosas en la reivindica-
cin de los valores de la vida en comn.
Que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redundan en
beneficio no solo de la entidad contratante sino de los propios participantes, en cuanto
asegura que el nico criterio de adjudicacin ser la excelencia de la propuesta.
Que existe el compromiso pblico de la Secretara General de la Alcalda Mayor de
Bogot O.C., en el sentido de adoptar medidas concretas para garantizar que sus
funcionarios, en los diversos niveles y fases de intervencin en el proceso, se sujetarn
estrictamente a los mandamientos de la Ley, de la tica y de la buena fe.
Que la Administracin Oistrital ha tomado las medidas necesarias y adecuadas, para
garantizar la publicidad y el libre acceso a la informacin de los pliegos de condiciones.
Que las compaas que representamos, reconocemos que la presentacin de propuestas
en el presente proceso de seleccin, se efecta en un entorno libre, imparcial,
competitivo y no se sujeta a abusos.
Que conocemos a cabalidad el pliego de condiciones, sus reglas de juego establecidas y
dems documentos generados hasta el cierre de este proceso, reconocemos que los
mismos son equitativos y no conllevan al favorecimiento de un proponente en particular.
Que resulta conveniente la formulacin de un pacto explcito de los proponentes, en
cuanto al acatamiento de las normas jurdicas y ticas que deben regir la contratacin en
beneficio de su transparencia.
EN CONSECUENCIA MANIFESTAMOS NUESTRO COMPROMISO DE:
Actuar en el proceso de Concurso de Mritos No. 11 de 2013, con estricto apego a las
normas jurdicas y ticas propias de este tipo de procedimientos, y conforme a los
principios de buena fe, transparencia y equidad.
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B
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.. . .U .
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SECRETARIA GENERAL
Respetar todas y cada una de las decisiones, que en desarrollo del proceso de Concurso
de Mritos adopte la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., sin
perjuicio de su impugnacin por las vas y en las oportunidades legalmente dispuestas.
Abstenernos de realizar u ofrecer, directa o indirectamente, pagos de comisiones o
ddivas, o de utilizar medios de presin a funcionarios de la Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot D.C, con el fin de obtener favorecimiento en la decisin de
adjudicacin del contrato, lograr cambios sustanciales en el contrato ajustando las
especificaciones, los plazos o cualquier otro componente importante del mismo, lograr
que sean aprobados por servidores pblicos o por el supervisor del contrato (o por su
personal), resultados por debajo de los parmetros propuestos y pactados con la
Secretara General, evadir impuestos, derechos, licencias o cualquier otra obligacin legal
que se deber satisfacer, inducir a un funcionario a quebrantar sus deberes oficiales de
cualquier manera.
Abstenernos de colur y establecer con otros participantes en el proceso cualquier tipo de
acuerdos que puedan distorsionar la decisin de la Secretara General y limitar
indebidamente la competencia en este Concurso de Mritos.
Utilizar las oportunidades y mecanismos jurdicos que la Ley pone a disposicin, con
estricta sujecin al principio de la buena fe, evitando cualquier forma de abuso del
derecho.
Cumplir con rigor las exigencias que haga la entidad contratante en el curso del
procedimiento selectivo.
A no utilizar en la etapa de evaluacin de las propuestas, argumentos sobre el
cumplimiento de requisitos diferentes a los establecidos en el pliego de condiciones, para
efectos de buscar la descalificacin de nuestros competidores.
Adoptar las medidas necesarias, para que ningn miembro del personal de mi empresa o
asociacin empresarial, incurran en conductas violatorias del presente pacto.
Denunciar inmediatamente ante la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot OC,
o ante la Veedura Distrital y dems rganos de Control, cualquier actuacin irregular
ejecutada por funcionarios de aquella y/ o de los proponentes.
Para constancia firmamos de manera voluntaria, en Bogot OC., a los __ ( ) de __
de 2013.
EL PROPONENTE
NOMBRE:
FIRMA O EMPRESA:
CARGO
Nota: La Secretara General, hace constar que la suscripcin del compromiso de
integridad es netamente voluntario, y no es causal de rechazo, ni de inadmisibilidad
de las propuestas que se presenten en este proceso de seleccin.
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SECRETARIA GENERAL
ANEXO No. 6
MINUTA DEL CONTRATO
CONTRATO No.
CLASE DE CONTRATO:
CONTRATISTA:
NIT:
VALOR:
CONTRATO DE CONSULTORA
XXXXX
XXXXX
$XXXXX M/Cte.
OBJ ETO: Contratar el diseo, desarrollo, implementacin y puesta en
funcionamiento del software necesario para la
administracin del acervo documental fsico y digital del
Archivo de Bogot permitiendo el acceso a la
informacin por parte del ciudadano.
Entre los suscritos XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, identificado con la cdula de ciudadana
No. XXXXXXXXX de XXXXXXX, en su calidad de Subsecretario General de la Secretara
General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., nombrado segn Resolucin XXX del XX de
XXX de 2012, suscribe el presente contrato de consultora de acuerdo con la delegacin de
funciones en materia contractual, otorgada mediante la Resolucin No. 442 del 30 de agosto
de 2011, modificada parcialmente por la Resolucin No. 270 de 2012, quien en adelante se
denominar LA SECRETARA GENERAL, por una parte, y por la otra, XXXXX, identificado
con cdula de ciudadana N XXXXX de XXXXX, persona XXXXX con Matrcula Mercantil N
XXXXX, segn consta en el Certificado de Matrcula de Persona XXXXX expedido por la
Cmara de Comercio de XXXXX el da XXXXX de 2010 propietario del establecimiento de
comercio denominado XXXXX, con Matrcula N XXXXX, segn consta en el Certificado de
Matrcula de Establecimiento de Comercio expedido por la Cmara de Comercio de XXXXX
el da XXXXX de 2010, comerciante identificado con el NIT XXXXX, quien en adelante se
denominar EL CONTRATISTA, hemos convenido suscribir el presente contrato de consultora,
que se regir por las siguientes clusulas previas las siguientes consideraciones: 1) Que el da
XXXXX de a XXXXX de XXXXX se realiz la apertura del Proceso de Concurso de Mritos N
03 de 2013, cuyo es: 2) Que el da XXXXX de 2013, se
procedi al cierre del Proceso de Concurso de Mritos No. XX de 2013 y a la apertura del
sobre que contiene la oferta tcnica del (los) proponente(s), encontrndose los siguientes:
XXXXX. 3) Que de conformidad con el Acta No. XXXXX del XXXXX de 2013, se adjudic
el Proceso de Concurso de Mritos No. XX de 2013 al proponente XXXXX, por haber
cumplido con los diferentes aspectos de verificacin, haber obtenido el mayor puntaje en
la sumatoria de los factores de Tcnico de la Oferta o del Proyecto y Proteccin a la
Industria Nacional, sietndo favorable y conveniente para los fines de la contratacin e
intereses de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. 4) Que por lo
anterior, las partes acordamos celebrar el presente contrato de consultora, que se regir
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por las Leyes 80 de 1993 y 11S0de 2007 y las normas que las reglamenten, modifiquen o
adicionen, por las leyes civiles y comerciales y por las siguientes clusulas: PRIMERA.-
OBJ ETO: Contratar el diseo, desarrollo, implementacin y puesta en funcionamiento del
software necesario para la administracin del acervo documental fsico y digital del Archivo de
Bogot permitiendo el acceso a la informacin por parte del ciudadano. SEGUNDA.-
ESPECIFICACIONES TECNICAS: EL CONTRATISTA deber prestar los servicios, con
los requerimientos tcnicos y condiciones mnimas contenidas en el pliego de
condiciones del Proceso de Concurso de Mritos No. 10 de 2013.TERCERA.-PLAZO
DE EJ ECUCION: El plazo del presente contrato es de siete (7) meses, contados a partir de
la fecha de suscripcin del acta de inicio por las partes, previa aprobacin de la garanta
nica. CUARTA.- VALOR: El valor total del presente contrato asciende a la suma de
XXXXX PESOS ($XXXXX) MONEDA CORRIENTE. Este valor comprende todos los costos
directos e indirectos, los relacionados con los servicios a prestar, los gravmenes y dems
gastos en que incurra EL CONTRATISTA en la ejecucin del presente contrato, por ningn
motivo se considerarn costos adicionales. QUINTA.- FORMA DE PAGO: LA
SECRETARA GENERAL de laAlcalda Mayor de Bogot D.C., pagar el valor del contrato,
as: Cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecucin, del contrato que resulte del
proceso de seleccin se pagar de la siguiente manera: a) Un primer pago del 2S% del
valor total del contrato contra la entrega del plan de trabajo-cronograma, esquema de
metodologa, documento de arquitectura de software y documento de especificacin de
casos de uso aprobados; b) Un segundo pago del 2S% del valor total del contrato a la
entrega del diseo detallado y el avance del 30% del desarrollo total de la solucin de
acuerdo con el cronograma establecido entre el consultor y la Secretaria General; c) Un
tercer pago del 2S% del valor total del contrato contra el avance del 80% acumulado del
desarrollo total de la solucin de acuerdo con el cronograma establecido entre el consultor y
la Secretaria General y el resultado de las primeras pruebas de usuario; y d) Un ltimo pago
correspondiente al saldo del 2S% del valor total del contrato, previo recibo por parte de la
Secretara General del ciento por ciento (100%) de la solucin ofrecida y entrega de la
totalidad de los productos contratados, de acuerdo con el cronograma establecido entre el
consultor y la Secretaria General, y el cumplimiento de las dems obligaciones
contractuales y la suscripcin del acta de liquidacin del contrato.. Dichas sumas se
pagarn dentro de los treinta (30) das siguientes a la fecha de radicacin de la factura por
parte del contratista, acompaada de la certificacin del pago de aportes por concepto
de salud, riesgos profesionales, pensiones, aportes a las cajas de compensacin
familiar, ICBF y SENA, cuando corresponda, de acuerdo con lo sealado en el
artculo SOde la Ley 789 de 2002, Ley 1122 de 2007 y dems normas que regule la
materia, y la expedicin de la certificacin de cumplimiento a satisfaccin, expedida por
el supervisor del contrato. Para el ltimo pago adems de los requisitos anteriores
tambin deber anexarse el informe final de actividades del contratista, la entrega de
la totalidad de productos contratados, el acta de liquidacin del contrato debidamente
legalizada y el registro de derechos de autor ante la Direccin Nacional de Derechos
de Autor del Ministerio del Interior y de J usticia. PARAGRAFO PRIMERO: Dentro del
trmino sealado para efectuar el pago, LA SECRETARA GENERAL podr formular
por escrito las observaciones u objeciones que tenga a la factura, que presente para el
pago EL CONTRATISTA. Durante el tiempo que dure la revisin a las observaciones
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formuladas por LA SECRETARA GENERAL, se suspender el plazo para el pago y
una vez realizadas las aclaraciones pertinentes por parte de EL CONTRATISTA se
reanudar dicho plazo. PARAGRAFO SEGUNDO: El CONTRATISTA con la
suscripcin del presente contrato, acepta que en el evento que el valor total a pagar
por cada factura tenga centavos, estos se ajusten o aproximen al peso, ya sea por
exceso o por defecto, si la suma es mayor o menor a 0.50 centavos. Lo anterior, sin
que sobrepase el valor total establecido en el presente contrato. PARAGRAFO
TERCERO: Como requisito previo para que la Secretara General efecte cada uno de
los pagos sealados en la presente clusula, el contratista deber presentar para
aprobacin de la supervisin del contrato, el pago de la nmina del Talento Humano
utilizado en el proyecto, que incluya los salarios, las prestaciones sociales e
indemnizaciones laborales a que haya lugar, las cotizaciones obligatorias al Sistema
de Seguridad Social Integral de Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales y los aportes
a las Cajas de Compensacin Familiar, ICBF y SENA. SEXTA.- APROPIACION
PRESUPUESTAL: La erogacin presupuestal que deba hacerse con cargo al presente
contrato se imputar a los Certificados de Disponibilidad Presupuestal No. 992 del 11
de septiembre del 2013, por valor de QUINIENTOS MILLONES DE PESOS
($500.000.000.00) M/CTE., con cargo al rubro presupuestal 3-3-1-14-03-32-0766-242
"242- TIC para el desarrollo de un gobierno digital, una ciudad inteligente y una
sociedad del conocimiento y del emprendimiento" y el No. 985 del 10 de septiembre
del 2013, por valor de QUINIENTOS CUARENTA Y SIETE MILLONES CIENTO ONCE
MIL CIENTO CINCUENTA Y CUATRO PESOS ($547.111.154.00) M/CTE., con cargo al
rubro presupuestal 3-3-1-14-03-31-7379-235 "235- Archivo de Bogot: por una
memoria diversa e incluyente"; expedidos por el responsable del presupuesto de la
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. SEPTIMA.-
OBLlGACIONES.- A) DE LAS PARTES: 1. Suscribir el acta de inicio del contrato. 2.
Establecer un esquema de organizacin que permita el control, seguimiento y evaluacin
del contrato que coadyuve la labor del supervisor del contrato. 3. Asistir y participar en las
reuniones que para la adecuada ejecucin del contrato sean necesarias. 4. suscribir el
acta de liquidacin del contrato. B) DE LA SECRETARA GENERAL: 1. Registrar
presupuestalmente el contrato, numerarlo y fecharlo. 2. Designar los funcionarios
a travs del cuales se ejercer la supervisin del contrato a efecto de verificar el
cumplimiento del objeto convenido. 3. Requerir al contratista por conducto del
supervisor del contrato, los informes relacionados con su ejecucin. 4.
Suministrar a EL CONTRATISTA la informacin necesaria, completa y oportuna,
para el desarrollo del objeto del contrato. 5. Colaborar para que el objeto del contrato se
desarrolle de manera eficiente y adecuada. 6. Velar por la correcta ejecucin del presente
contrato a travs del supervisor, quien ser el conducto regular entre EL CONTRATISTA
Y LA SECRETARA GENERAL, verificando que se cumplan a satisfaccin la totalidad de
las obligaciones del mismo. 7. Suscribir el acta de inicio y expedir a travs del supervisor,
el certificado de cumplimiento para el pago, previa presentacin de la factura por parte de
EL CONTRATISTA. 8. Informar las fallas en los servicios objeto del presente contrato, o
que no cumplan con las especificaciones tcnicas exigidas por LA SECRETARA
GENERAL. 9. Pagar a EL CONTRATISTA el valor monetario del presente contrato en la
forma establecida. 10. Proveer los espacios fsicos para adelantar los talleres, las
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reuniones y capacitaciones que se realizaran durante la ejecucin del presente contrato.
C) DEL CONTRATISTA: EL CONTRATISTA se obliga para con la Secretara General a
cumplir con las siguientes obligaciones: 1. Destinar los recursos del contrato nica y
exclusivamente a ejecutar su objeto. 2. Presentar los informes requeridos por la Alta
Consejera Distrital de TIC, la Direccin Archivo de Bogot y/o la Subdireccin de
Informtica y Sistemas a travs de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot
D.C. y aquellos que demande el supervisor del contrato. 3. Elaborar los informes de
ejecucin, tcnica, financiera, administrativa del contrato. 4. Ejecutar el objeto del contrato
con total autonoma tcnica y administrativa, por lo tanto, no habr vnculo laboral alguno
entre el personal utilizado por el contratista y la Secretara General de la Alcalda Mayor
de Bogot D.C. 5. Acatar las instrucciones que durante la ejecucin del contrato imparta la
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., a travs del supervisor. 6.
Ejecutar el contrato en las condiciones pactadas y conforme los dems documentos que
son parte del mismo. 7. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la informacin
que conozca por causa, o con ocasin de la ejecucin del objeto contractual. 8. Atender
en forma inmediata las observaciones y solicitudes del supervisor del contrato, con el fin
de garantizar el cumplimiento de las especificaciones, los controles de calidad, los plazos,
la calidad, los pagos de salarios, prestaciones sociales y aportes parafiscales del personal
asignado al contrato y en general, todas las observaciones y requerimientos relacionados
con el cumplimiento de las obligaciones contractuales. 9. Constituir la garanta nica de
cumplimiento en los trminos establecidos por la Secretara General de la Alcalda Mayor
de Bogot D.C. 10. Asistir a las reuniones convocadas por el supervisor, o la Secretara
General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. 11. Cumplir oportunamente con el objeto del
presente contrato en los trminos y condiciones tcnicas, econmicas, financieras y
comerciales establecidas en la propuesta y en el pliego de condiciones del concurso de
mritos abierto, as como sus Adendas. 12. Reportar cualquier novedad o anomala que
se presente en el desarrollo del contrato a los supervisores del contrato. 13. Colaborar
con la Secretara General en lo que sea necesario para que el objeto contratado se
cumpla, y que ste sea de la mejor calidad. 14. Acatar los acuerdos a los que se llegue
durante el desarrollo del contrato con los supervisores y personal designado como parte
del equipo de seguimiento del mismo. 15. Cuando a juicio de la Secretara General y/o el
SUPERVISOR, EL CONTRATISTA haya entregado elementos con especificaciones
inferiores o diferentes a las sealadas en la propuesta, discutir con stos las objeciones
presentadas y cumplir con los acuerdos que se establezcan como resultado de dichas
discusiones, previa autorizacin del ordenador del gasto. 15. Disponer de todos los
recursos que se requieran para el cumplimiento del objeto del presente contrato. 16.
Cumplir sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales
(Cajas de Compensacin Familiar, SENA e ICBF), de conformidad con lo establecido en el
pargrafo 2 del artculo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por el artculo 1 de la Ley
828 de 2003. 17. Obrar con buena fe, evitando dilaciones que puedan presentarse
durante la ejecucin del contrato. 18. Constituir las garantas exigibles en el presente
contrato y presentarlas a la Secretara general para su aprobacin. 19. Abstenerse de
usar el nombre de la Secretara General en actividades de publicidad, comunicados de
prensa, avisos comerciales o similares, sin la expresa autorizacin escrita de la Secretara
General. 20. No acceder a peticiones o amenazas de quienes acten por fuera de la Ley
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con el fin de obligarlo a hacer u omitir algn acto o hecho. En caso de que durante la
ejecucin del presente contrato reciba tales peticiones o amenazas, deber informarlo
inmediatamente a la Secretara General, y a las dems autoridades competentes para
que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios. 21. Las dems que se
deriven tanto del contenido de la propuesta presentada como de la solicitud de servicios y
de los documentos que forman parte integral del presente contrato, as como de la
esencia y naturaleza del objeto contractual. 22. Asumir todos los gastos de transporte,
personal, gravmenes y otros, que demande la ejecucin del contrato, los cuales sern
por cuenta del contratista y estn incluidos dentro del valor sealado en la minuta del
presente contrato. Por ningn motivo la Secretara General asumir costos adicionales al
valor estipulado en el presente contrato. 23. Cumplir con el objeto del presente contrato
con plena autonoma tcnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad. Por lo
tanto, no existe ni se generar ningn tipo de subordinacin, ni relacin laboral alguna
entre el personal vinculado por el contratista y la SECRETARA GENERAL. 24. Mantener
actualizada la garanta nica de conformidad con lo previsto en este contrato. Para tal
efecto, suscrita el acta de inicio, si procede deber ajustar la vigencia de la garanta, as
como en el evento de efectuarse prrrogas, adiciones o suspensiones. 25. Tener una
cuenta corriente o de ahorros en una entidad bancaria afiliada al SAP (sistema
Automtico de Pagos). 26. Asumir todos los costos que genere la legalizacin del
presente contrato. 27. Cumplir con todo lo ofrecido en la propuesta, la cual hace parte
integral del contrato. 28. El contratista con la suscripcin del contrato, se obliga a dar
cumplimiento a las normas de conservacin y proteccin del medio ambiente, de
conformidad con lo dispuesto en la Directiva No. 006 del 30 de octubre de 2013, expedida
por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. 29. El contratista con la
suscripcin del contrato, se obliga a dar cumplimiento a las normas que en materia de
higiene, seguridad y salud ocupacional aplican para los trabajadores que presten los
servicios en la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. 30. El contratista
con la suscripcin del contrato, se obliga a dar cumplimiento a la Directiva No. 042 del 31
de diciembre de 2007 y a la Circular No. 049 del 31 de octubre de 2007, expedidas por la
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., en las cuales se fijan las polticas
de seguridad de los activos de informacin y el uso adecuado del Internet y del correo
electrnico. 31. Presentar dentro los cinco (5) das hbiles siguientes a la firma del acta
de inicio del contrato, las dems personas que integran al Talento Humano Mnimo
ofrecido en la propuesta para la aprobacin de los supervisores del contrato. 32. El
Contratista debe planear para y durante la ejecucin del proyecto por causas relacionadas
con la no recepcin a tiempo de la informacin que deba suministrar la Secretara
General, pues se considera, que la ocurrencia de dicha circunstancia no implica aumento
de costos para el consultor debido a la especificidad del pliego de condiciones del proceso
de seleccin. D) ESPECFICAS DEL CONTRATISTA: 1) Entregar a la Secretara
General, para su uso y/o modificacin el cdigo fuente, objeto y la documentacin tcnica
y funcional generada en el desarrollo del contrato. 2) El CONTRATISTA se compromete a
respetar, reservar, no copiar, no difundir de ninguna manera, los datos, estructuras, know
how, entre otros, que se manejen durante el desarrollo del proyecto, so pena de incurrir en
los delitos contemplados en la ley. 3) Suministrar el diseo, desarrollo, implementacin y
puesta en funcionamiento del software necesario para la administracin del acervo
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documental fsico y digital del Archivo de Bogot permitiendo el acceso a la informacin
por parte del ciudadano. 4) Entregar a satisfaccin la documentacin funcional y tcnica
de la solucin (manuales). S) Suministrar la respectiva capacitacin funcional y tcnica de
la solucin desarrollada. 6) Cumplir oportunamente dentro del plazo de ejecucin, con el
objeto y obligaciones especficos aqu previstos y que harn parte de las obligaciones del
contrato. 7) Cumplir con las condiciones y servicios ofrecidos en la propuesta. S)
Garantizar un equipo de trabajo suficiente y con la disponibilidad requerida para dar
cumplimiento al objeto de la presente contratacin. 9) Reportar en caso de cualquier
novedad o anomala, de manera inmediata a la Secretara General. 10) Controlar el
avance del proyecto en conjunto con la Secretara General. 11) Entregar a la Secretara
General y a la Supervisin el cronograma de trabajo y mantenerlo actualizado. 12) Si a
juicio de la Secretara General y la Supervisin, el personal contratado por la ejecucin del
contrato resulta insuficiente o sin la experiencia necesaria, el CONTRATISTA, deber
estudiar las inquietudes que en este sentido le sean presentadas y si es del caso proceder
a contratar el personal que haga falta o sustituirlo, sin que ello implique costo adicional
para la Secretara General. 13) Cumplir las dems obligaciones que se deriven del
contrato. 14) El consultor est obligado a dar asesoramiento competente objetivoe
imparcial, otorgando entodo momento la mxima importancia a los intereses de la entidad.
OCTAVA.- GARANTIAS: El contratista se obliga a constituir a favor del DISTRITO
CAPITAL - SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C.,
una Garanta nica, expedida por un Banco o Compaa de Seguros legalmente
establecida en Colombia, cuya pliza matriz se encuentre aprobada por la
Superintendencia Financiera de Colombia, que ampare los siguientes riesgos: a)
Cumplimiento general del contrato y el pago de multas y sanciones: Por un
trmino igual al plazo del contrato y seis (6) meses ms y por un valor equivalente al
treinta por ciento (30%) del valor del contrato. b) Calidad del servicio: Por un trmino
igual al plazo del contrato y seis (6) meses ms y por un valor equivalente al veinte por
ciento (20%) del valor del contrato. e) Pago de salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones: Por un trmino igual al plazo del contrato y tres (3) aos, y por un
valor equivalente al cinco por ciento (S%) del valor total del contrato. NOVENA.-
SUPERVISiN DEL CONTRATO: La supervisin y control en la ejecucin del
presente contrato, la ejercer el Director de Archivo de Bogot, el Alto consejero de la
TIC y el Subdirector de Informtica y Sistemas de la Secretara General de la Alcalda
Mayor de Bogot D.C., o quien este designe, quien a su vez se denominar el
supervisor del mismo. Para estos efectos, el supervisor estar sujeto a lo dispuesto en
el numeral 1
0
del artculo 26 de la Ley SO de 1993 y dems normas que regulen la
materia. Dentro de las funciones principales del supervisor, estn las siguientes: 1)
Colaborar para que el objeto del Contrato se desarrolle de manera eficiente y
adecuada. 2) Exigir el cumplimiento del objeto y de las obligaciones del Contrato a
satisfaccin. 3) Certificar la ejecucin del Contrato dentro de las condiciones exigidas,
lo cual es requisito para efectuar los pagos. 4) Elaborar las actas respectivas. 5)
Vigilar que se mantengan vigentes todas las plizas que amparan el Contrato. 6) Exigir
el pago mensual efectuado por el contratista por concepto de los Sistemas de Salud,
Riesgos Profesionales, Pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar,
ICBF y SENA, si a ello hay lugar, de acuerdo con lo exigido en el artculo SO de la Ley
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789 de 2002, Ley 1122 de 2007 y dems normas que regulen la materia. 7) Deber
velar porque el contratista de cumplimiento a la Directiva 006 del 30 de octubre de
2013, en relacin con las directrices para conservar el medio ambiente en la
Secretara General. 8) Dar cumplimiento a la Resolucin No. 214 del 18 de agosto de
2006 por medio de la cual se adopta el Manual de Interventora de la Secretara
General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. PARAGRAFO PRIMERO: En ningn
caso podr el supervisor exonerar al contratista del cumplimiento o responsabilidad
derivada de las obligaciones adquiridas contractualmente o por disposicin legal, ni
tampoco, modificar los trminos del presente Contrato. PARAGRAFO SEGUNDO:
Toda orden o instruccin que imparta el supervisor deber constar por escrito.
DECIMA.- RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA: El CONTRATISTA se obliga a:
1) Pagar a LA SECRETARA GENERAL todas las sumas y costos que la misma deba
asumir, por razn de la accin que contra ella inicien terceros, que hayan sufrido
daos por causa de EL CONTRATISTA, durante la ejecucin del presente contrato. 2)
Reparar los daos e indemnizar los perjuicios que cause a LA SECRETARA
GENERAL por el incumplimiento del contrato. PARAGRAFO: Se consideran
imputables a EL CONTRATISTA todas las acciones y omisiones de su personal,
subcontratistas y proveedores, as como del personal al servicio de estos ltimos. En
caso de que se intente una accin o se presente una reclamacin contra LA
SECRETARA GENERAL por la cual deba responder EL CONTRATISTA, aquella
proceder a notificarle a la mayor brevedad para que EL CONTRATISTA, adopte bajo
su propia costa todas las medidas necesarias para resolver el conflicto y evitar
perjuicios a LA SECRETARA GENERAL. Si EL CONTRATISTA no logra resolver la
controversia en el plazo que fije LA SECRETARA GENERAL, sta podr hacerlo
directamente y EL CONTRATISTA asumir todos los costos en que se incurra por tal
motivo. En caso que no pague dichos costos, LA SECRETARA GENERAL podr
deducirlos de cualquier suma que le adeude a EL CONTRATISTA o recurrir a la
garanta constituida o utilizar cualquier medio legal. En todo caso LA SECRETARA
GENERAL, podr realizar los actos procesales que sean indispensables para defender
sus derechos. DECIMAPRIMERA.- CADUCIDAD: LA SECRETARA GENERAL podr
declarar la caducidad del presente contrato por cualquiera de las circunstancias
establecidas en el artculo 18 de la Ley 80 de 1993. DECIMASEGUNDA.-
MODIFICACION, TERMINACION E INTERPRETACION UNILATERALES: El presente
contrato podr ser terminado, modificado e interpretado unilateralmente por la
SECRETARA GENERAL con sujecin a lo previsto en la Ley 80 de 1993.
DECIMATERCERA.- SANCIONES: a) MULTAS: La mora por parte del CONTRATISTA
en el cumplimiento de alguna o algunas de las obligaciones del contrato, dar lugar a
la aplicacin de multas sucesivas por una suma equivalente al cinco por ciento (1%)
del valor del contrato por cada da de atraso y que, sumadas no superen el treinta por
ciento (10%) del valor total del mismo. El CONTRATISTA Y LA SECRETARA
GENERAL acuerdan que el valor de las multas se descontar por LA SECRETARA
GENERAL del saldo a favor del CONTRATISTA si lo hubiere, previa comunicacin
escrita al CONTRATISTA. Si no hay tal saldo se efectuar la respectiva reclamacin
ante la aseguradora que expidi la garanta nica del contrato, en los trminos y
condiciones establecidos en el Cdigo de Comercio. El incumplimiento y la
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determinacin del valor a pagar se acreditar ante la aseguradora con una
comunicacin suscrita por la Directora de Gestin Corporativa de la Secretara
General. Sin perjuicio de lo anterior, LA SECRETARA GENERAL adelantar las
acciones pertinentes ante la jurisdiccin competente cuando as se requiera. Lo
anterior salvo en el caso en que el CONTRATISTA demuestre que su tardanza o mora
obedecieron a hechos constitutivos de caso fortuito o fuerza mayor debidamente
comprobados. Las multas se pactan sin perjuicio de que LA SECRETARA GENERAL
demuestre y reclame ante el juez el valor de los daos sufridos con el incumplimiento
que genera la aplicacin de la multa. b) PENAL PECUNIARIA: En caso de
incumplimiento por parte del CONTRATISTA de cualquiera de las obligaciones
contradas con el contrato, EL CONTRATISTA conviene en pagar a LA SECRETARA
GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT, D.C. a ttulo de pena, una suma
equivalente al treinta (30%) del valor del contrato, suma que se har efectiva mediante
cobro de los saldos que adeude la Secretara General al contratista si los hubiere,
para lo cual la entidad queda expresamente autorizada con la suscripcin del contrato,
o se har efectiva de la garanta nica de cumplimiento y si esto no fuere posible se
cobrar por va judicial. La aplicacin de la clusula penal no excluye la indemnizacin
de perjuicios no cubiertos por la aplicacin de dicha sancin y que excedan el valor de
la clusula penal pecuniaria y del cumplimiento de las obligaciones establecidas en el
contrato a solicitud de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. La
clusula penal y las multas impuestas, se harn efectivas directamente por la
Administracin, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de
compensacin de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garanta, o a
cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdiccin coactiva.
DCIMA CUARTA.- CONTROVERSIAS CONTRACTUALES: Las partes en aras de
solucionar en forma gil, rpida y directa las diferencias y discrepancias surgidas en la
ejecucin del contrato, acudirn a los mecanismos de solucin previstos en la Ley,
tales como la conciliacin, y la transaccin. DCIMA QUINTA.- INHABILIDADES E
INCOMPATIBILIDADES: EL CONTRATISTA declara bajo juramento, que se entender
prestado con la suscripcin del presente contrato, que no se halla incurso en ninguna
de las inhabilidades e incompatibilidades sealadas en la Constitucin Poltica, la Ley
80 de 1993, La Ley 1150 de 2007 y dems disposiciones concordantes. PARAGRAFO:
Si llegare a sobrevenir inhabilidad e incompatibilidad en EL CONTRATISTA, ste
ceder el presente contrato previa autorizacin escrita de LA SECRETARA
GENERAL o, si ello no fuere posible, renunciar a su ejecucin. DECIMASEXTA.-
CESION DEL CONTRATO: EL CONTRATISTA no podr ceder los derechos y
obligaciones emanados del presente contrato a ninguna persona, natural o jurdica, sin
el consentimiento previo y escrito de LA SECRETARA GENERAL.
DECIMASEPTIMA.- INDEMNIDAD DE LA SECRETARA GENERAL DE LA
ALCALDA MAYOR DE BOGOT, D.C.: El CONTRATISTA mantendr indemne a la
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT, D.C., contra todo
reclamo, demanda, accin legal y costo que pueda causarse o surgir por daos o
lesiones a personas o propiedades de terceros, ocasionados por el contratista en la
ejecucin del objeto y las obligaciones contractuales y hasta la liquidacin definitiva
del contrato. Se consideran como hechos imputables al CONTRATISTA todas las
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acciones u omisiones de su personal y de sus subcontratistas y del personal al
servicio de cualquiera de ellos, las fallas en los servicios y en general cualquier
incumplimiento de sus obligaciones contractuales. En caso de que se entable un
reclamo, demanda o accin legal contra la SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA
MAYOR DE BOGOT, D.C., por asuntos que segn el contrato sean de
responsabilidad del contratista, ste ser notificado lo ms pronto posible para que por
su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas por la ley para mantener
indemne a la SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT, D.C.
El CONTRATISTA ser responsable de todos los daos causados a la SECRETARA
GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA, D.C., ya sea por su culpa o del
personal a su servicio y de sus subcontratistas y le reconocer y pagar el valor de
tales daos o proceder a repararlos debidamente a satisfaccin de la SECRETARA
GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT, D.C. la Alcalda Mayor de Bogot,
D.C. DECIMAOCTAVA.- PERFECCIONAMIENTO Y EJ ECUCION: El presente contrato
se entiende perfeccionado con la firma de las partes; para su ejecucin se requerir
del registro presupuestal, la aprobacin de la Garanta nica y de la suscripcin del
acta de inicio. EL CONTRATISTA dispone de ocho (8) das hbiles, contados a partir
de la firma del presente contrato, para aportar a la Subdireccin de Contratacin la
Garanta nica. DECIMANOVENA.- L1QUIDACION: Terminada la ejecucin del
contrato, se proceder a su liquidacin a ms tardar antes del vencimiento de los
cuatro (4) meses siguientes a la finalizacin del contrato o a la expedicin del acto
administrativo que ordene la terminacin o a la fecha del acuerdo que la disponga,
conforme a lo previsto en el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007. VIGESIMA.-
DOCUMENTOS: Los documentos que a continuacin se relacionan hacen parte
integral del presente contrato y en consecuencia, producen los mismos efectos y
obligaciones jurdicas y contractuales: a) El pliego de condiciones del Proceso de
Concurso de Mritos No. 10 de 2013. b) La propuesta presentada por EL
CONTRATISTA. e) Las actas que durante la ejecucin del contrato se suscriban por
las partes. d) La Resolucin de Adjudicacin No. XXXXX del Proceso de Concurso de
Mritos No. 10 de 2013. e) La Directiva No 006 de 2012 de la Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot D.C. VIGESIMAPRIMERA.- REGIMEN LEGAL: El presente
contrato es de Consultora y se regir para todos sus efectos por las disposiciones de
la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus normas reglamentarias y en lo que no
est particularmente regulado, por las disposiciones comerciales y civiles.
VIGESIMASEGUNDA.- DERECHOS DE AUTOR: De conformidad con lo establecido en
el artculo 20 de la Ley 23 de 1.982, modificado por el artculo 28 de la Ley 1450 de 2011,
todos los derechos patrimoniales de autor del trabajo u obra artstica y dems
documentos que se produzcan relacionados con el objeto del mismo, sern cedidos a la
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., los derechos correspondientes a
la trasformacin, distribucin, comunicacin pblica y la reproduccin, los cuales podrn
ser usados y disponer de ellos sin ninguna limitacin temporal, espacial o de modalidad.
Para todos los efectos legales, se aplicar la Ley 23 de 1.982, la Ley 44 de 1.993, la Ley
1450 de 2011, la Decisin Andina 351 y dems normas conexas y complementarias.
PARGRAFO PRIMERO: La titularidad de todos los derechos patrimoniales de autor
sobre todos los trabajos realizados y creados con anterioridad por EL CONTRATISTA,
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pero que sean utilizados y aportados para desarrollar y cumplir con los asuntos
encomendados en este contrato, sern cedidos por EL CONTRATISTA a la Secretara
General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. PARGRAFO SEGUNDO: En el evento
que EL CONTRATISTA utilice o subcontrate a terceros, se compromete a que la titularidad
de los derechos patrimoniales creados por ellos, son legal y vlidamente transferidos a EL
CONTRATISTA quin a su vez los transfiere, en virtud de la ley y en desarrollo del
presente contrato, a la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C.
PARGRAFO TERCERO: Legitimidad de los derechos de autor: EL CONTRATISTA se
compromete a que todos los trabajos intelectuales desarrollados, son originales y fueron
realizados sin violar o usurpar derechos de autor a terceros, ni han sido cedidos con
antelacin, y que sobre ellos no pesa gravamen alguno ni limitacin en su uso o
utilizacin. PARGRAFO CUARTO: El CONTRATISTA se compromete a presentar el
Registro de la Cesin de los Derechos Patrimoniales de Autor a favor de la Secretara
General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., efectuada ante la Direccin Nacional de
Derechos de Autor del Ministerio del Interior previo a la elaboracin y suscripcin del acta
de liquidacin del contrato de Prestacin de Consultora. PARGRAFO QUINTO: En
caso de presentarse cualquier reclamacin o accin por parte de un tercero, en cuanto a
los derechos de autor sobre las obras y trabajos realizados, EL CONTRATISTA asumir
toda responsabilidad y saldr en defensa de los derechos que fueron transmitidos,
comprometindose con la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., a
defender, de acuerdo con ste, por todos los medios judiciales y extrajudiciales, la
integridad de sus derechos de autor sobre las obras desarrolladas.
VIGESIMATERCERA.-EXCLUSIN LABORAL: El presente contrato se regir para
todos los efectos por las disposiciones de la Ley 80 de 1993 y sus normas
reglamentarias, por lo tanto, no generar ningn tipo de relacin laboral entre el
personal de EL CONTRATISTA y LA SECRETARA GENERAL. VIGESIMACUARTA.-
DOMICILIO CONTRACTUAL: Para efectos de la ejecucin del presente contrato, el
domicilio contractual ser la ciudad de Bogot, D.C. VIGESIMAQUINTA.- En
constancia se firma el presente contrato en la ciudad de Bogot D.C., a los
LA SECRETARA GENERAL, EL CONTRATISTA,
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ANEXO No. 7
CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS
ESPECIFICACIONES TCNICAS Y FUNCIONALES
Dentro de las actividades relacionadas con el diseo, desarrollo y puesta en
funcionamiento del sistema de informacin para el Archivo de Bogot utilizando
herramientas de software libre las especificaciones y caractersticas requeridas se
presentan a continuacin:
Requerimientos tcnicos mnimos
El sistema de informacin deber permitir la gestin archivstica de los fondos
documentales con carcter histrico y colecciones que el Archivo de Bogot acopia y
custodia contempla las siguientes funcionalidades:
1. Organizacin jerrquica de la informacin.
2. Grabacin y referencia de informacin descriptiva.
3. Digitalizacin de imgenes.
4. Consulta de la informacin descriptiva y de las imgenes.
5. Preparacin de instrumentos de consulta (catlogos e ndices), parametrizables por el
usuario que genere el instrumento.
6. La arquitectura de la plataforma es 100% Web
7. Est orientada a Servicios Web
8. Se utiliza para su desarrollo tecnologas "Open Source" de cdigo completamente
abierto.
9. Est orientada por procesos.
1O. Cuenta con herramientas de reporteo dinmico.
11. La plataforma cuenta con soporte para dispositivos mviles para consulta.
12. El sistema debe permitir cargue de documentos, en diferentes versiones, cualquier
formato y debe registrar su trazabilidad.
13. Se integra con directorios activos de manera nativa.
14. Sustenta tecnolgicamente la posibilidad de integracin de la plataforma con otros
aplicativos.
15. La empresa provee una metodologa de capacitacin para la utilizacin del software
de los usuarios.
16. El sistema debe funcionar sobre los motores de base datos PostgreSOL y MySql en
sus ltimas versiones y en Oracle 11G, es decir, deben utilizar el estndar SOL
(Structure Ouery Languaje) 2008 de manera que pueda ser portable de un motor de
base de datos a otro.
Metodologa para el desarrollo de software
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El proponente deber utilizar la metodologa estndar para el desarrollo de software de la
Secretara General y presentar un documento con la comprensin y compatibilidad de la
metodologa de la Secretaria General con la que se va a aplicar en el desarrollo e
implementacin de la solucin propuesta enfocndose en el ciclo de vida del RUP
(Rational Unified Process).
En el siguiente link pueden revisar la metodologa estndar de la Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot para el desarrollo de software: http://www.alcaldiabogota.go-
v.co/sig/Proced imientos YF ormatos/OTROS/Metodolog iaS ISTE MAS. pdf
Caractersticas Bsicas
El sistema de informacin deber cumplir mnimo con cualidades de ejecucin, como la
seguridad, usabilidad, utilidad, fiabilidad, solidez o robustez y eficiencia o desempeo,
observables en el trmino de ejecucin, adicionalmente, con cualidades de evolucin,
como la testeabilidad, mantenibilidad, portabilidad, modularidad y extensibilidad o
escalabilidad, claridad, robustez, amigabilidad, facilidad de uso, compatibilidad,
extensibilidad, reusabilidad, parametrizacin, vulnerabilidad. auditabilidad,
descomponibilidad, componibilidad, comprensibilidad, continuidad, proteccin modular
determinadas por la estructura esttica del software.
Estas son las caractersticas bsicas, acordadas por el grupo especializado de Sistemas
de Informacin de la Subdireccin de Informtica y Sistemas, y son las que debe cumplir
todo sistema de informacin que se pretenda implementar en la plataforma tecnolgica de
la Secretaria General de la Alcalda Mayor de Bogot.
A continuacin se describe cada una de las cualidades:
7. Seguridad: El sistema deber restringir el acceso por medio de uso de claves
asignadas a cada uno de los usuarios. Slo podrn ingresar al sistema las personas que
estn registradas, estos usuarios sern clasificados por roles con acceso a las opciones
de men definidas para cada rol. Debe darse cumplimiento a la poltica de seguridad de la
informacin referenciada en la Directiva 042 de 2007. Puede ser consultada en el
siguiente link:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma 1.jsp?i=28142)
Teniendo en cuenta como mnimo los siguientes controles:
C. Realizar pruebas manuales o automticas para los datos de entrada al sistema
para asegurar que dichos datos son correctos y apropiados, con sus debidos
controles.
D. Documentar procedimientos para evitar que los programas se ejecuten en orden
errneo o su ejecucin despus de falla previa del procesamiento.
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E. Determinar cules seran las verificaciones de validacin rrururnas a realizar al
sistema para detectar cualquier corrupcin de la informacin por errores de
procesamiento.
F. Validar los datos de salida de las aplicaciones para asegurar que el procesamiento
de la informacin almacenada es correcto y adecuado a las necesidades esperadas.
G. Respecto a la autenticacin de usuarios se podr realizar a travs del Directorio
Activo de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. por medio de
LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) o a travs de registro de usuarios propio
del sistema, es decir, debern existir los dos mecanismos.
H. El sistema deber contar con esquemas de agrupamiento de usuarios por roles y
grupos, de esta manera un usuario podr pertenecer a varios roles o grupos.
1. El sistema debe tener la capacidad de generar un reporte de todos los usuarios y
roles asignados.
J . En cuanto a la definicin de contraseas:
- Mnimo de caracteres para las claves de acceso
- Nmero de das de vigencia de las claves de acceso
- Bloqueo automtico de cuentas despus de cierto nmero de das sin ser
utilizada
- Nmero de intentos de ingreso con clave errnea para bloquear la cuenta
- Tiempo de inactividad de una cuenta antes de ser cerrada automticamente
- Las credenciales de autenticacin deben ser almacenadas por el sistema con
algoritmos de encripcin o hash y longitudes de llave robusta.
- Las claves no se deben presentar en pantalla, y se deben ocultar en todo
momento, incluso en el momento en que se escriben.
- Deber contar con la funcionalidad de integrar un sistema de autenticacin fuerte
tipo Token de hardware, que genere claves numricas aleatorias de al menos 6
cifras y que cambien constantemente. Esta autenticacin brinda mayor seguridad
al integrar dos factores de seguridad, algo que se tiene ms algo que se sabe.
- Permitir incluir y modificar la informacin general del usuario (nombre, telfono,
extensin, direccin de e-mail, cargo, seccional, dependencia). La clave podr ser
cambiada por el usuario pero requerir confirmacin de la nueva clave y
aprobacin va e-mail.
- Debe manejar sesiones por usuario con Cookies generadas directamente por el
sistema, las cuales deben estar cifradas.
- Debe implementar mecanismos para la administracin de sesiones activas de
usuario y prevenir spoofin/suplantacin.
- Debe permitir implementar un nmero mximo de intentos fallidos de inicio de
sesin.
- Debe permitir configurar un tiempo lmite para la expiracin de sesin de los
usuarios si no se detecta actividad.
El sistema deber permitir el establecimiento, revisin y actualizacin de perfiles de
usuario denominados "grupos de usuarios de acuerdo con su perfil o usuarios
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individuales", por medio de los cuales se define la capacidad de actuacin de cada
usuario con el sistema y su relacin con los fondos, entre otras:
a) Seleccin de los grupos de usuarios que pueden editar y/o consultar aquellos
elementos que tengan asociada una ficha descriptiva concreta.
b) Permite determinar condiciones de servicio, si se pueden servir las unidades fsicas o
imgenes digitales, a quin (listas de control de acceso), etc.
e) Seguimiento de los movimientos de los documentos y su utilizacin por distintos
usuarios.
1. El sistema debe permitir el acceso a las descripciones correspondientes a los usuarios
autorizados.
2. El sistema deber contar tambin con el mdulo para Gestin de los Usuarios de la
Sala de Consulta, permitiendo realizar las siguientes acciones:
a) Creacin, modificacin y consulta de usuarios (investigadores)
b) Gestin temas de investigacin.
e) Renovacin de tarjeta de investigador.
d) Impresin de la tarjeta de investigador.
10. El sistema deber tener la capacidad de generar un reporte de todos los usuarios y
roles asignados.
11. Deber permitir la operacin en HTTPS con SSL, para lo cual se requerir certificados
generados por una entidad certificadora.
12. Deber permitir generar registros de auditora (Logs de seguridad) registrando como
mnimo el usuario, intento fallido o exitoso de autenticacin, fecha y hora del evento, tipo
de evento, descripcin del evento, direccin IP desde donde se realiz el evento.
13. El lag de auditora deber estar protegido del borrado o modificacin no autorizada,
incluso del administrador del sistema.
14. Confidencialidad: El sistema deber estar en capacidad de rechazar accesos o
modificaciones indebidas (no autorizadas) a la informacin y proveer los servicios
requeridos por los usuarios legtimos del sistema.
15. Utilidad: El sistema deber garantizar que satisface las necesidades del cliente.
16. Fiabilidad: El sistema deber garantizar que el tiempo entre fallas y el tiempo
promedio de reparacin sea el menor posible.
17. Solidez o robustez: El sistema deber responder de manera correcta a posibles
entradas invlidas que se puedan presentar. Todos los aspectos concernientes a valores,
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reglas de validacin, clculos, comunicaciones, debern quedar definidos de tal manera
que con el producto de software se logren, an en condiciones anormales.
18. Eficiencia o desempeo: El sistema deber garantizar que cuando haya hasta 500
usuarios accediendo simultneamente a l, su tiempo de respuesta no ser en ningn
momento superior a 2 segundos, todo enmarcado en la medida de las posibilidades
tecnolgicas de la entidad.
19. Testeabilidad: El sistema deber contar con facilidades para la identificacin de los
errores durante la etapa de pruebas y de operacin posterior.
20. Mantenibilidad: El sistema deber ser diseado para que su mantenimiento sea fcil
y de esta manera pueda ser ampliado y corregido en caso de ser necesario.
21. Portabilidad: El sistema deber poder ser fcilmente instalado en otro servidor con
diferentes caractersticas al inicial, en caso de ser necesario.
22. Alta Disponibilidad: El sistema deber poder ser instalado en un esquema de alta
disponibilidad, mediante conexin a base de datos por medio de ORACLE RAC 10g y
gestionado por balanceadores de cargas y aplicaciones.
23. Modularidad: El sistema deber ser diseado mediante componentes o mdulos
independientes integrados, que permita evolucionar mdulos por separado.
Adicionalmente, que sustente tecnolgicamente la posibilidad de integracin de la
plataforma con otros aplicativos.
24. Claridad: Se deber especificar en forma clara, completa y precisa las tareas que
realiza el sistema.
25. Robustez: Todos los aspectos concernientes a valores, reglas de validacin clculos,
comunicaciones, debern quedar definidos de tal manera que con el producto de software
se logren an en condiciones anormales.
26. Amigabilidad: El desarrollo deber realizarse en ambiente Windows y/o Linux y con
las herramientas Oracle con las cuales cuenta la Secretaria General, contemplando los
estndares propios de estos ambientes.
La aplicacin deber contar con interfaces de usuario que permitan una fcil e intuitiva
navegacin por parte de los usuarios y ciudadanos en su operacin, facilitando la entrada
de datos, la interpretacin de resultados y la recuperacin de los errores cometidos. El
desarrollo de las interfaces del sistema deben cumplir con la normatividad: "Resolucin
378 del 19de Diciembre de 2008 por la cual se adopta la Gua para el diseo y desarrollo
de sitios W eb de las entidades y organismos del Distrito Capitar.
Puede ser consultada en la siguiente link:
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http://www. aleaIdiabogota. gOV.eo/sisj ur/normas/Norma 1.sp?i=34486
8. Facilidad de uso: La interface de entrada debe ser fcil de usar, que facilite la
entrada de datos, la interpretacin de los resultados y la recuperacin de los errores
cometidos.
9. Compatibilidad: Debe contemplar la fusin e interaccin con los sistemas ya
existentes.
10. Extensibilidad o Escalabilidad: Teniendo en cuenta que el sistema generar
ptimos resultados, se le podr exigir que realice nuevas tareas, ste debe ser flexible
para ser ampliado en su funcionalidad.
El sistema deber ser flexible para poder ser ampliado en su funcionalidad cuando sea
necesario que realice nuevas tareas. Adicionalmente, las funcionalidades debern ser
construidas sobre objetos que sean fcilmente reutilizables para el uso en otros
sistemas.
11. Reusabilidad: En lo posible las interfaces se deben construir sobre objetos que
sean fcilmente utilizables para extender la aplicacin.
12. Portabilidad: Deber contemplarse los aspectos que permitan migrar fcilmente la
aplicacin a sistemas operativos nuevos y su Independencia funcional con la plataforma.
13. Parametrizacin: El sistema deber tener la capacidad de soportar cambios sin
necesidad de modificar el software desarrollado.
14. Vulnerabilidad: El sistema debe facilitar el control de acceso y la auditora
necesaria para la ejecucin de los proceso.
15. Auditabilidad: El sistema debe tener un mdulo que permita hacer el seguimiento
de las transacciones realizadas en l.
16. Modularidad: El sistema deber ser diseado mediante componentes o mdulos
independientes integrados, que permita evolucionar mdulos por separado.
Adicionalmente, que sustente tecnolgicamente la posibilidad de integracin de la
plataforma con otros aplicativos.
17. Descomponibilidad: Descomponer los problemas en subproblemas cuya solucin
pueda ser alcanzada separadamente.
18. Componibilidad: Debe garantizar que el conjunto de soluciones definidas para los
subproblemas sea la solucin del sistema global.
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19. Comprensibilidad: Debe permitir que una persona entienda cualquiera de sus
elementos separadamente. En el peor de los casos la persona debera tener que mirar
unos pocos mdulos relacionados.
20. Continuidad: Debe desarrollarse de tal manera que un cambio pequeo en las
especificaciones del sistema se traduzca en un cambio en un solo mdulo, o en el peor de
los casos en pocos mdulos.
21. Proteccin modular: Debe desarrollarse de tal manera que el efecto de una
condicin anormal que ocurra en un mdulo permanezca confinada en dicho mdulo, o en
el peor de los casos a algunos pocos vecinos a l.
Infraestructura tecnolgica
El sistema de Informacin deber estar desarrollado e implementado sobre la actual plata-
forma de la Secretaria General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., es decir, utilizando
un esquema de tres capas y con las siguientes caractersticas:
f) Ambiente 100% WEB
g) Utilizacin de estndares abiertos ver listado.
h) Para su funcionamiento no se debe requerir la adquisicin de licencias y/o software
adicional al que disponga la Secretara General de laAlcalda Mayor de Bogot.
i) La administracin de los usuarios, creacin, modificacin, actualizacin y perfiles
debe ser directamente desde la aplicacin y no por base de datos.
j ) El software debe ser multicompaa, es decir que dentro del sistema se pueda dife-
renciar parametrizacin y transacciones individualmente para que gestione mltiples
empresas (entidades distritales), de tal manera que permita su administracin inde-
pendiente. (parmetros, Usuarios, transacciones, seguridades, etc) sin que existan
mezclas o traslapas de informacin entre empresas
k ) El s i s t em a debe con t ar con u n gen er ador de r ep or t es p ar am et r i zable con el fi n de t en er
i n dep en den ci a del p r oveedor en laext r acci n de i n for m aci n .
1) El sistema debe poderse integrar de manera nativa con directorios activos, al igual,
que debe tener la opcin de funcionar sin necesidad de un directorio activo.
m) El sistema no debe incluir plugines, componentes o cualquier otro tipo de software
privativo o licenciado bajo cualquier esquema de tipo comercial.
Listado de estndares abiertos que debe cumplir el desarrollo del software:
- SOL 2008 (structured query language)
-W3C
- HTML4 Y 5
- SOAP 1.2
-XML1.0
- BPMN 1.2
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Si la aplicacin se desarrolla bajo lenguaje J AVA:
-J EE
- SERVlET 3.2
- J SF 2.0 Uso de interfaz grfica con libreras como Rich Faces, ICE Faces o Prime Faces
que enriquecen el ambiente grfico del sistema y facilita su desarrollo.
Infraestructura tecnolgica: El sistema de informacin debe funcionar con independen-
cia del sistema operativo que disponga la Secretara General (Windows , Linux, o cual-
quier otro), se debe desarrollar e implementar en ambiente web y con soporte para dispo-
sitivos mviles, bajo la especificacin J EE, lenguaje de programacin J AVA PHP sobre
la actual plataforma de la Entidad, es decir, utilizando un esquema de tres capas:
1) Capa cliente: Corresponde al navegador web (Internet Explorer 8 o superior, Mozilla Fi-
refox 10o superior y Safari en su versin ms reciente), debe incorporar el estndar W3C;
2) Capa media: Compuesta por Servlet 3.0, J SF 2.0, J ava Beans y EJ B (Enterprise J ava
Beans) y/o Clases PHP), manejados por los contenedores Apache Tomcat 7, Glassfish 3.1
y/o J etty 8
3) Capa de datos: Corresponde al motor de base de datos utilizando el estndar SOL
(Structure Ouery languaje) 2008 y que funcione sobre motores de base de datos ORA-
ClE versin 11g, MySOl y PostgreSOl ltimas versiones. No se deben utilizar paquetes,
procedimientos almacenados y/o funciones de propias de los motores de base de datos,
toda la funcionalidad debe ser realizada desde la aplicacin.
En cualquier caso se debe tener en cuenta el desarrollo orientado a componentes y las
aplicaciones tipo RIA.
Adems con la solucin propuesta debe incluir el Motor de reglas de negocio, as como el
cargue de informacin y parametrizacin inicial para su correcta implementacin y funcio-
namiento.
Por otro lado, el sistema deber entregarse probado y funcionando de forma correcta en
los equipos de cmputo destinados por la entidad para tal fin.
El sistema deber garantizar que el diseo de las consultas no afecte el desempeo de la
base de datos, ni considerablemente el trfico de la red.
El sistema de informacin de gestin de archivos histricos ofrecido, deber ser un so-
ftware orientado de forma especfica para la gestin archivstica de documentacin con
carcter histrico, con la capacidad y flexibilidad para permitir la gestin de los distintos ti-
pos de fondos documentales y colecciones conservados en el Archivo de Bogot y con
amplia implementacin en archivos histricos.
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El objeto de este tem tcnico es definir las condiciones tanto generales como operativas
que ha de cumplir la aplicacin informtica.
Funcionalidades de manejo
El aplicativo deber cumplir las siguientes funcionalidades de manejo:
Idioma espaol.
Facilidad de uso. debe proveer el manual de usuario en lnea y proporcionar men-
sajes de error para ayuda de operacin al usuario.
Teclear lo indispensable -uso de listas para escoger valores-a partir de ndices de
entrada y recuperacin de informacin. El sistema debe permitir la creacin de lis-
tas de trminos controlados ilimitadas.
La actualizacin de la informacin deber ser en lnea, facilitando la consulta inme-
diata de los datos introducidos en el sistema.
Funcionalidades operativas
Los requerimientos que se enumeran a continuacin debern ser cumplidos por el
sistema de informacin de gestin de archivos histricos y colecciones, su parametrizacin
se har a partir de los mdulos requeridos por los usuarios del sistema.
Gestin inventarios documentales
Debe permitir la agrupacin de los fondos documentales y colecciones por las dife-
rentes formas de acopio (transferencia, donacin, compra, canje) establecidas por
la Direccin Archivo de Bogot.
Debe permitir la administracin integral de los inventarios de los fondos documenta-
les, colecciones y publicaciones.
Debe permitir el control econmico (cuantificado en nmero y en pesos) de los in-
ventarios de los fondos documentales, colecciones y publicaciones.
Debe permitir la generacin de estadsticas e informes detallando ingresos, egresos
y asignacin de costos de los inventarios, fondos documentales, colecciones y pu-
blicaciones acotados por fecha u otros ndices (forma de acopio, costos).
Organizacin de fondos documentales y colecciones
Debe permitir estructurar el sistema de clasificacin de fondos documentales y
colecciones de forma dinmica y sin lmite en el nmero de niveles jerrquicos
(utilizando la estructura de datos de rbol: conjunto de nodos conectados).
Debe permitir la actualizacin en lnea del sistema de clasificacin de fondos docu-
mentales y colecciones.
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Debe permitir los cambios, duplicacin y borrado de elementos individuales o ra-
mas completas del sistema de clasificacin de fondos documentales y colecciones,
siempre que se cuente con el perfil de usuario necesario.
Debe permitir la validacin de elementos, sistema de clasificacin de fondos docu-
mentales y colecciones de forma individual o de ramas completas, siempre asocia-
do al perfil de usuario necesario.
Debe permitir que el acceso a los distintos elementos del sistema de clasificacin
de fondos documentales y colecciones pueda ser abierto o restringido en funcin
de los distintos acervos documentales, autorizndose el acceso nicamente a de-
terminados perfiles de usuario.
Descripcin archivstica y catalogacin documental
Debe tener dos mdulos: un mdulo para la descripcin archivstica conforme a los
estndares ISAD(G) e ISAAR(CPF), y otro mdulo para catalogacin de material bi-
bliogrfico y hemerogrfico en formato MARC.
Debe disponer de herramientas para la actualizacin e incorporacin de nuevos es-
tndares de descripcin archivstica y catalogacin.
Debe permitir la generacin de listas de trminos controlados, que podrn ser:
a) Abiertas, de forma que las vaya elaborando el usuario autorizado conforme las
necesita, para su posterior validacin por el responsable de normalizacin (orga-
nismos, personas, familias, toponmicos, entre otros).
b) Cerradas, que se crean a priori con una serie cerrada de elementos y entre s-
tas podran encuadrarse las de tipos de soporte, tipos de letra, niveles de descrip-
cin, entre otros.
Debe disponer de herramientas que faciliten la normalizacin de los trminos de las
listas de descriptores.
Debe permitir la creacin de un Thesauro de forma dinmica para la creacin y modifi-
cacin de los trminos del Thesauro, las relaciones de Thesauro, el tratamiento de "no
descriptores" y la visualizacin jerrquica del Thesauro o en forma de lista alfabtica.
Debe disponer de herramientas para la generacin de signaturas de forma masiva
conforme a un formato predefinido y con unas condiciones de servicio.
Debe disponer herramientas que le permitirn al administrador controlar la produccin
de los responsables de la descripcin.
Debe disponer herramientas para que el administrador pueda realizar correcciones
masivas en los textos de las descripciones con una herramienta de "Buscar -
Sustituir".
Debe desplegar mensajes de ayuda en cada campo definiendo las caractersticas de
la descripcin y la catalogacin, con el objeto de normalizar la informacin que contie-
ne cada campo.
Debe generar mensajes de alerta cuando falten campos obligatorios por diligenciar.
Debe permitir la generacin de rtulos de las unidades documentales.
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Debe mostrar la ubicacin de los documentos y generar alarmas de cumplimiento de
trminos en cada proceso tcnico.
La herramienta debe permitir que un administrador funcional cambie la parametriza-
cin de acuerdo a nuevas necesidades.
Debe permitir logs de auditora que registren la informacin de ingresos, modificacio-
nes, eliminaciones.
Debe permitir la gestin de los documentos electrnicos de archivo.
Digitalizacin, importacin y exportacin de imgenes
El propsito del mdulo es permitir la conexin de diferentes sistemas de captura con el
Sistema de Informacin y la vinculacin de las imgenes con su respectiva descripcin
documental.
Debe permitir la integracin de sistemas de captura (escneres planos, cenitales, c-
maras digitales), mediante controladores TWAIN.
Debe permitir la digitalizacin de imgenes segn la estructura jerrquica de la docu-
mentacin, en legajos, documentos, pginas, entre otros.
Debe permitir la importacin de Imgenes digitalizadas externamente en formatos es-
tndar.
Debe permitir vincular imgenes a los registros descriptivos de forma individual o ma-
siva.
Debe permitir el tratamiento de la imagen para mejorar su legibilidad, este tratamiento
debe ser especfico para los problemas que se presentan en la documentacin histri-
ca. (Eliminacin de manchas, reduccin de tintas transparentadas, realce de tintas
desvaidas, etc). El software para el tratamiento y mejora de las imgenes debe estar
incluido en el mdulo de digitalizacin y no debe depender de un hardware especfico.
El sistema debe permitir que desde la estructura del documento se puedan identificar
las imgenes asociadas a l, y debe tener acceso directo a las imgenes.
Debe tener un sistema de hipervnculos que permitan recuperar y visualizar los distin-
tos tipos documentales relacionados con una misma unidad documental.
Consulta, visualizacin de fondos documentales y colecciones
El propsito del mdulo es permitir la consulta y bsqueda tanto de forma bsica como
avanzada. Igualmente debe facilitar la navegacin grfica a travs del Cuadro de Clasifi-
cacin.
Debe permitir la opcin de aplicar herramientas de restauracin para mejorar la
visualizacin de las imgenes digitalizadas. De este modo el usuario deber po-
der aplicar, de manera opcional, sencilla y eficiente, durante la visualizacin de
imgenes, tratamientos especficos para la eliminacin de manchas, realce de
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tinta desvada, entre otros, de forma que se facilite su lectura en el momento de
la consulta, sin modificar la imagen original.
Debe permitir la navegacin a travs de la estructura jerrquica de la
documentacin y la visualizacin de fichas, imgenes as como la reproduccin
sonora y audiovisual, integrando los componentes a partir de sus caractersticas.
Debe permitir diferentes mtodos de bsqueda, incluyendo la combinacin de consul-
tas de tipo texto libre, acotaciones por fecha y/o contexto jerrquico dentro del sistema
de clasificacin de fondos documentales, colecciones y descriptores, con o sin relacio-
nes de Thesauro.
Debe permitir una bsqueda avanzada con campos definidos.
Debe permitir el uso de truncamiento de textos, operadores booleanos (y, o y no) y
Thesauro definidos desde el proceso de descripcin, clasificacin y catalogacin.
Debe permitir la visualizacin y acceso a las imgenes vinculadas con la referencia
descriptiva existente en la base de datos.
Debe permitir la navegacin rpida por las imgenes de la unidad archivstica siguien-
do su estructura y el acceso directo a imgenes concretas.
Debe permitir en la visualizacin de imgenes la realizacin de rotaciones, desplaza-
mientos, ampliaciones y reducciones de modo continuo sin modificar la imagen origi-
nal.
Definicin de perfil de usuarios
El objetivo del mdulo es permitir la administracin de los usuarios, grupos y permisos
que sean asignados en el Sistema de Informacin con el fin de brindar privacidad y orga-
nizacin con la posibilidad de configurar al detalle el nivel de acceso de los mismos.
Debe permitir definir, gestionar y administrar distintos perfiles de usuarios (internos o
externos) y la asignacin de funciones a usuarios y grupos de usuarios.
Debe permitir controlar el acceso a la informacin mediante la creacin de los grupos
de usuarios que sean necesarios y la creacin de listas de permisos de acceso a un
objeto o conjunto de objetos de la base de datos, de tal forma que un usuario slo
pueda acceder a la informacin que le corresponda. Deber permitir ocultar determi-
nados campos de las fichas descriptivas a determinados usuarios.
Debe disponer de herramientas para la creacin, modificacin y consulta de usuarios
Debe disponer herramientas para la gestin de temas de investigacin.
Debe permitir emisin de carnet de investigador.
Gestin de la sala de consulta
El objetivo del mdulo es permitir la administracin de la sala de consulta del Archivo de
Bogot con sus diferentes puestos de trabajo controlando el prstamo de unidades docu-
mentales, material bibliogrfico, grfico, cartogrfico, audiovisual, sonoro, hemerogrfico,
entre otros.
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Debe permitir la gestin de la sala de consulta en la identificacin, asignacin a los
usuarios de las mesas de trabajo, y su liberacin, como apoyo a la consulta de fondos
documentales y colecciones.
Debe permitir el control del servicio de circulacin y prstamo para la generacin de
informes, estadsticas, histrico de consultas entre otros.
Debe permitir la generacin de alarmas para el prstamo externo del material que se
facilite a los funcionarios.
El sistema debe autorizar el servicio de reprografa y notificar al funcionario de Sala de
Consulta y al rea encargada de este proceso para que se haga su reproduccin.
Debe permitir el control de solicitudes y generacin de reportes por tipos documenta-
les y nmero de copias.
Servicio de reprografa
El propsito del mdulo es permitir la administracin de las reproducciones solicitadas de
cualquier tipo de material documental que no tenga reserva legal. As como el control de
solicitudes y generacin de reportes por tipos documentales y nmero de copias.
Igualmente, el sistema debe permitir la configuracin del servicio de reprografa en cuanto
a procedimientos, costos y autorizacin de solicitudes. De igual manera, la consulta de las
peticiones canceladas, entregadas y pendientes.
Preparacin de instrumentos de descripcin
Debe permitir la preparacin de instrumentos de descripcin identificando el contenido
y definiendo el formato y salida en el que se desea obtener el resultado (fichas, guas,
inventarios, catlogos) definidos en la parametrizacin de acuerdo a los ndices de en-
trada, bsqueda de la informacin.
Debe permitir incluir campos de descripcin, modificarlos, y eliminarlos a partir de la
definicin previa de los niveles de descripcin, ndices de entrada y bsqueda de infor-
macin.
El sistema debe permitir la modificacin de los elementos o metadatos de los que se
quiere incluir informacin en el instrumento de descripcin elaborado.
Gestin de depsito
El objetivo del mdulo es permitir la administracin de los depsitos con toda su disposi-
cin fsica para identificar el nivel de ocupacin de los mismos y de esta forma proyectar
el ingreso de nuevas unidades documentales.
Debe permitir identificar el depsito, los elementos que lo componen (Islas, cuerpos de
estantera, entrepaos, bandejas), el estado de los depsitos (espacio libre/ocupado,
porcentaje de ocupacin, y su equivalente en metros lineales), as como la asignacin
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de nmeros topogrficos para las unidades de almacenamiento que ingresen al dep-
sito.
Debe permitir la identificacin de la documentacin que se encuentra ubicada en el
depsito a travs de un hipervnculo que permita la visualizacin del inventario de la
misma y muestre de manera grfica el depsito.
Generacin de estadsticas e informes
El objetivo del mdulo es permitir la generacin de estadsticas que proporcionen informa-
cin detallada del uso del Sistema de Informacin y sus diferentes mdulos.
Debe permitir la generacin de estadsticas e informes incluyendo las unidades docu-
mentales solicitadas por: fecha de solicitud o devolucin, estado, usuario, unidades
procesadas por rea tcnica y funcionario, solicitudes de reprografa por usuario, con-
sultas de fondos, series, unidades documentales y colecciones que se hagan de ma-
nera presencial o virtual.
Debe permitir generacin de informes a travs de formatos normalizados.
Debe permitir generar relacin de investigadores.
Debe permitir generar expedientes de investigacin.
Debe permitir elaborar estudio de usuarios.
Debe generar un reporte las publicaciones, fondos documentales y colecciones aco-
piadas con sus respectivos precios.
Consultas a travs de la pgina Web
El propsito del mdulo es permitir la consulta de los fondos documentales y colecciones
que se encuentren procesados en el Sistema de Informacin, de manera integral.
Para la consulta a travs de la pgina web debe permitir el acceso libre y el acceso
mediante usuario y contrasea.
Debe permitir a los usuarios autorizados realizar, a travs de un navegador, la consul-
ta mediante la estructura jerrquica de la documentacin y por enlaces, las funciones
de bsqueda por texto libre y por descriptores, y la bsqueda por criterios jerrquicos
y cronolgicos.
Debe permitir el acceso a los instrumentos de descripcin y catalogacin de los fon-
dos documentales y colecciones.
Funciones de acopio de fondos documentales y colecciones
Este mdulo debe permitir el control de las TRD y TVD, que son entregadas por las
entidades distritales al Archivo de Bogot, mediante el uso de calendarios de transferencia
secundaria, alarmas.
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Debe permitir incorporar la estructura de las Tablas de Retencin Documental
TRD y las Tablas de valoracin Documental TVD, de cada una de las entidades
distritales, sin lmite en el nmero de campos y su actualizacin cuando sea
requerido.
Debe generar alarmas de cumplimiento a los tiempos de retencin documental
para transferencias secundaria.
Debe permitir la gestin de transferencias secundarias incluyendo la
identificacin y seleccin de unidades por transferir, la elaboracin de
calendario de transferencias secundarias, mediante la importacin de archivos
planos.
Debe permitir gestionar las diferentes formas de acopio (transferencia
secundaria, donacin, compra) elaboracin de inventario y licencia de uso.
Debe permitir generar actas de transferencia secundaria, actas de entrega y
recibo de documentos susceptibles de donacin.
Seguimiento y control de asesoras prestadas a las Entidades Distritales
Este mdulo debe permitir tener un control y realizar el respectivo seguimiento de las
actividades y asesoras que el Archivo realiza con cada una de las entidades Distritales
Debe permitir la creacin de la estructura general del Distrito Capital con sus sectores
y entidades adscritas o vinculadas, permitiendo realizar actualizaciones cuando sea
necesario, sin restriccin al nmero de entidades o sectores creados
Debe permitir crear listados de temas generales, particulares y especficos para deta-
llar las asesoras prestadas a las entidades distritales
Debe permitir relacionar los nmeros de radicado tanto de solicitudes como de res-
puestas con el fin de contar con la trazabilidad de las asesoras brindadas a las entida-
des.
Debe permitir describir las acciones, informes resultantes de las asesoras prestadas a
las entidades distritales.
Debe permitir vincular las personas participantes en las asesoras mediante listados
de seleccin mltiple.
Debe permitir vincular el documento digital al registro descrito.
Debe permitir vincular encuestas de satisfaccin con su respectiva consolidacin esta-
dstica, con la posibilidad de actualizar el formulario de las encuestas cuando sea ne-
cesario.
Debe permitir generar estadsticas de las asesoras realizadas.
Otras funcionalidades
1. La aplicacin deber ser modular, escalable, flexible y parametrizable, para permi-
tir su adaptacin a distintos tipos de archivo y fondos, as como la instalacin por fases.
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2. La capacidad de gestin del volumen de informacin estar nicamente limitada
por el hardware y el software de base, nunca por la propia aplicacin.
3. Deber disponer de herramientas basadas en estndares para la incorporacin o
extraccin masiva de datos, total o parcial, de manera sistemtica y parametrizable, de
forma que permita la migracin de otras fuentes de datos estructurados. Se valorara espe-
cialmente las posibilidades de la aplicacin para:
Importacin de datos desde Access.
Importacin y exportacin a XML.
Garantas del software
- Se deber garantizar un perodo de mantenimiento y soporte tcnico del sistema mnimo
de 12 meses a partir del recibo a satisfaccin de ste, cumpliendo con lo estipulado en la
"Metodologa Estndar para el Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Informacin" y
las polticas que formula la Comisin Distrital de Sistemas al respecto.
- Se deber brindar doce (12) meses de garanta sobre el sistema recibido a satisfaccin,
la garanta debe atender los requerimientos de posibles fallas del sistema, tanto de reas
y/o entidades y/o proveedores usuarias como tcnicas, dentro de un plazo no superior a
las siguientes cuatro (4) horas del reporte de la Secretara General de la Alcalda Mayor
de Bogot D.C.
- Deber proveer un acompaamiento por 4 meses en sitio de mnimo 1 persona con perfil
idneo sobre la solucin implementada, una vez recibida a satisfaccin la solucin. Hora-
rio de prestacin del servicio de garanta y mantenimiento:
- Se prestar el servicio requerido en el siguiente horario: De lunes a viernes de 7:00 a.m.
a 6:00 p.m.
-Excepcionalmente y previo acuerdo entre las partes se realizarn en horario no laboral,
siempre y cuando, no se interrumpa los servicios que presta el sistema.
El horario incluye adems la disposicin ocasional del personal requerido en horas noctur-
nas despus de las 6:00 p.m. yen das sbados, domingos o festivos, en casos especia-
les que impliquen la reconfiguracin del sistema para garantizar su operacin.
En el momento que una de las personas de la empresa consultora no pueda prestar el
servicio tcnico por cualquier motivo, el consultor deber reemplazarlo por otra persona,
previa aprobacin por parte de la Subdireccin de Informtica y Sistemas.
Implementacin
Para la implementacin se requiere la realizacin de los siguientes trabajos.
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1. Diseo, desarrollo implementacin, configuracin, parametrizacin, migracin, y
puesta en produccin del sistema de informacin adquirido.
2. Servicios profesionales asociados a la implementacin, configuracin,
parametrizacin, migracin, y puesta en produccin del sistema de informacin
3. Instalacin y configuracin del gestor de base de datos definido para que se integre a
la plataforma tecnolgica de la Secretaria General de la Alcalda Mayor de Bogot,
D.C.
4. Instalacin del sistema de informacin en servidor y clientes.
5. Parametrizacin de los diferentes mdulos del sistema de informacin para su
adaptacin a la estructura de los fondos y fichas descriptivas del Archivo de Bogot.
6. Realizar un estudio completo que permita obtener como resultado el estado actual de
las diferentes bases de datos del Archivo de Bogot.
7. Planteamiento de un esquema de datos nueva a implementar en el sistema de
informacin adquirido segn los requerimientos de la Secretara General.
8. Migracin de datos existentes del sistema de informacin, en las aplicaciones Winisis
(Base de datos ISIS), Access, Excel para poblar el esquema del sistema de
informacin adquirido, realizando pruebas de funcionamiento de los datos migrados.
Las bases de datos que almacenan la descripcin de los fondos documentales
histricos cuenta con 2 millones de registros y las bases de datos de catalogacin de
material bibliogrfico y hemerogrfico cuenta con 80.000 registros. Se calcula un
incremento del 20% anual aproximado.
9. Hacer una revisin (plan de pruebas) con el acompaamiento del rea funcional, con
el fin de identificar los problemas que se presentan actualmente en el sistema de
informacin con el objetivo de darle solucin a los mismos.
10. Puesta en marcha y produccin del sistema de informacin.
11. Soporte tcnico para asistencia en la resolucin de incidencias e impartir capacitacin
adicional de inters del sistema de informacin , durante un ao a partir del recibo a
satisfaccin de la solucin adquirida, con un tiempo de atencin a incidentes no mayor
a 4 horas; el soporte tcnico debe prestarse en idioma espaol.
12. Deber proveer un acompaamiento por 4 meses en sitio de mnimo 1 persona con
perfil idneo sobre la solucin implementada, una vez recibida a satisfaccin la
solucin. Horario de prestacin del servicio de garanta y mantenimiento: Se prestar
el servicio requerido en el siguiente horario: De lunes a viernes de 7:00 a.m. a 6:00
p.m.
Excepcionalmente y previo acuerdo entre las partes se realizarn en horario no laboral,
siempre y cuando, no se interrumpa los servicios que presta el sistema.
Se deber garantizar un perodo de mantenimiento y soporte tcnico del sistema mnimo
de 12 meses a partir del recibo a satisfaccin de ste, cumpliendo con lo estipulado en la
" Metodologa Estndar para el Desarrollo y Mantenmento de Sistemas de Informa-
cin" y las polticas que formula la Comisin Distrital de Sistemas al respecto. Dicha me-
todologa se puede consultar en el link:
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http://www. aIcald iabogota. gov.co/sig/Proced imentos YF ormatos/OTR OS/Metodolo-::
giaSISTEMAS.pdf
Capacitacin
Se requiere como mnimo 220 horas de capacitacin, que sern ejecutadas en forma per-
sonalizada y/o grupal en las instalaciones de la Direccin Archivo de Bogot y la Subdirec-
cin de Informtica y Sistemas, detallada as:
Capacitacin funcional. Capacitacin terica y prctica de 180 horas con el objetivo de
que los funcionarios designados por la Direccin de Archivo de Bogot para que desarro-
llen las competencias, habilidades y destrezas necesarias para hacer un adecuado uso
del software dirigida a 60 servidores.
Capacitacin tcnica. Capacitacin terica y prctica de 40 horas con el objetivo de que
los funcionarios designados desarrollen las competencias, habilidades y destrezas neces-
arias en el uso de la documentacin tcnica e instalacin del sistema y la respectiva confi-
guracin de la plataforma tecnolgica dirigida a 6servidores.
Estas capacitaciones estn dirigidas a:
Diferentes equipos del personal del Archivo de Bogot:
1. Acopio: Coordina las actividades necesarias para la recepcin de documentos
y publicaciones al Archivo de Bogot.
2. Conservacin, restauracin y reprografa: Realizan las actividades tcnicas
que garanticen la permanencia de la documentacin que ha sido declarada de
inters para la ciudad.
3. Catalogacin y descripcin documental: Actividades tcnicas para la represen-
tacin estructurada del contenido informativo de los documentos de archivo y
su contexto de creacin. Se constituye en un proceso indispensable para la ge-
neracin de instrumentos de consulta, que permite acceder a los acervos archi-
vsticos
4. Sala de consulta: Presta servicios correspondientes al prstamo de publicacio-
nes y documentos a los usuarios para su consulta en sala; o a las reas del
Archivo de Bogot para el desarrollo de procesos tcnicos como los de catalo-
gacin, conservacin y reprografia.
5. Subdireccin del Sistema Distrital de Archivos: Que se encarga de prestar asis-
tencia tcnica a las entidades distritales con respecto al cumplimiento de la
normativa, lineamientos y polticas desarrolladas con respecto a la gestin do-
cumental.
En el uso de las diferentes funcionalidades operativas del sistema de informacin.
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./ Administradores funcionales del sistema de informacin: Subdireccin de Inform-
tica y Sistemas y Direccin Archivo de Bogot.
1. Implementacin del sistema de informacin: Parametrizacin del sistema de in-
formacin (software).
2. Administracin del sistema de informacin: Administrar todas las funcionalida-
des de manejo, operativas y gestin de usuarios.
3. La incorporacin o extraccin masiva de datos total o parcial, de manera siste-
mtica y parametrizable, de forma que permita la migracin de otras fuentes de
datos estructurados.
Nota aclaratoria: La capacitacin tiene como objeto garantizar la autonoma en el manejo
del sistema de Informacin orientado de forma especfica para la gestin archivstica de
documentacin con carcter histrico y colecciones por parte de la Direccin Archivo de
Bogot y la Subdireccin de Informtica y Sistemas de la Secretaria General de la
Alcalda Mayor de Bogot D.C. una vez finalice la ejecucin del contrato.
Productos y servicios a entregar
El adjudicatario deber realizar la instalacin, implementacin, configuracin de todo el software
de aplicacin, capacitacin y entregara la documentacin asociada al Archivo de Bogot.
Incluir la entrega de los siguientes productos ydocumentacin:
Plan de trabajo del proyecto
Cronograma del proyecto por actividad especfica
Directorio de contactos dentro del equipo del trabajo
Riesgos del proyecto
Presupuesto del proyecto
Actas
Informes
Entrega de un plan de pruebas, ejecucin por las partes hasta obtener aprobacin de
pruebas funcionales del sistema.
En cuanto al ambiente y el plan de pruebas, el contratista deber disponer de un
ambiente de pruebas en sus instalaciones hasta la aprobacin del paso a
produccin. El sistema se debe acompaar de la construccin del plan de
pruebas, el cual debe involucrar la planeacin, ejecucin y ajuste de las mismas
de forma unitaria e integral, as como las pruebas de carga y stress del sistema
antes de salir a produccin.
Entrega de la comprensin y compatibilidad de la metodologa de la Secretaria General con
el desarrollo e implementacin de la solucin propuesta y presentacin de la misma al
equipo de trabajo que laAlcalda designe.
Revisin de los casos de uso acordados con la Secretaria General, ajustes y aprobacin
final por las partes de acuerdo a lo requerido por esta Secretaria.
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Documento de Anlisis y Diseo del sistema basada en la metodologa dispuesta por el
proponente o acordada con la Secretara General.
Prototipo del sistema
Especificacin funcional del sistema ajustada durante el anlisis ydiseo de la solucin.
Interfaces del sistema
Programas, cdigo fuente incluidos medios de instalacin del software y licencias
corporativas de uso ilimitado de los mdulos del sistema de informacin.
Implantacin de la solucin en ambiente de produccin en la Secretaria General.
Soporte tcnico para asistencia en la resolucin de incidencias e impartir capacitacin
adicional de inters del sistema de informacin, durante un ao a partir del recibo a
satisfaccin de la solucin adquirida, el soporte tcnico debe prestarse en idioma espaol.
Documentacin de la instalacin e implementacin de los mdulos del sistema de
informacin.
Entrega de los manuales de instalacin, Administracin, tcnico, diccionario de datos,
diagrama entidad relacin y manual de usuario, manual de usuarios externos. Los manuales
se deben entregar en formatos editables estndar.
Manual tcnico que contenga:
Anlisis.
a) Actores del sistema.
b) Requerimientos funcionales.
e) Requerimientos no funcionales.
d) Requerimientos tcnicos.
Diseo.
Arquitectura del sistema, incluyendo descripcin de cada capa.
Diagrama de clases, incluyendo descripcin de cada clase.
Modelo entidad-relacin, incluyendo descripcin de cada tabla.
Diccionario de datos, incluyendo el dominio de datos.
J AVADOC.
El aplicativo debe contar con el mdulo de ayuda en lnea al usuario, sobre el cual deber
existir igualmente laforma de imprimirlo. Estafuncionalidad de ayudas en lnea debe permitir
modificaciones, eliminaciones o adiciones en nuevos campos por parte de la Secretara
General del aplicativo.
Documentacin de lacapacitacin.
Toda la documentacin referenciada en este apartado deber suministrarse en idioma
espaol y entregarse en medio fsico y digital.
Derechos patrimoniales: Todos los derechos patrimoniales del sistema de informacin
desarrollado dentro de la ejecucin de la presente consultora sern de propiedad de la
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., que podr usarlos o disponer de
ellos sin ninguna limitacintemporal, espacial y complementaria.
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En caso de que el sistema incluya componentes o funcionalidades licenciadas bajo
software libre, en este caso no se requerir cesin de derechos patrimoniales, siempre y
cuando el consultor entregue la respectiva licencia sobre los citados componentes.
El software desarrollado no debe incluir componentes o software adicional de propiedad
de terceras personas sobre el cual no se cuente con el cdigo fuente, que deba ser
licenciado por la Secretara General.
Se entiende por software libre aquel que en su licenciamiento incluye las siguientes
libertades:
e) Ejecutar el programa con cualquier propsito;
f) Estudiar sufuncionamiento yadaptarlo a sus necesidades;
g) Distribuir y redistribuir copias, y Mejorar el programa, y poner estas mejoras a
disposicin del pblico.
5.8. Zonas de trabajo y Cronograma
La entidad proporcionar al proponente la disponibilidad de sus instalaciones y la libre
permanencia en el rea de los trabajos.
CRONOGRAMA EJ ECUCiN
' FASE 3 DESARROLLO
MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 MES 10
FASE 1 PLANEACIN
Plan de trab ajo
Esquema de metodologa
Es p eci o aoln de requerimientos y acta de
I aceptacin de requerimientos por parte de la
I Secretaria General
FAse 2 ANLISIS
' Documento casos de uso
Documento de arquitectura de software
:Documento aprobado de anlisis y diseo
detallado del sistema
Estudio del estado de las diferentes bases de
catos del Ar ct u co de Bogot y entrega de informe
Plantear esquema de datos
I Desarrollo mdulos funcionales operativos
Desarrollo de mdulos tran s cers ates (mdulos de
' seguridad. administracin. reportes. etc)
Diseo de casos de prueba
,' FASE 4 IMPLEMENTACiN
,Implementacin mdulos funcionales de! sistema
Implementacin mdulos transversales
Aseguramiento de calidad
1~~S~~r:~:: informacin instalado en el ambiente
Geslion de cambios y configuracin
Certificacin de correcto funcionamiento del
sistema
I Migracin de datos
Firma del representante legal
Indicar el nombre o la razn social del proponente
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(i J
"'CC ... [).!AMA~Q>'<
=f.>Oo.=rAl' .' <;
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ANEXO No. 8
MATRIZ DE RIESGOS DE LA CONTRATACiN
Anexo No. 6Tipificacin, Estimacin y Asignacin De Riesgos Previsibles
PRESUPUESTO $ 1.047.111.154,00
Contratar para la Secretaria General de la Alcalda Mayor de Bogot, D,C, el diseo, desarrollo y puesta en funcionamiento del software necesario para la
administracin de la docu r n er r t act n histrica ff sica y digital del Archivo de Bogot que permita el acceso a la informacin por parte del ciudadano
OBJ ETO
1, TIPIFICACION DEL RIESGO
,.
Acciones legales
10
Tecnolgicos e
infraestructura pblica"
Cambios en las tarifas, supresin o creacin de impuestos, cargas car es cat es . actos de
autoridad, comiso, embargo. demardas y en general acciones que son originadas en la actuacin
de una autoridad competente en ejercicio de su funcin administrativa y otros eventos, que tengan
origen en una acci n de carcter legal
Falla en telecomunicaciones, servicios pblicos, nuevos desarrollos, operacin de equipos y
herramientas, vas de acceso y transporte y servicios considerados como esenciales para el
desarrollo de una economia moderna, tales como infraestructura para transportes, energia
comunicaciones, obras pblicas, cuyo uso sea necesario para la ejecucin del contrato, y otros
similares
e octopouttcos
r - - - - - t - - - - - - - r - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t - - - - - - - - - - - - - - - -
Actos de parte
relacionada,
proveedores y
subcontratos
Terrorismo, delincuencia, actividad proselitista o huelgas. costumbres y LISOScu~urales, religin y
creencias y todos los concemlentes a orden pblico. er aor n o social y cultural, y otros similares
Errores. fallas. incumplimientos, insuficiencias o eventos con origen en, o derivados de
subcontratos: alteracin de planos, estudios o diseos no ejecutados directamente por el
contratista o por su ccer ea, falla humana de otro distinto de sus empleados. actos o eventos en
proveedores, filiales, subordinadas u otros corranstas vinculados con el contratista principal
mayor o menor cantidad de obra y otros similares
Macroeconmicos
Actos de la naturaleza
Relaciones laborales
Cambios o alteraciones en tipo de cambio, tasa de inters, curva de t n acln
importaciones/exportaciones, oferta o demanda de materias o servicios, mano de obra, cambios
en los precios por variaciones en la oferta o demanda de bienes y servicios, escasez de mano de
obra, guerra, y otros similares
Geolgicos, hidrolgicos, chrnttcoe. incendios forestales, biolgicos / patolgicos, entre otros
Acctoerees laborales I enfermedad profesional muerte persona clave, actos de empleados, yen
general, tes actuaciones y omisiones de los empleados directos o las personas naturales al
servicio del contratista Y otros similares
Hecho de las cosas
Incendios, roturas, filtraciones, derrames, explosiones. falla mecnica. Y todo tipo de evenlos que
afecten los bienes de capital, instalaciones, equipos y maquinaria del contratista, y otros similares
I~---+-----_f============----+--------_I
Vicios
Actos de terceros
Vicio propio, caractersticas y propiedades stcas o quimicas de materiales, o productos
COndiciones de suelos, medio ambiente, vicios ocultos o redhibitorios y otros similares
Acciones u omisiones de personas ajenas a la Secretaria General o al contratista y cuya actuacin
no corresponda a eventos cenctuosos tiptc adoe en los anteriores factores y otros similares
11 Falla de proceso
Actos de la
administracin como
contratante
Efectos originados en los procesos que integran las funciones y tareas de una organizacin, su
diseo y aplicacin y otros Similares
ircurncurruereoe de los deberes, cargas y obligaciones que debe atender la adrnirastractn en
cumplImiento de sus actuaciones como contratante, tales como: Interpretacin unilateral,
modificacin unilateral, terminacin unilateral del contrato y otros similares
Fallas en la planificacin, diseo. Implementacin ylo
puesta en funcionamiento del sistema de informacin para
el Archivo de Boqot por el incumplimiento de la
metodologa p ar e el anlisis, diseo desarrollo e
implementacin de soluciones que la Secretaria General
ha preestablecido aSI mismo que durante la cJ ocllCin
contractual se evidencie la falta de competencias para
desarrollar el sistema de informacin y todas SLlS
funcionalidades operativas, que pueda ocastoner el
incremento en los costos para la ejecucin del contrato
Equipo de trabajo insuficierte para el seguimiento al
cumplimiento de las obligaciones contractuales derivadas
de rotacin de personal, vacaciones. sobrecarga laboral
ausencias temporales o definitivas, asicomo retrasos on 01
cumplimiento del cronograma por exigencia cambms del
personal contratista solicitados por la SECRETARIA
GENERAL ALCALDlA MAYOR DE BOGOTA
2. MEDICION y ESTIMACION DEL RIESGO
MATRIZ DE MEDICION
--BAJ O
MEDIO
ALTO
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s .
$10.471.111, 54
$10366.400, 42
s 104, 606404, 28
$104, 711115, 40 s 209, 317.519, 68
s 209422 230, 80
$418.844461 , 60
$ 418739, 750, 48
$1.047.006.442, 88
$1048, 158, 265, 15 o ms $1.047, 111154, 00
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S[CRETARIAGENERAL
109
3. ASIGNACION DEL RIESGO
par as con e
personal vinculado (prestacin
de servicios, contrato laboral,
Durante la ejecucin del
Acciones legales etc) para la ejecucin del Improbable Mayor Con t r at i s t a 100,00%
con t r at o con ocas i n de la
con t r at o
nueva reforma tributaria u otros
Pr di da, dao, deterioro o
destruccin de la informacin
obj et o de m i gr aci n , as i com o el
Tecnolgicos e uso indebido de las
Durante la ejecucin del
infraestructura her r am i en t as e i n fr aes t r u ct u r a Improbable Cr t i co Con t r at i s t a 100, 00%
pblica' de la Secr et ar a General
con t r at o
utilizadas por parte del
contratista para la ejecucin del
con t r at o
SociopoHticos
Actos de parte
relacionada.
proveedores y
subcontratos:
Macroeconrncos
Actos de la
naturaleza"
Relaciones
laborales
Hecho de las cosas
Vicios
Actos de terceros
Fallas en la planificacin,
diseo, implementacin y/o
puesta en funcjonaniento del
sistema de informacin para
el Archivo de Bogot. por el
incurr.p~rriento de la
metodologa para el anlisis"
diseo, desarrollo e
ir11>lemefltacin de soluciones
Falla de proceso
que la Secretara General ha Durante la ejecucin del
Improbable Crtico Contratista 100, 00%
preestablecido, as msrro contrato
que durante la ejecucin
contractual se evidencie la
fa~a de competencias para
desarrollar el sistema de
informacin y todas sus
neionakades operativas,
que pueda ocasionar el
incremento en los costos para
la e" cucin del contrato
Equpo de trabajo insuficiente
para el sequrnerto al
cumplimento de las
obligaciones contractuales
derivadas de rotacin de
personal. vacacores
Actos de la
sobrecarga laboral. aisencias
admnsnacn como
temporales o definitivas, as Durante la ejecucin del
Moderado Mayor Contratista 100, 00%
como retrasos en el contrato
contratante
cumplimento del cronograma
por eXIgencia cambios del
personal contratista
solicitados por la
SECRETARl<\ GENERAL
ALCALDl<\ MAYOR DE
BOGOT
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. . . 0, w ~ . . . . . .
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110
ALCALDA MAY OR
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SECRETARIA GENERAL
ANEXO No. 9: DOCUMENTO CONSORCIAL
Entre los suscritos a saber: , mayor de edad, vecino de esta ciudad,
identificado con cdula de ciudadana No. ,expedida en , quien obra en
nombre propio o en representacin legal de (Escribir el nombre
completo incluyendo el tipo de sociedad),legalmente constituida, con domicilio principal
en , con NIT No , y debidamente facultado por los estatutos
sociales (O J unta de Socios o el rgano directivo correspondiente, en este evento allegar el
documento respectivo), y mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con
cdula de ciudadana No , expedida en ,quien obra en nombre propio o
en representacin legal de (Escribir el nombre completo incluyendo el tipo de
sociedad.) , legalmente constituida, con domicilio principal en ,
con NIT No , y debidamente facultado por los estatutos sociales (O J unta de Socios o
el rgano directivo correspondiente, en este evento allegar el documento respectivo),
manifestamos que mediante el presente documento hemos acordado integrar un CONSORCIO
cuya integracin, conformacin y reglamentacin se regir por las siguientes clusulas:
PRIMERA: OBJ ETO El objeto del presente documento es la integracin de un CONSORCIO
entre, y , con el propsito presentar
en forma conjunta propuesta, para el Concurso de Mritos Abierto con PTS No. 10 de 2013 abierta
por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C cuyo objeto es: Contratar el diseo,
desarrollo, implementacin y puesta en funcionamiento del software necesario para la administracin del
acervo documental fsico y digital del Archivo de Bogot permitiendo el acceso a la informacin por
parte del ciudadano.
En consecuencia las actuaciones hechos y orrusiones que se presenten en desarrollo de la
propuesta y del contrato, afectaran a todos los miembros que lo conforman en consecuencia las
actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo del proceso de seleccin y del
contrato afectan a todos los integrantes que la conforman.
SEGUNDA. NOMBRE Y DOMICILlO.- El CONSORCIO se denominar " y su domicilio
ser la ciudad de__ , con direccin en , oficina, FAX _
Telfono .
TERCERA: REPRESENTANTE DEL CONSORCIO: Se designa como Representante del presente
CONSORCIO al Seor(a) , identificado(a) con cdula de ciudadana
No , de domicliado (a) en , cargo este que se entiende
aceptado con la firma del presente documento y quien est ampliamente facultado (a) para
contratar, comprometer, negociar y representar al CONSORCIO. Igualmente se nombra como
Suplente del Representante del CONSORCIO al Seor (a) , identificado (a) con
cdula de ciudadana No. de domiciliado (a) en , quien cuenta con las
mismas facultades del representante principal.
CUARTA: CESION.- No se podr ceder en todo o en parte la participacin de alguno de los
integrantes del CONSORCIO, entre ellos. Cuando se trate de cesin a un tercero se requerir
aprobacin escrita previa de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C, quien se
reserva la facultad de aprobar dicha cesin.
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80
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, >:, .. ....
HU<?ANA
111
ALCALDA MAYOR
DE BOGOT D.C.
SECRETARIA GENERAl.
QUINTA: DURACION.- La duracin del presente CONSORCIO en caso de salir favorecido con la
adjudicacin ser igual al plazo de ejecucin del contrato y hasta su liquidacin, y un (1) ao ms.
En todo caso EL CONSORCIO durar todo el trmino necesario para liquidar el contrato y atender
las garantas prestadas.
SEXTA: Se hace constar adems que quienes suscribimos este documento, disponemos de
atribuciones suficientes para representar a nuestras firmas y para contratar en nombre suyo, no
solamente para los efectos del presente acuerdo, sino tambin para la ejecucin y celebracin de
todos los actos y contratos que se deriven tanto del consorcio, como del proceso de seleccin y del
contrato que de l se derive.
SEPTIMA: PORCENTAJ E DE PARTICIPACIN. Los miembros del consorcio tienen la siguiente
participacin:
- - - - - - - - - - - - - _%
%
- - - - - - - - - - - - - -
El documento podr contener las dems CLUSULAS OPCIONALES: que los asociados
consideren pertinentes, siempre y cuando no contravengan lo dispuesto en la Ley 80/93 o incluyan
limitaciones o exclusiones de los Consorciados.
( Aspectos Financieros, Arbitramento, Reglas bsicas que regulan la relaciones entre los
integrantes del CONSORCIO, Etc.)
En constancia de lo anterior, se firma por quienes intervinieron en el presente documento a los
____ das del mes del ao .
Nombre
CC
Representante Legal
Direccin:
Telfono:
NIT:
Nombre
CC
Representante Legal
Direccin:
Telfono:
NIT:
Acepto
Acepto
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Bo
r 'OTA'
141 .
HU(' JANA
112
ALCALDA MAY OR
DE BOGOT D.C.
SECRETARIA GENERAL
ANEXO No. 10: UNJON TEMPORAL
Entre los suscritos a saber: , mayor de edad, vecino de esta ciudad,
identificado con cdula de ciudadana No ,expedida en , quien obra en
nombre propio o en representacin legal de (Escribir el nombre completo
incluyendo el tipo de sociedad),legalmente constituida, con domicilio principal
en , con NIT No , y debidamente facultado por los estatutos
sociales (O J unta de Socios o el rgano directivo correspondiente, en este evento allegar el
documento respectivo) , y mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con
cdula de ciudadana No , expedida en ,quien obra en nombre propio o
en representacin legal de (Escribir el nombre completo incluyendo el tipo de
sociedad.) , legalmente constituida, con domicilio principal en ,
con NIT No , y debidamente facultado por los estatutos sociales (O J unta de Socios o
el rgano directivo correspondiente, en este evento allegar el documento respectivo),
manifestamos que mediante el presente documento hemos acordado integrar una UNION
TEMPORAL cuya integracin, conformacin y reglamentacin se regir por las siguientes
clusulas:
PRIMERA: OBJ ETO El objeto del presente documento es la integracin de una UNION
TEMPORAL entre, y , con el propsito
presentar en forma conjunta propuesta, para el Concurso de Mritos Abierto con PTS No. 10 de
2013 abierta por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C cuyo objeto es:
Contratar el diseo, desarrollo, implementacin y puesta en funcionamiento del software
necesario para la administracin del acervo documental fsico y digital del Archivo de Bogot
permitiendo el acceso a la informacin por parte del ciudadano.
Nuestra responsabilidad ser solidaria, mancomunada e ilimitada en todas y cada una de las
obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato, en consecuencia las actuaciones, hechos y
omisiones que se presenten en desarrollo del proceso de seleccin y del contrato afectan a todos
los integrantes que la conforman.
SEGUNDA. NOMBRE Y DOMICILlO.- La UNION TEMPORAL se denominar , y su
domicilio ser la ciudad de , con direccin
en ,oficina, ,FAX ,Telfono .
TERCERA: TERMINOS y EXTENSION DE LA PARTICIPACION DE ACUERDO CON LA Ley.- La
participacin de cada una de las partes que conforman el cien por ciento (100%), de la UNiN
TEMPORAL no podrn ser modificados sin el consentimiento previo de la Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot D.C, y para efectos de la aplicacin de las sanciones por incumplimiento
de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, convenimos que los trminos y
extensin de nuestra participacin en la ejecucin del contrato es la siguiente:
INTEGRANTES % LABOR A DESARROLLAR EN LA PROPUESTA
CUARTA: OBLIGACIONES Y SANCIONES. Los miembros de la UNION TEMPORAL respondern
solidariamente en cada uno de los compromisos que esta celebre con la Secretara General de la
Alcalda Mayor de Bogot D.C. Las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas
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SECRETARIA GENERAL
de la propuesta y del contrato se impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin de
cada uno de los miembros de la Unin Temporal, (numeral 2, del artculo 7 de la Ley 80 de 1993).
QUINTA: DURACION.- La duracin de la UNION TEMPORAL en caso de salir favorecida con la
adjudicacin ser igual al plazo de ejecucin del contrato y hasta su liquidacin, y un (1) ao ms.
En todo caso LA UNiN TEMPORAL durar todo el trmino necesario para liquidar el contrato y
atender las garantas prestadas.
SEXTA: CESION.- No se podr ceder en todo o en parte la participacin de alguno de los
integrantes de la UNION TEMPORAL, entre ellos. Cuando se trate de cesin a un tercero se
requerir aprobacin escrita previa de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C,
quien se reserva la facultad de aprobar dicha cesin.
SEPTIMA: Se hace constar adems que quienes suscribimos este documento, disponemos de
atribuciones sufcientes para representar a nuestras firmas y para contratar en nombre suyo, no
solamente para los efectos del presente acuerdo, sino tambin para la ejecucin y celebracin de
todos los actos y contratos que se deriven tanto de la unin temporal, como del proceso de
seleccin y del contrato que de l se derive.
OCTAVA: REPRESENTANTE LEGAL DE LA UNION TEMPORAL.- La Unin Temporal designa
como Representante Legal de sta, al seor(a) , identificado(a) con la
cdula de ciudadana nmero de__ domiciliado (a) en , cargo este que se
entiende aceptado con la firma del presente documento y quien est autorizado(a) para contratar,
comprometer, negociar y representar a la UNION TEMPORAL, igualmente se nombra como
suplente del Representante Legal al seor(a) con cdula de ciudadana nmero
____ de , domiciliado (a) en quien cuenta con las mismas
facultades del representante principal.
Para constancia y aprobacin, el presente documento se firma en la ciudad de a
los das del mes de de 201_, por quienes intervinieron.
OCTAVA: CLAUSULAS OPCIONALES: El documento podr contener las clusulas opcionales que
los asociados consideren pertinentes, siempre y cuando no contravengan lo dispuesto en la Ley
80/93.
Nombre
CC
Representante Legal
Direccin:
Telfono:
NIT:
Nombre
CC
Representante Legal
Direccin:
Telfono:
NIT:
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