Manual Ferias Eventos

GUA PARA LA PARTICIPACIN
EN
FERIAS INTERNACIONALES
Lic. Fernando Urdaniz
Fundacin ProMendoza
Manual de Participacin en Ferias Internacionales
Introduccin
Una de las formas ms directas e inmediata de ingresar en un nuevo mercado es
participando en Ferias Internacionales.
La palabra feria se deriva del latn feriae! esto es da de descanso. "omando
esto al pie de la letra! lamentablemente algunas ferias se transforman de
inmediato en feriae! si no se #izo toda una atenta programacin para antes!
durante $ despu%s de la feria.
&stos eventos internacionales son ocasiones 'nicas (ue congregan! en un mismo
tiempo $ lugar! la oferta mundial de uno o varios sectores determinados
"ambi%n cabe destacar (ue se #an convertido en los 'ltimos a)os en una
instrumento mu$ eficaz debido a (ue proporciona ms beneficios $ determina
ms rpidos resultados (ue cual(uier otro instrumento de promocin.
Participar en una feria internacional es tambi%n una ocasin para profundizar el
estudio de un mercado $ es! a su vez! un pasa*e casi obligatorio para la
empresa (ue desea #acerse conocer en el mismo.
"ambi%n es necesario tener presente (ue en forma paralela a la realizacin de la
feria se efect'an actividades paralelas! como ser talleres t%cnicos! seminarios!
rondas de negocios! degustaciones! presentaciones ! etc. (ue en ocasiones se
complementan con visitas a importadores! representantes $ agentes locales.
Fundacin ProMendoza #a sido creada! entre uno de sus ob*etivos primordiales!
con el fin de estimular la presencia de e+portadores locales en las principales
ferias internacionales. Por este motivo! cada a)o se seleccionan las ferias
internacionales! dentro del calendario anual elaborado por la Fundacin
&+port.,r! (ue presentan las me*ores venta*as para los productos de Mendoza.
&n este conte+to! %ste gua prctica est destinada a se)alar los aspectos
fundamentales (ue las empresas (ue e+portan! o estn en vas de #acerlo!
deben tomar en cuenta una vez (ue deciden participar en una feria o evento
internacional.
,ntes de comenzar con el anlisis de los elementos! es necesario realizar una
AUTOEVALUACIN para saber si su decisin es la adecuada.
-.abe cules son las ferias ms adecuadas para su producto/
-0ace promocin de su empresa para asegurar el ma$or p'blico de
visitantes/
-Lleva una lista con costos de transporte a los puertos (ue cubren las reas
principales del mercado internacional1 2ueva 3or4! .antos! 5otterdam!
Marsella! Los 6ngeles! Miami! 3o4o#ama! entre otros./
-7isit previamente la feria para saber si es la feria adecuada para e+#ibir sus
productos/
-8onoce el 5eglamento de la Feria $ los procedimientos necesarios para
participar/
reas de Grupos Estratgicos Fundacin ProMendoza
2
Ferias Comerciaes
Las ferias son el instrumento ms importante $ barata para acelerar la entrada
de una empresa en el mercado internacional.
Las Ferias se dividen en dos categoras1 vertical o monogrfica $ la #orizontal o
general1
Vertica o !ono"r#$ica1 &s en la (ue se e+ponen los productos de todo
un sector o subsector industrial a escala internacional.
%ori&onta o Genera' &s en la (ue se e+ponen una amplia variedad de
productos o sectores! es decir son multisectoriales. &ste
es el tpico e*emplo de las ferias (ue se llevan a cabo
en los pases menos desarrollados.
&s importante destacar (ue la empresa (ue elige la feria como lugar para
presentar $ promocionar sus productos sus productos por primera vez en el
mercado e+terior debe tener en cuenta algunos criterios (ue le permitan
seleccionar la feria ms conveniente entre las (ue se celebran en todo el mundo.
&n primer lugar #a$ (ue tener en cuenta (ue lo importante es el M&58,9: $ no
la F&5I,! $! en consecuencia! asistir a una feria debe ser el resultado de una
decisin inserta en el Plan de Mar4eting de la empresa! en el cual la feria es uno
de los medios para conseguir el ob*etivo de introducir un producto en un
mercado! pero no el 'nico.
,sistir a una feria sin antes no #aber estudiado el mercado en el cual se realiza $
las posibilidades de introducir nuestros productos en el mismo! es malgastar los
recursos escasos con (ue cuenta las empresas $ el tiempo invertido en la
participacin.
&n consecuencia! es tan o ms importante la &strategia de Planificacin para la
feria $ el plan de accin a llevar a cabo tanto durante como despu%s del evento.
La feria permite presentar el producto $ comunicar su argumento de ventas! $ a
su vez conocer la opinin de los potenciales clientes $ contactar a posibles
distribuidores o agentes interesados en la distribucin del mismo. ,un(ue
tambi%n es cierto (ue el producto (ueda sometido al anlisis de la competencia.
9ebido a (ue la asistencia a ferias es un instrumento mu$ importante de
promocin! es necesario participar en forma continua $ para eso #a$ (ue tener
presente algunos elementos1
3
a) Cai$icacin' es necesario saber cuantos visitantes! nacionales $ e+tran*eros
asistieron a la feria en la 'ltima edicin $ cual #a sido el nivel de los mismos!
es decir si asisten los tomadores de decisiones o empleados de menor
rango.
b) E()ositores1 la cantidad de e+positores nacionales $ e+tran*eros determina
el carcter internacional de una feria.
c) Cat#o"os de E()ositores1 .i es posible! #a$ (ue revisa los catlogos de
e+positores de ediciones anteriores para saber (ue tipo de empresas asiste $
si la competencia tambi%n lo #ace. "ambi%n esto permitir saber (uienes
asisten frecuentemente $ (uienes lo #acen por primera vez.
d) O)inin Em)resaria1 :tro elemento es averiguar la opinin de otras
empresas nacionales (ue #a$an participado en ediciones anteriores $ (ue
sean confiables.
, la #ora de tomar la decisin de participar! $ a pesar de lo atractivo de los
catlogos o de los argumentos de venta de los organizadores! no todas las ferias
son interesantes ni tampoco se puede e+poner en todas las (ue se (uisiera $a
(ue el gasto de participacin es mu$ grande. &s ms importante elegir la feria en
funcin del !ERCA*O al cual se (uiere ingresar $ destinar los recursos con (ue
se cuenta con el fin de lograr una participacin e+itosa! $a (ue esto!
eventualmente! traer beneficios comerciales en el corto plazo! lo (ue a$udar a
amortizar la inversin (ue #ace la empresa para participar.
Por otro lado! e+isten algunas ferias de carcter mundial a las cuales la
asistencia $;o participacin es de carcter casi obligatorio. &*1 ,2U<,
=,lemania> $ .I,L =Francia> para el sector de alimentos $ bebidas.
Luego de tomar la decisin de participar en una feria! es necesario saber a (ue
clientes invitar a (ue visiten el stand $ (ue acciones programar durante la
e+posicin. 8on relacin a la gente a interesar! se puede obtener un listado de
personas de varias fuentes1
- Cientes )otenciaes (ue residan en el pas en el cual se organiza
la feria! $ estos pueden ser obtenidos del &studio de Mercados
=#abitualmente preparado por la .eccin 8omercial de las &mba*ada
,rgentina del pas>. &ste listado debe estar lo ms completo posible!
es decir debe incluir el nombre del responsable de compras o
gerente (ue tenga poder de decisin.
- Asociaciones Em)resariaes + C#maras (ue tengan asociados a
los cuales les pueda interesar visitar el stand de la empresa.
- Cientes actuaes! $a (ue algunas ferias! sobretodo las de carcter
de asistencia casi obligatoria! sirven para encontrarse con los
clientes! conocer sus necesidades! realizar nuevas propuestas!
planificar comercialmente los futuros negocios! averiguar sobre el
estado de la competencia etc.
4
La manera de lograr contactos $ promocionar nuestra participacin es a trav%s
del envo de1
- maiin" )ersonai&ado
- correo eectrnico
- amada tee$nica o en,-o de $a(
- or"ani&ar ruedas de )rensa en $orma )re,ia
- reai&ar reuniones in$ormati,as so.re e )roducto a e(/i.ir +
sus ,enta0as
- )u.icitar en medios es)eciai&ados1 etc2
5
3Cu#es son as Venta0as de )artici)ar en una Feria Internaciona4
,lta concentracin de p'blico $ competidores.
,nalizar en un mismo lugar $ en breve tiempo! la oferta mundial de un
sector! lo (ue permite tener un elevado n'mero de contactos personales! con
clientes actuales $ potenciales! intermediarios! etc.
,cceder a un p'blico desconocido.
&valuar el inter%s (ue despierta su producto! a trav%s de degustaciones
$;o demostraciones del mismo durante el evento.
,nalizar los productos! inclu$endo el pac4aging! mar4eting! imagen!
presentacin $ los precios de la competencia a escala mundial.
8onocer todas las novedades tecnolgicas $ las nuevas tendencias del
mercado.
:btener documentacin t%cnica $ publicitaria de la competencia1 catlogos
$ folletos! argumentos de venta! condiciones de entrega! forma de atencin
en la feria! etc.
,nalizar las estrategias utilizadas por los (ue $a estn operando en ese
mercado.
9ifundir la imagen de su empresa! darla a conocer $ presentar sus
productos ante una gran cantidad de potenciales clientes.
&valuar si el volumen (ue su empresa est en condiciones de producir es
suficiente para responder con seriedad a los pedidos (ue puedan venir del
e+terior.
Mantener $ preservar su accin comercial sobre los compradores actuales
$ potenciales.
5ealizar un estudio de mercado al cual se (uiere ingresar.
0acerse! en pocos das! de una gran cantidad de contactos los (ue le
llevara muc#o ms tiempo $ dinero #acerlo por cual(uier otro medio! debido
a la ba*a relacin costo;contacto.
6
35ui6nes asisten a una $eria + cuaes son sus e()ectati,as "eneraes4
&ntre las personas (ue concurren a las ferias estn1
E0ecuti,os de com)ras para seleccionar eventuales nuevos proveedores o
para averiguar si su #abitual proveedor est presente.
*istri.uidores7.ro8ers7a"entes! procurando nuevas representaciones.
Consorcio de com)ras! es decir grupos (ue compran para varias empresas.
In"enieros t6cnicos! para identificar nuevos materiales o productos.
Funcionarios de entidades "u.ernamentaes en busca de nuevos
proveedores para futuras licitaciones de compras.
Com)etidores! para ver lo (ue pasa.
Em)resas comerciai&adoras para identificar nuevas posibilidades de
intercambio.
Periodistas es)eciai&ados! (ue buscan alguna noticia importante para las
revistas.
Pro$esores1 t6cnicos1 estudiantes! en busca de la prctica de lo (ue estn
aprendiendo en teora.
-&stamos preparados para recibir toda esta clase de p'blico/ o -estamos
llevando algunos productos como muestra $ la lista de precios no es la adecuada
por(ue #a$ (ue #acer clculos complicados para obtener el dato solicitado/ .
&l p'blico asistente da por supuesto de (ue todos los e+positores proporcionan
una seria de facilidades (ue inclu$e1
Cat#o"o "ratis
Promotoras com)etentes
Int6r)retes )ro$esionaes
*e"ustaciones
Re"aos )romocionaes
*emostraciones
7
E,auacin + Seeccin de as Ferias Comerciaes
3Criterios )ara decidir a )artici)acin en una $eria4
,ntig?edad de la feria comercial $ antecedentes
Imagen internacional de la feria
Fec#a de realizacin
Importancia del mercado en donde se realiza la feria
Promocin del evento por parte de los organizadores
8antidad de visitantes profesionales nacionales $ e+tran*eros =en la 'ltima
edicin>
8antidad de e+positores nacionales $ e+tran*eros =en la 'ltima edicin>
9ecisin para realizar un buen traba*o de seguimiento con posterioridad a la
feria
2ivel de especializacin de la feria $ si es abierta al p'blico general o no
.ervicios (ue ofrecen a los e+positores $ el costo
Fec#a lmite para la presentacin de solicitud de al(uiler de espacio
9imensiones $ ubicaciones disponibles de los stands
"ipo de a$uda podr obtener de los organismos mencionados
8onsultar a antiguos e+positores
5elacin costo;beneficio
3Cmo o.tener in$ormacin de as $erias4
En )rimer u"ar! #a$ (ue averiguar si ,rgentina estar presente en esa
feria! a trav%s del Pabelln 2acional. &sto le brindar seguridad $ una ma$or
tran(uilidad de (ue no estar solo $ adems le permitir reducir los costos de
participacin debido a (ue gran parte del traba*o logstico es #ec#o por estos
organismos especializados. <eneralmente los mismos se encargan de1
reservar el espacio en la feria
contratar a la empresa constructora del Pabelln
contratar int%rpretes
inscribir a la empresa en el 9irectorio de la feria
seleccionar la empresa de turismo responsable del via*e
=opcional>
proveerle de toda la informacin (ue necesite sobre la feria
coordinar el envo de las muestras =opcional>
dems actividades relacionadas con la participacin de la
empresa.
&ntre los organismos e instituciones mencionadas tenemos1
COPAL 9Coordinadora de Em)resas Productoras de
Aimentos1 :s2 As2;
Fundacin Pro!endo&a 9!endo&a;2
Fundacin E()ort2Ar 9:s2 As2;2
8
PRO!E< 9Secretar-a de A"ricutura1 Ganader-a + Pesca
de a Nacin;2
En se"undo u"ar! si ,rgentina no va a tener representacin oficial! es
necesario buscar la informacin sobre las ferias en los siguientes organismos1
9irectamente con la organizacin de la feria.
&mba*adas ,rgentinas $ 8entros de Promocin 8omercial de
,rgentina.
8maras de 8omercio @inacionales en nuestro pas $;o en el
e+terior.
I8&P =Instituto de 8omercio &+terior de Portugal.>
I8&A =Instituto de 8omercio &+terior de &spa)a>.
@,28:M&A" =@anco de 8omercio &+terior de M%+ico>.
I",M,5,"3 =Ministerio de 5elaciones &+teriores de @rasil>.
8mara de 8omercio Italiana en Mendoza.
8mara de 8omercio &spa)ol en Mendoza.
8,8&8 =8mara de 8omercio &+terior de 8u$o B Mendoza>.
&U5:8&2"5:. =Mendoza! Mar del Plata! 8rdoba! @s. ,s.> .
3Cmo )re)ararse )ara )artici)ar en a $eria seeccionada4
E orden crono"ico de acti,idades a desarroar )ara )artici)ar
correctamente en una $eria internaciona es e si"uiente'
C. Planifi(ue las actividades a llevar a cabo antes de la participacin.
D. ,rme el presupuesto de participacin.
E. &nve la solicitud de admisin $ pago de la reserva del stand.
F. 8ontctese con los dise)adores del stand. &n caso de participar dentro del
pabelln argentino los stands (ue se reservan son llave en mano! es decir
con el mobiliario bsico para e+poner. ,veriguar los costos adicionales1
iluminacin! estanteras! traductoras! promotoras! etc.
G. 9efina los productos a e+#ibir para incluir en el catlogo.
H. &nve los datos de la empresa a tiempo para (ue sean incluidos en el catlogo
oficial.
I. 5evise la folletera $ las eti(uetas de los productos de la empresa! es decir si
la misma est actualizada en los datos $ dems informacin.
J. 8ontctese con el agente transportista de las muestras! por lo general dentro
del Pabelln ,rgentino se utiliza un mismo agente (ue se #ace cargo de las
muestras.
K. 8ontctese con los organizadores para la confeccin $ retiro de las
credenciales.
CL. 8onfeccione las tar*etas personales en ingl%s =preferentemente> u en otro
idioma.
CC. .eleccione la agencia de via*es para la reserva de pasa*e $ alo*amiento.
CD. Invite a sus clientes actuales a visitarlo en la feria $ obtener un mailing de
los clientes potenciales para invitarlos al mismo fin.
9
35u6 de.e tener en cuenta Antes de )artici)ar4
Las fec#as de realizacin de las ferias se establecen con muc#o tiempo de
antelacin! por lo (ue no pierda tiempo $ evite las improvisaciones de 'ltimo
momento1 PLANIFI5UE2
8onsidere (ue los visitantes a su stand en las ferias no son #omog%neos por
lo (ue los dilogos no pueden ser mu$ e+tensos. &s necesario (ue estructure
los diferentes argumentos de venta! definiendo la folletera a entregar de
acuerdo al nivel del visitante.
&ntrene al personal (ue asistir a una feria! sobretodo en cuanto a la actitud
$ comportamiento! es decir salir a buscar clientes en vez de esperarlos
sentados dentro del mismo! entre otras actividades.
"ambi%n es importante (ue el asistente #able otro idioma! bsicamente
ingl%s! para tener un dilogo ms fluido con los visitantes al stand! $a (ue de
esto puede depender (ue los mismos se transformen en clientes futuros. &l
ingl%s es considerado como el idioma del mundo de los negocios.
Prepare imaginativamente el stand e inclu$a los elementos (ue identifi(uen a
su empresa. , tal efecto solicite cotizaciones para el armado de su stand!
tanto al armador oficial de la feria como a otros (ue se ofrecen a tal efecto!
teniendo en cuenta el presupuesto con (ue cuenta su empresa para ese fin.
:rganice una zona de =Atraccin de Cientes=de ser posible> (ue sea el
centro de atencin de los visitantes.
&+#iba correctamente los productos! en un buen ambiente $ con buena
iluminacin.
5ealice! dentro de las posibilidades! actividades de atraccin de visitantes a
su stand. &s decir sorteos de via*es! canastas de productos! n'meros
musicales $ otras. &n caso de participar dentro del pabelln argentino $
especficamente en el de Mendoza! se pueden programar actividades
con*untas con las dems empresas participantes..
&l ob*etivo principal es vender! por lo tanto apo$e sus acciones personales
con tecnologa adicional! como ser "7! video reproductor! noteboo4!
iluminacin especial! etc.
:btenga informacin de cada visita (ue le #agan1 situacin de cada mercado!
datos de clientes potenciales =nombre! fa+! tel%fono! direccin! etc.>. 6rmese
una =A"enda de Contactos> (ue le permita ordenar las visitas (ue recibir
$ completar su base de datos.
9e regreso a su empresa! contin'e la comunicacin con sus visitantes! $a (ue
la ma$or cantidad de ventas se realiza luego del seguimiento de los clientes
potenciales. ,un(ue no pueda cumplir con el cliente por no tener producto o
por no llegar con los precios! es imprescindible mantener los contactos
comerciales (ue se #acen en una feria! $a (ue eso permitir optimizar el
costo de participacin.
10
3Por ?u6 son im)ortantes as muestras en as $erias internacionaes4
La ma$ora de las ferias internacionales son visitadas por una gran cantidad
de personas! por lo (ue se recomienda (ue las muestras del producto (ue se
llevan se dividan en dos partes1 a?ueas ?ue ser#n e(/i.idas + as ?ue
se utii&ar#n )ara a de"ustacin =en el caso de la e+posicin de
alimentos>.
8onsiderando (ue la duracin de las mismas es de F G das es necesario
llevar cantidad suficiente de productos para no de*ar pasar ninguna
oportunidad para promocionar su producto. 5ecuerde (ue la participacin
representa una inversin importante! por lo tanto #a$ (ue optimizar el tiempo
$ los recursos $a (ue la posibilidad de reunirse con potenciales clientes en
tan corto tiempo se da slo durante este tipo de eventos.
,veriguar los documentos necesarios para ingresar las muestras al pas en
donde se realiza la feria. 9e acuerdo al tipo de productos! ser necesario
8ertificados .anitarios! Fitosanitarios! 8alidad! :rigen! etc. &n el caso de
ingresarlas a @rasil! #ace falta completar un formulario especial =:MM DCJD>.
3Por ?u6 es im)ortante e,ar $oetos a as $erias4
Por(ue es un elemento indispensable para establecer los primeros contactos con
un cliente potencial! cu$o ob*etivo bsico es informar $ despertar el inter%s del
mismo1
C. 9ebe contener una descripcin clara $ e+acta del producto! proporcionar los
datos t%cnicos necesarios para (ue pueda ser evaluado.
D. Los ttulos deben resaltar a(uellas especificaciones $ aspectos del producto
(ue lo diferencien de la competencia.
E. Los diagramas deben ser claros $ no precisar aclaraciones ni interpretaciones.
F. 9ebe prescindir de toda ilustracin (ue no tenga (ue ver con el producto.
G. .i se inclu$en fotografas deber ser de alta calidad! obligando al cliente a (ue
diri*a espontneamente su atencin a lo (ue se describe.
6. 8uando se traduce a otros idiomas! no basta con (ue se #aga una mera
traduccin literal! sino (ue #a$ (ue tener en cuenta el aspecto local del pas
cu$o idioma se utiliza! por lo (ue se recomienda (ue sea revisado por un
nativo e+perto. .i se utilizan varios idiomas es mu$ importante el orden de
los te+tos.
I. &s conveniente de*ar un espacio en blanco en la contratapa para poder
imprimir! si es posible! el nombre $ direccin del agente comercial o
distribuidor (ue los representar.
8. &s necesario tener al menos dos tipos de folletos! uno de =ata caidad> para
los visitantes (ue Ud. considere potenciales clientes $ otros de denominados
de =.ataa>1 para entregar a a(uellos visitantes ocasionales de menor
importancia (ue visiten su stand! con los cuales e+isten pocas posibilidades
de formalizar alg'n contacto comercial $a (ue el inter%s de los mismos puede
ser el slo #ec#o de obtener informacin.
11
&n definitiva! el folleto es una a$uda para argumentar $ defenderse de las
ob*eciones $ el p'blico ob*etivo son los clientes potenciales! cu$a mentalidad
ser distinta a la de la empresa! razn por la (ue deben cuidarse aspectos
culturales e incluso investigar el propio nombre de la marca a fin de (ue no
provo(ue rec#azo.
3Es necesario e,ar as tar0etas )ersonaes a as $erias u e,entos4
&s necesario e indispensable llevar un mnimo de CLL a CGL tar*etas
personales para cada evento. 0a$ (ue considerar (ue este n'mero deber
duplicarse o triplicarse en caso de incluir la tar*eta en los folletos (ue se
entregan a los visitantes al stand.
La misma debe tener un dise)o sencillo e incluir la informacin actualizada de
su empresa para lograr una efectiva comunicacin entre Ud. $ el potencial
cliente.
Las tar*etas deben estar impresas en ingl%s en el caso (ue la feria se realice
en un pas no #ispano parlante. .e puede imprimir de un lado en espa)ol $
del otro en ingl%s. Para lograr ma$or impacto se aconse*a! si es posible!
imprimir una cantidad en el idioma del pas donde se realiza la feria.
Los datos mnimos (ue debe a contener son1
Nom.re com)eto de a em)resa
Nom.re de a )ersona + car"o
Lo"o de a em)resa
*ireccin9es; de a em)resa2 Es)eci$i?ue si a9s; o$icina9s; es
distinta9s; a a $#.rica2
N@mero de te6$ono + $a( incu+endo e cdi"o de )a-s + de
)ro,incia
*ireccin de correo eectrnico 9si tiene;
P#"ina Ae. 9si tiene;
12
Resumen
Acciones a *esarroar Pre,iamente a a Feria
La primera pregunta a #acerse es -por (u% e+#ibir/
Presentacin de nue,os )roductos + )an de mar8etin"1 toda
feria se lleva a cabo durante pocos das $ #a$ (ue #acer en este tiempo
lo (ue normalmente llevara semanas de traba*o! por eso es necesario
tener en claro las actividades a desarrollar. Los productos no tendrn
muc#o tiempo de e+#ibicin $ los clientes potenciales tendrn (ue
observar todas las caractersticas posibles del producto.
Ordene a In$ormacin' las tar*etas de negocios no tienen valor si
no son clasificadas! otorgndoles un ran4ing de importancia con
posterioridad al evento.
Ventas directas1 #a$ (ue considerar (ue es mu$ difcil recibir
pedidos concretos por nuestros productos en una feria! esta slo sirve
como lugar de contactos.
!e0ore a ima"en de a em)resa1 tanto el personal! el stand $ los
productos! deben ser presentados en forma profesional.
A,eri"Be a reaccin + o)inin de os cientes ante nuestros
)roductos.
O.ten"a in$ormacin so.re a com)etencia' recorrer la feria es
fundamental.
.eleccionar la feria a e+#ibir! teniendo en cuenta el mercado al cual se (uiere
llegar.
.olicite el folleto de la misma $ el formulario de inscripcin.
5eserve el espacio en la feria.
2ombre a la persona responsable del pro$ecto de participacin.
.eleccionar los productos a e+#ibir.
9esignar el presupuesto para participar! calculando la relacin costo M
beneficio.
8ontactarse! en caso de no tener e+periencia previa en ferias! con Fundacin
ProMendoza o Fundacin &+port.,r solicitando asesoramiento para participar
dentro del Pabelln ,rgentino =siempre $ cuando desee participar dentro del
mismo>.
8ompletar $ enviar la fic#a de inscripcin $ asegurarse de ser incluidos en el
catlogo oficial de la feria! $a (ue esto es indispensable para obtener el
ma$or beneficio.
Preparar los documentos necesarios para ingresar las muestras al pas en
donde se llevar a cabo la feria. &*1 8ertificado .anitario $;o Fitosanitario!
:rigen! 8alidad! etc.
8ontacte a la ,gencia de "urismo para la reserva de pasa*e $ alo*amiento.
8omun(uese con la empresa de transporte de muestras.
,l(uile! si lo necesita! los elementos para el stand! entre ellos1
TV + Video Re)roductora
Iuminacin adiciona
E(/i.idores1 estantes + ,itrinas adicionaes + armarios de
se"uridad2
Te6$ono +7o $a( o m#?uina de In$ormacin de Visitantes2
13
.olicite las credenciales correspondientes a los organizadores de la feria $
seg'n el caso solicitarlas a ProMendoza o &+port.,r.
Preparar la folletera de la empresa $;o de los productos a e+#ibir.
&nviar mailing =o fa+> a los clientes actuales invitndolos a (ue lo visiten
durante la e+posicin. &n caso de no tener clientes en ese mercado! solicite
un listado de potenciales interesados a trav%s de ProMendoza o de las
8onse*eras 8omerciales de ,rgentina en el e+terior! 8maras de 8omercio
de ese pas en ,rgentina! etc.
Pan Pre,io a a Feria
C; Esta.ecimiento de !etas
M tenga claro cuales son sus ob*etivos de participar en la feria
- seleccione el segmento de clientes al (ue apuntar. 9ebe determinarse (ue
autoridad tiene la persona (ue lo visita! si decide o no la compra o puede
recomendarla
D; Nom.re un Coordinador de Stand
- todos los detalles debern ser supervisados por el coordinador1
#orarios! envo de muestras! traduccin! promocin! entrevistas!
mar4eting! etc.
E; Stand
- localizacin
- dimensin
- apariencia =limpieza! orden! atraccin a la vista del visitante>
- mobiliario =estante! vitrina! mostrador! iluminacin! mesas! sillas! cesto!
plantas! etc.>
- alfombra
- tel%fono;fa+
- "7 $ 7ideo reproductora
F; !ateriaes
- muestras =considere la cantidad $ forma de entrega! $a sea a todo el
visitante (ue pasa o a clientes seleccionados>
- folletera
- material impreso
G; Seeccione + *etermine e Persona de Stand
- entrene al personal (ue atender el stand para (ue bus(ue nuevas
oportunidades
- #gale saber los ob*etivos de la participacin de la empresa en la feria
- fi*e el #orario de atencin $ de descanso del mismo
H; Con$eccione un C/ec8 List de Eementos Indis)ensa.es
14
- prepare una lista con todos los elementos necesarios para llevar =ver
listado ad*unto>.
I; Promocione su Stand
M enve una invitacin especial a sus clientes para (ue visiten su stand.
&nveles en n'mero de stand! $ si es posible! alg'n incentivo (ue atraiga a
los visitantes.
Acciones a *esarroar *urante a Partici)acin en a Feria
"an importante es el antes como %l durante! es decir (ue la empresa debe
planificar con tiempo la accin a desarrollar mientras se participa en alg'n
evento internacional.
35u6 /acer durante a Feria4
9ebido a la gran cantidad de contactos (ue un e+positor realiza durante su
participacin en una feria! es necesario organizar la informacin recibida para
no desaprovec#arla $ obtener el m+imo de beneficios.
Por un lado est la gran cantidad de folletos de empresas de la competencia
=de todo el mundo> (ue se pueden obtener en una feria! debido a (ue! como
se sabe! en pocos das $ en un lugar especfico se concentra la oferta mundial
de distintos sectores.
.iempre (ue se pueda! #a$ (ue salir a recorrer la feria $ ver $ analizar cmo
son $ estn presentados los productos de la competencia. :btenga! si es
posible! un listado de precios para (ue lo a$ude a comprobar si su producto
est preparado para competir en el mbito mundial.
&l *irectorio O$icia de a Feria es de gran utilidad para conocer
e+actamente adonde estn los stands de la competencia. Un buen anlisis del
mismo le evitar perder el tiempo en cuanto a buscar empresas sin ninguna
orientacin en particular. &s necesario optimizar al m+imo el tiempo en la
feria.

Por lo general si su producto es novedoso o est dise)ado especialmente para
el mercado en el cual se realiza la feria $ tiene muc#a aceptacin tendr (ue
tener en cuenta (ue no tendr muc#o tiempo para recorrer el saln $ muc#o
menos para analizar los productos de la competencia. Para evitar esto se
recomienda la asistencia a la feria de al menos dos personas de la empresa!
$a (ue tan importante como e+poner es observar como est posicionada la
competencia. .abiendo (ue el costo de participacin de dos personas es mu$
elevado! recomendamos recorrer la feria a primera #ora de cada! luego de
identificarlos previamente en el 9irectorio oficial! $a (ue es cuando menos
visitantes concurre a la feria.
15
Una vez en el stand es necesario organizarse $a (ue el volumen de
informacin (ue se recibe es muc#o $ tiene (ue ser clasificado para (ue sea
beneficiosa.
La simple recoleccin de las tar*etas de las personas (ue visitan el stand
constitu$e un sistema eficaz de informacin. Un buen sistema consiste en el
dise)o $ posterior cumplimentacin de la A"enda de Contactos>! (ue
servir para registrar el contacto con los visitantes.
, tal efecto presentamos un modelo de A"enda1 la cual debera contener
estos elementos1
Nom.re + $ec/a de a $eria
Nom.re1 em)resa1 direccin1 te6$ono1 $a(1 sector + acti,idad2
Producto o ser,icio )or e cua est# interesado + necesidades
es)ec-$icas
Car"o de ,isitante e in$uencia en e )roceso de com)ra
Nom.re de os com)etidores a os cuaes e est# com)rando
Comentarios de ciente' o.0eciones1 )ro)uestas1 etc2
Casi$icacin de ciente
Acciones de )ostJ $eria1 ?ue /acer des)u6s'
en,-o de in$ormacin +7o coti&acin
,isita )ersona
mande $a( o ame tee$nicamente
8uando la empresa participa en forma individual o dentro de un espacio
con*unto! es necesario (ue planifi(ue $ organice acciones de promocin (ue
atraiga visitantes al stand! como ser1
5ealizacin de sorteos en el cual se invite al ganador a visitar
nuestro pas! provincia $ empresa! creando as una relacin de
confianza $ conocimiento entre las partes.
8ontratar promotoras biling?es =el idioma depende del pas en
donde se realiza la feria! pero si es fuera de Latinoam%rica es
necesario (ue #able> (ue repartan folletos de la empresa no slo en
el stand sino (ue recorran la feria $ atraigan visitantes.
Uso de tecnologa soporte como ser1 "7! video! m'sica =s es posible
$ permitida>.
16
Factores de 6(ito en a )artici)acin
,decuada seleccin de la feria
&laboracin de una investigacin preliminar
9efinicin clara de los ob*etivos
8onocimiento en detalle de las normas de las ferias
Una minuciosa preparacin! con la suficiente antelacin
8apacitacin del personal del stand
8uidado a las prcticas burocrticas para el envo del material
8uidado con la logstica
9esarrollar un buen traba*o antes! durante $ despu%s de la feria
17
!odeo de =A"enda de Contacto> a )re)arar )or e )artici)ante'
Feria;&vento1NN.NNNNNNNNNNNNNNN.
Lugar $ 9a1NN.NNNNNNNNNNNNNN.
Ocu)acin' : Importador : "rading
: 9istribuidor : :tro
Reacin1 : 8liente ,nterior : 8liente 2uevo
: 8liente &+istente : 8liente Potencial
Inter%s1NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN..
NNNNNNNNNNNNNNNN..NNNN..NNNN
NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN
In$ormacin' : Folleto : Lista de Productos
Entre"ada1 : 8otizacin : Lista de &mpresas
Se"uimiento1 : "elefnico : 7isita Personal
: &nvo Muestra : &nvo 8otizacin
: Informacin : :tro
8omentarios1N..NNNNNNNNNNNNNNNN..N.
..NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN.
..NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN
NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN..
18
Tarjeta de Negocios
Acciones a *esarroar des)u6s de a Partici)acin en a Feria
&s mu$ importante tener presente las acciones a desarrollar con posterioridad a
la participacin en la feria! $a (ue todo lo (ue se #aga en esta etapa servir para
profundizar la relacin con los contactos comerciales obtenidos. 8aso contrario la
inversin de participar en una feria no recibir los beneficios esperados.
35u6 /acer des)u6s de a $eria4
&n primer lugar es necesario seleccionar la informacin obtenida en la feria
como ser folletos de empresas competidoras! de proveedores! estudios de
mercado! tar*etas personales! fotos! videos! etc.

Luego es importante enviar un fa+ de agradecimiento a los visitantes al stand!
es decir a a(uellos previamente seleccionados como importantes! $a (ue
aun(ue no se tenga disponibilidad de producto en ese momento! se puede
mantener la relacin para un futuro cercano en donde el visitante se puede
convertir en cliente.

"ambi%n es mu$ importante procesar la informacin! a trav%s de un informe o
grficos! en forma rpida $ derivarla a (uien corresponda dentro de la
empresa.
8on el mero #ec#o de participar en una feria no se logra nada si no se
implementan los cambios positivos observados en la misma. 0a$ (ue
aprender de nuestros competidores $ adaptar nuestros productos de acuerdo
al gusto del mercado al cual (ueremos ingresar.
.i la participacin en la feria fue e+itosa! empezar a planificar la participacin
en la pr+ima edicin para obtener un me*or resultado! para lo cual #a$ (ue
obtener el formulario de inscripcin de la misma.
19
C/ec8Jist de eementos indis)ensa.es )ara e,ar a una Feria
,un(ue parezca obvio! es com'n cuando se participa en una feria! no llevar
todos los elementos necesarios (ue faciliten tanto la e+#ibicin como la atencin
de los visitantes! permiti%ndonos un uso eficiente del tiempo $ recursos durante
la e+#ibicin.
&ntre estos podemos mencionar1
Ti0era
Cutter
Cinta "ruesa )ara em.aar )a?uetes
Cinta de do.e ad/esi,o )ara )e"ar $oetos1 cartees +7o $otos en os
)anees2
Tan&a )ara co"ar os cartees2
Goma de )e"ar
Cinte(
La)icera +7o #)i&
Re"a
Ci)s
A.roc/ador
Per$oradora
Ser,ietas 9en caso de o$recer muestras )ara de"ustar;
Escar.adientes de madera o )#stico 9en caso de o$recer muestras
)ara de"ustar;
Patos )#sticos )ara de"ustacin
Eementos de decoracin )ara e stand' mantees1 co)as1 adornos1
etc2
Tar0etas )ersonaes 9en in"6s; en cantidad su$iciente
Pa)e !em.reteado de a Em)resa
A"enda de Contactos Comerciaes 9,er modeo ad0unto;
!uestra de )roducto1 incu+endo a documentacin necesaria )ara
in"resara
Foetos de a em)resa1 en cantidad su$iciente
!a)a de a ciudad en donde se reai&a a $eria
Video Fimadora
C#mara de Fotos
20
*irecciones Kties
Fundacin Pro!endo&a J O$icina Centra
9ireccin1 .armiento DCD CO piso B ciudad B Mendoza =GGLL>
"el.;Fa+1 GF DHC FLGFILL
&Mmail1 fundacion@promendoza.com
Peb site1 http://www.promendoza.com
Fundacin E()ort2Ar
9ireccin1 Paragua$ JHF B 8apital Federal =CLGI> B @s. ,s.
"el%fono;fa+1 GF CC FECG FJFC $ lneas rotativas
&Mmail1 feriasQmrecic.gov.ar ; e+portarQmrecic.gov.ar
Peb site1 #ttp1;;RRR.e+portar.org.ar
COPAL 9Coordinadora de as Industrias de Productos Aimenticios;
9ireccin1 Florida GEI B Piso DO :ficina GCE B 8apital Federal =CLLG> B @s. ,s.
"el%fono1 GF CC FEDDMGDHL ; FEDGMJHFE
Fa+1 GF CC FEDGMCFJE
&Mmail1 copalQcopal.com.ar
Peb site1 #ttp1;;RRR.copal.com.ar
PRO!E< L SAGP+A 9Secretar-a de A"ricutura1 Ganader-a1 Pesca +
Aimentacin;
9ireccin1 ,v. Paseo 8oln KDD B P@ F B 8apital Federal =CLHE> B @s. ,s.
"el%fono1 GF CC FEFKMDLLD;;DLLE;DLLF
Fa+1 GF CC FEFKMDLLI
Peb site1 #ttp1;;RRR.sag$p.mecon.ar
21

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