Sunteți pe pagina 1din 5

NORME.

In decursul perioadei feudale, inst de stat, ecleziastice, comunitati, scoli, spitale, pers
fizice au creat diverse genuri de doc: diplome, hrisoave, urice, carti domnesti, anaforale, zapise, planuri,
harti ce s-au transmis sub forma de concepte, originale sau diferite copii, pastrate ca doc foi volante, condici
de doc, dos, registre etc. doc se ordoneaza cronologic pe baza datei de emitere, chiar daca cuprind
transumpturi sau insertii cu date mai vechi decta data doc cadru. In cazul in care mai multe doc sunt scrise
pe acelasi suport, ordonarea se face la data celui mai vechi doc. Doc referitoare la formarea domeniilor si
adm lor, cuprinse in fondurile inst ecleziastice i personale se ordoneaza pe domenii, in cadrul lor pe loc.,
alfabetic, iar in cadrul loc cronologic sau pe prob si in cadrul lor cronologic. Manuscrisele lucrarilor
stiintifice, literare, artistice ce fac parte din un fond se ordoneaza in cadrul fondului , iar celelalte in colectia
de manuscrise. La fel se face si cu condicile de doc. La fondurile ce au instrumente contemporane de
evidenta si informare, ordonarea va incepe cu aceste instrumente, iar in baza lor vor fi ordonate u.a. pe care
le cuprind. Registrele, instrumentele contemporane de evidenta si inf se ordoneaza pe compartimente sau
serii, iar in cadrul lor cronologic. Restul registrelor-ordonare pe genuri(socoteli, dezbateri, impozite) si in
cadrul lor cronologic sau pe loc., domenii, etc. in ordine alfabetica la sfarsitul compartimentului care le-a
creat sau al fondului. Registrele de stare civila si mitricele se constituie in colectii si se ordoneaza pe loc.,
alfabetic si in cadrul lor pe culte, cronologic, dupa felul lor(nascuti, casatoriti, decedati). Inventarierea
incepe cu intocmirea fiselor pt fiecare u.a.




nc de la crearea institutiei Arhivelor, pstrarea in buna randuiala a doc a fost una din preocuparile
de baza. Astfel, Jurnalul Sfatului Adm al .Ro. din 9 iunie 1831 stabilea regulile pt tinerea arhivei. Pt a sa
pazi o buna oranduiala si a sa gasi cu inlesnire orice hartie va cere trebuinta, in Jurnal se fixeaza: dos ce
urmau sa fie depuse la AS sa fie trecute in 2 inventare(opise), unul ramanea la arhivar, unul la inst ce
depunea.arhivarul trebuia sa le aranjeze pe ani i pe inst si sa le dea nr AS, pe langa nr lor, nr se dadea de la
1 pt un an intreg. Aceste regului-primele norme de lucru referitoare la primirea si org dos la AS nu tineau
seama de principiul apartenentei la fond pt ca dos erau aranjate pe depuneri anuale, nu pe inst. Normele din
1831- insuficiente un nou regulament in 1840- reguli mai amanuntite privind ordonarea. Imbunatatiri: dos
era impartit in 4 despartiri dupa caracterul dregatoriilor de la care proveneau. Si in M. AS- norme mai
precise; nici aici principiul apartenentei nu a fost cunoscut ca baza a ordonarii. Dos erau aranjate alfabetic,
in ficntie de genul actului, numele destinatarului sau mosiei. Inmultindu-se depunerile, acest mod de
ordonare va deveni impracticabil si se va adopta sist de grupare a dos pe transporturi. In regulamentele
ulterioare ale AS nu se mai indica modul de ordonare a doc.in Trans aceste prob nu au fost cunoscute. Aici
AS a fost infiintata in 1920, cu sediul la Cluj si s.au preluat fragmente de fonduri deja constituite, mai ales
medievale. Operatiunile premergatoare intocmirii inventarului: ordonarea; fisarea si uneori selectionarea. In
general, la doc medievale, ordinea este: fisare, ordonare, selectionare.
1. ordonarea= (def). Se face diferit la fondurile din perioada feudala fata de cele din perioada
moderna si contemporana. Se face in mai multe etape: delimitarea fondurilor, ordonarea in cadrul fondului,
constituirea u.a si ordonarea doc in interiorul acestora.
1.1 Delimitarea fondurilor arhivistice
De multe ori doc mai multor fonduri s-au predat la AS amestecate si ravasite. In aceasta situatie este
necesara stabilirea apartenentei doc la fonduri (fondare). Se vor respecta principiile provenientei,
apartenentei, integritatii si valorii doc.(la fel ca in Indreptar) Aceste principii nu se refera la asezarea doc
unui fond in acelasi loc. Sunt unele fonduri care au in componenta lor planuri, fotografii, microfilme pe
langa dos obisnuite ca marime si format nu se pot pastra la un loc din cauza conditiilor diverse de
conservare. In aceste cazuri integritatea fondului e asigurata de denumirea comuna data tuturor partilor din
fond, nr comun dat fondului, cuprinderea intr-un inventar comun unde se precizeaza locul de pstrare al
partilor din fond. Un alt principiu ce trebuie avut in vedere este cel al provenientei teritoriale(teritorialitatii).
Sistemul AS urmeaza org admn terit.in acest sens, respectand principiul ca orice fond trebuie pastrat in locul
in care a fost constituit si in care s-a format organic, filialele AS concentreaza in depozitele lor fonduri
create pe teritoriul unit adm terit respective. Conform definitiei notiunii de fond, pentru delimitarea unu
ifond trebuie sa se stabileasca independenta dpdv org si operativ al inst.
Fondurile se gasesc in 2 situatii la AS: inchise si deschise(la fel ca in Indreptar).
Fisa situatia fondului si alte instrumente de evidenta vor contine si celelalte denumiri, asa cum indica
normele privitoare la acestea. In antetul adreselor oficiale apar de obicei denumirea creatorului de arhiva si
aceea a forului superior sau a inst centrale in subordinea careia se afla. Acestea din urma nu vor intra in
denumirea fondului. La inst ce au aceleasi denumiri pt identificare se poate aduga sediul sau loc unde
fucntioneaza amplaseaza in un spatiu concret creatorul fondului. Schimbarea denumirii fondului se admite
doar in cazuri exceptionale, cand s-au facut greseli grave si evidente. Inst poate avea denumiri oficiale in
alte limbi ce pot fi folosite in functie de adresant. Denumirea obligatorie a fondului va fi cea in romana, iar
celelalte se vor da in paranteza,lucru explicat in introducerea inventarului. Fondurile personale si familiale
sunt denumite cu numele creatorului.
Apartenenta la fond ca in Indreptar.
Fragmente de fonduri. O prob care in arhivistica ro a fost rezolvata in diverse moduri e cea legata de
fragmentele de fonduri care uneori reprez o cantitate f mica: cateva u.a. uneori au fost grupate pe categorii
de inst, grupele fiind denumite Colectii de fonduri. Denumirea contine 2 inexactitati. In arhive doc sunt
pastrate in fonduri si colectii, iar notiunea de mai sus nu poate exista, dar a fost facuta din necesitati de
simplificare a evidentei.
1.2. Ordonarea documentelor in cadrul fondului. Ordonarea si fisarea se fac diferit la doc din
perioada feudala fata de cele din cea moderna si contemporana. Acest lucru se datoreaza org diferite a inst
din aceste perioade, cat si cantitatii de doc relativ mica ramasa de la cele din perioada feudala(acestea mai
intai se fiseaza pt ca nu au antet deci trebuie analizat intreg continutul pt a identifica emitentul si
destinatarul).
Ordonarea doc din perioada feudala. E stabilit ca sfarsitul perioadei feudale din tara noastra a coincis
cu revolutia lui T. Vladimirescu 1821. Insa trecerea de la oranduirea feudala la cea capitalista s-a facut f lent
anul 1821 nereprezentand o limita categorica intre cele oranduiri, periodizarea istoriei inst nu coincide
perfect cu periodizarea istoriei nationale. Se socoteste ca dezv moderna a inst a inceput dupa 1831. La
ordonarea si inventarierea doc feudale se parcurg etapele: gruparea doc dupa forma exterioara(foi volante,
condici, planuri, dosare), fisarea fiecarui doc; in timpul fisarii doc si fisele vor capata o cota provizorie
deoarece fisele nu se pastreaza impreuna cu doc; ordonarea fiselor conform schemei stabilite prin planul de
munca si apoi ordonarea doc asemenator fiselor, cotarea definitiva a fiselor si doc, intocmirea inventarului.
Doc feudale sunt cuprinse in fonduri de inst de stat, ecleziastice, scolare, de primarii, comunitati, fonduri
personale si familiale sau in colectii. Instrumentele contemporane de evidenta, mai ales din Trans sunt:
repertoriul(index), registrul de intrare, index alfabetic, registru serial de arhiva. Daca fondul este f ravasit
sau mai multe fonduri s-au amestecat e necesara multa atentie pt a nu include intr-un fond doc din alt fond.
De aceea, dupa ordonarea registrelor contemporane de evidenta se vor ordona si doc, mai intai pe ani. La
ordonarea doc se vor face si verificari ale existentului i se vor intocmi liste de lipsuri. Registrele de socoteli,
dezbateri, impozite, fostele instrumente de evidenta cu valoare documentara si altele se ordoneaza pe genuri
si in cadrul acestora cronologic sau cronologic pe localitati la sfarsitul compartimentului sau fondului. Dos
constituite, create de inst adm, judecatoresti, sanitare, social-culturale care au functionat in epoca feudala se
ordoneaza pe fonduri, in cadrul acestora pe ani, iar in cadrul anilor dupa nr initial dat de institutia creatoare;
cele care nu au nr se aseaza la sfarsitul anului. Condicile de doc, manuscrisele literarare, istorice, planurile
etc se vor ordona conform prevederilor referitoare la acestea. La fondurile feudale ce nu au instrumente de
evidenta se adopta pt ordonarea doc schema de ordonare cronologica pe prob ce se poate aplica la toate
categoriile de asemenea fonduri. Acest lucru e posibil pt ca inst feudale nu au avut scheme de org
complicate ca cele din prezent. Grupele principale de prob comune tuturor fondurilor feudale: doc
personale(monografice), doc formate ca rezultat al act corespondenta cu alte inst/pers, conceptele, copiile
actelor redactate in cancelaria acesteia; doc ec(daca sunt in cantitati mari se aranjeaza fie pe act ec, fie pe
domenii); manuscrise sau condici de doc, planuri. Doc foi volante se vor ordona pe pachete, toate cele care
privesc un domeniu sau o prob constituind un pachet. In cadrul pachetului cronologic. Doc privilegiate
cele din Trans si cele ce provin din perioada cand predominau doc cu caracter privilegial se ordoneaza
cronologic pe baza datei de emitere, chiar daca in cuprinsul lor se afla transumpturi cu date mai vechi.
1.3 Ordonarea doc din perioada moderna si contemporana. n cadrul fondului doc se ordoneaza in
conformitate cu schema de org a inst sau cu schema de org stabilita prin planul metodic de lucru. Fondurile
din perioada mod si cont compuse din dos in cantitate prea mare se pot ordona mai intai, apoi fisa. In
practica muncii de arhiva se pot aplica anumite scheme(Indreptar). Fondurile constituite pe sist de
registratura cu nr de inregistrare sau nr de baza, create de org din Trans, Banat, Bucovina pana in 1920 se
pot gasi mai multe situatii.
a) Cu instrumente contemporane de evidenta si informare. Pt ordonarea acestora se utilizeaza
instrumentele de evidenta: protocoale, indexe, registre de intrare-iesire, registre seriale. Acestea se
ordoneaza si ele pe compartimente, apoi cronologic. Doc constituite pe nr de baza in cadrul colii de
conexare se ordoneaza pe ani i nr de inreg sau potrivit ordinii inscrise in coala de conexare.
b) fara instrumente de evidenta. In functie de importanta, cantitate si modul de org initial, vor fi
ordonate cronologic sau cronologic pe prob (in cadrul fiecarei prob pe ani) sau cronologic pe prob (in cadrul
anului pe prob), iar doc cu nr de inreg sau nr de baza se pot ordona conform acestor nr.
c)cand pt anumiti ani ai unui fond exista instrumente, iar pt altii nu. In acest caz intregul fond va fi
ordonat pe ani, urmand sa se verifice doc cu instrumentele respective pt anii care le au. Doc pt care lipsesc
instrumente de evidenta se vor ordona cronologic pt ca intreg fondul sa fie ordonat dupa aceiasi schema de
ordonare. Registrele care nu constituie instrumente contemporane de evidenta se ordoneaza pe genuri, in
cadrul acestora cronologic sau alfabetic pe localitati, domenii, etc la sf compartimentului sau fondului.
Acelorasi norme li se vor supune si fondurile create de inst judectaoresti si bancare care pot avea sau nu
instrumente de evidenta cu precizarea ca doc de corespondenta cu clientii se vor ordona alfabetic si apoi pe
ani sau pe ani si in cadrul acestora alfabetic, pe clienti in cazul fondurilor bancare.
1.4 Constituirea dos
1.5 Fiarea doc . fisarea(completare din NORME) = operatiune de transpunere succinta a
continutului doc si elementelor de identificare ale lor pe fise. Fisa = sintetizarea cuprinsului unui doc la care
se adauga elemente de identificare ale acestuia. Cand se fiseaza un fond feudal sau unul modern compus din
doc foi volante, dezorg, doc se iau in lucru asa cum vin la rand. Fiecare fisa va capata o cota provizorie
continua, scrisa cu creionul care se va trece si pe doc. Rostul ei: pt ca fisele se pstraza separat de doc, dupa
ordonarea lor se vor putea regasi usor doc care le corespund pt a fi ordonate la fel. Elemente
I. Campurile rezervate pentru trecerea codurilor - nu se completeaza la fisarea pt inventariere, ci doar
tematica.
II. Indicii stabilesc conform clasificatorului tematic si se redau codificat. Nu se completeaza cand se
face fisarea ci doar cand se introduc fisele in calculator.
III. Data se ia din cuprinsul doc cand exista sau se deduce. E un element imp pt ca un doc neincadrat
corect in timp isi pierde importanta. Doc FEUDALE
Prin era se intelege un sist de scriere a anilor in continuare, luandu-se ca punct de reper o data fixa.
Era crestina ia ca punct de plecare nasterea lui Hristor, era bizantina inceputul lumii(hagira).prin stil
cronologic se intelege datele de inceput ale anului care sunt de la 1 sept, 1 ian sau 25 martie. In M si T.Ro
s.a folosit in datarea doc redactarea in slavo-ro, ro si greaca pana spre sf sec 18 si sporadic in primele decenii
ale sec 19 era bizantina sau ecleziastica. Inceputul erei bizantine a fost fixat conventional la 1 sept 5509
.e.n. in M. sub influenta cancelariei polone, cancelaria domneasca a utilizat era bizantina, cu stilul de la 1
ian pana in 1572. Dupa aceasta data s-a folosit si aici stilul de la 1 sept. Era bizantina cu stilul de la 1 ian a
fost folosita si in doc slavo ro emise in Trans de inst ecleziastice si pers particulare. Anii din era bizantina s-
au numit valeat. In Trans si sporadic in M si T.Ro in doc scrise in lb latina s-a folosit si era noastra,
inventata de calugarul Dionisie cel Mic in prima jumatate a sec 6 si adopatat in preajma anului 1000. Anul
exprimat in aceasta era s-a numit milesim. Incepe sa fie folosita si in doc interne din M si T.ro de la jum sec
16, pana atunci folosindu-se doar anul facerii, iar in doc slavo-ro din Trans din sec 17. Sunt si doc ce contin
anul dat in ambele ere. Unele prob ridica stilurile: vechi si nou. Stilul gregorian(nou)- introdus in Ro la 1 oct
1924 si a constat in suprimarea de 13 zile pt a se pune de acord anul calendaristic cu cel astronomic. Pt
concordanta datelor dintr-un stil in altul la doc emise in dif tari e nevoie sa se cunoasca data cand a fost
adoptat calendarul gregorian in tara respectiva. Elementele cronologice principale sunt: an, luna, zi. Sunt si
elemente secundare: indiction, crugul soarelui, epacta, nr de aur, sarbatoarea, anul domniei sau al
pontificatului care au rol de fixare a datei, de verificare, nu au rol hotarator. Data doc emise in T.Ro si M.
exprimata prin valeat se transpune in anul erei noastre scazandu-se din acesta nr 5508 pt doc emise intre 1
ian-31 aug si 5509 pt restul. Cand lipseste luna se scade 5508 pt ca e mai mult probabil ca doc sa fi fost
create in intervalul de 8 luni. In cazul Trans pt doc emise pana in 1603 se scade 5508 pe tot anul. Doc datate
dupa calendar roman sau bisericesc, data se transcrie in forma originala intre ghilimele imediat dupa data de
zi. Img 538 Pt doc emise pe terit M pana la 1572 se scade 5508 pt toata perioada anului. Exista si exceptii,
de aceea se impune verificarea si altor elemente din text. Ordinea fireasca ce se trece in fisa e: zi, luna, an,
dar pt usurarea ordonarii cronologice s-a admis an, luna, zi. In ceea ce priveste doc cumulative (doc ce
contin la un loc acte legate de aceasi prob), ca data se adopta data celui mai recent act, cu care s-a incheiat
prob, mentionandu-se si datele actelor anterioare la sf rezumatului intre paranteze. O serie de doc sunt lipsite
complet sau partial de data din diferite cauze: au fost nedatate cand s-au scris datorita fie uzantei cancelariei,
fie caracterului particular, temporar pe care il aveau, fenomen des intalnit la ordine si scrisori cu caracter
urgent si trecator, a fost omis neintentionat unul din elementele cronologice, sunt sub forma de copii
incomplete, sunt deteriorate. Pt datarea lor e necesara studierea elementelor interne si externe. La stabilirea
datei pe baza elementelor interne se tine seama de: formular, continut, numele sfetnicilor domnesti,
ispravnici, anii de domnie ai d. Emitenti, mentionati, numele unor pers-boieri, clerici-, ev cunoscute
consemnate, notele tergale si corelatia cu alte doc. La stabilire pe baza elementelor externe se tine seama de
materialul adiacent, grafie, cerneala, limba, sigiliu, filigran- e o datare pe operioada mai mare. In ceea ce
priveste manuscrisele se foloseste sist de liniere. DOC MODERNE SI CONTEMPORANE Dos e constituit
din o serie de doc privind o singura prob sau prob inrudite ce au o desfasurare pe unul sau mai multi ani.
Data dos consta din anul sau anii extremi ai doc, uneori chiar si luna. La stabilirea anilor extremi se au in
vedere anul de deschidere al actiunii si anul de inchidere. In cazul in care in limitele unui an sunt mai multe
volume ale unui dos, care vor capata nr independente dupa an se vor mentiona lunile ectreme pt fiecare dos
in parte. Doc din dos poarta 2 date: data propriede redactare numita data istorica si data de inregistrare
nuimita data arhivistica. De multe ori data istorica lipseste si atunci se ia ca data de inceput cea arhivistica.
In dos doc sunt asezate in ordinea cronologica a datei de inreg.la fixarea anilor extremi nu se iau in
considerare doc anexe, in copie sau original cu date mult mai echi decat anul de inceput al dos. Aceste doc
se numesc retroacta si ele au fost aduse in sprijinul cauzei incepute si au ramas la dos. Cand sunt destul de
vechi e necesar sa fie mentionate in fisa dos. La bugete, bilanturi, dari de seama si alte doc asemntoare nu
se iau ca baza anii cand s-au incheiat, ci anii la care se refera. Pt registre sau condici se iau in considerare
anii la care se refera.
IV. locul de emitere de obicei se trece langa data. Se da in denumirea actuala si in paranteze rotunde
in forma din doc. Cand nu se poate face o identificare sigura se da doar forma din doc. Denumirile loc din
alte tari care au corespondent in lb ro se dau in fisa in forma ro urmata de forma din doc intre paranteze
rotunde. La denumirile care nu difera mult de forma din ro se dau doar formele in ro. Pt cele ce nu au
corespondent in ro se da denumirea din doc urmata de denumirea folosita in prezent daca e posibil. In cazul
loc ce au trecut de la un jud la altul admitand ca se poate stabili acest lucru sunt necesare precizari care sa
inlature pericolul de a le socoti 2 in loc de 1, precizare facuta la sf rezumatului.
V. Cota=element imp pt evidena doc si pt identificarea si regasirea lor in vederea valorificarii. Cota
doc ordonate pe pachete consta din denumirea fondului/colectiei si din nr pachetului si nr de ordine al doc
din cadrul pachetului. Cotele dos din fondurile moderne si cont consta din denumirea fondului, a partii
structurale si nr de ordine al fiecaruia. La fondurile ordonate dupa criteriul cronologic structural cota e
formata din denumirea fondului si nr de ordine al dos si anul. La cele ordonate structural cronologic e
formata din denumirea fondului, a partii structurale si nr de ordine al dos. La fondurile f mari inventariate cu
ani in urma pe depuneri, existand posib ca doc create in acelasi an sa aiba inventare diferite, la cota e cuprins
si nr inventarului.
VI. Caracteristici. Aici trebuie sa se faca descrierea doc: forma sub care s-a pastrat(original, copie,
traducere, rezumat), limba sau limbile(daca e alta decat ro), suport, dimensiuni, filigran, semne de validare,
ornamnetatia, stare de conservare, accesibilitatea. La doc din perioada moderna descrierea se limiteaza la
forma de pastrare, limba, starea de conservare.
VII.Cuprins din doc se extrag o serie de elemente ce vor alcatui rezumatul se reda intr-o fraza,
complet, clar. Cuvintele iesite din uz nu se mai folosesc. Se redau intocmai denumirile inst, functiilor,
obiectelor, termeni juridici.
VIII. Rezumatul-alcatuit din mai multe elemente. Genul doc se extrage din continut: hrisov, zapis,
scrisoare, raport, etc. in lipsa mentionarii lui in doc se va compune unul pornind de la verbul care arata
actiunea. Cele din per moderna au de obidei indicat genul: ordin, raport, adresa, etc. emitentul dupa genul
doc se pune punct si se continua cu rezumatul propriu zis ce incepe cu numele emitentului, insotit de functia
sa, starea sociala, loc de domiciliu. Titulatura domnilor nu se da in intregime ci doar calitatea legata direct
de emiterea actului. Cand sunt mai multi emitenti se vor nominaliza 2-3 de la inceput, iar ceilalti numeric.
Numele se reda insotit de toate atributele aratate in text. Numele ce apar doar cu initiale, prenume ori
cognomene(porecle) si nu pot fi identificate se trec asa cum se gasesc. Numele straine ce au corspondenta in
lb ro si sunt folosite asa se trec in rezumat astfel, iar celelalte se reproduc intocmai. Dupa urmeaza actiunea
si destinatarul. Obiectul actiunii=esenta doc. Daca e vb de cat sociale nu e necesar sa se redea numele
fiecarui ruman, tigan, dar cat trebuie sa apara in fisa. Vechile inst tre sa fie enumerate in fisa si redate
conform formei din doc. Inst in lb straine pt care nu avem siguranta corespondentului in ro se vor cita in
ghilimele. La fel si pt topice si nume de pers. La sf se pot mentiona note tergale i dorsale. La fisarea
perilipsisurilor se intocmeste o fisa pt doc cadru si cate o fisa pt fiecare rezumat sau mentiune de doc,
patsrandu-se ordinea din perilisis.
Cotarea-operatiune de numerotare a doc si fiselor in urma careia fiecare u.a se individualizeaza
printr-un nr care impreuna cu alte elemente face parte din cota. In timpul fisarii doc primesc o cota
provizorie care se inscrie si pe fise si serveste la identificarea doc in cursul ordonarii fondului. Daca fondul e
f mare poate fi impartit in grupe. Fisele se patraeza separat in ordinea succesiva a cotei provizorii, la fel si
doc. Dupa fisarea tuturor, fisele se vor ordona conform schemei stabilite prin planul de munca si se vor
numerota respectand aceasta ordine. Dupa ordonarea fiselor, se vor ordona si doc, nr definitiv dat fisei fiind
trecut si pe doc. Fondurile inst din per moderna si cont mai intai se ordoneaza apoi se fiseaza.