ORGANIZACIN Y SISTEMA

Concepto:
Metodologa de los estudios de Organizacin Siste!as es" entonces" el #rocedi!iento
siste!$tico ordenado a seguir #ara desarrollar estudios de !e%ora!iento ad!inistrati&o'
Etapas:
(' )re#aracin del estudio'
*' Rele&a!iento de in+or!acin'
,' -iagnstico de la situacin actual'
.' -ise/o de soluciones'
0' In+or!e +inal'
1' I!#lantacin'
Caractersticas2 Retroali!entacin #er!anente3 esto signi+ica 4ue el a&ance de cada eta#a
del tra5a%o &a #er!itiendo o5tener nue&os conoci!ientos 4ue rati+ican o recti+ican
in+or!aciones o5tenidas #re&ia!ente o de+iniciones a realizadas'
Los diccionarios de la literatura definen organizacin como la accin y efecto de organizar, o
sea, dar a las partes de un todo la disposicin necesaria para que puedan funcionar. Si llevamos
esta definicin a trminos empresariales, las partes seran los recursos humanos, materiales,
financieros, tecnolgicos, etc. on que cuenta la organizacin, y el todo sera la empresa en s
siempre !uscando, claro est", la forma ideal de engranar todos estos elementos con el fin di que
funcionen correcta y eficientemente.
# su vez, sistema es el con$unto de unidades fi$adas para poder e%presar o formar una fusin de
manera sencilla y racional. &l con$unto de unidades que indica la definicin, seran las tareas y
pasos requeridos para lograr la fusin de las normas y de los procedimientos, en funcin de lograr
los o!$etivos de la empresa de forma simple y sistem"tica.
La e%plicacin de estas dos definiciones se hace para resaltar la importancia que tienen en una
empresa' es a que en muchas organizaciones se ha creado un departamento encargado de
realizar el estudio organizativo y de los sistemas con el propsito de lograr una mayor
racionalidad en stos. # dicho departamento se le ha dado diferentes definiciones tales como(
)rganizacin y Sistemas, )rganizacin y *todos, Sistemas y +rocedimientos, #n"lisis
#dministrativos o ,acionalizacin #dministrativa, entre otras.
-anto fue la importancia que tom esta "rea, que en los .nstitutos /niversitarios y en las
/niversidades, se cre en la carrera de #dministracin la mencin de )rganizacin y Sistemas
para preparar especialistas capaces de realizar las siguientes funciones(
o Estudio de la estructura organizativa de una empresa;
o Anlisis de funciones;
o Definiciones de polticas, normas y procedimientos;
o Diseo de formularios;
o Redaccin de manuales;
o Ordenamiento y estructuracin de oficinas;
o Anlisis y Diseo de los sistemas informativos;
o Anlisis de mtodos de tra!a"o, fuerza la!oral, clima organizacional;
o Auditoria Administrativa;
o #lanificacin y control de proyectos$

-odas las funciones del especialista en )rganizacin y Sistemas, est"n sustentadas por modelos
administrativos !"sicos y por las nuevas tendencias que e%isten hoy en da, tales como( la calidad
total, el an"lisis estructurado, la redefinicin de procesos y la reingeniera entre otros. #dem"s,
las funciones se guan a travs de mtodos cientficos y sistem"ticos de investigacin que
contemplan el levantamiento de informacin, an"lisis, dise0o, implantacin y seguimientos de las
propuestas.
1o e%iste un patrn para definir ni la estructura ni la magnitud de un departamento de
)rganizacin y Sistemas, sino que depende de la comple$idad y cantidad de actividades de una
empresa o del tama0o de la misma' mientras m"s grande sea la organizacin, dicho
departamento tendr" un n2mero razona!le de especialistas. &n teora de!iera e%istir un
especialista por cada 344 a 544 tra!a$adores de una empresa, pero un criterio mas general y
o!$etivo esta!lece que el n2mero depende de(
&l estado de la administracin( mientras m"s reformas sean necesarias, m"s personal se requerir"
para el an"lisis.
La intensidad con que se requieren los servicios de la )rganizacin y Sistemas'
La aplicacin de nuevas tendencias administrativas( calidad total, reingeniera, etc.6
&l cam!io de sistemas computarizados entre otros aspectos.

#l tener claro la cantidad de personas requeridas, se recomienda que este departamento se
organice en forma de grupos de tra!a$o para atacar proyectos especficos donde e%ista un lder
que planifique, organice y controle. #dem"s, es importante involucrar directamente en los grupos
de proyectos, a las otras unidades asesoras y al propio usuario, tanto en el an"lisis como en la
implantacin de los resultados. La finalidad es o!tener una informacin m"s precisa y evitar en
un !uen porcenta$e la resistencia al cam!io, que siempre se origina por los nuevos mtodos de
tra!a$o.
)rganizacin y Sistemas es un departamento que tra!a$a estrechamente y ayuda a toda las otras
unidades en los pro!lemas de organizacin y sistemas, conforme se le solicite o se detecte. +or
eso de!e estar ntimamente relacionado y coordinado con otras unidades asesoras de la empresa
como( +resupuesto, .nform"tica, ,ecursos 7umanos, Logstica, etc. Las unidades involucradas
de!en seguir un fin com2n, sin desviarse de los o!$etivos de la organizacin, evitando as que
vayan por distintos caminos.
# pesar de las importancia de este departamento y su evolucin en las organizaciones, la misma
no ha reci!ido una adecuada atencin por parte de las directivas y unidades de lnea. on mucha
frecuencia se hace caso omiso a los !uenos mtodos administrativos porque se requiere atencin
a los detalles de los procedimientos. *uchas veces se considera que no vale la pena tal esfuerzo,
pero cuando empeoran los servicios, cuando surgen crticas, cuando no se realizan los programas,
es cuando los dirigentes se dan cuenta que los mtodos eficaces con tan indispensa!les para la
!uena administracin como lo son los efectivos sistemas inform"ticos.