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j
o
u
r
oprationnels
juridiques
Prconisations et
mise en oeuvre
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2011 Proprit dErnst & Young Advisory Confidentiel.
Cette proposition de services, votre seul usage interne, est indissociable des lments de contexte qui ont permis de ltablir.
Diagnostic juridique
Quelques points cls
Risques juridiques
Dlais de paiement et
intrts de retard
Clauses abusives
Dfaut dtablissement du
document unique / contrat-
cadre avant le 1
er
mars
Avantage indu /
dsquilibre significatif /
conditions abusives
Retour des marchandises
sans accord
Interdiction dans cession
de crances
Amendes civiles
Rparation du prjudice
Risques oprationnels
issus du contrat
Cots
Variabilit des prix
Ala dans la dfinition des produits
Risque de change
SF / PI
Proprit de SF / PI
Rversibilit
Passage un concurrent
Exclusivit ?
Continuit des approvisionnements
Information sur le contrat
Information sur ses approvisionnements,
ses sous-traitants
Exclusivit
Gestion des commandes
Qualit / responsabilit
Contrle qualit
Rpartition des responsabilits
Exclusion / limitation des responsabilit
Assurance
Sanction ?
Cots directs / indirects
Une ngociation
envisage uniquement
sous langle prix peut
coter trs cher !
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Cette proposition de services, votre seul usage interne, est indissociable des lments de contexte qui ont permis de ltablir.
Dlais de paiement
(LME 4 aot 2008) Art. 441-6 Code de commerce
Dlai Intrts de retard de
paiement
Sanction
Sauf disposition contraire 30 jours date de rception des
marchandises ou dexcution de
la prestation
BCE + 10 points 15.000
Accord de secteur, tendus ou
non par dcret
Accord des parties Accord des parties mais 45
jours fin de mois ou 60 jours
date dmission de la facture
Accord des parties
mais 3 fois le taux
dintrt lgal
2 M* amende +
rparation du
prjudice subi
* ou jusqu 3 fois les sommes indment perues (442-6.7)
En tant quacheteur :
formaliser un contrat
Relations internationales
!
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Licences &
Redevances
Distribution
et
Achat
Capital
et
Immobilier
Services
Alliance/
Joint Venture/
Participation
Programme de suivi de la conformit
Marketing
&
Publicit
Politique
des prix
Portefeuille des contrats
valuation du Risque
Ltape finale :
laudit des contrats significatifs et/ou complexes
Autres Services
externaliss
(IT, )
La correcte application des termes
contractuels reprsente un risque majeur
grer pour de nombreuses entreprises
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Cette proposition de services, votre seul usage interne, est indissociable des lments de contexte qui ont permis de ltablir.
LA METHODE DE MISE EN UVRE
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Cette proposition de services, votre seul usage interne, est indissociable des lments de contexte qui ont permis de ltablir.
Piloter les risques achats, comment faire ?
Cartographier
Identifier lensemble des risques lis lactivit des
achats
Par famille de risques, par processus achats, par
famille dachats
valuer les risques
Gravit, impact, occurrence
Hirarchiser les risques
Agir en consquence
Prenniser et animer
Processus, comptence, intgration reporting, etc.
Utiliser un
modle
Dfinir une
mthodologie
Page 35 Fonction achats : contrle interne et gestion des risques
Exemple sur lvaluation base fournisseurs
Objectifs
Anticiper les risques de dfaillance et
valuer les consquences en amont
Construire un processus dynamique afin
de mettre rapidement la base sous
surveillance
Contenu
Scanner la base en se focalisant sur les
risques financiers et oprationnels
Classer les fournisseurs selon leur niveau
de risque et lurgence traiter
Outputs
Donner rapidement une vision claire du
risque global de la base fournisseurs
Donner les moyens de mettre jour les
informations pour une surveillance
permanente
Risk mitigation
Mettre en place un plan daction spcifique
selon le degr durgence et les possibilits
daction
STATUT 1
OBSERVATION
ZONE
Situation stable
Bonne sant
financire terme
STATUT 2
VIGILANCE ZONE
Mise sous
surveillance
Situation instable ;
plan envisager
STATUT 3
WARNING ZONE
Fournisseurs en
danger et probables
consquences
court terme
Processus
dvaluation
Finance/ Operations
Quantifiable / Qualitatif
Global Turnover
Company Turnover
Penetration rate
S&P report
Number of people
Commodity market
Legal structure
Company
dependency .
Base de
donnes
fournisseurs
valuation selon le
modle des 5
classes de risque
Classement,
mesure et analyse
du niveau global
dexposition
Focalisation sur les risques
financiers et oprationnels
Page 36 Fonction achats : contrle interne et gestion des risques
valuer les risques par nature de familles dachats
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Hirarchiser les risques selon leur impact
conomique (cot total du risque) et leur matrise
Le but de la matrice est de prioriser les risques
par le croisement de leur occurrence et du cot
total du risque (CTR) valu par lentreprise
Laxe horizontal reprsente la perte financire
encourue si le risque survient
Laxe vertical reprsente la probabilit doccurrence
du risque
On obtient ainsi 3 zones:
Zone verte: zone dobservation
Zone orange : zone de vigilance
Zone rouge : zone dalerte
Cot du stop : si le risque survient, quelle est la perte
financire encourue ? La consquence du risque pour
lentreprise est une livraison non effectue donc un arrt
de production. La valorisation de ce stop par le classement
des pices selon leur criticit en terme de cot permet
dvaluer les consquence du risque.
Warning
Vigilance
Observation
Cot Total du Risque pour lentreprise
Occurrence du risque
Zone critique
leve
Faible
A TRAITER A OBSERVER
lev
Risque identifi
Fournisseur
dpendants
risque
lev
aider en
urgence
Fournisseur non
dpendant risque
important sortir en
urgence
Matrice 1
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Mettre en place et animer le modle de risque dans
lentreprise
Processus
MEIDAC
Choix des objectifs &
indicateurs dvaluation
Cartographie des risques
achats
Application du modle sur lchantillon
reprsentatif
Dfinition du
processus
danimation
MEIDAC adapt
lentreprise
Dfinition du processus
cible danimation
Dmarrag
e
Mois 1
Macro Scan de la Base fournisseurs Classe
A,B,C selon pertinence
Ciblage de lchantillon reprsentatif pour le
pilote de la phase 2
Comit de
Pilotage
Dploiement progressif
du modle : formation, animation des
comits achats, MEIDAC sur lensemble
du primtre cible
Cadrage Pilote Dploiement
Comit de
Pilotage
Comit de
Pilotage
Mois 2 Mois 3
Phase 1 Phase 2 Phase 3
cadrer le primtre des
risques
tester la dmarche lors
dun pilote
dployer le modle dans
lorganisation
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Dynamiser le modle prospective pour une mise en uvre
prenne
Prenniser la
dtection et le
traitement des
risques consiste la
mise en place dun
processus continu
danalyse, de
traitement et de
retours dexprience
auprs des acteurs
concerns (ex:
acheteurs familles,
acheteurs leader,
Direction achats,
etc.).
Cela fait partie
intgrante des
comptences
requises afin
daccrotre la
maturit achat.
Processus
continu de
contrle du
risque
Rouge : niveau de risque lev
Orange : niveau de risque moyen
Vert : niveau de risque faible
Fiches
fournisseurs
Fiches
fournisseurs
Fiches
fournisseurs
Fiches
fournisseurs
Base
fournisseurs
valuation du
risque global
Plans
daction
Plans
daction
Plans
daction
Plans
daction de
rduction des
risques
Capitalis
ation et
partage
de
bonnes
pratique
s
valuation du
risque de chaque
fournisseur
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Un incontournable : dfinir et sappuyer sur les
rgles de contrle interne du processus achats
Aider lorganisation atteindre
ses objectifs business, produire
des tats financiers fiables
et se conformer aux rglementations
en vigueur, partout dans le monde
Favoriser la transparence
et la remonte dinformations en central
Favoriser lchange
de bonnes pratiques entre filiales
Partager les expriences
et les ventuelles anomalies
identifies
Identifier des zones damlioration
du contrle interne :
sparation de tches,
accompagnement du changement dERP,
gestion globale du risque de fraude,
optimisation des achats dits techniques :
immobilier, publicit, maintenance,
services dingnierie, etc.,
intgration de la dmarche achats
durables au sein du processus achats
acquisitions de nouvelles filiales,
Accrotre la collaboration entre
acheteurs et oprationnels
Investissements et cots significatifs
Ncessit de trouver les ressources
pour traiter les nouveaux risques
Dans un contexte de mutation
de la relation fournisseur,
le cadre de contrle interne
doit tre adapt
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Cette proposition de services, votre seul usage interne, est indissociable des lments de contexte qui ont permis de ltablir.
Grer le cot du contrle pour rallouer les
ressources, si besoin
Rduire durablement les cots
de contrle en assurant une
couverture des risques identique
voire renforce
Sassurer dune collaboration troite
entre les oprationnels et les
fonctions Achats, Contrle Interne,
Contrle
de Gestion, Finance et SI afin de :
modliser les processus achats
depuis la dfinition du besoin
jusquau paiement et
lvaluation
de la performance des fournisseurs
en passant par la slection
des fournisseurs, la passation
des commandes ou lapprobation
des factures
valuer les cots de contrles
actuels
dterminer les niveaux de
tolrance
de risque
rallouer les ressources sur les
enjeux
et les risques Fournisseurs majeurs
de lentreprise
Optimiser lusage des contrles
automatiques dans le cadre
dune dmarche de pilotage
automatis des contrles
Cette approche ncessite
une expertise des techniques
danalyse de donnes
et une trs bonne connaissance
des outils du march
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Cette proposition de services, votre seul usage interne, est indissociable des lments de contexte qui ont permis de ltablir.
En synthse
Formaliser la dmarche
Cartographie, quantification, hirarchisation, etc.
Impliquer les diverses parties prenantes dans lentreprise
pas uniquement les Achats
Rendre la dmarche visible : communiquer
Suivre un processus formalis
Simposer un reporting (cible : DG, clients internes)
Focaliser les quipes achats sur cette mission avec attentes de rsultats
mesurables
Ex.: lors de revues fournisseurs, company profiles
Intgration dans le systme de mesure des perf. acheteurs
Animer et manager le processus
Risk mitigation process
Former
Les difficults habituelles : cot, organisation, donnes et informations disponibles,
expertise
Evaluer le ROI :
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Cette proposition de services, votre seul usage interne, est indissociable des lments de contexte qui ont permis de ltablir.
diteur : MAXIMA
ISBN : 978 2 84001576 5
Infos/nouveauts/catalogue :
www.maxima.fr
Les auteurs proposent aux lecteurs de
correspondre via l'adresse mail :
risque-achats@maxima.fr
Blog
http://ericsalviac.unblog.fr/