Diagnostic o

Proyecto: Anlisis, Homologacin y Rediseo
Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C.

Septiembre, 2008
Proyecto: Anlisis, Homologacin y Rediseo
para la Automatizacin de los Procesos
Entregable de la Fase de Diagnstico
Contenido
Descripcin del Entregable de Diagnstico
Estrategia de formulacin del modelo funcional
Modelo General y Mapa de los procesos actuales de las cuatro Secretaras
Visin de Procesos a considerar
Diagrama de contexto de los elementos para la integracin del macro-proceso
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Definicin de procesos operativos a considerar
Descomposicin de procesos operativos a considerar (Carpetas 2,3 y 4)
Apndice:
Resultados esperados de los talleres, Codificacin de subprocesos
Descripcin del Entregable del Diagnstico
Descripcin del Entregable del Diagnstico
La etapa del Diagnstico del proyecto describe el estado actual de los procesos de gestin de los recursos humanos, financieros y
materiales con los que operan las Oficialas Mayores de las cuatro Secretaras involucradas.
Lo anterior implic realizar el anlisis que determin el grado de eficiencia operativa de las Oficialas Mayores en relacin a la
ejecucin de sus procesos. Para ello, se identificaron las entradas, transformaciones, flujos de operacin y salidas requeridas para la
gestin de cada una de las tareas encomendadas a las reas funcionales (Recursos Financieros, Recursos Humanos y Recursos
Materiales), as como la identificacin de los usuarios internos y externos de las mismas.
Los objetivos de este entregable de Diagnstico se engloban en los siguientes puntos:
Facilitar el conocimiento de los procesos de cada Secretara
Identificar similitudes y diferencias en los procesos de cada Secretara de acuerdo su operacin y a la normatividad aplicable
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Identificar la factibilidad de homologacin y sistematizacin de cada proceso y subproceso
Los entregables que el Diagnstico, comprende son los siguientes:
Documentacin del diagnstico. Mapa de los procesos actuales en las 4 Secretaras
Estrategia de formulacin de modelo funcional
Definicin de procesos operativos a considerarse
Descomposicin de procesos a tercer nivel - Descomposicin de procesos a primer nivel (de
acuerdo a la nota 1 de la junta de aclaraciones)
Nuestra estrategia de formulacin del modelo funcional resultante de las Secretaras
usa como marco de referencia la metodologa Enterprise Value Delivery (EVD)
La metodologa Enterprise Value Delivery nos ayuda a definir la visin del modelo futuro, planear y preparar a las organizaciones para
la transformacin y disear los procesos y aplicaciones para su futura construccin.
Durante el desarrollo del proyecto ejecutaremos las tres primeras fases de nuestra metodologa y haremos mayor nfasis en algunos
de sus componentes, como son:
1. Gente, para atender los requerimientos relacionados con capacitacin al personal y administracin y comunicacin del cambio.
2. Procesos, para la realizacin del diagnstico, seleccin de las mejores prcticas de negocio y definicin de un modelo
funcional comn.
3. Tecnologa de Informacin, para el anlisis de factibilidad funcional y estrategia de migracin de datos.
4. Seguridad y Controles, para facilitar el cumplimiento normativo del modelo funcional comn.
5. Administracin del proyecto, para la coordinacin de recursos, as como la definicin de estndares de trabajo y
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5. Administracin del proyecto, para la coordinacin de recursos, as como la definicin de estndares de trabajo y
cumplimiento del alcance en los tiempos pactados para su desarrollo.
Administracin del cambio
La estrategia de formulacin del modelo funcional resultante contemplar la
normatividad aplicable, los lineamientos estratgicos de las Secretaras, las prcticas
lderes internas y externas, as como la factibilidad funcional para implementarlos
Normatividad
(Marco regulatorio
federal aplicable a
Lineamientos
Estratgicos
Modelo de
Administracin y
Comunicacin del
Cambio
Modelo
Organizacional
Estrategia general del
proyecto
Roles y responsabilidades
Alcance del
proyecto
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federal aplicable a
las 4 Secretaras)
Modelo de
Aplicaciones
Modelo de
Infraestructura
Tcnica
Modelo de
Procesos
Cambio
Estrategia de
migracin de datos
Validacin de factibilidad
funcional
Modelo de procesos
con KPIs
Fase I Capacitacin Fase II Diagnstico Fase III Diseo
Entender
modelo general
Realizar
talleres de
levantamiento
(65 talleres)
Desarrollar
SIPOCs por
Secretara /
proceso
Definir mapas
de procesos
actuales
Analizar reas
de
oportunidad
Analizar
normatividad
aplicable
Analizar
similitudes y
diferencias
Definir mejores
prcticas
internas
Recopilar
prcticas
lderes
aplicables
Analizar
factibilidad de
implantacin
Talleres de diseo del
modelo futuro propuesto
Generar diseo
detallado a nivel
actividad y reglas de
negocio
Flujos de proceso
Documentacin de
regalas de negocio
Indicadores de
medicin
Roles y
responsabilidades
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Entregable
Diagnstico
Entregable
Diseo
Entregable
Capacitacin
El marco metodolgico del proyecto consta de tres fases
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Definir e
impartir talleres
de capacitacin
Definir plan de
administracin
y comunicacin
del cambio
Definir
estrategia y
plan de
comunicacin
Comunicar y evaluar efectividad
Evaluar
disposicin al
cambio
Definir herramientas de
anlisis de cambio
Identificar red de
agentes del cambio
Formar lderes
y agentes de
cambio
Identificar cambio
organizacional
Identificar brechas
Generar plan
de
seguimiento
Obtener
sistemas de
informacin
Documentar el
mapa de
aplicaciones
actuales
Analizar la
calidad de los
datos
Desarrollar
estrategia de
migracin de
datos
Entregable
Estrategia de
migracin de
datos
Entregable
Plan de
administracin del
cambio
Entregable
Documentacin
obtenida durante
el proyecto
Diagnstico Diseo Capacitacin
La fase de diseo consta de dos pasos: definir y disear el
modelo funcional resultante
Diseo del modelo de procesos
resultantes hasta actividades y reglas
de negocio (nivel 3)
Definicin de la propuesta de modelo
de procesos resultantes a nivel
proceso/subproceso (nivel 1)
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Ilustrativo
*
*
* Los procesos y subprocesos se definirn en el mapa del modelo funcional resultante
Para definir el modelo de procesos comunes, nos apoyaremos en los resultados del
diagnstico, nuestro modelo de referencia IndustryPrint Gobierno y otros aplicables
Lista de procesos susceptibles a
homologar
Resultados del diagnstico
Entendimientos de los
SIPOCs
Comparacin de los
subprocesos de cada
secretara
Anlisis de factibilidad
funcional para
homologacin de
Insumos para definir el mapa de
procesos estndar
Se desarrollar el mapa
de procesos futuro para
las 4 Secretaras a nivel
proceso y subproceso
As mismo se definirn los mapas de procesos particulares para cada Secretara
Modelo de procesos comunes
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Modelo de procesos basado en
prcticas lderes en el sector
pblico
homologacin de
procesos
1
Los subprocesos particulares de cada Secretara no formarn parte del alcance en la fase de diseo
Este modelo comprende
del mapa de procesos
comunes ms los
subprocesos particulares
de cada Secretara
1
Subprocesos particulares
El mapa de procesos a homologar ser validad por
los lderes del proyecto
El mapa de procesos para cada Secretara ser validado
por el lder responsable de cada una de ellas
Modelo de procesos para cada
Secretara
El diseo comienza con los talleres de visin de macroprocesos y procesos donde
definiremos los aspectos estratgicos y los lineamientos que regirn el diseo
detallado
Macro-
procesos
Procesos
Visin de los macroprocesos
Recursos financieros, recursos
materiales y recursos humanos
Visin de los Procesos
10 procesos
(por definir)
Talleres de diseo Resultados esperados Participantes
Misin, visin y objetivos estratgicos de
cada macroproceso
Lineamientos y caractersticas a alto nivel
para el diseo
Validacin del mapa de procesos y
subprocesos
Visin y objetivos estratgicos de cada
proceso
Lineamientos y caractersticas a nivel
proceso
Diagramas de flujo de alto nivel de cada
Oficiales Mayores de
cada Secretara
Lderes funcionales
Lderes Deloitte
Lderes funcionales
Normatividad
Personal clave de las
Secretaras
Consultores Deloitte
Tctico
Estratgico
Niveles de
detalle
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Procesos
Subprocesos
Diseo detallado de
los subprocesos
41 Subprocesos
(por definir)
Diagramas de flujo de alto nivel de cada
subproceso
Indicadores de desempeo a nivel proceso
Controles y riesgos
Diagramas de flujo detallados de cada
subproceso
Integracin entre subprocesos
Descripcin de actividades y reglas de
negocio
Indicadores de desempeo a nivel
subproceso
Definicin de roles y responsabilidades
Lderes funcionales
Equipo extendido de las
cuatro Secretaras
Personal clave de las
Secretaras
Los talleres de diseo nos permiten bajar la estrategia de las Secretaras a todos los niveles
del mapa de procesos
Operativo
La definicin de la visin de macroprocesos y procesos ser clave para las
definiciones del diseo, llegando hasta el nivel de flujo de proceso
Se validarn todos los temas
definidos en la sesin con
lderes
Se dar el VoBo al mapa de
procesos resultante
Se validarn los lineamientos
Taller de visin de macroproceso
Taller previo
Validacin con
Oficiales Mayores
Se definirn todos los aspectos
estratgicos de cada
macroprocesos
Se realizar una primera
validacin del mapa de
procesos que regir el diseo
Taller de visin de procesos
Recursos Financieros
Proceso 1 Proceso 2 Proceso 2
SP 1 SP 2 SP 1 SP 2 SP 1 SP 2
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Se validarn los lineamientos
definidos y se tomar la
perspectiva de los Oficiales
Mayores
procesos que regir el diseo
de procesos y subprocesos
Se propondrn los lineamientos
y caractersticas del diseo
SP 1 SP 2
SP 3 SP 4
SP 1 SP 2
SP 3
SP 1 SP 2
SP 3 SP 4
SP 5 SP 6
Se definen:
Aspectos estratgicos de cada proceso (visin y objetivos)
Lineamientos especficos de diseo
Normatividad, riesgos y controles
Flujo de procesos de cada subproceso y descripcin a alto
nivel
Indicadores de desempeo a nivel proceso/subproceso
Identificacin de roles principales de cada subproceso
Se comenzar con la definicin de los lineamientos estratgicos de cada macroproceso
y se validarn con los OMs generando el insumo principal para la visin de los
procesos
Recursos Humanos
Resultados del
diagnstico
Insumos para el
taller
Mapa de
procesos
resultante
Recursos Materiales
Macroproceso de Recursos
Financieros
Definicin de la misin, visin y
objetivos estratgicos
Lineamientos estratgicos para el
Generacin de visin
del Macroproceso
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Prcticas lderes
Lineamientos estratgicos para el
diseo
macroproceso
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Lderes funcionales
PMO
Lderes Deloitte
Oficiales Mayores
Lderes funcionales
PMO
Lderes Deloitte
Tendencias
Previo Validacin
En la visin de los procesos se definirn todos los aspectos posibles que faciliten el
diseo detallado
Proceso 5
Proceso 4
Proceso 3
Proceso 2
Proceso 1
Definicin de la visin y objetivos
estratgicos del proceso
Visin y objetivos estratgicos
del proceso
Mapa de actividades por
subproceso y descripcin de
Visin del
macroproceso
Insumos para el
taller
Mapa de
procesos
resultante
Visin de los
procesos
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Lineamientos de diseo a nivel
proceso
proceso/subproceso
Controles y riesgos
Normatividad aplicable
Integracin de subprocesos
Identificacin de roles
subproceso y descripcin de
las actividades a alto nivel
Definicin de indicadores de
desempeo a nivel proceso y
subproceso
reas de
oportunidad
detectadas
Prcticas lderes
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Lderes funcionales
Participantes clave
PMO
Lideres y consultores Deloitte
En el diseo detallado se incorporarn las definiciones faltantes, actividades de
soporte, la integracin entre subprocesos y la documentacin detallada
Visin de los
procesos
Diseo detallado
Inclusin de actividades secundarias o de soporte
necesarias en cada subproceso
Detalle de eventos (entradas y salidas)
Integracin entre subprocesos
Documentacin de la descripcin de cada actividad a
detalle
Documentacin de las reglas de negocio
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Determinacin de los roles y responsabilidades de cada
subproceso
Documentacin de los controles dentro del flujo del
subproceso
Diagramacin en Aris Easy Design
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Lderes funcionales
Participantes clave
Equipo extendido
PMO
Lderes y consultores Deloitte
Se consideran tres semanas para definir la visin y seis semanas para el diseo
detallado y la documentacin
Fecha fin semana
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Semana
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Entrega de la fase de
diagnstico
Preparacin de kick off de la
fase de diseo
Entregable
Diagnstico
Fase de diseo del modelo funcional
Visin del proceso Diseo detallado de procesos
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Propuesta del modelo
funcional futuro (nivel 0 y1) y
material de talleres de Visin
Talleres de visin del modelo
funcional por macro proceso
y proceso
Preparacin de material para
talleres de diseo del modelo
funcional detallado
Talleres y documentacin del
diseo detallado del modelo
funcional validado
Entregables
Fase
Diagnstico
Validacin
mapa del
modelo
funcional
Entrega
del modelo
funcional
futuro
Entregable
visin*
Diseo
detallado
Mapa de
procesos
futuro
*Preliminar
Se consideran tres semanas para definir la visin y seis semanas para el diseo
detallado y la documentacin (continuacin)
Fecha fin semana
26-
Sep
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Oct
10-
Oct
17-
Oct
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Oct
31-
Oct
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Nov
14-
Nov
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Nov
28-
Nov
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Dic
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Dic
Semana
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diagnstico
fase de diseo
Entregable
Diagnstico
Sesin de visin de
macroprocesos (previa)
Sesin de validacin de visin
de macroprocesos (Oms)
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y proceso
funcional detallado
funcional validado
Entregables
Fase
Diagnstico
Diseo
detallado
Mapa de
procesos
futuro
Sesiones de visin de
procesos
Validacin
mapa del
modelo
funcional
Entrega
del modelo
funcional
futuro
Entregable
visin*
Para lograr los objetivos del diseo es necesario seleccionar adecuadamente a los
participantes, as como su participacin activa
Responsabilidades Perfil del rol
Lderes
funcionales
Proponer la visin de los macroprocesos a los Oficiales
Mayores
Primera validacin del mapa de procesos resultante
Definir la visin de los procesos y subprocesos
Aportar reas de oportunidad para el modelo funcional
resultante
Facilitar el consenso en las discusiones durante los
talleres
Definir los aspectos fundamentales de los procesos y
subprocesos
Ser un representante clave de una de las Secretaras
participantes
Alto poder en la toma de decisin
Amplio conocimiento de los temas dentro del
macroproceso
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Validar los resultados del diseo de procesos y
subprocesos
Personal
clave
Apoyar a los lderes funcionales en la definicin de la
visin de los procesos y subprocesos
Aportar reas de oportunidad para el modelo funcional
resultante
Aportar su conocimiento operativo y normativo para la
aplicacin y factibilidad de implantacin de las
prcticas lderes
Aportar su punto de vista durante las discusiones del
taller
Facilitar la continuidad de la visin el diseo detallado
Contar con una visin amplia y horizontal de los
procesos de un mismo macroproceso
Tener amplio conocimiento en al menos uno de los
procesos
Capacidad de toma de decisin
Tener un puesto clave dentro de la organizacin que
requiera alta integracin con otros macroprocesos
Requisitos: haber tomado el curso de capacitacin
Cada participante tendr una participacin distinta en tiempo dependiente del tipo de
taller al que asista
Fecha fin semana
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Sep
03-
Oct
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Oct
17-
Oct
24-
Oct
31-
Oct
07-
Nov
14-
Nov
21-
Nov
28-
Nov
05-
Dic
12-
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Semana
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diagnstico
fase de diseo
Entregable
Diagnstico
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y proceso
funcional detallado
funcional validado
Diseo
detallado
Mapa de
procesos
futuro
Lideres funcionales
Participantes clave
Equipo extendido
Participacin:
Intensiva
Intermitente
Rol:
Entregable
visin*
Modelo General y Mapa de los procesos actual de las cuatro Secretaras
Modelo General y Mapa de los procesos actual de las cuatro Secretaras
Los siguientes mapas muestran la consolidacin de los resultados del diagnstico de la situacin actual de los procesos de las
distintas Secretaras. Dichos mapas tienen como objetivo dar una visin general de alto nivel de la situacin de cada macroproceso
en cada Secretara y resumen lo obtenido en los siguientes anlisis de detalle :
Descomposicin de procesos operativos a considerar
Factibilidad de Homologacin
Codificacin de los
Mapas
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Administrar Recursos Financieros
Controlar y registrar el presupuesto
Consolidar la rendicin de condiciones
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Factibilidad de Homologacin
de los Subprocesos
Interrelacin con otros
Macroprocesos
Segregacin de Funciones
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Muy Alta
Alta
Media
Baja
Por definirse durante diseo
Alta Muy Alta Media Baja
Alta Muy Alta Media Baja
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Mapa de Procesos de las Secretaras (Anlisis por Macroproceso)
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Macroprocesos
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Consolidar la rendicin de condiciones
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Macroprocesos
Macroprocesos
Administrar Almacn e Inventarios
Recursos Materiales
Administrar Contratos y Apoyo Normativo
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Macroprocesos
Macroprocesos
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Prestar Servicios Generales
Adquirir Bienes y Servicios
Atender Clientes y Administrar Proveedores
Mantener y Conservar Bienes
Planear Adquisiciones
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Macroprocesos
Macroprocesos
Macroprocesos
Macroprocesos
Macroprocesos
Gestin del Capital Humano
Recursos Humanos
Administrar el ingreso del personal
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Macroprocesos
Macroprocesos
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Facilitar la Comunicacin Interna
Administrar el desarrollo organizacional
Administrar el desarrollo del Capital Humano
Controlar nmina y proporcionar prestaciones
Relaciones Laborales
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Macroprocesos
Macroprocesos
Macroprocesos
Macroprocesos
Macroprocesos
A partir del modelo de procesos actuales definido en el punto anterior y la estrategia de formulacin del modelo funcional, se
plane la conduccin de talleres para definir la visin de los procesos a considerar. En dichos talleres se analizaron los procesos
similares y susceptibles de homologacin y se gener una lista inicial de procesos a considerar que ser analizada a profundidad
durante el diseo. Dicha lista, se refleja en el entregable Definicin de procesos operativos a considerarse .
Durante los talleres internos de visin de procesos a considerar se revisaron distintas mejores prcticas inter-secretariales
(basados en su nivel de desempeo), los lineamientos de diseo y su aplicabilidad. Estos puntos revisados ayudarn a definir la
visin futura de procesos de las Secretaras en la etapa de Diseo. Esta etapa se encuentra descrita en el entregable Estrategia de
formulacin del modelo funcional .
Los procesos a considerar en la Visin de Procesos fueron acotados a aquellos procesos que pueden ser funcionalmente cubiertos
de forma general y que son factibles de implementar con un sistema que cubra las caractersticas de SIPAR.
Visin de Procesos a Considerar
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Se utiliz el siguiente formato donde se describe la informacin ms relevante sumarizada por proceso que incluye los siguientes
rubros:
Descripcin de proceso
Objetivos principales
Lineamientos de Diseo
Mejores prcticas inter-secretariales
Consolidar la
rendicin de
cuentas
Recursos
Financieros
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Materiales
Recursos
Humanos
Desarrollar los reportes / inf ormes presupuestales, programticos y f inancieros que se tienen que
inf ormar peridicamente a la SHCP y los estados Financieros del FONAC que se reportan al rea de
Recursos Humanos
No aplica. El proceso es muy similar en todas las Secretaras, adems de estar estrictamente regido por la normatividad
Establecer una metodologa para la elaboracin de Inf ormes Financieros, Presupuestales,
Programticos, Inf ormes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal, Reportes en Materia de Ingresos
y Gasto Pblico para inf ormar a la SHCP, adems reportar los Estados Financieros del FONAC
Descripcin de Proceso
Mejores Prcticas Inter- Secretariales
Elaborar los f ormatos presupuestales y contables de f orma automtica
Sistematizar la inf ormacin programtica y presupuestal
Solicitar a la SHCP que los f ormatos trimestrales, semestrales y anuales sean unif ormes
Abrir el sistema a las URs para que ellos mismos hagan sus reportes de avance presupuestal
Nota: Los lineamientos y mejores prcticas estarn sujetas a una validacin
normativa antes de ser consideradas para el diseo del modelo futuro
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Consolidar la
rendicin de
cuentas
Recursos
Financieros
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Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
Desarrollar los reportes / informes presupuestales, programticos y financieros que se tienen que
informar peridicamente a la SHCP y los estados Financieros del FONAC que se reportan al rea de
Recursos Humanos
Establecer una metodologa para la elaboracin de Informes Financieros, Presupuestales,
Programticos, Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal, Reportes en Materia de Ingresos
y Gasto Pblico para informar a la SHCP, adems reportar los Estados Financieros del FONAC
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No aplica. El proceso es muy similar en todas las Secretaras, adems de estar estrictamente regido por la normatividad
Elaborar los formatos presupuestales y contables de forma automtica
Sistematizar la informacin programtica y presupuestal
Solicitar a la SHCP que los formatos trimestrales, semestrales y anuales sean uniformes
Abrir el sistema a las URs para que ellos mismos hagan sus reportes de avance presupuestal
Administrar
Recursos
Financieros
Recursos
Financieros
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Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
Administrar y proporcionar los recursos financieros necesarios para la correcta operacin de las
diferentes reas de las Secretaras
Establecer la metodologa para proporcionar los recursos financieros y lograr el cumplimiento de los
programas de las Secretaras
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El control y seguimiento del monto en el fondo revolvente
Las Unidades Responsables realizan su operacin de manera interna y envan el resultado al organismo central
En los programas de Subsidios los recursos radican en fideicomisos
El registro del entero se realiza de manera automtica en sistema
Utilizacin de la cuenta de deudores diversos en la administracin de los recursos del comisionado habilitado
Realizar operaciones financieras a travs de transferencias bancarias
Resguardar de manera centralizada las comprobaciones en las Unidades Responsables
Usar un sistema comn para la administracin de viticos y pasajes
Usar una herramienta para elaborar reportes financieros
Controlar y
Registrar el
Presupuesto
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Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
Planear, controlar y registrar las operaciones financieras del presupuesto
Establecer el procedimiento para proyectar, adecuar, reservar y registrar los recursos presupuestales
de las Unidades Administrativas para la adquisicin de bienes y servicios que requieren para que la
Secretara cumpla con sus objetivos, garantizando que se opere de acuerdo a la normatividad vigente
Recursos
Financieros
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Ventanilla nica de Presupuesto donde se reciben las facturas de proveedores
Emisin del contra-recibo donde se estipule fecha de recepcin de la factura/ recibo y fecha de pago al proveedor
Cada unidad responsable es responsable de su presupuesto
El autorizador no debe ser el revisor
Simultaneidad en la operacin y registro de la cuenta por liquidar certificada (CLC) de proveedor y retencin de impuestos
Las cuentas de proveedores y retenciones debern ser presupuestales, no ajenas
El proveedor debe pagar su penalizacin, no debe restarse de la factura, ni recibir notas de crdito
La penalizacin la calcula la unidad responsable de la recepcin de bienes o servicios
Calendarizacin y reservacin del recurso en la fecha estimada de pago
Homologar sistemas / aplicaciones
Usar un nivel de desagregacin para comunicar el presupuesto
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Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
El responsable de envo a SIAFF debera ser DGPOP (Presupuesto / Finanzas/ Contabilidad)
Recepcin de las facturas en Presupuesto/Finanzas ya validadas por el rea responsable
Validacin del resumen de nmina contra claves presupuestales y en caso de falta de recursos hacer la adecuacin antes del envo a SIAFF
Pago de nmina a travs de envo de archivo de dispersin
Homologar sistemas / aplicaciones
Usar un nivel de desagregacin para comunicar el presupuesto
Recursos
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Descentralizacin de la gestin de trmite a las unidades responsables (mantener la autorizacin en Presupuesto
Reservacin de la reduccin que se pretende realizar para saber que ya est comprometida
El control de presupuesto y plazas debera estar en el rea de presupuestos no en Recursos Humanos
Uso de un prorrateo de gastos generales entre todas las unidades administrativas, para no elevar el costo administrativo de la dependencia
Cada unidad administrativa debe calendarizar su presupuesto
Verificacin de la disponibilidad en almacn antes de certificar suficiencia
Ventanilla nica para certificar suficiencia
Recursos Materiales
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Recursos Materiales
Administrar
Almacn e
Inventarios
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Gestionar los almacenes del inventario con el propsito de asegurar la confiabilidad y veracidad de la
informacin
Controlar la recepcin, identificacin, registro, baja y verificacin de los bienes que tienen las
Secretaras para cumplir con las necesidades de las unidades administrativas
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
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Orientacin del control de los productos de consumo por medio de almacenes virtuales
Manejo de los estatus dentro del sistema de gestin de inventarios
Integracin de la gestin de inventarios con el rea contable
Estandarizar el proceso de gestin de inventarios dentro de las Secretaras
Automatizar y estandarizar los reportes de la gestin de inventarios
Estandarizar el catlogo de los productos dentro de las Secretaras
Administrar
Contratos y
Apoyo
Normativo
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Elaborar y administrar, desde el punto de vista jurdico, los contratos y procedimientos de
inconformidades relacionados con las adquisiciones de las unidades administrativas de las Secretaras
Asegurar que las adquisiciones realizadas tengan los fundamentos jurdicos y documentos en garanta
requeridos por la normatividad aplicable
Dar atencin y seguimiento a situaciones especficas de contratos de adquisicin de bienes y/o
servicios
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Humanos
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Definicin cronogramas de recepcin de documentacin para el Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
Centralizacin de la liberacin de fianzas en Recursos Financieros debido a las facultades de las distintas reas
Uso de ventanilla nica para controlar y administrar requisiciones y solicitudes
Seguimiento a estatus de las fianzas, con el fin de liberar aquellas que correspondan a contratos que ya hayan llegado a su trmino
Definir estndares de tiempo para las distintas actividades consideradas para cada subproceso, con el fin de poder incluir indicadores de
desempeo
Definir y consolidar registro de expedientes para facilitar el reporteo de las distintas actividades de los subprocesos
Homologar informes de salidas, as como las reas a las que dichos informes estn dirigidos
Definir contratos tipo homogneos para las distintas Secretaras, previamente liberados por el rea jurdica, as como el flujo de trabajo para
cada uno de dichos tipos.
Adquirir
Bienes y
Servicios
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Atender las solicitudes de adquisiciones de bienes o servicios de reas requirentes, mediante la
elaboracin de bases. Posteriormente se realizan revisiones de documentacin , se procede a efectuar
convocatorias y se tienen juntas de comits para aprobacin de ofertas de proveedores y formalizacin
Atender las necesidades de adquisicin de bienes, arrendamiento o prestacin de servicios de reas
requirentes, mediante elaboracin de bases y formalizacin con proveedores, as como coadyuvar con
las tareas de recepcin, revisin y verificacin de cumplimientos de acuerdos
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Invitaciones mediante oficios
Envo de carpetas con documentacin para sesiones (va electrnica)
Publicacin de convocatorias mediante Compranet y Diario Oficial de la Federacin y notificacin de dicha publicacin
Recepcin de requisiciones junto con documentacin anexa (incluyendo solvencia presupuestal)
Definir la mejor manera de enviar y consolidar informes de subprocesos, as como para sistematizar la elaboracin de reportes. Homologar
nomenclatura para tipos de requisicin (pedidos, ordenes de compra) entre Secretaras
Integrar la revisin de suficiencia presupuestal desde inicio del proceso, as como la validacin de estatus legal y de sanciones de proveedores
de bienes y servicios
Homologar tipos de servicios que se ofrecern a las unidades administrativas
Atender
Clientes y
Administrar
Proveedores
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Administrar el mercadeo, las requisiciones y la informacin de proveedores de una manera eficaz,
confiable y oportuna
Realizar una comparacin entre distintos proveedores teniendo en cuenta las principales caractersticas
de los requerimientos
Mantener actualizada la informacin de proveedores y administrar las requisiciones de una manera
eficaz, confiable y transparente
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Definicin de estndares de servicio para el subproceso de Administrar requisiciones con documentacin soporte y solicitud de servicio
Se considera como rea de oportunidad la manera en que los proveedores preparan su documentacin soporte
Informacin de proveedores adjudicados clasificada por giro
Es importante identificar el responsable de los clculos de las adecuaciones para el caso de la hoja de afectacin presupuestal y el balance
contra la suficiencia presupuestal original
La solicitud de servicios qued fuera del alcance ya que solo la SFP lo considera parte del subproceso de Administrar requisiciones con
documentacin soporte y solicitud de servicio
Se debe de considerar en el diseo que existe actualmente un registro nico de proveedores acreditados (RUPA) que es usado por algunas
Secretaras
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El subproceso de realizar mercadeo para la SFP se hace para licitacin, invitacin y solicitudes, mientras que para las dems Secretaras solo
se lleva a cabo para Compra Directa. El rea de compras directas en SFP realiza su propio mercadeo
Los precios solicitados por SFP son referenciales para el caso de mercadeo de licitacin e invitacin, mientras que en el mercadeo para la
compra directa las cotizaciones son finales
Es importante que la informacin de los catlogos y los registros de proveedores sea confiable, oportuna y con un nivel de detalle que permita
agilizar el proceso
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Mantener y
conservar
bienes
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Planificar, programar, ejecutar, supervisar y controlar las actividades destinadas a disminuir el ndice de
fallas, trabajos programados de refuerzo y reconstruccin funcionamiento de las partes que conforman
los bienes y servicios, y medicin en parmetros datos estadsticos y seguimiento de las condiciones
fsicas con previo conocimiento
Mantener los bienes en un estado ptimo para su debida utilizacin
Evaluar peridicamente las condiciones fsicas y operativas de los distintos bienes de las secretaras
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Estandarizacin en medio electrnico las solicitudes, niveles de servicio, y un sistema de administracin de mantenimiento
Generalizacin del sistema de padrn vehicular electrnico a nivel nacional, control de parque vehicular automatizado e histrico ligado al
resguardo, y estandarizar la utilizacin de tarjetas electrnicas para el control de gastos de combustible
Automatizacin del programa de mantenimiento preventivo y correctivo con contrato con el proveedor, y la bitcora de servicios de
mantenimiento por periodos
Control de los bienes por las reglas de activo fijo y depreciacin para llevar los inventarios a su nulidad
Estandarizar niveles de servicio , el sistema de administracin de mantenimiento y el envo electrnico de solicitudes
Generalizar los sistemas y programas de control, administracin, historial, servicios y reparaciones de los bienes
Automatizar el programa de mantenimiento , los contratos tercerizados y la actualizacin de la bitcora de servicios de mantenimiento por
periodos
Planear
Adquisiciones
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Programar anualmente las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios que requerirn las Secretaras
para desarrollar sus funciones y ejercer adecuadamente el presupuesto asignado
Ejercer el presupuesto asignado de forma planeada y programada de las reas y entidades que forman
parte de una Secretara
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Envo del presupuesto estimado con valores histricos de referencia para elaborar el nuevo presupuesto, como en el caso de SFP y SRA
Una vez integrado el Plan se propone enviarlo para revisin final a las Unidades Administrativas, y una vez recibido su visto bueno , se manda a
la Secretara de Economa
Integrar de manera electrnica a las reas de Programacin y Presupuesto, Adquisiciones y Recursos Materiales para el oportuno intercambio
de informacin
Facilitar el seguimiento del plan de Adquisiciones y de la programacin del presupuesto en conjunto con las distintas Unidades Administrativas
responsables de ejercer el propio presupuesto
Prestar
Servicios
Generales
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Prestar los servicios generales dentro de las Secretaras con la calidad necesaria, optimizando tiempos
y costo
Cumplir en forma y tiempo con los servicios de telefona y radiocomunicacin; como proporcionar el
soporte necesario en el aseguramiento de los bienes de las Secretaras as como para la contratacin
de servicios menores que se requieran
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Integracin del proceso de servicios generales con el rea contable
Control de los servicios menores por medio de ordenes de trabajo
Estandarizar las actividades dentro del proceso de Servicios Generales, para la optimizacin de tiempos
Utilizar medios electrnicos para la solicitud de contratacin de servicios menores
Recursos Humanos
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Recursos Humanos
Administrar el
desarrollo del
Capital
Humano
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Recursos
Humanos
Capacitar, evaluar el desempeo y coordinar eventos culturales, sociales, deportivos y recreativos para
procurar el desarrollo del capital humano
Otorgar la capacitacin tanto al personal de base como al personal de confianza
Administrar las herramientas de evaluacin y seguimiento al desempeo
Organizar eventos culturales, sociales, deportivos y recreativos
Recursos
Financieros
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Administracin del Programa de Capacitacin Institucional y Certificacin: Planeacin: usar dentro de la planeacin elementos como las metas
de la institucin, las solicitudes de las Unidades Administrativas y los programas de las entidades globalizadoras; Ejecucin y seguimiento:
tener un mtodo de seguimiento que incluya el desempeo del capacitador, la asistencia de los Servidores Pblicos; Control y evaluacin:
Incluir los resultados de las evaluaciones de las capacitaciones como elementos en las evaluaciones del desempeo
Evaluacin del Desempeo del Personal: Despliegue, descripcin y registro de metas de gestin del rendimiento institucional: teniendo en
cuenta los programas institucionales; Despliegue, descripcin y registro de metas de individuales de desempeo de los Servidores Pblicos y
Aplicacin de la evaluacin: mediante una herramienta electrnica de evaluacin de desempeo
El subproceso de apoyar la logstica a eventos institucionales es exclusivo de la SFP. En las dems secretaras ni siquiera se lleva en la
Oficialia Mayor
El programa de capacitacin institucional y certificacin no slo se referir al servicio profesional de carrera sino tambin a los eventos de
capacitacin para el personal de base. La certificacin est incluida dentro del proceso de capacitacin , aunque se vio a profundidad en un
taller adicional
Evaluar el Desempeo del Personal es un subproceso altamente reglamentado, donde mejores prcticas de gestin sern homologadas
Administrar el
desarrollo
organizacional
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Aplicar una encuesta estandarizada en las entidades de la Administracin Pblica Federal que se utiliza
como insumo para identificar acciones de mejora en el interior de las mismas
Obtener informacin de primera mano referente a la percepcin de los servidores pblicos respecto a
sus condiciones de trabajo, sus opciones de desarrollo y el clima organizacional en general.
Obtener una puntuacin comparativa con las dems entidades federales
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Evaluar Diagnstico Organizacional:
Seguimiento a las acciones de mejora: contar con un diseo robusto para dar seguimiento a las acciones de mejora acordadas con
las reas administrativas
Evaluar el diagnstico organizacional: mecanismos de difusin de gran cobertura para lograr una mayor convocatoria para responder
la encuesta. As como habilitar una mayor cantidad de puntos de acceso a la encuesta
Las metodologas y herramientas para evaluar el diseo organizacional son entregadas por las reas sustantivas de la SFP. Las posibles
mejoras en diseo de este proceso se encontrarn en el seguimiento de las acciones de mejora y en las estrategias de difusin
Administrar el
ingreso del
personal
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Fomentar el poder contar con el Servidor Pblico adecuado en la posicin adecuada mediante
estrategias de reclutamiento y seleccin
Reclutar una base amplia de candidatos con inters de formar parte de la Secretara
Seleccionar al candidato adecuado para la posicin disponible
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Administrar ingreso de los Servidores Pblicos a la Secretara: Se identific como mejor prctica utilizar un proceso homologado de ingreso de
servidores Pblicos de Carrera, Artculo 34 y Gabinete de Apoyo
Controlar prestadores de Servicio Social: se defini como mejor prctica que la gestin de prcticas profesionales se administra desde este
subproceso
Existe un alto grado de estandarizacin en los procesos, sin embargo, se acord que en el detalle de los procesos se homologarn las mejores
prcticas de gestin
Se tomar en cuenta dentro del diseo los movimientos laterales inter-secretaras
Controlar
nmina y
proporcionar
prestaciones
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Realizar el pago oportuno de las diferentes percepciones ya sean por conceptos de nmina,
prestaciones o separacin
Calcular la nmina de manera eficaz y oportuna para el pago a los trabajadores
Registrar y clcular incidencias que afecten al pago de los servidores pblicos
Proporcionar prestaciones a los que tienen derecho de acuerdo a la normatividad
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Como acuerdo del taller de diseo se propuso un proceso de mejor prctica compuesto de las diferentes actividades que se llevan a cabo en
las cuatro secretaras, debido a la alta estandarizacin del subproceso. Esta mejor prctica se tomar como punto de partida para la etapa del
diseo
Memoria de clculo de la nmina: se determin durante el taller que este no es un subproceso, sino una actividad dentro de: Administrar la
Nmina
Es altamente homologable debido a la normatividad a la que estn sujetas las cuatro Secretaras
El proceso es muy estndar, por lo que las diferencias se encuentran en detalles del subproceso
El principal reto para la homologacin de este subproceso, son los sistemas caseros por los cuales se soportan, ya que son distintos entre si
Gestin del
Capital
Humano
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Gestionar los diferentes servicios proporcionados por el rea de Recursos Humanos a las dems
unidades administrativas de la Secretara mediante la actualizacin de la informacin relacionada con el
capital humano.
Mantener actualizado el Maestro de puestos, la plantilla de personal, el reporte de vacancia, las plazas
disponibles, los perfiles de puesto y controlar el presupuesto relacionado con el personal.
Prever y atender las necesidades de servicios de Recursos Humanos en la Secretara
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Recursos
Humanos
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Administracin de plazas y controlar presupuesto: Contar con una herramienta tecnolgica que soporte este subproceso en tiempo real
Planeacin de Recursos Humanos: Contar con el proceso de planeacin ms estandarizado en cumplimiento de los lineamientos emitidos por
la SHCP
Descripcin, valuacin y determinacin de perfiles de puestos: tener centralizado el seguimiento de las actualizacin de estos perfiles en una
sola rea
Atencin de servicios proporcionados por Recursos Humanos: Se identific la ventanilla nica de atencin a servicios de Recursos Humanos
como mejor prctica
Se tiene que tomar en consideracin para temas de planeacin y presupuesto los lineamientos de la SHCP
En el caso del subproceso de describir valuar y determinar perfiles de puesto se debe cumplir con los lineamientos de las reas sustantivas de
SFP
Facilitar la
comunicacin
interna
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Gestionar mediante los diferentes medios la comunicacin institucional entre servidores pblicos y otros
medios de contacto
Fomentar la cultura de la comunicacin institucional basada en comunicados, oficios circulares,
portales, peridicos murales entre otros
Crear y mantener la confiabilidad de la informacin que es emitida mediante medios institucionales
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Financieros
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Centralizacin de la comunicacin interna en un proceso estandarizado que se encargue no slo de comunicar los mensajes que genera cada
una de las reas, sino en dar asesora sobre el contenido y la forma del mismo
La SFP es la nica secretara que tiene un proceso documentado, ya que las dems secretaras lo estn desarrollando
La alineacin de las dems Secretaras haca la mejor prctica ser muy sencilla ya que ejercen las mismas actividades
Relaciones
laborales
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Instrumentar y planear la entrega de prestaciones, estmulos, beneficios y servicios; as como atender
las consultas relacionadas con estos temas
Administrar la relacin con los sindicatos de la secretara
Asegurar el cumplimiento de las condiciones generales de trabajo
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
Recursos
Financieros
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Se identific como mejor prctica que el proceso identifique la intima interrelacin con los subprocesos de Nmina, Prestaciones, Separacin y
Sistemas de pago, especialmente con el personal de base
Relaciones laborales en diseo se utilizar como un marco de referencia que afecta los siguientes procesos: Nmina prestaciones, separacin y
sistemas de pago en las Secretaras que cuentan con sindicato
Diagrama de contexto de los elementos para
la integracin del macro proceso la integracin del macro proceso
Una vez realizada la documentacin de los procesos actuales se desarroll el modelo de contexto general de las Secretaras y el
modelo de procesos a nivel cero, a travs de:
Realizacin de trabajo de escritorio y/o talleres de trabajo y un anlisis de alto nivel de similitudes/diferencias de los
procesos adjetivos entre las distintas Secretaras
Anlisis/Entendimiento de las principales causas o razones para las diferencias (normatividad, operacin/requerimientos
particulares de la Secretara, limitaciones tecnolgicas, dispersin geogrfica, etc.), as como la validacin de su vigencia
en el entorno actual y futuro de corto y mediano plazo
Documentacin de las principales reas de oportunidad de mejora de los procesos
Viabilidad de cada proceso para estandarizacin, as como los riesgos y/u obstculos para la misma
Con este anlisis y con el uso de nuestro Government Performance MapTM de Gobierno de Deloitte, se realizar una propuesta del
modelo de procesos a nivel 0 para las Secretaras durante la etapa de Diseo, el cual se someter a validacin y ajustes segn sea
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modelo de procesos a nivel 0 para las Secretaras durante la etapa de Diseo, el cual se someter a validacin y ajustes segn sea
necesario.
Desde el punto de vista de tecnologa se analizaron las aplicaciones que soportan el proceso y fueron documentadas en el
entregable de Descomposicin de procesos. (SIPOCs)
Clientes
Productos
El objetivo del Diagrama de contexto de los elementos para la integracin del macro-proceso es el de
proveer un entendimiento esquemtico general del contexto en el que se encuentran los macroprocesos y
los procesos en la actualidad en las cuatro secretaras
Este entregable es una especie de resumen del documento -Descomposicin de procesos- que describe el
contexto de los procesos a un mayor detalle
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SFP
SRA
STPS
SAGARPA
Proveedores
Normatividad
Insumos
Macroprocesos de las Oficialas Mayores
SAGARPA SFP SRA STPS
Promover la transparencia y combatir
la corrupcin
Reducir los riesgos de corrupcin y
transparentar la Administracin
Pblica Federal
Lograr un buen gobierno mediante
la reduccin del gasto y la satisfaccin
ciudadana
Verificar que en la Administracin se
administren los recursos con apego
a la normatividad aplicable
Lograr en las dependencias y entidades la
mejora en la atencin a la sociedad
Proporcionar a la Administracin Pblica
Federal servicios de tipo inmobiliarios
Promover la capitalizacin de unidades
de Produccin primaria y fortalecer su
Organizacin econmica
Fomentar el financiamiento rural, admn.
de riesgos y proyectos en el sistema rural
Promover el uso de tecnologa para
garantizar la produccin de alimentos
agrcolas
Fomentar, proteger y desarrollar la
Ganadera nacional
Preservar el equilibrio y la armona entre
los factores de la produccin as como
mejores condiciones de seguridad y
salud en el trabajo
Permitir contar con una poltica laboral
para mantener salarios justos e igualdad
de oportunidades para buscar trabajo
Elevar el nivel de vida de las personas
mediante la promocin de la igualdad de
oportunidades, la capacitacin para la
productividad y la competitividad
Establecer y aplicar los lineamientos
de la poltica agraria que se deriven de
los objetivos y estrategias del Plan
Nacional de Desarrollo, para crear las
condiciones necesarias que propicien
el desarrollo del medio rural
Contribuir en la ejecucin de la poltica
agraria con sustento en la legislacin
agraria aplicable para otorgar certeza
jurdica entre los campesinos y
propiciar condiciones adecuadas
impulsar la productividad en el campo
Proveedores
Insumos
Productos Clientes
Normatividad aplicable a las
cuatro Secretaras
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Unidades
administrativas
Distintas
secretaras
Proveedores de
servicio
Dependencias de
Gobierno
Distintas reas
requerientes
Servidores
Pblicos
Presupuesto
autorizado PEF
Requerimientos
Orden de trabajo
Requisiciones
Solicitudes
Balanza de
movimientos
Libros contables
Documentos
presupuestarios
Calendario global
de vencimiento
Entradas de
almacn
Oficios
Formatos
Asignacin
Presupuestal
Solicitudes
Expedientes y
comprobantes
Suficiencia
presupuestal
Oficios
Balanzas de
comprobacin
Listados
financieros
Informes y
reportes
Formatos
Requisiciones
Rechazos y
cancelaciones
Adquisiciones
Facturas o
remisiones
Pago de
percepciones
Productos y
servicios de RH
Reclutamiento y
seleccin
Perfiles de
puestos
Servicios Pblicos
Unidades
Administrativas
Secretaria de
Hacienda y
Crdito Pblico,
Banco de Mxico,
Tesorera de la
Federacin,
Personal de la
DGPYP
Proveedores
Distintas
Secretaras
reas requeriente
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Consolidar la rendicin de cuentas
Procesos de Recursos Financieros Proveedores
Autoridades
Insumos
Presupuesto
autorizado PEF
Productos
Solicitud de
recursos
financieros
Expedientes de
CLC y
Comprobantes,
Clientes
Servicios Pblicos
de la Secretaria
de la Funcin
Pblica
Procesos de la Direccin
Administrar los recursos financieros de la secretaras , as como llevar el control y registro del
presupuesto asignado para la entidad.
Consolidar la informacin referente a la administracin, control y registro de los recursos financieros con
el fin de rendir cuentas a las entidades normativas correspondientes
Normatividad
Ley Organizacin de la Administracin Pblica
Federal
Ley Federal de Presupuestos y Responsabilidad
Hacendara
Ley de Planeacin
Ley de Fiscalizacin Superior de la Federacin
Reglamento de la Ley Federal de Presupuestos
y Responsabilidad Hacendara
Ley del Servicio Profesional de Carrera en la
Administracin Pblica Federal y su Reglamento
Entre otras
Macroproceso de Recursos Financieros
Elaborar informes de la cuenta de la
Adecuar el presupuesto (RF0304-16)
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Administrativas de
la Secretaria de la
Funcin Pblica,
Servicios Pblicos
de la Secretaria
de la Funcin
Pblica
Proveedores de
Bienes y Servicios
del
Gobierno Federal,
Secretaria de
Hacienda y
Crdito Pblico,
INEGI, SIAFF e
INDAABIN
autorizado PEF
Requerimiento de
recursos
Orden de trabajo
Requisiciones
Solicitud de
administracin de
viaje y pasajes,
de administracin
de fondos, de
adecuacin
presupuestaria
Balanza de
movimientos
Libros contables
Documentos
presupuestarios
Calendario global
de vencimiento
Padrn del
personal inscrito
en el FONAC,
Solicitud de
Informacin y
Normatividad
Comprobantes,
Solicitud de
recursos
financieros
pagada
Proyecto de
presupuesto
Suficiencia
presupuestal
Oficios de
rectificaciones
Adecuacin y
conciliacin
presupuestal
Balanzas de
comprobacin,
Listados
financieros
Informes
trimestrales y
semestrales
Unidades
Administrativas de
la Secretaria de la
Funcin Pblica
Secretaria de
Hacienda y
Crdito Pblico
Banco de Mxico,
Tesorera de la
Federacin
Personal de la
DGPYP,
Contralora
Interna e INEGI
Administrar el fondo revolvente autorizado (RF0101-01)
Administrar los recursos de comisionado habilitado (RF0102-02)
Administrar los recursos de las representaciones en los Estados (RF0104-04)
Administrar los recursos de los Programas de Subsidios y Apoyos Sociales
(RF0105-05)
Administrar los recursos manejados en fideicomisos o anlogos incluyendo ingresos
propios (RF0106-06)
Crdito externo (RF0107-07)
Ministrar viticos y pasajes al personal comisionado (RF0103-03)
Elaborar informes de la cuenta de la
Hacienda Pblica Federal (RF0201-08)
Elaborar los estados financieros de
fideicomisos o anlogos (RF0204-11)
Elaborar los estados financieros del FONAC
(RF0203-10)
Elaborar reportes para el Sistema Integral de
Informacin (RF0202-09)
Reportar avance programtico y presupuestal
al PIPP (RF0205-12)
Adecuar el presupuesto (RF0304-16)
Certificar suficiencia presupuestal
(RF0302-14)
Conciliar el presupuesto (RF0305-17)
Ejercer el presupuesto (RF0303-15)
Elaborar el proyecto de presupuesto de
egresos de la Secretara (RF0301-13)
Registrar las operaciones financieras y
contables de la Secretara (RF0306-18)
Procesos de Recursos Materiales
Proveedores
Pedidos,
Normatividad
Constitucin Poltica de los Estados Unidos
Mexicanos (Art. 134)
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del sector publico
Reglamento de la ley de adquisiciones
arrendamientos y servicios
Ley de Responsabilidad Hacendaria
Polticas, bases y lineamientos en materia de
adquisiciones arrendamientos y servicios de
cada Secretara
Insumos
Requerimientos
Productos
Requisicin de
Artculos en
Almacn
Reporte de
Clientes
Unidades
Administrativas
Servidores
Pblicos
Administrar y controlar los recursos materiales de las Secretaras
Programar y ejecutar las requisiciones de las Unidades Administrativas
Mantener el correcto funcionamiento y operacin de las instalaciones, para cumplir con los objetivos de
las reas funcionales
Macroproceso de Recursos Materiales
Alta y verificacin de Bienes instrumentales
(RM0101-36)
Atender Clientes y Administrar
Proveedores
Administrar el Registro Interno de Proveedores
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Contratos y
Orden de compra
Unidades
Administrativas
Comit de
adquisiciones
Funcionarios
Pblicos
Dependencias de
Gobierno
Requerimientos
de Usuarios
Programas de
Mantenimiento,
Adquisiciones y
necesidades
Entradas de
almacn
Solicitudes de
Mantenimiento
Reporte de
entradas al
almacn
Gestin de
Resguardos
Reporte de
Salidas
Programa anual
de Adquisiciones,
Arrendamientos y
Servicios
Adquisiciones
Facturas o
remisiones para
pago de servicios
o materiales
Rechazos
Cancelaciones
Pblicos
Proveedores
Dependencias de
Gobierno
reas de
Programacin y
Presupuesto
Secretara de
Economa
(RM0101-36)
Disposicin final y baja de Bienes Muebles
(RM0102-37)
Inventario de bienes de consumo (RM0103-38)
Recibir y Suministrar Bienes (RM0104-39)
Compra Directa (RM0301-45)
Invitacin a Cuando Menos Tres Personas
(RM0302-46)
Licitacin Pblica (RM0303-47)
Revisin de Bases (RM0304-48)
Administrar el Registro Interno de Proveedores
(RM0401-49)
Administrar Requisiciones con Documentacin
Soporte y solicitud de servicio (RM0402-50)
Realizar Mercadeo (RM0403-51)
Mantenimiento a Instalaciones (RM0501-52)
Mantenimiento a Vehculos (RM0502-53)
Mantenimiento de Maquinaria (RM0503-54)
Mantenimiento de Mobiliario y Equipo (RM0504-55)
Realizar Obras Nuevas, remodelaciones y
adaptacin de bienes inmuebles
(RM0505-56)
Integrar el Programa Anual de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios (RM0601-57)
Administrar Servicios de Telefona y
Radiocomunicacin (RM0701-58)
Asegurar Bienes (RM0702-59)
Contratar Servicios Menores (RM0703-60)
Administrar Fianzas (RM0201-40)
Atender Inconformidades (RM0202-41)
Elaborar Contratos (RM0203-42)
Rescisin de Contratos y/o Pedidos (RM0204-43)
Revisin y Aprobacin de Asuntos por el CAAS
(RM0205-44)
Procesos de Recursos Humanos
Normatividad
Ley de Servicio profesional de Carrera
Lineamientos de Evaluacin al Desempeo de SP*
Ley Federal del Presupuesto
Ley Federal del Trabajo
Ley Orgnica de Administracin Pblica Federal
Ley de premios, estmulos y recompensas civiles
Ley Federal de responsabilidades administrativas
SP*
Ley de Planeacin
Entre otras
Administrar y Gestionar el capital humano (plazas, perfiles de puesto, servicios de recursos humanos,
clima organizacional, capacitacin y desempeo)
Proveer prestaciones y pago de la nmina (asistencia, servicios al cliente, prestaciones, separacin)
Administrar el ingreso del personal (servicio social, prcticas profesionales, reclutamiento y seleccin)
Relaciones laborales (condiciones generales, ambiente laboral, atencin a la representacin sindical)
Comunicacin interna (programas de difusin y publicaciones peridicas)
Proveedores
Secretara de
Insumos
Asignacin
Productos
Reportes
Solicitudes
presupuestales
Solicitudes de
Clientes
Secretara de la
Funcin Pblica
Recursos
Financieros
Macroproceso de Recursos Humanos
Administrar el desarrollo del Capital
Humano
Controlar nmina y proporcionar
prestaciones
Administrar la Nmina (RH0502-31)
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*Servidores Pblicos
Secretara de
Hacienda y
Crdito Pblico
Secretara de la
Funcin Pblica
Secretara del
Trabajo y
Previsin Social
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Unidades
Administrativas
rea Jurdica
Servidores
Pblicos
Organismos
Paraestatales
rgano interno de
Control
Representaciones
Sindicales
Instituciones
Educativas
Asignacin
Presupuestal
Metodologas y
Herramientas
Lineamientos
Solicitudes de
Servicios
Productos y
Servicios
Oficios
Formatos
Laudos
bienes y servicios
Servicios de RH
Documentos
administrativos
Productos de
Comunicacin
Eventos Sociales,
Culturales,
Deportivos y
Recreativos
Pago de
percepciones
Perfiles de puesto
Capacitacin y
Certificacin
Reclutamiento y
Seleccin
Resultados de
encuesta de
Clima
Organizacional
Financieros
Recursos
Materiales
Unidades
Administrativas
Servidores
Pblicos
Organismos
Paraestatales
rgano interno de
Control
Representaciones
Sindicales
Instituciones
Educativas
Administrar el Programa de Capacitacin
Institucional y Certificacin (RH0401-26)
Apoyar Logstica a Eventos Institucionales
(RH0403-28)
Evaluar el Desempeo del Personal
(RH0402-27)
Organizar eventos sociales, culturales, deportivos y
recreativos (RH0404-29)
Evaluar Diagnstico Organizacional
(RH0301-25)
Administrar ingreso de los Servidores Pblicos a la
Secretara (RH0201-23)
Controlar prestadores de Servicio Social
(RH0202-24)
Administrar la Nmina (RH0502-31)
Aplicar la separacin (RH0506-35)
Controlar Expedientes del personal
(RH0505-34)
Controlar la Asistencia (RH0504-33)
Memoria de clculo de la nmina (RH0503-32)
Proporcionar Prestaciones y Servicios al Cliente
(RH0501-30)
Facilitar la comunicacin interna (RH0701-62)
Administrar plazas y controlar presupuesto
(RH0101-19)
Atender servicios proporcionados por Recursos
Humanos (RH0104-22)
Describir, Valuar y Determinar Perfiles de Puestos
(RH0103-21)
Planeacin de Recursos Humanos (RH0102-20)
Relaciones Laborales (RH0601-61)
Los siguientes diagramas muestran el grado de estandarizacin de los procesos y subprocesos de cada
Secretara con respecto al subproceso de referencia o mejor prctica intersecretarial. Siendo el crculo
completo el subproceso de referencia y el crculo vaco un subproceso muy distinto al referente.
El resultado de la evaluacin se refleja en la ltima lnea del grfico y muestra los promedios obtenidos al
consolidar los grados de estandarizacin de los subprocesos de cada secretara. As mismo la columna con
textos busca explicar de manera genrica los comentarios ms relevantes para evaluar el grado de
estandarizacin
La ltima columna muestra el grado de dispersin de las actividades en el procesos por cada Secretara.
Grado de estandarizacin de los macro procesos
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Las URs generan la informacin presupuestal
para la elaboracin de reportes para la SHCP
La info. presupuestal se centraliza en un rea
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Administrar Recursos Financieros para las
cuatro secretaras
Para dicho proceso se definieron siete subprocesos estndar que formarn parte del modelo futuro
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
Grado de estandarizacin del macro proceso de Administracin de Recursos Financieros
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Las representaciones estatales
realizan internamente el proceso
Operacin centralizada
Se enfoca principalmente en la
tenencia ejidal y comunal
Se enfoca principalmente en el
capital humano
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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SAGARPA
SFP
SRA
STPS
Subprocesos
Estndar
El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Controlar y Registrar el Presupuesto para las
cuatro secretaras
Para dicho proceso se definieron seis subprocesos estndar que formarn parte del modelo futuro
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
Controlar y Registrar el Presupuesto
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Descentralizado por el tamao de la
dependencia
Proceso centralizado
Proceso descentralizado en ciertas
partes
Proceso centralizado
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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SRA
STPS
Subprocesos
Estndar
El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Consolidar la rendicin de cuentas para las
cuatro secretaras
Para dicho proceso se definieron cinco subprocesos estndar que formarn parte del modelo futuro
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Las URs generan la informacin presupuestal
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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Recursos Materiales
Administrar Almacn e Inventario
El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Administrar Almacn e Inventario para las
cuatro secretaras
Para dicho proceso se definieron cuatro subprocesos estndar que formarn parte del modelo futuro
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Materiales
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Grado de estandarizacin del macro proceso de Administracin de Recursos Materiales
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Manejo de almacenes virtuales para
materiales de consumo
Optimizacin del proceso por el
diseo del sistema informtico
Realiza procesos manuales para
control
Realiza procesos manuales para
control
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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SAGARPA
SFP
SRA
STPS
Subprocesos
Estndar
El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Administrar Contratos y Apoyo Normativo
para las cuatro secretaras
Recursos Materiales
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
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Diversidad de formatos en la elaboracin de
contratos, procesos muy poco segregados por
funciones; La rescisin se maneja en jurdico
contratos, procesos claramente definidos y
divididos con una alta segregacin
contratos, en general procesos simples y poco
segregados por funcin
contratos, procesos similares manejados con
una segregacin media
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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SAGARPA
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STPS
Subprocesos
Estndar
El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Adquirir Bienes y Servicios para las cuatro
secretaras
Recursos Materiales
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
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SAGARPA
SFP
SRA
STPS
Subprocesos
Estndar
Existen diferencias en cuanto a
requerimientos de documentacin y
proceso de convocatorias
Uso de ventanilla nica, as como la
revisin de solvencia presupuestal
Solicitud de documentacin legal, y
publicacin de convocatorias
Solicitud de informacin legal y de
acuerdos por cumplir
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Atender Clientes y Administrar Proveedores
Para dicho proceso se definieron tres subprocesos estndar que formarn parte del modelo futuro
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Recursos Materiales
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7
Se administra la base de datos de una manera
bsica. No se cuenta con indicadores de
desempeo.
Alto grado de estandarizacin. Se cuenta con
sistemas e indicadores de desempeo
robustos.
Falta de estandarizacin en algunos
subprocesos. No se cuenta con KPIs.
Subprocesos semi-estandarizados. Se llevan a
cabo evaluaciones de proveedores.
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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SAGARPA
SFP
SRA
STPS
Subprocesos
Estndar
Mantener y conservar bienes
El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Mantener y Conservar Bienes para las cuatro
secretaras
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Maneja sus solicitudes por vas
diversas
No maneja padrn vehicular
nacional
No maneja contratos ni fondo
revolvente
No maneja contratos ni
indicadores de desempeo
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Planear Adquisiciones para las cuatro
secretaras
Para dicho proceso se defini un subproceso estndar que formar parte del modelo futuro
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Diferencia en la generacin inicial
del presupuesto estimado
Es el referente en el proceso
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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SAGARPA
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SRA
STPS
Subprocesos
Estndar
Varias funciones concentradas en el
mismo rol, en los otros casos las realiza
otra rea o rol
No se presento al taller
El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Prestar Servicios Generales para las cuatro
secretaras
Para dicho proceso se definieron tres subprocesos estndar que formarn parte del modelo futuro
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Procesos automatizados en el
momento de la alta de automviles
Control del proceso por medio de
ventanilla nica
Pagos por medio de transferencias
electrnicas
No solicita autorizacin del
revolvente
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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Subprocesos
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Recursos Humanos
Grado de estandarizacin del macro proceso de Administracin de Recursos Humanos
El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Gestin del Capital Humano para las cuatro
secretaras
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SAGARPA
Prcticas muy similares al proceso
de referencia
SFP
Identificado como la mejor prctica
en la mayora de los subproceso
SRA
de referencia
STPS
de referencia
Subprocesos
Estndar
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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s
El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Administrar el ingreso del personal para las
cuatro secretaras
Para dicho proceso se definieron dos subprocesos estndar que formarn parte del modelo futuro
Recursos Humanos
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
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SAGARPA
Fue la mejor prctica de un
subproceso y est cerca de la otra
SFP
subproceso y est lejos de la otra
SRA
subproceso y est cerca de la otra
STPS
Se encuentra muy cerca de la mejor
prctica de los subprocesos
Subprocesos
Estndar
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Administrar el desarrollo organizacional para
las cuatro secretaras
Recursos Humanos
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
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SAGARPA
Es la mejor prctica en seguimiento
de acciones de mejora
SFP
Tiene un alto grado de
estandarizacin
SRA
Tiene un alto grado de
estandarizacin
STPS
Es la mejor prctica en la ejecucin
del diagnstico
Subprocesos
Estndar
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Administrar el desarrollo del Capital Humano
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SAGARPA
Cuenta con un alto grado de
estandarizacin por su sistema
SFP
estandarizacin por ISO 9000
SRA
Tiene menor grado de
estandarizacin que las dems
STPS
estandarizacin por ISO 900
Subprocesos
Estndar
Fuerte
alineacin
Ninguna
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El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Controlar nmina y proporcionar prestaciones
Para dicho proceso se definieron seis subprocesos estndar que formarn parte del modelo futuro
Recursos Humanos
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
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SAGARPA Alto nivel de estandarizacin
SFP Alto nivel de estandarizacin
SRA Alto nivel de estandarizacin
STPS Alto nivel de estandarizacin
Subprocesos
Estndar
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Relaciones Laborales para las cuatro
secretaras
Recursos Humanos
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
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SAGARPA
Comparte la mejor prctica con
otras dos Secretaras
SFP
SRA
STPS
Presenta una alta estandarizacin
con la mejor prctica
Subprocesos
Estndar
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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Facilitar la comunicacin Interna
El siguiente anlisis representa la posibilidad de estandarizacin de los subprocesos de Facilitar la Comunicacin Interna para las
cuatro secretaras
Recursos Humanos
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
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SAGARPA
No utiliza este sub-proceso, de
acuerdo a lo levantado en el taller
SFP
Este fue el proceso base para la
mejor practica del proceso
SRA
Esta secretaria se alinea al proceso
definido en el taller
STPS
Esta secretaria se alinea al proceso
definido en el taller
Subprocesos
Estndar
Fuerte
alineacin
Ninguna
alineacin
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Similitudes, Diferencias y reas de Oportunidad
Las siguientes diapositivas muestran el resultado de un anlisis de semejanzas diferencias y reas de
oportunidad realizado para cada uno de los procesos levantados durante los talleres de diagnstico.
Las semejanzas y diferencias se describen en tablas que contienen, el proceso analizado en la primera
columna y el detalle de cada semejanza o diferencia en la segunda columna. (Ilustrativo A )
Las tablas de reas de oportunidad describen el rea de oportunidad en la segunda columna, y en la tercera,
algunas de las implicaciones que cada una de estas tendra al ser implementada en un sistema
automatizado. (Ilustrativo B)
Similitudes, Diferencias y reas de Oportunidad
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Proceso Detalle de las Similitudes
Administrar Recursos Financieros Las cuatro Secretaras operan de f orma muy similar el proceso y cuentan con pocas herramientas
de apoyo que les permitan realizar sus operaciones de manera ms ef iciente
Los sistemas que tienen en las cuatro Secretaras son prcticamente los mismos que se utilizan a
lo largo de todos los subprocesos
De igual manera, los f ormatos utilizados en los subprocesos, son similares dentro de las cuatro
Secretaras
Consolidar la Rendicin de Cuentas El proceso se encuentra altamente normado y aplican las mismas normas y/o leyes en las 4
Secretaras por lo que se encuentra muy estandarizado
Todas las Secretaras tienen que cumplir con los f ormatos y/o reportes que pide la SHCP
Controlar y Registrar el Presupuesto Las entradas, los proveedores, las salidas y los clientes son muy similares
La normatividad que regula este proceso es la misma
Todas las dependencias manejan ms campos internos adicionales a los requeridos por SHCP
La documentacin para el ejercer el presupuesto y registrar las operaciones se recibe ventanilla
nica en todas las dependencias, para certif icar suf iciencia en algunas
Todas las dependencias manejan el ejercicio de la nmina de manera centralizada
Todas las dependencias centralizan la autorizacin de af ectaciones presupuestales
Proceso Detalle de las reas de Oportunidad Implicaciones
Administrar Recursos
Financieros
Realizar operaciones f inancieras a travs de
transf erencias bancarias
Resguardo descentralizado de comprobaciones en las
Unidades Responsables (Sujeto a revisin normativa )
Sistema comn para la administracin de viticos y
pasajes
Herramienta para elaborar reportes f inancieros
Contar con los sistemas necesarios y detener la
realizacin de cheques y todas las revisiones y
autorizaciones que estos llevan
Que las operaciones de las Secretaras no sean tan
centralizadas, esto depende del tamao de la
Secretara, esto permitira procesos ms ef icientes
Adquisicin de sistemas (solo SFP tiene), realizar los
mismos trmites y manejar tipos de cambio de la
misma f uente
Instalacin de sistemas que permitan elaborar y cargar
los reportes f inancieros
Consolidar la
Rendicin de Cuentas
Sistematizar la inf ormacin programtica para la CHPF
(Cuenta de la Hacienda Pblica Federal)
Elaborar los f ormatos presupuestales y contables de
f orma automtica para la CHPF
Abrir el sistema a las URs (En las Secretaras que
apliquen) para que ellos mismos hagan sus reportes de
avance presupuestal y programtico
La inf ormacin programtica de la Secretara tiene que
estar en un slo sistema
La inf ormacin presupuestal y contable de la Secretara
tiene que estar en un slo sistema
Contar con la estructura organizacional en las URs
para que realicen los reportes de avance presupuestal
y programtico
Controlar y Registrar el
Presupuesto
Homologar los campos internos que se usan en adicin
a los requeridos por SHCP y el nivel de desagregacin
con el que se comunica el presupuesto
Establecer catlogo de campos adicionales y
reclasif icar y renombrar los tipos de adecuaciones
Obtener inf ormacin y manejar todos las reportes
f inancieros al mismo nivel de desagregacin
Administrar Recursos Financieros Las cuatro Secretaras operan de forma muy similar el proceso y cuentan con pocas herramientas
de apoyo que les permitan realizar sus operaciones de manera ms eficiente
Los sistemas que tienen en las cuatro Secretaras son prcticamente los mismos que se utilizan a
lo largo de todos los subprocesos
De igual manera, los formatos utilizados en los subprocesos, son similares dentro de las cuatro
Secretaras
Consolidar la Rendicin de Cuentas El proceso se encuentra altamente normado y aplican las mismas normas y/o leyes en las 4
Similitudes
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
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Todas las Secretaras tienen que cumplir con los formatos y/o reportes que pide la SHCP
Controlar y Registrar el Presupuesto Las entradas, los proveedores, las salidas y los clientes son muy similares
La normatividad que regula este proceso es la misma
Todas las dependencias manejan ms campos internos adicionales a los requeridos por SHCP
La documentacin para el ejercer el presupuesto y registrar las operaciones se recibe ventanilla
nica en todas las dependencias, para certificar suficiencia en algunas
Todas las dependencias manejan el ejercicio de la nmina de manera centralizada
Todas las dependencias centralizan la autorizacin de afectaciones presupuestales
Proceso Detalle de las Diferencias
Administrar Recursos Financieros Las mayores diferencias vienen en la parte de operacin, y aunque el resultado termina siendo el
mismo, el orden en que se realizan las diferentes actividades del proceso es lo que muestra mayor
variacin
La SFP no realiza el subproceso de Administrar los recursos de los programas de subsidios y
apoyos sociales
La SFP no realiza el subproceso de Administrar recursos manejados en fideicomisos o anlogos
incluyendo ingresos propios
La SFP no cuenta con el proceso de Crdito Externo
Consolidar la Rendicin de Cuentas Existen diferencias en la manera en la que reciben las entradas en las partes comunes del proceso
Existe diversidad en las herramientas que se tienen para soportar este proceso
Diferencias
Recursos
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Materiales
Recursos
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La STPS no realiza el subproceso de Elaborar Reportes para el Sistema Integral de informacin
El subproceso de Elaborar los Estados Financieros de Fideicomisos o Anlogos slo lo lleva a cabo
la SRA
Controlar y Registrar el Presupuesto Existen diferentes niveles de centralizacin del proceso debido al tamao y estructura de cada
secretara, con ms de un RFC por dependencia en algunos casos
La responsabilidad sobre la elaboracin, ejercicio y reporte del presupuesto de Servicios
Personales no siempre queda en las reas financieras
Existen diferencias en la sistematizacin de los procesos y la aplicacin de controles
Existen diferencias en la clasificacin de tipos de plizas y afectaciones presupuestarias
Existen diferencias respecto a los sistemas, tiempos e importes totales (bruto o neto) de registro de
algunas cuentas
Controlar y Registrar el Presupuesto Algunas dependencias tienen ms de 12 meses para efecto del cierre del ejercicio
No hay igualdad de criterios en el registro contable de las afectaciones compensadas, la revolvencia
del fondo rotatorio, la nmina y la otorgacin de recursos ministrados a rganos desconcentrados
Diferencias
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
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Administrar Recursos
Financieros
Realizar operaciones financieras a travs de
transferencias bancarias
Resguardo centralizado de comprobaciones en las
Unidades Responsables (Sujeto a revisin normativa )
Sistema comn para la administracin de viticos y
pasajes
Herramienta para elaborar reportes financieros
Contar con los sistemas necesarios y detener la
realizacin de cheques y todas las revisiones y
autorizaciones que estos llevan
Que las operaciones de las Secretaras no sean tan
centralizadas, esto depende del tamao de la
Secretara, esto permitira procesos ms eficientes
Adquisicin de sistemas (solo SFP tiene), realizar los
mismos trmites y manejar tipos de cambio de la
misma fuente
Instalacin de sistemas que permitan elaborar y cargar
los reportes financieros
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
reas de Oportunidad
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Consolidar la
Rendicin de Cuentas
Sistematizar la informacin programtica para la CHPF
(Cuenta de la Hacienda Pblica Federal)
Elaborar los formatos presupuestales y contables de
forma automtica para la CHPF
Abrir el sistema a las URs (En las Secretaras que
apliquen) para que ellos mismos hagan sus reportes de
avance presupuestal y programtico
La informacin programtica de la Secretara tiene que
estar en un slo sistema
La informacin presupuestal y contable de la Secretara
tiene que estar en un slo sistema
Contar con la estructura organizacional en las URs
para que realicen los reportes de avance presupuestal
y programtico
Presupuesto
Homologar los campos internos que se usan en adicin
a los requeridos por SHCP y el nivel de desagregacin
con el que se comunica el presupuesto
Establecer catlogo de campos adicionales y
reclasificar y renombrar los tipos de adecuaciones
Obtener informacin y manejar todos las reportes
financieros al mismo nivel de desagregacin
Nota: Todas las reas de oportunidad estarn sujetas a una validacin
Presupuesto
Alinear los sistemas internos a los parmetros de
validacin y operacin de los sistemas de SHCP
Reflejar los movimientos almacenarios
automticamente para un asiento contable y/o
presupuestal
Respaldo de plizas con firmas electrnicas por medios
electrnicos y concentracin en una pliza nica diaria
para efecto de la presentacin de libro diario
Rediseo y programacin de sistemas internos
Implementar un sistema en tiempo real
Autorizacin de SHCP
Recursos
Financieros
Recursos
Materiales
Recursos
Humanos
reas de Oportunidad
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Administrar Almacn e
Inventarios
En todas las secretaras se cuenta con al menos un sistema de informacin que permite el control de inventarios
Los procesos de control de inventario se manejan de manera semejante (cdigo de barras, fichas de resguardo,
etc.)
Los reportes al macro proceso de recursos financieros al final de cada mes son consistentes en las cuatro
secretaras
Administrar Contratos
y Apoyo Normativo
Las actividades relacionadas con la formalizacin, rescisin de contratos y la atencin de inconformidades son muy
semejantes entre las distintas secretaras debido a su apego a la normatividad, la cual define claramente el como de
deben de realizar dichos subprocesos
Para el caso del Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios el manejo y control del mismo es similar
debido la especificidad de la normatividad a la que estas actividades estn sujetas
Similitudes
Recursos
Humanos
Recursos
Materiales
Recursos
Financieros
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Adquirir Bienes y
Servicios
En general este procesos se encuentra bajo un marco normativo muy estricto por lo cual los subprocesos para la
adquisicin de bienes y/o servicios son semejantes
Los formatos de salida, actas, fallos, dictmenes, etc., son muy semejantes en las distintas secretaras
Atender Clientes y
Administrar
Proveedores
En todas las secretaras existe el concepto de la administracin de requisiciones para la adquisicin de bienes y/o
servicios
En todas las secretaras se tiene un listado de proveedores y se percibe la necesidad de homologar dicho catlogo
De acuerdo a la normatividad en todas las secretaras se realizan mercadeos (cuadros comparativos) para el caso
de compras directas
Mantener y Conservar
Bienes
En el caso de las cuatro secretaras el proceso esta regido por un programa anual de mantenimiento
Todas la secretaras cuentas con contratos establecidos de mantenimiento preventivo
El proceso de actualizacin de bitcora de servicios se lleva de manera semejante en las cuatro secretaras
Planear Adquisiciones De acuerdo a normatividad todas la secretaras entregan formatos consolidados del plan de adquisiciones a la
Similitudes
Recursos
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Planear Adquisiciones De acuerdo a normatividad todas la secretaras entregan formatos consolidados del plan de adquisiciones a la
Secretara de Economa para su validacin
En todas las secretaras se tienen fechas lmite para la entrega del programa anual de adquisiciones
Prestar Servicios
Generales
La normatividad en la contratacin de servicios menores es homognea y muy relacionada al marco utilizado en
compras directas
El alta de bienes en los contratos de seguros es muy similar en tres de cuatro secretaras
Inventarios
Existen diferencias en el manejo de informacin, en algunas secretaras el control se realiza de manera centralizada
mientras que en otras se maneja de manera descentralizada
Para la definicin del valor del inventario existen distintas metodologas, mientras algunas secretaras utilizan el
sistema de precios promedio, otras utilizan precios de ltima compra
Solo algunas secretaras tienen desarrollados sistemas con tecnologa web para la verificacin de catlogos
y Apoyo Normativo
Existe una gran diferencia en los formatos utilizados para la elaboracin de contratos, as como en las facultades
que tienen las reas de contratos de las distintas secretaras para modificar dichos formatos preestablecidos
El enfoque proactivo de administracin de fianzas es muy distinto entre la SFP y las dems secretaras
Existen diferencias en las facultades que tienen las diferentes reas encargadas de cuestiones relacionadas con
contratos y apoyo normativo, lo que resulta en que algunas actividades o subprocesos enteros queden fuera de
Diferencias
Recursos
Humanos
Recursos
Materiales
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Financieros
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contratos y apoyo normativo, lo que resulta en que algunas actividades o subprocesos enteros queden fuera de
dichas reas
Existen diferencias en el tipo de control de documentos y reporteo que se tiene de los subprocesos que integran la
administracin de contratos y el apoyo normativo
Adquirir Bienes y
Servicios
Existen mejores prcticas especficas en el manejo y control de las cargas de trabajo del comit revisor de bases,
mismas que no son comunes para las cuatro secretaras
La profundidad y la metodologa con la que se realizan los estudios de mercado requeridos para el subproceso de
Compra Directa difiere en las distintas secretaras
Existen diferencias en el tipo de control de documentos, consolidacin de informacin y reporteo que se tiene de los
subprocesos que integran la adquisicin de bienes y servicios
Los estndares de servicios son distintos para las diferentes secretaras y en algunos casos ni siquiera se tienen
dichos estndares
Atender Clientes y
Administrar
Proveedores
La formalidad con la que se lleva la administracin de requisiciones de adquisicin de bienes y/o servicios es muy
distinta en las diferentes secretaras, en algunas secretaras estas actividades se llevan como un proceso formal de
manera centralizada mientras que en otras se realizan de manera informal por distintas reas
Existen diferencias notables en la documentacin y los formatos que se utilizan en las distintas secretaras para la
recepcin de requisiciones de adquisicin de bienes y/o servicios
La profundidad y la formalidad con la que se realizan los mercadeos en SFP es muy distinta a las prcticas de las
dems secretaras
La actualizacin del registro de proveedores solo se realiza en dos secretaras, mientras que en las otras dicha
actualizacin solo se da cuando se adjudica algn contrato especfico a algn proveedor
Bienes
Solo en algunas secretaras se maneja el concepto de orden de trabajo para la realizacin de las actividades de
mantenimiento
Diferencias
Recursos
Humanos
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Recursos
Financieros
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Bienes mantenimiento
La recepcin de solicitudes de mantenimiento se realiza por medio de un sistema electrnico en el caso de una
secretara, mientras que en las dems se maneja mediante oficio o solicitud
Planear Adquisiciones Slo algunas secretaras envan el presupuesto estimado con valores histricos para la elaboracin del nuevo
presupuesto
Solo una de las secretaras tiene un sistema en intranet que permite el envo y la consolidacin de las necesidades
futuras de las distintas reas
Prestar Servicios
Generales
Los esquemas especficos de aseguramiento de bienes son distintos de acuerdo a los resultados de procesos de
licitacin de dichos servicios y al tipo de siniestralidad de cada secretara
El seguimiento a siniestros se maneja de manera distinta por secretara y en distinta reas de las mismas
El tipo de servicios que se consideran dentro del subproceso de contratar servicios menores en cada secretara es
distinto , puesto que en algunas secretaras el alcance de compras directas tambin incluye ciertas adquisiciones de
servicios
Inventarios
Llevar a cabo la operacin o movimientos de inventario
a travs de inventarios virtuales
Estandarizacin de catlogos
Unificar los procedimientos y manuales de operacin
para posibilitar la implementacin de este tipo de
sistemas en todas las secretaras
Elaboracin y validacin del catlogo unificado, para
asegurar que cumpla con las diversas necesidades de
las cuatro secretaras
y Apoyo Normativo
Homologar los esquemas generales de los contratos
de acuerdo cada tipo de adquisicin y de acuerdo a
montos adjudicados
Homologar el tipo de revisin normativa y las
Consolidar necesidades tipo para cada secretara con el
fin de que los esquemas generales sean lo
suficientemente genricos para abarcar todo tipo de
casos
Definir facultades similares para las distintas reas de
reas de Oportunidad
Recursos
Humanos
Recursos
Materiales
Recursos
Financieros
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Homologar el tipo de revisin normativa y las
facultades de las reas de contratos en relacin a la
modificacin de los formatos preestablecidos
Definicin de estndares de servicio
Definir facultades similares para las distintas reas de
contratos y homologas actividades de revisin y
validacin
Validacin conjunta de las distintas secretaras de
acuerdo a las distintas situaciones organizacionales de
estructuras
Adquirir Bienes y
Servicios
Definicin de controles para la recepcin de solicitudes
relacionadas con la revisin de bases (cronograma
base anual de recepcin)
Definicin de estndares de servicio
Consolidacin de informacin de los distintos
subprocesos para facilitar el reporteo peridico de los
mismos
Planeacin anual de recepcin
Validacin conjunta de las distintas secretaras de
acuerdo a las distintas situaciones organizacionales de
estructuras
Definir herramienta de nica de registro y definicin de
reportes de salida
Atender Clientes y
Administrar
Proveedores
Homologar el nivel de formalidad en relacin a la
administracin de requisiciones de adquisicin de
bienes y/o servicios
Definicin y homologacin de requisitos especficos
que se deben enviar como anexos a la requisicin
Homologacin de catlogo de proveedores y definicin
de estrategia nica de mantenimiento
Definicin del nivel de formalidad homologado para la
administracin de las requisiciones
Levantamiento de necesidades especficas requeridas
en los anexos para las distintas secretaras para lograr
homologacin
Definir estrategia de consolidacin y requisitos y manual
de mantenimiento del catalogo nico de proveedores
Bienes
Implantacin de sistemas electrnicos para realizar
solicitudes de mantenimiento
Implementacin de un control de activos fijos
Homologacin del proceso de recepcin de solicitudes e
implantacin de sistema electrnico de recepcin
Determinacin de los saldos de depreciaciones de los
distintos bienes que debern ser considerados como
reas de Oportunidad
Recursos
Humanos
Recursos
Materiales
Recursos
Financieros
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distintos bienes que debern ser considerados como
activos fijos a partir del ao entrante
Planear Adquisiciones Integracin electrnica de la planeacin de
adquisiciones con las reas de programacin y
presupuesto
Implantacin del sistema electrnico y definicin del
proceso de envo de informacin a travs del mismo
Prestar Servicios
Generales
Definicin de una metodologa homologada de alta de
bienes en los contratos de seguros, as como de
seguimiento de siniestros
Homologacin del tipo de servicios menores que
deben de estar dentro de este proceso
Elaboracin y validacin de metodologa de
administracin homologada, con vnculos a los procesos
de almacenamiento e inventario
Definicin de alcances y fronteras entre Compras
Directas y Contratacin de Servicios Menores
Administrar el
desarrollo del Capital
Humano
Por normatividad existe una alta estandarizacin en los subprocesos de Administrar el Programa de Capacitacin
Institucional y Certificacin; y Evaluar el Desempeo del Personal.
Administrar el
desarrollo
organizacional
Las herramientas y metodologas que se utilizan en este levantamiento de informacin son entregadas por el rea
sustantiva de SFP.
Administrar el ingreso
del personal
Por la naturaleza del proceso es altamente estandarizado por normatividad externa y/o interna.
Todas las Secretaras cuentan con convenios con las Instituciones Educativas para la asignacin de Prestadores de
Servicio Social
Similitudes
Recursos
Humanos
Recursos
Materiales
Recursos
Financieros
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Controlar nmina y
proporcionar
prestaciones
Las actividades que se llevan dentro de este proceso est estandarizado por la normatividad que lo rige.
Gestin del Capital
Humano
Utilizan la misma herramienta para reportar los cambios al rea sustantiva de la SFP
Relaciones laborales Por la naturaleza del proceso es altamente estandarizado por normatividad externa y/o interna.
La negociacin de las condiciones generales se lleva de la misma manera
En tres Secretaras existe un rea responsable de este proceso
Facilitar la
comunicacin interna
En todas se llevan actividades para realizar comunicacin interna
Los procedimientos que llevan a cabo para comunicar siguen los mismos pasos.
Administrar el
Humano
Slo en la SFP se tiene el subproceso de Apoyar Logstica a Eventos Institucionales dentro de la Oficiala Mayor.
Las dems secretaras lo hacen por medio de la contratacin de terceros
La audiencia a quien se le aplica la evaluacin de desempeo
Aunque el subproceso de certificacin de capacidades est estandarizado utiliza herramientas de medicin y
cuestionarios en las distintas Secretaras.
Administrar el
desarrollo
organizacional
Cada Secretara cuenta con un estndar diferente para identificar acciones de mejora relacionadas con los
resultados de la encuesta de clima organizacional.
Algunas Secretaras aplican cuestionarios complementarios a los que les enva el rea sustantiva de SFP
del personal
En algunas Secretaras no viene incluido el temario en el proceso de Seleccin.
Diferencias
Recursos
Humanos
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Materiales
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Financieros
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del personal
Para los Estudiantes de Servicio Social son diferentes las prestaciones en cada Secretara
Controlar nmina y
proporcionar
prestaciones
Existen diferencias en la manera en la que reciben las entradas en el proceso
Existen diferentes mecanismos de control dentro del proceso.
Gestin del Capital
Humano
Los formatos que se utilizan en cada Secretara son diferentes, aunque cumplen el mismo fin
Existen diferencias respecto al macroproceso que administra el presupuesto en las Secretaras. La mayora de las
Secretaras lo maneja desde el macroproceso de finanzas y otras desde el macroproceso de Recursos Humanos.
Relaciones laborales La SFP no cuenta con sindicato. STPS tiene un sindicato. SRA tiene dos sindicatos. SAGARPA tiene tres sindicatos
Se tienen diferentes vigencias para las Condiciones Generales de Trabajo
Existen diferentes interpretaciones a los premios, beneficios, prestaciones, estmulos y servicios que se reflejan en
la norma
Facilitar la
comunicacin interna
En algunas Secretaras no existe un rea de responsable de la comunicacin interna.
Existen diferencias respecto a los temas sujetos a difusin interna en las Secretaras.
reas de Oportunidad
Administrar el
Humano
Por el PMG existe la necesidad de alinear la medicin
del desempeo de los Servidores Pblicos a el
desempeo de la Secretara
Se debe disear una metodologa que relacione los
resultados individuales con los de la institucin
Administrar el
desarrollo
organizacional
En algunas Secretaras no hay seguimiento respecto a
las acciones de mejora del diagnstico
No existen indicadores de desempeo que operen
actualmente en algunas Secretaras
Es necesario disear el proceso de seguimiento para
las cuatro Secretaras
del personal
Utilizar un proceso homologado de ingreso de
servidores Pblicos de Carrera, Artculo 34 y Gabinete
de Apoyo
En los ingresos al sistema debemos incluir las reas
que realizan los ingresos de Artculo 34 y Gabinete de
Apoyo
Recursos
Humanos
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Materiales
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Financieros
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Administrar los movimientos laterales de
interdependencia
Se debe incluir el proceso de Prcticas Profesionales
Es necesario ingresar este proceso que no estaba
identificado
Controlar nmina y
proporcionar
prestaciones
Homologar los reportes generados por este proceso
para la toma de decisiones
Es necesario acordar estos reportes antes de
parametrizarlos
reas de Oportunidad
Gestin del Capital
Humano
Se defini como rea de oportunidad el tener una
ventanilla nica que se encargue de direccionar los
requerimientos de Recursos Humanos a las diferentes
reas y dar seguimiento a los mismos
Se debe disear el proceso de control y seguimiento de
requerimientos para las Secretaras que no tengan
ventanilla nica
Relaciones laborales Estandarizar los premios, beneficios, prestaciones,
estmulos y servicios que exige la norma
No tiene implicaciones para el diseo del proceso
homologado
Facilitar la
comunicacin interna
Dos Secretaras an no se ha establecido un proceso
estndar de comunicacin interna
No cuentan con suficientes canales de comunicacin
Es necesario que las Secretaras que no tienen el
proceso estandarizado lo implementen de acuerdo a la
mejor prctica
Recursos
Humanos
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Materiales
Recursos
Financieros
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Definicin de procesos a considerar
El modelo de procesos futuro a nivel 0, el Diagrama de Contexto, as como la Visin de procesos a considerar permitieron definir la
lista de los procesos que sern rediseados, y que posteriormente servir para trabajar en la definicin de cada proceso
considerando sus cambios. En dicha lista de procesos a considerar para el rediseo se encuentra una evaluacin (cdigo de
colores) por subproceso de la viabilidad de consideracin para rediseo.
La evaluacin de viabilidad de consideracin est identificada por un cdigo de colores y se basa en el anlisis de posibilidades de
estandarizacin a nivel macroproceso para las cuatro Secretaras (crculos de evaluacin) del entregable Diagrama de Contexto de
los elementos para la integracin del macro proceso.
Dentro de este anlisis se utilizaron los siguientes criterios:
Nivel de normatividad del proceso
Etapas y secuencias de actividades de subproceso
Nivel de semejanzas y diferencias entre practicas y actividades
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Nivel de semejanzas y diferencias entre practicas y actividades
Segregacin de funciones
Lista de los procesos que podran ser rediseados y su factibilidad de homologacin: (continuacin)
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Recursos Materiales
Lista de los procesos que podran ser rediseados y su factibilidad de homologacin: (continuacin)
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Lista de los procesos que podran ser rediseados y su factibilidad de homologacin:
Recursos Humanos
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Apndices
Para la realizacin de los talleres de visin se requiere de una participacin activa de
todos los involucrados
Roles y responsabilidades durante el taller de visin de macroproceso
Guiar el taller al cumplimiento del objetivo
Presentar los hallazgos, reas de oportunidad y mapa de procesos del
modelo funcional propuesto
Coordinar a la audiencia con las actividades del taller
Aportar su conocimiento para la determinacin de los temas del taller de
visin
Facilitar la comunicacin y el debate de los talleres
Lder del proyecto
Apoyar durante el taller en la presentacin de resultados del diagnstico,
Consultores de procesos
Dar el visto bueno del mapa del modelo funcional propuesto y proponer
mejoras
Proponer reas de oportunidad adicionales a las detectadas
Ser agentes del cambio hacia el modelo futuro de las Secretaras
Definir los aspectos estratgicos de cada macroproceso y los
lineamientos que regirn el diseo
Definir los indicadores de desempeo de alto nivel
Oficiales Mayores
Equipo Deloitte Equipo de las Secretaras
Apoyar en la validacin del mapa del modelo funcional propuesto
Lderes del proyecto
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prcticas lderes y resultados del anlisis realizado
Apoyar en la definicin de aspectos estratgicos de los macroprocesos
Apoyar en la induccin a la audiencia sobre los aspectos estratgicos a
definir
Apoyar con aportaciones en aspectos de su reas de conocimiento para
la definicin de la estrategia de los macroprocesos
Resolver cuestiones de factibilidad tcnica o de normatividad para la
definicin de lineamientos de diseo
Consultores de tecnologa y normatividad
Facilitar el flujo del taller actuando en la disposicin al cambio de los
participantes
Equipo de administracin del cambio
Coordinar la convocatoria del equipo extendido
Apoyar con las tareas de estandarizacin de los talleres
Apoyar a los facilitadores de los talleres
Equipo de administracin de proyectos
Apoyar en la validacin del mapa del modelo funcional propuesto
Aportar su conocimiento y experiencia en los temas del taller
Proponer ideas para la definicin de los aspectos estratgicos de los
macroprocesos
En los talleres de visin de procesos se tiene considerada la participacin de los
lderes de cada macroproceso apoyados por participantes clave
Roles y responsabilidades durante el taller de visin de procesos
Guiar el taller al cumplimiento del objetivo
Presentar prcticas lderes, reas de oportunidad y mapa de procesos
del modelo funcional validado
Coordinar a la audiencia con las actividades del taller
Aportar su conocimiento para la determinacin de los temas del taller de
visin
Facilitar la comunicacin y el debate de los talleres
Lderes de macroproceso
Apoyar durante el taller en la presentacin de prcticas lderes y del
Proponer reas de oportunidad adicionales para cada proceso y
subproceso
Definir los aspectos estratgicos de cada proceso y los lineamientos que
regirn el diseo
Definir los indicadores de desempeo a nivel proceso
Apoyar en cuestiones de normatividad aplicable a los procesos y
subprocesos
Definir controles y riesgos de los procesos y subprocesos
Lderes funcionales
Participantes clave
Equipo Deloitte Equipo de las Secretaras
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mapa de procesos del modelo funcional validado
Apoyar en la definicin de aspectos estratgicos de los procesos
Apoyar en la induccin a la audiencia sobre los aspectos estratgicos a
definir
Explicar cuestiones referentes a los modelos de referencia de procesos
Apoyar con aportaciones en aspectos de su reas de conocimiento para
la definicin de la estrategia de los procesos
Resolver cuestiones de factibilidad tcnica o de normatividad para la
definicin de lineamientos de diseo
participantes
Entender el mapa de procesos del modelo funcional validado
Estar dispuestos al cambio
Comprender la definicin de los temas del taller de visin de procesos
Aportar su conocimiento y experiencia en los temas del taller
Proponer ideas para la definicin de los aspectos estratgicos de los
procesos
Apoyar en cuestiones de normatividad aplicable a los procesos y
subprocesos
Participantes clave
Para el diseo detallado se realizarn talleres por cada subproceso con la
participacin del equipo extendido del proyecto
Roles y responsabilidades durante el taller de visin de procesos detallados
Facilitar la logstica de los talleres
Supervisar la realizacin de los talleres de diseo detallado
Proponer mejoras al diseo con base en su conocimiento de los temas
Apoyar en las definiciones del diseo detallado
Asegurar la calidad de los entregables
Lderes de macroproceso
Facilitar el desarrollo de los diagramas del flujo de los subprocesos
Apoyar en la definicin de actividades de los subprocesos, reglas de
negocio e indicadores de desempeo
Facilitar la logstica de los talleres
Supervisar la realizacin de los talleres de diseo detallado
Proponer mejoras al diseo con base en su conocimiento de los temas
Apoyar en las definiciones del diseo detallado
Tomar decisiones y validan el diseo detallado de forma oportuna
Equipo Deloitte
Definir los diagramas de flujos de cada subproceso
Aportar su conocimiento para definir las actividades y reglas de negocio
Apoyar en cuestiones relacionadas con la normatividad aplicable
Equipo del proyecto extendido
Equipo de las Secretaras
Lderes funcionales
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negocio e indicadores de desempeo
Explicar los modelos de referencia que puedan servir para el diseo
detallado
Aportar con su conocimiento en la definicin del diseo detallado
Apoyar en la definicin de roles y responsabilidades de cada actividad
Apoyar en la definicin de controles dentro del flujo de procesos
Documentar las definiciones del taller en los formatos de entregable de
diseo detallado
Apoyar el diseo de actividades factibles a automatizar mediante una
aplicacin tipo SIPAR
Resolver cuestiones de normatividad para el diseo detallado
participantes
Apoyar en cuestiones relacionadas con la normatividad aplicable
Validar durante el taller las definiciones de controles, roles y
responsabilidades
Aportar informacin detallada que facilite la documentacin del diseo
detallado de los subprocesos
Resultados esperados de la sesin de visin
Visin, Misin y
Objetivos Estratgicos
Nos sirve para conocer lo que esperan los
lderes del modelo funcional en el futuro
El diseo del modelo funcional debe estar
alineado al cumplimento de los objetivos
estratgicos establecidos y a la visin y
misin definida
Estos temas sirven para orientar el diseo
Mapa del modelo
funcional resultante
Es la estructura de procesos y
subprocesos a disear
El mapa de procesos debe considerar las
actividades de punta a punta y los puntos
de integracin
Lineamientos para el
diseo
Los lineamientos sern considerados
durante el diseo detallado
Son los criterios que deben cumplir los
subprocesos rediseados
Estn orientadas a cumplir con los
aspectos estratgicos
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Estos temas sirven para orientar el diseo
de todos los componentes del modelo
funcional
Ilustrativo Ilustrativo
Ejemplo de lineamientos de diseo
Contar con un proceso formal y
estructurado
Incrementar la comunicacin
entre los organizadores
Facilitar la difusin a toda la
organizacin
Automatizar autorizaciones
Plan de trabajo y presupuesto
establecido
Optimizar el uso de recursos
Ilustrativo
Resultados esperados de la sesin de visin (Cont.)
Flujo de subproceso
futuro
Riesgos y controles
Indicadores de
desempeo
Definicin de los puntos de integracin
entre los procesos y subprocesos
Definicin de los subprocesos para cada
proceso
Anlisis de mejoras de los procesos y
subprocesos
Definicin del producto de cada proceso
Identificacin de posibles riesgos dentro
del proceso para la definicin de
estrategias de mitigacin y control
Definicin de requerimientos de controles
para cumplir con las normas y reglamentos
aplicables
Definicin de los indicadores a nivel
macroproceso y proceso para conseguir el
cumplimiento de los objetivos estratgicos
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Ejemplo de controles
Generar polticas para el anlisis
del ejercicio
Generar cotizaciones y
fundamentar compras
Triple chequeo (pedido, recepcin
factura)
Facultades de compras
Roles y responsabilidades para la
planeacin
Estndares y perfil de servicio
(calidad, tiempos)
Definicin del producto de cada proceso
Ilustrativo Ilustrativo Ilustrativo
Resultados esperados de la sesin de diseo detallado
Diagramas de flujo
Definicin de
actividades y reglas de
negocio
Diagramacin de las actividades que
integra cada subproceso incorporando las
reas de oportunidad y mejoras los
lineamientos de la visin
Integracin de las entradas, salidas y
eventos de los subprocesos
Documentacin de los diagramas de flujo
Definicin detallada de la descripcin
general de cada actividad
Identificacin de las reglas de negocio de
cada actividad
Definicin de los indicadores a nivel
subproceso y su relacin con el
cumplimiento de los indicadores de nivel
proceso y macroproceso
Indicadores de
desempeo a nivel
subproceso
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Documentacin de los diagramas de flujo
en la herramienta Aris Easy Design
Ilustrativo Ilustrativo Ilustrativo
Regi strar oportunidad en base de datos
S-120-040
PAC.ACC.O-050. Admini strar Crdito de Cl ientes
EAM.EAM.K-240. FA: Conduci r anli sis de competi dores
Eval uar la oportunidad
S-120-020
Identifi car oportunidad
S-120-010
Aprobar oportuni dad
VAC.PAR.S-070. Determi nar Equipo de Contacto con el Cli ente
PAC.ACC.O-050. Admini strar Crdito de Cl ientes
VAC.PAP.K-140. Disear y Desarrol lar Estrategia de Promocin
Registrar oportunidad en base de datos
S-120-030
VAC.ADC.S-100. Sel ecci onar y Admi nistrar Intermediarios
VAC.PAR.S-110. Construir y Mantener Rel s. con Cl ientes Claves e...
VAC.ACN.S-130. Negociar y Cerrar Ventas
EAM.EAM.K-250. FA: Identi fi car oportunidades de mercadotecni a
VAC.PEM.K-190. Desarroll ar Estrategi a de Fuerza de Ventas
VAC.ACN.S-130. Negociar y Cerrar Ventas
EAM.EAM.K-230. FA: Conduci r anli sis de mercado
VAC.ADC.S-080. Determi nar Estrategia de Ventas Va Telefonica
VAC.PAP.K-110. Disear y Desarrol lar Estrategia de Preci os
Estrategia de ventas ajustada
Parmetros de l mite de crdi to aprobados
Oportuni dad de negocio i denti fi cada
Oportunidad aprobada
Oportunidad No aprobada
Oportunidad de negoci o i denti fi cada y aprobada
Prospecto identificado
Hi strico regi strado
Validar exi stenci a del cl iente
S-120-050
Oportunidad de preci os i dentificada
Oportuni dad de promocin Identificada
Contacto para l as oportunidades de negoci o i dentificado
Prospecto por vi a telefonica contactado
Resul tado de evaluaci on satisfactoria compartida
Registro de negociaci n cerrada
Oportunidad de aj uste en condici ones de crdito i denti fi cada
VAC.ACN.S-120.
Identificar e Iniciar Oportunidades de Ventas y Adm. Prospectos
Censo de estudios de mercado actuali zado
Censo de estudios de mercado actuali zado
Estrategi a de mercadotecnia para captar nuevos mercados (exportaci ones) defini da
Oportunidad de negocio por centro de contacto va tel efnica identificada
VAC.SAC.C-070. Procesar Inci denci as, Quejas y Sol ici tudes del Cl iente
Resultados esperados de la sesin de diseo detallado (Cont.)
Roles y
responsabilidades
Determinacin de las roles necesarios para
soportar las actividades de los
subprocesos
Definicin de las responsabilidades de
cada rol
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Ilustrativo
Codificacin de subprocesos
Codificacin de Subprocesos
Macroproceso Proceso Subproceso Codigo
Recursos Financieros Administrar Recursos Financieros Administrar el fondo revolvente autorizado RF0101-01
Recursos Financieros Administrar Recursos Financieros Administrar los recursos de comisionado habilitado RF0102-02
Recursos Financieros Administrar Recursos Financieros Ministrar viticos y pasajes al personal comisionado RF0103-03
Recursos Financieros Administrar Recursos Financieros Administrar los recursos de las representaciones en los Estados RF0104-04
Recursos Financieros Administrar Recursos Financieros Administrar los recursos de los Programas de Subsidios y Apoyos Sociales RF0105-05
Recursos Financieros Administrar Recursos Financieros Administrar los recursos manejados en fideicomisos o anlogos incluyendo ingresos propios RF0106-06
Recursos Financieros Administrar Recursos Financieros Crdito externo RF0107-07
Recursos Financieros Consolidar la rendicin de cuentas Elaborar informes de la cuenta de la Hacienda Pblica Federal RF0201-08
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Recursos Financieros Consolidar la rendicin de cuentas Elaborar informes de la cuenta de la Hacienda Pblica Federal RF0201-08
Recursos Financieros Consolidar la rendicin de cuentas Elaborar reportes para el Sistema Integral de Informacin RF0202-09
Recursos Financieros Consolidar la rendicin de cuentas Elaborar los estados financieros del FONAC RF0203-10
Recursos Financieros Consolidar la rendicin de cuentas Elaborar los estados financieros de fideicomisos o anlogos RF0204-11
Recursos Financieros Consolidar la rendicin de cuentas Reportar avance programtico y presupuestal al PIPP RF0205-12
Recursos Financieros Controlar y registrar el presupuesto Elaborar el proyecto de presupuesto de egresos de la Secretara RF0301-13
Recursos Financieros Controlar y registrar el presupuesto Certificar suficiencia presupuestal RF0302-14
Recursos Financieros Controlar y registrar el presupuesto Ejercer el presupuesto RF0303-15
Recursos Financieros Controlar y registrar el presupuesto Adecuar el presupuesto RF0304-16
Recursos Financieros Controlar y registrar el presupuesto Conciliar el presupuesto RF0305-17
Recursos Financieros Controlar y registrar el presupuesto Registrar las operaciones financieras y contables de la Secretara RF0306-18
Recursos Materiales Administrar Almacn e Inventarios Alta y verificacin de Bienes instrumentales RM0101-36
Recursos Materiales Administrar Almacn e Inventarios Disposicin final y baja de Bienes Muebles RM0102-37
Recursos Materiales Administrar Almacn e Inventarios Inventario de bienes de consumo RM0103-38
Recursos Materiales Administrar Almacn e Inventarios Recibir y Suministrar Bienes RM0104-39
Recursos Materiales Administrar Contratos y Apoyo Normativo Administrar Fianzas RM0201-40
Recursos Materiales Administrar Contratos y Apoyo Normativo Atender Inconformidades RM0202-41
Recursos Materiales Administrar Contratos y Apoyo Normativo Elaborar Contratos RM0203-42
Recursos Materiales Administrar Contratos y Apoyo Normativo Rescisin de Contratos y/o Pedidos RM0204-43
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Recursos Materiales Administrar Contratos y Apoyo Normativo Rescisin de Contratos y/o Pedidos RM0204-43
Recursos Materiales Administrar Contratos y Apoyo Normativo Revisin y Aprobacin de Asuntos por el Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios RM0205-44
Recursos Materiales Adquirir Bienes y Servicios Compra Directa RM0301-45
Recursos Materiales Adquirir Bienes y Servicios Invitacin a Cuando Menos Tres Personas RM0302-46
Recursos Materiales Adquirir Bienes y Servicios Licitacin Pblica RM0303-47
Recursos Materiales Adquirir Bienes y Servicios Revisin de Bases RM0304-48
Recursos Materiales Atender Clientes y Administrar Proveedores Administrar el Registro Interno de Proveedores RM0401-49
Recursos Materiales Atender Clientes y Administrar Proveedores Administrar Requisiciones con Documentacin Soporte y solicitud de servicio RM0402-50
Recursos Materiales Atender Clientes y Administrar Proveedores Realizar Mercadeo RM0403-51
Recursos Materiales Mantener y Conservar Bienes Mantenimiento a Instalaciones RM0501-52
Recursos Materiales Mantener y Conservar Bienes Mantenimiento a Vehculos RM0502-53
Recursos Materiales Mantener y Conservar Bienes Mantenimiento de Maquinaria RM0503-54
Recursos Materiales Mantener y Conservar Bienes Mantenimiento de Mobiliario y Equipo RM0504-55
Recursos Materiales Mantener y Conservar Bienes Realizar Obras Nuevas, Remodelaciones y Adaptacin de Bienes Inmuebles RM0505-56
Recursos Materiales Planear Adquisiciones Integrar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios RM0601-57
Recursos Materiales Prestar Servicios Generales Administrar Servicios de Telefona y Radiocomunicacin RM0701-58
Recursos Materiales Prestar Servicios Generales Asegurar Bienes RM0702-59
Recursos Materiales Prestar Servicios Generales Contratar Servicios Menores RM0703-60
Recursos Humanos Gestin del Capital Humano Administrar plazas y controlar presupuesto RH0101-19
Recursos Humanos Gestin del Capital Humano Planeacin de Recursos Humanos RH0102-20
Recursos Humanos Gestin del Capital Humano Describir, Valuar y Determinar Perfiles de Puestos RH0103-21
Recursos Humanos Gestin del Capital Humano Atender servicios proporcionados por Recursos Humanos RH0104-22
Recursos Humanos Administrar el ingreso del personal Administrar ingreso de los Servidores Pblicos a la Secretara RH0201-23
Recursos Humanos Administrar el ingreso del personal Controlar prestadores de Servicio Social RH0202-24
Recursos Humanos Administrar el desarrollo organizacional Evaluar Diagnstico Organizacional RH0301-25
Recursos Humanos Administrar el desarrollo del Capital Humano Administrar el Programa de Capacitacin Institucional y Certificacin RH0401-26
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Recursos Humanos Administrar el desarrollo del Capital Humano Administrar el Programa de Capacitacin Institucional y Certificacin RH0401-26
Recursos Humanos Administrar el desarrollo del Capital Humano Evaluar el Desempeo del Personal RH0402-27
Recursos Humanos Administrar el desarrollo del Capital Humano Apoyar Logstica a Eventos Institucionales RH0403-28
Recursos Humanos Administrar el desarrollo del Capital Humano Organizar eventos sociales, culturales, deportivos y recreativos RH0404-29
Recursos Humanos Controlar nmina y proporcionar prestaciones Proporcionar Prestaciones y Servicios al Cliente RH0501-30
Recursos Humanos Controlar nmina y proporcionar prestaciones Administrar la Nmina RH0502-31
Recursos Humanos Controlar nmina y proporcionar prestaciones Memoria de clculo de la nmina RH0503-32
Recursos Humanos Controlar nmina y proporcionar prestaciones Controlar la Asistencia RH0504-33
Recursos Humanos Controlar nmina y proporcionar prestaciones Controlar Expedientes del personal RH0505-34
Recursos Humanos Controlar nmina y proporcionar prestaciones Aplicar la separacin RH0506-35
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