Captulo3delMdulo2

reausuaria,rganoencargadodelascontratacionesy
Comitespecial

Docentes: CarlosMarianoRiveraRojas
NapolenPrezMachuca

SubdireccindeCapacitacindelOSCE

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Paso1.

Leaeltextodelpresentecaptulodesdeel17deeneroal23deenero.

Paso2.

IngresealaHerramientaVideoconferenciael27deeneroalas7.00p.m.paraqueparticipeen
esta actividad; en la cual se expondrn los temas de los captulos 3 y 4 del mdulo 2. Podr
realizar las preguntas a los capacitadores respecto de los temas que se estudien en los dos
referidoscaptulos.

Paso3.

Puedeescribiraldocentey/otutorsituvieraalgunadudaopreguntadeestecaptulo.

Paso4.

Contineconelestudiodelsiguientecaptulo.

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ndice

I. reausuaria

A. Definicin.
B. Elroldelreausuariaenladeterminacindelestudiodeposibilidadesque
ofreceelmercado.
C. ElreausuariaysuvinculacinconelComitEspecial.
D. Casosespeciales.
1. LabordelreausuariaenelConvenioMarco.
2. Labordelreausuariaenlasexoneraciones.
3. Elreausuariaenlaculminacindelcontrato.

II. rganoencargadodelascontrataciones.

A. Definicin.
B. La labor del rgano encargado de las contrataciones en la determinacin de las
caractersticastcnicasdelosbienes,serviciosyobrasacontratar.
C. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las
contratacionesdelaEntidad.
D. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del
valorreferencial.
E. Suscripcindelcontrato.

III. ComitEspecial.

A. Definicin.
B. RequisitoslegalesparaconformarelComitEspecial.
C. CambiodelosmiembrosdelComitEspecial.
D. Reemplazoporlossuplentes.
E. TiposdeComitEspecial.
F. DerechosdelComitEspecial.
G. DeberesyresponsabilidadesdelComitEspecial.
H. ElComitEspecialtambinesresponsabledelosrequisitosmnimos.
I. FuncionesdelComitEspecial.
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J. Fuentesdeinformacinparaelaborarlasbasesadministrativas.
1. Reglasdelprocesodeseleccinyejecucindelcontrato.
2. Requisitosmnimos.
3. Factoresdeevaluacin.

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I. reausuaria

A. Definicin

El rea usuaria es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes,

serviciosyobrasquerequiereparaelcumplimientodesusobjetivosymetas.

Elartculo5delReglamentodelaLeydeContratacionesdelEstadoenadelante,laLey
establece que el rea usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades
pretenden ser atendidas con determinada contratacin, o que, dada su especialidad y
funciones,canalizalosrequerimientosformuladosporotrasdependencias.

CadadependenciadeunaEntidadpblicaseconvertirenreausuariaalmomentoen
querealicesupedido,elcualtomaelnombrederequerimiento.

En este requerimiento, que se materializa a travs de un memorando o cualquier otro

documento establecido en las normas internas de la Entidad, debe acompaarse las
caractersticasdelbien,serviciouobraylascondicionesenlasqueserequiere.

El requerimiento del rea usuaria debe realizarse en funcin a lo previsto en el Plan

Anual de Contrataciones; en cuya elaboracin tambin particip, indicando las
necesidadesdebienes,serviciosyobrasquerequeraparaelejerciciopresupuestal.

Cabe precisar que, como bien sabemos, en el POI se fijan los objetivos estratgicos
institucionales del ao fiscal dado que, para lograrlos, deben llevarse a cabo tareas
representadasenaccionesyresultados.Enesesentido,laejecucindetareasrequiere
debienesyservicios,losmismosquenecesitandepresupuesto.Elpresupuestoparalos
bienesyserviciosestrepresentadoenelPAC.Lospedidosdelreausuariatienenque
estar en funcin de las tareas y acciones que se van a realizar para lograr los fines
estratgicosinstitucionales.

Precisamente, esta necesaria vinculacin con el Plan Anual de Contrataciones es

importante pues obliga al rea usuaria a presentar sus requerimientos ante el rgano
EncargadodelasContratacionesdelaEntidaddemaneraoportuna,involucrndoseas
coneltiempoquetomanlosprocesosdeseleccin.

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Al respecto, el artculo 13 de la Ley seala que sobre la base del Plan Anual de
Contrataciones,elreausuariadeberrequerirlacontratacindelosbienes,serviciosu
obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para cada proceso de
seleccin,conelfindeasegurarlaoportunasatisfaccindesusnecesidades.

Deotrolado,elartculo11delReglamentoindicaqueelreausuariaeslaresponsable
dedefinirconprecisinlascaractersticas,condiciones,cantidadycalidaddelosbienes,
servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad
debedesarrollarlaconformelodisponeelartculo13delaLey.

Lasnormasantescitadasordenanqueelreausuariadeberdescribirelbien,serviciou
obraacontrataalplantearsurequerimiento;definirconprecisinsucantidadycalidad,
eindicarlafinalidadpblicaparalaquedebesercontratado.

Definirconprecisinlacantidadycalidaddelosbienes,serviciosyobrasquerequiereel
rea usuaria debe realizarse respetando el Principio de Razonabilidad, contemplado en
elartculo4acpitee)delaLey.

La norma pone nfasis en el hecho que es el rea usuaria quien debe encargarse de
elaborar los requisitos tcnicos mnimos. Para ello debe considerar cules son sus
necesidadesreales.

Este nfasis normativo se debe interpretar tambin como una prohibicin legal para
elaborar requisitos tcnicos mnimos con la intencin de favorecer a determinados
proveedores, dejando de lado otros que pueden ofrecer bienes, servicios u obras en la
calidadquelaentidadrealmentenecesita,consiguiendoademsunpreciomenor.

Sobre esto ltimo, no debe perderse de vista que el artculo 2 de la Ley seala que el
objeto de dicha norma la Ley es establecer las normas orientadas a maximizar el
valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del
SectorPblico,demaneraquestasseefectenenformaoportunaybajolasmejores
condicionesdeprecioycalidad.

En ese orden de ideas,si el rea usuaria elabora los requisitos tcnicos mnimos con el
propsito de favorecer a determinado grupo de proveedores sin considerar sus reales
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necesidades, est incumpliendo la norma antes citada. Este hecho le generar
responsabilidadesdecarcteradministrativo,civilypenal.

Del mismo modo, la norma citada indica que la elaboracin de las especificaciones
tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano
encargado de las contrataciones de la Entidad. Debern evaluar en cada caso las
alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del
requerimiento.

Precisa adems que esta evaluacin deber permitir la concurrencia de una pluralidad
deproveedoresenelmercadoparalaconvocatoriadelrespectivoprocesodeseleccin.
De otro lado, indica que deber evitarse incluir requisitos innecesarios cuyo
cumplimientoslofavorezcaadeterminadospostores.

Deestamanera,seadviertequeelartculo13delaLeyesconsecuenteconlafinalidad
legalreferidaamaximizarelvalordeldinerodeloscontribuyentes.

Sielreausuaria,encoordinacinconelrganoencargadodelascontratacionesdela
Entidad, establece requisitos tcnicos mnimos que realmente necesita que tenga el
bienoservicioquesolicitayquepermitelaparticipacindeunapluralidaddepostores,
sealcanzarelobjetivoplanteadoporelartculo2delaLey.

Asimismo, las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con los

reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere.
Estas podrn recoger las condiciones determinadas en las normas tcnicas, si las
hubiere. Por ejemplo, cuando el rea usuaria requiere la contratacin del servicio de
seguridad y vigilancia para sus instalaciones, deber recurrir a las normas tcnicas
establecidasparaelcasoporlaDireccinGeneraldeControldeServiciosdeSeguridad,
ControldeArmas,MunicinyExplosivosdeUsoCivilDICSCAMEC.

Enelcasodeobras,lanormativadecontratacionesestablecequesedebercontarcon
la disponibilidad fsica del terreno o lugar donde se ejecutar la misma y con el
expediente tcnico aprobado, y cumplir con los requisitos establecidos en el
Reglamento.

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LaEntidadcautelarsuadecuadaformulacinconelfindeasegurarlacalidadtcnicay
reducir al mnimo la necesidad de su reformulacin por errores o deficiencias tcnicas
querepercutanenelprocesodeejecucindeobras.

Se establece nuevamente la necesidad de elaborar caractersticas atendiendo al

Principio de Razonabilidad antes citado. Esto en la prctica significa que las
caractersticas tcnicas en el caso de obras tambin deben responder a las reales
necesidades de la Entidad, la misma que debe establecer adecuados metrados y
requisitosenelpersonal,acordesconlaobraquesepretendeejecutar.

A manera de ejemplo, presentamos el caso de una municipalidad que pretende

convocar a un proceso de seleccin para la compra de escobas y recogedores. Dicha
Entidadestablececomorequisitostcnicosmnimoslossiguientes:

REQUERIMIENTOSTCNICOSMNIMOS

El proceso queda desierto pues los requisitos tcnicos mnimos no fueron

adecuadamente elaborados: no se indica la cantidad de escobas y recogedores, y las
caractersticas no se encuentran adecuadamente detalladas, por lo que no permite la
presentacindeunapropuestaadecuada.

Si bien es cierto, existe la posibilidad de presentar consultas y observaciones, ello no

ocurreentodosloscasos,comoenlasAdjudicacionesdeMenorCuantaparabienesy
servicios.Nosepresentanlasetapasdeconsultasyobservacionesalasbases.

Acontinuacin,observamoscmofueronmodificadosestosrequisitostcnicosmnimos
paraunasegundaconvocatoria:

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REQUERIMIENTOSTCNICOSMNIMOS

*NOTA:Laentregaserentrespartesenelalmacndelimpiezapblica.

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Recordemosquecuandoelreausuariaelaboralascaractersticastcnicas,stasdeben
serdetalladas.Debeindicarseconprecisinlacantidadycalidaddelosbienes,servicios
yobrasobjetodecontratacin.

B. El rol del rea usuaria en la determinacin del estudio de posibilidades que

ofreceelmercado

Hemos sealado que el rea usuaria es la competente para determinar las

caractersticastcnicas.Precisamenteelartculo12delReglamentoindicaque,sobrela
base de las mismas, el rgano encargado de las contrataciones tiene la obligacin de
evaluarlasposibilidadesqueofreceelmercadoparadeterminarlosiguiente:

1. Elvalorreferencial.
2. Laexistenciadepluralidaddemarcasy/opostores.
3. LaposibilidaddedistribuirlaBuenaPro.
4. La informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de
evaluacin,deserelcaso.
5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que
sevaacontratar,desernecesario.
6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la
contratacin.

El rea usuaria tiene la obligacin de brindar apoyo al rgano encargado de las

contratacionesdelaEntidad,siesqueestadependenciaaslorequiere.Estaafirmacin
sefundamentaenelartculo13delcuerpolegalantescitado,elcualestableceque,para
la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de las contrataciones est
facultadoparasolicitarelapoyoquerequieradelreausuaria,laqueestarobligadaa
brindarlobajoresponsabilidad.

Finalmente, respecto a este punto, la norma indica que cuando se requiera la

contratacin de estudios de preinversin y elaboracin de expediente tcnico y/o
estudio definitivo, el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las
contrataciones, sustentar la convocatoria de los procesos de seleccin cuando tenga
querealizarseporpaquete,oenformaseparada.

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C. ElreausuariaysuvinculacinconelComitEspecial

ElComitEspecialtambinrequierelaparticipacindelreausuariaeneldesarrollodel
procesodeseleccin.

En efecto, durante la etapa de presentacin de consultas y observaciones los

participantes pueden referirse a aspectos que han sido contemplados en las
especificaciones tcnicas, trminos de referencia o en el expediente tcnico los cuales
bajoningunacircunstanciapuedenserrespondidosporelcomitespecialsinlaopinin
previadelreausuaria.

Sibienescierto,unodelosmiembrosdelcomitespecialpertenecealreausuaria,no
debe perderse de vista que dicho miembro no cuenta con la facultad legal suficiente
para reemplazar al rea usuaria en las respuestas relacionadas con los requisitos
tcnicosmnimos,quehansidoelaboradosporesta.

Inclusive, antes de la convocatoria al proceso de seleccin, el comit especial est

facultado para hacer las consultas que estime pertinentes al rea usuaria, siempre que
stasserefieranalrequerimientooalascaractersticastcnicas.

Al respecto, el artculo 31 del Reglamento de la Ley, al precisar las competencias del

Comit Especial, seala que puede consultar los alcances de la informacin
proporcionada en el Expediente de Contratacin y sugerir, de ser el caso, las
modificaciones que considere pertinentes. Cabe precisar que cualquier modificacin
requerir contar previamente con la conformidad del rea usuaria y/o del rgano
encargadodelascontrataciones,segncorresponda.

Igualmente, al momento de la calificacin de propuestas, el Comit Especial tambin

podrrequerirelapoyodelreausuariaaefectosdeverificarsilaspropuestascumplen
conloestablecidoenlosrequisitostcnicosmnimos.

Si el motivo de declaratoria de desierto est referido a las caractersticas del objeto

contractual, el Comit Especial solicitar informacin al rea usuaria, quien adems se
encuentraobligadaadarleelapoyocorrespondiente.

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D. Casosespeciales

1. LabordelreausuariaenelConvenioMarco

El artculo 100 del Reglamento de la Ley seala que cuando el rea usuaria
requiera la contratacin de un bien o servicio deber consultar el Catlogo
ElectrnicodeConveniosMarco.

Precisaademsquesielcatlogocontieneelbienoservicioconlascondiciones
requeridas, las Entidades, a travs del rgano encargado de las contrataciones,
estarnobligadasacontratarlosdelosproveedoresadjudicatarios.Previamente
verificarn la disponibilidad de recursos, en la forma, precio, plazos y dems
condicionesestablecidasenlascorrespondientesfichasdelCatlogoElectrnico
de Convenios Marco, por medio de la emisin de rdenes de compra o de
servicio si los montos contratados corresponden a un proceso de seleccin de
Adjudicacin de Menor Cuanta, y en el caso que los montos contratados
correspondenaprocesosdeAdjudicacinDirecta,LicitacinoConcursoPblico,
mediantelasuscripcindelcontrato.

El Convenio Marco es una modalidad de contratacin a travs de la cual la

EntidadpblicaescogedesdeuncatlogoqueapareceenelSEACEalproveedor
debienesoservicios,yrealizalacontratacindemaneradirectaatravsdeuna
ordendecompra,deservicioocontrato.

Al respecto, debe tomarse en cuenta que el Convenio Marco constituye un

mecanismogilparalacontratacin.PermitealaEntidadnosolamenteescoger
alabrevedadalcontratistasinotambinlamarcadelbien;einclusivefraccionar
lacompraeneltiempoycondistintosproveedores.

Ahorabien,sielreausuariarequiereunbienoserviciocuyascaractersticasson
distintas a aquel que aparece en el catlogo del Convenio Marco, tendr dos
caminosquedebeseguirenelsiguienteordenestricto:

Primero: verificar el catlogo de los bienes y servicios que se

comercializan por la modalidad de subasta inversa a fin de verificar si en
elmismoseencuentraelbienoserviciorequerido.
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Segundo:convocaralprocesodeseleccinquecorrespondadelamanera
clsica.

Enresumen,unavezqueentreenvigencialamodalidaddelConvenioMarco,el
reausuariaalmomentoderealizarsurequerimientodebeverificarsielbieno
servicio con las caractersticas que requiere se encuentre en el catlogo del
conveniomarco.

Luego, en caso no se hallara en el catlogo referido, debe hacer lo propio en el

catlogo de bienes y servicios que se comercializan por subasta inversa y en
ltimo caso, recurrir a la convocatoria por la forma clsica del proceso de
seleccinquecorresponda.

2. Labordelreausuariaenlasexoneraciones

Hemos indicado que el rea usuaria es la responsable de determinar las

caractersticas de los bienes, servicios y obras que requiere para la satisfaccin
desusnecesidadesyelcumplimientodesusmetas.

Asimismo, hemos enfatizado que los requisitos tcnicos mnimos deben

responder a las necesidades reales de la Entidad, en concordancia con el
PrincipiodeRazonabilidad,enarasdelobjetivoplanteadoporlaLey.

Atendiendoaestospuntos,debemostenerencuentaqueexistensituacionesen
las cuales solamente un proveedor cumple con la totalidad de los requisitos
tcnicosmnimosyademselbienoserviciorequeridonoadmitesustituto.

La coyuntura descrita en el prrafo anterior faculta a la entidad pblica para

recurriraunaexoneracindelprocesodeseleccinporlacausalcontempladaen
elartculo131delReglamentodelaLey.

En tal sentido, la referida norma establece que en los casos en que no existan
bienes o servicios sustitutos a los requeridos por el rea usuaria, y siempre que
exista un solo proveedor en el mercado nacional, la Entidad podr contratar
directamente,valedecir,atravsdeunaexoneracindeprocesodeseleccin.

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Enestecaso,ademsdepresentarelrequerimiento,luegodelascoordinaciones
conelrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidad,queleindicarque
solamente un proveedor cumple con los requisitos tcnicos mnimos, el rea
usuaria deber por lo menos colaborar en la elaboracin del informe tcnico
legal sustentando las razones por las que requiere el bien o servicio con
determinadacaractersticaquenopuedesersustituida.

3. Elreausuariaenlaculminacindelcontrato

Elartculo176delReglamentodelaLeyindicaquelaconformidadrequieredelinforme
delfuncionarioresponsabledelreausuaria,quiendeberverificar,dependiendodela
naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones
contractuales,debiendorealizarlaspruebasquefuerannecesarias.

Dicha norma establece que el rea usuaria debe encargarse de emitir el informe que
servircomoinsumoparalaemisindelaconformidad.

En efecto, resulta consecuente que aquella rea que realiz el requerimiento y

estableci los requisitos tcnicos mnimos sea quien determine al final de la ejecucin
contractualquerecibiporpartedelcontratistaaquelloqueefectivamenterequiri.

Enresumen,lasprincipalesfuncionesdelreausuariasonlassiguientes:

Requerirlosbienes,serviciosuobrasdeconformidadconloprevistoenelartculo13de
laLey.
Establecer la cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras; e indicar la finalidad
pblicadelobjetodelacontratacin.
Absolver las consultas y observaciones que se hagan a las caractersticas tcnicas
duranteelprocesodeseleccin.PuedeleerunaopinindelOSCEen:
http://www.osce.gob.pe/userfiles/archivos/28110%20%20MINCETUR%20
%20LP_1_2010.doc
Responsabilizarsedequeelpedidocumplaconlasexigenciaslegalesmencionadas.
Al ser responsable del pedido, lo es tambin del contenido, es decir, de las
caractersticasoespecificacionestcnicasydelostrminosdereferencia.Enestecaso
debetenerencuentalaprohibicindeindicarmarcasonombrescomerciales,patentes,
diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, o de consignar una descripcin
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que oriente la adquisicin o contratacin de marca, fabricante o tipo de producto
especfico.Sloserposiblesolicitarunamarcaotipodeproductodeterminado.

II. ElrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidad(OEC)

A. Definicin

LanormativasobrecontratacionesdelEstadoestablecequeelrganoencargadodelas
contratacionesesaqulrganoounidadorgnicaquerealizalasactividadesrelativasa
lagestindelabastecimientoalinteriordeunaEntidad.

EnlasentidadespblicasesconocidacomoLogsticaoAbastecimiento.Puedetener
lacategoradegerencia,oficina,unidad,reaoequipo.Ellodependedelasnormasde
organizacininterna.

El citado rgano juega un papel preponderante en la contratacin estatal. Junto con el

rea usuaria y el comit especial sern las responsables de llevar adelante una
contratacineficientedentrodelmarconormativoaplicable.

Actualmente,elartculo6delaLeysealaquelosfuncionariosyservidoresqueformen
parte del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, debern estar
capacitadosentemasvinculadosconlascontratacionespblicas.

Adicionalmente,elartculo5delReglamentodelaLeyestablecequelosfuncionariosy
servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razn de
susfuncionesintervienendirectamenteenalgunadelasfasesdecontratacin,debern
serprofesionalesy/otcnicosdebidamentecertificados,debiendoreunircomomnimo
lossiguientesrequisitos:

1. Capacitacintcnicaencontratacionespblicasogestinlogsticaengeneral,no
menoraochenta(80)horaslectivas;
2. Experiencialaboralengeneral,nomenoratres(3)aos;
3. Experiencialaboralenmateriadecontratacionespblicasoenlogsticaprivada,
nomenordeun(1)ao.

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Conforme se advierte de las referidas normas, es necesario que los funcionarios y
servidoresdelrganoobjetodecomentarioestncapacitadosnosolamentedemanera
terica sino tambin prctica, en temas de contratacin pblica o gestin logstica en
general.

Este requisito legal tiene como finalidad que los rganos encargados de las
contrataciones cuenten con personal calificado que permita a la Entidad satisfacer sus
necesidadesdebienes,serviciosyobrasparaelcumplimientoadecuadoyoportunode
lasmetasyfinalidadesplanteadas.

Unrganoencargadodelascontratacionesconformadoporpersonascalificadasenlas
condicionesprevistasseconvertirenunprincipalaliadodelasreasusuariasantesque
enunadependenciaburocrticaqueretrasalascontratacionesrequeridasynoejecuta
adecuadamenteelPlanAnualdeContrataciones.

De otro lado, la norma establece que esta capacitacin deber ser para aquellos
funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que intervienen
directamenteenalgunadelasfasesdelacontratacinestatal.

Esto ltimo debe entenderse como el hecho de que solamente estn obligados a ser
capacitados los servidores y funcionarios del rgano encargado de las contrataciones
cuyalaborserelacionesestrictamenteconlacontratacindeunbien,serviciouobra.

A manera de ejemplo, podemos indicar que debern recibir esta capacitacin los
funcionariosyservidoresdelrganoencargadodelascontratacionesqueseencarguen
de elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, participen como
miembros del comit especial y realicen actividades vinculadas a la supervisin de la
ejecucincontractual.

Sinperjuiciodeloestablecidoporlanormativa,esrecomendablequelacapacitacinse
realice tambin a otros rganos de las entidades como reas Usuarias, rgano de
Control Institucional, Asesora Jurdica, Secretara General, Gerencia General, Titulares
de Pliego entre otros, puesto que de esa manera se podrn unificar criterios entre las
distintas dependencias de la Entidad, lo que redundar en un mejor manejo de las
compraspblicas.

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Asimismo,enlafasedeprogramacinyformulacindelPresupuestoInstitucional,cada
una de las dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la
normativacorrespondiente,susrequerimientosdebienes,serviciosyobras,enfuncin
desusmetaspresupuestariasestablecidas,sealandolaprogramacindeacuerdoasus
prioridades.

Paradichofin,lasEntidadesutilizarnelCatlogonicodeBienes,ServiciosyObrasque
administra el OSCE, siendo el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad
responsabledeestaactividad.

Los requerimientos sern incluidos en el cuadro de necesidades que ser remitido al

rgano encargado de las contrataciones para su consolidacin, valorizacin y posterior
inclusinenelPlanAnualdeContrataciones.

Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el rgano encargado de las

contrataciones revisar, evaluar y actualizar el proyecto de Plan Anual de
Contrataciones, sujetndolo a los montos de los crditos presupuestarios establecidos
enelcitadoPresupuestoInstitucional.

En este punto resaltan las acciones del rgano encargado de las contrataciones de la
Entidad, que tiene a su cargo la recepcin de los requerimientos en el cuadro de
necesidadesparaconsolidarlos,establecerelvalorestimadoyluegoincluirlosenelPlan
AnualdeContrataciones.

Para efectos de la valorizacin de los requerimientos del rea usuaria se debe realizar
una indagacin de mercado y realizar el debido sustento del valor estimado con
cotizaciones. Posteriormente, al momento de realizar los actos preparatorios deber
efectuarse el estudio de posibilidades que ofrece el mercado y este valor estimado no
podrserconsideradocomounafuenteparaelindicadoestudio.

Asimismo, la normativa exige que los montos considerados en el Plan Anual de

Contrataciones se sujeten a los montos considerados para el caso en el Presupuesto
Institucional. De encontrarse algn tipo de diferencia, debe adoptarse las acciones
necesariasafinqueelPlanAnualdeContratacionesnosupereelmontoprevistoenel
presupuestoinstitucional.

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Por otro lado, el artculo 8 del Reglamento de la Ley establece que el Plan Anual de
Contratacionesaprobadoestaradisposicindelosinteresadosenelrganoencargado
de las contrataciones de la Entidad y en el portal institucional de sta, si lo tuviere.
Dicho plan puede ser adquirido por cualquier interesado al precio equivalente al costo
dereproduccin.

Esta disposicin del reglamento guarda concordancia con el Principio de Transparencia

contempladoenelartculo4acpiteh)delaLey.

Elcostodereproduccinnicamentedebeserconsideradocomoelgastoqueincurrir
laEntidadenfotocopiarelPlanAnualdeContrataciones.Nosetomarencuentaotros
gastoscomopersonal,electricidad,gastosadministrativosentreotros.

Otra obligacin que contempla la Ley la encontramos en su artculo 7, el cual dispone

que el Expediente de Contratacin quede bajo custodia del rgano encargado de las
contrataciones,conformeseestablezcaenelReglamento.

De otro lado, el artculo 10 del Reglamento establece que el rgano encargado de las
contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de
Contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit
Especial.Dichacustodiaimplicamantenerunadecuadosistemadearchivoquepermita
conservarelexpedientedecontratacinenbuenascondiciones,porunperiodomucho
mayoradiez(10)aos.

Asimismo el Reglamento dispone que el rgano encargado de las contrataciones de la

Entidad es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario
competente para su aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna.
Previamentedeberverificarqueefectivamentecontienelossiguientesdocumentos:

1. Requerimiento acompaado de las caractersticas de los bienes, servicios y obras

plasmadosenlasespecificacionestcnicas,trminosdereferenciaoexpedientetcnico,
respectivamente. En el caso de obras adems debe contarse con la viabilidad en el
marcodelSistemaNacionaldeInversinPblica.

2. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en los trminos previstos en la

normativasobrecontratacionesdelEstado.
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3. Disponibilidadpresupuestal.

EssumamenteimportantequeelrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidad
verifique la existencia de los documentos antes enumerados, pues constituyen
elementosindispensablesparalaaprobacindelExpedientedeContratacin.

En otras palabras, si la Entidad no cuenta con los documentos antes citados, resulta
legalmenteimposibleaprobarelexpedientedecontratacin.

Por otro lado, en el caso que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva
convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin
sloencasoquehayasidomodificadoenalgnextremo.Estamodificacinserefierea
cualquiercambioproductodelanlisisdelascausasquedeclararondesiertoelproceso
de seleccin; como es el caso de la modificacin de algn extremo de los requisitos
tcnicos mnimos, del valor referencial o de las bases respecto de la convocatoria
anterior.

B. Lalabordelrganoencargadodelascontratacionesenladeterminacindelas
caractersticastcnicasdelosbienes,serviciosyobrasacontratar

La formulacin de las especificaciones tcnicasdeber serrealizada por el rea usuaria

en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Deber
evaluarse en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el
mercadoparalasatisfaccindelrequerimiento.

Esta evaluacin deber permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el

mercado para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin. Por tanto, debe
evitarse la inclusin de requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a
determinadospostores.

Por tal motivo, el rgano encargado de las contrataciones debe empezar a elaborar el
estudio de posibilidades que ofrece el mercado inmediatamente despus de recibir el
requerimiento.

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Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el rgano
encargado de las Contrataciones tendr la oportunidad de revisar qu extremos de las
caractersticas tcnicas deben ser objeto de modificacin; de manera tal que la
contratacin se enmarque en los estndares planteados para el caso por la normativa
sobrecontratacinpblicavigente.

En esta parte de la fase de actos preparatorios, el rgano encargado de las

contrataciones juega un papel fundamental: conforme a sus competencias, es el
encargado de verificar entre otros, la pluralidad de potenciales postores a partir de los
requisitos tcnicos mnimos. De no presentarse esta situacin, deber comunicar
inmediatamentealreausuariaquextremodelasespecificacionestcnicasotrminos
de referencia deber ser modificado para evitar que la contratacin se dirija a un solo
proveedor.

Del mismo modo, en este momento el rgano encargado de las contrataciones podr
indicarlealreausuariaculessernlosextremosquerequierenserafinados,demodo
talquepuedanescogerlasmejoresalternativasqueofreceelmercado.

Por ejemplo, en el caso de la compra de bienes, el rea usuaria podra requerir, de

manerainvoluntaria,unacaractersticaqueseencuentradescontinuadaenelmercado
que ha sido reemplazada por una ms evolucionada. En este supuesto, en virtud a la
coordinacindispuestaenlanormativasobrecontratacinpblica,elrganoencargado
delascontratacionesdelaEntidadestenlaobligacindeindicaralreausuariacules
son los ajustes que debe hacer en sus especificaciones, para retirar la caracterstica
descontinuadayconsideraraquellaqueseencuentravigenteenelmercado.

Precisamente, como ya lo mencionamos anteriormente, el Artculo 11 del Reglamento

de la Ley, al ocuparse de las caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar, indica
que el rea usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas,
condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el
cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla de acuerdo a lo
indicadoenelArtculo13delaLey.

Asimismo,lacitadanormaacotaqueelrganoencargadodelascontrataciones,conla
autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que
ofreceelmercado,podrajustarlascaractersticasdeloquesevaacontratar.
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Estanormaesconsecuenteconlacoordinacinquedebeexistirentreelreausuariay
el rgano encargado de las Contrataciones de la Entidad para realizar los ajustes
necesarios en los requisitos tcnicos mnimos; pero no debe perderse de vista que la
responsablefinaldeladeterminacindelascaractersticastcnicaseselreausuaria.

Sobre esto ltimo, debe tenerse en consideracin que si el rea usuaria cuenta con el
sustento tcnico necesario para establecer en su requerimiento una o ms
caractersticas que solamente las cumple un proveedor y que adems se trata de un
bienoservicioquenoadmitesustituto,entoncescorrespondeiniciareltrmiteparala
exoneracincontempladaenelartculo20acpitee)delaLey.

Ahora bien, la contratacin de esta eventual exoneracin se realizar conforme al

procedimiento establecido en el artculo 135 del Reglamento de la Ley. Dicha norma
establece que la contratacin del bien, servicio u obra objeto de la exoneracin, ser
realizada por el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad o el rgano
designadoparaelefecto.

En otras palabras, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad estar a

cargo de realizar el procedimiento de exoneracin, a menos que en el documento que
apruebelamismasedesigneaotradependencia.

C. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las

contratacionesdelaEntidad

Elartculo19delaLeyestablecequeelrganoencargadodelascontratacionesencada
Entidad es responsable en caso del incumplimiento de la prohibicin a que se refiere
dichoartculo.

La norma citada establece la responsabilidad ante un eventual fraccionamiento el cual

consiste segn el artculo 20 del Reglamento en la prohibicin de dividir una
contratacinparadarlugaralcambiodeltipodeprocesodeseleccin.

Esta responsabilidad legal obliga al rgano encargado de las contrataciones de la

Entidad a realizar un estricto control de los requerimientos enviados por las distintas
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reasusuariasalolargodeunejerciciopresupuestal,afindedeterminarculesrepiten
elpedidoypodrangenerarunfraccionamiento.

Sin perjuicio de esta obligacin legal, debe tenerse en consideracin que el citado
artculo 20 ha considerado supuestos en los cuales, no obstante encontrarnos ante un
caso de fraccionamiento, la norma ha estimado pertinente tomarlo como una
excepcin.Dichoscasossonlossiguientes:

1.Cuando estando acreditada la necesidad en la etapa de planificacin, la Entidad

restringi la cantidad a contratar por no disponer a dicha fecha la disponibilidad
presupuestal correspondiente; situacin que vara durante la ejecucin del Plan Anual
de Contrataciones al contarse con mayores crditos presupuestarios no previstos,
provenientes de, entre otros, transferencias de partidas, crditos suplementarios y
recursospblicoscaptadosopercibidosdirectamenteporlaEntidad.

2.EnelcasoqueconposterioridadalaaprobacindelPlanAnualdeContrataciones,surja
una necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada, la cual deber
ser atendida en su integridad a travs de una contratacin, salvo que respecto de la
contratacinprogramadaaunnosehayaaprobadoelExpedientedeContratacin.

3.Cuando se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de procesos de

seleccin con objetos contractuales distintos o en el caso que concurran procesos de
seleccin con contratos complementarios, exoneraciones o con procesos bajo
regmenesespeciales.

4.TratndosedeunacontratacinefectuadaatravsdelCatlogodeConveniosMarco.

5.En caso se requiera propiciar la participacin de las microempresas y pequeas

empresas, en aquellos sectores donde exista oferta competitiva, siempre que sus
bienes, servicios y obras sean de la calidad necesaria paraque la Entidad se asegure el
cumplimiento oportuno y los costos sean razonables en funcin a las condiciones del
mercado.

Esmuyimportantequeelreausuaria,rganoencargadodelascontrataciones,rgano
de control institucional, rea legal y dems dependencias de la Entidad encargadas de
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analizar la existencia de fraccionamiento conozcan claramente estas excepciones, a fin
deevitarretrasosenlacontratacinprogramadaporlaEntidad.

Asporejemplo,siunreausuariaquefuecreadaluegodelaaprobacindelPlanAnual
deContrataciones,realizdurante10mesesenelaohizolacompradetnerparasus
impresoras, a razn de S/ 1,000.00 (Un mil con 00/100 nuevos soles) en cada compra;
noseconfigurafraccionamientoporquelacontratacinnofuedivididaparacambiarde
tipodeprocesodeseleccin.

En efecto, en el caso antes sealado, la contratacin para todo el ao de tner para

dicha rea usuaria asciende a la suma de S/ 10,000.00 (Diez mil con 00/100 nuevos
soles).Dichacontratacinseencuentrafueradeunprocesodeunseleccinenvirtudal
acpiteh)delnumeral3.3delartculo3delaLey.

En cambio, si la compra de tner hubiera sido por una suma mayor a tres (3) UIT, se
hubiera configurado el fraccionamiento, pues se dividi la contratacin para evitar
realizarelprocesodeseleccinquecorresponde.

Un tpico caso de fraccionamiento lo encontramos cuando por ejemplo, se pretende

comprar medicamentos para todo el ao pero se divide la contratacin, y se requiere
mensualmente los medicamentos necesarios para cubrir la necesidad de los prximos
treintadas.

D. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del

valorreferencial

El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad tiene bajo su competencia

tambin la determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Al
respecto, debe tenerse en consideracin que, al elaborar el citado estudio, el referido
rganodeterminarlosiguiente:

1.Elvalorreferencial.
2.Laexistenciadepluralidaddemarcasy/opostores.
3.LaposibilidaddedistribuirlaBuenaPro.
4.Informacinquepuedautilizarseparaladeterminacindelosfactoresde
evaluacin,deserelcaso.
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5.Lapertinenciaderealizarajustesalascaractersticasy/ocondicionesdeloquese
vaacontratar,desernecesario.
6.Otrosaspectosnecesariosquetenganincidenciaenlaeficienciadelacontratacin.

Asimismo,lanormativasobrecontratacinpblicaobligaqueelindicadoestudiotome
encuentapresupuestosycotizacionesactualizados.Estosdebernprovenirdepersonas
naturales o jurdicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria,
incluyendo fabricantes cuando corresponda; o a travs de portales y/o pginas Web,
catlogos,entreotros.Deberemplearsecomomnimodos(2)fuentes.

Es importante que los funcionarios y servidores del rgano encargado de las

contratacionesdelaEntidadconozcanque,cualquierafueraelnmerodecotizaciones
que hayan conseguido, nicamente poseen una fuente y que slo de manera
excepcionalpodrnelaborarunestudiodeposibilidadesqueofreceelmercadoconuna
solafuente.

La normativa establece que tambin tomar en cuenta, cuando la informacin est

disponible, los precios histricos, las estructuras de costos, las alternativas existentes
segn el nivel de comercializacin, los descuentos por volmenes, la disponibilidad
inmediata de ser el caso, las mejoras en las condiciones de venta, las garantas y otros
beneficios adicionales, as como tambin la vigencia tecnolgica del objeto de la
contratacindelasEntidades.

Para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de las contrataciones

est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que estar
obligadaabrindarlobajoresponsabilidad.

E. Suscripcindelcontrato

Otra importante labor que el rgano Encargado del as Contrataciones tiene a su cargo
es precisamente la suscripcin de los contratos una vez que la buena pro ha quedado
consentidaoadministrativamentefirme.

Cuando la buena pro del proceso de seleccin ha quedado consentida o

administrativamentefirme,elComitEspecialdebeentregarelexpedientedelproceso
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deseleccinalrganoencargadodelascontratacionesdelaEntidadafinqueelmismo
puedacitaralcontratistaparalafirmadelcontrato.

El procedimiento para la firma de contrato se realizar conforme a lo previsto por la

normativa,teniendoencuentaelobjetoytipodeprocesoconvocado.

III. ElComitEspecial

A. Definicin

Antes de definirlo, les presentamos el siguiente caso: Una institucin especializada en

oftalmologa, saturada por la cantidad de pacientes, obtuvo el presupuesto para
construir algunos consultorios adicionales y otros ambientes necesarios. Cuando su
director, acompaado de sus asesores, estuvo seguro de que estaban dadas las
condiciones para iniciar el proceso de contratacin de la obra, design a tres mdicos
oftalmlogosparaqueintegrenelComitEspecial.

Supresidente,tanprontorecibielExpedientedeContratacin,convocasuscolegas
para elaborar las bases administrativas y, cuando empezaron a analizar la informacin
queseleshabaproporcionado,quedaronsorprendidosporlacantidaddedocumentos
que estaban contenidos en dos archivos voluminosos. Al observar el contenido
encontraron, entre otros datos, la memoria descriptiva, las partidas, los metrados, el
anlisisdepreciosunitariosylosplanosdelafuturaedificacin.

Cerraronlostomos,losataronenunpaqueteconformeleshabanentregadoysubieron
a la oficina del director quien estaba imaginando cmo se vera la placa de bronce
grabada con la inscripcin Pabellones construidos en la gestin del Dr. ., pero su
pensamiento fue interrumpido por la llamada de su secretaria que le anunci la
presencia de los miembros del Comit Especial de la obra. Que pasen, dijo, un poco
irritado.Entoncesingresaron.

ElpresidentedelComitEspecialcoloclosfilesdelexpedientetcnicoenelescritorio
deldirector,losabriyubiclaspginasquecontenanlaspartidasymetrados,adems
de las que contenan los planos y habl: Seor director qu somos nosotros?
Oftalmlogos, lo mximo en aspectos de la visin y, sealando los documentos,
continu,peroenestecasonolavemos[3].
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Este caso nos permite reconocer que el nico criterio que debera tomarse en cuenta
para constituir un Comit Especial es el conocimiento y experiencia de las personas
elegidas, tanto en la naturaleza del bien, del servicio o de la obra como en asuntos
legales propios de la contratacin pblica. Optar por esta alternativa, siempre ser
beneficioso, porque se minimizar los riesgos de adquirir productos o servicios
indeseables as como la posibilidad de impugnaciones y de causas de nulidad del
procesodeseleccin.

LanormativaquerigelascontratacionesdelEstadoestipulaqueelComitEspecialesel
rgano facultado para elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de
seleccin, desde su convocatoria hasta su culminacin con el consentimiento de la
buenaproosucancelacin.

EstintegradoportresmiembrosysudesignacinestacargodelTitulardelaEntidad
o de otro funcionario a quien el primero le haya delegado esa funcin. Sus integrantes
debern estar identificados con nombre propio y con indicacin expresa de la persona
quelopresidir.Igualmente,debernominarsetantossuplentescomotitularessehaya
designado..

El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular (ad hoc) o para
ms de uno (permanente). Esta ltima designacin slo es posible en adjudicaciones
directasydemenorcuanta.

Elencargoparadesempearlafuncindelcomitespecialesirrenunciable[1].

B. RequisitoslegalesparaconformarelComitEspecial

LadesignacindeberealizarsemediantedocumentoescritofirmadoporelTitulardela
Entidad o por el funcionario a quien se hubiese delegado tal facultad. Puede ser para
msdeunprocesodeseleccin.

Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin expresa
de quien ejercer como presidente. En el mismo documento deber precisarse el
nombre de los suplentes y su respectiva correspondencia con los titulares para el caso
dereemplazo.
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Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a Logstica y cualquiera de
losmiembrosdebetenerconocimientotcnicosobreelobjetodelaconvocatoria.

Si en la Entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se deber

contratarlo en calidad de experto independiente[4]. Asimismo, mediante convenio,
ste puedeprovenir deotra entidad pblica, encuyo caso se requiere autorizacin del
Titulardeestaltima.

No pueden ser miembros del Comit Especial: el Titular de la Entidad; los funcionarios
queejerzanfuncionesdecontrolofiscalizacin,exceptopersonaldelrganodecontrol
interno cuando ste sea el rea usuaria; los funcionarios que hayan aprobado el
Expediente de Contratacin o las bases, o que tengan que resolver el recurso de
apelacindelprocesoencurso;ylosfuncionariosqueensucalidaddemiembrosdeun
ComitEspecialhubierensidosancionadosporresolucindebidamentefundamentada.

DejardesermiembrodelComitEspecialquienseasancionadoconposterioridadasu
designacin.

Si el proceso de seleccin se llevara a cabo con las disposiciones contenidas en el

Decreto Legislativo N 0782009, el Comit Especial debe ser designado en un plazo
mximodedos(02)dasdespusdehaberseaprobadoelExpedientedeContratacin.

C. CambiodelosmiembrosdelComitEspecial

Los miembros del Comit Especial slo podrn ser cambiados por razones de caso
fortuito o fuerza mayor; es decir, por situaciones naturales o humanas que hagan
imposibleelcumplimientodesufuncin,talescomoenfermedad,muerte,culminacin
delcontrato,ceseenlasfunciones,entreotros.

Laremocindeberhacersemediantedecisinescritaymotivada.Eneldocumentode
remocinsenombrarsureemplazo.

D. Reemplazoporlossuplentes
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Encasodeausenciadelmiembrotitular,porcausasimprevistas,serreemplazadopor
uno de los suplentes de manera definitiva. Adems, deber evaluarse el motivo de la
ausencia para determinar responsabilidades, si fueran justificadas. Previa autorizacin,
quienfueratitular,podrocuparelcargodemiembrosuplente.

E. TiposdeComitEspecial

1. Permanente

Es nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones directas y las de menor
cuantaquesevayanaconvocarenelcursodelao.

2. AdHoc(paraunprocesoespecfico)

Selonombraparaquellevenacabounalicitacinpblicaounconcursopblico.
Enadjudicacionesdirectasydemenorcuantapuededesignarseunocuandosea
necesario.

F.DerechosdelComitEspecial

Sus miembros tienen derecho a ser notificados con su nominacin, y su presidente, a

recibirelExpedientedeContratacindebidamenteaprobado.
PuedenrealizarconsultasacercadelcontenidodelExpedientedeContratacin,realizar
observaciones y sugerir modificaciones. Si se aceptara esto ltimo, es necesario que el
ExpedientedeContratacinvuelvaaaprobarse.
El Comit Especial tiene la facultad de exigir la colaboracin de cualquier oficina
orgnicadelaEntidadparaelmejordesempeodesusactividades.
Tiene derecho a su plena autonoma como correlato de la responsabilidad que se le
asigna.
Puede proponer las modificaciones del contenido del Expediente de Contratacin,
aunquesuaprobacindeberrealizarlaslamismaautoridadqueloaprob.
PuedeobservarelvalorreferencialycomunicardichasituacinalaoficinadeLogstica.
SiestalaaceptadebeseraprobadoporelfuncionarioquediovistobuenoalExpediente
deContratacinysolicitarselacertificacinpresupuestal.
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Sus miembros no pueden ser removidos de sus cargos; salvo por caso fortuito, fuerza
mayorofaltagravedebidamenteacreditada.

En la realidad, la mayora de personas que conforman un Comit Especial pocas veces

sonexpertosenasuntosdecontratacin;porloqueresultanaturalqueseleshayadado
la facultad de exigir la asesora de cualquier otro rgano, funcionario o servidor de la
Entidadaefectosdellevarcorrectamenteeltrabajoqueselehaencomendado.

Por otro lado, es lgico suponer que una gran responsabilidad tenga como correlato la
autonomaenelejerciciodesusfunciones.

LatentacindeseduciropresionaralComitEspecialporpartedediversaspersonas
interesadasenelnegocioquevaimplcitoentodoprocesodeseleccin,siempreestar
presente.Laraznresideenquefinalmente,enlasmanosdeste,dealgnmodoest
la adjudicacin de contratos, cuyos montos van desde unos pocos miles a varios
millones de nuevos soles. En ese sentido, el Comit Especial tiene que gozar de
autonoma e independencia; pero tambin es su deber hacerla respetar, de otro modo
no podr alegar violacin de su fuero, sino que se habr convertido en cmplicede las
accionesilcitas.

G. DeberesyresponsabilidadesdelComitEspecial

Eldasiguientedesudesignacin,elpresidentedelComitEspecialdebeconvocaralos
demsmiembrosparasuinstalacin.
Elaborarlasbasesadministrativasdelprocesodeseleccin.
Conducirelprocesodeseleccinhastasuculminacin.
Tomardecisionesconlapresenciadetodossusmiembros,ningunodeloscualespuede
abstenersedeemitirsuvoto.Losacuerdospuedenserunnimesopormayora.
Susdecisionesdebenconstarenactas.
La responsabilidad por las decisiones tomadas alcanza a todos y cada uno de los
miembros;salvoquealgunodeelloshayavotadoencontra.
Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el Expediente de
Contratacin y de las propuestas de los postores; en tanto no se hubiesen abierto o
hecho pblicas para su evaluacin en la fecha y hora previstas en el calendario del
procesodeseleccin.Unavezproducidoesteevento,cesaeldeberdeconfidencialidad
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yapareceeldetransparencia,envirtuddelcualsedeberpermitirquecualquierpostor
revisetodalainformacingeneradaeneltranscursodelprocesodecontratacin.
Advertencia!Elcomitespecial,deoficioporcuentapropianopuedemodificarlas
bases.

H. ElComitEspecialtambinesresponsabledelosrequisitosmnimos

LasnormasqueregulanlascontratacionesdelEstadonoestablecenresponsabilidaddel
Comit Especial respecto de los requisitos mnimos; pero s los rganos de control. Los
auditores sustentan su posicin en dos criterios: el primero tiene su origen en las
Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), segn las cuales, los funcionarios y
servidores pblicos deben desempear sus funciones con la debida diligencia, cuyo
concepto,sumamenteamplioydeapreciacinsubjetiva,alcanzapararesponsabilizara
cualquier persona que haya tenido alguna vinculacin con el procedimiento de
contratacin. El segundo, tiene que ver con la conformacin del Comit Especial, que
por mandato legal debe tener entre sus miembros, por lo menos, un experto en el
objetodelcontrato.

I. FuncionesdelComitEspecial

Elaborarlasbasesadministrativasdelprocesodeseleccin.
Llevar a cabo el proceso de seleccin desde su convocatoria hasta su culminacin,
que ocurre en los siguientes supuestos: con la confirmacin de la buena pro,
cancelacin del proceso, el postor ganador renuncie a la buena pro por causas
atribuibles a la entidad y cuando no se firme el contrato por razones de recorte
presupuestal especficas para el proceso o porque haya desaparecido la
necesidad[5].
A primera vista, las funciones parecen sencillas; sin embargo, ambas requieren
conocimiento y experiencia en logstica y en las normas que regulan las
contratacionesdelEstado;pues,aunqueselesproveededeterminadainformacin,
estensusmanoscompletarlahastaconvertirlaenunaofertavlida,firme,seriay,
sobretodo,paralosfinesbuscados.

ElejerciciodelalaborcomomiembrodeunComitEspecialimplicanecesariamenteel
conocimiento de los derechos y deberes; los primeros para exigirlos y los otros para
cumplirlos.
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J. Fuentesdeinformacinparaelaborarlasbasesadministrativas

Si asumimos que las bases, esencialmente, estn estructuradas en tres partes

principales:reglasdelprocesodeseleccin,requisitosmnimosyfactoresdeevaluacin,
elComitEspecialrecurriralassiguientesfuentesdeinformacin:

1. Reglasdelprocesodeseleccinyejecucindelcontrato

Lafuentedeinformacinprincipalsonlasbasesestandarizadaspublicadasporel
OSCE,enlasquesehasistematizadolasreglasfijadasenelReglamentoqueson
aplicables a los procesos de seleccin. A ellas deben aadirse la informacin
propiadelainstitucinylaqueconstaenelExpedientedeContratacin.

2. Requisitosmnimos

La fuente de informacin es el Expediente de Contratacin y las normas legales

queregulanelobjetodelprocesodeseleccin.

3. Factoresdeevaluacin

La fuente de informacin es el Reglamento; pero el aporte de la experiencia de

los miembros del Comit Especial es fundamental. En realidad, los factores de
evaluacinconstituyenelnicoaporterealdelComitEspecialydeloscualeses
elnicoresponsable.

Acontinuacinlespresentamoselsiguientecaso:

Un organismo pblico necesitaba adquirir agua para el consumo de sus servidores y

funcionarios.Elpedidoestimadofuede50000litrosparaunao.Conestainformacin,
laoficinadelogsticarealizelestudiodemercadoysolicitcotizaciones.

Las respuestas recibidas fueron diversas: algunas compaas cotizaron por botellas de
650ml,otrasporenvasesdelitroyotrasporenvasesdeveintelitros.Enestemomento,
se dieron cuenta, en la entidad, de que haca falta definir el tamao del envase y
decidieronadquirirellquidoenbotellasde650ml.
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Alrevisarlainformacinrecibidadelosproveedoresquecotizaronelvolumenelegido,
encontraron que uno de ellos haba ofrecido un precio bastante cmodo y decidieron
que ese sera el valor referencial. Cuando, a criterio de la oficina de logstica, el
expedientedecontratacinestabacompleto,pidieronsuaprobacinylaobtuvieronsin
contratiempos,puesalfinyalcabosetratabadecompraragua.

ElComitEspecial,luegoderecibirelExpedientedeContratacinaprobadoysinhacer
ningn reparo a su contenido, elabor las bases. Una vez obtenida su conformidad,
public la convocatoria en el SEACE. Pas la etapa de consultas y observaciones; no
producindose ninguna de ellas. Este hecho fue considerado como un sntoma de un
proceso ejemplar; de modo que slo caba esperar la fecha de presentacin de ofertas
en las que, estaban seguros, tendran una buena ruma de sobres y otra de muestras,
estasltimaspedidasparaasegurarlacalidaddelproducto.

En la fecha prevista para la presentacin de propuestas y al cierre del horario

establecido, slo haba una oferta y una muestra; la misma que, luego de una rpida
mirada, fue descalificada. Los evaluadores consideraron que el producto no reuna las
caractersticas de calidad, entre ellas, el registro sanitario: Procedieron a redactar el
actadelresultado,queincluyladeclaratoriadedesiertodelprocesodeseleccin.

Posteriormentesecomunicaronconlosdistribuidoresdeaguademarcasconocidas,con
lafinalidaddeconocerlasrazonesdesuausenciaenelproceso.Elloslesdijeronqueel
valorreferencialnorepresentabaelcostodemercado.

Dos das despus, cuando en la oficinadelrganodecontrolinternoseacabelbidn

de agua, pidieron su reemplazo; pero en la oficina de logstica les comunicaron que no
disponandelproducto.Asimismolesprecisaronqueelprocesoparaadquirirlosehaba
declarado desierto por falta de postores; pero que no se preocuparan, porque en tres
das, como mximo, tendran el preciado lquido en envases individuales para saciar su
sed.

Esta respuesta llam la atencin de los auditores, quienes solicitaron una aclaracin
acerca de los envases individuales. La respuesta fue que se iba a comprar agua en
botellasde650ml.

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Al da siguiente, la oficina de Administracin recibi un memorando, en el que se les
pedaquejustifiquenlarazndecompraraguaenelenvaseantescitado;pueslocomn
yrazonableesqueseadquirieraenrecipientesde20litros,comosehacanormalmente
ycuyocosto,adems,eramuchomenor.

La oficina de Administracin, advertida del error, solicit al Titular de la Entidad la

declaratoria de nulidad del proceso de seleccin. La obtuvo, pero previa llamada de
atencin y cuando la registaron en el SEACE, encontraron que el postor descalificado
haba presentado un recurso de apelacin, porque consideraba que las razones
expuestaspararechazarsuoferta(carenciaderegistrosanitario)noestabaprevistoen
lasbases,demodoquenohubomsremedioqueesperarlaratificacindelanulidad,
previotrmitedelaimpugnacin.

Qufallenesteprocesodeseleccin?Enprimerlugar,laoficinadelogstica(OEC)no
hizo un trabajo logstico, sino uno de aprovisionamiento; es decir, se limit a procesar
un pedido sin importar el porqu ni para qu. Una necesidad de este tipo debi haber
sido parte de las decisiones estratgicas de la institucin representada en la
optimizacindelosrecursoshumanos.Sehabraprevisto,entonces,lacompradelagua
necesaria para el personal de la Entidad, as como la cantidad, la calidad, la forma de
presentacin,lascondicionessanitarias,entreotrosdatosquehabranservidoparaque
elrequerimientodecompraseaunpedidobienelaborado.

Deotrolado,laoficinadelogstica(OEC)alnohaberrealizadounacorrectagestindel
pedido (tamao de envase y condiciones sanitarias) llev a cabo un deficiente estudio
demercado,loquegenerunvalorreferencialsubvalorado;esdecir,elExpedientede
Contratacinnofueelaboradodemaneracorrecta.

A su turno, el rgano encargado de conducir el proceso de seleccin no hizo ninguna

evaluacindelExpedientedeContratacin,nosepercatdesusdeficienciasytraslad
su contenido al texto de las bases, las que, debido a la ausencia de consultas y
observaciones,estabanirremediablementeviciadasdenulidad.

Esteejemplosencilloilustratresaspectosfundamentalesdelosactospreparatoriosdel
proceso de contratacin pblica, de cuya calidad depende, finalmente, el resultado
buscado;puesunExpedientedeContratacinbienelaboradogarantizalacalidaddelos
productosquesevaacontratar,lascondicionesdelatransaccincomercialyelprecio
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correcto; asimismo, un Comit Especial, elegido sobre la base de criterios tcnicos,
permitir que las bases administrativas sea un texto coherente y objetivo que
promuevaunprocesodeseleccintransparente.

[1]Art.20delaLeyy27al34delReglamento.
[2]Art.34delReglamento.
[3] Esta ancdota es contada por el Ing. Miguel Salinas Seminario, consultor de obras y expositor en
temasdecontratacinpblica.
[4]Art.28delReglamento.
[5]Art.27delReglamento.