Caracteristicile organizarii contabilitatii veniturilor, cheltuielilor si

rezultatelor
INTRODUCERE


1. Scopul i obiectivele lucrrii

Problematica abordat n cadrul lucrrii surprinde aspecte ce privesc contabilitatea
financiar a veniturilor, cheltuielilor i rezultetelor n cadrul societii Chiulescu Prod SRL,
precum i aspectele de natur teoretic, metodologic i aplicativ, inclusiv abordarea fiscal a
acestora.
Lucrarea ncepe cu o scurt prezentare a societii Chiulescu Prod S.R.L. din punct de
vedere al obiectului de activitate, al rezultatelor obinute, resurse umane, furnizori, concuren,
dup care este structurat n trei capitole:
fundamente teoretice privind cheltuielile, veniturile, rezultatele;
organizarea contabilitii cheltuielilor, veniturilor i rezultatelor la S.C. Chiulescu Prod
S.R.L.;
analiza indicatorilor economico-financiari privind cheltuielile, veniturile i rezultate.
Deoarece analiza global a cheltuielilor permite cunoaterea produselor, activitilor care
contribuie la ameliorarea sau degradarea rezultatelor ntreprinderii, analiza indicatorilor
economicofinanciari privind cheltuielile, veniturile i rezultatele este structurat astfel:
necesitatea analizei indicatorilor economico financiari;
analiza pe baza contului de profit i pierdere ntocmit la sfritul anului 2002;
analiza pe baza bilanului contabil ntocmit la sfritul anului 2002;
calculul ratelor de rentabiliate.


1.1. Definirea i sfera de cuprindere a cheltuielilor i veniturilor

Orice activitate pe care o desfoar agenii economici necesit, n mod obiectiv, anumite
consumuri de munc vie i materializat, care poart denumirea general de cheltuieli.
Cheltuielile sunt sume pltite sau de pltit de ctre unitatea patrimonial pentru:
- consumurile proprii ;
- munca prestat n folosul su ;
- obligaiile contractuale i legale fat de teri ;
- alte situaii excepionale.
Pentru stabilirea rezultatului exerciiului se asimileaz acestora amortizrile i
provizioanele i cedrile sau pierderile din calamitti sau alte cauze a activelor.
Pierderile reprezint reduceri ale beneficiilor economice i pot rezulta, sau nu, ca urmare
a desfurrii activitii curente a persoanei juridice. Ele nu difer ca natur de alte tipuri de
cheltuieli.
n general, cheltuielile reprezint expresia valoric a operaiunilor economice referitoare
la cumprarea i utilizarea bunurilor economice. Structura analitic a cheltuielilor este deosebit
de diversificat, dar pot fi identificate cel puin patru modalitti principale de formare (apariie) a
acestora:
Consumul de bunuri stocabile n activitatea curent de exploatare, cum ar fi consumul de
materii prime i materiale auxiliare n procesul de producie, n scopul obinerii de produse,
lucrri i servicii.
Angajarea unei cheltuieli care intervine n momentul cumprrii de bunuri nestocabile,
lucrri, utiliti i servicii destinate produciei, cu ocazia naterii obligaiilor fa de furnizori.
Plata unei sume de bani destinat satisfacerii unei nevoi curente a firmei, pentru care
anterior plii nu a fost nregistrat angajamentul (obligaia) de plat.
ncorporarea (includerea) n cheltuielile curente ale exerciiului financiar expirabil a unor
sume reprezentnd deprecieri economice ireversibile (amortizrile imobilizrilor), deprecieri
economice probabil reversibile (provizioane pentru deprecieri) sau rezerve pentru acoperirea
riscurilor viitoare (provizioane pentru riscuri i cheltuieli).

Veniturile unittii patrimoniale sunt sume ncasate sau de ncasat pentru :
- pentru bunurile livarte, lucrrile executate i serviciile prestate de teri ;
- obligaii legale sau contractuale din partea unor teri ;
- alte situaii excepionale.
Pentru stabilirea rezultatului exerciiului, la venituri se adaug i veniturile din producia
stocat (pe sold) i producia de imobilizri i de asemenea cele din cedarea activelor.
n categoria veniturilor se includ att sumele sau valorile ncasate sau de ncasat n nume
propriu din activiti curente, ct i catigurile din orice alte surse.
Ctigurile reprezint creteri ale beneficiilor economice care pot aprea sau nu ca
rezultat din activitatea curent, dar nu difer ca natur de veniturile din aceast activitate.
Veniturile din activitti curente se pot regsi sub diferite denumiri, cum ar fi : vnzri,
comisioane, dobnzi, dividende.
Pentru reprezentarea cheltuielilor i veniturilor se pornete de la caracterul de proces al
activitilor consumatoare de resurse i productoare de rezultate.
n general, veniturile reprezint expresia baneasc a produciei stocate i/sau livrate.
Similar cheltuielilor, ele au o mare diversitate, dar totui, pot fi indentificate cel puin patru
modaliti principale de formare (apariie) a lor:
Obinerea produciei fabricate n cadrul obiectului principal de activitate al unei firme. n
acest moment al circuitului economic, evaluarea produciei obinute se face n costuri efective de
producie.
Livrarea (facturarea) produciei fabricate, care constituie momentul transferului dreptului
de proprietate de la productor (vnztor) ctre client (cumprtor). n acest moment al
circuitului economic, evaluarea produciei vndute se face n preuri de vnzare, inclusiv taxa pe
valoarea adaugata (TVA). Venitul productorului se constituie la nivelul preului negociat de
vnzare, fr TVA.
ncasarea unor sume de bani, ca urmare a facturrii de produse, lucrri, prestaii i
servicii care fac obiectul curent de activitate al firmei, dar pentru care nu s-au nregistrat anterior
creane fa de clieni (cumprtori).
ncorporarea (includerea) n veniturile curente ale exerciiului financiar expirabil a unor
sume reprezentnd venituri care au fost estimate ca probabile n exerciiile financiare anterioare,
dar care au devenit certe n exerciiul financiar expirabil. Este vorba de veniturile constatate n
avans, scadente i/sau de anularea provizioanelor pentru deprecieri, riscuri i cheltuieli, rmase
fr obiect.
Respectnd principiul independenei exerciiilor, toate operaiile care determin cheltuieli
i venituri sunt nregistrate n momentul generrii sau angajrii lor. n mod corespunztor se
organizeaza o contabilitate de angajamente. Ea presupune individualizarea i reflectarea
cheltuielilor n faza de angajare i consum, iar a veniturilor n momentul obinerii i realizarii lor.
Principiul prudenei impune nregistrarea che1tuielilor cu amortizrile i provizioanelor
indiferent de existena unor rezultate financiare favorabi1e.
Principiul necompensrii interzice efectuarea de compensri ntre cheltuieli i venituri,
negistrate la conturi de rezultate diferite.
n concordan cu principiul rezultatului este necesar s se delimiteze momentul n care
cheltuielile se consider consumate i veniturile realizate, iar pe aceast baz imputarea costului
ataat n vederea determinrii rezultatului net. n acest sens s-a creat principiul recunoaterii
cheltuielilor consumate n momentul utilizrii resurselor, iar a veniturilor realizate n momentul
transferrii dreptului de proprietate, deci al livrrii sau facturrii ctre client. Dac veniturile nu
sunt legate de vnzri (chirii, dobnzi de ncasat) sunt considerate realizate n momentul
constatrii lor. Pornind de la venitul realizat al exerciiului, n mod corespunztor se delimiteaz
cheltuielile n calitatea lor de efort care au generat veniturile.
1.3. Delimitri i structuri privind rezultatele

Potrivit art. 19 din Legea contabilitii nr.82/1991 - republicat, n contabilitate profitul
sau pierderea se stabilesc lunar, cumulat de la nceputul anului.
n acest sens, conturile de cheltuieli i conturile de venituri n care se nregistreaz, n
funcie de natura lor, cheltuielile, respectiv, veniturile se nchid provizoriu, prin contul de
rezultate.
Rezultatul se poate determina prin compararea capitalurilor proprii aferente a dou
exerciii succesive:

Capitaluri proprii - Capitaluri proprii = Rezultatul
aferente exerciiului aferente exerciiului exerciiului
N N 1 N

Deoarece aceast relaie nu ine cont de posibilele modificri ale capitalului social
intervenite n cursul exerciiului (creteri de capital prin aporturi de numerar i n natur sau ca
urmare a conversiilor de datorii, reduceri de capital social), ct i a faptului c o parte din profit
poate fi distribuit asociailor sub forma de dividende, ecuaia care permite determinarea
rezultatului exerciiului este:

Variaia capitalurilor Creterile de capital Distribuiri Rezultatul
proprii ntre dou - social aferente + de dividende = exerciiului
exerciii succesive exerciiului N i, eventual, N
(N i N 1) reduceri de
capital social aferente
exerciiului N

Determinarea rezultatului exerciiului prin prisma abordrii patrimoniale este criticabil
n perioada de creteri de preuri, deoarece ajustrile aduse elementelor patrimoniale, ca urmare a
variaiilor de preuri, se pot realiza prin metode diferite, ceea ce atrage furnizarea mai multor
imagini (mrimi) plauzibile de rezultate.
Punctul de vedere economic definete rezultatul ca
diferen ntre venituri i cheltuieli:
Venituri - Cheltuieli = Rezultatul exerciiului

Rezultatul poate fi o mrime pozitiv, denumit profit sau beneficiu, atunci cnd
veniturile sunt mai mari dect cheltuielile, adic un venit rmas dup acoperirea cheltuielilor sau
o mrime valoric negativ, denumit pierdere, n situaia invers.
Prin compararea cheltuielilor din exploatare cu veniturile din exploatare se determin
rezultatul din exploatare - profit sau pierdere. Rezultatul din exploatare evalueaz rentabilitatea
economic a unei ntreprinderi i corespunde activitii normale i curente a acesteia, inclusiv
operaiuni efectuate n exerciiile anterioare dar aferente exerciiului curent. Acest rezultat este
utilizat n compararea performanelor ntreprinderii care au politici financiare diferite.
1.5. Cheltuielile, veniturile i rezultatele adordate prin prisma
Standardelor Internaionale de Contabilitate

Standarde referitoare la cheltuieli
Potrivit Cadrului conceptual IASC cheltuielile reprezint diminuri ale beneficiilor
economice nregistrate pe parcursul perioadei contabile, sub form de ieiri sau scderi ale
valorii activelor sau creteri ale datoriilor, care se concretizeaz n reduceri ale capitalurilor
proprii, altele dect cele rezultate prin distribuirea acestora ctre acionari.
Conform Cadrului General al IAS definiia cheltuielilor include pierderile precum i
acele cheltuieli care apar n procesul desfurrii activitii curente ale ntreprinderii. De
exemplu cheltuielile ce apar n cursul activitilor curente ale ntreprinderii include costul
vnzrilor, salariile i amortizarea.
Pierderile reprezint alte elemente care corespund definiiei elementelor i care pot
aprea sau nu pe parcursul desfurrii activitilor curente ale ntreprinderii. Pierderile
reprezint diminuri ale beneficiilor economice i din acest punct de vedere nu difer ca natur
de alte tipuri de cheltuieli.
Definiia cheltuielilor include i pierderile nerealizate cele rezultate din cretere cursului
de schimb valutar n cazul unor mprumuturi pe care ntreprinderea le-a contractat n valut.
Cheltuielile ulterioare aferente unui element de natura terenurilor i mijloacelor fixe
conform IAS 16 care a fost deja recunoscut trebuie adugate valorii contabile a activului numai
atunci cnd se estimeaz c ntreprinderea va obine beneficii economice viitoare suplimentare
fa de performanele estimate iniial ca fiind corespunztoare. Cheltuielile ulterioare privind
terenurile i mijloacele fixe sunt recunoscute ca active numai atunci cnd acea cheltuial
mbuntete starea respectivului activ fa de performantele estimate iniial.
Tratamentul contabil adecvat n cazul cheltuielilor efectuate ulterior achiziionarii unui
teren sau mijloc fix depinde de factorii care au fost luai n considerare la evaluarea iniial i la
recunoaterea elementelor aferente i de posibilitatea recuperrii acestei cheltuieli ulterioare.
Cheltuiala pe segment (IAS 14) este cheltuiala ce rezult din aciunea de exploatare a
unui segment care este direct atribuibil segmentului respectiv i ponderarea relevant dintr-o
cheltuial care poate fi alocat pe un temei rezonabil segmentului respectiv, inclusiv cheltuielile
legate de vnzri ctre clienii externi i cheltuieli legate de tranzacii cu alte segmente ale
aceleiai ntreprinderi.
Cheltuiala pe segment nu include:
Elemente extraordinare,
Dobnzi, inclusiv dobnzi ocazionate de mprumut,
Pierderi din vnzarea investiiilor financiare sau pierderi din stingerea datoriilor,
Cheltuieli cu impozitul pe profit,
Cheltuieli administrative generale, cheltuiala birourilor centrale.
Cheltuiala pe segment include partea unui asociat al unei societi mixte din cheltuiala
entitii controlate n comun care este contabilizat prin consolidare conform IAS 31. Rezultatul
pe segment este diferena dintre venitul i cheltuiala pe segment. Rezultatul pe segment se
determin inainte de ajustrile pentru interesul minoritar.
Elementele de cheltuieli i venituri conform IAS 1 trebuie compensate atunci i doar
atunci cnd:
un Standard Internaional de Contabilitate cere sau permite aceasta ;
ctigurile, pierderea i cheltuielile aferente provenind din aceeai tranzacie sau
eveniment sau din tranzacii i evenimente similare nu sunt semnificative.
Este important ca att activele i datoriile ct i veniturile i cheltuielile atunci cnd sunt
semnificative s fie raportate separate.
Standarde referitoare la venituri
Conform IAS 18 veniturile reprezint creteri ale beneficiilor economice nregistrate pe
parcursul perioadei contabile, sub form de intrri sau creteri ale activelor sau descreteri ale
datoriilor, care se concretizeaz n creteri ale capitalurilor proprii, altele dect cele rezultate din
contribuii ale acionarilor .
Potrivit Cadrului conceptual IASC elementele extraordinare sunt venituri sau cheltuieli
ce rezult din evenimente sau tranzacii care sunt n mod clar diferite de activitile curente ale
unei ntreprinderi i care, prin urmare, nu se ateapt s se repete ntr-un mod frecvent sau
regulat .
Termenul de venituri include acele venituri care apar n cursul desfurrii de ctre o
ntreprindere a activitii sale curente termenul fiind regsit i sub alte denumiri ce include
vnzri, onorarii, dobnzi, dividende i redevene.
Un element de prim important n contabilitatea veniturilor este determinarea
momentului la care trebuie recunoscut ca venit. Venitul este recunoscut atunci cnd exista
posibilitatea c societii i vor reveni n viitor anumite benificii economice i cnd aceste
beneficii pot fi evaluate cu fidelitate.
Venitul este fluxul brut de beneficii economice primite de o societate n cursul
activitilor obinuite al acesteia atunci cnd acest flux se materializeaz prin creteri ale
capitaluilui propriu, altele dect creterile datorate contribuiilor din partea participanilor la acest
capital propriu.
Venitul include doar fluxurile brute de beneficii economice primate sau de primit de ctre
societate n nume propriu.
Sumele colectate n numele unor tere prti cum ar fi: taxele de vnzare, taxele pentru
bunuri i servicii i taxele pe valuare adaugat nu sunt beneficii economice de primit de ctre
societate i nu au ca rezultat creterea de capital propriu. De aceea sunt excluse din venituri.
Similar n cazul unei relaii de mandator fluxurile brute de beneficii economice include sumele
colectate n numele proprietarului i care nu au ca rezultat creteri ale capitalului propriu al
societii.
Sumele colectate n numele proprietarului nu reprezint venituri. Veniturile sunt
reprezentate de comisioane. Veniturile trebuie evaluate la valoarea just a mijlocului de plata
primit sau de primit. Suma veniturilor rezultate dintr-o tranzacie este determinat de obicei
printr-un acord dintre societate i cumprtor sau utilizatorul activului. Se evalueaz la valoarea
just a mijlocului de plat primit sau de primit, innd cont de suma oricror reduceri comerciale
i de rabatul cantitativ permis de societate. Diferena dintre valoarea just i suma nominal a
mijloacelor de plat este recunoscut ca fiind venit din dobnd conform IAS 39.
n momentul n care bunurile sunt vndute sau se presteaz servicii n schimbul unor
bunuri sau servicii ce nu sunt similare schimbul este privit ca fiind o tranzacie ce genereaz
venit. Cnd preul de vanzare al unui produs include suma identificabil pentru servicii
succesibile, aceasta sum este nregistrat n avans i recunoscut ca venit pe parcursul perioadei
n care este efectuat serviciul.
Veniturile din vnzarea bunurilor se contabilizeaz cnd sunt cumulativ satisfcute
urmtoarele condiii:
ntreprinderea a transferat cumprtorului riscurile i avantajele principale ce decurg n
legatur cu proprietatea bunurilor respective;
ntreprinderea nu mai gestioneaz bunurile cum ar fi fcut-o cnd deinea proprietatea lor
i nici nu le mai poate controla efectiv;
veniturile pot fi evaluate la o valoare rezonabil;
este probabil ca beneficiile economice ca efecte ale tranzitiei s fie generate de catre
ntreprindere;
costurile tranzaciei se pot masura rezonabil.
Cnd ntreprinderea pstreaz riscuri semnificative oferite proprietii, tranzacia nu
reprezint o vnzare i bunurile nu sunt recunoscute.
Dac societatea pstreaz doar un risc nesemnificativ aferent dreptului de proprietate,
tranzacia reprezint o vnzare i veniturile sunt recunoscute. Exemplu: pstrarea titlului legal de
proprietate pn la ncasarea sumei ce i se datoreaz sau returnarea banilor n cazul n care
clientul nu este satisfcut. Este cazul n care vnztorul poate estima posibilitatea returnrilor pe
baza experienei anterioare i a altor factori relevani i previziona estimrile.
Dac n conformitate cu principiul conectrii cheltuielilor la venituri, primele nu se pot
evalua rezonabil, veniturile corespunzatoare nu pot fi contabilizate, iar dac sumele s-au ncasat
se nregistreaz la datorii.
Veniturile i cheltuielile ce se refer la aceeai tranzacie sau eveniment se recunosc
simultan, acest proces fiind denumit n mod curent corespondena veniturilor cu cheltuielile.
Contabilitatea veniturilor degajate din activitatea ordinar a ntreprinderii este tratat de
IAS 18 Recunoaterea veniturilor - obiectivul normei este de a prescrie tratamentul contabil al
diverselor venituri generate de activitatea de baza a ntreprinderii prin diferite tipuri de tranzacii
i evenimente.
Standardul i propune i determinarea momentului recunoaterii venitului, respectiv
posibilitatea obinerii unor beneficii economice i evalurii lor cu fidelitate.
Cmpul de aplicare a normei IAS 18 cuprinde veniturile provenite din urmtoarele
operaiuni sau evenimente:
vnzri mrfuri i produse;
prestri de servicii;
utilizarea de ctre teri a unor active ale ntreprinderii, productoare de dobnzi,
redevene i dividende.
Principiul de baz n evaluare susinut de standard este valoarea just a mijlocului de
plat primit sau de primit.
Valoarea just este suma la care se poate tranzaciona un venit sau deconta o datorie, ntre
pri aflate n cunotina de cauz, iar preul fixat este determinat obiectiv.
n cazul n care mijlocul de plat ia forma numerarului, operaiunea este simpl. Dac se
accept n contrapartid un efect comercial, rata dobnzii poate fi nul sau mai mic dect cea de
pe piaa. Dac aranjamentul constituie efectiv o tranzacie financiar se stabilete o rat a
dobnzii prin dou posibiliti:
ca rat predominant pentru un instrument similar al unui emitent cu acelai grad de risc;
rata dobnzii s actualizeze suma nominal a instrumentului la preurile actuale n
numerar pentru vnzarea bunului.
Cnd bunurile i serviciile se schimb n contrapartid, se aplic urmtoarele reguli:
cnd bunurile sau serviciile au aceeai natur sau valoare nu se nregistreaz nici un
venit:
cnd acestea difer, veniturile corespund valorii juste primite, corectat cu suma
lichiditilor sau cvasilichiditilor transferate;
cnd valoarea bunurilor sau serviciilor primite nu se poate evalua, drept referint servete
valoarea bunurilor sau serviciilor cedate.
Criteriile de recunoatere a tranzaciilor conform normei se aplic pentru fiecare n parte.
n situaiile n care elementele identificabile se includ n servicii succesive, sumele se
nregistreaz n avans, dar se recunosc ca venituri n perioada efecturii serviciului.
Dac serviciile sunt legate i fenomenul economic nu poate fi nteles separat, criteriile se
aplic la ansamblul tranzaciilor. (Exemplu: dac o societate vinde bunuri i printr-un contract
separat le cumpar inapoi ulterior, se neag efectiv tranzacia i se trateaz mpreun).
Cnd rezultatul unei tranzacii implica prestarea de servicii i veniturile realizate pot fi
recunoscute pe msura execuiei contractului la data ntocmirii bilanului, acesta poate fi estimat
rezonabil.
Este necesar n acest sens ndeplinirea tuturor condiiilor de mai jos:
mrimea tuturor veniturilor poate fi estimat rezonabil;
este probabil ca beneficiile economice aferente tranzaciei sa fie generate de ctre
societate;
stadiul de execuie al contractului de prestri s fie la ncheierea bilanului evaluat n mod
rezonabil;
costurile aprute pe parcurs i cele de finalizare a contractului s poat fi evaluate
rezonabil.
Recunoaterea veniturilor pe msura execuiei contractului este denumit n mod frecvent
metoda procentului de execuie, acestea fiind situate astfel n perioadele contabile n care sunt
prestate serviciile.
n funcie de natura tranzaciei, exist trei moduri de determinare a procentului de
avansare:
examinarea lucrrilor executate;
serviciile prestate la data bilanului, exprimate sub form procentual fa de ansamblul
serviciilor contractate;
ponderea costurilor angajate fa de totalul costurilor contractului.

Standarde referitoare la rezultat
Conform IAS 8 toate elementele de venit i cheltuieli recunoscute ntr-o perioada trebuie
incluse n determinarea rezultatului net corespunztor acelei perioade n afara de cazul n care un
anumit IAS specific altceva.
Atunci cnd elementele veniturilor i cheltuielilor din contul de profit i pierdere
provenite din activiti obinuite au o aa mrime, natur sau impact astfel nct prezentarea
acestora s fie relevant n explicarea performanelor ntreprinderii pentru peroioada respective
atunci natura i valoarea corespunztoare acestor elemente trebuie prezentate separate.
Dei elementele veniturilor i cheltuielilor nu sunt elemente extraordinare, natura i suma
corespunztoare acestor elemente pot fi relevante pentru utilizatorii documentelor financiare n
ntelegerea poziiei, finanarea i performanele unei ntreprinderi i n efectuarea previzibil
asupra poziiei financiare i performanei.
Cnd rezultatul unui contract de construcie (IAS 11) poate fi exprimat n mod credibil
costurile i veniturile contractuale ar trebui recunoscute ca i cheltuieli i venituri de referin
pentru stadiul final al activitii contractuale la data bilanului.
n cazul unui contract cu pret fix: rezultatul unui contract de construcie este estimate
credibil atunci cnd toate conditiile urmtoare sunt satisfcute:
venitul contractual total este evaluat n mod credibil,
este posibil ca beneficiile economice asociate contractului s fie generate ctre
ntreprindere,
att costurile contactuale necesare derulrii contractului ct i cele din faza final a
acestuia evideniate la data bilanului sunt evaluate n mod credibil.
Cnd este posibil ca totalul costurilor contractuale s depeasc totalul veniturilor
contractuale pierderea prevzut trebuie recunoscut n mod automat drept cheltuial .
Valoarea unei asemenea pierderi este determinat indiferent:
dac lucrare a nceput sau nu,
de stadiul definirii activitii contractuale.
Rezultatul aciune (IAS 33) de baz se calculeaz mprind profitul sau pierderea net
aferenta exerciiului corespunztoare acionarilor comuni la media ponderat a aciunilor
commune n circulaie n exerciiul respectiv.
Toate veniturile i cheltuielile recunoscute ntr-o perioad, inclusiv cheltuielile cu
impozite i taxele, elementele extraordinare i interesele minoritare contribuie la determinarea
profitului sau pierderii nete aferente exerciiului (IAS 8).
Valoarea profitului net corespunztoare acionarilor prefereniali inclusiv dividendele
prefereniale aferente exerciiului se reduce din profitul net aferent exerciiului pentru
determinarea profitului sau pierderii nete aferente exerciiului corespunztoare acionarului
comun.
CAPITOLUL 2
Organizarea contabilitii cheltuielilor, veniturilor
i rezultatelor la S.C. Chiulescu Prod S.R.L.


2.1. Documente contabile utilizate i sistemul informaional

Definirea, coninutul i funciile documentelor contabile
Organizarea contabilitii nu poate fi conceput far existena unui sistem de documente
contabile judicios elaborate i utilizate dup reguli bine stabilite.
Potivit articolului 6 aliniatul 2 din Legea contabilitii nr.82/1991, republicat, modificat
si completat prin Ordonana de Guvern nr.61/2001, precum i a celorlalte prevederi legale
privind ntocmirea i utilizarea formularelor comune i a celor cu regim special, utilizate n
activitatea financiar i contabil, orice operaiune economic se consemneaz ntr-un document
care st la baza nregistrrii lor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document
justificativ.
Cu ajutorul documentelor contabile se formalizeaz n scris i se organizeaz faptic
procesele de culegere, prelucrare, stocare i transmitere a informaiilor privind patrimoniul. Ele
reprezint piesele sau suporturile materiale ale contabilitii. Formularele folosite ca documente
contabile pot fi tipizate sau netipizate.
Ministerul Finantelor, n carul reglementrilor referitoare la noul sistem de contabilitate,
a elaborat Nomenclatorul privind modelele registrelor i formularelor comun privind activitatea
financiar i contabil .
Persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii trebuie s asigure
potrivit legii, condiiile necesare pentru ntocmirea documentelor justificative privind oreraiile
economice, organizarea i conducerea corect i la zi a contabilitii, organizarea i efectuarea
inventarierii elementelor de activ i de pasiv, precum i valorificarea rezultatelor acesteia:
respectarea regulilor de ntocmire a situaiilor financiare anuale simplificate, depunerea la termen
a acestora la organele n drept i publicarea lor; pstrarea documentelor justificative, a registrelor
i situaiilor financiare anuale simplificate, organizarea contabilitii de gestiune adaptate la
specificul persoanei juridice.

Coninutul documentelor justificative
Coninutul documentelor contabile variaz n funcie de caracterul operaiilor
consemnate, concretizat n anumite elemente obligatorii, care trebuie s asigure reflectarea clar
i complet a operaiilor economice pentru care se ntocmesc. Dintre aceste elemente, unele sunt
comune tuturor categoriilor de documente economice, iar altele sunt specifice anumitor
documente.
Elemente comune se refer la:
- denumirea documentului;
- denumirea i sediul persoanei juridice care ntocmete documentul;
- numrul i data ntocmirii acestuia;
- menionarea prilor care particip la efectuarea operaiei economice (cnd este cazul);
- coninutul operaiunii economice i, dac este cazul, temeiul legal al efecturii
acestuaia ;
- datele cantitative i valorice aferente operaiunii efectuate;
- numele, prenumele i semnturile persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, dup
caz;
- alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate.
Elementele specifice, difer de la o categorie de documente la alta i asigur detalierea
operaiei consemnate ele avnd un rol completativ. De exemplu, factura conine ca elemente
specifice, date privitoare la comand, contract, aviz de nsoire, document de transport, conturile
de la bncile prilor etc.
Operaiile corespunztoare cheltuielilor se oglindesc n contabilitate pe baza
documentelor justificative n care sunt ncrise, dintre care cele utilizate n mod curent n
activitatea practic sunt:
Factura fiscal, pentru achiziionrile de valori materiale nestocabile, pentru tariful de
transport privind bunurile de personal, pentru serviciile prestate de teri.
Bonul fiscal de tip Petrom, care oglindete aprovizionrile (consumurile) de carburani i
lubrifiani.
Avizul de nsoire atunci cnd bunurile aprovozionate nu sunt facturate.
Extrasul de cont, n situaia unor pli direct din conturile deschise la bnci, cum sunt
comisioanele reinute de unitile bancare.
Ordinul de deplasare (delegaie), pentru diurna aferent deplasrilor n interesul
ntreprinderii.
Listele i procesul verbal de inventariere, care reflect lipsurile n gestiune, imputabile
sau neimputabile, privind activele circulante.
Documente specifice pentru anumite categorii de cheltuieli, cum sunt cele care privesc
consumul de energie electric, servicii de pot, telefon, transportul de mrfuri pe calea ferat.
Bonul de consum sau fia limit de consum, dup caz, pentru eliberarea din magazie a
materiilor prime i materialelor destinate consumului.
Statul de salarii, pentru cheltuielile privind salariile, asigurrile sociale i protecia
social.
Documentele justificative specifice n care sunt consemnate operaiile economice care
privesc veniturile sunt:
Factura fiscal - pentru toate operaiile privind livrarea de bunuri sau prestarea de
servicii, cu decontare, de regul ulterioar.
Factura extern INOVICE - n cazul operaiilor de export, document care se ataeaz la
factura fiscal.
Monetarul - utilizat de toate unitile economice cu amnuntul.
Bonul fiscal cod PETROM - n cazul vnzrii cu amnuntul a produselor petroliere.
Avizul de nsotire - pentru situaiile legale, cand factura aferent bunurilor livrate se
ntocmete ulterior, n cazul trimiterii de valori materiale spre prelucrare la teri.
Extrasul de cont, n cazul ncasrii unor venituri direct n conturile deschise la bnci, cum
este cazul dobnzii cuvenite pentru disponibilul din cont.
Inventarul i Procesul verbal de inventariere pentru plusurile n gestiunea casieriei i a
tuturor minusurilor imputabile.
Documente specifice (exemplu: facturi adecvate) pentru anumite categorii de venituri,
cum sunt cele care privesc livrrile de curent electric, cele de prestri servicii de pot, telefon.
Bonul de predare, transfer, restituire care servete pentru predarea la magazie a
produselor finite sau a semifabricatelor.

Funciile documentelor contabile sunt:
Consemnarea - este nscriea datelor referitoare la procese i fenomene economice
consumate ntr-un anumit loc i la o anumit dat; se face de regul n mod cronologic i apoi se
sistematizeaz;
Justificarea - documentele atest producerea operaiei sau fenomenului ce a avut loc;
Verificarea - urmrete necesitatea, oportunitatea, realitatea i exactitatea operaiilor sau
fenomenelor consemnate;
Asigurarea integritii patrimoniale - realizeaz evidena cantitativ i valoric a mrimii
fiecui element patrimonial i a ntregului patrimoniu;
Calculul costurilor - realizeaz cuantificarea micrilor i transformrilor i a rezultatelor
acestora;
funcia juridic - documentele sunt dovezi de prob n justiie pentru drepturile i
obligaiile create n legtur cu patrimoniul unitii.
ndeplinirea acestor funcii este condiionat de calitatea documentelor, de operativitatea
ntocmirii lor i de viteza cu care circul de la locul ntocmirii i pn la locul nregistrrii i
valorificrii lor.

ntocmirea, prelucrarea i verificarea documentelor contabile
Documentele se ntocmesc pe formulare tipizate manual sau cu mijloace tehnice, la locul
de munc n cadrul creia se produc operaiile economice.
Indiferent de modalitatea de ntocmire a documentelor contabile, aceasta trebuie s fie
clar i complet, respectnd toate regulile privitoare la coninutul i forma lor condiionnd
calitatea i exactitatea informaiilor contabile.
Prelucrarea documentelor, const n sortarea documentelor pe operaii, exprimarea n
etalon monetar, cumularea unor documente primare i obinerea documentelor centralizatoare,
verificarea de form, aritmetic i de fond privind legalitatea, realitatea, oportunitatea,
necesitatea i economicitatea operaiilor consemnate n documente, iar n final nregistrarea n
contabilitate.
Verificarea documentelor, este operaia premergtoare nregistrrii operaiilor economice
n conturi i const n controlul respectrii condiiilor de form i de fond pe care acestea trebuie
s le ndeplineasc. Verificarea se face n scopul evitrii unor nereguli, eliminrii unor abuzuri i
al reflectrii realitii n contabilitate.

Circulaia documentelor contabile
Circulaia documentelor const n parcursul acestora din momentul ntocmirii sau intrrii
n unitatea patrimonial i pn la predarea lor la arhiv.
Circulaia documentelor n cadrul unitii patrimoniale difer n funcie de structura
organizatoric, coninutul operaiilor economice reflectate n documente, organizarea
compartimentului contabil i mijloacele utilizate pentru executarea lucrrilor n contabilitate.
Circulaia documentelor trebuie astfel organizat nct s respecte urmtoarele reguli:
-circulaia documentelor trebuie s se fac pe cile cele mai scurte, printr-un numr redus
de verigi organizatorice pentru a asigura operativitatea i utilizarea informaiilor;
-circulaia documentelor trebuie s se fac n flux continuu;
-prelucrarea documentelor trebuie s se fac complet i la termenul specificat n graficul
de circulaie a documentelor.

Registrele de contabilitate
Registrele de contabilitate, au caracter obligatoriu pentru toate unitile patrimoniale i
asigur nregistrarea cronologic i sistematic a operaiunilor consemnate n documentele
justificative. Ele se prezint sub forma unor registre sau foi volante i listri informatice legate
sub form de registru, cu coninut i form adecvate scopului pentru care sunt elaborate.
Registrele de contabilitate obligatorii sunt : registru-jurnal, registru-inventar, cartea mare.
Acestea se utilizez n strict concordan cu destinaia acestora i se prezint n mod
ordonat i astfel completate ncat s permit, n orice moment, identificarea i contolul
operaiunilor contabile efectuate.
Registrul-jurnal are caracter de document cu regim special i se utilizeaz numai de
compartimentul financiar contabil. Se ntocmete ntr-un singur exemplar, se numeroteaz, se
nuruiete, se parafeaz, se nregistreaz la organele fiscale i pote fi folosit ca prob n litigii. n
acest registru se consemneaz toare operaiile economice i financiare din cadrul unei anumite
perioade de gestiune, n ordinea n care acestea s-au efectuat n timp.
Registrul-inventar se ntocmeste cu prilejul efecturii inventarierii generale a
patrimoniului i anume : la nceputul activitii, cel puin o dat pe an, n cazul fuzionrii sau
ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege. El asigur stabilirea rezultatelor
inventarierii patrimoniului, precum i a coninutului unor posturi din bilan, putnd fi folosit ca
prob n litigii. Se ntomeste ntr-un singur exemplar, se numeroteaz, se nuruiete, se parafeaz
de organul fiscal la nceperea activitii, la ncetarea activitii, precum i n cazul nceperii unui
nou registru.
Registrul Cartea mare este un document contabil obligatoriu prin intermediul caruia se
nscriu lunar, direct sau prin regruparea pe conturi corespondente, nregistrrile care s-au efectuat
n registruljurnal. n registrul Cartea mare se stabilete situaia fiecrui cont cu datele privind
soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare i soldul final. Cartea mare st la baza
ntocmirii balanei de verificare prin intermediul creia se valideaz corectitudinea aritmetic a
nregistrrilor efectuate pe parcursul unei luni i de la nceputul anului n registrul-jurnal i
Cartea mare.
Potrivit prevederilor articolului 25 din Legea contabiliii 82/1991, republicat,
modificat si completat prin Ordonana Guvernului nr.6/2001, registrele de contabilitate,
precum i documentele justificative, care stau la baza nregistrrilor in contabilitate se pstreaz,
timp de 10 ani, n arhiv, cu ncepere de la data ncheierii exerciiului n cursul cruia au fost
ntocmite, cu excepia statelor de salarii, care se pstreaz timp de 50 de ani.
Registrele de contabilitate i documentele justificative se pstraz n arhiv, de regul, n
forma lor original grupate n funcie de natura operaiunilor i n ordine cronologic, n cadrul
exerciiului financiar la care acestea se refer. n caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor
documente contabile, se vor lua msuri de reconstituire a acestora n termen de 30 de zile de la
constatare. Documentele contabile reconstituite vor purta meniunea reconstituit .

Formele de nregistrare contabil
Formele de contabilitate care se pot utiliza de unitile patrimoniale sunt :
pe jurnale ;
maestru-sah ;
jurnal - cartea mare ;
alte forme de contabilitate care s respecte prevederile legale n domeniu i s asigure
utilizarea registrului jurnal i s permita identificarea i controlul operaiilor patrimoniale
efectuate.
Adoptarea unei forme de nregistrare contabil trebuie s in seama de dimensiunile
activitilor care se contabilizeaz, rspndirea n spaiu, numrul de salariai din compartimentul
contabil i echiparea acestora cu tehnic de calcul.
Forma de contabilitate pe jurnale asigur nregistrarea operaiilor economice n mod
cronologic i sistematic, direct din documentele primare i centralizatoare n jurnal, care
constituie instrumentul de lucru de baz n aceasta forma de nregistrare contabil.
Prezint avantajul c nregistrarea operaiilor economice se face unilateral, adica o
singur dat n creditul conturilor, n coresponden cu conturile debitoare.
Forma de contabilitate maestru-sah se aplic nc ntr-un numr mare de uniti, fiind
apreciat ca o forma de nregistrare simpl, uor accesibil lucrtorilor contabili.
Are o productivitate a muncii redus deoarece se bazeaz pe nregistrarea bilateral n
conturi a operaiilor economice, respectiv att n debitul ct i creditul conturilor, fiecare avnd i
conturi corespondente.
Forma de contabilitate jurnal - cartea mare asigur, prin intermediul unui singur formular,
nregistrarea cronologic i sistematic a tuturor operaiilor economice i financiare.
Jurnalul care se folosete este structurat n trei pri :
- partea din mijloc, unde se nscriu cronologic formularele contabile cu explicaii privind
operaiile nregistrate;
- partea din stnga, destinat nscrierii n coloane distincte a conturilor care se debiteaz
i a sumelor aferente;
- partea din dreapta, care asigur consemnarea, de asemenea n coloane distincte a
conturilor care se crediteaz precum i a sumelor care se nregisteaz;
Aceasta form de contabilitate se poate adopta de agenii economnici cu volum redus de
activitate i care folosesc puine conturi sintetice.
n categoria alte forme de contabilitate se includ, n principal, formele de nregistrare
contabil anterioare, ns adaptate cerinelor impuse n folosirea tehnicii elecronice de calcul,
denumite i forme de contabilitate informatice.
Persoanele fizice i juridice care utilizeaz sisteme de prelucrare automat a datelor au
obligaia s asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pstrarea sub forma suporilor
tehnici i controlul datelor nregistrate n contabilitate.

Sistemul informaional contabil
Pentru realizarea proceselor de cunoatere i gestiune a patrimoniului se procedeaz la
organizarea datelor i informaiilor ntr-un sistem informaional. Pentru aceasta, se identifica
evenimentele i faptele ce genereaz date, se delimiteaz obiectivele cunoaterii i conducerii, se
stabilesc purttorii materiali de informaii i modul n care se culeg i nregistrez datele, se aleg
metodele i instrumentele de prelucrare a acestor date, se definete destinaia informaiilor i se
organizeaz transmiterea lor la destinatari. Sub acest aspect, contabilitatea reprezint un sistem
informaional orientat spre cunoaterea i gestiunea valorilor economice separate patrimonial. n
aceast calitate, ea se delimiteaz ca un ansamblu de elemente interdependente orientat spre
culegerea, prelucrarea, stocarea, analiza i transmiterea informaiilor privind starea i micarea
patrimoniului. Aceste elemente sunt:
fondul sau sistemul de informaii;
suporturile materiale ale informaiilor;
mijloacele de prelucrare a datelor;
metodele i procedurile de prelucrare a datelor;
circuitele informaionale.
Fondul sau sistemul de informaii reprezint componenta de baza a sistemului
informaional contabil. Informaia este o form de cunoatere a realitii prin care
se aduc tiri cu privire la felul, caracteristicile i mrimea obiectelor, evenimentelor,
fenomenelor i proceselor ce formeaz mediul nconjurator.
Expresiile concrete ale informaiilor poart denumirea de date i ele constau n: cifre,
formule, simboluri, imagini, litere, cuvinte, propoziii etc.
n mod concret, informaiile contabile se identific cu datele financiar contabile privind
starea i micarea elementelor patrimoniale i cu indicatorii economico-financiari privind
resursele i rezultatele obinute.
Suporturile materiale ale informaiilor au calitatea de a conserva, stoca i restitui datele.
Ele pot reprezenta o hrtie ca document scris sau un alt obiect (banda magnetic, disc magnetic).
n cadrul contabilitii, purttorii de informaii constau n:
documente justificative;
registre de eviden contabil;
situaiile financiar-contabile de sintez i raportare;
purttori tehnici de date (benzi i discuri magnetice, microfilme,etc)
Mijloacele de prelucrare a datelor servesc la culegerea, prelucrarea i transmiterea datelor
i constau din maini de calcul, de birou, maini de birou specializate i echipamente electronice.
Metodele i procedurile de prelucrare a datelor reprezint partea logic a prelucrrii
datelor n vederea obinerii informaiilor i a indicatorilor economico-financiari. Aceste metode
i proceduri se ntemeiaz pe principiile i regulile metodei contabilitii i n mod concret,
aplicativ se identific cu procedeele acestei metode.
Circuitele informaiilor desemneaz traiectul pe care l parcurg informaiile contabile
ntre emitor i prelucrtor, ntre emitor sau prelucrtor i destinatar, implicit returul lor.
Circuitele informaionale se realizeaz sub forma transmiterii documentelor justificative
de la emitor la prelucrtor; prin situaiile financiar contabile folosite pentru transmiterea
informaiilor de cunoatere i gestiune necesare ntreprinztorilor ca gestionari de patrimoniu,
proprietarilor (acionarilor, asociailor i altor persoane fizice sau juridice), creanierilor ca
parteneri de afaceri precum i pentru aparatul fiscal, pentru activitatea de impunere.
De asemenea, un circuit informaional este i acela prin care se asigur i transmit
informaiile de sintez necesare stabilirii patrimoniului national, execuiei bugetului
administraiei centrale de stat, bugetelor locale, precum i pentru ntocmirea bilanului general pe
ansamblul economiei nationale.


2.2. Organizarea contabilitii sintetice i analitice a
cheltuielilor, veniturilor i rezultatelor

Sistemul de conturi utilizate pentru evidena cheltuielilor, veniturilor i rezultatelor

Cheltuieli
Pentru contabilizarea curent a cheltuielilor, n mod sistematizat, dup coninutul i
natura lor economic, se utilizeaz clasa 6 CONTURI DE CHELTUIELI, structurat n grupe
de coturi, pe naturi relativ omogene de cheltuieli, iar n cadrul fiecarei grupe de conturi s-au
instituit conturile sintetice de gradul I i/sau gradul II pentru fiecare element de cheltuial.
Pentru cheltuielile de exploatare sunt rezervate grupele de cheltuieli de la 60 la 65, astfel:
60 Cheltuieli privind stocurile
61 Cheltuieli cu lucrrile i serviciile executate de teri
62 Cheltuieli cu alte servicii executate de teri
63 Cheltuieli cu alte impozite, taxe i vrsminte asimilate
64 Cheltuieli cu personalul
65 Alte cheltuieli de exploatare
Pentru cheltuielile financiare se utilizeaz grupa de conturi:
66 Cheltuieli financiare
Pentru cheltuielile extraordinare se utilizeaz grupa:
67 Cheltuieli extraordinare
Pentru cheltuielile cu amortizarea i provizioanele se utilizeaz grupa:
68 Cheltuieli cu amortizarile si provizioanele
Pentru cheltuielile cu impozitul pe profit se utilizeaz grupa:
69 Cheltuieli cu impozitul pe profit i alte impozite
Trsturile comune conturilor de cheltuieli sunt urmtoarele:
- Au funcia contabil de activ.
- Reflect n debit cheltuielile pe care unitatea le angajeaz, pltite sau de pltit.
- Oglindesc n credit, la sfritul fiecrei luni i implicit, la sfritul exerciiului,
transferarea sau virarea integral a cheltuielilor nregistrate n debitul contului 121Profit i
pierdere
- Unele conturi de cheltuieli se crediteaz, ca excepie, i n cursul perioadei, inclusiv la
sfritul exerciiului, pentru acele operaii care impun asemenea nregistrri, cum este cazul
plusurilor de active circulante constatate la inventariere.
- La sfritul perioadei de gestiune, inclusiv al exerciiului, nu prezint sold, nefiind
conturi bilaniere.
- Sumele nregistrate n debitul sau ca sold debitor, atunci cnd este cazul, cumulate de la
nceputul anului pn la sfritul exerciiului, se utilizeaz pentru determinarea indicatorilor
existeni n componena bilanului contabil denumit Contul de profit i pierdere, precum i n
scopul detalierii informaiilor privind rezultatul exerciiului.
- Conturile de cheltuieli, de regul, nu necesit dezvoltarea n conturi analitice.

Venituri
Pentru contabilizarea curent a veniturilor, n mod sistematizat, dup coninutul i natura
lor economic, se utilizeaz clasa 7 CONTURI DE VENITURI, structurat pe grupe de coturi,
pe naturi relativ omogene de venituri, iar n cadrul fiecarei grupe de conturi s-au instituit
conturile sintetice de gradul I i/sau gradul II pentru fiecare element de venit.
Structura, pe grupe, a conturilor de venituri, reglementat de Planul de contrui general, n
vigoare, este urmtoarea :
70 Cifra de afaceri
71 Variaia stocurilor
72 Venituri din producia de imobilizri
74 Venituri din subvenii de exploatare
75 Alte venituri din exploatare
76 Venituri financiare
77 Venituri extraordinare
78 Venituri din provizioane

Trsturile comune conturilor de venituri sunt :
- Au funcia contabil de pasiv, cu excepia contului 711 Variaia stocurilor care ste
bifuncional.
- Reflect n credit preul de vnzare (facturare) aferent bunurilor livrate sau lucrrilor
executate i serviciilor prestate terilor, precum i din diferite alte activiti sau operaii, ncasate
sau de ncasat, efectuate de unitate.
- Oglindesc n debit, la sfritul fiecarei perioade de gestiune i implicit la sfritul
exerciiului, transferarea sau virarea integral a veniturilor nregistrate n contul de rezultate, prin
creditul contului 121Profit si pierdere.
- La sfritul perioadei de gestiune, inclusiv al finele anului financiar, nu prezint sold,
nefiind conturi bilaniere.
- Sumele nregistrate n credit, cumulate de la nceputul anului pn la sfritul
exerciiului, se utilizeaz pentru determinarea indicatorilor existeni n componena bilanului
contabil denumit Contul de profit i pierdere, precum i n scopul detalierii informatiilor
privind rezultatul exercitiului.
- Conturile de venituri, de regul, nu necesit dezvoltarea n conturi analitice.

Rezultatul exerciiului
Conturile de cheltuieli i venituri se mai numesc i conturi de rezultate deoarece, pe baza
datelor nscrise n aceste conturi, la sfritul perioadei de gestiune se stabilesc rezultatele
financiare. Cheltuielile se repartizeaz asupra rezultatului, iar veniturile se ncorporeaza n
rezultate.
Prin rezultatul financiar se nelege profitul sau pierderea nregistrat. Contabilitatea
rezultatelor financiare se realizeaz cu ajutorul grupei 12 Rezultatul exerciiului, grup care
cuprinde contul 121 Profit i pierdere :
Acest cont ine evidena profitului sau pierderii realizat n cursul exerciiului. Dup
funcia contabil este un cont bifuncional.
Se crediteaz:
-la sfritul perioadei de gestiune cu veniturile obinute n cursul perioadei de gestiune,
venituri preluate din conturile de venituri.
-cu pierderile realizate n exerciiul precedent, care sunt acoperite prin reducerea
capitalului social sau care nu au fost nc repartizate.
Se debiteaz:
-la sfritul perioadei de gestiune cu toate cheltuielile nregistrate n toate conturile de
cheltuieli i preluate n acest cont.
-cu profitul net realizat, supus repartizrii.
Dup preluarea cheltuielilor i a veniturilor n contul 121 Profit i pierdere, acest cont
poate avea sold creditor sau sold debitor .
Soldul creditor al contul 121 Profit i pierdere reprezint profitul creat ca sursa de
finanare n urma excedentului veniturilor asupra cheltuielilor.
Pierderea, ca sold debitor al contul 121 Profit i pierdere exprim bunurile economice
nerecuperate ca urmare a excedentului cheltuielilor asupra veniturilor .