Introduccin Un proyecto es un esfuerzo por lograr un objetivo mediante una serie de actividades programadas utilizando una serie de recursos que tenemos a la mano es por eso que se prepara una plan a partir de suposiciones y estimaciones llevando nota de cada proceso.
Es importante conocer los beneficios que traen una buena planificacin y programa de trabajo para el proyecto como la culminacin a tiempo y dentro del presupuesto adems de la satisfaccin de las necesidades del cliente, el no planear incrementa costo de la incertidumbre de mismo y por ende reduccin de la ganancia.
En la siguiente investigacin daremos las herramientas y/o tcnicas necesarias para que una organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos al momento de llevar a cabo un proyecto, la importancia de saber llevar la planificacin de una obra y los programas de trabajo que se implementan al momento de inicio, desarrollo y culminacin de la misma.
Administracin e inspeccin de obras
Objetivo Facilitar al estudiante, informacin de actividades, acciones y desarrollo en la administracin e inspeccin de obras. Mediante modelos de la prctica en la ing. Civil.
Resumen - Empresas, registro y responsabilidad - Contrataciones - Planificacin y programacin de obras. - Control en la ejecucin.
Registro y responsabilidades de las empresas. Requisitos - Elaboracin de documento de la razn social de la empresa en los trminos exigidos en el registro de comercio. - Inventario de activos fijos y circulantes en la cual se soporta la empresa. - Disponer de libros empastados para los registros mayor, control de ventas, control de compras, diario. - Seleccin del nombre para ser revisado o filtrado por el registro mercantil.
Diario: es conocido como libro de entrada original donde se registran las operaciones de la empresa transacciones en orden cronolgico, nombre de la cuenta para los cargos y abonos e importes de dbitos y crdito.
Mayor: se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio.
Compras: se registran las compras diarias y gastos relativos a la actividad de la empresa.
Ventas: Registros diario en orden cronolgico de las ventas y actividades asociadas.
Inscripciones a organismos del estado.
SENIAT I.V.S.S I.N.C.E Alcalda Municipal Bomberos Instituto de la salud Ministerio del trabajo Otros
Presentacin de la empresa.
Documentacin resumida que refleja la razn social y potencialidades de la empresa y conoce los potenciales clientes, se debe reflejar las cualidades para cubrir necesidades requeridas a travs de los recursos y fortaleza.
Clientes Productos Requerimiento Funciones de apoyo * Calidad Premisas. * Tiempo Normas * Costo Procedimientos *Seguridad Proceso Productivo Carpeta De Presentacin. Se refiere a la documentacin formal de la empresa, la cual podr contener. Informacin de construccin de la empresa. Misin. Valores. Curricular. Visin. Esquemas organizativos. Propsitos. Descripcin de los servicios. Lista de personal y equipo. Ubicacin, telfono, correo y en proceso. Lista de trabajo ejecutivo.
Folletos Resumen en la pgina, informacin relativo a los servicios que se ofrece a los clientes de una manera sencilla y directa con los datos de la empresa.
Publicaciones Dependiente de la capacidad financiera, podra gestionar publicaciones y ofrecer los servicios a travs de prensas escritas, televisin, vallas.
Informacin de la obra El Ingeniero Responsable de una obra, debe antes de cualquier cosa, disponer de toda la informacin concerniente a la obra que va a ejecutar; cualquier omisin o falta de informacin sobre algn punto especfico puede ocasionar una toma de decisiones errneas. Informacin legal de la obra Los documentos legales que forman parte del expediente de una obra son: El Contrato suscrito entre las partes, con su Nmero y Fecha. Las fianzas exigidas por el contratante. El Presupuesto de la obra. Los planos suministrados y aprobados para ejecutar la obra. El Acta de Inicio firmada y sellada por ambas partes. La copia del Cheque y del Recibo del Anticipo otorgado. La copia de la Carta emitida por la empresa donde se designa al Ingeniero Residente. En caso de destitucin de este ltimo, la copia de la carta donde se informa la destitucin y la copia de la carta donde se designa su reemplazo. Cualquier otro documento que sea parte integrante del contrato. El Ingeniero Residente esta en la obligacin de conocer todas y cada una de las Clusulas del Contrato, las cuales definen los derechos y deberes de las partes firmantes, verificar si entre sus clusulas aceptan o rechazan artculos concernientes a las Leyes de la Republica, mencionan Normas y Especificaciones particulares, condiciones especiales, etc.
Informacin Tcnica de la Obra La informacin tcnica que debe manejar el Ingeniero Residente de la obra es: El presupuesto de la obra, el Monto, las partidas que lo conforman y sus Anlisis de Precios Unitarios. Los planos, aprobados para construccin. La Fecha de Inicio (Definida en el Acta de Inicio). El Lapso de Ejecucin de la Obra (Duracin de la Obra). Los porcentajes de Prestaciones Sociales, Gastos Administrativos y Utilidad o Imprevistos. El porcentaje de Retencin por concepto de Anticipo. Los porcentajes de retencin por concepto de Fiel Cumplimiento, Laboral, en los casos donde el contratista no haya presentado las fianzas correspondientes. Si ha presentado Fianzas, el costo de las mismas. El porcentaje del Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.). El porcentaje del Aporte Social (Si aplica).
Informacin del Personal Obrero Aunque no es aconsejable que el Ingeniero Residente tenga un trato directo con el personal obrero, no por ello se puede decir que estas no existan, pero estas relaciones deben mantenerse dentro de un marco de respeto y en ningn caso mostrar gestos despectivos o de superioridad para con ellos, pero siempre manteniendo una distancia sin caer en excesos de intimidad. Recuerde que ellos son la mquina que ejecuta la obra y merecen todo nuestro respeto y consideracin. El Ingeniero Residente debe siempre tratar de mantener buenas relaciones con los representantes de Sindicatos, Juntas de vecinos, consejos comunales y cualquier otra agrupacin social que gire en el entorno de la obra. Debe tambin girar instrucciones a sus capataces que verifiquen si los obreros reportados saben ejercer el oficio por el cual fueron ingresados. El Departamento de Recursos Humanos debe enviar semanalmente el monto de la nmina de la obra, para as ingresarlo en los costos directos.
El presupuesto de la obra Adems de los Planos, el Presupuesto de la obra es el instrumento que el Ingeniero Residente debe conocer de una manera muy detallada, debe saber desglosar la informacin suministrada por los planos y relacionarla con las diferentes partidas del presupuesto y as saber al momento de elaborar las Valuaciones, que partida del Presupuesto se relaciona con la actividad descrita en los planos y ejecutada en la obra. Antes de iniciar la obra, se debe dar una reunin entre el Planificador y el Ingeniero Residente junto con los otros ingenieros (elctrico, mecnico, arquitecto, etc.), el Ingeniero de Campo y los Maestros de Obra, con el fin de realizar la programacin de la obra (en Proyecto u otro programa similar) y en base al Presupuesto, a los planos y al lapso fijado para su total ejecucin, se debe realizar la programacin de la obra, tratando de ser lo ms realista posible y sobre todo tratando de respetar los Rendimientos indicados en los Anlisis de Precios Unitarios.
Ingeniero Inspector: Un ingeniero inspector de obra, los llamados inspectores tcnicos, son el complemento del ingeniero de proyecto que suelen tener a cargo de una obra las empresas que emiten los Seguros Decenales de obra (aseguran por 10 aos la bondad de lo construido).
Funciones y atribuciones del Ingeniero Inspector: Supervisar en forma continua y permanente la labor del contratista en toda la extensin de la obra. Suspender provisionalmente la ejecucin de la obra de manera parcial o total cuando se est incurriendo en la ejecucin de una obra de mala calidad. Verificar que los recaudos consultivos del proyecto, tales como: planos, especificaciones, presupuesto, cmputos mtricos, etc., suministre los elementos necesarios para la correcta ejecucin de la obra. Ejecutar la fiscalizacin y solicitar que se haga o hacer las pruebas de control y calidad que sean necesarias de los materiales a utilizar en la obra. Revisar los cmputos realizados por el contratista o realizados conjuntamente. Proponer ante los rganos apropiados las modificaciones al proyecto que se consideren pertinentes (ante los contratantes) entregarlo de manera escrita. Recopilar toda la informacin necesaria para el debido estudio de los problemas de orden tcnico que puedan suscitarse en la ejecucin de los trabajos.
Tipos de Inspeccin: Puede ser Directa e Indirecta o contratada Directa: Realizada por un personal calificado que forma parte de la direccin del ente contratante. Indirecta o contratada: Realizada por personas o grupos ajenos a la direccin del ente contratante pero an de su lado, y contratados por el ente contratante. Atribuciones econmicas administrativa de un Ingeniero Inspector: Mantener registro contable actualizado del movimiento de cada partida (del presupuesto de la obra). Revisar, aprobar o improbar las liquidaciones, valuaciones de las obras presentado por el contratista tomando en consideracin las cantidades de obra ejecutadas. Establecer su criterio sobre el precio unitario para las obras extras que surjan en el transcurso de la obra. Controla y conforma las relaciones de trabajo ejecutada por administracin directa as como los documentos de cobro referente a adquisicin de equipo y materiales o servicios prestados. Estudiar con el contratista las medidas que deba tomare para la dotacin a tiempo de los materiales y equipos necesarios para la obra. Asumir las obligaciones de cmo la oficina pblica o del estado establezcan las disposiciones legales tanto de carcter nacional, municipal, estadal.
Informacin que debe tener un ingeniero Inspector sobre la ejecucin de una obra: Documentacin. Memoria descriptiva del proyecto. Especificaciones tcnicas y normas. Planos del proyecto. Anlisis de precios unitarios de la obra. Estudios de suelos. Cmputos de la obra. Programa de ejecucin de obra (cronograma de actividades). Reconocimiento de la zona de trabajo. Estudio de obtencin de los derechos de pago (permisologa). Control del programa de suministro y de trabajo. Acta de inicio Libro del diario de la obra (registrando todo los incidentes de la obra).
Planificacin La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos de una obra.
Planificacin y control de la ejecucin. La planificacin y el control de la ejecucin de una obra tiene como objetivo general el de prescribir, y luego seguir en campo, una progresin ordenada, dentro del presupuesto y del tiempo, de las actividades que deben ser realizadas para la ejecucin satisfactoria del proyecto. La planificacin establece la secuencia, duracin y los costos estimados dentro de los cuales se debe limitar cada una de las actividades, mientras que a travs del seguimiento y control de la misma se logra el cumplimiento de las metas propuestas. En la ejecucin de una obra, la planificacin implica la determinacin de una estrategia constructiva. Esta formulacin requiere la seleccin de mtodos constructivos y de equipos, y la secuencia de su aplicacin. As, el plan creado debe interrelacionar el equipo a ser usado en las operaciones constructivas con los materiales y la mano de obra involucrados para cumplir con los tiempos establecidos. Para la planificacin de la ejecucin de una obra, se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: a) La determinacin de lo que debe hacerse. Este requiere un cuidadoso estudio de los trminos del contrato y los documentos tcnicos, y la definicin de las actividades del proyecto. b) La determinacin de cmo debe llevarse a cabo cada actividad. Para ello, deben definirse los mtodos constructivos correspondientes. c) La enumeracin de los recursos requeridos para el proyecto. d) El orden en que deben hacerse las cosas. Esto implica la comprensin precisa de los procesos tecnolgicos que se llevarn a cabo para la realizacin de los trabajos. e) La toma de decisiones, tales como cundo deben hacerse las cosas. Estas decisiones involucran la adopcin de una secuencia favorable al logro de un progreso en los trabajos satisfactorio, al mismo tiempo que se cumplen los requerimientos internos de flujo de caja de la obra. Por ello, establecen el ritmo al cual se ejecutar el proyecto. Una vez efectuada la planificacin de la obra, la instrumentacin y el control del plan es mucho ms difcil y demandan mayores esfuerzos, debido a la gran cantidad de factores complejos y eventos que suceden y perturban la ejecucin del plan. Consecuentemente, el control del plan debe asegurarse que:
a. Los recursos apropiados estn disponibles en el lugar y momento precisos. b. Las personas que deban tomar las decisiones relevantes en la obra tengan muy claro todos los aspectos referentes al plan trazado. c. Los recursos sean utilizados eficientemente. d. Los trabajos ejecutados cumplan todos los requerimientos contractuales y las normas de control de calidad establecida.
Importancias de la planificacin de obras. La planificacin es de importancia en el proceso de definir, coordinar y determinar el orden en que deben realizarse las actividades con el fin de lograr la ms eficiente y econmica utilizacin de los equipos, elementos y recursos de que se dispone y de eliminar diversificaciones innecesarias de los esfuerzos, proceso que se establece o define en un plan de trabajo, el cual debe ser controlado a lo largo de la faena para saber si se est cumpliendo o si debe ser sometido a una revisin o modificacin a fin de que se pueda cumplir con el objetivo final fijado.
Planificacin de Obras: Importancia para: - Compra de materiales. Asegurar la disposicin de los materiales necesarios para la obra, con una calidad satisfactoria y a un costo apropiado. - Elaboracin del presupuesto de compras. Cunto y qu comprar? - Establecimiento de procedimientos sistemticos para la adquisicin y reemplazo de materiales. - Realizar inversiones adecuadas en inventarios. Proceso de Compra: - Adquisicin - Requisicin en compra. Cotizaciones. Ordenes en compra. Facturas. - Recepcin e Inspeccin - Facturas. Informe de recepcin. Ordenes en compra - Almacenamiento- Registros de inventarios continuos - Uso - Requisicin de materiales - Reemplazo Adquisicin.
Es importante tener presente en la compra de materiales la programacin de la obra, para asegurar el suministro oportuno y no provocar atrasos por esta causa. Para ello se pueden utilizar una matriz de cubicaciones u orden de materiales, que consiste en determinar el volumen de los distintos materiales requeridos a travs del tiempo de la obra.
Adquisicin de equipos. Gran parte del capital de trabajo de una empresa corresponde a inversiones en equipos de construccin. La seleccin del equipo ms adecuado a usar debe ser, por lo tanto, motivo de un cuidadoso estudio econmico comparativo entre los diversos equipos con que se puede realizar un trabajo. La adquisicin de un equipo debe considerar como una inversin que se recuperara con una cierta utilidad durante su vida til. Toda adquisicin de equipo debe estar justificada por un estudio que demuestre que la suma de los costos de operacin, mantencin, reparacin y depreciacin del equipo elegido es menor que la de los otros equipos o que los costos que se obtendran por mtodos manuales, siempre que ellos permitan realizar la obra en los plazos fijados. El tamao o capacidad de produccin del equipo debe corresponder a la establecida en el programa de trabajo a fin que las maquinas trabajen con su mejor rendimiento, adems el tipo de equipo debe ser adecuado a la clase de trabajo asignado especialmente en obras de movimientos de tierras.
Flujo de caja de la obra. Es un resumen de las entradas y salidas en efectivo esperadas por la ejecucin de las actividades de la empresa. El flujo de caja esperado como resultado de la ejecucin de un plan de actividades de la empresa es un presupuesto, (presupuesto de caja o presupuesto financiero) que muestra los movimientos de efectivo dentro de un periodo de tiempo establecido, no el ingreso neto rentabilidad de la empresa. Los flujos de caja son importantes para observar el comportamiento diario del movimiento de caja, tanto de entradas como salidas en un lapso de tiempo determinado. Permite a la obra planear sus necesidades de efectivo y refleja de una forma cuantitativa, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de programas oportunos, sin perder la perspectiva del largo plazo. El flujo de caja solo indica si la empresa genera suficiente dinero en efectivo para hacer frente a todas las necesidades de efectivo de la actividad empresarial. El flujo de caja para un perodo de un ao puede contener el movimiento de caja mensual (entradas y salidas en efectivo en cada mes), bimestral (entradas y salidas en efectivo durante el bimestre), o trimestral de acuerdo al tipo de actividades de la empresa y necesidades de informacin del empresario. Un presupuesto mensual no siempre refleja la realidad y requiere de mayor exactitud en la informacin que uno bimestral. Hay que buscar un equilibrio entre el nivel de exactitud y la utilidad para la toma de decisiones. Un flujo de caja trimestral puede ser suficiente para ciertos tipos de negocios. La informacin de los registros del ao anterior puede facilitar la preparacin del presupuesto de flujo de caja del ao siguiente. A medida que el sistema de registros provee de informacin se puede intentar mayor detalle y exactitud en la preparacin del flujo de caja.
Curva de Inversin. Es un instrumento muy usado para de control de avance de una obra, la cual es la representacin grfica de la relacin costo acumulado-tiempo de dicho proyecto, y que, por su forma de letra S alargada, se conoce tambin como Curva S. Hay varias formas de obtener dicha curva, siendo una de las ms usuales suponer que el costo de las actividades se reparte en forma uniforme a lo largo de su duracin, por lo cual si dividimos el costo de la actividad entre su duracin obtendremos el costo diario de la misma. Con esta informacin para cada actividad y la suministrada por el diagrama de Gantt referente a la ubicacin de las actividades en el tiempo, es posible obtener tanto la cantidad de dinero necesaria diariamente (histograma de uso del recurso dinero), como la inversin acumulada a lo largo del proyecto (Curva de Inversin o Curva S) Las grficas pueden ser dibujadas para demostrar la cantidad acumulada de los recursos pronosticados contra el tiempo. Las curvas S pueden ser representadas para la gente, dinero, materiales como el concreto y otros recursos, y pueden formar as la base controlar el uso de estos recursos. Las curvas S bsica de costo/utilidad es comn para el cliente y el contratista. Para el cliente representa la tarifa en la cual incurrir el costo de proyecto, la cantidad y la sincronizacin de los pagos de efectivo. Al contratista, representa la tarifa en la cual el trabajo traer utilidades a la compaa y tambin por supuesto, la sincronizacin y la cantidad de recibos de efectivo. La curva costo/utilidad es una base conveniente para determinar el progreso del proyecto. El dinero es un factor comn en los recursos y actividades en cualquier proyecto, y se puede utilizar generalmente en la medicin comn del progreso. El progreso alcanzado en el final de cada periodo puede ser determinado colorando el trabajo terminado realmente, en el cual valor planeado original fue registrado.
Cuadros de avance: El correcto control de la obra, es parte importante en cualquier proyecto de construccin, debido a que con este seguimiento de avance de las actividades, se tienen que ir revisando y en su caso, reprogramando cada una de ellas para que se logren alcanzar los objetivos. El avance de una obra segn el programa, se tiene que ir cumpliendo segn las metas propuestas de entrega y desempeo. Si se cayera en algn atraso, el gerente deber tomar acciones pero que no afecte el presupuesto establecido inicialmente debido a que la obra en general este programa con un determinado costo, calidad y tiempo. Un buen sistema de control comunicara cada uno de los aspectos que intervienen en la obra, por ende, una buena comunicacin proveer de informacin y un estado exacto del avance en el que se encuentra la obra. Es por esto que se tiene que programar cada determinado tiempo, preferiblemente a corto plazo el avance de todas las actividades para ir controlando y comprando lo planeado contra lo real, sino se va a la par del programa recurre en atrasos y por ende en un mayor costo en multas que puedan estar estipuladas en el contrato por atraso daos o perjuicios. En el control del proyecto es necesario determinar con precisin tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de control es el uso de grficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades.
Importancia en el control financiero de la obra. La programacin de un trabajo es moldeada por los planes estratgicos de una organizacin, que a su vez, son influenciadas por las demandas de mercado y las restricciones de recursos. El proceso de programacin asociado con los estudios de planeacin y factibilidad proporciona las prioridades y el tiempo de iniciacin de diversos proyectos para alcanzar los objetivos finales de las organizaciones. Para ganar tiempo, algunos propietarios esquivan los estudios de planeacin y factibilidad y se lanza directamente a la construccin, con una definicin inadecuada del alcance del proyecto. Incrementando los costos de construccin. Para proyectos muy grandes, el mismo tamao puede incrementar el costo de los servicios de ingeniera, de materiales y equipos, as como los costos de los contratos; este factor deber tomarse en consideracin para determinar la calendarizacin del proyecto. Es una parte muy importante debido a que de acuerdo a un programa de trabajo ya establecido se puede tener un buen manejo de los recursos financieros, lo que genera un correcto flujo de efectivo y manejo de recursos, el pronto cobro de estimaciones y pago de pasivos, da una mejor estabilidad financiera al proyecto, sobretodo, se puede saber cunto se ha gastado, cuanto se ha cobrado, ejercido, etc.; esta informacin es de gran valor tambin debido a que con ella se puede dar cuenta de la posicin financiera en la que se encuentra el proyecto.
Incidencias en la calidad y productividad Cuando la empresa se posiciona frente a un mercado competitivo deber crear mecanismos para saber si est siendo realmente competitiva y para verificar si se est perfeccionando su forma de actuar, relativamente a las necesidades de los clientes y de sus competidores. En otras palabras, la empresa deber definir, medir y monitorear indicadores que sern utilizados en sus decisiones para mejorar el desempeo (Lantelme, 2002).
La misma autora indica que, la generacin e implantacin de indicadores de desempeo es un trabajo complejo, requiere un gran esfuerzo de conceptualizacin y planeamiento de las etapas de colecta, procesamiento y evaluacin de datos. Generar y depurar indicadores de calidad y productividad ser tal vez la parte ms rida, aborrecida y difcil de las que componen un programa para mejora de calidad y productividad. Sin embargo, tal vez sea una de las ms importantes para impulsar el proceso de mejora.
Se considera que la productividad es la eficiencia de transformar entradas en salidas en un proceso productivo. Dentro de esta definicin, el estudio de la productividad, en el proceso de produccin de obras de construccin civil, podra ser hecho con diferentes abordajes.
As es que, en funcin del tipo de entrada (recurso) a ser transformada, el estudio de la productividad podra ser abordado desde diversos puntos de vista: fsico, en el caso de estudiar la productividad en el uso de los materiales, equipamientos o mano de obra; financiero, cuando el anlisis recae sobre la cantidad de dinero demandado; o social, cuando el esfuerzo de la sociedad como un todo es encarado como recurso inicial del proceso (Souza, 2005).
Conclusin
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, con algn mtodo, plan o lgica. Los planes establecen los objetivos de la organizacin y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos.
Los programas de trabajo y las listas de actividades son una herramienta necesaria en la planeacin, ejecucin y evaluacin de las actividades de la empresa.
Entonces, La planificacin y programacin de obras civiles no es ms que la coordinacin de todos los recursos tanto humano, materiales, equipo y financiero en un programa, tiempo y costo determinado para lograr los objetivos planteados en cualquier proyecto.
Un propsito adicional de la planificacin y programacin consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. De all parte el buen desarrollo de cualquier proyecto.