Cours BARDON - Fondamentaux Office 2003

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FONDAMENTAUX OFFICE 2003



Beaucoup de mthodes et dlments sont communs aux logiciels Microsoft Office
2003.
Il existe souvent diffrentes faons de procder pour obtenir un mme rsultat. Je vous
prsenterai la plus rapide, ou, si elle me semble relativement peu usite, la plus logique. Et
dans le doute, plusieurs.
Ne vous privez pas du Compagnon Office. Si vous ne lavez pas : menu ? > Afficher le
Compagnon Office (puis clic droit dessus et choisissez).
Soyez prcis dans le vocabulaire. Distinguer pointeur (de la souris) et curseur,
espacement (entre paragraphes) et interligne (entre les lignes). Nous reviendrons sur ces deux
exemples.
Soyez rapide ! Pour valider par exemple, il est souvent prfrable dappuyer sur la
touche Entre, plutt que de viser OK avec le pointeur de la souris.
Faites-vous si ncessaire une fiche mmo doprations qui vous semblent intressantes.

SOURIS
Un clic droit sur un lment peut faire apparatre un menu concernant cet lment, dit
menu contextuel. Reste choisir ensuite le plat propos
Clic : quand aucune prcision nest ajoute, il sagit du clic gauche de la souris.


1. DEMARRER LE LOGICIEL

Pour dmarrer rapidement un logiciel souvent utilis, il est pratique davoir un raccourci
sur le Bureau de Windows. Pour le crer :
Dmarrer > Tous les programmes > clic droit sur le logiciel > Envoyer vers > Bureau
(crer un raccourci)
Licne du logiciel apparat alors sur le Bureau avec une petite flche noire. Double-
cliquez dessus pour dmarrer le logiciel.


2. FENETRE PRINCIPALE (Ecran louverture du logiciel)

Fichier, logiciel et barres

La fentre principale comprend en particulier :
- En haut, le nom du fichier ouvert et le nom du logiciel utilis ;
- La barre des menus (Fichier, Edition, Affichage). Chaque menu propose diverses
commandes ;
- Des barres doutils.

Pour plus de rapidit, les commandes les plus utilises font lobjet doutils. Il est par
exemple plus rapide de cliquer sur le bouton outil Nouveau Document (page blanche) que
de cliquer sur le menu Fichier puis sur la commande Nouveau .
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Pour prciser la fonction dun outil, une info-bulle apparat au passage du pointeur sur
son icne. Une info-bulle est un rectangle, contrairement ce que suggre le terme de bulle,
qui contient une information.
Pour activer un bouton, cliquez dessus. Il change alors de couleur. Pour le dsactiver,
cliquez dessus nouveau.
A noter que les boutons ou icnes qui sont en gris, ne sont pas activables.

Deux barres doutils servent particulirement :
- La barre doutils Standard (icnes Nouveau, Ouvrir, Enregistrer) ;
- La barre doutils Mise en forme (Police, Gras, Italique, Souligner).

Il existe dautres barres doutils. Comme le bricoleur se sert doutils, rangs dans
diverses botes selon leurs fonctions, nous disposons aussi de nombreuses barres
doutils que lon affiche selon les oprations effectuer.
Le menu droulant situ en fin de barre doutils, donne accs tous les outils de la
barre. Il permet de choisir laffichage ou le masquage doutils sur la barre (en cochant ou en
dcochant).

Barre des menus, barre doutils Standard, barre doutils Mise en forme

Barre des menus
Il y a toujours, au moins, les menus : Fichier, Edition, Affichage, Insertion, Format,
Outils, Fentre et Aide ( ?). A droite de cette barre, une zone de saisie permet dobtenir une
aide du logiciel sur le thme que vous lui notifiez : prcisez un ou plusieurs mots-cls, puis
validez. Si la connexion Internet est active, les rponses sont plus nombreuses.

La barre doutils Standard comprend en particulier les icnes trs utilises :
- Les 3 premires sur le fichier : Nouveau, Ouvrir, Enregistrer ;
- 2 icnes sur limpression : Impression, Aperu avant impression ;
- 4 icnes : Couper (ciseaux), Copier, Coller et Reproduire la mise en forme (le
pinceau) ;
- Les 2 suivantes (flches) permettent dannuler ou de rtablir la ou les dernires
oprations effectues. Testez les menus droulants (). Certaines oprations ne sont
pas annulables (par exemple, louverture ou lenregistrement dun fichier) ;
- Le zoom (pourcentage), qui peut tre rduit ou augment ;
- Le bouton daide ( ?).

La barre doutils Mise en forme comprend elle aussi des icnes trs utilises. Y sont
prsents les boutons permettant de commander :
- La police et la taille des caractres ;
- Gras, Italique, Souligner ;
- Les alignements de texte : gauche, au centre, droite ;
- La couleur des caractres imprimables (A ).

Affichage dune barre doutils

Au lieu de passer par le menu Affichage, faire un clic droit sur la barre des menus ou sur
une barre doutils dj affiche. Cochez loption correspondant la barre souhaite. Cliquez
par exemple sur Dessin pour afficher la barre doutils Dessin .
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Un clic sur une commande ou une icne peut galement directement faire apparatre une
barre doutils. Cliquez par exemple sur le bouton dicne (A, cylindre, cube) et dinfo-bulle
Dessin . Comme prcdemment, la barre doutils Dessin saffiche.

Dplacement dune barre doutils

Si elle est situe dans la zone des trois barres habituelles (Menus, Standard,
Mise en forme) : pointez sur les pointills verticaux en dbut de barre (le
pointeur se transforme alors en flches croises) ; puis cliquez-glissez jusqu
lendroit souhait.
Exemple : dplacez la barre doutils de Mise en forme, pour la mettre en dessous, et
dcale droite, de la barre Standard.

Sinon : pointez sur sa barre de titre, puis cliquez-glissez jusqu lendroit de
votre choix.

Les volets Office

Les volets Office sont des barres doutils spciales. Apparaissant sur le ct droit de
lcran, ils offrent des fonctions courantes relatives au logiciel utilis.
Pour afficher le volet Office Accueil , faites : menu Affichage > Volet Office.
Si on ouvre le menu droulant en haut du volet, on peut choisir dafficher un autre
volet Office, propre au logiciel. A lactivation de certaines commandes, un volet Office
apparat automatiquement, remplaant le volet prcdent.
A partir dun autre volet Office, on affiche le volet Accueil en cliquant sur le bouton
dicne maison, situ en haut du volet. Les deux boutons flchs situs ct permettent de
naviguer entre les volets qui ont t ouverts.


3. MEMO CLAVIER

Un symbole situ en bas droite dune touche est saisi en appuyant simultanment sur
la touche Alt Gr.
La touche retour arrire () efface le caractre prcdent tandis que la touche Suppr
efface le caractre suivant.
Pour les inconditionnels du clavier : quand le nom dune commande comporte une
lettre souligne, vous pouvez y accder en tapant Alt + lettre souligne (ex : pour barre des
menus, Fichier, faites Alt + f).


4. COMMENT REALISE-T-ON UNE OPERATION ?

En informatique, pour raliser une opration, on se sert principalement :

de menus (situs sur la barre des menus), de sous-menus ;
doutils (disposs dans des Barres doutils) ;
de fentres (qui souvrent au milieu de lcran) ;
de volets (qui souvrent sur le ct droit de lcran).

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Un seul outil peut suffire. Par exemple, pour enregistrer un fichier, on clique sur le
bouton Enregistrer de la barre doutils Standard.
La plupart des oprations ncessitent davantage de moyens. Pour crer par exemple une
table des matires, on se sert dun menu, de deux sous-menus (bon apptit...) et dune fentre.


5. ENREGISTRER

Par scurit, enregistrez rgulirement votre document : barre doutils Standard, icne
Enregistrer ().
Lors du 1er enregistrement dun fichier, la fentre Enregistrer sous apparat. Vous
devez dcider alors :
- Dans quel dossier vous allez stocker votre fichier : utilisez pour cela soit les dossiers
proposs gauche, soit la liste droulante , ou bien crez un nouveau dossier en
cliquant sur licne dinfo-bulle Crer un dossier ;
- Du nom de votre fichier. Choisissez-en un explicite, pour mieux pouvoir retrouver
votre fichier ensuite. Ce nom peut contenir des espaces, mais pas de signes de
ponctuation. Une extension (un point suivi de plusieurs lettres) est ajoute par le
logiciel ;
- Du type de fichier.


6. IMPRESSION

Si vous navez rien paramtrer, passez par licne Imprimer () de la barre doutils
Standard.
Sinon, barre des menus, Fichier > Imprimer, et indiquez les paramtres choisis.


7. VISUALISER VOTRE DOCUMENT

Vous pouvez rgulirement visualiser votre document : barre doutils Standard, bouton
(feuille avec loupe) Aperu avant impression .
Sur le document, le pointeur se transforme en loupe. Si vous dsactivez le bouton
Loupe de la barre doutils, vous pourrez crire dans le document. Explorez cette barre
doutils.


8. FERMETURE

Pour quitter le logiciel en cours, clic sur la grosse croix en haut droite (case rouge).
Pour fermer le fichier en cours, clic sur la petite croix situe en dessous.
Dune faon gnrale, une croix sur une fentre ou une barre permet de la fermer.


9. PERSONNALISER UN LOGICIEL

De nombreuses caractristiques de chaque logiciel sont paramtrables. Pour modifier
ces paramtres, et personnaliser ainsi le logiciel, affichez la fentre Options : menu Outils
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> Options. Elle contient diffrents onglets, chaque fentre proposant des options de
paramtrage.
Certaines options sont communes aux applications (exemple : onglet Affichage, Afficher
le Volet Office au dmarrage). La plupart diffrent en fonction du logiciel utilis (exemples :
dans Excel, il y a un onglet Calcul ; dans Word, il y a un onglet Edition).