Elaboración de Un Proyecto

ELABORACIN DE PROYECTOS
Coordinacin de Vinculacin con Estados en Evaluacin y Sistemas Administrativos

Proporcionar los elementos que debe
contener un proyecto y la importancia que
adquiere cada uno de ellos, a fin de que
sean considerados y utilizados en el
desarrrollo del mismo.
OBJETIVO DEL DOCUMENTO OBJETIVO DEL DOCUMENTO
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Es la integracin de una serie de procedimientos y actividades o
tareas haciendo uso de una metodologa definida que permita
lograr los objetivos y metas de la manera ms eficiente y
efectiva.
DEFINICI DEFINICI N DE PROYECTO N DE PROYECTO
Elementos para identificar posibles proyectos Elementos para identificar posibles proyectos
Problemas con algn elemento actual.- Errores, ineficiencias,
retardos, deseos de algn incremento, reduccin de gastos, etc.
Deseos de explotar nuevas necesidades.- Nuevos procesos,
nueva visin, uso de sistemas de informacin.
Incremento de la competencia.- Nuevas caractersticas en los
competidores, mejorar un servicio o un producto.
Hacer ms efectivo el uso de la informacin.- Nueva
informacin, mejor aprovechamiento, rapidez, mejores
decisiones.
Crecimiento organizacional.- Crecimiento en las
organizaciones, ms necesidades.
3
Consiste en definir el nivel de factibilidad (posibilidades
de xito) para conseguir la solucin de las necesidades.
Se manejaran 4 niveles de factibilidad que servirn para
determinar si un proyecto puede ser exitoso o no, estos
niveles son:
Operacional
Tcnico
ETAPAS PARA EL DESARROLLO DE ETAPAS PARA EL DESARROLLO DE
PROYECTOS PROYECTOS
a) Deteccin de Necesidades.
Consiste en determinar que algn elemento (procesos,
equipos, personas, etc.) no cumplen ya con los objetivos o
metas, o bien, se requiere de uno no existente de acuerdo
al nivel de importancia que manifieste la necesidad.
b) Definicin del Problema.
Consiste en delimitar las fronteras y el alcance de las
necesidades que se desean atender y sobre la cuales
existen posibilidades de definir un proyecto.
Econmico
Calendarizacin
c) Definicin de Factibilidad
4
d) Planeacin del Proyecto.
Consiste en explicar cmo ser la delimitacin del
problema, justificando el planteamiento de los objetivos
desarrollados inicialmente. En esta etapa se definen los
niveles o etapas del desarrollo del proyecto, adems de las
tcnicas y el control que se llevar a cabo.
e) Elaboracin del Proyecto.
Consiste en definir el diseo, la elaboracin de mdulos y la
integracin de todos los elementos. Se deben de dar a
conocer en esta etapa todos los distintos tipos de pruebas y
tcnicas de anlisis de resultados para determinar una
posible evaluacin al final del proyecto.
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CUESTIONAMIENTOS Y ELEMENTOS DE UN CUESTIONAMIENTOS Y ELEMENTOS DE UN
PROYECTO PROYECTO
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OBJETO ELEMENTO
QU SE QUIERE HACER
NATURALEZA DEL
PROYECTO
INTRODUCCIN
POR QU SE QUIERE HACER
ORIGEN Y
FUNDAMENTACIN
DIAGNSTICO
PARA QU SE QUIERE HACER
OBJETIVOS Y
PROPSITOS
OBJETIVOS
CUNDO SE QUIERE HACER METAS
DNDE SE QUIERE HACER
LOCALIZACIN
FSICA (UBICACIN
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES O
TAREAS
METODOLOGA ESTRATEGIA
CMO SE VA A EVALUAR RESULTADOS INDICADORES
QUINES LO VAN A HACER
RECURSOS
HUMANOS
CON QU SE VA A HACER
RECURSOS
MATERIALES
CON QU SE VA A COSTEAR
RECURSOS
FINANCIEROS
CUNDO SE VA A HACER
CALENDARIZACIN
(UBICACIN EN EL
CRONOGRAMA
C.P.M.
CON QUINES
SE VA A
COLABORAR
SUJETOS COORDINACIN
PREGUNTA
METAS
RECURSOS
CMO SE VA A HACER
INTRODUCCI INTRODUCCI N N
La introduccin deber precisar los aspectos siguientes
del proyecto:
Orgenes
Solidez
Importancia
Inters
Apoyos
Impacto
Adems, la introduccin debe contener antecedentes,
fundamentacin y justificacin del proyecto.
DIAGN DIAGN STICO STICO
Consiste en confrontar la situacin que prevalece
actualmente contra un escenario posible, con el propsito
de exponer realidades y proponer alternativas de solucin.
7
V.G.
ACTUALMENTE LA COORDINACIN SE HACE A
TRAVS DE LA COMISIN PERMANENTE,
MEDIANTE ACUERDOS, PROGRAMAS DE
TRABAJO QUE CARECEN DE LA INTENCIN DE
PROMOCIN, CONCERTACIN Y DIFUSIN (EN
LOS DOS SENTIDOS FEDERAL-ESTATAL) DE
SISTEMAS DE CONTROL Y EVALUACIN.
SE REQUIERE O NECESITA FORTALECER LA
COORDINACIN FEDERACIN-ESTADOS CON
PLANTEAMIENTOS METODOLGICOS Y DE
COOPERACIN INSTITUCIONAL QUE PERMITAN
INVESTIGAR, CONOCER E IMPLEMENTAR
SISTEMAS DE CONTROL Y EVALUACIN QUE
CONTRIBUYAN A PREVENIR ACTOS DE
CORRUPCIN E IMPUNIDAD.
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OBJETIVOS DEL PROYECTO OBJETIVOS DEL PROYECTO
En la definicin de objetivos de los proyectos es necesario
conocer los objetivos de la Direccin General de Operacin
Regional y Contralora Social, con el propsito de determinar
si el proyecto es til para que la Direccin cumpla sus
objetivos.
Se refiere a toda la serie de pasos que tienen que llevarse a
cabo para desarrollar el proyecto, constan de diversas etapas
que tienen que ser completadas.
Dentro de un proyecto puede haber uno o ms objetivos, los
cuales pueden encontrarse en diferentes etapas del proyecto
Los objetivos de los proyectos son siempre: particulares;
estratgicos; operativos; viables; funcionales, y; alcanzables.
Los objetivos particulares se derivan del objetivo general
planteado, razn por la cual el conjunto de objetivos
particulares logran consecuentemente el objetivo general.
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Para formular un objetivo es necesario:
1. Precisar las funciones (acciones o servicios) de desarrollo
que uno pretende realizar en el proyecto...(EL QU)
VG: Formacin, sistematizacin, investigacin de apoyo, etc.
2. Precisar un elemento estratgico, que refleje la forma o la
manera como se realizar tal o cual funcin... (EL CMO)
VG: (Asegurar la formacin) mediante la investigacin
participativa
3. Precisar el sujeto...que realizar la accin..y/o que ser
beneficiado por ella.... (EL QUIEN)
VG: El centro de didctica...asegurar la formacin, mediante
la investigacin participativa de los maestros en funciones...
4. Enunciar el propsito para el cual se realizar tal o cual
accin en la forma enunciada...
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METAS METAS
Son planteamientos de los resultados y/o productos por
alcanzar mediante las actividades realizadas en un proyecto.
Adems, especifican los logros por alcanzar en la
consecucin de los objetivos.
Cubrir las metas es el compromiso de los responsables del
proyecto y es objeto de las evaluaciones del proyectos. Por
esto, las metas deben proponer resultados tangibles,
medibles, susceptibles de expresarse mediante indicadores.
Las metas pueden referirse:
A la tarea misma por realizar: VG: 20 cursos de
formacin
A los resultados de la tarea: (cobertura, destinatarios,
producto final) VG:...Que alcancen a 200 profesores
Al cmo de la tarea: (circunstancias, lmites espacio-
temporales) VG:...En funciones, en tres estados,
antes de navidad.
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A diferencia de los objetivos, las metas son, por lo general:
Especficas
Alcanzables
Cuantificadas
Medibles
Etapas para definir metas Etapas para definir metas
Identificar el indicador: VG: Los pequeos agricultores
obtienen incrementos en los rendimientos de arroz.
Establecer la cantidad: VG: 10,000 pequeos agricultores
aumentan la produccin en un 50%.
Establecer la calidad: VG: Se mantiene la calidad de
1999.
Establecer el periodo: VG: Entre octubre de 2000 y octubre
de 2001.
Delimitar la regin: VG: Estado de Hidalgo
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VG: 10,000 pequeos agricultores del estado de Hidalgo
obtienen un incremento de 50% en los rendimientos de arroz
entre octubre de 2000 y octubre de 2001, manteniendo la
calidad de 1999.
ACTIVIDADES O TAREAS ACTIVIDADES O TAREAS
Es necesario definir con precisin cada una de las actividades
o tareas que componen cada meta del proyecto, con la
finalidad de identificar y conocer todos los aspectos y
elementos importantes, adems de poder aplicar mtodos
efectivos de control, que permitan llevar a cabo el proyecto de
la mejor manera.
Los pasos que contempla esta etapa son:
Desglosar actividades o tareas generales.
Analizar y profundizar cada actividad o tarea en sub-actividades
o sub-tareas (ms importantes).
Conocer el detalle de cada sub-actividad o sub-tarea.
INDICADORES DE EVALUACI INDICADORES DE EVALUACI N N
Los indicadores son los parmetros utilizados para evaluar el
nivel de cumplimiento de las metas.
Por lo anterior, un aspecto muy importante al definir metas y
actividades o tareas, es identificar la forma de evaluarlas, con
el propsito de estar en condiciones de determinar si se
cumplieron o no stas y de qu manera se logran los
objetivos planteados para el proyecto.
13
V.G.
Fortalecer permanentemente la coordinacin
Federacin-Estados en materia de desarrollo,
promocin e implantacin de sistemas de control y
evaluacin para la prevencin de actos de
corrupcin e impunidad en estados y municipios.
OBJ ETIVO GENERAL
1. Coordinar a travs de acuerdos especficos
Estados-Federacin el desarrollo de sistemas de
control y evaluacin... en la operacin de
programas convenidos.
2.
3.
OBJ ETIVOS PARTICULARES
14
EJEMPLO GENERAL EJEMPLO GENERAL
V.G.
1.1 Firmar durante el mes de abril de 2001, 32
acuerdos especficos que procuren el desarrollo
de sistemas de control....
1.2
1.3
METAS
1.1.1 Elaborar un acuerdo base.
1.1.2 Cabildear la suscripcin de acuerdos con las
entidades federativas.
1.1.3
ACTIVIDADES O TAREAS
Sistemas desarrollados
Acuerdos suscritos
Porciento de acuerdos operando en entidades
federativas: acuerdos suscritos vs. total de
entidades federativas.
INDICADORES DE EVALUACIN
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ESTRATEGIA ESTRATEGIA
La estrategia es la expresin del cmo de un proyecto.
Existen diferentes tipos de estrategias, entre los cuales se
encuentran los siguientes:
a) Crear lo nuevo; b) Experimentarlo; c) Probarlo
en otros mbitos; d) Diseminarlo; e) Adoptarlo.
Innovac
in:
a) Investigacin; b) Difusin; c)
Utilizacin y aplicacin.
Emprico-
racional:
a) Participacin; b) Motivacin; c)
Organizacin; d) Accin; e)
Realimentacin.
Normativa-
reeducativa:
a) Integracin del equipo; b) Seleccin de
la comunidad; c) Formacin de grupos;
d) Diagnstico participativo del problema;
e) Tematizacin: produccin de
contenidos y materiales; f) Programacin-
accin.
Investigacin-
accin:
a) o/ b) Estudios de apoyo; b) o/ a) Toma
de decisin; c) Modificacin del marco
jurdico; d) Introduccin.
Poltico-
administrativa:
a) Diseo de nuevos medios; b) Prueba
experimental y modificaciones; c)
Produccin y distribucin; d) Instalacin del
sistema; e) Formacin de los usuarios; f)
Nueva prctica educativa; g) Monitoreo,
evaluacin y ajustes.
Instrumentacin
tecnolgica
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Elaboraci Elaboraci n de la estrategia n de la estrategia
1. Opcin estratgica. De acuerdo a los tipos de estrategia
mencionados anteriormente, describa el tipo o la combinacin
de tipos de estrategias que eligi para realizar su proyecto.
Adems, justifique el por qu escogi esta estrategia.
2. Proceso del proyecto. Describa el proceso de desarrollo tal
como se espera que se dar en su proyecto, como secuencia
de fases.
3. Diagrama del proceso. Aada, en su caso, un esquema o
diagrama que exprese esta estrategia.
4. Detalle de procedimientos. Para cada una de las partes del
proceso, indique los procedimientos y tcnicas que se
utilizarn.
5. Asignacin de errores. Precise el rol que jugarn cada uno
de los tipos de participantes en la estrategia de desarrollo
descrita.
6. Prueba de congruencia. Exprese por qu cree que la
estrategia elegida es adecuada para el tipo de problema, para
el tipo de participacin esperada, para otras circunstancias,
etc.
7. Conclusin. Por ltimo, muestre cul va a ser el impacto de
la estrategia elegida, as como su contribucin al logro de los
objetivos del proyecto.
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El proceso para la definicin de la estrategia, integra los
siguientes pasos:
RECURSOS RECURSOS
Otro aspecto que es necesario establecer en un proyecto, son
los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos,
metas y actividades sealadas.
Estos recursos puedes ser:
Humanos. Se debe estimar el nmero de personal
requerido, los roles y responsabilidades de cada servidor
pblico, as como los requisitos que deben cubrir, entre
los que destacan experiencia, formacin profesional, etc.
VG. 2 colaboradores con tal nivel y tales caractersticas.
Materiales. Se refiere a todos los elementos materiales
que se utilizan para la elaboracin del proyecto.
VG: 5 PCs, 1 impresora
Financieros. Son los gastos econmicos que se prev
sean requeridos para el logro de los objetivos.
VG: Viticos para 15 salidas a 4 entidades federativas,
para 3 personas.
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CRONOGRAMA CRONOGRAMA
Resulta conveniente integrar un cronograma que refleje la
duracin de cada actividad o tarea y sub-actividades o
sub-tareas, en su caso, con el propsito de contar con un
control que permita evaluar los resultados obtenidos en el
tiempo establecido previamente.
Este cronograma puede presentarse en diagramas de Gantt.
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M M TODO DE LA RUTA CR TODO DE LA RUTA CR TICA (C.P.M.) TICA (C.P.M.)
El mtodo de la ruta crtica es una tcnica eficaz en la
planeacin y administracin de proyectos. Es la
representacin del plan de un proyecto en un diagrama o red,
que describe la secuencia e interrelacin de todos los
componentes del proyecto, as como el anlisis lgico y la
manipulacin de esta red, para la completa determinacin del
mejor programa de operacin.
Por lo anterior, se presenta como anexo el documento que
explica el proceso para establecer el diagrama de flechas de
un proyecto.
RESPONSABLES RESPONSABLES
Se refiere a los servidores pblicos encargados de realizar las
actividades y cumplir con los objetivos y metas planteadas.
COORDINACI COORDINACI N N
Son las distintas dependencias, entidades federativas,
unidades administrativas de la propia Secodam o de la
Direccin General de Operacin Regional y Contralora Social,
con las cuales se establece una coordinacin y colaboracin
para el desarrollo del proyecto.
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