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Universidad Autnoma

Del Caribe
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
INTERNA DE CALIDAD
AC-05-PR-01
Versin 3

PROCESO ADMINISTRACIN DE LA
CALIDAD
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01/12/2011
Elaborado por:
Ing. Erika Muoz Morales
Asistente de la Oficina de
Calidad Institucional
Revisado por:
Ing. Sydar Perea Jimnez,
Coordinador de la Oficina de
Calidad Institucional
Aprobado por:
Dr. Mariano Romero,
Representante de la
Direccin
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UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL CARIBE











PROCEDIMIENTO DE AUDITORA INTERNA DE CALIDAD








ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD











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PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
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1. OBJETO

Desarrollar auditoras internas de calidad en la Universidad Autnoma del Caribe con el fin de
determinar si el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) es eficaz y cumple con los requisitos de
la norma ISO 9001.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las auditoras internas de calidad de la Universidad Autnoma del
Caribe que se desarrollan para comprobar la eficacia del SGC, identificar oportunidades de
mejora en los procesos, actividades o tareas, y para identificar necesidades de implementacin
de acciones correctivas, preventivas o de mejora. Este procedimiento inicia con la seleccin del
grupo de auditores internos de calidad y termina con la presentacin de los informes de gestin
de los gerentes de proceso (ejecucin y cierre de las acciones que se derivan de la auditora).

3. RESPONSABLES

Son responsables por el correcto desarrollo de este procedimiento en cada una de sus fases:

- Representante SGC:

Asegurarse de la provisin de los recursos necesarios para el buen desarrollo de
las auditoras.
Identificar y asegurarse de que se proporcionan los procesos necesarios para
mantener y mejorar la competencia y el desempeo de los auditores.

- Coordinador de calidad, por la organizacin, planificacin y gestin de las actividades de
auditora y por el seguimiento de las acciones que se deriven de ella, incluyendo:

Establecer los objetivos y el alcance del programa de auditora.
Realizar la planificacin y el calendario de las auditoras
Establecer las responsabilidades y procedimientos a seguir para el buen
desempeo de las auditoras.
Verificar la correcta implementacin del programa de auditora.
Verificar que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditora.
Realizar seguimiento, revisin y mejora al programa de auditora.
Asignar los auditores con la competencia apropiada para lograr los objetivos
particulares del programa de auditora.
Medir el desempeo y la eficacia del programa de auditora.
Comunicar el programa de auditoras a las partes pertinentes.
Comunicar los logros globales alcanzados por el programa de auditora a la alta
direccin.









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Asegurarse de la realizacin de las auditoras de acuerdo con el programa de
auditoras.

- Auditores internos de calidad, por planificar y coordinar junto con los gerentes de
procesos y responsables de las diferentes dependencias de la Universidad el desarrollo
de las auditoras internas de calidad, por identificar las necesidades de desarrollo de
acciones correctivas, preventivas o de mejora y por elaborar y entregar un informe como
resultado de las auditoras, lo cual incluye:

Revisar la informacin pertinente a las tareas asignadas y preparar los documentos
de trabajo necesarios como referencia y registro del desarrollo de las auditoras.
Solicitar el acceso a los documentos pertinentes, incluyendo los registros.
Recopilar y verificar la informacin pertinente a la auditora.
Efectuar el estudio de la documentacin y dems criterios de la auditora.
Verificar la implementacin y eficacia de las acciones tomadas como resultado de
las conclusiones de la auditora anterior.
Evaluar la evidencia de la auditora frente a los criterios de la auditora.
Registrar los hallazgos de la auditora.
Revisar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin apropiada
recopilada.
Intercambiar con el auditado la informacin para evaluar el progreso de la auditora.
Acordar las conclusiones de la auditora.
Presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditora.
Preparar y presentar el informe de auditora.
Salvaguardar con la seguridad apropiada los documentos y registros pertinentes al
desarrollo de la auditora.

- Gerentes de proceso, por:

Atender las visitas de auditora interna de calidad.
Estudiar los informes de resultado de la auditora, identificar oportunidades de mejora y
proponer y ejecutar las acciones necesarias a implementar.
Asegurar de que se tomen las acciones para eliminar las no conformidades
presentadas.
Adecuar o realizar los cambios que sean necesarios para mantener la eficacia del SGC.

















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4. DEFINICIONES

4.1. Auditora: Es un proceso sistemtico, independiente y documentado cuyo objetivo es
obtener evidencias y evaluadas objetivamente para medir, de esta forma, la eficacia del Sistema
de Gestin de la Calidad a partir del cumplimiento de los criterios de la misma auditora.

4.2. Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin
que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

4.3. Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.

4.5. Conformidad. Cumplimiento de un requisito.
4.6. Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

4.7. Plan de Auditora: Descripcin de las actividades y los detalles acordados en una auditora.

4.8. Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora. El alcance de la auditora
incluye las actividades y/o procesos de la organizacin, la descripcin de la ubicacin (fecha,
lugar, hora) as como el periodo de tiempo cubierto.

4.9. Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor
tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. Estas
conclusiones se consignan en el formato informe de auditora.

4.10. Auditado: Persona o Proceso que es auditado.

4.11. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

4.12. Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo un auditora.

4.13. Experto tcnico: Persona que aporta la experiencia o conocimientos especficos con
respecto a la materia que se vaya a auditar.

4.14. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y
habilidades.

4.15. Accin correctiva. Medida establecida para eliminar la causa de una no conformidad
encontrada.










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4.16. Accin preventiva. Medida establecida para eliminar la causa de una no conformidad
potencial.

4.17. Accin de mejora. Medida establecida para aumentar la capacidad de cumplir con los
requisitos de calidad.

4.18. Hallazgo de la auditora. Son los resultados obtenidos a partir de la evaluacin realizada
de la evidencia recopilada en la auditora frente a los requisitos de la norma.

4.19. Listas de verificacin. Mtodo de documentacin y control de cada una de las funciones
que permiten al auditor y al auditado identificar cuales elementos sern auditados, los requisitos
aplicables y los resultados de los hallazgos.

4.20. No conformidad: No cumplimiento de un requisito.

4.21. Eficacia. Relacin entre las actividades planificadas y los logros alcanzados.

4.22. Proceso. Conjunto de personas, informacin, mquinas y materiales que interactan para
producir servicios que satisfagan las necesidades del cliente.


5. DESARROLLO

5.1 DESCRIPCIN POR FASES

1. Seleccin de auditores: El Coordinador de calidad junto con el Representante de la
Direccin seleccionan el grupo de auditores internos de calidad de acuerdo con el perfil y
competencias acordes para el desarrollo de las auditoras, considerando que en todos los
casos sean ajenos al proceso a auditar, para asegurar imparcialidad en el ejercicio.

Los parmetros de competencia para la seleccin de Auditores Internos de Calidad que tiene
en cuenta la institucin, son los siguientes:

- Contar con una formacin profesional.
- Tener formacin en auditorias internas de calidad.
- Haber ejecutado por lo menos 1 auditora interna de calidad en cualquier sector.
Esta informacin queda registrada en el formato de informacin profesional de auditores
internos de calidad.











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A los Auditores pueden asignarse Auditores Acompaantes. Para ser Acompaante como mnimo
debe contar con una formacin profesional, tener formacin en auditorias internas de calidad y
tener experiencia como empleado de la Universidad Autnoma del Caribe de al menos dos aos.
Esta actividad tiene como propsitos:
- Adquirir en las habilidades y experiencia a los Auditores Acompaantes, bajo la tutora
del Auditor.
- Facilitar la labor de inspeccin del auditor en la observacin y recoleccin de evidencias,
legibilidad e implementacin de registros, de los controles y operacin de los procesos
auditados observacin de asignacin de recursos de ambiente de trabajo o de su
estado en las instalaciones o infraestructura, revisin de la documentacin de procesos
de acuerdo a la definicin de documentos controlados, etc.
En la Institucin un trabajador que obtenga la educacin y la teora aplicable a auditoras internas
de calidad, se define como auditor acompaante y se encuentran adquiriendo, habilidades y
experiencia a travs del ejercicio. Debe ir acompaado de un auditor con experiencia que se
asignara como lder.

Por otra parte, cuando el nivel de complejidad del proceso a auditar lo requiere se contratan
auditores especialistas los cuales pueden reclutarse y seleccionarse tanto interna como
externamente.

La Universidad considera los siguientes atributos y habilidades para elegir auditores internos
de calidad:
- tico, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto.
- Observador, es decir activamente consciente del entorno fsico y las actividades.
- Verstil, es decir, se adapta fcilmente a diferentes situaciones.
- Perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones.
- Decidido, es decir alcanza conclusiones oportunas basadas en el anlisis y
razonamientos lgicos.
- Capacidad de redaccin.

2. Diseo del programa de auditora: El coordinador de calidad planifica el programa de
auditora donde se considera, objetivos, el alcance, frecuencia, criterios, recursos y
metodologa de las auditoras a realizar. Las auditoras internas de calidad son programadas
teniendo en cuenta que se ejecute un ciclo completo de auditora en un periodo de un (1) ao.










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Los procesos a auditar son seleccionados teniendo en cuenta aspectos como el impacto en el
servicio, el desempeo alcanzado y tendencia mostrada, los cambios tecnolgicos, de
legislacin y reglamentacin aplicables, entre otros.

Una vez diseado el programa de auditora, se expone luego de conocer el calendario
acadmico y se somete a aprobacin por parte del Representante del SGC y Rector de la
Institucin. Es indispensable que se aseguren los tiempos, instalaciones y recurso humano
requerido, por lo cual una vez no se requieran ajustes en el programa de auditora (visita de
pares, CNA, veeduras, eventos institucionales) se expide aprobacin por parte de la
Direccin.

Cualquier cambio que se requiera en el programa de auditora aprobado debe ser autorizado
por el Representante de la Direccin o por el Rector y comunicado solo por estas instancias a
travs del Departamento de Comunicaciones.

3. Preparacin de la auditora: El coordinador de calidad convoca una reunin de auditores
internos de calidad con el fin de comunicarles la programacin de la auditora con anticipacin
suficiente para que les permita recopilar la documentacin del proceso a auditar, el plan de
auditoras, el formato de acciones preventivas y correctivas, y preparar la lista de verificacin
y dems herramientas necesarias para el desarrollo de la auditora. Tambin se expone la
metodologa de la auditora dentro de las cuales pueden escogerse entre otras, las siguientes:

- Uso de la tcnica de revisin ciclo PHVA para todos los procesos,
- Entrevista a Usuarios
- Entrevista a Gerente de procesos
- Revisin documental de Procesos
- Muestreo al azar o selectivo
- Verificacin de Registros
- Verificacin de competencias
- Verificacin de la satisfaccin del Cliente y del servicio.

Las reuniones de comunicacin y preparacin para la auditora quedan registradas en actas.

4. Elaboracin de la lista de verificacin: El auditor elabora con base en la documentacin del
proceso una lista de verificacin donde se evalan las actividades del mismo. Las preguntas
en esta lista de verificacin deben ser abiertas, de modo que el auditado explique el proceso y
cmo est documentado ste.

5. Entrega plan de auditores: Los auditores entregan a los auditados (Gerentes de Proceso),
los planes de auditora, y se atienden los puntos de inters como son: objeto y alcance de la
auditora, confirmacin del plan de auditora, fechas y horarios. En caso de alguna diferencia
para la realizacin de la auditora se deber ajustar, con mutuo acuerdo, entre auditor y
auditado, la nueva fecha y el nuevo horario para la auditora. Una vez expedido el plan de









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auditora aprobado si se requiere reprogramacin de la actividad se solicitar al
Representante de la Direccin su autorizacin.

6. Ejecucin de la auditora: El auditor recopila informacin a travs de entrevistas al personal
o a partir de la observacin de las diferentes actividades. En estas entrevistas el personal
involucrado no debe limitarse a los responsables de las diferentes dependencias, sino que se
debe incluir a todos los miembros que participan en el proceso.

7. Desarrollo de la auditora: La auditora se realiza a partir de la lista de verificacin
previamente preparada. Los hallazgos obtenidos se documentan en el formato de la Lista de
Verificacin; deben registrar datos o informacin que referencie de manera clara el hallazgo
encontrado, por ejemplo: fecha del documento observado, nombres, cdigo u otras pruebas
detectadas que permitan concluir conformidad o no conformidad.

8. Resultado de Auditoria: Con base en la Lista de Verificacin y los hallazgos obtenidos, el
Auditor Interno de Calidad diligencia el formato de Informe de la Auditoria Interna de Calidad,
en el cual hace referencia a las fortalezas, observaciones y oportunidades de mejora
(debilidades) y no conformidades encontradas durante la auditoria.

Es importante que la redaccin de toda no conformidad reportada debe estar constituida por:
el hallazgo (hechos) y la referencia (norma, procedimiento, , requisito incumplido).

9. Reunin de cierre: El auditor presenta los resultados producto de la auditora al gerente del
proceso, en un plazo mximo cinco (5) das hbiles despus de realizada la auditora,
entregndole el formato de informe de la Auditoria interna. En esta reunin se valida el
contenido del informe, y en caso de haber diferencias entre la percepcin del auditado y del
Auditor Interno de Calidad, se consignar en el mismo formato y se dar a conocer al auditor
lder para que se tome la decisin definitiva.

Este informe de auditora una vez validado, es firmado por auditor y auditado, en dos
originales, uno para cada uno.

10. Entrega de Informe: El equipo auditor entrega al auditor lder y al asistente de calidad la
informacin referente a:

- Plan de auditora.
- Lista de verificacin diligenciadas.
- Documentos soportes necesarios.
- Formato de informe de auditoria debidamente firmado.

11. Evaluar los resultados y elaborar informe de auditoria: Despus de la reunin de Cierre de
todos los procesos auditados y la entrega de todos los informes de auditora debidamente
firmados, el coordinador de calidad organiza los resultados de las auditorias y los consolida









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en el Informe de las auditorias internas de Calidad, el cual se presenta en la Revisin
Gerencial, estableciendo si se alcanzaron o no los objetivos y las acciones de mejora.

12. Seguimiento de acciones correctivas: El coordinador de calidad y los auditores controlan el
cumplimiento de las fechas compromiso para entregar los planes de acciones correctivas,
preventivas y/o de mejora, a cargo de los gerentes de proceso, quienes inician su anlisis
para la formulacin de acciones correctivas y/o mejora que atiendan a la solucin de lo
reportado en la auditora. Para esto siguen el procedimiento de formulacin y seguimiento de
acciones correctivas, preventivas y de mejora.

A partir de esta planeacin se organiza el seguimiento al cumplimiento y estado de las
actividades y fechas que describe el plan, los auditores apoyan el seguimiento de las acciones
planteadas.

Este seguimiento permite comprobar el impacto de la accin aplicada, y la determinacin para
el cierre de la misma. Si la accin adoptada no logra resolver la no conformidad, se
programarn nuevas acciones correctivas y preventivas, y una nueva fecha de seguimiento
junto con el responsable de proceso.

13. Evaluacin del desempeo y competencia de los Auditores Internos de Calidad: una vez
se han realizado las auditorias internas de Calidad, se programar reunin de Gerentes de
Proceso para que cada uno de ellos, en su calidad de auditado diligencie el formato de
Evaluacin auditor, y a travs de ste califique el desempeo y competencia con la que fue
practicada la auditoria. Utilizando este formato se evalan los siguientes elementos, teniendo
en cuenta el programa y plan de auditora inicialmente concertado:

Manejo del tiempo.
Puntualidad.
Cumplimiento de los objetivos.
Alcance y preparacin de la auditoria.
Verificacin de evidencias (registros, documentos, declaraciones mediante muestreo).
Manera de preguntar y manejar situaciones.
Adecuado diligenciamiento de los formatos.
Redaccin y entendimiento de hallazgos.
Sustentacin de hallazgos frente a los criterios de la auditoria.


















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5.2. DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE









































1. Selecciona los auditores de
acuerdo con las competencias
necesarias.

2. Planifica el programa de
auditora.







3. Coordina una reunin para
socializar el plan de auditoras.


4. Prepara la lista de verificacin.







5. Entrega de plan de auditora a
cada gerente.





1. Coordinador de Calidad.



2. Coordinador de Calidad.








3. Coordinador de calidad.



4. Auditor Interno de Calidad.







5. Auditor Interno de Calidad.




Inicio
1. Seleccin de auditores
2. Diseo del programa de
auditora
5 Entrega plan de
auditoria.
4. Elaboracin de la lista de
verificacin
3. Preparacin de la
auditora
Plan de
Auditora
Lista de
verificacin
Notificacin
A









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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE














































6. Ejecucin y desarrollo de las
auditoras internas de calidad, a
partir de la preparacin en listas
de verificacin.






7. Verificacin y hallazgos
obtenidos de los datos o
informacin que referencie de lo
encontrado.

8. Preparacin de informe de
auditora a partir de los hallazgos
obtenidos.








9. Entrega el informe de auditora
al auditado para revisin y firma.


10. Entrega de informe y anexos
de auditora al jefe de oficina de
calidad




6. Auditor Interno de Calidad.









7. Auditor Interno de Calidad.




8. Auditor Interno de Calidad.










9. Auditor Interno de Calidad.



10. Auditor Interno de Calidad.
A
6. Ejecucin de
auditoras internas de
calidad
7. Desarrollo de la
Auditoria
9. Reunin de cierre
Lista de
verificacin
diligenciada
Formato Informe
Auditora Interna
de calidad
10. Informe al jefe de
oficina de calidad
Informe al
Coordinador de
calidad
B
8. Resultado de
Auditoria









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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
































11. Evala y compila los
resultados de las auditoras para
presentarlos en la revisin
gerencial.


12. Realiza seguimiento a los
planes de acciones correctivas,
preventivas y de mejora.





13. Coordina la evaluacin de los
auditores internos de calidad.




11. Coordinador de Calidad y
Auditor Interno de Calidad.




12. Coordinador de Calidad.







13. Coordinador de Calidad.

5.2 Desarrollo se estableci controles para la aprobacin del programa de auditoria, se incluye la
metodologa en los programas de auditorias.










Fin
11. Evaluar los resultados y
elaborar informe de
auditoria

12. Seguimiento de
acciones correctivas
13. Evaluacin del
desempeo y competencia
de los Auditores Internos
de Calidad
Formato
evaluacin de
Auditores
B









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6. REFERENTES NORMATIVOS

- Norma ISO 9001:2008 numerales 8.2.2. y 8.2.3.

7. REGISTROS

8. LISTADO DE VERSIONES

Cdigo Nombre Tipo
Nivel de
Acceso
Almacenamiento

Clasificacin Responsable Frecuencia
Tiempo de retencin
Archivo
gestin
Archivo
central
AC-05-PR-
01-F01
Informacin
profesional de
auditores
internos
Fsico /
Electrnico
Restringido
Carpeta de
auditora interna
de calidad
cronolgica
Coordinador
de Calidad
Semestral Permanente
AC-05-PR-
01-F02
Programa de
auditora
Fsico /
Electrnico
Restringido
Carpeta de
auditora interna
de calidad
cronolgica
Coordinador
de Calidad
Semestral Permanente
AC-05-PR-
01-F03
Plan de
auditora
Fsico /
Electrnico
Restringido
Carpeta de
Auditora por
proceso
cronolgica
Coordinador
de Calidad
Semestral Permanente
AC-05-PR-
01-F04
Lista de
verificacin
Fsico /
Electrnico
Restringido
Carpeta de
Auditora por
proceso
cronolgica
Coordinador
de Calidad
Semestral Permanente
AC-05-PR-
01-F05
Informe de
resultados de
auditora
Fsico /
Electrnico
Restringido
Carpeta de
Auditora por
proceso
cronolgica
Coordinador
de Calidad
Semestral Permanente
AC-05-PR-
01-F06
Formato
Calificacin
del auditor
interno de
calidad
Fsico /
Electrnico
Restringido
Carpeta de
auditores interna
de calidad
cronolgica
Coordinador
de Calidad
Semestral Permanente
Versin Motivo Responsable Fecha
1 Modificacin Ing. Diana Urueta
Encargada de Oficina de Calidad
Institucional
14/12/2009
2 Modificacin.
Se estableci responsabilidades
en el proceso de auditoria para
Revisin Gerencial, Auditoria
Interna de Calidad, Gerente
procesos, Coordinador de Calidad.
En la etapa del 5.1, Desarrollo se
estableci controles para la
aprobacin del programa de
auditores.
Se incluye la metodologa en los
programas de auditorias.
Ing. Sydar Perea Jimnez
Coordinador Oficina de Calidad
Institucional
01/12/2011

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