A. Comunicacin, elementos y tipos.

COMUNICACIN
Es el proceso mediante el cual se puede transmitir informacin de una entidad a otra,
alterando el estado de conocimiento de la entidad receptora. Son interacciones mediadas
por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de los signos y
tienen unas reglas semiticas comunes.
Definido como el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de
informacin mediante habla, escritura u otro tipo de seales. Todas las formas de
comunicacin requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado, pero el receptor
no necesita estar presente ni consciente del intento comunicativo por parte del emisor
para que el acto de comunicacin se realice.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN

Los elementos que intervienen en el proceso de comunicacin son los siguientes:
Emisor: Aqul que transmite la informacin (un individuo, un grupo o una mquina).
Receptor: Aqul, individuo colectivamente, que recibe la informacin.
Cdigo: Conjunto o sistema de signos que el emisor utiliza para codificar el mensaje.
Canal: Elemento fsico por donde el emisor transmite la informacin y que el receptor
capta por los sentidos corporales. Se denomina canal tanto al medio natural (aire, luz)
como al medio tcnico empleado (imprenta, telegrafa, radio, telfono, televisin,
ordenador, etc.) y se perciben a travs de los sentidos del receptor (odo, vista, tacto,
olfato y gusto).
Mensaje: La propia informacin que el emisor transmite.
Contexto: Circunstancias temporales, espaciales y socioculturales que rodean el hecho o
acto comunicativo y que permiten comprender el mensaje en su justa medida.
El Codificador: es como se transmite el mensaje a otra persona. El mensaje es convertido
a una forma adecuada para la transmisin. El medio de transmisin determinar la forma
de la comunicacin. Por ejemplo, el mensaje tendr una forma diferente si la
comunicacin es hablada o escrita.

TIPOS DE COMUNICACIN
La Comunicacin Verbal:
Se refiere a la comunicacin que se vale de la palabra para dar el mensaje, es la
principal forma de comunicacin que se utiliza. Puede ser oral o escrita. Por
ejemplo: Conversaciones, juntas, entrevistas, memorandos, cartas, tablero de
avisos, correo electrnico, pginas de internet etc.
Comunicacin No Verbal
Podemos comunicar sin pronunciar palabras, sin escribir cosa alguna. Las
acciones son actividades de comunicacin no verbal que tienen igual importancia
que la palabra y las ilustraciones.
Puede ser por medio del movimiento corporal (postura, gestos, ademanes), la
proxmica (uso fsico de los espacios), etc.
La comunicacin no verbal incluye expresiones faciales, tono de voz, patrones de
contacto, movimientos, diferencias culturales.
Comunicacin Grfica.
La comunicacin grfica y las ilustraciones son complemento para la
comunicacin de tipo verbal, se refiere a los apoyos grficos que se utilizan tanto
para apoyar un mensaje como para trasmitir una idea completa.
Las organizaciones utilizan diagramas de avance, mapas, logotipos, iconos y otro
tipo de grficos para complementar la actividad de comunicacin.
A. Comunicacin Empresarial: tipos de comunicacin, proceso comunicativo,
clasificacin de la comunicacin, barreras de la comunicacin.




COMUNICACIN EMPRESARIAL

La comunicacin empresarial o corporativa es la comunicacin que proviene de
una empresa, ONG, organizacin o instituto y se dirige a sus distintos pblicos-
meta. stos podrn ser internos y externos, y variarn segn el tipo de institucin
o empresa: clientes, gobiernos, medios de comunicacin, agrupaciones
empresariales, universidades, accionistas, empleados, pblico en general etc.
Justificacin:
Comunicacin empresarial, por tanto, nos sirve de enlace entre una empresa u
organizacin y sus pblicos, construir una buena imagen y mantener una
excelente reputacin. La comunicacin empresarial es hoy da un arte y una
ciencia para gestionar percepciones, las relaciones entre los integrantes de una
empresa constituyen un proceso comunicacional. A travs del mismo se emite y
se obtiene informacin, se transmiten modelos de conducta, se ensean
metodologas de pensamiento.
Al mismo tiempo una buena comunicacin permite conocer las necesidades de los
miembros de la empresa y sus clientes.
TIPOS DE COMUNICACIN

Oral: El medio de transmisin es la voz, a travs de un cdigo de signos,
formalmente estructurado. Puede ser de dos tipos, individual o colectiva.
Escrita: El medio de transmisin es la escritura.
Individual: Cartas, notas personales.
Colectiva: Circulares, boletines, prospectos.
Visuales: El medio de transmisin es la imagen (dibujos, grficos, diapositivas).
Audiovisuales: El medio de transmisin es la combinacin de la imagen y la voz
(cine, TV, vdeos, diapositivas comentadas).
Toda comunicacin para ser eficaz debe cumplir los siguientes requisitos:
Claridad
Precisin
Objetividad y veracidad
Inters
Difusin
Continuidad
Oportunidad










PROCESO COMUNICATIVO


Cdigo: Sistema de significacin que rene entidades ausentes y presentes. El
acto perceptivo no son condiciones necesarias para la regulacin de la
significacin; basta con que el cdigo establezca una correspondencia vlida para
cualquier destinatario posible, aun cuando no exista ni pueda existir destinatario
alguno.
Emisor: Persona que desea transmitir el mensaje a otro, y se denomina emisor
del cdigo. El emisor emite el mensaje teniendo en primer lugar una fuente, y en
segundo lugar, ordenarla para que pueda ser transmitido. Codificar implica la
seleccin de unos signos o smbolos especficos (cdigo) para comunicar el
mensaje.
Mensaje: Es lo que se escribe o se dice. Segn el lenguaje corporal que
acompaa a las palabras y como se transmite, se puede emplear varios canales y
combinaciones para esta misin. Es importante que este medio sea apropiado a la
informacin y que tenga por objetivo la clarificacin del mensaje.
Receptor: Es el que escucha el mensaje. Este percibe lo que el emisor enva, y lo
descodifica. La percepcin indica el uso de todos los sentidos para conocer los
mensajes verbales o no verbales.
Respuesta: Es el mensaje que el receptor devuelve al emisor. Tambin se
denomina feedback o retroalimentacin. Esta puede ser positiva o negativa. Las
comunicaciones reciben constantemente un feedback interno.
Feedback: Consiste en la recopilacin de informacin sobre las reacciones del
receptor al mensaje, y en utilizar dicha informacin para modificarlo total o
parcialmente con objeto de hacerlo ms eficaz. En la comunicacin hablada es
posible y aconsejable el feedback casi continuo. Tanto el contexto como el cdigo,
y la transmisin, son susceptibles de cambiar con el fin de adaptarse mejor a las
necesidades de cada auditorio particular.
CLASIFICACION DE LA COMUNICACIN
La comunicacin formal se dirige desde un integrante de un nivel jerrquico de
la empresa a otro de nivel superior, igual e inferior pero utilizando los canales
formalmente establecidos por la empresa.
La comunicacin informal consiste en un mensaje que circula por la empresa sin
conocer el origen ni seguir canales formalmente establecidos. Puede ser un rumor
o cualquier comunicacin no formal en la empresa. En ocasiones es necesario
combatir una comunicacin informal que puede dar lugar a malas consecuencias
con una comunicacin formal que informe a los trabajadores de la empresa en
cualquier momento en que sea necesario y en cuestiones que le afecten, como
alguna crisis o cambios en la empresa.

Horizontales: Este tipo de comunicacin se produce entre personas del mismo
nivel jerrquico dentro de la empresa. La funcin de la comunicacin horizontal es
la de suministrar apoyo emotivo y social entre los trabajadores, al igual que
coordinar las tareas para la plantilla, de modo que estn organizadas y sean
coherentes unas con otras.

Verticales: La direccin que toma esta comunicacin vertical es entre las
diferentes posiciones de la jerarqua empresarial, es decir de trabajadores a
superiores y viceversa. Lo positivo de esta comunicacin es que se pasa
informacin con la cual sabemos qu est ocurriendo en los diferentes estratos de
la organizacin.

En este movimiento vertical de informacin existen dos posibilidades,
ascendentes, de estratos ms bajos de la organizacin a ms altos, y
descendentes, en direccin contraria, es decir, de los altos estratos a los
inferiores.

Descendente: este tipo de comunicacin es la utilizada por los mandos
superiores, la direccin, con el fin de mantener informados a los trabajadores. Con
ella se controla la conducta de los subordinados al igual que se utiliza para regular
el sistema de funcionamiento. Se trata de una informacin de poder.
Ascendente: la comunicacin ascendente es complementaria a la descendente,
consistente en que los subordinados informen a la direccin.
BARRERAS DE LA COMUNICACIN
BARRERAS COMUNICATIVAS: entendemos el conjunto de elementos o
circunstancias que no nos permiten llevar a buen puerto y desarrollar el proceso
de comunicacin.
Este tipo de obstculos generan, tanto en la empresa como en nuestra vida diaria,
tensiones malentendidos y enfados.
Son tres, los tipos de barreras que encontramos en la comunicacin y que
estudiamos a continuacin
a) Barreras fsicas:
Son las producidas por el ambiente en el que se da la comunicacin. En este
sentido podemos citar como ejemplos los ruidos pasando por las interferencias
que podemos encontrar en la TV o radio, funcionamiento defectuoso de algn
aparato de comunicacin (fax, telgrafo, PC) incluso la distribucin del mobiliario
puede ser motivo de interferencia, haciendo que parte o toda la comunicacin se
pierda en el camino.
b) Barreras semnticas:
Son las que se producen por el mal uso de las palabras o por la mala
interpretacin que de las mismas hacen emisor y receptor. En este sentido
podemos poner como ejemplo el vocabulario tpico de una auxiliar de enfermera
que no ser el mismo que el de una auxiliar de oficina, tambin se dice por eso
que emisor y receptor deben usar el mismo cdigo y evitar as estas barreras, o
que para solucionar este problema, lo mejor es cuando surge poder dar feedback
y explicar las cosas para evitar malentendidos.
Algunos de los errores ms importantes son:
Deficiencias en el lenguaje: que suponen una mala utilizacin del lenguaje, lo que
comnmente entendemos por hablar mal. (ej. El famoso acho)
Innovacin: uso de palabras o frases nuevas o inventadas (ej. Los sms con
palabras abreviadas dnd stas, voy a x ti).
Falta de feedback: cuando no nos molestamos en comprobar lo que nos estn
diciendo porque nos resulta falto de inters. (ej. El profesor habla y yo estoy
haciendo dibujitos).

c) Barreras psicolgicas
Se producen por nuestras creencias, nuestros malos hbitos de escucha, nuestros
prejuicios, cabezonera y son la principal fuente de problemas dentro de los tres
tipos de barreras que acabamos de ver.
Por ejemplo, cuando prejuzgamos a una persona, o mentalmente la etiquetamos
A. Funciones del lenguaje y de la comunicacin.

FUNCIONES DEL LENGUAJE



Funcin referencial
Es la funcin del lenguaje relacionada con el referente o el contexto, es decir, cualquier
cosa exterior al propio acto comunicativo. Es la funcin del lenguaje ms evidente a
primera vista Est presente en todos los actos comunicativos. Se da cuando el mensaje
que se transmite puede ser verificable, porque claramente reconocemos la relacin que se
establece entre el mensaje y el objeto.
Funcin expresiva
Se encuentra en primera persona y su efecto de sentido es de identificacin. Esta funcin
le permite al emisor la exteriorizacin de sus actitudes, de sus sentimientos y estados de
nimo, as como la de sus deseos, voluntades y el grado de inters o de apasionamiento
con que realiza determinada comunicacin. Esta funcin se cumple, por consiguiente,
cuando el mensaje est centrado en el emisor:
Funcin potica
Esta funcin est orientada al mensaje. Aparece siempre que la expresin atrae la
atencin sobre su forma, en cualquier manifestacin en la que se utilice el lenguaje con
propsito esttico. Sus recursos son variados.

Funcin ftica
Esta funcin est orientada al canal de comunicacin entre el emisor y el receptor. Su
finalidad es iniciar, prolongar, interrumpir o finalizar una conversacin o bien
sencillamente comprobar si existe algn tipo de contacto. Su contenido informativo es
nulo o escaso y se utiliza como forma o manera de saludo.

Funcin apelativa
El emisor espera el inicio de una reaccin por parte del receptor Se centra en el receptor.
Es la funcin de mandato y pregunta. El emisor intenta influir en la conducta del receptor.
Sus recursos lingsticos son los vocativos, modo imperativo, oraciones interrogativas,
utilizacin deliberada de elementos afectivos, adjetivos valorativos, trminos connotativos
y toda la serie de recursos retricos.
Funcin metalingstica
Se centra en el propio cdigo de la lengua. Se utiliza para hablar del propio lenguaje,
aclara el mensaje. Se manifiesta en declaraciones y definiciones.

A. Comunicacin en las Relaciones Pblicas, Funciones de las relaciones pblicas,
Perfil del relacionista pblico.

COMUNICACIN EN LAS RELACIONES PBLICAS
son un conjunto de acciones de comunicacin estratgica coordinadas y sostenidas a lo
largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vnculos con los
distintos pblicos, escuchndolos, informndolos y persuadindolos para lograr consenso,
fidelidad y apoyo en las mismas en acciones presentes y futuras.
Su misin es generar un vnculo entre la organizacin, la comunicacin y los pblicos
relacionados (Stakeholder), adems de convencer e integrar de manera positiva, para lo
cual utiliza diferentes estrategias, tcnicas e instrumentos.
Es una disciplina en desarrollo que emplea mtodos y teoras de
la publicidad, marketing, diseo, comunicacin, poltica, psicologa, sociologa, periodismo
, entre otras ramas y profesiones.
FUNCIONES
*Grandes modelos empresariales lo son Kayla J. Weber Vega y Christy Rodrguez
cofundadoras de MakeLips
Toda actividad de relaciones pblicas est pensada en la Comunicacin Estratgica basada
en Investigacin, Planificacin, Comunicacin y Evaluacin (IPCE) y dentro de sus
finalidades est la gestin de la imagen corporativa, mediante el desempeo de las
siguientes funciones:
Gestin de las comunicaciones internas: es de suma importancia conocer a los
recursos humanos de la institucin y que stos a su vez conozcan las polticas
institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce.
Gestin de las comunicaciones externas: toda institucin debe darse a conocer a s
misma y a su accionariado. Esto se logra a travs de la vinculacin con otras
instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de
comunicacin.
Funciones humansticas: resulta fundamental que la informacin que se transmita sea
siempre veraz, ya que la confianza del pblico es la que permite el crecimiento
institucional.
Anlisis y comprensin de la opinin pblica: Edward Bernays, considerado el padre
de las relaciones pblicas, afirmaba que es necesario persuadir (no manipular) a la
opinin pblica para ordenar el caos en que est inmersa. Es esencial comprender a la
opinin pblica para poder luego actuar sobre ella.
Trabajo conjunto con otras disciplinas y reas: el trabajo de toda relacin pblica
debe tener una slida base humanista con formacin en psicologa, sociologa y
relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas.
Tambin es importante el intercambio con otras reas dentro de la comunicacin como
pueden ser la publicidad o el marketing. Si bien estas ltimas tienen fines netamente
comerciales, debe existir una coherencia entre los mensajes emitidos por unas y por otras
para as colaborar a alcanzar los fines institucionales.
Las herramientas de las que se valen las relaciones pblicas para cumplir con sus objetivos
y funciones son muchas y diversas:
La organizacin de eventos
El lobbying
Planes de responsabilidad social
Relaciones con los medios de comunicacin
Diarios: permite a la organizacin acceder al pblico general.
Revistas: permite acceder a pblicos ms y mejor segmentados.
Radio: permite transmitir informacin instantneamente las 24 horas del da.
Televisin: Otorga gran notoriedad a la institucin.
Internet: Se puede trabajar sobre el sitio web institucional o con la versin en
lnea de diversos medios.
Cabe recordar que para poder enviar cualquier informacin
n a los diversos medios es indispensable que sta cuente con valor de noticia y se adapte a
las caractersticas del medio en cuestin.

Perfil del Relacionista Pblico
Para ser un exitoso relacionista pblico el profesional debe actuar con un sentido de
independencia, con sentido de responsabilidad para con la sociedad y el inters pblico,
ser competente y honrar al conjunto de la profesin y poseer mayor lealtad a los
estandartes de la carrera y a sus compaeros de trabajo como al empresariado del
momento.

Otros aspectos importantes para el xito es poseer una ptima capacidad de redaccin,
de investigacin, pericia planificadora y capacidad para resolver problemas.
Caractersticas:
- Criterio
- Creatividad
- Facilidad para transmitir ideas
- Capacidad de plasmar ideas por escrito
- Trabajo en equipo
- Iniciativa
- Actitud positiva
- Disposicin a pedir ayuda
- Capacidad para trabajar bajo presin
- Tolerancia
- Visin a futuro
- Flexibilidad
- Capacidad de organizarse
- Capacidad de planear
- Capacidad de proyectarse

Conocimientos:

- Mercadeo
- Publicidad
- Administracin
- Idiomas
- Recursos humanos
- Comportamiento humano
- Legislacin
- Economa
- Psicologa
- Computacin
- Redaccin
- Protocolo











LIBRETA DE CALIFICACIONES

Fecha de la encuesta: ____________ Hora: _________

datos del encuestado

1. Nombres___________________________Apellidos______________________________

2. Documento de identidad_________________________
Celular__________ Correo electrnico_______________________

1. Como accedi a nuestro servicio
Va Telefnica
Personalmente
Va Internet
2. la atencin que recibi en cuanto, amabilidad, receptibilidad, y diligencia de uno a cinco (1-5),
siendo 5 una atencin excelente y 1 una atencin deficiente.
1 2 3 4 5

3. La persona que lo atendi tena conocimiento del servicio
Completo
Suficiente
Insuficiente
4. La presentacin personal de la persona que lo atendi fue
Excelente
Regular
Mala
5. La presentacin del establecimiento donde adquiri el servicio como le pareci
Buena
Regular
Mala

6. como le pareci la agilidad de la persona que lo atendi
Excelente
Buena
Mala

7. la empresa satisface sus necesidades en cuanto al servicio
Si
No

7. Califique su nivel de satisfaccin con respecto al servicio prestado por parte de la evaluadora del
proceso bajo la escala de evaluacin.
Excelente
Buena
Mala

Qu aportes cree oportunos para mejorar el servicio en futuros procesos?




Muchas gracias por su colaboracin.


_____________________________________ __________________________________

Firma del Entrevistado (a) Firma del Encuestador(a)













MANEJO DE LA AGENDA
Se dice que la agenda es: Libro en blanco para anotar actividades personales
previstas, Dispositivo o programa que permite almacenar apuntes, lista de puntos
a ser discutidos en una reunin, conjunto de actividades que pueden escribirse en
una agenda.
Una agenda no es ms que una programacin de actividades diarias, por medio
de ella puede controlar lo que has hecho, lo que debes hacer o lo que tienes
pendiente de realizar. Usualmente se elabora un da anterior o a primera hora en
la maana.
Literalmente hablando es un libro con pginas fechadas por cada da del ao que
permite hacer diferentes anotaciones.
Datos de los contactos: direcciones, telfonos, e-mails, etc.
Un calendario que contenga el ao anterior, el actual y el posterior donde poder
planificar.
Un planificador que permitir gestionar las citas, eventos, proyectos, etc. durante
un cierto perodo de tiempo.
Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo as las tareas a lo largo de
un da de trabajo.
Si la agenda es en papel, debera disponer de separadores en colores para
identificar mejor las secciones y pode localizar as la informacin ms
rpidamente.
Clasificacin
Agenda de papel. Representa la agenda tradicional
que podemos encontrar en cualquier papelera.
Como principal ventaja podemos destacar que
resulta fcil y rpida de utilizar y adems, podemos
llevarla a cualquier lugar sin necesidad de disponer
de ninguna infraestructura. Pero tambin presenta
inconvenientes: se agota y por tanto hay que
renovarla, no permite borrar los errores, no dispone
de recordatorios, la informacin es difcil de explotar, no dispone de medidas de
proteccin frente a la confidencialidad de los datos que porta, etc. An con estos
inconvenientes, Quin no dispone de una agenda o cuaderno en su trabajo
donde tomar notas? La agenda tradicional sigue vigente, aunque se suele usar en
combinacin con dispositivos electrnicos.

Miniordenador. Son ordenadores porttiles de
reducidas dimensiones (similar a una libreta o
cuaderno) y un mnimo espesor, pero con las
funcionalidades de los equipos grandes de
sobremesa. En ello, podremos llevar la documentacin que necesitemos, portar
herramientas ofimticas e incluir software que nos permita llevar la agenda del da
a da. De las herramientas ms utilizadas.

Agenda personal: De uso estrictamente personal.
Agenda de trabajo: De uso profesional, en ella se anotar todo aquello que
afecte al da a da de trabajo, de una forma ordenada, clara, concisa y fechada.
Agenda de su superior: Es donde se anotan las actividades, tareas, citas,
reuniones, viajes, etc. que su superior (para quien presta sus servicios el
profesional del secretariado) tiene planificadas. Es necesario consensuar todas las
citas y anotar todos aquellos detalles que afecten a las mismas.
PARMETROS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA EN EL MANEJO DE LAS
AGENDAS

1. Definir exactamente el proyecto que debes realizar, con lujo de detalles. Dibujar
un mapa mental puede ser lo ms recomendable, para lograr una visin ms clara
del total del proyecto y lograr mayor productividad. (Utiliza el link que te llevar a
una explicacin breve de lo que es un mapa mental) Qu necesitas hacer?
Cmo lo vas a hacer? A quines vas a reclutar y de quienes requerirs
informacin? Qu cosas necesitas? Todo lo que tu proyecto requiere para
llevarse a cabo en el momento planeado, absolutamente todo.

2. Desglsalo el proyecto en tareas pequeas que puedan ser realizadas
independientemente y que incluso puedas delegar de ser posible.

3. Ordnalas las tareas jerrquicamente y calcula los tiempos necesarios para
cada una de ellas.

4. Anota en tu agenda la primera tarea de tu lista y si para ella tienes calculados 3
das de trabajo, por ejemplo, en el cuarto da anota la segunda tarea, y as
sucesivamente.

5. Dedcate por entero, en los momentos que tengas destinados para este
proyecto a la tarea nmero uno de tu lista. Si logras terminarla antes de los das
que tenas planeados, habrs ganado tiempo para lo que sigue.

6. Calcula tus tiempos de manera que termines el proyecto antes del tiempo en el
que es requerido, para que puedas revisar calmadamente, si todo ha sido
concluido como lo planeaste. En caso de alguna omisin o problema, tendrs
todava tiempo para solucionarlo.

7. No te adelantes con tu lista a menos que dentro de ella tengas planeado
conseguir algo y se te presente la oportunidad de obtenerlo antes de tiempo, en tal
caso no lo dejes pasar, solucinalo de una vez!

8. En caso de poder delegar alguna de las tareas, ahorrars tiempo en conseguir
tu objetivo. Sigue el mismo orden de jerarqua de tu lista al delegar tareas.

9. Lleva tu agenda siempre contigo y apunta en ella todas las ideas que surjan,
todo lo que recuerdes que no habas anotado en tu planeacin. Cuando vas
manejando se te vienen a la mente muchas cosas, yo te recomiendo que lleves
siempre una grabadora de mensajes que te permitir captar esa idea que le
puedes aadir a tu proyecto, y llegando a tu oficina o al hogar, la anotars en tu
agenda y en tu lista.

10. Revisa continuamente tu mapa mental y tu lista de tareas, para atacar todos
los puntos hasta el ltimo detalle.