A. Cuprins A. Cuprins ......................................................................................................................... 2 B. Scopul lucrrii .............................................................................................................. 3 C. Noiuni de baz ............................................................................................................ 3 1 Prezentarea ferestrei principale a programului Excel ................................................................. 3 1.1. Componentele ferestrei Excel ............................................................................................. 3 1.2. Lucrul cu foi de calcul .......................................................................................................... 4 1.3. Deplasarea de la o foaie de calcul la alta ............................................................................ 4 1.4. Deplasarea n cadrul foii ...................................................................................................... 4 1.5. Modificarea aspectului foii de calcul .................................................................................... 5 1.6. Formatarea paginii pentru tiprire ....................................................................................... 6 2 Operaii de baz .......................................................................................................................... 7 2.1. Poziionarea n foaia de calcul ............................................................................................. 7 2.2. Introducerea datelor ............................................................................................................ 8 2.3. Utilizarea facilitailor de anulare a unor comenzi (Undo) ..................................................... 9 2.4. Selectarea datelor................................................................................................................ 9 3 Grafice ....................................................................................................................................... 11 3.1. Crearea graficelor .............................................................................................................. 11 3.2. Selectarea, activarea, modificarea i manipularea graficelor ............................................ 12 3.3. Formatarea unui grafic ...................................................................................................... 14 4 Tabele ........................................................................................................................................ 15 4.1. Inserarea coloanelor, rndurilor i a celulelor ................................................................... 15 4.2. tergerea coloanelor, rndurilor i a celulelor ................................................................... 16 4.3. Dimensionarea rndurilor i a coloanelor .......................................................................... 16 4.4. Ascunderea coloanelor i a rndurilor ............................................................................... 17 5 Modificarea datelor .................................................................................................................... 18 5.1. Suprascrierea i tergerea parial a unei date existente ..................................................... 18 5.2. tergerea i copierea datelor ................................................................................................. 18 5.3 Mutarea, cutarea i nlocuirea datelor; verificarea ortografiei foii de calcul ......................... 19 6 Formatarea ................................................................................................................................ 20 6.1. Alinierea datelor; modificarea formatului de afiare al numerelor; modificarea fonturilor i a atributelor ................................................................................................................................... 20 6.2. Utilizarea stilurilor .............................................................................................................. 21 7 Imagini grafice ........................................................................................................................... 22 8 Tiprirea ..................................................................................................................................... 22 D. Desfurarea lucrrii ..................................................................................................23 1 Tema .......................................................................................................................................... 23 2 Prelucrarea rezultatelor ............................................................................................................. 23 E. Prezentarea rezultatelor .............................................................................................24 F. Bibliografie ..................................................................................................................24
Introducere n programul Excel. Achiziii de date i reprezentri grafice 3
B. Scopul lucrrii Se urmrete realizarea urmtoarelor obiective: - prezentarea software-ului specializat Excel; - prezentarea datelor n format text i grafic; - realizarea unei aplicaii; C. Noiuni de baz Excel este un program de calcul tabelar puternic, uor de utilizat, parte a suitei de programe Microsoft Office, alturi de Word, PowerPoint, Access i Outlook. Excel poate fi folosit pentru realizarea de analize, diagrame i grafice impresionante, pentru bazele de date i pentru partajarea informaiilor cu alte programe. 1 Prezentarea ferestrei principale a programului Excel 1.1. Componentele ferestrei Excel Dup cum se vede din Figura 1.1, fereastra Excel are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows: - bara de meniuri (de unde putei selecta comenzi); - bara de status (care indic starea activitii curente); - ribbon-ul care conine bara cu instrumente i butoane prin care obinei un acces rapid la comenzile i facilitile utilizate frecvent.
Fig.1.1. Elementele ferestrei Excel n plus, fereastra conine cteva elemente unice n Excel, dintre care: - bara de formule - Formula bar - cnd introduce-i informaii ntr-o celul, tot ceea ce scriei apare pe bara de formule; lng aceast bar este indicat i poziia celulei; celula poate fi definit astfel: caseta de la intersecia unui rnd cu o coloan ntr-o foaie de calcul. Orice celul are o adres format din litera coloanei i numrul rndului (A1, B3, C4 etc.). 4 Lucrarea 1
- fereastra registrului de calcul - orice fiier creat cu Excel este un registru de calcul care conine una sau mai multe foi de calcul; Se pot deschide mai multe fiiere/ registre de calcul, fiecare avnd propria fereastr; - capetele de coloan - Column headings - literele din partea superioar a foii de calcul, prin care sunt identificate coloanele foii de calcul; - capetele de rnd - Row headings - numerele din stnga foii de calcul, prin care sunt identificate rndurile foii de calcul; - selectorul - conturul care indic celula activa, cea n care v aflai. 1.2. Lucrul cu foi de calcul n loc de a utiliza mai multe caiete cu foi de calcul, Excel ofer posibilitatea crerii foilor de calcule adiionale, n cadrul aceluiai caiet, putei insera sau nltura foarte uor, una sau mai multe foi de calcul n cadrul caietului. Pentru a insera o foaie de calcul: 1- executai clic asupra titlului foii de calcul, la dreapta locului unde dorii s apra o noua foaie, utiliznd butonul din dreapta al mausului; 2- selectai opiunea Insert (Inserare); 3- selectai tipul de foaie pe care dorii s o inserai i executai clic pe butonul OK al csuei de dialog care s-a deschis; Pentru a terge o foaie de calcul: 4- executai clic asupra titlului foii de calcul pe care dorii s o tergei i selectai opiunea Delete (tergere); n afara de inserarea a noi foi, Excel va permite rearanjarea celor existente, prin copierea sau mutarea acestora n alte locaii ale caietului cu foi de calcul; pentru a deplasa i plasa o foaie ntr-o noua locaie, executai clic asupra titlului foii, meninnd apsat butonul mausului, apoi deplasai foaia n noua poziie dorita; pentru a copia o foaie, meninei apsat tasta Ctrl, n timp ce deplasai i plasai foaia respectiva. 1.3. Deplasarea de la o foaie de calcul la alta n configuraia prestabilit, fiecare registru de calcul are iniial trei foi de calcul, putndu-se aduga alte foi sau terge din ele. Datorit acestei configuraii este necesar o metod de deplasare rapid de la o foaie de calcul la alta, existnd scurtturile: - Ctrl +PgDn - pentru a trece la foaia de calcul urmtoare; - Ctrl +PgUp - pentru a trece la pagina anterioar. 1.4. Deplasarea n cadrul foii Dup ce este adus pe ecran foaia de calcul n care dorii s lucrai,.este nevoie de o metod de deplasare de la o celul a foii de calcul la alta (fragmentul din foaia de calcul afiat pe ecran este numai o mic parte din foaia de calcul propriu-zisa). Introducere n programul Excel. Achiziii de date i reprezentri grafice 5
Pentru a realiza deplasrile utiliznd tastatura, putei apela la combinaiile de taste prezentate n Tabelul 1.1.
Tab.1.1 Scurtturi pentru deplasarea n foaia de calcul Scurttur Descriere - O celul n direcia sgeii; Ctrl + sau Ctrl + - La nceputul sau sfritul zonei de date ori la prima sau la ultima celul din coloan, n cazul n care coloana este goal; Ctrl + sau Ctrl + - n celula din extrema stng sau dreapt a zonei de date, ori la prima sau ultima celul din rnd, dac rndul este gol; PgUp - Un ecran mai sus; PgDn - Un ecran mai jos; Home - Celula din extrema stng a unui rnd; Ctrl+ Home - Colul din stnga - sus a foii de calcul; Ctrl+ End - Colul din dreapta - jos a foii de calcul; End +, End + End + , End +
- Dac celula activ este goala, n direcia sgeii n prima celul care conine date. Dac celula activ conine date, n direcia sgeii n ultima celul care conine date.
Utiliznd mausul, putei folosi barele de derulare pentru a v deplasa n zona de pe ecran ce conine celula n care vrei s lucrai, prin execuia clic pe celul, aceasta fiind activat. Se mai pot ntlni situaiile: - derulare rapid - n cazul derulrii unui anumit rnd dintr-o foaie de calcul mare, apsai tasta Shift n timp ce tragei caseta de derulare; - salt la o anumit celul - pentru a sri rapid la o anumit celul dintr-o foaie de calcul, introduce-i adresa celulei respective n caseta Name (la stnga barei de formule) la captul din stnga al barei de formule i apsai tasta Enter. 1.5. Modificarea aspectului foii de calcul Exist numeroase moduri n care putei modifica aspectul foii de calcul n fereastra Excel, prin influenarea aspectului nefiind modificat modul n care va arta foaia de calcul la tiprire, ns se obine o alt perspectiv asupra foii i se pot vedea mai bine datele introduse. Spre exemplu: - se pot mri sau micora dimensiunile textului, pentru a vedea mai mult sau mai puin din foaia de calcul; pentru aceasta folosii cursorul din colul dreapta jos al ferestrei Excel sau din Ribbon alegei panoul View i funcia Zoom. - se pot nghea capetele rndurilor sau ale coloanelor, pentru a ti unde va aflai atunci cnd derulai o foaie de calcul mare. Pentru aceasta, tot n panoul View, alegei Freeze Panes i apoi una din opiunile: o Freeze Panes nghea primul rnd i prima coloan; o Freeze Top Row nghea primul rnd; 6 Lucrarea 1
o Freeze First Column nghea prima coloan. - se pot diviza foile ce calcul, cazul n care este necesara vizualizarea simultana a doua pri diferite ale foii, pentru a compara datele. Din panoul View, gsii butonul Split; Excel va mpri fereastra n locul respectiv, n momentul derulrii foii, cele dou panouri efectund derularea sincronizat. Eliminarea barei de divizare se realizeaz prin apsarea din nou a butonului Split. 1.6. Formatarea paginii pentru tiprire nainte de a ncepe lucrul pe foaia de calcul este necesar a pregti aranjarea n pagin. Acest lucru se face din panoul Page Layout (Figura 1.2.).
Fig. 1.2. Panoul de aranjare n pagin Principalele elemente de care trebuie inut cont sunt: - Dimensiunea paginii (Size) de regula aceasta este A4; - Orientarea paginii (Orientation) foaia de calcul poate fi poziionat orizontal sau vertical; - Grosimea marginilor (Margins) n funcie de volumul de informaie de pe pagin pot fi mai late sau mai nguste. Din panoul Insert se poate insera un antet i un subsol la foaia de calcul printr-un clic pe butonu Header & Footer din seciunea Text. Odat inserate se activeaz meniul cu opiuni pentru configurare a acestora.
Fig. 1.3. Meniul de configurare a antetului i subsolului n antet sau subsol se poate introduce text, data sau ora curent, numerotarea paginilor etc. Introducere n programul Excel. Achiziii de date i reprezentri grafice 7
2 Operaii de baz 2.1. Poziionarea n foaia de calcul Pentru a introduce date n celule, a selecta grupuri i a vizualiza doar anumite zone din foaia de calcul, trebuie n primul rnd s deplasai indicatorul de celul asupra aceleia pe care dorii s o manipulai. Celula activ din foaia de calcul este indicat prin evidenierea chenarului acesteia. n Excel putei deplasa indicatorul de celula att cu mausul ct i prin intermediul tastaturii. De asemenea se poate introduce direct adresa celulei dorite prin tastarea adresei acesteia n csua de denumire (Figura 2.1.)
Fig. 2.1. Deplasarea n foaia de lucru prin tastarea adresei celulei dorite Poziionarea indicatorului de celul utiliznd tastatura, se poate face utiliznd combinaiile din Tabelul 2.1. Tab.2.1. Combinaii de taste folosite pentru poziionarea n foaia de calcul Tasta Efectul
Enter Shift + Enter Tab Shift + Tab Page Down Page Up Alt+ Page Down Alt+ Page Up Home Ctrl+ Home End+ Home Deplaseaz indicatorul n jos cu un rnd Deplaseaz indicatorul n sus cu un rnd Deplaseaz indicatorul o coloan la dreapta Deplaseaz indicatorul o coloan la stnga Deplaseaz indicatorul n jos cu un rnd Deplaseaz indicatorul n sus cu un rnd Deplaseaz indicatorul o coloan la dreapta Deplaseaz indicatorul o coloan la stnga Deplaseaz indicatorul cu un ecran n jos Deplaseaz indicatorul cu un ecran n sus Deplaseaz indicatorul cu un ecran la dreapta Deplaseaz indicatorul cu un ecran la stnga Deplaseaz indicatorul pe prima celula din rndul curent Deplaseaz indicatorul pe celula A1 din foaia de calcul curent Deplaseaz indicatorul n colul din dreapta jos al foii de calcul 8 Lucrarea 1
Ctrl+ Page Down Ctrl+ Page Up curente Deplaseaz indicatorul pe urmtoarea foaie de calcul din caiet Deplaseaz indicatorul pe foaia de calcul precedenta din caiet
Fig. 2.2. Deplasarea n foaia de lucru cu ajutorul barelor de deplasare (Scroll) Pentru deplasarea cu ajutorul barelor de deplasare (Figura 2.2) se execut clic pe sgeile din capetele acestora n direcia dorit de deplasare, sau prin executarea unui clic i meninerea clicului pe bar i deplasarea n direcia dorit. 2.2. Introducerea datelor Pentru a introduce date ntr-o celul, este necesar n primul rnd s selectai celula dorit, datele aprnd n celula activ precum i n bara de formule. n celul putei introduce text, numere, date calendaristice, ore sau formule.
Introducere n programul Excel. Achiziii de date i reprezentri grafice 9
Fig.2.3: Introducerea textului, numerelor, datelor calendaristice Pentru introducerea de date (Figura 2.3.): 1- executai clic asupra celulei n care dorii s introducei datele; 2- tastai datele; 3- apsai tasta Enter pentru acceptare sau Esc pentru revocare (putei folosi i butoanele sau ); Indicaii - apsai tastele Ctrl+; (punct i virgul) pentru a introduce data curent; - apsai tastele Ctrl+ Shift+; (punct i virgul) pentru a introduce ora curent. 2.3. Utilizarea facilitailor de anulare a unor comenzi (Undo) Excel este prevzut cu o facilitate intern de protecie care v permite anularea celor mai recent efectuate operaii i aducerea foii de calcul la starea precedent. Aceasta se gsete n bara de acces rapid (stnga sus). Atenie! - Excel reine doar un numr limitat de operaii sau comenzi executate; comanda de anulare Undo va trebui lsat imediat dup operaia sau comanda greit; - comanda Undo nu este disponibil pentru toate operaiile i comenzile existente; de exemplu dac tergei o foaie de calcul aceasta nu se poate recupera. 2.4. Selectarea datelor Pentru a lucra cu un de celule, va trebui n primul rnd sa selectai grupul de celule asupra crora va avea efect comanda. Selecia celulelor poate fi fcut att cu mausul ct i cu ajutorul tastaturii (Figura 2.4.): - se execut clic (1) pe celula de nceput al grupului de celule (de obicei cea din stnga sus); - innd apsat clicul (2), se deplaseaz mausul ctre captul grupului de celule (de obicei dreapta jos) unde se d drumul clicului (3)
Fig.2.4: Selectarea unui grup de celule 10 Lucrarea 1
Indicaie: Pentru selectarea cu ajutorul tastaturii se poate proceda n felul urmtor: - Apsnd i innd apsat tasta Ctrl se selecteaz celulele dorite se pot selecta celule neadiacente; - Pentru selectarea unui grup de celule adiacente se navigheaz pn la prima celul i innd apsat tasta Shift, se navigheaz pn la ultima celul din grup.
Fig.2.5: Selectarea unui rnd; Selectarea unei coloane; Selectarea ntregii foi Pentru selecia unui rnd sau a unei coloane, (Figura 2.5), paii parcuri sunt: 1- executai clic pe numrul de rnd (1) pentru a selecta rndul respectiv; 2- executai clic pe numele coloanei (2) pentru a selecta coloana respectiv 3- executai clic pe colul stnga sus (3) pentru a selecta ntreaga foaie de calcul. Atenie! Operaiunile efectuate dup selecie (spre exemplu tergere) vor fi aplicate ntregii selecii. 2.4.1. Selectarea grupurilor utiliznd tastatura Combinaiile de taste posibile pentru selectarea grupurilor sunt prezentate n Tabelul 2.2. Tab.2.2. Combinaiile de taste posibile pentru selectarea grupurilor Tasta Efectul Shift+ Shift+ Shift+ Shift+ Shift+ Spaiu Shift+ Ctrl Shift+ Ctrl+ Spaiu Selecteaz celula din stnga Selecteaz celula din dreapta Selecteaz celula de deasupra Selecteaz celula de dedesubt Selecteaz rndul curent Selecteaz coloana curent Selecteaz ntreaga foaie 2.4.2. Tipuri de cursoare n timpul lucrului n Excel putei observa c, n funcie de operaiunea efectuat, cursorul poate s se modifice. Astfel, n Tabelul 2.3. sunt prezentate cele mai ntlnite cursoare i semnificaia lor.
Introducere n programul Excel. Achiziii de date i reprezentri grafice 11
Tab. 2.3. Tipuri de cursoare i descriere funcionrii lor Cursor Descriere
Cursor implicit - Acest cursor apare cnd se lucreaz n foaia de calcul
Cursor mutare - Cursorul apare n momentul n care vrem s mutm un obiect (celul, imagine, grafic etc.)
Cursor redimensionare liniar Apare cnd se redimensioneaz un obiect pe orizontal sau vertical
Cursor scalare Apare cnd redimensionarea se face prin apucarea unui col a unui obiect
Redimensionare rnduri sau coloane. Acest cursor apare cnd se pune cursorul pe linia de delimitare dintre numrul/numele unui rnd/unei coloane (spre exemplu ntre 1 i 2 sau ntre A i B). Este folosit pentru redimensionarea rndurilor sau coloanelor
Cursor propagare Apare cnd se apuc o celul (grup de celule) din colul dreapta jos (marcat cu un cerc). Acesta realizeaz propagarea unei formule sau a unui tipar de numerotare sau copierea coninutului celulei
Accesare link Dac celula conine un link accesarea lui se face n momentul n care apare acest cursor. Dac se dorete doar selectarea celulei, se execut clic i se menine apsat pn la apariia cursorului implicit
Copiere formatare Acest cursor apare n momentul n care se folosete funcia Format Painter (Copiere de formatare). Orice selectat cu acest cursor preia formatarea seleciei anterioare. 3 Grafice 3.1. Crearea graficelor Graficele permit prezentarea datelor unei foi de calcul ntr-o form grafic. Cnd creai un grafic, foaia de calcul utilizat este interconectat cu aceasta. La modificarea datelor din foaia de calcul, graficul este actualizat, astfel nct va reflecta modificrile fcute. n Excel este posibil adugarea unui grafic direct pe foaia de calcul sau poate fi utilizat o foaie separat pentru aceasta. Astfel, se parcurg urmtorii pai (Figura 3.1.): 1- selectai datele pe care dorii s le reprezentai grafic; 2- deschidei panoul Insert; 3- selectai tipul de grafic dorit din categoria Charts; 4- selectai formatul graficului (bare, linii, circular etc.); 12 Lucrarea 1
Fig. 3.1. Crearea unui grafic Odat creat, graficul poate fi personalizat. Imediat dup creare se deschide panoul Chart Tools (vizibil cu verde n bara de titlu). Acesta apare de fiecare dat cnd se selecteaz un grafic i permite accesul la uneltele de personalizare. Din categoria Chart Layouts (panoul Design) se poate selecta un ablon predefinit. Stilul graficului poate fi selectat din categoria Chart Styles iar daca se dorete schimbarea tipului de grafic, acest lucru se realizeaz de la Change Chart Type din categoria Type. La modificarea tipului de grafic, Excel retine i va utiliza datele introduse la crearea graficului. 3.2. Selectarea, activarea, modificarea i manipularea graficelor Odat ce ai adugat un grafic unei foi de calcul, acesta va trebui selectat pentru a se putea efectua modificri asupra sa, cum ar fi aplicarea unui anumit font sau a unei anumite culori i adugarea unui titlu sau a unei legende. Pentru a selecta un grafic executai clic oriunde n interiorul chenarului graficului . Se pot aduga sau modifica elementele graficului (precum axe, titluri, legende etc.) din panoul Layout sau, dac acestea sunt afiate deja printr-un dublu clic pe elementul dorit. Activarea unui grafic presupune executarea unui dublu clic n interiorul chenarului graficului. Observaie: Asigurai-v ca folosii un tip de grafic adecvat pentru datele pe care dorii sa le reprezentai, astfel: - graficele de tip bar (Bar Charts) ilustreaz valori individuale la momente de timp specifice; - graficele de tip linie (Line Charts) prezint printr-un mare numr de valori, modificrile survenite ntr-o anumit perioad de timp; - graficele de tip sectoare de cerc (Pie Charts) arata relaiile dintre prile componente ale ntregului. Cnd adugai un grafic unei foi de calcul acesta este tratat ca un obiect grafic, astfel avei posibilitatea mutrii graficului ntr-o alta zon a foii de calcul, ca de exemplu lng datele pe care acesta le reprezint (selectai graficul, prindei chenarul i apoi Introducere n programul Excel. Achiziii de date i reprezentri grafice 13
deplasai graficul n noua poziie). Putei de asemenea modifica dimensiunile graficului (selectai graficul, poziionai indicatorul mausul pe unul din punctele de mnuire, executai clic i apoi deplasai mausul pentru a redimensiona graficul). Una din etapele importante ale crerii unui grafic este adugarea informaiilor explicative pentru datele reprezentate de acesta. Excel v permite adugarea titlurilor i a legendelor precum i includerea numelor datelor care sunt reprezentate, pentru ca cei crora le este destinat graficul, s neleag coninutul acestuia. De asemenea este permisa n orice moment adugarea unor iruri de date precum i modificarea ordinii acestora n cadrul reprezentrii grafice (Figura 3.2.) prin modificarea seleciei cu ajutorul mausului trgnd de punctele de control de la capetele seleciei (1) sau prin adugarea de serii de date prin executarea unui clic dreapta pe grafic i selectarea opiunii Select Data (2).
Fig. 3.2. Modificarea sau adugarea de iruri de date Pentru adugarea de iruri noi de date (Figura 3.3.) se procedeaz astfel: 1. dup selectarea Select Data se d clic pe butonul Add din categoria Legend Entries (Series); 2. n fereastra ce se deschide se denumete seria ce urmeaz a fi adugat prin introducerea numelui n csua Series name; 3. Se introduc valorile seriei scriind adresele celulelor n csua Series values; 4. Alternativ celulele dorite se pot selecta cu ajutorul mausului; trebuie avut grij s se tearg valorile existente deja n csua Series values. 5. Se confirm printr-un clic pe butonul OK. 14 Lucrarea 1
Fig. 3.3. Adugarea unei serii noi de date 3.3. Formatarea unui grafic Excel ofer multe opiuni i comenzi care permit mbuntirea aspectului graficelor realizate; putei de exemplu, s adugai culori i atribute de text, precum i s modificai alinierea titlurilor graficului. Pentru formatarea unei regiuni a graficului se d clic dreapta pe regiunea respectiv i se alege opiunea de formatare. Spre exemplu, pentru formatarea fundalului graficului (Figura 3.4.): - se execut clic dreapta pe fundal; - se selecteaz opiunea Format Chart Area; - din csua de formatare se fac modificrile necesare (culoare fundal, stil chenar, culoare chenar etc.). Introducere n programul Excel. Achiziii de date i reprezentri grafice 15
Fig. 3.4. Formatarea fundalului graficului Pentru formatarea textului se procedeaz n mod similar, dnd clic dreapta pe text sau, avnd textul selectat, din panoul Home la seciunea Font. Dup definirea complet a unui grafic acesta poate fi salvat ca un ablon pentru alte grafice. Pentru a face acest lucru: 1. selectai graficul dorit; 2. Din Chart Tools, panoul Design, seciunea Type se d click pe butonul Save As Template (salvare ca ablon); 3. Se selecteaz calea de salvare i numele fiierului. Calea implicit este: C:\Users\Nume_Utilizator\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts; se recomand salvarea n dosarul implicit pentru accesarea cu uurin a ablonului; 4. Pentru aplicarea ablonului se execut clic pe butonul Change Chart Type din panoul Design iar n categoria Templates (abloane) se caut ablonul dorit. 5. Se d clic pe butonul OK. 4 Tabele 4.1. Inserarea coloanelor, rndurilor i a celulelor Pentru crearea spaiului necesar introducerii unor date suplimentare ntr-o foaie de calcul, Excel va permite inserarea de noi coloane, linii i grupuri de celule. Cnd este inserat o coloan, cele existente sunt deplasate ctre dreapta; cnd este inserat un rnd, cele existente sunt deplasate n jos; cnd inserai un grup de celule, putei alege deplasarea celulelor existente ctre dreapta sau n jos. n Figura 4.1 se exemplifica inserarea unei coloane. Paii necesari fiind: 1- executai clic asupra numelui coloanei unde dorii s apar o nou, utiliznd butonul din dreapta al mausului; 2- selectai opiunea Insert (Inserare); 3- noua coloana este inserat iar coloanele existente se deplaseaz ctre dreapta. 16 Lucrarea 1
Inserarea unui rnd sau a unui grup de celule se face n mod similar cu meniunea c la inserarea unui grup de celule mai trebuie specificat direcia de deplasare a celulelor vecine.
Fig. 4.1. Inserarea unei coloane 4.2. tergerea coloanelor, rndurilor i a celulelor La fel de bine cum este posibil inserarea coloanelor, rndurilor i a grupurilor de celule pentru a crea spaiul necesar introducerii a noi date, este de asemenea posibila i nlturarea coloanelor, rndurilor i a grupurilor de celule care nu mai sunt necesare; la tergerea unei coloane, celelalte se vor deplasa spre stnga; la tergerea unui rnd, celelalte se vor deplasa n sus; la tergerea unui grup de celule, putei alege deplasarea celorlalte spre stnga sau n sus. 4.3. Dimensionarea rndurilor i a coloanelor Dac textul pe care l introducei ntr-o celul a unei foi de calcul apare trunchiat sau dac valorile sunt afiate prin simboluri care atest doar tipul de dat, atunci ar trebui s modificai limea coloanei astfel nct datele s se ncadreze n ntregime n celule. n Excel se poate defini limea standard a tuturor coloanelor din foaia de calcul dar exist i posibilitatea ajustrii manuale, individuale; n plus, se poate stabili limea unei coloane astfel ca cea mai lung dat din cadrul coloanei s ncap n celul. Pentru redimensionarea unei coloane se pot folosi urmtoarele variante: - Se plaseaz cursorul pe linia de demarcaie dintre numele a dou coloane pn apare cursorul (sau pentru rnduri). Se execut un clic i innd apsat butonul, se trage pn la dimensiunea dorit. n mod similar se procedeaz i pentru rnduri. Dac se selecteaz un numr de coloane/rnduri, dimensiunea reglat se va aplica la toat selecia; Introducere n programul Excel. Achiziii de date i reprezentri grafice 17
- Alternativ se poate da un clic dreapta pe numele coloanei ce trebuie redimensionat i se alege comanda Column Width (limea coloanei) urmnd a se introduce valoarea n pixeli. Similar se procedeaz pentru rnduri selectnd n schimb comanda Row Height (nlimea rndului); - Pentru a regla automat limea sau nlimea unei coloane sau a unui rnd se execut un dublu-clic pe linia de demarcaie dintre coloana dorit i coloana urmtoare (rndul dorit i cel urmtor). Dac sunt mai multe coloane/rnduri selectate, acestea se vor dimensiona dup dimensiunile maxime de pe fiecare coloan/rnd. 4.4. Ascunderea coloanelor i a rndurilor Uneori s-ar putea s fie nevoie de ascunderea anumitor date din foaia de calcul. De exemplu, dac ai creat o foaie de calcul pe care o vor vedea mai multe persoane, s- ar putea s dorii ca anumite informaii confideniale s nu fie ataate sau modificate. Excel permite ascunderea att a coloanelor cat i a rndurilor pe care nu dorii sa le afiai.
Fig.4.2: Ascunderea unei coloane; reafiarea unei coloane ascunse Paii parcuri, prezentai n Figura 4.2, sunt: 1- executai clic asupra titlului coloanei pe care dorii s o ascundei, utiliznd butonul din dreapta al mausului; 2- selectai opiunea Hide (Ascundere); (coloanele ramase I-i pstreaz numele, astfel ca se poate observa lipsa coloanei ascunse urmrindu-se denumirile acestora); 18 Lucrarea 1
3- reafiarea unei coloane ascunse: selectai coloanele intre care se afla cea ascunsa; executai clic asupra coloanelor selectate, utiliznd butonul din dreapta a mausului; 4- selectai opiunea Unhide (Reafiare) 5 Modificarea datelor 5.1. Suprascrierea i tergerea parial a unei date existente Odat ce ai introdus date ntr-o celul a foii de calcul, avei posibilitatea modificrii acestora; putei nlocui n ntregime coninutul unei celule sau putei modifica doar parial datele introduse. Astfel n cazul, suprascrierii datelor: selectai celula care conine datele pe care dorii s le suprascriei; pur i simplu tastai noul coninut n celula selectat, confirmnd cu tasta Enter sau printr-un clic pe alt celul; n cazul tergerii pariale a unei date existente: executai dublu clic asupra celulei al crei coninut dorii s-l modificai; executai clic i deplasai mausul pentru a evidenia poriunea pe care dorii s o tergei; apsai tasta Delete i apsai tasta Enter pentru a accepta modificarea adus. Combinaiile de taste folosite pentru modificarea coninutului celulelor sunt prezentate n Tabelul 5.1. Tab. 5.1. Combinaiile de taste folosite pentru modificarea coninutului celulelor Backspace Delete Esc Home End
Ctrl+ Ctrl+ tergere un caracter la stnga tergere un caracter la dreapta terge tot coninutul celulei Muta cursorul la nceputul coninutului celulei Muta cursorul la sfritul coninutului celulei Muta cursorul cu un caracter la stnga Muta cursorul cu un caracter la dreapta Muta cursorul la nceputul cuvntului anterior Muta cursorul la nceputul cuvntului urmtor
Observaie: Excel v permite modificarea datelor direct n celula dorit sau putei face acest lucru n cadrul linie formulei. 5.2. tergerea i copierea datelor n afara modificrii datelor din celule, avei de asemenea posibilitatea tergerii coninutului acestora. Pentru a terge coninutul unui grup de celule, se selecteaz grupul de celule al cror coninut vrei s-l tergei i apsai tasta Delete. Cnd dorii utilizarea aceluiai grup de date n mai multe zone ale foii de calcul, este mult mai simplu s copiai grupul de celule dorit i apoi s l lipii n celelalte zone, dect s reintroducei toate datele n noile zone; n Excel putei opta ntre copierea Introducere n programul Excel. Achiziii de date i reprezentri grafice 19
exclusiv a coninutului celulelor i copierea att a coninutului cat i a formatului acestora. Pentru copierea datelor dintr-o celul sau un grup de celule se pot folosi urmtoarele metode: - Comanda Copy/Paste se d clic dreapta pe selecia ce se dorete copiat i se alege comanda de copiere Copy (sau din panoul Home seciunea Clipboard); se plaseaz cursorul n zona de destinaie i se d clic dreapta selectndu-se apoi comanda Paste (lipire); - Combinaia de taste Ctrl+C i Ctrl+V se selecteaz celulele de copiat i se apas combinaia Ctrl+C pentru copiere apoi n zona de destinaie se d clic i apoi combinaia de taste Ctrl+V pentru lipire; - Metoda Drag and Drop (deplasare i plasare) selectai celulele dorite i meninei apsat tasta Ctrl, executai clic i apoi deplasai grupul selectat n noua zon; linia ntrerupta ce va aprea pe spaiul foii indic locul unde vor fi plasate datele copiate. Observaie: La folosirea comenzii Copy (Copiaz) pentru a copia date, Excel stocheaz datele n Clipboard; n acest fel este posibil lipirea mai multor copii ale datelor n cadrul foii de calcul. 5.3 Mutarea, cutarea i nlocuirea datelor; verificarea ortografiei foii de calcul Mutarea datelor se realizeaz n acelai mod n care se copiaz - adic utiliznd tehnica de deplasare i plasare (Drag and Drop) i comenzile de Cut (Decupare) i Paste (Lipire), sau combinaia de taste Ctrl+X (Decupare) i Ctrl+V (Lipire). Datele se pot muta dintr-o locaie a foii de calcul n alta; cnd sunt mutate datele, Excel le terge din locaia iniiala i le plaseaz n noua zona dorit. Cnd dorii s actualizai numele sau formulele din foaia de calcul, putei folosi comenzile Find (Cutare) i Replace (nlocuire), pentru a localiza rapid i a nlocui un ir de date cu altul; putei alege nlocuirea automata a tuturor apariiilor unui sir selectat n cadrul foii de calcul, sau putei confirma fiecare nlocuire n alta parte. Acestea se gsesc n panoul Home la seciunea Editing, butonul Find & Select. Pentru a va asigura ca nu exista nici o eroare de ortografie n cadrul foii de calcul, putei folosi opiunea de Spelling din panoul Review. Pentru a verifica ortografia n alt limb dect cea englez trebuie nti s instalai pachetul limbii respective. Dup instalare (Figura 5.1.) intrai n Options (1) pentru a verifica dac acesta a fost instalat i activat printr-un clic pe Language (2). n Figura 5.1. spre exemplu vedem limba romn instalat i activat (3). Pentru a face dicionarul curent cel pentru limba romn se d clic pe Proofing (4) i se alege din lista Dictionary Language limba dorit, spre exemplu romna (5). Se confirm printr-un clic pe butonul OK (6). 20 Lucrarea 1
Fig. 5.1. Setarea limbii pentru verificarea ortografic 6 Formatarea 6.1. Alinierea datelor; modificarea formatului de afiare al numerelor; modificarea fonturilor i a atributelor Excel aliniaz automat datele introduse n celule, n funcie de tipul acestora; dac introduce-i un text, Excel l va alinia la marginea din stnga a celulei; dac introduce- i valori numerice, acestea vor fi aliniate la marginea din dreapta a celulei. Avei astfel posibilitatea optrii pentru alinierea la dreapta, la stnga i n centrul celulei, indiferent de tipul datelor; n plus, avei posibilitatea alinierii datelor n spaiul mai multor celule alturate, (Figura 5.1.). Introducere n programul Excel. Achiziii de date i reprezentri grafice 21
Fig. 6.1. Formatarea datelor introduse Pentru modificarea caracteristicilor fontului se selecteaz datele ce trebuie modificate i se aplic transformrile necesare din seciunea Font. Spre exemplu, dac se dorete schimbarea fontului, din lista de fonturi (accesibil printr-un clic pe sgeata din dreapta cuvntului Calibri n Figura 5.1.) se alege fontul dorit. n mod similar fontul se poate face aldin, italic sau subliniat, prin apsarea butonului corespunztor fiecreia. Toate opiunile de formatare ale fontului pot fi accesate ntr-o singur csu prin apsarea colului seciunii Font ( ). Not: Formatarea fontului cu cele trei stiluri se poate face i cu ajutorul scurtturilor Ctrl+B pentru aldin, Ctrl+I pentru italic i Ctrl+U pentru subliniat. Alinierea se modific din seciunea Alignement putndu-se poziiona textul att pe vertical ct i pe orizontal (Figura 5.1.) Dac se dorete unirea a dou sau mai multe celule adiacente, acest lucru se poate face cu ajutorul comenzii Merge & Center din Alignement. Dac celulele conin text, se va pstra doar textul din celula stnga sus a seleciei. Modificarea tipului de date introduse se poate face prin selectarea din lista de moduri de afiare (n Figura 5.1. apare cuvntul General) din seciunea Number. Alternativ se poate selecta dnd clic dreapta pe celula dorit i pe Format Cells 6.2. Utilizarea stilurilor Aspectul tabelelor se poate mbunti prin aplicarea de stiluri de formatare. Acestea sunt combinaii de culori ale textului, fundalului sau a chenarelor care mpreun determin un aspect mai frumos al foii de calcul. Stilurile se pot aplica din panoul Home din seciunea Styles (Figura 6.2.). Acestea se pot aduga individual pentru fiecare celul sau grup de celule sau unitar pentru tot tabelul prin selectarea comenzii Format as Table. De asemenea se poate aduga formatare condiional ceea ce nseamn c se pot aplica reguli de formatare a celulei n funcie de coninutul ei.
22 Lucrarea 1
Fig. 6.2. Seciunea de adugare a stilurilor 7 Imagini grafice Pentru a spori impactul vizual al foii dumneavoastr de calcul, putei crea obiecte desenate folosind instrumentele de desenare ale programului Excel; este de asemenea posibil mbuntirea aspectului foii de calcul prin adugarea liniilor, sgeilor indicatoare i a casetelor de text. Toate acestea se pot utiliza prin selectarea panoului Insert (Figura 7.1). Din seciunea Ilustration (Ilustraii) se pot insera poze, imagini n miniatur (Clip Arts) forme (sgei, cercuri, dreptunghiuri etc.) sau elemente pentru scheme sau organigrame (Smart Art). Pentru inserarea de csue de text se folosesc elementele din seciunea Text. De asemenea se pot insera simboluri sau ecuaii din seciunea Symbols.
Fig. 7.1. Panoul Insert
Odat ce ai adugat n foaia de calcul un obiect desenat, acesta poate fi manipulat n mai multe moduri; de exemplu, putei redimensiona obiecte, putei grupa mai multe obiecte ca fiind unul singur, le putei muta, le putei terge. Pentru a mute un obiect executai clic asupra sa i apoi deplasai chenarul acestuia pana n noua locaie. Pentru a copia un obiect poziionai indicatorul mausului pe marginea acestuia, meninei apsat tasta Ctrl i apoi deplasai copia sa n noua locaie. Pentru a selecta multiple obiecte, selectai primul dintre acestea, meninei apsat tasta Shift i apoi selectai-l pe urmtorul. De asemenea, obiectelor selectate n cadrul foii de calcul, le putei aduga culori, le putei aplica anumite tipare, le putei mbuntii aspectul prin adugarea chenarelor i le putei modifica tipul de linie, (vezi cazurile de formatare de mai sus). 8 Tiprirea nainte de a tipri o foaie de calcul, vizualizai modul n care aceasta va aprea pe hrtie printr-un clic pe butonul File i apoi Print (Figura 8.1.).
Introducere n programul Excel. Achiziii de date i reprezentri grafice 23
Fig. 8.1. Vizualizarea i tiprirea unei foi de calcul Din aceast fereastr se poate alege imprimanta pe care se va face imprimarea, ce s se printeze (o foaie, toate sau o selecie), pe cte pri (una sau dou), ordinea (n cazul imprimrii mai multor copii), orientarea, mrimea foii, marginile i scalarea. D. Desfurarea lucrrii 1 Tema Utiliznd software-ul de specialitate Excel, prezentat, tema propune realizarea unui raport de evaluare al anilor de studiu precedeni, ceea ce presupune introducerea datelor primare de tip text i numr: materii i note, i reprezentarea grafic a datelor de tip numr (a notelor), astfel nct s fie posibil analizarea evoluiei studenilor pe parcursul anilor universitari promovai. 2 Prelucrarea rezultatelor n scopul realizrii temei propuse sunt necesari parcurgerea urmtorilor pai: 1. Introducerea datelor de tip text; 2. Introducerea datelor de tip numr; 3. Reprezentarea grafica a irului de date de tip numere; Atenie: asigurai-v c folosii tipul de grafic adecvat pentru datele pe care dorii s le reprezentai. 4. Adugarea n cadrul raportului a antetelor i a subsolurilor proprii fiecrui student: - n antet: Universitatea, Facultatea, Specializarea - n antet, toate cu aliniere n partea stnga; 24 Lucrarea 1
- n subsol: Prenume, Nume, Anul i grupa - cu aliniere n partea stnga; Numrul paginii aliniat central; - Data - cu aliniere n partea dreapta. E. Prezentarea rezultatelor Rezultatele vor fi prezentate sub forma unui raport (vezi Exemplu Raport), care cuprinde: - irul de date de tip text: materiile parcurse n anii de studii; - irul de date de tip numere: notele obinute n anii de studii; - reprezentarea grafica a irului de date de tip numere; - adugarea n cadrul raportului a antetelor i a subsolurilor proprii fiecrui student; F. Bibliografie [1] Bulgaru, M., Bolboaca, L., Ingineria calitatii.Mangementul calitatii, statistica i control, masurari n 3D, Alma Mater, Cluj-Napoca 2001, isbn 973-85153-0-0. [2] Cathy, K., EXCEL pentru Windows tm 95 n 503 imagini, Teora, Bucuresti, 1999, ISBN 973-601-457-6 [3] Faithe, W., Microsoft Office 97 Professional 6in 1, Teora, Bucuresti, 1998, ISBN 973-601-907-1