UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS, CONTABLES Y

ADMINISTRATIVAS
ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL
DE ECONOMA
CURSO: ADMINISTRACIN GENERAL
PROFESOR: MARIO PAREDES SNCHEZ
TEMA: MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ALUMNOS:
AQUINO TERRONES, Ro!"!
BARDALES SNCHEZ, A#$o
CARRILLO PADILLA, E#%"!
RODRGUEZ RUIZ, A"&o"'
CICLO:
I
C!(!)!*+!, !,*-# $%# .//0
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)
CONCEPTO:
El manual de organizacin y funciones es un documento normativo que describe las funciones
especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y
funciones generales establecidas en el reglamento de organizacin y funciones, as como en base a los
requerimientos de cargos considerados en el cuadro de Asignacin Personal.
Base Legal
esolucin !efatural "# $%&'%&'("AP)*", que aprueba la directiva "#$$+'%&'("AP)*" ,"ormas para
la -ormulacin de los .anuales de /rganizacin y -unciones en la Administracin P0blica1.
OBJETIVO DEL MOF
2iene por objetivos3
*escribir las funciones principales de cada dependencia u rgano delimitando la amplitud,
naturaleza y campo de accin de la misma.
*eterminar los cargos dentro de la estructura orgnica que y las funciones que le competen.
Precisar las interrelaciones jerarquas y funcionales internas y e4ternas de la dependencia.
*escribir los procedimientos administrativos racionalizados.
Proporciona informacin a los trabajadores sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura
general de la organizacin.
-acilitar el proceso de inclusin al personal nuevo, su adiestramiento y orientacin del cargo al cual
5a sido asignado.
LIMITACIN DEL MOF
"o es una solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que
puede propiciarla.
6i no se actualiza permanentemente, pierde vigencia.
6u costo de confesin y revisin puede ser oneroso.
7os aspectos informales de la organizacin no se 5allan contenidos en 8l.
FORMULACIN DEL MOF
6e formula de acuerdo al eglamento de /rganizacin y -unciones y al cuadro de asignacin personal.
9omprende las siguientes etapas3
! Pla"ea#$e"%&
En esta fase se determina lo siguiente3
Propsitos del manual.
:suarios del manual.
*esignacin del personal responsable de su elaboracin.
Actividades a desarrollar, cronograma del trabajo.
ecursos materiales necesarios.
Establecer el m8todo a utilizarse en la recoleccin de datos y anlisis de la misma.
'! Re(&le(($)" *e la $"+&,#a($)"
6e recopila informacin, de acuerdo al m8todo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la
investigacin documental de arc5ivos, entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las
entrevistas y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
Es recomendable emplear el m8todo mi4to, se usa la encuesta, de cuestionarios y la entrevista.
-! Es%.*$& / a"0l$s$s
6e proceder al estudio e45austo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra
ambig<edades, contradicciones o duplicidad al escribir tanto las funciones generales como especificas.
Este estudio puede enfocarse en dos formas3
' *e lo especfico a lo general, es decir, partiendo del anlisis desde el cargo como cedula bsica del
rgano, 5asta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro de lo objetivo.
' *e lo general al especifico, es decir, iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir
desagregando en funciones generales, funciones especificas de cada una de las unidades estructurales,
luego las actividades 5asta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.
1! Re*a(($)" *el 2,&/e(%&
:na vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades orgnicas que
integran la dependencia, se proceder ala redaccin del manual, de acuerdo al esquema recomendado.
Re(&#e"*a($&"es:
:tilizar lenguaje claro, sencillo concreto y breve.
Al describir las funciones se debern emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo3
evisar
edactar
6upervisar
-ormular
.antener
/rganizar
Etc.
3! Re4$s$)" / A2,&5a($)"
edactando el proyecto del manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita
para que 5aga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.
9on la visacin del jefe de la *ependencia interesada y el =# ># de la /ficina de acionalizacin o
Administracin, se formular en coordinacin con la oficina de Asesora !urdica la norma que lo apruebe
y lo ponga en vigencia de acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones.
6! Re2,ese"%a($)" e I#2,es$)"
El manual aprobado se 5ace imprimir3
6e recomienda se 5aga en 5ojas sueltas, que permita 5acer modificaciones parciales sin alterar
todo el documento.
En 5ojas de papel tama?o a @.
.antenerlos encuadernados para el fcil manejo o intercambio.
6e recomienda utilizar formato de letra arial +A.
7! D$+.s$)"
El manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia y el personal directivo
de las oficinas con quienes debe coordinarse.
8! A(%.al$9a($)"
Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento a cumplido con el objetivo; que puntos
5ay que mejorar, sustituirlos por otros o eliminarlos.
:! C&"%e"$*& *el MOF
(. Beneralidades
+.+ /bjetivo de la institucin
+.A /bjetivo del ./-
+.C >ase legal
+.@ Alcance
((. *e la organizacin
A.+ Estructura /rgnica
A.A /rganigrama estructural (((
A.C *e las funciones de cada unidad orgnica
A.C.+*e los rganos de direccin
A.C.A *e los rganos de lnea
A.C.C *e los rganos de asesora
A.C.@ *e los rogamos de apoyo
A.C.& *e los rganos de control
A.@ -unciones de cada cargo
A.@.+ Presidente ejecutivo
A.@.A -uncin general
A.@.C -uncin especifica
A.@.@ equisitos
A.@.& elaciones
A.@.D Autoridad
A.@.E esponsabilidad
A.@.F 9oordinacin
ESQUEMA
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES Y SERVICIOS
INTRODUCCION Presentacin del M. O .F.
Resolucin N 015-2002-SBN

TITULO I Alta Direccin
Captulo ! "structura Or#$nica
Captulo !! Cuadro Or#$nico de Car#os
Captulo !!! %escripcin de las Funciones "spec&icas

TITULO II rgano de Control Institucional
Captulo 'nico O&icina de Control !nstitucional

TITULO III rgano de Asesoramiento
Captulo 'nico (erencia de Planea)iento * %esarrollo

TITULO IV rganos de Apoyo
Captulo ! (erencia +e#al
Captulo !! (erencia de ,d)inistracin

TITULO V rgano Funcional
Captulo 'nico (erencia de Operaciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INTRODUCCIN
Es el documento que contiene la descomposicin de actividades que deben seguirse a la realizacin de
una unidad Administrativa o de dos o ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participacin, suelen contener informacin y ejemplos formularios, autorizaciones o
documentos necesarios y maquinas o equipos de oficina o utilizar y cualquier otro dato que pueda
au4iliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilitan las labores de auditoria, la evaluacin y
control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta
realizando.
CONCEPTO
7lamados tambi8n manual de operaciones o de practicas 6tandard, son documentos de gestin de uso
diario que presentan en forma ordenada y sistemtica los pasos precisos a seguir para lograr el trabajo
de una unidad de acuerdo a m8todos previstos
7os manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las
alteraciones arbitrarias.

Base legal
!urdicamente se sustenta en documentos de gestin de orden superior tales como3 el /-, el 9AP, el
PAP, el ./-.
Adems legalmente basado en el Art. D& de la ley ACF&C, ley A&$C&, ley AE@@@, *. 6. "# $E$'F%'P9., *.
7EB. "# E&E, *. 6. "# $%@'%A'P9..
OBJETIVO
Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin.
Precisar la secuencia lgica de las actividades de cada procedimiento.
Precisar la responsabilidad operativa del personal de cada unidad administrativa.
Prestar apoyo logstico al 2:PA con informacin del tiempo que demora cada responsable en la
realizacin de sus actividades para determinar el costo real.
FINALIDAD
:niformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias.
-acilitar las labores de inspeccin.
6implificar la determinacin de responsabilidades.
Ense?ar el trabajo alos nuevo empleados.
Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.
-acilitar la elaboracin de las guas de servicio al ciudadano.
9onstruir una base para el anlisis.
APROBACIN
Es competencia del titular de la organizacin y lo realiza mediante la e4pedicin de una resolucin de la
ms alta jerarqua.
En las organizaciones privadas la aprobacin corre a cargo del gerente general.
En las unidades desconcentradas o descentralizadas el responsable es el director o gerente a cargo.
ALCANCE
7as regulaciones contenidas en cada uno de los procedimientos son de uso y observancia obligatoria en
todas las unidades de la organizacin, especialmente en aquellas responsables de realizar las
actividades o pasos del procedimiento especfico.
MODIFICACIN Y ACTUALIZACIN
El procedimiento es un mejoramiento continuo, se realiza cuando las necesidades lo requieren,
como consecuencia de una accin correctiva o por poltica cuando menos una vez al a?o.
7a modificacin o creacin de nuevos procedimientos podr realizarse inmediatamente.
6i las modificaciones fueran numerosas y constantes se sugiere realizar un redise?o de todos los
procedimientos, procesos y servicios administrativos.
CAUSAS DE MODIFICACIN
Labor de
seguimiento
control /
evaluacin
Sugerencia
recibida del
usuario /
cliente
Labor de
auditoria
interna
Cliente /
usuario
presenta
queja
Vigencia de
nueva norma
jurdica o
administrativa
Comisin, racionalizacin
y unidad responsable.
nvestigan, recomiendan y
modi!ican documentos.
"erente "eneral, titular de
la organizacin.
#prueba las
$odi!icaciones.
Comisin y %rea
&esponsable.
mplementa las
modi!icaciones.
CLASIFICACIN

A! P&, las ;,eas +."($&"ales
o 9omercializacin
.anual de procedimientos de compras
.anual de procedimientos de ventas
o -inanzas
.anual de procedimientos de cr8ditos y cobranzas
.anual de procedimientos de costos
o Produccin
.anual de procedimientos de fabricacin
.anual de procedimientos de control de calidad
o Personal
.anual de procedimientos de reclutamiento y seleccin
B! P&, la +."($)" a*#$"$s%,a%$4a
.anual de procedimientos de planificacin
.anual de procedimientos de organizacin
.anual de procedimientos de direccin
.anual de procedimiento de control
.anual de procedimientos de comunicaciones
CONTENIDO
(. 9artula
((. (ntroduccin
(((. /bjetivo
(=. >ase legal
=. Alcance
=(. Aprobacin
=((. Actualizacin
=(((. *escripcin del proceso
+.9digo.
A.*enominacin
C.esponsable
@.equisitos.
&.7istado de las actividades u operaciones a realizar
D.Blosario de t8rminos
(G. -lujo grama de proceso HdiagramaI
G. -ormatos y ane4os
G(. Blosario de t8rminos.
ESQUEMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
H+I *E"/.("A9(J"3 REGISTRO DE BIENES PATRIMONIALES HAI 9J*(B/3 $C.$E
HCI *E69(P9(J" *E7 P/9E*(.(E"2/3 egistro, control actualizacin de los bienes patrimoniales de la
institucin adquiridos mediante compras, donaciones o transferencias.
H@I />!E2/3
' .antener el registro, control y administrar todos los
bienes patrimoniales con que cuenta la institucin.
' Elaborar la depreciacin de los bienes de la :"2.
HEI :"(*A* E6P/"6A>7E3
/ficina 28cnica de 9ontabilidad':nidad de 9ontrol
Patrimonial.
HFI E6P/"6A>7E3
H%I 9AB/3
H+$I E'.A(73
H++I 2E7E-3 A%%DED
H+AI /2A6 :"(*A*E6 (.P7(9A*A63
' :nidad de (ntegracin 9ontable, Almac8n.
H&I >A6E 7EBA73
' "ormatividad de la superintendencia de bienes
nacionales.
' Estatuto de la :niversidad nacional de 2rujillo.
' 7ey :niversitaria.
HDI EK:(6(2/6 *E7 P/9E*(.(E"2/3
'
'
H+CI */9:.E"2/6 K:E BE"EA3
' Ane4os a los estados financieros.
' egistro de (ncrementos Patrimoniales.
' inventario mobiliario institucional para la 6>".
H+@I =/7:.E"3
H+&I />6E=A9(/"E63
H+DI AP/>A9(J" *E7 P/9E*(.(E"2/3 esolucin ectoral "# $E@C)A$$&):"2
H+EI -E9LA3 AA ) $% ) A$$&
H+FI /-(9("A E6P/"6A>7E3 /ficina 28cnica de acionalizacin y Programacin
H+%I 2E7E-3 ACA+CD
HA$I E'.A(73 otracionalizacinMunitru.edu.pe
HA+I PNB("A OE>3 PPP.unitru.edu.pe)oficinas)planificacin)otrp)maproA.pdf
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD OPERATIVA
DURACIN
OBSERVACIN
<&,as D=as
+
7a :nidad de (ntegracin 9ontable deriva a la
:nidad de 9ontrol Patrimonial las rdenes de
compra, notas de entrada al almac8n, pedidos de
comprobantes de salida; para su anlisis y
verificacin con el au4iliar estndar. 7uego de su
conformidad se procede a su registro en el
6(62E.A *E EB(62/ Q 9/"2/7 *E
("=E"2A(/6 de la (nstitucin.
:nidad de (ntegracin
9ontable
:nidad de 9ontrol
Patrimonial
E
2odos los
meses
A
6e elaboran las conciliaciones por cuentas
analticas contable entre el movimiento
patrimonial y au4iliar estndar. 6e emiten
Asientos de egulacin, seg0n sea el caso.
:nidad de 9ontrol
Patrimonial
C 2odos los
meses
C
7uego se elabora la informacin para el control de
la propiedad estatal por parte de la
6:PE("2E"*E"9(A *E >(E"E6
"A9(/"A7E6 a trav8s de 6oftPare (nventario
.obiliario (nstitucional H6(.(I.
:nidad de 9ontrol
Patrimonial E
2odos los
meses
@
Elaboracin de la *ireccin de periodo y ajustes
por correccin monetaria de los bienes
patrimoniales depreciables, calificados seg0n
cuentas contables, emisin de asientos de
depreciacin del periodo y de ajustes por
correccin monetaria.
:nidad de 9ontrol
Patrimonial E
9ierre de
Ejercicio
&
Anlisis de los bienes no depreciables Hbienes
cuyo valor es menor a +)F de la :nidad (mpositiva
2ributariaI para elaboracin de Asiento 9ontable
por 9uentas de Jrden.
:nidad de (ntegracin
9ontable
:nidad de 9ontrol
Patrimonial
C 2odos los
meses
D
Elaboracin de Ane4os de las cuentas contables
del Activo -ijo para sustento del saldo de los
Estados -inancieros.
:nidad de (ntegracin
9ontable
+$
9ierre de
Ejercicio
A$ das