Las 9S

Es una tcnica Japonesa desarrollada por Toyota en los aos 70, bajo un concepto de orden y
limpieza, en cuanto al mejoramiento continuo de los lugares o reas de trabajo.

El fin de la Metodologa 9S, es crear o lograr un cambio de hbitos en los trabajadores, en
cuanto al Orden e Higiene en el trabajo, derivando esto, en un bienestar personal del trabajador
y una autodisciplina en cuanto al mejoramiento constante de las tareas y operaciones.

Con la implementacin de las 9 S se pueden obtener los siguientes resultados:
Una mayor satisfaccin de los clientes interno o externos.
Menos accidentes laborales.
Menos prdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles.
Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido.
Disminucin de los desperdicios generados.


La implementacin de la metodologa de las S, implica un proceso que consta de varias
actividades y stas pueden variar de acuerdo al estatus y/o operacin de la empresa.
























Flujo para la implementacin de las 9S






1. Seiri - Organizacin
Organizar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo necesario y
eliminando lo innecesario.

Para poner en prctica la 1ra S debemos hacernos las siguientes preguntas:
Qu debemos tirar?
Qu debe ser guardado?
Qu puede ser til para otra persona u otro departamento?
Qu deberamos reparar?

Procedimiento:
La forma de organizar est basada en unas reglas fciles de aplicar, de las cuales se
representa la forma de utilizar los bienes y servicios.

Las reglas son las siguientes:
1. Identifique la naturaleza de cada elemento:
- Si el elemento est deteriorado y tiene utilidad:Repralo.
- Si est obsoleto y tiene algn elemento que lo sustituya: Elimnalo.
- Si est obsoleto pero cumple su funcin: Mantngalo en las mejores condiciones
para un perfecto funcionamiento.
- Si es un elemento peligroso: Identifquese como tal para evitar posibles
accidentes.
- Si est en buen estado: Analice su utilidad y recolocacin.

2. Identifique el grado de utilidad de cada elemento:
- Si lo usa en todo momento: Tngalo a mano en la oficina.
- Si lo utiliza todos los das: cerca de la mquina.
- Si lo utiliza una vez al mes: Colquelo cerca del puesto de trabajo.
- Si lo usa cada tres meses: Tngalo en el almacn perfectamente
- Si realmente no lo necesita: Retrelo.

Ventajas:
Se obtiene un espacio adicional.
Se elimina el exceso de herramientas y los elementos obsoletos.
Se facilita el uso de componentes a tiempo.
Se evita el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal innecesarios.
Se elimina el exceso de tiempo en los inventarios.
Se elimina el despilfarro.





Ejemplo de aplicacin:
En una empresa se puede eliminar la documentacin que tenga ms de 5 aos, salvo lo que
pueda servir para estadsticas, grficas, teniendo la precaucin de conservar la informacin de
la manera ms sintetizada posible, ya sea en diskettes o en otra forma de almacenamiento
condensado.
Es posible deshacerse de elementos que no se han utilizado en 2 aos o de lo que se tenga
seguridad que no se va a utilizar en los siguientes 3 aos , quizs el costo o la incomodidad de
tener algo almacenado sea ms alto que volverlo a adquirir en el momento en que se necesite.
Inclusive, pueden existir artculos de uso en buenas condiciones, pero innecesarios, por lo que
sera conveniente deshacerse de ellos.


2. Seiton - Orden.
El orden se establece de acuerdo a los criterios racionales, de tal forma que cualquier elemento
est localizable en todo momento. Cada cosa debe tener un nico, y exclusivo lugar donde
debe encontrarse antes de su uso, y despus de utilizarlo debe volver a l.
El orden se lleva a cabo mediante la identificacin de un elemento, herramienta un objeto a
travs de un cdigo, nmero algo caracterstico de tal forma que sea fcil de localizar.

Para tener claros los criterios de colocacin de cada cosa en su lugar adecuado,
responderemos las siguientes preguntas:
Es posible reducir el stock de esta cosa?
Esto es necesario que est a mano?
Todos llamaremos a esto con el mismo nombre?
Cul es el mejor lugar para cada cosa?

Procedimiento:
1. Determine sitios de ubicacin para cada elemento.
2. Seale cada lugar para que todos los empleados conozcan la finalidad del mismo.
3. Asigne una clave de identificacin para cada elemento.
4. Defina la forma de guardar cada elemento, teniendo en cuenta que sea fcil de identificar
donde est, de poder usar, de volver a colocar en su sitio y fcil de reponer.

Ventajas:
Se reduce el tiempo de bsqueda, utilizacin y devolucin de materiales.
Se reduce el nmero de errores humanos.
Se evitan interrupciones del proceso.
Se reducen los tiempos de cambio.
Se ocupa menos espacio.
Se reducen los productos en stock.
Se eliminan condiciones inseguras y en consecuencia se reducen accidentes.

Ejemplo de aplicacin:
Alguien sabe de que si existe alguna informacin, pero nadie sabe donde est. La situacin es
crtica si esta informacin forma parte en la toma de decisiones, donde ubicarla, que tiempo se
demora, quien lo tiene, en que computador est, en que archivo.


3. Seiso - Limpieza.
Mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene, lo cual no slo es
responsabilidad de la organizacin sino que depende de la actitud de los empleados. La
limpieza la debemos hacer todos. Es importante que cada uno tenga asignada una pequea
zona de su lugar de trabajo que deber tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe
haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen este compromiso la
limpieza nunca ser real.

Procedimiento:
1. Limpie el lugar de trabajo y equipo despus de su uso.
2. Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos que no competen al equipo de limpieza
general: maquinas, etc.
3. Limpie las herramientas despus de su uso y compruebe su funcionalidad.
4. Identifique cualquier desorden o situacin anormal, sus causas y establezca las acciones
oportunas para su eliminacin.
5. Elabore un programa de limpieza con tareas especficas para cada lugar de trabajo.


4. Seiketsu - Control visual.
Es una forma emprica de distinguir una situacin normal de una anormal, con normas visuales
para todos y establece mecanismos de actuacin para reconducir el problema.

Procedimiento:
1. Conocer los elementos a controlar.
2. Establecer la diferencia entre la normalidad y anormalidad.
3. Crear mecanismos que permitan el Control Visual.
4. En caso de anormalidad indicar las acciones correctoras.


5. Shitsuke - Disciplina y hbito.
Cada empleado debe mantener como hbito la puesta en prctica de los procedimientos
correctos. Sea cual sea la situacin se debe tener en cuenta que para cada caso debe existir
un procedimiento.

Procedimiento:
1. Establezca procedimientos de operacin.
2. Prepare materiales didcticos.
3. Ensee, fundamentalmente, con su ejemplo.
4. Utilice la tcnica: aprender haciendo.
5. Facilite las condiciones para poner en prctica lo aprendido.
6. Utilice los errores como fuente de informacin para educar.

Ventajas:
Se concientiza a los trabajadores hacia la organizacin, el orden y la limpieza.
Se crea el hbito a travs de la formacin continua y la ejecucin disciplinada
de las normas y procedimientos establecidos.

Ejemplo de aplicacin:
Muchos ejemplos nos demuestran que las personas, empresas y sociedades que tienen xito,
son aquellas que demuestran un alto nivel de disciplina.
Por el contrario, son tambin numerosos los ejemplos de fracasos personales, profesionales y
empresariales por falta de disciplina: se menosprecian e incumplen normas y reglamentos; se
incumplen recomendaciones sobre aseo y seguridad, se es impuntual y no se tiene conciencia
del tiempo. Citas, planes de trabajo, agendas en reuniones y programaciones se suelen
manejar de una manera caprichosa e irresponsable.


6. Shikari - Constancia.
Voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin cambios de actitud, lo que constituye
una combinacin excelente para lograr el cumplimiento de las metas propuestas.

Procedimiento:
1. Planifique y controle permanentemente sus trabajos.
2. Haga de la limpieza, el orden y la puntualidad una constante en su vida.

Ventajas:
Se disminuye la cantidad de tiempo perdido, si la voluntad para hacer las cosas se
acompaa de motivacin de los beneficios de la meta.

Ejemplo de aplicacin:
Es valioso para la persona y para la empresa. Insistir, insistir no suspender. Y los resultados se
vern, el ambiente ser mas agradable y ms sano, tendremos mejores hbitos de trabajo y de
vida, los productos y servicios sern de mejor calidad, la imagen de la empresa mejorar, los
rendimientos sern mayores, la empresa permanecer en el mercado.La constancia hace que
el esfuerzo se convierta en una espiral ascendente e incontenible.


7. Shitsukoku - Compromiso.
Es la adhesin firme a los propsitos que se han hecho; es una adhesin que nace del
convencimiento que se traduce en el entusiasmo da a da por el trabajo a realizar. Un
compromiso que debe permear a todos los niveles de la empresa y que debe utilizar el ejemplo
como la mejor formacin.

Procedimiento:
1. Se debe llevar a cabo con disciplina aplicada de los dirigentes hacia sus
subordinados.
2. Las polticas empresariales deben imponerse con seriedad para que el
empleado se sienta con una gran responsabilidad de llevar a cabo su trabajo.

Ventajas:
El proyecto se llevar a cabo en el tiempo estimado sin prdidas.

Ejemplo de aplicacin:
Para dotar a las instalaciones con equipos que contribuyan a la seguridad y bienestar de los
empleados y de la comunidad. Despus, viene el compromiso de los niveles de direccin para
la aplicacin y seguimiento de tareas, capacitacin, promocin y motivacin. En ambos casos,
el ejemplo es el mejor educador. Si el desorden, la falta de limpieza y la disciplina comienzan
por la cabeza, no podra esperarse comportamientos diferentes en los dems niveles de
empresa.


8. Seishoo - Coordinacin.
Una forma de trabajar en comn, al mismo ritmo que los dems y caminando hacia unos
mismos objetivos. Esta manera de trabajar slo se logra con tiempo y dedicacin.

Procedimiento:
1. Mantener buena comunicacin de los avances como las demoras en tiempo.
2. Realizar mayor nfasis en la etapa menos desarrollada.

Ejemplo de aplicacin:
El acuerdo y el trabajo conjunto son factores decisivos tanto para mejorar el ambiente de
trabajo como para lograr la satisfaccin del cliente.
Si una sola persona deja colillas de cigarrillo por doquier, los dems se sentirn impulsados a
hacerlo; si se entrega un producto con calidad deficiente, los dems quizs podra pensar que
ese puede dar; si una empresa contamina con desperdicios al ambiente, a las dems podra
parecerles innecesario el control de las basuras Los indicios de un tipo de conducta poco
adecuada tientan, a quienes son atrados a ello a repetir el comportamiento impropio (nadie tira
basura en un sitio limpio, pero si se lo ve algo sucio, se tiene la tendencia de tirar basura; nadie
llega tarde a una reunin que empieza a la hora propuesta;pero cuando nunca se sabe a qu
hora comienza o termina reina el desorden).



9. Seido - Estandarizacin.
Permite regular y normalizar aquellos cambios que se consideren benficos para la empresa y
se realiza a travs de normas, reglamentos o procedimientos. stos sealan cmo se deben
hacer las actividades que contribuyan a mantener un ambiente adecuado de trabajo.

Procedimiento:
1. Se llevar a cabo por medio de manuales, procedimientos, libros de inventarios, reportes
que servirn como base para las emergencias, mantenimiento o regeneracin de una
ampliacin de la industria.

Ventajas:
Cualquier trabajador sea del rea o no, podr realizar el trabajo sin problemas con el
manual.
Se podr contrarrestar mucho mejor un percance con la documentacin.

Ejemplo de aplicacin:
Muchos de los esfuerzos individuales e ideas excepcionales se pierden por la falta de un
procedimiento causando desengao y desmotivacin en los trabajadores que lo plantearon. Es
vital recoger esas iniciativas y sistematizar su puesta en prctica a travs de un procedimiento
que seale como hacer las cosas bien para mantener un ambiente de trabajo de calidad.
Adems permite que las actividades sean realizadas por todos y a un mismo tiempo.


Aplicacin de las 9S
Para poder implementar la metodologa de las 9S es necesario cumplir con lo siguiente:

1. Resolucin de un problema.
2. Proceso de implantacin 9S.

Resolucin de un problema.
La ejecucin de las 9S debe ser aplicado respectivamente a un problema, de igual forma se
debe tener la capacidad para identificarlo, esto se consigue con el siguiente procedimiento:

a) Identificar problemas relacionados con las 9S.
b) Priorizar los problemas.
c) Determinar las causas que originan los problemas.
d) Definir indicadores.
e) Listar las acciones de mejoras acordadas.
f) Asignar responsables de las acciones de mejora.
g) Establecer plazos de ejecucin de las mejoras.



Implantacin de las 9S en la empresa.
La funcionalidad de dichas metodologas se lleva a cabo con dedicacin a travs del
compromiso serio de la direccin con toda la empresa, siempre considerando dos reglas
bsicas:
- Empezar por uno mismo
- Educar con el ejemplo

Acciones para la implantacin.
La elaboracin de un plan de trabajo es fundamental para establecer en donde se aplicarn las
metodologas ya mencionadas, por lo tanto el lder del proyecto deber asignar a su grupo de
trabajo, las tareas o actividades tomando en cuenta que a lo largo del desarrollo del proyecto
debe asumir un papel para:

1. Liderar el programa 9S
2. Mantener un compromiso activo.
3. Promover la participacin de todos los implicados.
4. Dar seguimiento al programa.

Es muy importante que se conserve el clima ya creado con los nuevos hbitos aprendidos. Esto
se logra mediante la prctica de auditoras; en un principio puede llevarse a cabo por el mismo
departamento o rea, posteriormente se realizan evaluaciones cruzadas a efecto de tener
resultados ms reales.


Proceso de evaluacin.
Las evaluaciones para la implementacin de las S, permiten lograr la realizacin peridica de
un seguimiento en las reas sobre las cuales se ha actuado con el fin de verificar los resultados
obtenidos. Por tanto, el llevar a cabo un plan para la mejora del ambiente fsico de trabajo, no
puede considerarse completo si no existe una evaluacin de resultados en donde se recopile y
analice informacin til para medir avances, detectar problemas y reas de oportunidad para
lograr as el xito en la implementacin de las S en cualquier rea de trabajo. As tambin, las
evaluaciones permiten la realizacin de nuevas propuestas para superar dificultades y realizar
una mejora continua.



Caractersticas de las evaluaciones.
Primeramente, es importante aclarar que las evaluaciones deben realizarse de la forma ms
estricta posible, sin importar amistades e incluso el estado de nimo del evaluador.
De manera general, las evaluaciones de las S deben cumplir con las siguientes caractersticas:



Ser realizadas por personas con experiencia, bien entrenadas.
Deben compararse las condiciones y prcticas actuales con los criterios establecidos.
Ser programadas con tiempo.
Ser programadas y realizadas con el conocimiento y en presencia de las personas
integrantes del rea a evaluar.
Los resultados deben discutirse con las personas del rea evaluada .
Los resultados de la evaluacin no deben ser analizados con el objetivo de castigar, sino
para buscar acciones correctivas.

Como conclusin, al analizar todas las S y las actividades que cada una de ellas implican, se
pueden resumir los aspectos ms bsicos, entre los cuales se pueden mencionar:
Las tres primeras S, la clasificacin, organizacin y limpieza son implementarlas
directamente en las reas de trabajo y la cuarta, el bienestar personal.
Las dems como la disciplina, constancia y compromiso (carcter)son aspectos a vigilar o
promover principalmente por la direccin y responsables de las reas de la empresa, con la
idea de que las S implementadas se mantengan permanentemente a travs del
cumplimiento de los estndares.



















Fuentes:
http://www.ucol.mx/acerca/coordinaciones/cgv/dgee/calidad/ARTICULOS%20DE%20CALIDAD-
PDF/CUALES%20SON%20LAS%209S%20%20DE%20LA%20CALIDAD.pdf
http://www.kiekari.com/es/flodecol/orden-y-limpieza-9-s-nueve-eses
http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r82517.PDF
http://www.produccion.orpaca.com/semana2/metodologia_9s.ppt