La cobranza en el plan de negocios

1. Prevencin
2. Administracin
3. Gestin
4. Para saber ms
El desarrollo del plan de negocios en la creacin de una nueva
empresa es sin duda el punto medular que determinar en buena
medida el xito o el fracaso del mismo muc!os son los factores a
considerar dentro de su desarrollo primordialmente los
econmicos " de mercado pero# al !ablar del tema de ingresos
potenciales o del anlisis $%&' normalmente !ablamos de los
n(meros dando por !ec!o que todo el dinero que se facture !a de
ser cobrado en tiempo " forma que las debilidades o amenazas
vendrn siempre de factores mas o menos predecibles como la
competencia o el propio mercado pero )* +, L%+ -L,E./E+ .%
0'1'.2
0ara el desarrollo de una correcta administracin de la funcin de cobro en una
empresa es necesario contar con una estrategia clara " bien definida que nos
permita !acer frente a las posibles causas de un retraso en pago pero tambin a
tomar acciones concretas cuando se presentan a fin de que estas no se repitan.
&e acuerdo a lo anterior podr3amos considerar que las bases sobre las que se
edifica un sistema efectivo de cobranza son esencialmente tres4
1- PREVENCIN
La prevencin es un paso fundamental para evitar problemas gratuitos en el
futuro es decir debemos traba5ar en las causas que generan los problemas mas
comunes en lugar de tratar de solucionarlos una vez que se presentan dic!o de
otra forma prevenir implica evitar que ciertos problemas de cobranza se
presenten eliminndolos desde su origen algunos e5emplos claros de esto ser3an
los siguientes4
67na investigacin de crdito 8bien !ec!a8.
7n problema frecuente en la cobranza se da al otorgar un crdito a una empresa
o persona que en principio no deber3a de !aberlo recibido por no ofrecer las
garant3as o cualidades de solvencia moral " econmica necesarias para ello es
impresionante la cantidad de negocios que basan sus decisiones (nicamente en
corazonadas o en una mu" limitada visin de los potenciales riesgos sin buscar
a fondo un mtodo para calcular la probabilidad real de pago a partir del
estudio de los antecedentes o finanzas del eventual comprador.
'!ora bien cuando !ablamos de una investigacin de crdito bien !ec!a no
necesariamente nos referimos a un estudio de crdito de la ma"or profundidad
que en todos los casos inclu"a informacin amplia tcnica " detallada sobre
cada prospecto "a que esto ser3a poco prctico por lo que el concepto de
8,nvestigacin de -rdito8 deber de considerarse como una variable que en
principio sea adaptable entre otras a las siguientes caracter3sticas4
1. El tipo de cliente al qe vo! a anali"ar# Esto definir en buena
medida el tipo de informacin que podr3a requerir pues no se obtiene la
misma informacin de una persona f3sica que de una persona moral.
2. El per$il del mercado en el qe se desempe%ar el ne&ocio# La
actividad de nuestros clientes el tipo de negocio el perfil o preparacin
promedio de quienes administran etc. son indicadores que nos a"udarn
a ver que informacin puedo obtener por e5emplo puede ser que mi
pol3tica sea obtener estados financieros para !acer un anlisis de
rentabilidad liquidez " solvencia lo cual en principio suena bien pero que
ocurre si mis clientes son peque9os comerciantes con poca o nula
experiencia en mane5o de negocios que simplemente no disponen de esa
informacin de ser as3 mu" pocas veces los clientes cumplirn los
requisitos de nuestra investigacin.
3. 'os montos de los cr(ditos a otor&ar4 :uena parte de la
informacin necesaria para evaluar a un candidato a recibir crdito debe
provenir de l mismo por lo que estar mas dispuesto a compartir cierta
informacin delicada si el crdito es de un monto importante cosa que
mu" probablemente no !ar si el crdito es menor.
'dems no debemos olvidar un principio elemental en el anlisis de
crdito 8' ma"or monto ma"or riesgo8.
;. El posicionamiento de nestro prodcto con el cliente4 Es obvio
que el cliente estar mas dispuesto a cumplir requisitos o a cooperar si
representamos para el un proveedor importante en caso contrario su
cooperacin ser m3nima si pedimos demasiados requisitos.
<. 'os reqisitos de la competencia4 Estudiar a la competencia "
conocer a fondo los requisitos que pide para el otorgamiento de un crdito
nos permitir establecer me5or nuestras condiciones si encontramos que
la competencia no pide requisitos para otorgar sus crditos no quiere
decir que sean mas competitivos sino que simplemente estn corriendo
un ma"or riesgo.
6El cumplimiento de los tratos de la venta " la posventa.
En la prevencin 5uega un papel importante el rea comercial quien deber
presentar al cliente solo aquellas caracter3sticas que nuestro producto o servicio
realmente tiene sin exagerar o crear expectativas en el cliente o usuario que
posteriormente no se va"an a cumplir la insatisfaccin es frecuentemente uno
de los obstculos para que se consume el pago recordemos que para un cliente
insatisfec!o el recurso de venganza es 8'!ora no les pago8.
0or otro lado el que la empresa cuente con un esquema de servicio postventa o
atencin al cliente facilita en buena medida la gestin de los cobros "a que a
travs de l se previenen las posibles que5as e insatisfacciones que los clientes
pueden tener disminu"endo los reclamos al momento de llevar a cabo la
cobranza.
6La identificacin " anulacin de generadores internos de morosidad
Este punto de 0revencin es bsico " tiene su fundamento en el principio del
predominio de lo 8importante sobre lo urgente8 a que !ace referencia +tep!en
-ove" en su libro de 8Los = >bitos de la 1ente 'ltamente Efectiva8.
El principio es simple normalmente pasamos la ma"or parte del
tiempoocupados en dar solucin a requerimientos urgentes que a su vez se
derivaron de alguna actividad que en la ma"or3a de los casos se pudo prevenir.
Luego entonces lo urgente es la consecuencia mientras que lo importante seria
traba5ar en las causas para evitar que se presente la incidencia.
0ara ello !abr que estudiar minuciosamente todas aquellas posibilidades de
errores internos que tengan potencial de convertirse en razones o argumentos
de no pago para nuestro cliente
En el caso de la cobranza podemos identificar los argumentos de 8.o pago8
expuestos por nuestros clientes con saldo vencido con ma"or frecuencia
analizarlos " ver cuales de ellos verdaderamente tienen su origen en nuestra
propia organizacin por e5emplo4
?etraso en la entrega de mercanc3a por falta de un capturista de pedidos
@al servicios por parte de nuestra empresa de mensa5er3a para la entrega
de las facturas
Exceso de requisitos por parte nuestra para entregar una factura original
&emasiados trmites para acreditar una devolucin etc.
)- A*+INI,-RACIN
+in duda otro elemento clave en la cobranza es la 8Estrategia8 as3 es la
cobranza como toda actividad tctica requiere de una planeacin " organizacin
previa que garantice al mximo el resultado satisfactorio los resultados exitosos
nunca son producto de la casualidad detrs de ellos estn entre otras cosas el
dise9o oportuno de todo un sistema que garantice que las cosas se !arn solo de
un modo 8del @e5or8 " por supuesto que estarn a cargo de la gente ms capaz.
0odr3amos dividir la estrategia en dos grandes segmentos que son4
0ol3ticas " 0rocedimientos4
+i entendemos el traba5o como un 5uego las pol3ticas ser3an las reglas de lo que
se puede " no se puede !acer " los procedimientos el instructivo que paso a paso
nos dir3a cmo 5ugar.
Las pol3ticas son generales " !ablan de la operacin completa del rea deben
estar alineadas con la filosof3a reglamentos " pol3ticas del resto de los
departamentos involucrados los procedimientos por otro lado se elaboran para
describir de manera detallada cmo !acer cada una de las actividades o
funciones que un rea o una persona deben desempe9ar a fin de que sin
importar quien o quienes !agan el traba5o siempre se !aga de la manera
prevista la cual obviamente la organizacin !a identificado como la me5or
forma de !acerlo.
La primer pol3tica a determinar en la operacin de un rea de crdito " cobranza
es aquella que define las bases sobre las que !an de otorgarse los crditos
estableciendo de manera clara si la pol3tica ser liberal o conservadoraA una
pol3tica liberal es aquella que permite correr un ma"or riesgo mientras que una
pol3tica de crdito conservadora es mas restrictiva pidiendo ma"ores requisitos
para ser su5eto de crdito.
-argos 0erfiles " $unciones4
.o solo se trata de crear reglas " establecer cmo !an de llevarse a cabo las
actividades para garantizar su cumplimiento es necesario adems que las
personas que tienen a su cargo cumplir con dic!as tareas tengan el
conocimiento " !abilidades necesarios para llevarlos a la prctica de a!3 que sea
importante definir de manera previa los puestos a crear as3 como el perfil de las
personas que !an de ocuparlos inclu"endo los conocimientos !abilidades que
deben tener " la capacitacin que debern recibir.
.- GE,-IN
La parte de gestin es sin duda la ms importante de las anteriores pues
podemos tener dise9ado un excelente sistema de cobranza con procesos de
prevencin adecuados una estrategia acorde a las caracter3sticas del mercado "
de nuestra empresa manuales que definan claramente los perfiles " funciones
de nuestro equipo pero si al final no gestionamos entonces lo anterior de nada
sirve por el contrario si podr3amos gestionar sin lo anterior " de !ec!o la
ma"or3a de las empresas carece de estrategia " prevencin basndose
(nicamente en la gestin " si bien los resultados que obtienen no son ptimos
al menos mantienen la cartera en accin.
En lo personal considero que la gestin se resume a un punto.
8-obrar -obrando8
La labor de cobranza no reside slo en conocer las tcnicas sino en aplicarlas
es decir uno debe de ser proactivo para lograr resultados no se puede llegar
simplemente a la oficina sentarse al escritorio acercarse el telfono " cruzarse
de brazos a esperar para ver cuantos clientes llaman !o" con la intencin de
ponerse al corriente.
0ara eso se requiere considerar el equipo e infraestructura adecuado si la
cobranza va a ser primordialmente telefnica se requiere tener las l3neas
suficientes computadoras con el sistema adecuado para gestionar la cobranza
lo cual implica tener al menos Excel " una agenda que nos de recordatorios para
administrar las gestiones que !agamos con nuestros clientes " el seguimiento de
las mismas.
/omar previsiones dentro de los puntos mencionados al elaborar el plan de
negocios nos permite tener desde el inicio una panormica clara " a5ustada a la
realidad cubriendo en todo momento uno de los puntos mas vulnerables " poco
previstos en los negocios la morosidad.
Para saber ms
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BBB.amic.org.mx

+ce/ 'is Edardo P(re" +ata
Es conferencista " consultor internacional especialista en crdito " cobranza
&irector 1eneral de 1rupo-imex dedicado a prestar servicios de apo"o "
consultor3a en estas reas.
-apacitador reconocido por la '-' ,nternational de quien !a recibido la
certificacin @-E @aster -redit Executive.
luisCeduardopmDarrobaEcimexcredit.com